Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực thành phố Hà Nội

t liệu ở Công ty Điện lực TP Hà Nội. 2.2.1- Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong công ty có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Để tăng cường tính tự động hoá của chương trình và làm giảm bớt sự cồng kềnh của hệ thống tài khoản. Các loại đối tượng được phân biệt với nhau bởi mã đối tượng. - Vật tư - Kho - Nguồn cung cấp. *) Xây dựng danh mục nguyên vật liệu : Các loại nguyên vật liệu có một vài đặc điểm giống nhau thì được nhóm lại với nhau và chúng có những đặc điểm riêng để phân biệt với các nhóm nguyên vật liệu khác. Loại nguyên vật liệu được dùng để đặc trưng cho các đối tượng có cùng bản chất. Các loại nguyên vật liệu được phân biệt với nhau bởi mã loại đối tượng. Nguyên vật liệu của công ty có nhiều chủng loại đa dạng. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là để quản l ý và hạch toán tốt nguyên vật liệu, Công ty đã xây dựng được hệ thống danh mục nguyên vật liệu chi tiết đến từng danh điểm. Việc xây dựng căn cứ vào từng nhóm vật tư + Loại 1 : Nhiên liệu, khí, hoá chất : xăng , dầu + Loại 2 : Kim khí + Loại 3 : Vật liệu điện tử bán dẫn + Loại 4 : Vật liệu khác + Loại 5: Phụ tùng Căn cứ vào danh mục vật tư đã được xây dựng, bộ mã vật tư của Công ty cũng được chia làm các loại vật tư tương ứng: Mã vật tư Tên vật tư ĐVT 51612101 ác quy 12V 100A Cái 00011264 MBA 1000KVA 22/6/04(ABB) Cái 00012 Thiết bị báo tín hiệu trung tâm MBA Cái 00016 Máy hiện sóng mã hiệu CS5455-Nhật Bộ 00018 Hợp bộ đo lường 1 pha A-V-W Bộ 00001 Giá đỡ cáp Cái 000017 Máy ép cốt thủy lực cần tay 10 hãm ép Cái 87305400 Công tơ 1 FA 220V 10-40A ………… Mỗi loại vật tư lại có tính chất khác nhau, đơn vị tính khác nhau do đó, để quản lý tốt Công ty đã sử dụng nhiều kho, mỗi kho được sử dụng để quản lý một nhóm nguyên vật liệu có tính chất giống nhau. Để quản lý tốt các kho cũng được tiến hành mã hoá theo mã kho. Các kho được mã hoá theo các số tự nhiên từ 1 đến 9, và theo chữ cái in hoa từ A, B…đến Q. Trên cơ sở danh mục vật tư được xây dựng và gắn với mã kho quản lý công ty xây dựng được danh mục tài khoản kế toán như sau: mã đối tượng và mã loại đối tượng được đưa thêm vào phía sau mã tài khoản để mở rộng phạm vi và tính năng động của hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp (trích bảng kê tài khoản). Bảng kê tài khoản Mã TK Tên tài khoản 1521 Nhiên liệu 15218 Nhiên liệu khác 15218F0 Nhiên liệu kho 0 15218F1 Nhiên liệu kho 1 ……….. 1525 Phế liệu 1525F7 Phế liệu kho 7 ….. Ngoài ra để thuận tiện cho việc nhập liệu, chương trình kế toán còn tiến hành mã hoá các đơn vị, công trình sử dụng vật tư cũng như mã hóa lý do nhập xuất. Việc khai báo các mã vật tư, công trình… được tiến hành vào một lần đầu tiên khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm hoặc khi có một loại nguyên vật liệu mới phát sinh mà chưa có sẵn trong danh mục, thì kế toán lại tiến hành khai báo bổ sung thêm vào hệ thống danh mục đó. Tóm lại: mã hoá các đối tượng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hoá giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng. 2.2.2- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại Công ty Điện lực Hà Nội. 2.2.2.1- Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty Điện lực Hà Nội. Do hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh và vận hành lưới điện, lắp đặt và sửa chữa các thiết bị điện…. Vì vậy, không giống các doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng mang những đặc thù riêng. Nguyên vật liệu của Công ty gồm nhiều chủng loại khác nhau, có quy cách kích cỡ và đơn vị tính khác nhau nên được phân thành những loại khác nhau. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, bao gồm các loại sau: - Nguyên vật liệu phụ: cáp các loại, cột điện, hòm công tơ, hộp đầu cáp, cầu dao, cầu chì… - Nhiên liệu: Xăng, dầu chạy phương tiện vận tải phục vụ công trình, phòng ban, xưởng đội. Dầu để phục vụ thay dầu máy biến áp - Phụ tùng thay thế: công tơ điện, áp tô mát, cầu đo… - Phế liệu thu hồi : các loại dây cũ, hòm công tơ cũ, xà sắt… Việc phân loại nguyên vật liệu trên nhằm tổ chức tốt việc bảo quản nguyên vật liệu. Đây cũng là tiền đề tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đảm bảo việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. 2.2.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu *) Nguyên tắc đánh giá áp dụng tại Công ty. Khi tiến hành đánh giá nguyên vật liệu Công ty đã tuân thủ các nguyên tắc như : nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán và nguyên tắc hoạt động liên tục. *) Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho : Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập : - Giá NVL mua ngoài bao gồm : giá mua trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) chí phí vận chuyển, bốc dỡ bảo quản (nếu có). VD: Ngày 8/12/2007 Công ty tiến hành mua 440 Cái Công tơ 1 pha 220V 10-40A của Công ty Thiết bị đo điện, và do công ty này vận chuyển đến tận kho Công ty với giá trên hoá đơn thuế GTGT là 105.000đ/cái, giá nguyên vật liệu nhập kho sẽ là 105.000đ/cái. + Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có hoá đơn, đơn vị tạm tính giá nhập kho theo hợp đồng mua NVL hoặc lấy giá mua vào cùng loại của kỳ trước, khi có giá chính thức sẽ điều chỉnh lại. Giá nguyên vật liệu gia công, chế biến. + Giá nguyên vật liệu tự gia công, chế biến bao gồm : giá nguyên vật liệu thực tế xuất đi gia công, chế biến và chi phí gia công chế biến. + Giá nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm : giá thực tế nguyên vật liệu xuất gia công, chế biến, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, chi phí thuê ngoài gia công, chế biến. - Nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê : Căn cứ vào quyết định của Hội đồng thanh xử lý kiểm kê tài sản về xử lý kết quả của kiểm kê xác định chất lượng và giá cả của số nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê. - Nguyên vật liệu xuất sử dụng còn thừa và nhập lại kho : + Nếu chất lượng của nguyên vật liệu xuất sử dụng còn thừa vẫn đảm bảo như chính