Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long

ong tổng chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn nhất: 80% trong đó có những sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu chính chiếm 95% tổng chi phí nguyên vật liệu.Trong kỳ, nhà máy sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, mỗi sự thay đổi của nguyên vật liệu cũng đều làm cho giá thành của sản phẩm thay đổi. Trong công tác mua nguyên vật liệu, các doanh nghiệp luôn chú ý đến việc lựa chọn phương thức thu mua sao cho tổng chi phí mua nguyên vật liệu là nhỏ nhất. Nguyên vật liệu của nhà máy nhựa Thăng Long sử dụng là các hạt nhựa cao cấp và các phụ gia khác, cho nên hầu hết phải nhập từ nước ngoài. Vì vậy khi mua nguyên vật liệu cũng gặp những khó khăn không nhỏ về giao dịch và kiểm tra nguyên vật liệu. Tuy nhiên đối với các loại nguyên vật liệu này, nhà máy đã tìm được rất nhiều nguồn cung cấp ở nước ngoài: Hàn Quốc, Thái Lan, Nhật, Singapore, Arập, Đức... và trong những năm qua nhà máy đã có các quan hệ mua bán với các hãng của các quốc gia trên, nên nhìn chung việc mua nguyên vật liệu của nhà máy không gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa phương thức mua của nhà máy sử dụng chủ yếu là thư tín dụng ( L/ C ) và chuyển khoản, cho nên việc mua nguyên vật liệu trở nên đơn giản hơn nhiều. Bên cạnh đó, nhà máy sử dụng hình thức mua theo giá CIF ( Cost, insurance and preight). Trong điều kiện của nền kinh tế nước ta còn đang phát triển và ngành hàng hải nước ta còn non yếu, ngoài ra còn có những yếu tố từ phía nhà máy. Cho nên, trong giai đoạn hiện nay, nhà máy chọn mua theo phương thức L/ C, chuyển khoản và hình thức mua theo giá CIF, nhà máy thường mua với khối lượng lớn nên giảm được giá mua và phí vận chuyển. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là bảo quản nguyên vật liệu như thế nào? Từ những đặc điểm trên cho thấyviệc quản lý nguyên vật liệu là hết sức cần thiết và phải tổ chức chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ. Đây là yêu cầu khách quan của công tác quản lý vật tư sản xuất và cũng là một tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quản kinh tế kỹ thuật của nhà máy nên đòi hỏi kế toán nguyên vật liệu phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Để quản lý việc bảo quản nguyên vật liệu dự trữ, nhà máy xây dựng công tác quản lý kho rất chặt chẽ, nhà kho được đặt ngay tại nhà máy, và được quản lý bởi thủ kho và các nhân viên. Để quản lý việc nhập - xuất nguyên vật liệu, nhà máy sử dụng bảng quyết toán vật tư theo từng tháng, quý, năm để theo dõi lượng nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm để quy ra chỉ tiêu phân bổ các nguyên vật liệu khác, đồng thời quản lý mức độ tồn kho nguyên vật liệu để xác định chính xác mức nguyên vật liệu cần dự trữ. Nói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu ở nhà máy nhựa Thăng Long luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất. Cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch thu mua và thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục và có hiệu quả cao. Việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất được thực hiện tốt làm cho tình trạng ngừng sản xuất do thiếu vật tư không thể xảy ra. * Các biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu: Để khuyến khích, động viên công nhân sản xuất không ngừng nâng cao tay nghề và nâng coa chất lượng sản phẩm nhằm tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao trong sản xuất, nhà máy đã ban hành quy chế thưởng phạt. Theo đó, nhà máy sẽ khên thưởng những công nhân có năng suất lao động cao và làm ra những sản phẩm tốt, tiết kiệm nguyên vật liệu, đồng thời phạt đối với những công nhân sản xuất ra những sản phẩm không đạt chất lượng, lãng phí nguyên vật liệu. Cụ thể như sau: - Thưởng từ 5 - 10% đơn giá lương sản phẩm đối với tất cả những công nhân lao động, trong tháng liên tục đạt năng suất cao, chất lượng tốt, đảm bảo đúng định mức tiêu hao và tỷ lệ phế phẩm không vượt quá 1%. - Phạt cảnh cáo đối với những công nhân sản xuất ra những lô hàng không đạt tiêu chuẩn từ 1 - 3 %. Nếu lô hàng không đạt tiêu chuẩn từ 3 - 6%, thì những sản phẩm đó sẽ không được tính lương, và công nhân sản xuất sẽ phải bồi thường 30% giá trị nguyên liệu. Nếu tỷ lệ phế phẩm của lô hàng không đạt chất lượng lớn hơn 10%, thì công nhân phải bồi thường toàn bộ lô sản phẩm đó. Nhờ vào chính sách mua và biện pháp quản lý phù hợp, những năm gần đây nhà máy đã hạ được giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. 2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long 2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có vai trò, công dụng tính chất lý, hoá học khác nhau. Do đó, việc phân loại nguyên vật liệu có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tại nhà máy nhựa Thăng Long, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh có khối lượng lớn, chủng loại phong phú, đa dạng, để tổ chức tốt công tác quản lý có hiệu quả cũng như công tác kế toán, nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo từng nhóm, trong từng nhóm lại phân chia từng thứ, loại vật liệu riêng. Việc phân chia này giúp công tác hạch toán, quản lý nguyên vật liệu ở nhà máy được rõ ràng, cụ thể, chính xác. - Nguyên vật liệu chính: Gồm những loại tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu chính ở nhà máy được cung cấp hầu hết từ các hãng nước ngoài theo hợp đồng như : Hạt nhựa GPPS, hạt nhựa PEHD, nhựa ABS, nhựa HIPS, ... - Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm, làm cho sản phẩm bền hơn cả về chất lượng và hình thức như : Hạt màu đỏ, bột mầu tím, xà phòng, dầu hoả, mực, nhũ ... - Nhiên liệu: là loại vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: xăng, dầu diezen,... - Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu được sử dụng nhằm thay thế, sửa chữa phương tiện máy móc, thiết bị : vòng bi, dây cuaroa, xăm lốp ôtô, ... - Thiết bị XDCB: là những vật liệu dùng cho sửa chữa, xây dựng công trình như : ximăng, sắt, thép... 2.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là sự xác định giá trị nguyên vật liệu theo nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực và thống nhất. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán của nhà máy để doanh nghiệp hạch toán vật liệu một cách đúng đắn, chính xác, có hiệu quả. Nhà máy nhựa Thăng Long đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá thực tế. a) Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Nhà máy nhập từ nguồn vật liệu mua ngoài là chủ yếu, không có tự chế và thuê gia công. Kế toán sử dụng giá thực tế để ghi sổ và giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn GTGT của đơn vị bán, phương pháp khấu trừ do đó giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế GTGT. Phần thuế GTGT của vật liệu đầu vào được khấu trừ, công ty kê vào sổ kê thuế GTGT đầu vào. Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn ( chưa có thuế GTGT ) + Thuế không được hoàn lại + Chi phí mua (nếu có) - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại Ví dụ: Theo hoá đơn số 0014338 ngày 28/ 2/ 2004 mua 3000 Kg nhựa PP Y130 của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long - 563A Minh Khai, Hà Nội, với đơn giá 14.363,64 đồng/ kg. Giá mua ghi trên hoá đơn là 43.090.920 đồng. Chi phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi tiền mặt số 0121 ngày 29/ 2/ 2004 là 100.000 đồng. Vậy giá thực tế của 3000 kg nhựa PP Y130 là: 43.090.920 + 100.000 = 43.190.920 đồng b) Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO). Theo phương pháp này ta biết được ngay giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho nên trong tháng khi xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất, kế toán theo dõi được cả về mặt số lượng và giá trị trên các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Đơn giá NVL xuất kho = Đơn giá NVL nhập kho Trị giá nguyên vật liệu xuất kho được xác định căn cứ vào sổ chứng từ vật liệu, trên cơ sở theo dõi chi tiêt số lượng và đơn giá của từng lô hàng nhập- xuất. Hàng ngày, các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu được thủ kho lưu lại, theo định kỳ được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán phân loại thành phiếu nhập riêng và ghi sổ theo dõi vật tư sản xuất, theo dõi tình hình thanh toán với người bán, so sánh đối chiếu với kế toán công nợ. Phiếu xuất ghi riêng vào sổ chi tiêt tương ứng voái từng loại nguyên vật liệu xuất, được tập hợp vào bảng kê, cuối kỳ lập báo cáo tồn kho. 2.2.3 Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu đều phải được lập đủ chứng từ kế toán, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu, đảm bảo đúng những thủ tục đã được quy định. Tại nhà máy nhựa Thăng Long, nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài. Khi nguyên vật liệu về đến nhà máy, giai đoạn nhập kho sẽ dược nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lượng và quy cách vật liệu. Ban kiểm nghiệm vật tư xem xét nội dung hoá đơn, nếu đảm bảo đúng nội dung hoá đơn, đúng hợp đồng đã ký thì đồng thời nhập kho nguyên vật liệu. Sau khi có sự đồng ý của Phòng KCS thì cán bộ phòng kế hoạch nghiệp vụ căn cứ vào hoá đơn và số lượng nguyên vật liệu thực nhập để viết phiếu nhập kho. Sau đó, thủ kho mới được nhập kho. Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo cho việc bảo quản nguyên vật liệu cũng như theo dõi viêc xuất kho. Trình tự nhập kho nguyên vật liệu như sau : Nguyên vật liệu Bộ phận KCS Phòng kế hoạch nghiệp vụ Nhập kho Để hiểu rõ hơn về quá trình nhập nguyên vật liệu, ta có thể đi vào một ví dụ cụ thể sau: Ngày 07/03/2004 nhà máy mua hạt nhựa của Nhà máy nhựa Tân Phú, nhận được chứng từ sau: Biểu số 01: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTKT - 3LL Liên 02 (Giao khách hàng) CL/ 2004 Ngày 07 tháng 03 năm 2004 0006677 Đơn vị bán hàng : Nhà máy nhựa Tân Phú Địa chỉ : 323 Luỹ Bán Bích, phường 19, Quận Tân Bình, TP. HCM Mã số thuế : 03003819660011 Đơn vị mua hàng : nhà máy nhựa Thăng Long Địa chỉ : 360 đường Giải Phóng, quận Thanh Xuân, Hà Nội Mã số thuế : 03003819660041 Hình thức thanh toán : thanh toán sau STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hạt HDPE 2008J Kg 10.000 14.580 14.580.000 Cộng tiền hàng: 14.580.000 Tiền thuế GTGT ( thuế suất thuế GTGT 10%): 1.458.000 Tổng tiền thanh toán: 16.038.000 (Viết bằng chữ: Mười sáu triệu không trăm ba mươi tám ngàn đồng chẵn) Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Sau khi hàng và hoá đơn cùng về, trước khi vật liệu nhập kho phòng KCS kiểm tra chất lượng đúng với hợp đồng mua bán. Sau đó phòng KCS lập “ Biểu kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu mua vào” và ghi kết quả vào biên bản kiểm nghiệm. Biểu số 02: Biểu kiểm tra chất lượng nguyên liệu mua vào BM-KT-01-05 01-09-2003 STT Ngày Tên vật tư ĐV T Số lượng Nội dung kiểm tra Kết luận Ký mã hiệu Bao bì Màu sắc Độ ẩm SL đạt SL không đạt 1 7/3/04 Hạt nhựa HDPE 2008J Kg 10.000 2008J đạt đạt đạt 10.000 Hà Nội, ngày 07 tháng 03 năm 2004 Phụ trách KCS Căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch nghiệp vụ viết phiếu nhập kho: Biểu 03: Phiếu nhập kho Ngày 07/ 03/ 2004 Số 110 Nợ: 1521 Có: Đơn vị giao hàng: Nhà máy nhựa Tân Phú Nhập kho: NI Số hoá đơn: 6677 + 52502 STT Tên vật tư, hàng hoá Đơn vị Số lượng Thực nhập Giá đơn vị Số tiền 1 Nhựa HD 2008J Kg 10.000 10.000 14.580 14.580.000 2 Cước vận chuyển 6.666.667 3 Thuế 10% 14913333 Cộng 167.380.000 Bằng chữ : Một trăm sáu mươi bảy triệu ba trăm tám mươi ngàn đồng chẵn Người giao hàng Thủ kho Kế toán P. KHNV Giám đốc Sau khi có biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, thủ kho sẽ kiểm tra đối chiếu với thực tế rồi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. 2.2.4 Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu xuất kho với nhiều mục đích khác nhau: có thể xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất, xuất bán, xuất kho vật liệu nội bộ. Do yêu cầu sản xuất của từng phân xưởng xin xuất vật tư ở từng thời điểm khác nhau, cán bộ vật tư ở phòng kế hoạch nghiệp vụ căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư do phân xưởng viết gửi lên để lập phiếu xuất kho. Sản phẩm sản xuất ra của nhà máy có nhiều loại, mỗi loại cần có một khối lượng vật liệu nhất định, cho nên bộ phận kỹ thuật cần xây dựng ra định mức tiêu hao cho một sản phẩm cũng khác nhau. Trên cơ sở định mức tiêu hao và sản phẩm sản xuất ra để lập kế hoạch cho từng phân xưởng, các loại nguyên vật liệu thường xuyên phát sinh sẽ được các phân xưởng lập “ Giấy đề nghị cấp vật tư”. Khi xuất vật liệu, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho và số lượng xuất thực tế vào cột số lượng thực lĩnh. Cuối tháng hoặc hết hạn mức ghi trên phiếu của đơn vị lĩnh, đối chiếu với thẻ kho, sau đó chuyển qua cho phòng kế toán. Kế toán kiểm tra lại chứng từ tính thành tiền cho từng phiếu trên cơ sở đơn giá và số lượng vật tư thực lĩnh. Quá trình xuất kho nguyên vật liệu sẽ được mô tả chi tiết thông qua ví dụ mà chúng ta sẽ xem xét dưới đây: Biểu số 04: Nhà máy nhựa Thăng Long Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Phân xưởng sản xuất Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BM-KH-01-03 01-09-2003 Giấy đề nghị cấp vật tư - Căn cứ lệnh sản xuất của giám đốc nhà máy - Căn cứ máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu và lao động của phân xưởng sản xuất + Phân xưởng sản xuất lập kế hoạch sản xuất sản phẩm: hộp kem 3lít + Số lượng : 4000 bộ I. Thiết bị chính Máy ép phun thuỷ lực 225T + 240T II. Lao động chính Công nhân sản xuất của phân xưởng III. Nguyên liệu Trọng lượng cấp phát: Thân : 0,10367 kg/ chiếc Nắp : 0,0561 kg/ chiếc + Nhựa PP 7005 :524 kg + Nhựa HD 60180 :115 kg + Hạt xử lý PP trắng :10 kg IV. Vật tư phụ và hỗn hợp mầu - Dỗu hoả - Màu trắng titan: 1,82 kg - Màu trắng hạt : 3,9 kg - Túi nilon 60*90 : 70 kg V. Yêu cầu chung - Sản phẩm đạt yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật - Màu sắc đồng đều, sạch via VI. Thời gian sản xuất Từ ngày 19/ 03 /2004 đến ngày 21/ 03/ 2004 Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2004 Phó giám đốc P. KHNV Quản đốc phân xưởng Căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư của phân xưởng sản xuất gửi lên để xin lĩnh vật tư. Biểu số 05: Nhà máy nhựa Thăng Long Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Phiếu xuất kho Số : 49 Nợ : Có : 1521 Người nhận : Thuỷ Đơn vị : Sản xuất 4000 bộ hộp kem Việt Pháp STT Tên vật tư, hàng hoá Đ. vị S. lượng Thực xuất Giá đơn vị Số tiền 1 Nhựa PP 7005 524 2 Nhựa HD 60180 115 3 Hạt xử lý PP trắng 10 4 Hạt màu trắng 3.9 5 Màu trắng titan 1.82 6 Túi nilon 60*90 Kg 7 7 Nilon cuộn Kg 7 8 Cộng Bằng chữ : không đồng Ngày 19 tháng 3 năm 2004 Người nhận hàng Thủ kho Kế toán P. KHNV Giám đốc 2.2.5 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là một phần quan trọng không thể thiếu được trong tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Việc hạch toán chi tiêt nguyên vật liệu đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nhập-xuất -tồn kho nguyên vật liệu theo từng thứ, loại về số lượng, chất lượng, giá trị, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu. Bằng việc kết hợp giữa phòng kế toán và kho thông qua phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ghi thẻ song song để phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu. Thẻ kho được lập trên cơ sở phiếu nhập và phiếu xuất. Cụ thể là : Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho để tiến hành ghi chép phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu về mặt số lượng. Mỗi loại, thứ nguyên vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho, thủ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại thứ vật liệu để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu và quản lý. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập- xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho của mỗi ngày cộng số tồn kho ghi trên thẻ kho. Mỗi thẻ kho có thể mở một tờ hoặc một số tờ. Sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho tập hợp các chứng từ nhập- xuất để cuối tuần giao cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở thẻ kho có chỉ tiêu giá trị, theo dõi tình hình nhập - xuất vật liệu hàng ngày. Định kỳ cuối tháng khi nhận được các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số liệu với thẻ kho, kiểm tra tính toán số dư cuối ngày trên thẻ kho. Sau đó, kế toán sử dụng giá nhập trước xuất trước để ghi vào phiếu xuất, hàng ngày cộng luỹ kế các số liệu trên thẻ kho. Chứng từ nhập xuất là căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, đồng thời nhập số liệu vào máy để in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Số liệu trên thẻ kho được kế toán tổng hợp thành bảng kê nhập xuất tồn vào cuối tháng. Biểu số 06: Nhà máy nhựa Thăng Long thẻ kho Tên kho: Ngày lập thẻ : 07/ 09/ 2003 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Thùng 5gL (thân) Đơn vị tính : cái Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 106 08 5/ 09 Xuất in 1.000 10 5/ 09 Xuất in 2.000 12 11/ 9 Xuất in 2.000 13 16/ 9 Xuất in 3.000 14 17/ 9 Xuất in 2.000 16 24/ 9 Xuất in 900 17 26/ 9 Xuất in 200 15 29/ 9 Nhập in 1.100 11 8/ 09 Nhập in 3.000 10 5/ 09 Nhập in 1.870 08 5/ 09 Nhập in 4.000 Cộng 9.970 11.100 1.236 Quy trình vào sổ chi tiết như sau: Để xem các sổ chi tiết, kế toán vào cửa sổ phần mềm kế toán máy ACC Win, sau đó cửa sổ sẽ hiện ra: Mật khẩu: Để vào chương trình, kế toán viên sẽ đánh mật khẩu đã được nhớ, sau khi đánh đúng mật khẩu, xuất hiện màn hình: Các danh C.từ Giá thành, In chi In tổng In báo Xử lý mục thuế tiết hợp cáo dữ liệu Kế toán vào mục “In chi tiết”, nhập ngày tháng cần xem, in lần lượt các mẫu sổ: Sổ chi tiết nhập - xuất - tồn, Bảng kê nhập - xuất - tồn, Bảng tổng hợp tồn kho về một hoặc nhiều loại nguyên vật liệu. Với sổ chi tiết nhập - xuất - tồn , kế toán dễ dàng kiểm tra đối chiếu số liệu trên Thẻ kho chi tiết cho từng nguyên vật liệu. Để in sổ, kế toán chọn mẫu cần in, nhấn vào phím F10 để xem màn hình chứa tên sổ, sau đó chọn ngày tháng cần xem rồi kích chuột vào ô “Print”. Tương tự, muốn xem Bảng tổng hợp tồn kho, kế toán chọn mục “ In tổng hợp” trên màn hình giao diện. Định kỳ, kế toán và thủ kho tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết về tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu cũng như đối chiếu số liệu trên thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu với số hiện có trong kho của từng thứ nguyên vật liệu. Kế toán chi tiêt nguyên vật liệu tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết vật liệu để lập Bảng kê nhập - xuất - tồn các loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp nhập - xuất - tồn. Sau khi thực hiện các thao tác như trên để xem sổ chi tiết, ta có thể xem được sổ chi tiết vật liệu tháng 12/ 2003 của Nhựa HD 110: Biểu số 07: Sổ chi tiết vật liệu tháng 3/ 2004 Tên vật tư : nhựa HD săntex J241 Mã vật tư : HD 241 Đơn vị tính : kg Tồn đầu kỳ: số lượng 10.651 Thành tiền: 127.780.157 Tồn cuối kỳ: số lượng 16.468 Thành tiền: 240.276.375 Ngày Số hiệu CT Trích yếu Nhập Xuất N X SL ĐG TT SL ĐG TT 31/3 6 Thuê L.