Chuyên đề Tiền lương và các khoản phải trích theo lương của Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Hà Nội

hịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, có trách nhiệm giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước. Bộ máy quản lý của công ty bao gồm: Các phòng ban 1. Phòng Kinh tế tổng hợp. 2. Phòng Tài chính kế toán. 3. Phòng Tổ chức lao động tiền lương. 4. Phòng Hành chính 5. Phòng Quản trị 6. Phòng xuất nhập khẩu Có 5 phòng nghiệp vụ kinh doanh: 1, 2, 3, 6, 8. Các đơn vị trực thuộc. 1. Trung tâm thương mại dịch vụ tổng hợp - Siêu thị. 32 Lê Thái Tổ - Hà Nội. 2. Xí nghiệp thương mại dịch vụ lắp ráp xe máy. 11B Láng Hạ - Hà Nội. 3. Xí nghiệp thương mại dịch vụ XNK. Số 2 Lê Phụng Hiểu - Hà Nội. 4. Xí nghiệp may Văn Điển - Hà Nội. 5. Chi nhánh Intimex Thành phố Hồ Chí Minh. 6. Chi nhánh Intimex Thành phố Đà Nẵng. 7. Chi nhánh Intimex Thành phố Hải Phòng. 8. Chi nhánh Intimex Thành phố Đồng Nai. Các đơn vị thành viên của công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế phụ thuộc, quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị thành viên được giám đốc công ty quy định cụ thể phù hợp với phân cấp quản lý tổ chức cán bộ của Bộ Thương mại. Thủ trưởng các đơn vị thành viên dưới sự chỉ đạo của giám đốc công ty, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo đúng điều lệ tổ chức, hoạt động của công ty và pháp luật Nhà nước. Nhiệm vụ của các phòng ban do giám đốc quy định cụ thể: Phòng kinh tế tổng hợp có chức năng tham mưu, hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ công tác quản lý như: Kế hoạch thống kê, đối ngoại pháp chế, kho vận và một số việc chung của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của phòng là nghiên cứu, đề xuất định hướng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự thảo phát triển kinh doanh hàng năm, phối hợp với các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Tổ chức thực hiện các phương án, kế hoạch của công ty tham dự đấu thầu, hội chợ triển lãm và quảng cáo, quản lý và tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác đối ngoại. Phòng kế toán tài chính thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty, các công tác báo cáo chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước, theo định kỳ chế độ kế toán tài chính. Thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế toán thống kê, bảng biểu theo quy định của Nhà nước, chứng từ thu chi rõ ràng hợp lệ. Chủ trương đề xuất với cấp trên về các chính sách ưu đãi, chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ và đáp ứng cho công ty kinh doanh có hiệu quả hơn. Phòng Hành chính, Quản trị và Tổ chức lao động tiền lương: Quản lý các loại công văn, giấy tờ hồ sơ của công ty và cán bộ công nhân viên, quản lý thủ tục hành chính văn phòng, công văn đi đến, con dấu của công ty, quản lý tài sản, đồ dùng văn phòng của công ty, liên hệ và phối hợp chặt chẽ với các cơ quan tổ chức lao động để giải quyết các chính sách về lương, về đào tạo cán bộ và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu: Có chức năng tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại dịch vụ tổng hợp theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của phòng là: Xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại và dịch vụ, tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được công ty phê duyệt. Được phép uỷ thác và nhận làm uỷ thác xuất nhập khẩu với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước, nhận làm đại lý tiêu thụ hàng hoá và bán hàng ký gửi. Tổ chức liên doanh, liên kết trong kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại và dịch vụ với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước nhằm thực hiện kế hoạch được giao. Các phòng ban phải thường xuyên cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ cho phòng Kế toán tài chính để phòng có thể kịp thời hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty. II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp. 1. áp dụng hệ thống chứng từ ban đầu trong công tác hạch toán kế toán ở công ty XNK Intimex. Với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá, công ty sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, giấy chứng nhận vệ sinh, phiếu đóng gói... - Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, tờ khai hải quan, biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, giấy thông báo thuế, hoá đơn GTGT, tờ khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu, các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại, các bảng kê, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng. 2. Hệ thống tài khoản kế toán. Để hạch toán các nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, công ty sử dụng các tài khoản có trong Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - đã sửa đổi, bổ sung). Vận dụng vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty lựa chọn chi tiết đến tài khoản cấp 3, cấp 4 tuỳ theo mục đích và nhu cầu sử dụng (do công ty tự quy ước). Tài khoản 111 - tiền mặt 1111 - Tiền VNĐ (11111, 11112... - Chi tiết các ngân hàng) 1112 - Tiền mặt ngoại tệ (11121, 11122 - chi tiết các ngân hàng) Tài khoản 112 - tiền gửi ngân hàng 1121 - Tiền gửi VNĐ (11211, 11212... - chi tiết các ngân hàng) 1122 - Tiền gửi ngoại tệ (11221, 11222 - chi tiết các ngân hàng) Tài khoản 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn. Tài khoản 151, 156, 157 Tài khoản 311 - Vay ngắn hạn Tài khoản 331 - Phải trả người bán (chi tiết theo đối tượng) 3312 - Hàng nhập khẩu Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu Tài khoản 3388 - Phải trả khác Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tài khoản 641, 642 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản ghi đơn 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi Tài khoản ghi đơn 007 - Nguyên tệ các loại 3. Hình thức kế toán áp dụng Công ty Intimex có nhiều đơn vị trực thuộc và có nhiều nghiệp vụ phát sinh, dùng nhiều loại chứng từ nên công ty sử dụng hình thức kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày hay định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc cần ghi chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quĩ cuối ngày, chuyển cho kế toán quỹ. Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chứng từ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu, chi tiết căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các khoản với số đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu cân đối phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 1 1 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 9 9 Báo cáo tài chính 7 8 Bảng cân đối tài khoản 5 6 4 2 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ thẻ hạch toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ quĩ  = Sơ đồ tổ chức công tác kế toán. Báo cáo kế toán chung của toàn công ty Báo cáo kế toán tại các chi nhánh, trung tâm, xí nghiệp Báo cáo kế toán riêng của văn phòng công ty Ghi sổ Kiểm tra Chứng Ghi sổ Kiểm tra Chứng Kiểm tra Chứng Các nghiệp vụ Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp một cách riêng rẽ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ này dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ, sổ đã lập theo thứ tự thời gian, tác dụng của nó là quản lý chặt chẽ các chứng từ ghi sổ tránh bị thất lạc hoặc bỏ sót không ghi sổ, đồng thời số liệu của sổ được sử dụng để đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2001. Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Cộng - Cộng tháng - Luỹ kế từ đầu quý Ngày .... tháng..... năm.... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên đóng dấu) - Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp, do có nhiều nhiệm vụ kinh tế phát sinh và tương đối phức tạp nên công ty dùng sổ cái nhiều cột, ngoài ra công ty còn dùng một số sổ thẻ chi tiết khác. 4. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Intimex là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản riêng tại ngân hàng VietcomBank. Công ty hoàn toàn tự chủ về kinh tế, tài chính. Phòng Kế toán tài chính của công ty có chức năng quản lý, giám sát để phản ánh kịp thời, chính xác mọi hoạt động của công ty và tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, thực hiện đúng nguyên tắc chế độ của ngành và của Nhà nước. Kế toán công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêng cá thể công ty và các đơn vị thành viên để lên báo cáo quyết toán toàn công ty, cung cấp số liệu đáng tin cậy để ban giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh và ra quyết định quản lý đúng đắn. Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, phòng kế toán tài chính của công ty được tổ chức hợp lý với 10 kế toán và một thủ quỹ. Các nhân viên trong phòng đều đã qua đào tạo chuyên ngành kế toán, có nhiều năm công tác trong ngành thương mại. Là doanh nghiệp có mạng lưới, chi nhánh ở nhiều nơi nên công ty Intimex áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán, vừa thực hiện chế độ khoán doanh thu và lợi nhuận lấy thu bù chi đối với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị thành viên. Tại mỗi đơn vị thành viên đều có phòng kế toán riêng tương đối hoàn chỉnh theo dõi hạch toán hoạt động của đơn vị, lên báo cáo quyết toán nộp cho phòng kế toán của công ty theo định kỳ dưới sự hướng dẫn của kế toán trưởng. Tại văn phòng công ty có phòng kế toán trung tâm thực hiện việc tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc gửi lên, đồng thời trực tiếp hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng công ty, từ đó lập báo cáo tổng hợp chung của toàn công ty. Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ lập toàn bộ các kế hoạch tài chính của công ty như kế hoạch về vốn, về chi phí lưu thông, lỗ lãi... nên các nhân viên trong phòng được sắp xếp và phân công việc một cách rõ ràng theo khối lượng công việc và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ. 1. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Nhà nước về quản lý tài chính trong công ty theo điều lệ kế toán trưởng Nhà nước đã ban hành. Kế toán trưởng giúp giám đốc công ty chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Phụ trách chung điều hành công việc trong phòng đáp ứng yêu cầu kinh doanh, điều hành vốn, cân đối trong toàn công ty. 2. Phó phòng kế toán giúp việc cho kế toán trưởng, điều hành và giải quyết công việc lúc kế toán trưởng đi vắng. Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán định kỳ. 3. Kế toán mua hàng: theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động mua hàng của công ty, bao gồm mua hàng nội địa, thành phẩm sản xuất gia công, tiếp nhận hàng nhập khẩu. 4. Kế toán bán hàng: theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động bán hàng của công ty, bao gồm xuất bán cho các đơn vị trong nước, xuất khẩu, bán buôn, bán lẻ, bán đại lý, bán trả góp. 5. Kế toán hàng tồn kho: theo dõi và hạch toán các hoạt động nhập khẩu và tồn kho hàng hoá, thành phẩm ở tất cả các kho của công ty. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tồn kho lấy theo số thực tế tại phòng kế toán. 6. Kế toán tài chính: theo dõi và hạch toán kế toán vốn bằng tiền, tài sản cố định, tài sản lưu động, nguồn vốn và các quỹ xí nghiệp, theo dõi chi phí và các khoản công nợ nội bộ, thanh toán với ngân sách nhà nước và phân phối lợi nhuận. 7. Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu của công ty, có trách nhiệm thu, chi số tiền trên phiếu thu, phiếu chi. Phát hiện tiền giả do khách hàng trả, nếu nhầm lẫn phải chịu trách nhiệm bồi thường. 8. Kế toán thanh toán theo dõi ngoại tệ, hàng xuất nhập khẩu nội địa, thuế và dịch vụ kiều hối. Việc lập chứng từ ban đầu, hạch toán các chứng từ và ghi chép trên các báo biểu, sổ sách kế toán được tiến hành thống nhất theo quy định chung của ngành và Nhà nước, thống kê quyết toán và lập báo cáo theo quy định hiện hành. Việc phân tích các hoạt động kinh tế tài chính của công ty tiến hành thường xuyên theo quý, tổng kết theo năm tài chính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Mọi chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ sách kế toán đều được lưu trữ trên máy vi tính của công ty và được bảo quản cẩn thận theo quy định tại các đơn vị trực thuộc có liên quan. Báo cáo kế toán tại các đơn vị thành viên Phòng kế toán công ty báo cáo kế toán toàn công ty Ghi sổ Kiểm tra Chứng từ Báo cáo kế toán riêng công ty Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán 5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán tài chính ở đơn vị. Cứ ba tháng một lần, báo cáo kế toán từ các đơn vị trực thuộc được gửi đến công ty. Công ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo để sáu tháng một lần gửi lên Bộ, ban, ngành có liên quan như Bộ Tài chính, Bộ Thương mại, Cục Thống kê. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, VAT theo phương pháp khấu trừ. Ngoài các báo cáo bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành: Bảng cân đối tài sản, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, công ty còn lập một số báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ như: báo cáo công nợ phải thu, phải trả, báo cáo kiểm kê quý, năm, báo cáo quyết toán. 6. Hệ thống sổ kế toán. Sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ kế toán, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác kế toán. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý kinh doanh. Tại công ty Intimex, trước đây trong những năm đầu mới thành lập, công ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Nhưng trong những năm gần đây, do yêu cầu quản lý, chứng từ ghi sổ được lựa chọn là hình thức tổ chức sổ kế toán để hạch toán kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "chứng từ ghi sổ". Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính để giảm nhẹ sức lao động cho bộ máy kế toán. Hình thức chứng từ - ghi sổ bao gồm các loại sổ sau: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. (Đối với hàng hoá nhập khẩu, công ty thường dùng các sổ chi tiết và các sổ cái sau: Sổ chi tiết tài khoản 1561, 1562, 144, 1312, 3312, 3388, 1112, 1122...; Sổ cái tài khoản 1561, 1562, 3312, 1112, 1122, 333...) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ - ghi sổ của phòng kế toán công ty như sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc, sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc, sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ tài chính kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính (theo quý). Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ gốc Sổ quĩ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ K.toán chi tiết Phần II Tổ chức công tác tiền lương và khoản trích theo lương I. Lý luận chung về công tác hạch toán kế toán tiền lương & BHXH 1. Nội dung, ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán, tiền lương, BHXH ở công ty XNK Intimex. a) Lao động và các loại lao động ở công ty. Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh và là yếu tố mang tính quyết định mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải có dù ít hay nhiều tuỳ thuộc theo quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Các loại lao động: Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 387 người, trong đó số công nhân trực tiếp chiếm ít và các cán bộ CNV là chủ yếu. Cụ thể ta có cơ cấu công nhân viên của công ty XNK Intimex Tổng số Trình độ Đại học Trung cấp Công nhân kỹ thuật 387 315 15 57 Trong đó: Lao động gián tiếp: 243 Lao động trực tiếp: 144 - Lực lượng lao động tại công ty chia làm 2 nhóm: + Lao động trực tiếp: Là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, trực tiếp quản lý kỹ thuật sản xuất, các công nhân sản xuất ở bộ phận xí nghiệp. + Lao động gián tiếp: Là những người làm nhiệm vụ tổ chức quản lý phòng ban, phòng kinh tế tổng hợp, phòng TCKT, phòng Tổ chức lao động tiền lương, phòng hành chính, phòng Quản trị, phòng xuất nhập khẩu và 5 phòng nghiệp vụ kinh doanh 1, 2,4, 6, 8. Nhằm thúc đẩy sản xuất phát triển tăng cường năng suất lao động kế toán cần hạch toán chính xác về lao động, để quản lý số lượng lao động, xí nghiệp cần sử dụng bảng chấm công và đưa vào danh sách lao động của từng đội, tổ của phòng ban theo dõi ghi từng công nhân trong tháng. Từ đó làm cơ sở để tính lương cho công nhân viên. Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng là phiếu xác nhận sản lượng hàng ngày của từng người hay từng bộ phận lắp ráp. b. Tiền lương và các loại tiền lương ở công ty Intimex. * Tiền lương: Là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động để họ có thể tái sản xuất sức lao động, bù đắp sức lao động mà họ đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. * Các hình thức trả lương: Công ty áp dụng 2 hình thức trả lương. + Trả lương theo thời gian: Tính cho lao động thuộc khối gián tiếp làm công tác văn phòng như: phòng giám đốc, phòng kế toán, phòng tổ chức lao động tiền lương, phòng hành chính, phòng quản trị, phòng XNK... + Trả lương theo sản phẩm: Đây là hình thức trả lương chính của công ty. Theo hình thức này tiền lương của công nhân viên hoàn thành theo xác nhận của khách hàng, theo năng suất lao động và của phòng quản lý ghi, theo dõi. Trả lương theo hình thức này này trả cho khối công nhân trực tiếp sản xuất ở các đội lắp ráp... Hình thức trả lương theo sản phẩm đã đảm bảo sự công bằng cho người lao động, bên cạnh đó còn khuyến khích công nhân viên làm việc có hiệu quả, tăng năng suất lao động. Hàng tháng sau khi kế toán đã tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả cho công nhân viên theo từng đối tượng sử dụng và tính toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo mẫu qui định việc lập bảng "Phân bổ tiền lương và trích BHXH" mẫu số 01/LĐTL thì mới căn cứ vào đó để trả lương cho công nhân viên một cách chính xác. c. Các khoản trích theo lương ở công ty: - Công ty thực hiện chế độ tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của Nhà nước. + BHXH: Công ty trích 20% tiền lương cơ bản phải trả cán bộ công nhân viên trong đó 15% tính vào chi phí giá thành bộ phận có liên quan còn 5% người lao động phải nộp bằng cách khấu trừ vào lương. + BHYT: trích nộp 3% tiền lương cơ bản phải trả CBCNV trong đó 2% tính vào chi phí giá thành và 1% người lao động phải nộp bằng cách khấu trừ lương. + KPCĐ: Được trích là 2% tiền lương thực tế phải trả CBCNV như vậy trong tổng số 25% trích 19% tính vào chi phí và 6% khấu trừ vào lương. 2. Vai trò của lao động tiền lương và khoản trích theo lương ở công ty: Lao động là một trong 3 yếu tố không thể thiếu đối với quá trình sản xuất, không có lao động thì không có sản phẩm, từ sản phẩm đem đi tiêu thụ thì mới thu về được lợi nhuận để công ty phát triển. Vì vậy lao động có vai trò cực kỳ quan trọng trong sản xuất, ở bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ. Để bù đắp sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh thì tiền lương là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho họ để họ có thể tái sản xuất sức lao động, tiếp tục quá trình sản xuất tiếp theo. Tiền lương luôn gắn liền kết quả thời gian mà người lao động đã tham gia vào quá trình sản xuất và là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để tái sản xuất sức lao động, duy trì cuộc sống người lao động và là một đòn bẩy hết sức quan trọng thúc đẩy người lao động hăng say sản xuất. Đối với các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ ở công ty có một vai trò rất lớn, với mục đích nhằm tạo ra nguồn tài trợ cho công nhân viên trong trường hợp họ nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu... và phục vụ chăm sóc sức khoẻ cho công nhân viên khi họ đi khám chữa bệnh. II. Phương pháp tính lương, trả lương, tính BHXH thay lương và phương pháp nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. 1. Phương pháp tính lương và trả lương. a. Đối với bộ phận gián tiếp. - Công ty trả lương theo hình thức lương thời gian, nó được áp dụng đối với đội ngũ CBCNV của công ty trong các phòng ban quản lý. Công thức: Mức lương được lĩnh = Lương thời gian x Hệ số bình quân chung + Khoản phụ cấp (nếu có) Mà: Lương thời gian = x Số ngày công làm việc thực tế trong tháng. Hệ số bình quân chung= Cụ thể trong tháng 01/2001 bà Nguyễn Thị Phú trưởng phòng kế toán có mức lương cơ bản 625.700đ. Trong tháng Bà đi làm đủ số ngày làm việc theo chế độ cho bộ phận văn phòng là 24 ngày. Hệ số bình quân chung là 2.10 Bà đã làm được số ngày công làm việc thực tế là 25,5 công, biết Bà có tiền lương phụ cấp là 137.000đ vậy ta tính được lương của Bà Phú như sau: Mức lương được lĩnh: Mức lương được lĩnh = (x 25,5) x 210 + 137.000đ = 1.397.500đ Vậy lương của Bà Phú được lĩnh trong tháng 01 là 1.397.500đ b. Đối với bộ phận trực tiếp: - Để đảm bảo phản ánh chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng tổ đội, công nhân lắp ráp làm căn cứ tính trả lương kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động. Các chứng từ để hạch toán kết quả lao động trong doanh nghiệp là phiếu giao việc sản xuất và xác nhận khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành trong ngày. - Hàng tháng căn cứ vào phiếu trên, ghi rõ nội dung công việc và xác nhận sản lượng vào trong phiếu và ghi rõ từng cá nhân sản xuất trong ngày đó. Sau khi đã được cán bộ nghiệm thu và xác nhận, ghi kết quả đó vào phiếu sản xuất. - Để tính lương cho công nhân sản xuất, kế toán thanh toán lương phải tập hợp các chứng từ làm cơ sở cho việc xác định chính xác số tiền của từng công nhân sản xuất. Vì đặc điểm của công ty là sản xuất hàng xuất khẩu và tiêu dùng do đó có nhiều phương pháp tính lương cho công nhân sản xuất trực tiếp ở từng tổ, đội. Dưới đây là một trong những phương pháp tính lương của công ty. Đây là phương pháp đơn giản nhất được áp dụng thực tế tại công ty. Công thức: Mức lương được lĩnh = Lương thời gian + Lương khoán + phụ cấp (nếu có). Mà: +Lương thời gian: Được tính tương tự như lương ở bộ phận gián tiếp + Lương khoán = x Số ngày công thực tế trong tháng. Cụ thể trong tháng 01/2001 anh Trần Văn Công của tổ lắp ráp xe máy có mức lương cơ bản là 530.700đ anh đã làm đủ số ngày làm việc theo chế độ là 26 ngày (với công nhân lắp ráp). Số tiền bình quân của 1 ngày công làm việc trong tháng của tổ lắp ráp là 4.022đ/ngày công. Và tổng số ngày công thực tế làm việc trong tháng của anh Công đạt 25 công. Biết anh không có phụ cấp lương. Vậy lương của anh Công trong tháng 01 sẽ là: Mức lương được lĩnh = (x 25) + (7.02 x 25) = 685.800đ Vậy anh Công được lĩnh trong tháng 1 là 685.800đ - Hàng tháng công ty trả lương làm 2 kỳ Kỳ 1 là thanh toán tạm ứng vào ngày 10 hàng tháng. Mức thanh toán không vượt quá 50% lương thực tế. Kỳ 2 thanh toán nốt số tiền mà công nhân lĩnh sau khi trừ đi khoản tạm ứng kỳ 1 và được thanh toán vào cuối tháng. Cụ thể: Căn cứ bảng thanh toán lương tháng 01/2001 của tổ lắp ráp xe máy của công ty có cô Vũ Kim Anh có mức lương thực tế được lĩnh trong tháng là 646.100đ. Kế toán đã tạm chi tạm ứng đầu tháng là 400.000đ từ đây ta có mức lương được lĩnh kỳ 2 của cô Anh là: Mức lương lĩnh kỳ 2 = 646.100đ - 400.000đ = 246.100đ 2. Phương pháp tính BHXH trả thay lương của công ty. * Theo chế độ mới quy định BHXH trả thay lương được tính từng trường hợp được trả như sau: - Trường hợp nghỉ đẻ thai sản. + Thời gian được nghỉ hưởng BHXH: Được nghỉ 4tháng trong điều kiện làm việc bình thường. Được nghỉ 5 tháng đối với công nhân làm việc độc hại, nặng nhọc làm việc theo chế độ sai hoặc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số là 0,5; 0,7. Được nghỉ 6 tháng đối với người làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số là 1. Trường hợp sinh con dưới 60 ngày tuổi bị chết thì người mẹ được nghỉ 75 ngày. + Tỷ lệ nghỉ hưởng BHXH: Trong thời gian nghỉ ở trên thì người mẹ được hưởng 100% lương cơ bản. - Trường hợp nghỉ vì ốm đau, tai nạn, rủi ro có xác nhận của y tế. + Thời gian được nghỉ hưởng BHXH: Trong điều kiện làm việc bình thường, có thời gian đóng BHXH dưới 15 ngày thì được nghỉ 30 ngày trong 1 năm (không tính thứ 7, chủ nhật). Nếu đóng BHXH từ 15 - 30 ngày thì được nghỉ 40 ngày/1năm. Nếu đóng BHXH từ 30 ngày trở lên thì hưởng 50 ngày. Nếu làm việc độc hại, nặng nhọc, nơi có phụ cấp 0,7thì được nghỉ thêm 10 ngày trong điều kiện làm việc bình thường. Nếu điều trị bệnh dài ngày với bệnh đặc biệt được Bộ y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày. + Tỷ lệ hưởng BHXH: Trong thời gian nghỉ chữa bệnh được hưởng 75% lương cơ bản. * Công thức tính BHXH trả thay lương: = x Số ngày nghỉ BHXH x Tỷ lệ hưởng BHXH - Căn cứ vào chế độ quy định về BHXH trả thay lương, công ty đã áp dụng trực tiếp đối với CBCNV trong công ty. Căn cứ vào từng đối tượng được hưởng tỉ lệ BHXH kế toán tính toán thanh toán cho từng đối tượng trong từng trường hợp nghỉ hưởng BHXH. Cụ thể trong tháng 01/2001 ông Nguyễn Văn Bằng tổ lắp ráp đã nghỉ 2 ngày do ốm đã có giấy xác nhận của bệnh viện Bạch Mai. Biết rằng lương cơ bản của ông là 403.200đ. Căn cứ vào thời gian nghỉ hưởng BHXH và tỷ lệ nghỉ hưởng BHXH theo chế độ quy định. Kế toán đã tính toán chi trả cho ông Bằng như sau: = x 2 x 75% = 23.262đ Vậy ông Bằng được hưởng khoản BHXH trong 2 ngày nghỉ là 23.262đ 3. Phương pháp tính BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty XNK Intimex Hà Nội. * Trong tổng số 25% tính cho BHXH, BHYT, KPCĐ thì: + BHXH trích 20% tiền lương cơ bản, trong đó 15% tính vào chi phí và 5% người lao động nộp bằng cách khấu trừ lương. + BHYT trích 30%, trong đó 2% tính vào chi phí và 1% người lao động nộp bằng cách khấu trừ lương. BHYT trích theo lương cơ bản. + KPCĐ trích 2% tiền lương thực tế phải trả CBCNV. * Cụ thể: Trong tháng 01/2001 công ty đã trích các khoản như sau: - BHXH, BHYT có tiền lương cơ bản là 50.840.000đ BHXH, BHYT phải trích trong tháng = 50.840.000đ x 23% = 11.693.200đ Trong đó: tính vào chi phí là: BHXH: 15% x 50.840.000đ = 7.626.000đ BHYT: 2% x 50.840.000đ = 1.016.800đ - KPCĐ trích trong tháng 01/2001, có tổng tiền lương thực tế 54.084.400đ. Tính vào chi phí: KPCĐ trích trong tháng = 2% x 73.814.300đ = 1.476.285 * Trong tổng số 25% tính cho BHXH, BHYT, KPCĐ công ty nộp nên cấp trên 24% còn 1% KPCĐ công ty giữ lại dùng để chi trả ốm đau, thai sản, tai nạn. III. Kế toán tiền lương và BHXH thay lương ở công ty XNK Intimex. 1. Chứng từ kế toán: a. Bảng chấm công - Mục đích và phương pháp lập: Hạch toán sử dụng thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế, thời gian ngừng việc, nghỉ việc của 1 người, mỗi bộ phận sản xuất trong từng thời gian, đối với từng sản phẩm công việc. Bảng chấm công là chứng từ quan trọng đầu tiên để hạch toán thời gian lao động trong doanh nghiệp và nó là tài liệu quan trọng để tổng hợp đánh giá phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động là cơ sở kế toán để tính toán kết quả lao động và tiền lương cho CBCNV. Bảng chấm công và chứng từ khác có liên quan được áp dụng riêng cho các phòng ban, từng tổ lắp ráp. Bảng chấm công được sử dụng trong 1 tháng và được theo dõi chấm công từng ngày trong tháng và còn làm cơ sở cho lập báo cáo định kỳ, phục vụ công tác quản lý và thời gian lao động trong công ty. Bảng chấm công được treo công khai để cho CBNCV theo dõi. Cụ thể bảng chấm công tháng 01/2001 của phòng Tổ chức lao động tiền lương như sau: Bảng chấm công phòng tổ chức lao động tiền lương. Tháng 01 năm 2001 STT Họ và tên Lương cấp bậc Ngày trong tháng Quy ra công Ký hiệu chấm công 1 2 ... 30 31 Số công hưởng lương SP Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ ngừng việc 1 Nguyễn Thị Phú 827.400 x x ... x x 25,5 + Lương SP: K 2 Nguyễn Văn Tài 625.800 x x ... x x 25,5 + Lương thời gian : X 3 Lê Thị Hải 357.000 x x ... x x 25,5 + ốm : ô 4 Nguyễn Văn Xuân 373.800 x x ... x x 26,5 + Con ốm cô Cộng 2.184.000 103 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Xuân Nguyễn Thị Phú. Bảng chấm công của xí nghiệp I Bảng chấm công của bộ phận văn phòng b. Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ 1 Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I được lập vào ngày 10 hàng tháng mức trích không quá 50% thu nhập của mỗi người. Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I Phòng tổ chức lao động tiền lương STT Họ và tên Lương cơ bản Số tiền tạm ứng Ký nhận 1 Nguyễn Thị Phú 827.400 500.000 2 Nguyễn Văn Tài 625.800 400.000 3 Lê Thị Hải 357.000 300.000 4 Nguyễn Văn Xuân 373.800 300.000 Tổng cộng 2.184.000 1.500.000 c. Bảng thanh toán lương: - Là chứng từ thanh toán lương, là căn cứ để hạch toán tiền lương. Bảng này được lập theo từng bộ phận tương ứng bảng chấm công. - Cơ sở lập bảng này là bảng chấm công, bảng tính phụ cấp trợ cấp phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành và là căn cứ lập phiếu chi trả lương. - Cụ thể trong tháng 1/2001, căn cứ vào bảng chấm công và chứng từ có liên quan ta có bảng thanh toán lương như sau: Bảng thanh toán lương tháng 01 năm 2001 Xí nghiệp 2 Bảng thanh toán lương tháng 01 năm 2001 Văn phòng Bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 01/2001 e. Phiếu nghỉ hưởng BHXH: - Mục đích và phương pháp lập. + Phiếu nghỉ hưởng BHXH phải được bệnh viện, y tá của cơ quan cho nghỉ, việc nghỉ phải được các bác sĩ, y sĩ chuyên môn xác nhận ngày nghỉ của cán bộ công nhân viên. + Khi nghỉ phải nộp giấy này cho người chấm công cuối tháng, phiếu nghỉ hưởng BHXH được tính kèm với bảng chấm công gửi vào phòng kế toán để kế toán tính toán về BHXH trả cho CBCNV thay lương. + Sau khi nhận được giấy này kế toán phải tính toán tiền BHXH trả thay lương và ghi ngay vào phiếu này. Phiếu nghỉ hưởng BHXH Số 02 Họ và tên: Trương ánh Hồng Tên cơ quan y tế Lý do ngày tháng năm số ngày cho nghỉ Y, Bác sĩ ký tên Số ngày thực nghỉ Xác nhận phụ trách bộ môn Tổng số Từ ngày Đến ngày Bệnh viện Bạch Mai Nghỉ ốm 2 22/01 24/01 2 2 f.Bảng thanh toán BHXH. - Mục đích và phương pháp lập: + Bảng này có thể lập cho từng bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. + Cơ sở lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ BHXH + Khi lập bảng ghi chi tiết theo từng trường hợp cụ thể về chế độ hưởng BHXH như ốm đau, thai sản, tai nạn. + Cuối tháng tổng cộng số ngày nghỉ và số tiền được trợ cấp cho từng trường hợp. Sau đó chuyển cho ban VHXH xác nhận, và kế toán trưởng duyệt sau đó chuyển cho bên BHXH thị xã duyệt chi. Bảng này lập làm 2 liên; 1 liên cho cơ quan quản lý BHXH 1 liên lưu tại phòng kế toán. Bảng thanh toán BHXH Toàn công ty XNK Intimex tháng 1/2001 STT Họ và tên Lương cấp bậc Số ngày nghỉ và tiền trợ cấp Tổng cộng Ngày nghỉ Số tiền Ngày nghỉ Số tiền Ngày nghỉ Số tiền Ngày nghỉ Số tiền 1 Trương ánh Hồng 403.200 2 23.262 2 23262 2 Vũ Kim Anh 489.400 1 28.234 1 28.234 Cộng 2 23.262 1 28.234 3 51.496 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi mốt nghìn bốn trăm chín sáu đồng. Kế toán BHXH Trưởng ban BHXH Kế toán trưởng (Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu) g. Phiếu chi: Phiếu chi số: 02 Ngày 10 tháng 01 năm 2001 Họ tên người nhận: Nguyễn Văn Xuân Địa chỉ: Phòng Kế toán Lý do chi: Tạm ứng lương kỳ 1 Số tiền: 23.000.000 (bằng chữ: Hai mươi ba triệu đồng) Kèm theo chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Phú Nguyễn Văn Bắc Đã nhận đủ: Hai mươi ba triệu đồng Ngày 10 tháng 01 năm 2001 Thủ quỹ Người nhận tiền Nguyễn Văn Bắc Nguyễn Văn Xuân Phiếu chi Số: 13 Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Họ tên người nhận: Nguyễn Văn Xuân Địa chỉ: Phòng Kế toán Lý do chi: Tạm ứng lương kỳ 2 Số tiền: 31.084.400 (bằng chữ: Ba mốt triệu không trăm tám tư ngàn bốn trăm đồng) Kèm theo chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Phú Lê Thị Hải Đã nhận đủ: Ba mốt triệu không trăm tám tư ngàn bốn trăm đồng Ngày 10 tháng 01 năm 2001 Thủ quỹ Người nhận tiền Lê Thị Hải Nguyễn Văn Xuân 2. Các nghiệp vụ hạch toán lương và BHXH trả thay lương. Trong tháng 01/2001 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau: NV1: Căn cứ phiếu chi số 02 ngày 10/01/2001 về chi tạm ứng lương. Kế toán định khoản: Nợ TK 334: 23.000.000đ Có TK 111: 23.000.000đ NV2: Căn cứ chứng từ số 07 ngày 31/1/2001 tính và phân bổ tiền lương cho từng bộ phận. KT định khoản: Nợ TK 622: 31.282.700đ Nợ TK 627: 1.442.200đ Nợ TK 641: 8.425.400đ Nợ TK 642: 12.934.100đ Có TK 334: 54.084.400đ NV3: Căn cứ chứng từ số 05 ngày 31/01/2001. Tính và phân bố tiền ăn ca. KT định khoản: Nợ TK 622: 2.964.000đ Nợ TK 627: 240.000đ Nợ TK 641: 1.360.000đ Nợ TK 642: 118.400đ Có TK 334: 5.748.000đ NV4: Căn cứ giấy báo có số 10 ngày 31/1/2001 về số tiền trợ cấp BHXH Nợ TK 112: 51.496đ Có TK 338: 51.496đ NV5: Căn cứ phiếu chi số 15 ngày 31/01/2001. Kế toán chi trả cho từng đối tượng hưởng trợ cấp BHXH: Nợ TK 338: 51.496đ Có TK 111: 51.496đ NV6: Cuối tháng căn cứ vào phiếu chi số 13 ngày 31/01/2001. Kế toán chi lương kỳ 2 cho CBCNV. Nợ TK 334: 31.084.400đ Có TK 111: 31.084.400đ 3. Sổ sách kế toán liên quan đến tiền lương và BHXH trả thay lương. a. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Mục đích: Là bảng tổng hợp dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (lương chính; lương phụ; và khoản khác), BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng, phân bổ cho đối tượng sử dụng. - Phương pháp lập: + Hàng tháng căn cứ vào chứng từ lao động tiền lương, kế toán tiến hành phân loại và tập hợp tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng lao động, trong đó cần phân biệt lương chính; lương phụ và khoản khác để ghi vào cột có TK 334 ở các dòng phù hợp. + Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả, tỉ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, ghi vào cột có 338 và nợ các cột khác. Cụ thể tại công ty có bảng phân bổ tiền lương và BHXH như sau: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 01 năm 2001 b. Chứng từ ghi sổ: Phương pháp lập. Chứng từ ghi sổ được lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra. Kế toán căn cứ vào số hiệu tài khoản, số tiền phát sinh để lập chứng từ ghi sổ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo chứng từ cùng nội dung tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ tách rời giữ việc theo thứ tự thời gian, ghi nhật ký và ghi theo hệ thống, giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Chứng từ ghi sổ Số 07 Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Phân bổ tiền lương tháng 01/2001 622 334 31.282.700 627 334 1.442.200 641 334 8.425.400 642 334 12.934.100 Cộng 54.084.400 Kèm theo............. chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chứng từ ghi sổ Số 06 Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Phân bổ tiền lương tháng 01/ 2001 622 334 2.964.000 627 334 240.000 641 334 1.360.000 642 334 1.184.000 Cộng 5.748.000 Kèm theo....... chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Xuân Nguyễn Thị Phú c. Sổ cái: - Là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán, được quy định trong tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp đủ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán. Trong tháng 01/2001 tại công ty có mẫu sổ cái như sau: Sổ cái Năm 2001 Tên tài khoản: Phải trả công nhân viên Số hiệu: TK 334 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số liệu Ngày tháng Nợ Có - Số dư đầu năm 01/1/2001 194.660.300 02 31/1 - Chi lương kỳ 1 tháng 01; kỳ 2 tháng 12 111 128.531.800 06 31/1 - Phân bổ tiền ăn ca tháng 01/2001 622 2.964.000 627 240.000 641 1.360.000 642 1.184.000 07 31/1 Tính và phân bổ tiền lương 01/2001 622 31.282.700 627 1.442.200 641 8.425.400 642 12.934.100 09 31/1 - Chi lương kỳ 2 tháng 01/2001 111 31.084.400 - Cộng phát sinh 159.616.200 254.492.700 - Số dư 31/01/2001 94.876.500 Ngày 31tháng 1 năm 2001 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Văn Xuân Nguyễn Thị Phú Bảng tính BHXH - BHYT - KPCĐ Tháng 01 năm 2001 b. Phiếu chi - Là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền mặt, vàng bạc, đá quý thực tế xuất quỹ. Làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ ghi sổ và kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt. - Phương pháp lập: Lập làm 2 liên + Liên 1: Lưu ở đơn vị lập phiếu + Liên 2: Dùng ghi sổ quỹ sau đó tính kèm báo cáo quỹ gửi tới kế toán Phiếu chi Số: 03 Ngày 11 tháng 01 năm 2001 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Thanh Huyền Địa chỉ: Phòng tổ chức - hành chính Lý do chi: Hội nghị công đoàn trong công ty. Số tiền: 337.000đ (bằng chữ: ba trăm ba mươi bảy ngàn đồng) Kèm theo 2 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Thị Phú Đã nhận đủ: Ba trăm ba mươi bảy ngàn đồng. Ngày 11 tháng 01 năm 2001 Thủ quỹ Người nhận tiền Nguyễn Thị Thanh Huyền 2. Lập định khoản các nghiệp vụ liên quan đến trích nộp và chi tiêu BHXH, BHYT, KPCĐ ở công ty XNK Intimex. Cụ thể trong tháng 01/2001 có các nghiệp vụ kinh tế về trích nộp và chi tiền BHXH như sau: NV1: Căn cứ vào bảng tính BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 01/2001. Kế toán ghi: Nợ TK 622: 3.064.700đ Nợ TK 627: 249.100đ Nợ TK 641: 1.377.600đ Nợ TK 642: 1.614.300đ Có TK 338: 6.305.700đ Trong đó: Có TK 3382: 1.081.400đ (2% x 54.084.400đ) Có TK 3383: 4.609.700đ (15% x 30.730.000đ) Có TK 3384 - 614600đ (2% x 30730000đ) NV2: Căn cứ phiếu chi số 15 ngày 31/01/2001 về chi trả cho ốm đau kế toán ghi: Nợ TK 338: 51.496đ Có TK 111: 51.496đ NV3: Căn cứ chứng từ ghi sổ số 01 ngày 31 tháng 01 về thu tiền BHXH, BHYT. Kế toán ghi: Nợ 111: 2.086.700đ Có TK 338: 2.086.700đ 3. Bảng biểu sổ sách kế toán liên quan đến BHXH, BHYT, KPCĐ. a. Chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Số 08 Ngày 31 tháng 01 năm 2001 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú - Tính và phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 01/2001 622 334 3.064.700 627 334 249.100 641 334 1.377.600 642 334 1.614.300 Cộng 6.305.700 Kèm theo............ chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Văn Xuân Nguyễn Thị Phú. b. Sổ chi tiết Sổ chi tiết Dùng cho: TK 3382 Tài khoản: 3382 Kinh phí công đoàn ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có - Kinh phí công đoàn - Số dư đầu kỳ 01/01/10 31/1/2001 08 31/01 Tính và trích KPCĐ 622 625.600 627 28.800 641 168.300 642 258.700 Cộng phát sinh 01/2001 1.081.400 Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Người ghi sổ Kế toán trưởng Sổ cái Năm 2001 Tên tài khoản: Phải trả phải nộp khác Số hiệu: TK 338 (TK 3382, 3383, 3384) ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số liệu Ngày tháng Nợ Có - Số dư đầu năm 01/1/2001 4084700 01 31/1 - Thu tiền BHXH, BHYT tháng 01 111 2084700 02 31/1 Chi trả tiền các khoản khác 111 1190900 08 31/1 Trích BHXH, BHYT tháng 01 622 3064700 627 249100 641 1377600 642 1614300 08 31/1 Tính và trích khấu hao cơ bản 622 625600 627 28800 641 168300 642 258700 - Cộng phát sinh tháng 1/2001 5273072 9296600 Ngày 31tháng 1 năm 2001 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) V. Kế toán trích trước tiền lương tiền nghỉ phép. - Tại công ty XNK Intimex - Hà Nội không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép. Hàng tháng trong đơn giá tiền lương được duyệt thì đã có khoản tiền lương nghỉ phép đó rồi. Khi chi trả tiền lương nghỉ phép đó kế toán hạch toán như sau: NV1: Khi chi trả lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp ĐK. Nợ TK 627 Có TK 334 NV2: Khi chi trả lương nghỉ phép cho nhân viên văn phòng ĐK Nợ 642 Có TK 334 NV3: Khi chi trả tiền lương nghỉ phép cho CBCNV trong công ty ĐK Nợ TK 334 Có TK 111 VD: ở bộ phận văn phòng trong tháng 1/2001 có cô Trần Thị Loan nghỉ phép 3 ngày, được biết lương cấp bậc của cô là 625800đ. Vậy cô sẽ được hưởng khoản tiền lương nghỉ phép là bao nhiêu? Biết rằng số ngày công chế độ tính bộ phận văn phòng là 24 ngày. Ta có: Số tiền lương bình quân 1 ngày của cô Trần Thị Loan sẽ là: = = = 26.075đ Vậy số tiền lương nghỉ phép của cô Loan trong ngày 3 ngày sẽ là Û số tiền lương nghỉ phép = 26.075 x 3 ngày = 78.225đ NV1: Căn cứ số tiền lương nghỉ phép kế toán định khoản như sau: Nợ TK 642: 78.225đ Có TK 334: 78.225đ NV2: Căn cứ vào phiếu chi số tiền lương nghỉ phép kế toán định khoản. Nợ TK 334: 78.225đ Có TK 111: 78.225 Phần III. 1. Đánh giá ưu nhược điểm của kế toán tiền lương - BHXH tại công ty XNK Intimex - Hà Nội. Công ty XNK Intimex - Hà Nội là 1 đơn vị hành chính sự nghiệp mục đích hoạt động nhằm góp phần đẩy mạnh sản xuất hàng xuất khẩu, đáp ứng nhu cầu về chủng loại và chất lượng mặt hàng do công ty kinh doanh, phù hợp với thị trường trong nước và quốc tế, tăng thu ngoại tệ cho nhà nước, góp phần phát triển kinh tế đất nước. Bổ sung những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa đáp ứng được yêu cầu đầu tư, trang thiết bị máy móc, vật tư kỹ thuật, công nghệ hiện đại. Về con người: Tất cả cán bộ công nhân viên trong đơn vị đều có trình độ từ trung cấp trở lên và luôn không ngừng học hỏi nâng cao trình độ nghiệp vụ. Đặc biệt đội ngũ kế toán luôn thực hiện tốt công việc được giao một cách kịp thời, chính xác. Các khoản thu chi được hạch toán một cách chặt chẽ đảm bảo đúng luật nhà nước ban hành. Công ty Intimex có sử dụng hệ thống đòn bẩy về tiền lương tiền thưởng để kích thích lao động trong đơn vị. Trong quản lý lao động tiền lương đơn vị áp dụng hình thức trả lương cả theo thời gian và sản phẩm với hệ thống bậc lương thang lương do nhà nước qui định. Công việc hạch toán tiền lương BHXH và việc theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên được theo dõi chặt chẽ, đầy đủ trên bảng chấm công. Đối với các khoản thanh toán BHXH được thực hiện rõ ràng nghiêm túc. Phương pháp tính lương và BHXH mà đơn áp dụng đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong việc theo dõi và cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các cấp chính quyền, về tình hình sử dụng lao động, chi phí tiền lương, BHXH giúp cho công tác quản lý tiền lương được tốt hơn. Về việc xét trả nâng bậc lương được thực hiện dân chủ công khai trong toàn đơn vị. Trên cơ sở tính trả lương, BHXH đơn vị đã chấp hành đầy đủ các qui định của nhà nước, thực hiện đúng theo luật lao động, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho người lao động, động viên khuyến khích cán bộ CNV hăng say lao động hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. 2. Từ thực tế công tác kế toán tại đơn tại đơn vị nói chung và công tác kế toán tiền lương - BHXH nói riêng. Kết hợp với kiến thức đã được trang bị ở trường em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất cụ thể như sau: Thực tế tỉ lệ % tiền lương, BHXH trên tổng số chi hành chính tại đơn vị đạt thấp. Thực tế chưa khuyến khích được hết khả năng của người lao động. Vì vậy bên cạnh việc chi trả lương, BHXH theo thời gian nên khuyến khích thêm việc thưởng thích hợp cho người lao động, giúp người lao động tập trung toàn tâm toàn lực vào công việc tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên học hỏi nâng cao trình độ, khuyến khích đưa ra các sáng kiến trong lao động. - Về xét nâng lương, nâng bậc còn cứng nhắc rập khuôn do vậy nên áp dụng cơ chế thưởng phạt về tiền lương được rõ ràng. Như người hoàn thành tốt xuất sắc nhiệm vụ thì xét nâng bậc sớm hơn so với thời gian qui định và ngược lại. - Việc lãng phí trong hành chính còn nhiều như về chi văn phòng phẩm, điện sáng, điện thoại... chiếm tỷ trọng tương đối cao. Do vậy nên mạnh dạn áp dụng về các khoản chi hành chính trong các đơn vị sự nghiệp quản lý nhà nước trên cơ sở tiết kiệm được chi hành chính sẽ tạo điều kiện cho việc tăng cường, tăng thu nhập cho người lao động. Tiết kiệm được chi ngân sách nhà nước. Tạo nguồn cho việc đầu tư phát triển kinh tế đất nước. Thực hiện tốt hơn công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Kết luận Đánh giá chung về kế toán tiền lương - BHXH tại công ty Intimex Hà Nội. Sau hơn 20 năm thành lập và hoạt động công ty Intimex vẫn luôn khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân. Dưới sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc và sự phấn đấu thi đua lao động sản xuất, không ngừng học tập của cán bộ công nhân viên trong công ty để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế mở cửa hiện nay, nắm bắt được những tiến bộ khoa học mới. Bằng những biện pháp quản lý khoa học ban giám đốc công ty đã nắm bắt được tình hình vốn và tài sản của mình và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm qua để có biện pháp quản lý năm sau đạt hiệu quả cao hơn năm trước. Trong đó không thể không nói đến việc quản lý tiền lương - BHXH tại đơn vị. Do đặc điểm sản xuất và tính chất sản phẩm mà công ty Intimex sản xuất ra cũng như nhập khẩu là những sản phẩm có giá trị tương đối cao đó là những loại như lắp ráp xe máy, vải vóc và hàng gia công chế biến... phục vụ cuộc sống hiện đại sinh hoạt đạt hiệu quả cao hơn. Tiền lương là việc chi trả nhằm bù đắp lại sức lao động đã hao phí nên trách nhiệm của công ty càng thấy rõ hơn tầm quan trọng của kế toán tiền lương - BHXH trong quá trình hạch toán kinh doanh. Trong những năm gần đây, công ty đã mạnh dạn đầu tư vốn mua sắm thêm máy móc thiết bị, phục vụ sản xuất thi công. Đó là một hướng đi đúng đắn tạo điều kiện mở ra một khả năng lớn đáp ứng yêu cầu sản xuất sản phẩm. Như vậy sau thời gian 6 tuần thực tế tại cơ sở và thực tế bản thân em đã được nhà trường đào tạo trang bị những kiến thức khoa học nâng cao trình độ nhận thức lý luận về công tác kế toán - tài chính, được các thầy cô giáo trong bộ môn chỉ bảo hướng dẫn tận tình cùng với sự giúp đỡ của ban giám đốc công ty, của cán bộ phòng tài vụ đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề: "Tiền lương và các khoản trích theo lương". Với nội dung trình bày trên, chắc chắn bản chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Những ý kiến mà em tham gia đóng góp cũng như biện pháp khắc phục là những điều mà bản thân em suy nghĩ nên em mạnh dạn xin đưa ra một số ý kiến nhằm củng cố hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán, tiền lương và các khoản trích theo lương. Em xin chân thành cảm ơn giám đốc công ty, phòng tài vụ, các phòng ban bộ phận công ty XNK Intimex đã giúp đỡ em hoàn chỉnh chuyên đề này. Hà Nội, ngày 7/8/2001 Học sinh Tăng Văn Tuấn Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần I. Giới thiệu những nét cơ bản về công tác tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của công ty Intimex 3 I. Tình hình thực tế đơn vị thực tập 3 1. Khái quát lịch sử phát triển của đơn vị 3 2. Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị 4 3. Cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty XNK Intimex Hà Nội 6 II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp 9 1. áp dụng hệ thống chứng từ ban đầu trong công tác hạch toán kế toán ở công ty XNK Intimex 9 2. Hệ thống tài khoản kế toán 9 3. Hình thức kế toán áp dụng 10 4. Tổ chức bộ máy kế toán 13 5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán tài chính ở đơn vị 15 6. Hệ thống sổ kế toán 15 Phần II. Tổ chức công tác tiền lương và khoản trích theo lương 18 I. Lý luận chung về công tác hạch toán kế toán tiền lương và BHXH 18 1. Nội dung, ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán, tiền lương, BHXH ở công ty XNK Intimex. 18 2. Vai trò của lao động tiền lương và khoản trích theo lương ở công ty 20 II. Phương pháp tính lương, trả lương, tính BHXH thay lương và phương pháp nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 21 1. Phương pháp tính lương và trả lương 21 2. Phương pháp tính BHXH trả thay lương của công ty 23 3. Phương pháp tính BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty XNK Intimex Hà Nội 24 III. Kế toán tiền lương và BHXH thay lương ở công ty XNK Intimex 25 1. Chứng từ kế toán 25 2. Các nghiệp vụ hạch toán lương và BHXH trả thay lương 35 3. Sổ sách kế toán liên quan đến tiền lương và BHXH trả thay lương 36 V. Kế toán trích trước tiền lương tiền nghỉ phép 44 Phần III. Đánh giá ưu nhược điểm của kế toán tiền lương - BHXH tại công ty XNK Intimex - Hà Nội 45 Kết luận 47