Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế Kiến trúc xây dựng và Thương mại EX

16.200.000 và chi phí vận chuyển là 600.000đ. + Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Ví dụ: Theo đơn giá xuất vật tư xi măng Hoàng Thạch ở chứng từ xuất kho số 140 ngày 24/10/99. Xuất cho Nguyễn Việt Trung thi công xây dựng công trình tạp chí cộng sản Hà Nội, yêu cầu số lượng xuất là 40.000kg. Theo chứng từ 140 ngày 9/10/99 xi măng Hoàng Thạch được nhập theo giá 840đ/kg. Vậy thực tế xuất kho xi măng Hoàng Thạch được tính như sau: 30.000kg x 850đ= 25.500.000 10.000kg x 840đ= 8.400.000 33.900.000 (xem nhật ký chung trang 73) - Đối với việc nhập xuất vật liệu, công cụ ở các đơn vị trực thuộc thì giá thực tế của vật liệu nhập, xuất kho được tính theo giá thựctế. B. Đối với công cụ, dụng cụ: Việc đánh giá công cụ, dụng cụ tương tự đối với vật liệu được tiến hành bình thường. Công cụ dụng cụ xuất dụng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu thi công và một số nhu cầu khác. Căn cứ vào chứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ. Kế toán tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi tính ra giá thực tế xuất dùng. Do công cụ, dụng cụ có tính chất cũng như giá trị, thời gian sử dụng và hiệu quả của công tác mà việc tính toán phân bổ giá trị thực công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tượng sử dụng có thể một hoặc nhiều lần. Có những loại công cụ, dụng cụ phân bổ hai lần nên khi xuất dùng tiến hành phân bổ ngay 50% giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đó và khi báo hỏng sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ. Công cụ dụng cụ được tính như sau: - Quần áo bảo hộ lao động : 40 bộ x 43.000đ = 1.720.000đ - Giầy ba ta : 40 đôi x 14.500đ = 580.000đ - Mũ nhựa : 40 cái x 16.000đ = 640.000đ Tổng hợp công cụ dụng cụ do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí vận chuyển. Trên phiếu nhập kho số 160 ngày 9/10/99 (trang 49) người giao hàng Nguyễn Văn Hùng nhập cho công ty (theo hợp đồng) 10 tủ tường với giá ghi trên hoá đơn số 360 là: 2.500.000đ. Vậy giá thực tế của công cụ dụng cụ được tính như sau: 10 x 2.500.000 = 25.000.000đ + Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng cho thi công Ví dụ: Đơn giá xuất của công cụ dụng cụ xẻng (xúc đất, trộn vữa) theo chứng từ phiếu xuất kho số 136 ngày 16/10/1999 là 240.000đ/chiếc. Vậy giá thực tế xuất dùng công cụ dụng cụ được tính: 20 x 12.000 = 240.000đ - Đối với việc nhập kho công cụ các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp số 1 trực thuộc công ty thì giá thực tế công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế đích danh. 6. Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán VL tại công ty xây dựng 34. Hiện nay công ty xây dựng 34 đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1111 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1999 của Bộ Tài chính kết hợp với Thông tư số 100/1998/TT-BTC về hướng dẫn kế toán thuế giá trị gia tăng (GTGT). Để phù hợp với quá trình hạch toán ở công ty, công tác kế toán vật liệu sử dụng những tài khoản tổng hợp sau: TK152, TK133, TK 331, TK111, TK112, TK621. Ngoài ra công ty còn mở thêm các TK cấp 2 để phản ánh chi tiết cho từng đối tượng cụ thể như TK1521 "NVL chính", TK 1522 "NVL phụ", TK 3331... 7. Kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu công cụ dụng cụ: Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu kế toán sử dụng và nói tới hạch toán là nói tới số liệu có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của công ty theo chỉ tiêu giá trị. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ chưa đảm bảo đáp ứng được yêu cầu này mà chỉ bằng kế toán tổng hợp có thể ghi chép, phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản sổ kế toán tổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu đó. Vậy kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở các dạng tổng quát. Do đặc điểm vật liệu- công cụ dụng cụ ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX rất đa dạng và phong phú, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ. Công ty sử dụng tài khoản 152 và tài khoản 153 để phản ánh quá trình nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ và tài khoản 331, tài khoản 141, tài khoản 111, tài khoản 112, tài khoản 311, tài khoản 621, tài khoản 642, tài khoản 627. 7.1. Kế toán tổng hợp vật liệu- công cụ dụng cụ Trong nền kinh tế thị trường việc mua vật liệu- công cụ dụng cụ được diễn ra thường xuyên nhanh gọn trên cơ sở "thuận mua vừa bán". Thông thường đối với một số đơn vị bán vật liệu- công cụ dụng cụ cho công ty liên tục nhiều lần nên mỗi khi công ty có nhu cầu mua vậtliệu- công cụ dụng cụ căn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu- công cụ dụng cụ được giám đốc kí, duyệt thì đơn vị bán sẽ cung cấp vật liệu- công cụ dụng cụ theo yêu cầu của công ty. Đối với công trình lớn, tiến độ thi công dài đòi hỏi nhiều công ty có thể mua nợ của đơn vị và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán sau một thời gian. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn. 7.1.1. Đối với vật liệu- CCDC về nhập kho công ty từ nguồn mua ngoài. Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước- tuỳ thuộc vào khả năng công ty. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn do đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho công ty. Như vậylà không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán- từ khoản 311 "phải trả cho người bán". Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu công cụ dụng cụ và quá trình thanh toán với từng người bán của công ty. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu- công cụ dụng cụ ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 10 năm 1999, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán. - Trường hợp công ty nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toán với người bán. Ngày 8/10/1999 công ty nhập kho vật liệu chính (côppha tôn) của cửa hàng vật liệu số 23 Thanh Xuân- Hà Nội theo phiếu nhập kho số 182 ngày 8/10/1999 trị giá 77.000.000đ kèm theo hoá đơn 358 ngày 8/10/97 số tiền 77.000.000đ (thuế VAT 5%). Căn cứ 2 hoá đơn trên kế toán ghi vào nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 Nợ TK152: 73.300.000đ Nợ TK133: 3.850.000đ Có TK 331: 80.850.000đ - Trường hợp căn cứ vào phiếu báo giá công ty ứng trước tiền để thanh toán cho người bán. Theo chứng từ số 212 ngày 8/10/99 trên nhật kí chung và sổ chi tiết thanh toán với người bán. Nợ TK331: 26.775.000 Có TK111: 26.775.000 Đến ngày 10/10/99 hàng về kèm theo hoá đơn số 140 ngày 10/10/99 số tiền vật liệu nhập về là 25.500.000đ. Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi nhật ký chúng theo định khoản và ở sổ cái TK152 (gồm VAT 5%) Nợ TK 152: 25.500.000 Nợ TK 1331: 1.275.000 Có TK331: 26.775.000 - Trường hợp không có hàng thì người bán phải hoàn lại số tiền ứng trước cho công ty. Khi công ty nhận lại số tiền 25.500.000đ Nợ TK111 26.775.000 Có TK331 Ngày 17/10/99 công ty nhận giấy báo nợ của ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội ngày 17/10/99 báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho cửa hàng vật liệu số 2 Thanh Xuân- Hà Nội, số tiền ghi nhậtký chung theo định khoản: Nợ TK331 80.850.000 Có TK 112 - Trường hợp công ty mua vật liệu đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giá mua vật liệu cho đơn vị bán theo hoá đơn ngày 9/10/99, số 361 nhập xăng, dầu cho công ty, công ty đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trên hoá đơn số 361 ngày 9/10/99 là 2.000.000đ. Căn cứ hoá đơn trên kế toán ghi sổ nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 (gồm VAT). Nợ TK152: 2.000.000đ Nợ TK 1331: 100.000đ Có TK 111: 2.100.000đ - Trường hợp nhập kho vật liệu ngày 24/10/99, theo hoá đơn số NHB, công ty trả bằng tiền vay ngắn hạn 8.800.000. Căn cứ vào hoá đơn số NHB kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản: (Nhật ký chung và ở sổ TK152) Nợ TK152: 8.800.000đ Nợ TK 133: 440.000đ Có TK 311: 8.840.000đ - Trường hợp kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu để mua vật liệu- công cụ dụng cụ không được hạch toán vào tài khoản 141 mà kế toán vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nào nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán như trường hợp công ty mua vật liệu, công cụ dụng cụ thanh toán trực tiếp. Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết- TK331 theo các định khoản trên. Cuối tháng kế toán tiền hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 10/99. Số dư cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số dư đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán. Mẫu số 09 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 10/99 Tài khoản: 331 "Phải trả cho người bán" Đối tượng: Chị Hoàn- Cửa hàng số 23 Thanh Xuân- Hà Nội Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Số dư Số liệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 20.000.000 358 8/10/99 Nhập vật liệu cho công ty 152,133 80.750.000 100.850.000 203 16/10/99 Nhập lưới thép cho công ty 152,133 13.440.000 114.290.000 206 17/10/99 Nhập sắt F8 152,133 23.100.000 137.390.000 NHB 17/10/99 Thanh toán tiền vật tư 112 80.850.000 56.540.000 210 18/10/99 Nhập thép ống F90 152,133 18.900.000 75.440.000 300 18/10/99 Thanh toán tiền vật tư 111 13.440.000 62.000.000 301 20/10/99 Thanh toán tiền vật tư 311 23.100.000 38.900.000 Cộng 177.390.000 136.290.000 Tồn cuối kỳ 39.900.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 10/99 Tài khoản: 331 "Phải trả cho người bán" Đối tượng: Chị Minh- Cửa hàng VLXD số 27 Thanh Xuân- Hà Nội Loại vật tư: xi măng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Số dư Số liệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 212 8/10/99 Vay tiền mặt mua VT 111 26.775.000 26.775.000 142 10/10/99 Đồng chí Hùng nhập VT 152,133 26.775.000 26.775.000 623 13/10/99 Đồng chí Hùng nhập VT 152,133 21.000.000 47.775.000 NHB 15/10/99 Đồng chí Hùng nhập VT 112 20.000.000 27.775.000 204 16/10/99 Đồng chí Hùng nhập VT 152,133 25.725.000 53.500.000 NHB 27/10/99 Đồng chí Hùng nhập VT 311 24.000.000 29.500.000 Cộng 177.390.000 136.290.000 Tồn cuối kỳ 29.500.