Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng lắp máy điện nước Hà nội

GTGT) Trình tự chứng từ luân chuyển như sau: 2.2.4.1 Thủ tục nhập kho: Ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội, trước đây vật liệu mua ngoài do phòng cung ứng vật tư tiến hành thu mua theo kế hoạch của Công ty đã đề ra, tuy nhiên từ năm 2007 đến nay, việc mua vật liệu được tiến hành khoán thu theo từng đơn vị thành viên, từng xí nghiệp. Từng xí nghiệp tiến hành mua vật liệu theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Bên cung cấp viết hoá đơn cho nhân viên vật liệu ở từng xí nghiệp ( hoá đơn mua NVL, bên bán phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu như: chủng loại NVL, đơn giá, số lượng, thành tiền...). Tại các xí nghiệp, nhân viên vật tư tiến hành trình hoá đơn lên các cấp lãnh đạo để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu với hợp đồng đã ký trước đây. Nếu chấp nhận mua, kế toán vật tư ở phòng Tài vụ sẽ lập phiếu Nhập kho gồm 3 liên. Sau đó nhân viên vật tư sẽ cầm phiếu nhập kho cùng hoá đơn mua hàng xuống kho giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, kiểm nhận số lượng thủ kho và tình hình thực tế vật tư sau khi tiến hành kiểm nhận số lượng thủ kho sẽ ghi vào cột thực nhập cho cả 3 liên của phiếu nhập kho và cùng người giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được ghi thành 3 liên cụ thể như sau: - 1 liên : lưu tại phòng Tài vụ - 1 liên: giao cho nhân viên vật tư. - 1 liên: giao cho thủ kho giữ. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển cho phòng tài vụ Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ theo dõi các chỉ tiêu số lượng về nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu mà không theo dõi về giá trị của vật liệu. - Đối với NVL được nhập do tự chế biến, do thu hồi phế liệu: bộ phận nhập kho phải lập phiếu nhập kho thành 3 liên, sau khi người phụ trách bộ phận vật tư ký vào phiếu nhập kho thì người được uỷ quyền mang vật liệu cùng phiếu nhập kho đến kho nhập. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhận vật liệu nhập vào kho theo chỉ tiêu số lượng, ghi sổ thực nhập vào phiếu và cùng người nộp ký vào 3 liên: - 1 liên lưu tại nơi lập phiếu. - 1 liên giao cho người nhập giữ. - 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Các loại vật liệu mua về Công ty đều được nhập kho theo quy định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu hiện có trong kho một cách khoa học, hợp lý đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ, từng loại vật liệu để tiện cho việc theo dõi quản lý và tiền cho công tác, nhập, xuất kho. Ví dụ2: Trong tháng 1/2007 Công ty có mua một số thép để phục vụ cho sản xuất, hoá đơn thuế GTGT do bên bán gửi kèm như sau: BIỂU SỐ 1: Mẫu số 01 GTKT- 2LL HOÁ ĐƠN (GTGT) BV/06-B (Liên 2 giao cho khách hàng) No.009522 Ngày 4/1/2007 Đơn vị bán hàng: Công ty sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị Chương Dương. Địa chỉ: 81/A9 Nguyễn Văn Cừ- Gia Lâm. Điện thoại: Mã số: 0100597125 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Trí Đơn vị: Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội. Địa chỉ: 59 Ngõ Thông Phong. Hình thức thanh toán: Séc Mã số: 0100105912 A B C 1 2 3 1 Thép cuộn f 6LD Kg 684 4.300 2.941.200 2 Thép f 13LD Kg 260 4.422,3 1.149.800 Cộng 4.091.000 Cộng tiền hàng: 4.091.000 Thuế suất thuế GTGT(10%) 409.100 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.500.120 Số tiền viết bằng chữ: (bốn triệu năm trăm ngàn, một trăm hai mươi đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Căn cứ vào hoá đơn GTGT do bên bán lập, phòng Tài vụ đã lập phiếu nhập kho như sau: BIỂU SỐ 2: Đơn vị............ Mẫu số: 01- VT Địa chỉ.......... Ban hành theo QĐ số1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1996 của Bộ tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 4 tháng 1 năm 2007 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Văn Trí. Theo...................... Số............ngày.......tháng.....năm............của. Nhập tại kho : Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn f 6LD Kg 684 4.300 2.941.200 Thép cuộn f 13LD Kg 260 4.422,3 1.149.800 Cộng 4.091.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): (bốn triệu không trăm chín mốt ngàn đồng chẵn). Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.4.2 Thủ tục xuất kho : Công ty Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội bao gồm 7 đơn vị thành viên . Do đó không chỉ có các kho vật tư chung của toàn Công ty mà mỗi xí nghiệp, sản xuất đều có kho riêng và bố trí một thủ kho riêng có trách nhiệm theo dõi nhập, xuất tồn kho vật tư theo chỉ tiêu số lượng ở từng kho xí nghiệp. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao trong kỳ, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm. Xí nghiệp kho có nhu cầu về NVL dùng cho sản xuất thì kế toán xí nghiệp (thống kê) sẽ viết đơn xin lĩnh vật tư: liệt kê các danh mục vật liệu cụ thể về quy cách, phẩm chất (dựa trên kế hoạch sản xuất và dự toán công trình). Giám đốc xí nghiệp (đội trưởng) ký xác nhận vào đơn xin vật liệu đó. Sau đó kế toán xí nghiệp sẽ mang đơn xin lĩnh vật liệu lên Phòng tài vụ Công ty yêu cầu lĩnh vật liệu. Căn cứ vào dự toán công trình và đơn xin lĩnh vật tư đã được giám đốc Công ty duyệt phòng kế toán lập phiếu xuất kho chỉ ghi vào cột yêu cầu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, sau khi phụ trách phòng ký vào được giao cho người lĩnh vật liệu mang xuống kho để lĩnh vật liệu. Thủ kho Công ty ghi vào sổ thực xuất sau khi kiểm nghiệm số lượng số thực xuất và thủ kho ký vào 3 liên của phiếu xuất kho. - 1 liên giao cho phòng Tài vụ - 1 liên giao cho thủ kho xí nghiệp (đội sản xuất). - 1 liên thủ kho Công ty giữ sau khi ghi thẻ kho sẽ được chuyển lên phòng kế toán Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đôi khi ở Công ty có trường hợp xuất kho vật liệu đem bán (vật liệu thừa hoặc phế liệu) phòng Tài vụ Công ty sẽ viết hoá đơn thuế GTGT thành 3 liên (đơn giá ghi trên hoá đơn sẽ được chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng Công ty ký duyệt, sau đó giao cho khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì khách hàng đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu "đã thu tiền". Vào hoá đơn bán hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng, xuất kho vật liệu giao cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào 3 liên : - 1 liên giao cho khách hàng. - 1 liên chuyển cho phòng Tài vụ - 1 Liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho Ví dụ3: Ngày 22 tháng 1 năm 2007 Công ty xuất kho vật liệu cho TC5 và phòng kế toán lập phiếu xuất kho như sau: BIỂU SỐ 3: Đơn vị.......... Mẫu số: 02/VT Địa chỉ ......... QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 22 tháng 1năm 2007 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Thuỷ TC6 Lý do xuất kho: Công trình cấp nước Láng Trung STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn f 6LD Kg 718 4.300 3.087.400 Cộng 3.087.400 Cộng thành tiền (bằng chữ): ba triệu không trăm tám bảy ngàn bốn trăm đồng. Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.5 Kế toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu. Hạch toán chi tiết vật tư không chỉ cả về mặt số lượng và cả về mặt giá trị, không những theo từng kho mà còn cả về chi tiết theo từng nhóm vật liệu. Để phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời sự biến động của vật liệu ở kho và phòng kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Hoá đơn bán hàng (thuế GTGT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Để hạch toán chi tiết NVL ở Công ty Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội sử dụng phương pháp thẻ song song. Nội dung của phương pháp thẻ song song như sau: *Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng. Để thuận lợi cho việc kiểm tra và quản lý vật tư thì mỗi nhóm vật liệu được mở một thẻ kho. Ví dụ4: Tập thẻ kho về ống và phụ kiện ống, tập thẻ kho về sắt thép các loại. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ sau đó đối chiếu số lượng thực tế nhập, thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính số tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng loại vật tư. Định kỳ 10 ngày sau khi đã ghi song thẻ kho, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo thứ tự và chuyển cho phòng Tài vụ. Ví dụ5: Khi nhận được phiếu nhập và phiếu xuất kho. Thủ kho ghi vào thẻ kho theo mẫu sau: BIỂU SỐ 4: THẺ KHO Ngày lập thẻ 1/1/2007 Kho: Anh Tuấn Tờ số : 01 Tên NVL: Thép cuộn f 6LD Đơn vị tính: Kg Ngày NX Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu năm 2001 2.000 4/1 04 Nhập kho Công ty 684 2.684 7/1 37 Xuất kho cho TC5 684 2.000 15/1 54 Nhập kho 1000 3.000 22/1 69 Xuất kho cho TC6 718 2.282 27/1 72 Xuất kho cho TC6 1282 950 29/1 86 Xuất kho TC5 268 732 Cộng phát sinh 1684 2952 Tồn cuối tháng 732 *Ở phòng kế toán: Định kỳ (10 ngày) kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu tiến hành sắp xếp, phân loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo đúng số thứ tự của phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để tiện cho việc ghi sổ kế toán. Kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Sổ chi tiết NVL ở Công ty được mở theo từng tháng và được mở cho từng thứ vật liệu khác nhau. BIỂU SỐ 5: Đơn vị....... SỔ CHI TIẾT NVL   Năm 2007 Tài khoản: 152 Tên vật liệu: Thép cuộn f 6LD Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn kho đầu kỳ 4300 2.000 8.600.000 04 4/1 Nhập kho 4300 684 2.941.200 2.684 11.541.200 37 7/1 Xuất kho cho TC5 4300 684 2.941.200 2.000 8.600.000 54 15/1 Nhập kho 4000 1000 4.400.000 2000 x 4300 1000 x 4400 8.600.000 4.400.000 13.000.000 69 22/1 Xuất kho cho TC6 4300 718 3.087.400 1282 x 4300 1000 x 4400 5.512.600 4.400.000 9.912.600 72 27/1 Xuất kho cho TC6 4300 1282 5.512.600 1000x 4400 4.400.000 86 29/1 Xuất kho cho TC5 4400 268 1.179.200 732 x 4400 3.220.000 Số dư cuối tháng 732 x 4400 3.220.000 Cơ sở để ghi sổ chi tiết vật liệu là các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển lên sau khi đủ kiểm tra hoàn chỉnh, đầy đủ. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho ghi số lượng vật liệu nhập vào cột lượng nhập. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi số lượng xuất kho vào phần xuất. Cuối tháng cộng các chỉ tiêu theo cột để đối chiếu với thẻ kho và làm căn cứ để đối chiếu với kế toán tổng hợp đồng thời tính giá thực tế vật liệu xuất kho và tồn kho cuối kỳ bằng cách: + Tính tổng lượng vật liệu tồn đầu kỳ với đơn giá tồn đầu kỳ.. Liệt kê số lượng NVL của mỗi lần nhập và đơn giá NVL theo mỗi lần nhập đó. Tính tổng lượng vật liệu xuất kho từ đó tính được trị giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Bằng cách cứ lô hàng nào nhập trước thì xuất trước và lấy trị giá thực tế của lô hàng đó để tính. Như vậy số liệu trên sổ chi tiết NVL làm căn cứ để đối chiếu với thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và là cơ sở để tính giá NVL xuất kho Sau khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu ở kho về phòng kế toán, kế toán vật liệu phân loại chứng từ theo là chứng từ từng nhóm vật liệu (nếu là chứng từ nhập), phân loại vật liệu theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). + Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập vật liệu, kế toán ghi vào sổ kê nhập vật liệu, vào chứng từ xuất vật liệu theo từng đối tượng sử dụng, kế toán vật liệu ghi vào tờ kê xuất vật liệu. BIỂU SỐ 6: BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU Tháng 1/2006 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Ghi chú S N Nợ Có 04 5/1 Nhập kho Công ty 152 331 4.091.000 05 5/1 Nhập kho Công ty 152 311 36.282.300 06 10/1 Nhập kho Công ty 152 331 29.504.610 54 15/1 Nhập kho Công ty 152 331 40.156.300 PT-08 19/1 Nhập kho Công ty 152 141 5.454.540 PT-10 20/1 Nhập kho Công ty 152 111 2.074.000 PT-13 22/1 Nhập kho Công ty 152 111 37.272.686 72 27/1 Tái nhập kho Công ty 152 154 805.000 86 29/1 Nhập kho Công ty 152 112 665.000 Cộng 156.305.436 *Cơ sở và phương pháp lập bảng kê chi tiết nhập vật liệu - Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi vào bảng kê chi tiết nhập vật liệu. Ví dụ6: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 04 ngày 4/1/2007. Nhập kho với số tiền thực tế: 4.091.000đ để ghi vào cột số tiền của bảng kê chi tiết nhập vật liệu. * Tác dụng: Số liệu tổng