Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

ng. Tổ chức bộ máy chung các chi nhánh có: Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và Phó giám đốc (có chi nhánh không có), ban kế hoạch kho vận, ban tổ chức hành chính, ban kinh tế tài chính. Chi nhánh hạch toán theo hình thức báo sổ, riêng xí nghiệp vận tải từ năm 2000 hạch toán theo nội bộ. Nguồn nhập: Các loại xi măng mua trong nước từ 5 công ty sản xuất chính thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam: Hoàng Thạch, Bút Sơn, Hải Phòng, Bỉm Sơn, Hoàng Mai, còn phụ gia xi măng do mua vào từ các công ty phụ gia bằng phương thức theo hợp đồng kinh tế. Hàng hoá mua về được vận chuyển bằng 3 đường: Đường Bộ, đường thuỷ, và đường sắt, được bảo quản tại các kho: - Khu vực Hà Nội: Tại các kho công ty, xí nghiệp vận tải, phòng tiêu thụ, cửa hàng bán lẻ, cửa hàng đại lý và cửa hàng tiêu thụ của công ty, các kho đi thuê (tại các trung tâm bán hàng). - Chi nhánh khác: Kho tại chi nhánh, kho trên địa bàn hoạt động của chi nhánh. Hình thức thanh toán áp dụng đối với người bán hàng là tiền mặt, tỉ giá ngân hàng. Với chi nhánh, đại lý bán hàng bằng tiền mặt, tỉ giá ngân hàng thông qua tài khoản. Ở địa bàn, các chi nhánh mở tài khoản ở ngân hàng, khi bán hàng nhân viên bán hàng lập giấy nộp tiền gửi về công ty. Công ty bán hàng theo ba hình thức: Bán theo hợp đồng kinh tế, bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng và bán đại lý hưởng hoa hồng. Các kênh bán hàng: Bán đầu mối đường bộ, bán tại ga, cảng, bán tại kho, bán đi công trình, bán tại cửa hàng. 2.2.1.2. Đánh giá hàng hoá và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty Phòng kế toán công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để kế toán tổng hợp một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ hàng hoá phát sinh vào sổ kê stoán. Kế toán sử dụng giá mua thực tế để ghi chép chi tiết hàng hoá (còn gọi là giá mua theo hoá đơn đầu nguồn). Kế toán xác định trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp đích danh, hàng mua vào nhập kho theo đơn giá nào thì xuất ra lấy đúng đơn giá đó để tính. Các chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ không hạch toán trực tiếp giá nhập kho mà hạch toán riêng vào tài khoản tổng hợp TK 1562, các chi phí bán hàng hạch toán vào tài khoản tổng hợp TK 641, TK 642. Cuối kỳ thực hiện phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại cuối kỳ theo giá vốn xuất kho. Hạch toán toàn bộ chi phí mua hàng cho hàng tiêu dùng trong kỳ kết chuyển hết lên TK 911. 2.2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.2.2.1. Thủ tục nhập kho hàng hoá Khi mua hàng công ty lập hợp đồng kinh tế với người bán, bên bán căn cứ theo hợp đồng ký kết giao hàng theo thời hạn quy định tại các kho ở trạm điều độ của công ty (tại ga, cảng, đầu mối đường bộ), thủ kho (điểu độ viên) căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) của bên bán tiến hành kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Cán bộ cung ứng nhập hàng giữ Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi bảng kê giao nhận xi măng Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp Hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho hàng hoá Công ty bán hàng theo ba hình thức, bán theo hợp đồng kinh tế, bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng và bán đại lý hưởng hoa hồng. Sơ đồ 2.4 như sau: Sơ đồ 2.4 Công ty xi măng Hoàng Thạch Công ty xi măng Bỉm Sơn Công ty xi măng Bút Sơn Công ty xi măng Hoàng Mai Công ty xi măng Tam Điệp Công ty xi măng Hải Phòng Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Người tiêu dùng cuối cùng Cửa hàng đại lý Cửa hàng bán lẻ Khi xuất kho bán trực tiếp sử dụng hoá đơn GTGT, khi xuất kho đại lý sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý,khi xuất kho cho mọi thành phần khác sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (khi các đối tượng này xuất bán cũng sử dụng hoá đơn GTGT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lập thành 4 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng (kèm bảng kê chi tiết cước vận chuyển) Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ (kèm bảng kê nhập của đơn vị nhận hàng) Liên 4: Thanh toán nội bộ (kèm bảng kê giao nhận của điều độ viên) - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Giao đại lý Liên 3: Dùng thanh toán - Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng thanh toán Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp Hoá đơn GTGT do kế toán lập 2.2.2.3. Kế tán chi tiết hàng hoá * Tài khoản, chứng từ kế toán sử dụng - Tài khoản sử dụng: + TK 156: phản ánh hàng hoá nhập - xuất - tồn trong kỳ + TK 1561: Phản ánh giá mua hhh TK 15611: Hàng hoá nhập kho công ty, chi nhánh TK 15612: Các phụ gia + TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá + TK 151: Hàng hoá đang đi đường + TK 632: phản ánh giá vốn hàng xuất kho (chi tiết cho hàng hoá, dịch vụ, hàng hoá khác). - Chứng từ sử dụng: +Hoá đơn GTGT của người bán + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh) + Phiếu xuất kho kiêm vận hàng hoá, kiểm kê hàng hoá - Sổ kế toán áp dụng: + Sổ số dư chi tiết tài khoản + Các loại báo cáo tháng + Sổ cái các tài khoản * Kế toán chi tiết hàng hoá tại kho, cửa hàng, chi nhánh và đại lý Việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở công ty Vật tư kỹ thuật xi măng Hà Nội sử dụng giá thực tế và theo phương pháp ghi thẻ song song, quy trình như sau: - Ở kho công ty tại các trạm điều độ (ga, cảng, đầu mối đường bộ). Hàng ngày, khi nhận hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy, điều độ viên tiến hành kiểm tra và lập phiếu nhập kho, căn cứ lệnh điều động lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoạc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh) và xuất hàng. Sau đó ghi vào thẻ kho theo số lượng thực nhập, thực xuất cho từng loại xi măng của từng tuyến vận chuyển thuộc từng nguồn mua. Cuối ngày sau khi đối chiếu số lượng xi măng, fax báo về công ty và căn cứ chứng từ nhập xuất tính ra số tồn kho cuối ngày ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập giao cho điều độ viên ghi chép và quản lý. Định kỳ 10 ngày một lần và cuối tháng chuyển nộp toàn bộ hoá đơn chứng từ liên quan cho phòng độ - quản lý kho, phòng này theo dõi tổng hợp đồng thời chuyển hoá đơn, chứng từ cho phòng kế toán. - Ở kho cửa hàng, chi nhánh, đại lý Đối với cửa hàng, chi nhánh thủ kho căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2), đối với đại lý thủ kho căn cứ phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 2) làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho theo số thực nhập, ghi bảng nhập ngày. Sau đó ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng mở cho từng loại xi măng của từng tuyến vận chuyển, thẻ này cũng do kế toán lập và giao cho thủ kho ghi chép vào bảo quản làm căn cứ đối chiếu số liệu. Cuối ngày nộp (Hà Nội) hoặc fax báo về công ty (các chi nhánh) toàn bộ chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, bảng kê nhập - xuất, chứng từ vận chuyển… cho phòng điều độ - quản lý kho, phòng này chuyển cho phòng kế toán đồng thời theo dõi tổng hợp. Phòng điều độ - quản lý theo dõi tổng hợp bằng cách: hàng ngày khi nhận được fax báo nhập - xuất ở trạm ghi vào bảng kê nhập mở cho cả tháng cho từng loại xi măng theo từng nguồn vận chuyển với chỉ tiêu số lượng: ghi vào bảng kê xuất mở cho cả tháng của từng loại xi măng chi tiết xuất cho từng nơi (trung tâm, chi nhánh…) hàng ngày các cửa hàng bán buôn bán lẻ tại các trung tâm và chi nhánh xuất bán nộp trực tiếp hoá đơn chứng từ hoặc fax về sẽ ghi toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trên sổ theo dõi hàng ngày chi tiết cho từng trung tâm và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán. Định kỳ 7 - 10 ngày/lần lập báo cáo nhập - xuất - tồn chi tiết cho từng kho, từng chi nhánh với từng loại xi măng. Cuối tháng lập báo cáo nhập - xuất - tồn và gửi toàn bộ cho phòng kế toán. Ví dụ minh hoạ Quy trình theo dõi ở các kho trực thuộc phòng điều độ - quản lý kho như sau: Tại đầu mối đường bộ: Hoá đơn GTGT (liên 2) của công ty xi măng Hoàng Thạch ngày 28/12/2005 điều độ viên lập phiếu nhập kho ghi vào bảng kê giao nhận (phần nhập), ghi thẻ kho số lượng 300 tấn. Cũng trong ngày căn cứ lệnh điều đống ố 1193 xuất kho cho kho Nhân Chính 12 tấn xi măng Hoàng Thạch ghi vào bảng kê giao nhận (phần xuất giao thực tế) tại phòng điều độ - quản lý kho ghi bảng kê nhập, bảng kê xuất tháng 12 và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao khách Mẫu số 01 GTGT - 3LL Ngày 28/12/2005 N0 031828 Đơn vị bán hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch Địa chỉ: Kinh Môn - Hải Dương số tài khoản: 710A - 005 Điện thoại: 0320.823062 Mã số: 09800475 Họ yrn người mua hàng: Ninh Văn Hải Đơn vị: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Số tài khoản: 710A-005 Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Mã số: 1000105694 Hình thức thanh toán: Chậm trả 40 ngày STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1. Xi măng bao PCB 30 TCVN 6545-2002 HĐ 20/12/2004 xuất hàng SKSCP Tấn 300 600.000 180.000.000 Cộng tiền hàng: 180.000.000 Thuế suet GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 18.000.000 Tổng thanh toán: 198.000.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn Người mua Kế toán Thủ trưởng đơn vị PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28/12/2005 Họ tên người giao hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch Theo số: 768-20/12/2004 Nhập tại kho: Đường Bộ Vĩnh Tuy Người nhập kho: Ninh Văn Hải STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Sản lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 XM Hoàng Thạch PCB30 Tấn 300 600.000 180.000 Tổng cộng 300 180.000 Nhập ngày 28/12/2005 Người mua Kế toán Thủ trưởng đơn vị PHIẾU NHẬP KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 28/12/2005 kí hiệu XMA - 2040 Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ N0 016107 Căn cứ lệnh điều động số: 1193 Ngày 28/12/2005 Của công ty: Vật tư kỹ thuật xi măng Về việc vận chuyển xi măng Họ tên người vận chuyển: Quân Hợp đồng số: Xuất tại kho: Đường bộ Vĩnh Tuy Nhập tại kho: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Nhân chính STT Tên nhãn, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) ĐVT Số lượng xuất Số lượng nhập Ghi chú A B C 1 2 3 1 Xi măng bao PCB30 Hoàng Thạch TCVN:62-66-2002 xe 29L3053 Lô cp 410 Tấn 12 Tổng cộng 12 Xuất: giờ… ngày Nhập: giờ…. ngày….thắng….năm Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Phòng ĐĐ-QL kho BẢNG KÊ GIAO NHẬN XI MĂNG Ngày 28/12/2005 Địa điểm giao nhận; Đường Bộ Vĩnh Tuy Chủng loại xi măng: Hoàng Thạch Đơn vị: Tấn CB ĐĐ giao nhận Thống kê Trưởng phòng điều độ kho Kho: Đường bộ Vĩnh Tuy ĐVT: Tấn Chủng loại: XM Hoàng Thạch TT Số CT Ngày CT Ngày N - X Diễn giải Số lượng Xác nhận Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng … … … … … … … … … 1 162 26/12 26/12 Nhập kho 20 3560 2 97215 28/12 28/12 Error! Not a valid link. 300 3860 3 86256 28/12 28/12 Nhập kho 36 3896 4 229 29/12 29/12 Error! Not a valid link. 100 3996 5 86258 29/12 29/12 Error! Not a valid link. 40 3956 … … … … … … … … … 31/12 Cộng phát sinh 54.000 54.895 31/12 Tồn cuối tháng 2645 Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Phòng ĐĐ-QL kho BẢNG KÊ GIAO NHẬN XI MĂNG Thang 12 Loại xi măng: Hoàng Thạch Hợp đồng nhập hàng: Thực nhập theo biên bản Số Ngày Số lượng theo P.tiện VC Ngày nhập Lượng nhập Ghi chú Hoá đơn Thực tế … … … … … … … … 162 26/12 200 20 ô tô 26/12 20 97215 28/12 300 300 ô tô 28/12 300 229 29/12 100 100 ô tô 29/12 100 … … … … … … … … Tổng cộng 54.000 Tại kho Nhân chính: Khi hàng về căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2) nhập kho 12 tấn xi măng Hoàng Thạch. Ngày 29/12/ 2005 Xuất cho cửa hàng đại lý 35 Lương Thế Vinh 2 tấn bán cho khách hàng. Thủ kho gửi phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 3), Hoá đơn GTGT (liên 3). Và bảng kê nhập, bảng kê xuất cho phòng ĐĐQL kho. Phòng này theo dõi trên sổ theo dõi hàng ngày chi tiết cho NC - Trung tâm 4 và gửi cho phòng kế toán. Ngày 31/12/2005 phòng ĐĐQL kho lập báo cáo nhập xuất tồn phản ánh số tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ tính đến ngày 31/12 cho kho Nhân Chính. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28/12/2005 Họ tên người giao hàng: Ninh Văn Hải Theo số: 768-20/12/2004 Nhập tại kho: Kho Nhân Chính Người nhập kho: Nguyễn Văn Hưng STT Tên nhánh hiệu, quy cách phẩm chất (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Sản lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 XM Hoàng Thạch PCB30 Tấn 12 600.000 7.200.000 Tổng cộng 12 7.200.000 Đơn vị: Địa chỉ: PHIẾU XUÂT KHO Hàng gửi bán đại lý Mẫu số 04/XKĐL-3LL Ban hành theo TT số:150 Ngày 02/12/03 BTC Mã số thuế: Liên 3: Dùng thanh toán Ngày: 29/12/2005 Căn cứ hợp đồng kinh tế số: 382 Ngày: 28/06/2005 Với xí nghiệp 5 - công ty bảo tàng Hồ Chí Minh Về việc mua 2 tấn xi măng Hoàng Thạch Họ tên người vận chuyển: CTTM và công ty Nam Hán hợp đồng số 572 Phương tiện vận chuyển: vận chuyển bằng ô tô Xuất tại kho: Nhân chính Nhập tại kho: TVC - công trình Hạn trả chậm theo quyết định của giám đốc 22/03/2005 STT Tên nhánh hiệu, quy cách phẩm chất (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Sản lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 XM Hoàng Thạch PCB30 Thực thu: Một triệu năm trăm hai mươi ngàn đồng Tấn 02 760.000 1.520.000 1.520.000 Tổng cộng 02 1.520.000 Người nhận hàng Người lập phiếu Thủ kho Người vận chuyển Thủ trưởng đơn vị HOÁ ĐƠN GTGT Mã số 01 GTKT - 3LL Liên 3: Dùng thanh toán N.034140 Ngày 29/12/2005 Đơn vị bán hàng: Trung tâm 4 - Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Địa chỉ: 348 Đường Giải Phóng Số TK: 102010000018010 Xuất kho nhân chính Điện thoại: 8642410 Mã số: Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Xí nghệp 5 - Công ty Bảo tàng Hồ Chí Minh Địa chỉ: Hà Nội Số tài khoản:…… Hình thức thanh toán: Tiền mặt: Mã số:…. STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xi măng bao Hoàng Thạch PCB30 Tấn 02 690.909 1.381.818 Cộng tiền hàng: 1.381.000.000 Thuế suet GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.381.182 Tổng thanh toán: 1.520.000 Số tiền bằng chữ: Một triệu năm trưam hai mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Phòng ĐĐ - QL kho BẢNG KÊ NHẬP XI MĂNG Ngày 28/12/2005 Kho: Nhân Chính Biểu số: 4/KV Loại: xi măng Hoàng Thạch Đầu kỳ: Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Nơi gửi hàng Số xe vận chuyển Phần nhập Ghi chú Số Ngày Theo HĐ Thực tế Rách, vỡ Thiếu 86256 28/12 Đường Bộ Vĩnh Tuy 29L3053 12 12 Tổng cộng 12 12 Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Phòng ĐĐ- QL kho BẢNG KÊ XUẤT, BÁN XI MĂNG Ngày 29/12/2005 Kho: Nhân Chính Biểu số : 4/KV Loại: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Số xe VC Đơn vị vận chuyển hoặc đơn vị mua hàng Đơn vị nhập hàng Xuất khác Số Ngày XBTTâm … … 1981 29/12 29S3001 330 Lạc Long Quân 3 3256 29/12 29F5231 37 Nguyễn Trãi 2 4135 29/12 29S1563 35 Lương Thế Vinh 2 Tổng cộng 7 Thủ kho Thống kê Phòng ĐĐ - QL kho THẺ KHO Tháng 12/2005 Loại: xi măng Hoàng Thạch Kho: Nhân Chính TT Số CT Ngày CT Ngày N-X Diễn giải Số lượng Xác nhận Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 34,8 … … … … … … … … … 1 86256 28/12 28/12 Nhập kho 12 46,8 2 86258 29/12 29/12 Nhập kho 40 86,8 3 1981 29/12 29/12 Nhập kho 3 83,8 4 3256 29/12 29/12 Xuất kho 2 81,8 5 4135 29/12 29/12 Xuất kho 2 79,8 5 ... … … … … … … … … 31/12 Cộng PS 390 293,5 131,3 Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Phòng ĐĐ- QL kho TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN KHO XI MĂNG Tháng 12 Kho: Nhân Chính Chủng loại XM TĐK NTK XTK TCK Ghi chú XM Hoàng Thạch 34,8 390 293,5 131,3 … … … … … … Tổng cộng 402,7 875 891 386,7 - Ở phòng kế toán công ty: Kế toán mở tiểu khoản đóng thành sổ nhiều trang ghi cho cả tháng, hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ nhập - xuất hàng hoá nhận được chứng từ do phòng điều độ quản lý kho gửi lên hoặc nhân viên vận chuyển hàng hoá, nhân viên tại các kho mang đến trực tiếp, FAx báo về tiến hành tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu và phân loại chứng từ rồi ghi vào sổ theo cách phân loại đó đồng thời nhập vào máy vi tính các báo cáp nhập, xuất tồn hàng ngày. Khi kết thúc nhập máy lưu lại số liệu và tự động lên số liệu cùng các báo cáo này vào cuối tháng. Trên thực tế tiểu khoản chỉ là tài liệu riêng của kế toán theo dõi chi tiết hàng hoá để thuận tiện cho việc tự kiểm tra đối chiếu khi cần (lí do và vì mọi nghiệp vụ khi phát sinh đã được cập nhật và ghi trên máy). Còn các báo cáo nhập, xuất, báo cáp nhật - xuất - tồn mới là sổ kế toán chi tiết của bộ phận kế toán chi tiết hàng hoá mở cho từng loại xi măng của từng công ty đầu nguồn theo dõi cả về mặt số liệu và giá vốn. Định kỳ 5-7 ngày kế toán xuống kho đối chiếu số liệu và ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán tổng hợp khi nhận được chứng từ nhập dữ liệu vào mục "vào số liệu chứng từ". Khi kết thúc nhập máy tự động lên nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản có liên quan, có thể xem, in bất kỳ lúc nào. VD minh hoạ: Khi nhận được chứng từ nhập - xuất (đã giới thiệu ở phần kế toán chi tiết) kế toán hàng hoá ghi toàn bộ nội dung vào tiểu khoản, rồi mang toàn bộ chứng từ sang phòng kế toán tổng hợp nhập lên máy báo cáo nhập, báo cáo xuất. Khi kết thúc nhập dữ liệu, máy tự động lên số liệu ở báo cáo nhập - xuất - tồn và lưu lại tự dộng lên báo cáo cuối tháng. Sau đây là các bảng biểu báo cáo minh hoạ cuối tháng còn đối với báo cáo ngày (báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất, báo cáo nhập - xuất - tồn ngày) mẫu sổ nội dung giống như báo cáo tháng chỉ thêm phần các cột sau để nhập dữ liệu theo nghiệp vụ phát sinh ngày. BÁO CÁO NHẬP NGÀY Đơn vị tính: đồng TT Số CT Ngày CT Ngày GS Loại XM Hoàng Thạch PCB 30 1 97215 28/12 28/12 Nhập kho XM Hoàng Thạch (đường bộ Vĩnh Tuy) 2 86256 28/12 28/12 Xuất kho XM Hoàng Thạch cho kho Nhân Chính … … … … … TIỂU KHOẢN Tháng 12/2005 Ngày tháng Diễn giải Nợ Có 28/12/2005 Nhập kho xi măng đi đường số hoá đơn 97215 ngày 28/12/2005: 300 tấn xi măng Hoàng Thạch đường bộ TK1561 = 180.000.000 … … … … 29/12/2005 Xuất kho Nhân Chính xi măng Hoàng Thạch 7 tấn TK1561 = 5.320.000 … … … … Công ty vật tư kỹ thuật xi măng BÁO CÁO TỔNG HỢP MUA XI MĂNG Mã số thuế: 0100105694 Tháng 12 năm 2005 TT Loại xi măng Số lượng (tấn) Đơn giá (ngđ/tấn) Thành tiền (ngđ) Chưa thuế Thuế Cộng Chưa thuế Thuế Cộng I Hoàng Thạch PCB30 86.700,000 50.459.101.140 5.045.923.860 55.505.025.000 - Đường bộ 27.430,000 600.000 60.000 660.000 17.058.000.000 1.705.800.000 