Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật

khách hàng thanh toán sau, kế toán mang hoá đơn giá trị gia tăng giao cho khách hàng và thu tiền. Sau đó nộp tiền cho thủ quỹ, lập phiếu thu: Nợ TK 1111 Tiền mặt Có TK 1311 Tổng tiền thanh toán 2.2.1.2. Danh mục tài khoản và hệ thống báo cáo, sổ sách liên quan Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng danh mục tài khoản và hệ thống báo cáo dựa trên TT 105/2003/TT-BTC của bộ tài chính. Với nghiệp vụ bán hàng sử dụng TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá, TK 632 không mở chi tiết, TK 33311 – Thuế GTGT phải nộp, TK 13111 – Phải thu của khách hàng hoạt động SXKD, ... 2.2.1.3. Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu: Danh mục hàng hoá: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật xây dựng hệ thống mã hàng hoá dựa trên 01 chữ đầu và các ký tự đầu của các chữ còn lại của tên hàng hoá đó, các ký tự được viết liền nhau không dấu. Ví dụ: Xây dựng danh mục cho hàng hoá: Bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R kế toán vào phân hệ: “Danh mục/Danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hoá/thêm mới” sau đó xuất hiện giao diện “Tạo thêm mã”, lần lượt khai báo các thông tin: Mã: BOMTLHGP3AF11R Tên: Bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R Đơn vị: Cái Sau khi khai báo xong nhấn nút “chấp nhận”(Xem giao diện 2.1) Giao diện 2.1: Danh mục nhà cung cấp: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng hoàn thiện hệ thống mã hoá nhà cung cấp, hệ thống mã có tính gợi mở dễ nhớ cho người sử dụng. Việc xây dựng hệ thống mã nhà cung cấp dựa vào các chữ cuối cùng thể hiện tên chính của khách hàng. Ví dụ: Để xây dựng mã nhà cung cấp: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ HTP, kế toán vào phân hệ: “Danh mục/danh mục nhà cung cấp/thêm mới” lần lượt khai báo thông tin: Mã: HTP Tên: C.Ty TNHH TM & DV HTP MS thuế: 0302787143 Sau khi khai báo xong nhấn nút “chấp nhận” (Xem giao diện 2.2) Giao diện 2.2: Danh mục khách hàng: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật xây dựng hệ thống mã khách hàng tương tự như xây dựng mã nhà cung cấp tức là lấy các chữ cuối thể hiện tên chính của khách hàng Ví dụ: Xây dựng mã khách hàng: Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong, kế toán vào phân hệ: “Danh mục/danh mục khách hàng/thêm mới” sau đó xuất hiện giao diện “tạo thêm mới” lần lượt khai báo các thông tin Mã: Tiền Phong Tên: Cty CP nhựa Thiếu Niên Tiền Phong MS thuế: 0200167782 Sau khi khai báo xong nhấn nút “Chấp nhận” (Xem giao diện 2.3) Giao diện 2.3: 2.2.1.4. Kế toán doanh thu bán hàng Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, doanh thu bán hàng được hạch toán khi các nhân viên giao nhận mang hàng hoá đến khách hàng và đem biên bản giao nhận hàng hoá về. Biên bản giao nhận hàng hoá phải có đầy đủ chữ ký của người giao hàng và người nhận hàng. Kế toán căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá lập hoá đơn GTGT thành 03 liên: Liên 01(liên tím) lưu ở quyển hoá đơn GTGT, liên 02(liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 03(liên xanh) kẹp cùng biên bản giao nhận hàng hoá để lưu Cụ thể: Ngày 15/01/2007 Chị Hương Công ty TNHH Vĩnh Phúc gọi điện tới phòng kinh doanh đặt hàng, phòng kinh doanh ghi lại yêu cầu đặt hàng của khách sau đó kiểm tra các mặt hàng khách đặt thông qua sổ tổng hợp hàng hoá xem hàng hoá đó còn tồn ở kho hay không? nếu hàng hoá đó còn tồn trong kho thì phòng kinh doanh chuyển yêu cầu đặt hàng của khách cho bộ phận bán hàng, bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách lập biên bản giao nhận hàng hoá thành 03 liên, 01 liên giao cho kho để xuất hàng, 02 bản đưa cho bộ phận giao hàng để khi giao hàng cho khách, khách hàng sẽ ký nhận, 01 bản đưa khách hàng giữ, còn 01 bản bộ phận giao hàng mang về chuyển lên phòng kế toán(xem bảng 2.6) Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Ký hiệu: BB/01 Địa Chỉ: Số 1-Lô 2-Tổ 1-Thạch Bàn-Long Biên-HN Số: 0801007 Biên bản giao nhận hàng hoá Ngày..15..tháng..01.. năm 2007 Người giao hàng: Anh Điệp Đơn vị: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Người nhận hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty TNHH Vĩnh Phúc Địa chỉ: Thị trấn Hương Canh – Huyện Bình Xuyên – Tỉnh Vĩnh Phúc STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1´2 1 Van bi MB 200 Cái 07 3.450.000 24.150.000 2 Van bướm 300 Cái 02 2.150.000 4.300.000 3 Van bướm 450 Cái 02 8.850.000 17.700.000 Cộng tiền hàng: 46.150.000 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Giá trên chưa bao gồm thuế VAT Người nhận hàng Người giao hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Tuấn Nguyễn Trọng Điệp Kế toán sau khi nhận được biên bản giao nhận hàng hoá đã có đầy đủ chữ ký của các bên giao nhận sẽ tiến hành viết hoá đơn GTGT cho khách hàng. Mẫu số: 01GTKT-3LL LX/2007B Số: 0072067 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày..15..tháng..01.. năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1- Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Số tài khoản: 0021001074955 tại NH Ngoại thương VN-CN Chương Dương Điện thoại: 04.6751264 MST: 0101791478 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Vĩnh Phúc Địa chỉ: Thị trấn Hương Canh – Huyện Bình Xuyên – Tỉnh Vĩnh Phúc Hình thức thanh toán: TM/CK MST: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1´2 1 Van bi MB 200 Cái 07 3.450.000 24.150.000 2 Van bướm 300 Cái 02 2.150.000 4.300.000 3 Van bướm 450 Cái 02 8.850.000 17.700.000 Cộng tiền hàng: 46.150.000 Thuế suất thuế GTGT: 05% Tiền thuế GTGT: 2.307.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 48.457.500 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi tám triệu bốn trăm năm mươi bảy nghìn năm trăm đồng./ Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Bán hàng Trương Thị Thu Huyền Thẩm Văn Cường qua điện thoại Kế toán căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng cập nhật vào phần mềm kế toán, kế toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/chứng từ bán hàng-xuất kho” và cập nhật số liệu vào chứng từ “Bán hàng-xuất kho” Loại hoá đơn: Đã được mặc định sẵn là “DO/GTGT” Ngày HĐ, Ngày HT, Ký hiệu HĐ, Số hiệu HĐ kế toán đánh đúng theo hoá đơn đã viết. Đơn vị mua hàng: Kế toán đánh mã “VINHPHUC” hoặc nhấn F4 để vào danh mục khách hàng chọn mã khách, sau khi nhập mã xong phần mềm sẽ tự động hiện tên khách hàng, địa chỉ và MST là Công ty TNHH Vĩnh Phúc Địa chỉ: Thị trấn Hương Canh – Huyện Bình Xuyên – Tỉnh Vĩnh Phúc MST: 2500173773 Người đại diện: Người bán: Đánh mã là “KT2” phần mềm hiện tên Trương Thị Thu Huyền P.Thức T.Toán: Đánh mã “TTC” phần mềm hiện “Thanh toán chậm” Đơn vị tiền tệ, mã kho: phần mềm tự động nhảy Tạo phiếu xuất kho: Kế toán tích vào ô trống phần mềm sẽ tự động tạo phiếu xuất kho khi kế toán nhập xong hoá đơn GTGT Diễn giải: Kế toán đánh “Bán hàng Cty TNHH Vĩnh Phúc” Sau đó kế toán đánh số thứ tự, nhập mã hàng hoá bằng cách nhấn F4 để chọn mã hàng hoá bán, sau khi chọn mã hàng hoá xong phần mềm sẽ tự động hiện tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, kế toán nhập tiếp số lượng, đơn giá bán, giá trị chiết khấu nếu có, chọn thuế suất thuế GTGT, thuế nhập khẩu nếu có, sau đó phần mềm tự động định khoản, hiện số tiền trong cột thành tiền, mã kho; vụ việc, thu khác nếu có, các mục còn lại như: Mặt hàng, thu khác, chiết khấu, tiền hàng chưa thuế, thuế xuất khẩu, tiền thuế, tiền thanh toán, số tiền còn phải trả, số tiền còn phải thanh toán, số tiền viết bằng chữ, phần mềm cũng tự động nhảy hiện dữ liệu Thanh toán, ngày hẹn trả kế toán tự đánh dữ liệu thực tế. Kết thúc quá trình nhập liệu kế toán nhấn vào biểu tượng hình đĩa mềm bên dưới hoá đơn vừa nhập hoặc nhấn tổ hợp CTRL+L để ghi lại dữ liệu vừa nhập, ta được giao diện màn hình 2.7 như sau: Sau khi nhập xong hoá đơn GTGT vào phần mềm, kế toán hiểu phần mềm đã tự động định khoản các bút toán như sau: Nợ TK131 Có TK5111: Có TK33311: Nợ TK 632 Có TK1561 Các nghiệp vụ phát sinh khác trong năm kế toán nhập tương tự, phần mềm kế toán tự động cập nhật dữ liệu vào sổ “Nhật ký chung”, tự chuyển dữ liệu vào sổ cái TK 511 Trong năm 2007 công ty không phát sinh các nghiệp vụ làm giảm doanh thu bán hàng Đến cuối tháng khi đã vào số liệu tất cả các hoá đơn GTGT,các chứng từ khác, để in sổ “Nhật ký bán hàng” kế toán vào: “Sổ nhật ký/nhật ký bán hàng” sau vài phút một màn hình hiện ra(xem giao diện 2.8) Giao diện 2.8 Kế toán có thể in ngay sổ “Nhật ký bán hàng” từ phần mềm hoặc kết xuất ra Excel để in, thông thường kế toán kết xuất ra Excel để chỉnh sửa theo đúng mẫu biểu ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2007 Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK131 Ghi có tài khoản Số hiệu Ngày tháng TK511 TK3331 A B C D 1 2 3 08/01 51377 08/01 Cty cp nhựa Thiếu niên Tiền Phong 4.998.000 4.760.000 238.000 15/01 51378 15/01 Cty TNHH Vĩnh Phúc 48.457.500 46.150.000 2.307.500 18/01 51379 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 23.859.150 22.723.000 1.136.150 18/01 51380 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 1.139.600 10.036.000 103.600 18/01 51381 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 787.500 750.000 37.500 19/01 51382 19/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 1.659.000 1.580.000 79.000 29/01 51383 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 22.118.250 21.065.000 1.053.250 29/01 51384 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 4.950.000 4.500.000 450.000 03/02 51385 03/02 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 2.695.000 2.450.000 245.000 15/03 51392 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 2.244.900 2.138.000 106.900 15/03 51394 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 33.532.275 31.935.500 1.596.775 15/03 51397 15/03 Cty TNHH thiết bị và PTCN TĐH Lê Nguyên 16.590.000 15.800.000 790.000 22/03 51400 22/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 2.634.975 2.509.500 125.475 27/03 9101 27/03 Cty TNHH Ford VN 143.558.273 136.722.165 6.836.108 ... ... ... ... ... ... ... 12/12 77068 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 7.977.900 7.598.000 379.900 12/12 77069 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 1.540.000 1.400.000 140.000 15/12 77070 15/12 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 5.701.500 5.430.000 271.500 24/12 77071 24/12 CN Cty liên doanh Coats Phong Phú 1.100.000 1.000.000 100.000 Cộng số phát sinh 1,145,621,655 1,081,219,682 64,401,973 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường Cuối tháng trước khi in sổ cái TK511 hay sổ cái các tài khoản khác, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển bằng cách vào phân hệ: “Ngiệp vụ\ (10) Lương-TG-Phân bổ-Kết chuyển-Thuế/Kết chuyển cuối kỳ/chọn kỳ kết chuyển/A-Excel kết chuyển”, sau đó đợi trong vài phút phần mềm sẽ tự động thực hiện toàn bộ các bút toán kết chuyển, hoặc bấm vào nút “người dùng kết chuyển” khi đó kế toán sẽ phải thêm một thao tác nữa là chọn những bút toán cần kết chuyển. ưu điểm của việc chọn nút “A-Excel kết chuyển” là các bút toán kết chuyển được thực hiện nhanh, nhược điểm là không kiểm soát được các bút toán kết chuyển, thông thường hầu hết các bút toán kết chuyển tự động khi chọn nút “A-Excel kết chuyển” là tương đối chính xác, còn ưu điểm của việc chọn nút “người dùng kết chuyển” là kế toán kiểm soát được các bút toán cần thực hiện kết chuyển, nhược điểm là phải qua nhiều thao tác nên việc thực hiện các bút toán kết chuyển mất nhiều thời gian hơn. Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật kế toán chọn nút “A-Excel kết chuyển” để việc thực hiện các bút toán kết chuyển được nhanh gọn hơn(Xem giao diện 2.9) Giao diện 2.9 Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tổng các mặt hàng kinh doanh lên tới gần 500 mặt hàng do vậy công ty không theo dõi doanh thu chi tiết cho từng mặt hàng. Phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển từ TK511 sang tài khoản 911. Sau đó kế toán in sổ cái TK511, kế toán vào phân hệ: "Sổ cái/gõ 5111/enter” khi sổ cái TK511 hiện ra, kế toán bấm vào nút “lọc sổ” ở phía trên bên trái sổ cái TK511 gõ “từ ngày: 01/01/07 đến 31/12/07” và nhấn enter sổ cái TK511 từ 01/01/07 đến 31/12/07 sẽ hiện ra (xem giao diện 2.10) Giao diện 2.10: Sau đó kế toán chỉnh sửa và in sổ cái TK511 ra: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội SỔ CÁI Năm 2007 TK: 511 - Doanh thu bán hàng Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 51377 08/01 Cty CP nhựa Thiếu Niên Tiền Phong 131 4.760.000 51378 15/01 Cty TNHH Vĩnh Phúc 131 46.150.000 51379 18/01 Cty CP nhựa Thiếu Niên Tiền Phong 131 22.723.000 51380 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 10.036.000 51381 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 750.000 51382 19/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 1.580.000 51383 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 131 21.065.000 51384 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 131 4.500.000 51385 03/02 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 2.450.000 51392 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 2.138.000 51393 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 1.350.000 51394 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 31.935.500 51397 15/03 Cty TNHH thiết bị và PTCN TĐH Lê Nguyên 131 15.800.000 51400 22/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 2.509.500 9101 27/03 Cty TNHH Ford VN 131 136.722.165 ... ... ... ... ... ... 77068 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 7.598.000 77069 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 1.400.000 77070 15/12 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 131 5.430.000 77071 24/12 CN Cty liên doanh Coats Phong Phú 131 1.000.000 NKC 31/12 K/C doanh thu bán hàng hoá 911 1.315.579.954 Cộng số phát sinh 1.315.579.954 1.315.579.954 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.1.5 Kế toán giá vốn hàng bán: Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật giá vốn hàng bán được tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, sau mỗi lần nhập phần mềm kế toán tự động tính lại giá vốn hàng bán Mỗi nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều được kế toán cập nhật vào phần hoá đơn bán hàng – xuất kho. Việc hạch toán giá vốn hàng bán được thực hiện hoàn toàn tự động. Việc cập nhật phương pháp tính giá được kế toán mặc định ngay từ đầu kỳ. Kế toán vào phân hệ: “ Quản trị hệ thống/Setup phương pháp tính giá xuất cho VLSPHH/Thêm mới” Mã: “HH” Tên: “Hàng hoá” Ô trống tiếp gõ: “AVG-TX” Sau đó kế toán bấm nút “Chấp nhận” và đợi trong vài phút phần mềm sẽ tự động mặc định phương pháp tính giá cho hàng xuất trong suốt cả kỳ hạch toán và phần mềm tự động cập nhật vào các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Giao diện 2.4 Cuối năm kế toán chỉ thực hiện 01 lần kết chuyển như ở phần kế toán doanh thu bán hàng thì tất cả các bút toán kết chuyển đã mặc định đều được phần mềm kết chuyển tự động và TK632 đã được kết chuyển sang TK911 Sau đó kế toán in sổ cái TK 632, kế toán vào phân hệ: “Sổ cái/gõ 632/enter” khi sổ cái TK632 hiện ra, kế toán bấm vào nút “lọc sổ” ở phía trên bên trái sổ cái TK632 gõ “từ ngày: 01/01/07 đến 31/12/07” và nhấn enter sổ cái TK632 từ 01/01/07 đến 31/12/07 sẽ hiện ra, kế toán kiểm tra chỉnh sửa và in(xem bảng ) Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội SỔ CÁI Từ ngày 01/01/07 đến 31/12/07 Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 51377 08/01 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 1561 3.974.700 51378 15/01 Cty TNHH Vĩnh Phúc 1561 25.700.000 51379 18/01 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 1561 16.255.169 51380 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 762.274 51381 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 380.000 51382 19/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 1.186.000 51383 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 17.752.350 51384 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 3.874.777 51385 03/02 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 2.262.390 51392 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 1.842.545 51393 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 1.547.478 51394 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 22.470.398 51397 15/03 Cty TNHH thiết bị và PTCN TĐH Lê Nguyên 13.640.200 51400 22/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 2.446.145 9101 27/03 Cty TNHH Ford VN 129.861.732 ... ... ... ... ... 77068 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 6.181.982 77069 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 1.081.800 77070 15/12 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 3.920.318 77071 24/12 CN Cty liên doanh Coats Phong Phú 731.671 NKC 31/12 K/C giá vốn hàng bán 911 1.050.807.221 Cộng số phát sinh 1.050.807.221 1.050.807.221 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.1.6 Kế toán thanh toán: Khi khách hàng đồng ý trả tiền, kế toán thanh toán hoặc nhân viên giao nhận sang đơn vị khách hàng để thu tiền. Kế toán căn cứ phiếu chi của khách hàng để lập phiếu thu. Ví dụ 2: Ngày 17/02/2007, Anh Hùng sang thu tiền của công ty TNHH tự động hoá Lê Nguyên. Anh Hùng đã nộp phiếu chi của công ty TNHH tự động hoá Lê Nguyên cho kế toán: Công ty TNHH TĐH Lê Nguyên Số: 170207 610 Nguyễn Văn Cừ – Long Biên – Hà Nội PHIẾU CHI Người nhận tiền: Anh Hùng - Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Lý do chi : Thanh toán tiền mua hàng theo hoá đơn 51383 & 51384 ngày 29/01 Số tiền: 27.068.250 đồng Viết bằng chữ: Hai bảy triệu không trăm sáu tám nghìn hai trăm năm mươi đồng./ Kèm theo: 02 chứng từ gốc: Hoá đơn 51383 và 51384 ngày 29/01/07 Đã nhận đủ số tiền: Hai bảy triệu không trăm sáu tám nghìn hai trăm năm mươi đồng./ Ngày 17 tháng 02 năm 2007 Người nhận Thủ trưởng đơn vị Thủ quỹ (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Nguyễn Thị Lan Lê Văn Quý Vũ Thị Huệ Kế toán căn cứ phiếu chi của khách hàng vào phân hệ: “Ngiệp vụ/Chứng từ thu tiền” để cập nhật số liệu tương tự như phần nhập hoá đơn bán hàng - xuất kho: Quyển số: 01 Số phiếu: PT0001/01 Ngày:17/02/07 Đơn vị khách hàng: Nhấn F4 để vào danh mục khách hàng chọn mã khách hàng, sau khi chọn mã xong phần mềm tự động hiện tên khách hàng là “Công ty TNHH tự động hoá Lê Nguyên”, mã số thuế và địa chỉ Người nộp: Chọn KD2, phần mềm tự động nhảy “Nguyễn Tuấn Hùng” Lý do nộp: Thu tiền hàng của Công ty TNHH tự động hoá Lê Nguyên theo hoá đơn số: 51380 và 51381 ngày 29/01/07 Hoá đơn thuế: Để trống Đơn vị tiền tệ: VNĐ Có TK: Kế toán đánh TK131, phần mềm tự nhảy ô Diễn giải là “Phải thu khách hàng”, mã nhân viên là “KD” Số tiền: Kế toán đánh số tiền khách hàng đã thanh toán Mã thuế: Kế toán chọn “NT” tức là không có mã thuế Vụ việc, Mã nhân viên: Phần mềm tự động nhảy ĐVKH: Kế toán nhấn F4 để vào danh mục khách hàng chọn mã khách Cộng tiền (chưa thuế), tiền thuế, cộng tiền thanh toán, viết bằng chữ: Phần mềm tự động nhảy dữ liệu Kế thúc quá trình nhập dữ liệu nhấn vào biểu tượng đĩa mềm bên dưới hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL+L(xem giao diện 2.11) Giao diện 2.11 Sau kế toán in phiếu thu, ký nhận ô người lập rồi đưa cho anh Hùng, anh Hùng nhận phiếu thu và đưa cho thủ quỹ. Đối với những khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản như Công ty TNHH Vĩnh Phúc thì khi kế toán công ty đi ngân hàng lấy sổ hạch toán chi tiết về, kế toán căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết kèm theo lệnh chuyển có từ ngân hàng của khách chuyển trả tiền kế toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/bút toán khác” để hạch toán vì phần mềm kế toán doanh nghiệp ở công ty còn mới chưa hoàn thiện các chức năng nên để tránh nhầm lẫn với phiếu thu kế toán vào phân hệ như trên để hạch toán (xem giao diện 2.12, 2.13) Giao diện 2.12 Giao diện 2.13: Tất cả các khách hàng của công ty đều được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. Kế toán có thể kiểm tra công nợ của từng khách hàng vào bất kỳ thời điểm nào. Để xem sổ chi tiết công nợ năm 2007 của tất cả các khách hàng kế toán vào phân hệ: “Sổ tổng hợp/Tổng hợp khách hàng(131)” Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng hiện ra, để xem sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng, kế toán chỉ cần nháy đúp chuột vào mã khách cần xem, điền thời gian lọc dữ liệu là sổ kế toán chi tiết công nợ của khách hàng đó hiện ra(xem giao diện 2.14, 2.15, 2.16) Giao diện 2.14 Giao diện 2.15 Giao diện 2.16 Cuối mỗi tháng, mỗi năm kế toán tổng hợp công nợ thường in “Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng” để theo dõi xem khách hàng nào còn nợ tiền hàng để có kế hoạch thu hồi nợ đầu tư kinh doanh. 2.2.1.7 - Kế toán thuế giá trị gia tăng đầu ra Các mặt hàng của công ty chủ yếu chịu thuế suất thuế GTGT là 5% như các mặt hàng: Van thủy lực, khí nén, các loại đầu nối, bơm thuỷ lực, phin lọc dầu, xy lanh thuỷ lực, khí nén, bộ lọc đơn,bộ lọc đôi, bộ lọc ba... Các mặt hàng chịu thuế suất thuế GTGT 10% như: Các loại ống hơi Kali, ống hơi Sanga... Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng đều được cập nhật vào phần mềm kế toán ở phân hệ hoá đơn bán hàng - xuất kho, tại đây kế toán đã khai báo tất cả các thông tin về khách hàng như: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, các thông tin liên quan đến tiền thuế như thuế suất thuế GTGT. Số liệu tự động lên sổ cái tài khoản 3331. Cuối năm khi kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển, phần mềm sẽ tự động tổng phát sinh nợ TK1331 ghi Nợ TK3331và có TK1331 Cũng như in sổ cái TK 511 và TK632 để in sổ cái tài khoản 3331, kế toán vào phân hệ: "Sổ cái/đánh TK33311/enter”(xem giao diện 2.17,2.18) Giao diện 2.17 Giao diện 2.18 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1- Lô - Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội SỔ CÁI Năm 2007 Số hiệu TK: 33311 - Tên TK: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 08/01 51377 08/01 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 131 238.000 15/01 51378 15/01 Cty TNHH Vĩnh Phúc 131 2.307.500 18/01 51379 18/01 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 131 1.136.150 18/01 51380 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 103.600 18/01 51381 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 37.500 19/01 51382 19/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 79.000 29/01 51383 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 131 1.053.250 29/01 51384 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 131 450.000 03/02 51385 03/02 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 245.000 15/03 51392 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 106.900 15/03 51394 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 1.596.775 15/03 51397 15/03 Cty TNHH thiết bị và PTCN TĐH Lê Nguyên 131 790.000 22/03 51400 22/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 125.475 27/03 9101 27/03 Cty TNHH Ford VN 131 6.836.108 ... ... ... ... 12/12 77068 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường 131TĐH DKNEC 131 379.900 12/12 77069 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 140.000 15/12 77070 15/12 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 131 271.500 24/12 77071 24/12 CN Cty liên doanh Coats Phong Phú 131 100.000 31/12 Khấu trừ thuế VAT đầu vào 1331 76.210.244 Cộng phát sinh 76.210.244 77.138.937 Số dư cuối kỳ 928.693 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương Thị Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường Để in bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, kế toán vào phân hệ: "Báo cáo thuế\ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra/ lọc dữ liệu báo cáo từ ngày 01/01/2007 đến 31/12/2007/thực hiện” sau một vài phút bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra sẽ hiện ra(xem giao diện 2.19) Giao diện 2.19 2.2.2 Kế toán xác định kết quả bán hàng 2.2.2.1 Kế toán chi phí bán hàng Toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá được kế toán tập hợp vào TK 641 – Chi phí bán hàng. Chi phí nhân viên bán hàng: Hàng tháng kế toán lập bảng phân bổ tiền lương cho các bộ phận trong công ty, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương của tháng đó kế toán hạch toán vào tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng. Cuối năm tài chính kế toán dựa vào bảng phân bổ của từng tháng tổng hợp chi phí tiền lương nhân viên cả năm thể hiện qua bảng phân bổ tiền lương năm đó để biết được tổng chi phí lương cho nhân viên từng bộ phận là bao nhiêu trong năm qua. Cụ thể xem bảng phân bổ tiền lương tháng năm 2007 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1-Lô 2-Tổ1-Thạch Bàn-Long Biên-Hà Nội BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG Năm 2007 ĐVT: đồng STT Ghi có tài khoản Đốitượng sử dụng(ghi Nợ các TK) TK 334 - Phải trả công nhân viên Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng có TK 334 (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 TK 641 - Chi phí bán hàng 71.935.691 14.400.000 86.335.691 2 TK 642 - Chi phí quản lý DN 95.166.232 18.000.000 113.166.232 Cộng 167.101.923 32.400.000 155.568.076 Người lập bảng (Ký, họ tên) Trương Thị Thu Huyền Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguyễn Trọng Điệp Do phần mềm kế toán chưa hoàn thiện nên việc thực hiện phân bổ lương và tính lương cho công nhân viên chưa có mẫu cụ thể nên kế toán phải thực hiện qua “bút toán khác” trên phần mềm để cập nhật tính lương cho công nhân viên. Cuối mỗi tháng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương kế toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/Bút toán khác” để tính lương tháng đó cho công nhân viên đợi vài phút giao diện màn hình hiện ra Ngày: Là ngày chứng từ Ký hiệu chứng từ, số chứng từ: Kế toán ghi “bảng phân bổ tiền lương tháng đó” Mặt hàng: Để trống Diễn giải: Tính lương tháng ...cho công nhân viên Nợ TK, Có TK, kế toán tự định khoản sau đó nhấn CTRL+L ghi lại Chi phí công cụ, dụng cụ: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật hoạt động trong lĩnh vực thương mại với quy mô còn nhỏ nên cả phòng kinh doanh và phòng kế toán chỉ có 03 máy vi tính trong đó 02 máy phòng kế toán còn lại 01 máy phòng kinh doanh dùng để giao dịch với nhà cung cấp và khách hàng, cả 03 máy vi tính đều được mua từ đầu khi công ty mới thành lập , giá trị 01 máy phòng kinh doanh nhỏ nên kế toán tính luôn vào chi phí bán hàng ngay từ năm mua về. Năm 2007 không phát sinh khoản chi phí công cụ dụng cụ nào Chi phí dịch vụ mua ngoài: Căn cứ các chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh chi phí bán hàng dịch vụ mua ngoài kế toán hạch toán vào TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài, chủ yếu là chi phí vận chuyển hàng bán. Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật chủ yếu vận chuyển hàng đi bán đối với các khách hàng ở xa thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty cổ phần Tín Thành. Vào ngày 20 hàng tháng công ty cổ phần Tín Thành tập hợp các vận đơn vận chuyển để xuất hoá đơn GTGT cước dịch vụ chuyển phát nhanh cho Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Chi phí bằng tiền khác: Năm 2007 tại công ty không phát sinh khoản chi phí khác bằng tiền khác nào thuộc bộ phận bán hàng Kế toán vào phân hệ "Sổ cái/ gõ 6411 " để in sổ cái tài khoản 641 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội SỔ CÁI Năm 2007 Số hiệu TK: 641 - Tên TK: Chi phí bán hàng Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 008118 20/01/07 Trả tiền cước dịch vụ chuyển phát nhanh 1111 506.650 bangpbtlT1/07 31/01 Phân bổ đồ dùng vào CP BH 1531 6.032.327 .... ... ... ... ... ... bangpbtlT12/07 31/12 Phân bổ đồ dùng vào CP BH 1531 8.540.000 KC 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 86.335.691 Cộng số phát sinh 86.335.691 86.335.691 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tương tự như đối với chi phí bán hàng. Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương hàng tháng(đã nêu phần chi phí bán hàng) để hạch toán tiền lương của nhân viên quản lý vào phần mềm kế toán thông qua tài khoản 6421- Chi phí nhân viên quản lý bằng cách lập phiếu “các nghiệp vụ phát sinh khác”, ký hiệu chứng từ và số chứng từ đều nhập tên bảng phân bổ tiền lương hàng tháng như phần 2.2.2.1- Chi phí nhân viên bán hàng, cuối năm kế toán chỉ cần lọc sổ cái TK642(1) là biết được tổng chi phí nhân viên quản lý năm 2007 là bao nhiêu Chi phí đồ dùng văn phòng Kế toán căn cứ vào các hoá đơn mua đồ dùng văn phòng như hoá đơn mua máy phát(loại nhỏ), hoá đơn mua sổ sách, mực in, máy điện thoại dùng cho các phòng ban công ty để hạch toán vào phần mềm kế toán thông qua TK6423 – Chi phí quản lý đồ dùng văn phòng, cụ thể: Ngày 15/03/2007 Anh Nguyễn Trọng Điệp mua 01 máy phát điện của cửa hàng Nguyễn Mạnh Cường – 498,500 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên - HNphục vụ cho toàn công ty tổng trị giá là: 4.050.000đ, đã thanh toán bằng tiền mặt Căn cứ vào hoá đơn mua máy phát của cửa hàng Nguyễn Mạnh Cường kế toán vào phần mềm: “Nghiệp vụ/mua hàng dich vụ” Chi phí dịch vụ mua ngoài Tất cả các chi phí như tiền điện, tiền điện thoại, tiền nước, ... căn cứ trực tiếp vào các hoá đơn tiền điện, điện thoại, tiền nước, ... kế toán lập phiếu chi và hạch toán vào tài khoản 6427,cụ thể Ngày 19/01/07 Chị Hiền trả tiền điện thoại Bưu điện TP Hà Nội theo hoá đơn CP/2006T số 104397 số tiền là: 467.788đ bằng tiền mặt Kế toán vào phân hệ “Nghiệp vụ/ mua hàng dịch vụ” Chi phí bằng tiền khác : Chi phí bằng tiền khác ở bộ phận quản lý công ty chủ yếu phí ngân hàng chuyển tiền. Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ : Số 1-Lô2-Tổ 1-Thạch Bàn-Long Biên - HN SỔ CÁI Năm 2007 Số hiệu TK: 642 - Tên TK: Chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 01/01 Chi phí mua đồ thắp hương 111 25.000 15/01 Chi phí mua đồ thắp hương 111 30.000 PC00012/01 16/01 Trả tiền điện thoại 111 20.000 PC00018/01 19/01 Trả tiền điện thoại 111 27.000 PC00019/01 19/01 Trả tiền điện thoại 111 425.262 .... ... ... ... ... ... BangpblT1/07 31/01 Chi phí lương T01/07 334 7.578.462 ... ... ... ... ... ... PC00001/03 15/03 Chi phí mua máy phát điện 6423 4.050.000 ... ... ... ... ... ... bangpbtlT12 31/12 Chi phí lương T12/07 334 8.960.000 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6421->911 911 43.169.923 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6423->911 911 5.461.350 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6427->911 911 21.599.374 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6428->911 911 26.232.353 Cộng số phát sinh 113.166.232 113.166.232 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.2.