Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty sản xuất, xuất nhập khẩu Việt An

thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho thủ kho chuyển hoá đơn GTGT lên phòng kế toán để kế toán doanh thu làm cơ sở nhập liệu vào máy. Ví dụ hoá đơn GTGT. Biểu 3 Mẫu số: 01 GTGT - 3LL AD/2003 B Hoá đơn GTGT N0: 043151 Liên 3: Nội bộ Ngày 25 tháng 02 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An Địa chỉ: Số 1- Đặng Tiến Đông - Đống Đa - Hà Nội Điện Thoại: Số TK: Mã số thuế: 0100109762-1 Họ tên người mua hàng: H.S APPAREL CO, LTD Tên đơn vị: H.S APPAREL CO, LTD Địa chỉ: 237 - Đường Lạc Long Quân - Quận 5 - TPHCM Số TàI KHOảN Hình thức thanh toán: 1311 MS: 348532747 STT Tên hàng hóa dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền MU7063 của HS 5 700.000 5 858 33 345 000 Cộng tiền hàng: 33 345 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3 334 500 Tổng cộng tiền thanh toán: 36 679 500 Số tiền viết bằng chữ: ba mươi sáu triệu sáu trăm bảy chín nghìn năm trăm đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) *Kế toán chi tiết thành phẩm ở công ty được thực hiện như sau. Kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp ghi thẻ song song theo kế toán máy. Chứng từ nhập, chứng từ xuất Thẻ kho Kho dữ liệu tổng hợp Thẻ, sổ chi tiết thành phẩm Báo cáo N-X-T TP Báo cáo tổng hợp Phòng kế toán và Máy tự động xử lý thủ kho thực hiện ở kho: Thủ kho mở thẻ kho cho từng loại thành phẩm và cho từng kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, hàng ngày thủ kho ghi vào thẻ kho tình hình nhập xuất tồn TP theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng TP tồn kho của từng loại TP trên thẻ kho. Ví dụ thẻ kho: Biểu 4 Đơn vị: Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An Tên kho: TP01 Thẻ kho Năm 2004 Người lập thẻ kho: Chú Văn Tờ số: 140 Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm: Nhập kho mã MU 7063 của HS. Đơn vị tính: chiếc Mã số: TP140 STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán N S Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu kỳ 0 2 02/2 PN 22/2 Nhập kho mã MU 7063 của HS 13.000 3 03/2 PN 23/2 Nhập kho mã MU 7063 của HS 5700.000 4 04/2 PN 26/2 Nhập kho mã MU 7063 của HS 49.000 5 25/2 HD43159 Xuất mẫu áo may mặc gia công 13.000 6 25/2 HD43151 Xuất gia công may mặc hàng HS = 2137,5$*15600 5700.000 7 25/2 HD43160 Xuất kho áo mẫu cho HS mã 7063=18.375 49.000 Cộng Tồn cuối kỳ 5762.000 5762.000 0 ở phòng kế toán: Hàng ngày, nhân viên phòng kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và nhận chứng từ về phòng kế toán. Trên cơ sở chừng từ nhập, xuất đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ kế toán tiến hành phân loại chứng từ Nhập, Xuất riêng cho từng kho để nhập dữ liệu vào máy. - Phiếu nhập kho thành phẩm: Căn cứ vào ví dụ về phiếu nhập kho TP do uỷ thác gia công ở trên, kế toán TP tiến hành nhập liệu như sau: Từ màn hình nhập liệu vào menu "Kế toán hàng tồn kho", sau đó chọn loại chứng từ "Phiếu nhập kho", lúc này hiện lên một màn hình nhập liệu, kế toán thành phẩm ấn vào nút "Mới" trên màn hình nhập liệu để tiến hành nhập các dữ liệu cần thiết. Trong đó: - Mã chứng từ: Phiếu nhập kho VND chọn trong danh mục bằng phím Enter. - Ngày ctừ: nhập ngày ghi trên phiếu nhập kho. - Số: nhập số của phiếu nhập kho. - Mã khách: chọn trong danh mục bằng cách ấn phím Enter. - Diễn giải: ghi lý do nhập kho TP - Mã kho: Chọn mã kho TP trong danh mục bằng cách ấn phím Enter. - Mã vật tư: Nếu mã vật tư đã có trong danh mục thì chọn bằng cách ấn phím Enter. Nếu chưa có trong danh mục thì nhập thêm vào hệ thống danh mục TP và chọn. - Số lượng: nhập số lượng ghi trên phiếu nhập kho. - Giá VND: do nhập kho TP từ sản xuất nên cuối tháng mới tính được giá thành của TP nhập kho vì vậy trong quá trình nhập liệu bỏ qua ô giá VND. - Thành tiền: bỏ qua. - TK có: nhập số hiệu TK Có. - TK nợ: Nhập số liệu TK Nợ. - Sau khi nhập xong các dữ liệu cần thiết ấn nút "Lưu" để lưu các dữ liệu vừa nhập. Nếu như trong phiếu nhập kho TP có nhiều mã hàng khác nhau thì sau khi nhập xong một mã hàng, ấn nút “Lưu”, lúc này nút “Tiếp” trên màn hình nhập liệu hiện sáng. ấn vào nút “Tiếp” để tiếp tục nhập liệu các mã hàng còn lại. Nếu muốn sửa lại các dữ liệu vừa nhập ấn vào nút “ Sửa” trên màn hình nhập liệu. Sau đó ấn nút “Lưu”. Đối với phiếu nhập kho thành phẩm do Công ty thuê ngoài ra công, kế toán vẫn chọn màn hình nhập liệu “Phiếu nhập kho” và tiến hành nhập liệu tương tự như với phiếu nhập kho TP do Công ty sản xuất gia công. - Nhập dữ liệu liên quan đến xuất kho TP: do ở công ty sử dụng hoá đơn GTGT để xuất kho TP nên chứng từ xuất TP ở đây chính là hoá đơn GTGT. Căn cứ vào hoá đơn GTGT ở trên, kế toán doanh thu tiến hành nhập liệu vào máy (Trình bày ở phần kế toán doanh thu). Đó là quá trình nhập liệu các chứng từ nhập, xuất kho TP do kế toán TP, tiêu thụ TP thực hiện trong tháng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, sau khi thực hiện khoá sổ tổng hợp máy tự động kết chuyển số lượng thành phẩm xuất bán từ bên kế toán tiêu thụ sang bên kế toán thành phẩm. Kế toán thành phẩm in ra sổ chi tiết của từng TP, Báo cáo nhập xuất tồn TP cho từng kho. Cuối tháng, so sánh số liệu tồn đầu kì, nhập trong kỳ, tồn cuối kì của từng mặt hàng trên báo cáo N - X - T với số liệu trên thẻ kho của thủ kho phải trùng hợp. Ví dụ Sổ chi tiết TP theo biểu 5 Ví dụ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn TP theo biểu 6 2.2.1.4 Tổ chức kế toán tổng hợp TP. Song song với công tác hạch toán chi tiết TP, kế toán tổng hợp TP là công việc không thể thiếu được trong công tác quản lý TP. Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các TK kế toán và các sổ kế toán để phản ánh kiểm tra giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Do đặc điểm TP của công ty đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau, do đó để thuận tiện cho việc hạch toán nhập xuất thành phẩm công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. *TK sử dụng: TK154, TK155, TK111, TK112, TK 331... * Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về TP ở Công ty SX XNK Việt An. TK154,111,112,331 TK155 TK632 Nhập kho TP từ SX, từ thuê Xuất kho TP để bán, để các đơn vị khác gia công trả hàng gia công * Các sổ kế toán liên quan đến Phần hành kế toán thành phẩm của Công ty bao gồm: Sổ chi tiết TK 155, Sổ chi tiết tài khoản 632, Chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 155, Sổ cái TK 632. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất TP, kế toán tiến hành nhập các dữ liệu vào máy, từ tệp dữ liệu trong máy chương trình sẽ tự lập các sổ chi tiết các TK 155, TK 632, chứng từ ghi sổ và lên sổ cái TK 155, TK 632. Sổ chi tiết TK 155, TK 632 liệt kê tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo từng chứng từ riêng biệt. Cuối kỳ, sau khi thực hiện lệnh khoá sổ kế toán tổng hợp máy sẽ tự động kết chuyển trị giá hàng xuất bán bên có TK155 sang nợ TK632. Ngay sau khi có bút toán kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm sang TK632 máy sẽ tự động kết chuyển từ bên Nợ TK 632 sang bên Có TK911 để xác định kết quả kinh doanh. Mẫu sổ chi tiết TK 155 theo biểu 7 Mẫu chứng từ ghi sổ TK 155 theo biểu 8 Mẫu sổ cái TK 155 theo biểu 9 Mẫu sổ chi tiết TK 632 theo biểu 10 Mẫu chứng từ ghi sổ TK 632 theo biểu 11 Mẫu sổ cái TK 632 theo biểu 12 2.2.2 Kế toán tiêu thụ thành phẩm. 2.2.2.1. Phương thức tiêu thụ thành phẩm. Phương thức tiêu thụ TP chính ở công ty là ký kết các hợp đồng nhận gia công, các đơn đặt hàng cho các đơn vị trong và ngoài nước. ở Công ty sản xuất XNK Việt An có rất nhiều đơn vị khách hàng, do vậy để thuận tiện cho việc quản lý nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khi sử dụng phần mềm kế toán FAST, Công ty đã tiến hành mã hoá các đơn vị khách hàng. Việc mã hoá được sử dụng ngay từ đầu khi sử dụng phần mềm kế toán, Các đơn vị khách hàng của Công ty được mã hoá như sau: Tên khách hàng Mã khách hàng Công ty H.S APPAREL CO, LTD KH05 Công ty SXTM và DV Hoàng Linh KH09 Điện lực Đống Đa KH20 Xí nghiệp kinh doanh nước sạch Đống Đa KH22 Công ty may I Hải Dương KH26 Công ty may Chiến Thắng KH29 Công ty vận tải Thành Hưng KH37 Công ty TNHH Minh Trí KH57 Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh KH58 Công ty STARISE + KYUNG SEUNG KH60 ... ... Các phương thức thanh toán được áp dụng ở công ty: - Đối với khách hàng mới đến đặt hàng, phương thức thanh toán mà công ty áp dụng là trả ngay bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản. - Đối với khách hàng quen thuộc, có uy tín mua hàng với khối lượng lớn, công ty cho phép thanh toán theo phương thức trả chậm. - Đối với khách hàng là người nước ngoài đặt hàng hoặc thuê gia công thì hình thức thanh toán chủ yếu là bằng Uỷ nhiệm chi hoặc bằng L/C. Với hình thức thanh toán bằng L/C: khách hàng mở L/C kí quỹ ngân hàng bên mua, yêu cầu ngân hàng này trả tiền cho công ty khi công ty nộp đầy đủ bộ chứng từ phù hợp với quy định ghi trong L/C. Sau khi kiểm tra nội dung L/C công ty giao hàng, lập chứng từ thanh toán nhờ ngân hàng chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng bên mua để ngân hàng bên mua trả tiền và giao chứng từ cho người mua để người mua nhận hàng. - Ngoài ra còn một số khách hàng ứng tiền trước: Trường hợp này khách hàng sẽ ứng trước một số tiền cho công ty để đặt mua theo đơn đặt hàng hoặc ứng trước tiền thuê gia công. Những phương thức bán hàng và phương thức thanh toán có ảnh hưởng, tác động không nhỏ đến tổ chức công tác kế toán DTBH ở Công ty. Tổ chức tốt công tác tiêu thụ TP sẽ tạo cơ sở để tăng doanh thu bán hàng, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận cho Công ty. Đó chính là mục tiêu cuối cùng của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy kế toán DTBH phải quan tâm đến công tác tổ chức tiêu thụ TP nhằm đạt được tối đa mục tiêu đó. 2.2.2.2 Kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Công ty. * Tài khoản, chứng từ sử dụng và cách thức mã hoá. - Tài khoản sử dụng và cách mã hoá: + TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm. Tài khoản này được mở chi tiết cho các Phân xưởng: 51121 - Doanh thu bán TP xưởng may 1 51122 - Doanh thu bán TP xưởng may 2 + TK 131 - Phải thu của khách hàng. Để theo dõi công nợ của khách hàng, tài khoản này được mở chi tiết cho từng loại khách hàng: Cụ thể: 1311 - Phải thu của khách hàng may mặc 1312 - Phải thu của khách hàng bất động sản. Đối với từng loại khách hàng Công ty còn mở sổ chi tiết theo dõi đến từng khách hàng. + TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Để theo dõi các khoản thuế GTGT của TP bán ra phải nộp, tài khoản này được mở chi tiết: 33311 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu Ngoài ra công ty còn sử dụng một số tài khoản khác như: + TK 632 - Giá vốn hàng xuất bán. + TK 111 - Tiền mặt. + TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Hiện nay ở Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An chưa có hình thức chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại nào cho khách hàng. Do vậy kế toán không mở sổ theo dõi các tài khoản trên. * Sơ đồ kế toán tiêu thụ thành phẩm ở Công ty TK 511 TK 111,112,131 Doanh thu bán SP TK 3331 Thuế GTGT phải nộp * Quy trình nhập liệu một số nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm chủ yếu trên máy tính. Khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán tập hợp phân loại theo từng nơi phát sinh nghiệp vụ ở Phân xưởng 1, ở Phân xưởng 2 và tiến hành nhập liệu. - Trường hợp bán thành phẩm theo phương pháp trả chậm, theo ví dụ Hóa đơn GTGT ở trên, kế toán TTTP tiến hành nhập liệu như sau: Từ màn hình nhập liệu vào menu " Bán hàng", chọn loại chứng từ "Hoá đơn bán hàng", lúc này trên máy hiện ra một màn hình nhập liệu, ấn vào nút "Mới" để tiến hành nhập liệu. Trong đó: - Mã chứng từ: Bán hàng thu tiền VNĐ, chọn trong danh mục bằng cách dùng phím Enter. - Ngày: nhập ngày ghi trên hoá đơn GTGT. - Số: nhập số hoá đơn GTGT. - Mã khách: ấn Enter để chọn trong danh mục mã khách hàng, nếu khách hàng không có trong danh mục khách hàng thì tiến hành nhập mã khách hàng vào trong danh mục, sau đó chọn mã khách. - Địa chỉ: Khi chọn mã khách địa chỉ của khách có trong danh mục. - Diễn giải: ghi diễn giải của nghiệp vụ bán hàng. - Mã kho: Chọn mã kho trong danh mục bằng cách dùng phím Enter. - Mã vật tư: Chọn mã vật tư trong danh mục, nếu không có trong danh mục vật tư thì tiến hành nhập mã vật tư vào trong danh mục, sau đó chọn mã vật tư - Số lượng: nhập số lượng hàng xuất bán ghi trên hoá đơn GTGT. - Giá vốn VNĐ: nếu xuất hàng theo giá đích danh thì nhập giá đích danh, nếu theo giá TB thì cuối tháng máy tự tính. - Giá bán VNĐ: nhập giá bán TP ghi trên hoá đơn GTGT. - Thành