Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán mua, bán hàng hoá ở Công ty Thương mại tổng hợp Tiến Thành

n xăng dầu. - Dịch vụ: Cho thuê kho bãi, nhà xưởng, văn phòng, vận chuyển và giao nhận hàng hoá, ăn uống nhà nghỉ. - Thu mua phế liệu sắt thép, kim loại màu * Khách hàng của công ty Trên thị trường quốc tế, công ty có quan hệ mua bán giao dịch với, Singapone, , Hồng Kông, Trung Quốc, Nhật Bản, … Hiện nay công ty là: - Hội viên của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam 1.1.2. Cơ cấu tổ chức trong công ty TM TH Tiến Thành(Xem sơ đồ 3) - Ban lãnh đạo gồm có một giám đốc, một phó giám đốc, Đảng uỷ và công đoàn công ty. Ban lãnh đạo phụ trách tổng quát, đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng, các chi nhánh, xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc. + Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, điều hành chung toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và cơ quan chủ quản cấp trên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Sơ đồ 3: + Phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc và chỉ đạo điều hành phần việc được giám đốc uỷ quyền Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp cảu ban giám đốc. Công ty TM TH Tiến Thành cả ở phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng , nhiệm vụ khác nhau. - Phòng kinh doanh xuất, nhập khẩu: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về kinh doanh mua, bán hàng hoá, quan hệ với bạn hàng, để cung cấp hàng hoá đáp ứng nhu cầu thị trường. Kinh doanh XNK, uỷ thác XNK, mua bán các loại hàng hoá, vật tư và thiết bị. - Phòng tài chính – kế toán: Có chức năng mở sổ kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ, đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giám sát vốn hiện có, tạm ứng vốn cho các cơ sở, theo dõi quản lý tài sản cố định, thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính, lập các báo cáo tài chính theo quy định - Phòng kỹ thuật, kho vận tải: Có chức năng quản lý về công tác kỹ thuật, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, nhà xưởng … - Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ lực lượng lao động về chế độ chính sách, quản lý tình hình đi, đến của người lao động trong công ty. - Ban kiểm toán nội bộ: Được thành lạp năm 1999 theo quy định của Nhà nước, hạt động riêng, trực thuộc giám đốc, có nhiệm vụ kiểm toán, kiểm tra công tác kế toán, tài chính giúp giám đốc kiểm tra số liệu, sổ sách kế toán kịp thời sửa chữa, chấn chỉnh những sai sót. - Văn phòng công ty: Phụ trách vấn đề hành chính và quản lý trong công ty, phục vụ hội nghị, lễ tân … văn phòng công ty chia thành các bộ phận: Y tế, thường trực, văn thư lưu trữ. Tóm lại, các bộ phận phòng ban trong công ty tuy đảm nhận những chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có mục đích chung là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Công ty TM TH Tiến Thành là công ty thương mại có quy mô lớn, với mạng lưới kinh doanh các xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc trong tỉnh &một số tỉnh miền bắc. Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phân tán theo sơ) *Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong phòng kế toán của công ty: - Kế toán trưởng: Phụ trách, chỉ đạo chung hoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban giám đốc về công tác tài chính kế toán. - Phó phòng kế toán(kiêm kế toán tổng hợp): Làm tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động của phòng kế toán, phụ trách chuyên môn, điều hành phòng khi kế toán trưởng vắng mặt, kiểm tra đối chiếu số liệu, lập báo cáo kế táon gửi lên cấp trên và thực hiện các phần kế toán còn lại. - Kế toán thuế: Theo dõi các khoản phải nộp ngân sách, thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng. - Kế toán thanh toán, tiền mặt: thanh toán các khoản chi của công ty cho các bạn hàng, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, lập các phiếu thu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: Chịu trách nhiệm riêng về hoạt động giao dịch với ngân hàng. - Kế toán theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá vật tư. - Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Hạch toán mua hàng, nhập khẩu vật tư, hàng hoá và tình hình thanh toán với người bán. - Kế toán thanh toán với khách hàng: Theo dõi tình hình bán hàng và các khoản phải thu của khách hàng. - Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tài sản cố định toàn công ty và tình hình khấu hao tài sản cố định. - Kế toán chi phí: Theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ toàn công ty. - Kế toán xác định kết quả Công ty TM TH Tiến Thành sử dụng hầu hết 73 tài khoản cấp một trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày 01/01/1995 của Bộ trưởng BTC cùng với các tài khoản cấp 2,3 cần thiết để phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong công ty, phù hợp với đặc trưng riêng của công ty. Mỗi bộ phận kế toán có nhiệm vụ theo dõi một số tài khoản nhất định. Hình thức kế toán được sử dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ”. Trình tự ghi sổ như sau: Sơ đồ 5: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc :Ghi hàng ngày CHỨNG TỪ GỐC : Ghi hàng tháng Sổ cái Báo cáo kế toán - Phòng kế toán lập và gửi các báo cáo tài chính vào cuối mỗi quỹ, vào cuối mỗi niên độ kế toán nhằm phản ánh tổng quát tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cho ban giám đốc, các đối tượng khác ngoài công ty. Công ty lập cả bốn báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Cuối kỳ, công ty còn lập bảng tổng hợp tài sản cố định, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ đối với Nhà nước, báo cáo bán ra, báo cáo mua vào (theo tháng), báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp, báo cáo chi phí dịch vụ. Định kỳ hàng quý các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo lên phòng kế toán công ty để quyết toán. Các cán bộ chuyên quản có nhiệm vụ đến kiểm tra hoạt động kế toán ở đơn vị cấp dưới. Trên công ty bộ phận kiểm toán nội bộ đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra theo định kỳ tháng một. 