Đ 0 0 1880000 02/3 9 Nhập kho 33000 15276 504126480 02/3 34 Xuất 8148 14476 117953218 04/3 38 Xuất 50kg 50 14476 723817 15/3 56 Xuất 150kg 150 14476 2171450 18/3 59 Xuất 10110 14476 146355797 26/3 57 Xuất 150kg 150 14476 2171450 27/3 60 Xuất 50kg 50 14476 723817 27/3 62 Xuất 8525 14476 123410713 Sau khi lập sổ chi tiết vật liệu, kế toán chi tiết vật liệu lập Bảng kê nhập - xuất - tồn từng thứ vật liệu Trích bảng kê nhập - xuất - tồn vật tư tháng 3/2004, từ số liệu trên sổ chi tiết ta sẽ có số liệu sau: Biểu số 08: Bảng kê nhập - xuất - tồn vật tư Tháng 3/ 2004 Mã VT Tên vật tư ĐV Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT ENGAG Chất đôn vào nguyên liệu Kg 24.90 769640 24.90 769640 GPPS Hạt nhựa GPPS Kg 672.00 11301821 279.00 4692272 393.00 6609549 HD2208 Nhựa HD2208J Kg 200.00 3260000 200.00 3260000 HD241 Nhựa HD săntex J241 Kg 10651.00 127780157 33000.00 506006480 27183.00 393510262 16468.00 240276375 HD3 Hạt nhựa trộn mầu Kg 1061.00 9561455 142.00 1620269 1061.00 9561455 HD6018 Nhựa HDPE 60180 Kg 142.00 1620269 N ABS Nhựa ABS Kg 449.50 7410015 449.50 7410015 .............. .... ..... ..... ...... Tổng cộng 1873239400 1270814976 1507348376 1636706000 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.6 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng, bên cạnh đó kế toán tổng hợp nguyên vật liệu cũng có vai trò không thể thiếu và có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của nguyên vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở nhà máy nhựa Thăng Long được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Theo phương pháp này kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng các tài khoản kế toán và sổ kế toán như sau: + TK 152: nguyên liệu, vật liệu. Gồm các tài khoản cấp 2: - TK 1521: nguyên vật liệu chính - TK 1522 : nguyên vật liệu phụ - TK 1523 : nhiên liệu - TK 1524 : phụ tùng thay thế - TK 1525 : thiết bị XDCB - TK 1527 : phế liệu - TK 1528 : vật liệu khác Để hạch toán các nghiệp vụ nhập vật tư, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331... 2.2.6.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của nhà máy chủ yếu có được do mua ngoài, không có tự chế, ngoài ra còn có một bộ phận là hàng hoá chuyể sang. Vì vậy kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu chủ yếu gắn liền với kế toán thanh toán với người bán. Hiện nay, với sự ứng dụng tin học vào công tác kế toán thì các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về nhập nguyên vật liệu được thực hiện tự động trên máy một cách linh hoạt, hiệu quả thông qua phần mềm kế toán máy đã cài đặt. Phần mềm ACC Win của nhà máy nhờ có sự hướng dẫn của các chuyên gia mà việc tổ chức đã được nối mạng nên từng nhân viên có thể nhập dữ liệu vào máy rồi nối mạng. Để hạch toán nguyên vật liệu nhập trong kỳ, nhà máy sử dụng hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho. Nhà máy cũng đã xây dựng mã vật tư cho từng thứ nguyên vật liệu nên rất thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu trên máy. Ví dụ: Nhựa ABS N ABS Nhựa PP 7005 PP7005 Bột mầu đỏ đun BM1 Dung môi YY 41 DDYY41 Hạt mầu xanh da trời HM2 Nguyên tắc mã hoá vật tư của nhà máy chủ yếu dựa vào tên của từng thứ, loại nguyên vật liệu, cách mã hoá là lấy hai hoặc ba chữ cái đầu của vật tư gắn với hai chữ số đánh theo số thứ tự từng thứ nguyên vật liệu trong danh sách. Tất cả các trường hợp nhập - xuất nguyên vật liệu trong quá trình ghi sổ đều được thực hiện trên máy. Các trường hợp khi nhập vật tư về: + Hoá đơn và hàng cùng về: Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư để nhập số liệu vào máy theo định khoản. Nợ TK 152 Nợ TK 133(1331) Có TK 111, 112, 331... + Hàng về chưa có hoá đơn: Trong tháng, nhà máy đã viết phiếu nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn GTGT, kế toán sử dụng giá tạm tính để nhập vào máy giá vật tư hàng hoá nhập kho. Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán nhập vào máy theo định khoản: Nợ TK 152 : Giá tạm tính Nợ TK 133(1331) Có TK 111, 112, 331... Sang tháng sau, khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành định khoản vào máy số liệu cho phù hợp giữa giá tạm tính với giá hoá đơn: - Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1331) Có TK 331 - Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1331) Có TK 111, 331 + Hoá đơn về, hàng chưa về. Khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán lưu vào hồ sơ “ Hàng đi đường”. Trong tháng khi nhận được phiếu nhập kho thì rút hoá đơn trong hồ sơ để xử lý. Quy trình nhập dữ liệu vào máy như sau: Khi phòng kế toán nhận được các chứng từ nhập, xuất do phòng kế hoạch nghiệp vụ chuyển sang, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành nhập số liệu vào máy theo mẫu quy định. Phần mềm kế toán của nhà máy được viết trong môi trường FOXPRO bao gồm các mục: Các danh C.từ Giá thành, In chi In tổng In báo Xử lý mục thuế tiết hợp cáo dữ liệu Chứng từ nhập, xuất là căn cứ để vào sổ kế toán chi tiêt cũng như tổng hợp và in ra ngoài. Để cập nhật chứng từ nhập nguyên vật liệu, thành phẩm kế toán vào mục “ Chứng từ”. Trong mục “ Chứng từ” có các mục chi tiết sau: + Tên của mỗi máy ( tên của người sử dụng) + In bảng kê chứng từ + Xử lý dữ liệu + Khai báo thông số + Tên các nhân viên phòng kế toán( phụ trách các mảng kế toán khác nhau) Sau đó sẽ vào mục tên của nhân viên kế toán phụ trách mảng nguyên vật liệu, nhấn phím Enter, sẽ xuất hiện màn hình sau: Append Edit Prior Next Brow InsBef InsAft Del Goto Print Quit Trong đó: Append : Tạo một bản ghi mới Edit : Sửa bản ghi cũ Prior : Đi về bản ghi cũ Next : Đi tới bản ghi mới Brow : Xem toàn bộ các dòng chứng từ InsBef : Tạo một bản ghi trước bản ghi hiện thời InsAft : Tạo một bản ghi sau bản ghi hiện thời Del : Xoá bản ghi hiện tại Goto : Đi đến dòng chứng từ số... Print : In Quit : Thoát Để cập nhật chứng từ nhập nguyên vật liệu, ta sẽ vào mục “ Append” sau đó sẽ xuất hiện màn hình cập nhật chứng từ để kế toán nguyên vật liệu vào số liệu. Để chi tiết hoá nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu ta xem xét ví dụ sau: Theo hoá đơn GTGT 636 ngày 31/ 12/ 2003, nhân viên kế toán mở màn hình nhập dữ liệu: Biểu số 09: Bản ghi số 99/ 459 Loại chứng từ: PN Số CT : 636 Ngày CT: 31/ 12/ 2003 Diễn giải: Nhập lại không sản xuất két 20 chai TK nợ : 1521 Nguyên vật liệu chính Mã vật tư nợ: HD1608 Hạt nhựa HD 1608 TK có : 6211 Chi phí NVL chính YTCP có: CK20 Chi phí vật liệu chính sản xuất két 20 chai Số lượng: 899.000 Giá đơn vị: 12.000 Thành tiền: 10.788.000 Cộng: 142.250.879 Sau khi kết thúc việc cập nhật số liệu, và định khoản trên máy, kế toán gõ phím F2 để ghi việc nhập liệu vào máy. Khi nhập vật tư, kế toán chỉ nhập giá chưa có thuế, còn phần thuế được máy tự động tính khi kế toán nhập dữ liệu theo từng loại vật tư có thuế suất khác nhau. Số thuế GTGT đầu vào được tính riêng vào “ Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào”. Như chúng ta đã biết, nhà máy nhựa Thăng Long áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ gồm: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ chi tiết. Để xem chi tiết sổ quỹ tiền mặt, kế toán vào mục “In chi tiết” trên màn hình ACC Win. Sau đó chọn mục “Sổ chi tiết”. Sổ quỹ được theo dõi một cách chi tiết thông qua các phiếu thu, phiếu chi. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, ta sẽ theo dõi ví dụ sau: Ví dụ: Căn cứ vào phiếu thu số 127B ngày 31/ 3/ 2004 và phiếu chi số 101 ngày 20/ 2/ 2004.  Biểu số 10 : Nhà máy nhựa Thăng Long Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Phiếu thu Số : 127 B Họ tên: Nguyễn Ngọc Giang Địa chỉ : Công ty nhựa Việt Nam TT Diễn giải TK ghi có Số tiền 1 Cho nhà máy vay tiền (Gang) 311 51.139.000 Cộng 51.139.000 Bằng chữ : Năm mươi mốt triệu một trăm ba mươi chín ngàn đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc. Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 11: Nhà máy nhựa Thăng Long Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Phiếu chi Số 101 Họ tên: Đỗ Vũ Đài Địa chỉ: Phòng kế hoạch nghiệp vụ TT Diễn giải TK ghi nợ Số tiền 1 Tiếp khách công ty Cocacola 642 344.545 2 Tiếp khách 642 193.000 3 VAT được khấu trừ: HĐ 52453 ngày 16/ 3/ 2003, DN Đinh Bá Châu 1388 33.455 561.000 Bằng chữ : Năm trăm sáu mươi mốt ngàn đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc. Ngày 20 tháng 2 năm 2004 Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc Từ các phiếu thu, phiếu chi được cập nhật số liệu vào máy, máy sẽ tự động cho ra chi tiết sổ quỹ tiền mặt: Biểu số 12: Sổ quỹ TK 111 Tháng 2 năm 2004 Số phiếu Số CT Ngày CT Diễn giải TK Đư PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ 79.380.936 PC 68 3/2/2004 Trả tiền mua vật tư in tháng 12 331 8.890.000 70.490.936 PC 71 3/2/2004 Thuê lao động bốc nhựa bốc 33t HD 1521 396.000 54.762.836 PC 74 7/2/2004 Nộp tiền vào TK 112 450.000.000 PT 44 10/2/2004 Thu của thương mại Cầu giấy 131 7.000.000 41.552.293 PT 46 10/2/2004 Thu của chị Trinh 131 11.000.000 102.552.293 PT 62 27/2/2004 Thu của Vĩnh Phát 131 16.192.000 15.924.930 PT 73 27/2/2004 Thu của viện vật liệu XD - HD24015 511 2.180.000 164.923.930 .................................. Tổng cộng 1.217.894.488 1.118.243.006 179.032.418 Số dư đầu kỳ: 79.380.936 Số dư cuối kỳ: 179.032.418 Ngày 4 tháng 4 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.6.2 Tổ chức kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Cũng như trường hợp nhập kho vật tư, kế toán xuất kho vật tư được thực hiện trên máy như: nhập mã, tên người sử dụng.... Nguyên vật liệu của nhà máy chủ yếu xuất dùng vào sản xuất sản phẩm, do đó chủ yếu được hạch toán vào bên Nợ TK 621( chi phí nguyên vật liệu trực tiếp). Để phản ánh tình hình xuất kho nguyên vật liệu làm cơ sở cho việc hạch toán xuất kho nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các chứng từ : phiếu xuất kho. Ngoài ra, nguyên vật liệu còn được xuất dùng cho quản lý phân xưởng, bán hàng, quản lý doanh nghiệp và xuất bán. Chứng từ “Xuất nguyên vật liệu và thành phẩm” được kế toán sử dụng để nhập nội dung chứng từ vào máy. Nhà máy áp dụng việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Máy sẽ tự động tính giá xuất. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu là một trong những khâu chính của kế toán nguyên vật liệu qua đó cho biết được chính xác, kịp thời từng loại nguyên vật liệu xuất dùng. Ví dụ mô tả quá trình xuất nguyên vật liệu trên máy: Căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu số 494, ngày 02 /12/ 2003, xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Biểu số 13: Bản ghi số 126/ 459 Loại chứng từ : PX Số CT: 494 Ngày CT: 02/12/2003 Diễn giải: Xuất nhựa PP7005 = 348 kg TK nợ: 6211 Chi phí NVL trực tiếp YTCP nợ: CTS1GL Chi phí vật liệu chính SX thùng sơn 1 gallon TK có: 1521 NVL chính Mã vật tư có: PP 7005 Nhựa PP7005 Số lượng: 348.000 Giá đơn vị: 12.157 Thành tiền: 4.230.636 Cộng: 8.658.746 Từ các chứng từ đã nhập vào máy, máy sẽ tự động khởi tạo các sổ chi tiết được tập hợp cho từng thứ nguyên vật liệu, phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho cho từng tháng. Để xem “Sổ chi tiết” kế toán vào mục “ In chi tiết”. Trích SCT của TK 6211: Biểu số 14: Sổ chi tiết TK 6211 Tên SP: Két 20 chai ( CK20) Tháng 3 năm 2004 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số Ngày Nợ Có SL TT SL TT 34 2/3 Xuất nhựa HD 6070 6211 1521 13.577,000 200.236.854 34 2/3 Xuất nhựa HD 6070 6211 1521 29.492,000 434.955.389 34 2/3 Xuất nhựa HD 6070 6211 1521 8.114,000 117.953.218 34 2/3 Xuất nhựa HD đỏ 6211 1527 4.130,000 35.105.000 34 2/3 Xuất nhựa HD đỏ 6211 1527 12.575,000 125.252.554 34 2/3 Xuất nhựa HD vàng 6211 1527 360,000 3.430.195 34 2/3 Xuất nhựa HD vàng 6211 1527 1.025,000 9.766.538 59 18/3 Xuất nhựa HD 241 6211 1521 10.110,000 146.355.797 59 18/3 Xuất phế HD đỏ 6211 1527 7.944,000 67.524.000 Tổng cộng 1.140.579.575 Ngày 5 tháng 4 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Đồng thời máy cũng tự động khởi tạo Sổ cái các tài khoản. Sổ cái các tài khoản của nhà máy được tổng hợp theo từng năm. Trích sổ cái TK 152 năm 2003: Biểu số 15: Sổ cái tài khoản TK 152 - Nguyên liệu vật liệu Năm 2003 Số dư đầu kỳ: Nợ : 447.733.626 Có : Tên TK đ.