Chuyên đề Tổ chức công tác Hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Seiyo Việt Nam

hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức tốt kho tàng bến bãi trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý với vật liệu, công cụ dụng cụ. - Ở khâu sử dụng: yêu cầu sử dụng hợp lý, tiết kiệm theo định mức dự toán chi phí để hạ thấp được chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. - Ở khâu dự trữ: xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thường, không ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. a). Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ là sắp xếp vật liệu, công cụ dụng cụ thành từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nhất định. a1). Phân loại nguyên vật liệu. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau với vai trò, công dụng, chức năng và đặc tính lý hoá … khác nhau. Và để tiến hành công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu có hiệu quả thì phải phân loại nguyên vật liệu, căn cứ vào các tiêu thức sau: * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp bao gồm: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài) là yếu tố chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm như: sắt thép trong công nghiệp cơ khí; gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản …bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm như một số chi tiết máy; cụ thể nguyên vật liệu chính của công ty là các hạt nhựa màu, một số hạt nhựa khác để đổ thành linh kiện, khung chi tiết máy... - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất ra sản phẩm. Thông thường vật liệu phụ phải đi kèm với nguyên vật liệu chính: bảo quản đóng gói sản phẩm, thuốc nhuộm, dầu nhờn, xà phòng, túi bọc, xốp chèn sản phẩm, thùng đựng sản phẩm… - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng cho các giai đoạn của sản xuất, cho các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải bao gồm thể rắn, thể lỏng, thể khí, ga … - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc được dự trữ để phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị : như vòng bi, vòng đệm … - Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, các thiết bị cần lắp, các vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là vật liệu chưa được kể tên ở trên bao gồm phế liệu do quá trình sản xuất loại ra (gỗ, sắt, vải vụn) hay phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại doanh nghiệp nêu trên lại được chia thành từng nhóm thứ, quy cách … * Căn cứ vào nguồn hình thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài, thuê ngoài gia công chế biến. - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến. - Nguyên vật liệu được biếu tặng, viện trợ. - Các nguồn khác: khách hàng trả, cấp trên cấp, liên doanh … a2). Phân loại công cụ dụng cụ. Tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý của doanh nghiệp mà công cụ dụng cụ có thể được phân loại theo các cách khác nhau. Phân loại theo mục đích sử dụng thì công cụ dụng cụ gồm các loại sau: - Công cụ, dụng cụ lao động. - Bao bì luân chuyển. - Đồ dùng cho thuê. b). Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho (trong đó bao gồm cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được song đối với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất nhiều mặt hàng, sử dụng nhiều loại như vật liệu. Hoạt động nhập xuất diễn ra thường xuyên liên tục, nếu áp dụng theo nguyên tắc giá gốc thì rất phức tạp khó đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày trên phiếu nhập xuất và ghi sổ kế toán chi tiết. Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc diện đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị vật liệu mua vào là giá gốc không có thuế GTGT đầu vào. Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá trị nguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT đầu vào). b1). Giá gốc (thực tế) nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm các khoản chi phí khác nhau, được xác định theo từng trường hợp cụ thể sau: * Trường hợp mua ngoài: Giá gốc VL, CCDC mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (đã trừ các khoản chiết khấu, giảm giá) + Các loại thuế không được + Chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng Chi phí thu mua thực tế bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, …vật liệu, CCDC từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có), các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có) được trừ khỏi chi phí mua. Trong trường hợp chi phí mua ngoài liên quan đến nhiều loại NVL, CCDC thì phải tính toán phẩn bổ cho từng thứ có liên quan theo tiêu chuẩn trọng lượng hoặc giá kế hoạch của đơn vị. * Trường hợp tự gia công chế biến: Giá gốc NVL, CCDC nhập kho = Giá gốc NVL, CCDC + Chi phí chế biến * Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến: Giá gốc VL, CCDC mua ngoài nhập kho = Giá gốc VL, CCDC xuất thuê ngoài chế biến + Tiền thuê ngoài gia công chế biến + Chi phí vận chuyển bốc xếp và các chi phí khác * Trường hợp nhận vốn góp liên doanh, góp cổ phần: Giá gốc NVL, CCDC nhập kho = Trị giá do hội đồng liên doanh xác định + Chi phí tiếp nhận (nếu có) * Trường hợp giá gốc (giá thực tế) có thể thu nhặt được, phế liệu thu hồi là giá trị thực tế ước tính có thể sử dụng được hoặc giá có thể bán được trên thị trường. b2). Giá gốc (giá thực tế) của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được nhập từ nhiều nguồn khác nhau vì vậy giá gốc của từng lần nhập kho khác nhau. Vì vậy khi xuất kho kế toán phải tính toán giá gốc hàng xuất kho, việc tính toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá hàng tồn kho sau: * Phương pháp đơn giá bình quân (bình quân gia quyền): - Nội dung: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). - Công thức tính: + Công thức tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng: Giá trị thực tế VL, CCDC xuất dùng = Số lượng VL, CCDC xuất dùng * Đơn giá bình quân gia quyền Trong đó đơn giá bình quân được tính theo một trong những phương pháp sau: Phương pháp 1: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: được tính vào cuối kỳ: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (cuối kỳ) = Trị giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ Số lượng VL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế VL, CCDC nhập kho trong kỳ + Số lượng VL, CCDC nhập kho trong kỳ Việc áp dụng công thức trên có ưu điểm là đơn giản, dễ tính nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa việc tính toán dồn vào cuối năm gây ảnh hưởng tới công tác kế toán nói chung. Phương pháp 2: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (đơn giá bình quân liên hoàn): Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = Trị giá thực tế VL, CCDC tồn trước khi nhập Số lượng VL, CCDC tồn trước khi nhập + Trị giá thực tế VL, CCDC nhập kho liền kề + Số lượng VL, CCDC nhập kho liền kề Phương pháp trên khắc phục được nhược điểm của phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ, vừa chính xác vừa cập nhật nhưng nhược điểm là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều. Phương pháp 3: Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá bình quân cuối kỳ trước = Trị giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Số lượng VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Phương pháp tính toán trên đơn giản tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của VL, CCDC trong kỳ. * Phương pháp nhập trước xuất trước: - Nội dung: Phương pháp này dựa trên giả thiết VL, CCDC nhập trước được xuất hết xong mới đến lần sau. - Ưu điểm: Đảm bảo việc t ính giá trị thực tế của VL, CCDC xuất dùng một cách kịp thời, chính xác, công việc kế toán không bị dồn vào cuối tháng. - Nhược điểm: Đòi hỏi phải tổ chức kế toán chi tiết, chặt chẽ theo dõi đầy đủ số lượng, đơn giá của từng lần nhập. * Phương pháp thực tế đích danh: - Nội dung: Theo phương pháp này VL, CCDC xuất kho thuộc lô hàng nào thì tính theo đơn giá mua thực tế của lô hàng nào đó. - Ưu điểm: Tính giá trị thực tế của VL, CCDC xuất dùng kịp thời, chính xác. - Nhược điểm: Đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi chặt chẽ từng lô hàng. * Phương pháp nhập sau xuất trước: - Nội dung: Phương pháp này dựa trên giả định hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được sản xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. b3). Đánh giá VL, CCDC theo giá hạch toán: - Điều kiện áp dụng: Thích hợp đối với những doanh nghiệp có chủng loại VL, CCDC nhiều, việc nhập xuất được diễn ra thường xuyên hàng ngày, giá VL, CCDC lại biến động thường xuyên, thông tin về giá không kịp thời. - Nội dung: Giá hạch toán là giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong thời gian dài có thể là giá kế hoạch hoặc giá quy định của doanh nghiệp. Để tính được giá thực tế của VL, CCDC xuất dùng trước hết phải tính hệ số chênh lệch (H) giữa giá thành thực tế và giá hạch toán của VL, CCDC theo từng loại. Hệ số chênh lệch giá được tính theo công thức: H = Trị giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán VL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế VL, CCDC nhập kho trong kỳ + Giá hạch toán VL, CCDC nhập kho trong kỳ Sau khi tính được hệ số chênh lệch giá VL, CCDC kế toán tính giá trị thực tế VL, CCDC xuất dùng trong tháng theo công thức sau: Giá thực tế VL, CCDC xuất dùng trong tháng = Giá hạch toán VL, CCDC xuất dùng trong tháng * H 1.2. Các chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ. - Chứng từ sử dụng: + Hoá đơn mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá dịch vụ. + Phiếu nhập kho. + Phiếu xuất kho. Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 2.5: sản xuất sản phẩm Phiếu xuất kho Phiếu NK NVL Thủ kho Hoá đơn mua Phiếu NK TP Phòng kế toán 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. * Thủ kho nhập kho và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trước khi tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, khi NVL, CCDC về tới công ty đều phải làm đầy đủ các thủ tục nhập kho và đánh giá NVL, CCDC. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định tất cả các loại NVL, CCDC khi về đến công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi hàng về người cung cấp và nhân viên tiếp liệu chuyển hoá đơn vị cho bộ phận kế toán để đối chiếu kiểm tra nếu hàng mua đủ và đúng theo hợp đồng thì lập phiếu nhập kho. Sau đó nhân viên tiếp liệu cầm phiếu nhập kho đề nghị thủ kho cho nhập kho. Trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra số lượng NVL, CCDC thực có quy cách phẩm chất NVL, CCDC. Nếu đảm bảo yêu cầu thì lập phiếu kiểm nghiệm (Biên bản kiểm nghiệm) rồi ký vào phiếu, đề nghị cho nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên do bộ phận kế toán giữ, 1 liên do nhân viên tiếp liệu giữ và 1 liên do thủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho theo chi tiết số liệu rồi chuyển về phòng kế toán. Đối với NVL, CCDC mua ngoài nhập kho khi mua về thường xảy ra 2 trường hợp. Nếu doanh nghiệp bán cho công ty chịu trách nhiệm vận chuyển về tận công ty chi phí vận chuyển xe được tính ngay trong hoá đơn mua và giá vốn công ty mua hàng chính là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng (HĐ GTGT). Công ty không phải nộp thuế GTGT. * Thủ tục xuất kho và đánh giá NVL, CCDC xuất kho. Khi phân xưởng có nhu cầu về NVL, CCDC phục vụ cho quá trình sản xuất, nhân viên thống kê ở phân xưởng sẽ viết đơn xin lĩnh vật tư và chủ quản phân xưởng sẽ ký nhận vào đơn. Nhân viên thống kê đem đơn đến bộ phận kế hoạch, bộ phận căn cứ vào kế hoạch sản xuất giao cho phân xưởng đó và định mức tiêu hao NVL, CCDC để lập phiếu xuất kho có đủ chữ ký của người có thẩm quyền. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên do bộ phận kế hoạch giữ, 1 liên giao cho nhân viên thống kê phân xưởng và 1 liên do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu, số lượng sau đó chuyển lên phòng kế toán. Công ty áp dụng tính giá thực tế VL, CCDC xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị vật liệu tồn đầu tháng + Giá thực tế VL nhập kho trong tháng Đơn giá bình quân 1 đv VL xuất kho Số lượng VL tồn đầu tháng + Số lượng VL nhập kho trong tháng = Công ty tính giá thực tế CCDC theo giá thực tế đích danh tức đơn giá mua như thế nào thì cũng tính giá xuất dung theo giá đó. Các loại CCDC đều được phân bổ 1 lần trong kỳ nên chỉ việc hạch toán theo giá thực tế. - Chứng từ sử dụng: Để tổ chức NVL, CCDC nói chung và kế toán chi tiết NVL, CCDC nói riêng, trước hết phải áp dụng phương pháp chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán. Tại công ty các chứng từ kế toán ghi sổ được sử dụng để hạch toán chi tiết kế toán NVL, CCDC bao gồm: Hoá đơn giá trị gia tăng; phiếu kiểm nghiệm NVL, CCDC; phiếu chi; phiếu nhập kho; phiếu xuất kho… * Phiếu nhập kho: - Mục đích: Nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. - Phương pháp lập phiếu nhập kho: Góc bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho. Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê. Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập. Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập). Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho. Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn, …tuỳ theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực nhập. Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập cùng một phiếu nhập kho. Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài), 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết 1 lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ. * Phiếu xuất kho: - Mục đích: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. - Phương pháp lập phiếu xuất kho: Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận ): số và ngày, tháng, năm lập phiếu, l ý do xuất kho và xuất kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng. Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu). Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán …tuỳ theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho. Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho. Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập thành 3 liên (tuỳ theo tổ chức và quy định). Sau khi lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên). Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Kế toán chi tiết NVL, CCDC công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song: các cơ sở kế toán chi tiết được sử dụng gồm thẻ kho; sổ chi tiết NVL, CCDC; bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn. - Trình tự hạch toán: + Ở kho: Thẻ kho và các chứng từ nhập xuất cuối tháng thủ kho tiến hành tính số tồn kho của từng thứ VL, CCDC. + Ở phòng kế toán: Cuối tháng kế toán NVL, CCDC xuống nhận chứng từ. Kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; sau đó vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, đối chiếu kiểm tra với sổ thẻ của thủ kho. Sổ chi tiết NVL, CCDC dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho. Việc ghi chép chỉ tiêu số lượng, giá trị được thực hiện vào cuối tháng sau khi tính được đơn giá bình quân; vì giá thực tế CCDC được tính theo phương pháp thực tế đích danh. Căn cứ để ghi sổ chi tiết NVL, CCDC là chứng từ gốc do thủ kho chuyển lên ( Hoá đơn mua hàng, PNK, PXK, …) và được mở cho mỗi loại VL, CCDC được ghi theo cả 2 chỉ tiêu đồng thời định khoản luôn tài khoản đối ứng, có thể tính ngay giá trị tồn kho cuối tháng. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, căn cứ là số liệu trong các sổ kế toán chi tiết được mở theo từng thứ. 1.4. Kế toán tổng hợp. Đối với doanh nghiệp sản xuất, kế toán tổng hợp NVL, CCDC là không thể thiếu được đặc biệt là ở công ty TNHH Seiyo Việt Nam, công tác kế toán tổng hợp NVL, CCDC được hạch toán đầy đủ, chính xác giá trị thực tế của VL, CCDC từ nhập kho đến xuất kho. Công ty chọn phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán tổng hợp NVL, CCDC và không chịu thuế GTGT. Để hạch toán công ty sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu (bao gồm các tài khoản chi tiết): - TK 152.1: Nguyên vật liệu chính - TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan: TK 111, 112, 138, 331… Công ty sử dụng các Chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái và các bảng tổng hợp … 1.5.Trích dẫn một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 01 năm 2008 tại công ty TNHH Seiyo Việt Nam. Trích tài liệu tại công ty trong tháng 01 có diễn ra một số hoạt động N – X - T của tháng trước chuyển sang được ghi vào cột tồn của tháng này. Trong tháng 01 năm 2008 diễn ra một số hoạt động nhập xuất như sau Công ty được nghỉ l ngày :TÕt d­¬ng lich 01 tháng 01 năm 2008 Ngày 04/01/2008, công ty mua nguyên vật liệu nhựa màu của công ty TNHH Sik Việt Nam, khi mua về công ty nhận được hoá đơn số 000049 do công ty Sik giao cho. Biểu số 2.1: SIK VIỆT NAM HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 04 tháng 01 năm 2008 KÝ HIỆU/SERY: AA/2007T Mẫu số: 01GTKT-3LL SỐ/No: 000049 Người bán: CÔNG TY TNHH SIK VIỆT NAM Seller: SIK VIETNAM CO., LTD Địa chỉ: Huyện An Hải, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam Address: Nomura-HaiphongIZ, Anhai Dist, Haiphong City, VietnamTel: (84 - 31) 618 659 Fax: (84 - 31) 618 661 Mã số thuế (Tax code): 0 2 0 0 5 4 0 5 9 5 Người mua: CÔNG TY TNHH SEIYO VIỆT NAM Buyer: SEIYO VIET NAM CO.,LTD Địa chỉ (Address): D1, QUE VO INDUSTRIAL PARK, BACNINH, VN Tel: 84-241-634136 Fax: 84-241-634019 Mã số thuế (Tax code): 2 3 0 0 2 4 3 9 8 4 Điều kiện thanh toán: Term of payment: TT 60 days after end of delivery month Thanh toán qua chuyển khoản. TT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Màu xám bạc A1180 Kg 2.000 26.944 53.888.000 2 Màu xám Magntic Kg 2.000 26.944 53.888.000 3 Màu trắng Canada 576H Kg 1.000 27.313 27.313.000 4 Màu xám bạc 576H Kg 1.000 27.313 27.313.000 5 Màu đen Kg 2.000 27.313 54.626.000 6 Màu trung tính Kg 1.000 27.313 27.313.000 7 Màu trắng Canada 700 Kg 1.100 30.419 33.460.900 Tổng tiền thanh toán (Grand payable amount) 277.801.900 Tổng số tiền bằng chữ (Grand total in words): Hai trăm bẩy bẩy triệu, tám trăm linh một nghìn, chín trăm đồng chẵn. Xin vui lòng trả vào tài khoản số: The bank of Tokyo Misubishi UFJ, Ltd Hanoi Branch Khách hàng Kế toán trưởng Giám đốc công ty Customer Finance & Accounting M. General Director Khi về đến công ty số hàng này chưa nhập kho ngay mà phải qua kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm gồm 3 người của phòng QA, kiểm tra số lượng, quy cách phẩm chất thực tế so với yêu cầu hợp đồng và lập phiếu kiểm nghiệm. Biểu số 2.2: Công ty TNHH Seiyo VN Mẫu số: 03-VT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Ngày 04 tháng 01 năm 2008 Căn cứ vào yêu cầu số 01, ngày 04/01/2008 công ty Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông Nguyễn Văn Luận Chức vụ: Trưởng phòng Trưởng ban + Bà Nguyễn Thị Liên Chức vụ: Nhân viên Uỷ viên + Bà Nguyễn Thị Quỳnh Chức vụ: Nhân viên Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên VT, CC, SP, HH Mã số ĐVT Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đạt Số lượng không đạt 1 Màu xám bạc A1180 Kg 2.000 2.000 2 Màu xám Magntic Kg 2.000 2.000 3 Màu trắng Canada 576H Kg 1.000 1.000 4 Màu xám bạc 576H Kg 1.000 1.000 5 Màu đen Kg 2.000 2.000 6 Màu trung tính Kg 1.000 1.000 7 Màu trắng Canada 700 Kg 1.100 1.100 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Tổng số nguyên vật liệu đạt chất lượng: 10.100 Kg Cho nhập kho hoặc không cho nhập kho: Cho nhập Ngày 04 tháng 01 năm 2008. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Kiểm nghiệm (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi kiểm nghiệm đạt yêu cầu công ty sẽ tiến hành viết phiếu nhập kho và cho nhập kho nguyên vật liệu. Ta có phiếu nhập kho biểu số 2.3: Biểu số 2.3: Công ty TNHH Seiyo VN Mẫu số: 01-VT Bộ phận: Kho PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04 tháng 01 năm 2008 Nợ: 611 Số: N049 Có: 331 - Họ và tên người giao: Cao Mạnh Hà - Theo HĐ số 000049 ngày 04 tháng 01 năm 2008 của công ty Sik - Nhập tại kho: Kho vật liệu địa điểm: Công ty Seiyo TT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Màu xám bạc A1180 Kg 2.000 2.000 26.944 53.888.000 2 Màu xám Magntic Kg 2.000 2.000 26.944 53.888.000 3 Màu trắng Canada 576H Kg 1.000 1.000 27.313 27.313.000 4 Màu xám bạc 576H Kg 1.000 1.000 27.313 27.313.000 5 Màu đen Kg 2.000 2.000 27.313 54.626.000 6 Màu trung tính Kg 1.000 1.000 27.313 27.313.000 7 Màu trắng Canada 700 Kg 1.100 1.100 30.419 33.460.900 Cộng 10.100 10.100 277.801.900 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm bẩy bẩy triệu, tám trăm linh một nghìn, chín trăm đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: ………………. Ngày 04 tháng 01 năm 2008 Người lập Người giao Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho anh Cao Mạnh Hà, 1 liên gửi lên phòng kế toán, thủ kho giữ lại 1 liên làm căn cứ ghi thẻ kho. Trong cùng ngày xuất ngay vật liệu cho phòng thành hình để sản xuất, thủ kho chỉ ghi vào cột số lượng, cột đơn giá được kế toán ghi vào cuối tháng sau khi đã tính ra giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ như sau: Lấy ví dụ cụ thể của nguyên vật liệu hạt nhựa màu trung tính, tồn đầu tháng 01 số lượng là 10.750 kg, đơn giá bình quân cuối tháng 12 là 27.313 đ/kg, tổng số tiền là 293.614.750 đ; nhập trong tháng là 17.590 kg, đơn giá nhập là 27.317 đ/kg, tổng tiền là 480.505.900 đ; đơn giá xuất kho trong tháng được tính: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (tháng 1) = Trị giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ Số lượng VL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế VL, CCDC nhập kho trong kỳ + Số lượng VL, CCDC nhập kho trong kỳ = = 293.614.750 10.750 + 480.505.900 + 17.590 = 27.315 (đ/kg) Tương tự, các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khác cũng tính giá theo phương pháp trên. Biểu số 2.4: Công ty TNHH Seiyo VN Mẫu số: 01-VT Bộ phận: Kho PHIẾU XUẤT KHO Ngày 04 tháng 01 năm 2008 Nợ: 621 Số: X00049 Có: 611 - Họ và tên người nhận hàng: Tạ Đình Long Bộ phận: Thành hình - Lý do xuất kho: Xuất để sản xuất - Xuất tại kho: Kho vật liệu địa điểm: Công ty Seiyo TT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Màu xám bạc A1180 Kg 250 250 26.944 6.736.000 2 Màu trung tính Kg 300 300 27.315 8.194.500 3 Màu trắng Canada 700 Kg 400 400 30.419 12.167.600 Cộng 950 950 27.098.100 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai bẩy triệu, không trăm chín tám nghìn, một trăm đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: ……01…………. Ngày 04 tháng 01 năm 2008 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: anh Long giữ 1 liên về bộ phận sử dụng theo dõi, thủ kho giữ 1 liên vào thẻ kho và gửi lên phòng kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho số N049 và phiếu xuất kho số X00049, thủ kho ghi vào thẻ kho đối với từng nguyên vật liệu nhập xuất, từ ngày 04/01/08 trở đi cho đến hết tháng phát sinh tiếp những nghiệp vụ mới, nhưng điều kiện không cho phép em xin trích dẫn một vài nghiệp vụ trong tháng: Biểu số 2.5: Công ty TNHH Seiyo VN Mẫu số: S12-DN THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 04/01/2008 Tờ số: 01 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Màu xám bạc A1180 - Đơn vị tính: Kg TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Số dư 31/12/07 2.300 1 N049 04/01 Mua Sik 04/01 2.000 4.300 2 X00049 04/01 Xuất sản xuất 04/01 250 4.050 3 N059 05/01 Mua Toyoink 05/01 3.500 7.550 ………. Cộng cuối tháng 13.000 14.300 1.000 Sổ này có 02 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 02. Ngày mở sổ: 04/01/2008 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Tương tự lập Thẻ kho chi tiết cho các nguyên vật liệu nhập trong ngày 04/01/08 của hoá đơn 000049 trên và các ngày trong tháng, điều kiện không cho phép xin trích dẫn một biểu trên làm ví dụ. Cuối tháng, kế toán cụ thể là chị Hoàng Thị Thanh Loan nhận phiếu nhập, phiếu xuất kho từ thủ kho sau khi đã đối chiếu ở Thẻ kho và ký xác nhận; tính ra đơn giá xuất kho và ghi số liệu từ chứng từ vào Chứng từ ghi sổ với các nghiệp vụ phát sinh từ ngày 04/01/08 đến ngày cuối cùng tháng 01. Bổ sung ngày 04/01/08 công ty trả tiền mua nguyên vật liệu ngay cho công ty Sik bằng chuyển khoản. Biểu số 2.6: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số S02a - DN Địa chỉ: Quế Võ - Bắc Ninh. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 091 Ngày 04 tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Màu xám bạc A1180 611 331 53.888.000 Màu xám Magntic 611 331 53.888.000 Màu trắng Canada 576H 611 331 27.313.000 Màu xám bạc 576H 611 331 27.313.000 Màu đen 611 331 54.626.000 Màu trung tính 611 331 27.313.000 Màu trắng Canada 700 611 331 33.460.900 Màu xám bạc A1180 621 611 6.736.000 Màu trung tính 621 611 8.194.500 Màu trắng Canada 700 621 611 12.167.600 Trả tiền mua NVL 331 112 277.801.900 Cộng 582.701.900 Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 04 tháng 01 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.7: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số S02a - DN Địa chỉ: Quế Võ - Bắc Ninh. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 092 Ngày 06 tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Mua kính tấm của Acryex 611 331 37.247.040 Màu xám Magntic 611 331 53.888.000 Màu trắng Canada 576H 611 331 54.626.000 Màu xám bạc 576H 611 331 54.626.000 Màu đen 611 331 40.969.500 Màu trung tính 611 331 27.313.000 Màu trắng Canada 700 611 331 60.838.000 Cộng 292.260.500 Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 06 tháng 01 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trong tháng tiếp tục phát sinh mua các nguyên vật liệu chính và đồng thời cũng mua các nguyên vật liệu phụ và một số công cụ dụng cụ. Căn cứ vào HĐ 00082 mua túi bóng của công ty Tấn Tài, Hưng Yên ngày 07/01/2008 vào phiếu nhập kho số N079 và các nghiệp vụ, nhập - xuất trong tháng…Vào thẻ kho: Biểu số 2.8: Công ty TNHH Seiyo VN Mẫu số: S12-DN THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 07/01/2008 Tờ số: 35 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Túi bóng 180*154 - Đơn vị tính: Kg - Tên kho: Vật liệu phụ TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Số dư 31/12/07 400 1 N079 07/01 Mua Tấn Tài 07/01 300 700 2 X00079 07/01 Xuất QLSX 07/01 200 500 3 N129 12/01 Mua Hiển Vinh 12/01 50 550 …… Cộng cuối tháng 6.000 6.050 350 Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01. Ngày mở sổ: 07/01/2008 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Tương tự, kế toán vào các Chứng từ ghi sổ của vật liệu phụ: Chứng từ ghi sổ số 093: Biểu số 2.9: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số S02a - DN Địa chỉ: Quế Võ - Bắc Ninh. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 093 Ngày 07 tháng 01 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Mua túi bóng 100*200(HV) 611 331 6.000.000 Mua túi bóng 180*154 (TT) 611 331 8.100.000 Xuất túi loại 180*154 627 611 5.400.000 Cộng 19.500.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 07 tháng 01 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày 10/01/2008 phát sinh một số nghiệp vụ mua và xuất công cụ dụng cụ sau: Công ty may áo đồng phục mùa đông cho công nhân viên trong công ty của công ty Xuân Hoà, Bắc Giang, số lượng 1.500 cái với giá là 55.000 đ/cái, số tiền ghi trên hoá đơn là: 82.500.000 đ; và mua xe nâng, khuôn đúc loại nhỏ của cửa hàng Ngọc Trung, số 38 - Trần Hưng Đạo - TP. BN. Biểu số 2.10: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số: S12-DN THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 10/01/2008 Tờ số: 50 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Công cụ, dụng cụ. - Đơn vị tính: Kg TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Số dư 31/12/07 260 1 N109 10/01 May áo đồng phục 10/01 1.500 1.760 2 X00139 13/01 Phát áo đồng phục 13/01 600 1.160 Cộng cuối tháng 1.500 600 1.160 Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01. Ngày mở sổ: 10/01/2008 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán vào các Chứng từ ghi sổ: Biểu số 2.11: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số S02a - DN Địa chỉ: Quế Võ - Bắc Ninh. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 094 Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D May áo đồng phục 611 331 82.500.000 Mua xe nâng 611 331 15.800.000 Khuôn đúc loại nhỏ 611 331 4.000.000 Cộng 102.300.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.12: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số S02a - DN Địa chỉ: Quế Võ - Bắc Ninh. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 095 Ngày 12 tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Mua túi loại 180*154 (HV) 611 331 1.375.000 Mua túi loại 750*530 (TT) 611 331 2.700.000 Mua xốp chèn Cocomo 611 331 12.000.000 Mua thùng catton 611 331 492.250.000 Cộng 508.325.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 12 tháng 01 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.13: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số S02a - DN Địa chỉ: Quế Võ - Bắc Ninh. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 096 Ngày 13 tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Mua máy in 611 331 3.200.000 Xuất máy in 642 611 3.200.000 Phát áo đồng phục 600C 627 611 33.000.000 Máy khoan 611 331 1.900.000 Xuất máy khoan 627 611 1.900.000 Xuất khuôn đúc 621 611 4.000.000 Cộng 47.200.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 13 tháng 01 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.14: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số S02a - DN Địa chỉ: Quế Võ - Bắc Ninh. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 097 Ngày 14 tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Mua nguyên vật liệu của Hirata 611 331 102.310.000 Xuất cho thành hình sản xuất 621 611 15.346.500 Mua băng dính hai mặt (18*18) 611 311 50.544.000 Mua sơn loại 18 kg/thùng 611 331 48.030.000 Cộng 216.230.500 Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 14 tháng 01năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ số 091, 092, 093, 094… kế toán vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Biểu số 2.15: Đơn vị :Công ty TNHH Seiyo VN Mẫu số: S02b-DN Địa chỉ: KCN Quế Võ - Bắc Ninh SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 01, năm 2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng 091 04/01/2008 582.701.900 092 06/01/2008 292.260.500 093 07/01/2008 19.500.000 094 10/01/2008 102.300.000 095 12/01/2008 508.325.000 096 13/01/2008 47.200.000 097 14/01/2008 216.230.500 ………… - Cộng tháng 3.404.771.400 - Cộng tháng Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01. Ngày mở sổ: 31/01/2008 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Giải thích: Đầu kỳ, nhựa màu xám bạc A1180 tồn số lượng 2.300 kg, đơn giá cuối kỳ là 26.944 đ/kg. Nợ TK 621: 61.971.200 (2.300*26.944) Có TK 611: 61.971.200 Trong kỳ nhập tổng số lượng là 13.000 kg, ta nhân với giá thực tế mua của tháng 01 là 26.944 đ/kg. Ta định khoản như sau: Nợ TK 611: 350.272.000 (13.000*26.944) Có TK 331(Sik): 350.272.000 Xuất với khối lượng là 14.300 kg, do giá đầu kỳ và giá thực tế nhập trong kỳ không thay đổi nên ta vẫn nhân với giá đầu kỳ đó: Nợ TK 621: 385.299.200 (14.300*26.944) Có TK 611: 385.299.200 Trả tiền người bán thì định khoản là: Nợ TK 331: 350.272.000 Có TK 112: 350.272.000 (đây là chỉ ví dụ của nguyên vật liệu này thôi, còn khi trả thì trả tiền theo hoá đơn tức là gồm nhiều nguyên vật liệu khác cộng tổng lại). Trong kỳ công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường” vì hàng công ty mua ngoài luôn về cùng hoá đơn. Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ, B ảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, kế toán kết chuyển tổng số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ từ các tài khoản có liên quan và vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp cụ thể: Biểu số 2.16: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số: S02c1- DN Khu CN Quế Võ - Bắc Ninh SỔ CÁI Tháng 01 năm 2008 Tên tài khoản: Mua hàng Số hiệu: 611 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải SH TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 04/01 - Kết chuyển số dư đầu tháng 152 885.715.900 04/01 153 15.500.000 - Số phát sinh trong tháng 31/01 091/2… Mua NVL, CCDC trong tháng 331 3.404.771.400 31/01 X00049/. Xuất NVL cho thành hình sản xuất 621 2.297.935.596 31/01 ….. Xuất CCDC cho bộ phận quản lý 642 3.200.000 31/01 ….. Xuất CCDC cho sản xuất chung 627 434.320.000 31/01 ….. 31/01 Kết chuyển cuối kỳ 152 1.356.901.704 153 213.630.000 Cộng tổng số phát sinh 3.404.771.400 4.305.987.300 Cộng tổng 4.305.987.300 4.305.987.300 Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ. Sổ này có 01 trang, đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang số 01. Ngày mở sổ: 31/01/2008 Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Định khoản các nghiệp vụ chủ yếu cụ thể của Sổ cái tài khoản 611, như sau: +) Nợ TK 611: 901.215.000 Có TK 152: 885.715.900 Có TK 153: 15.500.000 +) Nợ TK 611: 3.404.771.400 Có TK 331: 3.404.771.400 +) Nợ TK 621: 2.297.935.596 Nợ TK 642: 3.200.000 Nợ TK 627: 434.320.000 Có TK 611: 2.735.455.596 +) Nợ TK 152: 1.356.901.704 Nợ TK 153: 213.630.000 Có TK 611: 1.570.531.704 Từ Sổ cái tài khoản 611, ta vào Sổ cái tài khoản 152 - nguyên vật liệu, tài khoản 153 - công cụ dụng cụ. Biểu số 2.17: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số: S02c1- DN Khu CN Quế Võ - Bắc Ninh SỔ CÁI Tháng 01 năm 2008 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải SH TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G - Tồn đầu tháng 885.715.900 04/01 Kết chuyển đầu tháng 611 885.715.900 31/01 Kết chuyển cuối tháng 611 1.356.901.704 - Số dư cuối tháng 01 1.356.901.704 Sổ này có 01 trang, đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang số 01. Ngày mở sổ: 31/01/2008 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.17: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số: S02c1- DN Khu CN Quế Võ - Bắc Ninh SỔ CÁI Tháng 01 năm 2008 Tên tài khoản: Công cụ, dụng cụ Số hiệu: 153 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải SH TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G - Tồn đầu tháng 15.500.000 04/01 Kết chuyển đầu tháng 611 15.500.000 31/01 Kết chuyển cuối tháng 611 213.630.000 - Số dư cuối tháng 9 213.630.000 Sổ này có 01 trang, đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang số 01. Ngày mở sổ: 31/01/2008 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Khi mua công ty áp dụng hình thức trả bằng chuyển khoản, tổng số tiền trả trong tháng 01 được phản ánh và định khoản như sau (trong kỳ công ty không thu tiền của khách hàng bằng chuyển khoản nên chỉ có nghiệp vụ thanh toán trả tiền gửi ngân hàng). Biểu số 2.17: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam Mẫu số: S02c1- DN Khu CN Quế Võ - Bắc Ninh SỔ CÁI Tháng 01 năm 2008 Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu: 112 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải SH TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G - Số dư đầu tháng 7.236.972.411 - Số phát sinh trong tháng 31/01 091 04/01 Mua NVL của Sik 331 277.801.900 31/01 092 06/01 Mua NVL của Sik 331 292.260.500 31/01 093 07/01 Mua túi bóng của Tấn Tài 331 8.100.000 31/01 093 07/01 Mua túi bóng của Hiển Vinh 331 6.000.000 31/01 094 10/01 Mua của Xuân Hoà 331 82.500.000 31/01 094 10/01 Mua cc của CH Ngọc Trung 331 19.800.000 31/01 095 12/01 Mua của Hiển Vinh 331 1.375.000 31/01 095 12/01 Mua của Tấn Tài 331 2.700.000 31/01 095 12/01 Mua của Cocomo 331 12.000.000 31/01 095 12/01 Mua catton của Canon 331 492.250.000 31/01 096 13/01 Mua của CH Ngọc Thạch 331 9.100.000 31/01 097 14/01 Mua NVL của Hirata 331 102.310.000 31/01 097 14/01 Mua băng dính, sơn của Soken 331 98.574.000 …………. - Cộng số phát sinh tháng 9 3.404.771.400 - Số dư cuối tháng 9 4.832.201.011 Sổ này có 02 trang, đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang số 02. Ngày mở sổ: 31/01/2008 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Nợ TK 331: 3.404.771.400 Có TK 112: 3.404.771.400 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ ĐỀ NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY TNHH SEIYO VIỆT NAM. I. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ. Qua thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán nói chung và đặc biệt công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Seiyo Việt Nam; trên cơ sở những kiến thức và phương pháp luận đã được trang bị tại trường, kiến thức thu thập từ sách vở em xin có một số nhận xét sau: Công ty TNHH Seiyo Việt Nam là một công ty nước ngoài đầu tư 100% vốn ở Việt Nam; tuy mới thành lập trong thời gian ngắn gần đây nhưng công ty đã và đang không ngừng xây dựng, phát triển lớn mạnh cả về quy mô sản xuất, và lao động trên thị trường Việt Nam, với khách hàng chính là Công ty Canon một ở Thăng Long, Hà Nội và một ở Quế Võ, Bắc Ninh. Cùng với sự phát triển của công ty về hệ thống quản lý nói chung, và bộ máy kế toán nói riêng, đặc biệt là khâu kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã đảm bảo được tính thống nhất phạm vi phương pháp tính toán phản ánh trung thực, rõ ràng; tổ chức kế toán phù hợp với quy định đặc điểm của công ty cũng như Bộ tài chính. Tình hình hoạt động rất tốt, đồng đều, việc thực hiện nộp các chứng từ và ngân sách Nhà nước nhanh, sớm so với thời hạn. 1. Ưu điểm. Công ty chủ yếu nhập nguồn nguyên vật liệu từ nước ngoài và một số công ty liên doanh tại Việt Nam, quy trình bảo đảm rất chặt chẽ nên nâng cao được chất lượng thu mua kịp thời, hợp lý đáp ứng nhu cầu đúng kinh doanh, đúng tiến độ thi công, việc bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho được chú trọng: kho phải sạch sẽ, độ ẩm vừa phải (đảm bảo kín đáo nhưng phải thông thoáng khí ra vào), bản thân nguyên vật liệu cũng không dễ hỏng theo thời tiết. Bên cạnh những khâu trên, bộ phận kế hoạch và kho kết hợp chặt chẽ với nhau trong công tác quản lý hạch toán đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất. Việc luân chuyển chứng từ công ty tuân thủ đúng, thực hiện đầy đủ nguyên tắc nhập, xuất kho. Các sổ chi tiết, Chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp nhập xuất tồn được quản lý chi tiết cụ thể về nguyên vật liệu rõ ràng, chặt chẽ, chính xác (vì đã đối chiếu với Thủ kho). 2. Nhược điểm. Do công ty tổ chức thực hiện ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp song song nhập xuất NVL, CCDC nên công việc dồn nhiều vào cuối tháng và đầu tháng kế tiếp sau. Việc ghi chép, cung cấp thông tin của kế toán không nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy, công ty cần khắc phục những hạn chế này sao cho phù hợp hơn để thông tin đảm bảo nhanh chóng, kịp thời mà vẫn chính xác. Công việc của kế toán và thủ kho có sự trùng lặp, thủ kho đã phản ánh vào Thẻ kho từ chứng từ; cuối tháng, kế toán cũng tiếp tục ghi số liệu từ chứng từ vào Chứng từ ghi sổ: làm tốn thời gian vào việc số liệu, đối chiếu. Công ty không trích lập cho dự phòng giám giá hàng tồn kho nên khi có sự biến động về giá có gây ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty. II. MỘT SỐ ĐỀ NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY. - Tăng cường kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở kịp thời những trường hợp nhân viên mua nguyên vật liệu, hàng hóa, …về nhưng chưa làm thủ tục nhập kho; để có thể lập phiếu nhập kho kịp thời giúp Thủ kho và kế toán ghi chép, theo dõi quản lý chặt chẽ hơn góp phần phát huy chức năng của kế toán là cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. - Tránh sự trùng lặp không cần thiết trong ghi chép và quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Ở kho, Thủ kho nên lập phiếu giao nhận chứng từ ghi rõ số lượng của từng nhóm, thứ riêng chứng từ nhập, chứng từ xuất để giao cho phòng kế toán ký nhận. Việc sắp xếp phải khoa học để có thể áp dụng phương pháp sổ số dư. Ở phòng kế toán: có thể kiểm tra Thẻ kho của Thủ kho ký xác nhận và vào luôn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. - Có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để yên tâm hơn về hoạt động tài chính. - Tuy đã áp dụng kế toán trên máy vi tính nhưng chưa có phần mềm kế toán nào. Vì vậy công ty cần cài đặt thêm phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm của công ty: quản lý chặt chẽ hơn nguyên vật liệu từ tồn đầu kỳ, phát sinh cho đến tồn cuối kỳ. KẾT LUẬN Có thể nói hạch toán kế toán là một trong những công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế, giúp cho ban lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và hiệu quả sản xuất kinh doanh từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết đúng đắn, kịp thời nhằm phát triển mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Seiyo Việt Nam, em nhận thấy kế toán NVL, CCDC là một bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp sản xuất. Nếu kế toán NVL, CCDC phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác số liệu thực tế và tình hình biến động NVL, CCDC trong doanh nghiệp mình thì chất lượng công tác quản lý NVL, CCDC của công ty được coi là tốt, phục vụ đắc lực cho quá trình sản xuất và ngược lại. Với kiến thức được trang bị ở trường, cùng sự hướng dẫn tận tình của cô giáo và các chị trong phòng kế toán của công ty TNHH Seiyo Việt Nam, trong thời gian thực tập ở công ty em đã tìm hiểu và nhận thấy ưu và nhược điểm của công tác kế toán NVL, CCDC trong công ty. Vì vậy, chuyên đề này em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa, nâng cao hiệu quả công tác kế toán NVL, CCDC. Trong quá trình thực hiện chuyên đề, do trình độ và sự hiểu biết của em còn nhiều hạn chế không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Vì vậy, em mong được sự đóng góp, phê bình của các thầy cô trong khoa và quý vị quan tâm để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện tốt hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Ph¹m ThÞ Minh Hoa và các chị trong phòng tài chính kế toán của công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Bắc Ninh, ngày 28 tháng 02 năm 2008 Học viên NGUYÔN THÞ THU HOµI TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp (quyển 1). 2. Chế độ kế toán doanh nghiệp (quyển 2). 3. Giáo trình hạch toán kế toán. 4. Các bài viết tham khảo về kế toán chuyên đề NVL, CCDC. 5. Giáo trình học môn kế toán. MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Sự cần thiết của chuyên đề……………………………………………....…1 2. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu của chuyên đề……………………………...2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của chuyên đề…………………………….2 4. Phương pháp nghiên cứu chuyên đề………………………………………..3 5. Bố cục của chuyên đề……………………………………………...…….....3 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ. 4 I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, VAI TRÒ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP. 4 1. Khái niệm……………………………….......................................................4 2. Chức năng………………………………………………………………..…4 3. Nhiệm vụ………………………………………………………………..…..4 4. Vai trò……………………………………………………………….……...5 5. Yêu cầu……………………………………………………………….….....6 II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 7 1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…………………..7 1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ……..……………7 1.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…….…....8 2. Các hình thức kế toán doanh nghiệp sản xuất sử dụng …………………….9 3. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ……………..18 3.1. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu (hệ thống chứng từ) ………...18 3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép …………..25 3.3. Kế toán một số trường hợp khác về NVL, CCDC ……………….34 3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán ……………………………………..39 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY TNHH SEIYO VIỆT NAM 42 I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH SEIYO VIỆT NAM 42 1. Vị trí, đặc điểm của công ty ……………………………………………....42 2. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính, thực hiện NSNN ……..42 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất …..44 4. Đặc điểm tổ chức và bộ máy quản lý của công ty ………………………..46 II. TỔ CHỨC VẬN DỤNG HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SEIYO VIỆT NAM 49 1. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán ……………………………………...49 2. Tổ chức bộ máy kế toán …………………………………………………..53 III. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY TNHH SEIYO VIỆT NAM 55 1. Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ……………55 1.1. Tổ chức thực hiện các quy định về quản lý NVL, CCDC ……….55 1.2. Các chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ ………...62 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ……………….63 1.4. Kế toán tổng hợp ………………………………………………...68 1.5. Trích dẫn một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 01 năm 2008 tại công ty TNHH Seiyo Việt Nam ……………………………………68 CHƯƠNG III. KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ ĐỀ NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY TNHH SEIYO VIỆT NAM 94 I. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC 94 1. Ưu điểm …………………………………………………………………..94 2. Nhược điểm ………………………………………………………………95 II. MỘT SỐ ĐỀ NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY TNHH SEIYO VIỆT NAM 95 KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 MỤC LỤC 99