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 7.1.2. Đối với VL, CCDC về nhập kho thuê ngoài gia công chế biến Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được lập giữa bên A (đại diện công ty) và bên B (xưởng nhập gia công) kèm theo các phiếu nhập kho của đơn vị nhận gia công để bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như đối với trường hợp hàng mua về nhập kho nghiệp vụ này được thể hiện qua hợp đồng kinh tế sau: HỢP ĐỒNG KINH TẾ Hôm nay ngày 20/10/1999 Đại diện bên A: Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX Đại diện bên B: Xưởng gia công chế biến Đức Bảo - Hà Nội Địa chỉ: 48 Đê La Thành Hai bên cùng thoả thuận kí kết hợp đồng với những điều khoản sau: Nội dung hợp đồng: - Điều 1: Gia công chi tiết vì kèo, chi tiết nối đầu cọc - Điều 2: Bảng kê mặt hàng (khối lượng giao nhận thầu) Gia công chi tiết vì kèo bằng tôn dày 5mm, hàn kết cấu thành phẩm kích thước 200mmx105mmx100mm. Đơn giá chi tiết 2500, số lượng 200. Thành tiền 200 cái x 7.500đ = 1.500.000đ và gia công chi tiết nối đầu cọc bằng tôn dày 4mm, hàng kết cấu thành kích thước 150mm x 150mm. Đơn giá chi tiết 4000, số lượng 3000 cái. Thành tiền: 3000 cái x 3500 = 10.500.000 (thuế VAT 10%: 600.000) Vậy giá trị hợp đồng là : 12.600.000đ Bằng chữ: Mười hai triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn (Khi kết thúc hợp đồng theo thời hạn bên B viết một hoá đơn kiêm phiếu xuất kho). Hoá đơn GTGT Mẫu số 01/GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 3/10 Đơn vị bán hàng; Xưởng gia công chế biến Đức Bảo - Hà Nội Địa chỉ: 48 Đê La Thành Số TK: Điện thoại; 7.829.453 Mã số: 0101786521 Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 0100532970 STT Hàng hoá- dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vì kèo cái 200 7500 1.500.000 2 Chi tiết nối đầu cọc cái 3000 4000 10.500.000 Cộng : Thuế VAT 5%, tiền thuế VAT Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn. 12.000.000 600.000 12.600.000 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi hàng về nhập kho, người nhận hàng mang hoá đơn đến phòng vật tư viết phiếu nhập. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu nhập kho số 49 ngày 22/10/99, kế toán ghi sổ nhật ký chung và sổ cái TK152 Nợ TK152: 12.000.000 Nợ TK 133: 600.000 Có TK:12.600.000 Đối với công cụ dụng cụ, việc thuê ngoài gia công chế biến trong tháng 10/99 không có, chỉ trong trường hợp mà hợp đồng yêu cầu chi tiết, đơn vị bán vật liệu, công cụ dụng cụ không đáp ứng được yêu cầu thì lúc đố công ty phải tiến hành thuê ngoài biên chế. Việc thuê chế biến này công ty khoán hoàn toàn cho đơn vị gia công vật liệu, công cụ dụng cụ về kho công ty bình thường như mua ngoài. Công ty không xuất vật tư của công ty cho đơn vị gia công mà đơn vị gia công đảm nhận phần việc này. 7.1.3. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua về nhưng không nhập kho mà đưa thẳng xuống công trình như: đá, sỏi, cát, vôi... Do khối lượng lớn, kho không chứa đủ kế toán căn cứ hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của người bán để nhập vào kho vật liệu như đối với trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài. Cuối ngày, xí nghiệp xây lăp số 1 có yêu cầu về cát đen và cát vàng phục vụ thi công công trình Cục Cảnh sát phòng cháy chữa cháy Hà Nội. Phòng vật tư viết phiếu xuất kho cát vàng và cát đen, số lượng 200m3. Thành tiền 11.440.000. Căn cứ vào hoá đơn 173 ngày 28/10/99, kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản. Mời xem nhật ký chung và ở sổ cái TK152. Nợ TK621: 11.440.000 Có TK 152: 11.440.000 Các phiếu nhập, xuất được phản ánh trên sổ kế toán giống như các trường hợp nhập kho từ nguồn mua ngoài và xuất kho dùng cho sản xuất. 7.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ Ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh kịp thời theo từng xí nghiệp, tới trong công ty, đảm bảo chính xác chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong toàn bộ chi phí sản xuất. 7.2.1. Kế toán xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất Khi tiến hành xuất vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kĩ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư như sau:  Phiếu xuất kho Số 161 Xuất cho ông: Hoàng Bình Để dùng vào việc: Thi công công trình TCNCĐ - Hà Nội Lĩnh tại kho: chị Hà STT Tên quy cách sản phẩm hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Siêu nhập Thực nhập 1 Que hàn kg 10 10 5000 50.000 2 Máy khoan cái 1 1 1.200.000 1.200.000 3 Máy hàn cái 1 1 1.000.000 1.000.000 4 Tôn 8 ly kg 2000 2000 6000 12.000.000 Cộng 14..250.000 Cộng thành tiền (Viết bằng chữ): mười bốn triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sau khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán giữ và ghi vào sổ nhật kí chung. Căn cứ vào số thực xuất ghi trong phiếu kho và giá bán đơn vị của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng. Căn cứ vào dòng cộng thành tiền trên phiếu xuất kho để ghi sổ nhật ký chung theo chứng từ số 161 ngày 25/10/99, mời xem nhật ký chung vào ở sổ cái TK152, TK153 Nợ TK627: 14.250.000 Có TK152: 12.050.000 Có TK: 2.200.000 Cùng với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán ghi sổ chi tiết TK621 "chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" cơ quan công ty. - Theo chứng từ xuất kho số 136 ngày 13/10/99 xuất vật liệu phục vụ thi công công tình tạp chí cộng sản Hà Nội. Nghiệp vụ được thể hiện trên nhật ký chung và sổ cái TK152 kế toán ghi: Nợ TK621: 44.000.000 Có TK: 44.000.000 - Theo chứng từ xuất kho số 270 ngày 23/10/99- xuất xăng, dầu phục vụ cho công tác công trình ở xa trụ sợ. Nghiệp vụ được thể hiện trên nhật ký chung ở sổ cái TK152. Nợ TK621; 2.000.000 Có TK152: 2.000.000 - Ngày 17/10/99 theo chứng từ số 164, xuất tủ tường, bàn văn phòng phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp. Thể hiện trên nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK153. Nợ TK142: 32.000.000 Có TK153: 32.000.000 Phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo chứng từ 08 ngày 25/10/99 trên nhật ký chung. Nợ TK642 (3): 16.000.000 Có TK142: 16.000.000 Giá trị 50% còn lại khi nào báo hỏng mới phân bổ hết. - Đối với phiếu xuất kho số 163 ngày 16/10/99- xuất số công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, tính một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh, mời xem nhật kí chung và sổ cái TK153. Nợ TK627: 4.700.000 Có TK153: 4.700.000 7.2.2. Trường hợp công ty cho phép các đơn vị mua vật tư bằng tiền tạm ứng để sử dụng tại các đơn vị trực thuộc Để phục vụ thi công kịp thời việc thi công các công trình ở xa trụ sở công ty. Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX cho phép các đơn vị có nhu cầu tự đi mua vật tư bằng tiền tạm ứng. Có thể các đơn vị thi công ở địa điểm nào thì nhân viên tiếp thị của từng đơn vị vay tiền tạm ứng đi mua vật tư phục vụ sản xuất. Khi số vật liệu, công cụ dụng cụ mua về nhập kho dựa trên yêu cầu của từng đơn vị do đó số vật liệu, công cụ dụng cụ này được xuất dùng hết trong tháng. Nhân viên kinh tế ở đơn vị trực thuộc lập tờ kê chi tiết về số vật liệu đã mua về và sử dụng theo từng lần nhập. - Theo chứng từ số 116 ngày 27/10/99 trên nhật ký chung của số vật tư gạch 2 lỗ và sử dụng ở đội xây dựng số 3, số tiền là 11.000.000đ được thể hiện qua tờ kê chi tiết sau: Tờ kê chi tiết Tháng 10/99 Đội xây dựng số 3 STT Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú SH Ngày 1 08 3/10 Đồng chí Loan nhập vật tư 2.100.000 2 09 5/10 Đồng chí Thoa nhập vật tư 2.000.000 3 10 6/10 Đồng chí Loan nhập vật tư 1.700.000 4 11 20/10 Đồng chí Thoa nhập vật tư 900.000 5 12 25/10 Đồng chí Thoa nhập vật tư 4.300.000 Tổng cộng 11.000.000 Ngày 27/10/1999 Người lập Kế toán trưởng Kèm theo tờ kê chi tiết bao gồm các chứng từ: - Các phiếu nhập kho số 08, 09, 10, 11, 12 và các hoá đơn hàng kèm theo tổng số tiền ghi trên các phiếu nhập kho là 11.000.000. Trong tháng tiến hành xuất kho số 21,22 và các vật tư kèm theo. Tổng số tiền ghi trên các phiếu kho là 11.000.000. Căn cứ vào tờ kê chi tiết do các đội xây dựng số 3 lập và gửi lên phòng kế toán. Phòng kế toán ghi vào nhật ký chung: Nợ TK621: 11.000.000 Có TK141: 11.000.000 - Các công trình ở xa, do bộ phận kế toán còn ít nên việc thực hiện chứng từ nhập, xuất còn khó khăn. Thường các công trình ở xa Hà Nội công ty cho phép các đội tạm ứng tiền để mua vật tư theo định mức của phòng kĩ thuật vật tư. Đến cuối tháng các đội mới hoàn tạm ứng để nhập, xuất vật tư. Lúc đó kế toán đã căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho của từng công trình để định khoản. Nợ TK621 Có TK141 - Trường hợp theo hoá đơn 0218 ngày 16/10 đội xây dựng số 6 hoàn tạm ứng nhập xuất vật tư. Kế toán căn cứ hoá đơn trên và ghi nhật ký chung theo định khoản. Mời xem nhật ký chung (trang 73) Nợ TK621: 23.000.000 Có TK141: 23.000.000 Cuối tháng kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho đội xây dựng số 3 sang TK154 để tính giá thành sản xuất trong tháng của đội xây dựng số 3. 7.2.3. Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn chuyển như xuất dùng làm nhầ kho nhà tạm Đối với công trình phụ phục vụ cho công trình có giá trị lớn, trị giá nguyên vật liệu, xuất dùng được phân bổ hết mộtlần vào phí nguyên vật liệu còn công cụ dụng cụ xuất dùng được phân bổ hết vào chi phí sản xuất chung. Mẫu số 10 Yêu cầu vật tư Ngày 28/10/99 Dùng cho công trình: Nhà máy xi măng Nghi Sơn- Thanh Hoá STT Tên vật tư Đội nhận Dùng vào việc ĐVT Số lượng Yêu cầu T/xuất 1 Cọc tre Dựng nhà tạm cây 15 15 2 Cót ép Lợp nhà tạm tấm 13 13 3 Ổ cắm sứ Làm nhà tạm cái 3 3 4 Đèn sợi tóc Làm nhà tạm chiếc 3 3 5 Bảng điện Làm nhà tạm chiếc 3 3 6 Đui cài Làm nhà tạm cái 3 3 7 Dây điện Làm nhà tạm m 15 15 8 Bản lề Làm nhà tạm chiếc 6 6 9 Khoá cửa Làm nhà tạm chiếc 2 2 Người lập Kế toán trưởng Cùng với yêu cầu vật tư phục vụ thi công ông trình chính, phòng kinh kế kế hoạch tiếp thị vật tư viết phiếu xuất kho số 170 ngày 28/10/99 căn cứ vào chứng từ kế toán phản ánh trên nhật kí chung và ở sổ cái TK152 Nợ TK621; 3.500.000 Có TK152: 3.500.000 Cuối tháng kế toán tổng hợp tất cả các phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng công trình và lập bảng tổng hợp xuất vật tư. Bảng tổng hợp xuất vật tư được lập cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ và có chi tiết cho từng công trình. Mẫu số 11 Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX Trích bảng tổng hợp xuất vật tư - công cụ dụng cụ Tháng 10/1999 Tên vật tư Tên công trình ĐVT Thành tiền TK152 245.586.000 - Côppha Công trình tạp chí cộng sản Hà Nội m2 44.000.000 - XMHT Công trình tạp chí cộng sản Hà Nội kg 33.900.000 ... ... - XMHT Công trình PCCC Hà Nội kg 16.800.000 - Thép F10 Công trình PCCC Hà Nội kg 11.440.000 ... ... ... TK153 Công trình tạp chí cộng sản Hà Nội cái 44.895.000 Xẻng Công trình PCCC Hà Nội 240.000 ... ... Người lập Kế toán trưởng Để xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán lập bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ nhằm theo dõi số lượng vật liệu xuất dùng cho từng công trình. Cuối tháng, căn cứ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 10 ở công ty như sau: Mẫu số 12 Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 10/99 STT Ghi có các TK (Ghi nợ các TK) 152 153 H. toán Thực tế H. toán Thực tế 1 TK621 190.000.000 35.000.000 - Công trình tạp chí CSHN 142.000.000 - Công trình PCCC HN 83.000.000 2 TK627 51.000.000 8.800.000 - - 3 TK642 4.586.000 1.095.000 - Cộng 245.586.000 44.895.000 Sau khi vào bảng phân bổ, kế toán tiến hành định khoản như sau: * Nợ TK621: 190.000.000 Có TK152: 190.000.000 * Nợ TK627: 510.000.000 Có TK152: 510.000.000 * Nợ TK642: 4.586.000 Có TK152: 4.586.000 * Nợ TK621: 35.000.000 Có TK153: 35.000.000 * Nợ TK627: 8.800.000 Có TK153: 8.800.000 * Nợ TK642: 1.095.000 Có TK153: 1.095.000 Từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, tháng 10/1999 của công ty có thể phản ánh lên Nhật kí chung và sổ cái theo từng công trình, cho công việc kế toán được gọn nhẹ. Nhưng ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX đã áp dụng công tác kế toán trên máy vi tính nên phòng kế toán đã căn cứ từ các chứng từ theo thứ tự thời gian để vào sổ nhật ký chung và sổ cái. Nếu có yêu cầu kiểm tra số vật liệu xuất dùng cho từng công trình thì kế toán kiểm tra trên bảng tổng hợp xuất vật tư và Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ và đối chiếu vào sổ cái TK152, TK153 và các sổ chi tiết liên quan. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc để kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật kí chung, sau đó ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Sau đây em trích sổ nhật ký chung tháng 10/99 ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX. Sau khi vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào các sổ cái liên quan. Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX Sổ cái tháng 10/99 Thanh Xuân- Hà Nội TK 152. Ng.liệu, vật liệu Ng/C.từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền nợ Số tiền có Số dư Dư đầu kỳ 18.740.000 08/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 77.000.000 77.000.000 09/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 200.000 100.000 09/10 Nhập xăng dầu tháng 10/99 111 2.000.000 104.500.000 10/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 16.200.000 120.700.000 13/10 Xuất VTTC Tạp chí CS Hà Nội 621 33.900.000 87.400.000 13/10 Xuất VTTC Tạp chí CS Hà Nội 621 44.000.000 43.400.000 16/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 111 25.200.000 68.600.000 16/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 12.800.000 81.400.000 16/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 24.500.000 105.900.000 17/10 Xuất VT CT PCCC Hà Nội 621 16.800.000 9.100.000 17/10 Xuất VTTC Tạp chí CS Hà Nội 621 5.040.000 84.060.000 17/10 Nhập vật tư vào kho công ty 331 22.000.000 106.060.000 18/10 Xuất VTTC Tạp chí CS Hà Nội 621 8.400.000 97.660.000 18/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 112 8.800.000 106.060.000 20/10 Đồng chí Hùng nhập kho Cty 111 12.500.000 118.960.000 23/10 Xuất VT TC CT Tạp chí CS 621 6.600.000 112.360.000 23/10 Xuất xăng đầu tháng 10/99 621 2.000.000 110.360.000 24/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 311 8.800.000 119.160.000 25/10 Xuất vật tư thi công CT trường công nhân cơ điện Hà Nội 621 12.050.000 107.110.000 25/10 Nhập vật tư vào kho công ty 111 195.000 27/10 Xuất VT CT Tạp chí CS 621 195.000 107.305.000 28/10 Xuất vật tư làm nhà tạm 621 3.500.000 10.310.000 28/10 Xuất VT CT PCCC Hà Nội 621 11.440.000 92.170.000 ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 356.917.000 245.586.000 Số dư cuối kỳ 130.071.000 Ngày 30/10/99 Người lập Kế toán trưởng Tương tự như đối với vật liệu, sau khi vào sổ nhật kí chung, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 153 công cụ dụng cụ. Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX Sổ Cái tháng 10/99 Thanh Xuân- Hà Nội TK 153- Công cụ dụng cụ Ng/C.từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền nợ Số tiền có Số dư 09/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 112 32.000.000 32.000.00 09/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 6.000.000 38.000.000 09/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 111 1.760.000 39.760.000 16/10 Xuất vật tư TC Cục PCCC HN 627 4.700.000 35.060.000 17/10 Xuất VT phục vụ công tác q.lý 642 32.000.000 3.060.000 25/10 Xuất vật tư thi công CT trường công nhân cơ điện Hà Nội 621 2.200.000 860.000 ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 44.895.000 44.895.000 Số dư cuối kỳ - Ngày 30/10/99 Người lập Kế toán trưởng Số CT Ngày C.từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền nợ Số tiền có Số dư 358 08/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 152 80.850.000 80.850.000 212 08/10 Vay tiền mặt mua vật liệu 111 26.775.000 54.075.000 140 09/10 Đồng chí hàng nhập vật tư 152 26.775.000 80.850.000 362 09/10 Đồng chí Hùng nhập CCDC 153 6.300.000 87.150.000 142 10/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 152 17.640.000 104.790.000 623 13/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 152 21.000.000 125.790.000 NHB 15/10 Thanh toán tiền mua vật tư 112 20.000.000 105.790.000 203 16/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 152 13.440.000 119.230.000 204 16/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 152 25.725.000 114.99.000 206 17/10 Nhập vật tư vào kho công ty 152 21.000.000 169.955.000 NHB 17/10 Thanh toán tiền mua vật tư 112 80.850.000 85.105.000 210 18/10 Nhập vật tư vào kho công ty 152 18.000.000 103.105.000 300 18/10 Thanh toán tiền mua vật tư 111 13.440.000 89.665.000 301 20/10 Thanh toán tiền mua vật tư 311 21.000.000 68.665.000 ... .. ... ... Cộng Số dư cuối tháng Ngày 30/10/99 Người lập Kế toán trưởng Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX Thanh xuân - Hà Nội Trích sổ nhật ký chung Tháng 10 năm 1999 Chứng từ Diễn giải Số liệu TK Số phát sinh Số liệu Ng/th Nợ Có 358 8/10 Đồng chí Hằng nhập vật tư Nguyên liệu vật liệu 152,133 80.850.000 Phải trả cho người bán 331 80.850.000 212 8/10 Vay tiền mua vật tư Tiền mặt 111 26.275.000 Phải trả cho người bán 331 26.275.000 140 9/10 Đồng chí Hằng nhập vật tư Nguyên liệu vật liệu 152,153 26.775.000 Phải trả cho người bán 331 26.775.000 360 9/10 Đồng chí Hằng nhập vật tư Công cụ dụng cụ 153,1331 33.600.000 Tiền gửi ngân hàng 112 33.600.000 361 9/10 Nhập xăng dầu tháng 10/99 Nguyên vật liệu 152,1331 Tiền mặt 111 622 9/10 Đồng chí Hằng nhập vật tư Công cụ dụng cụ 153,1331 1.848.000 Tiền mặt 111 1.848.000 362 9/10 Đồng chí Hằng nhập CCDC Công cụ dụng cụ 153,1331 6..300.000 Phải trả cho người bán 331 6.300.000 213 10/10 Đội XD số 7 hoàn tạm ứng nhập xuất VT Chi phí NVL trực tiếp 621 Tạm ứng NVL trực tiếp 141 142 10/10 Đồng chí Hằng nhập vật tư Nguyên liệu vật liệu 152,1331 17.640.000 Phải trả cho người bán 331 17.640.000 Tiền mặt 111 6.000.000 137 13/10 Xuất vật tư công trình Tạp chí CS Hà Nội Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 136 13/10 Xuất vật tư công trình Tạp chí CS Hà Nội Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 623 13/10 Đồng chí Hằng nhập vật tư Nguyên liệu vật liệu 152,1331 21.000.000 Phải trả cho người bán 331 21.000.000 NBH 15/10 Thanh toán tiền mua vật tư Phải trả cho người bán 331 Tiền gửi ngân hàng 112 154 16/10 Đồng chí Hằng nhập vật tư Nguyên liệu vật liệu 152,1331 26.775.000 Tiền mặt 111 26.775.000 0218 16/10 Đội XD số 6 hoàn tạm ứng nhập xuất VT Chi phí NVL trực tiếp 621 Tạm ứng NVL trực tiếp 141 203 16/10 Đồng chí Hằng nhập vật tư Nguyên liệu vật liệu 152,1331 13.440.000 Phải trả cho người bán 331 13.440.000 163 16/10 Xuất vật tư thi công CT Cục PCCC Hà Nội Chi phí sản xuất chung 627 Công cụ dụng cụ 153 204 16/10 Đồng chí Hằng nhập vật tư Nguyên liệu vật liệu 152,1331 25.725.000 Phải trả cho người bán 331 25.725.000 164 17/10 Xuất vật tư phục vụ quản lý Chi phí trả trước 142 Công cụ dụng cụ 153 241 17/10 Xuất vật tư thi công CT Cục PCCC Hà Nội Chi phí NVL trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 242 17/10 Xuất vật tư phục vụ CT Tạp chí CS Hà Nội Chi phí NVL trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 206 16/10 Nhập vật tư vào kho công ty Nguyên liệu vật liệu 152,1331 Phải trả cho người bán 331 NHB 17/10 Thanh toán tiền mua vật tư Phải trả cho người bán 331 Tiền gửi ngân hàng 112 152 18/10 Xuất vật tư thi công CT Cục PCCC Hà Nội Chi phí NVL trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 NHB 18/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư Nguyên liệu vậtliệu 152,1331 9.240.000 Tiền gửi ngân hàng 112 9.240.000 210 18/10 Nhập vào kho công ty Nguyên liệu vật liệu 152,1331 Phải trả cho người bán 331 300 18/10 Thanh toán tiền mua vật tư Phải trả cho người bán 331 13.440.000 Tiền mặt 111 13.440.000 301 20/10 Thanh toàn tiền mua vật tư Phải trả cho người bán 331 21.000.000 Vay ngắn hạn 311 21.000.000 889 20/10 Đồng chí Hùng nhập kho công ty Nguyên liệu vật liệu 152,1331 13.440.000 Tiền mặt 111 13.440.000 172 23/10 Xuất vật tư thi công CT Tạp chí CS Hà Nội Chi phí NVL trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 NHB 24/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư Nguyên liệu vật liệu 152,1331 9.240.000 Vay ngắn hạn 311 9.240.000 161 25/10 Xuất vật tư thi công CT trường công nhân cơ điện Hà Nội Chi phí NVL trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 Công cụ dụng cụ 153 8 25/10 Phân bổ công cụ dụng cụ Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 Chi phí trả trước 142 186 25/10 Nhập vật tư vào kho công ty Nguyên liệu vật liệu 152,1331 Tiền mặt 111 187 27/10 Xuất vật tư CT Tạp chí CS Hà Nội Chi phí NVL trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 116 27/10 Đội XD số 3 hoàn tạm ứng nhập xuất VT Chi phí NVL trực tiếp 621 Tạm ứng nguyên vật liệu trực tiếp 141 170 28/10 Xuất vật tư làm nhà tạm Chi phí NVL trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 173 28/10 Xuất vật tư CT Cục PCCC Hà Nội Chi phí NVL trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 8c 29/10 Kết chuyển chi phí khối cơ quan Chi phí SXKD dở dang 154 Chi phí NVL trực tiếp 621 Nguyên liệu vật liệu 152 Chi phí sản xuất chung 627 Người lập Kế toán trưởng Phần thứ ba NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIÊU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI EX VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY. I. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI EX. Trong suốt quá trình từ khi thành lập Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX luôn có hướng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt nhất là từ khi có cơ chế kinh tế thị trường. Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. - Không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn (ví dụ như các loại máy thi công, máy móc văn phòng…). - Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu qủa theo từng giai đoạn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Để công ty đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị - Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến vào hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp là một vấn đề hết sức bức thiết đối với Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX là đơn vị hạch toán kinh doanh tự chủ thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: - Thứ nhất: Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do bộ phận chuyên ngành. Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám đốc qúa trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. - Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. - Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành. 1. Ưu điểm: Cùng với sự quan tâm và giúp đỡ thường xuyên của Tổng công ty xây dựng - Bộ xây dựng Hà Nội, trong năm 1998 Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX đã phát huy được truyền thống bảo đảm chất lượng tiến độ thi công và giá thành, nên uy tín trong thị trường xây dựng và khách hàng ngày càng phát triển mạnh. Mỗi năm một lớn mạnh nâng cao giá trị sản xuất kinh doanh toàn công ty hiện nay lên tới 68.000.000.000 VNĐ. Sang năm 2000 công ty luôn phấn đấu đạt mức 70.500.000.000 VNĐ. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp lãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện hiện nay. Phòng kế toán của công ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng công ty đã có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực… đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của công ty. Phòng kế toán công ty đã sớm áp dụng thử nghiệm chế độ kế toán mới vào công tác kế toán của công ty, công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gon nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả chế độ kế toán trên máy vi tính theo hình thức nhật ký chung nhằm nâng cao trình độ cơ giới hoá công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tình hình hiện nay. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của công ty được lập đẩy đủ theo qui định với ưu điểm là sổ sách được lập đầy đủ và in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ sách kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Về công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, từng quí rõ ràng. Một năm công ty hạch toán vào 4 quí, một quý 3 tháng được hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. - Về tổ chức kho bảo quản: Nhằm đảm bảo không bị hao hụt, Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX hiện có 2 kho bảo quản vật liệu vì theo mỗi công trình là một kho. Như vậy đã giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán giúp cho việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ và bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn. - Về hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung: Sẽ tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. - Việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho có tác dụng: Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu, CCDC trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, CCDC. Thông qua đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành của sản phẩm. 2. Hạn chế: Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX còn có một số hạn chế cần được khắc phục: - Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho kiêm thủ quỹ là số ít. Có thể trong cùng thời gian một đội, xí nghiệp thi công từ 1 đến 2 công trình, địa bàn nằm ở khác nhau. Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vật liệu, CCDC ở các đội, xí nghiệp thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cẩu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí vật liệu, CCDC nói riêng, vấn đề này phòng kế toán công ty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. - Việc phân loại NVL, CCDC ở công ty không tiến hành. Hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính nên số lượng vật liệu, CCDC hạch toán được ký hiệu bởi từng mã vật tư khác nhau và công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu, CCDC. - Bên cạnh ưu điểm công ty áp dụng việc ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung, nó còn có nhược điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời nếu sự phân công công tác của cán bộ kế toán không hợp lý. Cho nên mỗi một nhân viên kế toán của công ty cần thực hiện đúng chức năng của mình để lúc cần lập báo cáo thì sẽ thuận lợi hơn. Tương tự đối với hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung có nhược điểm rất lớn: Địa bàn hoạt động công ty bây giờ hoạt động rải rác, việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ghi chép xử lý thông tin chưa nhiều, khi đó việc kiểm tra giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh không được kịp thời, sát sao, bị hạn chế nhiều. - Mặc dù có nhiều ưu điểm song hệ thống của công ty hiện nay vẫn còn có điểm cần xem xét. Về mẫu sổ cái công ty đang sử dụng để hạch toán hiện nay cũng có một số sửa đổi so với qui định là cột số dư chỉ có một cột. Việc tính số dư của tài khoản theo cách tính luỹ kế. Số dư = số dư đầu kỳ (số dư nghiệp vụ trước) + cột nợ - cột có. Như vậy mới chỉ có phản ánh số dư của TK tại thời điểm đã phát sinh nghiệp vụ kinh tế chứ không phải là số dư của TK đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở 1 dòng thì cột ngày ghi sổ và cột số dư thường không khớp đúng về thời gian nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI EX: Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán vật liêụ ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX. - Ý kiến thứ nhất: Việc quản lý vật tư hiện nay ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thắng tới chân công trình như: cát, sỏi, vôi đá… để thuận tiện cho việc xuất dụng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm. Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau. Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. - Ý Kiến thứ hai: Đối với vật liệu nhập kho, hầu hết các trường hợp đều do công ty tự vận chuyển. Trong những trường hợp này giá trị thực tế của vật liệu, CCDC nhập kho chưa được đánh giá ghi trên phiếu nhập kho chưa được đánh giá chính xác. Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế toán ghi sổ theo giá ghi trên phiếu nhập kho do phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư viết. Số tiền ghi trên phiếu nhập kho đúng bằng số tiền ghi trên hoá đơn và được phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp (ghi nợ TK 152) theo giá hoá đơn không phản ánh được chi phí thu mua vật liệu và giá thực tế vật liệu nhập kho. Điều này không đúng với qui định về xác định giá vốn thực tế NVL nhập kho trên TK 152. - Ý kiến thứ ba: Công tác lập chứng từ ban đầu Do đặc điểm của ngành xây dựng, của sản phẩm xây dựng cơ bản nên công ty tổ chức hai kho ở công ty và các kho được bố trí tại từng công trình, hạng mục công trình. Trong khi đó công ty lại tổ chức thi công nhiều công trình, hạng mục công trình lớn nhỏ khác nhau, tại các địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng vật tư tại các công trình đó là thường xuyên. Do đó việc theo dõi vật tư xuất dùng hàng ngày theo từng phiếu xuất vật tư ở từng kho công trình lên phòng kế toán công ty là rất khó khăn và phức tạp. Chính vì lẽ đó, phòng kế toán công ty đã không quản lý các phiếu xuất kho ở các công trình, mà dành cho đội công trình đó quản lý. KẾT LUẬN Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tài sản và nguồn vốn của công ty ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, CCDC của công ty là một tất yếu. Nhất là trong việc chuyển đổi môi trường kinh tế, việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi còn phải nhanh chóng kiện toàn để cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tượng hư hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Trên góc độ người cán bộ kế toán em cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn. Mặc dù có thể vận dụng lý luận vào thực tiễn dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phải đảm bảo phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của thầy cô giáo khoa Kế toán - trường Trung học Kinh tế Hà Nội. Qua đây em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Bích Nga và các cán bộ kế toán Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc hoàn thành chuyên đề này. Xin chúc Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX thành công rực rỡ trên con đường phát triển của mình. Hà Nội, ngày 01 tháng 08 năm 2000 Sinh viên Lã Đức Thành MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN THỨ I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 3 I/ Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp 3 1. Vị trí của vật liệu - công cụ dụng cụ đối với quá trình xây lắp 3 2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp 4 3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây lắp 5 II/ Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 6 1. Phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 6 2. Đánh giá quá trình thi công xây lắp 8 III/ Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ 11 1. Chứng từ sử dụng 11 2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 12 IV/ Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ 17 A. Kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên 18 A1. Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng vật liệu CCDC 18 1. Tài khoản kế toán sử dụng 18 2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 19 A2. Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm vật liệu, CCDC 23 1. Kế toán tổng hợp giảm vật liệu 23 2. Phương pháp kế toán tổng hợp xuất CCDC 25 B. Kế toán tổng hợp vật liệu, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ 28 V. Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, CCDC ở doanh nghiệp xây lắp 29 PHẦN THỨ II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CCDC Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI EX 31 I/ Đặc điểm tình hình chung ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 31 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 31 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 33 3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 34 4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 35 II/ Tình hình thực tế tổ chức kế toán vật liệu - CCDC ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 40 1. Phân loại vật liệu CCDC ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 40 2. Tổ chức công tác kế toán vật liệu, CCDC ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 41 3. Trình tự nhập - xuất kho vật liệu 54 4. Kế toán chi tiết vật liệu, CCDC tại Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 55 5. Đánh giá vật liệu 58 A. Đối với nguyên vật liệu 59 B. Đối với công cụ dụng cụ 59 6. Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 60 7. Kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu công cụ dụng cụ 61 CHƯƠNG THỨ III: NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI EX VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY 81 I/ Nhận xét về công tác kế toán vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 81 1. Ưu điểm 82 2. Hạn chế 84 II/ Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác vật liệu ở Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng và Thương mại EX 85 KẾT LUẬN 87 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP