Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty khoá Minh Khai

ng khác tạo ra thành sản phẩm hoàn chỉnh . Thuộc phân xưởng này gồm các tổ : Tổ lắp 1,tổ lắp 2,sửa chữa khoá , bao gói , chọn lọc. Phân xưởng bóng mạ: Có nhiệm vụ chủ yếu là mạ quai khoá , bản lề, chốt cửa ,… Công nghệ đòi hỏi kĩ thuật cao.Thuộc phân xưởng gồm các tổ : Bóng, mạ, sơn. Các phân xưởng SX này đều chịu sự quản lý trực tiếp các quản đốc phân xưởng , các quản đốc phân xưởng chịu sự quản lý của phó giám đốc SX. Sản phẩm hoàn thành do có kết cấu khá phức tạp, phần lớn SP hoàn thành đều có sự chuyển giao công nghệ từ bộ phận này sang bộ phận kia,vì vậy giữa các phân xưởng trong công ty có quan hệ chặt chẽ với nhau và cùng hoàn thành một sản phẩm . Có thể minh hoạ quy trình công nghệ SXSP qua sơ đồ sau: Phân xưởng cơ đIện Thành phẩm nhập kho PX bóng mạ PX cơ khí Phân xưởng lắp ráp Nguyên vật liệu Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm Quy trình công nghệ SX khoá : Nguyên vật liệu sau khi xuất kho được đến phân xưởng cơ khí , sau khi được gia công chi tiết ( khoan ,đúc cắt ,…) đưa vào kho bán thành phẩm 1. Từ kho bán thành phẩm 1 đưa đến phân xưởng lắp ráp ( Đột , sửa , lắp khoá …) Rồi đưa vào kho bán thành phẩm đến phân xưởng mạ để sơn khoá , mạ chìa ,… đưa trở lạI kho bán thành phẩm 2 , cuối cùng đưa đến phân xưởng lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm sản phẩm .Kết thúc là nhập kho thành phẩm. Ví dụ: Công nghệ sản xuất khoá 10 như sau: Vật liệu Cắt Dập đột Sửa Phay…, Tiện Bống Phay Mạ Xén tiện Phay khoan Uốn Cắt Mạ Đúc tiện , sửa Khoan Doa, Cán, Gò, Thân Khoá Lõi khoá Chìa khoá Quai khoá Lẫy khoá Vòng Khoá Khoá MK10 Bộ máy quản lý của công ty: Sự cần thiết và không thể thiếu được để duy trì hoạt động của bất cứ một DN nào chính là công tác quản lý . Công tác quản lý đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất , nâng cao chất lượng sản phẩm của DN. Công ty khoá Minh Khai hiện có 356 Cán bộ CNV,trong đó bộ phận CN SXtrực tiếp là 286 người , chiếm khoảng 80,2 %..Trực tiếp quản lý CNSX là các quản đốc ,tổ trưởng . Bộ phận gián tiếp làm việc tạI các phòng ban. Bộ máy quản lý của Công ty được bố trí theo hình thức trực tuyến chức năng. Đứng đầu công ty là giấm đốc , là người có quyền cao nhất , chịu mọi trách nhiệm với Nhà Nước và tập thể cán bộ CNV trong công ty., từ việc huy động vốn , đảm bảo SXKD có lãI,đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập cho công nhân đến việc phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà Nước . Giúp việc cho giám đốc là một phó giám đốc kỹ thuận và một phó giấm đốc SX. Cùng với các trửơng phòng ban khác . Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng , ở các phân xưởng SX, các quản đốc phân xưởng dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc SX chịu trách nhiệm trong mọi HĐSXKD của công ty , thực hiện các công việc kế hoạch được giao. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban như sau: * Phòng tổ chức : Nhiệm vụ của bộ phận này là bố trí xắp xếp lao động trong công ty, về số lượng , trình độ nghiệp vụ tay nghề , phù hợp với công việc từng phòng ban , từng phân xưởng. Phòng kế hoạch cung tiêu: Nhiệm vụ xây dựng kế hoạch SX tiêu thụ, cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin cần thiết , lập chỉ tiêu kế hoạch trong từng thời gian cụ thể. Phòng tàI vụ: Giúp việc cho ban giám đốc về các hoạt động tàI chính , thực hiện hạch toán kinh doanh, thanh, quyết toán với Nhà Nước . Phòng kỹ thuật : Cùng với phòng cung tiêu có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về các định mức kinh tế , kỹ thuật , tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm , quy cách từng mặt hàng , chủng loạI mặt hàng,… Phòng KCS : Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho. Phòng hành chính quản trị : Làm công tác văn thư , đánh máy , vệ sinhcông nghiệp , tạp vụ,quản trị hành chính ,… Phòng MARKETING : có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường ,tìm và phát hiện nhu cầu thị trường , đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những nhà đầu tư cập nhật , giúp cho việc ra quyết định của lãnh đạo được chuẩn xác , tận dụng các thời cơ trên thị trường. Trạm YTế : Có nhiệm vụ chăm lo sức khoẻ cho toàn thể cán bộ CNV công ty. Ban bảo vệ : Có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tàI sản của công ty, theo dõi việc đI làm đầy đủ, đúng giờ của CBCNV. Bộ máy quản lý của công ty khoá minh khai Giám đốc Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc công ty Phòng KH – Cung Tiêu Phòng tàI vụ Phòng KCS Phòng kỹ thuật Phòng hành chính Phòng tổ chức Fòng Markettng Tram ytế Ban Bảo Vệ Quản đốc PX sơn mạ Quản đốc PX lắp ráp Quản đốc PX cơ đIện Quản đốc phân xưởng Cơ khí 3 Cơ cấu tổ chức bộ bộ máy kế toán và kế toán của Công ty Minh Khai áp dụng : 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Minh Khai áp dụng: Công ty áp dụng tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung . mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện ở phòng kế toán kể từ khâu ghi vào sổ kế toán chi tiết , tổng hợp lập nên báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán . Mọi công việc được phân công rõ ràng đến từng thành viên. Phòng kế toán của công ty gồm có 6 Người. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Nhân viên kinh tế tạI các phân xưởng Kế Toán Vật Tư Kế toán tổng hợp,kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tiền luơng, Kiêm theo dõi bán thành phẩm Thủ quỹ Kiêm kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán - Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán ở công ty .kế toán trưởng còn giúp giám đốc về mặt cân đối tàI chính , sử dụng vốn kinh doanh. -Kế toán vật tư : Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổnghợp tình hình Nhập- Xuất- Tồn Vật tư như : Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ , công cụ dụng cụ vật liệu khác .Do đặc đIểm SPSX ở công ty đòi hỏi nhiều chủng loạI khác nhau , nên công tác kế toán vật tư có khối lượng công việc khá lớn. Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính lương thời gian và lương sản phẩm theo nguyên công theo từng giai đoạn SX. NgoàI ra , kế toán tiền lương còn kiêm thêm nhiệm vụ theo dõi kho bán thành phẩm , đánh giá sản phẩm dở dang hàng tháng. Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán như : Thanh toán tạm ứng , theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền mặt và tiền gửi, tiền vay ngân hàng phất sinh hàng ngày ở công ty. Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiền mặt của công ty, đồng thời trực tiếp theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ ,tình hình trích nộp và khấu hao TSCĐ. 3.2 Hình thức kế toán áp dụng ở công ty khoá Minh Khai: Là 1 công ty SX có quy mô vừa ,tổ chức SX gồm nhiều phân xưởng ,tổ đội khác nhau, trình độ cán bộ kế toán khá bền vững , kể từ quý I-1996 Công ty bước đầu áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung II . Đặc đIểm tình hình tổ chức quản lý vật liệu ở công ty khoá Minh Khai: 1. Đặc đIểm vật liệu của công ty: Là một công ty có qui mô vừa , chuyên SX các loạI mặt hàng khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng phục vụ xây dựng như : giàn giáo,bản lề,… nên công ty phảI sử dụng một khối lượng chủng loạivật tư tương đối lớn, có hàng nghìn loạI vật liệu khác nhau được sử dụng cho quá trình SX như thép : Thép lá,theo INOX , thép góc , thép vuông; Nhôm; đồng, bi các loạI , nhiều loạI hoá chất,…đo đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng VL là rất khó khăn và phức tạp , đòi hỏi cán bộ quản lý kế toán VL phảI có trình độ ,trách nhiệm trong công việc. Nhiều loạI vật liệu sử dụng ở công ty có loạI rất khan hiếm, nhiều loạI trong nước khong thể tự SX hoặc SX chất lượng không cao mà phảI nhập ngoạI như thép lá phảI nhập tù Nga ;… Khối lượng của vật liệu rất nặng ; hoá chất có loạI khó bảo quản , dễ hỏng . Vật liệu là kim loạI bị chịu tác động của khí hậu nên dễ bị han ,gỉ. Công ty có một hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn quy định để đáp ứng cho việc bảo quản . Sản phẩm của công ty là sản khí chế tạo, do đó chi phí về NVL chiếm tỉ trọng lớn chẳng hạn như thép INOX 2.5 ly giá 23.500/1 Tấm mà công ty sử dụng 3.200 Tấm trong tháng 5 năm 2000 đIều này cho thấy VL chiếm tỉ trọng khá lớn trong giá thành . Tuy nhiên công ty xây dựng định mức tiêu hao chưa sát với thực tế nên có thể gây nên tình trạng loạI Vl này thì thừa loạI Vl khác thì lạI thiếu . Việc quản lý vật liệu ở công ty ngày một hoàn thiện, thời gian gần đây đã không để xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu . ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của công ty . 2.Tình hình tổ chức quản lý vật liệu ở công ty khoá Minh Khai: Nguyên vật liệu sử dụng ở công ty chủ yếu được cung cấp từ các nguồn sau: Từ nguồn mua ngoàI như gang , thép từ công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội; ống thép từ công ty thép ĐàI Nam,;thép lá từ công ty Hoàng Vũ ; Than từ công ty than Hà Nội; … Các nguồn cung cấp này tương đối ổn định đảm bảo đầy đủ cho công ty chủ động SX. NgoàI ra công ty còn tự gia công chế biến : Thùng giấy, hộp giấy cát tông, một số chi tiết sản phẩm . Khâu thu mua được công ty giao cho phòng cung tiêu đảm nhận . Được kiểm tra kỹ lưỡng cả về số lượng, chất lượng , giá cả của NVL .Vật liệu được bảo quản tốt khi vân chuyển và khi nhập vào kho Trong khâu dự trữ : với lượng vốn có hạn , giá VL luôn thay đổi nên công ty chỉ dự trữ ở mức tối thiểu ,cần thiết . Tuy nhiên vẫn để xảy dra tình trạng ứ đọng vật tư - Gây ứ đọng vốn . Trong khâu sử dụng : Do chi phí NVL chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí ( khoảng 70 đến 75%) nên để tiết kiệm chi phí Vl và đảm bảo việc sử dụng NVL một cách hợp lý , có hiệu quả phòng kỹ thuật đã xây dựng mức tiêu hao Vl cho một đơn vị SP ngày một sát sao hơn . tuy không được tuyệt đối nhưng đã phần nào giảm bớt tình trạng lãng phí NVL . III . Phân loạI và đánh giá vật liệu ở công ty khoá Minh Khai: Phân loạI vật liệu: Nguyên vật liệu được sử dụng để SX của công ty rất đa dạng . Mỗi loạI Vl có nội dung kinh tế , công dụng , tính năng tính lý hoá khác nhau. Thực tế công ty đã tiến hành phân loạI Vl trên cơ sở công dụng của từng thứ , thành từng nhóm một cách khoa học chi tiết. Nhờ có sự phân loạI này mà kế toán Vl có thể theo dõi tình hình biến động của chúng , từ đó cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ VL một cách hợp lý .và dễ quản lý . Vật liệu trong công ty được phân loạI như sau: Nguyên vật liệu chính: Bao gồm Thép , đồng ,nhôm,thân khoá ,lõi khoá ,bi,…( Các loạI trên được phân loạI chi tiêt ). Vật liệu phụ : Gồm có Dầu pha sơn,day mai so,.. Nhiên liệu : Xăng A83,dầu ma dút,than ,… Phụ tùng thay thế: Dây cua roa, đá cát thép , đá màI , vòng bi,… Vật liệu khác : gồm có Hòm gỗ MK10;MK14, hộp giấy ,.. Việc phân loạI Vl ở công ty nói chung là phù hợp vói đặc đIểm , vai trò tác dụng của mỗi loạI VL tham gia vào quá trình SX. Mỗi loạI VL đã được phân loại theo dõi trên máy ,tuy chưa được hoàn thiện nhưng đã giúp cho kế toán VL nắm bắt nhanh và chính xác hơn . 2 . Đánh giá vật liệu : Vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoàI , một số ít tự gia công chế biến để đánh giá vật liệu công ty sử dụng cả hai loạI giá là giá vốn thực tế và giá hạch toán. Mua ngoàI : Nếu VL được cung cấp theo hợp đồng kinh doanh thì giá thực tế được tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng chưa có thuế GTGT cộng chi phí vận chuyển ,bốc dỡ,..( Nếu có ) Nếu VL mua ngoàI không theo hợp đồng kinh doanh thì: Giá mua thực tế Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí vận chuyển VL nhập kho = ( Chưa có Thuế GTGT) + ( Nếu có ) Yêu cầu để mua vật liệu không theo hợp đồng kinh doanh , về chất lượng phảI đảm bảo Giá mua phảI nhỏ hơn hoặc bằng giá mua ở nguồn nhập ổn định từ trứơc đó. Vật liệu tự gia công chế biến kế toán đánh giá: Giá thực tế VL Giá thực tế VL Các chi phí Tự gia công nhập kho = xuất gia công + gia công Ví Dụ: Theo phiếu xuất kho số 58 ngày 9/01/2001 Xuất cho tổ tiện 207,4.KG đồng cây FI 12 để tiện lõi 10 S , đơn giá thực tế 28.000đ /kg Trị giá VL xuất kho là : 5.807.200 Theo phiếu chi số 100 chi phí gia công 500.000 đ Trị giá thực tế số lõi 10T nhập kho là ( phiếu nhập số 56) : 5.807.200 + 500.000 =6.307.200 đ Đơn giá thực tế của mối lõi nhập kho là : 1.600 đ. Thực tế ở công ty ,hệ thống giá hạch toán của từng 5thứ , loạI VL năm nay do kế toán vật tư , xây dựng được dựa trên cơ sở giá thực tế của vật liệu đó mua vào cuối năm trước . Hệ thống giá hạch toán này của công ty được SD một cách ổn định , song hệ thống giá hạch toán này xây dựng cho từng thứ , loạI VL vẫn lấy một giá bằng nhau . ĐIều này không sát với thực tế vì mỗi loạI VL có giá thực tế mua vào có khác nhau. * Đánh giá VL xuất kho : Vật liệu xuất kho hàng ngày cũng được hạch toán chi tiết theo giá, hạch toán , đến cuối tháng ,saukhi đã phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ nhập kho VL ( cả theo giá hạch toán và theo giá thực tế ) Kế toán tổng hợp giá trị của VL tồn kho đầu kì và nhập trong kì theo hai giá : Giá hạch toán và giá thực tế , rồi xác định hệ số giá VL theo công thức : Giá thực tế của VL Giá thực tế của VL Tồn kho đầu kì . + nhập kho trong kì Hệ số giá VL = Giá hạch toán của VL + Giá hạch toán của VL tồn kho đầu kì Nhập kho trong kì . Sau đó XĐ trị giá thực tế của Vl xuất kho là : Giá thực tế Hệ số giá giá hạch toán của Vl xuất kho . = vật liệu x của VL xuất kho Ví dụ : trên bảng kê số “ tính giá thành thực tế VL-CCDC”. tháng 1/2001. Số dư đầu tháng của VL chính là : 1.658.619.650 ( Giá HT) ( Giá TT) Số nhập trong tháng ( Vật liệu chính ) : 156.682.750 ( Giá HT) 153.534.453 ( giá TT) 655.731.619.+ 153.534.453 Hệ số giá VL = = 0,997. + 156.682.750 Lượng xuất theo giá hạch toán là :374.574.144 x 0,997 = 373.540.391. Nếu tính giá thực tế xuất kho của thép INOX theo phiếu xuất kho số 163 ngày 21/1/2001. Ta căn cứ vào tổng giá hạch toán trên phiếu xuất kho và hệ số 0.997 tính được Trị giá thực tế INOX xuất kho: 19.634.000 x 0,997 = 19.575.098 Như vây , trong công tác kế toán VL ở công ty khoá Minh Khai Sử dụng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập , xuất , tồn kho VL , còn giá thực tế sử dụng phản ánh trên các Tk kế toán và sổ kế toán tổng hợp . Bằng việc sử dụng giá hạch toán và giá thực tế , công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập – Xuất – Tồn VL một cách thường xuyên kịp thời , đảm bảo giảm khối lượng tính toán khi xác định trị giá thực tế. III . Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá Minh Khai: 1 . Thủ tục nhập kho vật liệu : Chế độ kế toán quy định tất cả các loạI VL khi về đến công ty đều phảI làm thủ tục kiểm nhậnvà nhập kho công ty . Thực tế ở công ty khoá Minh Khai . Thực tế ở công ty khoá Minh Khai khi vật liệu được giao đến , cán bộ KCS kiểm tra vềsốlượng ,chất lượng , quy cách vật tư rồi viết phiếu kiểm tra KCS . Trường hợp giá trị vật tư lớn hơn 5.000.000. đồng ( Theo giá mua không có hợp đồng ) Thì cán bộ KCS phảI lập biên bản kiểm nghiệm vật tư đưa cho cán bộ cung tiêu. Ví dụ : biểu số 1 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05/VT ( Số luợng , chất lượng , giá cả ) 1141 TC/QĐ/CĐKT Hôm nay, ngày 16 Tháng 01 năm 2001 Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có : 1 . Bà Nguyễn Thanh Tú KHCT – Trưởng ban . 2 . Bà Nguyễn Thị Sâm KCS – Uỷ viên 3. Bà Dương Thị Dung TàI vụ – Uỷ viên 4. Bà Pham Thị thổn Thủ Kho- Uỷ viên 5 Ông Hồ Văn Quang Tiếp liệu- Uỷ viên. Căn cứ vào hoá đơn số 000063 ngày 15/01/2001 của công ty Hoàng Vũ , đã kiểm nghiệm các loạI vật tư sau đây: Thép INOX 2,5 x 1219 x 2438 2,2 x 1000 x 2000 1.2 x 1220 x 2000 0,8 x 1000 x 2000 Phương thức kiểm nghiệm : Dùng thước cặp Pa Me để đo theo phương pháp thủ công : TT Tên nhãn hiệu Số lượng quy cách vật tư ĐVT Theo Thực tế Đúng Không chứng kiểm quy đúng Từ nghiệm cách quy cách Thép INOX 1 2,5 x 1219 x 2438 KG 583,24 583,24 2 2,2 x 1000 x 2000 KG 345,4 345,4 3 1,2 x 1220 x 2000 KG 160,9 160,9 4 0,8 x1000 x 2000 KG 12,56 12,56 Kết luận và ý kiến giải quyết của ban kiểm nghiệm : Nhập kho công ty. ĐạI diện thủ kho TàI vụ ĐạI diện KCS Chủ hàng ĐạI diện KHCT Uỷ viên Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Tiếp theo cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập vật tư căn cứ vào số lượng vật liệu thực nhập (Trên phiếu KCS) . Phiếu nhập vật tư có chữ kí của thủ kho , phụ trách cung tiêu và bên giao hàng . Ví dụ : Biểu số 2 Phiếu nhập vật tư số 58 Mẫu số 01/ VT Ngày 16Tháng 01 Năm 2001 1141TC/ CĐKT Đơn vị : CT Khoá Minh Khai Bộ phận : kế hoạch cung tiêu Nợ có Nhập của : Công ty Hoàng Vũ Theo biên bản kiểm nghiệm ngày 16 tháng 01 năm 2001 1521 331 Nhập tạI kho công ty TT Tên nhãn hiệu Đơn Số lượng quy cách vật tư vị Theo Thực Đơn giá Thành tiền tính Chứng từ nhập Thép INOX 1 2,5 x 1219 x 2438 KG 583,24 583,24 20 11.664.800 2 2,2 x 1000 x 2000 KG 345,4 345,4 20 6.908.000 3 1,2 x 1220 x 2000 KG 160,9 160,9 20 3.218.000 4 0,8 x1000 x 2000 KG 12,56 12,56 20 251.200 Tổng cộng 22.042.000 Cộng thành tiền ( Bằng chữ) : Hai mươI hai triệu không trăm bốn mươI ngàn đồng. Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Trường hợp vật tư nhập kho nhưng thanh toán chậm, thì phiế nhập kho hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyyển cho kế toán vật tư, sau đó khi thanh toán thì kế toán vật tư chuyển cho kế toán thanh toán phiếu nhập kho và các chuứng từ liên quan này. Ví dụ: Biểu số 3 Hoá đơn GTGT Liên 2 : Giao cho khách hàng Ngày 15Tháng 01 Năm 2001 N : 00063 Đơn vị bán hàng : Công ty Hoàng Vũ Số TK :……….. Địa chỉ : 72A Nguyễn Văn Cừ. MS :01-0077492-0-1 Họ tên người mua hàng : Hồ văn Quang Đơn vị : Công ty khoá Minh Khai Địa chỉ : 125 D Minh Khai – Hà Nội - Số TK :………………… Hình thức thanh toán : Trả chậm - MS : 01-0010650-7-1 TT Đơn Số Đơn Thành Tên hàng hoá ,dịch vụ vị lượng g2iá tiền tính Thép INOX 1 2,5 x 1219 x 2438 KG 583,24 20.000 11.664.800 2 2,2 x 1000 x 2000 KG 345,4 20.000 6.908.000 3 1,2 x 1220 x 2000 KG 160,9 20.000 3.218.000 4 0,8 x1000 x 2000 KG 12,56 20.000 251.200 Tổng cộng 22.042.000 Cộng tiền hàng : 22.042.000 Thuế suất GTGT10% Tiền thuế GTGT 2.204.200 Tổng cộng tiền thanh toán : 24.246.200 Số tiền ghi (bằng chữ) : Hai bốn triệu, hai trăm bốn sáu ngànhai trăm đồng.) Người mua hàng Kế Toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2. Thủ tục xuất kho vật liệu: Tại các phân xưởng sản xuất , các tổ trưởng SX xác định số VL cần thiết để dùng vào SX , rồi viết số lượng cần thiết vào sổ yêu cầu cung cấp vật tư gửi lên phòng cung tiêu. Cán bộ cung tiêu viết phiếu xuất theo lượng yêu cầu đó , thủ kho xuất theo số lượng trên phiếu. Ví dụ : biểu số 4 Phiếu xuất kho Số : 202 Mẫu số 02/VT Nợ:621 QĐ 1141 TC/CĐKT Ngày 21 tháng 01 năm 2001 Có :1521 Họ và tên người nhận hàng : Anh Độ - Tổ rèn Lý do xuất kho : Làm bản lề càng cua ; Làm thanh càI; làm bản lề bưu đIện;làm bản lề thí nghiệm. TT Tên nhãn hiệu ĐVT Mã Số lượng Thực quy cách vật tư vật Yêu xuất Đơn giá Thành tiền tư Cầu Thép inox 1 2,5 x 1219 x 2438 KG 321,4 321,4 20'000 6.428.000 2 2,2 x 1000 x 2000 KG 380 380 20'000 7.600.000 3 1,2 x 1220 x 2000 KG 184 160,9 20'000 3.218.000 4 2,2 ly KG 12 11,94 20'000 2.388.000 Tổng cộng 19.634.000 Thủ kho Người nhận Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu phải gửi liên 2 phiếu xuất kho xuống cho thủ kho, sau đó tổ trưởng hay công nhân của PX đó xuống kho nhận vật tư theo phiếu xuất. 2 Kế toán chi tiết vật liệu: Hạch toán chi tiết vvạt liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập , xuất , tồn theo từng thứ , loạI Vl về số lượng , chất lượng , chủng loạI và giá trị . TạI công ty , vật liệu sử dụng rất đa dạng và phức tạp , nghiệp vụ nhập xuất diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết VL là vô cùng quan trọng . Công ty sử dụng phương pháp số dư để hạch toán chi tiết VL. Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán sau : Phiếu nhập kho vật tư . Mẫu số 01 – VT. - Phiếu xuất kho vật tư Mẫu số 02 – VT. Phiếu xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ . Mẫu số 03 – VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư , hàng hoá . Mẫu số 05 – VT Hoá đơn GTGT . Mẫu số 01- GTGT Hoá đơn cước vận chuyển . Mẫu số 03- BH Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư là hợp lý , phương pháp này phù hợp voí đIều kiện thực tế của công ty : Chủng loạI vật liệu rất đa dạng, số lượng các nghiệp vụ xuất nhập nhiều, trình độ kế toán tương đối cao. TạI kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn . Hàng ngày , thủ kho tập hợp các phiếu nhập xuất và đối chiếu với số thực nhập , thực xuất thủ kho ghi vào thẻ khovà đến cuối ngày thủ kho tính ra số tồn khocủa từng loạI VL . Cuối tháng , thủ kho căn cứ vào số tồn trên thẻ kho của từng thứ loạI VL ghi sang sổ số dư vào cột số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ VL, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, mỗi chứng từ ghi một dòng. Ví dụ : Biểu số 5 Đơn vị : Cty khoá MK THẻ KHO Tên kho : Vật tư Ngày lập thẻ : 01/01/2001 Tờ số : 01 Tên ,nhãn hiệu, quy cách vật tư : Thép INOX 2,5 x 1219 x 2415 Đơn vị tính : KG Mã số : STT Chứng từ Ngày SL SL SL Kí xác Số Ngày Diễn giảI Nhập Nhập Xuất Tồn nhận của Hiệu tháng Xuất kế toán 01.01.01 12 1 58 16/1 Công ty Hoàng Vũ 16/1 583,24 595,24 2 59 16/1 Công ty Hoàng Vũ 16/1 291,6 886,84 3 163 21/1 Anh Độ - Tổ Rèn 21/1 32,14 565,44 4 235 30/1 Anh Độ - Tổ Rèn 30/1 299 266,44 Để đảm bảo tính chính xác của số VL tồn kho hàng tháng phảI đói chiếu ssó thực tồn trong kho và thẻ kho. Nếu có sự chênh lệch phảI tiến hành đIều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê. Thực tế công ty không thể thực hiện được bởi vì trong kho luôn tồn rất nhiều chủng loạI VL việc kiểm tra mất rất nhiều công sứ do vậy công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm. Đối với kế toán VL định kì 10 ngày một lần xuống kho nhận chứng từ nhập xuất . sau đó kế toán tiến hành định khoản chứng từ nhập xuất VL, phân loạI phiếu nhập theo từng nguồn nhập . Phân loạI phiếu xuất theo từng đối tượng SD . Cuối tháng kể toán kiểm tra thủ kho có tính đúng khối lượng vật liệu tồn kho hay không. Nếu khớp kế toán sẽ kí xác nhận vào thẻkho, ghi giá trị vật tư vào sổ số dư ở cột giá trị ( Khối lượng nhân với giá hạch toán). Đồng thời , căn cứ vàocác bảng kê nhập xuất kế toán tiến hành lập bảng luỹ kế nhập, xuất vật tư theo chie tiêu giá trị ( Giá hạch toán) - Sổ số dư được mở cho cả năm và được mở cho từng thứ vật liệu,mỗi loạI dành riêng cho một trang sổ nhất định. Ví dụ : Biểu số 6 . Sổ số dư năm 2001 TK :1521 TT Tên nhãn hiệu ĐVT Dư đầu năm Dư tháng 1 Dư tháng 1 Quy cách vật tư Đơn giá SL ST SL Số tiền Thép inox 1 0,8x 1000x1000 KG 20.000 0 0.000 12,56 251.200 2 2,2 x 1220 x 2000 KG 20.000 0 0 0 0 3 2,5 x 1219 x 2438 KG 20.000 12 240.000 266,44 5.328.800 4 Thép mạ kẽm 0,7ly KG 70.000 01 70.000 01 70.000 … …. … … … … … … … … …. …. … .. … … …. ….. Tổng cộng 1.655.731.619 1.435.725.681 + Bảng kê nhập :Gồm nhiều cột , mỗi cột tương ứng với một loạI Vl nhập vào, mỗi loạI VL được chi tiết theo từng phiếu nhập và số tiền tưng ứng Các phiếu nhập đã được phân loạI theo từng nguồn nhập , văn cứ vào đó kế toán chi tiết VL ghi vào bảng kê nhập theo từng nguồn nhập. Mỗi nguồn nhập được theo dõi trên một hoặc nhiều trang sổ . Ví dụ : Biểu số 9 Bảng kê nhập vật tư theo nguồn nhập tháng 1 năm 2001 Ghi có TK 154 1521 1528 … PN Tiền PN Tiền 01 02 41 94 131 … 62.400 85.050 520.200 6.307.200 1.860.000 …. 40 56 76 106 154 … 1.860.000 390.000 1.263.000 1.002.000 2.494.500 Cộng 23.632.050 7.102.500 Nhận xét : Bảng kê xuất có kết cấu gồm nhiều cột , mõi cột tương ứng với một số đối tượng sử dụng chi tiết theo từng phiếu xuất và số tiền tương ứng . Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty khoá Minh Khai : Bảng Luỹ Kế Nhập Xuất Phiếu nhập Bảng kê nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất Trong đó : Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng. 4.kế toán tổng hợp vật liệu tạI công ty khoá Minh khai : 4.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Kế toán tổng hợp VL là việc sử dụng các TK kế toán để phản ánh , kiểm tra và giảm sát các đối tượng kế toán có nội dung ở dạng tổng quát . Công ty khoá Minh Khai sử dụng VL để SX SP , HH để SX chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế toán tổng hợp nhập VL và SD tàI khoản 133 và một số TK chủ yếu sau: TK 152,331,111,112,141,… Nhập do mua ngoàI : Trường hợp nhập VL mua ngoàI thanh toán chậm : TạI công ty khi hàng nhập về kho , căn cứ vào phiếu nhập kho , hoá đơn GTGT và hoá đơn cước phí vận chuyển ( Nếu có) tuỳ từng trường hợp kế toán ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) – Giá mua chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133 ( Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ) Có TK 331 Tổng giá thanh toán. Đến khi kế toán cắt séc hoặc viết phiếu chi đúng bằng số tiền của khối lượng vật liệu mua và cán bộ cung tiêu đem đI thanh toán với bên cung ứng kế toán ghi : Nợ TK 331 Có TK 111,112 Ví dụ : Khi công ty mua thép INOX của công ty Hoàng Vũ, bên cung ứng đã bao thầu vận chuyển . Căn cứ vào phiếu nhập kho Só 58 và hoá đơn GTGT số 000063 kế toán ghi : Nợ TK 152 (1521) 21.083.516 Nợ TK 133 (1331) 2.108.351,6 Có TK 331 23.191.867,6 Khi được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng ( Qua séc) ghi: Nợ TK 331 : 23.191.867,6 Có TK 112: 23.191.867,6 -Nếu tự vận chuyển , chi phí vận chuyển sẽ được thanh toán bằng tiền mặt căn cứ vào hoá đơn cước phí vận chuyển và phiếu chi tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 152 ( Chi tiết ) Nợ TK 133 Có TK 111 Ví dụ : Khi mua NIKEN dương cực , của công ty hoá chất Hà Nội, chi phí phảI trả cho thuê ngoàI vận chuyển là : 60.000 được , Căn cứ vào phiếu chi ghi : Nợ TK 152 ( 1521) 60.000 Nợ TK 133 6.000 Có TK 111 66.000 Để theo dõi tình hình nhập VL và thanh toán với người bán ,kế toán sử dụng chi tiết TK 331 “ PhảI trả cho người bán “ Ghi có TK 331. Sổ chi tiết TK 331 được mở để theo dõi chi tiết đối với từng người bán , mỡi đơn vị bán được mở một trang nhất định. Cuối tháng cộng sổ và tính số dư cuối kì. Cơ sở và phương pháp ghi : Phần diễn giảI : Các nghiệp vụ nhập VL , thanh toán với người bán . kế toán đối chiếu số liệu, giá mua thuế GTGT,…Mỗi nghiệp vụ phát sinh được ghi một dòng. Dư đầu tháng : Căn cứ vào số dư cuúi tháng trước chuyển sang ghi dư nợ , dư có cho phù hợp . Số phát sinh trong tháng : Nếu hàng về có đủ hoá đơn GTGt và phiếu nhập kho , kế toán ghi : Có TK 331 trên cùng hàng với TK đối ứng ( TK 152, 133. Nếu hàng về mà hoá đoen chưa về , kế toán ghi trên dòng có TK 331 theo giá tạm tính . Đến khi nhận được hoá đơn , kế toán xoá bút toán tạm tính bằng cách ghi 2 bước : Bước 1 : Ghi tên TK đối ứng và trên cùng dòng TK đối ứng đó ghi có TK 331 bằng mực đỏ theo giá tạm tính. Bước 2 : Ghi có TK 331 Trên cùng dòng TK đối ứng giá trị vật liệu và thuế GTGT . Sau khi ghi xong các nghiệp vụ xong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , kế toán tính ra số dư cuói tháng trên sổ chi tiết TK 331 Ví dụ : Biểu số 13 Sổ chi tiết thanh toấn với người bán TK: 331 - Đối tượng Công ty hoá chất Hà Nội Tháng 01 Năm 2001 Chứng từ Thời TK Số phát sinh Số dư Phiếu Ngày Diễn hạn đối nhập tháng giảI được ứng Nợ Có Nợ Có kho CK Dư đầu tháng 58 16/1 Thếp INOX ( 2,5 ly;2,2ly;0,8ly;1,2ly) Thuế GTGT 1521 133 21.083.516 2.108.351 23.191.867 59 16/1 Thép INOX(2,5ly;2,2ly) 1521 6.184.087 29.994.362 Thuế GTGT Trả tiền mua vật tư 133 1121 29.994.362 618.408 .. .. …. … … … … … … … … … … … … … … Cộng 29.994.362 29.994.362 b.Nhập vật liệu tự chế , tự gia công: Theo phiếu nhập kho số 94 ngày 21 /1/2001 trị giá thực tế VL nhập kho là: 10.974.700 , kế toán ghi : Nợ TK 152 ( 1521 ) : 6.307.200. Có TK 154 ( gia công ) : 6.307.200 Trường hợp này , kế toán vật tư chỉ định khoản và theo dõi trên bảng kê nhập , xuất VL theo giá hạch toán . Đến cuối kì theo dõi trên sổ cáI TK1521,1528,… theo giá thực tế ( giá thực tế bằng với giá hạch toán ) sở dĩ là như vậy vì mặt hàng tự chế , tự gia công ở côngty không nhiều , việc theo dõi rất đơn giản. c.Nhập vật liệu từ nguồn tạm ứng : Khi có nhu cầu tạm ứng , cán bộ cung tiêu sẽ viết đơn xin tạm ứng theo nội dung sau : Đơn vị : Công khoá Minh Khai Mẫu số 03 – TT ban hành theo Địa chỉ : QĐ 1141TC/ QĐ - CĐKT Ngày 01/11/1995BTC Số :156 Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 27Tháng 01 Năm 2001 Kính gửi : Ban giám đốc Tên tôI là : Hồ Văn Quang Địa chỉ: Phòng cung tiêu Đề nghị cho tạm ứng số tiền :400.000. đ Bằng chữ :Bốn trăm ngàn đồng chẵn. Lý do tạm ứng : Mua vật tư Thời hạn thanh toán : Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách Người đề nghị Bộ phận Tạm ứng - Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng , sau khi đã được giám đốc xét duyệt kế toán thanh toán viết phiếu chi số 20 . khi đó kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 “ Tạm ứng “ Nợ TK 141 : 400.000 Có TK 111: 400.000 -Khi vật tư về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập vật tư số 13 Ví Dụ: Biểu số Phiếu nhập vật tư Ngày 28 Tháng 01 Năm 2001 Bộ phận : Cung tiêu Nhập của :72 Kim ngưu TT Tên hàng hoá ,dịch vụ ĐVT Mã VT SL Theo chứng từ SL Thực Nhập Đơn Giá Thành tiền Thép góc 30x30x3 Cây 08 08 31.200 249.600 Cộng 274.000 Trường hợp công ty ứng trước tiền mua VL nhưng VL chưa về nhâp kho và HĐ chưa về. Căn cứ vào ST đã chi kế toán ghi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản: Nợ TK331 Có TK 111, 112 - Khi VL về nhập kho , căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 theo định khoản : Nợ TK 152 (chi tiết ) Nợ TK 133 ( VAT đầu vào được khấu trừ ) Có TK 331 Ví dụ : Căn cứ vào phiếu chi số 112 ngày 08/01/2001 ứng trước tiền mua VLP ( mua sơn) cuă công ty hoá chất Hà NộiKế toán ghi : Nợ TK 331 : 445.500 Có TK 111 : 445.500 Đến ngày 12 /1/2000 , vật tư về, căn cứ vào phiếu nhập kho số 45 và hoá đơn GTGT số 000873, kế toán ghi giá thực tế VL nhập về : Nợ TK 152 (1522) 405.000 Nợ TK133 40.500 Có TK 331 445.500 Trường hợp vật tư mua về nhập kho thanh toán ngay với người bán , ghi: Nợ TK 152 ( chi tiết) Nợ TK 133 ( Thuế VAT đầu vào được khấu trừ ) Có TK 111, 112  Ví Dụ : Biểu số 14 Hoá đơn GTGT Liên 2 : Giao cho khách hàng Ngày 28 Tháng 01 Năm 2001 N : 037594 Đơn vị bán hàng :72 Kim Ngưu Số TK :……….. Địa chỉ : 72 Kim ngưu MS :01-0077492-0-1 Họ tên người mua hàng : Hồ văn Quang Đơn vị : Công ty khoá Minh Khai Địa chỉ : 125 D Minh Khai – Hà Nội - Số TK :………………… Hình thức thanh toán : Trả chậm - MS : 01-0010650-7-1 TT Đơn Số Đơn Thành Tên hàng hoá ,dịch vụ vị lượng giá tiền tính 1 Thép góc 30 x 30 3 Cây 08 31.200 249.600 Vận chuyển 24.400 Cộng 274.000 Cộng tiền hàng 274.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 27.400 Tổng cộng tiền thanh toán : 301.400 Người mua hàng Kế Toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trường hợp công ty ứng trước tiền mua VL nhưng VL chưa về nhập kho và hoá đơn GTGT công ty căn cứ vào số tiền đã chi kế toán ghi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản : Nợ TK 331 Có TK 111,112 Khi VL về nhập kho , căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi vào sỏ chi tiết TK 331 Theo định khoản : Nợ TK 152( Chi tiết) Nợ TK 133 Có TK 331 Trường hợp vạt liệu mua về nhập kho thanh toán ngay với người bán , ghi: Nợ TK 152 ( Chi tiết ) Nợ TK 133 Có TK 111,112 Ví Dụ : Theo phiếu nhập vật tư 70 ngày19/01/2001 nhập của ông: Hoà - văn đIển cột chống 322 cột. Hoá đơn GTGT só 019387 phiếu nhập kho 70 và phiếu chi số 80 , ghi : Nợ TK 152 (1521) 4815.510 Nợ TK 133(1331) 481.551 Có TK 111(1111) 5.297.061 Biểu số 17 : Giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngày 28 tháng 01 năm 2001 Nợ TK 1521 Số 207 Nợ TK 133 Có TK 141 Họ và tên người thanh toán: Hồ văn Quang Bộ phận : phòng cung tiêu. Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giảI Số tiền I. Số tiền tạm ứng : Mua thép góc 400.000 1.Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 0 2 . Số tạm ứng kì này 400.000 Phiếu chi số 20GĐ ngày 27/1/2001 II . Số tiền đã chi : 301.400 Phiếu nhập số 234 ngày 28/1/2001 và HĐGTGT 037594 ngày 28/1/2001 III Chênh lệch (I-II) 98.600 1. Số tạm ứng chi không hết 98.600 2 Chi quá số tạm ứng 0 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán TT Người thanh toán + Số tiền chênh lệch trả lạI nộp vào quỹ theo phiếu thu số 120 ngày 30/1/2001 căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh , kế toán ghi vào sổ chi tiết TK141. Và cuối tháng ghi vào NKCT số 10: Nợ TK 152(1521) :274.000 Nợ TK 133 27.400 Có TK141 : 301.400 Nợ TK 111 98.600 Có TK 141 98.600 Ví du : Biểu số 18 Sổ chi tiết TK141 Đối tượng : Nguyễn Văn Độ Chứng từ TK Số tiền Số ngày Đối ứng Diễn giảI Nợ Có Tháng 1/2001 Dư đầu tháng 0 120 01/1 111 T.ư mua mũi khoan 1.100.000 154 07/1 1521 TT Tạm ứng 1.000.000 133 100.000 156 27/1 111 TƯ mua thép 400.000 207 28/1 1521 TT tạm ứng 274.00 133 27.400 135 28/1 111 Tiền chênh lệch nộp quỹ 98.600 Cộng PS trong tháng 1.500.000 Dư cuối tháng 0 Một nhiệm vụ rất quan trọng của kế toán là tính giá thành thực tế của VL -CCDC. Kế toán căn cứ vào phần phân tích trên bảng luỹ kế nhập nhập ( Ghinợ TK 1521 , 1521,… theo giá hạch toán ) và trên bảng luỹ kế xuất ( ghi Có TK 1521,1522,… theo giá thực tế ) rồi lấy tổng cộng ghi vào bảng tính giá thành thực tế của VL – CCDC ở công ty tháng 1 Năm 2001 Số liệu được tính toán như sau: I . Số dư đầu tháng : Lấy từ dòng tồn kho cuối tháng của bảng kê tháng trước ( Tháng 12/2000) II. Số phát sinh trong tháng : Cột giá hạch toán : Được láy từ bảng luỹ kế nhập vật tư của tháng 1 ( biểu số 11 ) Riêng với phần có TK 154 – Gia công và TK 1388 thì căn cứ từ bảng luỹ kế nhập vật tư ( biểu số 11): giá thành thực tế nhập cũng bằng giá hạch toán nhập. III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng : Lấy số liệu ở I cộng với số liệu tương ứng ở II. IV . Hệ số chênh lệch : ( hệ số giá ) : Số liệu ở cột TT mục III Hệ số giá = Số liệu ở cột HT mục III V . Xuất dùng trong tháng: Phần hạch toán : Lấy số liệu tổng cộng xuất mỗi nhóm VL ( 1521 ,1522,…)từ bảng luỹ kế xuất VL. Phần giá thực tế : Giá thực tế = Giá hạch toán x Hệ số chênh lệch VI. Tồn cuối tháng : Được XĐ bằng số liệu dòng III trừ số liệu dòng V tương ứng. 4.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Đối với kế toán ngoàI việc xác định , theo dõi ,phản ánh giảtị vật liệu xuất dùng còn phảI tính phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng tập hợp chi phí SX là các SP chủ yếu , có định mức tiêu hao VL cho một đơn vị SP. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành SP. Vật liệu ở công ty khoá Minh Khai xuất kho chủ yếu cho SX , quản lý và phực vụ cho quá trình SX . Kế toán VL căn cứ vào số thực xuất và đơn giá hạch toán Vl để tính ra giá trị hạch toán của VL xuất dùng và giá thực tế VL xuất kho : Giá thực tế Giá hạch toán Vl xuất dùng = VL xuất dùng x Hệ số giá . Kế toán tổng hợp xuất VL ở công ty sử dụng 1 số TK chủ yếu sau : TK 152, 621,627,642,154,… Tuỳ theo mục đích SD vật liệu xuất kho kế toán phản ánh giá trị thực tế VL xuất dùng vào bên có TK 152 , đối ứng với TK nợ tương ứng. Xuất kho dùng cho SX kế toán ghi : Nợ TK 621 Có TK 152 ( Chi tiết ) Ví dụ : Phiếu xuất kho số 163 ngày 21/01/2001. Vl xuất để làm thanh cài. Lượng thép INOX xuất ra có giá hạch toán ghi trên phiếu xuất là 19.634.000 được . Hệ số giá với NVL chính là 0,997 Ta xác định được giá trị thực tế VL xuất dùng: 19.634.000 x 0,997 = 19.575.098 Kế toán ghi : Nợ TK 621 19.575.098 Có TK 152( 1521) 19.575.098 Xuất cho SX chung kế toán ghi : Nợ TK 627 (6272) Có TK 152 ( Chi tiết ) Xuất kho VL cho tự gia cong , kế toán ghi : Nợ TK 154 ( Gia công) Có TK 152 ( chi tiết ) Khoản chi phí cho gia công bằng tiền mặt , kế toán thanh toán ghi : Nợ TK 154 ( Gia công) Có TK 111 Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 58 ngày 5/1/2001 xuất 57 cây đòng cây FI 12cho tổ tiện, tự gia công. Trị giá hạch toán ghi trên hoá đơn :5.807.200 được . Thực tế công ty lấy giá thực tế VL xuất kho cho gia công chính bằng giá hạch toán VL xuất kho cho gia công . Kế toán định khoản . Nợ TK 154 ( gia công ) :5.807.200 Có TK 152 (1521) 5.807.200 Đồng thời , kế toán thanh toán phản ánh số chi phí cho tự gia công theo phiếu chi tiền mặt số 74 là : Nợ TK 154 ( Gia công ): 500.000 Có TK 111 500.000 Khoản chi tiền mặt sẽ được kế toán thanh toán theo dõi trên NKCT 1. Để theo dõi việc xuất dùng VL theo đúng đói tượng SD, công ty đã sử dụng bảng phân bổ VL và CCDC + Kêt cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ : Các cột dọc phản ánh các loạI VL và CCDC xuất dùng trong tháng tính theo giá hạch toán và giá thuực tế . Các dòng ngang phản ánh các đối tượng SD VL , CCDC. + Cách lập : Cột HT : Căn cứ vào bẳng “ Luỹ kế xuất vật tư”, lấy số liệu tương ứng từng dòng của từng đối tượng SD và lấy số liệu tổng cộng cuối mỗi cột Cột TT : = giá HT x Hệ số giá. Hệ số giá : Lờy ở bảng kê số 3 . Cuối tháng , căn cứ vào các phiếu nhập kho , phiếu xuất kho kế toán nhập số VL vào máy trên sổ NKC theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ . Trên cơ sở phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng số liệu tự động được chuyển vào các sổ kế toán liên quan như : sổ cáI TK 1521,1522,331,… Ví dụ : Biểu số 21 : Bảng phân bổ VL, CCDC tháng 1/2001 ở công ty khoá Mnh Khai như sau: Sổ nhật ký chung Tháng 01 năm 2001 Chứng từ Số hiệu Số phát sinh Số Ngày Diễn giảI TK Nợ Có Mang sang 932.548.137 932.548.137 58 05./1 *Xuát 57 cây đồng cho tổ tiện tự gia công 154 5.807.200 Chi phí SX KD dở dang 1521 5.807.201 Nguyên liệu chính 154 