Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật tại công ty dệt 8/3

Hình thức tổ chức sổ kế toán và phần mềm kế toán ở công ty Giơí thiệu phần mềm Fast Accouting Công ty hiện nay đang dùng phần mềm kế toán Fast Accouting 2000.Phần mềm này được xây dựng từ năm 1991 ,đến nay có hơn 15 phiên bản .Các phiên bản này ngày càng hoàn thiện hơn và đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu cầu thực tế .Phần mềm sử dụng phông chữ tiếng việt theo tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam Hình thức tổ chức sổ kế toán: Công ty đã lựa chọn tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chứng Từ .Theo hình thức này toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng đều được phản ánh hết vào các nhật ký chứng từ ,sổ kế toán Bảng phân bổ ,bảng kê .Đến cuối tháng số liệu trên các nhật ký chứng từ sẽ được phản ánh vào sổ cái và tổng hợp lại để lập báo cáo tài chính Hệ thống sổ kế toán của công ty bao gồm 10 nhật ký chứng từ ,10 bảng kê ,4 bảng phân bổ ,6 bảng chi tiết ,1 sổ cái ,4 bản báo cáo(theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày01/01/1995của Bộ trưởng bộ tài chính) Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hình thức kế toán hàng tồn kho mà công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên .Theo phương pháp naỳ ,kế toán phải tổ chức ghi chép 1 cách thường xuyên ,liên tục các nghiệp vụ nhập –xuất –tồn kho của vật tư hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho.Vì vậy trị giá vốn thực tế của hàng hoá tồn kho trên tài khoản ,sổ kế toán cũng có thể dễ dàng xác định được Kỳ hạch toán ở công ty là 1 tháng Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật Ký Chứng Từ Thẻ ,sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo taì chính Ghi chú: :ghi hàng ngày :ghi cuối tháng :đối chiếu kiểm tra II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY DỆT 8/3 1.CÔNG TÁC QUẢN Ý NVL Ở CÔNG TY DỆT 8/3 1.1 Đặc điểm của NVL tại công ty Quy trình sản xuất của công ty được bắt đầu từ nguyên liệu đầu vào là bông -đâylà nguyên liệu chính để sản xuất ra sản phẩm .Loại nguyên liệu này dễ bị hút ẩm ngoài không khí ,nên trọng lượng thường bị thay đổi ,do đó công ty cần tính chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập –xuất bông làm cơ sở cho việc tính và phân bổ chi phí ,tính giá thành sản phẩm ở những giai đoạn sau ,NVL chính lại là bán thành phẩm ở giai đoạn trước chuyển sang ,Ví dụ ở xí nghiệp dệt thì nguyên vật liệu chính là các loại sợi do xí nghiệp sợi sản xuất ra hay mua ngoài ,ở xí nghiệp may là vải thành phẩm . Ngoài ra có rất nhiều loại NVL khác nhau tham gia vào quá trình sản xuất :xơ PE,hoá chất ,than.Mỗi loại vật liệu này mang đặc tính khác nhau nên yêu cầu bảo quản cũng khác nhau Phân loại NVL ở công ty NVL sử dụng ở công ty được chia thành các loại chủ yếu sau: -Vật liệu chính:làđối tượng trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm -Vật liệu phụ: có tác dụng nhất định trong quá trình sản xuất -Phụ tùng thay thế :là các phụ tùng ,chi tiết của máy móc thiết bị -Nhiên liệu : -Phế liệu: Các loại vật liệu ở công ty được mã hoá bằng 6 chữ số: Ví dụ :Bông liên xô:223001 Bông tây phi:223002 Bông thô mỹ II:223005 1.3.Đánh giá NVL ở công ty 1.3.1NVL nhập kho NVL nhập kho mà công ty sử dụng trong sản xuất chủ yếu là mua từ bên ngoài .Giá NVL nhập kho được tính theo từng nguồn nhập như sau : -Đối với những loại NVL được người bán cung cấp ngay tại kho của công ty thì giá ghi trên hoá đơn là giá nhập kho (không bao gồm VAT) -Nếu mua hàng phát sinh chi phí thì giá muaNVL nhập kho vẫn chỉ tính bằng giá mua ghi trên hoá đơn .Các chi phí còn lại được tập hợp chung cho các loại vật liệu nhập trong tháng .Cuối tháng các chi phí này được phân bổ vào giá thành vật liệu xuất kho Ví dụ theo Hoá đơn GTGT số 90127 ngày 12/05/2005 của công ty XNK tổng hợp hà nội, giá mua thực tế bông tây phi là 60177958 đồng, đây là giá mua ghi trên hoá đơn – giá này được côi là giá vật liệu nhập kho. Còn hoá đơn cước phí vận chuyển của bông tây phi và một số loại bông khác mua và chuyển về kho cùng lúc được hạch toán vào 152 cho vật liệu bông nói chung Nếu NVL nhập khẩu thì công ty thường không phải trả chi phí vận chuyển vì được cung cấp ngay tại kho . Truờng hợp này giá thực tế NVL tính bằng gía mua ghi trên hoá đơn đã bao gồm cả thếu nhập khẩu. Các chi phí khác cũng được tập hợp trên chung cho các loại vật liệu nhập trong tháng Với nhứng NVL nhập kho do công ty tự sản xuất được thì giá thực tế nhập kho là Giá thực tế vật liệu tự sản xuất nhập kho = Giá thực tế của vật liệu xuất kho chế biến + Chi phí chế biến thực tế Ví dụ trị giá 1 kg sợi Ne21D do công ty tự sản xuất nhập kho bao gồm các chi phí sau:- Chi phí vật liệu ( giá thực tế vật liệu xuất kho chế biến) gồm Vật liệu chính :30712 đồng Vật liệu phụ: 620 đồng -Chi phí chế biến gồm : điện :1500đ lương :1750đ BHXH:332.5 đ Khấu hao: 34 đ Chi phí sản xuất chung :1171 đ Vậy trị giá 1 kg sợi là 36119.5 đồng Phế liệu nhập kho ( sợi phế liệu , vải còn thừa) thì giá thực tế nhập kho là: Trị giá phế liệu nhập kho = Giá bán thực tế trên thị trường - VAT trên giá bán - Tiền lãi Trong công ty không có trường hợp nhận vốn gíp liên doanh, viện trị , cấp phát bằng NVL NVL xuất kho Công ty áp dụng phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quần gia quyền cả kỳ để tính giá vật l;iệu xuất kho . Tuy nhiên việc tính giá vật liệu xuất kho tại công ty có đặc điểm dặc biệt sau:-khi mua vật liệu về nhập kho , giá mua ghi trên hoá đơn (không bao gồm chi phí vận chuển và caca chi phí liên quan khác được coi là giá hạch toán của vật liệu nhập kho ) Trong tháng khi vật liệu xuất kho thì giá xuất kho được tính bình quân gia quyền theo giá này và được phản ánh trên sổ chi tiết và báo cáo tổng hợp Nhập – xuất _ tồn Cuối tháng , khi kế toán đã tập hợp được tất cả các chi phí có liên quan khác, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh lại giá vật liệu xuất kho về giá thực tế không qua hệ số giá Cách tính như sau : Trị giá vốn của vật tư xuất kho = Trị giá hạch toán vật tư xuất kho x Hệ số giá vật tư Trị giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán vật tư nhập trong kỳ Hệ số giá vật tư = Trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong kỳ + Ví dụ với vật liệulà bông thô mỹ II: Số lượng tồn đầu tháng: 90756 Giá trị hạch toán tồn đầu tháng:1 905 871 000 Số lượng nhập trong tháng :15 000 Trị giá nhập trong tháng :300 000 000 Số lượng xuất trong tháng :40 619 Trị giá xuất :847 239 225 Tính ra được đơn giá bình quân gia quyền bằng 20858,2 đ/kg Cuối tháng sau khi tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan kế toán tính ra hệ số giá của bông thô mỹ II là 1,267 . 152.1 Hạch toán Thực tế 1.Dư đầu tháng 8 644 178 861 10 732 565 698 Bông 8 644 178 861 10 732 565 698 2.phát sinh tăng 2 120 656 259 2 905 667 500 Bông 2 120 656 259 2 905 667 500 Hệ số 1.267 Vậy gía thực tế bông thô mỹ II xuất kho là: 847 239 225 x 1.267 = 1 073 452 099 Trường hợp còn những chi phí liên quan khác chưa tập hợp được trong tháng kế toán sẽ phân bổ vào giá xuât kho vật liệu của tháng sau chứ không điều chỉnh lại Thực chất của phương pháp này là sự kết hợp của hai phương pháp tính giá : phương pháp đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ và phương pháp giá hạch toán TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL TẠI CÔNG TY Những chứng từ sử dụng chủ yếu trong công tác kế toán NVL gồm: - Hoá đơn Giá trị gia tăng ( liên 2) Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vạn chuyển nội bọ Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá vật tư 2.1 chứng từ kế toán nhập kho NVL Khi vật liệu mua về đối với những loại cần thiết phải kiểm nghiệm thì công ty sẽ lập ban kiểm nghiệm , kết quả kiểm ngiệm ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Lúc kiểm nhận vật liệu thấy thừa hoặc thiếu hoặc vật tư không đúng quy cách phẩm chất thì phải báo cho phòng kế hoặch cùng bộ phận cung ứng để lập biên bản xử lý. Sau khi kiểm tra chỉ nhập số vật liệu đủ phẩm chất, số không đủ tiêu chuẩn trả lại cho người bán. Trên cơ sở hoá đơn , biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu nhập kho”, phiếu nhập kho có thể nhập cho một thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận và cùng 1 kho.Dựa vào phiếu nhập kho, thủ kho và bộ phận chi tiêu cùng tiến hành kiểm kê sau đó thủ kho ghi vào cột thực nhập trên phiếu nhập kho. phiếu nhập kho được nhập thành 3 liên: 1liên lưu tại bộ phận cung ứng, 1 liên cùng với hoá đơn gửi lên cho kế toán thanh toán với người bán để ghi sổ theo dõi, liên còn lại thủ kho giữ lại làm căn cứ ghi thẻ kho và chuyển lên cho kế toán NVL để kiểm tra, định khoản và dựa số liệu vào máy tính đồng thời kế toán cũng trực tiếp lập thẻ kho giống thẻ kho của thủ kho để cuối tháng đối chiếu. Đối với vật liệu tự chế nhập kho,vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu thu hồi thì chứng từ nhập kho của công ty là “ phiếu nộp kho” do bộ phận có vật liệu nhập kho lập. Ví dụ dưới đây là phiếu nhập kho số 1, số 2 12/2005 được lập dựa vào hoá đơn giá trị gia tăng số 87128 và 80123 và tình hình nhập kho thực tế của vật liệu bông. Hoá Đơn GTGT Mẫu số :01 GTKT-3LL Liên 2(giao cho khách hàng) BP/2005B Ngày 15/12/2005 Số :87128 Đơn vị bán hàng:Công ty XNK tổng hợp HN Địa chỉ…………………………………………………………………. Số TK……………………………………………………………………. ĐT……………………………………………………………………….. Họ tên người mua hàng: A.Hải Đơn vị : công ty dệt 8/3 Địa chỉ:460 Minh Khai- HN Số TK………………………………………………………………….. Hình thức thanh toán………………….MS…………………………… stt Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (1) (2) (3)=(1)x(2) 1 Bông tây phi Kg 17 423 17000 296 191 000 Cộng tiền hàng: 296 191 000 Thúê suất VAT 10%: tiền thuế: 29 619 100 Tổng tiền thanh toán: 325 810 100 Người mua hàng người bán hàng thủ trưởng (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) Hoá Đơn GTGT Mẫu số :01 GTKT-3LL Liên 2(giao cho khách hàng) BP/2005B Ngày 15/12/2005 Số :72213 Đơn vị bán hàng:Taxi Hương lúa Địa chỉ…………………………………………………………………. Số TK……………………………………………………………………. ĐT……………………………………………………………………….. Họ tên người mua hàng: A.Hải Đơn vị : công ty dệt 8/3 Địa chỉ:460 Minh Khai- HN Số TK………………………………………………………………….. Hình thức thanh toán………………….MS…………………………… stt Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (1) (2) (3)=(1)x(2) 1 Vận chuyển vật liệu Kg 1 060 000 Cộng tiền hàng: 1 060 000 Thúê suất VAT 10%: tiền thuế: 106 000 Tổng tiền thanh toán 1 166 000 Người mua hàng người bán hàng thủ trưởng (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) Đơn vị:…… Phiếu Nhập Kho Số :1/12 Địa chỉ:…… Ngày 17/12/2005 Nợ : Có: Họ tên người giao hàng:A.Hải Theo hoá đơn số 87128 ngày 15/12/2005 của công ty XNK tổng hợp HN Nhập tại kho: Bông stt Tên hàng hoá ĐVT Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất (1) (2) (3) (4) (5)=(3)x(4) 1 Bông tây phi Kg 17 423 17 423 17000 296 191 000 Tổng tiền hàng: 296 191 000 Thủ trưởng người giao hàng thủ kho (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) Hoá Đơn GTGT Mẫu số :01 GTKT-3LL Liên 2(giao cho khách hàng) BP/2005B Ngày 25/12/2005 Số :80123 Đơn vị bán hàng:Công ty Axalto Địa chỉ…………………………………………………………………. Số TK……………………………………………………………………. ĐT……………………………………………………………………….. Họ tên người mua hàng: A.Hải Đơn vị : công ty dệt 8/3 Địa chỉ:460 Minh Khai- HN Số TK………………………………………………………………….. Hình thức thanh toán………………….MS…………………………… stt Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (1) (2) (3)=(1)x(2) 1 Bông mỹ Kg 20 000 18000 360 000 000 2 Bông thô mỹ II Kg 15 000 20 000 300 000 000 Cộng tiền hàng: 660 000 000 Thúê suất VAT 10%: tiền thuế: 66 000 000 Tổng tiền thanh toán 726 000 000 Người mua hàng người bán hàng thủ trưởng (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) Đơn vị:…… Phiếu Nhập Kho Số :2/12 Địa chỉ:…… Ngày 25/12/2005 Nợ : Có: Họ tên người giao hàng:A.Hải Theo hoá đơn số 80123 ngày 25/12/2005 của công ty axalto Nhập tại kho: Bông stt Tên hàng hoá ĐVT Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất (1) (2) (3) (4) (5)=(3)x(4) 1 Bông mỹ Kg 20 000 20 000 18 000 360 000 000 2 Bông thô mỹ II kg 15 000 15 000 20 000 300 000 000 Tổng tiền hàng: 660 000 000 Thủ trưởng người giao hàng thủ kho (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) 2.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN XUẤT KHO NVL -Ở công ty căn cứ vào tình hình sản xuất ,nếu cần vật liệu thì giám đốc xí nghiệp lập “phiếu xin lĩnh vật tư”.Phiếu này chuyển cho bộ phận cung tiêu duyệt ,nếu được duyệt thì bộ phận cung tiêu lập “phiếu xuất kho “ và người nhận vật tư xuống kho cùng thủ kho để nhận hàng .Số lượng thực xuất không vượt quá số lượng yêu cầu Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên :một liên lưu tại bộ phận thống kê ,một liên lưu tại đơn vị lĩnh vật tư,một liên còn lại thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó gửi về phòng kế toán -Đối với vật liệu xuất bán thì kế toán sử dụng “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” .Phiếu này cũng được lập thành 3 liên :một liên giao cho khách hàng ,một liên lưu tại bộ phận bán hàng của phòng kế hoạch tiêu thụ ,liên còn lạ giao cho thủ kho để ghi thẻ kho ,sau đó chuyển lên cho phòng kế toán để hạch toán Đơn vị:…… Phiếu Xuất Kho Số :5/12 Địa chỉ:…… Ngày 10/12/2005 Nợ : Có: Họ tên người nhận hàng:chị Đào –Sợi A Địa chỉ:…………………………………………………………………….. Lý do xuất:dùng cho sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Bông stt Tên hàng hoá ĐVT Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất (1) (2) (3) (4) (5)=(3)x(4) 1 Bông tây phi Kg 10 735 10 735 18 596.6 199 634 501 2 Bông thô mỹ II kg 30 619 30 619 20 858.2 638 657 225 Tổng tiền hàng: 838 291726 thủ kho phụ trách bộ phận sử dụng phụ trách cung tiêu người nhận (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) Đơn vị:…… Phiếu Xuất Kho Số :6/12 Địa chỉ:…… Ngày 20/12/2005 Nợ : Có: Họ tên người nhận hàng:A.Thắng –Sợi B Địa chỉ:…………………………………………………………………….. Lý do xuất:dùng cho sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Bông stt Tên hàng hoá ĐVT Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất (1) (2) (3) (4) (5)=(3)x(4) 1 Bông tây phi Kg 5 000 5 000 18 596.6 92 983 000 2 Bông thô mỹ II kg 10 000 10 000 20 858.2 208 582 000 Tổng tiền hàng: 301 565 000 thủ kho phụ trách bộ phận sử dụng phụ trách cung tiêu người nhận (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) Xuất ngày 20/12/2005 2.3 PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL. Để phù hợp với đặc điểm NVL, kho tàng của ccông ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, công ty đã thực hiện hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song .Trong điều kiện công ty đã làm kế toán máy thì phương pháp này được áp dụng là rất thích hợp. Cách thức hạch toán ở công ty đựoc thực hiện theo trình tự sau: Tai kho: thủ kho dùng “ thẻ kho” đe ghi chép hàng ngày tình hình nhập , xuất vật liệu. Khi nhận đựơc các chứng từ nhập, xuất thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý , hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào phiếu nhập và thẻ kho.Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn đẻ ghi vào cột “ tồn” trên thẻ kho, sau đó định kỳ sẽ chuyển phiếu nhập, xuất kho và các chứng từ có liên quan khác cho phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán. Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán NVL xuống kho hướng dẫn và kiểm tta việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ mà thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra lại các chứng từ rồi nhập số liệu vào máy tính. Đối với NVL xuất kho máy tính sẽ tự động tính giá cho từng thứ vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Đồng thời kế toán của công ty cũng mở thẻ kho giống với thẻ kho của thủ kho để theo dõi và đối chiếu số liêụ với thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng sau khi điều chỉnh giá vật liệu xuất kho về giá thực tế , kế toán in ra các bảng :” bảng liệt kê các hứng từ Nhập –Xuất Vật liệu”, “Báo cáo tổng hợp Xuất – nhập - tồn kho vật liệu”. Thực tế ,kế toán công ty không in ra toàn bộ” Sổ chi tiết Vật liệu” mà chỉ đối chiếu số liệu thông qua “ Báo cáo Tổng hợp Nhập - Xuất – Tồn kho vật liệu”. Lý do chính là do chủng loại vật liệu của công ty nhiều, có nhiều loại nhập xuất không thường xuyên . Vì thế kế toán chỉ in ra sổ chi tiết cho một số loại vật liệu chính khi cần thiết . Ví dụ: Theo các phiếu nhập kho số 1, 2/12 và phiếu xuất kho số 5,6/12 thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho như sau: Tên công ty:……… THẺ KHO Tên Kho: Bông Tên Hàng Hoá: Bông Thô Mỹ II ĐVT : kg Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Số phiếu Ngày Tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 90756 Số phát sinh 10/12 5/12 10/12 Xuất kho - 30619 60137 20/12 6/12 20/12 Xuất kho - 10000 50137 25/12 02/12 25/12 Nhập kho 15000 - 65137 Cộng 15000 40619 65137 Thủ kho (ký,họ tên) Tên công ty:……… THẺ KHO Tên Kho: Bông Tên Hàng Hoá: Bông Tây Phi ĐVT : kg Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Số phiếu Ngày Tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 30125 Số phát sinh 10/12 5/12 10/12 Xuất kho - 10735 19390 17/12 01/12 17/12 Nhập kho 17423 - 36813 20/12 06/12 20/12 Xuất kho - 5000 31813 Cộng 17423 15735 31813 Tên công ty:……… THẺ KHO Tên Kho: Bông Tên Hàng Hoá: Bông Mỹ ĐVT : kg Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Số phiếu Ngày Tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 0 Số phát sinh 25/12 02/12 25/12 Nhập kho 20 000 - 20 000 Cộng 20 000 0 20 000 Thủ kho Bảng kê chứng từ xuất nhập vật liệu liệt kê tất cả các chứng từ nhập, xuất vật liệu trong tháng. Nó liệt kê theo thứ tự từng chứng từ phát sinh, từng danh điểm vật tư, kèm theo sản lượng đơn giá và số tiền của các chứng từ. Bảng kê này do kế toán NVL in ra vào cuối tháng làm căn cứ để theo dõi , kiểm tra , đối chiếu với các chứng từ nhập xuất kho. “ Báo cáo tổng hợp N- X – T kho NVL” có trong máy tính sẽ được in ra cho từng kho, chi tiết cho từng danh điểm, từng loại vật liệu. Mỗi danh điểm lại được theo dõi trên một dòng của bảng. Bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị của từng laọi vật liệu N _X- T tron g tháng. Số liệu tổng hợp trên bảng tổng hợp nhạp – xuất- tồn sẽ sử dụng để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Giá của vật liệu nhập- xuất-tồn kho trong bảng này là giá chưa tính đến các chi phí vận chuyển và các chi phí có liên quan khác.( ở công ty, giá này đựoc coi là giá hạch toán) BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NHẬP VẬT LIỆU Kho :Bông từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải Ghi có TK Số lượng đơn giá Thành tiền Số Ngày 1/12 17/12 Công ty XNK tổng hợp HN 331 Bông tây phi 17423 17000 296 191 000 2/12 25/12 Công ty Axalto 331 Bông mỹ 20 000 18 000 360 000 000 Bôngthô mỹ II 15000 20 000 300 000 000 ….. Cộng 327113 2120656259 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ XUẤT VẬT LIỆU Kho :Bông từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK Số lượng đơn giá Thành tiền Số Ngày 5/12 10/12 Chị Đào sợi A 621.1 Bông tây phi 10 735 18596.6 199 634 501 Bông thô mỹ II 30 619 20858.2 638 657 225 6/12 20/12 Anh Thắng sợiB 621.2 Bôngthô mỹ II 10 000 20858.2 208 572 000 Bông tây phi 5000 18596.6 92 983 000 …. CỘNG: 300894 6530363401 3.KẾ TOÁN TỔNG HỢP NVL TẠI CÔNG TY 3.1phương pháp kế toán tổng hợp áp dụng tại công ty Kế toán công ty dệt 8/3 đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL Các tài khoản sử dụng: Tài khoản 152:Nguyên Vật Liệu .Được mở chi tiết gồm: TK152.1:Nguyên vật liệu chính TK152.1B: Nguyên vật liệu chính Bông TK152.1S: Nguyên vật liệu chính Sợi TK152.2: Vật liệu phụ TK152.3: Nhiên liệu TK152.4:cơ kiện phụ tùng sửa chữa thay thế TK152.5:Phế liệu thu hồi -Đối với các ngiệp vụ nhập vật liệu: kế toán phản ánh váo bên Nợ 152,đồng thời phản ánh vào bên có các tài khoản đối ứng như:111,112,331… -Đối với nghiệp vụ xuất vật liệu: Kế toán phản ánh vào bên Có 152, đồng thời phản ánh vào bên nợ các tài khoản đối ứng như:621,627,154,142… các tài khoản này được mở chi tiết như sau: TK 621.1, 6272.1 ,6273.1 ,154.1:Xí nghiệp sợi A TK 621.2 ,6272.2 ,6273.2 ,154.2:Xí nghiệp sợi B TK 621.3 ,6272.3 ,6273.3 ,154.3:Xí nghiệp sợi ý TK 621.4 ,6272.4 ,6273.4 ,154.4:Xí nghiệp dệt TK 621.5 ,6272.5 ,6273.5 ,154.5:Xí nghiệp nhuộm TK 621.6 ,6272.6 ,6273.6 ,154.6: Xí nghiệp phụ trợ TK621.8 ,6272.8 ,6273.8 ,154.8: Xí nghiệp may 3.2Kế toán tổng hợp nhập vật liệu -Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: +vật liệu mua trong nước đưa về nhập kho ,có cả hoá đơn cùng về: Nợ 152 Có 111,112,331 Công ty thực hiện nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ .Nên đối với loại NVL nhập kho thuộc đối tượng chịu thuế VAT kế toán định khoản : Nợ 133 Có TK liên quan +Vật liệu mua về mà cuối tháng chưa nhận được hoá đơn thì kế toán nhập kho theo giá tạm tính và điều chỉnh lại khi có giá chính thức +ở công ty có 1 số loại vật liệu mua từ nước ngoài :Bông tây phi,bông liên xô…Kế toán định khoản: Nợ 152 Có 331 Có 333 (chi tiết thuế nhập khẩu) Phần thuế VAT được định khoản như trường hợp mua trong nước Đối với vật liệu mua ngoài kế toán chỉ tính giá nhập kho bằng giá mua ghi trên hoá đơn chứ không tính thêm các chi phí khác.Các chi phí này được kế toán thanh toán hạch toán tập hợp chung và hạch toán vào chi phí thực tế phải trả cho người bán Trường hợp nhập kho vật liệu do tự sản xuất chế biến hoặc thuê gia công .Kế toán định khoản: Nợ 152 Có 154 Ví dụ :Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 87128 và phiếu nhập kho số 1,số2 kế toán định khoản: Nợ 152.1 :296 191 000 Có331 :296 191 000 Phần VAT được khấu trừ : Nợ 133:29 619 100 Có 331: 29 619 100 Tương tự với hợp đồng giá trị gia tăng số 80123 và phiếu nhập kho số 2/12 Sau khi định khoản kế toán sẽ nhập dữ kiệu vào máy tính thông qua màn hình nhập dữ liệu. Tại màn hình “nhập mua”kế toán nhập mã vật tư, ngày , tháng, số hiệu chứng từ, mã nhà cung cấp. Ví dụ : với phiếu nhập kho số 1/12 kế toán nhập dữ liệu tại các ô trên màn hình như sau: Mã chứng từ: ghi mã loại chứng từ đối với phiếu nhập kho bằng tiền VND thì mã chứng từ đựơc sử dụng VN 1 Ngày chứng từ : ghi ngày phát sinh chứng từ: 17/12/2005 Hợp đồng gốc 15/12/2005 Số hợp đồng gốc : 87128. Mã khách :30100 Diễn giải:Mua bông tây phi Mã kho:01. Mã vật tư:223002 Số lưọng : 17.423 Giá VNĐ: 17000 TK có :331 TK nợ : 152.1B Tuỳ từng trường hợp mà kế toán có nhập dữ liệu vào các ô còn lại hoặc không. Nhập xong ấn “ tiếp” trên màn hình, khi đó trên màn hình hiện ra ô phản ánh VAT để nhập % thuế vào điều khoản . Sau đó bấm” lưu” kết thúc quá trình nhập mua. Số liệu sẽ được tự động chuyển vào :” Bảng kê chứng từ nhập vật liệu”, “ sổ chi tiết tài khoản”, “báo cáo tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn” Sau khi nhập số liệu xong , kế toán nguyên vật liệu chuyển hoá đơn và Phiếu Nhập Kho cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên “ sổ chi tiết thanh toán với người bán” và nhật ký chứng từ số 5. Phần chi phí phát sinh khi mua vật liệu kế toán sẽ không tính vào giá trị vật liệu nhập kho, các chi phí này do kế toán thanh toán theo dõi khi nhập số liệu về chi phí vào máy tính, kế toán thanh toán sẽ định khoản: Nợ 152 Có 331 Ví dụ : với hoá đơn cước phí vận chuyển số 72213 kế toán thanh toán định khoản : Nợ 152.1:1.060.000 Có331: 1.060.000 Và nhập trị liệu tại màn hình” nhập mua “ như sau: Mã khách : 33121. Mã kho : 15 ( đây là một kho gỉa do công ty lập ra trên máy tính để hạch toán các chi phí liên quan đến việc mua NVL) Thành tiền:1.060.000 Tk có: 331 TK nợ: 152.1 Cột mã vật tư , số lượng bị bỏ qua nên nghiệp vụ này không làm tăng giá trị của một loại vật liệu cụ thể nào. Khi đã thanh toán tiền cho người bán, kế toán thanh toán sẽ định khoản : Nợ 331 cho từng nhà cung cấp Có TK liên quan Ví dụ khi trả tiền cho công ty XNK tổng hợp hà nội số tiền 70.000.000 Đ bằng chuyển khoản. Kế toán thanh toán định khoản như sau: Nợ 331:70.000.000 Có 112:70.000.000 Và nhập dữ liệu : Nhập mã khách hàng:30100 Số tiền thanh toán :70.000.0000 Máy tính tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết công nợ cho một đối tượng và tất cả các đối tượng. Mỗi nhà cung cấp được theo dõi trên một trang sổ và mỗi Phiếu Nhập Kho được theo dõi trên một dòng của trang sổ.Số dư đầu tháng sẽ do máy tính tự động chuyển từ tháng trứơc sang. Cuối tháng kế toán sẽ in ra các sổ chi tiết công nợ và Nhật ký chứng từ số 5( bảng 6) BẢNG SỐ 2: SỔ CHI TIẾT CHO MỘT ĐỐI TƯỢNG SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 Tài khoản 331 – Phải trả người bán – “ Công ty XNK tổng hợp Hà Nội’’ Dư có đầu kỳ: 1.100.799.890 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 87128 Mua bông Tây Phi Trả tiền hàng 152.1B 112.1 70.000.000 296.191.000 87.228 Mua bông thô Mỹ II Trả tiền hàng =TM 152.1B 111.1 200.000.000 240.160.000 09/12 Trả tiền hàng = TM 111.1 27.000.000 Phát sinh nợ : 297.000.000 Phát sinh có : 536.351.000 Dư có cuối kỳ :1.340.150.890 BẢNG SỐ 3. SỔ CHI TIẾT CHO MỘT ĐỐI TƯỢNG SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 Tài khoản 331 – Phải trả người bán – “ Công ty Acalto’’ Dư có: 1.012.150.000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 80123 Mua hàng của công ty Acalto: Bông Mỹ Bông thô Mỹ II 152.1B 360.000.000 300.000.000 11/12 Trả tiền hàng = Sec Trả tiền hàng = TM 112.1 111.1 415.125.000 200.000.000 Tổng cộng 615.125.000 660.000.000 Dư cuối kỳ 1.057.025.000 BẢNG SỐ 4: SỔ CHI TIẾT CHO MỘT ĐỐI TƯỢNG SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 Tài khoản 331 – Phải trả người bán – “ Taxi Hương lúa’’. Dư có đầu kỳ: 14.980.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phat sinh có 72.213 72.230 - Vận chuyển vật liệu Vận chuyển vật liệu Trả tiền hàng = Sec 152.1B 152.1B 112.1 20.000.000 1.060.000 8.000.000 Tổng cộng 20.000.000 9.060.000 Dư cuối kỳ 4.040.000 BẢNG SỐ 8: SỔ CHI TIẾT Từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 Kho số 01: Kho bông Tên vật liệu: Bông thô Mỹ II Số lượng tồn đầu tháng: 90.756 Tiền tồn:1.905.871.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Sl nhập SL xuất Đơn giá Tiền nhập Tiền xuất HĐGTGT nhập kho 331 15000 - 20.000 300.000.000 - PXK 5/12 xuất kho 621 - 30.619 20.858,2 - 638.657.225 PXK 6/12 xuất kho 621 - 10.000 20.858,2 - 208.582.000 Tổng 15000 40.619 300.000.000 847.239.225 SL tồn cuối kỳ:65.137 Tiền tồn: 1.358.636.774 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 SỔ CHI TIẾT Từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 Kho số 01: Kho bông Tên vật liệu: Bông Mỹ Số lượng tồn đầu tháng: 0 Tiền tồn:0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng SL nhập SL xuất Đơn Giá Tiền nhập Tiền xuất PNK 2/12 Nhập kho 331 20 000 - 18 000 360 000 000 - Cộng 20 000 - 360 000 000 - SL tồn cuối kỳ:20 000 Tiền tồn:360 000 000 Ngày 31tháng12 năm 2005 Người lập biểu. SỔ CHI TIẾT Từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 Kho số 01: Kho bông Tên vật liệu: Bông Tây phi Số lượng tồn đầu tháng: 30.125 Tiền tồn:588 040 000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng SL nhập SL xuất Đơn Giá Tiền nhập Tiền xuất PNK 1/12 Nhập kho 331 17 423 - 17 000 296 191 000 - PXK5/12 Xuất kho 621 - 10 735 18 596.6 - 199 501 634 PXK6/12 Xuất kho 621 - 5000 18 596.6 - 93 115 867 Cộng 17 423 15 735 296 191 000 292 617 501 SL tồn cuối kỳ:31 813 Tiền tồn:591 613 499 Ngày 31tháng12 năm 2005 Người lập biểu. Bảng số 1. Báo cáo tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn kho Vật liệu Kho Bông Tháng 12/2005. Ngày31tháng12năm2005 Người lập biểu. Cộng Bông Liên Xô Bông Tây Phi Bông Mỹ Bông Thô Mỹ II Bông Cotton Mỹ Bông Gấm … Loại Bông 634.246 55.450 30.125 - 90.756 60.175 - Số lượng Dư đầu tháng 8.644.178.861 990.946.950 588.040.000 - 1.905.871.000 1.143.325.000 - Tiền 327113 - 17.423 20.000 15.000 15.325 50.637 Số lượng Nhập trong tháng 2.120.656.259 - 296.191.000 360.000.000 300.000.000 258.839.250 887.413.425 Tiền 300894 8.200 15.735 - 40.619 45.625 30.524 Số lượng Xuất trong tháng 6.530.363.401 146.542.200 292.617.501 - 847 239 225 847 334 355 534 933 100 Tiền 660.465 47.250 31.813 20 000 65.137 29.875 20.113 Số lượng Dư cuối tháng 4.234.471.719 844.404.750 591.613.499 360 000 000 1 358 631 774 554 829 894 352.480.325 Tiền BẢNG SỐ 5: SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ CHO TẤT CẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ TK 331: phải trả người bán Dư Tên khách hàng Dư đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư cuối kỳ C C C Công ty XNK tổng hợp hà nội Công ty Acalto Taxi hương lúa 1.100.799.890 1.012.150.000 14.980.000 297.000.000 615.125.000 20.000.000 536.351.000 660.000.000 9.060.000. 1.340.150.890 1.057.025.000 4.040.000 Cộng 2.127.929.890 932.125.000 1.205.411.000 2.401.215.890 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu 3. 2. 1. stt BẢNG SỐ 6: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5- SỔ TỔNG HỢP CỘNG NỢ Từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005. Tk 331- phải trả người bán Cộng Taxi Hương lúa Công ty Acalto Công ty XNK tổng hợp Hà Nội Tên người bán Nợ Số dư đầu tháng 2.127.929.890 14.980.000 1.012.150.000 1.100.799.890 có 705.125.000 20.000.000 615.125.000 70.000.000 112 Ghi nợ TK 331, ghi có các TK 227.000.000 227.000.000 111 932.125.000 20.000.000 615.125.000 297.000.000 Công nợ 1..205.411.000 9.060.000 660.000.000 536.351.000 1521B Ghi có TK 331, ghi nợ các TK 1..205.411.000 9.060.000 660.000.000 536.351.000 Cộng có Nợ Dư cuối tháng 2.401.215.890 4.040.000 1.057.025.000 1.340.150.890 có Nhật ký chứng từ số 7 Tháng12 năm 2005 TK ghi Có TK ghi Nợ 1521 153 …. 621 8.273.970.429 - 154 - - 622 - - 627 - - … Tổng 8.273.970.429 - KẾ TOÁN TỔNG HỢP XUẤT VẬT LIỆU Tại công ty dệt 8/3 vật liệu chủ yếu được xuất kho để phục vụ sản xuất bên cạnh đó cũng có một số ít vật liệu đựơc xuất bán để cho vay tạm thời, kế toán định khoản như ssau : Tổng hợp xuất kho vật liệu dùng để phụ vụ trực tiếp cho sản xuấ chế tạo sản phẩm hoặc dùng cho công tác quản lý dựa vào phiếu xuất kho, kế toán định khoản như sau: Nợ 621,627,642 Có 152. Tổng hợp xuất kho vật liệu để bán dựa vào phiếu xuất kho kế toán định khoản Nợ 632 Có152. Xuất cho vay tạm thời : Nợ 138: cho cá nhân , đơn vị vay tạm thời . Nợ 136: cho vay nội bộ Có 152 Ví dụ với phiếu xuất kho số 6 ngày20/12/2005 xuất dùng cho sản xuất sản phẩm Nợ 621.2 :301 565 000 Có 152.1B: 301.565.000 Khi nhập dữ liệu về vật liệu xuất kho vào vào máy tính kế toán cũng phải chỉ ra được danh điểm của vật liệu,tên kho chưá , mã chứng từ… Kế toán không cần phải đưa ra đơn giá xuất kho mà chỉ nhập số lượng vật liệu xuất kho máy sẽ tự tính ra giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn Ví dụ với phiếu xuất kho số 5 /12, kế toán nhập dữ liệu như sau Mã chứng từ; ghi mã loại chứng từ , đối với phiếu xuất kho bằng tiền VNĐ mã chứng từ là VX1. Ngày chứng từ :10/12/2005 Số chứng từ : 05. Diễn giải :xuất kho cho sản xuất sản phẩm Mã kho : 01 Mã vật tư : 223.002 Số lượng :10.735. TK : Nợ 621.1 TK :Có 152.1B Sau đó kế toán bấm “ lưư” hoàn tất quá trình nhập dữ liệu máy tính tự động chuyển dữ liệu vào : bảng kê chứng từ xuất vật liệu, báo cáo tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn, bảng phân bổ vật liệu. Cuối tháng kế toán nhập Vật Liệu sẽ in ra : Bảng kê chứng từ nhập Vật Liệu Bảng kê chứng từ Xuất vật liệu Báo cáo tổng hợp Nhập- Xuất –Tồn kho Vật liệu ( bảng 1) Bảng phân bổ vật liệu. ( Bảng 9) Thực tế phần mềm Fats không tự tính đựoc giá của vật liệu theo phương pháp giá hạch toán nên để chuyển từ phương pháp giá hạch toán về giá thực tế kế toán phải dựa vào nhật ký chứng từ số 5 để tính ra hệ số giá sau đó điều chỉnh giá hạch toán và giá thực tế từ đó kế toán mới tính được giá thực tế xuất kho của vật liệu , giá này thể thiện trên “ bảng tính giá thực tế vật liệu”(bảng 10 ). Cách lập bảng tính giá trị thực tế Vật liệu như sau: Bảng tính tính giá trị thực tế Vật liệu do kế toán tổng hợp lập ra vào cuối mỗi tháng . Cách lập như sau: -Số liệu trên dòng dư đầu kỳ: là số dư cuối kỳ của tháng trước chuyển sang Số liệu trên dòng phát sinh tăng bằng tổng số phát sinh tăng ghi trên NKCT số 1,số 5,số7,số10 trong đó : + dòng NKCT số 1 phản ánh trị giá vật liệu tăng trong kỳ do mua bằng tiền mặt. Số liệu cột thực tế tương ứng với dòng này lấy từ NKCT sô1phần ghi nợ 152… + Dòng NKCT số 5 phản ánh trị giá vật liệu tăng do mua ngoài nhưng chưa thanh toán cho người bán . Số liệu cột giá thực tế tương ứng với dòng này lấy từ NKLCT số5 dòng ghi nợ 152… + Dòng NKCT số 7 phản ánh trị giá vật liệu tăng trong kỳ do tự sản xuất nhập kho. Số liệu trong cột giá thực tế ứng với dòng này lấy từ NKCT số7dòng ghi Nợ 152 tương ứng với cột ghi Có 154. + dòng NKCT số 10 phản ánh trị giá Nguyên vật Liệu tăng trong kỳ do mua bằng tiền tạm ứng . Số liệu trên cột giá thực tế ứng với dòng này được lấy từ NKCT số 10, dòng ghi Nợ 152 tương ứng với cột ghi Có 141. Còn lại, toàn bộ số liệu trên cột giá hạch toán tương ứng với các dòng trên là do kế toán NVL cung cấp cho kế toán tổng hợp thông qua bảng phân bổ Vật Liệu. Số liệu trên các dòng giá xuất kho thực tế đựơc tính bằng công thức : Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Trị giá hạch toán vật liệu xuất kho x Hệ số giá Trị giá vật liệu dư cuối tháng = Trị giá vật liệu dư đầu tháng + Trị giá vật liệu nhập trong tháng - Trị giá vật liệu xuất trong tháng Số liệu ở dòng dư cuối tháng của cả hai cột đều đựơc xác định bằng công thức : Ngoài các NKCT , bảng phân bổ Vật liệu, báo cáo tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn kho Vật liệu kế toán còn in ra sổ cái Tài khoản 152. Sổ này mở theo dõi cả năm nên đến cuối năm kế toán mới thực hiện việc in sổ cái 152. Số liệu trên sổ cái do máy tính tự động xử lý và tính toán . Các dòng trên sổ cái tương ứng với từng loại Vật liệu phản ánh trị giá vật liệu nhập kho trong từng tháng. Dòng “ sộng số phát sinh nợ” phản ánh tổng giá trị thực tế của các loại Vật liệu nhập kho trong tháng . Dòng “ tổng số phát sinh có” phản ánh tổng trị giá thực tế của các loại NVL xuất kho trong tháng. “Số dư cuối tháng” phản ánh trị giá thực tế của NVL hiện có trong kho của công ty. Cột cuối cùng của sổ phản ánh tình hình Nhập-Xuất –Tồn kho của từng loại Vật Liệu và của tổng cộng tất cả các loại Vật liệu trong năm IV.Dư cuối tháng Gia công Bán Cho vay Xuất bông :dùng cho sản xuất III. Phát sinh giảm trong tháng Hệ số NKCT số 5 NKCT số1 Bông II.Phát sinh tăng Bông I.Dư đầu tháng Tài khoản Nội dung 4.234.471.719 6.530.636.401 6.530.636.401 2.120.656.259 2.120.656.259 8.644.178.861 8.644.178.861 Hạch Toán 1521 BẢNG SỐ 3:BẢNG KÊ SỐ 3 BẢNG TÍNH GIÁ THỰC TẾ NVL Tháng12/2005 5.364.262.768 8.273.970.429 8.273.970.429 1,267 1.205.411.000 1.700.256.500 2.905.667.500 2.905.667.500 10.732.565.698 10.732.565.698 Thực Tế 8.964.685.100 98.706.800 1.211.690.137 1.310.396.937 1.662.206.709 1.662.206.709 1.662.206.709 8.612.875.328 8.612.875.328 Hạch Toán 1522 9.045.367.266 99.595.161 1.222.595.348 1.322.190.509 1,009 1.677.166.569 1.677.166.569 1.677.166.569 8.690.391.205 8.690.391.205 Thực Tế 219.792.445 400.715.200 400.715.200 596.319.420 596.319.420 596.319.420 24.188.225 24.188.225 Hạch Toán 1523 219.792.445 400.715.200 400.715.200 1 596.319.420 596.319.420 596.319.420 24.188.225 24.188.225 Thực Tế BẢNG SỐ 11:SỔ CÁI TK152 SỔ CÁI Tài khoản 152.1 Năm 2005 Ghi có các tài khoản đối ứng Nợ tài khoản này Tháng 1 …. Tháng 11 Tháng 12 111.1 1 700 256 500 331 1 205 411 000 Tổng số phát sinh Nợ 2 905 667 500 Tổng số phát sinh Có 8 273 970 429 Dư Nợ cuối tháng 10 732 565 698 5 364 262 769 CÔNG TÁC KIỂM KÊ NVL TẠI CÔNG TY DỆT 8/3 Kiểm kê NVL là việc tính toán nhằm xác định một cách chính xác về số lượng, giá trị của từng loại vật liệu. Nó có tác dụng kiểm tra tình hình bảo quản, sử dụng vật liệu và phát hiện các trường hợp hao hụt,ứ đọng vốn tại các kho. Tại công ty dệt 8/3, công tác kiểm kê vật liệu được tiến hành một năm hai lần: 1 lần vào cuối tháng 6 và một lần vào cuối năm. Việc kiểm kê vật liệu được tiến hành một cách toàn diện cả về số lượng và chất lượng của từng loại vật liệu trong kho. Kết quả kiểm tra được ghi vào “ Biên bản kiểm kê” ( Bảng 10) Biên bản này được lập cho từng thứ vật liệu. Trên biên bản kiểm kê có ghi rõ tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng tồn kho thực tế, số lượng trên sổ sách, lượng thừa thiếu có phẩm chất. Cuối kỳ kế toán NVL sẽ tập hợp kết quả kiểm kê để điều chỉnh lại số liệu cho đúng với giá trị hiện có của NVL. 1 2 3 4 5 6 stt Bảng số 10 Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Đơn vị: Bộ phận: Thời điểm kiểm kê: 27/12/2005 Biên bản kiểm kê gồm: Đã kiểm kê những mặt hàng sau: Cộng Bông liên xô Bông Tây phi Bông mỹ Bông thô Mỹ II Bông Coton Mỹ Bông Gấm … Tên hàng hoá kg kg kg kg kg kg đvt 17 871 18 596.6 18 000 20 858.2 18 571.7 17 525 Đơn giá 660465 47250 31813 20 000 65137 29 875 20 113 Số lượng Theo sổ sách 4234471719 844 407 750 591 613 499 360 000 000 1 358 631 774 997 449 687 454 144 614 Thành tiền 660452 47 250 31 800 20 000 65 200 29 870 20 115 Số lượng Theo kiểm kê 3643104605 844 407 750 591 371 880 360 000 000 1 359 954 640 997434 375 455 704 900 Thành tiền - - - 62 574 .6 - 35 050 Tiền Thừa Chênh lệch - - - 3 - 2 Lượng - 13 - - 5 22 Lượng Thiếu - 591 371 880 - - 92 858.5 439714 Tiền Phẩm chất PHẦN III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊNVẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8/3 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY DỆT8/3 Qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, công ty dệt 8/3 đã không ngừng cố gắng để có thể phát triển vững mạnh và đạt được những thành tựu đáng kể như ngày nay.Điều đó thể hiện những cố gắng hết mình của toàn thể cán bộ , công nhân viên của công ty. Trong đó sự đóng góp của bộ máy kế toán là một phần quan trọng không thể thiếu. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện để ngày càng thích hợp với nền kinh tế hiện nay. Bộ máy kế toán của công ty thường xuyên được kiện toàn và tổ chức lại ngày càng hợp lý và hiệu quả cho phù hợp với quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Từ chỗ bộ máy cồng kềnh với hơn 60 nhân viên, nay chỉ còn 15 nhân viên với những chức năng và nhiệm vụ cụ thể. Cùng với sự phát triển đó, công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng cũng không ngừng cải tiến về mọi mặt. Biểu hiện: Mặc dù công ty Dệt8/3 là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn nhưng mô hình tổ chức của bộ máy kế toán theo hình thức tập trung lại hoạt động rất có hiệu quả.Bộ máy kế toán của công ty hoạt động có nguyên tắc, cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, nhiệt tình tiếp cận với chế độ kế toán mới, tác phong làm việc khoa học, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Kế toán công ty áp dụng hạch toán theo hình thức ‘NKKT” phương pháp này phù hợp với đặc điểm, quy mô của công ty. Công tác kế toán NVL được tiến hành hàng tháng, phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên phân xưởng, kho và phòng kế toán. Việc quản lý vật liệu ở các khâu dự trữ, thu mua, sử dụng ở công ty được thực hiện rất có hiệu quả. Cụ thể: + trong khâu bảo quản: hệ thống kho tàng của công ty được xây dựng khá tốt và hợp lý nên việc tổ chức bảo quản vật tư, giao cấp vật tư được tiến hành khá tốt. +ở khâu thu mua: Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoặch thu mua vật tư. Mặc dù khối lượng vật tư lớn, chủng loại đa dạng nhưng công ty vẫn luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất giúp kế hoặch của công ty luôn hoàn thành đúng tiến độ. + ở khâu sử dụng:Nhu cầu sử dụng NVL ở các phân xưởng đều được bộ phận cung tiêu kiểm tra trên cơ sở kế hoặch và định mức rất chặt chẽ. Vì vậy công ty đã quản lý vật tư đưa vào sản xuất một cách hợp lý, tiết kiệm được chi phí NVL trong giá thành sản phẩm. Việc áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL là phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đáp ứng được nhu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư, tiền vốn.Để hạch toán chi tiết NVL , kế toán công ty sử dụng phương pháp ghi thể song song để đối chiếu là rất thuận tiện: việc ghi chép, tính toán đơn giản , dễ kiểm tra, đối chiếu không chỉ giữa thủ kho với kho mà còn trong nội bộ phòng kế toán. Với nền kinh tế thị trường biến động không ngừng và luôn có những chuyển biến phức tạp như hiện nay, các doanh nghiệp đều phaỉ tìm cách để đổi mới và hoàn thiện mình, khắc phục thiếu sót, tồn tại, phát huy hết tiềm năng và nội lực mới có thể tồn tại và phát triển được. Trong xu thế đó công ty Dệt8/3 rất quan tâm chú trọng và ngày càng hoàn thiện hơn trong công tác quản lý, phát huy thế mạnh vốn có của mình. Công ty đang tìm cho mình bước đi mới, mạnh dạn đầu tư, đổi mới dây chuyền công nghệ sản xuất,nâng cao năng xuất lao động và chất lượng sản phẩm sản xuất ra, từng bước phát triển không ngừng trong cơ chế thị trường góp phần hoàn thiện và nâng cao đời sống cán bộ, công nhân viên trong công ty. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên việc tổ chức công tác kế toán NVL ở công ty Dệt8/3 vẫn còn một số hạn chế sau: về công tác quản lí chi tiết NVL:Công ty lựa chọn phương pháp ghi kế toán công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu làm cho việc ghi chép ở kho và phòng kế toán còn trùng lặp; ở kho, thủ kho ghi chép về số lượng NVL Nhập-Xuất-Tồn hàng ngày vào thẻ kho,còn phòng kế toán cũng thực hiện việc ghi chép vào thẻ kho để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho thay vì đối chiếu sổ chi tiết NVL.Như vậy thẻ kho được ghi 2 lần, trong khi điều đó là không cần thiết. Hơn nữa Kế toán lại không in ra toàn bộ sổ chi tiết của NVL để đối chiếu kiểm tra nên rất dễ nhầm lẫn. Việc đối chiếu kiểm tra số lượng vật tư vào cá xí nghiệp sản xuất còn chưa được thực hiện : khi nhận được vật liệu để tiến hành sản xuất, các xí nghiệp có nhận được một liên của phiếu xuất kho để lưu giữ. Nhưng đến cuối tháng các xí nghiệp lại không nhận đựoc số liệu của phòng kế toán về lượng vật liệu đã xuất vào xí nghiệp mình trong tháng. Như vậy việc lưu giữ phiếu xuất kho sẽ không có tác dụng đối chiếu đồng thời các sai sót” nếu có” sẽ khó phát hiện ® tính sai giá thành của sản phẩm sản xuất ra. Về việc xuất kho vật liệu:Khi cần vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, các xí nghiệp phải lập phiếu xin lĩnh vật tư và phải được sự xét duyệt của người phủ trách vật liêụ thì mới được cấp phiếu xuất kho.Quy định này là rất cần thiết và nó tạo điều kiện kiểm soát chặt chẽ đường vật liệu, tuy nhiên ,trong những trường hợp cấp bách, việc thực hiện theo đúng quy định như thế sẽ mất nhiều thời gian thậm chí làm ngưng trễ việc sản xuất Việc vận chuyển vật liệu và kiểm tra chất lượng của vật liệu tồn kho còn chưa được quan tâm đầy đủ. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL Những hạn chế đựoc nêu ra trên đây tuy không ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác kế toán NVL của công ty, nhưng nếu điều đó được khắc phục thì việc hạch toán NVL sẽ được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Là một sinh viên sau một thời gian thực tập tại công ty, em xin được đóng góp một số ý kiến để khắc phục những hạn chế đó. Hoàn thiện việc hạch toán ở kho và phòng kế toán Để giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trùng lặp giưã thủ kho và phòng kế toán việc ghi chép này có thể đựoc thay đôi laị như sau: ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để phản ánh tình hình biến động của vật tư và cuối ngày sẽ tính ra số tồn kho cảuvật tư để ghi vào thẻ kho. Sau khi sử dụng chứng từ để ghi sổ , thủ kho tiến hành phân loại và giao nhận chứng từ rồi chuyển về phòng kế toán. Phiếu giao nhận chứng từ này sẽ liệt kê các chứng từ mà thủ kho giao cho phòng kế toán. PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP-XUẤT VẬT LIỆU. Tháng 12/2005 Kho: bông stt Số chứng từ Ngày Tên vật tư Số lượng Ký nhận 1. 2. 3. 4. Nhập Xuất Nhập Xuất 01/12 02/12 05/12 6/12 10/12 17/12 20/12 25/12 Bông thô Mỹ II Bông Tây phi Bông Tây phi Bông thô Mỹ II Bông Tây phi Bông Mỹ Bông thô Mỹ II - - 17.423 - - 20.000 15.000 30.619 10.735 - 10.000 5000 - - Cộng ở phòng kế toán :khi nhận được các chứng từ Nhập –Xuất kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ đó rồi ký vào phiếu giao nhận chứng từ .Cuối tháng kế toán lập Báo cáo tổng hợp nhập –xuất –tồn của từng kho .Sau đó đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho của thủ kho ,giữa báo cáo tổng hợp nhập –xuất- tồn với số liệu kế toán tổng hợp ,giữa phiếu giao nhận chứng từ với bảng kê chứng từ nhập –xuất vật liệu Như vậy chứng từ được quản lý chặt chẽ ,đồng thời đảm bảo được sự so sánh ,đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán 2.2 Hoàn thiện cách luân chuyển chứng từ xuất kho vật liệu Đến cuối tháng ,kế toán sẽ chuyển bảng kê chứng từ xuất vật liệu xuống các xí nghiệp ,các xí nghiệp căn cứ vào phiếu xuất kho lưu ở xí nghiệp mình để dối chiếu với bảng này ,Cách luân chuyển chứng từ này tạo điều kiện theo dõi ,đối chiếu 1 cách chính xác và khoa học các nghiệp vụ xuất kho vật liệu giữa các xí nghiệp sản xuất ,phòng vật tư và phòng kế toán.Từ đó ,kế toán NVL ,bộ phận cung tiêu cũng có thể có được thông tin kịp thời để lập kế hoạch mua sắm vật tư ,đáp ứng nhu cầu sản xuất trong kỳ 2.3 Hoàn thiện việc xuất kho vật tư Trong công ty việc xuất vật tư tương đối nhiều ,mặt hàng xuất thay đổi nên vật tư xuất cho các xí nghiệp không cố định theo từng loại .Hơn nữa ,công ty lại sử dụng chứng từ ban đầu là phiếu xuất kho như hiện nay thì phải ghi khá nhiều bởi những chứng từ này chỉ có hiệu lực 1 lần ,mỗi lần xin lĩnh vật tư là 1 phiếu xuất kho mới ,do đó sẽ gây ra hiện tượng lưu giữ rất nhiều phiếu xuất kho sau mỗi năm ,gây khó khăn cho việc hạch toán Để khắc phục tồn tại trên ,bộ phận cung tiêu hoặc phòng kế hoạch nên sử dụng “phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức” .Phiếu này dùng theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất kho 1 lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật tư.Mặt khác làm căn cứ cho việc hạch toán chi phí sản xuất ,tính giá thành sản phẩm ,kiểm tra việc sử dụng vật tư theo hạn mức .Phiếu này áp dụng cho nhiều loại vật tư nên rất phù hợp với đặc điểm ,tính chất công việc sản xuất của công ty Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách bộ phận cung tiêu Thủ kho Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên Đơn vị : Công ty Dệt8/3 Mẫu số:04-VT Địa chỉ : Ban hành kèm theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/195 BTC Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức Ngày tháng năm 200 Bộ phận sử dụng: XN Sợi A Lý do xuất : Sản xuất Sp Xuất tại kho : Bông 1. 2. stt Cộng Bông thô Mỹ II ……….. Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Đvt Hạn mức Ngày 10/12 Số lượng Ngày 20/12 Ngày… 40.619 Cộng 20 858.2 Đơn giá 847 239 225 Thành tiền Phân xưởng xin lĩnh vật tư sau khi được bộ phận kế hoạch ký duyệt vào phiếu thì đem phiếu này xuống kho lĩnh vật tư.Thủ kho ghi tuần tự số thực xuất từng ngày .Sau mỗi lần lĩnh vật tư ,người lĩnh vật tư phải ký xác nhận vào phiếu ,lần lĩnh tiếp theo chỉ việc mang phiếu xuống kho lĩnh mà không cần qua ký duỵêt Cuối kỳ thủ kho thu lại phiếu này để ghi vào sổ kho số thực xuất trong kỳ sau đó mới chuyển về phòng kế toán .Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất),xí nghiệp sử dụng muốn lĩnh thêm vật tư thì phải lập phiếu mới có xác nhận của phòng cung ứng vật tư thì mới được lĩnh tiếp .Làm như vậy sẽ tránh được tình trạng gian lận cá nhân KẾT LUẬN Quản lý kinh doanh có hiệu quả luôn là mục tiêu lâu dài của các DN .Với mỗi DN ,hiệu quả kinh doanh được thể hiện ở nhiều mặt và phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó phải kể đến yếu tố quản lý NVL Việc quản lý ,hạch toán NVL có ý nghĩa quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh bởi hạch toán chính xác chi phí NVL là điều cần thiết để tính đúng ,tính đủ giá thành sản phẩm .Quản lý tốt NVL góp phần hạ thấp chi phí ,từ đó làm giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận ,đồng thời cũng góp phần quản lý tốt 1 bộ phận TSCĐ của Doanh nghiệp Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty dệt 8/3 em thấy kế toán NVL đã được quan tâm thích đáng .Tuy nhiên để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của toàn công ty nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng ,công ty cần tiếp tục phát huy những mặt tích cực ,khắc phục những mặt hạn chế để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.Bên cạnh đó công ty cần chủ động trong viẹc cải tiến công tác kế toán cho phù hợp với điều kiện của mình .Từ đó ngày càng hoàn thiện mình để thích ứng với điều kiện đổi mới ,hoà nhập và củng cố uy tín trên thị trường . Để tìm hiểu và góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL của công ty ,em đã đi sâu nghiên cứu đề tài này và mạnh dạn đóng góp ý kiến 1 số ý kiến của mình với mong muốn giúp công ty ngày càng phát triển vững mạnh .Tuy nhiên do thời gian thực tập có hạn cũng như sự hiểu biết còn nhiều hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót .Vì vậy em rất mong nhận được sự thông cảm ,những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo ,các cô chú –anh chị trong phòng kế toán của công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn nữa ,đồng thời giúp em có những kiến thức và kinh nghiệm sau này Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa kế toán cùng các bác ,các cô chú,anh chị trong công ty dệt 8/3 .Đặc biệt là cô giáo Nguyễn Thu Hà đã tận tình giúp đỡ em để em có thể hoàn thành bài viết này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Kế toán doanh nghiệp theo luật kế toán mới(NXB Thống kê 2003) 2.Hệ thống kế toán Doanh nghiệp 3.Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ kế toán trong các loại hình doanh nghiệp (NXB Thống kê) 4.Chế độ mới về quản lý tài chính doanh nghiệp Nhà nước –Bộ tài chính(Hướng dẫn về kế toán thuế GTGT) 5.Hướng dẫn thực hành sổ kế toán 6.Tạp chí kế toán 7.Giáo trình kế toán doanh nghiệp sản xuất-NXB Tài chính 8.Một số chuyên đề tốt nghiệp khoá trước NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….