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA - BÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY 2.2.1. Tổ chức kế toán mua hàng tại công ty 2.2.1.1. Nguồn hàng và phương thức mua hàng Công ty TM TN Tiến Thành là công ty thương mại nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất, nhập khẩu. Hàng hoá của công ty là các loại vật tư, thiết bị, Hàng công nghệ phẩm phục vụ cho ngành công nghiệp và các ngành khác trong nền kinh tế quốc dân, bao gồm các mặt hàng như: - Mặt hàng kinh doanh và xuất khẩu chủ yếu: Các loại dầuDiezel, động cơ xăng, đ các loại máy nông nghiệp, chế biến lương thực, các loại phụ tùng máy công ngư nghiệp, các sản phẩm thủ công,hàng tiêu dùng … -Mặt hàng kinh doanh và nhập khẩu chính: Thép Bilet thép, gang thỏi, hợp kim cao cấp, thép dụng cụ các loại kim loại màu như: Sắt, nhôm, đồng, … vòng bi dây curoa, vật tư phụ tùng chiếu sáng, thiết bị văn phòng …. Công ty mua hàng theo hai nguồn: Mua trong nước và nhập khẩu. Trong đó chủ yếu là nhập khẩu hàng hoá. Việc mua hàng được thực hiện theo phương thức mua trực tiếp. - Với những nguồn cung cấp trong nước công ty cử người đến mua trực tiếp và vận chuyển về công ty. - Với hàng nhập khẩu: Phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng cụ thể, công ty ký hợp đồng mua hàng với phía nước ngaòi. Phía nước ngoài căn cứ vào hợp đồng đã ký kết sẽ chuyển hàng cho công ty và giao nhận tại cảng hoặc cửa khẩu. - Ngoài ra công ty còn nhận nhập uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu. Theo phương thức này, công ty ký và thực hiện hợp đồng với bên nước ngoài với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uy thác. công ty nhập hàng về, giao lại cho đơn vị uỷ thác và nhận hoa hòng uỷ thác. 2.2.1.2. Đánh giá hàng mua vào Đánh giá hàng hoá là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Trong kế toán nói chung, kế toán mua hàng nói riêng, nguyên tắc cơ bản là hạch toán giá vốn thực tế, ở công ty TM TH Tiến Thành kế toán đánh giá hàng mua vào theo giá thực tế. Việc xác định trị giá vốn của hàng mua vào như sau: Đối với hàng mua vào nhập kho (hàng nhập khẩu hoặc hàng mua trong nước): trị giá vốn hàng mua vào được hạch toán theo trị giá mua thực tế mua vào và chi phí mua: Trị giá thực tế mua vào của hàng hoá = Tiền phải trả cho người bán + Thuế nhập khẩu (Nếu có) - Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Chi phí mua = Chi phí vận chuyển + Phí bảo hiểm + Phí mở L/C + Phí kiểm định Chi phí mua thường chiếm khoảng 5 – 7% trị giá thực tế mua vào của hàng hoá: chí phí mua được theo dõi cho từng loại hàng nhập. Căn cứ vào lượng hàng dự trữ trong kho, tình hình thực tế các hợp đồng mua bán, hợp đồng ủy thác công ty ký tới khách hàng, phòng kinh doanh của công ty lên kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Quá trình mua hàng được thực hiện theo những thủ tục quy định. Hàng mua vào có thể kiểm nhận nhập kho hoặc giao bán thẳng cho bên thứ ba. - Hàng mua trong nước: Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn (GTGT) do người bán lập. Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty (công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngoài). Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi nhập kho, đồng thời vào thẻ kho. Công ty không sử dụng biên bản kiểm nhận hàng hoá mà bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả kiểm nhận qua phiếu nhập kho. Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho (căn cứ vào hoá đơn GTGT). Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán lưu phiếu nhập kho (phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn (GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán. - Hàng nhập khẩu: Công ty ký hợp đồng ngoại thương với các nhà xuất khẩu nước ngoài. Trong hợp đồng có các điều khoản quy định về số lượng, quy cách, chủng loại, giá cả hàng hoá nhập khẩu, phương thức thanh toán … khi nhận được thông báo bằng Fax của bên nước ngoài, công ty tiến hành làm thủ tục mở tài khai hải quan (trước khi mở tờ khai yêu cầu phải có INVOICE, PACKING LIST, các giấy tời cần thiết khác về lô hàng đó). Sau khi làm xong tờ khai hải quan, đại diện công ty cầm bộ chứng từ của lô hàng đó đến hải quan cửa khẩu (cảng) mở tờ khai nhận hàng. Hải quan tại cửa khẩu (cảng) đó tự kiểm hoá theo INVOICE, PACKING LIST và xác nhận vào tờ khai hàng nhập khẩu (còn việc kiểm định hàng hoá có đúng quy cách, chủng loại, chất lượng công ty sẽ thuê các công ty kiểm định). Hàng sau khi kiểm hoá xong có thể giao ngay cho bên thứ ba hoặc chuyển về nhập kho. Ví dụ 1: ngày 16/02/2002 công ty mua 60 tấn kẽm thỏi của công ty TM Việt Hoa. Hoá đơn (GTGT) số 072160 ngày 16/02/2002 do công ty TM Việt Hoa lập.  Hoá đơn (GTGT) số 072160 Ngày 16 tháng 02 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TM Việt Hoa Địa chỉ: Số tài khoản Điện thoại Mã số: 010000675883-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Cảnh Đơn vị: Công ty TM tH Tiến Thành Địa chỉ: Số469 đường Hoàng Liên –TX Lào Cai Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 0100100336-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm thỏi Tấn 60 8.156.500 489.390.000 Cộng tiền hàng 489.390.000 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 24.469.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 513.859.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm mười ba triệu, tám trăm năm chính nghìn, năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Nếu giao bán thẳng, việc kiểm nhận hàng hoá phải có sự chứng kiến đại diện của bên thứ ba. Khi giao bán công ty lập hoá đơn (GTGT). Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển về thì tại kho phải kiểm nhận trước khi nhập kho. Thủ tục nhập kho như hàng mua trong nước nhập kho. Riêng đối với hàng nhập khẩu uỷ thác. Hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu thực chất là các đơn vị khác có nhu cầu mượn danh nghĩa của công ty để thực hiện nhập khẩu máy móc, thiết bị … công ty chỉ ký hợp đồng với bên nước ngoài và làm thủ tục nhập khẩu. Sau đó chuyển giao ngay cho bên giao uỷ thác tại cửa khẩu (cảng). Theo ví dụ trên ta có quy trình nhập kho, đánh giá lô hàng như sau: - Tại kho: Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và kết quả kiểm nhận ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và thẻ kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT cho phòng kế toán. Bảng 1: Phiếu nhập kho số 08 Đơn vị : Công ty TM TH Tiến Thành Nhập của công ty TM Việt Hoa Địa chỉ: Ngày16/02/2002 Nhập theo: Hoá đơn số 072160 ngày 16/02/2002 Nhập vào kho: Tổng kho Lào Cai TT Tên hàng và quy cách chất lượng ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Thành tiền Kẽm thỏi Tấn 60 60 498.390.000 Cộng 60 60 489.390.000 Tổng cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn trăm tám chín triệu ba trăm chín mươi nghìn đồng chẵn. - Tại phòng kế toán: Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) kế toán xác định trị giá thực tế mua vào của hàng nhập kho là tiền hàng (chưa có thuế GTGT) ghi tên hoá đơn là 489.390.000đồng Ngày 26/02/20025 xuất bán 60 tấn kẽm thỏi trên phiếu xuất kho số 10 cùng ngày. Bảng 2: Phiếu nhập kho số 10 Ngày 26/02/2002 Tên người nhận hàng: Đơn vị: Lý do xuất: Xuất tại kho: Tổng kho Lào Cai TT Tên hàng và quy cách chất lượng ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Thành tiền Kẽm thỏi Tấn 60 60 60 (tấn) Cộng 60 60 60 (tấn) Tổng cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn trăm tám chín triệu ba trăm chín mươi nghìn đồng chẵn. Kết luận: Xuất bán toàn bộ 60 tấn kẽm thỏi, kế toán xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán là: 489.390.000 + 3.900.000 = 493.290.000 đồng Chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán: 3.900.000 đồng Bảng 3: Sổ theo dõi chi phí mua vào (TK 1562) Tháng 02 năm 2002 (Trích) Chứng từ Nội dung chi phí TK đối ứng Nợ Có Số Ngày 50 16/02/2002 Mang sang Chi phí vận chuyển 60 tấn kẽm Phân bổ chi phí vận chuyển cho hàng đã bán 111 632 125.076.384 3.900.000 3.900.000 2.2.1.3. Lập danh điểm và hạch toán hàng tồn kho Hàng hoá của công ty rất đa dạng, phong phú về chủng loại, nguồn gốc. Tuy nhiên, công ty chưa sử dụng số danh điểm hàng tồn kho. Hàng hoá mua vào được theo dõi trên tài khoản 1561-trị giá mua hàng hoá theo 3 nhóm 1561A – GT: Hàng giao thẳng 1561A – NK: Hàng nhập kho 1561B : Hàng uỷ thác Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. Phục vụ cho phương pháp này công ty sử dụng các mẫu số chi tiết như sau: Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp. Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho ở kho và phòng kế toán được tiến hành như sau: - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập và giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện thu phát hàng hoá và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi số lượng nhập, xuất hàng hoá vào thẻ kho của thứ hàng hoá có liên quan, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán. - Ở phòng kế toán: Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập, xuất mang về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra các chứng từ nhập xuất và hoàn chỉnh các chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, mỗi chứng từ ghi vào một dòng sổ chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết hàng hoá và lập sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp. Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là cách ghi đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty (các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá không nhiều lắm, không sử dụng giá hạch toán). Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty TM tH Tiến Thành diễn ra theo trình tự sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Tập hợp, phân loại PNK, PXK Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết hàng hoá Ví dụ 2: Tháng 02/2002 công ty mua 60 tấn kẽm thỏi (Ví dụ 1 trang phiếu nhập kho số 08 ngày 16/02/2002. Phiếu xuất kho số 10 ngày 26/02/2002). Việc hạch toán chi tiết số kẽm thỏi trên trong tháng 02/2002 như sau: - Ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi số thực nhập vào thẻ kho Thẻ kho Ngày lập thẻ Kho: Tổng kho Lào Cai Tờ số 1 Tênhàng: Kẽm thỏi Mã số: Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Chứ kỹ của KT SL Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 8 10 16/2/2002 26/2/2002 Tồn đầu tháng 01/2002 Nhập Xuất Công phát sinh Tồn cuối tháng 16/2/2002 26/2/2002 60 60 60 60 0 0 2.2.2. Tổ chức kế toán bán hàng tại công ty Bán hàng là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình lưu chuyển là một hàng hoá của DNTM. Để hiểu sâu quá trình bán hàng của công ty ta cần nghiên cứu các phương thức bán hàng, hạch toán doanh thu theo từng phương thức bán hàng của công ty. Qua tìm hiểu em thấy công ty có các hình thức bán hàng sau: *Công ty bán hàng tại kho của mình Theo phương thức này thì bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của công ty. Phòng kinh doanh lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho thành 5 liên. Một liên lưu lại, 4 liên giao cho khách hàng. Khách hàng cần hoá đơn sang phòng kế toán trả tiền (hoặc chấp nhận trả tiền). Kế táon ghi sổ theo định khoản. Nợ TK 111, 112 Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Kế toán tiêu thụ hàng hoá căn cứ vào hoá đơn ghi vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng Khách hàng cầm 4 liên xuống kho, thủ kho kiểm tra hoá đơn và căn cứ vào hoá đơn giao hàng cho khách. Sau đó khách hàng cầm 1 hoá đơn để vận chuyển hàng, 1 liên lưu Lại kho, 2 liên gửi về phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn ghi sổ chi tiết theo dõi hàng hoá. Định kỳ 10 ngày hoặc cuối tháng thủ kho gửi hoá đơn kiêm phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Kế toán lập chứng từ ghi sổ phản ánh trị giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ theo định khoản. Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 156 – Hàng hoá Đồng thời ghi: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 – Donah thu hàng hoá Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp * Kế toán bán hàng tại cửa khẩu (bán hàng nhập khẩu) Phòng kinh doanh cử người xuống cảng tiếp nhận hàng hoá có thể giao trực tiếp từ tàu xuống và bán luôn cho khách hàng hoặc kiểm nhận nhập kho rồi mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đặt mua từ trước, đến công ty nộp tiền lấy hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi hàng về thì khách hàng xuống cảng, đưa hoá đơn cho nhân viên tiếp nhận hàng của phòng kinh doanh để lấy hàng. Phòng kế toán lập phiếu thu tiền, sau đó lập chứng từ ghi sổ theo định khoản. Nợ TK 111, 112 Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Nhân viên của phòng kinh doanh căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng. Khi người mua nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, hàng xác định tiêu thụ. Hoá đơn được chuyển về phòng kế toán, căn cứ vào đó lập chứng từ ghi sổ theo định khoản. - Nợ Tk 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp - Nợ TK 632 Có TK 1561A – gt. Hàng giao thẳng Ở công ty đã mở chi tiết tài khoản 156A-gt để phản ánh hàng hoá giao thẳng. Các khách hàng đến mua hàng trực tiếp thì các nhân viên phòng kinh doanh lập hoá đơn kiểm phiếu xuất hàng cho khách và thu tiền nộp về công ty. Cán bộ kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ, kế toán ghi: Nợ TK 111 (Số tiền thực nộp) Nợ TK 138 (1381) (Số tiền thiếu nếu có) Có TK 511 (5111) – Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp * Kế toán bán hàng xuất khẩu Công ty hiện nay chưa xuất hiện nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu trực tiếp, mà công ty mới nhận xuất khẩu uỷ thác. Công ty coi hoạt động nhận xuất khẩu uỷ thác là một trong những hoạt động của lĩnh vực dịch vụ. Doanh thu từ hoạt động này được phản ánh ở tài khoản 511 Kế toán nhận xuất khẩu uỷ thác Công ty thực hiện việc ký kết hợp đồng với khách hàng. Tiến hành làm thủ tục xuất khẩu, nộp các khoản thuế xuất khẩu, các khoản chi phí vận chuyển. Những khoản chi phí mà công ty chi ra trong quá trình xuất khẩu sẽ thu lại của bên giao uỷ thác, kết thúc việc xuất khẩu sẽ được hưởng phần hoa hồng uỷ thác do hai bên thoả thuận (thường công ty nhận được khoảng 0,8% đến 1% tổng doanh thu xuất khẩu) Công ty không sử dụng TK 003 – hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, để phản ánh số hàng hoá nhận xuất khẩu uỷ thác mà phản ánh vào TK 1561 B - Khi hàng xuất khẩu hoàn thành thủ tục hải quan và được tính là hàng xuất khẩu, kế toán ghi. Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 (Phần hoa hồng nhận xuất khẩu uỷ thác) Có TK 331 (Doanh thu của số hàng bán phải trả cho bên giao xuất khẩu uỷ thác) - Khi nhận được giấy báo có về số tiền xuất khẩu do khách hàng trả bằng ngoại tệ gửi vào ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi: Nợ TK 007 – Ngoại tệ - Khoản chênh lệc tỷ giá tại thời điểm thanh toán lớn hơn thời điểm lúc nhận nợ được ghi: Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá Có TK 338 (3388- phải trả nộp khác) Ngược lại: Tỷ giá tại thời điểm thanh toán nhỏ hơn tại thời điểm lúc nhận nợ được ghi: Nợ TK 338 (3388) – Phải trả phải nộp khác Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá - Số tiền chi phí xuất khẩu, thuế xuất khẩu công ty chi hộ cho bên giao uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3388) hay TK 138 (1388) Có TK 111, 112 Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - Khi kết thúc hợp đồng, hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng và thanh toán số tiền công ty còn phải trả cho bên giao ủy thác, kế toán ghi: Nợ TK 331 – Phải trả cho bên giao uỷ thác Có TK 111, 112 Đồng thời ghi: Có TK 007 – Ngoại tệ - Thuế về phần hoa hồng công ty phải nộp cho Nhà nước Nợ TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112 - Hàng tháng kế toán lập báo cáo chi tiết hàng xuất khẩu uỷ thác. Kế toán công ty thực hiện công tác kế toán chi tiết bán hàng theo từng mặt hàng, và để theo dõi các khoản doanh thu thì công ty sử dụng số tài khoản 551 – Doanh thu bán hàng Bảng 6: Sổ theo doi tài khoản 511 Chứng từ Diễn giải Giá mua Giá bán (chưa có thuế) Thuế GTGT Số Ngày 34951 3/2/2002 Khối Sumo Chi nhánh vật tư Yên Bái 5.161.491 5.420.700 54.207 34923 9/2/2002 Khối kim khí Nhà máy gửi chế từ sơn 5.366.780 5.406.000 540.600 34925 24/2/2002 Anh kha - Tổng kho LC 17.806.083 17.852.500 1.785.250 34926 25/2/2002 Công ty cơ khí Trần Hưng Đạo 19.340.582 19.734.500 1.973.450 * Trị giá vốn hàng xuất bán Nhân viên kế toán phải tính trị giá mua của từng lô, mặt hàng, sau đó tổng hợp lại để có số tổng cộng về trị giá mua của hàng xuất kho. Công ty tính trị giá vốn hàng xuất bán bằng trị giá mua thực tế của hàng nhập kho với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong kỳ Công ty tính trị giá muacủa hàng xuất bán theo phương pháp đích danh. Nghĩa là hàng xuất kho thuộc lô hàng nào lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho tính theo công thức: Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho = Chi phí mua phân bổ cho hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá mua hàng xuất kho trong kỳ Trị giá mua hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ 2.2.3.Kế toán tổng hợp quá trình mua, bán hàng hoá Phòng kinh doanh của công ty có nhiệm vụ lập kế toán hoạch mua, bán hàng háo và thực hiện kế hoạch đó. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX. Công ty là một cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trưc và thực hiện hạch toán mua, bán hàng hoá theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Ở công ty không có trường hợp mua hàng về mà hoá đơn chưa về trong tháng và công ty cũng không hạch toán nghiệp vụ “hàng mua đang đi đường”. Vì vậy, kế toán ghi sổ đơn giá hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về một lần. Công ty mua hàng theo hai nguồn - Mua trong nước (mua trực tiếp) - Nhập khẩu (mua trực tiếp) Công ty bán hàng theo các hình thức: - Bán hàng tại kho - Bán hàng tại cảng - Bán hàng xuất khẩu (nhận xuất khẩu uỷ thác) Để hạch toán quá trình mua, bán hàng hoá, kế toán công ty sử dụng các tài khoản kế toán. - TK 156 – Hàng hoá, gồm 2 TK cấp 2 +TK 1561 – Giá mua hàng hoá Trong đó: TK 1561A – Giá mua hàng giao thẳng hoặc nhập kho TK 156B – Giá mua hàng nhận uỷ thác + TK 1562 – Chi phí mua hàng - TK 511 – Doanh thu bán hàng - TK 632 – Giá vốn hàng bán Ngoài ra còn một số TK khác như: TK 111, TK112, TK131, TK133, TK331, TK333, … * Hệ thống sổ kế toán bao gồm - Sổ chi tiết TK 1561,TK 331, TK 111, TK 112 - Sổ theo dõi chi phí mua vào TK 1562 - Báo cáo chi tiết hàng uỷ thác nhập, giao bán thẳng, nhận hàng - Sổ theo dõi háo đơn bán hàng - Báo cáo chi tiết hàng xuất uỷ thác - Sổ theo dõi tài khoản 511 - Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc - Sổ cái tài khoản TK 111, TK 112, TK 331, TK 1561, TK 1562 Các giai đoạn của quá trình mua hàng đều phải có những chứng từ hợp lệ đi kèm. Khi quá trình mua, bán hàng hoá hoàn tất, bộ chứng từ về lô hàng đó được chuyển cho kế toán. Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ chi tiết TK 111, TK 112, TK 1561, TK 331, TK 131 và các báo cáo chi tiết. Các báo cáo chi tiết này do kế toán tự lập để thuận tiện cho việc ghi chép, theo dõi từng đối tượng gồm có: - Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng (TK 1561A - gt) - Báo cáo chi tiết hàng nhập kho (TK 1561A – nk) - Báo cáo chi tiết hàng uỷ thác (TK 1561 B) Ví dụ: Trích “Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng” tháng01/2002 (bảng 08) Lô hàng nào có phát sinh chi phí mua vào sẽ được phản ánh vào sổ theo dõi chi phí mua vào TK 1562. Những chứng từ liên quan đến tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ sẽ ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển những chứng từ này cho kế toán. Sổ quỹ được lậpthành 2 liên, 1 liên thủ quỹ giữ, 1 liên chuyển cho kế toán kèm theo các phiếu thu, chi tiền mặt. Sổ quỹ còn được gọi là báo cáo quỹ. Ví dụ: Nghiệp vụ chi trả tiền mặt cho công ty thương mại Việt Hoa ngày 16/02/2002, được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ như sau: Bảng 7: Sổ quỹ Ngày 16/02/2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi 18 19 Số dư đầu ngày Trả tiền mua kẽm thỏi (HĐ072160) Trả tiền vận chuyển Kẽm thỏi (HĐ 50) 1561A-nk 133 1562 133 590.000.000 489.390.000 24.469.500 3.900.000 390.000 Cộng phát sinh Số dư cuối ngày 71.850.500 518.149.500 Cuối tháng kế toán tổng hợp để ghi vào sổ cái tài khoản. Đối với TK 1561 cuối tháng lập sổ chi tiết TK 1561 tổng hợp trích dẫn sổ chi tiết TK 1561 TH (bảng 5) 2.2.3.1. Hàng mua trong nước Hàng mua trong nước là hàng hoá công ty mua của những cơ sở sản xuất kinh doanh trong nước theo hình thức mua trực tiếp * Khi mua hàng, nhập kho nếu công ty thanh toán ngay tiền mua hàng cho người bán bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào hoá đơn (GTGT), phiếu nhập kho, phiếu chi TM. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi TM xuất tiền chi trả, đồng thời ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết TK 111 và cuối tháng lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 111 Kế toán mua hàng căn cứ vào hoá đơn (GTGT) để ghi vào sổ chi tiết TK 1561A (1561A – nk), báo cáo chi tiết hàng nhập kho (TK 156A – nk), đồng thời theo dõi chi phí mua vào, phân bổ chi phí cho hàng đã bán. Cuối tháng lập phiếu ghi kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 1561, 1562. Ví dụ công ty nhập kho kẽm thỏi của công ty TM Việt hoa theo hoá đơn (GTGT) số 072160 ngày 16/02/2002 (VD1) công ty thanh toán bằng tiền mặt. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán phản ánh giá trị thực mua của kẽm thỏi. Nợ TK 1561A – nk : 489.390.000 Nợ TK 133 : 24.469.500 Có TK 111 (1) : 513.859.500 Chi phí vận chuyển theo hoá đơn cước vận chuyển GTGT số 50 do công ty TM Việt Hoa lập cũng được trả ngay bằng tiền mặt. Nợ TK 156 (1562) : 3.900.000 Nợ TK 133 : 390.000 Có TK 111 (1) : 4.290.000 * Nếu công ty thanh toán tiền hàng cho người bán bằng TGNH công ty mở tài khoản ở 3 ngân hàng lớn là NH ngoại thương VN tên tiếng Anh của ngân hàng. Ví dụ: Ngày 23/02/2002, công ty mua Tôn Silic của công ty tân khánh phát triển thẩm dương Trung Quốc. Hoá đơn GTGT số 075.832 ngày 20/02/2002. Hàng nhập kho theo phiếu nhập kho số 12 ngày 20/02/2002 Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán ghi Nợ TK 1561A – nk : 129.250.000 Nợ TK 133 : 12.925.000 Có TK 331 : 142.175.000 Chi phí vận chuyển trả ngay bằng tiền mặt Nợ TK 1562 : 6.462.500 Nợ TK 133 : 646.250 Có TK : 7.108.750 Khi thanh toán tiền hàng kho người bán bằng TGNH kế toán ghi Nợ TK 331 : 142.175.000 Có TK 112 (1) VCB: 142.175.000 2.2.3.2. Hàng nhập khẩu Công ty nhập hàng chủ yếu từ Trung Quốc, Nhật Bản, , Singgpone … công ty nhập hàng hoá để bán trong nước hoặc nhập theo hợp đồng uỷ thác của công ty khác. Hàng nhập khẩu theo từng lô hàng và thường có giá trị lớn. Hàng thường được nhập qua cửa khẩu Lào Cai. Bao giờ hàng hoá cũng được kiểm nhận ngay tại cửa khẩu rồi mới nhập kho hay giao bán thẳng. Bộ chứng từ nhập khẩu thường gồm: Hoá đơn (GTGT) số 075832 Ngày 20/02/2002 Đơn vị bán hàng: Công ty Tân Khánh phát triển thẩm dương Trung Quốc Địa chỉ: Số tài khoản Đơn vị mua hàng: Công ty TM TH Tiến Thành Địa chỉ: Số 469 đường Hoàng Liên Sơn Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TGNH – Mã số: 0100100336 – 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tôn Silíc Tấn 40 3.231.250 129.250.000 Cộng tiền hàng: 129.250.000 Thuế suất thuế GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT 12.925.000 Tổng cộng tiền thanh toán 142.175.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn hai triệu, một trăm bảy mươi năm nghìn đồng chẵn NGƯỜI MUA HÀNG ` KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỜNG ĐƠN VỊ - Hợp đồng ngoại thương (Contract) giữa công ty với bên nước ngoài - Hoá đơn thương mại (conmercial Invoice) - Vận đơn - Phiếu đóng gói (Packing List) - Giấy chứng nhận xuất xứ của nước ngoài bán (c/o). Giấy giao hàng giữa công ty và bên nước ngoài. Tờ khai hàng hoá nhập khẩu. - Biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thông báo thuế, phiếu thanh toán hàng nhập. - Hợp đồng mua bán giữa công ty với bên thứ ba. - Hợp đồng uỷ thác: giấy giao hàng uỷ thác giữa công ty với bên uỷ thác (trường hợp nhập khẩu uỷ thác) Phương thức thanh toán trong kinh doanh nhập khẩu của công ty thường là thanh toán thư tín dụng Thư tín dụng là một bản cam kết dùng trong thanh toán, trong đó một ngân hàng (NH phục vụ người nhập khẩu) theo yêu ầu của người nhập khẩu sẽ mở và chuyển đến cho chi nhánh hay đại lý của NH này tại nước ngoài (NH phục vụ ngươi xuất khẩu) một số tiền nhất định trong phạm vi thời hạn quy định với điều kiện người được hưởng ghi trong - Đối với hàng nhập khẩu giao bán thẳng hoặc nhập kho khi nhận được bộ chứng từ về lô hàng đó, kế toán sẽ phản ánh vào sổ chi tiết TK 1561A – gt và TK 156A – nhập khẩu thuế GTGT hàng nhập khẩu hoặc thuế nhập khẩu kế toán theo dõi trên Tk 133, TK 333. - Đối với hàng nhập uỷ thác: sẽ được giao ngay cho bên uỷ thác tại cửa khẩu và