Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công Ty Cổ Phần Sông đà 7.02 tại Hoà Bình

h sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Cốp pha tôn m2 350 350 220.000 77.000.000 Cộng 77.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bảy mươi bảy triệu đồng chẵn. Ngày 08 tháng 4 năm 2004. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng EC/99 - T Ngày 10/6/2004 N0: 02162 Đơn vị bán hàng: CT thương mại Hà Thành Địa chỉ: 36A - Đường Láng Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 7562.346 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02. Địa chỉ: P. Hữu Nghị- Hoà Bình Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 5 9 5 0 1 0 4 0 0 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Xi măng Hoàng Thạch Cước vận chuyển kg kg 40.000 40.000 810 30 32.400.000 120.000 Cộng 32.520.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 1.626.000 Tổng cộng tiền thanh toán 34.146.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, một trăm bốn sáu nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Mẫu số 03 Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Sông đà 7.02 Phiếu nhập kho Số 162 Hữu Nghị- Hoà Bình Ngày 10/6/2004 Tên người mua: Nguyễn Văn Hùng Nhập vào kho:Công TY STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 40.000 40.000 840 33.600.000 Cộng 33.600.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi ba triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn. Ngày 10 tháng 6 năm 2004. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với công cụ dụng cụ: Do công cụ dụng cụ trong mỗi công trình XDXB có số lượng ít hơn so với vật liệu. Vì thế cả khâu vận chuyển và bảo quản công cụ dụng cụ đơn giản hơn vật liệu. Căn cứ vào yêu cầu công cụ dụng cụ nhân viên tiếp liệu thu mua mang hoá đơn về như sau:  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng I/99 - F Ngày 9/6/2004 N0: 622 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng ki ốt số I chợ Tân Thành Địa chỉ: P. Tân Hoà - Hoà Bình Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 852456 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công Ty Cổ Phần 7.02 Địa chỉ: Hữu Nghị – Hoà Bình Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 5 9 5 0 1 0 4 0 0 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Xẻng Bàn văn phòng Cuốc Chiếc Chiếc Chiếc 20 4 20 12.000 350.000 6.000 240.000 1.400.000 120.000 Cộng 1.760.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 88.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.848.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: Công Ty Cổ Phần SĐ7.02 Phiếu nhập kho Số 161 Ngày 10/6/2004 Tên người nhập: Nguyễn Văn Hùng Theo hoá đơn số 622 ngày 9/6/2004 STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 2 3 Xẻng Bàn máy tính focmica Cuốc Chiếc Chiếc Chiếc 20 4 20 20 4 20 12.000 350.000 6.000 240.000 1.400.000 120.000 Cộng 1.760.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một triệu bảy trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Ngày 10 tháng 4 năm 2004. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.1.2. Nhập do di chuyển nội bộ. Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của sản xuất và quản lý, phòng vật tư cơ giới lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. 2.1.3. Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng vật tư cơ giới lập phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùng kho, cùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biên bản kiểm nghiệm mới được nhập kho. Cuối ngày kế toán vật liệu phải đối chiếu kế toán công nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toán công nợ làm báo cáo kế toán. 2.2. Thủ tục xuất kho. Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng trực thuộc Chi nhánh thi công các công trình. - Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng vật tư cơ giới lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư. Thủ kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công để xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu, công cụ dụng cụ đưa từ kho đến nơi sử dụng. Phiếu xuất kho. Ngày 16/4/2004 Số 143 Họ tên người nhận hàng: Vũ Thanh Bình Địa chỉ: Đội Xây lắp số 6 Lý do xuất kho: Thi công công trình "Hạ lưu Thuỷ điện Hoà Bình" Xuất kho tại: Chi nhánh STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Quần áo bảo hộ LĐ Bộ 40 40 43.000 1.720.000 2 Giầy ba ta Đôi 40 40 14.500 580.000 3 Mũ nhựa Chiếc 40 40 16.000 640.000 4 Máy bơm bõm Chiếc 4 4 350.000 1.400.000 5 Cuốc Chiếc 20 20 6.000 120.000 6 Xẻng Chiếc 20 20 12.000 240.000 Cộng 4.700.000 Cộng tiền (viết thành chữ): Bốn triệu, bảy trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 16 tháng 4 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào dự toán vật liệu cho từng công trình, phòng vật tư cơ giới lập phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 Đại chỉ : Hữu Nghị- Hoà Bình Phiếu xuất kho Số 136 Ngày 13/4/2004 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Trung Địa chỉ : Đội xây dựng số 2 Lý do xuất kho : Thi công công trình "Trường Việt Xô" Xuất tại kho : Chi nhánh Số