Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

kết hợp giữa hình thức tập trung với hình thức phân tán. Tại xí nghiệp: Không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thống kê, thu nhập chứng từ ban đầu. Cuối ngày nhân viên kế toán của xí nghiệp chuyển chứng từ ban đầu và một số sổ kế toán được phân công ghi chép về phòng tài chính kế toán của công ty. Tại công ty sau khi nhận được chứng từ ban đầu, các cán bộ kế toán kiểm tra sự hợp pháp, hợp lý của chứng từ thuộc phần hành của mình phụ trách lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ... ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tổng hợp các số liệu kế toán và lập báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty. Tại một số chi nhánh: Được quyền hạch toán độc lập, đầy đủ các chi phí, cuối kỳ gửi báo cáo kế toán về công ty để phòng tài chính - kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và đối chiếu số dư cuối kỳ. Cuối mỗi tháng, mỗi quí, mỗi năm, kết hợp báo cáo tài chính tại công ty và báo cáo tài chính tại một số chi nhánh thì kế toán lập báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty. Hiện nay bộ máy kế toán của công ty gồm 15 người, mỗi người thực hiện một công việc cụ thể: - Một trưởng phòng tài chính - kế toán: Tổ chức điều hành chung công việc kế toán đảm bảo cho bộ máy hoạt động hiệu quả đồng thời có nhiệm vụ lập báo cáo trình cấp trên, là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. - Hai phó phòng tài chính - kế toán: + Một phó phòng kiêm kế toán tổng hợp: Tiến hành tổng hợp các số liệu kế toán đưa ra các thông tin trên cơ sở số liệu, sổ sách thu nhập được từ các phần hành kế toán khác. Cuối kỳ kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính. + Một phó phòng kiêm tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm nhập kho, đồng thời theo dõi kiểm tra, thực hiện hạch toán chi phí phát sinh trong toàn công ty. - Các nhân viên kế toán gồm: + Một kế toán theo dõi tiền mặt: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt phát sinh trong toàn công ty, các khoản thanh toán với người mua, người bán bằng tiền mặt. + Một kế toán tiền gửi NH kiêm kế toán tiền lương: Theo dõi các khoản giao dịch vay, trả nợ vay, gửi nộp tiền ở ngân hàng... Đồng thời theo dõi, hạch toán tiền lương, BHXH cho CBCNV trong toàn công ty, phục vụ cho việc tính giá thành. + Hai kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, tình hình công cụ, dụng cụ trong toàn công ty, kế toán có nhiệm vụ theo dõi các phiếu nhập xuất vật tư, lập bảng phân bổ vật liệu, CCDC sử dụng trong kỳ, đồng thời lập sổ chi tiết nhập xuất vật liệu. + Ba kế toán tiêu thụ: Một kế toán xác định doanh thu lãi (lỗ), một kế toán thuế, một kế toán theo dõi nhập - xuất - tồn kho thành phẩm. + Hai kế toán TSCĐ: Theo dõi phản ánh mọi trường hợp biến động tăng giảm TSCĐ, tính toán trích khấu hao theo qui định đồng thời tiến hành phân bổ khấu hao vào giá thành sản phẩm theo qui định. + Một kế toán huy động vốn: Chuyên theo dõi và phản ánh nguồn vốn của công ty. + Một thủ quĩ: Thực hiện việc quản lý quĩ, có nhiệm vụ quản lý việc thu chi làm chứng từ báo cáo quĩ. + Một kế toán nội bộ: Kiểm toán các nghiệp vụ của công ty lập báo cáo cho giám đốc. Cơ cấu bộ máy kế toán được biểu hiện cụ thể ở sơ đồ 3: Trưởng phòng Phòng Kế toán tổng hợp Phó phòng kế toán phải thu, thuế VAT Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán nhập kho NVL phải trả NB Kế toán tập hợp chi phí và Z Kế toán tài sản cố định Kế toán bán hàng Kế toán XD cơ bản và SCL Kế toán xuất kho NVL Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán huy động vốn Kế toán tiền lương Kiểm toán viên nội bộ Sơ đồ 3: 2.1.5.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty Cao Su Sao Vàng. Công ty Cao Su Sao Vàng đã căn cứ vào thể lệ kế toán của Nhà nước, qui mô, đặc điểm hoạt động sản xuât kinh doanh, yêu cầu quản lý cũng như trình độ kế toán của doanh nghiệp và các điều kiện trang thiết bị vốn có mà tổ chức một hình thức kế toán phù hợp nhất. Đó là hình thức Nhật ký chứng từ. Sơ đồ 4: Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Báo cáo quĩ hàng ngày Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký - chứng từ Bảng tổng hợp chi phí phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính (2) (1) (1) (1) (3) (4) (4) (4) (5) (7) (6) Ghi chú: : ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ kế toán ghi vào các bảng kê, bảng phân bổ có liên quan. (2) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa thể phản ánh vào các bảng kê, nhật ký chứng từ thì kế toán phản ánh vào sổ chi tiết. (3) Các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào các báo cáo quĩ hàng ngày, sau đó được ghi vào các bảng kê. (4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan rồi từ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái. (5) Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (6) Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các nhật ký chứng từ với nhau giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. (7) Căn cứ vào số liệu từ nhật ký chứng từ, bảng kê sổ cái, bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập các báo cáo tài chính. 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty Cao Su Sao Vàng. 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu. 2.2.1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu. Công ty Cao Su Sao Vàng là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có qui mô lớn, chuyên sản xuất các loại săm lốp, ủng lao động, pin các loại... Trong mỗi loại có nhiều qui cách sản phẩm khác nhau như lốp xe đạp, lốp xe máy, lốp máy bay... Vì vậy Công ty phải sử dụng một khối lượng NVL tương đối lớn, có nhiều loại NVL khác nhau sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm như các loại cao su, các loại vải mành, các loại hóa chất, thanh, bột tan, chống dính cao su... Do đó công ty phải tổ chức quản lý thu mua và sử dụng NVL cho phù hợp trong đó có những NVL tương đối khan hiếm trong nước chưa thể cung cấp được mà phải nhập từ những nước như Trung Quốc, Nhật, Hàn Quốc ... như cao su tổng hợp SBR 1712, cao su Pren Nhật... Các loại NVL chính của công ty như cao su thiên nhiên, các loại hoá chất đều là những loại rất dễ và hư hỏng trong điều kiện khí hậu ở nước ta. Do đó tổ chức hệ thống kho tàng rất được coi trọng và cần thiết. Sản phẩm của Công ty là những sản phẩm phục vụ cho người tiêu dùng trong nước và xuất khẩu sang một số nước. Chi phí NVL chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm (60-70%), do đó chỉ cần có sự thay đổi nhỏ về lượng thì cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Một sản phẩm được cấu thành từ nhiều loại NVL khác nhau và sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau về kích cỡ, chủng loại cho nên phải xây dựng định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm phải hợp lý. Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng NVL, giám đốc công ty đã ký duyệt bảng quy định về định mức tiêu hao NVL cho mỗi loại sản phẩm, định mức tiêu hao cho 1 sản phẩm và hạn mức sử dụng NVL để tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất chủ động lập kế hoạch mua và cung cấp NVL kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm: Biểu số1: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu Bộ công nghiệp Công ty cao su sao vàng Tiêu sản phẩm: Lốp xe đạp 650 2M Nguyên vật liệu ĐVT Định mức tiêu hao A. Nguyên vật liệu chính Cao su L1 kg 0,171900 Cao su tổng hợp SBR1712 kg 0,0543350 Lưu huỳnh kg 0,006161 Xúc tiến DM kg 0,003084 Mành PA vải phin (0,001 kg/m) kg 0,0089 Vật liệu dệt kg 0,6189 Vật liệu kim khí kg 0,0357 .... ... .... Cộng NVL chính kg 2,06 B. Vật liệu phụ kg 0,0001 Người lập biểu (Chữ ký, họ tên) Phòng kỹ thuật cao su (Chữ ký, họ tên) Giám đốc công ty (Chữ ký, họ tên) 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại cũng như số lượng của từng loại. Do đó, việc phân loại dựa trên các tiêu thức khác nhau phù hợp với quy mô sản xuất sản phẩm. NVL dựa trên công dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm. NVL được chia thành các loại như sau: - NVL chính bao gồm: Các loại cao su (cao su L1, L2, cao su Buna, cao su tổng hợp SBR1712), các loại hoá chất (xúc tiến DM, CaCO3 lưu huỳnh), các loại vải mành (vải mành Polvamit, vải lót PA), tanh các loại (tanh xe đạp, tanh xe máy, tanh ô tô) - Vật liệu phụ bao gồm; bao bì, màng mỏng, bột tan chốn dính cao su, băng dán, cuộn dấy chống ẩm ... - Nhiên liệu: bao gồm xăng A76, A92, dầu điezel, các loại than đốt lò. - Phụ tùng thay thế sửa chữa: bao gồm bánh răng, phớt, vòng... - Vật liệu khác: van xe đạp, van xe máy... 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Cao Su Sao Vàng Hà Nội. Tại Công ty Cao Su Sao Vàng NVL được đánh giá theo giá vốn thực tế. Công ty sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá NVL làm cho việc hạch toán chính xác, giảm bớt khối lượng ghi chép sổ sách, song bên cạnh đó cũng làm cho việc hạch toán thường chậm, chưa phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý 2.2.2.1. NVL trị giá thực tế nhập kho ở Công ty Cao Su Sao Vàng - Giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài: = + (Công ty Cao Su Sao Vàng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Ví dụ: Theo hóa đơn số 834 ngày 03/05/2003 công ty mua 14.040,7 kg vải mành của công ty dệt vải công nghiệp với đơn giá là 45.486,3601 đ/kg. Thuế GTGT 10% chi phí vận chuyển do công ty dệt vải công nghiệp chịu. Vậy giá thực tế của 14040,7 kg vải mành nhập kho là: 14040,7 x 45486,3601 = 638.660.336,26đ Định khoản: Nợ TK 152 (1522) : 638.660.336,26 Nợ TK 133 (1331) : 63.866.033,626 Có TK 331 : 702.526.369,886 Công ty Cao Su Sao Vàng nhập khẩu vật liệu từ các nước Trung Quốc, Nhật... Khối lượng NVL nhập khẩu chiếm khoảng 30% tổng khối lượng NVL cung cấp cho toàn công ty. Công ty nhập khẩu NVL thông qua môi giới, các đơn vị ở Việt Nam vật liệu nhập khẩu của công ty được miễn thuế nhập khẩu vì đó là những NVL trong nước chưa sản xuất được. Đối với NVL nhập từ nước ngoài như các loại cao su CBR, vải mành poly Amit Trung Quốc 840D/2... thì giá thực tế nhập kho được tính như sau: = + Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 47213 ngày 06/05/2003 công ty đã nhập khẩu cao su tổng hợp SBR 1712 với số lượng 63.000kg; đơn giá 10363,292đ/kg, thành tiền là: 652.887.396(đ). 2.2.2.2. Trị giá NVL thực tế xuất kho ở Công ty Cao su Sao vàng Công ty sản xuất với qui mô lớn, có nhiều chủng loại sản phẩm vì thế phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau. Do đó để theo dõi cụ thể từng loại NVL xuất kho, kế toán NVL ở Công ty Cao su Sao vàng áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. = x 2.2.3. Thủ tục nhập, xuất NVL và chứng từ hạch toán ban đầu 2.2.3.1. Thủ tục nhập kho NVL. Công ty Cao su Sao vàng là đơn vị sản xuất các sản phẩm cao su nên NVL chính dùng cho sản xuất là mua ngoài (mua ở trong nước hoặc ở nước ngoài). Phòng kế hoạch căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua NVL hoặc xí nghiệp tự mua. Mua NVL được thực hiện qua hợp đồng mua bán do giám đốc ký. Trước khi ký "phiếu nhập kho" thì NVL phải được phòng KCS kiểm tra chất lượng, qui cách, chủng loại có đúng với yêu cầu hay không. Sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Đối với những NVL không đủ tiêu chuẩn để nhập kho thì phòng KCS bào lại để trả lại vật tư hay giảm giá bán để bán lại. Khi NVL tiến hành nhập kho trên cơ sở hoá đơn do người bán cung cấp, phải có báo cáo chi tiết theo từng khách hàng, đồng thời phải kèm phiếu xác nhận của phòng KCS để kế toán vật tư tiến hành ghi sổ. Thủ kho sau khi nhận hàng ghi vào thẻ kho đến cuối tháng gửi cho kế toán vật tư. Căn cứ vào các chứng từ liên quan phòng kế hoạch vật tư làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập được chia làm 3 liên: - Liên 01: Do phòng vật tư lưu. - Liên 02: Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho đến cuối tháng gửi cho kế toán vật tư đối chiếu. - Liên 03: Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho đến cuối tháng gửi cho kế toán vật tư đối chiếu. Ví dụ: Ngày 06/05/2003 Công ty mua cao su của Công ty chế biến cao su Đà Nẵng, nhận được các chứng từ sau: Hoá đơn thuế GTGT (liên 02). Biểu số 2: Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01 - GTGT Liên 02 (giao cho khách hàng) Ngày 06/05/2003 Đơn vị bán hàng: Công ty chế biến cao su Đà Nẵng SHĐ: 3923 Địa chỉ: Đà Nẵng Số tài khoản Điện thoại: MST 49001250231 MS: Họ tên người mua hàng: Công ty cao su Sao Vàng Đơn vị: Xí nghiệp Cao su số 2 Địa chỉ: Đường Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Thanh toán sau bằng tiền mặt MS: 01001001251 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Cao su L2 Kg 10.000 7.428,6 74.286.000 Cộng tiền hàng: 74.286.000đ Tiền thuê GTGT (Thuế suất GTGT: 5%): 3.714.300đ Tổng tiền thanh toán: 78.000.300đ Viết bằng chữ: Bảy tám triệu, ba trăm đồng Sau khi hàng và hoá đơn cùng về, trước khi vật liệu nhập kho phòng KCS kiểm tra chất lượng đúng với hợp đồng mua bán. Sau đó phòng KCS lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Biểu số 3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 06/05/2003 Công ty chế biến cao su Đà Nẵng Theo hợp đồng sốNgày 02/05/2003 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ông (bà): Đại diện bên cung tiêu: Trưởng ban Ông (bà) vật tư - thủ kho: Đại diện kỹ thuật: Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư Phương thức kiểm nghiệm STT Tên nhãn hiệu qui cách vật tư Số lượng Theo TC TT kiểm nghiệm Đúng quy cách phẩm chất Không đúng qui cách phẩm chất A B C 1 2 3 4 1 Cao su L2 Kg 10.000 10.000 10.000 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm Đạt tiêu chuẩn Uỷ Viên Uỷ viên Uỷ viên (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào biên bản và hoá đơn, phòng kế hoạch kinh doanh lập phiếu nhập kho. Biểu số 4: Phiếu nhập kho Ngày 07/05/2003 Người giao: Công ty chế biến cao su Đà Nẵng Theo hoá đơn số 3923 ngày 07/05/2003 Nhập vào kho: Cao su Ghi chú: Đơn vị tính: VNĐ STT Tên hàng hoá và qui cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cao su L2 Kg 10.000 7.428,6 74.286.000 . . . . Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 3.714.300 Tổng giá trị thanh toán: 78.000.300 Người viết phiếu Người nhập Kế toán Thủ kho Phòng KHVT Đối với vật liệu không dùng hết ở các xí nghiệp, cuối tháng trả lại kho Công ty thì bộ phận thông kê xí nghiệp phải làm thủ tục nhập lại về Công ty. Phòng vật tư làm phiếu nhập vật tư (nhập lại vật tư) được chia làm 03 liên: - Liên 01: Kẹp cùng chứng từ của xí nghiệp để chuyển co phòng kế toán. - Liên 02: Phòng vật tư lưu. - Liên 03: Giao cho thủ kho là căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên cho phòng kế toán để đối chiếu. Biểu số 5: Phiếu trả lại vật tư Ngày 31/05/2003 Xí nghiệp Cao Su: Số 2 Nhập lại kho: Công ty TT Chứng từ Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền TK đối ứng TK chính (Nợ) Số Ngày 83 834 31/05 Cao su BTP 33 11 Kg 11.098 8372,57467 92.918.833,68 154 15213 84 834 31/05 Cao su BTP 45 11 Kg 926 24242 22.448.092 154 15213 85 834 31/05 Cao su BTP 46 11 Kg 60 33622 2.017.320 154 15213 86 834 31/05 Cao su BTP 58 11 Kg 3.644 9273,73202 33.793.479,48 154 15213 87 831 31/05 Vải mành PolyA 11 Kg 4.714,7 50.239,7381 236.865.293,22 621 1522 88 831 31/05 Vải pin trắng 3454 11 m 21.555 2637 56.840.535 621 1522 89 831 31/05 Vải lót PP 1 Kg 1.417,1 15048,5437 21.325.291,27 621 1522 .. .. .. Cộng 970.310.462 Trong trường hợp thiếu vật tư đột xuất, các nhân viên kinh tế ở dưới các xí nghiệp chủ động tìm nguồn hàng, ứng trước tiền mua, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng và các chứng từ có liên quan, kế toán cũng làm tương tự như trên và quyết toán tiền hàng cho xí nghiệp như các khách hàng. Công ty không có vật liệu tự chế biến nhập kho. 2.2.3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu xuất kho với nhiều mục đích khác nhau: có thể xuất vật liệu để sản xuất, xuất bán, xuất kho vật liệu nội bộ. Do yêu cầu sản xuất của từng xí nghiệp xin lĩnh vật tư ở các thời điểm khác nhau, cán bộ vật tư ở phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tự do xí nghiệp viết gửi lên để lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập làm 03 liên: - Liên 01: Lưu ở phòng kế toán vật tư - Liên 02: Do người lĩnh vật tư ở xí nghiệp giữ lại để hạch toán ở xí nghiệp. - Liên 03: Do thủ kho giữ dùng để ghi vào thẻ kho cuối tháng chuyển lên cho phòng kế hoạch để hạch toán cho đơn vị lĩnh. So sản phẩm sản xuất ra của Công ty có nhiều loại, mỗi loại cần có một khối lượng vật liệu nhất định, cho nên phòng kỹ thuật cao su xây dựng ra định mức tiêu hao cho một sản phẩm cũng khác nhau. Trên cơ sở định mức tiêu hoa và sản phẩm sản xuất ra để lập kế hoạch cho từng xí nghiệp, các loại vật liệu thường xuyên phát sinh sẽ được các xí nghiệp lập "phiếu xin lĩnh vật tư theo hạn mức". Phiếu này do phòng kinh doanh duyệt cho từng loại, từng thứ vật liệu của từng xí nghiệp. "Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức" được chia làm 02 liên: - Liên 01: Giao cho thủ kho giữ - Liên 02: Giao cho xí nghiệp lĩnh vật tư giữ. Khi xuất vật liệu, thủ khi ghi số thực xuất vào "thẻ kho" và số lượng xuất vào cột số lượng thực tế lĩnh. Cuối tháng hoặc hết hạn mức ghi trên phiếu, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, đối chiếu với thẻ kho, sau đó chuyển một liên cho phòng kế toán và một liên chuyển lên cho phòng kinh doanh. Kế toán kiểm tra loại chứng từ tính thành tiền cho từng phiếu trên cơ sở đơn giá và số lượng vật tư thực lĩnh. Trong trường hợp chưa hết tháng mà phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức đã lĩnh hết xí nghiệp muốn lĩnh thêm để sản xuất thì Công ty cho phép ghi thêm phía dưới phiếu đó để lĩnh hoặc lập phiếu xuất kho. Đối với vật liệu sử dụng không hết phải lập phiếu trả lại vật tư. Đối với vật liệu xuất bán thì kế toán sử dụng chứng từ "Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho". Gồm 03 liên - Liên 01: Đem lưu ở phòng kế toán - Liên 02: Giao cho khách hàng (liên đỏ) - Liên 03: Do thủ kho giữ (liên xanh) Đối với vật liệu vận chuyển giữa các kho hoặc chuyển đến các chi nhánh, xí nghiệp thì kế toán vật liệu sử dụng "phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". Ví dụ: Trong tháng 05/2003 xí nghiệp số 2 lập phiếu lĩnh xin lĩnh vật tư theo hạn mức gửi lên phòng kế toán vật tư duyệt. Biểu số 6: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 05/2003 Tên đơn vị: Xí nghiệp Cao su số 2 Tên vật tư: Cao su L2 Mã vật tư: ĐVT: kg Ngày Nhu cầu Thực lĩnh Ký nhận Số lượng Đơn giá T. tiền 8105 30.000 8.500 12105 7000 18105 8000 27105 9000 Phụ trách phòng kế hoạch vật tư Giám đốc xí nghiệp Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư theo hạn mức của xí nghiệp cao su số 2 gửi lên để xin lĩnh 8.500 kg cao su L2 và 8000 kg cao su L1. Biểu số 7: Phiếu xuất kho MS028 Ngày 09/05/2003 Họ và tên người nhận: Xưởng luyện Xuất tại kho: Công ty Cao su Sao vàng ĐVT: VNĐ TT Tên nhãn hiệu qui cách, phẩm chất vật tư, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Cao su L1 11 Kg 8000 8000 7951,78612 63.614.288,96 2 Cao su L2 11 Kg 8500 8500 8235,70145 70.000.462,32 Cộng 16500 16500 133.617.751,28 Người nhận Thủ trưởng Phòng kỹ Thủ kho Thủ trưởng đơn vị nhập thuật đơn vị xuất Biểu số 8: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 30/05/2003 Liên 03: Dùng thanh toán nội bộ Căn cứ vào lệnh điều động 13,14 ngày 30/05/2003 của Phòng kế hoạch vật tư về việc xuất vật tư. Họ tên người vận chuyển: Xuất tại kho Công ty Nhập tại kho: Xưởng luyện cao su Xuân Hoà TT Tên nhãn hiệu qui cách, phẩm chất vật tư, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xúc tiến TMTD Kg 200 28461,5385 5.692.307,70 2 Parafin kg 150 9153,924 1.373.088,60 Cộng 7.065.396,3 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết NVL là một bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong tổ chức kế toán NVL. Tại Công ty cao su sao vàng Hà Nội, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu tỏng tháng phát sinh nhiều, do đó hạch toán chi tiết vật liệu rất phức tạp. Kế toán NVL của Công ty cao su sao vàng áp dụng phương pháp "sổ số dư" nhưng thực chất nó mang hình thức của phương pháp "ghi thẻ song song" để hạch toán chi tiết NVL. ở kho: Thủ kho mở thẻ kho để tiến hành ghi chép phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL về mặt số lượng. Mỗi loại, thứ NVL được theo dõi trên một thẻ kho, thủ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại, thứ vật liệu để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu và quản lý. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho của mỗi ngày cộng số tiền kho ghi trên thẻ kho. Mỗi thẻ kho có thể mở một tờ hoặc một số tờ. Sau khi ghi thẻ kho song thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất, định kỳ 5 - 8 ngày kế toán xuống từng kho để nhận chứng từ về phòng kế toán. Biểu số 9: Thẻ kho Lập thẻ ngày 05/05/2003 Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Cao su L2 Đơn vị tính: kg Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Phiếu nhập Phiếu xuất Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 4 Tồn đầu tháng 188.194,18 04/05 39201 Nhập của Công ty Cao su Việt Trung 15.000 07/05 39235 Nhập của Công ty cao su Đà Nẵng 10.000 09/05 52421 Xuất kho xưởng luyện 8.500 11/05 41257 Nhập của Công ty cao su Sao Mai Anh 20.500 . . Cộng 124.727,46 168.727,46 144.194,18 ở phòng kế toán: Về chi tiết nhập NVL: Căn cứ vào phiếu nhập và hoá đơn kèm theo kế toán vật tư tiến hành định khoản trên chứng từ và ghi số liệu vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo giá thực tế ghi trên hoá đơn và chi phí vận chuyển nếu có đồng thời nhập cả thuế GTGT được khấu trừ. Song khi nhập song hết tất cả ccá chứng từ trong tháng kế toán kiểm tra lại xem đã chính xác và đầy đủ số lượng giá, đơn vị bán hàng. Sau đó tiến hành tính giá vật tư cho bộ phận xuất vật tư là giá bình quân gia quyền. = Về chi tiết vật tư: Định kỳ, kế toán NVL xuống kho hướng dẫn và kiểm tra về việc ghi chép hàng ngày của thủ kho và thẻ kho. Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chứng từ với thẻ kho nếu phù hợp kế toán ký xác nhận vào thẻ kho và thu nhận chứng từ về phòng kế toán, kế toán không lập phiếu giao chứng từ. Sau khi thu nhận chứng từ về phòng kế toán, kế toán kiểm tra, phân loại định khoản và từng chứng từ, theo đối tượng sửe dụng. Bộ phận kế toán xuất NVL tiến hành ghi số liệu vào kế toán vật tư theo từng đơn vị và đối tượng sử dụng như đã ghi trong phiếu. Sau đó kế toán vật tư kiểm tra lại tính chính xác của chứng từ và tiến hành áp giá vào phần xuất. Giá xuất là giá bình quân gia quyền của từng loại VNL. Cuối tháng đối chiếu tồn kho trên sổ nhập - xuất - tồn (đồng thời là sổ số dư) của từng kho, từng loại NVL với tồn trên thẻ kho của thủ kho xem có đúng hay không. Nếu hai số liệu chênh lệch nhau thì phải kiểm kê lại. = Số lượng x "Sổ số dư" được lập để theo dõi về mặt số lượng và giá trị tồn kho vật liệu của từng kho, từng tài khoản cấp1. Số liệu trên sổ số dư thực chất có giá trị để đối chiếu với thẻ kho (cả về mặt số lượng) của thủ kho. Phương pháp lập "sổ số dư": Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất của từng loại NVL đã tập hợp được trong kỳ để lập. Biểu số 10: Sổ số dư vật liệu và sản phẩm, hàng hoá. Tháng 05/ 2003 Kho cao su Đơn vị tính: VNĐ TT Tên vật tư hàng hoá Mã số ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Cao su BTP 01S NVCCS 036 Kg 155293 1.836.452,613 155.293 1.836.452,613 2 Cao su BTP 02S NVCCS 055 Kg 5229 60.300,419 5229 60.300,419 3 Cao su L1 NVCCS 001 Kg -4.210,80 -34.825,249 223.725,56 1.903.941,44 176.829 1.505.657,057 42.685,057 363.459,137 4 Cao su L2 NVCCS 002 Kg 188.194,18 1650578,34114 124.727,46 926.550,4094 168724,46 1.389588,7423 144.194,18 1.187540,008 5 Cao su L3 NVCCS 003 Kg 22.226,19 173.751,768 670.737,47 5.506.814,879 400.852,47 3.285.986,413 292.111,19 2.394.580,234 6 Cao su tổng hợp SBR 1502 NVCCS 005 Kg 4.900 58709,41 525 6.290,294 4.375 52.419,116 7 Cao su tổng hợp SBR 1712 NVCCS 011 Kg 8625 79.517,823 4200 38.721,723 4.425 40.796,1 .. .. .. Cộng 219.734,57 1.887.756,539 509.645,7574 10.357.459,177 911.655,93 8.167.979,431 483.811,146 4.077.236,285 2.2.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cao su Sao vàng. 2.2.5.1. Phương pháp hạch toán và tài khoản sử dụng. Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu được kế toán sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty cao su sao vàng là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế tổng quát. Tại Công ty Cao su Sao vàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * TK 152: "Nguyên liệu, vật liệu". Được chi tiết thành TK 1521 - "Bán thành phẩm". TK 15211 - "Bán thành phẩm cao su" TK 15212 - "Bán thành phẩm tại Xuân Hoà" TK 15213 -"Bán thành phẩm Xuân Hoà tại Công ty". + TK 1522 - "Nguyên vật liệu chính" + TK 1523 - "Nguyên vật liệu phụ" + TK 1524 - "Nhiên liệu". TK 15241 - "Nhiên liệu các loại" TK 15242 - "Nhiên liệu là than". + TK 1525 - "Phụ tùng thay thế" + TK 1527 - "Van các loại" + TK 1528 - "Phế liệu, phế phẩm" Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331, TK 621, TK 627, TK641, TK 642 2.2.5.