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng Tất cả các bút toán kết chuyển chi phí, doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt dộng tài chính, thu nhập khác, chi phí khác đều được thực hiện cùng một lúc do kế toán chọn “A-Excel tự kết chuyển” chỉ trong vài phút là kế toán đã có thể xem sổ cái TK911, báo cáo kết quả kinh doanh Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1-Lô2-Tổ 1-Thạch Bàn-LBiên - HN SỔ CÁI Năm 2007 Số hiệu TK: 911 - Tên TK: Xác định kết quả kinh doanh Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có KC 31/12 Kết chuyển doanh thu 511->911 5111 1.315.579.954 KC 31/12 Kết chuyển giá vốn 632->911 632 1.050.807.221 KC 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 6411->911 6411 86.335.691 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6421->911 6421 43.169.923 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6423->911 6423 5.461.350 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6427->911 6427 21.599.374 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6428->911 26.232.353 KC 31/12 Kết chuyển DTHĐ tài chính 515->911 515 2.485.648 KC 31/12 Kết chuyển doanh thu khác 711->911 7111 182.301 KC 31/12 Kết chuyển giá vốn 635->911 635 29.329.033 KC 31/12 Kết chuyển chi phí khác 811->911 8111 288.139 KC 31/12 Kết chuyển lãi 911->4212 4212 55.024.819 Cộng số phát sinh 1.318.247.903 1.318.247.903 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Từ ngày: 01/01/2007 đến 31/12/2007 Phần I - Lãi lỗ Chỉ tiêu Mã số Kỳ này Kỳ trước Luỹ kế từ đầu năm Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 1.315.579.954 1.234.208.786 Các khoản giảm trừ (03=04+05+06+07) 3 + Chiết khấu thương mại 4 + Giảm giá 5 + Hàng bán bị trả lại 6 + Thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT tr/t phải nộp 7 1. Doanh thu thuần về BH và c/c DV (10=01- 03) 10 1.315.579.954 1.234.208.786 2. Giá vốn hàng bán 11 1.050.807.221 1.057.379.131 3. Lợi nhuận gộp về BH và c/c DV (20=10-11) 20 264.772.733 176.829.655 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 2.485.648 686.869 5. Chi phí tài chính 22 29.329.033 21.228.623 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 29.329.033 19.988.400 6. Chi phí bán hàng 24 86.335.691 70.156.324 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 113.166.232 124.975.366 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 55.024.819 (38.843.789) 9. Thu nhập khác 31 182.301 19.100 10. Chi phí khác 32 288.139 11. Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 (105.838) (19.100) 12. Tổng lợi nhuận trước thuế (50=30+40) 50 55.024.819 (38.862.889) 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51 15.406.949 14. Lợi nhuận sau thuế (60=50-51) 60 39.617.870 (38.862.889) Như vậy em đã trình bày phần thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. Mặc dù chưa thật sự đầy đủ như lý thuyết nhưng chúng ta cũng thấy rõ quá trình lưu chuyển hàng hoá bán ra, công tác hạch toán, quá trình luân chuyển chứng từ được mô tả chính xác. CHƯƠNG 3 NHỮNG BIỆN PHÁP, PHƯƠNG HƯỚNG NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT 3.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT 3.1.1 Những ưu điểm: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại các mặt hàng thuỷ lực, khí nén phục vụ cho ngành công nghiệp, Tuy công ty mới hoạt động kinh doanh được hơn 2 năm nhưng mọi thành viên trong công ty luôn tìm cách tiếp cận với những quy luật mới của nền kinh tế thị trường và vận dụng chúng một cách linh hoạt vào quản lý và tổ chức điều hành công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là trở ngại lớn nhất của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng. Công ty luôn quan tâm đến công tác bán hàng và luôn hành động theo tôn chỉ: “ Bán hàng là sức sống của công ty”. Công ty đã tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trường để từ đó mở rộng mạng lưới kinh doanh khắp toàn TP Hà Nội, và các tỉnh thuộc khu vực Miền Bắc nhằm mục đích mang đến khách hàng sự hài lòng cao nhất nhờ đó mà công ty đã chiếm được lòng tin của khách hàng, từ đó mà uy tín của công ty ngày càng được nâng cao và mạng lưới kinh doanh ngày càng được mở rộng, ... Những năm gần đây tình hình kinh doanh của công ty luôn ổn định và có chiều hướng phát triển khả quan. Do sản lượng tiêu thụ luôn ở mức ổn định cao nên công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, đời sống cán bộ công nhân viên được ổn định và có thể nói là cao so với các công ty khác cùng lĩnh vực kinh doanh trong nền kinh tế hiện nay. Công ty đã đạt được kết quả trên không là kết quả riêng của một bộ phận phòng ban nào mà đó là sự đoàn kết thống nhất trong công ty là sự chỉ đạo kịp thời của ban giám đốc, sự cố gắng nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán bán hàng trong việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ đắc lực cho lãnh đạo công ty. Công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có thể đánh giá là tương đối ổn định, mỗi kế toán viên có trách nhiệm làm công việc được giao từ đó phát huy được tính chủ động trong công việc. Trong việc lựa chọn hình thức kế toán, công ty đã lựa chọn hình thức nhật ký chung sở dĩ như vậy là vì nó phù hợp với thực trạng hạch toán kế toán ở công ty, dễ dàng đối chiếu kiểm tra. Về chứng từ kế toán công ty đã sử dụng tương đối hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán, số liệu được lập đầy đủ, trình tự luân chuyển hợp lý, chính vì vậy mà hệ thống chứng từ của doanh nghiệp đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ để phục vụ cho quá trình hạch toán. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ được lưu giữ, bảo quản cẩn thận. Kế toán phần hành nào thì lưu giữ chứng từ của phần hành đó, không chồng chéo nhau, nguyên tắc phân công nhiệm vụ rõ ràng. Quá trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý. Chứng từ, từ khâu bán hàng sang phòng kế toán được thực hiện một cách khẩn trương, liên tục. Việc áp dụng kế toán máy trong quá trình hạch toán giúp cho công việc kế toán đơn giản hơn, mang lại hiệu quả cao hơn. Đặc biệt trong quá trình tính trị giá vốn hàng bán và đưa ra các báo cáo hàng tháng về tình hình tiêu thụ từng mặt hàng phục vụ tốt cho việc quản lý. Sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán đã giảm được rất nhiều thao tác ghi chép sổ sách kế toán. Công việc chủ yếu tại phòng kế toán là phân loại chứng từ sao cho hợp lý, kiểm tra xem chứng từ đã hợp pháp, hợp lý chưa, sau đó nhập vào máy. Việc ghi sổ và chuyển sổ cũng như phần đối chiếu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp và báo cáo tổng hợp thực hiện phần lớn bởi phần mềm kế toán. Thông qua việc sử dụng kế toán máy, kế toán có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác vào bất cứ thời điểm nào. Hơn nữa, các thông tin này không có sự sai lệch giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán do cùng được xử lý trực tiếp số liệu trên các chứng từ do kế toán nhập vào máy tính. Việc áp dụng kế toán máy còn giúp Công ty có thể quản lý chi tiết các đối tượng bằng một hệ thống mã dạng động, góp phần giảm nhẹ công việc trong phòng kế toán. Về kế toán bán hàng: Hàng hoá của công ty gồm rất nhiều mặt hàng phục vụ cho nhiều đơn vị vì thế việc theo dõi tiêu thụ từng mặt hàng không phải là điều rễ ràng. Song thực tế công ty đã tổ chức khâu bán hàng một cách linh hoạt và đơn giản vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vừa mang lại hiệu quả cao. 3.2.2 Những mặt hạn chế: Bên cạnh những thành tích đạt được, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty còn tồn tại một số hạn chế như: Thứ nhất là về hạch toán hàng bán bị trả lại: Do đơn giản trong quá trình hạch toán nên công ty không mở tài khoản hàng bán trả lại, khi khách hàng trả lại hàng sau khi viết hoá đơn công ty chỉ thanh toán bù trừ cho lần mua hàng tiếp theo mà không hạch toán vào tài khoản doanh thu bán hàng trả lại. Chưa phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng tới việc lập các báo cáo hàng bán trả lại. Do đó chưa có cơ sở xác định giá trị hàng trả lại chưa có phương án đấu tranh giảm giá trị hàng trả lại. Thứ hai là về việc hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Do quy mô của công ty còn nhỏ và để đơn giản trong quá trình hạch toán nên công ty hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện, điện thoại sử dụng cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý là không thực hiện phân bổ riêng cho từng bộ phận mà đều hạch toán hết vào chi phí quản lý lý doanh nghiệp thông qua tài khoản 6427 do đó không biết được chi phí tiền điện, điện thoại phục vụ cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý là bao nhiêu? Thứ ba là về việc hạch toán các chi phí thiết bị, văn phòng phẩm sử dụng trong công ty: Tất cả các chi phí thiết bị sử dụng cho từng bộ phận như máy tính, máy in, máy Fax, văn phòng phẩm như sổ sách,mực in, giấy in...khi mua về kế toán hạch toán luôn một lần vào chi phí tháng đó cho từng bộ phận mà không tiến hành phân bổ đều cho các tháng để giảm bớt lượng chi phí quá nhiều trong một tháng dẫn tới lợi nhuận tháng đó thấp, các tháng tiếp theo các thiết bị đó vẫn tiếp tục dùng nhưng chi phí thì không được phân bổ vào tháng đó do đã phân bổ hết vào tháng mua thiết bị đó rồi Thứ tư là việc sử dụng phần mềm kế toán máy tại công ty: Phần mềm kế toán máy tại công ty chưa có tính năng hoạt động cao, còn tồn tại rất nhiều lỗi như: Để hạch toán tiền hàng khách trả qua ngân hàng hay hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội và một số nghiệp vụ kinh tế khác kế toán đều nhập vào phân hệ “Nghiệp vụ/bút toán khác” như màn hình dưới đây: còn nếu nhập các nghiệp vụ phát sinh trên vào phân hệ “Nghiệp vụ/chứng từ khách hàng thanh toán hàng hoá” là đúng nhưng mẫu phiếu lại có “quyển số”, “số” như một phiếu thu tiền mặt mà hạch toán tiền khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng thì không thể nhập dữ liệu phân hệ như vậy vì khi nếu nhập vào phần mềm sẽ tự động chuyển vào các sổ chi tiết, sổ cái “quyển số” , “số” như thu tiền mặt, cụ thể xem giao diện màn hình dưới đây về mẫu phiếu “chứng từ khách hàng thanh toán hàng hoá” Thứ năm là việc sử dụng mẫu sổ sách kế toán trong phần mềm: Phần mềm công ty sử dụng vẫn theo hệ thống sổ sách cũ do đó khi in sổ sách, chứng từ kế toán làm báo cáo kế toán đều phải kết xuất ra Excel để sửa mẫu sổ do đó mất nhiều thời gian, giảm tiến độ làm việc trong công tác kế toán 3.2. PHƯƠNG HƯỚNG NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện: Như chúng ta đã biết bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá cho khách hàng, doanh nghiệp được thu tiền hay được quyền thu tiền, đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền. Bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp, vì bán hàng là khâu nuôi sống doanh nghiệp, bán càng được nhiều hàng thì doanh thu của doanh nghiệp càng cao. Phải có doanh thu cao doanh nghiệp mới phát triển, thu nhập của cán bộ công nhân viên mới được nâng lên. Vì vậy kế toán bán hàng là một khâu không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các hình thức bán hàng khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành kinh doanh, đặc điểm của khách hàng mà doanh nghiệp mình phục vụ, ... nhưng điều quan trọng nhất đó là làm sao bán được nhiều hàng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, chiếm được lòng tin của khách hàng, nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thương trường. Đó là điều mà doanh nghiệp nào cũng muốn đạt được. Muốn đạt được điều đó, doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác bán hàng cho phù hợp với mặt hàng doanh nghiệp kinh doanh, phù hợp với khách hàng doanh nghiệp phục vụ và đặc điểm của bản thân doanh nghiệp tạo được lợi thế so sánh với các đơn vị kinh doanh khác nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao và ổn định. Với Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối các mặt hàng thuỷ lực, khí nén là một trong những ngành tương đối phát triển trong những năm gần đây nhưng cùng với nó là sự cạnh tranh cũng khốc liệt nhất. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên hoạt động lưu chuyển hàng hoá giữ vai trò quyết định trong hoạt động của công ty. Muốn không bị đào thải ra khỏi vòng quay của thị trường chỉ có cách duy nhất là luôn tự đổi mới, hoàn thiện cụ thể là ở công tác tiêu thụ hàng hoá. Như vậy bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải hoàn thiện công tác kế toán nói chung và quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng. Nếu công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ngày càng được hoàn thiện chắc chắn nó sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình lưu thông hàng hoá, phản ánh đầy đủ kịp thời doanh thu. Thông qua đó doanh nghiệp có chính sách mua - bán phù hợp đẩy nhanh vòng quay vốn, tránh được thất thoát không đáng có. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tốt sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, tận dụng những lợi thế của doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu kinh doanh, tránh bỏ lỡ cơ hội thị trường. Các chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán có tính pháp lý cao tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh tra của cơ quan có thẩm quyền. Tóm lại để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được liên tục, thường xuyên, hiệu quả thì công tác kế toán và lưu chuyển hàng hoá phải thực hiện tốt, hoàn thiện theo thời gian. Vì vậy việc hoàn thiện và không ngừng đổi mới công tác kế toán trong đó trọng tâm là lưu chuyển hàng hoá phù hợp với yêu cầu quản lý, đáp ứng nhiệm vụ mục tiêu của doanh nghiệp là thật sự khách quan và cần thiết. 3.2.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Thứ nhất là về hạch toán hàng bán bị trả lại: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng bán bị trả lại công ty nên mở tài khoản doanh thu hàng bán bị trả lại để theo dõi việc giảm doanh thu hàng bán hàng hoá dịch vụ là do đâu? khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại nhập kho kế toán hạch toán như sau: a) Nợ TK156/ Có TK632 b) Nợ TK531 Nợ TK3331 Có TK111,112,131 Thứ hai là về việc hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Kế toán nên tách riêng chi phí tiền điện, điện thoại cho từng bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp để biết được thực tế tổng chi phí chi cho bộ phận bán hàng là bao nhiêu và bộ phận quản lý doanh nghiệp là bao nhiêu? để có những chính sách điều chỉnh thích hợp trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty cụ thể là: Công ty có thể phân bổ tiền điện theo số lượng lao động từng bộ phận hoặc mắc đồng hồ theo dõi số điện cho từng phòng ban quản lý, còn tiền điện thoại thì mỗi bộ phận có số máy điện thoại riêng nên chi phí điện thoại có thể tính phân theo số tiền của từng máy cho từng bộ phận Thứ ba là về việc hạch toán các chi phí thiết bị, văn phòng phẩm sử dụng trong công ty: Công ty nên phân bổ chi phí mua máy móc thiết bị, văn phòng phẩm đều cho các tháng theo thời gian mà kế toán xác định việc sử dụng máy móc thiết bị, văn phòng phẩm đó là trong bao nhiêu tháng để làm tiêu thức phân bổ cụ thể: Chi phí mua máy tính cho bộ phận bán hàng là 7.000.000đ vào Tháng 10/2005, kế toán ước tính thời gian sử dụng là 5 năm khi đó kế toán phân bổ chi phí cho từng tháng như sau: 7000.000/(5*12) = 116.667 đ/tháng Khi phân bổ chi phí máy móc thiết bị của bộ phận bán hàng cho từng tháng kế toán định khoản trong phần mềm kế toán như sau: Nợ TK6413: 116.667 Có TK153: 116.667 Thứ tư là việc sử dụng phần mềm kế toán máy tại công ty: Công ty nên yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm kế toán máy thiết kế phiếu kế toán nhập nghiệp vụ kinh tế khách hàng trả tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng để hạch toán cho đúng và thuận lợi, tránh những sai sót nhất định khi chạy phần mềm Thứ năm là việc sử dụng mẫu sổ sách kế toán trong phần mềm: Công ty nên yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm thiết kế lại toàn bộ mẫu sổ kế toán đúng theo quyết định số 15/BTC của Bộ Tài chính để kế toán không phải kết xuất ra Excel sửa mẫu sổ mà khi đó cần in chứng từ sổ sách kế toán chỉ cần xem lại và in luôn, tận dụng thời gian trong công việc Những kiến nghị hoàn thiện trên có thể chỉ là những ý tưởng xuất phát ban đầu trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có thể ít mang tính khả thi nhưng với mong muốn công tác kế toán sẽ được tổ chức tốt hơn em vẫn mạnh dạn đưa ra. Em mong rằng Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật sẽ quan tâm đến các giải pháp hoàn thiện đó. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường mở cửa của nước ta hiện nay, việc tiêu thụ hàng hoá đã trở thành một vấn đề đóng vai trò quyết định đến sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp thương mại nói chung, với Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng. Do vậy việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng đã trở thành một yêu cầu quan trọng trong điều kiện hiện nay. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty, Kế toán bán hàng là một công cụ đắc lực trong việc phản ánh, giám đốc một cách chặt chẽ tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành công ty. Qua thời gian 2 tháng thực tập cuối khoá tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, với nỗ lực của bản thân cùng với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị phòng kế toán của công ty bản chuyên đề cuối khoá với nội dung: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật” đã được hoàn thành. Thông qua chuyên đề này em muốn khái quát tình hình và đi sâu vào việc phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng để qua đó đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao việc tổ chức công tác kế toán bán hàng, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn và kịp thời đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thời gian thực tập có hạn và trình độ của bản thân còn hạn chế cho nên chuyên đề cuối khoá của em không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để chuyên đề cuối khoá của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa qua đây em gửi tới các thầy cô trong tổ bộ môn kế toán đặc biệt giảng viên: Ths. Nguyễn Thu Hoài, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật lời cảm ơn chân thành nhất./. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo Trình Kế Toán Tài Chính Chủ biên: GS.TS. Ngô Thế Chi TS. Trương Thị Thuỷ Nhà Xuất bản Tài chính – năm 2006 2. Lý Thuyết Và Thực Hành Kế Toán Tài Chính Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Văn Công Nhà Xuất bản Tài chính – năm 2003 3. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính. 4. Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. 5. Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định Số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài chính.