cộng của bảng kê chi tiết nhập vật liệu trong tháng làm căn cứ đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp vật liệu. Thực tế ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội số liệu tổng cộng của bảng kê nhập vật liệu làm căn cứ để đối chiếu kiểm tra với tổng số phát sinh nợ của sổ cái TK 152. BIỂU SỐ 7: BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT LIỆU Tháng 1/2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Ghi chú S N Nợ Có 02 2/1 Thoát nước Hà Nội 154 152 15.454.450 37 7/1 Xây nhà bán Hoà Mục 154 152 12.941.200 38 9/1 Cấp nước ô5,ô6 Hoàn Kiếm 154 152 35.408.100 39 14/1 Cấp nước Nam Định 154 152 26.923.411 40 16/1 Cấp nước Gia Lâm 154 152 39.193.800 43 19/1 Cấp nước Thanh Hoá 154 152 23.524.256 44 21/1 Cấp nước Thái Nguyên 154 152 49.143.800 69 22/1 Cáp nước Láng Trung 154 152 3.087.400 Cộng 205.676.417 *Cơ sở và phương pháp lập bảng kê chi tiết xuất vật liệu: Căn cứ vào phiếu xuất kho theo từng đối tượng sử dụng, hàng ngày kế toán vật liêu ghi vào cột số tiền của bảng kê chi tiết xuất vật liệu . Ví dụ 7: Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 22/1. Với lý do xuất cho công trình cấp nước Láng Trung xuất kho với tổng số tiền là: 3.087.400đ để ghi vào cột số tiền của bảng kê chi tiết xuất vật liệu. * Tác dụng: Số liệu bảng kê chi tiết xuất vật liệu làm căn cứ để lập bảng phân bổ NVL xuất dùng trong tháng tính cho các đối tượng sử dụng liên quan đồng thời số liệu ở bảng kê cho tiết xuất vật liệu dùng để đối chiếu, kiểm tra với dòng tổng cộng số phát sinh trên sổ cái TK 152. 2.2.6 Kế toán tổng hợp vật liệu 2.2.6.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu, hàng ngày kế toán tổng hợp nhập vật tư là công việc không thể thiếu được trong công tác hạch vật tư. NVL của Công ty chủ yếu được nhập từ nguồn thu bên ngoài mà quan hệ thanh toán với người bán của Công ty chủ yếu là thanh toán với người cung cấp vật liệu nên kế toán tổng hợp nhập vật liệu được gắn chặt với kế toán thanh toán với người bán. Ngoài nhập kho vật liệu mua ngoài ở Công ty còn nhập kho vật liệu do Công ty tự gia công chế biến. Đôi khi nhập kho vật liệu do xuất dùng cho sản xuất nhưng không sử dụng hết hoặc phế liệu thu hồi còn là "Tái nhập kho". Kế toán tổng hợp nhập vật tư sử dụng các TK sau: TK: 152,,331,111,112,141,311,154. * Nhập kho vật liệu nguồn thu mua bên ngoài Do tính tất yếu của nền kinh tế thị trường là diễn ra trên cơ sở thuận mua vừa bán. Đối với các đơn vị bán thường xuyên nếu Công ty có nhu cầu mua, bên bán sẽ gửi giấy báo giá đến trước. Căn cứ vào đó mà Công ty chuẩn bị tiền để thanh toán hoặc khất nợ. Nếu sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn do đơn vị bán gửi đến cùng lúc với vật liệu về nhập kho Công ty. Như vậy không có trường hợp vật liệu về mà hoá đơn chưa về trong tháng hoặc ngược lại. Do vậy, kế toán chỉ ghi sổ các trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng. Trong tháng khi có vật liệu mua ngoài về nhập kho cùng với hoá đơn do bên bán gửi kèm. Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi chi tiết TK 331 phải trả cho người bán . Tổng cộng phát sinh có TK 331 kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 5 (ghi có TK331). Sổ chi tiết TK 331 được mở theo từng tháng và theo từng đối tượng (đơn vị cung cấp) theo số tờ nhất định tuỳ thuộc vào khối lượng chủng loại NVL cung cấp cho Công ty nhiều hay ít. Khi nhận được hoá đơn do bên bán gửi, kế toán ghi vào bảng kê hoá đơn mua vào để tiện theo dõi trị giá thực tế của NVL nhập kho và phần thuế GTGT được khấu trừ theo từng đối tượng cung cấp. BIỂU SỐ 8 BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN MUA HÀNG HOÁ Tháng 1/2007 Chứng từ Đơn vị bán Trị giá hàng hoá Số tiền Tổng cộng MS NT Thuế suất Mức thuế 09522 4/1 Công ty SX & KD thiết bị chương Dương 4.091.000 10% 409.100 4.500.000 10527 5/1 Công ty SX & KD vật tư thiết bị Chương Dương 36.282.300 10% 3.628.230 39.910.530 20757 10/1 Công ty SX & KD thiết bị chương Dương 29.504.610 10% 2.950.416 32.454.576 30376 15/1 Công ty SX & KD thiết bị chương Dương 40.156.300 10% 4.015.630 44.171.930 40258 19/1 Công ty SX & KD thiết bị chương Dương 5.454.540 10% 545.454 5.999.994 40276 20/1 Công ty Bê tông Xây dựng Thịnh Liệt 2.074.000 10% 207.400 2.281.400 40370 22/1 Công ty Vật liệuvà Xây dựng Đại La 37.272.686 10% 3.727.268,6 40.999.954,6 4372 27/1 Công ty Xuất nhập khẩu vật liệu Xây dựng Hà Nội 665.000 10% 66.500 731.500 Cộng 155.500.436 15.550.043,6 171.050.479,6 Từ đó kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331: Phải trả cho người bán . BIỂU SỐ 9 SỔ CHI TIẾT TK 331 (Tháng 1/2007) Đối tượng: Công ty sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị Chương Dương Đơn vị tính; Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có S N Số dư 1/1/2001 4.091.000 4.091.000 05 5/1 Mua thép cuộn 152 36.282.300 36.282.300 ... ... .......................................... .... ..... ....... ..... .... 19 19/1 Mua thép I 152 5.454.540 5.454.540 Cộng 115.488.750 115.488.750 Cuối tháng kế toán tổng hợp tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tượng và lấy số liệu của dòng tổng cộng số phát sinh trong tháng để ghi vào NKCT số 5 (ghi có TK 331 phải trả người bán). BIỂU S0Ố 10 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5: Ghi có TK 331- Phải trả cho người bán Tháng 1/2007 Đơn vị tính :đồng STT Tên đơn vị (người bán) Số dư đầu tháng Ghi có TK 331 - Nợ các TK ... Theo dõi hạch toán Nợ TK, Có TK Số dư cuối tháng Nợ Có 152 133 Cộng có TK 331 111 Cộng nợ TK 331 1 Công ty sản xuất và kinh doanh thiết bị Chương Dương 115.488.750 11.548.875 127.037.625 127.037.625 2 Công ty XNK VL XD Hà nội 665.000 66.500 731.500 731.500 3 Tổng cộng 116.153.750 11.615.375 127.769.125 127.769.125 Thông qua NKCT số 5 Công ty sẽ biết được tổng quát tình hình thanh toán giữa Công ty với các đơn vị cung cấp vật tư, hàng hoá làm cơ sở số liệu để ghi sổ cái (có TK 331, nợ các TK). - Hàng ngày trong tháng nếu phát sinh các khoản chi tiền mặt về thu mua NVL thủ quỹ căn cứ vào các phiếu chi để ghi vào sổ quỹ kiêm bảo cáo quỹ tiền mặt và cuối ngày chuyển cho kế toán kế toán tiến hành ghi vào NKCT số 1 (Ghi có TK 111) BIỂU SỐ 11: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 1/2007 Đơn vị tính: đồng Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ các TK Cộng có TT TK 331 TK141 TK334 TK152 TK133 TK111 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 20/1 22/1 ...... ........ ...... 2. 074.000 37.272.686 725.629 3.727.269 2.799.629 40.999.995 Cộng: 39.346.686 4.452.898 43.799.584 Trong tháng có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn do bên bán gửi đến và giấy báo nợ của ngân hàng, ghi vào bảng kê hoá đơn giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ và ghi vào Nhật ký chứng từ số 2 (ghi có TK112). BIỂU SỐ 12: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Tháng 1/2007 Đơn vị tính: đồng Số Ngày Ghi có TK 112, ghi nợ các TK Cộng có TT TK 331 TK111 .. . TK152 TK133 TK112 1 2 3 4 5 6 7 8 1 29/1 665.000 66.500 731.500 Cộng: 665.000 66.500 731.500 - Trong tháng tạm ứng tiền cho nhân viên vật tư đi mua nguyên vật liệu và khi có vật liệu về nhập kho do mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng. Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 141 - tạm ứng để theo dõi. Căn cứ vào giấy báo giá của người bán gửi đến, nhân viên vật tư viết đơn đề nghị tạm ứng và được sự đồng ý của Giám đốc Công ty. Sau đó xuống phòng kế toán, kế toán căn cứ vào đơn xin tạm ứng được duyệt của Giám đốc Công ty để viết phiếu chi. Căn cứ vào phiếu chi thủ quỹ cấp tiền cho nhân viên vật tư. Khi có vật liệu về nhập kho, nhân viên vật tư thanh toán tiền mua nguyên vật liệu ghi vào bảng kê hoá đơn mua hàng trị giá thực tế mua nguyên vật liệu và phần thuế GTGT đầu vào. Số liệu dòng cộng phát sinh bên có TK 141 theo giá thực tế mua vật tư là căn cứ để kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 10 (ghi có TK 141, nợ các TK liên quan) BIỂU SỐ 13 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi Có TK 141 Tháng 1 năm 2007 Đơn vị: đồng S T T Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK152, có các TL l.quan Số dư cuối tháng Nợ Có 141 133 Cộng Nợ Có Tạmứng mua NVL 5.454.540 545.454 5.999.994 Cộng ... ... 5.454.540 545.454 5.999.994 .... ... Ở Công ty Xây dựng lắp máy điện Hà Nội sổ chi tiết TK 141- Tạm ứng được mở theo từng tháng cho từng đối tượng xin tạm ứng. VíDụ8: Căn cứ vào chứng từ nhập vật liệu số 19 ngày 19/1/2007 Đối tượng Nguyễn Quốc Chính: - Giá mua thực tế nguyên vật liệu: 5.454.540 - Thuế GTGT đầu vào: 545.454 - Tổng giá thanh toán: 5.999.994 Kế toán ghi vào bảng kê hoá đơn mua hàng Tổng giá thanh toán mua nguyên vật liệu: - Cột trị giá nguyên vật liệu kế toán ghi: 5.454.450 - Cột thuế GTGT đầu vào: 545.454 - Cột tổng số: 5.999.994 Đồng thời kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho . BIỂU SỐ: 14 SỔ CHI TIẾT TK 141 Tháng 1/2007 Đối tượng: Nguyễn Quốc Chính Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số dư S N đối ứng Nợ Có Nợ Có PT 08 19/1 Số dư 1/2005 - Thanh toán tiền mua NVL - Thuế GTGT 152 133 5.454.540 545.454 Cộng: 5.999.994 Số dư cuối tháng: **** - Trong tháng nếu phát sinh nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu bằng tiền vay ngắn hạn, kế toán tiến hành ghi vào bảng kê hoá đơn hàng hoá tổng số tiền nhập vật liệu và thuế GTGT. Đồng thời ghi vào Nhật ký chứng từ số 4 ( ghi có TK 311 ......) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 4 BIỂU SỐ 15: Ghi có TK 311- Vay ngắn hạn Tháng 1/2007 Đơn vị tính:đồng STT CT Diễn giải Ghi Có TK 311, Nợ các tài khoản liên quan STT CT Theo dõi tt S N 152 133 Cộng Có 1 5 Công ty SX &KD thiết bị Chương Dương 36.282.300 3.628.230 39.910.530 Cộng 36.282.300 3.628.230 39.910.530 Nhật ký chứng từ số 4 dùng để phản ánh bên có của TK 311 (tình hình vay nợ) và theo dõi thanh toán ( ghi nợ TK 311.. ., có các TK liên quan) *Nhập kho vật liệu do Công ty tự chế. Đối với vật liệu do Công ty tự chế, phòng kế toán Công ty không mở sổ chi tiết để ghi chép, theo dõi. Để tính giá thành, vật liệu tự chế nhập kho Công ty giao cho bản thân các đơn vị thành viên, các xí nghiệp phụ thuộc tự hạch toán chi phí và giá thành vật liệu tự chế nhập kho. Nhân viên vật tư ở các xí nghiệp có nhiệm vụ ghi chép tập hợp và tính giá thành vật liệu tự chế căn cứ vào: + Đơn giá của vật liệu xuất kho chế biến + Căn cứ vào đơn giá mức lương mà Công ty đã khoán cụ thể cho từng loại công việc. + Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết sản phẩm. Cuối tháng, các nhân viên vật tư căn cứ vào bảng kê tính giá thành vật liệu nhập kho do đơn vị mình thực hiện gửi lên để lập phiếu nhập kho, đơn giá của vật liệu nhập kho chính là đơn giá của sản phẩm ở bảng kê sản phẩm nhập kho. Thủ tục nhập kho vật liệu do Công ty tự gia công chế biến tương tự như đối với trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài. *Nhập kho phế liệu thu hồi: Trường hợp nhập kho phế liệu thu hồi: Căn cứ vào phiếu nhập kho phế liệu do các nhân viên vật tư ở các xí nghiệp chuyển lên (trên phiếu nhập kho chỉ ghi theo số lượng) kế toán sẽ ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 . BIỂU SỐ 16 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần 1 : Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Tháng 1 năm 2007 Đơn vị: đồng STT Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ TK 142 TK 152 Các TK ở các NKCT Tổng cộng chi phí 1 2 .... 1 2 3 4 5 6 7 8 1 154 805.000 805.000 2.2.6.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội, vật liệu xuất kho chủ yếu cho việc sản xuất (các công trình), quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn được xuất kho cho nhu cầu khác: như quản lý doanh nghiệp, xuất bán, xuất để gia công chế biến...... Do vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong Công ty phải phản ánh đầy đủ kịp thời tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng giá trị của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng trong Công ty cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Do Công ty chỉ đánh giá vật liệu theo giá thực tế nên kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng kê chi tiết xuất kho vật liệu trong tháng để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Bảng phân bổ nguyên vật liệu dùng để phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng tính cho các đối tượng sử dụng liên quan. * Cơ sở số liệu và phương pháp lập bảng phân bổ nguyên vật liệu: Căn cứ số liệu để lập bản phân bổ nguyên vật liệu là các chứng từ xuất kho vật liệu. Các chứng từ xuất kho vật liệu trong tháng được tập hợp rồi loại riêng theo từng đối tượng sử dụng cụ thể. VíDụ9: Xuất vật liệu cho công trình cấp thoát nước Hà nội, cấp thoát nước Nam Định, cấp thoát nước Thanh Hoá... Sau đó kế toán tiến hành tổng hợp toàn bộ trị giá vật liệu xuất dùng và ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán cộng bảng phân bổ vật liệu. Số liệu ở dòng cộng sẽ được chuyển sang các sổ, TK có liên quan khác như: - Nhật ký chứng từ số 7 - Sổ cái TK 152 BIỂU SỐ17 BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU Tháng 1/2007 Số TT Ghi có TK TK 152 TK 153 Ghi nợ TK154 (Đối tượng sử dụng) HT TT HT TT 1 2 3 4 5 6 7 8 Thoát nước Hà Nội Xây nhà bán Hoà Mục Cấp nước Hoàn Kiếm Cấp nước Nam Định Cấp nước Gia Lâm Cấp nước Thanh Hoá Cấp nước Thái Nguyên Cấp nước Láng Trung 15.454.450 12.941.200 35.408.100 26.923.411 39.193.800 23.524.256 49.143.800 3.087.000 Cộng: 205.676.417 BIỂU SỐ 18 SỔ CÁI TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Số dư đầu năm 2006 Nợ Có 1.290.530.600 Ghi có các TK đối ứng với TK 152 Tháng 1 Tháng 2 ....... Tháng12 Cộng TK 111 (NKCT1) TK 112 (NKCT2) TK 331 (NKCT5) TK 141 (NKCT10) TK 311 (NKCT4) TK 154 (NKCT7) 39.346.686 665.000 116.153.750 5.454.540 36.282.300 805.000 Cộng số PS Nợ 156.305.436 Cộng số PS Có 205.676.417 Số dư cuối tháng Nợ Có 1.241.159.619 * Nội dung: Sổ cái TK được mở cho cả năm trên một tờ sổ, phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng * Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ cái: - Cơ sở số liệu để ghi sổ cái TK 152 là các NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 5, NKCT số 4, NKCT số 7, NKCT số 10 và bảng phân bổ nguyên vật liệu . - Dòng tổng cộng số phát sinh bên Nợ của sổ cái tài khoản 152 được ghi căn cứ vào NKCT số 7 ghi có TK 152, ghi nợ TK 154 - Dòng số dư cuối tháng căn cứ vào số dư cuối tháng trước, tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có để tính. Cuối tháng sau khi khoá sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT kế toán mới tiến hành lấy số liệu từ các NKCT để ghi sổ cái. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VẬT LIỆU Ở CÔNG TY XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI. 3.1 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC Công tyCP xây dựng lắp máy điện nước Hà nội qua nhiều năm phát triển đến nay công ty đã có nhiều những bước tiến rõ rệt. Sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân ngày một khá hơn, thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ đối với nhà nước. Công ty luôn chú ý tới việc nâng cao tay nghề, cấp bậc thợ cho công nhân cũng như nâng cao trình độ cho cán bộ quản lý. Hơn thế nữa, công ty đã tìm cho mình một hướng đi đúng đắn, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, thi công, không những tăng cường vốn đầu tư vào việc mua sắm máy móc và trang thiết bị hiện đại để bắt kịp với xu hướng phát triển của thị trường. Đến nay công ty đã có một chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường xây dựng, là một doanh nghiệp luôn có uy tín đã và đang thi công nhiều công trình trên khắp mọi miền đất nước. Là một thành viên trực thuộc Sở Xây dựng Hà nội, một đứa con trong gia đình của ngành XDCB, công ty cũng luôn cố gắng thực hiện tốt những qui chế quản lý của ngành nói chung và đối với công tác quản lí, nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư nói riêng. Mục tiêu lâu dài của công ty cũng chính là tuân theo xu hướng của tất cả các ngành kinh tế khác tồn tại trong nền kinh tế quốc dân.Đó là ,bảo đảm đúng mục tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội trong từng thời kỳ theo định hướng XHCN. Thực hiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá, đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế, nâng cao đời sống vật chất tinh thần của nhân dân. Để tiến hành sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả, ở bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào cũng cần đến một nguồn đối tượng lao động ( nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm...) dồi dào. Những đối tượng lao động nói trên nếu xét về hình thái hiện vật gọi là các tài sản lưu động, còn xét về hình thái giá trị được gọi là vốn lưu động của doanh nghiệp.Trong điều kiện kinh tế thị trường, công tác quản lí vốn lưu động nói chung và nhiệm vụ giám sát, theo dõi quá trình vận động không ngừng qua các chu kỳ sản xuất kinh doanh, luôn được biểu hiện dưới hình thái ban đầu là vốn tiện tệ, sau chuyển sang hình thái vốn vật tư hàng hoá...rối lại quay trở về hình thái ban đầu là vô cùng cần thiết và cấp bách. Vật liệu là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động trong khâu dự trữ. Nó phản ánh một lượng vốn lưu động nhất định được doanh nghiệp xác định và duy trì cho mọi quá trình sản xuất kinh doanh. Là một doanh nghiệp xây lắp, công tyCP XD lắp máy điện nước Hà nội luôn quan tâm đến việc duy trì một lượng vốn trong khâu dự trữ vừa đủ để phục vụ cho các nhiệm vụ đặc thù của ngành mình. Đơn vị: đồng Năm 2005 Năm 2006 Nguyên vật liệu 1.430.700.890 1.290.530.600 Công cụ dụng cụ 780.984 750.400 Vốn lưu động 10.321.537.945 12.879.120.650 Tổng số vốn 13.913.933.891 20.466.969.090 Vốn LĐ/å số vốn(%) 78,18 62,92 Vốn dự trữ/Vốn LĐ(% 13,86 10,02 Giá trị NVL/ Vốn LĐ 13,86 10,02 ( trích Báo cáo Tài chính 2005,2006 ) Theo tính toán số liệu của 2 năm gần đây, giá trị vốn lưu động chiếm trên tổng số vốn của công ty đang có xu hướng giảm ( 62,92%- 78,18% = -15,26%, tương ứng với tỉ lệ là -24,25% ). Trong khi đó, giá trị vốn dự trữ chủ yếu là giá trị vật tư chiếm trên tổng vốn lưu động cũng giảm, cụ thể: 10,02% - 13,86% = -3,84%, tương ứng với tỉ lệ là -38,32%. Riêng đối với nguyên vật liệu, so sánh giữa 2 năm tỉ trọng này cũng đang có xu hướng giảm -3,84%, tương ứng với tỉ lệ là -38,32%. Điều này phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn trong kho của doanh nghiệp năm sau ít hơn năm trước, trong khi đó tổng số vốn lưu động của doanh nghiệp năm 2006 lại tăng mạnh so với năm 