ư Nợ Tháng 1 Tháng 2 ...... Tháng 11 Tháng 12 Cộng 112 965.051 4.217.484 ..... 847.297 2.988.009 17.097.428 154 151.950.149 158.924.911 ..... 55.466.400 50.408.600 2.006.587.532 331 797.735.128 906.387.410 ..... 1.197.799.399 951.136.789 10.143.348.083 141 34.754.296 17.343.098 ..... 132.001.220 124.220.768 646.826.344 632 ..... 4.967.946 4.967.946 1388 1.414.000 838.704 ..... 2.252.704 111 39.670.313 54.157.097 ..... 26.666.667 13.855.836 223.849.998 621 5.324.885 4.333.740 ..... 11.256.850 328.399.290 554.352.905 642 ..... 211.284 6.336.938 152 204.000 ..... 15.607.115 9.764.317 34.601.072 131 ..... 659.743 155 ..... 1.328.400 Cộng số PS Nợ 1.031.813.822 1.146.406.444 ..... 1.444.612.894 1.490.984.887 13.642.209.093 Tổng PS Có 1.112.313.089 756.173.732 ..... 1.540.415.952 1.981.578.065 13.457.539.278 Dư Nợ c.kỳ 367.234.359 757.467.071 ..... 1.122.996.619 632.403.441 Dư Có c.kỳ Ký duyệt Người lập biểu Vì quy trình kế toán hoàn toàn được xử lý tự động trên máy theo chương trình đã cài đặt, sau khi nhập liệu, các kiểu kế toán đồng thời được vào sổ. Nếu như Sổ cái luỹ kế tổng hợp số liệu cho tất cả các tháng trong niên độ kế toán thì Bảng cân đối số phát sinh tổng hợp số liệu theo từng tháng. Để xem Bảng cân đối số phát sinh, thao tác như sau: chọn mục “ In tổng hợp” trên màn hình ACC Win sau đó chọn mục “Bảng cân đối tài khoản”: Biểu số 16: Bảng cân đối tài khoản Tháng 12/ 2003 Mã TK Tên tài khoản Loại Số dư đầu tháng Số phát sinh trong kỳ Số phát sinh luỹ kế Số dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 111 Tiền mặt C 22.040.442 3.105.781.809 3.051.572.555 13.920.489.682 14.177.413.909 76.249.696 152 Nguyên vật liệu C 1.122.996.619 13.658.011.175 13.473.341.360 632.403.441 ..... 331 Phải trả cho người bán N 1.872.792.858 2.800.140.334 1.877.853.468 13.663.969.713 14.118.454.123 950.505.992 .... 411 Nguồn vốn kinh doanh N 1.776.878.343 351.437.045 1.151.437.045 2.128.315.388 ..... 621 Chi phí NVL trực tiếp C 13.015.158.214 13.015.158.214 627 Chi phí SX chung C 2.781.067.103 2.781.067.103 ..... 911 Kết quả HĐKD N 2.428.937.300 2.428.937.300 16.935.296.401 16.935.296.401 Tổng cộng 17.291.046617 17.291.046617 37.734.126.002 37.734.126.002 221.924.804.555 221.924.804.555 16.248.901.701 16.248.901.701 Ngày 16 tháng 3 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Chứng từ xuất nguyên vật liệu, thành phẩm Chứng từ nhập nguyên vật liệu, thành phẩm Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ xuất nguyên vật liệu, thành phẩm Chứng từ nhập nguyên vật liệu, thành phẩm Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú : : Ghi cuối tháng  Chương III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long 3.1 Những nhận xét đánh giá chung về tình hình kế toán nguyên vật liệu ở nhà máy nhựa Thăng Long Trong khi rất nhiều doanh nghiệp nhà nước khác làm ăn kém hiệu quả, thì Tổng công ty nhựa Việt Nam vẫn trường tồn và phát triển không ngừng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Có được những kết quả đó là nhờ vào sự nỗ lức của các công ty thành viên mà nhà máy nhựa Thăng Long là một điển hình. Được thành lập từ 1994, so với các doanh nghiệp khác thì nhà máy nhựa Thăng Long tuổi đời còn rất trẻ, thời gian đầu khi mới thành lập nhà máy gặp rất nhiều khó khăn, song nhờ sự lãnh đạo sáng suốt kịp thời của đội ngũ cán bộ quản lý, lại có đội ngũ công nhân lành nghề làm việc có tinh thần trách nhiệm cao tạo ra những sản phẩm được khách hàng ưa chuộng, đã đưa nhà máy vượt qua khó khăn, thử thách để đạt được những thành tựu to lớn, góp phần không nhỏ vào thành công chung của ngành nhựa Việt Nam. Để có được hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà máy nhựa Thăng Long đã tích cực sử dụng nhiều biện pháp sản xuất kinh doanh, trong đó không thể không kể đến vai trò rất quan trọng của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, đối với việc tổ chức quản lý, sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu, hạ giá thành, tăng lợi nhuận. Qua thời gian thực tập tại nhà máy nhựa Thăng Long, em xin đưa ra một số ý kiến nhận xét chung về tình hình kế toán nguyên vật liệu của nhà máy như sau : 3.1.1 Ưu điểm Trước hết phải nói đến sự đóng góp tích cực và hiệu quả của hệ thống máy vi tính đối với công tác kế toán nguyên vật liệu. Trong mấy năm gần đây, tư khi nhà máy ứng dụng công nghệ này vào hạch toán kế toán, phần mềm kế toán máy ACC Win đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho kế toán. Hiện nay, hầu hết các bộ phận trong nhà máy đều áp dụng hệ thống máy vi tính, góp phần làm cho công tác kế toán cũng như công tác quản lý trở nên tốt hơn. Số lượng máy tính được trang bị khá đầy đủ cho các nhân viên. Mỗi nhân viên phòng kế toán được trang bị một máy vi tính làm cho việc nhập, cung cấp, xử lý thông tin và số liệu kế toán được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Từ việc áp dụng máy vi tính vào xử lý các nhiệp vụ kinh tế phát sinh nên thông tin được lưu trữ chặt chẽ, việc cộng số phát sinh trong tháng ít bị nhầm lẫn như làm kế toán thủ công, có thể đẽ dàng kiểm tra số liệu khi cần thiết, thống nhất từ khâu nhập đến khâu xuất. Tuy là một loại hình doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, nhưng cơ cấu bộ máy kế toán của nhà máy gồm các cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, dày dạn kinh nghiệm cũng như cán bộ kế toán trẻ với nghiệp vụ vững vàng và nhanh nhạy trong việc tiếp