Chuyên đề Tổ chức công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin – TSI

toán thanh toán giữ để làm căn cứ ghi sổ chi tiết thanh toán lương cho nhân viên, sổ chi tiết tài khoản 111, mẫu phiếu chi đó được thiết lập sẵn trong phần mềm kế toán, kế toán chỉ việc kê khai các thông tin liên quan cần thiết và in ra mẫu phiếu chi như sau: TSI Phiếu Chi Số : T006986 Ngày 30 tháng 06 năm 2006 CP Người chi: Đỗ Thị Mai Đơn vị: Công ty THHHTMDVCNTT-TSI Địa chỉ: 231 Bạch Mai-HBT-HN Lý do: Chi lương + thưởng tháng 06 Số tiền : 105.000.0000 VNĐ Bằng chữ : Một trăm linh năm triệu Việt nam đồng TT đơn vị Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.21 – Phiếu chi tiền mặt Sổ chi tiết chi phí TK: 642 Tháng 06/2006 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền (đồng) SH Ngày Số phát sinh trong tháng 26381 9/06 Văn phòng phẩm 111 200.000 19282 10/06 Tiền nước uống(lucy) 111 6.00.000 46017 10/06 Xăng xe + phí đi đường 111 370.000 1357 13/06 Chi phí tiếp khách 111 250,000 ......... ........ ........................................ ......... ..................... 30/06 Chí phí khấu hao TSCĐ 214 14.825.500 27724 30/06 Tiền điện thoại 111 4,000,000 30/06 Chi tiền điện 111 3,000,000 30/06 Chi lương + thưởng 111 105.000.000 Tổng phát sinh tháng 06 145.069.728 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 2.22 – Sổ chi tiết chi phí Sổ cái tài khoản 642 Tháng 06/2006 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền (đồng) SH Ngày Nợ Có 1.Số dư đầu tháng 0 2.Số phát sinh 30/06 Tổng chi phí tháng 12 214,111 145.069.728 30/06 Kết chuyển chi phí 911 145.069.728 Tổng phát sinh 145.069.728 145.069.728 3.Số dư cuối tháng 0 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 2.23 – Sổ cái tài khoản 642 2.2.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Với bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực nào thì kết quả hoạt động kinh doanh là một chỉ tiêu quan trọng không chỉ đối với Ban giám đốc Công ty mà còn đối với những nhà quan tâm khác như: ngân hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, đối thủ cạnh tranh, khách hàng. Kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Lợi nhuận thuần đạt được càng cao thì chứng tỏ hoạt động kinh doanh có hiệu quả và ngược lại. Dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty mà có thể đánh giá tình hình kinh doanh của Công ty trong một tháng, một quý, trong cả niên độ kế toán đó. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty là số chênh lệch giữa doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng bán trừ đi chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp, cộng với kết quả hoạt động tài chính và hoạt động khác. Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng bán trừ đi chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp . Thực tế , Kết quả bán hàng của công ty được xác định bằng Kết quả hoạt động kinh doanh (vì các hoạt động tài chính và các hoạt động khác tại công ty là không đáng kể ) Phương pháp tính kết quả kinh doanh như sau: Lợi nhuậntrước thuế = Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh + Lợi nhuận hoạt động khác Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ + Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính - Chi phí bán hàng - Chi phí  quản lí doanh nghiệp Lợi nhuận khác = Thu nhập khác - Chi phí khác Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng bán Với QĐ số 15 /2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính, tuy chưa được tập huấn tại cục Thuế nhưng vẫn được kế toán tại công ty cập nhật kịp thời .Tuy nhiên ,hiện tại QĐ 15 vẫn chưa áp dụng vào chế độ hạch toán tại công ty. Để hạch toán kết quả kinh doanh của một tháng hay một niên độ kế toán, kế toán sử dụng tài khoản 911 - Kết quả hoạt động kinh doanh. Căn cứ vào sổ cái TK 511, TK 515, TK 711, TK 632, TK 642, TK 635, TK 811 kết chuyển sang tài khoản 911 để tính ra lãi, lỗ trong tháng đó, trong một năm đó. Đồng thời theo dõi, ghi chép kết quả hoạt động kinh doanh được thể hiện trên sổ cái tài khoản 911 như mẫu sau đây: Sổ cái tài khoản 911 Tháng 06 /2006 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền (đồng) SH Ngày Nợ Có 1.Số dư đầu tháng 12 0 2.Số phát sinh 30/06 Kết chuyển doanh thu thuần 511 3.123.621.291 30/06 Kết chuyển doanh thu HĐTC 515 1.073.859 30/06 Kết chuyển thu nhập khác 711 04 30/06 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 2.914.494.276 30/06 Kết chuyển chi phí QLDN 642 145.069.728 Kết chuyển chi phí HĐTC 635 3.236.300 Lãi hoạt động kinh doanh 421 61.894.846 Tổng phát sinh 3.124.695.150 3.124.695.150 3.Số dư cuối tháng 0 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 2.24 – Sổ cái tài khoản 911 Số lợi nhuận này là lợi nhuận trước thuế, sau khi trừ thuế thu nhập với tỉ lệ thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp 28% thì số còn lại sẽ được dùng để phân phối lợi nhuận cho các thành viên góp vốn theo tỉ lệ vốn góp và bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh để tiếp tục đầu tư cho hoạt động kinh doanh, quỹ khen thưởng của Công ty. Chương iii Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI 3.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI 3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Tìm kiếm nhà cung cấp hàng hoá đầu vào cho quá trình lưu thông hàng hoá sao cho thật đáng tin cậy, hàng hoá đảm bảo chất lượng cao, mẫu mã đẹp, giá cả hợp lí là một vấn đề rất khó, đòi hỏi tốn nhiều công sức, thời gian lâu dài để thiết lập mối quan hệ đó. Nhưng việc giới thiệu sản phẩm để sản phẩm được thị trường chấp nhận rộng rãi với khả năng tiêu thụ nhanh chóng, vòng quay của vốn ngắn lại là một vấn đề khó hơn rất nhiều. Điều đó đòi hỏi các nhà ra quyết định phải đưa ra được các quyết định về việc tiêu thụ sản phẩm đó một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Đặc biệt trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay, Nhà nước ta đã đề ra nhiều chính sách, biện pháp nhằm tăng trưởng kinh tế, khuyến khích và thúc đẩy nền kinh tế phát triển mạnh theo kịp với các nước khác trên thế giới. Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt ấy, để tồn tại và chiếm được vị trí quan trọng trên thị trường kinh doanh đòi hỏi Công ty không ngừng tìm tòi để giải đáp cho câu hỏi của mình sao cho đạt được mục tiêu của mình theo đuổi một cách tốt nhất với tổng chi phí hoạt động là nhỏ nhất và phù hợp với tình hình thực tế của mình. Để giúp cho Ban Giám đốc Công ty tìm ra được phương án giải quyết nhanh chóng, đúng đắn, kịp thời cho kỳ kế toán tiếp theo thì kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sẽ là một công cụ đắc lực. Bởi thông qua việc hạch toán tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng bằng việc phản ánh chính xác, nhanh chóng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên các chứng từ và sổ sách liên quan, kế toán sẽ cung cấp cho Ban Giám đốc Công ty cũng như những nhà quan tâm những thông tin chính xác nhất về thị trường tiêu thụ, tình hình tiêu thụ, các thông tin trực tiếp về sản phẩm cũng như tình hình thanh toán của khách hàng, kết quả lãi, lỗ của hoạt động kinh doanh đó. Mặt khác, do đặc điểm kinh doanh của mình, cơ sở vật chất kĩ thuật còn hạn chế và do chế độ kế toán luôn luôn thay đổi nên đôi khi kế toán của Công ty chưa cập nhật và thay đổi theo một cách kịp thời cho phù hợp. Vì vậy, việc hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cũng còn tồn tại một số những hạn chế nhất định. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác và kịp thời của thông tin do kế toán cung cấp. Do vậy, để kế toán phát huy hết chức năng của kế toán là cung cấp thông tin một cách nhanh chóng nhất, chính xác nhất, khoa học nhất và là công cụ quản lí kinh tế hữu hiệu của Công ty nói riêng và của Nhà nước nói chung để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh và quản lí có hiệu quả hơn thì việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty là một tất yếu khách quan. Việc hoàn thiện đó phải được thực hiện ngay từ việc tổ chức công tác kế toán ban đầu, hệ thống chứng từ cho đến phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sao cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh và phù hợp với chuẩn mực kế toán ban hành. 3.1.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện Hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa và vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Do vậy, để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng phải tuân theo những yêu cầu và nguyên tắc nhất định để đảm bảo cho việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác, phát huy tối đa chức năng cung cấp thông tin của kế toán. Hoàn thiện phải được tiến hành trên cả mặt nội dung và phương pháp hạch toán. Các yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện đó bao gồm như sau: Trước hết, hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên cơ sở tôn trọng các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Bởi kế toán không những chỉ là công cụ quản lí của mỗi Công ty mà còn là công cụ quản lí hữu hiệu của Nhà nước. Mỗi doanh nghiệp khi bước vào hoạt động cũng cần thiết tổ chức bộ máy quản lí, bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán để theo dõi, quản lí tình hình hoạt động của đơn vị mình. Trên cơ sở đó đưa ra được các quyết định kinh doanh đúng đắn. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh của Công ty, trình độ kế toán trong bộ máy kế toán, cơ sở vật chất và tuỳ thuộc vào tổ chức bộ máy quản lí mà mỗi Công ty có thể tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng sao cho đơn giản, dễ làm, dễ theo dõi, phù hợp song vẫn đảm bảo đúng chế độ do Nhà nước ban hành. Có như vậy mới đảm bảo tính thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho sự quản lí vĩ mô của các cơ quan quản lí có liên quan. Thứ hai, việc hoàn thiện phải căn cứ vào đặc điểm quản lí, hoạt động kinh doanh, tình hình thực tế của Công ty và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các nhân viên trong bộ máy kế toán. Như vậy, mới đảm bảo cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ, sổ sách liên quan nhanh chóng, chính xác, kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin kế toán. Thứ ba, hoàn thiện kế toán hàng và xác định kết quả bán hàng trên hai mặt nội dung và phương pháp hạch toán sao cho các nội dung chỉnh sửa đó được truyền đạt đến các nhân viên trong Công ty một cách nhanh chóng, dễ hiểu, dễ vận dụng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng hệ thống thông tin hiện đại, áp dụng phần mềm kế toán hoàn thiện tới đây của Công ty được triển khai có hiệu quả. Thứ tư, việc hoàn thiện phải có tính khả thi xét về mặt chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu được từ việc hoàn thiện đó. Để đảm bảo việc hoàn thiện tuân thủ được các nguyên tắc trên thì Công ty cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thứ nhất, hệ thống chứng từ kế toán ban đầu liên quan đến các nghiệp vụ mua, bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải được thiết lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty trên cơ sở các chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước. Việc luân chuyển chứng từ sao cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, thuận tiện. Vì như vậy sẽ nâng cao tính pháp lí, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai, trang bị cơ sở vật chất kĩ thuật, hệ thống thông tin hiện đại tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán phản ánh một cách dễ dàng, chính xác, nhanh chóng và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo tính đúng kỳ của các nghiệp vụ kế toán. Ngoài ra, còn có một số yêu cầu khác như: môi trường làm việc, các biện pháp khuyến khích vật chất, tinh thần tạo nên một môi trường làm việc năng động, có sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên và phòng ban, ham học hỏi để tích luỹ kinh nghiệm ngày càng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình, đáp ứng kịp với sự thay đổi của chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. 3.2. Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI 3.2.1. Những ưu điểm Sau hơn 9 năm thành lập và hoạt động có thể khẳng định rằng Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI đã đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ. Công ty đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của khách hàng, vì thế thị trường tiêu thụ hàng hoá của Công ty không chỉ trên địa bàn Hà Nội mà còn được mở rộng trên khắp các tỉnh thành trong nước; thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với hệ thống khách hàng rộng khắp. Công ty ngày càng chiếm được một vị trí quan trọng trên thị trường công nghệ thông tin, tạo công ăn việc làm cho người lao động, đóng góp một phần lớn vào Ngân sách Nhà nước và một phần công sức cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo công nghệ thông tin cho đất nước. Đạt được những thành tựu trên điều trước tiên phải kể đến đó là nhân tố con người. Đội ngũ nhân viên của Công ty hiện nay tương đối trẻ, năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công nghệ thông tin, kế toán tài chính, marketing, dự án, tự động hoá cùng với sự lãnh đạo tài tình, đưa ra các chiến lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời của Ban Giám đốc Công ty. Công ty đã xây dựng được mối quan hệ ứng xử tốt đẹp giữa các thành viên trong cộng đồng Công ty tạo nền tảng để đạt tới sự thống nhất sức mạnh trong công việc kinh doanh như thăm hỏi, giúp đỡ lẫn nhau khi gặp khó khăn, cùng quan tâm đến lợi ích chung của Công ty, quan hệ cởi mở với đối tác bên ngoài: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, tuân thủ pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước, tạo hưng phấn thi đua học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm và hăng say làm việc, thường xuyên tổ chức các buổi tham quan, nghỉ mát, hoạt động vui chơi giải trí. Bộ máy kế toán: Được tổ chức theo mô hình tập trung với sự bố trí nhân lực hợp lí, có trình độ chuyên môn về kế toán vững chắc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán và quản lí được tập trung. Trong đó là hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được đặc biệt quan tâm. Nhờ vậy, kế toán phản ánh nhanh chóng, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ, sổ sách kế toán đúng chế độ kế toán để theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của cả Công ty nói chung và kết quả của từng mặt hàng nói riêng. Về hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty áp dụng theo Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, căn cứ vào đặc điểm, quy mô và lĩnh vực kinh doanh của Công ty mà lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán. Việc xây dựng hệ thống tài khoản như hiện nay tại Công ty rất đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn phản ánh, theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, giúp cho việc quản lí đối tượng kế toán chính xác và đầy đủ. Về hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty rất đa dạng và phong phú. Ngoài những chứng từ bắt buộc theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, còn có các chứng từ hướng dẫn được thiết kế dựa trên các mẫu có sẵn do nhân viên kế toán các phần hành lập sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm tổ chức công tác kế toán, tiện lợi cho việc ghi chép. Vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế đều được kế toán phản ánh đầy đủ lên chứng từ và được phê duyệt đầy đủ. Sau khi lập và được kiểm tra các thông tin trên chứng từ thì các chứng từ này được nhập vào máy tính theo phần mềm kế toán AT - Soft và được lưu trong máy tính để quản lí và làm căn cứ ghi sổ kế toán, đối chiếu. Hệ thống sổ sách kế toán: Hiện nay Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức chứng từ ghi sổ. Với loại hình kinh doanh là thương mại,các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá diễn ra rất nhiều, vì vậy việc áp dụng hình thức ghi sổ này là rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Đây là một hình thức ghi sổ đơn giản, kết cấu ghi sổ dễ ghi, số liệu trên các sổ dễ đối chiếu và dễ kiểm tra. Với hình thức ghi sổ này, giúp cho kế toán giảm bớt việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán thông qua việc lập chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ sách kế toán được nhân viên kế toán lập và vận dụng linh hoạt sao cho tiện lợi cho việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Vì vậy, hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng được theo dõi đầy đủ và cung cấp các thông tin kế toán chính xác. Kế toán còn mở sổ chi tiết hàng hoá cho từng mặt hàng, sổ chi tiết bán hàng từng mặt hàng, sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán, sổ kế toán chi tiết doanh thu để theo dõi các tình hình nhập, xuất hàng hoá. Nhờ vậy, mặc dù Công ty không mở chi tiết các TK 156, TK 632, TK 511 theo từng mặt hàng nhưng vẫn có thể xác định doanh thu bán hàng theo từng sản phẩm. Từ đó sẽ xác định được lãi, lỗ theo từng mặt hàng, và đưa ra các quyết định về việc nhập, xuất hàng hoá đó cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Công ty. Về phương pháp kế toán hàng tồn kho: Với phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên cho phép kế toán có thể theo dõi tình hình biến động của hàng hoá thường xuyên, tính ra giá trị hàng hoá tồn kho vào bất kì thời điểm nào. Nhờ vậy, có thể xác định được giá trị hàng hoá thừa, thiếu và tìm ra nguyên nhân và biện pháp xử lí kịp thời. Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho: Hoạt động trong lĩnh vực thương mại, số lượng hàng hoá, mặt hàng kinh doanh rất phong phú đa dạng, số lần nhập, xuất mỗi loại hàng hoá là rất nhiều. Vì vậy, Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ cho mỗi hàng hoá trong một tháng là rất phù hợp. Với phương pháp này đã làm giảm khối lượng công việc hạch toán chi tiết hàng hoá, không phụ thuộc vào số lần nhập hàng hoá trong mỗi tháng. Về kế toán b án h àng và xác định kết quả bán hàng : Nhờ có việc tổ chức công tác hạch toán kế toán hợp lí và phù hợp mà việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ b án h àng và xác định kết quả bán hàng cũng được phản ánh kịp thời, chính xác và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Từ đó xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, các mặt hàng trong một tháng và trong cả năm tài chính. Qua đó đưa ra được các quyết định kinh doanh đúng đắn. Trong quá trình bán hàng, Công ty cũng có nhiều chính sách ưu đãi với khách hàng, khuyến khích tiêu dùng ngày càng nhiều của khách hàng như khuyến mãi và chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua hàng hoá với số lượng nhiều. Hệ thống giá cả và chính sách ưu đãi này được xây dựng phù hợp với từng khách hàng khác nhau. Thiết lập được kênh phân phối hàng hoá đến đại lí và tận tay người tiêu dùng cuối cùng. Việc làm này đã giúp cho Công ty có thể kiểm soát được quá trình phân phối hàng hoá và tiêu thụ sản phẩm của Công ty và có thể nắm bắt trực tiếp các thông tin về tình hình thị trường như về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đặc tính của sản phẩm, phản ứng của khách hàng về các sản phẩm mà Công ty cung cấp, giá cả, cung cầu hàng hoá, dịch vụ mà Công ty kinh doanh thông qua phòng nghiên cứu và phát triển thị trường. Từ đó nâng cao chất lượng phục khách hàng và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường, đề ra được các chiến lược và biện pháp kinh doanh cụ thể. Việc hạch toán, quyết toán thuế và các khoản phải nộp khác cho Nhà nước cũng được tiến hành nhanh chóng, đúng thời gian quy định của Nhà nước. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi và quản lí của cơ quan chủ quản. Về tin học trong công tác kế toán: Hiện tại Công ty đã áp dụng tin học hoá vào quá trình hoạt động kinh doanh thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán AT - Soft để theo dõi tình hình tăng giảm hàng hoá, thu, chi tiền mặt; quản lí và theo dõi công nợ với khách hàng và nhà cung cấp; quản lí, nhập liệu các chứng từ ; xây dựng mạng tin học nối mạng internet nhằm thu thập thông tin ở thị trường thế giới; sử dụng thương mại điện tử như mở trang Web của Công ty (http:// www.TSI.com.vn ) để quảng cáo trên mạng, tiến hành giao dịch với nhà cung cấp trước khi kí kết hợp đồng kinh tế thông qua mạng Internet. Vì vậy, công việc hạch toán, ghi chép và tính toán của kế toán cũng như việc cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty và giao dịch với khách hàng được giảm bớt, nhanh chóng, chính xác và tính bảo mật cao hơn rất nhiều. Và một ưu điểm nữa mà Công ty đã đạt được và góp một phần quan trọng trong việc tăng doanh thu bán hàng trong thời gian qua mà không thể không kể đến đó là Công ty đã quan tâm đến việc xây dựng và bảo hộ thương hiệu cho Công ty mình. Thương hiệu chính là tài sản của Công ty cần được bảo vệ và chính là vũ khí cạnh tranh sắc bén nhất. Vì thế Công ty đã tạo nên thương hiệu cho các sản phẩm kinh doanh chủ yếu và nổi trội của Công ty như màn hình HCT, loa HCT, case HCT. Cùng với uy tín hoạt động của Công ty trong nhiều năm qua trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, Công ty đã ngày càng làm cho thương hiệu của mình trở nên gần gũi, quen thuộc với thị trường công nghệ thông tin, với khách hàng và đã trở thành một công cụ cạnh tranh, công cụ bán hàng có hiệu quả. Với những yếu tố trên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo được các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi như nguyên tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc trọng yếu... 3.2.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm to lớn kể trên, trong việc tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI vẫn còn tồn tại một số những hạn chế nhất định mà Công ty có thể hoàn thiện những tồn tại này nhằm giúp cho việc quản lí hoạt động kinh doanh tốt hơn, từ đó sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh lên cao hơn. Những hạn chế đó cụ thể là: Thứ nhất, về hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán: Vì các mặt hàng kinh doanh tại Công ty rất nhiều nên Công ty không mở chi tiết các TK 511, TK 632, TK 156 theo từng mặt hàng để tránh sự cồng kềnh trong hệ thống tài khoản, mà kế toán mở sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá cho từng mặt hàng cụ thể để theo dõi doanh thu của từng mặt hàng trong một tháng. Tuy nhiên, sổ chi tiết tài khoản 632, sổ chi tiết tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 911 lại không mở cho từng mặt hàng mà lại mở cho tất cả các mặt hàng trong một tháng. Hơn nữa kết cấu ghi chép trên sổ chi tiết TK 632, TK 511, TK 911 giống với cách ghi chép trên sổ cái TK 632, TK 511, TK 911. Điều này tạo nên một sự trùng lặp trong việc phản ánh và ghi chép. Nếu sau khi đã lập chứng từ ghi sổ giá vốn hàng bán, doanh thu và kết chuyển theo định kỳ tháng thì việc lập các sổ kế toán trên là không cần thiết. Mà có thể từ chứng từ ghi sổ tập hợp vào sổ cái các tài khoản này. Còn nếu không lập chứng từ ghi sổ thì vẫn lập sổ chi tiết tài khoản 632, sổ chi tiết tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 911 nhưng kết cấu ghi chép phải được thiết kế lại để phù hợp và tiện lợi cho việc theo dõi, tập hợp số liệu. Thứ hai, trong việc tính giá mua hàng nhập kho, chỉ có hàng nhập khẩu từ nước ngoài thì mọi chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng nhập khẩu mới được tập hợp và tính vào giá mua hàng nhập kho. Còn với chi phí thu mua hàng trong nước không được tập hợp, phân bổ cho các mặt hàng và tính giá nhập kho hàng hoá đó. Các chi phí này được tập hợp trên tài khoản 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp. Cuối kỳ kết chuyển các chi phí này sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Việc hạch toán như thế này tuy nhiên lợi nhuận trước và sau thuế của Công ty không bị thay đổi, nhưng lãi gộp lại bị thay đổi (vì Lãi gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán). Điều này nhiều khi gây khó khăn cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc Công ty. Thứ ba, hoạt động kinh doanh thương mại với quy mô tương đối lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên. Điều đó đòi hỏi Công ty luôn luôn dự trữ một lượng hàng hoá nhất định trong kho để đảm bảo cho việc lưu thông hàng hoá diễn ra một cách liên tục, đảm bảo sự hoạt động liên tục của Công ty, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, thiết lập mạng lưới hệ thống khách hàng rộng khắp. Bên cạnh đó khi bán hàng, Công ty cũng sử dụng nhiều phương thức thanh toán với khách hàng: thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, trả chậm, bù trừ công nợ. Tuỳ theo quy mô công nợ, mức độ thường xuyên hay không thường xuyên của khách hàng mà Công ty có những quy định về thời hạn nợ khác nhau. Mặc dù vậy, hiện nay Công ty không lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng là những khoản chi phí thực tế chưa được chi nhưng được trích trước vào chi phí quản lí doanh nghiệp (với dự phòng các khoản nợ khó đòi), vào giá vốn hàng bán (với dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để nhằm tạo một nguồn dự trữ tài chính cần thiết để bù đắp cho những thiệt hại xảy ra về các khoản nợ và hàng tồn kho cho niên độ kế toán liền sau. Vì vậy, nếu không lập dự phòng cho các khoản này thì khi xảy ra rủi ro trong kinh doanh do các yếu tố khách quan gây ra thiệt hại như giảm giá hàng tồn kho so với giá của thị trường, khách hàng không trả được nợ vì phá sản, mất tích...thì không có khoản tài chính dự trữ để bù đắp cho khoản này. Thứ tư, về khoản giảm trừ doanh thu chiết khấu thương mại được Công ty vận dụng đối với những khách hàng mua nhiều hàng hoá. Nhưng Công ty không mở riêng TK 521 để theo dõi riêng các khoản giảm trừ này gây khó khăn cho việc theo dõi và quản lí các khoản chiết khấu thương mại cũng như theo dõi các khách hàng mua hàng của Công ty với số lượng lớn. Bên cạnh đó Công ty có thể mở tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán để theo dõi các khoản giảm giá do mặt hàng bị lỗi thời, tồn kho lâu ngày không tiêu thụ được để tiện lợi cho việc theo dõi các mặt hàng tồn kho, kém phẩm chất này. Thứ năm, tài khoản 642 được mở ra để theo dõi tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lí, hoạt động bán hàng, chi phí thu mua hàng hoá ngoài giá mua trừ các chi phí liên quan đến hoạt động tài chính. Chi phí này đến cuối kì sẽ được tập hợp và kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ trong kì đó mà không được phân bổ cho hàng hoá bán ra và hàng hoá tồn kho trong tháng. Như vậy, nếu số lượng hàng hoá tồn kho nhiều thì kết quả kinh doanh bị giảm đi rất nhiều và không chính xác. Thứ sáu, hiện nay hệ thống máy tính được trang bị và phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty mới chỉ mang tính chất hỗ trợ cho việc tính toán, quản lí hàng hoá, công nợ mà thôi. Còn việc phản ánh ghi chép lên sổ sách kế toán, kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả, in ra báo cáo là do kế toán viên trong Công ty làm theo phương pháp thủ công. Hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ, chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin, điện tử viễn thông, các phần mềm máy tính đặc biệt trong điều kiện kinh tế hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt việc cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy, việc áp dụng kế toán máy một cách đầy đủ là một yêu cầu hết sức cần thiết. Có như vậy thì công việc kế toán được giảm bớt đi rất nhiều, nhanh chóng và chính xác hơn. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán b án h àng và xác định kết bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI 3.3.1. Chi phí mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng Hiện tại chỉ có chi phí mua hàng nhập khẩu được tính vào giá thực tế nhập kho, còn chi phí mua hàng nội địa, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty được tập hợp hết trên tài khoản 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp, đến cuối mỗi tháng được tập hợp và kết chuyển sang tài khoản 911- Xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán đó, chi phí này bị loại ra khỏi hàng tồn kho trong kỳ. Như vậy, nếu hàng tồn kho nhiều thì việc xác định kết quả kinh doanh trở nên không chính xác. Theo em thay vì tính chi phí thu mua hàng hoá vào giá thực tế nhập kho như trên, kế toán nên mở tài khoản 156 - Hàng hoá, chi tiết thành tài khoản 1561 - Giá trị hàng hoá nhập kho và tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá. Đến cuối mỗi tháng sau khi đã tính được giá trị hàng hoá xuất kho, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua này cho số hàng hoá bán ra trong kỳ đó theo công thức như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán = Chi phí thu mua đầu tháng + Chí phí thu mua trong tháng x Giá mua hàngxuất bán Giá mua hàng xuất bán tháng + Giá mua hàng tồn kho cuối tháng Chi phí thu mua phânbổ cho hàng tồn kho = Tổng chi phí thu mua - Chi phí thu mua phânbổ cho hàng xuất bán Với cách phân bổ như thế này thì một phần chí phí sẽ nằm trong hàng tồn kho và được loại ra khỏi chi phí trong kỳ hoạt động và việc tính kết quả hoạt động kinh doanh sẽ chính xác hơn. Tương tự như vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ cũng nên phân bổ như trên theo tiêu thức trên. CPBH, CPQL phân bổ cho hàng xuất bán = CPBH, CPQL đầu tháng + CPBH, CPQL trong tháng x Giá mua hàngxuất bán Giá mua hàng xuất bán + Giá mua hàng tồn kho cuối tháng Khi đó kế toán sẽ phản ánh như sau: Nợ TK 911- Chi phí phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ Có TK 642 - CPBH, CPQL phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ Số chi phí phân bổ cho hàng tồn kho phản ánh như sau: Nợ TK 142 - Chi phí trích trước cho kỳ sau Có TK 642 - CPBH, CPQL phân bổ cho hàng tồn kho Sang kỳ sau nếu hàng tồn kho này được xuất bán thì sẽ kết chuyển chi phí này để xác định kết quả như sau: Nợ TK 911 Có TK 142 Bên cạnh đó, kế toán nên mở thêm TK 641 - Chi phí bán hàng để theo dõi riêng biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả của việc ghi chép, theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Chi phí bán hàng này cũng được theo dõi trên sổ chi tiết chi phí bán hàng được thiết kế theo mẫu như sổ chi tiết chi phí quản lí kinh doanh như trên. Từ đó, kế toán sẽ phát hiện được các khoản chi phí nào phát sinh chưa hợp lí, còn lãng phí để từ giúp Ban Giám đốc đưa ra các chính sách nhằm tiết kiệm chi phí hơn, hợp lí hơn. 3.3.2. Chiết khấu thương mại Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, quy mô hoạt động kinh doanh rất lớn, mạng lưới khách hàng không chỉ trong địa bàn Hà Nội mà còn mở rộng khắp các tỉnh thành trong cả nước. Vì vậy, việc áp dụng chính sách chiết khấu thương mại trong bán hàng như hiện nay Công ty đang làm là rất hợp lí. Nhưng theo em, nếu Công ty mở riêng tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại để theo dõi riêng khoản này trong quá trình bán hàng thì việc quản lí các khoản giảm trừ sẽ hiệu quả hơn rất nhiều và khoa học hơn. Thông qua đó có thể kiểm soát được các khách hàng thường xuyên, mua hàng với số lượng lớn và doanh số bán hàng hoá. Khi đó cuối mỗi tháng kế toán sẽ tập hợp các khoản giảm trừ này và kết chuyển sang tài khoản 511 để tính ra doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ thuần theo bút toán như sau: Tập hợp các khoảm giảm trừ doanh thu: Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán Nợ TK 333 – Thuế GTGT phải nộp của khoản giảm trừ Có TK 111,112,131,331 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 521 - Chiết khấu thương mại Có TK 532 – Giảm giá hàng bán Và khi đó sổ chi tiết bán hàng mở cho từng loại hàng hoá được thiết kế như sau: Sổ chi tiết bán hàng Tài khoản 511 Mặt hàng: Kho : ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải SL ĐG TT Chiết khấu thương mại SH Ngày 1. Phát sinh ..... ........ ................................... ........ ........ .......... ................. Tổng 2. Tổng doanh thu thuần 3. Giá vốn hàng bán 4. Lãi gộp 3.3.3. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí vào chi phí quản lí doanh nghiệp (với dự phòng phải thu khó đòi), vào giá vốn hàng bán (với dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để tạo một nguồn dự trữ tài chính cần thiết để bù đắp cho các thiệt hại xảy ra một cách khách quan trong niên độ kế toán tiếp theo. Việc trích lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán năm nay sẽ làm tăng một khoản chi phí và do đó sẽ làm cho lợi nhuận của năm đó bị giảm đi đúng bằng một khoản chi phí đó. Có thể với một số doanh nghiệp để phục vụ cho mục đích kinh doanh của mình và nếu trong quá trình hoạt động kiểm tra, xem xét mức độ tin cậy của khách hàng cũng như tình hình biến động của giá cả thị trường ổn định thì việc lập dự phòng cho các khoản này là không cần thiết. Song theo em nghĩ để hạn chế bớt rủi ro và chủ động hơn về tài chính khi xảy ra thiệt hại do các yếu tố khách quan như: khách hàng bị phá sản, mất tích, chính sách quản lí của Nhà nước...thì việc lập dự phòng này là một điều rất cần thiết. Hơn nưa, nếu sau khi đã lập dự phòng cho các khoản này trong năm nay nhưng đến năm sau lại không xảy ra thì kế toán vẫn có thể hoàn nhập các khoản dự phòng đã lập này. Và do đó khoản chi phí giảm làm cho lợi nhuận giảm đi một khoản chỉ là một trạng thái “giả” mà thôi. Việc lập dự phòng được diễn ra theo trình tự như sau: * Với dự phòng phải thu khó đòi: Cuối mỗi niên độ kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc xác nhận khoản nợ của khách hàng, tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng mà kế toán có thể lựa chọn khách hàng để lập dự phòng cho các khoản phải thu đó. Thông thường sẽ ưu tiên lựa chọn những khách hàng có quy mô nợ lớn, tình hình tài chính không trong sáng, có thời hạn quá nợ lâu để lập dự phòng. Mức dự phòng cần lập được tính theo công thức sau đây: Mức dự phòngcần lập = Số nợ thực tế x Xác suất không thu được nợ Xác suất không thu được nợ được quy định trong Thông tư số 13/2006/TT – BTC, Bộ Tài chính ban hành ngày 27/2/2006 hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ khó đòi và các khoản đầu tư tài chính như sau: - Đối với khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng lâm vào tình trạng phá sản, làm thủ tục giải thể, mất tích…thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu được để lập dự phòng Các khoản dự phòng này được tập hợp vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lí doanh nghiệp. Khi đã lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi, kế toán sẽ phản ánh: Nợ TK 642 - Mức dự phòng vừa lập Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Sang năm kế toán tiếp theo nếu như mức dự phòng tiếp tục lập dự phòng cho khoản phải thu này nhỏ hơn mức dự phòng đã lập ở kỳ trước thì kế toán phải tiến hành hoàn nhập số dự phòng chênh lệch theo bút toán như sau: Nợ TK 139 - Mức dự phòng chênh lệch Có TK 642 - ‏ Chi phí quản lí doanh nghiệp Ngược lại nếu mức dự phòng cần lập lớn hơn mức dự phòng đã lập, kế toán phải tiến hành lập thêm theo bút toán: Nợ TK 642 - Số dự phòng cần lập thêm Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Nếu xóa nợ cho khách hàng đã lập dự phòng thì kế toán phản ánh hai bút toán sau: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131 - Số đã xoá cho khách hàng Đồng thời, kế toán ghi đơn: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lí Nếu sau khi đã xoá nợ cho khách hàng nhưng lại thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Số tiền thu được Có TK 711 - Thu nhập khác * Với dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng hàng thuộc tài sản của Công ty được chứng nhận bởi các chứng từ kế toán có liên quan tồn kho, chủng loại hàng hoá và giá cả thị trường của mỗi loại hàng hoá đó, kế toán sẽ tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòngcần lập = Số lượng hàng hoá tồn mỗi loại x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Mức lập dự phòng này cũng được lập cho từng loại hàng hoá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào giá vốn hàng bán của Công ty. Khi đó kế toán sẽ ghi: Nợ TK 632 - Mức dự phòng cần lập Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu sang niên độ kế toán tiếp sau, số dự phòng cần lập mà lớn hơn số dự phòng đã lập thì sẽ lập thêm khoản dự phòng chênh lệch đó theo bút toán: Nợ TK 632 - Số chênh lệch dự phòng Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu số dự phòng năm sau nhỏ hơn số dự phòng đã lập thì kế toán sẽ hoàn nhập dự phòng theo bút toán: Nợ TK 159 - Số dự phòng chênh lệch Có TK 632 - Giá vốn hàng bán 3.3.4. Hạch toán các khoản thanh toán với khách hàng Hiện tại kế toán các khoản thanh toán với khách hàng thông qua tài khoản 131 - Phải thu khách hàng. Trên tài khoản này chỉ theo dõi những khoản khách hàng mua hàng chưa thanh toán và chấp nhận thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Số khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt thì được tập hợp trên tài khoản 111. Việc hạch toán như thế này là hoàn toàn đúng với chế độ kế toán hiện hành và đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Song theo em, dù khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt hay thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, thanh toán chậm thì cũng nên theo dõi trên tài khoản 131. Vì nếu làm như vậy, kế toán sẽ theo dõi được toàn bộ tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng thông qua tài khoản duy nhất là tài khoản 131, việc theo dõi, đối chiếu công nợ sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Mặt khác, kế toán cũng sẽ theo dõi được tổng nợ của các khách hàng và từng khách hàng riêng biệt, khách hàng nào là khách hàng thường xuyên, khách hàng nào là khách hàng không thường xuyên và tình hình thanh toán của khách hàng để từ đó đề ra các chính sách bán hàng và chính