2005. Tuy nhiên công ty vẫn đảm bảo một lượng vật liệu tồn kho dự trữ vừa đủ. Bởi vì nếu công ty tăng lượng dự trữ vật liệu tồn kho sẽ dẫn đến việc tăng thêm các chi phi bổ sung như : chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm kho hoặc những rủi ro làm giảm chất lượng vật liệu tồn kho..Như vậy, trong chiến lược phát triển mới của mình, mục đích của công ty là hạn chế đến mức tối thiểu có thể số nguyên vật liệu tồn kho, tránh để một lượng nguyên vật liệu lớn hơn nhiều so với nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình luôn bị ứ đọng, dẫn đến tồn đọng vốn, phần nào làm giảm tốc độ luân chuyển của vốn lưu động. Qua tính toán ta thấy được sự phân bố của giá trị vật tư chiếm trong tổng số vốn lưu động của công ty, từ đó nhận ra những nhu cầu vốn về vật tư cho từng năm cũng có sự biến động khá mạnh. Nếu xác định đúng đắn, chính xác được nhu cầu về vật tư thì công ty sẽ nâng cao hiệu quả kinh tế,tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, đặt biệt đối với vốn lưu động là vật tư dự trữ tránh tình trạng ứ động vốn, sử dụng vốn không hợp lý, vỏ bọc giả tạo về nhu cầu vật tư... Đặt trong tình hình thực tế của công ty CP XD lắp máy điện nước HN, tỉ trọng vật tư chiếm trên tổng số vốn lưu động trong 2 năm gần đây giảm, tuy nhiên xét trong hoàn cảnh thực tế sản xuất kinh doanh của công ty và tình hình cung cấp vật tư trên thi trường thì điều này lại là tín hiệu tốt. Thật vậy, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp trong ngành xây lắp đều có mức dự trữ vật tư trong kho càng ít càng tốt. Nhu cầu dự trữ thường xuyên cho các công trình, nhu cầu dự trữ thời vụ vào cuối năm như trước kia hiện nay không còn nữa. Các nhà cung cấp vật tư cho công ty luôn sẵn sàng cung ứng , đáp ứng không những vế số lượng mà cả về chất lượng. Các nguyên vật liệu chính phục vụ chủ yếu trong các công trình xây dựng, lắp đặt như: sắt, thép các loại, gạch, xi măng...luôn sẵn có trên thị trường. Ngoài ra công ty còn có một mạng lưới kho tàng tập kết vật tư tốt, hạn chế hao hụt trong khâu bảo quản. Chu kỳ giao hàng , thời gian vận chuyển từ nơi cung ứng đến chân công trình hay về kho đều được rút ngắn đến mức tối thiểu. Mặt khác, tỉ trọng vật liệu so vốn lưu động giảm cho thấy vòng quay vật liệu tại công ty ngày càng nhanh, công ty chỉ tập trung một lượng vốn nhất định vừa đủ vào việc dự trữ vật liệu là sự mạnh dạn, táo bạo trong sản xuất kinh doanh. Bởi vì, công ty muốn có thêm một lượng vốn bằng tiền, các khoản vốn đầu tư ngắn hạn, các khoản vốn trong thanh toán... để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh khác của công ty. Gắn với nhiệm vụ kế toán vật liệu và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty, cụ thể là :Huy động và sử dụng có hiệu quả cao nhất các nguồn vật liệu hiện có, giảm thiểu lượng vốn rót vào những vật tư thực sự chưa cần thiết. Nâng cao vai trò lao động, sản xuất tiết kiệm, khuyến khích tinh thần say mê nghiên cứu tìm tòi, đưa ra những phát hiện,sáng kiến nhằm đẩy nhanh năng xuất lao động, hạ thấp chi phí , hạ thấp giá thành sản phẩm Về mặt tổ chức kế toán, cũng như nhiều doanh nghiệp khác, công ty đang áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định của Bộ Tài chính, nhanh chóng tiếp cận và áp dụng Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam ( 01/2002). Đây là chế độ kế toán được xây dựng trên nguyên tắc và thông lệ kế toán các nước phát triển. Qua thời gian thực tập tại Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước, em thấy công tác kế toán vật liệu ở công ty có những nét nổi bật: 3.1.1 Những mặt ưu thế - Nhìn chung công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch mua nguyên vật liệu.Với khối lượng NVL sử dụng lớn, chủng loại đa dạng mà công ty vẫn cung cấp đầy đủ cho nhu cầu sản xuất giúp cho quá trình thi công được tiến hành liên tục, ít bị gián đoạn cho thấy tinh thần trách nhiệm cao và sự nỗ lực của các đơn vị, cá nhân của toàn công ty là rất cao. - Về tổ chức kho bảo quản: các kho NVL được sắp xếp một cách có hệ thống và hợp lý, đội ngũ thủ kho có tinh thần trách nhiệm nên công việc tổ chức, bảo quản , giao nhập NVL tiến hành khá tốt. - Nhân viên kinh tế tại các xí nghiệp, các đội đã thực hiện khá tốt việc theo dõi tình hình sử dụng vật liệu tại các công trình, giao đầy đủ chứng từ cho kế toán vật tư và kế toán giá thành. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc, phù hợp với trình độ khả năng chuyên môn của từng người. Do việc tổ chức công tác hạch toán và vận dụng những cải tiến mới trong hạch toán được tiến hành một cách kịp thời và thích ứng với điều kiện của công ty. - Kế toán vật tư thực hiện tương đối tốt, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi, tính toán và phân bổ chính xác cho từng đối tượng sử dụng. Kế toán vật tư đã tập hợp đầy đủ sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ nhập kho vật tư. 3.1.2 Những mặt hạn chế Tuy nhiên, do đặc thù là một doanh nghiệp của ngành XDCB, sản phẩm xây lắp là công trình hoặc hạng mục công trình dở dang, các công trình dân dụng,các công trình lắp đặt điện nước...Hầu hết các sản phẩm này đều có qui mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài, giá trị lớn, có tính tổng hợp về kinh tế, chính trị, kỹ thuật,nghệ thuật...Mặt khác, quá trình thi công lại được chia làm nhiều giai đoạn: chuẩn bị điều kiện cho thi công, xây dựng, lắp đặt kết cấu, thiết bị công nghệ và các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho các đối tượng sử dụng . Mỗi giai đoạn thi công lại bao gồm rất nhiều công việc khác nhau, khối lượng thi công chủ yếu được tiến hành ngoài trời nên chịu ảnh hưởng rất nhiều của điều kiện thiên nhiên như: nắng, mưa, gió, bão ...Do đó, quá trình và điều kiện sản xuất thi công không ổn định, có tính lưu động cao..