Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Phương Nam

kiểm tra thử nghiệm sản phẩm về số lượng, chất lượng lập biên bản kiểm nghiệm (giống như ở biểu số 2) để kiểm tra thử nghiệm, phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho giống như phiếu nhập kho của trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài Phiếu nhập kho này lập thành 2 liên: -1 liên lưu ở phòng kế hoạch -1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó giao cho phòng kế toán Biểu số 8 phiếu nhập kho Phân xưởng Dệt Ngày 20 tháng 1 năm 2003 Số 136 Họ và tên người giao hàng: Vũ Thị Hồng Nhập tại kho: Nguyên vật liệu phụ STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Dây quai D01 m 15.000 15.000 2.000 30.000.000 Cộng 30.000.000 Ngày 20 tháng 1 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Đối với phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi của công ty Phương Nam ở đây chỉ là những sản phẩm thừa của quá trình sản xuất như vải vụn, chỉ vụn, bìa giấy cắt…hầu như có giá trị không cao. Chính vì vậy mà công ty Phương Nam không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho vật liệu phụ, không qua một hình thức kiểm tra đong đếm nào. Nghĩa là công ty không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. Biểu số 9 Thủ tục nhập kho NVL được khái quát qua sơ đồ sau: NVL mua về: căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán Kiểm nghiệm đánh giá chất lượng vật liệu mua về Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho 3. Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra nguyên vật liệu có thể xuất bán, cho vay... Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là "Phiếu xuất kho". Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập. Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - 1 liên người lĩnh giữ - 1 liên gửi lên phòng Kế hoạch vật tư -1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán Biểu số 10 Sở công nghiệp hà nội Công ty Phương Nam Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 1 năm 2003 Số 90 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Loan Bộ phận: Phân xưởng dệt Xuất tại kho: Nguyên vật liệu chính STT Vật tư, nguyên liệu Đơn vị tính Mã số Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sợi PP 900 đen kg Sp9đ 52.000 52.000 Cộng 52.000 Ngày 15 tháng 01 năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trường hợp bộ phận sử dụng nguyên vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loại nguyên vật liệu nào đó thì yêu cầu với phòng Kế hoạch vật tư. Phòng Kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó, nếu thấy hợp lý sẽ lập "Phiếu xuất kho". 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của Công ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về mặt lý tưởng phương pháp này phù hợp với tình hình của Công ty hiện nay. Phương pháp này được sử dụng đòi hỏi Công ty xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện. Thực tế công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng Kế toán được tiến hành như sau: 1. Tại kho: Khi nhận được chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày được thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho. Thẻ kho dùng để tiến hành ghi chép, phản ánh hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Mỗi thẻ kho có thể được mở trong một năm, chi tiết theo từng tháng, mở trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho đó. Thẻ kho được dùng cho một thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá, nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Thẻ kho do phòng Kế toán lập và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho (mỗi chứng từ ghi một dòng), sau đó tính ra số tồn kho. Tuỳ theo tính chất của kho và tính chất của từng bộ phận định kỳ 3 đến 5 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao và kiểm tra tại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra kế toán ký xác nhận trên thẻ kho. Việc giao nhận chứng từ được ký nhận trên sổ tay giao nhận chứng từ, không có phiếu giao nhận chứng từ. Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu số liệu với kế toán trên sổ chi tiết Biểu số 11 Công ty Phương Nam Mẫu số 06 - VT Tên kho: Kho nguyên vật liệu chính thẻ kho Ngày lập thẻ: 7/1/2003 Tờ số: 123 Tên, quy cách, nhãn hiệu vật tư: Vải PVC Đơn vị tính: m Mã số: Vp STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký x.n của k.t Số hiệu Ngày tháng Tồn đầu tháng 1: 200 1 HĐ005538 PNK 135 07/01 Nhập của công ty dệt kim Thăng Long 12.000 12.200 2 PXK90 08/01 Xuất cho PX may 12.000 200 3 HĐ005645 PNK136 17/01 Nhập của công ty TL 8800 9.000 11 PXK91 30/01 Xuất cho PX May 8500 Tồn cuối tháng 1 500 Cuối tháng thủ kho tập hợp và cộng thẻ kho. Đồng thời lập bảng tổng hợp nhập ( biểu số 12, 13) theo dõi về mặt số lượng lẫn mặt giá trị và bảng tổng hợp xuất vật tư ( biểu số14) chỉ theo dõi về mặt số lượng trong tháng cho vật liệu chính và vật liệu phụ. Sau đó thủ kho gửi lên phòng kế toán. Biểu số 13 Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu phụ Tháng 1 năm 2003 STT Đơn vị bán Tên vật tư ĐVT TK 1522 KL Đơn giá Thành tiền 1 Nhập của PX dệt Dây quai m 15.000 2.000 30.000.000 2 Chị cúc Khoá Cái 20.000 500 10.000.000 3 Chị cúc chỉ may Cuộn 3.000 3.000 9.000.000 Tổng 49.000.000 Biểu số 14 Bảng tổng hợp xuất vật tư Tháng 1 STT Tên vật liệu Đvt Diễn giải Số lượng 1 Vải PVC m Xuất cho phân xưởng may 20.500 2 Vải xoa m Xuất cho phân xưởng may 25.000 3 Sợi PP 900 kg Xuất cho phân xưởng dệt 52.000 4 Sợi PP 600 kg Xuất cho phân xưởng dệt 40.000 5 Dây quai m Xuất cho phân xưởng may 12.000 6 Khoá nhựa Cái Xuất cho phân xưởng may 15.000 7 Chỉ bò Cuộn Xuất cho phân xưởng may 2.000 2. Tại phòng kế toán: Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng..., kế toán vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng tháng, theo từng chứng từ, số, ngày cụ thể cho tất cả vật tư nhập, xuất trong tháng. Dựa vào số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng kế toán vào sổ theo đúng thứ tự thời gian, số hiệu chứng từ kể cả số lượng, đơn giá, và tổng cộng thành tiền trên sổ. Còn đối với việc xuất vật tư, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho chỉ vào cột số lượng trên sổ chi tiết. Cuối tháng dựa vào bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng của thủ kho gửi lên và số tồn đầu tháng , áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ sẽ tính ra đơn giá xuất. Đó chính là giá trị nguyên vật liệu xuất trong tháng trên sổ chi tiết. Lúc này kế toán mới tính ra số tồn về lượng trên sổ chi tiết. Số tồn đầu kỳ trên sổ chi tiết lấy từ số tồn của báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu tháng trước. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết về nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Mỗi sổ chi tiết được mở để theo dõi riêng một loại nguyên vật liệu ứng với một mã số cụ thể. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu vào sổ chi tiết cả lượng và tiền, kế toán sẽ vào báo cáo Nhập - xuất - tồn ngay tại thời điểm đó. Số tồn trên sổ chi tiết cũng chính là số tồn trên báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu. Ví dụ : Mở sổ chi tiết cho 2 vật liệu chính đó là vải và sợi theo hoá đơn mua vào số 005321 và HĐ số 005538 như sau: -Sổ chi tiết TK1521( mở cho Vải PVC): Biểu số 15 -Sổ chi tiết TK1521( mở cho Sợi PP900): biểu số 16 -Sổ chi tiết TK 1521(mở cho Sợi PP600): Biểu số 17 - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn : Biểu số 18 Có thể khái quát trình tự nội dung phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty như sau: Biểu số 19 Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam Công ty Phương Nam là một doanh nghiệp sản xuất với chủng loại vật liệu sử dụng đa dạng, để phù hợp với đặc điểm riêng của mình và nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong công ty, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho. 5.1 Tài khoản sử dụng: TK 152 "Nguyên vật liệu" và được chi tiết thành các tiểu khoản TK 1521 “NVL chính" - TK 1522 "Vật liệu phụ" - TK 1523 "Nhiên liệu" - TK 1524 " Phụ tùng thay thế" - TK 1525 “Thiết bị XDCB" - TK 1526 “Bao bì" - TK 1527 “Vật liệu khác" - TK 621 “Chi phí NVL TT" và được chi tiết thành các tiểu khoản: - TK 621D"Chi phí NVLTT cho PX Dệt - TK 621M" Chi phí NVLTT cho PX May - TK 621I “Chi phí NVLTT cho PX In và một số tài khoản khác như: - TK 6272 " Chi phí VL cho SXC" - TK 6424" Chi phí VL cho quản lý DN" - TK 1111" Tiền Việt nam " - TK 112" Tiền gửi Ngân hàng" -TK 133" Thuế GTGT " - TK 241"Xây dựng cơ bản" ... đặc biệt Công ty lại không sử dụng TK 151" Hàng mua đang đi đường” để hạch toán. 5.2.Kế toán tổng hợp nhập NVL Hiện nay nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. Trường hợp công ty mua không có hợp đồng ký kết hoặc mua với số lượng ít, kế toán thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tạm ứng . Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) định khoản như sau: Nợ TK 152 (chi tiết cho tiểu khoản) Có TK 111( 141) giá thực tế Nợ TK 133 Có TK 111 (112, 141) / thuế GTGT đầu vào Căn cứ vào phiếu chi tiền và phiếu tạm ứng kế toán vào nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 10 NKCT 1 là căn cứ để ghi vào Sổ cái TK 152. Biểu số 20 Nhật ký - chứng từ số 1 Tháng 1 năm 2003 STT Ngày Ghi có TK 111, Ghi nợ các TK 1521 1522 133 Cộng có TK111 1 7/1 98.760.000 9.876.000 108.636.000 2 10/1 19.000.000 1.900.000 20.900.000 3 17/1 72.424.000 7.242.400 79.666.400 ……….. Tổng 171.184.000 19.000.000 19.097.600 209.202.400 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Trường hợp mua vật liệu nhập kho với hoá đơn có số lượng lớn thường được thanh toán qua ngân hàng hoặc chưa thanh toán cho người bán. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) của người bán ghi sổ: Nợ TK 152 (chi tiết tài khoản) Nợ TK 133 Có TK 331 ( chi tiết cho từng khách hàng.) Ví dụ minh hoạ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 135 ngày 7/01/2002 và hoá đơn GTGT số 005538, kế toán định khoản: Nợ TK 1521 : 1.319.515.125 Nợ TK 133: 131.951.512 Có TK 331: 1.451.466.638 ( Chi tiết cho Công ty TNHH Mai Phương ) Căn cứ vào hoá đơn, nếu công ty chưa trả tiền cho người bán thì để theo dõi nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán mở riêng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến TK 331 được thể hiện rõ trên sổ chi tiết TK 331( biểu số 21). Cuối tháng kế toán khoá sổ TK 331 theo từng nhà cung cấp,toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của người bán là căn cứ để vào nhật ký chứng từ số 5( biểu số 22), với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp một dòng bao gồm cả phát sinh Có TK331/Nợ TK152…và phần phát sinh Nợ TK 331 /Có TK 111,112... Còn nếu công ty đã trả tiền cho người bán bằng chuyển khoản thì kế toán vào nhật ký chứng từ số 2.( biểu số 23) NKCT số 2 dùng để phản ánh tổng quát quan hệ thanh toán giữa Công ty với các đơn vị thành viên bán vật tư, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ cho Công ty bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ lập: Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho. Phương pháp lập: Cột ngày tháng ghi ngày tháng của hoá đơn, chứng từ vào sổ. Cột 331, 152.1, 152.2...ghi giá trị trên hoá đơn. Cột cộng Có TK 112 là tổng của các cột 331, 152.1, 152.2... NKCT 2 là căn cứ để ghi vào Sổ cái TK 152. Biểu số 23 Nhật ký - chứng từ số 2 Tháng 1 năm 2003 Chứng từ Diễn giải Ghi có TK112 ghi nợTK Cộng có TK 112 SH NT 152 .. …331 GBC0331 10/1 Trả cho công ty TNHH Mai phương 748.707.300 748.707.300 GBC0731 20/1 Trả cho công ty TNHH Mai phương 145.000.000 145.000.000 GBC0754 29/1 Trả cho công ty TNHH Mai phương 300.000.000 300.000.000 Cộng 1.193.707300 1.193.707.300 Đã ghi sổ cái ngày...tháng...năm. Ngày… tháng …năm…. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên (Ký, họ tên ) Trường hợp thành phẩm của sản xuất ra nhập kho lại là nguyên vật liệu của quá trình sản xuất khác: Kế toán công ty căn cứ vào phiếu nhập kho và theo định khoản : Nợ TK 152( Giá thực tế sản phẩm hoàn thành ) Có TK 336 PX dệt Từ đó kế toán vào nhật ký chứng từ số 10.( biểu số 24) Nhật ký chứng từ số 10 là căn cứ vào sổ cái TK152 Biểu số 24 Nhật ký chứng từ số 10 Số TT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi nợ TK 1522 Ghi có TK 336 Ghi nợ TK 336, Ghi có các TK 111, 112 Số dư cuối tháng Nợ Có TK1522 Cộng có TK 336 TK 111 TK 112 Cộng nợ TK336 Nợ Có Nhập dây quai từ PX Dệt 0 30.000.0000 30.000.000 30.000.000 Cộng 30.000.000 30.000.000 30.000.000 Ghi có TK 336 Đã ghi sổ cái ngày...tháng...năm. Ngày… tháng ….năm…. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên (Ký, họ tên ) Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Tại Công ty nghiệp vụ xuất vật liệu được diễn ra thường xuyên liên tục, vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ nhập chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp với việc tính giá xuất.. Kế toán không sử dụng bảng kê số 3 để tính giá nguyên vật liệu xuất mà kế toán mà kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tính ra giá thực tế vật liệu xuất kho. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho kế toán vào bảng phân bổ nguyên vật liệu( Biểu số 25) theo định khoản sau Nợ TK 621 ( chi tiết) Có TK 152 (chi tiết) / Giá thực tế xuất kho VD: Nghiệp vụ xuất kho vải PVC cho PX May . Căn vào PXK số 90ngày07/01/2003 kế toán định khoản. Nợ TK 621 M: Có TK 1521 - Trường hợp xuất kho cho các đối tượng sử dụng khác kế toán ghi : Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 152 Dựa vào phiếu xuất kho và bảng phân bổ kế toán ghi vào bảng kê số 4( Biểu số 26), bảng kê số 5 nhưng không phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7. Cùng với nhật ký chứng từ số 1,2,5, kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK152( biểu số 27) và sổ cái TK 331( Biểu số 28) Cuối kỳ kế toán, các số liệu được tổng hợp trên bảng đối chiếu số phát sinh và bảng cân đối phát sinh Biểu số 25 Bảng phân bổ vật liệu Tháng 1 năm 2003 STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK 1521 1522 1 TK621- -Phân xưởng May -Phân xưởng dệt ……………………… ………………………. ……………………….. ……………………….. ……………………. 363.665.350 1.350.500.000 37.500.000 0 Cộng 1.71.416.5.350 37.500.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 27 Sổ cái TK152 Tháng 1 năm 2003 Dư nợ: 4.931.750 Ghi có các TK , đối ứng với nợ TK này Tháng 1 … Tháng 12 Cộng TK 111( NKCTsố1 ) 190.184.000 TK 331( NKCT số 5 ) 1.598.527.125 TK 336 ( NKCT số 10 ) 30.000.000 TK 621 1.751.665.350 Cộng phát sinh nợ 1.818.711.125 Công phát sinh có 1.751.665.350 Số dư cuối tháng 71.977.525 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 28 Sổ cái tk 331 Tháng 1 năm 2003 Dư có : 415.000.000 Ghi có các TK, đối ứng với ghi nợ TK này Tháng 1 ….. Tháng 12 Cộng TK112 (NKCT số 2) 1.193.707.3001 TK 331(NKCT số5) 1.758.379.838 Cộng phát sinh nợ 1.193.707.300 Cộng phát sinh có 1.758.379.838 Dư cuối tháng Nợ Có 979.672.538 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Như vậy có thể tóm tắt tình hình hạch toán kế toán nguyên vật liệu của công ty Phương Nam như sau : Biểu số 28 Sơ đồ hạch toán  NVL tại công ty Phương Nam Sổ chi tiết nguyên vật liệu NKCT liên quan Phiếu chi, giấy báo có, báo nợ Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp xuất Bảng tổng hợp N-X-T Sổ cái TK 152 Bảng tính giá nguyên vật liệu xuất Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê 4,6 Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : iv.Kế toán thừa thiếu vật liệu khi kiểm kê Tại công ty Phương Nam tổng kiểm kê vật liệu tồn kho được tiến hành một lần vào cuối năm. Hội đồng kiểm kê được tiến hành thành lập bao gồm; Cán bộ phòng kế hoạch, kế toán vật liệu, cán bộ thuộc phòng Kế hoạch. Khi tiến hành kiểm kê phải thực hiện bằng cân đo đếm bằng các dụng cụ thật chính xác và các phương tiện phù hợp nhằm thống kê chính xấc số lượng tồn kho từng thứ từng loại vật liệu. Đồng thời cấn bộ công ty có trách nhiệm kiểm tra sổ theo dõi tình trạng vật liệu do thủ kho ghi chép để phát hiện nhưng nguyên nhân gây ra những hiện tượng không đẩm bảo an toàn cho vật liệu. Sau khi kết thúc kiểm kê người phụ trách kiểm kê lập biên ban kiểm kê tính toán số chênh lệch thừa thiếu so với sổ sách và yêu cầu thủ kho giải trình nguyên nhân: do cho vay, tạm ứng hay giữ hộ. Biên bản kiểm kê được lập riêng cho từng kho : Kết quả kiểm kê nếu thiếu ( trường hợp này ít sảy ra đối với công ty) thiếu chủ yếu do cân đong đo đếm ( thường gặp ở dây khoá, sợi …)Lượng chênh lệch không đáng kể thường ở mức cho phép. Do đó căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi định khoản Nợ TK 642 Có TK152 Kết quả kiểm kê thừa do cấp phát lẻ sau khi phòng quản lý ghi phiếu nhập kho kế toán vật tư căn cứ vào biên bản kiểm kê để ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 721 v. Phân tích đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ, sử dụng với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty Phương Nam. 5.1.Đánh giá hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nói chung, các nghiệp vụ về vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Do đó quản lý về nguyên vật liệu cho phép các doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn lưu động ít ỏi của mình, tiết kiệm được chi phí lãi vay, duy trì và đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục tránh được các thiệt hại ngừng sản xuất do thiếu vật liệu mang lại . ngoài ra quả lý tốt các nghiệp vụ về vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được những hao phí, mất mát do khâu vận chuyển, lưu kho đến khâu xuất vật liệu sử dụng. Điều này góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tại công ty Phương Nam vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và rất đa dạng nhiều chủng loại. Vì vậy việc sử dụng vật liệu phải coi trọng từ khâu thu mua, cung ứng cho đến khâu sử dụng. 1. Phân tích tình hình cung cấp vật liệu Cung cấp vật liệu là quá trình quan trọng trong khâu sản xuất kinh doanh. Nếu vệc cung cấp là quá lớn, dư thừa thì sẽ gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên nếu việc cung cấp thiếu sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của sản xuất. Vì vậy việc cung cấp đủ nguyên vật liệu là điều kiện đảm bảo sản xuất ổn định Phân tích tình hình cung ứng vật liệu về mặt số lượng có thể sử dụng tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng của từng loại vật liệu theo công thức sau: Tỷ lệ % hoàn thành Số lượng vật liệu thức tế nhập kho trong kỳ kế hoạch cung ứng về = khối lượng vật liệu loại i Số lượng vật liệu loại i cần mua theo kế hoạch Căn cứ vào số liệu thực tế tại kho vật liệu chính của công ty Quý 1 năm 2003 ta có bảng phân tích như sau: Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế So sánh Tỷ lệ % Chênh lệch Vải PVC m 20.800 20.800 100 0 Vải giả da đen m 10.000 9.800 98 -200 Sợi PP600 vàng kg 20.000 22.000 120 2000 ................................. (Số liệu được trích từ bảng thu mua vật liệu của công ty quý 1 năm 2003) Phân tích kết quả từ bảng trên cho thấy: -Đối với vải PVC kế hoạch thu mua và thực tế nhập kho là 20.800m đều đã hoàn thành kế hoạch 100% về loại vật liệu này -Đối với vải giả đen theo kế hoạch đặt ra là 10.000 m nhưng thực tế nhập kho chỉ có 9.800m giảm -200 m đạt tỷ lệ 98%nhưng không có nghĩa là công ty không đáp ứng một cách kịp thời cho sản xuất và tiêu thụ mà do nhu cầu tiêu thụ giảm ( đơn đặt hàng của khách hàng giảm ) -Đối với Sợi PP 600 vàng thực tế đã nhập kho so với kế hoạch là 2000 kg vượt mức kế hoạch là 20% điều này chứng tỏ nhu cầu của người tiêu dùng tăng lên về loại mặt hàng này Trong việc cung ứng nguyên vật liệu ngoài yêu cầu về số lượng, chất lượng, yêu cầu về tính đồng bộ kịp thời, về tiến bộ nhịp điệu cung ứng cũng rất cần thiết. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh, do vậy công ty cần chú trọng đến khi phân tích chỉ tiêu này. 2 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu Vật liệu là đối tượng không thể thiếu trong quá trình sản xuất, nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ vật liệu phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác nhau như lượng vật liệu tiêu dùng bình quân, tình hình tài chính của doanh nghiệp, thuộc tính tự nhiên của vật liệu. Để phân tích tình hình dự trữ vật liệu của doanh nghiệp, cần phải so sánh lượng vật liệu đang dự trữ theo từng vật liệu theo định mức đề ra. Nếu dự trữ quá cao sản xuất gây ứ đọng vốn, nếu dự trữ không đủ thì sẽ không đảm bảo được cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách liên tục. Do đó mục tiêu dự trữ vật liệu ở doanh nghiệp phải luôn luôn hài hoà vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra thường xuyên đều đặn, vừa đảm bảo tiết kiệm vốn Để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu có đảm bảo cho sản xuất hay không ta có thể tính hệ số đảm bảo như sau: Số lượng vật liệu dự trữ đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số đảm bảo = Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ Hệ số này tính cho từng loại vật liệu. Lấy số liệu quý 1 ở kho vật liệu chính như sau: Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tổng tồn đầu và nhập Xuất trong kỳ Hệ số đảm bảo Sợi PP300 xanh kg 100 15.000 15.100 15.100 1 Vải giả da đen m 20 9.800 9.820 9.500 1,0337 Vải PVC m 20 20.800 20.820 15.000 1.388 Nhìn chung hệ số đảm bảo H >1cho thấy vật liệu ở kho công ty đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất của đơn vị khi cần thiết. 3.Phân tích tình hình sử dụng vật liệu Sử dụng tiết kiệm vật liệu là mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích và đánh giá tình hình hình sử dụng vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành một cách thường xuyên, định kỳ trên các mặt khối lượng, định mức để sản xuất ra một sản phẩm. Từ đó có thể sử dụng các chỉ tiêu phân tích để xem xét: % hoàn thành KH Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế sử dụng vật liệu = x 100 ( Có liên quan đến Tổng mức vật x Tổng giá trị sản lượng TT quan hệ sản xuất ) liệu sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng K Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng Chênh lệch = vật liệu sử - vật liệu sử x lượng TT ( Số tuyệt đối) dụng thực tế dụng KH Giá trị tổng SLKH Chỉ tiêu này phản ánh mức sử dụng vật liệu của công ty tiết kiệm hay lãng phí.( Số liệu lấy từ phân xưởng may) Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế So sánh Tỷ lệ % Chênh lệch Chi phí vật tư cho sản phẩm túi xách 1.760.175.200 1.760.175.200 100 0 Tổng giá trị sản lượng 2.450.750.000 2.478.175.000 101,119 20.675.000 1.760.175.200 Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch = = 98.89 % 2.478.175.000 1.760175.200 x 2.450.750.000 2.478.175.00 Chênh lệch =1.760.175.20 - 1.760.175.20 x =-19.697.155 2.450.750.00 Từ kết quả trên cho thấy: Tổng chi phí thực tế phát sinh đúng bằng với kế hoạch , đạt tỷ lệ 100% như vậy việc chi phí này đã hoàn thành kế hoạch sử dụng vật tư. Tuy nhiên giá trị tổng sản lượng hoàn thành vượt kế hoạch là 20.675.000 đồng chẵn làm cho Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu đạt 98, 89 % hay việc sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng này trong quý 1 năm 2003 đã tiết kiệm được cho công ty 19.697.155 đồng Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm: Chỉ tiêu này phản ánh mức tiêu hao cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm là bao nhiêu . Chỉ tiêu này càng thấp chứng tỏ doanh nghiệp càng tiết kiệm được nguyên vật liệu . Theo số liệu của phân xưởng dệt về việc sản xuất 1m dây quai như sau: Tên vật tư đvt Định mức Đơn giá TT Chênh lệch KH TT KH TT KH TT Sợi PP900 kg 0,35 0,3235 13045 13045 4.565,75 4.174,4 -391,35 Cộng 4565,75 4.174,4 -391,35 Rõ ràng định mức tiêu hao nguyên vật liệu thay đổi làm cho chi phí nguyên vật liệu thay đổi . Chi phí thực tế giảm so với kế hoạch là 391,35 đồng / m sản phẩm . Mặc dù mức chi phí này nhìn vào giảm không nhiều, tuy nhiên đối với doanh nghiệp trong tháng 1 vừa qua đã sản xuất được 30.000 m dây quai. Như vậy là doanh nghiệp đã tiết kiệm được 11.740.500 đồng cho công ty đó là thành tích đáng kể. Ngoài ra khi phân tích còn kết hợp với chỉ tiêu hệ số quay kho chỉ tiêu này phản ánh cho toàn bộ vật liệu cũng như từng loại vật liệu .Chỉ tiêu này càng lớn thì càng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vật liệu càng ít và ngược lại Giá trị vật liệu sử dụng trong kỳ Hệ số quay vòng kho vật liệu = Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ Đối với công ty Phương Nam chỉ làm theo đơn đặt hàng do đó khi có hợp đồng thì công ty mới nhập vật liệu theo yêu cầu sản xuất. Chính vì vậy lượng tồn kho cuối kỳ rất ít, vì vậy khả năng dự trữ hạn chế. Điều này chứng tỏ hiệu quả sử dụng vật của công ty ít . 5.2.Những biên pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu ở công ty Phương Nam Để đảm bảo và phát huy kết quả trong kinh doanh, công ty Phương Nam đã có nhiều cố gắng để đạt được hiệu quả sử dụng tối đa vật liệu , từ việc xây dựng định mức sản xuất cho đến quá trình thu mua nhập kho dự trữ và đưa vào sử dụng. Song để nâng cao hiệu quả hơn thế nữa cần có nhiều giải pháp kết hợp nhằm làm giảm chi phí và tăng số vòng quay của vật liệu. Cụ thể là : Trong khâu thu mua : Một điều kiện quan trọng nhằm nâng cao chất lượng sản phảm, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc phải cung ứng một cách đầy đủ vật liệu về số lượng , kịp thời về thời gian, đúng quy cách phẩm chất. Muốn vậy, Công ty phải tổ chức quá trình thu mua một cách hợp lý hơn nhằm tìm được nhà cung cấp mới tốt nhất cũng như giữ gìn và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp thường xuyên. Đồng thời cán bộ thu mua của công ty cần linh hoạt, năng động hơn nữa, có thêm nhiều sáng kiến trong công tác thu mua, nắm bắt được giá cả thị trường hàng ngày, hàng giờ để luôn tìm được nguồn nguyên vật liệu rẻ, hoặc là dự báo được các biện pháp ứng phó kịp thời tránh không để cho công ty rơi vào tình trạng khan hiếm vật liệu làm gián đoạn quá trình sản xuất, ảnh hưởng đến hiệu qủa kinh doanh của công ty. Ngoài ra công ty còn cần phải nghiên cứu, lựa chọn phương thức thu mua, thanh toán, bảo quản, bốc xếp với chi phí thấp nhất. Hiện nay, Công ty ngoài việc thu mua trong nước còn nhập từ nước ngoài các loại vải da nhằm sản xuất các mặt hàng cao cấp. Nguồn nguyên vật liệu này chủ yếu nhập từ Hàn Quốc. Đây kà nguyên nhân làm tăng giá vật liệu nhập kho. Chính vì vậy đối với những vật liệu có thể thay thế từ nguồn nhập ngoài bằng nguồn trong nước, công ty cũng nên tìm hiểu rõ điều đó sẽ làm giảm chi phí về nguyên vật liệu, đồng thời góp phần kích cầu trong nước, thúc đây các ngành khác cùng phát triển. Trong khâu dự trữ và bảo quản : Một yêu cầu quan trọng khác hiện nay là công ty cần phải xác định mức dự trữ phù hợp . công ty phải kiểm soát khối lượng lưu kho để giảm tối đa lượng vốn cần đầu tư vào đây, kèm theo các chi phí bảo quản. Đồng thời phải quan tâm đến việc đảm bảo mức tồn kho cụ thể đối với từng chủng loại vật liệu để đáp ứng nhu cầu chung của toàn công ty. Mức dự trữ tối thiểu tối đa cần thiết vào thời điểm đặt hàng, số lượng hàng cần đặt sao cho kinh tế nhất dựa vào sự kết hợp của các yếu tố. -Cần xem xét thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng một loại vật liệu cho đến khi nó được giao hàng và sẵn sàng phục vụ sản xuất. - Cần quan tâm đến các loại chi phí khác: chi phí lưu kho, lãi suất đầu tư, chi phí do hàng hoá bị hư hỏng …. - Cần phải cân nhắc cả chi phí mua hàng với chi phí chuyên trở cần phải thấp hơn khi mua số lượng lớn. Như vậy để tiết kiệm được chi phí thu, mua chi phí dự trữ và có thể cung cấp kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh thì đòi hỏi công ty phải xác định được lượng đặt vật liệu tối ưu và tiến độ nhập vật liệu phù hợp. Tuy nhiên cần chú ý khi xác định lượng đặt vật liệu tối ưu thì cần lưu ý đến yếu tố biến động của giá cả thị trường, yếu tố rủi ro của nguồn hàng, của quá trình vận chuyển nhất là đối với vật liệu nhập có nguồn gốc từ hàng nhập khẩu. Về công tác lưu kho, bảo quản vật liệu còn bao gồm việc sắp xếp các chủng loại vật liệu khác nhau để có thể tìm thấy nhanh chóng và xuất ra cung cấp cho các bộ phận sử dụng khi cần. Do đó công ty cần sắp xếp các loại vật liệu một cách hợp lý, đảm bảo mức độ an toàn cho từng loại vật liệu .Đối với những vật liệu có yêu cầu bảo quản đặc biệt phải tuân thủ theo yêu cầu và hướng dẫn của nhà sản xuất hoặc tư vấn chuyên môn. Đối với các sản phẩm có quy định thời gian sử dụng phải được theo dõi để loại bỏ khi quá hạn sử dụng hoặc không đảm bảo chất lượng, Một phần sẽ tránh đựơc hư hỏng mặt khác sẽ dễ dàng cho việc kiểm soát, kiểm kê vật liệu. Hiện nay công ty đã tổ chức kiểm kê kho 1 năm một lần đồng thời đánh giá lại toàn bộ vật liệu tồn kho để xác định được vật liệu bị hư hỏng kém chất lượng và do đó phát hiện được nhiều trường hợp mất mất hư hỏng vật liệu. Công tác đối chiếu số liệu giữ kế toán, thủ kho và đơn vị sử dụng được tiến hành thường xuyên. Đây là thành tích của công ty.Tuy nhiên, đối với các trường hợp mất mát vật liệu, công ty cũng cần có các biện pháp sử lý chặt chẽ, quy trách nhiệm vật chất cho cá nhân có liên quan từ đó sẽ tăng cường được công tác kiểm soát ở các kho tàng, giảm thiểu hao hụt định mức. Đối với các vật liệu ứ đọng nằm trong kho công ty cần phải tiến hành thanh lý ngay nhằm thu hồi vốn và giải phóng cho kho tàng Trong khâu sử dụng: Chi phí vật liệu chiếm một tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Các chi phí nguyên vật liệu phải được quản lý chặt chẽ dựa trên hai vấn đề:- Định mức tiêu hao. -Giá vật liệu. Trong những năm qua, công ty đã bước đầu xây dựng và thực hiện hiệu quả hệ thống định mức. Tuy nhiên do nguyên vật liệu đa dạng nhiều chủng loại nên việc áp dụng định mức chung cho tất cả là hoàn toàn khó khăn. Với ý nghĩa việc xác định mức tiêu hao không chỉ làm cơ sở cho việc tính toán, phân tích tình hình cung cấp, dự trữ vật liệu mà còn động viên cán bộ công nhân viên trong công ty cố gắng thực hiện công việc được giao cao hơn định mức. Chính vì vậy công ty phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra phân tích những biến động giữa thực hiện và định mức , từ đó tìm ra nguyên nhân xử lý để không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức, tránh trường hợp vật liệu mua vào kém chất lượng khi dùng cho quá trình sản xuất thì lượng phế liệu và sản phẩm hỏng có xu hướng tăng lên và kết quả là số lượng vật liệu được dùng sẽ nhiều hơn. Bên cạnh đó công ty có hình thức khen thưởng, biểu dương kịp thời việc sử dụng vật liệu tiết kiệm của công nhân cũng như tiến hành kỷ luật sản xuất đối với những công nhân vi phạm chế độ lao động, thiếu tinh thần trách nhiệm làm thất thoát vật liệu …. Công ty cần tạo ra môi trường sản xuất sáng tạo, tạo điều kiện cho công nhân sản xuất luôn hăng say tìm kiếm những biện pháp mới, cải tiên quá trình sản xuất nhằm đạt hiệu quả cao hơn. Muốn vậy cần phải tạo ra sự khích lệ phù hợp với mỗi cá nhân và tạo sự phối hợp trao đổi qua lại giữa các công nhân trong bộ phận sản xuất nhằm phát huy được sức mạnh chung. Bên cạnh đó công ty cần chú trọng hơn nữa trong công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên môn, công nhân lành nghề tạo cho họ cơ hội, điều kiện tham gia học tập, nghiên cứu tiếp cận với những tri thức khoa học tiến bộ mới để phát huy hết khả năng, trí lực tiềm tàng của họ. Đối với lực lượng lao động trẻ hàng năm công ty tuyển dụng thêm, và tổ chức những lớp đào tạo, bồi dưỡng thêm tại công ty do những cán bộ công nhân thợ bậc cao có kinh nghiệm lâu năm trong nghề đứng ra giảng dạy … Một biện pháp quan trọng khác là công ty cần phân tích nghiên cứu các sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm cũ dựa trên những kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật trong việc thiết kế và phát triển sản phẩm. Việc nghiên cứu này cho phép tạo ra những sản phẩm với việc sử dụng vật liệu thay thế có giá cả thấp hơn hoặc sử dụng ít đi nhưng chất lượng sản phẩm vẫn được đảm bảo Muốn đào tạo cán bộ công nhân, đổi mới thiết bị công nghệ, mỗi công ty phải có khả năng nhất định về tài chính. Đó chính là nỗi lo không chỉ của công ty Phương Nam mà còn là nỗi lo cuả các doanh nghiệp Việt Nam khác. Tuy là doanh nghiệp nhà nước nhưng nguồn vốn công ty Phương Nam nhận được từ ngân sách nhà nước là rất hạn chế so với nhu cầu vốn thực tế công ty sử dụng vào sản xuất kinh doanh. Vì vậy công ty thường xuyên phải huy động vố từ các nguồn khác. Để giải quyết vấn đề này, theo em, một mặt công ty nên nỗ lực sử dụng tiết kiệm vốn mặt khác công ty có thể huy động vốn bằng con đường khác . Chương II Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam I. Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty. 1. Công tác kế toán nói chung: Qua hơn 44 năm hình thành và phát triển đến nay Công ty Phương Nam đã có bề dày thành tích đáng kể, giải quyết việc làm cho gần 600 người, phục vụ nhu cầu của toàn dân đóng góp một số lớn vào ngân sách Nhà nước hàng năm... Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất lớn cho Công ty về vấn đề tài chính, giúp cho Công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Công ty đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách, báo cáo của Công ty luôn hoàn thành đúng thời gian quy định. Công tác hạch toán kế toán được thực hiện trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán, nhờ đó vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Phương Nam em thấy công tác kế toán tại Công ty đã có những thành công: - Về chế độ ghi chép ban đầu: từ việc lập chứng từ luân chuyển chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...) được Công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ ban hành. - Về tổ chức kho: Hệ thống kho được tổ chức hợp lý phù hợp với phương pháp phân loại nguyên vật liệu mà Công ty áp dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, thu mua, dự trữ bảo quản, sử dụng cũng dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ kịp thời về tình hình vật tư cho khâu sử dụng cho lãnh đạo Công ty. - Về phương pháp kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ để hạch toán kế toán . Đây là một phương pháp luân chuyển chứng từ một cách chặt chẽ. Cùng với việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, phương pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán của Công ty luôn theo dõi chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của Công ty, cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho lãnh đạo Công ty để từ đó có những quyết định hợp lý và kịp thời. Hệ thống kế toán của Công ty hoàn thành sổ sách ngày nào xong ngày đó, không để đến cuối tháng bị dồn dập công việc như một số Công ty khác. Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đã đạt được công tác kế toán của Công ty còn có một số hạn chế nhất định như sau: - Về vấn đề trang bị máy vi tính phục vụ công tác kế toán: Một số máy vi tính đời cũ (năm 1996) tốc độ chậm, dữ liệu lưu trữ lại nhiều. Công ty cần đầu tư thêm để hiện đại hoá số máy này, nhằm tiện cho việc quản lý, sử dụng, đảm bảo tính an toàn cho số liệu kế toán. - Về vấn đề bảo hộ lao động và bồi dưỡng độc hại cho nhân viên phòng Kế toán: Do điều kiện hạch toán kế toán hoàn toàn trên máy vi tính, nhân viên phòng kế toán sử dụng máy vi tính nhiều gây ảnh hưởng xấu đến thị lực cần được tính bồi dưỡng độc hại. Thủ quỹ cần được trang bị thêm bảo hộ lao động (ví dụ khẩu trang) vì hàng ngày phải tiếp xúc với tiền bụi, bẩn. 2. Công tác kế toán nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu Công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn từng loại nguyên vật liệu cụ thể, giúp cho phòng Kế hoạch vật tư có thông tin chính xác để ra quyết định thu mua nguyên vật liệu, cung cấp số liệu cho kế toán gia thành tính đúng, tính đủ chi phí cho từng đối tượng để tính ra giá thành sản phẩm. Hơn nữa việc hạch toán chặt chẽ nguyên vật liệu nâng cao tinh thần trách nhiệm bảo quản của thủ kho, sử dụng hợp lý, tránh lãng phí của người sử dụng, tạo điều kiện kết hợp để sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu. Hạch toán khoa học nguyên vật liệu là nền tảng căn bản giúp Công ty sử dụng vốn đạt hiệu quả cao. Vốn lưu động của Công ty chủ yếu từ các nguồn vốn vay ngân hàng, hàng năm có nguồn bổ sung của Công ty nhưng nguồn này không đủ đóng góp cho nhu cầu sử dụng vốn của Công ty. Vì vậy, công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán kế toán của Công ty nói chung đã giúp Công ty trang trải lãi vay ngân hàng, các khoản chi phí và còn có lãi bổ sung vào vốn lưu động. Nhờ có hệ thống kế toán Công ty tổ chức khoa học, quy củ nên việc kiểm tra của các cơ quan chức năng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được thì kế toán nguyên vật liệu tại Công ty còn có những hạn chế nhất định. Là một sinh viên thực tập em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam. 1.Quản lý vật liệu tại công ty Vật liệu của công ty Phương Nam bao gồm nhiều loại khác nhau và được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu có vị trí và vai trò khác nhau trong sự cấu thành sản phẩm , do đó việc quản lý vật liệu là rất khó khăn. Hiện nay công ty Phương Nam không sử dụng “Sổ danh điểm vật tư’’ chưa tạo lập được bộ mã vật tư để theo dõi dễ dàng, chặt chẽ đảm bảo cho công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện cho việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu. Do vậy để phục vụ yêu cầu quản lý tránh nhầm lẫn trong việc đối chiếu giữa kho và kế toán tình hình nhập xuất tồn vật liệu thì công ty nên xây dựng danh điểm vật tư dựa trên tính phân loại của vật liệu vào quá trình sản xuất Sổ danh điểm vật liệu là sổ tổng hợp các loại vật liệu mà công ty đang sử dụng. Sổ này theo dõi từng loại, từng thứ, từng nhóm, từng quy cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty được thống nhất và dễ dàng . Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trình tự nhất định để thuận tiện khi cần những thông tin về một loại vật liệu nào đó. Mặt khác công ty cần tạo một bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý trên máy tính dễ dàng . Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới và hợp lý. Công ty có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào những đặc điểm sau: + Dựa vào loại vật liệu + Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại + Dựa vào số vật liệu trong mỗi nhóm + Dựa vào quy cách trong mỗi thứ Trước đây, công ty chỉ phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ… mà không quy định theo số hiệu tài khoản. Như vậy rất dễ gây nhầm lẫn và sáo trộn vật tư từ kho này sang kho khác, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản. Theo em, trước hết nên xây dựng bộ mã vật liệu trên cơ sở các số hiệu tài khoản như sau: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính( vải, sợi) TK 152.2 Nguyên vật liệu phụ ( dây quai, móc, khoá, ghim, chỉ may, mực in, bìa…) TK 152.3 Nhiên liệu( dầu máy, xăng…) TK 152.4 Phụ tùng thay thế… TK 152.5 Vải vụn, bìa… TK 152.8 Vật liệu khác : văn phòng phẩm, các loại bao bì, dây gói… Mặt khác, vật liệu tại nhà máy quản lý theo từng kho do đó cần chi tiết hơn bằng cách mã hoá từng kho chẳng hạn TK 152.1.01 Nguyên vật liệu chính tại kho nguyên vật liệu chính. ở từng kho lại mã hoá chi tiết hơn cho từng loại vật liệu cụ thể trên cơ sở đó kế toán vật tư có thể mở sổ danh điểm vật tư như sau: Sổ danh điểm vật tư STT Danh điểm Tên vật liệu ĐVT Đơn giá TT Chú ý Nhóm Danh điểm 1 152.1.01 NVL chính ở kho NVL chính 152.1.01.1 Vải m 152.1.01.2 Sợi kg ……… ………. 2 152.2.02 NVL phụ ở kho NVL phụ 152.2.02.1 Dây quai m 152.2.02.2 Khoá Cái 152.2.02.3 Chỉ may Cuộn 152.2.02.4 Bìa Cái ………… ………………... 2. Mở thêm tài khoản 151. Theo quy định của Bộ Tài Chính ban hành về việc hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật tư hàng hoá đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho, kế toán ghi vào TK 151 “Hàng đang đi đường’’. Song ở đây kế toán công ty Phương Nam không sử dụng tài khoản này. Đây là một vấn đề cần khắc phục để tránh tình trạng phải lưu chứng từ đến tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, số liệu không chính xác. 3. Công tác ghi sổ kế toán tổng hợp Hiện nay, kế toán công ty chỉ mở bảng kê số 4,5 để tập hợp chi phí nguyên vật liệu mà không mở NKCT số 7. Theo trình tự kế toán thì căn cứ để ghi vào sổ cái TK152 là nhật ký chứng từ số 7( Bởi bảng kê 4,5 chưa cung cấp đủ số liệu để ghi vào sổ cái). hơn nữa việc này gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán. Vì vậy kế toán tổng hợp nên mở NKCT số 7 ( Ghi có TK 152,153…/ Ghi Nợ TK 621,627…) làm cơ sở để ghi vào sổ cái. 4. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đối với công ty Phương Nam chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng chính vì vậy việc dự trữ nguyên vật liệu trong kho rất hạn chế . Chính vì vậy mà công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tuy nhiên giá trị vật liệu có khả năng biến động trên thị trường nhất là đối với vật liệu nhập ngoại. Hơn thế nữa vật liệu tại kho khi nhập về phục vụ ngay cho quá trình sản xuất sản phẩm cũng không tránh khỏi tình trạng vật liệu bị giảm giá trị, hao mòn do những nhân tố khác quan và các nhân tố chủ quan khác . Hiện nay công ty Phương Nam chưa lập dự phòng cho một loại vật liệu nào.Vậy theo em công ty công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh chính xác hơn vật liệu tồn kho cuối kỳ cũng như tình hình tài chính của công ty( Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho làm giảm thu nhập của doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập của doanh nghiệp) Công ty nên lập dự phòng cho hàng tồn kho theo chế độ tài chính quy định năm 2003 như sau: Theo thông tư 89 /TC-BTC để khắc phục được tính hình thức về dự phòng của thông tư 107/TC-BTC thì việc hạch toán các khoản dự phòng phải tiến hành theo những trình tự sau đây: Cuối niên độ kế toán( 31/12), căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho xác định mức dự phòng cần lập cho từng loại. So sánh với số đã lập dự phòng hàng tồn kho năm trước, xác định số chênh lệch cần phải lập, hoặc giảm đi ( nếu có ) Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồng kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước , thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm: Nợ TK 632( Giá vốn hàng bán ) Có TK 159( Dự phòng giảm giá hàng tồn kho) -Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập Nợ TK 159( Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ) Có TK 632( Giá vốn hàng bán ) 5. Vấn đề tính giá nguyên vật liệu: Thực trạng: Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Nhưng thực tế số lượng tồn kho của vật liệu là rất ít và nguyên vật liệu nhập về thường được xuất ngay cho các phân xưởng để đảm bảo hoàn thành hợp đồng kịp thời. Bên cạnh đó nguồn nguyên vật liệu nhập về của công ty rất đa dạng nhiều chủng loại khác nhau. Chính vì vậy việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ là rất khó khăn cho công tác hạch toán kế toán. Kiến nghị : Xuất phát từ thực tế trên, công ty nên áp dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá đích danh để tiện cho việc ghi sổ, tránh nhầm lãn và đảm bảo được tính kịp thời trong việc tính giá nguyên vật liệu xuất. 6. Về thời gian vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu: - Thực trạng: Tại Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên liên tục. Nguyên vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ được ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán. Như vậy là đã làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán và việc ghi sổ kế toán bị dồn vào cuối tháng nhiều làm cho công việc tính toán rất dễ nhầm lẫn. - Kiến nghị: Cách khoảng từ 3 đến 5 ngày, kế toán vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu là phù hợp với đặc điểm của Công ty. 7.Công tác ghi sổ kế toán : -Thực trạng: Trong việc vào sổ cái, kế toán công ty đã phản ánh tất cả các khoản nợ và có trong cùng một cột (Ghi có các TK, đối ứng với nợ TK này) như vậy theo nguyên tắc là sai. Ví dụ: Sổ cái TK 151 và sổ cái TK 331 - Kiến nghị: Kế toán công ty không nên phản ánh nợ, có chung vào một cột vừa tránh nhầm lẫn khi cộng phát sinh có và làm đúng theo nguyên tắc kế toán. 8. Về việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán Hiện nay, ở Công ty Phương Nam việc ghi chép kế toán vẫn còn làm thủ công chủ yếu là ghi chép bằng tay. Công ty đã sử dụng máy tính từ lâu nhưng chủ yếu sử dụng vào mục đích in một số biểu bảng, báo cáo vào cuối kỳ. Đây là việc làm kế toán thủ công rất tốn thời gian, mất nhiều công sức và độ chính xác không cao. Theo xu thế của thời đại thì việc sử dụng máy vi tính và các phần mền kế toán đã trở nên thông dụng đã làm cho kế toán thủ công đ trở nên lỗi thời là lạc hậu. Chính vì vậy, việc trang bị máy tính và làm kế toán trên máy tính là cần thiết để việc tính toán chính xác hơn, thông tin được phản ánh cung cấp kịp thời và giảm bớt được khối lượng công tác kế toán. Kết luận Trên đây là lý thuyết và thực tế về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam . Kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với công tác kế toán của Công ty nói riêng và sự tồn tại phát triển của Công ty nói chung. Với việc áp dụng lý thuyết vào thực tế một cách khoa học sáng tạo, kế toán nguyên vật liệu giúp Công ty giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tới mức có thể, giúp những người quản lý có quyết định đúng đắn hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động để đưa Công ty đạt tới mục đích cuối cùng đó là thu được nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên để sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn nữa Công ty cần phải hoàn thiện và ngày càng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và các phần hành kế toán khác, phát huy hết vai trò của kế toán để phục vụ Công ty. Với điều kiện thời gian thực tập và trình độ còn hạn chế, luận văn tốt nghiệp sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến nhận xét của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa kế toán, các cô chú phòng Kế toán - tài vụ của Công ty và tất cả những ai quan tâm tới vấn đề này. Em hy vọng những ý kiến của mình sẽ đóng góp phần nào trong phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty. Em xin trân trọng cảm ơn cô giáo- Nguyễn Thanh Quý đã tận tình hướng dẫn cho em và các cô chú trong phòng Kế toán - tài vụ của Công ty đã giúp đỡ em tìm hiểu thực tế cũng như hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày 25tháng 1năm 2003 Sinh viên Vũ Thị Phương Thảo Tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính Giáo trình phân tích kinh doanh Thông tư 89/2002/TT-BTC Các tài liệu của công ty Luận văn khoá 40 Các báo kinh tế và kế toán khác đề cương chi tiết Lời nói đầu Chương I: Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam I. Đặc điểm của công ty Phương Nam 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.2 Đặc điểm bộ máy quản lý ở công ty 1.3 Quy trình tổ chức sản xuất tại công ty II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 2.3 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho III. Tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Phương Nam 3.1 Tình hình vật ở công ty Phương Nam 3.2 Tổ chức chứng từ kế toán ở công ty Phương Nam 1. Chứng từ sử dụng 2. Tổ chức chứng từ thu mua nhập kho nguyên vật liệu 3. Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu 4. hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam 5. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tổng hợp IV. Kế toán thừc thiếu vật liệu khi kiểm kê V. Phân tích đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ, sử dụng với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty Phương Nam 5.1 Đánh giá hiệu quả sử dụng 5.2 Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu tại công ty. Chương II:Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Phương nam I.Nhận xét chung về công tác kế toán II.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam