Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở phân xưởng sản xuất nhà máy bia Đông Nam Á

Lời nói đầu Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào công tác quản lý lao động và tiền lương là một nội dung rất quan trọng. Bởi muốn sản xuất ra của cải vật chất hoặc thực hiện quá trình kinh doanh thì lao động của con người là vấn đề không thể thiếu, là yếu tố cơ bản, là nhân tố quan trọng - con người có khả năng tạo ra máy móc thiết bị hiện đại chứ không thể có điều ngược lại. Xem xét vấn đề lao động chúng ta không thể không bàn tới tiền lương. Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động là hàng hoá, do vậy tiền lương là giá cả của sức lao động. Nhưng khi phân tích về nền kinh tế tư bản chủ nghĩa, nơi mà các quan hệ thị trường thống trị mọi quan hệ kinh tế xã hội khác, C. Mac viết : “tiền công không phải là giá trị hay giá cả của lao động mà chỉ là hình thái cải trang của giá trị hay giá cả sức lao động”. Tiền lương phản ánh nhiều quan hệ kinh tế, xã hội khác nhau. Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động. Đó là quan hệ kinh tế của tiền lương. Trong quá trình hoạt động, nhất là trong hoạt động kinh doanh, đối với các chủ doanh nghiệp, tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất, kinh doanh. Vì vậy, tiền lương luôn được tính toán và quản lý chặt chẽ. Đối với người lao động, tiền lương là thu nhập từ quá trình lao động của họ, phần thu nhập chủ yếu đối với đại đa số lao động trong xã hội có ảnh hưởng trực tiếp tới mức sống của họ. Phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích của hết thảy mọi người lao động. Mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển trình độ và khả năng lao động của họ. Một doanh nghiệp muốn phát triển và hoạt động một cách có hiệu quả thì phải quan tâm đến phần lương thưởng cho công nhân viên phù hợp với nhu cầu của họ, kích thích họ làm việc hăng say, nhiệt tình với công việc, đạt hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp, công tác tổ chức tiền lương sao cho giảm được chi phí một cách tối ưu. Đồng thời nó cũng tạo cơ sở cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối lao động. Tổ chức tốt công tác hạch toán tiền lương giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương , đảm bảo việc trả lương và các khoản trích theo lương đúng nguyên tắc , đúng chế độ, kích thích người lao động và tạo cơ sở cho phân bổ chi phí nhân công vào giá thành được chính xác. Vì vậy, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề rất cần được quan tâm nghiên cứu hoàn thiện và thực hiện tốt,do đó em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở phân xưởng sản xuất nhà máy bia Đông Nam Á”. Tuy nhiên, do diều kiện thời gian và trình độ còn hạn chế, bài viết khó tránh khỏi những thiếu sót, kính mong nhận được sự nhận xét giúp đỡ của các thầy cô giáo để chuyên đề được hoàn thiện hơn và đạt kết quả tốt hơn. Chuyên đề gồm ba phần: Phần I: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Phần II: Thực trạng về công tác tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở phân xưởng sản xuất nhà máy bia Đông Nam Á Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền và các khoản trích theo lương ở phân xưởng sản xuất nhà máy bia Đông Nam Á. PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG 1.Khái niệm tiền lương và bản chất của tiền lương. Lao động là một trong những điều kiện cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản, cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. Quản lý lao động là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý toàn diện các đơn vị sản xuât kinh doanh. Sử dụng hợp lý lao động là tiết kiệm chi phí về lao động sống, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận và nâng cao đời sống người lao động trong doanh nghiệp. Tiền lương ( hay tiền công ) là số tiền thù lao mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương đảm bảo cho người lao động có thể tái sản xuất sức lao động để họ tiếp tục tham gia vào quá trình tái sản xuất . Do đó tiền lương là phần thu nhập nhằm đảm bảo đời sống cho người lao động và gia đình họ . Ngoài ra, căn cứ vào kết quả lao động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , doanh nghiệp còn trả cho người lao động các khoản tiền thưởng. Như vậy, bản chất tiền lương là toàn bộ thù lao lao động mà người lao động nhận được sau một thời gian để bù đắp hao phí sức lao động họ bỏ ra . 2. Các hình thức tiền lương. Việc tính và trả lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc đIểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý. Trên thực tế thường áp dụng các hình thức tiền lương sau: Hình thức trả lương theo thời gian Là hình thức tiền lương tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Theo hình thức này, tiền lương thời gian phải được trả tính bằng thời gian làm việc thực tế nhân với mức lương thời gian. Tiền lương thời gian với đơn giá tiền lương cố định được gọi là tiền lương thời gian giản đơn. Tiền lương thời gian giản đơn có thể kết hợp chế độ tiền lương thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc, tạo nên tiền lương thời gian có thưởng. Để áp dụng trả lương theo thời gian, doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao động và mức lương thời gian của họ. Tiền lương theo thời gian bao gồm có: Lương tháng : là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. Nó thường được quy định sẵn các bậc lương trong thang lương. Tiền lương ngày : Là tiền lương trả theo mức lương và số ngày làm việc thực tế . Nó thường áp dụng để trả lương cho lao động trực tiếp hưởng lương theo thời gian, theo ngày đi học, hội họp... và làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội. Tiền lương tháng = Tiền lương ngày Số ngày làm việc theo chế độ ( 26 hoặc 22 ngày) x Số ngày làm việc thực tế trong tháng Mức lương phải trả trong tháng = Tiền lương ngày Tiền lương ngày Tiền lương giờ Số giờ làm việc thực tế theo chế độ( không quá 8 giờ) = Nhìn chung, trả lương theo thời gian có hạn chế là tiền lương còn mang tính bình quân, nhiều khi không phù hợp kết quả lao động thực tế, chưa thực sự là đòn bẩy kinh tế. Vì thế nó chỉ được áp dụng khi doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để trả lương theo sản phẩm. b) Hình thức trả lương theo sản phẩm: Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng và chất lượng sản phẩm họ làm ra . Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương cho người lao động trong các doanh nghiệp. Vấn đề quan trọng là phải xây dựng các định mức kinh tế- kỹ thuật làm cơ sở cho việc xây dựng đơn giá tiền lương cho từng loại sản phẩm, công việc được hợp lý. b1: Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế Tiền lương phải trả cho người lao động tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm đã hoàn thành đúng quy cách , phẩm chất mà đơn giá tiền lương đã quy định, không chịu sự hạn chế nào . Đây là hình thức hay được áp dụng để tính lương trả cho lao động trực tiếp. b2 : Trả lương theo sản phẩm gián tiếp Áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất như lao động làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng thiết bị máy móc... Tuy lao động của họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng lại gián tiếp ảnh hưởng đến năng suất, kết quả lao động trực tiếp, nên có thể căn cứ vào kết quả của lao động trực tiếp mà lao động gián tiếp phục vụ để tính lương cho lao động gián tiếp. b3: Trả lương theo sản phẩm có thưởng - phạt. Theo hình thức này, ngoài lương tính theo sản phẩm trực tiếp, người lao động còn được thưởng trong sản xuất do chất lượng sản phẩm tốt, năng suất cao hay tiết kiệm vật tư... Ngược lại, nếu lãng phí vật tư, không đảm bảo ngày công quy định... người lao động có thể bị trừ một khoản tiền phạt vào thu nhập. b4: Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến Theo hình thức này , tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn căn cứ vào mức độ hoàn thành vượt định mức lao động để tính thêm một số tiền lương theo tỷ lệ luỹ tiến . Tỷ lệ hoàn thành vượt mức càng cao thì suất luỹ tiến càng nhiều. Lương trả theo sản phẩm luỹ tiến có tác dụng kích thích mạnh mẽ việc tăng nhanh năng suất lao động nên được áp dụng ở những khâu quan trọng cần thiết đẩy nhanh tốc độ sản xuất hoặc trong trường hợp cần hoàn thành gấp một đơn đặt hàng . Sử dụng hình thức này làm tăng chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm nên không áp dụng khi không thật cần thiết. c) Hình thức lương khoán Là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc họ hoàn thành c1: Trả lương khoán khối lượng hoặc khoán từng việc: áp dụng cho những công việc lao động giản đơn, đột xuất như bốc dỡ nguyên vật liệu, thành phẩm, sửa chữa nhà xưởng... c2: Hình thức khoán quỹ lương: Là một dạng đặc biệt dùng để trả lương cho những người làm việc ở các phòng ban doanh nghiệp. Theo hình thức này, căn cứ vào khối lượng công việc của từng phòng ban mà tiến hành khoán quỹ lương. Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được giao của từng phòng ban, tiền lương thực tế của từng nhân viên phụ thuộc vaò quỹ lương thực tế và lượng nhân viên phòng ban đó. 3. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương tính cho công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý chi trả lương. Quỹ tiền lương bao gồm: Tiền lương thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán. Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được động công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học. Các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ. Các khoản tiền lương có tính chất thường xuyên. Quỹ tiền lương kế hoạch trong doanh nghiệp còn được tính cả các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội trong thời gian người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Trong doanh nghiệp, để phục vụ cho công tác hoạch toán, tiền lương có thể được chia thành hai loại: Tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo. Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính và thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ tiết, nghỉ vì ngừng sản xuấtđược hưởng theo chế độ. Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với từng loai sản phẩm. Vì vậy việc phân chia tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác phân tích kinh tế. Để đảm bảo hoàn thành va hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp thì việc quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương phải được đặt trong mối quan hệ phục vụ tốt cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chi tiêu tiết kiệm và hợp lý quỹ tiền lương. II. CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1. Bảo hiểm xã hội Quỹ bảo hiểm xã hội là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức, bệnh nghề nghiệp, tử tuất... Theo quy chế hiện hành, quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Người sử dụng lao động phải nộp 15% trên tổng quỹ lương tính vào chi phí kinh doanh , còn 5% trên tổng quỹ lương do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ vào thu nhập của người lao động ). Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong những trường hợp họ bị ốm đau, tai nạn lao động, nữ công nhân nghỉ trong thời gian thai sản... được tính trên cơ sở mức lương ngày của họ và thời gian nghỉ ( có chứng từ hợp lệ ) và tỷ lệ trợ cấp bảo hiểm xã hội . Khi người lao động được nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người ( mẫu số 03 - LĐTL chế độ chứng từ kế toán ) và từ các phiếu nghỉ BHXH, kế toán phải lập bảng thanh toán BHXH ( mẫu số 04 - LĐTL chế độ chứng từ kế toán). Bảo hiểm xã hội được trích trong kỳ sau khi đã trừ đi các khoản đã trợ cấp cho người lao động taị doanh nghiệp ( được cơ quan BHXH ký duyệt ), phần còn lại phải nộp vào quỹ BHXH tập trung do cơ quan BHXH quản lý. 2. Bảo hiểm y tế Quỹ bảo hiểm y tế là quỹ được sử dụng để đài thọ người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh, trả viện phí thuốc thang ... Theo quy định hiện hành, quỹ bảo hiểm y tế được hình thành bằng cách trích 3% trên số thu nhập tạm tính của người lao động, trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh , người lao động trực tiếp nộp 1% ( trừ vào thu nhập). Quỹ bảo hiểm y tế do cơ quan bảo hiểm y tế thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy khi tính được mức trích bảo hiểm y tế, các nhà doannh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan bảo hiểm y tế . 3. Kinh phí công đoàn Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp . Theo chế độ hiện hành, kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động ; và người lao động phải chịu ( tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ) . Thông thường , khi xác định được mức kinh phí công đoàn trong kỳ thì doanh nghiệp phải nộp một nửa cho công đoàn cấp trên, phần còn lại được giữ để sử dụng chi tiêu tại đơn vị . III. HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. 1. Tài khoản sử dụng a) Tài khoản 334 “ Phải trả công nhân viên”. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên doanh nghiệp về tiền lương , tiền công , phụ cấp , bảo hiểm xã hội , tiền thưởng và các khoản thu nhập khác . Bên nợ : - Các khoản khấu trừ vào tiền công , tiền lương của công nhân viên - Tiền lương , tiền công và các khoản khác đã trả công nhân viên - Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh Bên có : - Tiền lương , tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức Dư có : - Tiền lương , tiền công và các khoản khác phải trả công nhân viên. Dư nợ ( nếu có) : - Trường hợp đặc biệt khi có số trả thừa cho công nhân viên. Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp rất cá biệt, số dư nợ TK 334 phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và khác khoản khác cho công nhân viên. Tài khoản 338 “Phải trả - phải nộp khác” : Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, các tổ chức đoàn thể xã hội, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án, giá trị thừa chờ xử lý, các khoản thu hộ, giữ hộ Bên nợ : - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý. - Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên. - Các khoản đã trả , đã nộp khác Bên có : - Các khoản phải trả , phải nộp - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý - Số đã nộp , đã trả thừa , chi vượt được hoàn lại Dư nợ : - Số tiền phải trả , phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý Dư nợ (nếu có ) : - Số trả thừa , nộp thừa , chi vượt chưa được thanh toán Tài khoản 338 có 5 tiểu khoản : -3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết - 3382 : Kinh phí công đoàn - 3383 : Bảo hiểm xã hội - 3384 : Bảo hiểm y tế - 3388 : Phải nộp khác 2. Phương pháp hạch toán. Hàng tháng tính ra tổng tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền ăn giữa ca, thưởng trong sản xuất) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 214: Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 622 (chi tiết các đối tượng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 627( 6271) : Phải trả nhân viên phân xưởng Nợ TK 641( 6411): Phải trả nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm Nợ TK 642( 6421): Phải trả cho nhân công quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả - Số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 431(4311): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Có TK 334: Tổng số tiền thưởng phải trả. - Kế toán tính và trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: Nợ TK 622, 6271, 6411, 6421: Phần tính vào chi phí kinh doanh( 19%) Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên chức ( 6%) Có TK 338: Tổng số các khoản trích theo lương bao gồm: Có TK 3382: Kinh phí công đoàn phải trích ( 2%) Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội phải trích( 20% ) Có TK 3384: Bảo hiểm y tế phải trích ( 3%) - Số bảo hiểm xã hội phải trả trực tiếp cho công nhân viên khi họ nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Nợ TK 338( 3383) Có TK 334 - Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên: Theo quy định, sau khi đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, tổng các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại Nợ TK 334: Tổng các khoản khấu trừ Có TK 333(3338): Thuế thu nhập phải nộp Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại Thanh toán thù lao, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, kế toán ghi: +Nếu thanh toán bằng tiền: Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán Có TK 111,112: Tuỳ theo tiền mặt hay thanh toán qua ngân hàng +Nếu thanh toán bằng vật tư hàng hoá: BT 1- Ghi nhận giá vốn vật tư hàng hoá Nợ TK 632: Có TK liên quan ( 152,153, 154.155) BT 2- Ghi nhận giá thanh toán Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán( cả VAT) Có TK 512: Giá thanh toán không có VAT Có TK 3331( 33311) VAT phải nộp - Nộp bảo hiểm xã hội, baỏ hiểm y tế, kinh phí công đoàn: Nợ TK 338( 3382, 3383, 3384) Có TK liên quan( 111, 112) - Chi tiêu kinh phí công