Điều này làm cho việc quản lí và nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu nói riêng và công tác hạch toán kế toán nói chung ở công ty cũng có một số khó khăn, cụ thể là: - Việc tổ chức quản lý vật liệu ở các xí nghiệp đội thi công đặc biệt vật tư mua được chuyển thẳng đến chân công trình còn chưa chặt chẽ. Vì việc giao nhận các loại vật liệu này không được cân đong đo đếm, lại để ngay tại chân công trình nên công tác quản lý bảo vệ số lượng vật tư này có phần thiếu sót gây lãng phí và thất thoát một lượng vật liệu đáng kể. - Về bộ máy kế toán: Hiện nay bộ máy kế toán tại công ty đã được tổ chức một cách khoa học và khá hiệu quả nhưng có một số mặt còn hạn chế. Với quy mô và sự phát triển của công ty ngày càng lớn mạnh các công trình ngày càng nhiều, nghiệp vụ phát sinh tương đối lớn thì đội ngũ kế toán của công ty chỉ gồm 5 người phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán theo dõi các nghiệp vụ của 7 đơn vị thành viên. Do đó bộ máy kế toán rất vất vả trong công tác hạch toán NVL nhất là lúc tổng hợp cuối kỳ. - Do đặc điểm của ngành thi công xây lắp, các công trình thi công ở các địa điểm khác nhau, thường xa công ty nên cuối tháng hoặc đầu tháng sau các xí nghiệp mới hoàn thành chứng từ lên phòng kế toán công ty. Nhưng thực tế, việc hoàn thành chứng từ thường chậm trễ kéo dài ảnh hưởng đến việc tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán không kịp thời. - Hệ thống sổ sách kế toán của công ty vẫn chưa khoa học do chưa áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý kế toán dẫn đến hệ thống sổ sách của phòng kế toán còn rườm rà. 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 3.2.1 Ý kiến thứ nhất: Tổ chức quản lý vật liệu Công ty nên tiến hành phân tích tình quản lý sử dụng vật liệu để đảm bảo cho việc đánh giá chính xác, cụ thể các kết quả của quá trình quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Xác định rõ nguyên nhân các nhân tố cụ thể ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm vật liệu để có biện pháp khắc phục đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Theo tôi Công ty nên phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch về tổng khối lượng NVL. Ngoài ra Công ty cần sử dụng tỷ lệ hoàn thành cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu để phân tích tình hình cung cấp về các loại nguyên vật liệu chủ yếu. Mặt khác cần phân tích mức đảm bảo từng NVL chủ yếu và xem xét khoảng cách giữa các lần nhập. Cần quan tâm đến việc phân tích tình hình khai thác các nguồn NVL trên cơ sở đó Công ty sẽ tính toán được lợi ích kinh tế và đi đến quyết định khai thác hay huỷ bỏ. Như đã nói ở trên, việc quản lý vật liệu hiện nay ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu. Tuy nhiên, trên thực tế ở các xí nghiệp và đội thi công, việc quản lý này còn một vài thiếu sót gây lãng phí vật liệu là đối với những vật tư không nhập kho mà chuyển thẳng đến chân công trình như: cát, đá, sỏi... để thuận tiện cho việc sử dụng. Chỗ để các loại vật liệu này thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này không được cân đong đếm kỹ lưỡng nên dẫn đến việc thất thoát một số lượng vật tư đáng kể. Vì vậy công ty nên chuẩn bị chỗ để vật tư sao cho dễ bảo vệ, thuận tiện cho quá trình thi công, cần cử người bảo vệ để tránh việc thất thoát vật liệu. 3.2.2 Ý kiến thứ hai: Việc hoàn chứng từ của các xí nghiệp Hiện nay, các hoạt động đi mua vật liệu hàng ngày thường được mua bằng tiền tạm ứng. Căn cứ vào định mức một số vốn để thi công, vào cuối tháng, hoặc đầu tháng sau các đội, xí nghiệp phải hoàn các chứng từ hoá đơn lên phòng Tài vụ. Thực tế, việc hoàn chứng từ này thường chậm trễ và kéo dài, có khi đến cuối tháng sau mới hoàn đủ chứng từ. Điều này gây khó khăn cho công tác kế toán trong việc sử lý số liệu và lập báo cáo kế toán. Vì vậy, công ty nên quy định cho các xí nghiệp thời hạn hoàn chứng từ chính xác cụ thể để tránh tình trạng như hiện nay, đảm bảo việc phản ánh số liệu một cách kịp thời. Hơn nữa, việc trao đổi giữa thủ kho và kế toán không thường xuyên, chỉ định kỳ vào cuối tháng, do đó khi có sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng Tài vụ gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy, khi phát sinh sai sót ở khâu nào thủ kho phải báo ngay cho phòng kế toán biết để xử lý, khắc phục những sai sót. 3.2.3 Ý kiến thứ 3: Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán Bằng cách áp dụng công nghệ thông tin vào hạch toán, giảm bớt số lượng sổ sách, giúp cho việc quản lý được thuận tiện. Công tyCP XD lắp máy điện nước Hà nội, việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán hiện nay chưa đi sâu vào chiều sâu. Công ty cần nhận thức rõ hơn vai trò của tin học trong công tác kế toán. Hơn nữa hạch toán vật tư ở công ty có rất nhiều chủng loại rất phức tạp, nếu cứ làm bằng tay thì khó tránh khỏi sai sót, khó đảm bảo tính chính xã trong công tác hạch toán. Vì vậy trong thời gian tới công ty nên có riêng một chương trình phần mềm kế toán chuyên dụng, phù hợp với tình hình thực tể công ty. Đối với công tác hạch toán vật tư, với chủng loại vật liệu công cụ dụng cụ đa dạng, việc mã hoá tên các loại vật tư, nhằm giảm bớt gánh nặng cho các nhân viên kế toán khi nạp số liệu vào máy. Kế toán vật liệu có thể mở từng tệp để quản lí từng nhóm, loại vật liệu theo dạng hình cây. Hằng ngày khi có chứng từ nhập-xuất của từng thứ loại nào thì kế toán vào số liệu cho từng thứ, loại vật liệu đó. Hằng ngày, máy vi tính sẽ tự động tính toán số lượng nhập, xuất và tồn, vì vậy sẽ đáp ứng kịp thời nhu cầu chính xã về số lượng các thông tin về vật liệu. 3.2.4 Ý kiến thứ 4 : Công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu Do tính phong phú về chủng loại vật liệu tại công ty mà hiện nay vẫn chưa được mã hoá, theo em công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu được chia thành loại, nhóm, thứ và được mã hoá bằng các kí hiệu thay thế tên gọi, nhãn hiêu, qui cách của vật liệu. Sổ này được lập dựa trên cơ sở phân loại vật liệu ở công ty. Mỗi loại vật liệu sử dụng một số trang trong sổ để ghi đủ các nhóm, thứ vật liệu. Số hiệu của loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thhuộc vào số lượng hiện có của nó tại công ty. Mẫu sổ dưới đây có thể coi như một gợi ý: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại : Nguyên vật liệu chính ( Kí hiệu TK 1521 ) Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn vị tính Nhóm Danh điểm VT 1521.01 152.02 152.01.1 152.01.2 152.02.1 152.02.2 Thép Thép f 12 Thái nguyên Thép f 12 Liên Xô Sắt Sắt LD Sắt L100 kg kg kg kg 3.2.5 Ý kiến thứ 5: Công