được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết TK 1561B. 2.2.3.3. Hàng nhập khẩu uỷ thác Sau khi ký hợp đồng uỷ thác với bên giao uỷ thác, công ty sẽ ký hợp đồng nhập khẩu với phía nước ngoài. Bên giao uỷ thác có thể ứng trước một khoản tiền nhất định cho công ty để trả tiền hàng, nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Sau khi làm xong thủ tục nhập khẩu, hàng được giao ngay cho bên giao uỷ thác tại cửa khẩu (cảng). Khi tiến hành thanh lý hợp đồng uỷ thác bên giao uỷ thác có trách nhiệm thanh toán cho công ty những khoản tiền còn thiếu, phí uỷ thác. Kế toán theo dõi trị giá mua hàng uỷ thác trên TK 156aB Ví dụ: Tháng 02/2002 công ty nhận uỷ thác 3000 bộ vòng găng cho công ty Hà Việt (hợp đồng uỷ thác số 015UT/MTX – HV ngày 02/12/2001, công ty mua bộ vòng găng của công ty TOYOTA (Nhật Bản), hợp đồng số GMS/HV – 17476 ngày 22/12/2001. Hoá đơn số 098129 về ngày 10/02/2002. Trị giá lô hàng trên hoá đơn: 8.300USD. Tờ khai hàng nhập số 125 ngày 15/02/2002 (Tỷ giá 15.513 NVD/USD) Trị giá tính thuế nhập khẩu: 8300x 15.513 = 128.757.900 Thuế nhập khẩu :0 (0%) Thuế GTGT hàng nhập khẩu: 12.875.790 Phó uỷ thác: 100 USD Công ty nhận tiền ứng trước của công ty Hà Việt và dùng số tiền này để ký mở L/C: 83000 USD, Kế toán ghi (tỷ giá 15.514) Nợ TK 112(2) : 128.766.200 Có TK 338 : 128.766.200 Đồng thời ghi: Nợ TK 007: 8.300 USD Ký quỹ: Nợ TK 144 (2) : 128.766.200 Có TK 112 (2): 128.766.200 Đồng thời ghi: Có TK 007: 8.300 USD Ngày 15/02/2002 khi hàng về nhập cảng, kế toán ghi trị giá hàng nhận uỷ thác Nợ TK 1561B : 128.757.900 Có TK 331 : 128.757.900 (Chi tiết công ty TOYOTA: 128.757.900) Công ty giao ngay cho công ty TM Việt Hà cùng ngày Nợ TK 338 : 128.757.900 Có TK 1561B: 128.757.900 Khi NH báo nợ về số tiền hàng trả cho công ty TOYOTA (ngày 15/3/2002, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 128.757.900 Nợ TK 413 : 8.300 Có TK 144 : 128.766.200 Việc phản ánh vào báo cáo chi tiết hàng uỷ thác nhập tháng 02/2002 như sau (Xem bảng 13) Cuối tháng kế toán tập hợp các chứng từ gốc, sổ chi tiết TK, báo cáo chi tiết để ghi vào phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc theo tài khoản rồi chuyển cho kế táon tổng hợp để ghi vào sổ cái Tk 1561, TK 1562, sổ cái TK được mở cho cả năm. 2.2.3.4. Bán hàng ở công ty Công ty bán hàng theo các phương thức như sau: - Bán hàng tại kho - Bán hàng tại cảng - Bán hàng nhận xuất khẩu uỷ thác * Trường hợp công ty bán hàng tại kho hoặc tại cảng thì doanh nghiệp mua hàng cử cán bộ nghiệp vụ đến kho của công ty hoặc cảng (cửa khẩu) nhận hàng. Cán bộ phòng kinh doanh của công ty căn cứ vào hợp đồng bán hàng giữa công ty và khách hàng, để giao hàng. Sau khi khác hàng trả tiền hoặc chấp nhập thanh toán tiền cho công ty tì hàng hoá được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: + Đối với hàng bán tại kho - Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp - Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 1561A – nk: Hàng hoá nhập kho + Đối với hàng bán tại cảng - Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp - Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 1561A – gt: Hàng hoá giao thắng Kế toán tiêu thụ hàng hoá căn cứ vào hoá đơn ghi vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng và báo cáo chi tiết hàng giao thẳng. Ví dụ: ngày 26/02/2002 xuất bán 60 tấn kẽm thỏi (Ví dụ 10 cho công ty TNHH Nam Việt, hoá đơn số 053158, ngày 26/02/2002. Hoá đơn (GTGT) số 053158 Ngày 26/02/2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TM TH Tiến Thành Địa chỉ: Số 469 đường Hoàng Liên Sơn Họ và tên người mua: Công ty TNHH Nam Việt Đơn vị : Tổ III ở khu công nghiệp Tân Bình – Quận Tân Bình Địa chỉ: Thành phố HCM Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt – Mã số: 0301142495– 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tôn Silíc Tấn 60 8.221.500 493.290.000 Cộng tiền hàng: 493.290.000 Thuế suất thuế GTGT: 5%. Tiền thuế GTGT 24.664.500 Tổng cộng tiền thanh toán 517.954.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm mười bảy triệu, chín trăm năm mươi tư nghìn, năm trăm đồng chẵn NGƯỜI MUA HÀNG ` KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỜNG ĐƠN VỊ * Trường hợp công ty bán hàng nhận xuất khẩu uỷ thác Sau khi ký hợp đồng uỷ thác với bên giao uỷ thác, công ty sẽ ký hợp đồng xuất khẩu với phía nước ngoài. Bên giao uỷ thác có thể ứng trước một khoản tiền nhất định cho công ty để trả tiền vận chuyển, bốc dỡ, nộp thuế xuất khẩu, thuế GTGT hàng xuất khẩu. Khi kết thúc việc xuất khẩu công ty được hưởng hoa hồng uỷ thác do hai bên thoả thuận. Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm: - Giấy phép xuất khẩu - Lập hoá đơn thương mại và bảng kê chi tiết đóng gói - Giấy chứng nhận xuất xứ - Giấy chứng nhận phẩm chất, trọng lượng - Khai báo hải quan - Giấy báo của ngân hàng về việc mở L/C - Vận đơn - …. Đồng thời công ty yêu cầu bên nhập khẩu mở L/C, khi nhận được giấy báo mở L/C do ngân hàng gửi đến, doanh nghiệp phải kiểm tra các điều khoản ghi trên L/C xem có phù hợp ghi trên hợp đồng không, nếu không phù hợp phải báo ngay cho người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C sửa đổi các điều khoản cho phù hợp. Việc bán hàng xuất khẩu uỷ thác được theo dõi trên báo cáo chi tiết hàng xuất khẩu uỷ thác (bảng 15) Bảng 16 ngày tháng 02 năm 2002 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 1561 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 Hàng giao thẳng Thuế nhập khẩu hàng gt Hàng nhập kho Cắt TGNH trả tiền hàng GVHB GVHB 1561-gt 1561-gt 1561-nk 1561-nk 632 632 331 333 331 112(1) 1561A-nk 1561A-gt 301.253.500 6.450.123 279.586.114 96.812.500 220.911.137 307.703.623 Bảng 17 ngày tháng 02 năm 2002 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 1561 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 2 3 Hàng nhập uỷ thác Thuế nhập uỷ thác Xuất uỷ thác 1561 1561 3388 331 333 1561B 235.948.512 2.881.516 238.830.037 Bảng 18 ngày tháng 02 năm 2002 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 1562 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 2 3 Chi phí TGNH trả tiền VC Chi phí TM trả tiền VC Phân bổ cho hàng đã bán 1562 1562 632 1121 1111 1562 2.233.145 6.462.500 10.631.895 Bảng 19 Sổ cái TK Chi phí mua hàng Số hiệu 1562 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ Tháng 02/2002 CP mua hàng CP mua hàng K/C GVHB 1121 1111 632 120456290 2.233.145 6.462.500 10.631.895 Cộng PS 8.695.645 10.631.895 Bảng 20 Sổ cái Tên TK: Giá mua hàng hoá Số hiệu: 1561 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ Tháng 02/2002 Hàng giao thẳng Hàng nhập kho Thuế NK hàng gt 331 331 1121 3333 7.763.859.367 301.253.500 279.586.114 96.812.500 6.450.123 Cộng PS 684.102.237 Bảng 21 Sổ cái Trang Tên TK: Giá mua hàng uỷ thác Số hiệu: TK 1561 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ Tháng 02/2002 Hàng nhập uỷ thác Thuế nhập uỷ thác Xuất uỷ thác 331 333 3388 235.948.512 2.881.516 238.830.037 Cộng PS 238.830.028 238.830.037 CHƯƠNIV MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TM TH TIẾN THÀNH 4.1. NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN, MUA HÀNG, BÁN HÀNG Ở CÔNG TY. Qua thời gian thực tập ở phòng kế toán công ty, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác kế toán nói chung, công tác kế toán mua, bán hàng hoá nói riêng ở công ty, em thấy công tác kế toán đã tương đối hợp lý nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa hợp lý. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán mua, bán hàng hoá ở công ty như sau: 4.1.1. Những ưu điểm Thứ nhất: Hình thức tổ chức bộ máy kế táon và công tác kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty. Công ty TM TH Tiến Thành là một công ty thương mại có quy mô lớn với mạng lưới chi nhánh, xí nghiệp. Vì vậy việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phân tán là hợp lý, tạo điều kiện cho kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động một cách có hiệu quả. Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho phân công công việc trong phòng kế toán. Công ty thực hiện hạch táon hàng tồn kho theo phương pháp KKTX là phù hợp với tình hình nhập, xuất hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục ở công ty. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai: Việc lập kế hoạch mua hàng và tổ chức bán hàng do phòng kinh doanh của công ty đảm nhận với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động có trình độ. Do đó, các kế hoạch mua hàng và tổ chức bán hàng luôn được hoàn thành tốt, đáp ứng nhu cầu về hàng hoá dùng cho kinh doanh của công ty. Thứ ba: Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan để kế toán mua, bán hàng được sử dụng đầy đủ, đúng chế độ chứng từ kế toán Nhà nước. Trình tự luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán hợp lý, tạo điều kiện cho việc hạch toán đúng đủ kịp thời quá trình mua hàng. Thứ tư: Bộ phận kế toán mua hàng của công ty tự lập các báo cáo chi tiết hàng hoá, nhật ký … để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình mua – nhập hàng hoá. Hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp và trình tự tương đối hoàn thiện, đảm bảo sự kiểm tra đối chiếu thường xuyên giữa kho và phòng kế toán. Thứ năm : Kế toán của đơn vị đã theo dõi sát sao tình hình tiêu thụ hàng hoá, thanh toán trên hàng giữa khách hàng và công ty, đảm bảo theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng dối với từng khách hàng. Phản ánh được chính xác lượng hàng hoá xuất kho tiêu thụ và doanh thu của hàng tiêu thụ. 3.1.2. Những điểm hạn chế Bên cạnh những thành tích đạt được, tổ chức công tác kế toán mua, bán hàng hoá của công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định cần hoàn thiện, đó là: Thứ nhất: Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Trong trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Từ những chứng từ gốc, sổ chi tiết, báo cáo chi tiết, cuối tháng lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc rồi chuyển cho kế toán tổng hợp ghi sổ cái tài khoản. Mặc dù công ty không xảy ra hiện tượng bỏ sót hay thất lạc chứng từ ghi sổ khi không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nhưng theo em công ty nên lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để có thể quản lý chặt chẽ hơn các phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc và làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Thứ hai: Sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường Theo chế độ kế toán hiện hành, TK 151 hàng mua đang đi đường dùng để phản ánh tình hình vật tư, hàng hoá chưa về nhập kho doanh nghiệp. Trong công ty xảy ra trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về nhưng công ty không hạch toán mà đợ cho đến khi hàng về hạch toán thẳng vào TK 156 như bình thường. Tuy cách làm trên giảm nhẹ công tác kế toán nhưng thực tế lại hạn chế toí việc quản lý chặt chẽ, kịp thời hàng hoá của công ty. Thứ ba: Hệ thống danh điểm hàng tồn kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá nhưng công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty. Hàng hoá của công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách nguồn gốc … mà thủ kho chỉ mới phân chia các loại hàng hoá thành từng nhóm (Ví dụ như nhóm hàng kim khí, nhóm thiết bị lẻ, hàng điện …) kế toán phân loại hàng hoá mua, theo dõi trên TK 1561 theo sự vận động của hàng hoá. TK 1561A – gt: Hàng giao thẳng TK 1561A – nhập khẩu: Hàng nhập kho TK 1561B: Hàng nhận uỷ thác xuất, nhập khẩu Khi đối chiếu các loại hàng trong một nhóm, thủ kho và kế táon phải đối chiếu từng tên hàng, chủng loại quy cách, nguồn gốc rất mất thời gian và công sức. Như vậy nếu xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty sẽ giảm được khối lượng công việc cho thủ kho, kế toán, công việc quản lý hàng tồn kho sẽ đạt được hiệu quả cao hơn Thứ tư: Việc sử dụng tài khoản trong hoạt động xuất khẩu uỷ thác của công ty chưa hợp lý Theo chế độ kế toán hiện hành, khi bên uỷ thác xuất khẩu giao hàng cho công ty, kế toán công ty lại hạch toán vào TK 1561B mà không hạch toán vào TK 003 – hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi. Như vậy là chưa hợp lý vì hàng hoá đó không thuộc quyền sở hữu của công ty, vì vậy công ty nên sử dụng tài khoản 003 để theo dõi số hàng hoá của bên uỷ thác, quản lý chặt chẽ hơn số hàng đó. 3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÁ Ở CÔNG TY 3.2.1. Yêu cầu của việc hoàn thiện Đối với các công ty thương mại thì quá trình mua, bán hàng hoá là hai khâu vô cùng quan trọng, nếu tổ chức hai khâu này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, đem lại LN hco doanh nghiệp và từ đó thực hiện được đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Để đạt được điều này, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tôn trọng các nguyên tắc chuẩn mực, chế độ kế toán. Các doanh nghiệp sử dụng các hình thức kế toán, sổ kế toán và tài khoản kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Vì các doanh nghiệp khác nhau thì đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, cũng như yêu cầu quản lý khác nhau. Trên cơ sở các nguyên tắc chuẩn mực, chế độ kế toán Việt Nam ban hàng. Công ty cũng cần vận dụng sao cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp có tính khả thi, tiết kiệm mà hiệu quả. Cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và những nhà quản lý trong doanh nghiệp. 3.2.2. Nội dung hoàn thiện a. Công ty nên xem xét mở thêm hệ thống sổ kế táon. Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tách rời việc ghi sổ, theo dõi thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng là: “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản”. Tuy nhiên công ty lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc vào cuối tháng theo từng tài khoản, từ đó ghi vào sổ cái mà không lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Căn cứ để ghi phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc là các báo cáo chi tiết, các sổ chi tiết chứ không phải là các chứng từ gốc. Phiếu này được lập vào cuối tháng nên đôi khi có tình trạng dồn toa công việc. Công ty nên lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc với định kỳ ngắn hơn, lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ loại sổ tổng hợp thoe thời gian để quản lý chặt chẽ các phiếu ghi sổ, tránh thất lạc, bỏ sót không ghi sổ đồng thời sử dụng sốliệu sổ để đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh và làm hoàn thiện hệ thống sổ kế toán. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu như sau: Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số liệu Ngày tháng Số liệu Ngày tháng Cộng Cộng b. Công ty nên sử dụng TK 151. Hàng mua đang đi đường để hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về mà hàng chưa về. Ở công ty có xảy ra trường hợp hoá đơn về, hàng chưa về nhưng công ty không hạch toán nghiệp vụ này vào TK151 – hàng mua đang đi đường. Như vậy kế toán sẽ không có được những thông tin chính xác về tình hình hiện có và sự biến động của hàng hoá. Do đó công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán nghiệp vụ hàng đang đi đường trình tự như sau: - Trong tháng, nếu hoá đơn về, hàng chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì hạch toán vào nợ TK 151, sang tháng về thì hạch toán vào Nợ TK 1561 cụ thể: + Cuối tháng hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 … + Sang tháng hàng về Nợ TK 156 – Hàng hoá Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường c) Công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá thống nhất toàn công ty d) Công ty nên sử dụng các tài khoản hợp lý hơn - Nếu công ty nhận hàng của bên nhờ xuất khẩu để xuất khẩu hộ thì toàn bộ trị giá hàng hoá nhận về cần được ghi vào TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi (vì số hàng này không thuộc quyền sở hữu của công ty). Ở TK 003 kế toán quản lý hàng hoá theo từng lô hàng xuất khẩu. - Nếu đơn vị nhừo xuất khẩu chuyển hàng ngay đến cảng, sân bay thì kế toán không ghi vào TK 003 - Khi hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan và được tính là hàng xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 511 (5111) - Để theo dõi được các khoản doanh thu bán hàng của từng mặt hàng cả về đơn giá, số lượng, tổng số. Công ty nên sử dụng sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mẫu sau: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Tên hàng hoá, dịch vụ Ngày tháng Chứng từ Nội dung TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số Ngày Số lượng Đơn giá TT Khác Thuế tiêu thu Cộng phát sinh Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp e) Công ty nên ứng dụng tin học vào công tác kế toán Do đặc điểm của công tác kế toán của công ty rất lớn và phức tạp, việc áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ lại làm công tác kế toán bị dồn vào cuối kỳ. Vì vậy công ty nên áp dụng tin học vào công tác kế toán, việc ứng dụng tin vào kế toán sẽ giúp cho năng suất làm việc tăng lên, cung cấp thông tin kịp thời cho việc phân tích đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng quan tâm. Để thực hiện được điều này công ty cần phải trang bị các máy móc, phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm, quy mô của công ty. Đồng thời phải bồi dưỡng, đào tạo cán bộ kế toán để họ có thể sử dụng thành thạo máy tính và áp dụng được vào công tác kế toán. KẾT LUẬN Kế toán Tiêu THụ hàng hoá là một trong những phần hành có vai trò rất quan trọng trong công tác hạch toán kế toán ở các DNTM. Nếu tổ chức hợp lý quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn chi phí, thu nhập, hiệu quả sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh của mình nhất là trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp được chủ động về tài chính và tự chủ trong kinh doanh, việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán để thích ứng với yêu cầu quản lý trong cơ chế mới thật sự là cấp bách. Với kiến thức học ở trường và quá trình thực hiện tại phòng kế toán của côngty TM TH, em nhận thấy công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá của công ty có những điểm mạnh nhưng có những điểm chưa hoàn thiện. Vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài này làm Báo cáo thực tập của mình. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn, bản báo cáo này mới chỉ đi vào nghiên cứu được một số vấn đề chủ yếu của công tác tiêu thụ hàng hoá tại công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn THị Vân và các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán, các bác, các chị trong ban lãnh đạo, phòng tài chính kế toán của công ty TM TH Tiến Thành đã giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành Bản báo cáo này. Hà nội, ngày 20 tháng 5 năm 2004 Học Sinh Nguyễn Thị Hoa Mục Lục