500.000 Chi phí SX KD dở dang 111 500.000 Tiền mặt 58 16./1 *Mua ni ken dương cực của Cty hoá chất Nguyên liêuchính 1521 14.302.600 PhảI trả người bán 331 14.320.600 *Thuế đầu vào(Công ty hoá chất) Thuế GTGT khấu trừ HH,DV 1331 1.430.200 PhảI trả cho người bán 331 1.430.200 58 16./1 * Mua thép inox ( Công ty Hoàng Vũ) Nguyên liêuchính 1521 21.083.516 PhảI trả cho người bán 331 21.083.516 *Thuế đầu vào(Công ty Hoàng Vũ) Thuế GTGT khấu trừ HH,DV 1331 2.108.315 PhảI trả cho người bán 331 2.108.315 163 21./1 Xuất kho thép inox làm thanh càI Chi phí nguyên liệu,vật liệu trực tiếp 621 19.575.098 Nguyên liêuchính 1521 19.575.098 207 28./1 Quang hoàn trả tạm ứng + vc Nguyên liệu chính 1521 274.000 Tạm ứng 141 274.000 Thuế đầu vào(72 Kim Ngưu Thuế GTGT khấu trừ HHDV 1331 27.400 27.400 Tạm úng 141 …. …………….. … ……. …. Cộng dồn trang 988.772.287 988.772.287 Sổ cáI TàI khoản 1521 Tháng 1 năm 2001 Chứng từ Số hiệu Số phát sinh Số dư Số Ngày Diễn giảI TK Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kì 1.655.731.619 46 13/1 Mua thép tấm INOX fi 50,8 331 471.600 1.656.203.219 ( Công ty ĐàI Nam ) 54 14/3 Mua ni ken dương cực 331 14.320.600 1.670.235.819 (Công ty hoá chất) 58 16/1 Mua thép tấm INOX 331 21.083.516 1.691.607.335 ( Công ty Hoàng Vũ ) 59 16/1 Mua thép tấm INOX ( công ty Hoàng Vũ) 331 6.184.087 1.697.791.422 163 21/1 Xuất VL chính cho sản xuất trực tiếp 621 19.575.098 1.678.216.324 05207 24/1 Xuất VL chính cho HTX Việt Thắng 1388 555.000 1.677.661.324 207 28/1 Quang - hoàn trả tạm ứng tiền thép góc +VC 274.000 1.677.387.324 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …. … Cộng 156.682.750 374.574.114 1.437.840.255 Lập biểu Ktoán tổng hợp Kế toán trưởng Sổ cáI TK 1522 Tháng 1 năm 2001 Chứng từ TK Phát sinh Số dư Số Ngày Diễn giảI Đối ứng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kì 125.728.397 24 06. 1 Mua chổi + Bàn chảI 1111 122.400 125.850.797 (Ki ốt số 4) 31 09. 1 Mua dung môI pha sơn 331 1.170.400 127.021.197 10. 1 Xuất VL phụ cho trực 621 7.133.880 119.887.317 Tiếp SX 35 11. 1 Xuất VL phụ cho sản 6272 6.108.000 113.779.317 xuất chung 41 13. 1 Mua sơn của công ty 331 405.000 114.184.317 hoá chất 13 …… ….. Cộng PS và tính số dư 39.998.930 45.456.410 120.270.917 Phần thứ III Một số ý kiến nhận xét , kiến nghị và những giảI pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá minh khai I . Những nhận xét chung về kế toán vật liệu ở công ty khoá minh khai: Nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thi trường có sự quản lý ,đIều tiết của Nhà Nước . Hoạt động SX KD ở các DN đều hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận .Để đạt được mục đích này mỗi doanh nghiệp có một cách đI khác nhau. Đối với công ty khoá Minh Khai là không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm,hạ giá thành sản phẩm .Sản phẩm của công ty SX có chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ lệ cao. Do đó ngoàI việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những biện pháp góp phần tiết kiệm chi phí SX , hạ giá thành sản phẩm . Những thành tựu mà công ty đã đạt được cũng do một phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu ở công ty. Qua thời gian thực tập tạI công ty khoá Minh Khai , bằng những kiến thức đã được học vận dụng vào thực tiễn ,tìm hiểu về công tác kế toán vật liệu nhạn thấy các đIểm nổi bật sau: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty :Được tổ chức theo hình thức tập trung là rất hơp lý , phù hợp với quy mô SX vùa phảI của công ty.Bộ máy hoạt động có nguyên tắc ,trình độ chuyên môn cao, vận dụng linh hoạt chế độ kế toán mới , phong cách làm việc khoa học , có tinh thần đoàn kết , tương trợ giúp đỡ nhau trong công việc. Về công tác kế toán vật liệu được tiến hành một cách có khoa học phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận liên quan , giúp cho việc thu thập số liệu để hạch toán,..được chính xác,đầy đủ , kịp thời. Công ty đã XD và thực hiện tốt công tác thu mua NVL,công việc bảo quản NVL tốt ,.. Phương pháp kế toán chi tiết mà công ty áp dụng là phương pháp ghi sổ số dư ,việc sử dụng giá hạch toán để hạch toán ban đầu là phù hợp với đặc đIểm VL và trình độ kế toán cuả công ty, góp phần giảm nhẹ khối lượng ghi chép ,.. Hình thức kế toán NVL theo phương pháp nhật ký chung, là rất phù hợp với quy mô SX của công ty. Việc áp dụng kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế của công ty , đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của nguyên vật liệu . Bên cạnh những đIểm nổi bật trên , công tác kế toán vật liệu ở công ty vẫn còn có một số hạn chế , thiếu sót nhất định và cần hoàn thiện đó là : 1.Hệ thống danh đIểm vật liệu : Việc xây dựng sổ danh đIểm vật liệu ở công ty chưa được thống nhất và có thể nói là chưa chi tiết .cho nên cần phảI xây dựng một hệ thống danh đIểm VL để thủ kho dễ kiểm tra , đối chiếu giữa kho và phòng kế toán về tình hình nhập, xuất ,tồn kho vật liệu được chính xác ,dễ quản lý,dễ theo dõi hơn . Với đặc đIểm công ty sử dụng hàng nghìn loạI VL như công ty khoá Minh khai ,không hoàn thiện được sổ danh đIểm Vl mà trong khi lạI sử dụng giá hạch toán sẽ làm cho việc áp dụng hạch toán sẽ gặp rất nhiều khó khăn. 2 Đánh giá vật liệu : Thực tế công ty sử dụng giá hạch toán để hạch toán ban đầu ,song hệ thống giá hạch toán được xây dựng chưa đồng bộ. Trong bảng giá hạch toán của từng thứ ,loạI VL của công ty có giá thực tế rất chênh lệch nhau nhưng lạI lấy giá hạch toàn bằng nhau. Chẳng hạn như : thép INOX 2,5 ly;2,2 ly;1,2ly;0,8ly giá thực tế lần lượt / kg là : 19.000đ; 18.636đ;20.454đ; 21.818 đ. Song cả 4 loạI giá hạch toán đều là 20.000đ/kg. ĐIều này làm cho kết quả tính toán thiếu chính xác dẫn đến việc lập kế hoạch định mức ,…không sát với thực tế , gây nên sự thừa , thiếu VL trong khâu dự trữ. 3.Quản lý khâu xuất vật tư đưa vào SD: - Việc xuất vật liệu đưa vào SX không dựa vào định mức tiêu hao., như vậy có thể gây nên sự lãng phí vật tư. Sự khác tên gọi cho một loại sản phẩm gây nên sự nhầm lẫn. Ví dụ : Sản phẩm giàn không gian mà phòng cung tiêu lạI ghi với tên khác : Giầm phân tải. Trong công tác hạch toán vật liệu nhập,xuất do gia công tự chế ở công ty: Vật liệu khi xuất cho gia công tự chế cũng như khi nhập lạI từ gia công ,tự chế đều lấy giá thực tế bằng với giá hạch toán .Như vậy việc xuất kho VL cho gia công , tự chế là xuất theo giá hạch toán và việc nhập kho VL từ gia ,công tự chế cũng là nhập theo giá hạch toán.