TT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 40.000 30.000 840 25.200.000 2 Xi măng Hoàng Thạch kg 10.000 10.000 840 8.400.000 Cộng 33.600.000 Viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 13 tháng 4 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3. Trình tự nhập - xuất kho vật liệu. Công tác kế toán vật liệu ở Công ty do một thủ kho và một kế toán viên đảm nhận. Phần hành kế toán nhập kho xuất kho vật liệu đều được xử lý trên máy vi tính. Vì vậy các công đoạn lập sổ, ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết đều do máy thực hiện. Thủ kho và nhân viên kế toán vật liệu chỉ phải làm thủ tục ban đầu và tập hợp liệt kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập - xuất vật liệu, tạo cơ sở dữ liệu để đưa vào máy. 3.1. Trình tự nhập kho vật liệu. ở công ty, việc mua vật tư thường do phòng Vật tư cơ giới đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: Hoá đơn bán hàng (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển… lên phòng vật tư cơ giới. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và phòng vật tư cơ giới sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì Chi nhánh sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho. 3.2. Trình tự xuất kho. ở Công ty, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất sản phẩm. NVL của Chi nhánh gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các phân xưởng sản xuất. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn đặt hàng đang được ký kết. Sau khi có lệnh sản xuất của Giám đốc, phòng kế hoạch tổ chức thực hiện tiến độ sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ sản xuất sản phẩm và tiến độ thực hiện các đơn đặt hàng. Hàng ngày phòng Vật tư cơ giới viết phiếu sản xuất cho từng phân xưởng sản xuất. Theo phiếu sản xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹ thuật các phân xưởng sản xuất sẽ có yêu cầu xuất loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu. Khi đó phòng Vật tư cơ giới sẽ viết phiếu đồng thời cử người xuống các phân xưởng để thông báo về lệnh sản xuất. Phân xưởng sẽ cử người đại diện (quản đốc hoặc phó quản đốc phân xưởng) xuống kho để nhận NVL. Sau khi đối chiếu khối lượng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng NVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL. 4. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất - tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ nói chung và kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng, thì trước hết bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập - xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại Công ty chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là: - Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ. - Phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 05. Thẻ kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Phiếu nhập Phiếu xuất Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Kế toán chi tiết ở Công Ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy vi tính. Nội dung, tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ được tiến hành như sau: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. - Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, thủ kho tiến hành lập thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn. Sau đây là thẻ kho vật liệu: xi măng Hoàng Thạch. Đơn vị: Công Ty Cổ Phần SĐ 7.02 Mẫu số 06: VT Hữu Nghị-Hoà Bình Thẻ kho Ngày lập 29/6/2004 Tờ số 1 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: kg Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của KTT Số hiệu Ngày, tháng Nhập Xuất Tồn 1 162 10/6 Hùng nhập vật tư 10/6 40.000 40.000 2 136 13/6 Xuất VT phục vụ thi công CT Trường Việt Xô 13/6 40.000 0 Cộng 40.000 40.000 0 Đối với CCDC: Mở thẻ kho công cụ dụng cụ: xẻng. Căn cứ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Cuối tháng thủ kho lập thẻ kho cho công cụ dụng cụ xẻng. Đơn vị : Công Ty Cổ Phần SĐ 7.02 Mẫu số 06: VT Thẻ kho Ngày lập 29/6/2004 Tờ số 2 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xẻng Đơn vị tính: chiếc Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của KTT Số hiệu Ngày, tháng Nhập Xuất Tồn 1 161 09/6 Hùng nhập CCDC 9/6 20 20 2 143 16/6 Xuất CCDC thi công CT Hạ lưu TĐHB 16/6 20 0 Cộng 20 20 0 ở phòng kế toán: đối với kho công trình định kỳ vào cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra chứng từ gốc với thẻ và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để ghi vào "sổ chi tiết vật tư hàng hoá" từng tháng từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ và thẻ chi tiết được lập riêng cho từng kho. 5. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ. Đánh giá vật liệu- công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhập xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng Chi nhánh phản ánh trên giá thực tế. Nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty nói riêng là rất lớn, Chi nhánh chưa đảm nhiệm hết được việc chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài, một số vật liệu, công cụ được Tổ, đội sản xuất như: đá dăm, bê tông, các loại cấu kiện, vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công xây dựng. A. Đối với nguyên liệu, vật liệu: Giá thực tế vật liệu nhập do mua ngoài: * Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho Công Ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ: trên phiếu nhập kho số 154 ngày 8/6/2004. Nguyễn Văn Hùng nhập vào kho vật liệu của Công Ty theo hoá đơn số 538 ngày 8/6/2004 của cửa hàng vật liệu xây dựng số 27B- Thanh Xuân- Hà Nội . Giá thực tế nhập cốppha là 77.000.000 đồng (giá ghi trên hoá đơn). * Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của Công Ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển. Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 162 ngày 10/6/2004, đồng chí Hùng nhập vào kho công ty 40.000 kg xi măng Hoàng Thạch theo hoá đơn số 02162 ngày 10/6/2004 của cửa hàng 36A Đường Láng. Giá thực tế nhập kho của xi măng Hoàng Thạch là 33.600.000 đ. Trong đó ghi trên hoá đơn là 32.400.000 đ và chi phí vận chuyển là 120.000 đ. + Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Ví dụ: Theo đơn giá xuất vật tư xi măng Hoàng Thạch ở chứng từ xuất kho số 136 ngày 13/6/2004 xuất cho Nguyễn Việt Trung thi công công trình Trường Việt Xô, yêu cầu số lượng xuất là 40.000kg. Theo chứng từ nhập 162 ngày 10/6/2004 xi măng Hoàng Thạch được nhập theo giá 840đ/kg. Vậy thực tế xuất kho xi măng Hoàng Thạch được tính như sau: 40.000kg x 840đ= 33.600.000 đ. - Đối với việc nhập xuất vật liệu, công cụ ở các đơn vị trực thuộc thì giá thực tế xuất kho của vật liệu nhập, xuất kho cũng được tính theo giá bình quân gia quyền. B. Đối với công cụ, dụng cụ: Việc đánh giá công cụ, dụng cụ tương tự đối với vật liệu được tiến hành bình thường. Công cụ dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu thi công và một số nhu cầu khác. Căn cứ vào c hứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ. Kế toán tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi tính ra giá thực tế xuất dùng. Do công cụ, dụng cụ có tính chất cũng như giá trị, thời gian sử dụng và hiệu quả của công tác mà việc tính toán phân bổ giá trị thực công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tượng sử dụng có thể một hoặc nhiều lần. Có những loại công cụ, dụng cụ phân bổ hai lần nên khi xuất dùng tiến hành phân bổ ngay 50% giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đó và khi báo hỏng sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ. Công cụ dụng cụ được tính như sau: - Quần áo bảo hộ lao động : 40 bộ x 43.000đ = 1.720.000đ - Giầy ba ta : 40 đôi x 14.500đ = 580.000đ - Mũ nhựa : 40 cái x 16.000đ = 640.000đ Tổng hợp công cụ dụng cụ do đội xe vận chuyển của chi nhanh thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí vận chuyển. Trên phiếu nhập kho số 161 ngày 9/06/2004 người giao hàng Nguyễn Văn Hùng nhập cho công ty (theo hợp đồng) 4 tủ làm việc với giá ghi trên hoá đơn số 622 là: 350.000 đ. Vậy giá thực tế của công cụ dụng cụ được tính như sau: 4 x 350.000 = 1.400.000 đ + Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng cho thi công Ví dụ: Đơn giá xuất của công cụ dụng cụ xẻng (xúc đất, trộn vữa) theo chứng từ phiếu xuất kho số 143 ngày 16/06/2004 là 12.000đ/chiếc với số lượng 20 chiếc. Vậy giá thực tế xuất dùng công cụ dụng cụ được tính: 20 x 12.000 = 240.000đ - Đối với việc nhập kho công cụ các đội xây dựng trực thuộc chi nhanh thì giá thực tế công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá bình quân gia quyền. 6. Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán VL-CCDC tại Công ty . Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1999 của Bộ Tài chính kết hợp với Thông tư số 100/1998/TT-BTC về hướng dẫn kế toán thuế giá trị gia tăng (GTGT). Để phù hợp với quá trình hạch toán ởchi nhanh công tác kế toán vật liệu sử dụng những tài khoản tổng hợp sau: TK152, TK153, TK133, TK 331, TK111, TK112, TK621. Ngoài ra chi nhanh còn mở thêm các TK cấp 2 để phản ánh chi tiết cho từng đối tượng cụ thể như TK 3331... 7. Kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu công cụ dụng cụ: Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu kế toán sử dụng và nói tới hạch toán là nói tới số liệu có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của chi nhanh theo chỉ tiêu giá trị. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ chưa đảm bảo đáp ứng được yêu cầu này mà chỉ bằng kế toán tổng hợp có thể ghi chép, phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản sổ kế toán tổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu đó. Vậy kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở các dạng tổng quát. Do đặc điểm vật liệu- công cụ dụng cụ ở Công ty rất đa dạng và phong phú, chi nhanh đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ. Công Ty sử dụng tài khoản 152 và tài khoản 153 để phản ánh quá trình nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ và tài khoản 331, tài khoản 141, tài khoản 111, tài khoản 112, tài khoản 311, tài khoản 621, tài khoản 642, tài khoản 627. 7.1. Kế toán tổng hợp vật liệu- công cụ dụng cụ Trong nền kinh tế thị trường việc mua vật liệu- công cụ dụng cụ được diễn ra thường xuyên nhanh gọn trên cơ sở "thuận mua vừa bán". Thông thường đối với một số đơn vị bán vật liệu- công cụ dụng cụ cho Công Ty liên tục nhiều lần nên mỗi khi chi nhanh có nhu cầu mua vật liệu- công cụ dụng cụ căn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu- công cụ dụng cụ được giám đốc kí, duyệt thì đơn vị bán sẽ cung cấp vật liệu- công cụ dụng cụ theo yêu cầu của chi nhanh. Đối với công trình lớn, tiến độ thi công dài đòi hỏi nhiều Công Ty có thể mua nợ của đơn vị và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán sau một thời gian. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn. 7.1.1. Đối với vật liệu- CCDC về nhập kho Công Ty từ nguồn mua ngoài. Mỗi khi Công Ty có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này Công Ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước- tuỳ thuộc vào khả năng Công Ty. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn do đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho Công Ty. Như vậy là không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, Công Ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán- từ khoản 3311 "phải trả cho người bán". Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu công cụ dụng cụ và quá trình thanh toán với từng người bán của Công Ty. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu- công cụ dụng cụ ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán. - Trường hợp Công Ty nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toán với người bán. Ngày 8/6/2004 Công Ty nhập kho vật liệu chính (côppha tôn) của cửa hàng vật liệu xây dựng số 27B Thanh Xuân- Hà Nội theo phiếu nhập kho số 154 ngày 8/6/2004 trị giá 77.000.000đ kèm theo hoá đơn 538 ngày 8/6/2004 số tiền 77.000.000đ (thuế VAT 5%). Căn cứ 2 chứng từ trên kế toán ghi: Nợ TK152: 77.000.000đ Nợ TK 1331: 3.850.000đ Có TK 3311: 80.850.000đ - Trường hợp căn cứ vào phiếu báo giá Công Ty ứng trước tiền để thanh toán cho người bán theo chứng từ số 212 ngày 8/6/2004. Kế toán ghi: Nợ TK3311: 26.775.000 đ Có TK111: 26.775.000 đ Đến ngày 10/4/2004 hàng về kèm theo hoá đơn số 140 ngày 10/6/2004 số tiền vật liệu nhập về là 25.500.000đ (gồm thuế GTGT 5%). Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi: Nợ TK 152: 25.500.000 đ Nợ TK 1331: 1.275.000 đ Có TK3311: 26.775.000 đ - Trường hợp không có hàng thì người bán phải hoàn lại số tiền ứng trước cho Công Ty. Khi Công Ty nhận lại số tiền 26.775.000 đ. Kế toán ghi: Nợ TK 111,112 26.775.000 đ Có TK 3312: 26.775.000 đ Ngày 17/6/2004 công ty nhận giấy báo nợ theo UNC số 456 của Ngân hàng đầu tư và phát triển Hoà Bình ngày 17/6/2004 báo đã chuyển trả tiền cho cửa hàng vật liệu xây dựng số 27B Thanh Xuân- Hà Nội, kế toán ghi: Nợ TK 3311 80.850.000 đ Có TK 311 80.850.000 đ - Trường hợp Công Ty mua vật liệu đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giá mua vật liệu cho đơn vị bán theo hoá đơn số 642 ngày 9/6/2004 nhập xăng, dầu cho Công Ty, Công Ty đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trên hoá đơn số 642 ngày 9/6/2004 là 2.100.000đ. Căn cứ hoá đơn trên (gồm VAT 5%) kế toán ghi : Nợ TK 152: 2.000.000đ Nợ TK 1331: 100.000đ Có TK 111: 2.100.000đ - Trường hợp nhập kho vật liệu ngày 24/6/2004, theo hoá đơn số NHB, Công Ty trả bằng tiền vay ngắn hạn 9.240.000 đ. Căn cứ vào hoá đơn số NHB kế toán ghi: Nợ TK152: 8.800.000 đ Nợ TK 1331: 440.000 đ Có TK 311: 9.240.000 đ - Trường hợp kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu để mua vật liệu- công cụ dụng cụ không được hạch toán vào tài khoản 141 mà kế toán vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nào nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán như trường hợp Công Ty mua vật liệu, công cụ dụng cụ thanh toán trực tiếp. Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết- TK3311 theo các định khoản trên. Cuối tháng kế toán tiền hành cộng sổ chi tiết tài khoản 3311 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết TK3311 là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 6/2004 Số dư cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số dư đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán. Mẫu số 09 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 4/2004 Tài khoản: 3311 "Phải trả cho người bán" Đối tượng: Chị Hoàn- Cửa hàng VLXD số 27B Thanh Xuân- Hà Nội Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 20.000.000 538 08/6 Nhập kho vật liệu 152,1331 80.850.000 100.850.000 212 08/6 ứng trước tiền thanh toán cho người bán 111 26.775.000 74.075.000 140 10/6 Nhập kho vật liệu 152,1331 26.775.000 100.850.000 456 17/6 Thanh toán cho người bán 311 80.850.000 20.000.000 49 22/6 Nhập kho vật liệu 152,1331 12.600.000 32.600.000 Cộng 107.625.000 120.225.000 Số dư cuối kỳ 32.600.000 Ngày 30 tháng 6 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 7.1.2. Đối với VL, CCDC về nhập kho thuê ngoài gia công chế biến Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được lập giữa bên A (đại diện Công Ty) và bên B (xưởng nhập gia công) kèm theo các phiếu nhập kho của đơn vị nhận gia công để bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như đối với trường hợp hàng mua về nhập kho nghiệp vụ này được thể hiện như sau: Hoá đơn GTGT Mẫu số 01/GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 3/6/2004 Đơn vị bán hàng: Trung Tâm Vật tư tổng hợp Hoà Bình Địa chỉ: 48 Cù Chính Lan Số TK: Điện thoại; 852.453 Mã số: 0101786521 Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công Ty Cổ Phần SĐ7.02 Địa chỉ: P. Hữu Nghị -Hoà Bình Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 5400105091 STT Hàng hoá- dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vì kèo cái 200 7500 1.500.000 2 Chi tiết nối đầu cọc cái 3000 4000 10.500.000 Cộng : Thuế VAT 5%, tiền thuế VAT Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn. 12.000.000 600.000 12.600.000 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi hàng về nhập kho, người nhận hàng mang hoá đơn đến phòng vật tư cơ giới viết phiếu nhập. Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho số 49 ngày 22/6/2004, kế toán ghi: Nợ TK152: 12.000.000 đ Nợ TK 1331: 600.000 đ Có TK 3311: 12.600.000 đ Đối với công cụ dụng cụ, việc thuê ngoài gia công chế biến trong tháng 4/2004 không có, chỉ trong trường hợp mà hợp đồng yêu cầu chi tiết, đơn vị bán vật liệu, công cụ dụng cụ không đáp ứng được yêu cầu thì lúc đó Công Ty phải tiến hành thuê ngoài biên chế. Việc thuê chế biến này Công Ty khoán hoàn toàn cho đơn vị gia công vật liệu, công cụ dụng cụ về kho chi nhánh bình thường như mua ngoài. Công Ty không xuất vật tư của Công Ty cho đơn vị gia công mà đơn vị gia công đảm nhận phần việc này. 7.1.3. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua về nhưng không nhập kho mà đưa thẳng xuống công trình như: đá, sỏi, cát, vôi... Do khối lượng lớn, kho không chứa đủ kế toán căn cứ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán để nhập vào kho vật liệu như đối với trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài. Đội xây lắp số 4 có yêu cầu về cát đen và cát vàng phục vụ thi công công trình Trường Việt Xô. Phòng vật tư viết phiếu xuất kho cát vàng và cát đen, số lượng 200m3. Thành tiền 11.440.000 đ. Căn cứ vào Phiếu xuất số 173 ngày 28/6/2004, kế toán ghi: Nợ TK 621: 11.440.000 đ Có TK 152: 11.440.000 đ Các phiếu nhập, xuất được phản ánh trên sổ kế toán giống như các trường hợp nhập kho từ nguồn mua ngoài và xuất kho dùng cho sản xuất. 7.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh kịp thời theo từng công trình trong Công Ty , đảm bảo chính xác chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong toàn bộ chi phí sản xuất. 7.2.1. Kế toán xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất Khi tiến hành xuất vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kĩ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư như sau: Đơn vị: Công Ty Cổ Phần SĐ 7.02. Mẫu số: 02- VT Tân Thịnh –Hoà Bình. Phiếu xuất kho Ngày 26 tháng 6 năm 2004 Số 161 Xuất cho ông: Vũ Thanh Bình Lý do xuất: Thi công công trình Trụ sở CA Hoà Bình Xuất tại kho: chị Hà STT Tên quy cách sản phẩm hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Que hàn kg 10 10 5000 50.000 2 Máy khoan cái 1 1 1.200.000 1.200.000 3 Máy hàn cái 1 1 1.000.000 1.000.000 4 Tôn 8 ly kg 2000 2000 6000 12.000.000 Cộng 14.250.000 Cộng thành tiền (Viết bằng chữ): mười bốn triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Ngày 26 tháng 6 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán giữ và ghi vào sổ nhật ký chung. Căn cứ vào số thực xuất ghi trong phiếu xuất kho và giá bán đơn vị của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng. Căn cứ vào dòng cộng thành tiền trên phiếu xuất kho để ghi sổ nhật ký chung, kế toán ghi: Nợ TK 621: 12.050.000 đ Có TK 152: 12.050.000 đ Nợ TK 627 : 2.200.000 đ Có TK 153: 2.200.000 đ Cùng với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán ghi sổ chi tiết TK621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" cơ quan Công Ty. - Theo chứng từ xuất kho số 136 ngày 13/6/2004 xuất vật liệu phục vụ thi công công trình Trường Việt Xô, kế toán ghi: Nợ TK 621: 44.000.000 đ Có TK 152: 44.000.000 đ - Theo chứng từ xuất kho số 270 ngày 23/6/2004- xuất xăng, dầu phục vụ cho công tác công trình ở xa trụ sở, kế toán ghi: Nợ TK627: 2.000.000 đ Có TK152: 2.000.000 đ - Ngày 17/6/2004 theo chứng từ số 164, xuất tủ tường, bàn văn phòng phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 1421: 32.000.000 đ Có TK 153: 32.000.000 đ Phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo chứng từ 08 ngày 25/6/2004, kế toán ghi: Nợ TK 6423: 16.000.000 đ Có TK 1421: 16.000.000 đ Giá trị 50% còn lại sẽ được phân bổ vào kỳ sau. - Đối với phiếu xuất kho số 143 ngày 16/6/2004- xuất số công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, tính một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK627: 4.700.000 đ Có TK153: 4.700.000 đ 7.2.2. Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển như xuất dùng làm nhà kho nhà tạm Đối với công trình phụ phục vụ cho công trình có giá trị lớn, trị giá nguyên vật liệu, xuất dùng được phân bổ hết một lần vào phí nguyên vật liệu còn công cụ dụng cụ xuất dùng được phân bổ hết vào chi phí sản xuất chung. Mẫu số 10 Chi nhánh Công ty Sông đà 7. Yêu cầu vật tư Ngày 28/6/2004 Dùng cho công trình: Nhà máy Thuỷ điện Nà Lơi STT Tên vật tư Đội nhận Dùng vào việc ĐVT Số lượng Yêu cầu Thực xuất 1 Cọc tre Dựng nhà tạm cây 15 15 2 Cót ép Lợp nhà tạm tấm 13 13 3 ổ cắm sứ Làm nhà tạm cái 3 3 4 Đèn sợi tóc Làm nhà tạm chiếc 3 3 5 Bảng điện Làm nhà tạm chiếc 3 3 6 Đui cài Làm nhà tạm cái 3 3 7 Dây điện Làm nhà tạm m 15 15 8 Bản lề Làm nhà tạm chiếc 6 6 9 Khoá cửa Làm nhà tạm chiếc 2 2 Người lập Kế toán trưởng Cùng với yêu cầu vật tư phục vụ thi công trình chính, phòng vật tư cơ giới viết phiếu xuất kho số 170 ngày 28/6/2004 kế toán ghi: Nợ TK621: 3.500.000 đ Có TK152: 3.500.000 đ Cuối tháng kế toán tổng hợp tất cả các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng công trình và lập bảng tổng hợp nhập,xuất, tồn kho vật tư. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc để kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Sau đây em trích sổ nhật ký chung tháng 6/2004 ở Công ty . Sau khi vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào các sổ cái liên quan. Đơn vị: Công ty Cổ Phần SĐ7.02 Hữu Nghị- Hoà Bình Sổ cái TK 152. Nguyên liệu,Vật liệu Tháng 6/2004 Đơn vị: đồng Số CT Ngày CT Ngày ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền nợ Số tiền có Số dư Dư đầu kỳ 18.740.000 154 08/6 08/6 Ông Hùng nhập vật tư 3311 77.000.000 95.740.000 642 09/6 09/6 Nhập xăng, dầu 111 2.000.000 97.740.000 140 10/6 10/6 Ông Hùng nhập vật tư 3311 25.500.000 123.240.000 136 13/6 13/6 Xuất Vật Tư phục vụ công trình “Trường Việt Xô” 621 44.000.000 79.240.000 49 22/6 22/6 Nhập vật tư của Trung tâm vật tư tổng hợp Hoà Bình 3311 12.000.000 91.240.000 270 23/6 23/6 Xuất xăng, dầu phục vụ cho công tác công trình ở xa trụ sở 627 2.000.000 89.240.000 NHB 24/6 24/6 Mua vật tư nhập kho đã thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn 311 8.800.000 98.040.000 161 26/6 26/6 Xuất VTCT trụ sở CAHB 627 12.050.000 85.990.000 170 28/6 28/6 XuấtVT CT chính 621 3.500.000 82.490.000 173 28/6 28/6 Xuất VT phục vụ thi công Trường Việt Xô 621 11.440.000 71.050.000 Cộng phát sinh 125.300.000 72.990.000 Số dư cuối kỳ 71.050.000 Ngày 30/4/2004 Người lập Kế toán trưởng Tương tự như đối với vật liệu kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 153 “công cụ dụng cụ” như sau: Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 Hưu Nghị- Hoà Bình Sổ Cái TK 153 Công cụ dụng cụ Tháng 6/2004 Đơn vị: đồng Số CT Ngày CT Ngày ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số dư nợ Dư đầu kỳ 44.000.000 PX143 16/6 16/6 Xuất CCDC 627 4.700.000 39.300.000 CT164 17/6 17/6 Xuất CCDC phục vụ QLDN 1421 32.000.000 7.300.000 PX161 26/6 26/6 Xuất CCDC phục vụ CT”trụ sở CAHB” 627 2.200.000 5.100.000 Cộng phát sinh 0 38.900.000 Số dư cuối kỳ 5.100.000 Ngày 30/6/2004 Người lập Kế toán trưởng Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 HữuNghị- Hoà Bình sổ nhật ký chung Tháng 6 năm 2004 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải Số liệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 154 08/6 Mua VL nhập kho chưa thanh toán cho người bán 152,1331 3311 80.850.000 80.850.000 212 08/6 ứng trước tiền thanh toán cho người bán 331 111 26.775.000 26.775.000 642 09/6 Mua xăng, dầu đã trả bằng tiền mặt 152,1331 111 2.100.000 2.100.000 140 10/6 Mua vật liệu nhập kho 152,1331 3311 26.775.000 26.775.000 136 13/6 Xuất phục vụ CT”Trường Việt xô” 621 152 44.000.000 44.000.000 143 16/6 Xuất CCDC có giá trị nhỏ phục vụ thi công công trình “Hạ lưu đập thuỷ điện Hoà Bình” 627 153 4.700.000 4.700.000 456 17/6 Thanh toán tiền cho người bán theo chứng từ 154 3311 311 80.850.000 80.850.000 164 17/6 Xuất CCDC phục vụ QLDN 1421 153 32.000.000 32.000.000 49 22/6 Nhập kho vật liệu 152,1331 3311 12.600.000 12.600.000 270 23/6 Xuất xăng, dầu phục vụ công tác công trình 627 152 2.000.000 2.000.000 NHB 24/6 Nhập kho vật liệu đã trả bằng tiền vay ngắn hạn 152,1331 311 9.240.000 9.240.000 08 25/6 Phân bổ 50% giá trị CCDC xuất dùng vào chi phí SXKD 6423 1421 16.000.000 16.000.000 161 26/6 Xuất kho VL, CCDC phục vụ công trình” trụ sở CAHB” 627 152 153 14.250.000 12.050.000 2.200.000 170 28/6 Xuất vật tư phục vụ công trình chính 621 152 3.500.000 3.500.000 Người lập Kế toán trưởng phần thứ iii Nhận xét về công tác kế toán vl - ccdc Tại Công Ty Cổ Phần Sông Đà 7.02 và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vl - ccdc ở Công Ty I – Nhận xét công tác kế toán VL – CCDC của công ty 1. Tóm tắt về Công Ty . Từ khi thành lập đến nay Công ty luôn có hướng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt nhất là từ khi có cơ chế kinh tế thị trường. Công ty có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. - Không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn (ví dụ như các loại máy thi công, máy móc văn phòng…). - Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu qủa theo từng giai đoạn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Để công ty đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị - Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp là một vấn đề hết sức bức thiết đối với công ty sông là đơn vị hạch toán kinh doanh tự chủ thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: - Thứ nhất: Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do bộ phận chuyên ngành. Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám đốc qúa trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. - Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. - Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành. 2. Ưu điểm: Cùng với sự quan tâm và giúp đỡ thường xuyên của Công ty - Tổng công ty Sông Đà , trong năm 2004 Công ty đã phát huy được truyền thống bảo đảm chất lượng tiến độ thi công và giá thành, nên uy tín trong thị trường xây dựng và khách hàng ngày càng phát triển mạnh. Mỗi năm một lớn mạnh nâng cao giá trị sản xuất kinh doanh toàn Công Ty sang năm 2005 Chi nhánh luôn phấn đấu đạt mức 115.000.000.000 đ . Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp lãnh đạo Công Ty trong việc giám sát thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện hiện nay. Phòng kế toán của Công Ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng Công Ty đã có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực… đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của Công Ty. Công Ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép , thuận tiện cho việc phân công lao đông kế toán. Bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả chế độ kế toán trên máy vi tính theo hình thức nhật ký chung nhằm nâng cao trình độ cơ giới hoá công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tình hình hiện nay. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của Công Ty được lập đẩy đủ theo qui định với ưu điểm là sổ sách được lập đầy đủ và in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra sổ sách kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Về công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán Công Ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, từng quý rõ ràng. Một năm Công Ty hạch toán vào 4 quý, một quý 3 tháng được hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. - Về tổ chức kho bảo quản Nhằm đảm bảo không bị hao hụt, Công ty hiện có 2 kho bảo quản vật liệu vì theo mỗi công trình là một kho. Như vậy đã giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán giúp cho việc kiểm tra thu mua, dự trữ và bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn. - Về hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung: Sẽ tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công Ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của Công Ty. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. - Việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho có tác dụng: Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu, CCDC trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, CCDC. Thông qua đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành của sản phẩm 3. Hạn chế: Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại Công ty còn có một số hạn chế cần được khắc phục: - Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được Công Ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho kiêm thủ quỹ là số ít. Có thể trong cùng thời gian một đội có thể thi công từ 1 đến 2 công trình, địa bàn nằm ở khác nhau. Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vật liệu, CCDC ở các đội thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí vật liệu, CCDC nói riêng, vấn đề này Phòng Kế toán Công Ty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. - Việc phân loại NVL, CCDC ở Chi nhánh không tiến hành. Hiện nay, Công Ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, công tác kế toán được thực hiện trên máy vi tính nên số lượng vật liệu, CCDC hạch toán được ký hiệu bởi từng mã vật tư khác nhau và công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu, CCDC. - Bên cạnh ưu điểm Công Ty áp dụng việc ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung, nó còn có nhược điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời nếu sự phân công công tác của cán bộ kế toán không hợp lý. Cho nên mỗi một nhân viên kế toán của Công Ty cần thực hiện đúng chức năng của mình để lúc cần lập báo cáo thì sẽ thuận lợi hơn. Tương tự đối với hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung có nhược điểm rất lớn: Địa bàn hoạt động Công Ty bây giờ hoạt động rải rác, việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ghi chép xử lý thông tin chưa nhiều, khi đó việc kiểm tra giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh không được kịp thời, sát sao, bị hạn chế nhiều. - Mặc dù có nhiều ưu điểm song hệ thống của Công Ty hiện nay vẫn còn có điểm cần xem xét. Về mẫu sổ cái Công Ty đang sử dụng để hạch toán hiện nay cũng có một số sửa đổi so với qui định là cột số dư chỉ có một cột. Việc tính số dư của tài khoản theo cách tính luỹ kế. Số dư = số dư đầu kỳ (số dư nghiệp vụ trước) + cột nợ - cột có. Như vậy mới chỉ có phản ánh số dư của tài khoản tại thời điểm đã phát sinh nghiệp vụ kinh tế chứ không phải là số dư của tài khoản đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở 1 dòng thì cột ngày ghi sổ và cột số dư thường không khớp đúng về thời gian nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu-ccdc ở công ty 7.02. Qua thời gian thực tập ở Công Ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán vật liêụ, công cụ dụng cụ ở Công ty . - ý kiến thứ nhất: Việc quản lý vật tư hiện nay ở Công ty là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội, em nhận thấy việc quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thẳng tới chân công trình như: cát, sỏi, vôi đá… để thuận tiện cho việc xuất dùng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm. Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội với thời hạn thanh toán sau. Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán Công Ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. - ý kiến thứ hai : Đối với vật liệu nhập kho, hầu hết các trường hợp đều do Công Ty tự vận chuyển. Trong những trường hợp này giá trị thực tế của vật liệu, CCDC nhập kho chưa được đánh giá ghi trên phiếu nhập kho chưa được đánh giá chính xác. Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế toán ghi sổ theo giá ghi trên phiếu nhập kho do phòng vật tư cơ giới viết. Số tiền ghi trên phiếu nhập kho đúng bằng số tiền ghi trên hoá đơn và được phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp (ghi nợ TK 152) theo giá hoá đơn không phản ánh được chi phí thu mua vật liệu và giá thực tế vật liệu nhập kho. Điều này không đúng với qui định về xác định giá vốn thực tế NVL nhập kho trên TK 152. - ý kiến thứ ba: Công tác lập chứng từ ban đầu Do đặc điểm của ngành xây dựng, của sản phẩm xây dựng cơ bản nên Công Ty tổ chức hai kho ở Chi nhánh và các kho được bố trí tại từng công trình, hạng mục công trình. Trong khi đó Công Ty lại tổ chức thi công nhiều công trình, hạng mục công trình lớn nhỏ khác nhau, tại các địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng vật tư tại các công trình đó là thường xuyên. Do đó việc theo dõi vật tư xuất dùng hàng ngày theo từng phiếu xuất vật tư ở từng kho công trình lên phòng kế toán Công Ty là rất khó khăn và phức tạp. Chính vì lẽ đó, phòng kế toán công ty đã không quản lý các phiếu xuất kho ở các công trình, mà dành cho đội công trình đó quản lý. kết luận Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tài sản và nguồn vốn của Công Ty ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, CCDC của Công Ty là một tất yếu. Nhất là trong việc chuyển đổi môi trường kinh tế, việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi còn phải nhanh chóng kiện toàn để cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tượng hư hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Trên góc độ người cán bộ kế toán em cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn. Mặc dù có thể vận dụng lý luận vào thực tiễn dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phải đảm bảo phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên báo cáo này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa kế toán và các cô chú anh chị trong phòng Kế Toán Tài Chính Công Ty Cổ Phần Sông Đà 702 tại Hoà Bình đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc hoàn thành báo cáo này. Hoà bình ngày 18 tháng 5 năm 2005 Sinh viên Phạm Nam Sơn Mục lục Lời nói đầu: 4 Phần thứ I: Sơ lược về quá trình hình thành- phát triển và tổ chức bộ máy kế toán Công ty 6 I. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Sông Đà 7 6 1.Qúa trình hình thành và phát triển 6 2. Đặc điểm tổ chức quản lý 7 Tổ chức công tác kế toán của Công ty Sông Đà 7 9 Phần thứ II: Tình hình thực tế hạch toán kế toán Vật liệu- Công cụ dụng cụ tại Công ty Sông Đà 7 15 1. Phân loại VL- CCDC ở Công ty 15 2. Tổ chức công tác kế toán VL- CCDC 16 3. Trình tự nhập, xuất kho vật liệu 26 Kế toán chi tiết VL- CCDC tại công ty sông đà 7 27 Đánh giá vật liệu- công cụ dụng cụ 30 Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán VL- CCDC 32 Kế toán tổng hợp nhập, xuất VL- CCDC 33 Những quy định chế độ tài chính vận dụng ở Công ty Sông Đà 7 Phần thứ III. Nhận xét về công tác kế toán VL- CCDC tại Công ty Sông Đà 7 và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán VL- CCDC tại Công ty Sông Đà 7 .47 I. Nhận xét về công tác kế toán VL- CCDC tại Công ty Sông Đà 7 47 Tóm tắt về Công ty Sông Đà 7 .47 Ưu điểm .48 Hạn chế .50 Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán VL- CCDC tại Công ty Sông Đà 7 .51 Kết luận : 53 Tài liệu tham khảo 1. Tài liệu về sự hình thành và phát triển của Công ty Sông Đà 7. 2. Tài liệu về hình thức tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức công tác kế toán của Công ty. 3. Tài liệu về phân công chức năng, nhiệm vụ trong phòng Tài chính- Kế toán. 4. Lý thuyết Kế toán tài chính- Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân 5. Những quy định chế độ tài chính vận dụng. Bộ côường Cao Đẳng Công Nghiệp H ng nghiệp Tr à Nội Khoa Kinh Tế & Báo cáo thực tập tốt nghiệp Kế toán Vật liệu- Công cụ dụng cụ Nơi thực tập: Công ty Sông Đà 7. Giáo viên hướng dẫn: Phạm Thị Hồng Diệp Học sinh thực hiện: Hoàng Thị Tuyết Lớp : CĐKT4-K3 Khoá học: 2001-2004 Hà Nội 2004