Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ điện Trần Phú

tế . Đây là chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có thể có được NVL , hay nói cách khác , là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra vật chất Giá thực tế của NVL nhập kho tuỳ thuộc theo nguồn nhập cụ thể : *Đối với NVL mua ngoài : các yếu tố để hình thành gía thực tế là: Giá hoá đơn kể cả giá nhập khẩu (nếu có) Chi phí thu mua : chi phí thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển ,bốc dỡ,chi phí nhân viên thu mua , chi phí của bộ phận thu mua độc lập , chi phí thuê kho bãi , tiền phạt lưu kho , lưu hàng (chi phí này cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn). Đối với NVL gia công xong nhập kho : giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến , chi phí vận chuyển , bốc dỡ Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL Chi phí chế bién sau gia công = xuất gia công + Đới với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của nguyên vật liệu là giá thoả thuận và được hai bên tham gia góp vốn thừa nhận cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ( nếu có ) Giá thực tế NVL nhận góp vốn LD = Gía do hội đồng liên doanh đánh giá Đối với vật liệu vay mượn tạm thời của đơn vị khác thì giá thực tế nhập kho của NVL được tính theo giá thị trường hiện tại của số nguyên vật liệu đó . Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh thì gía thực tế được tính theo gía thực tế hoặc gía bán trên thị trường tại thời điểm nhập Đánh gía NVL nhập kho tại Công Ty Cơ Điện Trần Phú Công Ty Cơ Điên Trần Phú đánh giá NVL theo gía thực tế . Vật liệu sử dụng trong Công ty chủ yếu do mua ngoài , tuỳ theo nguồn nhập vật liệu của Công ty mà trị giá thực tế của vật liệu được xác định theo các cách khác nhau: + Đối với vật liệu mua ngoài : - + = Giá NVL Gía ghi trên hóa đơn Chi phí cv Các khoản giảm nhập kho (không gồm thuế VAT) bốc xếp (nếu có) Cụ thể : Căn cứ vào hoá đơn ,phiếu nhập số 146T ngày 3 tháng 4 năm 2002 nhập dây nhôm 9.5 (VT) của công ty liên doanh cáp điện lực Daesung VN với số lượng 10.929 kg, đơn gía 23.515đ/kg, chi phí vận chuyển 500.000đ do Công ty trả , không có khoản chiết khấu giảm giá . Gia ghi trên hóa đơn = 10.929 x 23.515 = 256.981.227 đ Giá trị vật liệu nhập kho = 256.981.227 + 500.000 = 257.481.227 đ Đơn gía vật liệu nhập kho = 257.481.227 : 10.929 = 23.559,45 đ/kg Ghi chú : Đối với trường hợp Công ty mua vật liệu mà chi phí vận chuyển , bốc dỡ , bên bán chịu và chi phí này được cộng luôn vào giá mua vật liệu thì giá thực tế của vật liệu đúng bằng giá ghi trên hóa đơn. Cụ thể : Căn cứ vào hoá đơn ,phiếu nhập kho số 540 ngày 6 tháng 4 năm 2002 nhập hạt nhựa của Công ty thương mại Hà Việt với số lượng 4.500kg , đơn gía 12.000đ /kg , thuế GTGT 10% : 5.400.000đ , tổng tiền thanh toán là : 59.400.000 đ Trị giá thực tế vật liệu nhập kho : 54.000.000đ Đơn giá vật liệu nhập kho : 12.000đ + Đối với vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài : Giá thực tế nhập kho vật liệu là giá mua tính theo tiền Việt Nam ( tỷ gía ngoại tệ là tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm nhập) bao gồm cả gía nhập khẩu cộng các chi phí khác và được xác định theo công thức sau : + + = Giá NVL Gía CIF Chi phí vận chuyển , Các khoản thuế + + nhập kho nhập khẩu bốc dỡ không hoàn lại(nếu có) Chi phí thanh toán Phụ phí _ (nếu có ) (nếu có) chiết khấu thương mại , giảm giá(nếu có) Cụ thể : Căn cứ vào invoice HCM 3694 phiếu nhập kho số 611 ngay 22 tháng 4 năm 2002 nhập 400.000 kg nhôm tấm từ hãng TOYTA TSUSHO giá CIF tại cảng Hải Phòng là 730.991,58 USD ( tỷ giá 15.200 VNĐ/USD) thuế nhập khẩu 0%, Thuế VAT 5% , chi phí vận chuyển và bốc xếp từ cảng Hải Phòng về Công ty là 15.238.000 đ , phí thanh toán là90.000 đ Tacó : Giá thực tế nhập kho của lô đồng tấm này là : (730.991,58 x15.200) +15.238.000 + 90.000 = 11.126.400.000 đ Đơn giá vật liệu nhập kho 27.816 đ/kg + Đối với vật liệu thuê ngoài chế biến hay tự gia công chế biến thì giá thực tế nhập kho căn cứ trên cách tập hợp chi phí về thuê ngoài hay chi phí tự gia công chế biến đều tính bằng giá hạch toán + Đối với phế liệu thu hồi được xác định là giá ước tính có thể bán được theo giá thị trường tại thời điểm nhập kho + Đối với vật liệu nhập từ bán thành phẩm và thành phẩm do Công ty sản xuất : Trị giá vật liệu nhập kho của loại vật liệu này được tính bằng gía vốn hàng bán Đánh giá NVL xuất dùng trong kỳ Phương pháp tính giá theo đơn gía bình quân :Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu ( cả kỳ dự trữ , hoặc bình quân cuối kỳ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ) x = Gía thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Giá đơn vị bình xuất dùng xuất dùng quân vật liệu Trong đó giá đơn vị bình quân theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: = Gía đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ cả kỳ dự trữ Số lượng của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Đối với NVL xuất kho kế toán Công Ty Cơ Điện Trần Phú sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ . Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu bình quân cả kỳ dự trữ Cụ thể Tình hình nhập xuất vật liệu dây nhôm 9.5 (VT) Trong tháng 4 năm 2002 như sau : Số tồn kho đầu kỳ là : SL 31.077kg, thành tiền : 730.279.207đ Số xuất kho ngày 5/4 là : SL 1.500kg Số xuất kho ngày 10/4 là : SL 8.400kg Số xuất kho ngày 18/4 là : SL 5.230kg Số nhập kho ngày 4/4 là : SL 6.840kg . Tổng số nhập trong tháng là 47.308 kg thành tiền 1.112.396.119 đ Tổng số xuất trong tháng là 36.000 kg thành tiền là : 846.283.680 đ Cuối tháng kế toán tiến hành tính đơn giá mua theo phương pháp bình quân 23.507,88đ = = Đơn giá 730.279.207 + 1.112.386.119 bình quân 31.077 + 47.308 Vậy trị giá thực tế của hàng xuất kho : 36.000 x 23.507,88 = 846.283.680 đ Cuối kỳ kế toán vật tư dùng giá thực tế đã tính để phản ánh số liệu vào sổ kế toán 2.3 Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu 2.3.1 Thủ tục nhập kho Công Ty Cơ Điên Trần Phú chuyên sản xuất dây và cáp điện do đó nguyên vật liệu chủ yếu là đồng tấm và nhôm thỏi để đạt hiệu quả cao thì đa số nguyên vật liệu chính của Công ty đều được nhập khẩu , còn vật liệu phụ và nhiên liệu thì mua ở trong nước . Đầu tháng căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu do bộ phận KCS đề ra , phòng kỹ thuật tính ra lượng vật liệu cần dùng trong tháng , rồi chuyển số liệu đã tính cho phòng kinh doanh tổng hợp . Phòng kinh doanh tổng hợp căn cứ vào định mức đã được xây dựng và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua ,sau đó trình lên giám đốc ký duyệt cho cán bộ cung tiêu đi mua vật tư . Khi vật tư được mua về đến kho , căn cứ vào hợp đồng mua bán bộ phận KCS tiến hành kiểm tra số lượng chất lượng vật liệu , lập bản kiểm tra chất lượng. Sau đó phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng , hoá đơn , báo giá và phiếu kiểm tra chất lượng của bộ phận KCS để viết phiếu nhập kho .Phiếu nhập kho được phòng kinh doanh tổng hợp lập thành 3 liên : 1 liên phòng kinh doanh tổng hợp lưu lại , 1 liên giao cho cán bộ cung tiêu , 1 liên giao thủ kho Trước khi nhập kho thì thủ kho phải xem xét cụ thể đối chiếu lại , nếu số lượng vật tư mua về đủ số lượng ,chủng loại, quy cách đã được ghi trong phiếu nhập kho , thủ kho ký nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho .(Nếu vật tư mua về sai quy cách , không đủ số lượng , chủng loại thì ban kiểm nghiệm lập biên bản về số vật tư thiếu hụt đó .Đồng thời thủ kho báo cáo phòng kinh doanh và cùng cán bộ cung tiêu lập biên bản để xử lý ) Tại kho , thủ kho căn cứ vào phiếu nhập để ghi thẻ kho . Trên phiếu nhập kho có 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị ,nhưng khi vào thẻ kho , thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng , sau đó định kỳ giao lại cho kế toán vật liệu cả phiếu nhập kho cùng các chứng từ gốc kèm theo để kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ .Phòng kế toán tài vụ khi nhận được hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư thì tiến hành xem xét hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư thì tiến hành xem xét hóa đơn , nếu nội dung ghi trên hoá đơn phù hợp thì lưu hoá đơn lại : Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Quá trình nhập NVL có thể khái quát qua sơ đồ sau: Hoá đơn Nguyên vật liệu Bộ phận KCS Phòng KDTH Kho Công Ty Cơ Điện Trần Phú là công ty sản xuất quy mô lớn với nhiều sản phẩm hàng hoá vì vậy NVL của Công ty cũng rất đa dạng và phong phú như : Dây nhôm 9,5 (VT) , Lõi C với nhiều kích cỡ khác nhau ( 3.2, 3.8 , 4.5 ) , Lô gỗ 1000, Lô gỗ 1500 Để thuận tiện và dễ dàng hơn trong việc hiểu rõ công tác kế toán NVL tại công ty em chọn ra vật liệu Dây nhôm 9.5 (VT) làm vật liệu tiêu biểu để nghiên cứu trong suốt báo cáo này . Cụ thể : Đối với hàng mua trong nước , ngày 3/4 /2002 Công ty mua dây nhôm 9.5 (VT) của Công ty liên doanh cáp điện lực Daesung Vn với số lượng 10.929 kg đơn giá 23.513 đ/kg, GTGT 5%. Với nghiệp vụ này ta có : Nợ Tk 152 : 269.830.288 Có TK 133 : 12.849.061 Có Tk 331 : 256.981.227 Căn cứ vào phát sinh trên ta lập hoá đơn (GTGT) biểu số 01 Ngày 3/4/2002 phòng kinh doanh tổng hợp nhận được hoá đơn về việc mua dây nhôm 9.5 (VT) ,giao cho bộ phận KCS lập biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu biểu biên bản kiểm nghiệm của Công Ty Cơ Điện Trần Phú - biểu số 02) Khi biên bản kiểm nghiệm có kết luận vật liệu dây nhôm 9.5 (VT) đủ điều kiện nhập kho , phòng kinh doanh tổng hợp tiến hành lập phiếu nhập kho ( Mẫu biểu nhập kho của Công Ty Cơ Điện Trần Phú -biểu số 03) Phiếu nhập kho này được lập thành 3 liên , trong đó một liên giao cho thủ kho .Thủ kho nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho .Sau đó căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho tiến hành ghi vào cột số lượng vật liệu nhập kho trên thẻ kho Biểu số 01 hoá đơn (GTGT) Mẫu số :01 GTKT -3LL Liên 2 :( Giao khách hàng) CU/ 01-B Ngày 3 tháng 4 năm 2002 Đơn vị bán hàng : Công ty liên doanh cáp điện lực Daesung VN Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại : MS: Họ ,tên người mua hàng : Công Ty Cơ Điên Trần Phú Đơn vị : Địa chỉ : 83 Trường Chinh - Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán: MS : STT Tên hàng hoá , dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Mua dây nhôm 9.5 (vt) Kg 10.929,00 23.515 256.981.227 Cộng tiền hàng : 256.981.227 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 12.849.061 Tổng cộng tiền thanh toán: 269.830.288 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm sáu chín triệu tám chăm ba mươi nghìn hai trăm tám tám đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký , ghi rõ họ tên) (Ký , ghi rõ họ tên) (Ký , ghi rõ họ tên) Biểu số 02 Công Ty Cơ Điện Trần Phú Ngõ 83 Đường Trường Chinh -HN Biên bản kiểm nghiệm ( Vật tư - Sản phẩm - Hàng hóa) ngày 3 tháng 4 năm 2002 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Nguyễn Viết Dũng - Trưởng ban Ông : Trương Quốc Thái - uỷ viên Ông : Nguyễn Văn Tú - uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Tên nhãn hiệu quy cách vật tư , sản phẩm , hàng hoá ĐVT Số lượng theo ctừ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Sl đúng QCPC SL không đúng QCPC 1. Dây nhôm 9.5 (VT) Kg 10.929 10.929 0 ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Số vật tư trên đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Nguyễn Văn Tú Trương Quốc Thái Nguyễn Viết Dũng Biểu số 03 Công Ty Cơ Điên Trần Phú Ngõ 83 Đường Trường Chinh - HN Phiếu nhập kho Số ctừ :146T ngày 3 tháng 4 năm 2002 Liên 1 Người dao dịch :BNCT 016 Đơn vị : Công ty liên doanh cáp điện lực Daesung- Vn Địa chỉ : Diễn giải : Nhập vào kho : Kho Thái Dạng nhập : Phải trả cho người bán 3311 Tên vật tư Tk vt mã vt ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 4 Dâynhôm 9.5 1521 NHOMDAYO1 Kg 10.929,00 23.513 256.981.227 Tổng cộng tiền hàng : 256.981.227 Thuế GTGT : 12.849.061 Tổng cộng tiền thanh toán : 269.830.288 Bằng chữ : Hai trăm sáu chín triệu, tám trăm ba mươi nghìn, hai trăm tám tám đồng chẵn./. Nhập ngày 3 tháng 4năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (Ký , đóng dấu) (Ký ,họ tên ) (Ký ,họ tên) (Ký , họ tên) 2.3.2 Thủ tục xuất kho Công Ty Cơ Điện Trần Phú chủ yếu xuất NVL dùng cho sản xuất các loại dây dẫn điện , phôi dây đồng , phôi dây nhôm , ngoài ra còn sản xuất thêm một số sản phẩm phục vụ ngành xây dựng như dàn giáo , xe cải tiến Khi có nhu cầu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất thực tế ,phân xưởng viết giấy yêu cầu xin cấp vật tư . Trên phiếu yêu cầu xin cấp vật tư nêu rõ nội dung phân xưởng dùng NVL vào mục đích gì , ghi rõ danh mục vật tư cần lĩnh về số lượng , quy cách và đưa lên phòng kinh doanh tổng hợp . Phòng kinh doanh tổng hợp dựa vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để ký xác nhận trên giấy xin cấp vật liệu đồng thời tiến hành viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập một hoặc nhiều thứ cùng kho và được lập thành 3 liên : 1 liên lưu lại phòng kinh doanh tổng hợp , 1liên giao cho người nhận vật tư ,1 liên chuyển sang phòng kế toán . Phòng kế toán nhận được phiếu thì kiểm tra lại mục đích , nội dung số lượng ,nguyên vật liệu xuất dùng và kiểm tra tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu trên sổ kế toán .Nếu đúng và đủ thì kế toán vật tư trình phiếu xuất kho lên kế toán trưởng xác nhận , sau đó chuyển xuống kho .ở kho thủ kho xuất nguyên vật liệu cho nhân viên phân xưởng và ký tên vào phiếu xuất kho Thủ kho xuất NVL Phòng kế toán Phòng kinh doanh Trình tự xuất kho được khái quát như sau : Ký duyệt Phân xưởng Phiếu xuất kho Giấy xin cấp vt Cụ thể : Ngày 3/4/2002 phân xưởng nhôm có nhu cầu vật liệu dây nhôm 9.5 (VT) dùng cho sản xuất cáp nhôm bọcA35 . Phân xưởng viết phiếu yêu cầu (Mẫu biểu Phiếu yêu cầu của Công Ty Cơ Điện Trần Phú - biểu số 04) Sau khi nhận được phiếu yêu cầu xin cấp vật tư , phòng kinh doanh tổng hợp xem xét và ký nhận trên giấy xin cấp vật liệu đồng thời tiến hành lập phiếu xuất kho (Mẫu biểu Phiếu Xuất kho của Công Ty Cơ Điện Trần Phú - Biểu số 05 ) Biểu số 04 Phiếu này được lập thành 3 liên , trong đó một liên gửi tại kho ,thủ kho căn cứ vào đó tiến hành ghi vào cột số lượng vật liệu xuất kho trên thẻ kho Công Ty Cơ Điên Trần Phú Phiếu yêu cầu Số . Cung cấp / mua hàng Bộ phận yêu cầu : Phân xưởng nhôm Ngày yêu cầu : 3/4/2002 -Hàng mua trong nước :[x] -Hàng mua ngoài nước : [] TT Tên hàng Quy cách Số lượng Đề nghị ngày nhận mua lẻ yêu cầu tồn kho cần mua Mua Không 1 Dây nhôm9.5 Kg 36.000 31.077 ý kiến của giám đốc : dùng sản xuất cáp nhôm A35 Người yêu câu Thủ kho Giám đốc Đề xuất nơi cung cấp : . TT Tên nhà thầu phụ Loại hàng cung cấp Kết quả Chọn Không chọn Ghi chú : 1.Nhà thầu phụ được lấy từ danh sách là nhà thầu đã được phê duyệt 2.Phiếu đánh giá chi tiết nhà thầu phụ cung cấp hàng hoá .Biểu mẫu có mã số Tp-FI-06-001-04 Người đễ xuất Phê duyệt Họ tên : Họ tên : Chức danh: Chức danh: ngày tháng năm 2002 Ngày tháng năm 2002 Biểu số 05 Công ty cơ điện trần phú Ngõ 83 Đường Trường Chinh -HN Phiếu xuất kho Ngày 3 tháng 4 năm 2002 số chứng từ 22TN Người giao dịch : Anh Hao Đơn vị : Phân xưởng Nhôm Diễn giải : Dùng để sản xuất cáp nhôm bọc A35 Xuất tại kho : Kho Thái Dạng xuất : STT Tên vật tư TK vt mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền 1 Dây nhôm 9.5 1521 NHOMDAY01 kg 36.000 23.507,88 846.283.680 Tổng cộng 846.283.680 Xuất ngày 3 tháng 4 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho 2.4 Kế toán chi tiết vật liệu Công Ty Cơ Điên Trần Phú sử dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phương pháp thẻ song song Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật liệu ,hàng ngày ghi vào "Thẻ kho " . Hàng ngày sau mỗi lần nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho .Kế toán trên cơ sở chứng từ nhập xuất NVL vào "Thẻ kế toán chi tiết NVL ". Cuối kỳ tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kế toán chi tiết NVL " với "Thẻ kho " .Đồng thời dựa vào "Thẻ kế toán NVL " kế toán lấy số liệu để ghi vào " Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL " theo từng danh điểm , từng loại NVL để đối chiếu với kế toán tổng hợp nhập xuất tồn NVL . Ưu điểm : Đơn giản , dễ ghi chép , dễ kiểm tra đối chiếu , phát hiện sai sót ,cung cấp thông tin kịp thời , chính xác. Nhược điểm : Lãng phí do ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán. Điều kiện áp dụng : doanh nghiệp có số lượng danh điểm NVL ít Chứng từ nhập NVL Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Sổ kế toán tổng hợp NVL Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn NVL Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Thẻ kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chứng từ xuất NVL Tóm lại ,Phương pháp này dễ làm dễ hiểu ,đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu và dễ phát hiện sai sót thuận lợi cho việc hạch toán kế toán bảo đảm chính xác ,hiệu quả .Kế toán sử dụng chứng từ phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho để hạch toán chi tiết . Cụ thể phương pháp này được thể hiện ở Công Ty Cơ Điên Trần Phú như sau: *ở kho + Thủ kho sử dụng thẻ kho phản ánh nhập xuất tồn từng loại ,từng thứ NVL theo số lượng + Thẻ kho do phòng kế toán lập theo danh điểm từng kho . Sau khi ghi đủ yếu tố trên thẻ kho : tên , nhãn hiệu, định mức dự trữ kế toán giao thẻ kho cho thủ kho .Thẻ kho được thủ kho quản lý và ghi chép trong suốt quá trình nhập xuất từng thứ NVL + Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán ( phiếu nhập , phiếu xuất ) thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ và nhập xuất NVL theo đúng chứng từ ,ghi số lượng thực nhập hoặc thực xuất vào chứng từ .Cuối ngày căn cứ vào chứng từ ghi vào các thẻ kho ,mỗi chứng từ ghi 1 dòng vào thẻ kho .Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư (loại nhóm vật tư) + Cuối ngày hoặc định kỳ ( 3 đến 5 ngày ) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho sắp xếp chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao chứng từ cho phòng kế toán ,ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ cùng với kế toán + Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập xuất tính ra số tồn kho về mặt số lượng theo từng danh điểm vật tư *ở phòng kế toán + Kế toán NVL mở sổ hoặc thẻ chi tiết NVL cho từng NVL ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị + Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập xuất của thủ kho gíao ,kế toán phải kiểm tra tính hợp pháp hợp pháp hợp lý của chứng từ ,hoàn chỉnh chứng từ (ghi đơn giá tính thành tiền vào chứng từ ) Phân loại chứng từ và tiến hành ghi vào sổ chi tiết , tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi ngay vào sổ chi tiết + Cuối tháng thủ kho và phòng kế toán đối chiếu thẻ kho và sổ chi tiết đồng thời lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL theo nhóm nguyên vật liệu dựa vào thẻ kho và sổ chi tiết .Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phòng kế toán tổng hợp nhập ,xuất , tồn kho NVL Cụ thể: Căn cứ vào phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho của vật liệu dây nhôm 9.5 (VT)thủ kho vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng từ ngày 1/4/2002 đến ngày30/4/2002 Sau đây là mẫu biểu Thẻ kho của Công Ty Cơ Điện Trần Phú -Biểu số 06 Biểu số 06 Công Ty Cơ Điên Trần Phú Ngõ 83 Đường Trường Chinh -HN Thẻ kho Kho : KH002 - Kho Thái Vật tư : NHOMDAY01 Dây nhôm 9.5 (VT) , ĐVT : kg Từ ngày : 01/04/2002 đến ngày 30/04/2002 Tồn đầu : 31.077 Chứng từ khách hàng Diễn giải Mã NX SL nhập Sl xuất Sl tồn kho 1/4 PN-138T Cty liên doanh cáp daesungvn 3311 4.249 35.326 3/4 Pn 146T Cty liên doanh cáp daesung vn 3311 10.929 57.514 3/4 PX 22TN Mã khách lẻ 621 36.000 21.514 Tổng cộng 47.308.000 36.000 42.385.000 Ngày tháng năm 2002 Người lập (ký họ tên ) Hàng ngày , kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho , phiếu xuất kho và đối chiếu với thẻ kho do thủ kho gửi lên để lập sổ chi tiết vật tư cho vật tư dây nhôm 9.5(VT) ( Mẫu biểu Sổ chi tiết vật tư của Công Ty Cơ Điện Trần Phú - Biểu số 07) Cuối tháng , căn cứ vào sổ chi tiết vật tư kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu từ ngày 1/04/2002 đến ngày30/04/2002. Sau đây là mẫu biểu Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn của Công Ty Cơ Điện Trần Phú - Biểu số 08 07  08 2.5 Kế toán tổng hợp vật liệu tại Công Ty Cơ Điện Trần Phú Hạch toán hàng tồn kho của Công Ty Cơ Điện Trần Phú là các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên , yêu cầu các thông tin kế toán phải chính xác cập nhật với khả năng kế toán cao . Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho hạch toán tổng hợp hàng tồn kho . Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp theo dõi phán ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán . Phương pháp này có độ chính xác cao cung cấp thông tin về hàng tồn kho 1 cách kịp thời cập nhập và được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó . Tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng NVL của Công ty rất đa dạng và phong phú , nhiều chủng loại và được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhưng chủ yếu vẫn nhập từ bên ngoài. Ngoài ra Công ty có thể thuê gia công hoặc tự chế vật liệu .Do vậy mà mỗi nguồn nhập lại có phương pháp hạch toán khác nhau 2.5.1 Tổ chức tài khoản hạch toán tổng hợp NVL Để theo dõi tình hình biến động NVL của Công ty , kế toán sử dụng a/ Tk 152 " Nguyên Vật Liệu" Nội dung : Tk 152 " Nguyên Vật Liệu " phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại NVL của doanh nghiệp Kết cấu : + Bên nợ : - Gía trị thực tế của NVL nhập kho trong kỳ Giá trị NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Giá trị phế liệu thu hồi + Bên có : - Giá trị thực tế của NVL xuất kho trong kỳ giá trị NVL trả lại cho người bán hoặc đã giảm giá Giá trị NVL thiếu hụt khi kiểm kê + Dư nợ : Phản ánh thực tế NVL tồn kho Tk 152 còn được mở chi tiết : Tk 1521 : Nguyên vật liệu chính Tk 1522 : Vật liệu phụ Tk 1525 : Vật tư nhận gia công chế biến cho bên ngoài Tk 1528 : Vật liệu khác b/ Tk 331 " Phải trả cho người bán Nội dung : Phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán nợ giữa doanh nghiệp với người bán Kết cấu: + Bên nợ : Số tiền đã trả hoặc đã ứng trước cho người bán , người cung cấp Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hoặc giá trị vật tư trả lại người bán do vật tư hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận được trừ vào số nợ phải trả + Bên có : Phản ánh số tiền phải trả cho người bán , người cung cấp Số tiền ứng thừa được người bán trả lại Các nhiệm vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán ( chênh lệch tỉ giá ) + Dư có : Phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán , người cung cấp + Dư nợ : (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận hàng cuối tháng hoặc số đã trả số phải trả c / Tk 133 " Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ " Nội dung :Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ , đã khấu trư và còn được khấu trừ Kết cấu + Bên nợ : Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thực tế phát sinh + Bên có : Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ Các nghiệp vụ khác làm giảm thuế GTGT đầu vào : số không được khấu trừ , số đã được khấu trừ , số thuế của hàng mua trả lại + Dư nợ : Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hay hoàn lại Ngoài ra kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng các Tk khác như: + Tk 311 - Vay ngắn hạn + Tk 111 - Tiền mặt + Tk 112 - Tiền gửi ngân hàng + Tk 141 - Tam ứng Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX ( Doanh nghiệp tính thuế thep phương pháp khấu trừ) Tăng do mua ngoài Xuất chế tạo sản phẩm Xuất cho chi phí chung , CPQL, CPBH Xuất thuê ngoài gia công, chế biến Tk 1381,642 Phát hiện thừa khi kiểm kê Tk 412 Tk 331 Tk 627,641,642 Đánh giá giảm Đánh giá tăng Tk 642,3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê Tk 151 Hàng đi đường kỳ trước Thuế VAT được khấu trừ Tk 331,111,112,141 Tk 1521 Tk 621 Tk 1331 Hệ thống sổ kế toán của Công Ty Cơ Điện Trần Phú được xây dựng trên hình thức " Nhật ký chứng từ". Sổ sách kế toán sử dụng: /Sổ chi tiết thanh toán với người bán / Nhật ký chứng từ số 7, Nhật ký chứng từ số 1,2 ; Nhật ký chứng từ số 5 / Bảng phân bổ NVL công cụ dụng cụ( bảng phân bổ số 2), Bảng kê số 3 / Sổ cái Tk 152 / Báo cáo kết quả kinh doanh * Trình tự ghi sổ tổng hợp NVL theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty Chứng từ gỗc về vật tư Ghi chú : Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu : Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ cái Tk 152 Nhật ký chứng từ số 1,2,5,7 Bảng kê số 3,4 Bảng phân bổ số 2 Sổ quỹ Sổ chi tiết Kiểm tra chứng từ , phân loại , định khoản 2.5.2 Qúa trình hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty a/ Hạch toán tổng hợp NVL nhập kho Vật liệu trong doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau: Tăng do mua ngoài , do tự có , hoặc thuê ngoài gia công , tăng do nhận góp vốn của đơn vị và cánhân khác Trong mọi trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận , nhập kho , lập các chứng từ theo đúng quy định , đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời .Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu kiểm tra đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết. Bên cạnh những vật liệu mua ngoài Công Ty Cơ Điên Trần Phú còn có thể thuê gia công một số vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất như rút sợi đồng , đóng lô Dựa vào kế hoạch sản xuất , công ty lập kế hoạch xuất vật liệu để thuê ngoài gia công chế biến. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để nhập số lượng vật liệu xuất dùng cho thuê gia công . Khi nhập kho vật liệu thuê gia công căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán theo dõi giá vốn vật liệu nhập kho trên sổ theo dõi TK 154 theo định khoản Nợ Tk 152 Có Tk 154 Cụ thể : 1. Ngày 1/4 Chứng từ số PN 138T công ty mua dây nhôm 9.5(VT) của công ty liên doanh cáp điện lực Daesung VN với số lượng 4.249kg , đơn giá 23.513,70 đ . Công ty chưa thanh toán cho người bán Nợ Tk 152 : 99.909.711 Có Tk 331 : 99.909.711 2. Ngày 4/4 chứng từ số TT 100 ,Lô hàng ngày 1/4 được thanh toán bằng tiền mặt cho công ty liên doanh Daesung VN Nợ Tk 331 : 99.909.711 Có Tk 111 : 99.909.711 3. Ngày 9/4 chứng từ số PN 151 T mua dây nhôm 9.5 (VT) của công ty liên doanh cáp điện lực Daesung vn số lượng 11.220 kg , đơn giá 23.513,70 đ/kg Nợ Tk 152 : 263.823.714 Có Tk 331 : 263.823.714 4.Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 3 tháng 4 năm 2002 công ty mua dây nhôm 9.5 của Công Ty liên doanh Daesung Vn ta có Nợ Tk 152 : 256.981.227 Có Tk 331 :256.981.227 5. Mua NVL bằng nguồn mua có thuế nhập khẩu Nợ Tk 152 : 532.070.033 Có Tk 3333 :532.070.033 Trong tháng khi NVL về nhập kho , căn cứ vào hoá đơn mua vật tư ,phiếu nhập kho kèm các chứng từ có liên quan do Thủ kho chuyển sang kế toán NVL kiểm tra đối chiếu và căn cứ vào đó để ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán , đồng thời ghi vào các nhật ký chứng từ liên quan đối ứng với việc ghi nợ tk 152 . Do NVL của công ty đều mua ngoài nên số lượng nhà cung cấp tương đối lớn . Vì vậy , nghiệp vụ nhập kho NVL mua ngoài nhưng chưa thanh toán với nhà cung cấp phát sinh nhiều . Mỗi khi phát sinh nghiệp vụ kế toán dựa vào chứng từ gốc rồi vào sổ chi tiết tk 331 theo từng nhà cung cấp Sổ chi tiết công nợ : được mở để theo dõi chi tiết tình hình công nợ với từng người bán . Mỗi chứng từ hoá đơn phát sinh phản ánh một dòng và được phản ánh theo thứ tự thời gian phát sinh hoá đơn với các thông tin đầy đủ trên hoá đơn về nhà cung cấp , số tiền phải thanh toán. Với tình hình nhập NVL trong tháng 4 năm 2002 ta lập sổ chi công nợ đối với khách hàng là công ty liên doanh cáp điện lực Daesung VN ( Mẫu biểu sổ chi tiết công nợ của Công Ty Cơ Điện Trần Phú - Biểu số 09) Biểu số 09 Công Ty Cơ Điện Trần Phú sổ chi tiết Thanh toán với người bán TK 3311 - Phải trả cho người bán Tên người bán : Công ty liên doanh cáp điện lực Daesung VN Từ ngày 01/04/2002 đến 30/04/2002 Số dư có đầu kỳ :7.427.168.503 Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 1/4 PN 138 T Mua dây nhôm 9.5 (VT) 152 99.909.711 3/4 PN 146 T Mua dây nhôm 9.5 (VT) 152 256.981.227 4/4 TT 100 Thanh toán tiền hàng 111 99.909.711 9/4 PN 152 T Mua dây nhôm 9.5 (VT) 152 263.823.714 12/4 TT 110 Thanh toán tiền hàng 311 6.639.274.844 Tổng phát sinh nợ 6.739.181.555 Tổng phát sinh có 1.168.005.425 Số dư có cuối kỳ: 1.855.992.373 b /Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu NVL giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất , chế tạo sản phẩm cho nhu cầu phục vụ quản lý doanh nghiệp , góp vốn liên doanh với đơn vị khác , nhượng bán lại và một số nhu cầu khác Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ ,vì vậy gía xuất kho của vật liệu sẽ được tính vào cuối tháng Cụ Thể : Ngày 15/4/2002 xuất 38 kg thép dẹt và 184kg thép tròn1.5 cho phân xưởng cơ điện ,kế toán lưu lại số lượng vật liệu xuất trong máy tính rồi đến cuối tháng tính ra đơn giá xuất của từng loại vật tư Đơn gía xuất của thép dẹt : 42.000đ/kg Đơn giá xuất của thép tròn 1.5 là 5.500đ/kg Nợ Tk 627 : 1.171.600 Có Tk 152 : 1.171.600 * Ngày 23 /4 /2002 xuất tại kho thái Dây đồng trần cho Công ty cổ phần tự cường với số tiền là 55.600.310đ trừ vào số nợ của doanh nghiệp với công ty cổ phần Tự Cường tháng trước Ta có : Nợ Tk 331 : 55.600.310 Có Tk 152 : 55.600.310 * Ngày 25/4/2002 Doanh nghiệp tư nhân Nam Trinh cho nhân viên đến trả tiên hàng mua dây nhôm trần tháng trước bằng tiền mặt số tiền là 42.889.636 đ Ta có : Nợ Tk 111 : 42.889.636 Có Tk 131 : 42.889.636 * Ngày 28/4 /2002 doanh nghiệp sửa chữa 1 TSCĐ dùng ở bộ phận QLDN .Chi phí sửa chữa NVL xuất dùng theo phiếu xuất kho số 226 T ngày 28/4/2002 có trị giá là : 1.902.265.369 đ Nợ Tk 241 : 1.902.256.369 Có Tk 152 : 1.902.256.369 * Ngày 29/4/2002 doanh nghiệp xuất tại kho Thái 1.020kg dây nhôm 9.5 (VT) đơn giá 24.012đ dùng để sản xuất sản phẩm cáp nhôm trần Nợ Tk 621 : 24.492.240 Có Tk 152 : 24.492.240 * Các chứng từ , sổ sách kế toán sử dụng Căn cứ vào "Bảng tổng hợp nhập xuất tồn " sau khi tính giá thực tế xuất kho kế toán ghi :" Bảng phân bổ NVL " Biểu số 10 . Sau đó, kế toán lập NKCT số 5 (Biểu số 11) ,bảng này dùng để đối chiếu với Bảng kê số 3 ( Biểu số 12 ). Bảng phân bổ NVL ,sổ chi tiết vật liệu ,Bảng kê số 3, Bảng kê số 5(Biểu số 13) sau khi khoá sổ được ghi vào nhật ký chứng từ sô7 ( Biểu số 14 ) Sau đây là các mẫu biểu Bảng phân bổ NVL - CCDC Công Ty Cơ Điện Trần Phú sử dụng trong công tác kế toán NVL Biểu số 10 Bảng phân bổ NVL - CCDC Tháng 04 năm 2002 STT Ghi Nợ các TK Ghi có các tk Tk 152 Tk 153 (1) (2) (3) (4) I Tk 621 - Chi phí nguyên vật liệu 18.511.740.366 0 1 Phân xưởng Đúc đồng - Sản phẩm đồng đúc 14.856.339.307 - Sản phẩm băng nhôm 2 Phân xưởng cáp động lực - Sản phẩm cáp nhôm 2.362.787.375 - Sản phẩm cáp đồng trần - Xưởng nhôm thái thinh 3 Phân xưởng Đồng mềm cáp bọc - Sản phẩm đồng mềm 737.934.569 - Sản phẩm cáp nhôm - Sản phẩm nhựa hạt 554.679.115 4 Phân xưởng cơ khí - Sản phẩm cơ khí - Sản phẩm đầu cốt II TK 627 Chi phí sản xuất chung 381.574.320 20.071.893 1 Phân xưởng Đúc đồng - Phân xưởng đúc 180.492.353 6.522.639 2 Phân xưởng cáp nhôm - Sản phẩm cáp nhôm 130.629.342 10.528.274 - Xưởng nhôm Thái Thịnh 903.400 3 Phân xưởng đồng mềm - Sản phẩm dây đồng mềm` 58.675.482 1.653.100 (1) (2) (3) (4) - Sản phẩm nhựa hạt 4 Phân xưởng Cơ khí 2.090.000 232.500 5 Chi phí sản xuất chung 8.783.743 1.081.380 III Tk 642 Chi phí quản lý 2.890.470 IV Tk 632 Giá vốn hàng bán 1.850.388.466 V Tk 331 Thanh toán với người bán 469.641.600 VI Tk 241 Chi phí XDCB dở dang 51.876.903 1.698.190 1 Nhà kho mới 577.524 390.910 2 Máy xoắn 600 - TCT 16.814.354 987.18 3 Máy bọc 70 -TCT 320.100 4 Máy kéo và thu dây nhôm 3.696.000 5 Xưởng nhôm mới 24.241.682 6 Lò nhôm số 2 6.547.343 7 Máy bọc 120 -TCT Cộng xuất tháng 04 năm 2002 21.268.112.125 21.770.083 Ngày tháng .năm 2002 11 12 13 Bảng kê số 3 và nhật ký chứng từ số 5 sau khi được lập kế toán đối chiếu số liệu giữa hai bảng và cuối tháng ghi có các Tk đối ứng với ghi nợ Tk 152 vào sổ cái Tk 152 . Số dư nợ cuối tháng trước sẽ là số dư nợ đầu tháng sau . Sau đây là mẫu biểu sổ cái Tk 152 của Công Ty Cơ Điện Trần Phú trong tháng 4 năm 2002 ( Biểu số 15) Biểu số 15 Sổ cái tài khoản 152 Số dư đầu năm Nợ Có 26.872.639.137 Ghi có các Tk đối ứng nợ Tk 152 Tháng 03 Tháng 04 Tháng Cộng 154111 6.409.520 1542111 3.499.997 1542112 962.856 1542211 9.000.000 154222 520.000 15421 13.854.932 154441 1.808.570 3311 5.420.814.610 33331 69.221.772 Cộng Ps Nợ 5.526.092.257 Cộng Ps Có 21.268.112.125 Dư Nợ cuối tháng 46.794.590.813 31.052.570.945 Dư Có cuối tháng Ngày Tháng năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL N Tk 152 C Cộng PS Nợ :5.526.092.257 CK : 31.052.570.945 Cộng PS Có : 21.268.112.125 1.902.265.369 C N Tk 241 469.641.600 C N Tk 331 2.890.470 N Tk 642 C 381.574.320 C N Tk 627 C N Tk 621 18.511.740.366 N C Tk 331 N Đk :46.794.590.813 C Tk 154 Tk 33331 C N 69.221.772 5.420.814.610 36.055.875 Phần III kết luận I/ Nhận xét , đánh giá công tác quản lý kế toán tại Công ty Qua thời gian ( 2 tháng ) thực tập tại Công Ty Cơ Điện Trần Phú với sự giúp đỡ của các cô chú , các anh chị phòng tài vụ Công ty và được cọ sát với thực tế của Công ty đã giúp em hiểu và rút ra rất nhiều kinh nghiệm từ trong thực tế . Công Ty Cơ Điện Trần Phú là một doanh nghiệp sản xuất lớn có hiệu quả nhờ bộ máy quản lý khoa học ,bố trí dây truyền và các bộ phận sản xuất hợp lý nhằm giảm bớt sự hao hụt NVL do phải chuyển liên tục từ nơi này sang nơi khác. Việc giao NVL cho các phân xưởng và việc nhận sản phẩm thu hồi phế phẩm đã được ghi chép một cách cẩn thận . Bên cạnh đó Công ty luôn đổi mới máy móc thiết bị , cải thiện công nghệ sản xuất và nâng cao tay nghề cho công nhân , đơn giản hóa các thao tác . Điều này đã giúp sản phẩm Công ty làm ra ngày càng có chất lượng cao hơn , chiếm lĩnh được thị trường và đặc biệt là được người tiêu dùng tin dùng và lựa chọn . Từ kiến thức đã được các thầy cô giáo dậy bảo ở trường khi cọ sát vào thực tế em thấy không phải lúc nào kế toán cũng làm theo đúng trình tự như trên sách vở mà tuỳ vào từng trường hợp tưng loại hình sản xuất mà nhân viên kế toán doanh nghiệp năng động sáng tạo sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình . Tại Công Ty Cơ Điện Trần Phú cũng vậy ,là một doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn khối lượng NVL rất nhiều về chủng loại Kế toán NVL Công Ty đã rất linh hoạt trong công tác quản lý NVL Công tác kế toán nói chung , công tác hạch toán NVL nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của Công Ty Cơ Điện Trần Phú ,đáp ứng được nhu cầu quản lý của Công ty đặt ra , đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và bộ phận liên quan . Kế toán NVL đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho NVL đẻ đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị . Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động NVL Một trong những ưu điểm lớn nhất trong công tác quản lý NVL tại Công ty là đã xây dựng được một hệ thống định mức vật liệu cho mỗi loại sản phẩm tương đối chính xác thông qua các phiếu yêu cầu .Qua định mức này Công ty có thể chủ động có mức dự trữ và sủ dụng vật liệu có hiệu quả nhất làm cho công tác quản lý NVL ngày càng được nâng cao. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán NVL ta có thể thấy rằng công tác kế toán NVL của Công ty tuân theo chế độ kế toán đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý , tạo điều kiện quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn . Tính toán phân bổ chính xác giá trị NVL cho từng đối tượng sử dụng. Về hệ thống kho tàng : Công ty đã xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng khá tốt và phù hợp . NVL được tổ chức sắp xếp ,bảo quản ở từng kho hợp lý , tạo điều kiện thuận lợi khi có yêu cầu xuất vật liệu đột xuất , đồng thời địa điểm của các kho tàng cũng được bố trí thuận lợi cho việc vận chuyển đến nơi sử dụng.Dưới sự quản lý chặt chẽ của phòng vật tư , thủ kho và nhân viên bảo vệ ,hệ thống kho tàng của Công ty nhìn chung được tổ chức tốt ,do đó giảm thiểu hao hụt , mất mát và hư hỏng vật tư. Tuy nhiên qua quá trình tìm hiểu và tham khảo ý kiến của các cô chú , anh chị trong phòng kế toán em thấy bên cạnh những ưu điểm trên trong công tác kế toán NVL của Công ty vẫn còn một số chỗ chưa hợp lý .Sau đây em xin mạnh dạn đề ra một số ý kiến : Về kế toán chi tiết NVL : Là một Công ty sản xuất quy mô lớn vật liệu phong phú , đa dạng ,nghiệp vụ nhập xuất NVL diễn ra thường xuyên ,liên tục mà công ty dùng phương pháp thẻ song song là chưa hợp lý vì việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán có sự trùng lặp .Phương pháp này chỉ thích hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ ,ít chủng loại hàng tồn kho . Công Ty Cơ Điện Trần Phú là một doanh nghiệp có quy mô lớn khối lượng chủng loại vật tư nhiều , tình hình nhâp, xuất diễn ra thường xuyên do đó việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày rất khó khăn , tốn kém nhiều chi phí gây khó khăn cho công tác kế toán . Song do công tác kế toán vật liệu đã được trang bị trên máy cùng với trình độ chuyên môn vững vàng của cán bộ kế toán vật liệu nên việc theo dõi trị giá vốn xuất kho không còn là khó khăn. Với đặc điểm của NVL và đặc thù trong công ty nên việc xác định chi phí NVL trong giá thành sản phẩm là hết sức quan trọng . Hơn nữa đối với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm dây và cáp điện như Công Ty Cơ Điện Trần Phú thì tỷ trọng chi phí NVL là rất lớn trong tổng chi phí sản xuất . Do vậy việc xác định trị giá vật liệu xuất kho là rất quan trọng , phản ánh đúng trị gía thực tế của vật liệu xuất kho . Bên cạnh đó phản ánh được sự biến động không ngừng của thị trường gía cả vật liệu trong giai đọan hiện nay . Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp tính gía thực tế của vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng (cố định ) .Phương pháp này đến cuối tháng mới tính ra giá trị vật liệu xuất kho như thế kế toán sẽ không thấy được sự biến động về mặt giá cả vật liệu. Bên cạnh đó em thấy Công ty không mở Tk 002 " Vật tư , hàng hóa nhận giữ hộ , nhận gia công " để theo dõi những vật liệu không thuộc quyền sở hữu của Công ty như trường hợp Công ty nhận gia công cho bên ngoài và trường hợp kiểm kê thấy thừa vật liệu so với sổ sách kế toán . Theo em công ty nên mở Tk 002 để theo dõi những trường hợp này Ví dụ : Kiểm kê cuối năm thấy đồng tấm thừa so với sổ sách kế toán ( xác định không phải của Công ty ) lúc đó kế toán sẽ ghi đơn bút toán: Nợ Tk 002 Về lập dự phòng giảm gía hàng tồn kho : Nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất của Công Ty Cơ Điện Trần Phú có khá nhiều chủng loại , đối với mặt hàng nhập khẩu của các hãng nổi tiếng thì giá cả tương đối ổn định , tuy nhiên có mặt hàng : Nhôm thỏi , dây nhôm 9.5 (VT) và một số vật liệu khác mua trong nước có giá cả biến động lên xuống thất thường . Vì vậy , để chủ động trong các trường hợp giảm vật tư thì việc lập dự phòng giảm giá NVL là rất quan trọng . Tuy nhiên hiện nay Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do vậy vấn đề đặt ta là Công ty nên lập dự phòng giảm gía hàng tồn kho nhằm +Bù đắp các khoản giảm giấ hàng tồn kho thực sự phát sinh + Để tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã dự phòng khi các chi phí này đã phát sinh ở niên độ sau . Về việc tiêu dùng NVL : Trong điều kiện hiên nay , việc hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một vấn đề tương đối khó khăn đối với Công ty , vì có những định mức không thể hạ thấp hơn được nữa . Mặc dù khó khăn nhưng đây vẫn là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu của ban lãnh đạo Công ty bởi có hạ thấp được định mức thì việc giảm giá thành sản phẩm mới có thể thực hiện được .Hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cần phải xem xét cả về mặt giá trị lẫn mặt hiện vật . Giảm tỷ lệ hao hụt quy định cho mỗi sản phẩm xuống mức tối thiếu nhưng vẫn phải đẩm bảo được yêu cầu thông số kỹ thuật và chật lượng Việc giảm định mức tiêu dùng NVL thực hiện đồng thời bằng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức quản lý sau + về mặt kỹ thuật : Cần tăng cường đổi mới mày móc thiết bị công nghệ sản xuất bởi nó ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của sản phẩm và việc tiêu hao NVL + về mặt tổ chức quản lý : Công ty bố trí dây truyền và bộ phận sản xuất hợp lý , có chế độ khen thưởng khuyến khích đối với những người có sáng kiến , phát minh trong vấn đề nâng cao chất lượng sản phẩm và tiết kiệm NVL II/ Kết quả Trong giai đoạn hiện nay các doanh nghiệp phải luôn cạnh tranh lẫn nhau để tồn tại và phát triển . Điều này có ý nghĩa là doanh nghiệp phải biết tận dụng ,sử dụng chi phí đầu vào một cách tiết kiệm ,hợp lý nhất từ đó sẽ hạ được giá thành ,tăng lợi nhuận Sau thời gian thực tập tại Công ty được tiếp cận với thực tế công tác kế toán NVL em càng thấy rõ hơn NVL là yếu tố quan trọng không thể thiếu được trong bất kỳ quá trình sản xuất nào .Do vậy tổ chức công tác kế toán NVL tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được chặt chẽ về số lượng , chất lượng , chủng loại vật liệu Nhập xuất tồn .Từ đó đề ra giải pháp hữu hiệu nhằm giảm tối thiểu chi phí về NVL Do trình độ và thời gian thực tập còn hạn chế nên bản báo cáo này chỉ đưa ra được những ý kiến bước đầu ,vì vậy chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót .Do vậy em rất mong nhận được nhứng ý kiến , lời nhận xét của các cô chú ,anh chị phòng kế toán Công ty và của các thầy cô giáo Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công Ty Cơ Điện Trần Phú , các nhân viên phòng kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập . Đồng thời ,em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong trường đã cung cấp cho em những kiến thức quý báu trong thời gian học tập để em có điều kiện đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu đề tài.Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trịnh Thị Thu Nguyệt đã hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình để em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà nội , Tháng 09 năm 2003 Học sinh Lê Thị Thuỳ Linh nhận xét của giáo viên Mục lục Lời mở đầu 1 Phần I. Đặc điểm chung tại công ty cơ điện Trần Phú 3 I. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất tại Công ty cơ điện Trần Phú 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cơ điện Trần Phú 3 1.2. Đặc điêm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 5 1.3. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty 9 II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cơ điện Trần Phú 11 2.1. cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 11 2.2. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty 12 2.3. Những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp trong cơ chế đổi mới và hạch toán kế toán 14 Phần II. Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ điện Trần Phú 16 I. Lý do chọn phần hành "kế toán nguyên vật liệu" 16 II. Nội dung công tác kế toán tại công ty cơ điện Trần Phú 18 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất của công ty 18 2.2. Phân loại và đánh giá NVL 18 2.2.1. Phân loại NVL 18 2.2.2. Đánh giá NVL 21 2.3. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu 25 2.3.1. Thủ tục nhập kho 25 2.3.2. thủ tục xuất kho 31 2.4. Kế toán chi tiết vật liệu 34 2.5. Kế toán tổng hợp vật liệu tại Công ty cơ điện Trần Phú 40 2.5.1. Tổ chức tài khoản hạch toán tổng hợp NVL 40 2.5.2. Quá trình hạch toán tổng hợp NVL tại công ty 44 Phần III. Kết luận 55 I. Nhận xét, đánh giá công tác quản lý kế toán tại công ty 55 II. Kết quả 58 Biểu số 07 Công Ty Cơ Điên Trần Phú sổ chi tiết vật t Kho - kho 02 - Kho Thai Vật t : NHOMDAY01 - Dây nhôm 9.5 (vt) Đvt :kg , Tk 1521 Từ ngày 01/04/2002 đến ngày 30/04/2002 Tồn đầu : 31.077 - 730.279.207 chứng từ khách hàng Diễn giải mã nx đơn giá Nhập Xuất ngày số Sốlợng giá trị Số lợng giá trị 1/4 PN 138T Cty liên doanh cáp Daesung vn BNCTY031 3311 23.513,7 4.249 99.909.711 3/4 PN 146T Cty liên doanh cáp Daesung vn BNCTY031 3311 23.513,7 10.929 256.981.227 3/4 PX 22TN Mã khách lẻ 621 23.507,8 36.000 846.283.680 Tổng cộng 47.308 1.112.386.119 36.000 846.283.680 Tồn cuối 42.385 996.381.646 Ngày tháng năm 2002 Ngời lập biểu (ký , họ tên ) Biểu số 08 Công Ty Cơ Điên Trần Phú Tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu từ ngày 01/0402002 đến ngày 30/04/2002 stt Mã vật t Tên vật t đvt Tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 DONGDUC Đồng đúc cácloại kg 300 6888500 0 0 0 0 300 6888500 2 DONGTAM Đồng tấm kg 1360654 34935955053 0 187716810 593160 14.901.454.452 767.495 20.222.217.411 3 GANGTHOI Gang thỏi kg 313 626.000 0 0 0 313 626.000 4 LOIC001 Lõi C 1.2 kg 0 0 1.952 14.469.706 1.952 14.469.706 0 0 5 LOIC002 Lõi C 2.65 kg 0 0 0 0 0 0 0 0 6 LOIC003 Lõi C 1.8 kg 11.398 113.980.000 0 0 0 0 11.398 113.980.000 7 LOIC004 Lõi C 1.9 kg 800 8.000.000 0 0 800 8.000.000 0 0 8 LOIC005 Lõi C 2.1 kg 5.075 46.440.646 0 0 0 0 5.075 46.440.646 9 NHOMDAY01 dây nhôm 9.5 kg 31.077 730.279.207 47.308 1.112.386.119 36.000 846.283.680 42.385 996.381.646 10 NHOMTHOI Nhôm thỏi kg 212.580 5.262.352.164 0 0 64.382 1.472.007.796 148.198 3.790.344.368 Tổng cộng 46.794.590.813 5.526.092.257 21.268.112.125 31.052.570.945 Kế toán trởng Ngày tháng năm 2002 (Ký ,họ tên) Ngời lập biểu (Ký , họ tên) Biểu số 11 Công Ty Cơ Điện Trần Phú ngõ 83 Đờng Trờng Chinh - HN Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 04 năm 2002 STT Tên đơn vị số d đầu kỳ phát sinh nợ tk 331 , có các tk Cộng nợ Nợ Có 111 131 141 152 621 311 1 Cty TNHH Nhật Linh 48.378.470 2 Nguyên Việt Dúng 100.000 3 Cty dâu khí HN 2.258.454 4 Lê Văn Nhật 5.278.300 11.547.610 6.101.000 17.618.610 5 Cty Hồng ngọc 13.188.780 6 Cty Tm Thiên thanh 284.115 7 Cty XNK châu á 63.414.400 56.721.060 9.864.060 66.585.120 8 Cty cáp DL Daesung VN 7.427.168.503 99.909.711 6.639.274.844 6.739.181.555 Cộng 5.715.137.200 21.172.358.280 2.074.138.503 5.816.857.821 33.330.582 469.641.600 9.864.060 12.290.996.134 21.109.805.948 Phát sinh có Tk 331, Nợ các Tk Cộng có Số d cuối kỳ 152 1.531 627 241 1.331 Nợ Có 43.378.470 100.000 100.000 0 2.258.454 16.950.180 668.430 17.618.610 5.278.300 13.188.780 248.115 3.170.720 3.170.720 0 1.112.386.119 55.619.306 1.168.005.425 1.855.992.373 5.420.814.610 13.797.946 100.000 5.261.356.396 259.736.938 10.955.805.890 4.175.420.416 9.478.641.438 D có đầu kỳ : 15.457.221.080 D có cuối kỳ : 5.303.221.022 Phụ Trách kế toán (Ký tên) Biểu số 12 Công Ty Cơ Điện Trần Phú Ngõ 83 Đờng Trờng Chinh - HN Bảng kê số 3 Tính gía thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ ( 152,153) Tháng 04 năm 2002 STT Tk đối ứng Chỉ tiêu N152 N153 Tổng cộng 1 I . Số d đầu tháng 46.794.590.813 40.409.759 46.835.000.572 2 II. Số phát sinh trong kỳ 5.526.092.257 13.797.946 5.539.890.203 3 154111 Px đồng đúc - dây đồng trần 6.409.520 6.409.520 4 1542111 Px cáp động lực - dây nhôm 3.499.997 3.499.997 5 1542112 Px cáp động lực - cáp nhôm 962.856 962.856 6 1542211 Bộ phận thái thịnh - Dây 9.000.000 9.000.000 7 154222 Bộ phận thái thịnh - Sản 520.000 520.000 8 15431 Px đồng mềm - sp dây đồng 1.0854.932 13.854.932 9 15441 Px cơ khí - sp cơ khí 1.808.570 1.808.570 10 3311 Phải trả cho ngời bán 5.420.814.610 13.797.946 5.434.612.556 11 33331 Thuế nhập khẩu 69.221.772 69.221.772 12 III. Cộng số d đầu tháng và ps trong tháng 52.320.683.070 54.207.705 52.374.890.775 13 IV . Xuất dùng trong tháng 21.268.112.125 21.770.083 21.289.882.208 14 V . Số d cuối tháng 31.052.570.945 32.437.622 31.085.008.567 Lập ngày tháng năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trởng ( Ký , họ tên ) ( Ký , họ tên ) Biểu số 13 Công Ty Cơ Điện Trần Phú Ngõ 83 Đờng Trờng Chinh HN Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 04 năm 2002 STT Ghi có các Tk 142 152 153 155 154 214 331 334 3382 Ghi Nợ các Tk 1 Tk 154 2 Tk 621 18.511.740.366 6.216.410.175 725.500 14.906 3 Tk 622 346.947.535 3.412.067 4 Tk 627 20.000.000 381.574.320 20.071.893 3.406.555 645.243.047 100.000 166.075.368 3.412.067 5 Tk 641 6 Tk 642 2.890.470 2.423.100 96.278.285 1.978.285 7 Cộng A 20.000.000 18.896.205.165 20.071.893 6.219.816.730 647.666.147 100.000 610.026.688 12.533.180 8 Tk 152 36.055.875 9 Tk 155 26.165.322.717 10 Tk 241 1.902.265.369 11 Cộng B 20.000.000 21.268.112.125 20.071.893 6.219.816.730 26.201.278.592 647.666.147 100.000 610.026.688 12.533.180 3383 621 622 627 nkct 1 nkct 2 311 141 Tổng cộng chi phí 25.287.330.815 366.074.129 1.856.628.953 27.510.033.897 25.090 345.000 504.469.959 53.599.819 25.287.330.815 11.998.454 366.074.129 5.743.369 85.572.660 13.158.642 504.564.632 7.706.400 1.856.628.953 200.980.986 236.959.545 437.940.531 3.329.582 76.643.683 275.905.076 14.469.400 2.730.000 476.647.663 21.096.495 25.287.330.815 366.074.129 1.856.628.953 363.542.329 1.030.493.222 572.633.851 10.436.400 55.934.655.988 36.055.875 26.165.322.717 21.096.795 25.287.330.815 366.074.129 1.856.628.953 363.542.329 1.030.493.222 572.633.851 10.436.400 82.136.034.580 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm 2002 Ngày Tháng năm 2002 Kế toán trởng Kế toán ghi sổ ( Ký , họ tên ) ( Ký , họ tên ) Biểu số 14 Công Ty Cơ Điện Trần Phú Bảng kê số 5 Tập hợp chi phí đầu t XDCB ( Tk 241) Chi phí bán hàng ( Tk 641) Chi phí QLDN ( Tk 642 ) Tháng 04/2002 STT Các tk ghi có 152 153 Các Tk phản ánh ở các NKCT khác Cộng cp thực tế trong kỳ Các Tk ghi Nợ NKCT 1 NKCT 2 NKCT 10 1 Tk 241 sữa chữa lớn TSCĐ 1.902.265.369 1.200.000 3.000.000 30.645.134 60.800.000 2.203.100.000 2 Tk 641: "CP bán hàng Cp nhân viên Cp vật liệu bao bì Cp dụng cụ đồ dùng 0 750.000 750.000 24.365.573 4.895.500 236.959.545 100.544.791 0 578.644.778 3 Tk 642 " CPQLDN" Cp nhân viên quản lý Cp vật liệu quản lý Cp đồ dùng văn phòng Cp khấu hao TSCĐ 2.890.470 2.890.470 0 0 4.000.000 4.000.000 450.000 450.000 15.448.920 Cộng 1.905.155.839 5.632.110 56.245.698 684.257.985 132.560.000 3.662.986.254