ĐIều này tráI với quy định hiện hành .Theo quy định này : Khi VL nhập kho phảI phản ánh theo giá thực tế và khi xuất kho cũng phảI xác định giá thựuc tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Chính vì vậy trên bảng ke “ Tính giá thành thực tế vật liệu-CCDC “ Mặc dù hệ số giá của các loạI vật liệu có thể khác nhau nhưng giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu nhập ,xuất lạI luôn bằng nhau,không đúng với nguyên tắc tính toán trên bảng kê . 5. Hình thức nhật ký chung tạI công ty: Hiện tạI công ty đang áp dụnghình thức kế toán nhật ký chung để theo dõi ,hạch toán là hợp lý .Tuy nhiên vẫn có sự ghi chép trùng lặp ví dự như : Số liệu còn phản ánh đồng thời cả trên sổ nhật ký chung và sổ cáI các tàI khoản . Trên đây là những nhận xét chung của em về công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá Minh Khai .Để không ngừng hoàn thiện và phát huy vai trò của công tác kế toán VL em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau: II . Một số giảI pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tạI công ty khoá Minh Khai : 1. Xây dựng hệ thống danh đIểm vật liệu hoàn chỉnh thống nhất : Đối với một công ty mà sử dụng hàng ngàn loạI VLkhác nhau, thì việc lập sổ danh đIểm VL phảI thống nhất . Trước tiên cần phảI làm thật tốt công tác phân loạI VL , thật chi tiết , cần chú ý đến giá thành của chủng loạI VL có khi là cùng loạI,nhưng giá lạI chênh lệch nhau rất lớn ( VL SX trong nước , VL SX ở nước ngoàI).;… 2 . Hoàn thiện kế toán chi tiết vật liệu : Việc hoàn thiện kế toán chi tiết Vl là rất cần thiết , do đó cần phảI có một quy trình thực hiện khoa học và hợp lý . Qua nghiên cứu thực tế tạI công ty, nhận thấy quy trình chưa được hoàn thiện cho lắm vì còn nhiều sự trùng lặp , mất nhiều thời gian trong việc hạch toán. Để cho hợp lý hơn có thể hạch toán theo sơ đồ chi tiết VL sau đây : Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu Phiếu nhập kho Bảng kê nhập VL Bảng luỹ kế nhập Sổ Kế toán Tổng Hợp Bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế xuất Bảng kê xuất VL Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Ghi cuối tháng So sánh đối chiếu 3. Hạch toán vật liệu nhập, xuất cho tự gia công tự chế : Theo nguyên tắc đánh giá VL của chế ddoj ké toán hiện hành là : Khĩút kho và nhập kho đều phảI tính theo giá thực tế . Do đó để thực hiện đúng quy định ày khi xuất VL cho gia công , tự chế phảI theo giá thực tế xuất . Việc XĐ giá này được xác định như sau : Giá thực tế VL Giá hạch toán vật liệu Xuất kho cho tự = xuất kho cho X Hệ số giá. Gia công, tự chế Vật liệu nhập kho từ tự gia công tự chế cũng được nhập theo giá thực tế , khi xuất đI xác định như sau. Giá thực tế vật liệu Giá thực tế VL Chi phí Nhập kho từ tự = xuất kho cho tự + tự gia công Gia công , tự chế . gia công tự chế tự chế Ví dụ : Theo phiếu xuất kho 44 ngày 10 /01/2001 . xuất cho tổ tiện 200 kg thép INOX đơn giá hạch toán là 20.000 / kg. Giá hạch toán VL xuất cho tự gia công ( tự chế ) là : 214,5 x 20.000 = 4.290.000 Hệ số giá là 0,998 Vậy , giá thực tế VL xuất kho cho tự gia công tự chế là : 4.290.000 x 0,998 = 4.281.420 Kế toán định khoản là : Nợ TK 154 ( Gia công ) : 4.281.420 Có TK 152 (1521) : 4.281.420 Chi phí gia công ghi trên phiếu chi số 120 là : 1.500.000 Kế toán định khoản là: Nợ TK 154 ( gia công ) : 1.500.000 Có TK 111 1.500.000 Khi nhập lõi vào kho kế toán XĐ giá thực tế VL từ tự gia công là : 4.281.420 + 1.500.000 = 5.781.420 Kế toán định khoản : Nợ TK 152 (1521 ) 5.781.420 Có TK 154 ( gia công ) 5.781.420 4. áp dụng tin học trong công tác hach toán kế toán vật liệu: Công ty cần xây dựng phần mềm về công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu hoàn chỉnh . Và có thể chuyển sang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu bằng phương pháp thẻ song song, vì phương pháp này có ưu đIểm nổi bật là dễ quản lý ,chặt chẽ từng nhóm , từng loạI VL ,và việc hạch toán trên máy sẽ không cần sử dụng hệ thống giá hạch toán , mà chỉ sử dụng giá thực tế sẽ đảm bảo kết quả tính toán được chính xác ./. Kết luận Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động , luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất trong việc đẩy nhanh quay vòng vốn mang lạI lợi nhuận cho doanh nghiệp . Trước yêu cầu đó đòi hỏi công tác kế toán nguyên vật liệu không ngừng được hoàn thiện để phát huy một cách có hiệu quả trong việc hạch toán ,sử dụng nguyên vật liệu từ đó giúp cho nhà quản lý hoạch định ra chiến lược phát triển trong tương lai. Dưới góc độ là sinh viên Khoa Kế Toán , tôI nghĩ rằng không chỉ nắm vững về mặt lý luận mà cần phảI hiểu sâu sắc thực tế thì mới có thể vận dụng một cách khoa học lý luận vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán . Trong thời gian tìm hiểu về mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng .Nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và bằng những kiến thức đã đuực học dưới máI trường áp dụng vào thực tiễn để viết lên đề tàI “ Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty khoá Minh Khai .” Tuy biết rằng để viết về đề tàI này là rất phức tạp bởi vì công ty sử dụng nguyên vật liệu rất đa dạng ,với khối lượng vật tư lớn và luôn biến động, kế toán nguyên vật liệu phảI sử dụng rất nhiều biểu mẫu ,chứng từ để theo dõi,quản lý và hạch toán . Bản thân đã giành nhiều thời gian để đI sâu vào nghiên cứu và đã nắm bắt được những nội dung cơ bản về thực tế tổ chức công tác kế toán của công ty .Để từ đó đã nêu lên được những ưu đIểm công ty đã đạt được ,và chỉ ra một số hạn chế ,sau đó đưa ra những biện pháp khắc phục với mục đích nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu của công ty. Do kinh nghiệm thực tế còn hạn chế không tránh khỏi thiếu sót . Rất mong nhận được sự góp ý của Thầy, Cô . Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các Thầy giáo,Cô giáo khoa kế toán và nhà trường , đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo – Thạc Sĩ - Nguyễn Thị Hoà và sự giúp đỡ của các phòng ban nghiệp vụ Công Ty khoá Minh Khai đã tạo đIều kiện cho tôI hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này./.