tiền: máy tự tính. - TK nợ: Nhập số hiệu TK Nợ. - TK có: Nhập số hiệu TK Có. - Ts GTGT: Nhập thuế suất thuế GTGT: 10 - Thuế: máy tự tính - TK nợ: Nhập số hiệu TK Nợ. - TK có: Nhập số hiệu TK Có. Sau khi tiến hành nhập liệu xong, kế toán nhập liệu ấn nút" Lưu" để lưu lại các dữ liệu cần nhập. Đối với trường hợp bán hàng thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng quy trình nhập liệu tương tự như bán hàng trả chậm. * Xử lý trùng lặp: khi bán hàng thu tiền ngay hoặc bán hàng thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng, sẽ có các chứng từ gốc sau: + Hoá đơn GTGT. + Giấy báo có của ngân hàng hoặc phiếu thu tiền mặt. Như vậy nếu hạch toán bình thường thì cả kế toán vốn bằng tiền và kế toán tiêu thụ TP đều nhập liệu hai chứng từ gốc trên với nội dung kinh tế giống nhau vào máy, như vậy xảy ra hiện tượng trùng lặp nghiệp vụ. Việc khử trùng sẽ do chương trình xử lý. Hoá đơn bán hàng sẽ được chương trình dùng để quản lý các mặt hàng, lên báo cáo thuế GTGT, còn Phiếu thu sẽ dùng để hạch toán kế toán. Sau khi tiến hành nhập liệu hoá đơn GTGT, số lượng hàng xuất bán trong kì trên hoá đơn GTGT của từng mặt hàng sẽ được máy tính kết chyển sang phần xuất trong kỳ, sổ chi tiết TP, báo cáo nhập xuất tồn, đồng thời các dữ liệu trên hoá đơn GTGT cũng là cơ sở để máy tính ghi vào sổ chi tiết TK 511, chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 511... Đối với TK 131, Công ty mở sổ chi tiết theo dõi đến từng đơn vị khách hàng. Ví dụ sổ chi tiết TK 131 Biểu 13 Tổng công ty hồ tây Công ty sản xuất XNK việt - an Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 1311 - Phải thu của khách hàng may mặc Khách hàng: H.S APPRENL CO, LTD (KH05) Từ ngày: 01/02/2004 đến ngày: 28/02/2004 Dư nợ đầu kỳ: 75 682 819 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Nợ PS Có 15/02 UNC 56 Trả tiền gia công 11221 78 500 000 19/02 PC 637 Chi phí sai hàng HS 1111 150 000 23/02 UNC 08 Trả tiền gia công 11221 31 256 000 25/02 HD 043151 Xuất gia công quần áo dệt kim mã 3335040322 5112 73 981 400 25/02 HD 043160 Xuất kho áo mẫu cho HS mã 7063=18,375 5112 286 572 25/02 HD 043161 Xuất gia công may mặc hàng HS=2137,5$*15600 5112 33 345 000 Tổng phát sinh nợ : 107 763 012 Tổng phát sinh có : 109 756 000 Dư nợ cuối kì : 73 689 831 Ngày 28 tháng 02 năm 2004 Người lập biểu (Ký, họ tên) Cuối tháng sau khi thực hiện bút toán kết chuyển máy sẽ tự động kết chuyển bên Nợ TK 511 sang bên Có TK 911 và lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra. Sổ chi tiết TK 511 theo biểu 14 Chứng từ ghi sổ theo biểu 15 Sổ cái TK 511 theo biểu 16 Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra theo biểu 17. 2.2.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.2.3.1. Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng của Công ty gồm các chi phí sau: Chi phí vật liệu, bao bì để đóng gói TP; chi phí công cụ, dụng cụ; chi phí khấu hao TSCĐ; phí và lệ phí; chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí vận chuyển, bốc vác, chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí thuê kho, phí ngân hàng, phí hoa hồng uỷ thác, điện, nước, điện thoại, xăng xe; chi phí bằng tiền khác: chi phí giao dịch tiếp khách, chi phí tuyên truyền quảng cáo, phí uỷ thác, giao xuất hàng, chi bằng tiền khác. Chi phí bán hàng được tập hợp hàng tháng chung cho tất cả các loại sản phẩm, do kế toán vốn bằng tiền, và thanh toán tính toán và theo dõi. Cuối kỳ, khi thực hiện bút toán kết chuyển máy tự tổng hợp và kết chuyển vào TK 911. Công ty sử dụng TK 641 - chi phí bán hàng, để theo dõi chi phí bán hàng. TK 641 được mở chi tiết: TK 6411: Chi phí giao nhận. TK 6412 : Chi phí vật liệu, bao bì. TK 6413 : Chi phí công cụ, dụng cụ. TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6415 : Phí, lệ phí. TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác bằng tiền. * Trình tự kế toán CFBH ở Công ty được khái quát qua sơ đồ 09 * Chứng từ sử dụng: Để hạch toán CFBH kế toán sử dụng các chứng từ: Phiếu chi, UNC, hoá đơn giá trị gia tăng, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ khấu hao... * Quy trình nhập liệu: Căn cứ vào phiếu chi số 58 ngày 25/02/2004 với số tiền 931 700 (trong đó đã bao gồm 10% thuế GTGT), nội dung chi là chi phí xuất hàng MU 7063 của HS do Công ty Vận tải Thành Hưng thực hiện. Kế toán tiến hành nhập liệu như sau. Kế toán vốn bằng tiền vào menu "Tiền mặt" trên hệ thống sau đó chọn "Phiếu chi " và tiến hành nhập những dữ liệu cần thiết: Máy hiện ra: màn hình nhập liệu như sau: ấn vào nút "Mới" để tiến hành nhập các dữ liệu cần thiết. Trong đó : - Mã ctừ: Phiếu chi tiền mặt VND chọn trong danh mục bằng phím Enter. - Ngày: nhập ngày ghi trên phiếu chi. - Số: nhập số của chứng từ trên phiếu chi. - Người nhận tiền: Nhập tên người nhận tiền trên phiếu chi. - Mã khách : chọn trong danh mục bằng cách ấn phím Enter, nếu chưa có mã khách trong danh mục thì nhập mã khách vào danh mục sau đó chọn. - Ngày HĐ gốc: Nhập ngày ghi trên hoá đơn gốc. - Số HĐ gốc: Nhập số hoá đơn gốc - Diễn giải: Nêu lý do của việc lập phiếu chi. - TK Nợ : Nhập số hiệu của TK Nợ. - TK Có: máy tự mạc định là: TK 1111 - Tiền VND: nhập số tiền chưa có thuế GTGT. Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết như trên, kế toán ấn nút ‘Lưu’, trên màn hình nhập liệu lúc này nút ‘Tiếp’ hiện sáng, ấn vào nút ‘Tiếp’ để nhập tiếp số thuế GTGT được khấu trừ : - TK Nợ : Nhập số hiệu TK 1331 - Tiền VND : nhập số tiền thuế GTGT. Sau khi nhập song các dữ liệu trên kế toán ấn nút ‘Lưu’ để lưu lại các dữ liệu cần nhập. * Để kế toán tổng hợp chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ chi tiết tài khoản 641, chứng từ ghi sổ, sổ cái TK641. Mẫu sổ chi tiết tài khoản 641 xem biểu 18 Mẫu chứng từ ghi sổ theo biểu 19 Mẫu sổ cái tài khoản 641 theo 20 2.2.3.2. Kế toán chi phí quản lý DN . Chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty bao gồm: chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý; chi phí vật liệu quản lý; chi phí dụng cụ văn phòng; chi phí khấu hao; thuế, lệ phí: thuế môn bài, thu trên vốn, phí quota và một số lệ phí, thuế đất; chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại, dịch mua mua ngoài khác; chi phí bằng tiền khác: chi phí giao dịch tiếp khách, hội họp, chi phí tuyên truyền quảng cáo đào tạo, chi bằng tiền khác, quản lý tổng công ty. *Tài khoản sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý DN. Tài khoản này được mở chi tiết như sau: TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423 : Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 : Thuế, lệ phí. TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác. Chi phí quản lý của công ty cũng được tập hợp theo từng tháng do kế toán vốn bằng tiền và thanh toán tính toán và theo dõi. * Trình tự kế toán CFQLDN ở Công ty được thể hiện qua sơ đồ 10. * Chứng từ sử dụng: Để hạch toán CFQLDN công ty sử dụng các loại chứng từ đó là: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ khấu hao ... * Quy trình nhập liệu: Ví dụ ngày 28/02/2004 kế toán vốn bằng tiền nhận được UNC số 65 ngày 28/02/2004 nội dung chi : trả tiền nước tháng 1/2004, với số tiền 563 805 (trong đó đã bao gồm 10% thuế GTGT ). Kế toán vốn bằng tiền tiến hành nhập liệu như sau : Trên menu hệ thống vào phần ‘Ngân hàng’ sau đó chọn ‘Chứng từ ngân hàng’ để nhập các dữ liệu cần thiết. Lúc này hiện lên một màn hình nhập liệu, ấn vào nút ‘Mới’ để nhập các dữ liệu cần thiết. Trong đó: - Mã chứng từ: Chọn trong danh mục bằng cách ấn phím Enter: BN1 – Giấy báo Nợ VND. - Ngày: nhập ngày ghi trên giấy UNC. - Số: nhập số UNC. - Mã khách: chọn trong danh mục bằng cách ấn phím Enter. - Ngày HĐ gốc: Nhập ngày ghi trên hoá đơn gốc. - Số HĐ gốc: Nhập số HĐ gốc. - Diễn giải: Ghi lý do lập phiếu UNC. - TK Nợ : Nhập số hiệu của TK Nợ. - TK Có: Nhập số hiệu của TK Có. - Tiền VND: nhập số tiền chưa có thuế GTGT. Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết như trên, kế toán ấn nút ‘Lưu’, trên màn hình nhập liệu lúc này nút ‘Tiếp’ hiện sáng, ấn vào nút ‘Tiếp’ để nhập tiếp số thuế GTGT được khấu trừ: - TK Nợ : Nhập số hiệu TK 1331 - Tiền VND : nhập số tiền thuế GTGT. Sau khi nhập song các dữ liệu trên kế toán ấn nút ‘Lưu’ để lưu lại các dữ liệu cần nhập. * Để kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng sổ chi tiết tài khoản 642, chứng từ ghi sổ, sổ cái TK642. Mẫu sổ chi tiết tài khoản 642 xem biểu 21 Mẫu chứng từ ghi sổ theo biểu 22 Mẫu sổ cái tài khoản 642 theo biểu 23 Cuối tháng, quý, năm khi thực hiện khoá sổ kế toán tổng hợp, và thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, máy sẽ tự động kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được tính vào chi phí trong kỳ sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh. 2.2.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh. * Quy trình nhập liệu: Cuối tháng, kế toán tập hợp tất cả các chi phí kết chuyển sang bên Nợ TK 911, tập hợp tất cả các doanh thu kết chuyển sang bên có TK 911, sau đó cân đối giữa bên Nợ và Có của TK 911 để chuyển sang TK 4212: Xác định lãi, lỗ. Với các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trên máy thực hiện làm 2 phần: Phần 1: Vào ‘Tổng hợp’ trên menu hệ thống sau đó chọn ‘Danh mục kết chuyển’, ấn F4 để khai báo tên bút toán và các TK Nợ, Có. Phần 2: Vào phần ‘Tổng hợp’ trên menu hệ thống, sau đó chọn ‘Kết chuyển’ lúc này hiện lên một màn hình kết chuyển: Dùng phím ‘Cách’ để đánh dấu các bút toán cần kết chuyển. Sau khi đánh dấu xong ấn ‘F10’ lúc này hiện lên một hộp thoại hỏi: ấn phím “Nhận” máy sẽ tự động kết chuyển theo chương trình để xác định kết quả kinh doanh. Để kế toán tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh kế toán sử dụng sổ cái TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. Sổ cái TK 911 theo biểu 24 tổng công ty hồ tây Công ty sản xuất XNK việt – an Ban hành theo QĐ số 167/2000//QĐ-BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ Tài Chính Sổ cái tài khoản Tài khoản: 911 - Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày: 01/02/2004 đến ngày: 28/02/2004 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số PS Nợ PS Có 28/02/04 87 Giá vốn hàng bán thành phẩm 632 637 795 836 28/02/04 87 Chi phí bán hàng 641 89 425 233 28/02/04 87 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 136 649 918 28/02/04 70 Doanh thu bán thành phẩm 5112 879 192 279 28/02/04 70 Doanh thu hoạt động bất động sản 5113 14 772 727 28/02/04 86 Doanh thu hoạt động khác 711 485 000 28/02/04 87 Lãi 4212 30 579 019 Tổng phát sinh nợ: 894 450 006 Tổng phát sinh có: 894 450 006 Dư nợ cuối kì : 0 Lập, ngày 28 tháng 2 năm 2004 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán KTTP - TTTP và XĐKQKD ở Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An. 3.1 Những nhận xét, đánh giá về tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán TP, TTTP, XĐKQKD nói riêng ở Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An. 3.1.1 Ưu điểm: Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An là một DN nhà nước chuyên sản xuất gia công hàng may mặc. Trong những năm qua mặc dù gặp nhiều khó khăn từ lúc bắt đầu thành lập nhưng Công ty đã cố gắng hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của cấp trên giao cho. TP của Công ty sản xuất ra đã đáp ứng được yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại... Công ty đã và đang khẳng định vị thế, uy tín của mình trên thị trường. Nền kinh tế đang chuyển mình từ nền kinh tế tập trung, quan liêu, bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước. Là một DN nhà nước, Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An chịu ảnh hưởng trực tiếp và sâu sắc nhất trong sự thay đổi cơ chế. Trong nền kinh tế thị trường như ở nước ta hiện nay thì nhu cầu sản phẩm may mặc ngày càng đa dạng cả về số lượng, chất lượng chủng loại. Nhận thức được điều đó, Công ty luôn tìm ra được hướng đi đúng, thích ứng với những thay đổi của thị trường và hoà chung với nhip sống sôi động của nền kinh tế thời mở cửa. Cơ chế thị trường mở ra đã khiến cho không ít doanh nghiệp phải "điêu đứng" thậm chí giải thể, nhưng ngược lại trong những năm qua Công ty đã không ngừng phát triển, sản lượng tăng lên, mức nộp Ngân sách cũng tăng, Công ty đã giải quyết được việc làm và tạo thu nhập cho cán bộ công nhân viên. Đạt được những thành tích đó là thành quả của sự nỗ lực, cố gắng không ngừng của ban lãnh đạo Công ty nói riêng và toàn thể công nhân viên trong Công ty nói chung. Cơ chế thị trường rất nghiêm khắc, nhận thức được điều đó Công ty luôn chủ động tìm nguồn để đầu tư sản xuất, đồng thời cũng luôn tìm thị trường để tiêu thụ sản phẩm của mình. Ban lãnh đạo Công ty cũng hiểu được rằng, để Công ty tồn tại và phát triển được thì sản phẩm sản xuất ra phải tiêu thụ được tức là phải được người tiêu dùng chấp nhận, cho nên Công ty luôn cố gắng tìm mọi biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm. Là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ phận kế toán nói chung và KTTP - TTTP và XĐKQKD nói riêng đã được Công ty quan tâm, hiện đại hoá, nâng cao trình độ nhờ đó đã đáp ứng khá tốt những yêu cầu của quản lý đặt ra. Điều đó được thể hiện trên các mặt: * Công tác tổ chức bộ máy kế toán. Hiện nay phòng kế toán của Công ty có 6 người, trong đó khối lượng công việc của mỗi người không ít nhưng với sự sắp xếp phối hợp hài hoà và tinh thần trách nhiệm cao nên công việc kế toán diễn ra thuận lợi. Việc lựa chọn hình thức kế toán tập trung là phù hợp với đặc điểm và qui mô sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc phân công các nhân viên đảm nhận phần hành kế toán là dựa vào năng lực chuyên môn của mỗi người nên bộ máy kế toán của Công ty hoạt động rất có hiệu quả. Các nhân viên thống kê ở các bộ phận sản xuất, phòng ban đã có sự phối hợp hài hoà, nhiệt tình, trách nhiệm nên công việc của phòng kế toán diễn ra thuận lợi. Việc lựa chọn hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ với các sổ chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tổng hợp về thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm đã đáp ứng được cơ bản những yêu cầu của quản lý đặt ra và phù hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán. Hệ thống sổ sách khá hoàn chỉnh theo đúng chế độ kế toán ban hành. * Việc mã hoá, vận dụng hệ thống TK kế toán. Công ty đã thực hiện mã hoá cho tất cả các loại thành phẩm, việc mã hoá này giúp cho công việc kế toán được nhanh, thông tin cập nhật, không bị trùng lặp. Việc mở chi tiết cho hệ thống tài khoản sử dụng ở Công ty hiện nay đã đáp ứng được phần nào yêu cầu kế toán quản trị. Tài khoản cho kế toán tổng hợp và chi tiết thành phẩm cho phép theo dõi sự biến động của thành phẩm ở từng nơi, các tài khoản phản ánh doanh thu cho phép theo dõi doanh thu của từng loại hoạt động trong DN. Để thấy rõ hơn ưu điểm trong việc tổ chức công tác kế toán TP, TTTP và XĐKQTT, ta đi sâu vào từng phần hành cụ thể trong công tác kế toán này: * Về hạch toán TP tồn kho: Thành phẩm của Công ty được quản lý chặt chẽ trên tất cả các mặt về số lượng, chất lượng, giá trị ở từng địa điểm phát sinh, ở từng điểm quản lý trong suốt quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nhờ đó mà sản phẩm của Công ty có chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu của thị trường, nâng cao uy tín của Công ty với bạn hàng. ở Công ty việc hạch toán TP nhập kho theo giá thành sản xuất thực tế, hạch toán TP xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cố định thực hiện vào cuối tháng trên máy vi tính là hoàn toàn phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty, phù hợp với chuẩn mực kế toán ban hành. Các chứng từ được sử dụng để hạch toán TP là: Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT ... là phù hợp với mẫu quy định hiện hành. Qua kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ nói trên đều đảm bảo ghi đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo đúng thời gian, địa điểm, có chữ ký đầy đủ của các bộ phận cần thiết. Việc lập và luân chuyển chứng từ khá hợp lý, giữa các phòng ban có sự kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn chỉnh chứng từ, nhờ đó mà tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi kiểm tra lẫn nhau giữa các bộ phận, hạn chế việc thất thoát thành phẩm. Các phiếu nhập kho TP, hoá đơn GTGT đều được phân loại và quản lý riêng theo từng địa điểm phát sinh nhờ đó mà việc theo dõi sự biến động của TP được thuận lợi, kịp thời. Việc kế toán chi tiết TP theo phương pháp ghi thẻ song song được áp dụng ở Công ty rất thích hợp vì việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu và máy sẽ hạn chế được những nhược điểm của phương pháp này là sự ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa kho và phòng kế toán. Kế toán tổng hợp TP ở Công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên đã giúp cho việc quản lý TP với số lượng, chủng loại lớn được diễn ra thuận lợi. Sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp TP tương đối đầy đủ. * Kế toán TTTP và XĐKQKD Kế toán TTTP và XĐKQKD ở Công ty nhìn chung đã phản ánh trung thực số liệu, sổ sách rõ ràng, hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán TTTP và XĐKQKD phát sinh trong kỳ hạch toán, đảm bảo cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của công ty, mang lại hiệu quả kinh tế. Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ sách chứng từ trong quá trình TTTP là tương đối hợp lý, trên cơ sở đảm bảo những nguyên tắc kế toán của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của Công ty. Đối với CFBH và CFQLDN ở Công ty đã hạch toán chi tiết, rõ ràng, chính xác các khoản CFBH, CFQLDN phát sinh trong kỳ, tạo cơ sở xác định trung thực, cụ thể kết quả của từng hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ đó giúp ban lãnh đạo, những nhà quản lý trong Công ty đánh giá được đúng đắn tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong kỳ hạch toán. 3.1.2 Nhược điểm. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, kế toán TP, TTTP và XĐKQKD ở công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế thiếu sót sau: * Về kế toán TTTP: - Khi tiêu thụ TP theo hoá đơn GTGT số HD 043163 với nội dung: Xuất bán áo dệt kim mã 86371 - 0323 cho công ty TNHH sản xuất và thương maị Tuấn Linh vào ngày 26/02/2004, Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An đã viết hoá đơn GTGT và nhận tiền hàng ứng trước của khách hàng, công ty chưa giao hàng cho khách hàng, nhưng kế toán TTTP đã hạch toán và nhập liệu hoá đơn GTGT trên vào máy vi tính như sau: Nợ TK 1311(Công ty TNHH SX và TM Tuấn Linh) 53 061 638 Có TK 5112: 48 237 853 Có TK 3331: 4 823 785 Việc chưa chuyển giao TP cho khách hàng mà đã ghi nhận doanh thu như trên là đã vi phạm nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng theo chuẩn mực số 14. - Công ty có một số Kiốt cho thuê, trong quá trình ghi nhận doanh thu đối với hoạt động cho thuê bất động sản, chuẩn mực số 14 quy định: doanh thu hoạt động cho thuê bất động sản phải được ghi nhận là doanh thu hoạt động tài chính, nhưng ở Công ty vẫn ghi nhận