sách về thu hồi công nợ một cách hợp lí để thu hút khách hàng và nâng cao tính cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh khác. Mặc dù trên hợp đồng mua bán hàng hoá của khách hàng với Công ty đã quy định rõ trách nhiệm của khách hàng về các khoản nợ, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán. Nhưng Công ty nên có các chính sách để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh chóng tiền hàng trước hạn, tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn lớn và lâu dài của Công ty bằng cách là dùng hình thức chiết khấu thanh toán. Đây là một hình thức áp dụng cho những khách hàng nợ lớn và thanh toán tiền hàng trước hạn quy định và được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính. Việc áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán như thế này sẽ làm tăng chí phí của Công ty song lại giúp cho Công ty có khả năng thu hồi vốn nhanh chóng, tránh thất thu hoặc không thu hồi được nợ. Tỉ lệ chiết khấu này được kế toán ước tính căn cứ vào quy mô nợ, tình hình thanh toán, thời gian trả nợ trước hạn và tỉ lệ lãi suất của ngân hàng. Tuy nhiên tỉ lệ chiết khấu này cũng không nên quá lớn để ảnh hưởng đến tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, và cũng không nên quá nhỏ để nó không phát huy tác dụng kích thích khách hàng thanh toán trước hạn được. Với đòn bẩy này, Công ty sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng đồng thời sẽ tạo mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với khách hàng trên tinh thần tôn trọng lợi ích của nhau và hai bên cùng có lợi. Công ty cũng nên có những chính sách đối với những khách hàng nợ lâu như tính lãi suất cho những khoản nợ quá hạn đó tương đương với lãi suất của ngân hàng thúc ép khách hàng thanh toán nợ cho Công ty. 3.3.5. Đa dạng hoá phương thức bán hàng Hiện tại Công ty đang áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn qua kho và bán lẻ thu tiền tập trung. Đây là hai phương thức bán hàng mà trong nhiều năm qua đã giúp Công ty đạt được nhiều kết quả to lớn. Tuy nhiên, Công ty nên áp dụng hình thức nữa là bán hàng theo đại lí, kí gửi. Đây cũng là một phương thức bán hàng có hiệu quả mà ngày nay cũng có nhiều doanh nghiệp áp dụng để tăng doanh số bán, mở rộng mối quan hệ với khách hàng. Với phương thức bán hàng này Công ty sẽ gửi hàng cho các đơn vị khác, cửa hàng, đại lí buôn bán các sản phẩm công nghệ thông tin và Công ty sẽ trả cho các đại lí đó một khoản được gọi là hoa hồng bán hàng và khoản này sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng. Khi đó: Công ty xuất hàng giao đại lí, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi đại lí Có TK 156 - Hàng hoá xuất kho Khi đại lí thông báo bán được hàng: Nợ TK 131 - Phải thu đại lí Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế GTGT đầu ra Bút toán phản ánh hoa hồng đại lí: Nợ TK 641 - Hoa hồng bán hàng Nợ TK 133 - Thuế GTGT khấu trừ Có TK 111 - Nếu trả bằng tiền mặt Có TK 131 - Phải thu đại lí Đồng thời kế toán phản ánh bút toán giá vốn hàng bán Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 157 - Hàng gửi đại lí Khi Công ty thu được tiền hàng từ đại lí Nợ TK 111,112 Có TK 131 - Phải thu đại lí Với hình thức bán hàng này thì Công ty và đại lí nhận kí gửi phải có sự liên lạc thường xuyên với nhau về tình hình bán hàng. Có như vậy, Công ty mới hạch toán kịp thời các nghiệp vụ bán hàng và phản ánh doanh thu lên sổ kế toán để đảm bảo tính đúng kỳ của doanh thu. 3.3.6. Về sổ kế toán Hiện nay, việc hạch toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán được kế toán mở và theo dõi trên sổ kế toán chi tiết tài khoản 632, 511, sổ cái tài khoản 632, 511. Tuy nhiên kết cấu ghi chép hai sổ này lại giống nhau. Tạo nên sự trùng lặp trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tốn thời gian trong việc ghi chép. Theo em, từ các sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng mặt hàng các số liệu được tập hợp vào chứng từ ghi sổ vào cuối mỗi tháng như em đã trình bày ở trên. Từ đó sẽ được vào sổ cái tài khoản 632, sổ cái tài khoản 511 là dễ hiểu và đầy đủ. Việc lập thêm sổ kế toán chi tiết tài khoản 632, tài khoản 511 như vậy là không cần thiết. Vì thế, kế toán không cần mở để giảm bớt công việc ghi chép, tiết kiệm được công sức và thời gian. Mặt khác, do nghiệp vụ nhập, xuất hàng của Công ty phát sinh rất nhiều, vì vậy việc mở chứng từ ghi sổ khi tập hợp các nghiệp vụ nhập kho hàng hoá, xuất kho hàng hoá mỗi tháng một lần thì không hợp lí, công việc tập hợp vào cuối mỗi tháng sẽ rất nhiều, dễ gây nhầm lẫn. Vì vậy, kế toán nên lập chứng từ ghi sổ định kì ví dụ như 5 ngày lập một lần. Đến cuối mỗi tháng sẽ tập hợp các chứng từ ghi sổ này để làm căn cứ ghi sổ và đối chiếu với sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Như vậy, sẽ hạn chế được sự nhầm lẫn và giảm bớt số lượng công việc kế toán vào cuối mỗi tháng. 3.3.7. Về tin học kế toán Trong điều kiện bùng nổ thông tin như hiện nay, đòi hỏi trao đổi thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời là rất cần thiết. Đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin ,hiện tại có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này và các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau rất gay gắt. Vì vậy, đòi hỏi kế toán phải đưa ra được các thông tin nhanh chóng, chính xác giúp cho các nhà quản trị có thể đựa vào đó để đưa ra các quyết định kịp thời, phù hợp với tình hình thị trường. Muốn làm được điều đó cần thiết kế toán phải được trang bị các phương tiện làm việc đầy đủ, hiện đại để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Tại Công ty đã trang bị cơ sở vật chất, kĩ thuật để đảm bảo cho kế toán nói riêng và các nhân viên trong Công ty nói chung hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Tuy nhiên nếu được áp dụng phần mềm kế toán hoàn thiện, kế toán chỉ cần cập nhật số liệu khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân tích, thực hiện lệnh, phần mềm kế toán và máy tính sẽ tự động kết chuyển vào các sổ kế toán liên quan, tính ra kết quả hoạt động cuối kỳ kế toán và in ra báo cáo.....thì khối lượng công việc của kế toán sẽ được giảm đi rất nhiều và thời gian hoàn thành công việc sẽ nhanh hơn, chính xác hơn gấp nhiều lần. Và thông qua đó sẽ thúc đẩy tiến độ hoạt động kinh doanh của Công ty nhanh hơn. Với phần mềm kế toán hiện nay Công ty đang sử dụng là AT – Soft cũng đã thể hiện rất nhiều ưu điểm trong việc quản lí và mọi nhân viên trong Công ty đã quen sử dụng, tiếp cận. Vì vậy, từ phần mềm kế toán này có thể nghiên cứu phát triển lên để cho phần mềm trở nên hoàn thiện hơn. Như thế sẽ không tốn kém thêm chí phí mua phần mềm mới và khi phổ biến cho nhân viên sẽ tiếp cận dễ dàng hơn. Hoặc Công ty cũng có thể sử dụng phần mềm kế toán mới bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán AT – Soft là phần mềm kế toán Misa. Đây cũng là một phần mềm kế toán phổ biến ,hoàn chỉnh, đơn giản, dễ sử dụng, thuận lợi cho việc quản lí, theo dõi, hạch toán đối tượng kế toán. Kết luận Với toàn bộ nội dung từ lí luận cơ sở đến thực trạng kết toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI mà em đã trình bày ở trên đã thể hiện thấy rõ tầm quan trọng của công cụ quản lí kinh tế kế toán trong Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI nói riêng và đối với toàn bộ nền kinh tế Quốc dân nói chung. Đặc biệt trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, Nhà nước ta tăng cường khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp bước vào hoạt động kinh doanh để nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển thì kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng lại càng phát huy hết tác dụng của mình trong việc giúp cho các nhà quản trị tìm lời giải đáp cho bài toán lợi nhuận của mình. Với đề tài: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI trong chuyên đề tốt nghiệp của mình em đã hiểu rõ được kiến thức được học tập, nghiên cứu tại trường về tổ chức công tác kế toán, cách thức hạch toán, ghi chép vào sổ sách kế toán và hiểu rõ hơn những vấn đề này vận dụng trong thực tế như thế nào cho phù hợp và linh hoạt. Qua đó thấy được một số tồn tại và đưa ra ý kiến đóng góp của mình. Đồng thời qua thời gian thực tâp em đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm để chuẩn bị cho công việc của mình sau này. Với đề tài này em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình dưới sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo ThS. Nguyễn Đào Tùng và sự hướng dẫn, tạo điều kiện của các anh chị phòng kế toán tại Công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo và các anh chị phòng kế toán cũng như các anh chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. PGS. TS. Nguyễn Thị Đông - Lí thuyết hạch toán kế toán - Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội năm 2003 2. PGS. TS. Đặng Thị Loan - Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Nhà xuất bản thống kê, năm 2004 3. PGS.TS. Ngô Thế Chi, TS. Trương Thị Thuỷ – Kế toán doanh nghiệp theo luật kế toán mới – Nhà xuất bản thống kê Hà Nội 2003 4. TS. Nguyễn Văn Bảo - Hướng dẫn kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam - Nhà xuất bản tài chính, năm 2004 5. TS. Võ Văn Nhị – Hướng dẫn thực hành kế toán tài chính doanh nghiệp, kế toán thuế, sơ đồ hạch toán kế toán – Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội năm 2003 6. TS. Nguyễn Minh Phương, TS. Nguyễn Thị Đông – Giáo trình Kế toán quốc tế – Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội 2002 7. ThS. Nguyễn Phú Giang – Kế toán trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ – Nhà xuất bản tài chính, năm 2004 8. Lê Đức Cường – Hệ thống chuẩn mực kế toán và sơ đồ kế toán hướng dẫn thực hiện – Nhà xuất bản tài chính, năm 2005 9. Nguyễn văn Nhiệm - Hướng dẫn thực hành hạch toán kế toán, bài tập và lập báo cáo tài chính trong doanh nghiệp thương mại - Nhà xuất bản thống kê năm 2004 10. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam - Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội năm 2002 11. Hướng dẫn về chứng từ kế toán và sổ sách kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội năm 2004 12. Bài giảng môn học lí thuyết hạch toán kế toán, tổ chức hạch toán kế toán, kế toán tài chính doanh nghiệp PHụ LụC: Hệ thống tài khoản kế toán SH Tên TK Ghi chú Loại TK 1: Tài sản lưu động 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo từng khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 138 Phải thu khác 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước 144 Cầm cố, kí cược, kí quỹ ngắn hạn 156 Hàng hoá Loại TK 2: Tài sản cố định 211 Tài sản cố định hữu hình 214 Hao mòn tài sản cố định hữu hình Loại TK 3: Nợ phải trả 311 Vay ngắn hạn 315 Nợ đến hạn trả 331 Phải trả người bán Chi tiết theo từng người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp 3331 Thuế GTGT đầu ra 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 334 Phải trả công nhân viên 335 Chi phí phải trả 338 Phải trả, phải nộp khác 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y Từ Loại TK 4: Nguồn vốn chủ sở hữu 411 Nguồn vốn kinh doanh 421 Lợi nhuận chưa phân phối 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi Loại TK 5: Doanh thu 511 Doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ 515 Doanh thu hoạt động tài chính Loại TK 6: Chi phí sản xuất kinh doanh 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí hoạt động tài chính 642 Chi phí quản lí kinh doanh Loại TK 7: Thu nhập khác 711 Thu nhập khác Loại TK 8: Chi phí khác 811 Chi phí khác Loại TK 9: Xác định kết quả kinh doanh 911 Xác định kết quả kinh doanh Mục lục Trang Danh mục các từ viết tắt Danh mục các từ viết tắt CNTT CN CP CPĐTXD CPBH CPQLDN CPQL DP DT ĐG ĐT ĐV ĐVT GD GTGT HĐ HTK KHTN KH ::::::::::::::::::: Công nghệ thông tin Chi nhánh Cổ phần Cổ phần đầu tư xây dựng Chi phí bán hàng Chi phí quản lí doanh nghiệp Chi phí quản lí Dự phòng Doanh thu Đơn giá Đầu tư Đơn vị Đơn vị tính Giao dịch Giá trị gia tăng Hoá đơn Hàng tồn kho Khoa học tự nhiên Khấu hao KT KKTX MH MST NK NH PGĐ PS SH SL STT TGNH TKĐƯ TK TM TNHH TT TSCĐ UBND ::::::::::::::::::: Kế toán Kê khai thường xuyên Mã hàng Mã số thuế Nhập khẩu Ngân hàng Phó giám đốc Phát sinh Số hiệu Số lượng Số thứ tự Tiền gửi ngân hàng Tài khoản đối ứng Tài khoản Thương mại Trách nhiệm hữu hạn Thành tiền Tài sản cố định ủy ban nhân dân Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ************** Nhận xét của c ông ty Hà nội ,ngày tháng 06 năm 2006 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ************** Nhận xét của giáo viên Hà Nội, Ngày…..tháng 08 năm 2006