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Mua NVL nhập kho của Công ty chủ yếu là mua ngoài (có thể mua trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài). Phòng kế hoạch kinh doanh căn cứ vào tình thực tế sản xuất và dự trữ NVL của toàn Công ty đã lập kế hoạch mua vật liệu nhập kho hoặc các xí nghiệp trực tiếp mua về nhập kho. Đối với vật liệu mua trong nước (ở các tỉnh lân cận) thì đều do người cung cấp vận chuyển đến tận kho của Công ty. Còn những vật liệu mua ở các tỉnh xa hoặc nhập khẩu thì hoá đơn và hàng cùng về nên Công ty có rất ít trường hợp hàng đang đi trên đường. Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho để ghi bút toán sau: Nợ TK 152: Trị giá vốn thực tế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán Khi thanh toán, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Sau khi định khoản, kế toán vật liệu ghi sổ NVL thực tế nhập kho và số tiền thanh toán với người bán. Toàn bộ số tiền thanh toán với người bán được theo dõi qua sổ theo dõi thanh toán với người bán. Số thanh toán ngay chuyển cho kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng (kể cả những vật liệu được thanh toán ngay thì vẫn theo dõi qua TK 331). Để thuận lợi cho việc theo dõi quá trình mua NVL và thanh toán với khách hàng, kế toán NVL mở "báo cáo chi tiết TK 331 theo từng khách hàng". Hàng ngày, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, các chứng từ thanh toán do kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng chuyển lên để ghi vào sổ phát sinh bên Nợ và bên có của "Báo cáo chi tiết TK 331 theo từng khách hàng". Tương ứng với từng chứng từ. Số dư đầu kỳ lấy từ sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng trước ở phần ghi Nợ hoặc ghi có của khách hàng. Cuối tháng kế toán cộng báo cáo chi tiết TK 331 của từng khách hàng để tính ra số dư cuối tháng. Số dư cuối tháng thể hiện số tiền Công ty còn nợ người bán và được chuyển sang tháng sau để thanh toán. Sau đó tổng hợp vào "sổ chi tiết thanh toán với người bán" tương ứng với mỗi người bán một dòng trên cơ sở dòng cộng của "Báo cáo chi tiết TK 331". Việc ghi chép và theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán do kế toán chi tiết vật liệu đảm nhiệm. Bảng tập hợp hoá đơn nhập vật liệu: Căn cứ vào các phiếu nhập vật liệu hoá đơn trong tháng ta sẽ được sổ tổng hợp nhập vật liệu của tháng đó cả về số lượng và giá trị, bảng này để đối chiếu với Báo cáo chi tiết TK 331, sổ chi tiết thanh toán với người bán. Nhật ký chứng từ số 5 - Ghi có TK 331: "Phải trả cho người bán" Nội dung: Nhật ký chứng từ số 5 dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa Công ty với các đơn vị bán vật tư, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ, lao vụ cho Công ty. Căn cứ lập: Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5 tháng trước và báo cáo chi tiết thanh toán với người bán để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Phương pháp lập: Mỗi đơn vị được theo dõi trên một dòng. - Cột số dư đầu tháng: Căn cứ vào cột số dư cuối tháng trước của NKCT số 5 để ghi vào cột số dư. - Số phát sinh: + Phần ghi Có TK 331 - Nợ các TK 1522, 1523 căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán tương ứng với đơn vị bán đó trên NKCT số 5 tương ứng với từng cột. Phần ghi Nợ TK 331- Có TK 111, TK 112 là phần theo dõi thanh toán. Căn cứ vào phần phát sinh Nợ ở Sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi vào từng cột của NKCT số 5 cho phù hợp với hình thức thanh toán. Căn cứ vào bảng Tổng hợp định khoản TK 111, dòng ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 331 để ghi vào cột của NKCT số 5. Căn cứ vào bảng Tổng hợp định khoản TK 112, dòng ghi Có TK 112, ghi Nợ TK 331 để ghi vào cột của NTKT số 5. - Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh Có TK 331 - Số phát sinh Nợ TK 331 - Số dư Nợ đầu tháng. Biểu 11: (Trích) Báo cáo chi tiết TK 331 Tên đơn vị: Công ty ĐTƯDSX bao bì Hà Nội Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số Ngày Số dư đầu kỳ: 53251 2610512003 Mua bao bì của Cty bao bì Hà Nội 1523 13311 187.954,35 187.954,35 4821 27105103 Cty thanh toán tiền bao bì 1111 206.749,785 Cộng phát sinh 206.749,785 206.749,785 Số dư cuối kỳ Cuối kỳ, căn cứ vào báo cáo chi tiết TK 331 tổng cộng, tập hợp hoá đơn nhập NVL và sổ chi tiết thanh toán với người bán để lập Nhật ký chứng từ số 5. Trích NKCT số 5 tháng 05/2003 như sau: (Biểu số 12) Biểu số 12: Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 05/2003 TK 331 - Phải trả cho người bán ĐVT: 1000đ TT Tên người bán Số dư đầu tháng Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác Ghi Nợ TK331, Có TK khác Số dư cuối tháng Nợ Có TK 1522 TK 1523 TK 133311 Cộng Có TK331 TK 111 (1) TK 112 (1) .. Cộng Nợ TK 331 Nợ Có 1 XN bán lẻ XD khu vực I Hà Nội 249.315,2 108931,06 10.185,84 119.116,9 127.513,9 127513,9 240.918,2 2 Cty dệt vải công nghiệp 1697434,499 1334759,55 1304,08 1465209,629 1417.738.755 131900,562 1.549639,317 1613004,811 3 Cty bao bì Hà Nội 187.954,35 18795,435 206749,785 206.749,785 4 XN dệt Sơn Thuỷ 171278,424 17,127,841 188.406.265 188.406,265 5 Cty TNHH Alpha Nam 354.900 354.900 6 Cty CN Cao su miền Nam 185982 18598,2 204580,2 204580,2 .. . . . . . . .. . Cộng 8406182,25 6.260.615,22 22.098865,177 13.482.038,951 5.714.145.145,261 12.185.404.458 Biểu số 13: Báo cáo chi tiết TK 111 Ngày 15/05/2003 Đơn vị tính: VNĐ TK đối ứng Phiếu thu Phiếu chi PS Nợ PS Có Diễn giải Tên đơn vị 1522 4230 153.097.120 Mua vải phin trắng Tổ HTX Thanh Trang 133 4230 153.097.120 Thanh toán tiền mua cao su L2 Công ty cao su Sao Mai Anh 331 4231 152.286.300 Cộng 320.693.132 Biểu số 14: Bảng tổng hợp định khoản TK111 - Tiền mặt Tháng 05/2003 ĐVT: VNĐ Tài khoản đối ứng PS Nợ PS Có TK 1331 45.257.000 TK 1522 8.442.004.430 TK 1523 456.462.535 TK 1527 906.542.000 TK331 884.527.321 TK 5112 6.280.300.590 Cộng 11.790.500.150 12.828.251.259 Số dư đầu kỳ: 1.256.680.000 Số dư cuối kỳ: 218.928.891 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn thuế GTGT số 4530 ngày 15/05/2003. Công ty mua vải phin trắng của HTX dệt Thanh Trang. Số lượng: 51.722m Đơn giá: 2.960đ/m Thành tiền: 153.097.120đ Thuế suất thuế GTGT: 10% Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 1522: 153.097.120 Nợ TK 133: 15.309.712 Có TK 111: 168.406.832 Căn cứ vào phiếu chi, hoá đơn GTGT để ghi vào Báo cáo chi tiết TK 111 Đối với những vật liệu thanh toán bằng TGNH thì kế toán TGNH cũng theo dõi như tiền mặt: cũng mở báo cáo chi tiết TK112 và Bảng Tổng hợp định khoản TK 112. Biểu số 15: Báo cáo chi tiết TK112 Ngày 15/05/2003 ĐVT: VNĐ TK đối ứng Giấy báo Có Giấy báo Nợ PS Nợ PS Có Diễn giải Tên đơn vị 1522 129 825.520.000 Mua hoá chất Công ty hoá chất Vĩnh Thịnh 1331 129 82.552.000 331 130 180.452.136 Thanh toán tiền kỳ trước Công ty thương nghiệp Hà Nội Cộng 1080.524.136 Biểu số 16: Bảng tổng hợp định khoản TK112 Tiền gửi ngân hàng Tháng 05/2003 Tài khoản đối ứng Số phát sinh PS Nợ PS Có TK 111 1.030.500.000 TK 131 1.345.023.300 TK 133 825.520.000 TK 1522 825.520.000 TK 331 4.526.667.236 Cộng 16.524.986.725 17.287.159.336 2.2.5.3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu tại Công ty cao su Sao Vàng Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu xuất dùng cho sản xuất, ngoài ra còn xuất bán, xuất dùng nội bộ. Đối với những NVL chính căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán định mức và kế hoạch sử dụng của cán bộ kỹ thuật đặt ra để phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho vật tư. Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán tổng hợp lại và phân loại phiếu xuất kho cho từng xí nghiệp. Kế toán tổng hợp vật liệu tập hợp các phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển nội bộ, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Kiểm tra số liệu để ghi vào bảng tổng hợp hóa đơn xuất vật tư theo từng xí nghiệp, từng kho và từng loại vật liệu. Các xí nghiệp nhận NVL về sản xuất trong tháng nếu sử dụng không hết phải lập báo cáo gửi lại kho, thủ kho sử dụng "phiếu trả lại vật tư" là căn cứ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán, kế toán vật liệu tập hợp số liệuđể ghi vào "Bảng tập hợp hoá đơn trả lại vật liệu". Cuối tháng căn cứ vào tập hợp hoá đơn trả lại vật liệu tháng này để ghi vào bảng phân bổ số 2. Ngoài ra, các xí nghiệp gửi lên cho phòng kế toán "Báo cáo sử dụng vật tư" để tính toán tính ra số vật liệu thực tế sử dụng trong tháng làm căn cứ để ghi vào Bảng phân bổ số 2. Biểu số 17: Công ty Cao su Sao Vàng Xí nghiệp cao su số 2 Báo cáo sử dụng vật tư Tháng 05/2003 TT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Lĩnh Sử dụng Tồn cuối kỳ 1 Tanh xe đạp f1,83 Kg 15.495 47.783 53.572 9.706 2 ống nối tanh ch -290.284 1.800.000 1.377.964 131.212 3 Dầu nhớt CS220 Kg 209 209 4 Tanh xe đạp f0,78 Kg 1.192 2.589 3.145 636 5 Vải phin m 9 122 131 0 6 Bột tan Kg * Bảng phân bổ số 2: Bảng phân bổ nguyên vật liệu (Biểu số 18). Nội dung: Phản ánh giá trị thực tế của vật liệu được phân bổ vào đối tượng sử dụng. Cơ sở và cách lập: Căn cứ tập hợp hoá đơn xuất, tập hợp hoá đơn trả lại vật liệu, Báo cáo vật tư của từng xí nghiệp để lấy số thực tế sử dụng để ghi vào cột TK 621. Căn cứ vào phiếu xuất kho cho sản xuất chung ghi vào cột tương ứng TK627. Và căn cứ vào phiếu xuất kho cho quản lý để ghi vào cột tương ứng TK642. Đơn giá lấy theo giá thực tế xuất kho. Tác dụng của bảng phân bổ: Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 để ghi vào bảng kê số 4, làm cơ sở để ghi vào sổ cái TK 152. = +- Ví dụ: Căn cứ vào tập hợp hoá đơn xuất vật liệu, tập hợp hoá đơn trảlại vật liệu chính phân bổ cho lốp xe đạp. Công thức tính (T)- Giá trị vật liệu chính phân bổ cho lốp xe đạp (05/2003) T = + - T = 67.225.478 + 159.196.695 - 59.369.700 = 167.502.437 (đ) Giá trị NVL chính phân bổ cho lốp xe máy trong tháng 05/200: = 189.256 + 570.056.048 - 235.504.344 = 523.607.724đ * Sổ Cái TK 152 được mở cho từng loại NVL. Mỗi loại được mở một trang sổ riêng cho cả năm. Biểu số 18: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 05/2003 ĐVT: VNĐ Mã TK Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 - TK 153 Số tiền 1522 1523 1524 1524 1531 TK khác 621 Lốp xe đạp 167.052.473 58.172.130 621 Lốp xe máy 523.607.724 180.378.800 Cộng theo TK 621 11.033.362.163 625.463.109 11.658.825.272 627 Chi phí sản xuất chung 48.327.427 767.795 46.604.239 30.934.792 Cộng theo TK 627 256.101.255 477.264.229 175.576.020 202.313.459 1111.254.963 632 Bán vật tư 55.050.237 16.311.257 Cộng theo tài khoản 632 55.050.237 16.311.257 71.361.494 642 Chi phí QLDN 364.472 823.800 Cộng theo TK 642 364.472 150.133.519 823.800 1.188.272 13682 Chi nhánh T.Bình 903.903.032 150.133.519 Cộng theo TK 13682 1.054.036.551 142 Chi phí chờ phân bổ 200.163.819 Cộng theo TK142 200.163.819 200.163.819 Chi phí XDCB 2.177.894 632.376.036 20.782.885 Cộng theo TK 241 2.177.894 632.376.036 20.782.885 655.336.815 Tổng cộng 11.992.679.904 1.033.875.777 478.088.029 807.952.056 14.752.167.186 Phần thứ ba Hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty cao su sao vàng Hà Nội. 3.1. Nhận xét về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Công ty Cao Su Sao vàng Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty hoá chất Việt Nam hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu hiện nay là sản phẩm các loại săm lốp xe đạp, xe máy, ô tô, máy bay phục vụ cho người tiêu dùng trong nước và nước ngoài. Vật liệu của Công ty hầu hết là mua ngoài, có một số loại cao su, hoá chất trong nước chưa thể đáp ứng được mà Công ty phải nhập khẩu thông qua một số bạn hàng trung gian. Kế toán vật liệu thẽo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Vì vậy việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng để góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, tránh mất mát hư hongt, hao hụt vật liệu trong quá trình sản xuất chung vẫn đảm bảo các thông số kỹ thuật của sản phẩm sản xuất. Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã liên tục được củng cố và hoàn thiện đáp ứng yêu cầu khách quan của nền kinh tế và chấp hành đúng quy định chế độ kế toán của Nhà nước ban hành. Công ty là một đơn vị rất nhạy bén trong quản lý kinh tế để phát huy những ưu điểm vốn có của Công ty. Hiện nay Công ty vẫn đang tìm những bước đi mới cho mình. Chính vì vậy, song song với việc đổi mới mẫu mã sản phẩm, nâng cao chất lượng và tăng cường công tác quản lý sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm Công ty. Mặt khác vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do đó việc tổ chức quản lý sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục tiêu hạ giá thành sản phẩm Công ty. Qua thời gian tìm hiểu công tác quản lý vật liệu của Công ty, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán vật liệu có một số ưu điểm và nhược điểm sau: 3.1.1. Ưu điểm: - Khâu mua: Công ty đã tổ chức được đội ngũ cán bộ cug ứng có chuyên môn để mua vật tư, mỗi người được phân công chuyên môn một loại vật liệu. Do đó việc quản lý chứng từ hoá đơn về thu mua cũng rất thuận tiện, hợp lý, đảm bảo cung ứng vật liệu trong quá trình sản xuất đúng tiến độ kế hoạch. - Khâu dự trữ và bảo quản: Công ty luôn dự trữ được vật liệu ở mức hợp lý đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và không bị gián đoạn. Hệ thống bến bãi kho tàng rộng rãi, thuận lợi cho việc xuất vật liệu. - Khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều được qua phòng kế hoạch vật tư. Việc quản lý vật liệu đươc quản lý theo định mức và kế hoạch đã phần nào tiết kiệm được chi phí. Ngoài ra hàng năm Công ty còn tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho để có biện pháp xử lý đối với những vật tư hao hụt, mất mát, hư hỏng, mất mát, kém phẩm chất. - Việc luân chuyển chứng từ: Công ty đã thực hiện đầy đủ thủ tục nhập kho và xuất kho. - Phân loại vật liệu: Dựa vào công dụng của nguyên vật liệu Công ty đã chia thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, vật liệu khác. Việc phân chia này rất thuận tiện cho việc hạch toán chi tiết. - Việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: Hiện nay Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn như Công ty Cao Su Sao Vàng Hà Nội. 3.1.2. Những hạn chế. - Hạch toán chi tiết vật liệu: Công ty hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng không hoàn toàn là phương pháp "Sổ số dư", nó mang hình thức của phương pháp "Ghi thẻ song song" nhiều hơn "Sổ số dư" do kế toán lập, cuối kỳ chuyển cho thủ kho căn cứ vào thẻ kho để ghi vào cột số lượng trên sổ số dư, sau đó chuyển len kho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho và đơn giá để tính ra số tiền ghi vào cột giá trị của "Sổ số dư". Như vậy không làm giảm bớt khối lượng ghi chép mà còn bị trùng lắp nhiều. - Sổ chi tiết vật liệu của Công ty do kế toán vật liệu tự lập, mẫu sổ còn sơ sài, không có cột theo dõi thời gian ghi hoá đơn, phiếu nhập kho. Nếu trong một ngày mà mua nhiều đợt nguyên vật liệu thì các hoá đơn đó được tập hợp lại rồi tính vào tổng ghi vào một dòng trên sổ cho nên ở cột hoá đơn sẽ khó ghi. - Hàng đi đường: Đối với vật liệu mua ngoài trong tháng hoá đơn về nhưng hàng chưa về thì kế toán không sử dụng TK 151 - Hàng đang đi đường để theo dõi mà chỉ theo dõi trên Nhật ký chứng từ số 5. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cao Su Sao Vàng Hà Nội. 3.2.1. Kiến nghị 01: Hoàn thiện hạc toán kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp "Sổ số dư" Phương pháp "Sổ số dư" mà Công ty đang sử dụng chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Để đảm bảo có sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán nhằm tránh việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán nhằm tránh việc ghi chép trùng lắp, tiết kiệm hao phí lao động và giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả thì công tác kế toán chi tiết vật liệu tại công ty có thể tổ chức như sau: - Tại kho: Hàng ngày kho nhận đủ các chứng từ nhập xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào thẻ kho số lượng nhập xuất trong ngày, tính ra số tồn tại kho cuối ngày. Định kỳ, thủ kho tập hợp, phân loại các chứng từ nhập xuất kho vật liệu lập phiếu giao nhận chứng từ, trong đó ghi rõ số lượng, số loại chứng từ của từng nhóm, loại vật liệu. cuối tháng, thủ kho căn cứ vào lượng vật liệu tồn kho phòng kế toán. Sổ số dư được mở rộng cho từng kho. - Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho và thu nhận chứng từ nhập - xuất vật liệu. Sau đó kế toán vật liệu hoàn chỉnh chứng từ tổng cộng số tiền của các chứng từ theo từng nhóm, thứ vật liệu và ghi vào phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kế toán nhập số liệu để ghi vào "Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn" do thủ kho chuyển lên kế toán tính giá trị vật liệu tồn kho và ghi vào cột giá trị. Số liệu ở " Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn" còn được dùng để đối chiếu, kiểm tra với số liệu ở "Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn" còn được đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp. Để đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác quản lý nguyên vật liệu kế toán cần sử dụng "Phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật liệ". "Bảng luỹ kế nhập xuất kho vật liệu", "Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu" Sổ số dư. Danh điểm vật liệu Tên vật tư, sản phẩm hàng hoá ĐVT Định mức dự trữ Số dư đầu tháng Số dư trong tháng Số dư cuối tháng Ngày . tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu Sổ danh điểm vật liệu Tên quy cách vật liệu Số lượng chứng từ Số lượng chứng từ nhập kho Số lượng Thành tiền cộng Ngày.. tháng năm Chữ ký của thủ kho. Chữ ký của kế toán Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu Sổ danh điểm vật liệu Tên quy cách vật liệu Số lượng chứng từ Số lượng chứng từ nhập kho Số lượng Thành tiền Ngày.. tháng năm Chữ ký của thủ kho Chữ ký của kế toán Bảng luỹ kế nhập kho vật liệu Tháng . năm Sổ danh điểm vật liệu Tên quy cách vật liệu Tên kho Đầu tháng Nhập kho trong tháng Cộng 01- 10 11 - 20 21 - 30 cộng Chữ ký của thủ kho Chữ ký của kế toán Bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn kho vật liệu Tháng. năm. Ký hiệu danh điểm Tên vật liệu Số dư đầu tháng Nhập kho trong tháng Xuất kho trong tháng Số dư cuối tháng cộng Chữ ký của thủ kho Chữ ký của kế toán 3.2.2. Kiến nghị 02 : Hoàn thiện việc gọi tên một dố loại sổ sách đang sử dụng tại công ty. Việc sử dụng các sổ " Tập hợp hoá đơn nhập vật liệu ", " Tập hợp hoá đơn xuất vật liệu", " Tập hợp hoá đơn trã lại vật liệu" để theo dõi tình hình nhập xuất và trả lại hàng tháng là rất phù hợp và đạt hiệu quả cao. Nhưng như đã hình thành bày ở trên, cách gọi tên các số này chưa thật cao. Nhưng như đã trình bày ở trên, cách gọi tren các số này chưa thật phù hợp với nội dung ghi sổ. Vì thế kế toán côgn ty nên sửa lại tên gọi cho thật chính xác và khoa học hơn như: + Bảng tổng hợp nhập kho vật liệu trong tháng. + Bảng tổng hợp xuất kho vật liệu trong tháng Cách gọi tên như vậy sẽ phù hợp với nội dung ghi sổ hơn, vì nếu gọi là "Tập hợp hoá đơn nhập (xuất hoặc trả lại) vật liệu" sẽ khiến người sử dụng liên tưởng tới một tập hợp riêng rẽ các hoá đơn nhập, xuất hoặc trả lại nguyên vật liệu của Công ty chứ không phải là sự tổng hợp các hoá đơn của kế toán nguyên vật liệu. Khi gọi là Bảng tổng hợp nhập, xuất và trả lại vật tư trong tháng sẽ phản ánh được sự tham gia của công tác kế toán nguyênvật liệu vào việc sắp xếp. Phân loại và tổng hợp các hoá đơn nhập, xuất và trả lại vật liệu không chỉ trên phương tiện hoá đơn thuần tuý mà còn phản ánh được cả số lượng, đơn giá và giá trị của các loại vật liệu nhập kho, xuất kho cũng như phản ánh đầy đủ địa điểm, TK đối ứng và TK chính của chúng. 3.2.3. Kiến nghị 03: Hoàn thiện sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán Công ty đang sử dụng gây khó khăn cho công tác theo dõi các chứng từ nhập kho nguyên vật liệu, đồn thời không phản ánh được thời hạn chiết khấu được hưởng. Do đó, Công ty nên áp dụng mẫu số quy định trong hình thức kế toán NKCT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Mẫu này sẽ tổng quát và khoa học hơn. Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 Đối tượng Loại tiền: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn chiết khấu SPS Số dư SH TK Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. Số dư đầu tháng 2. Số phát sinh Cộng số phát sinh 3. Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Ngày tháng. năm Kế toán trưởng 3.2.4. Kiến nghị 04: Hoàn thiện phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Để công tác kiểm tra, quản lý tình hình lĩnh vực theo hạn mức của các xí nghiệp được thuận tiện và đạt hiệu quả cao. Công ty có thể thiết kế "Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức" như sau: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. STT Tên nhãn hiệu quy cách VL Mã số DVT Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng A B C D 1 Cộng Người nhận ký Khi sử dụng mẫu này kế toán vật liệu sẽ dễ dàng kiểm tra được số lượng nguyên vật liệu mà các các bộ phận đã lĩnh. Hơn nữa khi áp dụng theo mẫu công ty đang sử dụng mỗi loại vật liệu sẽ được theo dõi trên một phiếu nên đã làm tăng công việc kế toán, còn khi áp dụng mẫu trên kế toán có thể theo dõi nhiều chủng loại vật tư trên cùng một phiếu. Do đó sẽ giảm bớt hao phí lao động cho công tác kế toán. 3.2.5. Kiến nghị 05: Lập dự phòng giá hàng tồn kho. Nguyên vật liệu tại công ty có giá trị lớn và giá cả thị trường thường xuyên biến động. Vì vậy để chủ động trong các rủi ro do giảm giá trị vật tư hàng hoá công ty nêu lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập dự báo cáo tài chính. Dự phòng thực chất làm tăng chi phí đồng nghĩa với việc giảm thu nhập của niên độ báo cáo. Nó giúp cho DN có một quỹ tiền tệ để khắc phục trước mắt những thiệt hại xẩy ra trong kinh doanh. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng vật tư giảm giá so với giá ghi trên sổ. Số dự phòng được xác định như sau: Mức dự phòng = Số lượng hàng + Mức chênh lệch Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá thực tế Mức chênh lệch Mức dự phòng cộng Kết luận Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng, trong công tác quản lý kinh tế. Kế toán nguyên vật liệu không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu mà quan trọng hơn thông qua việc phân tích tình hình thực hiện kế toán cung cấp sử dụng nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ đến bảo quản, sử dụng sao cho có hiệu quả nhất, tránh hao hụt lãng phí làm thiệt hại tài sản của Công ty. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ, tăng tốc độ chu chuyển của vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho Công ty đứng vững và phát triển trong cơ chế cạnh tranh gay gắt của thị trường. Từ khi thành lập đến nay, Công ty cao su Sao Vàng đã trải qua hơn 40 năm hoạt động và phát triển, Công ty đã không ngừng hoàn thiện mình để vinh dự là một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả của Bộ công nghiệpvà của Thành phố Hà Nội, cán bộ công nhân viên của Công ty có thể tự hào về doanh nghiệp của mình. Trong thời gian thực tập của Công ty, thông qua việc nghiên cứu tình hình thực tế về kế toán nguyên vật liệu của Công ty cao su Sao Vàng, em nhận thấy những ưu điểm, thế mạnh mà Công ty cần tiếp tục phát huy, đồng thời vẫn còn những tồn tại. Vì điều kiện thời gian nghiên cứu và khả năng, trình độ thực tế có hạn, em đã đưa ra một số ý kiến và giải pháp mong rằng phần nào đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu. Do hạn chế về sự hiểu biết, về kinh nghiệm thực tế, chắc chắn bản chuyên đề này sẽ không tránh khỏi thiếu xót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của Quý công ty, của các thầy giáo, cô giáo và các bạn trong trường để bản chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn nữa. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình, hiệu quả của Quý Công ty nói chung, Phòng Tài chính - Kế toán nói riêng và thầy giáo Nguyễn Mạnh Thiều đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo em hoàn thành tốt bản chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội, tháng 4 năm 2004 Sinh viên: Phạm Quốc Viện Lớp: K38.21.06 Danh mục tài liệu tham khảo 1. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Bộ Tài chính, NXB Tài chính 2000 2. Hướng dẫn kế toán doanh nghiệp, kế toán thuế GTGT, sơ đồ hạch toán kế toán - TS. Võ Văn Nhị - NXB Thống kê 2000 3. Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp - PTS. Ngô Thế Chi - NXB Tài chính 1995. 4. Kế toán tài chính - PGS.TS Ngô Thế Chi, TS. Nguyễn Đình Đỗ - NXB Tài chính,1999 5. Kế toán quản trị- PGS. TS. Vương Đình Huệ, TS. Đoàn Xuân Tiên - NXB Tài chính 1999. 6. Phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp - TS. Nguyễn Thế Khải- NXB Tài chính 2000. Mục lục