Chuyên đề Tổ chức công tác hạch toán kế toán vật liệu ở xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung

i chính Nhóm NVL – TSCĐ Nhóm tổng hợp Thủ quỹ Bộ phận tài chính Kế toán thanh toán tiền mặt Kế toán TSCĐ và CCDCLĐ nhỏ Kế toán NVL Kế toán NL phụ tùng bao bì Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán CFSX và GTSP Kế toán tiêu thụ Kế toán tập trung Tại phòng kế toán của Xí nghiệp thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các phân xưởng không tổ chức kế toán riêng mà chỉ có bố trí các nhân viên hoạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn thu thập ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi phân xưởng phục vụ yêu cầu quản lý của phân xưởng. Cuối kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong Xí nghiệp. Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng, tiếp đó là phó phòng kế toán. Thủ quỹ được đặt dưới sự chỉ đạo của giám đốc Xí nghiệp. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ tổ chức thông tin kế toán trong phạm vi toàn Xí nghiệp thực hiện đầy đủ ghi chép ban đầu, chế độ hoạch toán và chế độ quản lý tài chính giúp giám đốc Xí nghiệp tổ chức thông tin và phân tích hoạt động kinh tế. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của các cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc đIểm tổ chức sản xuất quản lý yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung được tổ chức theo các nhóm sau: * Nhóm tài chính - Bộ phận tài chính: có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính của Xí nghiệp, thực hiện việc kiểm tra tài chính trong nội bộ Xí nghiệp, lập và ghi chép sổ chi tiết TK 136,TK 336. Cuối năm lập bảng giải trình kết quả sản xuất kinh doanh - Bộ phận kế toán tiền mặt: Viết phiếu thu, chi, nhập nhật ký chứng từ số 1 căn cứ vào TK 112 phát hành séc, uỷ nhiệm chi, cuối quý lập nhật ký chứng từ số 2. - Thủ quỹ: Giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ kế toán thanh toán tiền mặt cuối tháng lập quỹ báo cáo tiền mặt. * Nhóm TSCĐ và NVL bao gồm: - Bộ phận kế toán TSCĐ, CC - DC: theo dõi các khoản phải thu, phảI trả thanh toán với người bán, theo dõi TSCĐ, CC – DC ghi nhật ký cho TK 112, 241, 411. Lập phiếu kế toán theo dõi các khoản phải thu, phải chi. Cuối tháng lập nhật ký ghi có TK 136, 138, 333, 338 theo dõi các khoản thanh toán với người bán, căn cứ vào TK 111, 112, 315 đối ứng ghi nợ TK 131 trả trước tiền hàng. - Bộ phận kế toán NVL: phu trách TK 1521, 1522 hoạch toán chi tiết theo phương pháp ghi song song. Cuối quý hợp số liệu lập báo cáo nhập xuất tồn và nộp cho bộ phận kế toán khác. * Nhóm kế toán tổng hợp - Bộ phận kế toán tiền lương: nhận bảng thanh toán tiền lương gửi lên cân đối tổng hợp số liệu lập bảng cân đối thanh toán cho toàn Xí nghiệp. Căn cứ vào quy định về khoản quỹ lương theo doanh thu đối với các phòng ban và các phân xưởng kế toán xác định được tỷ lệ tiền lương được hưởng theo doanh thu của từng đơn vị bộ phận. Cuối quý lập “báo cáo tiền lương”, “bảng phân bổ tiền lương” - Bộ phận kế toán kế toán tổng hợp CFSX và tính ghía thành sản phẩm: hàng tháng nhận báo cáo từ các phân xưởng (phiếu theo dõi bàn cắt) tổng hợp lập “phiếu theo dõi bàn cắt”.Tổng hợp phiếu chế biến bán thành phẩm và số lượng vải tiêu hao vào “báo cáo tổng hợp chế biến”cho từng phân xưởng. Nhận số liệu từ các bộ phận kế toán khác đưa vào giá thành lên biểu CFSX chung cho toàn Xí nghiệp. - Bộ phận kế toán tiêu thụ thành phẩm: theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm ghi sổ chi tiết TK155. Hàng quý vào bảng kê 8 và lập báo cáo nhập – xuất – tồn thành phẩm. Tính giá trị hàng hoá gửi đi ghi sổ chi tiết TK131 cuối quý lập sổ “tổng hợp thanh toán” , “lập báo cáo kết quả kinh doanh”. - Bộ phận kế toán tổng hợp: Lập nhật ký chứng từ số 7, lập nhật ký chứng từ số 10 cho các TK 141, 336 421, 411, 431 Căn cứ vào các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái “lập bảng cân đối tài khoản”, “bảng tổng kết hàng quý”. b- Hình thức và sổ kế toán áp dụng ở Xí nghiệp sản xuất may xuất khẩu Lạc Trung Sổ sách trong hình thức này gồm có: + Sổ Nhật ký chứng từ: Sổ này được mở hàng tháng cho 1 hoặc một số TK có nội dung kinh tế giống nhau và liên quan theo nhu caàu quản lý. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của TK đối ứng với các TK Nợ liên quan. + Sổ Cái: Mở cho từng TK tổng hợp và cho cả năm chi tiết theo từng tháng gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. + Bảng kê: Ghi Nợ TK 111, 112; Bảng kê hàng gửi bán + Bảng phân bổ: Những khoản chi phí phát sinh thường xuyên. + Sổ kế toán chi tiết: bắt buộc có các sổ sau: - Theo dõi thanh toán (TK131, 136, 141, 144, 244, 331) - Chi tiết tiêu thụ (TK 511, 512) - Chi tiết đầu tư chứng khoán (TK 121, 221) - Sổ chi tiết (TK 521, 531, 632, 711, 811) Sơ đồ 04: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ Bảng phân bổ (1-4) Bảng kê (1-11) Sổ chi tiết Chứng từ gốc Nhật ký - chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (quý) Đối chiếu II/ Thực trạng về công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung 1/ Đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp 80% sản phẩm sản xuất ra là hàng gia công ( sản xuất trên nguyên liệu của khách mang đến ) . Xí nghiệp chỉ có nhiệm vụ gia công sản phẩm và hưởng tiền gia công sản phẩm đó. Đối với nguyên vật liệu mà bên đặt hàng gia công, kế toán nguyên vật liệu không tổ chức đánh giá giá trị nguyên vật liệu mà chỉ theo dõi về mặt số lượng. Phần vật liệu này kế toán không hạch toán vào giá thnàh sản phẩm. Bên cạnh việc sản xuất hàng gia công, Xí nghiệp cũng đặc biệt coi trọng sáng tạo trong lao động, khuyến khích sản xuất hàng F.O.B (Xí nghiệp tự mua nguyên vật liệu trong nước , tổ chức sản xuất và bán sản phẩm ). 2/ Phân loại vật liệu. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu của Xí nghiệp được phân loại như sau: + Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như vải ngoài, vải lót, mex, xốp, bông.. + Vật liệu phụ ( phụ liệu ) : có tác dụng trong quá trình sản xuất như là tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm như chỉ , cúc, khoá .. + Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng cho quá trính sản xuất kinh doanh như chạy đIện máy, là, dầu máy khâu.. + Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc để thay thế sửa chữa các máy móc thiết bị như kim máy khâu, bàn đạp, dao cắt.. + Bao bì : là loại vật liệu dùng để đóng gói sản phẩm như túi PE, hòm carton.. + Phế liệu thu hồi: vải thừa, bông vụn.. + Hoá chất: vật liệu phục vụ cho công việc giặt mài như: Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm.. 3. Đánh giá vật liệu a/ Đối với vật liệu nhập kho *Đối với vật liệu mà khách hàng mang đến để sản xuất hàng gia công, kế toán Xí nghiệp chỉ theo dõi về số lượng, không đánh giá theo dõi về mặt giá trị, nhưng kế toán tổ chức hạch toán chi phí vận chuyển của từng chuyến hàng từ cảng về kho của Xí nghiệp. Chi phí vận chuyển của từng lô hàng = số tiền thanh toán không có thuế VAT * Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho. Xí nghiệp sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. = + + * Đối với vật liệu nhập tiết kiệm của các xí nghiệp: Vật liệu tiết kiệm của các phân xưởng là phần vật liệu chênh lệch giữa định mức vật liệu Xí nghiệp giao và định mức vật liệu của phân xưởng. Phần vật liệu tiết kiệm được nhập lại kho phân xưởng. Xí nghiệp nhập lại vật liệu này với đơn giá bằng 50% của 80% đơn giá thực tế trên thị trường. = x 50% x b/ Đối với vật liệu xuất kho * Xuất kho hàng gia công: Hàng ngày, khi xuất kho vật liệu, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, kế toán mới tiến hành phân bổ chi phí vận chuyển cho toàn bộ số vật liệu xuất trong tháng, không phân bổ chi phí vận chuyển ngày sau mỗi lần xuất kho vật liệu. * Xuất kho hàng mua: hàng ngày, khi xuất lho vật liệu , kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, không xác định giá trị vật liệu xuất kho. Cuối kỳ tổng hợp giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ, tính đon giá trị thực tế bình quân của loại vật liệu theo công thức: = = x Việc tính toán đơn giá bình quân và gía trị thực tế vật liệu xuất kho được thực hiện ngoàI hệ thống sổ sách. Cách đánh giá này sẽ làm giảm bớt công việc cho kế toán. Nhưng do kế toán không theo dõi chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất kho hàng ngày nên không đáp ứng được yêu cầu kịp thời của kế toán. 4. Kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán , nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu về cả số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. Tại Xí nghiệp, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Trình tự luân chuyển những chứng từ này được qui định rõ ràng như sau: * Thủ tục nhập kho vật liệu: + Nhập vật liệu gia công: Căn cứ vào hợp đồng gia công giữa Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung và khách hàng, căn cứ giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có ), thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho toàn bộ số vật liệu về kho Xí nghiệp. + Nhập vật liệu mua ngoài: Khi có nhu cầu về vật liệu để tiến hành sản xuất, phòng kế hoạch lên nhu cầu vật tư và tổ chức cho cán bộ cung tiêu mua số vật liệu đó. Tất cả vật liệu khi mua về đầu tiên phải được tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho. Đối với loại vật liệu này, căn cứ vào bản nhu cầu vật liệu và hợp đồng mua bán giữa Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung với khách hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho. Mọi trường hợp phiếu nhập kho đều được làm thành 3 liên: - Một liên lưu tại kho - Một liên gửi phòng kế toán - Một liên dùng để thanh toán * Thủ tục xuất kho vật liệu: Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu, căn cứ lệnh xuất vật liệu của phòng kế hoạch lập thủ kho viết phiếu xuất kho vật liệu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Một liên lưu tại kho - Một liên gửi phòng kế toán - Một liên giao cho đơn vị nhận. * Hạch toán tại kho: Do chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng nên vật liệu nhập gia công hay vật liệu mua ngoài về nhập kho đều được quản lý, theo dõi như nhau. Việc ghi chép nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho, thẻ kho được mở cho cả năm. Hàng ngày, thủ kho sắp xếp, phân loại chứng từ nhập xuất để ghi vào thẻ kho. Định kỳ 5-7 ngày kế toán theo dõi vật liệu xuống kho lấy chứng từ ( hoặc thủ kho gửi lên ). Cuối ngày , thủ kho tính ra số tồn kho của từng thứ vật liệu và ghi số lượng vật liệu tồn kho vào cột tồn kho trong thẻ kho. - Nhập kho vật liệu gia công: Đơn vị: Xí nghiệp may XK Lạc Trung Mẫu số 02 - VT Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/CĐkế toán Ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Số 3/7 Ngày 2 tháng 7 năm 2003 Họ và tên người giao hàng : ITOCHU Theo .. .. Số .. .. Ngày .. .. Tháng.. .. Năm .. .. Nhập tại kho : Nguyên liệu STT Tên, nhãn hiệu, qui cách Vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ thực nhập 1 2 Vải bò 120T Xốp SP7 “ mét “ 6012.3 2717.5 Cộng Nhập ngày 2 tháng 7 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) - Nhập vật liệu mua ngoài: Mẫu số 01GTKT-3LL CV/01-B No: 009317 Hoá đơn ( gtgt) Liên2 : Giao cho khách hàng Ngày 4 tháng 7 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty vật liệu mau Nha Trang Địa chỉ : 02 Nguyễn thiện Thuật - Nha Trang Mã số thuế : Họ tên người mua : Xí nghiệp may xuất khẩu lạc Trung Địa chỉ : 79 Lạc Trung – Hai Bà Trưng - Hà nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 01 00101107-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đ/vị tính số lượng đơn giá thành tiền 1 2 Vải ngoài Vải lót mét mét 1200 700 6 000 3 000 7 200 000 3 310 000 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT % Tổng tiền thanh toán 9 510 000 951 000 10 461 000 Số tiền bằng chữ: Mười triệu bốn trăm sau mươi mốt ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) Đơn vị: Xí nghiệp may xuất khẩu lạc Trung Mẫu số 02-VT Địa chỉ : 79 Lạc Trung - HN Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 2001 Của bộ tài chính Số 10/7 Phiếu nhập kho Ngày 6 tháng 7 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Phòng Thị Trường Theo hợp đồng số 0093137 ngày 4/7/2001 của Công ty vật liệu may Nha Trang. Nhập tại kho : Nguyên liệu STT Tên, nhãn hiệu, Qui cách vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ thực nhập 1 2 Vải ngoài Vải lót 207 “ mét “ 1 200 700 1 200 700 6000 3 300 7 200 000 2 310 000 Cộng 9 510 000 Nhập ngày 6 tháng 7 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) Căn cứ vào lệnh sản xuất của phòng KHSX thủ kho lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho dùng để viết phiếu xuất vật liệu cho các phân xưởng ở tại Xí nghiệp. Còn khi xuất cho phân xưởng I và phân xưởng II thủ kho phải viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đơn vị: Xí nghiệp may XK Lạc Trung Mẫu số 02-VT Địa chỉ : 79 Lạc Trung - HN Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính Số 30/7 Phiếu xuất kho Ngày 8 tháng 7 năm 2003 Họ tên người nhận hàng: Thuỷ Đơn vị : XN 3 Lý do xuất kho : sản xuất Xuất tại kho : Nguyên liệu STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 Hàng ITOCHU Vải bò 120T Xốp Hai loại vật liệu SP7 “ mét “ 5 832 2 636 Cộng Nhập ngày 8 tháng 7 năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) Đơn vị: Xí nghiệp may XK Lạc Trung Mẫu số 03-VT - 3LL Địa chỉ : 79 Lạc Trung - HN Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính AV/00-B Quyển số: 189 Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 9 tháng 7 năm 2003 Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ No 008401 Căn cứ lệnh điều động số: Ngày .. .. tháng .. .. năm 2003 Của về việc: Họ tên người vận chuyển : Hợp đồng Phương tiện vận chuyển : Xuất tại kho : Nhập tại kho : STT Tên, nhãn hiệu, qui cách Vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Mã hàng NĐ 207 VảI ngoàI NĐ207 mét 1 753 Xuất ngày 9 tháng 7 năm 2003 Nhập ngày 8 tháng 7 năm 2003 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) Căn cứ vào những chứng từ nhận được trong ngày, thủ kho tiến hành phân loạI phiếu nhập, phiếu xuất theo từng thứ, từng loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Số lượng vật liệu ghi trên thẻ kho là số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất ghi trên chứng từ. Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho của từng thứ vật liệu và ghi trên cột tồn của thẻ kho. Thẻ kho Ngày lập thẻ Tờ số 47 - 100 Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư: Hàng ITOCHU - vải bò 120T Đơn vị tính : mét Mã số : SP 7 STT Chứng từ Trích yếu Ngày X – N Số lượng số hiệu ngày nhập xuất tồn 1 2 3 4 3/7 7/7 30/7 35/7 2/7 4/7 8/7 9/7 Tồn đầu tháng 7/01 Nhập vải bò 120T Nhập vải bò 120T Xuất XN 3 Xuất XN 3 Tồn cuối 31/7/2001 2/7 4/7 8/7 9/7 6012.3 8987.2 14999.5 5832 8717.5 14549.5 6012.3 14999.5 9167.5 450 450 Căn cứ vào thẻ kho, thủ kho lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho của kho mình phụ trách. Mỗi thẻ kho được phản ánh trên một dòng cuả báo cáo nhập, xuất, tồn. Báo cáo này được gửi lên phòng kế toán. Việc thủ kho lập báo cáo nhập - xuất - tồn vào cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu với số liệu của mình, đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết vật liệu của Xí nghiệp chặt chẽ. Kho nguyên liệu Báo cáo nhập - xuất - tồn kho (Từ ngày 1/7/2003 đến ngày 31/7/2003) STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật liệu đơnvị tính tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ tồn cuối kỳ nhập S X nhập # cộng nhập xuất SX Xuất # cộng xuất 1 2 3 4 5 Vải bò 120T Xốp dựng Vải ngoài Vải lót Bông các loại .. .. .. mét “ “ “ kg 0 0 1255 986.5 2515.6 14999.5 3090 110320.3 12386.7 1000 175.7 14999.5 3090 110320.3 12386.7 1175.7 14549.5 3000 107849.1 12302.1 3013.7 14549.5 3000 107849.1 12302.1 3013.7 450 90 3726.2 1071.1 677.6 Ngày 2 tháng 8 năm 2003 Phụ trách đơn vị Người lập biểu Thủ kho *Hạch toán tại phòng kế toán Kế toán vật liệu ở Xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu theo chỉ tiêu số lượng (đối với xuất kho ) và theo dõi chỉ tiêu số lượng vơí chỉ tiêu giá trị ( đối với vật liệu nhập kho ). Sổ chi tiết vật liệu là một loại sổ kế toán chi tiết được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Định kỳ, kế toán xuống kho lấy chứng từ, tiến hành phân loại, ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu. Như vậy, các phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán chi tiết. Định kỳ, kế toán kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. - Cách lập sổ chi tiết vật liệu : +/ Đối với vật liệu nhập kho: *Nhập kho hàng gia công, kế toán ghi vào sổ chi tiết chỉ tiêu số lượng *Nhập kho vật liệu mua về, kế toán ghi vào sổ chi tiết cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. +/ Đối với vật liệu xuất kho Do cuối tháng mới tính được đơn giá thực tế vật liệu xuất , nên hàng ngày kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng vật liệu xuất dùng. Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kế toán lập sổ chi tiết vật liệu : Sổ chi tiết vật liệu tháng 7 năm 2003 Tên vật tư: Vải bò 120T - Hàng ITOCHU Mã hàng : SP 7 ngày tháng chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn nhập xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 2/7 4/7 8/7 9/7 3/7 7/7 ______ 30/7 35/7 Tồn đầu tháng Nhập Hải Phòng Nhập Hải Phòng Xuất XN 3 Xuất XN 3 Cộng Tồn cuối tháng 6012.3 8987.2 14999.5 5832 8717.5 14549.5 0 450 Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết của từng loại vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo vật liệu tồn kho. Mỗi sổ chi tiết vật liệu được phản ánh trên một dòng của báo cáo vật liệu tồn kho. Báo cáo vật liệu tồn kho Tháng 7 năm 2003 Số TT LoạI hàng Đ/vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 ... 9 Hàng ITOCHU Vải bò 120T Xốp .. .. Hàng PAN - Vải ngoài - Lót tuyn - .. .. Hàng mua ngoài - Vải 8/3 - Vải ngoài - Vải lót - .. .. mét “ “ “ “ “ “ “ 0 - - - - 873 1255 986.5 - - - 4190400 7530000 3255450 14999.5 11352.7 7035 21600 110320.3 12386.7 108000000 639757740 40876110 14549.5 10300 5124.7 209735 107849.1 12302.1 104704550 625675769 40596930 450 1052.7 1910.3 1499.5 3726.4 1071.1 7485850 21611971 3534630 Báo cáo nhập - xuất - tồn Thẻ kho Sổ chi tiết Báo cáo vật liệu tồn Chứng từ xuất Chứng từ nhập Có thể khái quát lại quy trình ghi chép kế toán chi tiết vật liệu ở Xí nghiệp như sau: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhìn chung, Xí nghiệp sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, dễ kiểm tra đối chiếu và quản lý chặt chẽ về cả chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng loạI vật liệu. Song cũng có những hạn chế nhất định, công việc thường bị dồn vào cuối tháng, dẫn đến việc đảm bảo tính kịp thời của kế toán bị hạn chế . 5/ Kế toán tổng hợp vật liệu Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong tiến trình hạch toán vật liệu bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý đIều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đặc điểm vật liệu ở Xí nghiệp đa dạng và phong phú, Xí nghiệp đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. *Tài khoản sử dụng trong kế toán vật liệu ở Xí nghiệp: - TK 152 : Nguyên vật liệu TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Phụ liệu TK 1523 : Nhiên liệu TK 1524 : Phụ tùng thay thế TK 1525 : Văn phòng phẩm TK 1526 : Bao bì TK 1527 : Phế liệu TK 1528 : Hoá chất - Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ nhập vật tư TK 111,112,331,141,311 .. .. - Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ xuất vật tưTK 154, 621, 627, 641, 642. *Kế toán tổng hợp nhập - Nhập hàng gia công Loại hàng này doanh nghiệp chỉ hạch toán phần chi phí mà doanh nghiệp thực tế bỏ ra, không thực hiện việc kế toán giá trị bản thân nguyên vật liệu của khách hàng gửi tới. Chi phí vận chuyển lô hàng gia công là sô tiền mà Xí nghiệp phải trả cho bên vận chuyển lô hàng đó từ cảng Hải phòng về nhập kho Xí nghiệp. Đây là số tiền Xí nghiệp phải chi ra đối với vật liệu của khách đặt hàng gia công. Xí nghiệp coi khoản chi phí này là giá trị vật liệu của từng lô vật liệu và được thanh toán vào TK 152. Thông thường Xí nghiệp dùng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để trả cho bên vận chuyển. Khi nhận được hoá đơn vận chuyển do bên vận chuyển gửi đến , kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, thực hiện nghiệp vụ thanh toán theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 ( nếu có thuế được khấu trừ ) Có TK 111.112 - Nhập vật liệu mua ngoài. +/ Nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Hàng ngày, kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt ghi vào nhật ký chứng từ số 1 theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 133 ( nếu có thuế được khấu trừ ) Có TK 111 Ví dụ: Ngày 5/7/2003 Xí nghiệp thanh toán khoản mua khoá đồng ( phụ liệu ) bằng tiền mặt : 7 920 000 đồng trong đó 10% VAT = 720 000 đồng. Nợ TK 152 7 200 000 Nợ TK 133 720 000 Có TK 111 7 920 000. Ngày 6/7/2003 Xí nghiệp thanh toán khoản chi phí nguyên vật liệu từ cảng HảI phòng về ( nguyên liệu sản xuất hàng ITOCHU phiếu nhập 3/7 ) Giá vận chuyển chưa có thuế : 3 500 000 đồng Thuế VAT : 175 000 đồng Nợ TK 152 3 500 000 Nợ TK 133 175 000 Có TK 111 3 675 000 Trích nhật ký chứng từ số 01 tháng 7 năm 2003 Nhật ký chứng từ số 1 Tháng 7 năm 2003 STT Ngày Ghi có TK 111, Ghi nợ các TK Cộng có TK 111 152 153 .. .. 133 .. .. 25 26 47 .. .. .. 5/7/2003 6/7/2003 .. .. .. 14/7/2003 .. .. .. 7 200 000 3 500 000 15 125 000 .. .. .. 720 000 175 000 1 512 500 7 920 000 3 675 000 16 637 500 Cộng 164 857 070 17 201 500 21 513 750 493 750 800 +/ Nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi ngân hàng Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn , phiếu nhập kho kế toán ghi sổ nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 ( nếu có thuế được khấu trừ ) Có TK 112 ( Số tiền ghi trên giấy báo nợ ) Ví dụ: Ngày 19/7/2003 Nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về khoản tiền trả cho Công ty vật liệu may Nha Trang HĐ 009317 ngày 4/7/2003 với tổng số tiền là 10 461 000 đồng ( VAT 10% ) Nợ TK 152 9 510 000 Nợ TK 133 951 000 Có TK 112 10 461 000 Trích nhật ký chứng từ số 2 tháng 7 năm 2003. Nhật ký chứng từ số 2 Tháng 7 năm 2003 STT Ngày Ghi có TK , Ghi nợ TK Cộng có TK 112 152 131 .. .. 133 .. .. 46 59 60 .. .. .. 19/7/2003 .. .. 24/7/2003 24/7/2003 .. .. 9 510 000 11 367 200 7 173 000 15 000 000 951 000 1 136 720 717 300 10 461 000 27 5039 920 7 890 300 Cộng 171 175 200 98 660 150 .. .. 41 217 350 614 814 250 +/ Nếu chưa thanh toán cho người bán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 ( nếu có thuế được khấu trừ ) Có TK 331 ( tổng giá trị thanh toán ) Sổ chi tiết TK 331 là một loại sổ kế toán chi tiết được mở để theo dõi chi tiết với từng người bán bao gồm cả số phát sinh có và số phát sinh nợ TK 331. Việc theo dõi trên sổ chi tiết TK 331được thực hiện với nguyên tắc mỗi hoá đơn ghi một dòng và đưọc ghi theo thứ tự thời gian phát sinh hoá đơn ( chứng từ ) cho từng người bán. Khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán tiền hàng cho người cung cấp, kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán ghi trực tiếp vào sổ chi tiết TK 331, cho từng khách hàng được thanh toán cùng dòng hoá đơn được thanh toán đang theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111.112.311 ( sổ chi tiết TK 331 ) Sổ chi tiết TK 331 “ phảI trả người bán “ Tháng 7 năm 2003 Số TT Diễn giảI Dư đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập GhicóTK331,nợ TK chứng từ Phần theo dõi thanh toán nợ 331 Dư cuối tháng Nợ Có số ngày số ngày 1521 .. . số ngày 111 311 .. .. cộng nợ 311 Nợ Có 1 2 C.ty dệt Nam Định Mua vải Mua vải Mua vải 217 192 000 1121 1125 1321 15 22 28 19 000 000 20 000 000 275 000 000 0729 0729 25 25 217 000 000 24 000 000 217 000 000 74 000 000 Cộng 217 192 000 314 000 000 291 000 000 291 000 000 240 192 000 Cty thương mạI TB -Mua nguyên liệu - Mua phụ liệu - Mua phụ liệu 97 632 000 15/7 20/7 27/7 11/7 17/7 23/7 30 648 000 1 311 784 19 080 000 0532 32 17/7 20/7 1 311 784 113 600 000 Cộng 9 7632 000 51 039 784 1 311 784 113 600 000 114 911 784 33 760 000 3 Cty Dệt 8/3 .. .. .. .. .. .. .. .. .. Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 7 năm 2003 Số TT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi có TK 331 - Nợ các TK Ghi nợ TK 331 - Có các TK Số dư cuối tháng Nợ có 1521 1522 .. cộng có TK331 111 112 311 .. Cộng nợ TK 331 Nợ có 1 2 3 4 5 C.ty dệt Nam Định C.ty thương mạI TB Dệt 8/3 Dệt Việt Thắng Hàng SMITH .... 55 000 000 217 192 000 97 632 000 2 229 500 21 975 200 314 000 000 51 039 784 108 000 000 1 999 200 43 720 000 18 496 000 7 100 000 314 000 000 51 039 784 108 000 000 20 495 200 50 820 000 1 311 784 9 000 000 291 000 000 113 600 000 73 734 000 38 000 000 291 000 000 114 911 784 82 734 000 38 000 000 4 180 000 240 192 000 33 760 000 27 495 500 4 470 400 Cộng 55 000 000 479 292 746 259 797 220 174 414 584 685 203 515 73 670 740 578 436 444 777 108 003 4 180 000 387 388 258 Cuối tháng kế toán khoá sổ chi tiết TK 331 theo từng khách hàng. Toàn bộ số liệu ở dòng cộng cho từng người bán sẽ chuyển ghi sang nhật ký chứng từ số 5 với nguyên tắc mỗi khách hàng một dòng bao gồm cả phát sinh nợ và phát sinh có của TK 331. Nhật ký chứng từ số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp được mở để phản ánh và theo dõi tình hình thnah toàn với khách hàng của toàn Xí nghiệp. Đồng thời cũng là cơ sở để tổng hợp giá trị vật liệu mua ngoài nhập kho. ( nhật ký chứng từ số 5 ) +/ Dùng tiền vay thanh toán cho người bán: Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việc Xí nghiệp vay tiền ngân hàng để trả tiền mua vật liệu, kế toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán, giấy báo nợ và phiếu nhập kho ghi Nhậtn ký chứng từ số 4 - TK 311 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 ( nếu có thuế được khấu trừ ) Có TK 311 ( tổng giá trị thanh toán ) NKCT số 4 - TK 311 dùng để phản ánh quan hệ tín dụng giữa Xí nghiệp với ngân hàng. Việc ghi chép NKCT số 4 - TK 311 được thực hiện theo nguyên tắc: mối giấy báo nợ, báo có được ghi trên một dòng và được ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ phát sinh. NKCT số 4 - TK 311 được mở thành quyển theo đúng mẫu sổ quy định. Cách mở sổ như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán, theo dõi chặt chẽ tình hình vay trả ngân hàng của Xí nghiệp. Cuối tháng, kế toán khoá sổ, tính số dư TK 311. NKCT số 4 - TK 311 */Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Trong điều kiện thực hiện sản xuất hàng hoá theo nguyên tắc hạch toán kinh doanh , giá trị vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm được xác định là một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất và tính giá thnàh sản phẩm. Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời, tính toán , phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng, cũng như cho từng đối tượngtập hợp chi phí sản xuất. Thực tế đó ở Xí nghiệp, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng mã sản phẩm như SP 7. NĐ 207 .... Căn cứ vào những chứng từ xuất vật liệu nhận được, kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất theo từng loại, từng nhóm vật liệu và từng đối tượng sử dụng - đối tượng tập hợp chi phí - tính giá thành thực tế vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo từng loại vật liệu. ở Xí nghiệp, công việc này được thực hiện trên bảng kê xuất vật liệu. kế toán vật liệu của Xí nghiệp đã lập chung trên cùng một bảng kê cho cả vật liệu mua ngoài và vật liệu hàng gia công. Bảng kê xuất được lập vào cuối tháng cho từng phân xưởng. Như đã trình bày ở phần đánh giá vật liệu , giá thực tế vật liệu xuất dùng được tính theo đơn giá thực tế bình quân gia quyền của số vật liệu tồn đầu kỳ và số vật liệu nhập kho trong kì +/Phân bổ chi phí vận chuyển của hàng gia công Chi phí vận chuyển mỗi chuyến hàng từ cảng Hải Phòng về kho Xí nghiệp được chia bình quân cho số lượng vải ngoài của chuyến hàng đó ( Mặc dù không chỉ có vải ngoài ) Sau đó căn cứ vào lượng vải ngoài xuất cho các phân xưởng trong tháng để phân bổ chi phí vận chuyển tính vào giá thành sản phẩm sản xuất trong tháng đó ( không kể lượng vải xuất cho các phân xưởng trong tháng đó có sử dụng hết vào việc chế biến sản phẩm hay không ) Ví dụ: Theo hợp đồng 03 TL- ITOCHU/2001 ký với hãng ITOCHU để thực hiện sản xuất gia công mã quần SP7. Cả hai đợt Xí nghiệp nhận được 2 Container nguyên vật liệu , trong đó có 14 999.5 mét vải bò 210T, chi phí vận chuyển phải trả là 7 000 000 đồng. kế toán tính được chi phí vận chuyển phân bổ bình quân cho 1 mét vải bò đó là : 7 000 000 14 999.5 = 466.7 (đồng/mét) Căn cứ vào chi phí bình quân cho một mét vải bò ta tính được chi phí vận chuyển của loạI vải bò 210T mã SP7 xuất tháng 7 năm 2001 cho XN 3 theo phiếu xuất 30/7 và 35/7 là : 14 549.5 x 466.7 = 6 790 251 đồng Số tiền này được thể hiện ở cột tiền vận chuyển trên bảng kê xuất vật liệu. Đối với các chuyến hàng khác cũng được tính toán tương tự và cũng được phân bổ cho từng mã hàng. ( Bảng kê xuất ) bảng kê xuất vật liệu Tháng 7 năm 2003 STT Phiếu xuất Khách hàng Mã hàng Loại ng. liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền Vận chuyển tổng cộng 1 2 3.. 21 22 .. .. .. .. 17 18 .. PX1 1/7 2/7 .. 18/7 19/7 Cộng .. .. PX 3 .. .. 30/7 30/7 . . . . Cộng .. .. Nhật Nhật Mua Mua Itochu Itochu 841-2 841-2 Sơ mi Sơ mi SP 7 SP 7 Vải ngoài Xốp vải Pangrim Mex Vải bò 210T Xốp 4750.7 104 19950.3 4303 5832 2636 13900 4520 277309170 19449560 460780720 348729440 2243756 - 8729474 2721794 - 6790251 2243756 - 277309170 19449560 469510194 2721794 - 355519691 Cộng 1772541250 47571250 1820112500 Bảng kê xuất vật liệu được lập theo một trình tự nhất định của số phiếu xuất kho. Phiếu xuất nào xuất trước thì được phản ánh trước và mỗi phiếu xuất kho được ghi trên một dòng của bảng kê. Bảng kê được thực hiện kê từ PX1, PX2 cho đến hết. Kế toán thực hiện cộng sau khi lập xong cho từng PX. Dòng tổng cộng cuối cùng của bảng kê chính là tổng số chi phí nguyên vật liệu của tất cả các phân xưởng. Và số liệu trên dòng tổng cộng này được kết chuyển ghi vào bảng kê số 4 Tại các phân xưởng, nhân viên hạch toán lập báo cáo nhập vật liệu của phân xưởng trong tháng, trong đó xác định số lượng từng loại vật liệu thực nhập trong tháng. Cuối tháng các phân xưởng gửi báo cáo nhập vật liệu lên phòng kế toán. Phân xưởng 1: Báo cáo nhập vật liệu Tháng 7 năm 2003 Số phiếu Mã hàng Loại nguyên vật liệu số lượng nhập SX Nhập đầu dấu Nhập thu hồi Cộng 1/7 2/7 .. .. 18/7 19/7 841-2 841-2 A. sơ mi A. sơ mi Vải ngoài Xốp Vải Pangrim Mex 4750.7 104 19950.3 4303 4750.7 104 19950.3 4303 Về nguyên tắc, sau khi nhân viên hạch toán ở các phân xưởng gửi báo cáo nhập vật liệu lên, kế toán vật liệu đối chiếu với số lượng vật liệu trên bảng kê xuất , đảm bảo số lượng từng loại vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng phảI khớp nhau, nếu không khớp phải điều chỉnh ngay. Sau khi lập xong bảng kê xuất vật liệu, số liệu trên dòng tổng cộng được ghi vào bảng kê số 4 theo định khoản: Nợ TK 621 1 820 112 500 ( xuất dùng cho sản xuất ) Có TK 152 1 820 112 500 Đối với vật liệu xuất trong tháng dùng cho quản lý sản xuất chung như xuất vật liệu phục vụ cho công việc thiết kế mẫu, may sản phẩm mẫu chào hàng.. Cuối tháng, kế toán tiến hành lập thành một bảng kê xuất vật liệu riêng, gọi là bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung. Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung Tháng 7 năm 2003 STT Phiếu xuất Nội dung xuất LoạI NVL Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 2/7 6/2 .. .. Cộng Phòng kỹ thuật .. .. .. Tổng cộng Xí nghiệp 1 May áo mẫu Giác sơ đồ bò OTTO VảI Pangrim 3.2 5.7 11 400 13 900 36 480 79 230 4 301 524 15 284 415 Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung được kế toán lập theo thứ tự từng đơn vị sử dụng và lập cụ thể cho từng phiếu xuất. Sau đó kế toán lấy số liệu ở dòng tổng cộng trên bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung đó ghi vào bảng kê số 4 theo định khoản: Nợ TK 627 15 284 415 Có TK 152 15 284 415 (Bảng kê số 4 ) Bảng kê số 4 - Tập hợp chi phí sản xuất toàn Xí nghiệp Tháng 7 năm 2003 Số TT các TK ghi có Các TK ghi có TK 152 .. TK 214 .. TK 334 TK 338 TK 621 TK 622 TK 627 Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng chi phí trực tiếp trong tháng NKCT số 1 .. 1 2 3 4 TK 154 - Chi phí SXKD TK 621 - Chi phí NVL TT TK 622 - Chi phí nhân công TT TK 627 - Chi phí sản xuất chung 1 820 112 500 15 284 415 475 160 748 1 250 956 022 217 416 000 127 643 403 28 306 544 182 0112 500 1 378 599 425 901 137 434 54 964 700 4 099 849 359 1 820 112 500 1 378 599 425 901 137 434 Công 1 835 396 915 475 160 748 1 468 372 022 155 949 947 54 964 700 Sau cùng kế toán ghi vào sổ cái TK 152 Sổ cáI TK 152 Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có 2 830 708 712 Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này .. .. Tháng 7 .. .. Tháng 12 TK 111 TK 112 TK 311 TK 331 Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số dư Nợ cuối tháng Số dư Có cuối tháng 164 857 070 171 175 200 350 780 000 685 203 515 1 372 013 785 1 835 396 915 2 272 258 642 Sổ cáI TK 621 Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này .. .. Tháng 7 .. .. Tháng 12 - TK 152 Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số dư Nợ cuối tháng Số dư Có cuối tháng 1 835 396 915 1 835 396 915 1 835 396 915 0 0 Sổ cáI TK 331 Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có 55 000 000 498 548 257 Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này .. .. Tháng 7 .. .. Tháng 12 TK 111 TK 112 TK 131 TK 141 TK 311 Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số dư Nợ cuối tháng Số dư Có cuối tháng 73 670 740 17 251 070 85 190 756 22 468 993 578 436 444 777 108 003 685 203 515 4 180 000 387 388 258 Chương III Một số ý kiến đề xuất về công kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung I/ Những ưu điểm của công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét đến cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục tiêu này , các doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp từ tổ chức, kỹ thuật, quản lý.. Song, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những vấn đề trọng tâm hàng đầu. Cùng với sự phát triển của Xí nghiệp, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đạt được những thành tựu đáng kể sau: 1/ Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán , từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ đều được Xí nghiệp qui định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành. Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và cơ sở quản lý giúp cho công tác giám sát tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu được kịp thời, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan. 2/ Về tổ chức dự trữ và bảo quản Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì giảI phóng được một số vốn lưu động đáng kể cho số dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. Hệ thống kho tàng được tổ chức quản lý, khoa học, phù hợp với cách phân loại vật liệu mà Xí nghiệp đã áp dụng như kho nguyên liệu, kho phụ liệu, kho phụ tùng.. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao, thuận tiện cho việc nhập xuất vật liệu , đảm bảo đúng yêu cầu về bảo quản vật liệu. Như vậy, việc tổ chức kho tàng đã giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, giúp cho việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ , bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn. Từ đó giúp cho lãnh đạo Xí nghiệp nắm bắt được tình hình vật liệu một cách kịp thời. 3/ Về khâu sử dụng vật liệu. Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Do vậy, vật liệu được đáp ứng kịp thời cho sản xuất và tránh lãng phí. 4/ Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán. Xí nghiệp đã xây dựng, sử dụng hệ thống sổ kế toán theo đúng chế độ, mẫu biểu mà nhà nước ban hành. Xí nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp. Kế toán chi tiết phương pháp ghi thẻ song song. Vì vậy tổ chức công tác kế toán đảm bảo thống nhất được về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan. Việc tổ chức hạch toán ở Xí nghiệp là phù hợp với đặc điểm. Hiện nay, chúng ta đang từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường. Trong qua trình chuyển biến đó, mỗi đơn vị luôn tìm cách hoàn thiện, thay thế và sửa đổi những điều không phù hợp. Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung phát huy những ưu điểm vốn có, đã và đang tìm cho mình những bước đi mới. Kế toán là một trong những công cụ quan trọng đóng góp trong sự nghiệp phát triển của Xí nghiệp II/ Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung Trong công tác kế toán vật liệu, bên cạnh những ưu điểm còn có những hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường. Qua quá trình thực tập tại Xí nghiệp, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp với thực tế, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán vật liệu ở Xí nghiệp nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung. - Về công tác đánh giá vật liệu : Thực tế tạiXí nghiệp, vật liệu được đánh giá theo giá thực tế, cách đánh giá này có ưu điểm là giảm bớt khối lượng công việc cho phòng kế toán nhưng lại có nhược điểm là không đáp ứng được yêu cầuthường xuyên kịp thời của kế toán. Đối với vật liệu xuất kho, kế toán sử dụng đơn giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Công việc này chỉ được thực hiện vào cuối tháng, sau khi tổng hợp được giá vật liệu nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ, còn hàng ngày khi xuất kho vật liệu, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, không xác định giá vật liệu xuất kho. Do đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp là nhiều chủng loại, vật liệu nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, vậy mà kế toán lại không theo dõi về mặt giá trị. Như vậy, chức năng kế toán là giám đốc bằng đồng tiền chưa được thực hiện. Do đó, đối với kế toán vật liệu xuất kho, theo em nên sử dụng giá trị thực tế bình quân nhập và tồn đến thời đIểm xuất kho vật liệu . Sử dụng công thức: = Trị giá thực tế Số lượng Đơn giá vật liệu xuất kho = vật liệu xuất kho x bình quân Công thức này được tính ngay vào thời điểm xuất vật liệu trong tháng không phải chờ đến cuối tháng. Ví dụ: Đối với vải ngoài Nam Định. Tồn đầu tháng 7 là 2.000m, giá thực tế vật liệu tồn đầu là 20.000.000đ. Ngày 2/7 nhập 2.500m đơn giá nhập là 11.800đ/m, tổng tiền là 29.500.000đ. Ngày 5/7 xuất 3.500m cho phân xưởng II. Kế toán tính ngay giá vật liệu xuất và ghi vào sổ chi tiết: Đơn giá thực tế xuất kho vật liệu = 20.000.000 + 29.500.000 2.000 + 2.500 = 11.800đ/m Giá thực tế vật liệu xuất kho = 11.800 * 3.500 = 41.300.000đ Việc vận dụng cách đánh giá này sẽ làm tăng khối lượng công việc cho kế toán. Nhưng do Xí nghiệp có máy vi tính trợ giúp trong công việc ghi chép, lưu trữ, tính toán nên áp dụng phương pháp trên là cần thiết, phù hợp với đặc đIểm hạch toán vật liệu của Xí nghiệp. - Về công tác quản lý vật liệu : Nguyên vật liệu ở Xí nghiệp rất đa dạng, biến động liên tục hàng ngày nên việc hạch toán gặp nhiều khó khăn. Nhằm phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý thì cần phải biết một cách đầy đủ sóo hiện có và tình hình biến động của từng thứ, từng loại vật liệu. Hơn nữa, để thuận tiện cho công tác đối chiếu giữa các đơn vị liên quan như : đối chiếu giữa phòng kế toán với kho, giữa phòng kế toán với các xí nghiệp, với phòng kế hoạch.. Theo em Xí nghiệp nên mở sổ danh điểm vật liệu: Sổ này mở ra nhằm qui chuẩn tên gọi của từng loại vật liệu, tên vật liệu sẽ được đặt dưới các mã số thống nhất. Đây là bước mở đầu cho việc thực hiện đưa phần mềm vi tính vào hạch toán. Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý , phục vụ yêu cầu quản lý của Xí nghiệp. Sổ danh đIểm vật liệu Ký hiệu Tên vật liệu Đơn vị Qui cách Nhóm Danh điểm vật liệu 1521.01 1521.02 1521.03 1521.01.001 1521.01.002 .. .. .. 1521.02.001 .. .. .. 1521.03.001 1521.03.002 .. .. .. Vải Vải Nam Định Vải Pang rim Xốp Xốp không dính Mex Mex nhật Mex dựng mét “ “ “ “ “ “ - Về sổ chi tiết TK 331-" Phải trả cho người bán " ở Xí nghiệp, sổ chi tiết TK 331 được dùng để theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu và thanh toán với người bán . Tất cả các đơn vị bán Xí nghiệp đều ghi chung trong một sổ chi tiết. Với số lượng đơn vị bán nhiều , các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên được ghi tuần tự trên cùng một quyển sổ. Do đó kế toán rất khó khăn trong công tác tập hợp số liệu của từng đơn vị bán để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Xí nghiệp nên mở sổ chi tiết theo dõi riêng cho từng người bán trên những trang sổ nhất định, ghi chi tiết mua chủng loại vật liệu gì, số dư đầu tháng, số hoá đơn, ngày tháng nhập, theo dõi chi tiết từng lần Xí nghiệp thanh toán với người bán. Cuối tháng, cộng số phát sinh theo cột tài khoản có liên quan và tính ra số dư cho từng người bán cụ thể. Mẫu sổ chi tiết TK 331 “ phải trả cho người bán “ được mở như sau: Sổ chi tiết TK 331 “ PhảI trả cho người bán “ Đơn vị bán: Công ty dệt Nam Định - Tháng 7 năm 2003 Số TT Diễn giải Dư đầu thnág Hoá đơn Ghi có TK331- Nợ các TK Chứng từ Phần theo dõi thanh toán Nợ TK331 Dư cuối tháng Nợ Có Số ngày 1521 1522 .. .. Số ngày 111 311 112 cộng nợ TK 331 1 2 3 Mua vải Mua vải Mua vải 01121 01125 01312 15 22 28 19000000 20000000 275000000 729 729 25 25 217000000 74000000 217000000 74000000 Cộng 217192000 314000000 291000000 291000000 240192000 Sổ chi tiết TK 331 “ PhảI trả cho người bán “ Đơn vị bán: Công ty thương mại TháI Bình - Tháng 7 năm 2003 Số TT Diễn giảI Dư đầu thnág Hoá đơn Ghi có TK331- Nợ các TK Chứng từ Phần theo dõi thanh toán Nợ TK331 Dư cuối tháng Nợ Có Số ngày 1521 1522 .. .. số ngày 111 311 112 cộng nợ TK 331 1 2 3 Mua nguyên liệu Mua nguyên liệu Mua nguyên liệu 30648000 1311784 19080000 532 32 25 25 1311784 113600000 113600000 1311784 Cộng 97632000 51039784 1311784 113600000 114911784 33760000 - Nhập vật liệu tiết kiệm: Như đã trình bày ở trên, vật liệu tiết kiệm là phần vật liệu chênh lệch giữa định mức vật liệu Xí nghiệp giao và định mức vật liệu của phân xưởng. Phần vật liệu tiết kiệm được nhập lại kho Xí nghiệp. Xí nghiệp nhập lại vật liệu này với đơn giá bằng 50% của 80% đơn giá thực tế trên thị trường. Giá thực tế vật liệu nhập Số lượng 80% đơn giá thực do tiết kiệm của các XN = vật liệu nhập x 50% x tế trên thị trường Theo em, khi nhập vật liệu tiết kiệm cần phải xác định và hạch toán phân làm hai trường hợp. + Trường hợp 1: Nhập vật liệu tiết kiệm là vật liệu hàng gia công. Vật liệu hàng gia công là vật liệu của khách mang đến nên trong giá thành sản phẩm không có giá trị nguyên liệu. Khi nhập lại vật liệu tiết kiệm không cần giảm chi phí sản xuất mà coi đây là vật liệu mua ngoài với giá rẻ, có thể hạch toán như Xí nghiệp đang hạch toán: Giá thực tế vật liệu nhập Số lượng 80% đơn giá thực do tiết kiệm của các XN = vật liệu nhập x 50% x tế trên thị trường Nợ TK152 Có TK 111 + Trường hợp 2: Nhập vật liệu tiết kiệm là vật liệu Xí nghiệp mua về sản xuất. Khi sản xuất sản phẩm bằng vật liệu mua ngoài, trong giá thành sẽ bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu trực liệu. Khi xuất vật liệu sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Kế toán ghi giảm chi phí sản xuất đúng bằng giá vật liệu xuất ra, khi chi phí sản xuất giảm giá thành sản phẩm sẽ hạ và Xí nghiệp có lợi thế cạnh tranh với sản phẩm của doanh nghiệp khác. Còn phần chi ra thưởng cho công nhân trực tiếp tiết liệm vật liệu có thể xây dựng thành quy chế thưởng để khuyến khích tiết kiệm vật liệu hạ giá thành sản phẩm. Đây là một trong những biện pháp cần thiết và quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh. -Về nhập vật liệu hàng gia công: Đối với loại vật liệu kế toán Xí nghiệp chỉ theo dõi về số lượng, không đánh giá theo dõi về mặt giá trị. Theo em, khi nhập vật liệu về, kế toán nên đánh giá giá trị vật liệu nhập kho, căn cứ vào tờ khai hàng nhập khẩu kế toán xác định đơn giá nhập vật liệu và ghi: Nợ TK 002 " Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công". Khi xuất hàng gia công, kế toán ghi: Có TK 002 (toàn bộ trị giá vật liệu nhập về của lô hàng đó) Tài khoản 002 được mở chi tiết cho từng khách hàng và chi tiết đến từng mã hàng. Ví dụ: Nhập lô vật liệu để sản xuất mã hàng H12 - khách hàng KIABI gồm 23.000m vải ngoài, trị giá lô hàng trên tờ khai nhập là 386.400.000đ , kế toán ghi: Nợ TK 002 386.400.000 (chi tiết mã hàng H12 - khách hàng KIABI) Sau khi đơn hàng sản xuất xong, xuất hàng kế toán ghi: Có TK 002 386.400.000 Thực hiện cách hạch toán này giúp doanh nghiệp xác định được số vật liệu tồn kho được chính xác, bao gồm cả vật liệu giữ hộ khách, giúp cho việc quản lý, giao nhận hay trả lại vật tư được chính xác. Để việc hạch toán đảm bảo chính xác kịp thời khi giao nhận hay trả lại vật tư phải có chứng từ giao nhận của cả hai bên. Kết luận Một lần nữa ta khẳng định, kế toán vật liệu có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế. Công tác hạch toán vật liệu giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí vật liệu trong giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí làm thiệt hại tài sản của doanh nghiệp , từ đó tăng tích luỹ vốn tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp . Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán vật liệu đối với việc quản lý vật liệu, quản lý Xí nghiệp, em đã mạnh dạn tìm hiểu, nghiên cứu để thấy được mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại cần khắc phục nhằm góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu của Xí nghiệp. Cũng trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích để củng cố thêm những kiến thức về lý luận mà em đã học tại trường. Do thời gian thực tập hạn chế, những hiểu biết còn non kém nên chắc chắn đề tài này không tránh khỏi những sai sót. Vậy em rất mong sự góp ý của các thầy cô giáo để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị làm việc trong phòng kế toán Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung và thầy giáo hướng dẫn giúp em hoàn thành bản chuyên đề này. Hà nội, tháng 12 năm 2003 Sinh viên Nguyễn Quang Hoà Danh mục tàI liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính - Trường ĐHTC - KT Hà Nội Giáo trình kế toán quản trị - Trường ĐHTC - KT Hà Nội Giáo trình Phân tích hoạt động kinh tế - Trường ĐHTC - KT Hà Nội Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất bản tài chính Hà Nội Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - 1996 Chế độ kế toán - NXB Tài chính Hà Nội Hạch toán và phân tích giá thành sản phẩm trong các Xí nghiệp công nghiệp Các báo cáo tài chính, tổng kết hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung Mục lục Lời mở đầu 1 Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác hạch toán kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 3 I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 3 1. Đặc điểm vị trí của vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 3 2. ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất 4 3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu 4 II. Nội dung tổ chức công tác kế toán vật liệu 5 1. Phân loại vật liệu 5 2. Đánh giá vật liệu 6 3. Kế toán chi tiết vật liệu 8 4. Kế toán tổng hợp vật liệu 11 5. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu 13 Chương II: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may Xuất khẩu Lạc Trung 16 I. Đặc điểm chung về xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung 16 1. Lịch sử hình thành phát triển và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh 16 2. Tổ chức bộ máy quản lý SXKD của xí nghiệp 17 3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất 18 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 19 II. Thực trạng về công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung 24 1. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp 24 2. Phân loại vật liệu 24 3. Đánh giá vật liệu 25 4. Kế toán chi tiết vật liệu 26 5. Kế toán tổng hợp vật liệu Chương III: Một số ý kiến đề xuất về công tác vật liệu ở xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung 52 I. Những ưu điểm của công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp 52 1. Về chế độ ghi chép ban đầu 52 2. Về tổ chức dự trữ và bảo quản 52 3. Về khâu sử dụng vật liệu 53 4. Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán 53 II. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung 54 Kết luận 61 Tài liệu tham khảo 62