ty nên mở bảng kê tính giá vật liệu xuất kho Hiện tại công ty tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp Nhập trước- Xuất trước. Theo phương pháp này việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu. Bên cạnh đó việc tính toán việc tính toán lại phụ thuộc vào nhiều nhân tố. Sở dĩ như vậy vì mỗi lần nhập lại có một đơn giá vật liệu khác nhau, điều này có thể do biến động giá cả thị trường, do tính khan hiếm của chủng loại vật liệu..., sẽ kéo theo sự thay đổi trị giá thực tế vật liệu xuất kho. Trên cơ sở phân tích đó, để khắc phục mặt hạn chế này công ty có thể áp dụng phương pháp tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, khối lượng công việc của kế toán có thể giảm bớt, việc tính toán giá thực tế vật liệu xuất kho có thể tiến hành dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn...Bảng kê tính giá thực tế vật liệu xuất kho có thể theo mẫu sau: Đơn vị tính: đồng Tên vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL ĐG TT SL TT Thép f6LD 2000 8600 1684 7774 2952` 4444 13118688 732 3253008 .......... ... ... ... ... ... ... .... ... ... Trong đó : Đơn giá bình quân Số tiền tồn ĐK + Số tiền nhập TK gia quyền Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập TK =( 8.600 000+ 7.774.050 )/ ( 2.000 + 1.684 ) = 16.374.050/ 3.684 = 4 444 Trị giá thực tế thép xuất kho = Đơn giá bình quân*Số lượng xuất tk = 4.444 * 2952 = 13.118.688 Trị giá thép tồn ck = Đơn giá bình quân * Số lượng tồn ck = 4.444 * 732 = 3.235.008 3.2.6 Ý kiến thứ 6 : Công ty nên mở các Tài khoản loại 6 Trên thực tế, việc hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động XDCB ở công ty đều được định khoản như sau: Nợ TK 154 Giá trị nguyên vật liệu xuất kho Có TK 152 Giá trị nguyên vật liệu xuất kho Việc hạch toán như trên về nguyên tắc là không vi phạm chế độ nhưng thực chất đã làm giảm đi tính chính xác đối với giá trị vật liệu xuất dùng cho mục đích gì, đối tượng nào sử dụng, công trình nào sử dụng... Ví dụ10 nếu công ty mở TK 621 ( Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) , cuối kỳ thực hiện kết chuyển ( nếu vật liệu đã được tập hợp riêng biệt cho đối tượng sử dụng) hoặc tiến hành tính phân bổ và kết chuyển tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (nếu không tập hợp riêng biệt cho từng đối tượng sử dụng) . Nếu tiến hành phân bổ thì phải sử dụng những tiêu thức phân bổ hợp ký như tỉ lệ theo định mức sử dụng, sau đó mới kết chuyển vào TK 154. Mặt khác đối với những vật liệu không sử dụng hết, nhập lại kho hoặc để lại hiện trường cho bộ phận khác sử dụng tiếp vào kỳ kế toán tiếp theo thì cũng được kết chuyển vào TK 154. Là một doanh nghiệp thuộc ngành xây lắp, công ty cũng nên mở TK 623 (Chi phí sử dụng máy thi công) để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình theo hình thức hỗn hợp kết hợp cả thủ công và máy. 3.2.7 Ý kiến thứ 7: Tăng cường công tác kiểm tra kế toán (kiểm toán nội bộ) Để đảm bảo cho công tác kế toán của công ty thực hiện đúng những yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác, trung thực, minh bạch và công khai, chấp hành tốt những chính sách chế độ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và các chế độ, thể lệ quy định về kế toán nói riêng cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra công tác kế toán trong nội bộ doanh nghiệp theo đúng nội dung và phương pháp kiểm tra. Hiện nay, tại Công ty việc kiểm tra kế toán rất ít khi được tiến hành. Theo em công ty nên tiến hành công tác kiểm toán nội bộ thường xuyên hơn nhằm phát hiện ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ quản lý kế toán. Có như vậy mới đảm bảo cho công tác kế toán tại công ty nói chung và công tác kế toán vật tư nói riêng được thực hiện tốt. Công tác kiểm toán nội bộ được tiến hành theo những nội dung sau: Kiểm tra kế toán ghi chép phản ánh trên chứng từ, tài khoản sổ và báo cáo kế toán đảm bảo thực hiện đúng chính sách chế độ quản lý tài chính, chế độ, thể lệ kế toán. Kiểm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp việc thực hiện trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng, kết quả hoạt động của bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp. Công tác kiểm tra nội bộ doanh nghiệp do giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo. Việc kiểm toán có thể được tiến hành với tất cả các nội dung riêng biệt. Tùy theo yêu cầu mà có thể kiểm tra định kỳ hay đột xuất bất thường. LỜI KẾT Đổi mới hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay là một việc làm mang tính chất thời sự và có ý nghĩa thiết thực đối với quản lý kinh tế. Bằng công cụ kế toán, các nhà quản lý mà trực tiếp là lãng đạo công ty có thể kiểm tra tiến hành kiểm soát toàn bộ tình hình tài chính sản xuất và kết quả thu được trong quá tring sản xuất. Phấn đấu sử dụng nguyên vật liệu sao cho hiệu quả, tiết kiệm, giảm tối đa yếu tố chi phí nguyên vật liệu trong giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ mỗi công trình là mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp xây dựng quan tâm. Như vậy công tác kế toán nguyên vật liệu không chỉ dừng lại ở việc phản ánh trên sổ sách, chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời mà còn phải hiểu biết tính năng, công dụng của nó trong quá trình sản xuất để từ đó lựa chọn những chủng loại vật liệu thích hợp có thể thay thế nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất. Xuất phát từ việc nhận thức những quan điểm đổi mới và những vấn đề còn tồn tại trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà nội, trên cơ sở kiến thức đã học và sự hướng dẫn của các cô giáo, em đã mạnh dạn đưa ra những ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở công ty. Vì thời gian thực tập không nhiều và khả năng còn có hạn nên sự nhận thức, nội dung trình bày cũng như phương pháp đánh giá của cá nhân chắc chắn còn nhiều hạn chế, do vậy Đồ án sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô và bạn bè để đồ án của em được hoàn thiện và có ý nghĩa thực tiễn. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. TM. CTCP XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NUỚC HÀ NỘI KẾ TOÁN TRƯỞNG KÝ TÊN HÀ NỘI, ngày 11/04/2008 Sinh viên : Lê văn tuấn