18.763.80.000 - Đường sắt 6.225,000 577.273 57.727 635.000 3.593.524.425 359.350.575 3.952.875.000 - Đường thuỷ 52.045,000 572.727 57.273 630.000 29.807.576.715 2.980.773.280 32.788.350.000 II Bỉm Sơn (bao PCB30) 16.858,000 9.657.669.628 965.780.372 10.623.450.000 - Đường bộ 7.646,000 586.363 58.637 645.000 4483.331.498 448.338.502 4.647.670.000 - Đường sắt 7.557,000 559.090 55.910 615.000 4.483.331.498 422.511.870 4.647.555.000 - Đường thuỷ 1.620,000 572.727 57.273 630.00 4.225.043.130 92.782.260 1.020.600.000 III Bút Sơn 4.362.820 927.817.740 2.362.918.314 25.992.004.400 XM bao PCB30 38.109,000 23.629.086.736 2.180.493.264 23.985.340.000 - Đường bộ 18.880,000 581.818 58.182 640.000 9.239.269.840 923.930.160 10.163.200.000 - Đường sắt 15.119,000 363.636 56.364 620.000 8.521.612.684 852.167.316 9.373.780.000 - Đường thuỷ 3.592,000 559.091 55.909 615.000 3.126.436.872 312.634.128 3.439.080.000 … … … … … … ... … … Tổng cộng Tổng công ty xi măng Việt Nam BÁO CÁO TỔNG HỢP MUA XI MĂNG Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Tháng 12 năm 2005 TT Diễn giải Số lượng (tấn) Doanh số bán đã có VAT (ngđ) Doanh số bán chưa có VAT Thuế GTGT (ngđ) ĐG TT ĐG TT (ngđ) ĐG TT I XM Hoàng Thạch PCB30 92.566,400 69.941.618.250 63.583.277.688 6.358.340.562 A Đại lý 20.338,350 15.419.894.000 14.018.083.339 1.401.810.661 - Bán đầu mối 855,000 649.800.894.000 590.727.195 59.072.805 Tại ga 138,950 104.907.250 95.370.277 9.536.973 Tại kho 166,950 126.047.250 114.588.470 11.458.780 Tại công trình 12.113,500 9.108.917.000 8.280.831.650 828.085.350 Bán tại cửa hàng 7.063,950 5.430.222.500 4.936.565.747 493.656.753 … … … … … … … … … II Bỉm Sơn 22.088,500 16.358.432.250 14.871.304.724 1.487.127.526 Bỉm Sơn Bao PCB30 22.053,500 16.331.307.250 14.846.645.649 1.484.661.601 A Đại lý 1.646,100 1.230.693.500 1.118.812.097 111.881.403 Tại công trình 669,500 498.830.000 453.481.728 45.348.272 Bán đầu mối Đ. bộ 35,000 25.725.000 23.386.370 2.338.630 Bán tại cửa hàng 941,600 706.138.500 641.943.999 64.194.501 … … … … … … … … … Cộng 189.591,220 142.077.953 129.161.773.634 12.916.180.116 Tổng công ty xi măng Việt Nam BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN XI MĂNG Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Tháng 12 năm 2005 Nội dung các chỉ tiêu Đơn giá mua (ngđ) Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tiêu thụ trong kỳ Hao hụt, khuyến mại khác Tồn cuối kỳ Sản lượng Giá vốn Sản lượng Giá vốn Sản lượng Giá vốn Sản lượng Giá vốn Sản lượng Giá vốn I. Xi măng Hoàng Thạch PCB30 - Đ.bộ - Đ.sắt -Đ. Thuỷ 600.000 577.273 572.727 31170,800 9440,000 1121,000 20.609,800 18.114.911.957 5664000.000 647.123.033 11.803.788.924 86.700,000 28.430.000 6.225.000 52.045,000 50.459.101.140 17.058.000 3.593.524.425 29.807.576.715 92.566,400 35.236,000 5.439.550 51.890,850 54000.996.195 21.141.600.000 31.401.053470 29.719.290.848 75,150 0,000 0,000 75,150 43.040.434 0 0 43.040.434 25.300,900 2.634,000 1.906,450 20.760,450 14.571.012.358 1.580.400.000 1.100.542.111 11.890.070.247 II. Xi măng Bao Bỉm Sơn PCB30 - Đ.bộ - Đ.sắt -Đ. Thuỷ 586.363 559.090 572.727 7.780,338 1.607,000 5.846,338 327,000 4.398.196,182 942.285.341 3.268.629.112 187.281.729 16.823,000 7.646,000 7.557,000 1.620,000 9.636.192.368 4.483.331.498 4.225.043.130 927.817.740 22.053,500 9.253,000 11.401,050 139,450 12.601.332.684 5.422.616.839 6.374.213.045 801.502.800 5,562 0,000 5,562 0,000 3.109,659 0 3.109.659 0 2.549,338 0,000 2.001,788 547,550 1.432.776.322 0 1.119.179.653 313.596.669 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 64.157,158 37.274.970.990 167.939,820 97.532.483.539 189.591.220 110.348.131.468 42.226,748 24.292.468.704 2.2.3. Kế toán tổng hợp hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.2.3.1. Kế toán tổng hợp nhập kho hàng hoá TK111,112… TK151 TK156 TK531 TK511 (4b) (4c) TK333 TK133 (2a) (2b) (1) (5) TK641 TK157,632 (3) (4a) (1) Nhập kho xi măng, Phụ gia xi măng, khi hàng về căn cứ chứng từ thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng hoá, lập phiếu nhập kho. + Nhập kho công ty căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy sau đó ghi vào bảng kê giao nhận xi măng, rồi chuyển cho phòng điều độ quản lý kho, rồi chuyển cho phòng kế toán ghi vào nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái liên quan. + Nhập kho cửa hàng, đại lý, chi nhánh căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2) do điều độ viên lập, ghi bảng kê nhập, sau chuyển cho phòng điều độ quản lý kho, chuyển cho kế toán ghi nhật ký chung và các sổ cái, sổ chi tiết liên quan. Phản ánh chi phí mua hàng căn cứ chứng từ vận chuyển và thanh toán cước vận tải. (2a) Nhập kho hàng đi đường về kho công ty, kho chi nhánh khi nhận được hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2) đã Fax báo về công ty mà hàng chưa về nhập kho ghi vào nhật ký chung và các sổ chi tiết hàng hoá liên quan. (2b) Tháng sau khi hàng về nhập kho, tiến hành kiểm nhận hàng hoá và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập khi nhật ký chung, chi tiết tài khoản 151+156 và sổ chi tiết liên quan. (3) Nhập kho hàng hoá - nhập khác ngoài nghiệp vụ nhập mua của công ty (do người bán bù đắp hao hụt vận chuyển). Căn cứ các chứng từ vận chuyển, chứng từ có liên quan ghi vào chi tiết TK156 (phần nhập khác) và phản ánh chi phí mua cho hàng bán ra trong kỳ. (4a) Nhập hàng bán bị trả lại căn cứ hợp đồng bán, hoá đơn GTGT (liên 2) và biên bản kiểm nhận đối chiếu hàng hoá với người mua ghi vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết TK156,632. (4b+4c) Bút toán kết chuyển đồng thời cuối kỳ của (4a) ghi vào sổ chi tiết TK632 (phần giảm trừ) và các sổ chi tiết liên quan. (5) Cuối kỳ kết chuyển VAT đầu vào được khấu trừ của toàn công ty ngay trên sổ chi tiết TK133 2.2.3.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hoá TK156 TK153 TK138 TK157 TK632 TK153 (5) (3) (2a) (2b) (1) (4) (a) Xuất kho hàng hoá bán trực tiếp cho khách hàng căn cứ hợp đồng kinh tế đã kí kết với người mua hàng theo đúng thời hạn quy định trong hợp đồng, thủ kho căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) do kế toán lập, lập phiếu xuất kho thực hiện xuất hàng cho khách hàng, ghi vào bảng kê xuất ngày, chuyển kho cho kế toán ghi nhập ký chung và các sổ chi tiết liên quan (theo phương thức này doanh thu được ghi khi có phiếu thu, giấy báo có hoặc biên bản chấp nhận thanh toán của người mua). (2a) Xuất kho hàng hoá giao đại lý, thủ kho căn cứ lệnh điều động của ban giám đốc lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, và xuất hàng, ghi vào bảng kê giao nhận xi măng (phần xuất) chuyển cho phòng điều độ quản lý kho, phòng này chuyển cho kế toán ghi vào nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản liên quan. (2b) Khi đại lý bán hàng lập hoá đơn GTGT, gửi liên 3 và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 3) và các hoá đơn khác có liên quan cho phòng điều độ quản lý kho chuyển cho kế toán, kế toán thực hiện kết chuyển giá vốn hàng xuất bán được xác định là tiêu thụ trên sổ cái chi tiết tài khoản 632 và ghi vào các sổ có liên quan (theo các phương thức này - đồng thời phản ánh doanh thu và các sổ chi tiết tài khoản 111, 112, 331, 511…) (3) + (4) Xuất hao hụt trong và ngoài định mức (phản ánh hao hụt trong định mức vào chi phí bán hàng và ngoài định mức vào tài khoản phải thu khác - như xuất hàng), căn cứ biên bản kiểm nhận đối chiếu của thủ kho, định mức hao hụt do Tổng công ty qui định, phiếu xuất kho để ghi vào chi tiết tài khoản 156 (phần xuất hao hụt khác) và vào nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản liên quan với nội dung "điều chỉnh hàng nhập do hao hụt vận chuyển" đối ứng tài khoản 138. (5) Các trường hợp bán hàng có bao bì tính giá riêng ghi theo bút toán này. Chú ý: Công ty thực hiện xuất bán lẻ ở tất cả các cửa hàng tại các trung tâm thuộc khu vực Hà Nội và chi nhánh thuộc các tỉnh. Khi xuất lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh), phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi cửa hàng chi nhánh xuất bán lập hoá đơn GTGT gửi toàn bộ hoá đơn chứng từ về, kế toán nhận được ghi bình thường như bút toán (1) Còn khi xuất được xác định là hàng luân chuyển nội bộ (được đề cập ở phần sau). Ví dụ minh hoạ: VD1: Ngày 28/11/2005 Hoá đơn GTGT (liên 2) của Công ty xi măng Hoàng Thạch 300 tấn đến tháng 12 hàng mới về kho công ty. Nợ TK151 180.000.000 Nợ TK133 18.000.000 Có TK331 198.000.000 Đến tháng 12 hàng về nhập kho công ty: Nợ TK 156(1561) 180.000.000 Có TK151 180.000.000 Ví dụ 2: Trên sổ chi tiết TK156 nghiệp vụ nhập - xuất phụ gia xi măng tháng 12/2005 như sau: Nợ TK 156 (15611) 208.125.000 Nợ TK 133 (1331111) 20.812.500 Có TK 331 228.937.500 Cũng trong tháng 12, số chứng từ K1204 xuất bán hết ghi: Nợ TK 632 208.125.000 Có TK 156 (15111) 208.125.000 Ví dụ 3 phản ánh cước vận chuyển xi măng cho hàng bán tháng 12/2005 toàn công ty, khi phát sinh ghi: Nợ TK 156 (1562) 8.485.520.325 Nợ TK 133 (1331111) 848.552.032.032,5 Có TK331 9.334.072.357,5 Khi kết chuyển: Nợ TK 6417 8.485.520.325 Có TK 156 (1562) 8.485.520.325 Ví dụ 4: Xuất bán xi măng giá vốn tháng 12: 80.591,62 tấn xi măng các loại vận chuyển bằng đường bộ, ghi: Nợ TK 632(6321111) 48.240.593.331 Có TK 156 (15612) 48.240.593.331 Toàn bộ các nghiệp vụ về nhập hàng, xuất hàng khi nhận được chứng từ có liên quan kế toán tổng hợp nhập định khoản vào mục "vào số liệu chứng từ" ở sổ chứa thông tin đầu vào, khi đã cập nhập máy đưa số liệu, tự động ghi vào nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái có liên quan. Trình tự tiến hành nhập dữ liệu vào máy vi tính như sau: Màn hình nhập liệu vào máy: Căn cứ vào chứng từ gốc, bắt đầu nhập dữ liệu vào máy vi tính theo trình tự sau: - Tại ô "Tháng" - nhập ngày tháng nhập dữ liệu - Tại ô "Ngày chứng từ" - Nhập ngày tháng của chứng từ - Tại ô "Số liệu" - Nhập số liệu chứng từ - Tại ô "Diễn giải" - Nhập chú thích cho nghiệp vụ - Tại cột "Tài khoản" - Nhập tên tài khoản - Tại cột "Diễn giải" - Máy tự chú thích cho nghiệp vụ - Tại cột "Phát sinh Nợ" hoặc cột "Phát sinh Có" - Nhập số tiền và ấn Enter. Sau đó nhập tên tài khoản đối ứng vào cột "Tài khoản", nhập số tiền vào cột "Phát sinh Có" hoặc cột "Phát sinh Nợ". Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ và báo cáo kế toán tương ứng như: Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết dữ liệu các tài khoản, các báo cáo chi tiết. Sau đây là một ví dụ về nhập dữ liệu làm trên máy tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng: Tháng 12/2005 Ngày chứng từ 28/12/2005 Số hiệu T18 Diễn giải Nhập XM Hoàng Thạch đường bộ 300 tấn Tài khoản Diễn giải Ngoại tệ Số lượng Phát sinh Nợ Phát sinh Có 1561 Giá mua hàng hoá 300 180.000.000 133 Thuế GTGT đầu vào 18.000.000 331 Phải trả cho công ty xi măng Hoàng Thạch 198.000.000 Kết thúc quá trình nhập liệu kích chuột vào "Ghi" Các nghiệp vụ khác thực hiện tương tự. Để xem sổ nhật ký chung tháng 12 năm 2004: từ giao diện nền, kích chuột vào menu "Kế toán tổng hợp", giao diện "Sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính" xuất hiện. Sau đó kích chuột vào "Sổ nhật ký chung", "từ tháng 12" đến "tháng 12" kích chuột vào xem. Nếu muốn in ra giấy thì kích chuột vào "In". Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ NHẬT KÝ CHUNG Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Tháng 12 năm 2005 STT Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có 1 TM001 01/12/05 01/12/05 Nộp tiền bán xi măng - Nguyễn Thị Tươi Trung tâm 5 Phải thu của khách hàng Tiền Việt Nam 131 1111 175.000.000 175.000.000 2 TM002 01/12/05 01/12/05 Nộp tiền bán xi măng cho Trung tâm 5 Đặng Thị Phượng, CH59 Tạ Quang Bửu Phải thu của khách hàng Tiền Việt Nam 131 1111 10.441.000 10.441.000 3 CM001 01/12/05 01/12/05 Thanh toán tiếp khách - Trương Đình Hà Phòng Quản lý Dự án Tiền Việt Nam Chi phí bằng tiền khác 1111 6428 910.000 910.000 … … … … … … … … 11 TG001 01/12/05 13/12/05 Tiền bán hàng T11/05 đi đường - Công ty TMTH&XD Thành Nam Tiền Việt Nam Tiền Việt Nam 1131 1121 300.000.000 300.000.000 … … … … … … … … 4.476 KC09 31/12/05 31/15/05 Kết chuyển KQKD sang lãi chưa phân phối Lãi năm nay Xác định kết quả kinh doanh 4214 911 1.037.765.559 1.037.765.559 … … … … … … … … Tổng phát sinh 1.442.329.080.308 1.442.329.080.308 Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ NHẬT KÝ CHUNG Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Tháng 12 năm 2005 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ 1.387.634.149 VC07 31/12/05 17/01/06 Cước VCXM T12/05 Công ty thuê: 5592 tấn thuỷ + 2946,42 tấn rời bộ Bút Sơn 331 422.059.412 1.809.693.561 VC08 31/12/05 17/01/06 Cước VCXM T12/05 Cho Công ty thuê: 3056 tấn Hải Phòng sắt 331 214.993.000 2.024.686.561 VC09 31/12/05 17/01/06 Cước VCXM T12/05 Công ty thuê: 25423,55 tấn 136 482.972.340 2.507.658.901 VC10 31/12/05 17/01/06 Cước VCXM T12/05 Công ty thuê: 16267 tấn Bút Sơn sắt 331 748.683.000 3.256.341.901 PT06 31/12/05 31/12/05 CN Phú Thọ hạch toán cước VCXM phải trả khách hàng tại Phú Thọ T12/05: 8.147,6 tấn 331 477.757.875 3.734.099.776 VP06 31/12/05 31/12/05 Chi phí VCXM Hải Phòng 331 27.932.377 3.762.032.153 TN66 31/12/05 05/01/06 Chi phí vận chuyển T12/05 331 383.378.464 4.145.410.617 … … … … … … … … TK07 31/12/05 20/01/06 Cước vận chuyển xi măng cho hàng bán T12/2005 toàn công ty 6417 8.485.520.325 1.504.924.733 Tổng phát sinh 8.602.810.909 8.485.520.325 Phát sinh luỹ kế 58.372.426.351 58.824.161.138 Số dư cuối kỳ 1.504.924.733 Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 15611- Hàng hoá nhập kho công ty, CN Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ 6.060.259.351 K1202 31/12/05 16/01/06 Nhập XM đi đường T12/05: 38.301,15 tấn XM các loại VC bằng đường sắt + HH0,5 151 21.710.131.081 27.770.390.432 K1203 31/12/05 16/01/06 Nhập XM đi đường T12/05: 71.804,75 tấn XM các loại VC bằng đường thuỷ + HH3,5 151 41.075.295.448 68.845.685.880 K1204 31/12/05 16/01/06 Nhập phụ gia sản xuất đá Bazian Quỳnh Thắng 331 208.125.000 69.053.810.880 K1205 31/12/05 16/01/06 Nhập XM Tam Điệp khuyến mại về T12/05: 30,55 tấn XPMC30 6481 19.768.372 69.073.579.252 … … … … … … … … K1203 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05: 69.735,95 tấn XM các loại VC bằng đường thuỷ 632 39.881.658.343 7.010.904.203 K1204 31/12/05 16/01/06 Xuất khuyến mại XM Tam Điệp T12/05: 48,4 tấn tại công ty 6481 31.754.559 6.679.149.644 … … … … … … … … Tổng phát sinh 82.445.201.358 81.658.416.593 Phát sinh luỹ kế 187.070.617.241 184.955.918.090 Số dư cuối kỳ 6.847.044.116 Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 6321111- Kinh doanh xi măng Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ K1201 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 80.591,62 tấn VC bằng đường bộ 1561 48.240.593.331 48.240.593.331 K1202 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 39.263,65 tấn VC bằng đường sắt 1561 22.225.881.173 70.466.474.504 K1203 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 69.735,95 tấn VC bằng đường thuỷ 1561 39.881.658.343 110.348.132.847 KC02 31/12/05 16/01/06 Kết chuyển giá vốn hàng hoá 911 110.348132847 Phát sinh luỹ kế 110.348132847 110.348132847 Số dư cuối kỳ Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ CÁI TÀI KHOẢN Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 632- Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ XK1201 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 80.591,62 tấn VC bằng đường bộ 15611 48.240.593.331 48.240.593.331 XK1202 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 39.263,65 tấn VC bằng đường sắt 15611 22.225.881.173 70.466.474.504 XK1203 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 69.735,95 tấn VC bằng đường thuỷ 15611 39.881.658.343 110.348.132.847 VT0017 31/12/05 16/01/05 Kết chuyển chi phí vận tải và sửa chữa tháng 12/2005 1541 116.600.520 110.464.733.367 KC12 31/12/05 16/01/05 Kết chuyển giá vốn hàng bán 9111 116.600.520 110.348.132.847 VC12 31/12/05 16/01/06 Phân bổ chi phí VCXM cho lượng tiêu thụ T12/05 1562 8.789.421.483 119.137.554.330 DP02 31/12/05 16/01/05 Trích lập dự phòng giảm giá vật tư ứ đọng tại XNVT năm 2005 (QĐ2076/QĐ-XMVN) 159 105.377.804 119.242.932.134 KC02 31/12/05 16/01/05 Kết chuyển giá vốn hàng bán 9111 119.137.554.330 105.337.804 KC02A 31/12/05 16/01/05 Kết chuyển giá vốn vật tư phụ tùng 9111 105.377.804 Tổng phát sinh 119.359.532.654 119.359.532.654 Phát sinh luỹ kế 285.927.853.614 285.927.853.614 Số dư cuối kỳ Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ CÁI TÀI KHOẢN Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 151- Hàng mua đang đi trên đường Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ 30.945.067.136 MX01 31/12/05 31/12/05 Nhập mua XM từ nhà máy T12/2005 = 86.700 tấn XM Hoàng Thạch 331101 50459.101.140 81.404.168.276 MX02 31/12/05 31/12/05 Nhập mua XM từ nhà máy T12/2005 = 16.858 tấn XM Bỉm Sơn 331102 9.657.669.628 91.061.837.904 MX03 31/12/05 31/12/05 Nhập mua XM từ nhà máy T12/2005 = 41.362,82 tấn XM Bút Sơn 331103 23.629.086.097 114.690.924.001 MX04 31/12/05 31/12/05 Nhập mua XM từ nhà máy T12/2005 = 15.166,0 tấn XM Hải Phòng 331104 8.754.907.152 123.445.831.163 … … … … … … … … NK1201 31/12/05 31/12/06 Nhập XM đi đường T12/05: 80.501,05 tấn XM các loại VC + Đường bộ + HH1,26 15611 48.485.478.668 80.233.845.396 NK1201 31/12/05 31/12/06 Nhập XM đi đường T12/05: 80.501,05 tấn XM các loại VC + Đường bộ + HH1,26 64161 710.181 80.233.135.215 … … … … … … … … Tổng phát sinh 97.474.256.928 110.973.899.466 Phát sinh luỹ kế 191.008.536.99 186.673.727.765 Số dư cuối kỳ 17.445.424.598 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG 3.1. Nhận xét khái quát về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hoá nói riêng ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 3.1.1. Về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, trải qua 12 năm phấn đấu xây dựng, trưởng thành và phát triển, tập thể ban lãnh đạo và các cán bộ công nhân viên Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã tạo dựng được cơ sở vật chất kỹ thuật khang trang, đồ sộ. Với nguồn vốn Nhà nước cấp ban đầu là 6.691.000.000đ, đến nay nguồn vốn chủ sở hữu của công ty lên đến 51.786.319.740đ. Năm 2002 sản lượng xi măng tiêu thụ của công ty đạt 1.662.083 tấn, doanh thu đạt 1.147.732.335.893đ. Năm 2003 sản lượng tiêu thụ của công ty đạt 2.220.244,505 tấn, daonh thu đạt 1.516.579.009.739đ và năm 2004 sản lượng tiêu thụ đạt 2.450.000 tấn, doanh thu đạt 1.578.378.918.475đ. Có những thành tích đó là do sự cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty và sự năng động sáng tạo của bộ máy quản lý. Bên cạnh đó phải kể đến bộ máy kế toán của công ty hoạt động có hiệu quả và luôn được hoàn thiện. Việc