là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 1312: 16 250 000 Có TK 511: 14 772 727 Có TK 3331 : 1 477 273 Việc hạch toán như trên là sai so với quy định của chuẩn mực. - Trong các phương thức tiêu thụ thành phẩm, ở công ty chưa có một hình thức cụ thể nào nhằm động viên, khuyến khích khách hàng thanh toán sớm tiền hàng hoặc mua hàng của công ty với khối lượng lớn. Từ đó có thể dẫn đến hiện tượng ứ đọng vốn, gây khó khăn trong việc tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh và tái sản xuất mở rộng trong kì tiếp theo. - Việc theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng trên máy mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin nguội, có nghĩa là chỉ cho biết tên khách hàng, tổng số nợ trên sổ cái và sổ chi tiết TK131, mà không biết được những thông tin về khả năng thanh toán, tình hình tài chính của khách hàng, thời hạn trả nợ. * Về kế toán CFBH và CFQLDN: - Trong quá trình hạch toán CFBH và CFQLDN, kế toán vẫn còn sai phạm như: Chi phí xăng dầu cho việc vận chuyển hàng bán kế toán phải hạch toán vào CFBH, nhưng thực tế ở công ty chi phí xăng dầu chung cho cả công tác quản lý và công tác bán hàng đều không hạch toán riêng mà kế toán ghi nhận cả vào CFQLDN. - Khoản thu lãi từ tiền gửi ngân hàng, theo giấy báo có số 69 ngày 23/02/2004 kế toán hạch toán giảm CFQLDN như sau: Nợ TK 1121: 294 490 Có TK 642: 294 490 Việc hạch toán trên là không đúng với chuẩn mực số 14. - Trong việc hạch toán CFBH và CFQLDN đối với những chi phí dịch vụ mua ngoài, kế toán cần chú ý tới hoá đơn chứng từ đặc thù để hạch toán chính xác chi phí và thuế GTGT, ví dụ như cước phí chuyển phát nhanh. VD: Căn cứ biên lai của bưu điện, cước phí chuyển phát nhanh giấy tờ giao dịch và mẫu hàng của công ty từ Hà Nội vào Thành phố Hồ Chí Minh số tiền là 828 300. Kế toán hạch toán vào phiếu chi số 57 ngày 27 tháng 02 như sau: Nợ TK 642 828 300 Có TK 111 828 300 Việc hạch toán như trên là chưa đúng vì cước phí chuyển phát nhanh của bưu điện là biên lai đặc thù, trên biên lai này giá thanh toán đã bao gồm cả thuế GTGT, như vậy kế toán chưa hạch toán riêng khoản thuế GTGT được khấu trừ. * Về sổ sách kế toán: Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nhưng lại không có sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ chứng từ ghi sổ ở công ty chỉ lập một lần vào cuối tháng. Như vậy không đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời của kế toán. * Về phần mềm sử dụng: Các báo cáo tổng hợp, đặc biệt là các báo cáo tài chính chương trình mới chỉ liệt kê mà không phân tích được là thông qua đó nói lên điều gì. Trong nền kinh tế năng động như hiện nay thì thông tin về khả năng thanh toán (hiện thời, nhanh), kết cấu tài chính, khả năng sinh lời, thông tin về tình hình quay vòng của vốn vật tư, hàng hoá, những thông tin về tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, tiêu thụ, tỷ lệ lãi gộp, lãi thuần, khả năng thu hồi nợ... là rất quan trọng và cần thiết. Nó giúp cho các nhà quản trị DN nắm được tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của DN hiện tại ra sao để từ đó đưa ra các quyết định kịp thời. Tuy nhiên, thì phần mềm kế toán ở Công ty lại không tính được những chỉ tiêu kinh tế cung cấp những thông tin này. * Về việc tổ chức bộ máy kế toán. ở công ty hiện nay, kế toán tổng hợp phải kiêm kế toán TSCĐ và tính giá thành. Trong khi quy trình công nghệ sản xuất của Công ty phức tạp, công việc tính giá thành thành phẩm rất khó khăn thì việc tách biệt kế toán tính giá thành và kế toán tổng hợp là việc làm rất cần thiết. * Về công tác kế toán quản trị tại Công ty: Kế toán quản trị ở Công ty SX XNK Việt An chưa được chú trọng thực hiện, trong quá trình xác định KQKD, kế toán chưa phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hàng bán ra, vì vậy ở Công ty không tính lãi, lỗ đến từng mặt hàng, mà chỉ tính chung cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chính vì vậy có thể dẫn đến việc tính toán kết quả, lập kế hoạch sản xuất sẽ không được chính xác, việc nhìn nhận, đánh giá thực chất công tác quản lý tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh chưa được đúng đắn, do vậy có thể dẫn đến việc đưa ra các biện pháp, chính sách, kế hoạch lệch lạc, không kịp thời, xa rời thực tế làm cho hiệu quả kinh tế không cao. Do đó đòi hỏi bộ phận kế toán phải kết hợp với các bộ phận khác trong công ty đề ra biện pháp để giải quyết vấn đề này. 3.2 Những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán TP, TTTP và XĐKQKD ở Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An. * ý kiến 1: Về kế toán TTTP - Khi kế toán TTTP nhập liệu hoá đơn GTGT và ghi nhận doanh thu phải xem xét TP đã được giao cho khách hàng hay chưa, nếu TP chưa chuyển giao cho khách hàng thì mặc dù khách hàng đã thanh toán trước tiền hàng kế toán vẫn chỉ được ghi: Nợ TK 111,112: 53 061 638 Có TK 1311: 53 061 638 - Đến khi nào TP đã được chuyển giao cho khách hàng (chuyển quyền sở hữu và quyền kiểm soát đối với TP) thì kế toán TTTP mới được ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ TK 1311: 53 061 638 Có TK 5112: 48 237 853 Có TK 3331: 4 823 785 - Đối với doanh thu từ hoạt động cho thuê bất động sản, công ty nên hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính theo đúng chuẩn mực kế toán số 14, việc hạch toán như sau: Nợ TK 1312: 16 250 000 Có TK 515 : 14 772 727 Có TK 3331: 1 477 273 - Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Trong những năm vừa qua, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại hầu như không có. Điều đó chứng tỏ chất lượng TP của công ty luôn đảm bảo chất lượng tốt. Tuy nhiên để hạn chế đến mức tối thiểu những trường hợp giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả laị do chất lượng TP kém, không đủ tiêu chuẩn thì công ty nên tổ chức kiểm tra thường xuyên chất lượng của TP trước khi nhập kho cũng như trước khi xuất kho giao cho khách hàng để đảm bảo TP của công ty đến tận tay khách hàng đủ tiêu chuẩn về chất lượng, mẫu mã, chủng loại... Bên cạnh đó công ty cũng cần quản lý và theo dõi sát sao việc thực hiện các hợp đồng để đảm bảo đúng về thời gian, số lượng, quy cách... Thực hiện tốt công tác trên sẽ giúp công ty chiếm lĩnh được lòng tin của khách hàng, từ đó có thể tăng thêm số lượng hàng bán ra, làm tăng tổng doanh thu thực hiện trong kỳ, trên cơ sở đó nâng cao mức lợi nhuận cho công ty. Hiện nay ở công ty chưa có một hình thức khuyến khích nào đối với trường hợp khách hàng thuộc đối tượng thanh toán tiền hàng sớm hoặc mua hàng với khối lượng lớn. Theo em, trong thời gian tới Công ty nên đưa thêm nghiệp vụ Chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua với số lượng lớn và thực hiện chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng thanh toán sớm tiền hàng theo một tỷ lệ nhất định trên doanh thu chưa có thuế GTGT, nhằm mở rộng quy mô tiêu thụ TP và khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh sòng phẳng cho Công ty trong thời gian ngắn nhất, hạn chế vốn bị chiếm dụng. Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến Chiết khấu thương mại, kế toán sử dụng TK 521 - Chiết khấu thương mại. TK 521 dùng để phản ánh các khoản chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ ở công ty và tình hình kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần cuối kỳ. Kế toán hạch toán như sau: + Trong kỳ khi có các nghiệp vụ chiết khấu thương mại phát sinh cho khách hàng, căn cứ vào các chứng từ chứng minh, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 521 Nợ TK 3331 Có TK 1311,111,112 + Đến cuối kỳ kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần, kế toán định khoản: Nợ TK 5112 Có TK 521 + Để hạch toán các khoản Chiết khấu thanh toán, kế toán sử dụng TK 635 - Chi phí tài chính Trong kì khi phát sinh các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước thời hạn, kế toán ghi: Nợ TK 635 Có TK 111,112,1311 * ý kiến 2: Về kế toán CFBH và CFQLDN - Đối với các khoản chi phí xăng dầu cho việc vận chuyển hàng bán và dùng cho công tác quản lý, kế toán phải theo dõi được chi tiết và hạch toán riêng để ghi nhận vào CFBH và CFQLDN cho đúng, không nên ghi nhận hết vào CFQLDN làm tăng khoản CFQLDN lên mà CFBH lại giảm, từ đó phản ánh sai lệch các khoản chi phí. - Đối với các khoản lãi từ tiền gửi ngân hàng, để hạch toán đúng chuẩn mực kế toán 14, kế toán nên hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính. Việc hạch toán như sau: Nợ TK 1121: 294 490 Có TK 515: 294 490 - Đối với những chứng từ đặc thù như cước phí chuyển phát nhanh, trong giá thanh toán đã bao gồm thuế GTGT, vì vậy khi hạch toán phải tách riêng được phần GTGT được khấu trừ để ghi nhận chính xác chi phí quản lý doanh nghiệp, muốn vậy khi gửi chuyển phát nhanh Công ty phải có quan hệ thường với bưu điện để đề ghị họ viết hoá đơn GTGT cho Công ty, căn cứ vào đó để hạch toán riêng được khoản thuế GTGT được khấu trừ để không làm tăng chi phí, phản ánh sai lệch chi phí. Nếu khoản chi phí cước phí chuyển phát nhanh trên có hoá đơn GTGT với thuế suất 10%, khi đó thuế GTGT được khấu trừ là 75 300, tiền cước phí chuyển phát nhanh là 753 000, kế toán phải hạch toán đúng như sau: Nợ TK 642: 753 000 Nợ TK 133: 75 300 Có TK 111: 828 300 * ý kiến 3: Về sổ sách kế toán. Với việc vận dụng hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp với kế toán trên máy vi tính đã giảm bớt một khối lượng lớn những công việc thủ công cho kế toán viên. Việc xử lý, cung cấp thông tin kế toán được thực hiện nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Các chứng từ, hoá đơn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phân công cho từng bộ phận, từng người và mỗi người sẽ phải tự chịu trách nhiệm về việc nhập vào vào máy tính theo từng phần hành mình phụ trách. Với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, hệ thống sổ sách được Công ty lập tương đối đầy đủ và rõ ràng. Tuy nhiên, căn cứ vào tình hình thực tế và mức độ cần thiết, kế toán không tiến hành lập sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, vì thực tế có thể sử dụng thêm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì sẽ phát sinh thêm việc theo dõi tổng hợp của kế toán viên nhưng trong thực tế công việc này có thể loại trừ được sự thất lạc, thiếu sót của các chứng từ ghi sổ và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vừa dùng để dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý, theo dõi các chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Mẫu sổ được lập như sau: Biểu 25 Tổng công ty Hồ Tây Công ty SX XNK Việt An Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Từ ngày... đến ngày... Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng 1 2 3 1 2 3 15 28/02/2004 503387 598 84 28/02/2004 88 432 537 ... ... ... ... ... ... Cộng: Ngày ... tháng ... năm Ngày ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cách ghi sổ: - Cột 1, cột 2: Căn cứ vào số liệu và ngày tháng trên từng chứng từ ghi sổ để ghi vào từng cột. Mỗi chứng từ ghi sổ được ghi trên một dòng. - Cột 3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ: Cuối mỗi trang sổ kế toán phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối kì hạch toán kế toán cộng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. - Đối với sổ chứng từ ghi sổ ở công ty chỉ thực hiện 1 tháng 1 lần. Theo tôi, khi các nghiệp vụ phát sinh có đầy đủ chứng từ thì kế toán nên đặt chế độ lập chứng từ ghi sổ thường xuyên hơn: từ 5-10 ngày 1 lần tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. * ý kiến 4: Về phần mềm sử dụng Để cung cấp được các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính cũng như thực trạng sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty cần mã hoá các công thức để chương trình máy tính tự động tính các chỉ tiêu cần thiết: Hệ số quay vòng hàng tồn kho = Doanh thu thuần Trị giá hàng tồn kho bình quân 1. = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ 2 Trong đó: Trị giá hàng tồn kho bình quân Khối lượng TP tiêu thụ trong kỳ Giá bán kế hoạch Khối lượng TP tiêu thụ kế hoạch Giá bán kế hoạch * * = 2. Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tiêu thụ thành phẩm Doanh thu thuần Số dư nợ phải thu bình quân 3. Hệ số thu hồi nợ = Trong đó: Số dư nợ phải thu bình quân = Số dư nợ đầu kỳ + Số dư nợ cuối kỳ 2 Lãi gộp (lãi thuần) Doanh thu thuần = 4. Tỷ lệ lãi gộp (Lãi thuần) trên doanh thu thuần * ý kiến 5: Về việc tổ chức bộ máy kế toán: Như chúng ta đã biết, máy tính chỉ là công cụ giúp cho công việc của con người trở nên đơn giản hơn, nhanh chóng và chính xác hơn mà thôi. Nó được con người tạo ra và điều khiển. Do vậy, điều quyết định đến chất lượng công tác kế toán vẫn là đội ngũ nhân viên kế toán. Vì vậy, Công ty phải có những biện pháp cụ thể, hữu hiệu để phát triển cao trình độ của đội ngũ kế toán không chỉ về mặt nghiệp vụ mà cả kiến thức về máy vi tính như: Cho kế toán tham dự các lớp huấn luyện nghiệp vụ, tham gia các khoá học về quản trị dữ liệu trên máy, tìm hiểu phần mềm kế toán FAST ở các lớp do Công ty cung cấp phần mềm mở. Ngoài ra, vài năm một lần, Công ty có thể đổi phần hành mà các kế toán viên phụ trách cho nhau, nhằm mục đích tạo điều kiện cho các kế toán viên nắm được khái quát toàn bộ quy trình kế toán của Công ty. Từ đó khi trở về công việc cũ, các nhân viên có thể phối hợp hài hoà với nhau hơn. Đồng thời thông qua đó kế toán trưởng có thể biết được nhân viên nào phụ trách phần hành kế toán nào là phù hợp nhất và có hiệu quả nhất. Và khi trình độ của nhân viên kế toán ngày một lên cao thì cũng tạo điều kiện cho công ty hoàn thiện phần mềm kế toán của mình. Công ty nên bố trí kế toán tính giá thành riêng để cung cấp thông tin về giá thành kịp thời và sẽ có điều kiện để tính trị giá vốn thực tế của từng loại thành phẩm xuất kho và xác định được lãi của từng loại thành phẩm, giúp DN đưa ra được phương án sản xuất kinh doanh có lợi nhất. Đồng thời cũng tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình, kế toán tổng hợp sẽ có điều kiện đi sâu phân tích tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị ra quyết định trong việc lựa chọn các phương án sản xuất kinh doanh. * ý kiến 6: Về công tác kế toán quản trị ở Công ty. Công ty nên tiến hành xác định kết quả kinh doanh đế từng mặt hàng, từng loại TP. Muốn vậy kế toán cần phải tiến hành một cách đồng bộ và bắt đầu từ khâu tổ chức kế toán chi tiết chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm để xác định được trị giá vốn của từng loại TP tới việc kế toán chi tiết doanh thu và việc phân bổ các chi phí thời kỳ: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. ở Công ty SX XNK Việt An đã tính được trị giá vốn TP xuất bán của từng loại mặt hàng theo phương pháp bình quân gia quyền cố định. Doanh thu đối với từng mã hàng cũng đã được theo dõi chi tiết. Đối với chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty nên phân bổ cho từng mặt hàng bán ra theo tiêu thức “Giá vốn hàng bán” của từng mặt hàng: CFBH(CFQLDN) Tổng CFBH (CFQLDN) PS trong kỳ Giá vốn phân bổ cho từng = x của từng mã hàng bán ra Tổng Giá vốn hàng bán PS trong kỳ mã hàng Để kế toán quản trị kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, Công ty có thể mở “Sổ chi tiết tiêu thụ và kết quả” như biểu 26 Với việc tổ chức kế toán chi tiết doanh thu và kết quả kinh doanh từng mặt hàng tuy gây thêm phần tính toán và công việc của kế toán, nhưng từ đó giúp các nhà quản lý Công ty có thể thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu và kế hoạch lợi nhuận cũng như việc xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố: Khối lượng sản phẩm tiêu thụ, kết cấu mặt hàng, giá thành đơn vị sản phẩm ... đến lợi nhuận của Công ty, từ đó mà đưa ra được các quyết định phù hợp cho sự phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong điều kiện nguồn lực sản xuất có hạn. * ý kiến 7: Kiến nghị nhằm hoàn thiện Công tác kế toán TTTP tại Công ty. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để tồn tại và phát triển thì mọi hoạt động của doanh nghiệp phải hướng vào giành thắng lợi trong cạnh tranh. Người làm kế toán phải hiểu rằng, nhiệm vụ của mình không chỉ cung cấp những thông tin kịp thời, đáng tin cậy cho bộ phận quản lý mà còn phải là những nhà tư vấn tài chính đắc lực giúp bộ phận quản lý đưa ra những quyết định kịp thời và lựa chọn được phương án kinh doanh tốt nhất. Muốn vậy, phòng kế toán và phòng kế hoạch thị trường phải thiết lập một mối quan hệ chặt chẽ nhằm tạo ra chiến lược về giá cả, tiếp thị hợp lý và có hiệu quả nhất. Qua tìm hiểu tình hình thực tế ở Công ty, tôi nhận thấy, Công ty chưa đầu tư thích đáng cho việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm. Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng truyền thống. Trong điều kiện hiện nay, Công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, hơn nữa khi mà chúng ta thực hiện những cam kết mậu dịch tự do trong khu vực và tiến tới toàn cầu hoá thì việc mở rộng thị trường tiêu thụ cả trong nước và nước ngoài là hết sức cần thiết. Do vậy, đòi hỏi Công ty phải đầu tư thích đáng hơn chi việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm của mình. Kết luận Từ một đất nước nghèo nàn, lạc hậu, nặng nề với cơ chế quản lý hành chính bao cấp, ngày nay Việt Nam đang từng bước hồi phục và phát triển đi lên cùng hoà nhập vào vòng quay phát triển kinh tế của thế giới. Trong điều kiện đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi các DN phải tự đổi mới và hoà nhập dần bằng chính thực lực của mình. Bất kỳ một DN nào cũng phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ kinh tế khác nhau để quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trong đó công tác kế toán nói chung và công tác kế toán TP, TTTP, XĐKQKD nói riêng luôn được coi là một công cụ sắc bén, hữu hiệu. Song để thực sự trở thành một công cụ có hiệu quả thì công tác kế toán phải ngày càng được củng cố và hoàn thiện, phát huy hết vai trò và khả năng của mình, có như vậy mới đẩy mạnh phát triển, tăng lợi nhuận và nâng cao lợi ích cho DN. Trong thời gian thực tập tại Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An, em đã đi sâu tìm hiểu về công tác kế toán TP, TTTP và XĐKQKD của Công ty và đã nhận thấy bộ phận kế toán này của Công ty có nhiều ưu điểm, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số thiếu sót cần phải khắc phục. Với mong muốn giúp Công ty phần nào khắc phục những nhược điểm đó, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp vào công tác hoàn thiện bộ máy tổ chức kế toán nói chung và bộ phận kế toán TP, TTTP và XĐKQKD của Công ty nói riêng. Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên trong bài luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Do vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo để nhận thức của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa kế toán, cũng như các anh, chị, cô, chú trong phòng tài chính - kế toán của Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo: Thạc sỹ Trần Văn Hợi, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành bài luận văn này. Hà Nội, ngày 4 tháng 4 năm 2004 Sinh viên Dương Thị Hoài Thu jdhjsdh