phẩm thì sẽ lấy đơn giá khi xuất để tính giá nhập kho. + Nếu chất lượng không đảm bảo như chính phẩm thì phải lập biên bản để xác định chất lượng và giá trị nhập kho. - Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, viện trợ : Căn cứ vào giá thị trường trên thời báo hoặc đánh giá… *) Giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền tức thời để tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này thì sau mỗi lần nhập kho nguyên vật liệu(hay trước mỗi lần xuất) việc tính giá sẽ được thực hiện theo công thức sau : ĐGBQ tức thời = Trị giá NVL tồn kho cuối ngày(hoặc cuối kỳ) trước chuyển sang + Trị giá NVL nhập kho đến thời điểm xuất kho Số lượng NVL tồn kho cuối ngày (hoặc cuối kỳ) trước chuyển sang + Tổng số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá NVL xuất kho = ĐGBQ tức thời X Số lượng NVL xuất kho Việc tính giá NVL xuất kho là tự động trên máy, kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất kho. Giá xuất sẽ được máy tự động tính ngay sau đó.(Việc xây dựng cài đặt trong chương trình kế toán được tiến hành ngay từ đầu khi sử dụng phần mềm). VD: Trong tháng 12 năm 2007 đối với công tơ 1 pha 220V 10-40A có tình hình nhập-xuất-tồn sau: + Tồn đầu kỳ: Số lượng 2438 Số tiền: 255.989.961 + Nhập kho ngày: 8/12/2007 SL : 440 cái ĐG: 105.000 ST: 46.200.000 9/12/2007 SL : 1152 cái ĐG: 105.000 ST: 120.960.000 + Xuất kho ngày 16/12/2007 SL : 300 cái sau khi nhập số lượng xuất kho máy sẽ tự động tính : ĐGBQ xuất kho = 255.989.961 + (46.200.000 + 120.960.000) = 105.000 2438 + (440 + 1152) Trị giá NVL xkho = 105.000 x 300 = 31.500.000đ - Trường hợp nhập xuất thẳng (thường là mua nguyên vật liệu đích danh cho một công trình nào đó) : Đơn vị vẫn phải làm thủ tục nhập xuất kho để tránh tình trạng sai sót và có giá đích danh cho nguyên vật liệu đó. - Trường hợp nguyên vật liệu chuyên dùng cho XDCB tính giá cho số nguyên vật liệu thực tế xuất kho là giá đích danh của nguyên vật liệu đó. 2.2.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, thứ vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty đa dạng, phức tạp, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết nguyên vật liệu rất quan trọng và không thể thiếu được. 2.2.3.1- Thủ tục và chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu. 2.2.3.1.1- Nhập kho - Nội dung : NVL nhập kho dù có hoá đơn hay chưa có hóa đơn đều phải có giá nhập kho và lập thủ tục nhập kho ngay. Nghiêm cấm hiện tượng nhập khống và gửi nguyên vật liệu vào kho mà không làm thủ tục nhập kho kịp thời. Trường hợp đã có hoá đơn nhưng hàng chưa về thì cũng chưa được lập phiếu nhập kho. - Chứng từ gốc để làm căn cứ lập phiếu nhập kho là : Hợp đồng, hóa đơn, tờ khai nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu), biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu.Và biên bản thí nghiệm (nếu có : Máy biến áp, rơ le). - Trường hợp NVL nhập kho nhưng chưa có hoá đơn thì , căn cứ vào hợp đồng và các biên bản kiểm nghiệm, thí nghiệm (nếu có), phòng Vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, giá ghi trên phiếu nhập kho được ghi theo giá hợp đồng. Phiếu nhập kho này được lưu riêng để theo dõi khi có hoá đơn chính thức sẽ được chuyển lại. Các phiếu nhập kho liên quan đến lô hàng này (nếu có) cũng được lưu riêng. - Nguyên vật liệu mua về nếu có chi phí vận chuyển, bốc dỡ thì phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. - Trường nguyên vật liệu nhập xuất thẳng : NVL mua về được chuyển ngay đến bộ phận sử dụng (thường mua đích danh cho một công trình nào đó) thì cũng phải làm đầy đủ thủ tục nhập xuất kho. Phụ trách bộ phận sử dụng phải cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký vào các phiếu nhập xuất. Phiếu nhập xuất sau khi ký phải được chuyển cho thủ kho vào thẻ kho và luân chuyển chứng từ theo quy định. - Trường hợp NVL xuất dùng không hết sẽ được giải quyết như sau : + Cuối tháng, tại các bộ phận sử dụng nếu NVL còn thừa nhưng vẫn còn dùng vào công trình khác trong tháng sau thì không cần phải nộp lại kho, nhưng bộ phận sử dụng phải lập bảng kê chi tiết số NVL còn thừa cuối tháng và báo về phòng TCKT của Công ty. Nếu số NVL đó đã được hạch toán vào chi phí thì kế toán căn cứ vào bảng kê số NVL thừa để hạch toán giảm chi phí. + Cuối năm các bộ phận phải kiểm kê và báo cáo số lượng tồn ở bộ phận đó về Công ty và làm thủ tục nhập kho (vẫn để tại bộ phận sử dụng) + Đối với NVL thừa vào ngày cuối tháng nhưng không có nhu cầu sử dụng cho tháng sau, bộ phận sử dụng phải mang NVL về nhập kho và làm thủ tục nhập kho theo quy định. Khi nhập hoàn trả về kho phải xem xét chất lượng và khả năng sử dụng : Nếu được như chính phẩm thì nhập trả về kho đã xuất NVL đó theo giá xuất cũ bằng giá nhập thừa, cụ thể phiếu xuất kho nào, công trình nào. Nếu NVL không còn như chính phẩm thì Công ty phải tổ chức đánh giá lại, xác định nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý theo quy định. - Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL thừa thì phải có biên bản xác nhận của Hội đồng kiểm kê và quyết định xử lý kiểm kê của cấp có thẩm quyền. + Căn cứ biên bản xác nhận của hội đồng kiểm kê, phòng vật tư lập phiếu nhập kho, phòng TCKT hạch toán tăng giá trị kho số nguyên vật liệu thừa. + Khi có quyết định xử lý kiểm kê NVL thừa của cấp có thẩm quyền, phòng TCKT hạch toán theo quyết định. *) Trình tự luân chuyển chứng từ : Định kỳ các bộ phận trong đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng NVL. Khi lập kế hoạch đơn vị phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao NVL để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ NVL trong kỳ. Và cuối năm trình cho phòng kế hoạch của Công ty tập hợp lại, dà soát chỉnh duyệt kế hoạch (có Giám đốc ký). Sau đó, chuyển sang phòng vật tư. Đối với trường hợp các đơn vị cần sử dụng vật tư cho các sự cố và vận hành đột xuất mà không có trong kế hoạch đã trình thì có thể làm tờ trình xin cấp vật tư thiết bị cũng có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, phòng kế hoạch, phòng vật tư, và đơn vị đề nghị. Căn cứ vào kế hoạch mua, phòng vật tư lập kế hoạch mua và tiến hành ký hợp đồng mua bán (hoặc giao cho phòng đấu thầu tiến hành đấu thầu), ký hợp đồng mua bán vật tư với đơn vị bán yêu cầu phải đảm bảo số lượng, chất lượng và đúng tiến độ. Sau đó căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn, gửi lên phòng tài chính kế toán đề nghị thanh toán tiền mua vật tư. Khi hàng về tiến hành kiểm tra hoá đơn bán hàng của người bán với hợp đồng kinh tế. Biểu số 02:Trích Hoá đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KH/2007N Liên 2: Giao khách hàng Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số: 01208 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng Hà Nội Số tài khoản………….. Điện thoại:…………………..Mã số thuế ………….. Họ tên người mua hàng:………….. Đơn vị: Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Địa chỉ: Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản……….. Hình thức thanh toán: Trả chậm…. Mã số thuế: 0100100657 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 01 Cotton NT 32/1- Cthô Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng tiền hàng: 58.765.916 Thuế suất 10%. Tiền thuế GTGT: 5.876.591,6 Tổng cộng tiền thanh toán: 64.642.507,6 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi bốn triệu, sáu trăm bốn hai nghìn, năm trăm linh bảy phẩy sáu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trước khi nhập vật tư phải tổ chức kiểm tra thông qua biên bản kiểm nghiệm về tính năng, chất lượng, kỹ thuật căn cứ vào hồ sơ dự thầu, mời thầu để đối chiếu kiểm tra chất lượng, thông qua biên bản kiểm nghiệm chất lượng của nhà sản xuất và biên bản thí nghiệm của đơn vị độc lập (nếu có). Nếu đảm bảo các yêu cầu trên thì phòng vật tư mới tiến hành lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Khi lập phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT, tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư hàng nhập kho, đơn vị tính, số lượng nhập theo chứng Phiếu nhập kho yêu cầu lập tối thiểu là 4 liên: 1 liên lưu phòng vật tư, 1 liên lưu đơn vị nhập, 1 liên lưu phòng tài chính kế toán, 1 liên lưu cuống. thủ tục nhập kho nguyên vật liệu VD: Trong kế hoạch vật tư quý IV năm 2007 của Công ty Điện lực Hà Nội kế hoạch này được lập từ cuối năm 2006 và lập cho cả năm 2007, căn cứ vào hệ số dự toán và tiến độ thực hiện kế hoạch, phòng vật tư lập kế hoạch mua NVL làm 2 bảng : 1 bảng để lưu lại phòng vật tư, 1 bảng lưu ở phòng TCKT. Phiếu nhập kho sau khi lập được chuyển đến thủ kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập và ký tên vào phiếu nhập, đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho kế toán vật tư sẽ đối chiếu và ký xác nhận khi nhận phiếu nhập kho. Sau khi đã nhập vật tư, thủ kho chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng vật tư và phòng tài chính kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Biểu số 04: Trích Phiếu nhập kho Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 01 - VT Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số : 576 Nợ: …………. Có: ………… Họ tên người giao hàng: Công Ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Theo: hoá đơn số 01208 . Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Của: Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Nhập tại :kho NVL STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Cotton NT 32/1- Cthô 0103038 Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng 1539,1 58.765.916 Tổng số tiền bằng chữ: Năm mươi tám triệu, bảy trăm năm mươi sáu nghìn, chín trăm mười sáu đồng chẵn. Nhập, ngày 07 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.3.1.2- Xuất kho * Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Hàng tháng, hoặc hàng quý căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các bộ phận trong nội bộ đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Kế hoạch này phải lập sát với thực tế và có trừ đi số nguyên vật liệu còn tồn đầu kỳ để trình thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Nếu được thì phòng vật tư làm thủ tục cấp phát cho các đơn vị sử dụng. Trường hợp xuất nguyên vật liệu để xử lý sự cố thì cũng phải được thủ trưởng đơn vị phê duyệt để giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố đơn vị phải làm thủ tục cho đúng với quy định. - Nguyên vật liệu xuất kho phải có thủ tục sau: + Tất cả nguyên vật liệu đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ. + Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót, nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả… thì trách nhiệm thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó phải điều chỉnh. + Nguyên vật liệu nhập kho theo đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải bằng đơn vị tính đó. - Các bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải làm giấy đề nghị gửi cho phòng vật tư. Nếu nguyên vật liệu nằm trong kế hoạch thì phải được thủ trưởng đơn vị xét duyệt. - Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn ngoài các thủ tục trên còn phải căn cứ vào tiền lượng dự đoán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho. - Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị thì thực hiện theo quy địn. - Trường hợp nhượng bán, cho vay ngoài thủ tục trên, giấy xin cấp nguyên vật liệu phải được thủ trưởng đơn vị ký duyệt. - Trường hợp nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê, căn cứ vào biên bản của hội đồng kiểm kê và ý kiến giải quyết của thủ trưởng đơn vị phòng vật tư và phòng tài chính kế toán xử lý theo quy đinh. * Trình tự luân chuyển chứng từ. - Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho sự cố), phòng vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT; tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư; mã số; ĐVT; số lượng; đơn giá; thành tiền; tài khoản hạch toán… Phiếu xuất kho cũng yêu cầu lập tối thiểu là 4 liên: 1 liên lưu ở phòng vật tư, 1 liên lưu ở đơn vị nhận vật tư, 1 liên lưu ở phòng tài chính kế toán, 1 liên lưu cuống. Thủ tục xuất kho được khái quát như sau : Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho giao vật tư hàng hoá cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ thủ kho giao phiếu cho phòng Vật tư và phòng Tài chính kế toán để ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật tư theo quy định. Kế toán vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận sau khi nhận phiếu xuất kho. Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ở Công ty được tổ chức chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo quá trình nhập-xuất thuận lợi đúng quy định. Song mặc dù phòng Kế hoạch đã xây dựng được định mức sử dụng vật tư nhưng Công ty không sử dụng "Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức" mà khi có yêu cầu về vật tư lập phiếu cho xuất vật tư ngay. Việc quản lý như vậy có thể dẫn đến sử dụng lãng phí vật tư mà kế toán không kiểm soát được. Biểu số 06: Trích phiếu xuất kho Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 02 - VT Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Số :61 Nợ : …… Có : …… Đơn vị sử dụng: Nguyễn Thị Vân – D1 Lý do xuất: để sản xuất Kho xuất: Kho NVL STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Sợi Cotton NT32/1-Cthô 0103038 Kg 988,97 Cộng 988,97 Xuất, ngày 10 tháng 12 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.3.2- Phương pháp hạch toán chi tiết Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty được tiến hành đồng thời tại phòng kế toán và kho. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song rất phù hợp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán. *) Ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ loại nguyên vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép kiểm tra đối chiếu số liệu và được quản lý tốt hơn. Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho nguyên vật liệu thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán. Mỗi thẻ kho được mở một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. *) Ở phòng kế toán : Khi nhận thẻ kho cùng phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. Nhân viên của phòng kế toán tại kho tiến hành kiểm tra số nhập, xuất tồn. Sau đó tập hợp phiếu nhập, phiếu xuất phân loại phiếu nhập theo nguồn nhập, còn phiếu xuất theo từng công trình và nhập dữ liệu vào máy tính, ghi chép số liệu vào phiếu nhập kho và khai báo tài khoản chi tiết có bậc chi tiết sau cùng (bậc n) để máy vào sổ, sau đó máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu ở các tài khoản có bậc chi tiết trước nó (bậc n-1). Sau khi nhập cho từng chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra: + Bảng kê chi tiết nhập vật tư mua ngoài (Biểu 1): được mở chi tiết theo từng kho. Dùng để phản ánh tình hình nhập vật tư mua ngoài của các đơn vị khách hàng về cả chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền và tài khoản hạch toán Nợ, Có một cách chi tiết. + Sổ chi tiết đối chiếu nhập vật tư (Biểu 2) được mở chi tiết cho từng đơn vị cũng dùng để theo dõi tình hình nhập vật tư từ các nguồn khác nhau theo các đối tượng có liên quan. + Bảng tổng hợp nhập vật tư toàn Công ty (Biểu 3) được mở để theo dõi số tổng cộng của từng đơn vị đối với từng mã tài khoản chi tiết của vật tư. + Bảng kê chi tiết xuất vật tư (Biểu 4) được mở chi tiết theo từng kho để theo dõi tình hình xuất vật tư cho các đơn vị theo mục đích sử dụng cả chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền. Vì vậy, bảng kê chi tiết xuất vật tư của Công ty mở ra này có thể thay thế cho Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Là bảng dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi Có TK 152, Nợ các tài khoản liên quan) + Sổ chi tiết đối chiếu xuất vật tư (Biểu 5) được mở chi tiết theo từng đơn vị để theo dõi tình hình xuất các loại vật tư về cả số lượng, đơn giá, thành tiền. + Bảng tổng hợp xuất vật tư toàn Công ty (Biểu 6) mở để theo dõi số tổng cộng của các loại vật tư xuất cho từng đơn vị sử dụng. + Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu (Biểu 7) được mở chi tiết theo từng tài khoản chi tiết. Để theo dõi tình hình nhập-xuất -tồn của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền. Như vậy : Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song trong điều kiện có rất nhiều loại nguyên vật liệu và sử dụng phần mềm kế toán là rất phù hợp. Qua đó ta có thể khái quát lại quá trình ghi chép kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty như sau (Sơ đồ 2.4) Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Thẻ, sổ chi tiết vật tư Kho dữ liệu tổng hợp Báo cáo nhập, xuất, tồn kho Báo cáo tổng hợp Thẻ kho Phòng kế toán và thủ kho thực hiện Máy tự động xử lý 2.2.4- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản kế toán sử dụng theo quy định của TCT Điện lực Việt Nam. Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty sử dụng một số tài khoản sau : - TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu TK 152 được mở các tài khoản cấp 2,3,4 sau : TK 1521 : Nhiên liệu TK 15218 Nhiên liệu khác được mở chi tiết cho từng kho(VD : TK 15218F0 mở chi tiết cho kho 0) TK 15222 : Vật liệu phụ (chi tiết cho từng kho) TK 1523 : Phụ tùng thay thế TK 15231 : Công tơ (chi tiết từng kho) TK 15238 : Phụ tùng khác (chi tiết từng kho) TK 1525 : Phế liệu(chi tiết từng kho) TK 1528 : Hàng Sida TK 15281 : Hàng Sida thông tin TK 15282 : Hàng Sida giá thấp TK 15283 : Hàng Sida giá cao TK 15284 : Hàng Sida dự án bàn thử công tơ TK 15285 : Hàng Sida viện trợ TK 15286 : Hàng Sida trong nước Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản như: TK 331 "phải trả người bán" được mã hoá chi tiết theo từng khách hàng. TK 3363 "Vãng lai trong nội bộ Công ty"… 2.2.4.1- Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu * Quy trình nhập liệu : Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu nhập từ mua sắm mới, đối tác của Công ty có thể là các doanh nghiệp nhà nước, tư nhân trong và ngoài nước. Việc mua sắm chủ yếu được thực hiện theo quy chế đấu thầu. Ngoài ra Công ty còn có các nguồn nhập khác như nhập từ nguồn vốn vay ADB phục vụ cho dự án ADB, nhập từ xây dựng cơ bản phục vụ cho các công trình đầu tư xây dựng cơ bản. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ là các phiếu nhập kho kế toán tiến hành kiểm tra, xác nhận và nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ máy đã được mã hóa, cài đặt sẵn trong chương trình quản lý vật tư như sau : Để tiến hành nhập liệu vào máy kế toán vật tư vào phần nghiệp vụ trên giao diện màn hình rồi chọn : "Nhập vật tư" - Trường hợp nhập kho do mua sắm mới, thủ kho vào thẻ kho và chuyển cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán tập hợp phiếu, kiểm tra và tiến hành nhập dữ liệu vào máy. + Nếu là vật tư mới chưa có trong danh điểm vật tư thì kế toán phải tiến hành khai báo mới theo tuần tự mã kho, mã tài khoản, mã vật tư, tên vật tư. + Nếu là vật tư đã có sẵn trong danh điểm vật tư rồi thì kế toán chỉ cần thực hiện luôn việc nhập liệu trên chứng từ của máy. Cụ thể từ phiếu nhập kho số 05/1 ngày 8 tháng 12 năm 2007 kế toán vật tư nhập dữ liệu vào máy. Sau khi chọn " nhập mới" và nhấn "thêm" ở góc dưới bên trái màn hình để nhập số liệu của chứng từ mới vào máy. 08/12/2007 08/12/2007 Kế toán thực hiện tuần tự các bước sau : + Căn cứ vào số phiếu nhập kho ghi vào số chứng từ, và ngày tháng trên phiếu ghi vào ngày chứng từ. + Số ghi sổ, và ghi ngày tháng ghi sổ chính là ngày nhập chứng từ. + Người nhập : ghi tên người nhập vật tư + Địa chỉ : + Đơn vị :99 + Về khoản: diễn giải nhập mới vật tư của đơn vị nào + Lý do : ấn enter chọn mã lý do máy tự động hiện ra lý do nhập là gì + Kho: vào đúng mã kho trên phiếu máysẽ tự động hiện ra tên kho + Khai báo TK có: 33111 038 máy tự động ra tên đơn vị cung cấp vật tư. + Số hóa đơn, ngày hóa đơn, và thuế suất thuế GTGT được ghi đúng như trên hoá đơn GTGT. + Ô số lượng: điền vào đúng số lượng trên phiếu nhập + Ô đơn giá: điền đơn giá Máy sẽ tự động tính ra số tiền (kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu với số tiền trên phiếu nhập kho), và cũng tự động tính ra số thuế GTGT được khấu trừ, tổng tiền thanh toán. Sau khi nhập đủ dữ liệu thì kích chuột vào ô Lưu, máy sẽ lưu và truyền số liệu vào các sổ chi tiết, các bảng tổng hợp và sổ tổng hợp. - Trường hợp nhập vật tư thừa: các vật tư mới xuất ra công trình sử dụng không hết (nếu về nhập kho hoặc để lại bộ phận sử dụng) căn cứ vào phiếu báo số nguyên vật liệu còn thừa, phiếu nhập kho số 03/5 ngày 30/12/04 về việc nhập vật tư thừa của Điện lực Ba Đình kế toán ghi: Nợ TK 15222F2: 990.990 Có TK 336313F: 990.990 Quy trình nhập từ chứng từ gốc vào máy tương tự như phần nhập do mua ngoài 30/12/2007 30/12/2007 Trường hợp nguyên vật liệu thu hồi nhập kho: Các đơn vị quản lý vật tư thiết bị làm thủ tục nhập lại kho Công ty. Đối với những nguyên vật liệu còn có thể sử dụng được nếu có nhu cầu sử dụng thì các đơn vị làm đơn đề nghị được Giám đốc ký duyệt, phải làm thủ tục nhập xuất thẳng qua kho của Công ty và phải có biên bản đối chiếu vật tư thu hồi được phòng vật tư và phòng TCKT xác nhận về số lượng và giá trị nguyên vật liệu thu hồi. Cụ thể căn cứ vào phiếu nhập kho số 03/5 ngày 29/12/07 về nhập vật tư thu hồi từ ĐL Ba Đình: nhập 25 cáp ngầm M3*240, đơn giá 109.991 kế toán ghi Nợ TK1525F4: 2.749.775 Có TK1363231: 2.749.775 - Nhập vật tư từ xây dựng cơ bản: trong trường hợp vật tư của các công trình xây dựng cơ bản không dùng đến , mà một đơn vị bên sản xuất thiếu đang cần dùng đến thì đề nghị chuyển nhượng. Cụ thể: căn cứ vào phiếu nhập kho số 05/18 ngày 27/12/07 về nhập vật tư từ XDCB 19 công tơ 1 pha 10/40A- Thái lan, đơn giá 135.660 kê toán ghi Nợ TK 15231F6: 2.577.540 Có TK 33883: 2.577.540 Kế toán nhập liệu cũng tương tự như các phần trên. 27/12/2007 27/12/2007 2.2.4.2- Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu. - Quy trình tính giá vốn thực tế vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền tức thời để tính đơn giá xuất kho. Và đã cài đặt sẵn công thức tính trong máy. Vì vậy, mỗi lần xuất kho kế toán viên chỉ cần nhập số lượng xuất máy sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho cho từng lần xuất theo công thức sau : ĐGBQ tức thời = GTrị NVL tồn kho cuối ngày (hoặc cuối kỳ) trước chuyển sang + Tổng GTrị NVL mua vào đến thời điểm xuất kho Slượng NVL tồn kho cuối ngày(hoặc cuối kỳ) trước chuyển sang + Tổng số lượng NVL mua vào đến thời điểm xuất kho *) Quy trình nhập liệu : Hàng ngày, khi nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên, kế toán tập hợp lại theo từng đối tượng tập hợp chi phí, sau đó nhập phần số lượng vào máy tính và khoá sổ, máy sẽ tự tính gía trị thực tế nguên vật liệu xuất kho, theo công thức : Giá vốn TT NVL xuất kho = ĐGBQ xuất kho x Số lượng NVL xuất kho Công ty nhập nguyên vật liệu về chủ yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và vận hành lưới điện, sửa chữa các thiết bị điện….(xuất dùng), ngoài ra còn có hoạt động xuất bán và xuất XDCB. - Đối với nguyên vật liệu xuất dùng bao gồm: xuất cho vận hành, xuất cho công trình sửa chữa lớn, xuất cho các công trình đầu tư xây dựng. + Xuất cho công trình sửa chữa lớn  Cụ thể từ phiếu xuất kho số 49 ngày 31/12/07 về việc xuất vật tư cho XN cơ điện Đông Anh 12/04 dùng cho công trình sửa chữa lớn với giá trị vật tư là 8.460.000 Nợ TK 241312: 8.460.000 Có TK 152: 8.460.000 + Xuất cho các công trình đầu tư xây dựng Cụ thể từ phiếu xuất kho số 213 ngày 27/12/07 về việc xuất 300 Công tơ 1FA 220V 10-40A cho ĐL Đông Anh Nợ TK 336332 (Nguồn vốn KHCB): 31.500.000 Có TK 152 : 31.500.000 + Xuất vận hành Cụ thể từ phiếu xuất kho số 006488 ngày 16/12/2007 xuất vật tư cho ĐL Ba Đình 300 công tơ 1 FA 220V 10-40A. Kế toán sẽ định khoản trên máy theo định khoản sau:  Nợ TK 336313F: 31.500.000 Có TK 15231F6: 31.500.000 Kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy theo quy trình nhập liệu sau : Trên giao diện màn hình nền, kế toán vào phần nghiệp vụ xuất vật tư chọn nghiệp vụ "xuất dùng" Khi phiếu xuất vật tư hiện ra, nhấn nút Thêm để nhập chứng từ mới với quy trình nhập liệu như sau: + Nhập số chứng từ, và ngày chứng từ đúng với số và ngày trên phiếu xuất kho, và vào số ghi sổ, ngày ghi sổ chính là ngày nhập liệu. + Người nhận ; địa chỉ của bộ phận sử dụng vật tư ; Đơn vị (chỉ cần đánh mã đơn vị máy sẽ tự động hiện ra tên đơn vị sử dụng vật tư) + Về khoản : + Lý do : cũng chỉ cần nhập mã lý do máy sẽ tự động ra tên lý do xuất vật tư là gì + Công trình : cũng chỉ cần đánh mã tên công trình + Kho : mã kho máy sẽ tự động ra tên kho + Khai báo tài khoản nợ, rồi khai báo mã vật tư máy sẽ tự động ra tên vật tư + Khai báo TK có với lượng xuất kho, máy sẽ tự tính ra đơn giá và thành tiền. Sau khi nhập xong, nhấn vào nút Lưu để lưu số liệu vào máy. Cụ thể từ phiếu xuất kho số 006488 ngày 16/12/2007 xuất vật tư cho ĐL Ba Đình : 300 công tơ 1 FA 220V 10-40A kế toán định khoản trên máy như sau: Nợ TK 336313F: 31.500.000 Có TK 15231F6: 31.500.000 08/12/2007 08/12/2007 08/12/2007 08/12/2007 - Đối với nghiệp vụ xuất bán: Kế toán phản ánh 2 bút toán giá vốn và doanh thu. Cụ thể từ phiếu xuất kho số 2/12/04 ngày 29/12/2007 về việc xuất bán 75 cái TI hạ thế 300/5, đơn giá 812.446/cái cho xí nghiệp sứ thuỷ tinh cách điện. Kế toán nhập chứng từ vào máy theo định khoản: - Bút toán giá vốn: Nợ TK 91148: 60.933.450 Có TK 1528226: 60.933.450 - Đồng thời có bút toán doanh thu: Nợ TK 1314: 60.933.450 Có TK 5155: 60.933.450 Công ty hạch toán bút toán giá vốn như trường hợp trên theo em là chưa thật sự phù hợp khi sử dụng TK 911"xác định kết quả" mà cần phải sử dụng TK632 "giá vốn hàng bán" sẽ phản ánh đúng bút toán giá vốn. - Xuất vật tư cho XDCB Cụ thể từ phiếu xuất kho số 210 ngày 27/12/2007 về việc xuất 6 cái công tơ 1 pha 10/40A-Thái lan, với đơn giá xuất do máy tự động tính là 135.660/cái cho XDCB. Kế toán định khoản trên máy theo định khoản sau: Nợ TK 33883: 813.960 Có TK 15231F6: 813.960 Như vậy : trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, mặc dù có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, nhưng việc công ty áp dụng phương pháp tính trị giá xuất thực tế vật tư theo phương pháp bình quân gia quyền tức thời là rất phù hợp. Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, mà khối lượng công việc không tăng lên (do tính đơn giá xuất tự động trên máy). Sau khi nhập đầy đủ hết dữ liệu trên các chứng từ nhập, xuất vào máy, kế toán khóa sổ tổng hợp. Trong chương trình này kế toán quản lý vật tư và kế toán là tách rời. Vì vậy, kế toán tổng hợp vật tư là người có trách nhiệm kết nối từ kho lên phòng kế toán, điều này sẽ dẫn đến công việc kế toán nhiều hơn. Vì nếu có sự nối kết với nhau thì sẽ nâng cao tính tự động hoá của chương trình kế toán hơn. Trên phòng kế toán, kế toán vật tư chỉ hạch toán số tổng đối với các Điện lực và chỉ hạch toán chi tiết đối với các đơn vị bên ngoài. Khoá sổ tổng hợp : Hàng tháng, sau khi kiểm tra đối chiếu và khớp xong toàn bộ số liệu trên tất cả các khâu nghiệp vụ chức năng, kế toán tổng hợp vật tư sẽ tiến hành khoá sổ tổng hợp. Điều này có ý nghĩa khá quan trọng ( để không một người nào có thể thay đổi số liệu trên toàn bộ chứng từ của tháng, trên tất cả các khâu chức năng, không thêm không bớt được một chứng từ nào). Khi kế toán tổng hợp tiến hành thao tác khoá sổ tổng hợp, các bút toán kết chuyển ứng với những bút toán thực sẽ được tự động phát sinh và lưu trữ dựa trên những khai báo sẵn có. Chứng năng phát sinh tự động đó gọi là kết chuyển tự động. * Các sổ kế toán tổng hợp + Nhật ký bảng kê tài khoản 152 (Biểu 08): dùng để phản ánh số dư đầu, cuối kỳ và số phát sinh trong kỳ của TK 152 tương ứng với các TK liên quan. Tuy nhiên nó không thể hiện được việc phát sinh các nghiệp vụ theo trình tự thời gian, cũng như không thể hiện được từng nghiệp vụ phát sinh. Mà nó chỉ ghi nhận được tổng số phát sinh của các TK đối ứng. Vì vậy, nó không thể hiện được đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. + Sổ chi tiết người bán + Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ + Nhật ký mua hàng + Nhật ký chung + Sổ cái TK 152 (Biểu 09): Dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ theo tài khoản. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1- Nhận xét, đánh giá chung về tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực Hà Nội. Cung ứng vật tư là một trong những công tác quan trọng hàng đầu có ảnh hưởng trực tiếp dến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hơn nữa trước những yêu cầu ngày càng cao của việc cung cấp điện : về sự an toàn, sự ổn định của hệ thống, giảm tổn thất, đảm bảo chất lượng điện năng thì vai trò của vật tư ngày càng trở nên quan trọng hơn. Đòi hỏi vật tư cung cấp cho lưới điện vận hành phải có chất lượng tốt hơn, công nghệ hiện đại hơn, chủng loại đa dạng hơn, số lượng theo đó cũng nhiều hơn để phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao và nhiều của công tác đầu tư xây dựng, cải tạo lưới điện. Do đó, việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Qua thời gian thực tập tại Công ty Điện lực Hà Nội, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế toán với sự hướng dẫn của các cán bộ trong phòng kế toán em thấy công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty ĐL Hà Nội có những ưu điểm nổi bật sau: Thứ nhất Việc áp dụng chế độ hạch toán, ghi chép ban đầu: Kế toán luôn phản ánh một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào hệ thống sổ sách kế toán theo đúng chế độ hiện hành. Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý và chặt chẽ. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ. Đồng thời với việc thực hiện trên máy còn được ghi sổ ở ngoài để đề phòng khi máy có sự cố. Vì thế, công tác kế toán đảm bảo phản ánh trung thực và chính xác tình hình tài chính Công ty Thứ hai: Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán rất phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong điều kiện phạm vi hoạt động phân tán khắp địa bàn thành phố, và quy mô hoạt động rộng. Nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, sử dụng kế toán máy thành thạo. Nhân viên kế toán của các đơn vị trực thuộc của Công ty đã thực hiện tốt việc theo dõi tình hình cung cấp, sử dụng vật tư, cung cấp đầy đủ chứng từ cho kế toán nguyên vật liệu và kế toán tập hợp chi phí tính giá thành. Mỗi phần hành kế toán lại được phân công, phân nhiệm cho một hoặc một số người chịu trách nhiệm thực hiện. Tuy nhiên giữa các phần hành lại có mối liên hệ mật thiết với nhau, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong Công ty. Thứ ba: Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, số lượng chủng loại nguyên vật liệu của Công ty là rất đa dạng, phong phú về chủng loại. Công ty đã tiến hành mã hoá được các đối tượng quản lý (danh điểm vật tư, kho, tài khoản) một cách chi tiết thuận lợi cho công tác kế toán. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý cho phép theo dõi một cách thường xuyên tình hình nhập-xuất-tồn. Cũng như việc áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của vật tư theo từng kho tại thời điểm bất kỳ. Giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Thứ tư: Tình hình quản lý nguyên vật liệu. *) Khâu mua sắm nguyên vật liệu. Để có nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh thì trước hết mua nguyên vật liệu là công việc quan trọng hàng đầu. ở Công ty việc mua sắm vật tư đã thực hiện theo đúng quy chế đấu thầu. Tất cả nguyên vật liệu mua sắm đều phải đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật phù hợp với lưới điện thành phố, sử dụng được nhiều nguyên vật liệu có tính năng kỹ thuật vượt trội về các thông số như : cấp chính xác, mức tiêu thụ năng lượng, khả năng chịu dòng ngắn mạch… góp phần rất lớn vào việc giảm tổn thất điện năng, giảm bớt sự cố lưới điện. Việc mua sắm nguyên vật liệu đã có sự phối hợp thực hiện đồng bộ và chặt chẽ giữa các đơn vị từ khâu lập kế hoạch trên cơ sở yêu cầu thực tế của công tác vận hành, công tác sửa chữa lớn, công tác xây dựng cơ bản đến khâu tổ chức đấu thầu mua sắm, tiếp nhận. *) Khâu bảo quản và dự trữ. Do khối lượng nguyên vật liệu là rất nhiều nên Công ty đã tổ chức thành 3 kho địa lý riêng để thuận tiện cho việc nhập kho, bảo quản và xuất kho. Đó là các kho đặt tại Nhân Chính, Đại Thanh và kho ở Đông Anh . Trong mỗi kho địa lý lại chia ra thành nhiều kho theo từng chủng loại , đối tượng công dụng kinh tế, sắp xếp một cách hợp lý nên thuận tiện cho việc nhập, xuất kho, kiểm tra, kiểm kê khi cần thiết. Đồng thời lại giúp cho việc bảo quản dự trữ vật tư được thuận tiện, đảm bảo tốt chất lượng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hơn nữa các thủ kho lại có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, không làm thất thoát vật tư. Công việc ghi chép và đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu của thủ kho được thực hiện khá tốt, thuận lợi cho công tác hạch toán nguyên vật liệu được chính xác, kịp thời. Ngoài ra để quản lý tốt nguyên vật liệu trong kho, định kỳ hàng năm vào cuối năm, Công ty tiến hành tổ chức kiểm kê, đánh giá vật liệu để kiểm tra tình hình bảo quản nguyên vật liệu. Từ đó có những biện pháp xử lý cần thiết. Thông qua đó, còn đánh giá công tác dự trữ nguyên vật liệu có phù hợp với định mức dự trữ không, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Hoặc tránh tình trạng dự trữ quá thấp không đủ đáp ứng kịp thời những trường hợp có sự cố xảy ra. *) Khâu sử dụng: Các đơn vị đều phải thực hiện việc lập định mức sử dụng nguyên vật liệu vì vậy mà việc sử dụng đảm bảo sử dụng tiết kiệm không vượt quá định mức. Tạo điều kiện tiết kiệm vật tư, giảm được chi phí nguyên vật liệu từ đó góp phần hạ giá thành. Thứ năm: Hiện nay, tại phòng tài chính kế toán đã được trang bị một số máy móc hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy….phục vụ tốt cho công tác kế toán. Nhờ đó mà các bảng biểu, các sổ sách được thực hiện và in ra kịp thời đảm bảo cập nhật thông tin kế toán cho bộ phận quản lý, góp phần xử lý thông tin nhanh và chính xác hơn, nâng cao hiệu quả công việc. Thứ sáu: Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho. Hiện nay Công ty đánh giá trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn trong điều kiện áp dụng máy vi tính là rất phù hợp. Đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời cho kế toán quản trị, hơn nữa do việc tính giá tự động trên máy nên làm cho việc hạch toán vật tư xuất kho trở nên đơn giản hơn. 3.2- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực Hà Nội. Trong quá trình hạch toán, bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn những vấn đề tồn tại nhất định. Cần phải hoàn thiện để đảm bảo tính chính xác, khoa học và có hiệu quả trong công tác quản lý của Công ty. Những tồn tại thể hiện là: Thứ nhất: Việc sử dụng mẫu sổ chưa hợp lý. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung nên cần thiết phải có sổ "nhật ký chung" vì sổ "nhật ký bảng kê tài khoản" của Công ty không theo dõi được từng nghiệp vụ phát sinh, cũng như ngày tháng phát sinh chúng, và không thể hiện được số chứng từ, số ghi sổ của các phiếu nhập, xuất chính là căn cứ ghi sổ của nó. Theo em Công ty nên sử dụng sổ "nhật ký chung" theo mẫu quy định sau:  SỔ NHẬT KÝ CHUNG Biểu:10 Từ ngày… Đến ngày Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Cộng số trang trước chuyển sang …….. Cộng chuyển sang trang sau Với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng 12/2007 ta có thể mở sổ nhật ký chung theo Biểu 10. Thứ hai: Trong nghiệp vụ xuất vật tư đem bán kế toán hạch toán nghiệp vụ này theo định khoản : Nợ TK 911 Có TK 152 Theo em việc hạch toán như vậy là chưa hợp lý. Mà trong bút toán này để phản ánh được bút toán giá vốn nguyên vật liệu xuất bán. Cần hạch toán qua tài khoản 632 : Nợ TK 632 Có TK 152 Sau đó máy sẽ tự động thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn theo định khoản Nợ TK 911 Có TK 632 Cụ thể từ phiếu xuất kho số 2/12/2007 ngày 29/12/2007 về việc xuất bán 75 cái TI hạ thế 300/5, đơn giá 812.446/cái cho xí nghiệp sứ thuỷ tinh cách điện. Kế toán nhập chứng từ vào máy theo định khoản: - Bút toán giá vốn: Nợ TK 91148: 60.933.450 Có TK 1528226: 60.933.450 Sẽ chuyển thành: Nợ TK 632: 60.933.450 Có TK 1528226: 60.933.450 Sau đó máy sẽ tự động kết chuyển giá vốn xác định kết quả qua bút toán: Nợ TK 911: 60.933.450 Có TK 632: 60.933.450 Thứ ba: Tính tự động hoá cao trong công tác kế toán máy sẽ góp phần nâng cao hiệu suất công việc kế toán. Đặc thù của ngành điện là nguyên vật liệu có nhiều chủng loại và đã được mã hoá đến từng danh điểm vật tư, mỗi một loại nguyên vật liệu lại áp dụng