cận, làm chủ trong việc tiếp cận, làm chủ các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại. Quá trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ giữa các bộ phận kế toán được diễn ra nhịp nhàng, đáp ứng yêu cầu về mặt thời gian. Sự phân công, phân nhiệm một cách rõ ràng dựa trên năng lực cụ thể và khả năng của từng người, không chồng chéo giữa các công việc đã giúp cho công tác kế toán của công ty đựơc thực hiện đảm bảo, hợp lý. Kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc nhập xuất vật liệu một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán nguyên vật liệu được tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý tập trung. Hiện nay, nhà máy đang hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư. Về khâu thu mua nguyên vật liệu, các kế hoạch thu mua được lên đều đặn và thực hiện tốt trên cơ sở các chỉ tiêu nhà máy quy định, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của nhà máy. Do đó, với khối lượng vật tư sử dụng lớn, nhiều thứ loại mà nhà máy vẫn cung cấp cho sản xuất và nhu cầu khác đầy đủ, không bị gián đoạn quá trình sản xuất. Về việc tổ chức hệ thống kho, các kho được xắp xếp một cách hợp lý phù hợp với việc nhập xuất kho, bảo quản nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm, thuận tiện cho quá trình hạch toán và kiểm tra. Các kho nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ... được bố trí sắp xếp gần với khu vực sản xuất, do đó mà rất thuận lợi cho quá trình sản xuất, việc vận chuyển nguyên vật liệu đến dây chuyền sản xuất diễn ra dễ dàng. Về phân loại vật liệu, để sản xuất ra sản phẩm nhà máy phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều thứ, loại vật liệu với tính chất, công dụng khác nhau. Nhà máy đã chia nguyên vật liệu thành từng nhóm và mã hoá từng loại vật tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ và hạch toán vật liệu được chính xác. Việc sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng được phòng kế hoạch nghiệp vụ căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, quý để lên kế hoạch cung ứng vật tư. Từ các yêu cầu cung ứng vật tư của bộ phận sản xuất, phòng kế hoạch nghiệp vụ sẽ chuyển xuống kho để kho cung cấp vật tư. Vì vậy mà nguyên vật liệu được sử dụng tiết kiệm, góp phần giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Về công tác kế toán nguyên vật liệu, được tổ chức mọtt cách hợp lý và thống nhất. Kế toán nguyên vật liệu đã theo dõi, phản ánh mọtt cách đầy đủ tình hình nhập xuất tồn vật liệu và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Hệ thống sổ sách rõ ràng, được tổ chức khoa học hợp lý, vận dụng linh hoạt chế độ kế toán hiện hành cho phù hợp với đặc điểm của nhà máy cũng như trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán. Cụ thể: Nhà máy đã thực hiện chi tiết hoá tài khoản nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ... làm cho việc theo dõi vật tư được dễ dàng, thuận lợi. Kế toán mở thẻ kho chi tiết để theo dõ riêng tình hình nhập, xuất, tồn từng loại vật liệu. 3.1.2 Nhược điểm Mặc dù, tổ chức công tác kế toán ở nhà máy nhựa Thăng Long đựoc thực hiện một cách khá hiệu quả, song bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. Cụ thể là: Đặc điểm của phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo giá nhập trước xuất trước trở nên khá phức tạp trong điều kiện nhà máy sử dụng nhiều loại vật tư, số lần nhập - xuất nhiều với đơn giá khác nhau. Muốn làm tốt, kế toán phải theo dõi chi tiết từng lần nhập xuất làm tăng khối lượng công việc. Các cán bộ phòng kế toán đều là những người có kinh nghiệm nhưng phòng kế toán chỉ có 2 kế toán viên, mà lại phải kiêm nhiệm khá nhiều phần hành kế toán, do đó mà hiệu suất xử lý công việc khó có thể đạt năng xuất cao và chính xác. Theo QĐ 149/ 2001/ QĐ - BTC ban hành 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1). Trong chuẩn mực “Doanh thu và thu nhập khác” đã thay đổi và thêm một số tài khoản kế toán, bổ sung thêm TK 521: “chiết khấu thương mại”; TK 515: “Doanh thu hoạt động tài chính”, TK 635: “chi phí hoạt động tài chính”; Sửa đổi, bổ sung nội dung của các TK 711: “Thu nhập khác”; TK 811: “chi phí khác”. Nhưng hiện nay nhà máy vẫn chưa bổ sung các tài khoản trên và chưa thay đổi nội dung và tên tài khoản theo QĐ 149/ 2001/ QĐ - BTC. 3.2 Phương hướng hoàn thiện công tác nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long Yêu cầu của việc hoàn thiện Để cho công tác hoàn thiện kế toán vật liệu được đúng hướng và có sở khoa học thì cần phải tuân thủ các yêu cầu sau: Yêu cầu tuân thủ chế độ kế toán của nhà nước và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp một cách hợp lý phù hợp với đặc điểm của đơn vị, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán. Yêu cầu này đòi hỏi các doanh nghiệp trong công tác hoàn thiện phải biết vần dung chế độ kế toán vào đơn vị của mình một cách mềm dẻo và sáng tạo, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên vẫn phải tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, không tuỳ tiện áp dụng một số kỹ thuật của các nước khác vào đơn vị khi nhà nước chưa cho phép. Yêu cầu thống nhất: Đây là một yêu cầu rất quan trọng giúp cho nhà nước có thể quản lý được tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các ngành các đơn vị, các thành phần kinh tế. Tính thống nhất ở đây đòi hỏi trong công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt. Ví dụ: mẫu sổ, trình tự và một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu, phải thống nhất về mặt xây dựng hệ thống tài khoản cấp1, cấp 2; thống nhất nội dung phản ánh tài khoản và thống nhất về tên gọi, mã vật tư, mã kho, khách hàng.... Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả. Đây là một trong những yêu cầu cơ bản đối với công tác kế toán vì nó cung cấp thông tin đầy đủ chính xác và kịp thời thì công tác kế toán mới giúp cho bộ máy lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh. Từ đó đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp và tiêt kiệm chi phí trong công tác quản lý cũng như trong quá trình sản xuất. 3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long Để góp phần hạn chế một số tồn tại của nhà máy nhựa Thăng Long trong công tác kế toán nguyên vật liệu, em xin mạnh dạn trình bày một số kiến nghị sau đây: Thứ nhất: Bổ sung thêm một số tài khoản và sửa đổi tên, mã tài khoản theo QĐ 149/ 2001/ QĐ - BTC để đảm bảo tính thống nhất đồng bộ. Bổ sung TK 521: “chiết khấu thương mại”, tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ), với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Xoá bỏ TK 711: “thu nhập hoạt động tài chính” và TK 811: “chi phí hoạt động tài chính”. Đổi tên và số hiệu TK 721: “các khoản thu nhập bất thường” thành TK 711: “thu nhập khác”. Đổi tên và số hiệu TK 821: “chi phí bất thường” thành TK 811: “chi phí khác”. Bổ sung TK 515 : “Doanh thu hoạt động tài chính”, tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và doanh thu hoạt động tài chính khác của doanh nghiệp. Thứ hai: Theo thông tư 89/2002/TT- BTC (ngày9/10/2002) hướng dẫn kế toán thực hiện 04 chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001, chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho cần được nhà máy đưa vào áp dụng niên độ kế toán 2004. + Đối với các tài khoản hao hụt mất mát hàng tồn kho: - Căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt nguyên vật liệu, kế toán phản ánh nguyên vật liệu mất mát, hao hụt ghi: Nợ TK 1381: tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 151, 152, 153, 154, 156..... - Căn cứ vào biên bản xử lý, hao hụt, mất mát kế toán ghi: Nợ TK : 111, 334 : phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632 : các khoản hao hụt mất mát hàng tồn kho, sau khi trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra. Có TK 1381: + Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Vào cuối niên độ kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng hàng hoá hàng tồn kho. Số dự phòng hàng hoá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. - Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK : 632 (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 : - Ngược lại, nếu số chênh lệch nhỏ hơn thì kế toán hoàn nhập Nợ TK : 159 Có TK : 632 (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Kết luận Nhà máy nhựa Thăng Long là một loại hình doanh nghiệp nhà nước có quy mô vừa và nhỏ. Tuy là một doanh nghiệp trẻ nhưng với sự nỗ lực không ngừng trong mọi công tác, nhiều năm qua nhà máy đã làm ăn ngày một hiệu quả, không ngừng tăng doanh thu, lợi nhuận và ổn định đời sống cán bộ công nhân viên. Có được những thành tích đáng ghi nhận trong ngành nhựa Việt Nam là quá trình cố gắng phấn đấu của tập thể lãnh đạo và công nhân viên nhà máy nói chung cũng như của đội ngũ cán bộ kế toán nói riêng. Trong thời gian thực tập tại nhà máy nhựa Thăng Long, thông qua việc nghiên cứu tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng em đã nhận thấy những thế mạnh, ưu điểm mà nhà máy cần tiếp tục phát huy, đồng thời vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. Trong phạm vi chuyên đề này em đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện phần hành kế toán nguyên vật liệu. Vì điều kiện thời gian thực tập, trình độ lý luận cũng như thực tiễn còn nhiều hạn chế, chắc chắn em không tránh khỏi những sai sót của chuyên đề này. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các cán bộ kế toán nhà máy nhựa Thăng Long và của cô giáo hướng dẫn thực tập để bản chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các cán bộ nhân viên phòng kế toán nhà máy nhựa Thăng Long, cô giáo Thạc sỹ Nguyễn Thị Hoà đã nhiệt tình giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành bản chuyên đề tốt nghiệp “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long”. Hà Nội, tháng 4 năm 2004 Sinh viên Nguyễn Hải Hưng Danh mục tài liệu tham khảo 1. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Vụ chế độ kế toán - NXB Tài chính 2. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam - Bộ Tài chính - NXB Tài chính 3. Kế toán doanh nghiệp (theo luật kế toán mới) - Học viện Tài chính - NXB Thống Kê 4. Giáo trình Kế toán Quản trị - Học viện Tài chính - NXB Tài Chính 5. Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán mới - TS. Võ Văn Nhị - NXB Tài chính 6. Thông tư số 89 ban hành theo quyết định số 149/ QĐ - BTC năm 2002 Mục lục Lời nói đầu 1 Chương I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 3 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trường 3 1.1.1. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 3 1.1.2. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu 4 1.2. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 8 1.2.1. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 8 1.2.2. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu 13 Chương II: Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long 28 2.1. Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh tại Nhà máy nhựa Thăng Long 28 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy nhựa Thăng Long 28 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 28 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 32 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở nhà máy nhựa Thăng Long 33 2.2. Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy nhựa Thăng Long 36 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Nhà máy nhựa Thăng Long 36 2.2.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Nhà máy nhựa Thăng Long 38 2.2.3. Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu 40 2.2.4. Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu 44 2.2.5. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu 47 2.2.6. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 52 Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy nhựa Thăng Long 65 3.1. Những nhận xét đánh giá chung về tình hình kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy nhựa Thăng Long 65 3.1.1. Ưu điểm 66 3.1.2. Nhược điểm 68 3.2. Phương hướng hoàn thiện công tác nguyên vật liệu tại Nhà máy nhựa Thăng Long 68 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy nhựa Thăng Long 69 Kết luận 71 Danh mục tài liệu tham khảo 72 Mục lục 73 Nhận xét của đơn vị thực tập