Chuyên đề Tổ chức công tác hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dệt 8/3

oạch mua sắm vật liệu, công cụ, dụng cụ cho dự trữ và cho sản xuất dựa vào yêu cầu dự trữ và sản xuất của công ty. Phòng xuất, nhập khẩu thăm dò, tìm kiếm thị trường vật liệu, công cụ, dụng cụ sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về, trên cơ sở " hoá đơn đỏ” và các chứng từ liên quan (nếu có ), bộ phận cung ứng sẽ lập " Phiếu nhập kho ". Phiếu này lập 3 liên, có thể lập cho 1 hoặc nhiều thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ cùng loại, cùng 1 lần giao nhận và cùng 1 kho. Dựa vào " phiếu nhập kho" kế toán, thủ kho và bộ phận cung ứng cùng tiến hành kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ . Sau đó thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào cột thực nhập trên "phiếu nhập kho". Phiếu này lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại bộ phận cung ứng, 1 liên cùng với "hoá đơn đỏ" sẽ được gửi lên cho kế toán thanh toán với người bán để ghi sổ và theo dõi, liên còn lại thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho và chuyển lên cho kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ để kiểm tra, định khoản và đưa dữ liệu vào máy. Các khoản phải trả người bán được theo dõi trên “Nhật ký- chứng từ số 5”, và theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp trên " sổ chi tiết số 2". “Nhật ký - chứng từ số 5” và “sổ chi tiết số 2” được mở theo từng tháng. Trường hợp hàng mua ngoài có tính chất đặc biệt như: vòng bi, trục... khi nhập kho phải lập ban kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm phải được phản ánh vào " biên bản kiểm nghiệm" như sau: ( Bảng 6 ) Đối với vật liệu tự chế nhập kho, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu thu hồi thì chứng từ nhập kho của công ty là " phiếu nộp kho" do bộ phận có vật liệu nhập kho lập. Phiếu này lập thành 3 liên, 1 liên giao cho người nộp, 1 liên giao cho phòng cung ứng vật tư, liên còn lại giao cho thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán. 1.2. Kế toán ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh. Hàng ngày kế toán vật tư dựa vào các chứng từ nhập kho, tiến hành công việc ghi sổ. - Ví dụ dựa vào phiếu nhập kho số 09 ngày 28/3/98 nhập tại kho sắt thép ( Bảng 1), kế toán ghi: Nợ TK 152.2: 2.500.000 Có TK 331: 2.500.000 - Dựa vào phiếu nhập kho số 15 ngày 2/3/98 tại kho công cụ ( Bảng7), kế toán ghi: Nợ TK 153.1: 5.000.000 Có TK 331: 5.000.000 Sau đó kế toán nhập các dữ liệu vào máy tính, cuối tháng tập hợp và in ra các loại sổ sách cần thiết như: bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ.. 2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3 . 2.1. Thủ tục và chứng từ xuất. Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho chứng từ kế toán của công ty sử dụng là " phiếu xuất kho" Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu cần xin lĩnh vật tư , xí nghiệp lập “phiếu xuất kho" với sự cho phép của người phụ trách vật liệu, công cụ, dụng cụ. Sau đó phiếu xuất kho được chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Nếu bộ phận cung tiêu duyệt, người nhận sẽ xuống kho cùng thủ kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất, số lượng này chỉ được phép nhỏ hơn số lượng yêu cầu của xí nghiệp khi trong kho không đủ. Ngược lại, nó không được lớn hơn số lượng yêu cầu. " Phiếu xuất kho" có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ cùng loại, cùng 1 kho, cùng sử dùng trong 1 sản phẩm hoặc 1 đơn đặt hàng. Phiếu lập thành 3 liên, 1 liên lưu lại trên cuốn sổ của xí nghiệp, 2 liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ và chuyển lên cho phòng kế toán. Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng 1 liên để ghi sổ, liên còn lại giứ để cuối tháng gửi cùng với tệp: " Tình hình xuất, nhập, tồn", " Bảngliệt kê chứng từ nhập, xuất", " Tình hình xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ " riêng cho từng kho để thủ kho đối chiếu với thẻ kho và gửi xuống cho các xí nghiệp đối chiếu. Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất bán, kế toán sử dụng chứng từ là " hoá đơn kiêm phiếu xuất kho". Căn cứ vào những thoả thuận với khách hàng, phòng kế hoạch tiêu thụ của công ty lập " hoá đơn kiêm phiếu xuất kho", phiếu này lập thành 3 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng vật tư. 2.2. Kế toán ghi sổ các nghiệp vụ xuất vật liệu phát sinh. Hàng ngày , kế toán thu nhận các chứng từ xuất kho, sau đó đối chiếu, kiểm tra và định khoản. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 04 ngày 31/03/98 tại kho sắt thép ( bảng 2) , kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621.3 Có TK 152.2 Nhận xét: Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho, tại phòng kế toán chỉ biết được số thực nhập trên " phiếu nhập kho ". Xong không biết được trong số đó có bao nhiêu vật liệu, công cụ, dụng cụ chất lượng không đảm bảo, không đúng quy cách, phẩm chất,...vì do hầu hết nhập kho vật liệu, công cụ, dụng cụ đều không qua kiểm nghiệm. Do cuối tháng các xí nghiệp lại nhận được thêm 1 liên của " phiếu xuất kho ", cho nên các xí nghiệp đều giữ 2 liên của phiếu xuất kho. Đây là một điều không cần thiết bởi vì các xí nghiệp chỉ cần giữ 1 liên là đủ, sau đó đối chiếu với " bảng tình hình xuất kho vật tư ", " bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất "...và liên còn lại nên gửi cho phòng vật tư để theo dõi tình hình xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ. 3. Kế toán các nghiệp vụ xuất công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3. Công cụ, dụng cụ của công ty chủ yếu được sử dụng chứng từ 2 bộ phận sau: - Công cụ, dụng cụ sử dụng cho khu vực hành chính như: máy tính, giấy in, bút, sổ sách...chi phí về tài khoản này được hạch toán thẳng vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Có nghĩa là khi mua về nó được giao thẳng cho người sử dụng, bộ phận sử dụng, công việc này được làm định kỳ. Khi đó kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 642 (6423): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 153 (1531): Chi phí văn phòng phẩm Bảng 7: Công ty Dệt 8/3 Mẫu số 01- VT Ban hành theo QĐ số 1141,TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1997 Của Bộ tài chính Số:15 Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 3 năm 1998 Nợ: Có: Họ, tên người giao hàng: Anh Hùng Theo số ngày tháng năm của Nhập tại kho: Công cụ Số tt Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vành bánh trục xe 531188 Bộ 25 25 200.000 5.000.000 Cộng Nhập, ngày 02 tháng 03 năm 1998 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (bộ phận có nhu cầu nhập) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng8: Công ty Dệt 8/3 Mẫu số 01- VT Ban hành theo QĐ số 1141,TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1997 Của Bộ tài chính Số: 09 Phiếu Xuất kho Ngày 7 tháng 3 năm 1998 Nợ: Có: Họ, tên người nhận hàng: Anh Thắng địa chỉ: XN sợi A Lý do xuất kho: xuất kho cho sản xuất Nhập tại kho: Công cụ Số tt Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Đũa dệt 531-289 Cái 03 03 2. Mỏ lết 531-255 CáI 02 02 Cộng Xuất, ngày 07 tháng 03 năm 1998 Phụ trách BP sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, ht) - Công cụ, dụng cụ sử dụng tại các xí nghiệp sản xuất bao gồm một số loại sau: Công cụ, dụng cụ phục vụ cho sản xuất như: + Cờ lê, mỏ lết, bánh xe cải tiến... + Bóng đèn, dây điện + Quần áo, găng tay, bảo hộ lao động... Chúng có đặc điểm là giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, dễ mua được trên thị trường. Vì vậy, việc hạch toán xuất chúng tại Công ty Dệt 8/3 hoàn toàn giống như vật liệu. Trong đó phương pháp phân bổ công cụ, dụng cụ mà công ty áp dụng là phương pháp phân bổ một lần cho sản xuất, kế toán không sử dụng phương pháp phân bổ nhiều lần. Sau khi định khoản xong kế toán tiến hành nhập dữ liêu vào máy. Cuối tháng kế toán cũng in ra các bảng cần thiết để đối chiếu, kiểm tra và gửi cho các xí nghiệp. Ví dụ: Dựa vào "phiếu xuất kho" số 06 ngày 7/3/98 tại kho công cụ ( bảng 8 ), kế toán định khoản như sau: Nợ TK 6273.1 Có TK 153.1 Cuối tháng, kế toán tập hợp, in ra bảng “tình hình xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ của từng TK” ( bảng 9 ), theo từng kho, theo từng danh điểm vật tư. Sau đó, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất cho tất cả các TK được tập hợp chung vào bảng "tình hình xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ” ( bảng10 ) cho từng kho. Qui trình hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3 như sau: Chứng từ Sổ chi tiết số 2 Bảng phân bổ số 2 NK- CT số 5 Bảng kê chi phí 4 Sổ cái TK152,153 Báo cáo kế toán Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng 3. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3 Công ty Dệt 8/3 là DNNN có quy mô sản xuất lớn, phương thức hạch toán theo Nhật ký- chứng từ . Cho nên các nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật tư của công ty được phản ánh trên " sổ chi tiết số 2", sổ chi tiết thanh toán với người bán và " Nhật ký chứng từ số 5", ghi có TK 331. Khi kế toán thanh toán nhận được “ hoá đơn đỏ” cùng với “ phiếu nhập kho”và các chứng từ khác liên quan như: các khoản chi phí khác cho công tác thu mua nguyên vật liệu của phòng xuất nhập khẩu.. thì sẽ ghi vào “ sổ chi tiết số 2”với giá hạch toán là giá ghi trên hoá đơn đỏ, còn giá thực tế là toàn bộ chi phí thu mua cộng với giá ghi trên hoá đơn đỏ. Từng loại vật tư nhập kho sẽ được theo dõi riêng trên từng tài khoản của nó. Số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp sẽ được lấy từ số dư cuối tháng trước trên sổ chi tiết số 2. Minh hoạ: Sổ chi tiết số 2 (bảng 11). Cuối tháng kế toán thanh toán tập hợp cho từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2 để lấy số liệu đó đưa vào Nhật ký - chứng từ số 5, và cũng được chi tiết cho từng tài khoản. NgoàI các khoản còn nợ được theo dõi đó, kế toán còn theo dõi các khoản đã trả trên Nhật ký- chứng từ số 5. Minh hoạ: Nhật ký- chứng từ số 5 ( bảng 12). Việc hạch toán chi tiết được thực hiện trên "sổ chi tiết số 2" , trong đó kế toán thanh toán căn cứ vào các hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan như: chứng từ chi tiêu để thanh toán các khoản phí do kế toán tiền mặt và kế toán Ngân hàng chuyển cho để gi chép vào sổ phát sinh bên nợ, có của “sổ chi tiết số 2” Nhìn vào “Nhật ký- chứng từ số 5” ta thấy vật liệu, công cụ, dụng cụ được kế toán thanh toán ghi theo 2 loại giá. Trong đó giá hạch toán là giá ghi trên hoá đơn, còn giá thực tế là giá thực thanh toán với người bán. Nói chung tất cả các loại vật liệu, công cụ, dụng cụ trừ bông ra thì tất cả các loại vật liệu, công cụ, dụng cụ khác thì giá hạch toán và già thực tế chênh lệch nhau không đáng kể. Theo chế độ, lẽ ra hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ công ty còn phải sử dụng “Nhật ký- chứng từ số 6”, ghi có TK 151, xong công ty không sử dụng “Nhật ký - chứng từ số 6” do các nguyên nhân sau: - Những loại vật liệu, công cụ, dụng cụ có sẵn trong nước thì chủ yếu được người cung cấp mang đến tận kho của công ty. - Còn nguyên vật liệu nhập ngoại ( bông, sợi ) thì hàng và hoá đơn cùng về, do vậy không nhất thiết phải sử dụng “Nhật ký- chứng từ số 6”. Đối với các nghiệp vụ xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ của Công ty Dệt 8/3 được kế toán phản ánh vào các loại sổ sách sau: + " Bảng tổng hợp xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ" hay chính là bảng phân bổ số 2, phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ, nó làm căn cứ ghi vào bên có TK 152,153 theo từng đối tượng trong bảng kê 4, 5, 6, 7, NK- CT số 7 và để tính gía thành. Minh hoạ:( bảng 13) Bảng 15: Bảng kê chi phí số 4 Tháng 2/1998 TK621 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 153 721.2 331 621.1 4.013.095.458 12.701.638 621.2 2.001.214.112 7.049.797 Cộng 8.337.307.746 1.012.719.457 454.018.603 1.313.826.760 622 Cộng 1.078.023.718 149.409.198 627 Cộng 121.214.524 400.239.540 21.000 211.200 1.962.764 831.958.134 621 622 627 Cộng 11.114.474.876 1.117.432.916 2.016.188.738 Tổng 155: 13.958.799.083 + Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ , sổ này được kế toán tập hợp theo từng tháng, để theo cõi từng khoản chi phí chi cho đối tượng. Minh hoạ: (bảng 14) Bảng kê chi phí số 4, được tập hợp để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra trong tháng. Minh hoạ: ( bảng 15 ). ở đây kế toán không sử dụng bảng kê số 3, tính gía thành thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ . Bởi vì hầu hết các trường hợp mua hàng kế toán đều sử dụng TK 331. Cho nên khi nhìn vào “sổ chi tiết số 2” hoặc “NK- CT số 5” ta cũng có thể thấy được gía thành vật liệu, công cụ, dụng cụ. V. Công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3. Kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3 nhằm xác định ột cách chính xác về số lượng, chất lượng và giá trị từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ hiện có trong kho của công ty. Hơn nữa, công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ còn với mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, ứ đọng... vật liệu, công cụ, dụng cụ tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp cong tác quản lý và hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ ở công ty. Công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ được tiến hành một năm một lần vào thời điểm cuối năm trước khi lập báo cáo quyết toán, do ban kiểm kê tài sản của công ty tiến hành. Do chủng loại vật tư của công ty đa dạng, với số lượng lớn, nên quá trình kiểm kê thường kéo dài từ 1/11 đến 31/12 hàng năm.Việc kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ được tiến hành một cách toàn diện, không những kiểm tra về mặt số lượng mà còn kiểm tra về mặt chất lượng của từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ có trong kho. Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào " biên bản kiểm kê ". Biên bản này được lập cho từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng danh điểm và từng kho bảo quản. Trong đó ghi rõ danh điểm vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng tồn kho thực tế, số lượng trên sổ sách, số lượng thừa, thiếu, số lượng kém phẩm chất, thành tiền của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ ... Cuối kỳ kiểm kê kế toán vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính. Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách của vật liệu, công cụ, dụng cụ, tính ra số lượng thừa, thiếu, thành tiền của vật liệu, công cụ, dụng cụ thừa, thiếu và in ra "Biên bản kiểm kê "( Bảng 6) Trong đó: Số lượng số lượng thực tế số lượng tồn kho thừa hoặc = tại thời điểm - theo sổ sách tại thiếu kiểm kê thời điêm kiểm kê Giá đơn vị (giá Số lượng Thành tiền = bình quân gia * thừa hoặc quyền liên hoàn) thiếu Căn cứ vào kết quả kiểm kê trên "Biên bản kiểm kê ", hội đồng kiểm kê của công ty ra quyết định xử lý, tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt,...kế toán vật liệu dựa vào quyết định trên để ghi sổ. Nhận xét: Nhìn trên "Biên bản kiểm kê " ta thấy sự chênh lệch giữa số lượng trên sổ sách với số lượng qua kiểm kê là không đáng kể. Trường hợp này có thể do nhầ lẫn hoặc do thủ kho xuất bù trừ vật liệu này cho vật liệu khác, cụ thể là xuất bù trừ giữa 2 loại thép Ct3fi10 và Ct3fi14. Nhưng sự chênh lệch về tiền ở đây là không đáng kể (24,6đ). Do vậy, ta có thể hoàn toàn chấp nhận được, bởi vì chủng loại của công ty là rất phức tạp và đa dạng. Do đó, ban lãnh đạo của công ty quyết định không phải đIều chỉnh lại giữa số lượng thừa và thiếu trong trường hợp này. Sở dĩ Công ty Dệt 8/3 đạt được thành tích như vậy chính là do sự kết hợp chặt chẽ, chính xác trong việc quản lý và hạch toán vật tư giữa thủ kho và kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hơn nữa, hệ thống kho tàng của công ty rất tốt, vật liệu, công cụ, dụng cụ trong kho đều được xắp xếp gọn gàng và ngăn nắp và khoa học. Phương tiện, thiết bị bảo quản, cân, đo, đong...rất đầy đủ. Hệ thống kho tàng đều được đặt rất gần các xí nghiệp sản xuất. Do vậy, nó tào điều kiện thuận tiện cho việc vận chuyển vật liệu, công cụ, dụng cụ từ kho tới các xí nghiệp sản xuất. Trong tình hình giá cả hiện nay, hầu hết giá cả vật liệu, công cụ, dụng cụ đều tăng giảm rất thất thường không ổn định, đặc biệt là giá các mặt hàng ngoại nhập. Nhưng Công ty Dệt 8/3 rất ít khi đánh giá lại tài sản, hoặc lập quỹ dự phòng giảm giá cho taì sản của công ty. VI. Tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dệt 8/3. Chúng ta đều biết rằng mọi tài sản của dự trữ đều được mua sắm bằng nguồn vốn lưu động và được thực hiện ở khâu dự trữ. Khâu dự trữ giữ vai trò hết sức quan trọng, là điểm bắt đầu, là tiền đề cho mọi sự thành công của quá trình sản xuất. Công ty Dệt 8/3, số lượng vật tư dự trữ chiếm tỷ lệ cao trong tổng số nguồn vốn lưu động (khoảng 60%). Vì vậy, việc hạch toán tốt quá trình dự trữ (đặc biệt là vật tư dự trữ), cũng đồng thời là việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty. Để đánh giá tình hình sử dụng nguồn vốn lưu động của Công ty Dệt 8/3 chúng ta xem xét một số các chỉ tiêu và từ đó, ta có thể thấy rõ được việc sử dụng vốn lưu động của công ty có hiệu quả nhất hay không? Trích: Bảng tổng kết tài sản năm 1996, 1997 Chỉ tiêu Năm 1996 Năm 1997 Số cuối năm Số đầu năm Số cuối năm TàI sản A.TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 103.216.138.829 95.911.411.586 98.840.520.329 I. Tiền 8.278.918.091 1.876.476.695 665.864.568 III. Các khoản phảI thu 21.026.607.403 22.949.575.867 35.969.973.309 IV. Hàng tồn kho 73.672.840.145 70.932.914.414 59.195.812.650 1. Nguyên vật liệu 24.832.495.424 21.889.886.936 18.819.341.967 2. Công cụ, dụng cụ 79.893.393 56.854.272 53.334.186 3. CPSXKDD 26.462.272.419 24.764.585.646 21.945.439.177 4. Thành phẩm 22.358.178.909 24.221.587.560 18.377.697.320 Tổng TS 216.716.332.690 270.116.719.605 268.526.403.797 Nguồn vốn A. Nợ phải trả 206.969.501.268 274.733.849.088 249.803.538.627 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 54.719.831.422 22.382.870.517 18.724.681.370 I. Nguồn vốn quỹ 54.719.831.422 22.382.870.517 18.724.681.370 1. NVKD 50.360.427.352 51.610.399.606 51.610.399.606 2. Nguồn vốn đầu tư XDCB 1.419.730.671 169.768.347 169.758.347 Tổng nguồn vốn 261.716.332.690 270.116.719.605 266..527.164.970 1. Tỷ trọng vốn lưu động trong vốn sản xuất của công ty: Chỉ tiêu Năm 1996 Năm 1997 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ Số tiến Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ I.TSLĐ 95.911.411.586 35,5 98.840.520.329 36,8 3.929.108.743 1.Tiền 1.876.476.695 0.7 665.864.568 0,3 -1.211.612.127 2.Các khoản phảI thu 22.949.575.695 8,4 35.969.973.359 13 13.020.397.495 3.Hàng tồn kho 70.932.914.414 26 9.19.812.600 21,3 -11.737.101.764 4. TSLĐ khác 152.444.610 0,04 6.017.738.504 2,2 5.865.293.894 II. TSCĐ 174.205.308.019 64,5 169.685.883.468 63,2 -5.519.424.551 Tổng 270.116.719.605 100 268.526.403.797 100 -2.590.315.808 -0,9 Nhìn vào bảng trên ta thấy, vốn sản xuất của năm 1997 giảm đi so với 1996 là: 2.590.315.808đ tương đương với 0,96%. Nguyên nhân giảm chủ yếu ở đây là do giảm TSCĐ, giảm 5.519.424.551đ tương đương với 1,3%. Kết quả của việc giảm TSCĐ ở đây là do TSCĐ đã quá cũ, đến thời kỳ thanh lý hàng loạt, còn TSCĐ mới thì- cũng đã và đang được đầu tư, nhưng vãn chưa đủ để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Còn TSLĐ lại có xu hướng tăng, năm 1997 tăng so với 1996 là: 3.929.108.743đ tương đương với 1,3%. TSLĐ tăng ở đây chủ yếu là do tăng các khoản phải thu, tăng 13.020.397.495đ tương đương 4,6%. Đây là vấn đề công ty cần xem xét, không nên để vốn của công ty bị chiếm dụng ngày càng nhiều hơn. Bên cạnh đó, hàng tồn kho của công ty bị giảm 11.737.101.764đ đây cũng là một dấu hiệu tốt để công ty có thể thu hồi được vốn lưu động nhanh. Tiền nặt của công ty lại giảm 1.211.612.127đ, do đó công ty cần nghiên cứu xem liệu tiền mặt như thế có đủ cho nhu cầu thanh toán nhanh của công ty hay không? Nếu đủ thì rất tốt, bởi lẽ tiền mà mang ra lưu thông thì sẽ thu được lợi nhuận cao. Như vậy, trong cơ cấu vốn sản xuất của công ty ta thấy tỷ trrọng của TSCĐ lớn hơn nhiều so với TSLĐ (29%), chứng tỏ rằng, nguồn vốn lưu động của công ty để đầu tư cho TSLĐ là rất ít. 2. Tình hình sử dụng vốn lưu động của công ty năm 1997. Chỉ tiêu Số dư đầu năm Số dư cuối năm Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ Số tiến Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ 1. Nguyên vật liệu 21.889.886.936 30,9 18.819.341.967 31,8 -3.070.544.969 26,2 2. Công cụ, dụng cụ 56.854.272 0,08 53.334.186 0,09 -3.520.086 0,03 3. CPSXKDDD 24.764.585.646 34,9 21.945.439.177 37 -2.819.164.469 24 4. TP tồn kho 24.221.587.650 34,1 18.377.697.320 31,1 -5.843.890.240 49.8 5. Hàng hoá tồn kho - - - - - - Tổng 70.932.914.414 100 59.195.812.650 100 -11.737.102.864 16,6 Từ kết quả trên ta thấy, tài sản dự trữ cuối kỳ của công ty giảm 11.737.102.864đ hay 16,55%, trong khi đó tổng tài sản của công ty lại giảm 0,95%. Như vậy, tốc độ giảm của tài sản dự trữ không đồng đều với tốc độ giảm của tài sản, do đó nó được đánh giá là không tốt. Đi sâu vào nghiên cứu từng loại tài sản dự trữ chúng ta thấy: - Nguyên vật liệu cuối kỳ giảm so với đầu kỳ là: 3.070.544.969đ tỷ trọng 26,2% điều này là phù hợp, vì quy mô sản xuất không tăng mà còn giảm. Do vậy, công ty cũng đã nghiên cứu để giảm nguyên vật liệu tồn kho, để có vốn sử dụng cho công việc khác và giảm được chi phí bảo quản. Nhưng xét về tỷ lệ với tổng tài sản dự trữ nó lại tăng: (31,8-30,9% =0,9%). - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối năm giảm so với đầu năm là: 2.819.146.469đ tương đương với 24%, nhưng xét về tỷ lệ so với tổng tài sản dự trữ nó lại tăng ( 37-34,9% =2,1%). Nguyên nhân ở đây là do công ty đã hoàn thiện hơn kỹ thuật sản xuất sản phẩm và chu kỳ sản xuất kinh doanh đã được rút ngắn lại. Nhưng do tổng tài sản dự trữ của công ty giảm nhiều, nên tỷ trọng của nó lại tăng lên. Xong , đây cũng là một dấu hiệu tốt của công ty. - Thành phẩm tồn kho cuói năm giảm so với đầu năm là: 5.843.890.240đ, bên cạnh đó, tỷ trọng cuối năm so với đầu năm cũng giảm. Đây là một kết quả rất tốt, do công ty đã sử dụng nhiều biện pháp có hiệu qủa nhằm tăng khối lượng hàng hoá tiêu thụ như: quảng cáo, cải tiến mẫu mã sản phẩm ...do đó, khối lượng thành phẩm tồn kho sẽ giảm, tạo điều kiện cho vốn quay vòng nhanh hơn. 3. Hệ số quay kho của vật tư. Chỉ tiêu Năm 1996 Năm 1997 Chênh lệch 1. Giá trị vật tư xuất dùng 138.852.427.759 145.675.857.464 6.822.569.705 2. Giá trị vật tư tồn đầu kỳ 24.832.495.424 21.889.886.936 4. Giá trị vật tư tồn cuối kỳ 21.889.886.963 18.819.341.967 5. Hệ số quay kho của vật tư 5,96 7,16 1,2 Qua số liệu trên ta thấy, hệ số quay kho của vật tư năm 1997 lớn hơn so với năm 1996 là 1,2 lần, chính là do giá trị vật tư xuất dùng tăng 6.822.569.705đ, mà trong khi đó giá trị bình quân vật tư tồn kho giảm 3.006.589.868đ. Như vậy, với hệ số quay kho của vật tư nămm 1997 hơn năm 1996 là 1,2 lần sẽ làm cho vốn lưu động của cnng ty hoạt động có hiệu quả hơn nhiều, mà công ty vẫn đạt được kế hoạch dự trữ vật tư. 4. Hệ số quay kho của sản phẩm. Chỉ tiêu Năm 1996 Năm 1997 Chênh lệch 1. Giá trị sản lượng hàng hoá thực hiện 169.923.571.425 195.858.734.427 25.935.163.002 2. Giá trị hàng hoá tồn kho đầu năm 22.358.178.909 24.221.587.560 3. Giá trị sản lượng hàng hoá tồn kho cuối năm 24.211,587.560 18.377.697.320 4. Số dư bình quân sản lượng hàng hoá tồn kho 23.289.882.725 21.299.642.440 -1.989.759.715 5. Hệ số quay kho của sản phẩm 7,3 9,2 1,9 Như vậy, trong nămm 1997 hệ số quay kho của sản phẩm cao hơn so với năm 1996 là 1,9 lần. Nguyên nhân là do giá trị sản lượng hàng hoá thực hiện ( DTTT) năm 1997 tăng so với 1996 là: 25.935.163.002đ, trong khi đó, số dư bình quân của sản lượng hàng hoá tồn kho lại giảm 1.989.759.715đ. Đây là dấu hiệu tốt cho Công ty Dệt 8/3. Bởi lẽ, trong cơ chế thị trường sản phẩm sản xuất nhằm mục đích để bán, do vậy sản lượng bán ra càng được nhiều càng được nhiều càng tốt. Chính vì vậy, nó tạo điều kiện cho công ty thu hồi được nhanh vốn lưu động, và giảm đi được các khoản chi phí hàng tồn kho...làm cho vốn lưu động nhanh chóng tham gia vào quá trình sản xuất. 5. Hệ số ( sức ) sản xuất của vốn lưu động. Chỉ tiêu Năm 1996 Năm 1997 Chênh lệch 1. Doanh thu 169.932.571.425 195.858.734.427 25.935.163.002 2. Vốn lưu động đầu năm 102.216.318.829 95.911.411.596 3. Vốn lưu động cuối năm 95.911.411.596 94.841.520.392 4. vốn lưu động bình quân 99.563.545.757 97.375.521.567 - 2.188.024.190 5. Sức sản xuất của vốn lưu động 1,71 2,04 0,33 Các chỉ tiêu ở trên chúng ta đã nghiên cứu, nó mới chỉ là các chỉ tiêu xem xét tình hình vốn lưu động ở trạng thái tĩnh. Do vậy, chỉ tiêu sức sản xuất của vốn lưu động dùng để phân tích tình hình chu chuyển của vốn lưu động, hay nói cấch khác, ta sẽ phân tích vốn lưu động trong trạng thái động. Trong năm 1996 cứ 1đ vốn lưu động của công ty thì tạo ra được 1.17đ doanh thu, còn năm 1997 là 2,04đ. mặc dù sức sản xuất của vốn lưu động năm 1997 có tăng so vvới 1996 là 0,33đ, nhưng ở mức sản xuất của vốn lưu động chỉ đạt 1,71đ (1996) và 2,04đ (1997) thì thật là chưa hiệu quả. Do vậy, công ty cần phải chú ý tới điểm này. Nguyên nhân của việc tăng sức sản xuất năm 1997 so với 1996 là: - Doanh thu tiêu thụ tăng 25.935.163.002đ , doanh thu tăng là do sản phẩm ngày càng phù hợp với nhu cầu thị trường, thị trường tiêu thụ rộng rãi hơn, công ty đã có chính sách quảng cáo và khuyến mại tốt hơn. - Vốn lưu động bình quân của công ty giảm 2.188.024.190đ năm 1997 so với 1996. Giảm vốn lưu động bình quân chính là do tiền nặt và hàng tồn kho của công ty liên tục giảm, trong khi các khoản phải thu tăng rất nhanh Do vậy, công ty cần phải có biện pháp thích hợp để khắc phục được tình trạng xấu xảy ra. 6. Tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Chỉ tiêu Năm 1996 Năm 1997 Chênh lệch 1.Doanh thu tiêu thụ 169.923.571.425 195.858.734.427 25.935.163.002 2.Thuế doannh thu 5.479.557.269 6.315.245.387 836.688.118 3.Doanh thu thuần 164.444.014.156 189.543.429.040 25.098.474.884 4.VLĐ bình quân 99.563.545.757 97.375.521.567 -2.188.024,190 5.Hệ số luân chuyển của VLĐ 1,65 1,95 0,3 6.Thời gian một vòng luân chuyển của VLĐ 218,2 184,62 -33,58 7.Hệ số đảm nhiệm của VLĐ 0,61 0,51 -0,1 Qua đây ta thấy tốc độ chu chuyển của vốn lưu động năm 1997 nhanh hơn so với 1996 là 0,3 vòng trong 1 năm. Do đó, thời gian giảm đi được 33,58 ngày, và hệ số đảm nhiệm vốn lưu động giảm 0,1. Mặc dù vốn lưu động của công ty năm 1997 sử dụng có hiệu quả hơn 1996, nếu như cứ ở mức này thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động vẫn chưa cao. Xong cũng do tốc độ chu chuyển của vốn lưu động tăng năm 1997 so với 1996, nên công ty cũng đã có một số vốn lưu động cho sản xuất mà không cần thêm vốn lưu động ban đầu. Với số tiền là: (Số vòng quay Số vòng quay của Vốn lưu động bq năm 1996 của vốn lưu động - vốn lưu động * năm 1997 năm 1996 ) Số vòng quay năm 1996 99.563.545.575 = ( 1,95- 1,65) * = 18.102.462.576đ 1,65 Nếu xét trên góc độ số tuyệt đối, thì để đạt được kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty cần nhận ít hơn một số vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh là: ( Số vòng quay Số vòng quay Vốn lưu động bình quân năm 1996 vốn lưu động - vốn lưu động * năm 1997 năm 1996) Số vòng quay vốn lưu động 1996 99.563.545.575 = (1,95- 1,65) * = 15. 317.640.675đ 1,95 Chương III. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty Dệt 8/3. I. Sự cần thiết của việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ. Trong thời kỳ hiện nay, để bảo toàn và phát triển tốt, hầu hết các công ty đều cần một khối lượng vốn lớn, càng lớn càng tốt, kể cả vốn lưu động và vốn cố định. Xong, để có được vốn các công ty thường đI vay ở các ngân hàng, hoặc là nhận góp vốn liên doanh, cho nên chi phí cho các nguồn vốn đó là rất lớn. Nhưng nếu như hoạt động sản xuất kinh doanh lại không có hiệu quả cao, thì công ty sẽ không thể có lãi, thậm chí còn không đủ để chi trả cho các khoản lãi vay. Một biện pháp mà các công ty có thể áp dụng để khắc phục tình trạng đó trong điều kiện số vốn của mình sẵn có là: tăng nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động với điều kiện phải đảm bảo mọi kế hoach như: kế hoạch dự trữ, kế hoạch sản xuất...Với một số vốn nhất định mà công ty vẫn có khả năng hoàn thành được kế hoạch, mà lại không cần phải có các chi phí khác liên quan như: chi phí trả lãi tiền vay... Do vậy, việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động là một biện pháp tối cần thiết để vốn lưu động hoạt động có hiệu quả hơn và khắc phục được tình trạng khó khăn về vốn. Để làm được điều này công tác hạch toán kế toán có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành của công tác quản lý, với chức năng quản lý và giám sát mọi hoạt động kinh tế, tài chính... của doanh nghiệp, nó cung cấp đầy đủ, chính xác tình hình tài sản, kết quả hoạt động kinh doanh... của từng doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu quản lý đó, đòi hỏi công tác hạch toán kế toán không ngừng đổi mới, nâng cao và hoàn thiện. Nâng cao và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả tài sản của đơn vị. Mặt khác, nó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hơn. Chúng ta đều biết hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ là một khâu quan trọng không thể thiếu được trong công tác hạch toán kế toán. Vì vậy, việc nâng cao và hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ là rất cần thiết, nó đảm bảo cung cấp kịp thời, đồng bộ những vật tư cần thiết cho sản xuất, quản lý, tạo điều kiện tốt cho công tác kểm tra, giám sát việc chấp hành định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, nhăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí...trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Qua đó, góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ gía thành sản phẩm. Để nâng cao và hoàn thiện được công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ chúng ta cần lưu ý tới các điểm sau: - Phải nắm vững chức văng, nhiệm vụ của công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ. Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ phải đảm bảo 2 chức năng là phản ánh và giám đốc quá trình nhập, xuất toàn diện từ tổ chức bộ máy kế toán các phần hành kế toán cụ thể. - Phải xuất phát từ nhu cầu, đặc trưng, mục đích sản xuất cụ thể và căn cứ vào phương pháp hạch toán cụ thể của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó hoàn thiện chi tiết các khâu chứng từ, ghi chép, sổ sách của công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Phải đảm bảo nguyên tắc hoàn thiện trong công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ đúng với yêu cầu, quy định của chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. II. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dệt 8/3 Thông qua việc phân tích tình hình sử dụng vốn lưu động của Công ty Dệt 8/3 ở trên, ta thấy công ty đã sử dụng nhiều biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Cho nên so với năm 1996 thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động năm 1997 có cao hơn, xong nó cũng chưa thật cao. Ta biết việc tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn lưu động có ý nghĩa kinh tế rất lớn. Do đó, tăng nhanh tốc độ lưu chuyển của vốn lưu động là vấn đề cần thiết mà Công ty Dệt 8/3 cần phải quan tâm. Để tăng tốc độ lưu chuyển của nguồn vốn lưu động cần phải có nhiều biện pháp két hợp nhằm giảm số lượng vốn và rút ngắn thời gian vốn nằm ở các khâu: khâu dự trữ, sản xuất, tiêu thụ của quá trình sản xuất kinh doanh. Cụ thể bao gồm các biện pháp sau: 1. Đối với khâu dự trữ: - Phải xây dựng hệ thống định mức dự trữ vật tư hợp lý vừa bảo đảm kịp thời cho sản xuất, vừa không gây ứ đọng vốn lưu động . Đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng với người bán, đồng thời để có hiệu quả trong việc tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn lưu động công ty nên tổ chức mua vật tư nhiều lần, mỗi lần với số lượng vừa phải, là cho số vật tư tồn kho giảm đi, có điều kiện để đầu tư vốn vào các mục đích khác. - Tổ chức công tác bốc rỡ, kiểm nhận vật liệu, công cụ, dụng cụ để tránh số lượng nhập kho và trên hoá đơn khác nhau hoặc chất lượng vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho không đạt yêu cầu. Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đánh giá lại toàn bộ vật tư, đối chiếu giữa số liệu của kế toán và thủ kho. Cần xử lý nghiêm minh các trường hợ hao hụt ngoài định mức, bằng cách quy trách nhiệm cụ thể cho từng người và từng cá nhân có liên quan. Đối với vật tư ứ đọng lâu năm chất lượng kém, công ty cần phải tiến hành bán ngay, có thể chấp nhận bán với giá thấp để thu hồi vốn và giải thoát kho tàng. - Ngoài ra công ty còn cần phải nghiên cứu thay thế các nguyên vật liệu nhập ngoại như bông, sợi... đắt tiền bằng các nguyên vật liệu sản xuất trong nước. Bởi vì nguyên vật liệu trong nước thu mua sẽ rẻ hơn, do chi phí thu mua ít hơn, hơn nữa nó còn góp phần làm cho các nghành kinh tế khác trong nước phát triển. Nguyên vật liệu mua trong nước cần phải qua giai đoạn chọn lọc, sơ chế ... nên công ty cần làm tốt để cho chất lượng đầu vào dảm bảo không ảnh hưởng đến sản phẩm đầu ra. 2. Đối với khâu sản xuất: Cần phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu bằng cách: xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm cụ thể, làm sao phải có định mức phù hợp nhất, đó là công việc đầu tiên của công ty hay chính là của phòng kỹ thuật. Trên cơ sở đó mới có căn cứ để cấp phát nguyên vật liệu hợp lý cho từng sản phẩm của mỗi xí nghiệp. Dựa vào số liêu trên sổ sách của kế toán để tính ra số vật liệu thực dùng cho 1 sản phẩm của từng xí nghiệp, sau đó so sánh với định mức xem xét vật liệu sử dụng có hợp lý không? nếu được ta có thể hạ đến mức tối thiểu để tao điều kiện hạ giá thành sản phẩm sản xuất. Đối với phế liệu, phế phẩm trong quá trình sản xuất phải tận dụng triệt để hoặc có thể bán ra ngoài. Do vậy, công ty nên có hình thức khuyến khích sử dụng tiết kiệm vật liệu một cách thích đáng. - Đổi mới thiết bị đầu tư máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ sản xuất, do máy móc, thiết bị của công ty đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Do đó, chất lượng sản phẩm sản xuất ra chưa cao, mặt hàng chưa thật đa dạng, ảnh hưỏng đến thị hiếu người tiêu dùng. Công ty nên hpải đổi mới toàn bộ hệ thống máy mcs, xây dựng quy trình công nghệ mới, có như vvậy thì công ty mới có thể nâng cao được chất lượng sản phẩm, hạ gía thành. Nhưng một vấn đề đặt ra là vốn của công ty rất hạn hẹp. Do vậy, công ty nên từng bước đổi mới, kêu gọi đầu tư nước ngoài và tham gia liên doanh để có thêm vốn đầu tư. Đối với những tài sản, đặc biệt là TSCĐ đã hết thời gian sử dụng hoặc khấu hao hết, khả năng hoạt động kém, công ty nên tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán ngay. Cần khuyến khích thích đáng đối với các sáng kiến cải tiến công nghệ khoa học kỹ thuật, mà rút ngắn được chu kỳ sản xuất kinh doanh hoặc giảm được khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. - Bố trí lại lao động, sử dụng hợp lý nguồn lao động. Hiện nay, tuy đã giảm được biên chế khá nhiều nhưng trong công ty lực lượng lao động vẫn dư thừa, cần phải tiếp tục giảm biên chế các nhân viên không trực tiếp sản xuất, sắp xếp lại lao động trên cơ sở phân loại. Đưa những người không đủ tiêu chuẩn ra khỏi dây chuyền sản xuất, bố trí những người có bằng cấp và tay nghề thực sự vào đúng vị trí của họ. Cần phải đào tạo thêm, bồi dưỡng chuyên môn cho CBCNVC. Công ty cần phải quy định chế độ thưởng, phạt rõ ràng đối với những người hoàn thành hoặc không hoàn thành nhiệm vụ...có như vậy mới khuyến khích và tận dụng được tối đa thời gian lao động theo quy định, mặt khác phải đảm bảo trả thù lao chính đáng với kết quả lao động của mỗi người. - Nghiên cứu, chế thử sản phẩm mới ngoài các mặt hàng truyền thống mà có khả năng phù hợp với người tiêu dùng mà vẫn phù hợp với nghành nghề kinh doanh. 3. Đối với khâu lưu thông: - Yêu cầu đầu tiên đối với khâu này là hải giữ được chứng từữ tín ới khách hàng, chấp hành tốt hợp đồng tiêu thụ, có như vậy mới đảm bảo quan hệ lâu dài với khách hàng. Qua các cuộc hội nghị với khách hàng công ty nên tổ chức sao cho có thể lấy được nhiều ý kến nhất từ phía họ. Từ đó ta sẽ có biện háp thích hợp hơn đối với chất lượng sản phẩm , gía thành, phương thức thanh toán... - Công ty nên thành lập phòng marketing để có thể mở rộng thị trường tiêu thụ bằng nhiều biện pháp khác nhau như: quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, triển lãm... - Trong thanh toán công ty nên chọn phương thức thanh toán phù hợp, thuận tiện đối với từng khách hàng. Đối với những khách hàng nợ với khối lượng lớn, lâu, công ty có thể dùng biện pháp sau dể đòi nợ: gửi cho khách hàng biên bản đối chiếu công nợ, thông qua biên bản này báo cho khách hàng biết số tiền khách hàng còn nợ công ty cần phải trả. Sau một thời gian nếu khách hàng vẫn không trả, công ty có thể cử người trực tiếp đến đòi, nếu cũng không đòi được hạch toán thì phải đưa ra trọng tài kinh tế giải quyết. - Đối với những khoản nợ không thể đòi được công ty phải xử lý ngay để bảo toàn vốn. Trong điều kiện có lạm phát, khi phân phối lợi nhuận cho các mục đích tích luỹ và tiêu dùng, công ty phải để giành số lợi nhuận để bù đắp cho số vốn lưu động bi hao hụt vì lạm phát. III. Phương hướng và biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3. Qua 38 năm thành lập và phát triển Công ty Dệt 8/3 không ngừng đổi mới và vững mạnh. Cùng với sự phát triển của công ty , công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đạt được những thành tích đáng kể. Bộ máy kế toán của công ty thường xuyên được kiện toàn và tổ chức lại một cách hợp lý, hiệu quả, phù hợp với quy mô sản xuất của công ty. Từ chỗ bộ máy cồng kềnh với 60 nhân viên nay còn 17 nhân viên và được phân công giao việc cụ thể. Hàng năm công ty đã cử cán bộ có năng lực đi học nhằm nâng cao chuyên môn, nắm bắt được những thông tin mới trong nước và thông lệ kế toán Quốc tế. Kế toán công ty áp dụng hạch toán theo phương pháp Nhật ký- chứng từ, phương pháp này phù hợp với đặc điểm quy mô của công ty. Công tác hạch toán của công ty trong các khâu chứng từ, sổ sách...đã đi vào nề nếp, đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và đúng với chế độ kế toán hiện hành. Công ty áp dụng tính lương theo sản phẩm sản xuất, đây là hình thức trả lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động và chất lượng lao động. Do đó, khuyến khích được người sản xuất có trách nhiệm và hăng say sản xuất. Công tác tính gía thành của công ty được hạch toán từng tháng, nó thuận lợi cho việc bảo đảm và tập hợp đầy đủ các khoản mục chi phí tính gía thành phát sinh trong tháng. Là tiền đề cho gía thành sản phẩm của công ty được tính đúng, tính đủ. Công ty đã áp dụng kế toán máy, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán, công ty đang nghiên cứu tiến hành vi tính hoá toàn phần trong công tác kế toán... Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nói chung và công tác vật liệu, công cụ, dụng cụ nói riêng của công ty còn có những hạn chế nhất định. Do đó, công ty cần phải cải tiến, hoàn thiện hơn nữa. Với góc độ là sinh viên thực tập, tôi xin đưa ra một số các kiến nghị sau, nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty: 1. Thay đổi cách luân chuyển chứng từ xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ. Đối với " phiếu xuất kho" không cần thiết phải lưu 2 liên tại các xí nghiệp sản xuất mà chỉ cần 1 liên, liên còn lại phải giao cho phòng vật tư để theo dõi tình hình xuất vật tư trong kỳ. " Phiếu xuất kho" lập 3 liên: 1 liên giao cho người nhận, 1 liên giao cho phòng vật tư, liên còn lại thủ kho ghi xong chuyển cho kế toán lưu và ghi sổ. Cuối tháng kế toán chỉ cần chuyển cho các xí nghiệp sản xuất " Bảng liệt kê các chứng từ xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ". Xí nghiệp sản xuất dựa vào các " Phiếu xuất kho" lưu ở đơn vị để đối chiếu với bảng kê chi tiết này. Như vậy, cách luân chuyển chứng từ này tạo điều kiện theo dõi, đối chiếu một cách chính xác và khoa học các nghiệp xuất kho vật tư giữa xí nghiệp sản xuất, phòng vật tư, phòng kế toán. Dựa vào đó kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ có thể hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ, phòng cung tiêu có thể có được những thông tin kịp thời để lập kế hoạch mua sắm vật tư đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong kỳ. 2. Bổ sung cách ghi chép vào " Nhật ký- chứng từ số 5", ghi có TK 331. Trên “Nhật ký- chứng từ số 5 “ của công ty do kế toán thanh toán lập, để theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Kế toán không theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp, mà chỉ biết cuối tháng tổng cộng còn nợ bao nhiêu. Kế toán cũng không ghi phần dư đầu kỳ, dư cuối kỳ, tổng số phát sinh của “Nhật ký - chứng từ số 5”. Cho nên, khi lập " Sổ cái TK 331" không lấy được ngay số liệu ở hàng tổng cộng số phát sinh của " Nhật ký- chứng từ số 5" mà phải cộng lại rất mất thời gian. Mặt khác, kế toán cũng không thể dựa vào " Nhật ký- chứng từ số 5" tháng này để lập “NK-CT số 5” cho tháng sau. Vì trên đó không có số dư cuối tháng để làm căn cứ ghi vào số dư đầu tháng sau. Do vậy, “NK-CT số 5” ở đây chỉ là hình thức mà không có giá trị ghi sổ tiếp theo. Do đó, khi lập “NK-CT số 5” của từng tháng, với chức năng là bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, thì kế toán cần phải theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp, thông thường thì mỗi nhà cung cấp được theo dõi trên 1 dòng của sổ. Khi lập “ Nhật ký- chứng từ số 5” kế toán phải căn cứ vào số liệu của " sổ chi tiết số 2", sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp. Số dư đầu tháng của từng người bán trên “NK-CT số 5” được lấy từ cột số dư đầu tháng của “sổ chi tiết số 2”, số dư cuối tháng trên “NK-CT số 5” sẽ lấy từ số dư cuối tháng cộng lại của từng nhà cung cấp trên “sổ chi tiết số 2”. Khi ghi “NK-CT số 5” kế toán thanh toán phải cộng sổ, số liệu tổng cộng của “NK-CT số 5” sẽ được dùng để kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK 331. Cách lập như vậy sẽ đảm bảo cho “NK-CT số 5” của công ty sẽ đúng với yêu cầu của chế độ kế toán, và lại có giá trị cho việc ghi sổ tiếp theo. 3. Công ty nên áp dụng thống nhất một phương pháp tính giá vật liệu, công cụ, dụng cụ. Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho mà công ty áp dụng là 2 phương pháp: phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, và phương pháp gía hạch toán. Tuy đây là nguyên nhân do có sự phân biệt giữa vật liệu, công cụ, dụng cụ (bông) và vật liệu, công cụ, dụng cụ khác, nhưng nó làm cho công việc tính giá vật liệu, công cụ, dụng cụ trở nên phức tạp hơn, gây khó khăn cho kế toán máy, đồng thời giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trông kỳ chưa hoàn toàn chính xác. Vì vậy, công ty cần phải hoàn thiện trong khâu tính gía thành, nên áp dụng thống nhất một phương pháp tính giá cho vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất trong kỳ. Đối với phương pháp giá hạch toán cho vật liệu bông thì kế toán chưa tính đủ các chi phí thu mua. Mặt khác, kế toán vật liệu lại áp dụng hệ số giá của tháng trước điều chỉnh cho tháng này, hệ số này bằng tỷ số giữa gía thành thực tế tồn kho với gía hạch toán của vật liệu tồn kho, mà gía thành hạch toán và gía thành thực tế tồn kho được lấy trên sổ cái TK 331. Gía thành hạch toán lại không ổn định trong kỳ nên giá bông xuất kho tính rất phức tạp, vừa không hoàn toàn chính xác. Do đó, sau mỗi tháng kế toán vật liệu bông phải điều chỉnh lại giá bông xuất kho nên rất mất thời gian. Do đó, giá bông xuất cũng phải được tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn như vật liệu, công cụ, dụng cụ khác của công ty. Đối với bông nhập kho, kế toán vật liệu hpải tính giá nhập một cách đầy đủ và chính xác, bao gồm tất cả các khoản chi phí cho việc thu mua, nếu có thuế nhập khẩu thì phải tính vào gía thành nhập kho. Sau đó, kế toán vật liệu bông căn cứ vào " phiếu nhập kho" đưa số liệu vào máy tính. ý nghĩa của công tác hoàn thiện trên là tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trên máy, giảm được khối lượng công việc mà có độ chính xác cao. 4. Hoàn thiện sổ sách hơn nữa trong việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ . Như đã nhận xét ở trên, phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ của công ty không hoàn toàn là phương pháp "sổ số dư". Thực chất phương pháp hạch toán mà công ty áp dụng là phương pháp "thẻ song song", nhưng cuối năm công ty in ra " sổ số dư". Hiện nay, thông thường ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sử dụng kế toán máy, hầu hết hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp "thẻ song song". Phương pháp này vừa thuận tiện cho công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại phòng kế toán bằng kế toán máy (theo dõi cả về giá trị lẫn số lượng), vừa giảm nhẹ cho thủ kho, ở kho ( chỉ cần theo dõi số lượng ). Vì vậy, Công ty Dệt 8/3 áp dụng phương pháp thẻ song song thì sẽ rất hợp lý. Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ như sau: - Thay thế tên gọi từ phương pháp sổ số dư về phương pháp thẻ song song. - Cuối năm kế toán không cần in ra sổ số dư nữa. - Giữ nguyên " bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất" để phục vụ cho kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng. - Kế toán cần lập thêm " sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ " cho từng kho có mẫu như sau: ( bảng16 ). - " Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ " kế toán chỉ cần theo dõi phần giá trị theo mẫu ( bảng 17 ). - Thay đổi quan hệ đối chiếu giữa kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ, thủ kho để cho phù hợp với quy định của phương pháp này. Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ được dùng để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về mặt số lượng. " Bảng liệt kê chứng từ xuất nhập vật liệu, công cụ, dụng cụ " để kế toán kiểm tra,đối chiếu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng. Số liệu trên " bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ " được chiếu với phần kế toán tổng hợp phản ánh trên " bảng tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ ". Tại kho: Thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng, hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ, thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán. Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán xuống kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, hàng ngày nhận được phiếu nhập, xuất, định khoản đưa số liệu vào máy tính, cuối kỳ in ra sổ sách cần thiết. Bảng 16 : Đơn vị: Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ Tháng.....năm..... TK: Tên kho: Tên, quy cách vật liệu, công cụ, dụng cụ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Số dư đầu kỳ Cộng Bảng 17 : Bảng tổng hợp nhập, xuất,tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ Danh điểm Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 5. Trong công tác hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ. Công ty cần sử dụng thêm một số loại sổ sách, chứng từ khác, để có thể theo dõi chi tiết, chính xác và đầy đủ hơn quy trình hạch toán vật liêu, công cụ, dụng cụ. Một số loại sổ sách như: Bảng kê số 3, tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ. Biên bản giao nhận chứng từ. Nhật ký- chứng từ số 6, ghi có tài khoản 151. Sổ cái tài khoản 152,153. Mẫu của các sổ sách này theo chế đọ quy định. Khi ghi, kế toán cần phải ghi đầy đủ các hàng, cột trên sổ. 6. Một số kiến nghị đối với phòng kế toán - Trong khoản mục tính gía thành của công ty bao gồm 10 khoản mục chi phí sau: + Chi phí nguyên vật liệu chính dùng chứng từ sản xuất chính. + Chi phí nguyên vật liệu phụ dùng cho sản xuất chính. + Chi phí nhiên liệu dùng cho sản xuất chính. + Động lực dùng cho sản xuất chính. + Chi phí tiền lương công nhân viên dùng cho sản xuất chính. + BHXH trên tiền lương công nhân sản xuất chính. + Chi phí KHTSCĐ chuyên dùng cho sản xuất chính. + Chi phí quản lý phân xưởng. + Chi phí quản lý xí nghiệp. + Chi phí lưu thông. Theo chế độ kế toán hiện hành thì chi phí lưu thông không có trong khoản mục tính gía thành. nó được phân bổ cho sản phẩm, hàng hoá bán ra trong kỳ. Để hoàn thiện , kế toán gía thành cần loại bỏ khoản mục chi phí lưu thông trên. Và tập hợp phân bổ cho sản phẩm bán ra của công ty. Trong trường hợp này kế toán định khoản: Nợ TK 911 Có TK 642 - Công ty cần lập kế hoạch chi phí trích trước cho sửa chữa lớn TSCĐ của công ty. TSCĐ của công ty có chênh lệch nhiều và giá trị lớn, đa số đề đã cũ, và có hệ số sử dụng lớn. Vì vậy, để duy trì thời hạn sử dụng TSCĐ theo đúng kế hoạch, công ty cần phải thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa lớn TSCĐ. Phương hướng hoàn thiện là hàng năm, kế toán TSCĐ của công ty cần phải lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ. Đối với các công việc sửa chữa lớn, từ kế hoạc này kế toán tổng hợp dự toán tiến hành trích trước vào chi phí sản xuất đều đặn hàng tháng. Đối với chi phí sửa chữa nhỏ thường xuyên thì chi phí phát sinh trong tháng nào tính ngay vào chi phí của tháng đó. Kết luận Một lần nữa ta khẳng định kế toán vật tư có tác dụng rất to lớn trong quản lý kinh tế. Thông qua công tác hạch toán vật tư giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí làm thiệt hại tài sản của doanh nghiệp. Mặt khác, góp phần làm giảm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm, tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Từ đó tăng lợi nhuận, tiết kiệm vật tư và tích luỹ vốn cho doanh nghiệp. Qua tìm hiểu thực tế tại Công ty Dệt 8/3, tôi thấy công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý vật tư, công tác kế toán cũng như công tác quản lý nói chung của công ty. Hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo của công ty nắm được tình hình công việc để chỉ đạo sản xuất. Hạch toán quá trình này nó phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ. Qua đó, Ban lãnh đạo của công ty mới có được biện pháp hữu hiệu, đúng đắn nhằm ra các quyết định phù hơp, hiệu quả. Những kết quả nghiên cứu được trong thời gian thực tập, sẽ góp phần giúp tôi củng cố được những kiến thức trong nhà trường, và biết được cách thức vận dụng nó như thế nào.Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Công ty Dệt 8/3. Nhưng do trình độ có hạn, thời gian thực tập ngắn, nên luận văn khômg tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự góp ý, bổ sung của của các thầy cô giáo, của cán bộ Công ty Dệt 8/3, để luận văn thêm phong phú về lý luận và có tác dụng thực tiễn hơn. Xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Lời, cùng toàn thể cán bộ Công ty Dệt 8/3 để chuyên đề này hoàn thành đúng thời hạn.