công ty ngày càng mở rộng mặt hàng kinh doanh như cung cấp dịch vụ vận chuyển, phụ gia xi măng,… đã làm cho danh mục mặt hàng kinh doanh của công ty đa dạng hơn, mang tính kinh doanh hơn, bản thân không là một doanh nghiệp Nhà nước chỉ phụ thuộc vào Nhà nước như trước đây, điều này tạo cơ sở cho doanh nghiệp đứng vững hơn trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng khắc nghiệt và biến động, trở nên độc lập không chỉ về tư cách pháp nhân mà còn độc lập về chiến lược và sách lược kinh doanh: tự xây dựng kế hoạch, tự tiến hành công việc và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh doanh của mình. Tuy công ty đã giảm bớt đội ngũ lao động nhưng vẫn còn đông (702 người), trong đó còn một số người chưa thực sự phát huy được năng lực của mình, tuổi trung bình cao tạo gánh nặng biên chế lớn mà lãnh đạo chưa có được phương án kiện toàn đội ngũ này hợp lý và hiệu quả. Việc sắp xếp kho tàng bến bãi chưa thực sự phù hợp bởi vì tại cùng một thời điểm ở địa bàn này phải đi thuê kho thì ở địa bàn khác lại thừa. Việc xúc tiến hoạt động bán hàng, xâm nhập thị trường tại các chi nhánh chưa đem lại hiệu quả cao, điều này cần nỗ lực hơn nữa trong các năm tiếp theo. 3.1.2. Về việc tổ chức công tác hạch toán kế toán ở đơn vị Việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong điều kiện áp dụng kế toán máy là hoàn toàn phù hợp, nó làm cho công việc kế toán phát sinh hàng ngày được cập nhật, xử lý nhanh, hiệu quả, kịp thời hơn từ đó đáp ứng yêu cầu quản trị của nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Nhìn chung công tác hạch toán ở đơn vị đã thực hiện tốt theo chế độ, phù hợp tình hình kinh doanh cụ thể, thể hiện ở các mặt sau: 3.1.2.1. Ưu điểm Kế toán đã ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình nhập xuất hàng hoá hàng ngày, thanh toán công nợ với người mua, người bán và nội bộ. Việc lập báo cáo định kỳ vào cuối tháng, quý, năm, theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị cung cấp thông tin cho yêu cầu quản trị đã thực hiện tốt. Việc tính số tồn kho, tính trị giá vốn hàng xuất kho được tiến hành theo đúng định kỳ, phản ánh chính xác lượng xuất kho trong ngày, tháng. Mọi số liệu ở phòng kế toán thường xuyên được đối chiếu, xác nhận với các kho đảm bảo tính đúng đắn của lượng hàng luân chuyển trong kỳ từ đó cung cấp thông tin hữu ích cho phòng tiêu thụ lập kế hoạch thu mua cung ứng cho các kỳ tiếp theo và cho các phòng ban có liên quan khác. Việc tổ chức bộ máy kế toán, công việc kế toán cụ thể cho từng kế toán viên là phù hợp với trình độ, năng lực của từng người, các bộ phận kế toán đã thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán của mình đồng thời có sự thống nhất vận hành giữa các bộ phận với nhau và với thủ trưởng, cấp lãnh đạo. Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán luân chuyển sổ hợp lý, khoa học trên cơ sở vận dụng một cách sáng tạo chế độ hiẹn hành nhưng vẫn phù hợp với khả năng của kế toán đơn vị, phù hợp với tình hình kinh doanh cụ thể. Các sổ kế toán như sổ NKC, sổ cái các tài khoản, các báo cáo được lập có hệ thống, trung thực hiệu quả và chính xác thông qua các chương trình vào sổ trên máy. Việc hạch toán báo số hàng ngày cho các kho giúp kế toán công ty kiểm soát được lượng hàng xuất ra trong ngày của toàn công ty và quản lý sát sao được lượng hàng hoá từ đó phản ánh chính xác tình hình nhập tồn phản ánh doanh thu hoa hồng đại lý. Việc hạch toán tập trung tại phòng kế toán đảm bảo tính thống nhất, tính chuyên môn cao và chính xác, đảm thu thu mọi thông tin về một mối, giúp cho lãnh đạo công ty và phòng ban có liên quan cập nhật thông tin kế toán nhanh, kịp thời đầy đủ khi cần. Chương trình kế toán máy do công ty xây dựng đã thực sự mang lại hiệu quả cao, tận dụng tối đa năng lực của kế toán tổng hợp và rất thuận tiện khi có nghiệp vụ phát sinh chỉ cần nhập định khoản máy sẽ tự động lên số liệu ở các sổ. Làm giảm nhẹ công việc hạch toán chi tiết hàng hoá và đảm bảo lưu số liệu hàng ngày cho việc lên báo cáo cuối tháng, quý, năm nhanh chóng và an toàn, thuận tiện. Việc luân chuyển chứng từ và bảo quản chứng từ có liên quan đến công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hoá nói riêng hoàn toàn có trình tự từ các chứng từ gốc phát sih đến báo cáo tổng hợp cuối tháng, được sắp xếp, phân loại, đánh giá, kiểm tra, giám sát của bộ phạn hữu quan liên quan của phòng kế toán và bảo đảm an toàn, đảm bảo kịp thời của cung cấp thông tin kế toán và tính bí mật đơn vị. 3.1.2.2. Những tồn tại Công ty không mở chi tiết doanh thu, giá vốn và kết quả cho từng loại xi măng (Hoàng Thạch, Hải Phòng, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hoàng Mai, Tam Điệp) vì vậy sẽ không cung cấp được thông tin kế toán quản trị một cách chi tiết cho việc lập kế hoạch thu mua- cung ứng cho kỳ sau của phòng kế hoạch ngay trên báo cáo kết quả. Việc tập hợp và phân bổ chi phí mua hàng: Khi vận chuyển thẳng từ kho người mua việc phân tích chi phí mua vào của TK1562 và chi phí bán hàng vào TK6417 chưa thực sự phản ánh hết và thực sự chính xác hoàn toàn, điều này không sai nghiệp vụ kế toán và trên thực tế sự phân tích chính xác tuyệt đối là rất khó thực hiện, vì vậy kế toán nên cố gắn hạch toán chi tiết hơn để đảm bảo công tác hạch toán nhập xuất hàng hoá đạt hiệu quả cao hơn. Việc luân chuyển chứng từ hoá đơn: Chứng từ không chuyển trực tiếp từ nơi phát sinh về ngay phòng kế toán mà còn chuyển qua phòng điều độ quản lý kho, phòng tiêu thụ mới đến phòng kế toán nên trên thực tế nhiều khi không đảm bảo tính kịp thời, thực tế của ghi chép kế toán vì chứng từ phát sinh tại thời điểm này có thể kéo dài đến thời điểm khác mới về đến phòng kế toán, sẽ giảm sự sai lệch trong kế toán đến mức tối thiểu, tuy nhiên nhiều khi làm dồn công việc kế toán vào một lúc sẽ không đảm bảo khai thác hết được năng suất và hiệu quả công tác kế toán và hiệu năng làm việc của kế toán viên. Hoá đơn chứng từ nhập xuất hàng hoá mang về công ty nhiều khi bị rách nát, bẩn, ghi chồng chéo nhiều nội dung. Việc hạch toán trên máy vi tính: Cài đặt máy tập trung ở phòng kế toán tổng hợp cho nên bộ phận kế toán chi tiết, bộ phận thống kê khi cần nhập dữ liệu vào máy phải di chuyển toàn bộ hoá đơn, chứng từ tài liệu có liên quan nên không đảm bảo sự "toàn vẹn" của chứng từ có thể rơi mất thất lạc khi di chuyển. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán hàng hoá ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 3.2.1. Yêu cầu của việc hoàn thiện Tuân thủ chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính ban hành. Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nhiệm vụ của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết hàng hoá: - Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. - Tổ chức bộ máy kế toán nói chung, công tác kế toán nhập xuất hàng hoá nói riêng một cách khoa học, hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả. - Phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và khả năng trình độ chuyên môn của công ty. Đảm bảo tính khả thi trong thực hiện. 3.2.2. Các ý kiến đề xuất Thứ nhất: Công ty nên hạch toán chi tiết doanh thu, giá vốn, kết quả, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại xi măng để xác định đúng hiệu quả kinh doanh của từng loại xi măng. Ví dụ: có thể hạch toán chi tiết: - Đối với tài khoản phản ánh doanh thu: TK 5511.11A: Doanh thu bán hàng của xi măng Hoàng Thạch TK 5511.11B: Doanh thu bán hàng của xi măng Hải Phòng TK 5511.11C: Doanh thu bán hàng của xi măng Bỉm Sơn TK 5511.11D: Doanh thu bán hàng của xi măng Bút Sơn TK 5511.11E: Doanh thu bán hàng của xi măng Hoàng Mai TK 5511.11F: Doanh thu bán hàng của xi măng Tam Điệp - Đối với TK phản ánh giá vốn: TK 632.11A: Giá vốn hàng bán của xi măng Hoàng Thạch TK 632.11B: Giá vốn hàng bán của xi măng Hải Phòng TK 632.11C: Giá vốn hàng bán của xi măng Bỉm Sơn TK 632.11D: Giá vốn hàng bán của xi măng Bút Sơn TK 632.11E: Giá vốn hàng bán của xi măng Hoàng Mai TK 632.11F: Giá vốn hàng bán của xi măng Tam Điệp - Đối với TK phản ánh kết quả: TK 911.1A: Kết quả bán hàng của xi măng Hoàng Thạch TK 911.1B: Kết quả bán hàng của xi măng Hải Phòng TK 911.1C: Kết quả bán hàng của xi măng Bỉm Sơn TK 911.1D: Kết quả bán hàng của xi măng Bút Sơn TK 911.1E: Kết quả bán hàng của xi măng Hoàng Mai TK 911.1F: Kết quả bán hàng của xi măng Tam Điệp - Đối với TK phản ánh chi phí bán hàng TK 641.11A: Chi phí bán hàng của xi măng Hoàng Thạch TK 641.11B: Chi phí bán hàng của xi măng Hải Phòng TK 641.11C: Chi phí bán hàng của xi măng Bỉm Sơn TK 641.11D: Chi phí bán hàng của xi măng Bút Sơn TK 641.11E: Chi phí bán hàng của xi măng Hoàng Mai TK 641.11F: Chi phí bán hàng của xi măng Tam Điệp - Đối với TK phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642.11A: Chi phí quản lý của xi măng Hoàng Thạch TK 642.11B: Chi phí quản lý của xi măng Hải Phòng TK 642.11C: Chi phí quản lý của xi măng Bỉm Sơn TK 642.11D: Chi phí quản lý của xi măng Bút Sơn TK 642.11E: Chi phí quản lý của xi măng Hoàng Mai TK 642.11F: Chi phí quản lý của xi măng Tam Điệp Qua đó công ty sẽ có các kế hoạch đúng đắn để tiến hành biện pháp tăng sản lượng cho các xi măng tiêu thụ còn thấp và tăng hiệu quả kinh tế đối với các loại xi măng tiêu thụ mạnh trong kỳ. Thứ hai: Phòng Kế toán nên theo dõi thêm tài khoản hàng gửi bán đại lý để phân biệt hàng gửi bán đại lý và hàng bán trực tiếp (bán buôn, bán lẻ) nhằm thuận tiện cho việc xác định hoa hồng đại lý cũng như đánh giá được khả năng cung ứng hàng hoá của từng đại lý để thực hiện hợp đồng đã ký kết với đại lý đó cho cả kỳ tiếp theo. Thứ ba: Nên cài hệ thống máy tách riêng cho từng bộ phận kế toán đảm bảo phát huy năng lực, hiệu quả cao dễ dàng cho việc cập nhật thông tin dữ liệu đầu vào, đầu ra tránh thất lạc chứng từ. Kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra vào cuối ngày tất cả các máy. Thứ tư: Nên có thêm báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn phụ gia xi măng, báo cáo mua phụ gia xi măng cũng như báo cáo bán phụ gia xi măng. KẾT LUẬN Đất nước trong thời kỳ đổi mới - nền kinh tế thị trường với những chuyển biến rõ rệt, các doanh nghiệp trong và ngoài quốc doanh dù sản xuất hay kinh doanh thương mại đều chịu ảnh hưởng của quy luật cạnh tranh, nó sẽ đào tạo những doanh nghiệp thực sự không có sức cạnh tranh. Để đứn vững, phát triển và hoà nhập với xu thế phát triển chung của toàn cầu đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại phải tự vận động đi lên theo đúng thực lực của mình, trong đó nhập xuất và kế hoạch thu mua - cung ứng là yếu tố hàng đầu tạo tiền đề cho sự thành bại trong kinh doanh thương nghiệp. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là đơn vị thành viên của Tổng công ty xi măng Việt Nam thuộc Bộ Xây dựng nhằm làm nhiệm vụ chính là lưu chuyển phân phối sản phẩm xi măng, là cầu nối giữa sản xuất với tiêu dùng sản phẩm xây dựng trong XDCB. Bộ máy kế toán của công ty tương đối vững mạnh, có năng lực trong điều kiện áp dụng máy vi tính đã thực sự mang lại hiệu quả cao đối với công tác quản lý. Công tác hạch toán kế toán hàng hoá chi tiết cũng như tổng hợp đã thực sự đáp ứng được yêu cầu về quản trị hàng hoá của doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho các phòng ban chức năng liên quan xây dựng kế hoạch kinh doanh khả thi và thực hiện tốt chế độ kế toán hiện hành. Qua quá trình thực tập tại công ty, với sự cố gắng tìm hiểu và hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Văn Dung, sự giúp đỡ của cán bộ phòng kế toán công ty em đã thực hiện đề tài này với sự non kém về kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế, rất mong được sự nhận xét hướng dẫn thêm của thầy giáo nhằm hoàn thiện đề tài và kiến thức bản thân. Cuối cùng, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo Trần Văn Dung về sự giúp đỡ trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành chuyên đề này. Xin chân thành cảm ơn các độc giả về sự quan tâm và đóng góp ý kiến. Hà Nội, ngày 19 tháng 4 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Thử Nhật Dương TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kế toán thương mại dịch vụ - Đại học Tài chính kế toán Hà Nội 2. Kế toán doanh nghiệp - NXB Tài chính 3. Kế toán doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường - PGS. Nguyễn Văn Công. 4. Kế toán quản trị - NXB Tài chính 5. Kế toán tài chính - NXB Tài chính 6. Luận văn, chuyên đề liên quan đến vấn đề kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại trong các năm.