một mức thuế suất khác nhau, mà mức thuế suất cho mỗi loại nguyên vật liệu là tương đối ổn định. Nhưng khi nhập liệu từ các phiếu nhập vào máy kế toán vẫn phải nhập mức thuế suất. Như vậy là không cần thiết vì khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm nguyên vật liệu. Do vậy, để tăng cường tính tự động hoá và giảm bớt khối lượng công việc của kế toán, theo em có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng thứ nguyên vật liệu cũng như vật tư khác ở phần danh mục. Khi đó, kế toán không cần phải nhập mức thuế suất mà máy vẫn tự tính ra số thuế đầu vào được khấu trừ và tổng hợp lên các báo cáo thuế. Thứ tư: Trong chương trình kế toán Công ty áp dụng có sự tách biệt giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết nguyên vật liệu, vì vậy kế toán chi tiết là người nhập chứng từ gốc vào máy. Máy sẽ tự động kết suất ra các sổ chi tiết, các bảng kê. Tuy nhiên nó không tự động tổng hợp lên các sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, nhật ký bảng kê tài khoản) mà kế toán tổng hợp nguyên vật liệu lại phải lấy tổng hợp số liệu từ kế toán chi tiết lên kế toán tổng hợp. Điều này làm giảm mức độ tự động hoá của chương trình, làm tăng khối lượng công việc kế toán. Vì vậy, theo em trong chương trình kế toán Công ty áp dụng phải lập được sự kết nối trực tiếp giữa phần quản lý vật tư với phần kế toán tổng hợp. Góp phần nâng cao hiệu suất công việc kế toán. Thứ năm: Việc hạch toán trên máy vi tính chỉ được thực hiện khi đã có đầy đủ các chứng từ để lập phiếu nhập kho. Nhưng trong nhiều trường hợp chưa thể lập phiếu nhập kho ngay thì cần phải có các bút toán ngoài để phản ánh như các trường hợp sau: - Trường hợp hàng đã về nhưng cuối kỳ vẫn chưa nhận được hoá đơn thì kế toán tính theo giá tạm tính theo hoá đơn nguyên vật liệu hoặc lấy giá mua vào cùng loại của kỳ trước: Nợ TK 152 Có Tk 331 Giá tạm tính Đến kỳ sau hoá đơn về: + Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá ghi trên hoá đơn thì kế toán ghi bổ sung phần chênh lệch và ghi thuế. Nợ TK 152: Phần chênh lệch Nợ TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào Có TK 331 + Nếu giá tạm tính lớn hơn giá ghi trên hoá đơn thì kế toán ghi âm phần chênh lệch và ghi thuế. Nợ TK 152: Ghi âm phần chênh lệch Nợ TK 133(1): Thuế GTGT Có TK 331 + Nếu giá tạm tính bằng giá thực tế thì kế toán chỉ phản ánh thuế Nợ TK 133(1) Có TK 331 - Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng vẫn chưa về kế toán hạch toán hàng đang đi trên đường. Nợ TK 151 Nợ TK 133(1) Có TK 331 Đến kỳ sau hàng về ghi : Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa: + Nếu chưa xác định rõ nguyên nhân. Nợ TK 152 Có TK 338(1): Giá trị hàng thừa + Khi xác định được nguyên nhân: Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338(1) Có TK 152 Nếu công ty đồng ý mua tiếp số hàng thừa Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331: Tổng số tiền thanh toán cho số hàng thừa Nếu do ghi thiếu nghiệp vụ thì ghi thêm Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 331: Giá trị hàng thừa Nếu không xác định nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập khác Trường hợp kiểm nhận phát hiện thiếu + Nếu người bán giao thiếu Nợ TK 138(1) Có TK 331 + Khi người bán trả cho đơn vị: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 138(1) Thứ sáu: Tiến hành xuất kho vật tư theo hạn mức. Để đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả, chống mất mát, các đơn vị cùng với phòng kế hoạch đã xây dựng được hạn mức sử dụng vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh ở từng công trình…. Do đó, khi các đơn vị có nhu cầu sử dụng vật tư, phòng vật tư căn cứ vào định mức và kế hoạch sử dụng để viết "phiếu xuất vật tư theo hạn mức" (4 liên). Trên phiếu có ghi rõ định mức sử dụng vật tư được duyệt trong tháng cho từng bộ phận (công trình) sử dụng. Các bộ phận này có thể lĩnh vật tư làm nhiều lần, miễn là trong định mức sử dụng. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang phiếu này đến kho giao cho thủ kho một liên. Lần lĩnh tiếp theo, người nhận mang phiếu này đến kho không cần phải qua ký duyệt. Thủ kho căn cứ vào hạn mức được duỵêt trong tháng tiến hành xuất kho, sau đó ghi số lượng thực xuất từng lần trên cơ sở yêu cầu sử dụng và hạn mức được duyệt trong tháng vào phiếu xuất kho đó và cùng người nhận vật tư ký vào cả hai liên, ghi vào thẻ kho, sau đó định kỳ chuyển 1 liên về phòng vật tư, 1 liên về phòng kế toán để ghi sổ, 1 liên bộ phận sử dụng giữ và 1 liên lưu cuống. MỤC LỤC Kết luận KẾT LUẬN Trong ngành Điện nói chung và Công ty Điện lực Hà Nội nói riêng, việc cung ứng nguyên vật liệu là một trong những công tác quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Đứng trước yêu cầu ngày càng cao của việc cung cấp điện thì ngoài việc tìm biện pháp tiết kiệm chi phí thì còn cần phải đảm bảo sự an toàn và ổn định của lưới điện trong thành phố, đáp ứng đầy đủ nhu cầu điện cho sản xuất và sinh hoạt. Vì vậy, đòi hỏi kế toán nguyên vật liệu của Công ty phải hoàn thiện cả trong công tác quản lý và công tác hạch toán nguyên vật liệu. Trong thời gian thực tập em đã thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu trong Công ty. Từ đó tìm hiểu được những ưu điểm, và một số hạn chế nhỏ cần khắc phục. Em thấy rằng một cán bộ tài chính kế toán không chỉ cần am hiểu những vấn đề lý luận, mà cốt yếu phải biết vận dụng chúng một cách linh hoạt sáng tạo vào thực tế để giải quyết các vấn đề thực tế phát sinh. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ chỉ bảo nhiệt tình của lãnh đạo, cán bộ công ty, và phòng kế toán. Các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán Học Viện Tài Chính và đặc biệt là Cô giáo Đỗ Hương đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành bài chuyên đề này. Mặc dù có nhiều cố gắng song do thời gian thực tập có hạn và những hiểu biết còn có nhiều hạn chế nên trong bài chuyên đề này không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong sự góp ý và chỉ bảo của các thầy cô, các cô chú, anh chị trong phòng kế toán Công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn.