Chuyên đề Tổ chức công tác chi hành chính sự nghiệp

chi nghiệp vụ ( sơ đồ 3 : ) * Sơ đồ kế toán chi đột xuất ( sơ đồ 4 : ) * Sơ đồ kế toán chi mua sắm TSCĐ ( sơ đồ 5 : ) Sơ đồ 2 Sơ đồ 3 Sơ đồ 4 Sơ đồ 5 c. Tài khoản 334 : Thanh toán tiền lương. Kế toán sử dụng TK 334 “ Phải trả viên chức “ : Tài khoản này dùng để phản ảnh tình hình phản ảnh với viên chức, công chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương và các khoản phải trả khác. Tài khoản này dùng để phản ảnh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học trại an dưỡng ... như : Bệnh nhân , trại viên , học viên ...về các khoản học bổng , sinh hoạt phí ...Các khoản chi thanh toán trên tài khoản này được chi tiết theo mục lục chi ngân sách Nhà nước . Kết cấu và nội dung ghi chép tài khoản này như sau : Bên Nợ : - Tiền lương và các khoản khác đã trả cho công chức, viên chức và các đối tượng khác của đơn vị . - Các khoản khấu trừ vào lương, học phí, học bổng Bên Có : - Tiền lương và các khoản khác phải trả công chức , viên chức, cán bộ hợp đồng trong đơn vị. - Số sinh hoạt phí , học bổng trả cho sinh viên và các đối tượng khác. Số dư bên Có Các khoản còn phải trả cho công chức, viên chức, sinh viên và các đối tượng khác trong đơn vị. * Tài khoản 334 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: -Tài khoản 3341: phải trả viên chức nhà nước phản ánh tình hình thanh toán với công chức viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả khác. -Tài khoản 3348: Phải trả cho các đối tượng khác :phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong đơn vị ngoài số viên chức nhà nước về các khoản như: Học bổng , học phí trả cho sinh viên, học sinh, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tượng hưởng chính sách chế độ. * Phương pháp hạch toán và một số nghiệp vụ chủ yếu. 1. Tính tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho cán bộ, viên chức, học sinh, trong kỳ ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 661 Chi hoạt động Nợ 662 Chi dự án Có TK 334 Phải trả viên chức 2. Thanh toán tiền lương tiền thưởng, học bổng, sinh hoạt phí cho cán bộ viên chức, ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 111 Tiền mặt (trả tại đơn vị ) Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc ( kho bạc chi trả trực tiếp). 3. Các khoản tạm ứng bồi thường được khấu trừ vào lương sinh hoạt phí, học bổng, ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 312 Tạm ứng Có TK 311(3118) Các khoản phải thu 4. Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức và các đối tượng khác, ghi: -Phản ánh số trích quỹ để thưởng: Nợ TK 431 Quỹ cơ quan Có TK 334 Phải trả viên chức - Khi chi thưởng cho viên chức và các đối tượng khác , ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 111 Tiền mặt Có TK 155(1551,1556) Sản phẩm , hàng hoá ( nếu được trả bằng hiện vật ) 5. Số BHYT,BHXH viên chức phải nộp , tính trừ vào lương, ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 332(3321,3322) Các khoản phải nộp theo lương 6. Số BHXH phải trả cho viên chức tại đơn vị theo chế độ quy định, ghi: Nợ TK 332 (3321) Các khoản phải nộp theo lương (3321) Có TK 334 Phải trả viên chức 7. Đối vói các đơn vị chi trả trợ cấp cho các đối tượng chính sách: -Khi chi trả ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức ( 3348 Phải trả các đối tượng khác ) Có TK 111 Tiền mặt . -Cuối kỳ , sau khi chi trả , kết chuyển số chi trả thực tế vào chi phí hoạt động , ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động Có TK 334 Phải trả viên chức ( 3348 Phải trả các đối tượng khác) Sơ đồ 6 : Sơ đồ 7 PHẦN II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN KINH PHÍ VÀ CHI HCSN Ở PHÒNG PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH - THƯƠNG MẠI KHOA HỌC HUYỆN NINH GIANG I. ĐẶC ĐIỂM VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. ĐẶC ĐIỂM Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang là đơn vị quản lý ngân sách chức năng là tham mưu cho UBND huyện về thu chi ngân sách trong địa bàn huyện. Chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của ( 4 sở....) Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách các đơn vị dự toán, các ngành kinh tế ở huyện. Báo cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu chi của các xã, các đơn vị trong toàn huyện về thu chi ngân sách huyện. Việc thu đủ, chi đủ, kịp thời đúng tính chất đúng mục đích, đảm bảo đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành, giúp chi việc lập chấp hành , quyết toán ngân sách hàng tháng, hàng quý, hàng năm của phòng làm việc có hiệu hơn, đẩm bảo tiết kiệm được cho ngân sách Nhà nước và hoạt động chi tiêu tại phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang. Hiện nay hình thức tổ chức công tác kế toán tại phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. - Theo mô hình này phòng thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê ở đơn vị. *Sơ đồ tổ chức công tác kế toán ở đơn vị, Sơ đồ 8 Hình thức sổ kế toán mà phòng hiện đang áp dụng là hình thức hạch toán kế toán “ Nhật ký - Sổ cái”. *Sơ đồ hình thức sổ kế toán” Nhật ký - Sổ cái”:Sơ đồ 9 Sơ đồ 8 Sơ đồ 9 2.VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN Bộ phận kế toán ở phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huỵện Ninh giang được tổ chức gồm có : - Kế toán trưởng : Phụ trách về nghiệp vụ và quản lý công tác kế toán chung . - Kế toán tổng hợp thu : Kế toán theo dõi kinh phí uỷ quyền - Kế toán tổng hợp chi - Kế toán dự toán của phòng : Gồm : Kế toán phụ trách các đơn vị quản lý các đơn vị QLNN , HCSN , khối đoàn thể . - Kế toán ngân sách xã - Kế toán kế hoạch , Quản lý thị trường , Giá cả , thương mại , du lịch * Sơ đồ bộ phận kế toán ( Sơ đồ:10) Sơ đồ 10: II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC KHOẢN CHI HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Ở PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍH - THƯƠNG MẠI - KHOA HỌC HUYỆN NINH GIANG. Phòng Tài chính - Kế hoạch (TC-KH) huyện Ninh Giang là một đơn vị hành chính sự nghiệp thuần tuý nên không có khoản thu. Mọi hoạt động chi tiêu của phòng TC-KH huyện Ninh Giang đều do hạn mức kinh phí Ngân sách cấp. Vì vậy, phòng TC-KH huyện cũng phải thực hiện các quy định của công tác tài chính kế toán theo một trình tự, nguyên tắc thống nhất được Bộ tài chính quy định cụ thể là : BƯỚC 1 : LẬP DỰ TOÁN CHI 1. Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của phòng tài chính - kế hoạch huyện Ninh Giang. Phòng TC-KH huyện Ninh Giang có nhiệm vụ rất lớn trong việc quản lý thu, chi ngân sách huyện, ngân sách xã, kinh phí uỷ quyền. Thu chi các phòng ban trực thuộc uỷ ban nhân dân huyện cấp phát trực tiếp đến từng đơn vị. Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Ninh Giang có nhiệm vụ Tổ chức việc lập dự toán thu chi ngân sách huyện, ngân sách xã. Tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách được giao nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản nộp ngân sách theo quy định của pháp luật chi đúng chế độ, đúng mục đích, đúng đối tượng và tiết kiệm. Hướng dẫn việc kiểm tra việc thực hiện thu chi ngân sách của các đơn vị trực thuộc. Quản lý sử dụng tài sản của nhà nước tại đơn vị theo đúng mục đích, đúng chế độ có hiệu quả. Chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước, báo cáo tình hình thực hiện ngân sách và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ quy định. Vì trong khoảng thời gian có hạn nên em không thể đi sâu nghiên cứu hết nhiệm vụ quyền hạn quản lý dự toán của phòng TC-KH huyện Ninh Giang mà trong phạm vi của báo cáo tốt nghiệp này em chỉ đề cập đến tình hình lập, chấp hành và quyết toán chi của phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang. 2. Căn cứ lập : Căn cứ vào nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm quốc phòng - an ninh, chỉ tiêu, nhiệm vụ cụ thể của năm kế hoạch và những chỉ tiêu phản ánh quy mô, nhiệm vụ đặc điểm hoạt động, điều kiện kinh tế - xã hội…. do cơ quan có thẩm quyền thông báo đối với đơn vị. Căn cứ vào các luật, pháp luật thuế, chế độ thu, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách do cấp có thẩm quyền quy định, các chế độ, chính sách hiện hành làm cơ sở lập dự toán chi Ngân sách Nhà nước năm, trường hợp cần sửa đổi bổ sung phải nghiên cứu và ban hành trước thời điểm lập dự toán hàng năm. Những quy định về phân cấp quản lý kinh tế - xã hội, phân cấp quản lý ngân sách. Tỷ lệ phần trăm (%) phân chia các khoản thu và mức bổ sung từ ngân sách cấp trên. Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách Nhà nước năm sau, thông tư hướng dẫn của bộ tài chính về việc lập dự toán ngân sách và văn bản hướng dẫn của các Bộ. Số kiểm tra về dự toán ngân sách do các cơ quan có thẩm quyền thông báo. Tình hình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước. 3. Yêu cầu đối với lập dự toán. Dự toán ngân sách của phòng TC-KH phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Dự toán ngân sách của phòng TC-KH phải lập theo đúng mẫu biểu, đúng thời gian theo quy định của luật ngân sách Nhà nước và phải lập chi tiết theo mục lục ngân sách Nhà nước. Dự toán ngân sách cấp huyện phải tổng hợp theo từng lĩnh vực thu, chi theo địa bàn xã, chi đầu tư phát triển. Báo cáo dự toán ngân sách phải kèm theo bản thuyết minh chi tiết các cơ sở, căn cứ tính toán. Dự toán ngân sách năm trong thời kỳ ổn định đối với dự toán ngân sách cấp huyện phải cân bằng giữa thu và chi. 4. Các bước lập. Bước 1 : Công tác chuẩn bị. Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác trong năm kế hoạch. Lấy ý kiến của các tổ công tác để nắm được nhu cầu cần thiết cho năm kế hoạch. Tính toán tình hình thực hiện năm báo cáo và sơ bộ về tình hình năm kế hoạch. Bước 2 : Phòng TC-KH xem xét dự toán ngân sách của các đơn vị trực thuộc huyện, dự toán thu do cơ quan thuế lập, dự toán thi, chi ngân sách của các xã, lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn huyện, dự toán thu chi ngân sách huyện (gồm : Dự toán ngân sách các xã và dự toán ngân sách cấp huyện), dự toán các khoản kinh phí uỷ quyền (nếu có) trình hội đồng nhân dân huyện xem xét báo cáo uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương, đồng thời trình Sở Tài chính Vật giá, Sở Kế hoạch và Đầu tư... (phần dự toán ngân sách theo lĩnh vực, dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản sơ quản lý ngành, lĩnh vực (phần dự toán chi chương trình quốc gia). 5. Các lập một số mục chủ yếu . Do dự toán thu năm 2002 của huyện Ninh Giang do chi cục thuế lập. Nên phòng TC - KH huyện Ninh Giang lập dự toán chi. Dự toán chi lập xong trình lãnh đạo xét duyệt. + 1 bản gửi Sở Tài chính + 1 bản gửi Hội đồng nhân dân huyện + 1 bản gửi Uỷ ban nhân dân huyện Dự toán cấp huyện khi trình Hội đồng nhân dân huyện phải kèm theo các tài liệu sau. Báo cáo tình hình thực hiện Ngân sách huyện năm trước, phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu, căn cứ xây dựng dự toán ngân sách và biện pháp thực hiện dự toán ngân sách. Danh mục các công trình xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội Phương án phụ thu và sự dụng phụ thu Phương án huy động và sự dụng khoản đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư xây dựng công trình xây dựng kết cấu hạ tầng Các tài liệu khác nhằm thuyết minh rõ dự toán thu chi ngân sách huyện Nội dung của dự toán chi riêng phòng TC - KH huyện Ninh Giang năm 2002 như sau: UBND Huyện Ninh Giang CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng TC - KH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DỰ TOÁN CHI NĂM KẾ HOẠCH Căn cứ vào kế hoạch thu chi ngân sách của Uỷ ban nhân dân huyện và nhu cầu chi tiêu của phòng TC - KH huyện Ninh giang. Phòng TC - KH huyện Ninh Giang lập dự toán chi ngân sách nhà nước năm 2002 như sau: Mục Diễn giải Ước thực hiện năm 2000 Kế hoạch 2001 100 Lương chính 52.700.000 51.500.000 101 Tiền công 13.500.000 13.700.000 105 Phúc lợi tập thể 7.000.000 9.900.000 106 Các khoản đóng góp 12.000.000 14.800.000 BHXH 12.000.000 12.000.000 BHYT 1.400.000 KPCĐ 1.400.000 109 Thanh toán dịch vụ công cộng 17.000.000 15.200.000 110 Cung ứng văn phòng 16.000.000 13.000.000 111 Thông tin liên lạc 15.000.000 14.600.000 112 Hội nghị 7.500.000 10.000.000 113 Công tác phí 10.200.000 17.000.000 114 Chi phí thuê mướn 7.600.000 9.000.000 117 Sửa chữa thường xuyên TSCĐ 13.800.000 10.000.000 119 Chi phí NV chuyên môn 23.400.000 22.000.000 134 Chi khác 15.300.000 Mua sắm TCSĐ 5.500.000 Cộng 225.500.000 230.800.000 Ninh Giang ngày 01 tháng 10 năm 2002 Kế toán Thủ trưởng cơ quan Tài chính Sau khi lập dự toán chi năm được duyệt, kế toán phải lập dự toán quý cho quý sau. Để đảm bảo việc chi tiêu kịp thời chính xác. Lập dự toán là một khâu quan trọng không thể thiếu được của công tác kế toán, đảm bảo sự kịp thời đầy đủ, chính xác, đúng mục đích của đơn vị. Phải tôn trọng thời hạn lập dự toán đối với dự toán chi năm, lập vào quý 3 của năm trước và vào tháng cuối của quý trước đối với dự toán chi quý. Khi thực hiện đơn vị phải tuyệt đối chấp hành dự toán, sử dụng tiền việc nào vào việc ấy, không được phép điều hoà giữa các mục, khi sử dụng không hết phải hoàn trả lại cho ngân sách Nhà nước nếu trong năm, trong quý có công việc đột xuất vượt quá khả năng chi của đơn vị thì phòng kế toán phải lập kế hoạch chi bổ xung để cơ quan chủ quản là Sở tài chính xét duyệt cấp bằng lệnh chi tiền. Khi dự toán chi năm được duyệt vào cuối mỗi quý hiện hành kế toán lập dự toán chi năm căn cứ vào : - Dự toán chi năm được duyệt - Chi tiêu công tác các tháng của lập dự toán - Tình hình thực của quý trước và quý này năm trước Phương pháp lập dự toán chi quý: Lập dự toán chi của 3 tháng thành dự toán chi của 1 quý, các khoản chi như : Tiền lương và phụ cấp lương là những khoản chi ít thay đổi nên có thể lập dự toán chi quý chia đều cho 3 tháng, phòng TC - KH phải lập dự toán chi tiết đến từng tiểu mục để không ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nhiệm vụ của phòng TC - KH. UBND Huyện Ninh Giang CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng TC - KH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DỰ TOÁN CHI QUÝ 1 NĂM 2002 CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH HUYỆN NINH GIANG Chương 018 loại 13 khoản 01 Ninh Giang, ngày…tháng … năm 2002 Trưởng phòng tài chính - kế hoạch đơn vị tính : 1000 đồng L K M Tên mục Hạn mực kinh phí được duyệt Tổng số Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 13 10 100 Tiền lương 15.500 5.880 5.313 4.307 Tiền công 2.961 987 987 987 Phục lợi tập thể 600 220 180 200 Các khoản đóng góp 2.872 1.135 1.000 737 T.toán D.vụ công cộng 4.000 1.400 1.400 1.200 Cung ứng văn phòng 1.800 700 400 700 Thông tin liên lạc 3.500 1.300 900 1.300 Hội nghị 400 400 Công tác phí 1.400 1.000 400 Chi phí thuê mướn 100 100 Sửa chữa TX TSCĐ 956 956 CF nghiệp vụ chuyên môn 1.967 967 600 400 Chi khác 600 600 Cộng 36.656 12.589 11.880 12.178 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢNG ĐĂNG KÝ KẾ HOẠCH THU CHI TIỀN MẶT Tháng 01 năm 2002 Kính gửi : Kho bạc nhà nước huyện Ninh Giang Tên đơn vị : Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Ninh Giang Địa chỉ : Huyện Ninh Giang Điện thoại :0320.767.372 Số hiệu tài khoản giao dịch tại kho bạc Nhà nước Ninh Giang : Biên chế được duyệt năm 2001 : Định mức thu chi tiền mặt Đơn vị tính : đồng C L K M Tên mục KHTM tháng KBNN duyệt 1. Phần thu tiền mặt 2. Phần chi tiền mặt 100 Tiền lương 5.880.000 101 Tiền công 987.000 105 Phúc lợi tập thể 220.000 106 Các khoản đóng góp 1.135.000 109 Thanh toán dịch vụ công cộng 1.400.000 110 Cung ứng văn phòng 700.000 111 Thông tin liên lạc 1.300.000 119 Chi phí nghiệp vụ chuyên môn 967.000 Cộng 12.589.000 Kho bạc nhà nước Kế toán trưởng Trưởng phòng BƯỚC 2 : CÔNG TÁC CHẤP HÀNH DỰ TOÁN * Nguyên tắc cấp phát Có 2 nguyên tắc cấp phát : + cấp phát bằng lệnh chi tiền + Cấp phát bằng hạn mức kinh phí Quy trình cấp phát bằng hạn mức kinh phí. Căn cứ vào dự toán điều hành ngân sách quý, phòng TC - H huyện Ninh Giang thông báo hạn mức chi cho các trường sử dụng ngân sách đồng thời gửi kho bạc Nhà nước huyện Ninh giang để làm cơ sở kiểm soát và thanh toán chi trả. Trường hợp phòng TC - KH chưa thực hiện được việc thông báo hạn mức chi trực tiếp đến từng trường. Việc phân phối phải đảm bảo nguyên tắc tổng số hạn mức và chi tiết đến từng tiểu mục trong tháng của từng trường phải phù hợp với thông báo hạn mức chi ngân sách quy của phòng TC - KH Hạn mức chi quý (có chia ra tháng) được thông báo chi tiết theo các mục chi của ngân sách như: + Tiền lương + Tiền công + Phụ cấp lương + Học bổng học sinh, sinh viên + Tiền thưởng + Phúc lợi tập thể + Các khoản đóng góp + Sửa chữa thường xuyên TSCĐ + Sửa chữa lớn TSCĐ + Chi phí nghiệp vụ chuyên môn + Mua sắm TSCĐ + Các khoản thanh toán cho cá nhân + Thanh toán dịch vụ công cộng' + Vật tư văn phòng + Thông tin tuyên truyền liên lạc + Hội nghị + Công tác phí + Chi phí thuê mướn + Chi khác Trong thời gian trước mắt, nếu phòng TC - KH chưa có khả năng phân phối hạn mức đủ các mục chi kể trên thì tuỳ từng thời gian và điều kiện cụ thể Bộ Tài chính thông báo đến một số mục chi chủ yếu theo hướng dẫn hàng năm, các mục còn lại được thông báo vào mục chi khác. Căn cứ vào hạn mức phòng TC - KH. Trưởng phòng TC - KH ra lệnh chuẩn chi kèm theo hồ sơ thanh toán gửi kho bạc huyện Hạn mức chi tháng nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục chi đó. Nếu sử dụng chưa hết được chuyển sang tháng sau (quý sau) nhưng đến ngày 31/ 12 hạn mức chi không hết thì xoá bỏ. Hạn mức chi thuộc mục nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục đó. Khi rút hạn mức để chi tiêu, có thể rút từ mục "chi khác" để chi cho mục ngoài các mục chủ yếu, nhưng phải hạch toán và quyết toán đúng mục chi, tiểu mục chi của Mục lục ngân sách Nhà nước Trường hợp chưa có đủ điều kiện thực hiện cấp phát thanh toán kinh phí trực tiếp qua kho bạc cho các trường sử dụng ngân sách ở tất cả các khoản chi thì được phép cấp tạm ứng đối với một số khoản chi. Sau khi hoàn thành công việc và có đủ chứng từ thanh toán thì chuyển từ tạm ứng sang cấp phát. Quy trình cấp phát đối với hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền Căn cứ vào dự toán ngân sách quý và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chi, phòng TC - KH, trưởng phòng TC - KH xem xét kiểm tra yêu cầu chi nếu hợp pháp thì ra lệnh chi trả. Việc phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các trường phải kết thúc trước ngày 31/ 12 năm trước. Cho nên ngay từ đầu tháng 12 cũ phòng TC - KH phải chuẩn bị đầy đủ các loại sổ sách kế toán cho năm mới. Đồng thời ghi ngày lên những dòng đầu của các loại sổ số dư đầu năm của các tài khoản từ sổ kế toán năm mới. Gạch một gạch ở dưới số dư đầu kỳ. Đối với công tác mở sổ đầu tháng, đầu quý cũng như công tác mở sổ đầu năm đối với tất cả các loại sổ thì ghi ngay lên dòng đầu các số dư của tháng trước, quý trước, năm trước chuyển sang sau đó mới ghi số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng mới, quý mới, năm mới. Chi dự toán ngân sách chi được duyệt khi có đủ điều kiện sau : - Đã có trong dự toán ngân sách được duyệt trừ 2 trường hợp sau + Dự toán ngân sách chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết định . + Chi từ nguồn dự phòng ngân sách theo quyết định của cấp có thẩm quyền quy định - Đã được trưởng phòngTC - KH hoặc được uỷ quyền chuẩn chi Cấp phát các khoản chi thường xuyên của phòng TC - KH Mức chi hàng quý được phân phối là hạn mức cao nhất mà các trường được chi trong quý Trong quá trình chấp hành ngân sách, nếu có sự thay đổi về thu, chi thì thực hiện như sau: Nếu có nhu cầu chi đột xuất ngoài dự toán nhưng không thể trì hoãn được mà có nguồn dự phòng đáp ứng nhu cầu chi đột xuất đó. I. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN . Hàng tháng khi nhận được thông báo cấp phát hạn mức kinh phí, kế toán ghi vào sổ theo dõi hạn mức kinh phí. Nợ TK : 008 (0083) Kế toán tiến hành làm thủ tục rút hạn mức kinh phí được cấp về nhập quỹ sử dụng trong tháng, kế toán viết giấy thông báo hạn mức kinh phí được duyệt, giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách địa phương, giấy đề nghị thanh toán và bảng kê chứng từ thanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (3 liên) theo đúng C, L, K, M, của số tiền cần rút. Sở tài chính CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ngân sách : ĐP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc THÔNG BÁO HẠN MỨC KINH PHÍ ĐƯỢC DUYỆT Nơi nhận : đơn vị : số 03./ NSNN Phòng Tài chính duyệt hạn mức kinh phí quý 1 năm 2002 của phòng TC - KH huyện Ninh giang. Chương 018C theo chi tiết : (Đơn vị tính : 1000 đồng) L K M Tên mục Hạn mực kinh phí được duyệt Tổng số Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 100 Tiền lương 15.500 5.880 5.313 4.307 101 Tiền công 2.961 987 987 987 105 Phục lợi tập thể 600 220 180 200 106 Các khoản đóng góp 2.872 1.135 1.000 737 109 T.toán D.vụ công cộng 4.000 1.400 1.400 1.200 110 Cung ứng văn phòng 1.800 700 400 700 111 Thông tin liên lạc 3.500 1.300 900 1.300 112 Hội nghị 400 400 113 Công tác phí 1.400 1.000 400 114 Chi phí thuê mướn 100 100 117 Sửa chữa TX TSCĐ 956 956 119 CF nghiệp vụ chuyên môn 1.967 967 600 400 134 Chi khác 600 600 Cộng 36.656 12.589 11.880 12.178 Ấn định số HMKP được duyệt là : 36.656.000 đồng Bằng chữ: Ba mươi tám triệu đồng chẵn Ninh Giang , ngày 10 tháng 01 năm 2002 THẨM KẾ TRƯỞNG PHÒNG HCVX TRƯỞNG PHÒNG KHNS TRƯỞNG PHÒNG TC - KH Đơn vị : Phòng TC - KH Mẫu số : 01 - TT Địa chỉ : Huyện Ninh Giang Số : 01 PHIẾU THU Ngày 26 tháng 01 năm 2002 Họ tên người nộp : Bùi ngọc Thức Địa chỉ : Phòng TC - KH Huyện Lý do nộp : Thanh toán lương và chi khác Số tiền : 12.589.000 đồng Bằng chữ: Mười hai triệu năm trăm tám mươi chín ngàn đồng chẵn. Kèm theo 2 chứng từ gốc. Phụ trách kế toán Người lập biểu Ký tên Ký tên Đã nhận đủ số tiền : viết bằng chữ : Mười một triệu năm trăm sáu mươi bảy ngàn đồng chẵn. Ngày 26 tháng 01 năm 2002 Thủ quỹ Ký tên *********************************** Sau khi có phiếu thu, kế toán căn cứ vào số tiền viết bằng chữ và dấu (đã thanh toán). Trên phiếu thu kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Kế toán cập nhật xong chuyển phiếu thu kèm theo chứng từ gốc cho kế toán giao dịch với kho bạc để ghi vào sổ theo dõi nguồn kinh phí, sổ theo dõi nguồn hạn mức kinh phí. Sau đó, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán phản ánh vào nhật ký- Sổ cái. Kế toán ghi : Nợ TK: 111 Có TK: 461 (4612) Đồng thời ghi : có TK : 008 ( 0083) Trong kỳ phát sinh các khoản chi kế toán viết phiếu chi kèm theo chứng từ gốc trình thủ trưởng đơn vị xét duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi được đặt giấy than viết thành 2 liên, kèm theo các chứng từ gốc để chi trả, một liên lưu tại nơi kế toán thanh toán, một liên kèm với chứng từ gốc. Thủ quỹ phát tiền xong ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán căn cứ để phản ánh vào Nhật ký- Sổ cái. Kế toán ghi : Nợ TK : 661 Có TK : 111 Kế toán căn cứ vào mặt sau của phiếu chi để ghi chi tiết theo từng nhóm, tiểu nhóm, mục, tiểu mục. Đồng thời, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ tổng hợp chi hoạt động . 2. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH . Khi đơn vị được phép mua tài sản cố định (TSCĐ) về phục vụ nhu cầu hoạt động của đơn vị. Kế toán làm thủ tục đi mua TSCĐ. Khi TSCĐ về đến đơn vị, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua TSCĐ hoặc phiếu xuất kho hợp lệ đã qua thủ tục kiểm nhận về số lượng và chất lượng để lập thể TSCĐ. Khi mua TSCĐ về sử dụng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi : Nợ TK : 211 Có TK : 111 Hoặc Có TK : 112 Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng mua sắm TSCĐ. Nếu là nguồn kinh phí hoạt động kế toán ghi : Nợ TK : 661 Có TK : 466 Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan để phản ảnh vào Nhật ký-Sổ cái sau đó ghi vào sổ chi tiết hoạt động theo các mục và tiểu mục phù hợp. Vào cuối mỗi quý, đơn vị đều phải tiến hành kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ làm căn cứ để ghi và báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ. Báo cáo này lập thành hai bản; 1 bản gửi cơ quan chủ quản và 1 bản lưu tại đơn vị. Báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ được gửi cùng với báo cáo quyết toán năm của đơn vị. Phòng TC-KH huyện Ninh Giang từ đầu năm 2001 tính đến nay chưa có TCSĐ nào tăng thêm. 3. KẾ TOÁN THANH TOÁN : 3.1. Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Tiền lương là một khoản chủ yếu của đơn vị, do vậy các đơn vị phải nắm vững số lao động, tình hình lao động của đơn vị mình. Đơn vị phải có một quyển số lượng riêng để theo dõi tiền lương của từng cán bộ công nhân viên và phải có bảng chấm công. Hàng tháng, căn cứ vào tiền lương của tháng trước trong sổ lương, bảng lương và phụ cấp lương, căn cứ vào sự thay đổi về lao động, về lương và phụ cấp lương, bảng chấm công của các cán bộ gửi đến. Kế toán đơn vị phải tính cụ thể tiền lương để trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt, chuyển cho kế toán đơn vị viết giấy rút hạn mức kinh phí tiền lương tại kho bac, về viết phiếu thu nhập quỹ. Sau đó viết phiếu chi trả lương cho cán bộ công nhân viên và vào sổ tổng hợp tiền lương của đơn vị, sổ cấp phát. Đồng thời, trong quá trình thanh toán lương kế toán kết hợp thu lại các khoản thu cho ngân sách bằng cách khấu trừ vào tiền lương của công chức. Các khoản khấu trừ như : 5% BHXH, 1% BHYT tính trên tổng số tiền lương của cán bộ công nhân viên được hưởng : Cách tính lương : Tiền lương bình quân ngày = Lương cấp bậc Số ngày công Tiền lương bình quân tháng của CBCNV = lương bq ngày x số ngày công Trình tự hạch toán tiền lương phòng Tài chính kế hoạch huyện Ninh giang : Trong thực tế đơn vị dùng Nhật ký- Sổ cái phản ánh theo quý. Cứ 3 tháng một lần kế toán phản ánh các số liệu liên quan vào sổ cái. Khi tính tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị, kế toán ghi : Việc thanh toán lương hàng tháng kế toán căn cứ vào sổ tổng hợp lương, bảng thanh toán lương để viết phiếu chi. Trình kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt và giao cho thủ quỹ chi trả lương. Theo bảng tổng hợp thanh toán thì tiền lương phải trả cho cán bộ trong tháng là : Kế toán viết phiếu chi : UBND huyện Ninh Giang Phòng TC - KH BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 01 năm 2002 ĐVT : đồng TT Họ và tên Hệ số Lương cơ bản Phụ cấp Tổng mức lương Trừ 5% BHXH Thực tính Ký nhận L PC 1 Nguyễn Văn Thái 3,31 0,2 773.600 773.600 2 NguyễnTrọngQuynh 2,82 0,1 649.700 649.700 3 Đoàn Hùng Hiển 2,94 653.900 653.900 4 Bùi Ngọc Thức 2,68 599.300 599.300 5 Đỗ Thị Giang 2,55 572.000 572.000 6 Nguyễn Thị Phin 2,55 572.000 572.000 7 Nguyễn Khắc Lễ 2,18 0,1 515.300 515.300 8 Phan Văn Bão 1,82 418.700 418.700 9 Nguyễn Công Huy 1,58 368.300 368.300 10 Phạm Văn Tuấn 2,58 578.300 578.300 11 Bùi Mạnh Hùng 1,7 393.500 393.500 Cộng 6.094.600 6.094.600 (Tổng số tiền thực lĩnh bằng chữ :Sáu triệu không trăm chín mươi tư nghìn sáu trăm đồng) Ninh Giang ngày tháng 1 năm 2002 Kế toán đơn vị Thủ trưởng đơn vị UBND huyện Ninh Giang Phòng TC - KH BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG CÁN BỘ HỢP ĐỒNG Tháng 01 năm 2002 ĐVT : đồng TT Họ và tên Hệ số Lương cơ bản Phụ cấp Tổng cộng Trừ 5% BHXH Thực tính Ký nhận L PC 1 Nguyễn Thị Luyến 427.100 Cộng 427100 (Tổng số tiền thực lĩnh bằng chữ : Bốn trăm hai bảy nghìn một trăm đồng ) Ninh Giang ngày tháng 1 năm 2002 Kế toán đơn vị Thủ trưởng đơn vị Đơn vị : phòng TC - KH Mẫu số : 02 - TT PHIẾU CHI Số : 02 Ngày tháng năm 2002 Họ tên người nộp : Bùi Ngọc Thức Địa chỉ: Phòng TC - KH huyện Ninh Giang Lý do chi : lương tháng 1 + phụ cấp Số tiền : 5.829.390 đồng Bằng chữ : Năm triệu Tám trăm hai mươi chín ngàn ba trăm chín mươi đồng chẵn. Kèm theo 11 chứng từ gốc. Năm triệu tám trăm hai mươi chín ngàn ba trăm chín mươi đồng chẵn Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ: TRƯỞNG PHÒNG TC - KH KTT NGƯỜI LẬP BIỂU THỦ QUỸ NGƯỜI NHẬN TIỀN Ký tên đóng dấu Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên ********************** Việc thanh toán tiền lương phải theo đúng trình tự quy định, phải tuyệt đối chính xác theo đúng chế độ, nguyên tắc quản lý quỹ tiền lương. Sau khi có phiếu chi, thủ quỹ tiến hành xuất quỹ trả lương cho cán bộ công nhân viên, chuyển phiếu chi lại cho kế toán để tiến hành ghi vào sổ liên quan. Nợ TK 334:5.829.390 Có TK 111: 5.829.390 3.2. Thanh toán bảo hiểm xã hội Theo quy định của Nhà nước ta hiện nay thì đơn vị phải nộp 20% BHXH, 3% BHYT, 2% KPCĐ tính trên tổng quỹ lương của đơn vị. Trong đó 5% BHXH, 1% BHYT được trừ vào lương cán bộ công nhân viên chức. Còn 15% BHXH, 2% BHTY, 2% KPCĐ được tính vào chi hoạt động. Phòng TC - KH huyện Ninh Giang đã được sở tài chính trích nộp 3% BHYT, 2% KPCĐ, đơn vị chỉ phải nộp 20% BHXH trong đó 5% trừ vào lương cán bộ, 15% tính vào chi hoạt động. Cách tính : 20% BHXH phải trích nộp = Tổng số tiền lương cán bộ được hưởng x 20% Hàng tháng, kế toán tiến hành trích nộp BHXH, kế toán viết giấy rút HMKP kiểm chuyển khoản, chuyển tiền thư, điện, cấp séc bảo chi để chuyển tiền của đơn vị của kho bạc, nộp cho cơ quan bảo hiểm cùng cấp. Giấy rút HMKP này viết 6 liên Vì số tiền lương đã trả cho cán bộ công nhân viên trong tháng đã được khấu trừ 5% BHXH nên khi viết giấy rút HMKP kế toán tính cả 20% BHXH Kế toán mang giấy rút HMKP và giấy đề nghị thanh toán sang kho bạc làm thủ tục thanh toán. Khi kho bạc chấp nhận thanh toán kế toán xin lại 1 liên làm chứng từ gốc để về ghi lần lượt vào các loại sổ có liên quan. + Khi tính BHXH, kế toán ghi: a. Nợ TK : 661 (6612) Có TK : 332 (3321) b. Nợi TK : 334 Có TK: 332 + Khi nộp tiền cho cơ quan BHXH, kế toán ghi : c. Nợ TK : 332 (3321) Có TK : 461 (4612) ĐT ghi : Có TK : 008. 3.3. Thanh toán công tác phí . Khi cán bộ của cơ quan được cử đi công tác về, kế toán tiến hành thanh toán công tác phí hợp lý, hợp lệ cho cán bộ đó. Ngày 24 tháng 02 Đỗ Thị Giang - cán bộ phòng TC - KH huyện Ninh Giang đi công tác về : Kế toán tiền hanh thanh toán công tác phí cho cán bộ căn cứ vào giấy đi đường, kiểm tra lại thời gian, địa điểm, vé tàu xe, dấu của cơ quan nơi đồng chí đến công tác. Kế toán tiến hành viết phiếu chi (2 liên) kèm theo giấy đi đường làm chứng từ gốc trình kế toán trưởng, trưởng phòng TC - KH ký duyệt. Sau đó, chuyển phiếu chi (số 08) ngày 24 tháng 02 năm 2001 cho thủ quỹ thanh toán tiền công tác phí cho đồng chí Giang. Thủ quỹ phát tiền xong ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán phản ánh vào Nhật ký- sổ cái, kế toán ghi: Nợ TK : 661 Có TK : 111 Sau khi Vào Nhật ký sổ cái. Kế toán căn cứ vào đằng sau của phiếu chi để ghi chi tiết : Nhóm 6 Tiểu nhóm 21 Mục 113 : công tác phí : 1.000.000 đồng Tiểu mục 01 : Tiền vé tàu xe: 350.000 đồng Tiểu mục 02: Phụ cấp lưu trú: 150.000 đồng Tiểu mục 03: Tiền thuê phòng ngủ: 200.000 đồng Tiểu mục 15: Chi khác: 300.000 đồng Từ chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ chi hoạt động. 3.4. Thanh toán với người bán : Thanh toán với người mua văn phòng phẩm :Hàng ngày, khi văn phòng phẩm phục vụ cho hoạt động của đơn vị, kế toán tiến hành thanh toán, có thể thanh toán ngày hoặc cuối tháng thanh toán một lần. Ngày 20 tháng 01 kế toán viết căn cứ vào bảng kê mua văn phòng phẩm về sử dụng trong tháng 01. Kế toán viết phiếu chi số 08 trả tiền mua văn phòng phẩm 700.000 đồng, trình kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt, chuyển phiếu chi cho thủ quỹ xuất tiền trả cho người bán. Thủ quỹ xuất tiền xong, chuyển phiếu chi cho kế toán làm căn cứ để ghi vào sổ quỹ và lập nên chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK : 661 (6612) Có TK : 111 (1111) Sau đó vào Nhật ký-Sổ cái. Thanh toán hội nghị : Hàng năm, khi lập dự toán chi, kế toán lập thêm mục 112 (chi hội nghị) làm dự trữ để chi phí cho các hội nghị trong năm . Căn cứ vào dự trù được duyệt khi diễn ra hội nghị kế toán tiến hành thanh toán cho hội nghị đó. Ngày 22 tháng 03 tại phòng tài chính diễn ra hội nghị Đảng bộ. Chi phí cho hội nghị là : 580.000 (chi nước). Đối với các tiêu chuẩn định mức chi tiêu định mức chi tiêu kế hoạch viết phiếu chi số 11 thanh toán tiền chi cho hội nghị. Sau đó, chuyển phiếu chi cho thủ quỹ xuất tiền thanh toán, kế toán căn cứ vào phiếu chi để ghi vào sổ quỹ tiền mặt, phản ánh vào Nhật ký- Sổ cái. Nợ TK : 661 (6612) Có TK : 111 (1111) Từ Nhật ký-sổ cái. Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ chi tiết chi tiết hoạt động . 4. KẾ TOÁN QUAN HỆ VỚI KHO BẠC : Kế toán quan hệ với kho bạc có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền gửi tại kho bạc và tình hình chi tiêu nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp cho đơn vị. Sổ sách gồm : - Sổ theo dõi hạn mức kinh phí TK : 008 - Sổ theo dõi kinh phí ngoài hạn mức Sau khi nhận được thông báo HNKP, kế toán ghi vào sổ theo dõi HMKP : Nợ TK : 008. Kế toán quan hệ với kho bạc mang thông báo hạn mức và giấy rút HMKP ra kho bạc lĩnh tiền và ghi vào sổ theo dõi HMKP Có TK : 008 Căn cứ và sổ theo dõi hạn mức, kế toán biết được tình hình thu chi của đơn vị để làm căn cứ viết báo cáo hạn mức cuối tháng đối chiếu với kho bạc, kế toán viết giấy đề nghị thanh toán (gồm 3 liên) để kho bạc duyệt chi Tất cả các khoản chi của đơn vị, khi lĩnh tiền mặt hoặc chuyển khoản đều phải làm giấy theo mẫu của đơn vị, khi lĩnh tiền mặt hoặc chuyển khoản đều phải làm giấy theo mẫu của KBNN. Riêng các khoản chi như : tiền điện thoại, tền thắp sáng, đặt báo chí, BHXH… khi rút HMKP chuyển trả cho đơn vị cùng cấp, cơ quan bảo hiểm phải lập giấy đề nghị thanh toán. Đến tháng sau, từ ngày 01 đến 06 kế toán giao dịch với kho bạc vào : + Giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt và giấy đề nghị tạm ứng + Giấy rút HMKP kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư, điện, cấp séc bảo chi và giấy đề nghị thanh toán. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi lập bảng kê chứng từ thanh toán gồm 2 liên. UBND tỉnh Hải Dương CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng TC - KH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THANH TOÁN Tháng 01 năm 2002 Đơn vị tính : đồng STT C L K M Tm Nội dung thanh toán Số tiền 1 018 13 01 105 Phúc lợi tập thể 220.000 2 018 13 01 110 Cung ứng văn phòng 700.000 3 018 13 01 119 CF nghiệp vụ chuyên môn 967.000 Cộng 1.887.000 Ninh Giang ngày tháng năm 2002 Lập biểu K/T trưởng phòng TC - KH Phó phòng Đồng thời, kế toán viết giấy đề nghị thanh toán (Gồm 3 liên). Tổng hợp chi ngân sách hàng tháng theo đúng C, L, K, M. Phòng TC - KH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi : KBNN huyện Ninh Giang Căn cứ vào dự toán chi quý của đơn vị được tài chính phê duyệt Căn cứ vào số dư HMKP đến ngày …. tháng … năm …. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng được duyệt số … ngày …. tháng … năm của kho bạc Nhà nước . Đề nghị KBNN thanh toán số tiền tạm ứng sau : 1.887.000 đồng Bằng chữ : Một triệu tám trăm tám mươi bảy ngàn đồng chẵn. Theo chi tiết sau : Đơn vị tính : đồng STT C L K M Tm Nội dung thanh toán Số tiền 1 018 13 01 105 Phúc lợi tập thể 220.000 2 018 13 01 110 Cung ứng văn phòng 700.000 3 018 13 01 119 CF nghiệp vụ chuyên môn 967.000 Cộng 1.887.000 Số đề nghị thanh toán bằng chữ : Một triệu tám trăm tám mươi bảy ngàn đồng chẵn. Ninh Giang ngày…tháng … năm 2002 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phần dành cho kho bạc nhà nước ghi : Đồng ý thanh toán cho phòng TC - KH số tiền là : 1.887.000 đồng Bằng chữ : Một triệu tám trăm tám mươi bảy ngàn đồng chẵn Nợ TK : Có TK : Bằng số : ……………….. Ninh Giang ngày tháng năm 2002 Kế toán Kế toán trưởng GĐKBNN * Các loại sổ sách, biểu mẫu sử dụng trong phòng TC - KH biểu sử dụng Đầu tháng, căn cứ vào HMKP được cấp kế toán ghi vào sổ theo dõi HMKP (nợ TK : 008). Trong tháng, kế toán căn cứ vào giấy rút HMKP ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt, giấy rút HMKP kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư, điện, cấp séc bảo chi để ghi vào sổ theo dõi HMKP trên từng tài khoản (có TK : 008). Trong tháng, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi các chứng từ gốc có liên quan vào sổ quỹ tiền mặt. SỔ QUỸ TIỀN MẶT Mẫu số : C11 - HMKP LOẠI QUÝ NĂM 2002 Đơn vị tính : đồng Ngày tháng Số phiếu Nội dung Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn 01 Rút HMKP nhập quỹ 36.656.000 01 Mua Vật tư 290.000 22/ 11 02 Lương tháng 1 5.829.390 02 Quảng cáo + ấn chỉ 406.000 04 Tiếp khách + đám hiếu 268.000 05 Mua xăng + ấn chỉ 381.000 20/ 02 06 Lương tháng 2 6.536.000 07 Công tác phí 1.000.000 08 Sửa chữa 100.000 02+03 Nhập quỹ tiền mặt 5.899.000 22/ 03 09 Lương tháng 3 5.499.000 10 Công tác phí 400.000 Nhập quỹ 780.000 11 Chi nước hội nghị 580.000 Ngày tháng năm 2002 Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị Đồng thời, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để kế toán phản ánh vào Nhật ký- Sổ cái. Mẫu số : C03 - KB Không ghi vào khu vực này Số : 02 GIẤY RÚT HẠN MỨC KINH PHÍ NGÂN SÁCH : ĐP KIỂM CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ ĐIỆN, CẤP SÉC BẢO CHI Đơn vị trả tiền : Phòng TC - KH huyện Ninh Giang Số tài khoản : Tài khoản nợ Tài khoản có Tại KBNN huyện Ninh Giang Đơn vị nhận tiền : Bảo hiểm xã hội Địa chỉ : huyện Ninh Giang Số tài khoản : Tại KBNN : tỉnh Hải Dương Nội dung thanh toán C L K M Số tiền 018 13 01 100 315.000 018 13 01 101 25.000 018 13 01 102 42.000 018 13 01 106 864.000 Cộng 1.246.000 Số tiền bằng chữ: Một triệu hai trăm bốn mươi sáu ngàn đồng chẵn Ngày 14 tháng 02 năm 2001 Đơn vị trả tiền KT KTT chủ tài khoản Kho bạc A ghi sổ này KT KTT GĐKBNN Kho bạc Nhà nước B ghi sổ này KT KTT GĐKBNN  CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ************************ GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG Kính gửi : Kho bạc Nhà nước huyện Ninh Giang. Căn cứ dự toán chi quí của đơn vị được Tài chính phê duyệt. Căn cứ số dư HMKP đến ngày….. tháng ….. năm…….. của KBNN. Đề nghị KBNN thanh toán số tiền : (Đã tạm ứng sau) : 9.689.000 đồng. Bằng chữ : Chín triệu sáu trăm tám mươi chín ngàn đồng chẵn. Theo chi tiết sau : Đơn vị tính : 1000 đồng. Số TT C L K M Nội dung chi Số tạm ứng Số đề nghị T Số KB D TT 100 Thanh toán lương 5.565 102 Tiền công 962 109 Phụ cấp lương 462 111 T.T D.vụ C.cộng 1.400 Thông tin liên lạc 1.300 Cộng 9.689 Số đề nghị thanh toán bằng chữ : Chín triệu sáu trăm tám mươi chín ngàn đồng chẵn. Ninh Giang, ngày ….. tháng …… năm 2002 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phần dành cho KBNN ghi : Đồng ý thanh toán cho đơn vị số tiền : Nợ TK Có TK Bằng chữ : Chín triệu sáu trăm tám mươi chín ngàn đồng chẵn. Bằng số : ------------------------ Ninh Giang, ngày…… tháng ….. năm……… Kế toán. Kế toán trưởng. GĐKBNN UBND huyện Ninh Giang CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng Tài chính - KH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THANH TOÁN THÁNG 01 NĂM 2002 Đơn vị tính: đồng Số TT C L K M TM Nội dung chi Số tiền 100 Thanh toán lương 5.565.000 102 Tiền công 962.000 109 Phụ cấp lương 462.000 111 T.T.D. vụ công cộng 1.400.000 Thông tin liên lạc 1.300.000 Cộng 9.689.000 Ninh Giang, ngày 28 tháng 01 năm 2002 Lập biểu K/T TRƯỞNG PHÒNG Phó phòng Đồng thời viết giấy đề nghị tạm ứng Đơn vị : Phòng TC - KH Mẫu số : C23 - H Địa chỉ : Huyện Ninh Giang GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày…. tháng 01 năm 2002 Kính gửi KBNN : tỉnh Hải Dương Tên tôi là : Bùi Ngọc Thức Địa chỉ : Phòng TC - KH huyện Ninh Giang Đề nghị tạm ứng số tiền : 1.887.000 đồng Viết bằng chữ : Một triệu tám trăm tám mươi bảy ngàn đồng chẵn Thời hạn thanh toán : Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Phụ trách bộ phận Người đề nghị Sau khi được chủ tài khoản đơn vị ký duyệt, đóng dấu. Thủ quỹ mang chứng từ sang kho bạc để lĩnh tiền. Khi được kho bạc duyệt cấp tiền, thủ quỹ lấy lại một liên làm chứng từ gốc. Kế toán căn cứ vào chứng từ mà thủ quỹ mang về để viết phiếu thu, nhập quỹ tiền mặt vào quỹ. Không ghi vào khu vực này Mẫu số : CO3-KB Số : 02 GIẤY RÚT HẠN MỨC KINH PHÍ NGÂN SÁCH : ĐP KIÊM LĨNH TIỀN MẶT Đơn vị lĩnh tiền : Phòng TC-KH huyện Ninh Giang Số tài khoản : Tài khoản ghi nợ Tài khoản ghi có Tại KBNN huyện Ninh Giang. Họ tên người lĩnh tiền : Bùi Ngọc Thức Giấy CMND số : …………. Cấp ngày …………… Nơi cấp : ………………….. Nội dung thanh toán C L K H M Số tiền Phúc lợi tập thể 105 220.000 Cung ứng văn phòng 110 700.000 CF nghiệp vụ chuyên môn 119 967.000 Cộng 1.887.000 Số tiền bằng chữ : Một triệu tám trăm tám mươi bảy ngàn đồng chẵn. Ngày… tháng… năm 2002 Đơn vị lĩnh tiền KT Đã nhận đủ số tiền KT KTT GĐKBNN KB, NHB ghi sổ này. TQ KT KTT GĐKBNN Toàn bộ các chứng từ trên, kế toán giao dịch với kho bạc để đối chiếu. Kế toán kho bạc thanh tra và xác nhận số kinh phí sử dụng trong tháng số dư đến cuối tháng được chuyển sang tháng sau. Toàn bộ các chứng từ tài liệu được kế toán kho bạc xác nhận thì mới được sử dụng để báo cáo kế toán, các loại sổ chi tiết, kế toán tổng hợp. Bước 3 : Công tác quyết toán quỹ, quyết toán năm. 1. ý nghĩa, nguyên tắc của việc lập báo cáo quyết toán (BCQT) BCQT là bảng tổng hợp tình hình thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu và tình hình thực hiện thu, chi của đơn vị trong quý, năm. Thông qua báo cáo quyết toán thấy được những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác chấp hành dự toán để từ đó đơn vị có biện pháp khắc phục vì vậy báo cáo quyết toán phải đảm bảo các nguyên tắc sau : - Số liệu trong BCQT phải chính xác, trung thực với số liệu trong sổ kế toán. Nội dung BCQT phải kèm theo cả nội dung ghi trong dự toán được duyệt và theo mục lục ngân sách Nhà nước. Báo cáo quyết toán năm, quý của đơn vị không được quyết toán chi lớn hơn thu. BCQT năm của đơn vị dự toán cấp dưới gửi đơn vị dự toán cấp trên, phải kèm theo báo cáo cân đối TK cuối ngày 31/ 12 báo cáo phân tích quyết toán, bảng cân đối tài khoản kế toán. Trình tự lập báo cáo quyết toán quý, năm : Sau khi thực hiện song công tác khoá sổ cuối ngày 31/ 12. Số liệu trên sổ kế toán phải đảm bảo cân đối và khớp đúng với số liệu trên sổ kế toán của cơ quan tài chính kho bạc Nhà nước cả về tổng số và chi tiết. Khi đó đơn vị mới được lập quyết toán năm. Cuối tháng, cuối quý một công việc quan trọng phải làm là tiến hành cộng sổ kế toán. Đối với các sổ tổng hợp thì cộng phát sinh bên nợ, phát sinh bên có rồi cộng luỹ kế từ đầu tháng, đầu quý cộng luỹ kế từ đầu năm và ghi số dư cuối tháng, cuối quý. Đối với các loại sổ chi tiết thì cộng số phát sinh trong tháng và cộng luỹ kế từ đầu năm đến cuối tháng, cuối quý. Đối với công tác khoá sổ cuối năm, kế toán tiến hành thanh toán chỉ tiêu cuối năm cho thanh toán dứt điểm các khoản nợ vay tạm ứng, tạm thu, tạm giữ, các khoản tạm cấp, nộp khôi phục kinh phí (nếu có). Các khoản chưa thanh toán được phải có quyết định có thẩm quyền và xử lý theo quy định… sau đó tiến hành đối chiếu số liệu với các đơn vị dự toán trực thuộc và với Kho bạc Nhà nước. Sau khi đối chiếu số liệu, kế toán tiến hành cộng phát sinh bên nợ, số phát sinh bên có của từng khoản trong tháng, cộng luỹ kế từ đầu quý, đầu năm, ghi số dư bên nợ, số dư bên có cuối tháng, cuối quý sau đó gạch hai gạch ở dưới để khoá sổ kế toán. Thực hiện việc xác nhận và xét chuyển số dư tài khoản tiền gửi cuối ngày 31/ 12 cho các đơn vị dự toán. Căn cứ vào các chứng từ số liệu trong sổ kế toán, kế toán tiến hành lập BCQT quý, BCQT năm. Đây là bảng tổng hợp tình hình các nhiệm vụ chủ yếu và tình hình thực hiện dự toán thu, chi của đơn vị. Đồng thời qua đó cơ quan tài chính thấy được các mặt hạn chế trong việc chấp hành dự toán. Phòng tài chính huyện có trách nhiệm thẩm tra báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách huyện trình UBND huyện phê chuẩn. Sau khi hội đồng nhân dân huyện phê chuẩn, BCQT năm được thành lập thành 4 bản. + 01 bản gửi hội đồng nhân dân huyện + 01 bản gửi UBND huyện + 01 bản gửi sở tài chính vật giá (Nếu có bổ sung và điều chỉnh) + 01 bản lưu tại phòng tài chính huyện. * Thời hạn gửi BCQT : Đối với BCQT quý đơn vị phải nộp chậm nhất là 25 ngày sau khi kết thúc quý. Đối với BCQT năm của cấp dưới gửi cấp trên chậm nhất la ngày 15 tháng 3 năm sau. Đối với dự toán ngân sách huyện. * Thời gian chỉnh lý quyết toán là hết 28 tháng 2. Đối vớingân sách huyện. Cùng với việc quyết toán quý, quyết toán năm kế toán phải lập bảng cân đối tài khoản. Báo cáo quyết toán được sử dụng ở phòng TC-KH huyện Ninh Giang gồm : + Bảng cân đối tài khoản. + Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng. + Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra để phục vụ cho việc quyết toán kinh phí đã sử dụng theo từng nguồn cấp phát và nội dung chi đơn vị lập thêm các phụ biểu chi tiết sau : + Phụ biểu chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị đã sử dụng. + Bảng đối chiếu HMKP. PHẦN THỨ BA MỘT SỐ KIẾN NHGỊ ĐÓNG GÓP NHẰM CẢI TIẾN VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Ở PHÒNG TC-KH HUYỆN NINH GIANG. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang. a. Nhận xét chung: Khác hẳn thời bao cấp để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay, đòi hỏi nhiệm vụ của công tác tổ chức thu, chi phải đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao. Một là bên cạnh sự đảm bảo chính xác đầy đủ và kịp thời của công tác thu thì nhiệm vụ của công tác tổ chức hạch toán chi cũng phải đảm bảo những nguyên tắc đó với mục đích phản ánh đúng thực trạng kết quả và hiệu quả công việc của các đơn vị trực thuộc. Hai là, từ những thông tin về chi người làm công tác này phải phân tích đánh giá kiến nghị những giải pháp về tổ chức quản lý trong đơn vị, dự báo những diễn biến tình hình hoạt động của đơn vị trong thời gian tới. Với yêu cầu nói trên, việc nhận xét, đánh giá và kiến nghị về công tác hạch toán chi hành chính sự nghiệp ở một đơn vị không phải là vấn đề đơn giản. Trong điều kiện thực tập ở đơn vị gần 3 tháng qua sự tìm hiểu với lượng thông tin rất hạn chế, vì vậy tôi chỉ nêu được một số nhận xét và kiến nghị về công tác hạch toán chi hành chính sự nghiệp ở phòng TC-KH huyện Ninh Giang như sau: - Những ưu điểm trong công tác chi hành chính sự nghiệp tại phòng: Phòng TC - KH huyện Ninh Giang là một đơn vị hành chính sự nghiệp các cấp cơ sở thực hiện nhiệm vụ quản lý, giám sát mọi hoạt động ngân sách cả các đơn vị dự toán, các ngành kinh tế ở huyện sao cho hợp lý đó cung là công việc chung góp phần ổn định và phát triển kinh tế của toán huyện nói riêng và nói chung là kinh tế của toán xã hội. Để đạt được điều đó các cấp lãnh đạo trong phòng không ngừng quản lý chặt chẽ các vấn đề mới nảy sinh ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình chính trị xã hội. Vì thế phòng TC- KH huyện Ninh Giang đã giám sát mọi nguồn chi ngân sách chỉ đạo cho tất cả các đơn vị thu đúng, chi đủ những cũng phải chi đúng, kịp thời, đúng tính chất và hợp lý các khoản chi theo quy định của luật ngân sách. Bộ máy kế toán của đơn vị tổ chức hết sức gọn nhẹ quy trình làm việc khoa học, cán bộ được bố trí hợp lý, phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi người tạo điều kiện để nâng cao trách nhiệm công việc được giao. Về công tác kế toán đơn vị đã tổ chức hạch toán đi từ chứng từ ban đầu hết sức đầy đủ, hợp lệ và tuân thủ các quy trình của Nhà nước về quản lý kinh tế tài chính nhất là những quy định về chính sách chế độ kế toán hiện hành. Đặc biệt bộ máy kế toán của đơn vị đã tự tìm hiểu nghiên cứu, thích ứng đầy đủ những đổi mới về chế độ kế toán nói riêng và tổ chức bộ máy kế toán nói chung cho phù hợp với cơ chế quản lý tài chính mới theo quy luật phát triển một cách tất yếu, khách quan của xã hội mà Nhà nước đã ban hành. b. Sự cần thiết Ngân sách huyện là khâu chỉ đạo, là điều kiện vững chắc vật chất quan trọng để toàn bộ tổ chức bộ máy nhà nước cấp huyện thực hiện các chức năng nhiệm vụ do Hiến pháp quy định. Qua thực trạng công tác quản lý ngân sách trên địa bàn huyện Ninh Giang tỉnh Hải Dương cho thấy với cơ chế cấp phát ngân sách hiện nay là rất quan trọng và cần thiết. Phòng TC - KH huyện là cơ quan tham mưu cho UBND huyện trong việc lập và phân bổ dự toán ngân sách, đồng thời là cơ quan ra lệnh chi và thông báo hạn mức kinh phí. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán chi HCSN phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang : - Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang phải đảm đương nhiều lĩnh vực nhưng do biên chế của phòng hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc do vậy phòng nên tổ chức tăng thêm biên chế hoặc ký tuyển nhân viên hợp đồng. - Hạn chế công tác kế toán thủ công - Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang nên áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán, có thể dùng các phần mềm kế toán trên thị trường hoặc lập trình riêng một phần mềm cho đơn vị mình. PHẦN KẾT LUẬN Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán chi HCSN nói chung và công tác tổ chức kế toán ở phòng KH - TC - TM - KH huyện Ninh Giang là một vấn đề hết sức cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được hiệu quả cao trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao trong lĩnh vực hoạt động hành chính sự nghiệp. Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này em đã đi sâu vào nghiên cứu công tác tổ chức kế toán chi hành chính sự nghiệp tại cơ sở. Qua quá trình thực tập em đã lý giải và hiểu cặn kẽ được những thắc mắc những vấn đề khó hiểu khi tham khảo tài liệu cũng như khi nghe giảng ở trường. Với giới hạn là 1 chuyên đề tốt nghiệp phản ánh về tổ chức công tác kế toán chi hành chính sự nghiệp em đã nghiên cứu lý luận em đã học ở trường và thông qua thực tiễn, thực tập tại cơ sở để tìm hiểu, đánh giá những mặt ưu điểm nhược điểm, những mặt còn tồn tại và nghiên nhân của nó nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán của đơn vị. - Sau cùng, qua đợt thực tập này em xin được chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của phòng TC - TM - KH đã tạo điều kiện thực tập tham khảo tài liệu cũng như đóng góp, bổ sung ý kiến để hoàn thiện hơn chuyên đề tốt nghiệp này. - Em xin được chân thành cảm ơn thầy Phan Mạnh Thường đã hướng dẫn và chỉ bảo tận tình trong suốt quá trình thực tập để em hoàn thành được chuyên đề này. Em xin được chân thành cảm ơn. Sinh viên: Hà Trung Kiên Tài liệu tham khảo 1, Tổ chức công tác kế toán (Tài liệu học tập)_ Đại học dân lập Phương Đông 2, Kế toán ngân sách nhà nước và hành chính sự nghiệp: Tài liệu học tập ( Đại học dân lập Phương Đông). 3, Hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp ( Những văn bản pháp quy) Nhà xuất bản tài chính. 4, Hạch toán kế toán hành chính sự nghiệp - Sơ đồ hướng dẫn hạch toán -Hướng dẫn chuyển sổ.( Nhà xuất bản tài chính.) 5, Hướng dẫn thực hiện luật NSNN (Nhà xuất bản tài chính) 6, Hệ thống mục lục NSNN ( Nhà xuất bản tài chính).