đoàn để lại doanh nghiệp: Nợ TK 338( 3382) Có TK 111,112 - Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chưa lĩnh: Nợ TK 334: Có TK 338( 3388) Trường hợp được cấp bù số trả thừa, nộp thừa, chi vượt vì kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, kế toán ghi: Nợ TK 111,112: Số tiền được cấp bù đã nhận Có TK 338: Số được cấp bù( 3382, 3383) - Với các doanh nghiệp sản xuất thời vụ, để tránh biến động giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, đều đặn đưa vào giá thành sản phẩm coi như một khoản chi phí phải trả. Tỷ lệ trích trước Tiền lương thực tế phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất trong tháng Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp theo kế hoạch x = Tỷ lệ trích trước Tổng số tiền lương phép kế hoạch năm của công nhân trực tiếp sản xuất = x 100% Tổng số tiền lương chính kế hoạch năm của công nhân trực tiếp + Khi trích trước tiền lương phép của công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 622( chi tiết từng đối tượng) Có TK 335 + Số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả : Nợ TK 335 Có TK 334 PHẦN II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT CỦA NHÀ MÁY BIA ĐÔNG NAM Á I. TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC CỦA NHÀ MÁY BIA ĐÔNG NAM Á 1. Lịch sử ra đời và phát triển của nhà máy Nhà máy bia Đông Nam Á là một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hạch toán độc lập giữa nhà máy bia Việt Hà và Quỹ phát triển công nghệ Đan Mạch. Ra đời từ tháng 10 năm 1993 tới nay, nhà máy đã không ngừng đầu tư và mở rộng sản xuất, nâng sản lượng của nhà máy từ 35.000 hl/năm vào những ngày đầu thành lập, lên đến công suất hiện nay là300.000hl/năm với hai sản phẩm chính mang nhãn hiệu bia Halida và bia Carlberg. Số cán bộ công nhân viên nhà máy cũng không ngừng tăng lên nhanh chóng nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, từ chỗ chỉ có 180 người, đến nay nhà máy đã có tổng số cán bộ công nhân viên là 320 người. Phân xưởng sản xuất của nhà máy bao gồm 2 tổ, tổ thứ nhất là tổ cơ điện phụ trách các vấn đề kỹ thuật liên quan đến sự hoạt động và vận hành của dây chuyền sản xuât bia; tổ thứ hai là tổ công nghệ trực tiếp tạo ra sản phẩm của nhà máy.Đề tài này xin được đề cập đến tình hình thực tế công tác tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở phân xưởng này. 2. Tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy Bộ máy kế toán của nhà máy gồm có 10 kế toán viên và một kế toán trưởng được khái quát theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng KT tổng hợp ( 2 người ) Kế toán Ngân hàng và các khoản phải thu (2 người) ( 2 người) Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ( 1 người ) Kế toán TSCĐ và các khoản đầu tư dài hạn ( 2 người ) Kế toán vật tư hàng hoá (2 người) Kế toán bán hàng (1người) - Kế toán ngân hàng và các khoản phải thu gồm 2 người có các nhiệm vụ chính là theo dõi tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền, đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu, tạm ứng, trả trước. - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có 1 người với nhiệm vụ chính sau: Tính toán và hạch toán tiền lương và các khoản liên quan cho người lao động Tính toán phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng liên quan. Quản lý việc chi tiêu quỹ lương của nhà máy. - Kế toán TSCĐ và các khoản đầu tư dài hạn có 2 người thực hiện các nhiệm vụ chính sau: Tổng hợp vế số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp. Theo dõi các chi phí sửa chữa TSCĐ. - Kế toán vật tư, hàng hoá có 2 người có các nhiệm vụ chính sau Theo dõi về số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư hàng hóa cả về giá trị và hiện vật. Tính toán giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá nhập, xuất kho Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tu hàng hóa, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất và kế hoạch bán hàng - Kế toán bán hàng có 1 người có các nhiệm vụ chính sau: Theo dõi khối lượng hàng hóa bán ra, tính toán giá trị vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định kết quả bán hàng Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và các chi phí khác liên quan đến việc tiêu thụ hàng hoá. - Kế toán tổng hợp bao gồm 2 người có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các kê toán viên, tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả sản xuất kinh doanh và phân phối kết quả sản xuất kinh doanh. - Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kế toán của nhà máy. 3. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán của nhà máy Bộ sổ kế toán của nhà máy được tổ chức theo hình thức Nhật ký chung. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết kế toán viên ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, đồng thời ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. Sau đó từ nhật ký chung chuyển từng số liệu để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán chung được thể hiện trên sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Ghi hằng ngày Bảng cân đối số phát sinh Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Báo cáo tài chính II. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở PHÂN XƯỞNG Kế toán tính lương theo hình thức tiền lương thời gian cho công nhân ở phân xưởng. Đơn vị thời gian dùng để tính lương là công, trong đó một công bằng tám tiếng. Vào ngày 25 tháng trước, giám đốc kỹ thuật dựa trên công suất thiết kế của dây chuyền sản xuất, kế hoạch sản xuất trong năm và nhu cầu thực tế của thị trường để trực tiếp giao sản lượng cần sản xuất trong tháng tới cho quản đốc phân xưởng . Trên cơ sở đó, quản đốc phân xưởng tiến hành bố trí nhân lực và tiến hành quản lý sản xuất. Việc bố trí nhân lực phải đảm bảo sao cho hoàn thành sản lượng dự kiến, đồng thời phải đảm bảo sao cho mỗi công nhân thực hiện được đủ số công của mình trong tháng, trong đó 1 công bằng 8 tiếng làm việc. Một công nhân mỗi tháng cần hoàn thành đủ tối thiểu là 22 công, trừ trường hợp đi học, đi công tác... Tiền lương của một công thay đổi phụ thuộc vào bậc lương khác nhau của mỗi công nhân và được tính theo công thức sau: Tiền lương tháng = Số công làm x tiền lương (của một công nhân) (trong tháng) (của một công) Trong đó tiền lương của một công được tính theo bảng sau : Bậc thợ (1 ) Hệ số lương (2) Tiền lương tối thiểu 1 công (3) Tiền lương 1 công (4)=(2)x(3) 1 1,0 50000 50000 2 1,1 50000 55000 3 1,2 50000 60000 4 1,4 50000 70000 5 1,6 50000 80000 6 1,8 50000 90000 Vào ngày 30 hàng tháng, thống kê tính số công trong tháng của tất cả các công nhân ở trong phân xưởng, lập bảng tổng hợp và báo cáo lên kế toán tiền lương. Trên cơ sở đó, kế toán tiền lương sẽ tính ra số lương phải trả cho từng công nhân. Ngày mùng 3 tháng sau, kế toán thông qua bảng báo cáo thống kê số công của các công nhân, trình “ Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” cho kế toán trưởng công ty ký xác nhận và giám đốc duyệt y. Ngày mùng 6, công nhân được nhận lương sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Các khoản lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt được chuyển lên cho phòng kế toán công ty để kiểm tra, vào sổ. Sơ đồ thống kê lương được khái quát như sau Kế toán tiền lương kiêm thống kê tiền lương Thống kê tiền lương tổ cơ điện Thống kê tiền lương tổ công nghệ Thống kê tiền lương giai đoạn nấu Thống kê tiền lương giai đoạn lên men Thống kê tiền lương giai đoạn đóng chai Ví dụ Ngày 25 tháng 8, giám đốc kỹ thuật trực tiếp giao sản lượng xuống cho phân xưởng công nghệ sản xuất 25.000 hl trong tháng 9. Trên cơ sở đó, quản đốc phân xưởng phải bố trí nhân lực cho phù hợp. Để cho ra một sản phẩm hoàn chỉnh, tổ công nghệ cần thực hiện qua ba giai đoạn ở ba tổ khác nhau: Giai đoạn một : giai đoạn nấu Giai đoạn hai: giai đoạn lên men Giai đoạn ba: giai đoạn đóng lon ( hoặc đóng chai) Với tổng số công nhân là 32 người, trong đó thực hiện giai đoạn nấu có 6 công nhân, giai đoạn lên men có 6 công nhân và giai đoạn đóng lon (hoặc chai) là 20 công nhân. Ở tổ cơ điện tổng số công nhân làm việc thường xuyên là 20 người. Ngày 30/9, thống kê tính số công trong tháng cho từng công nhân và gửi báo cáo thống kê cho kế toán tiền lương. Trên cơ sở đó, kế toán tiền lương sẽ tính tiền lương trong tháng cho từng công nhân theo số công thực tế và bậc lương tương ứng của từng công nhân. Tổng quỹ lương của cả hai phân xưởng công nghệ và cơ điện được lập như sau : Bậc thợ Công nhân PX cơ điện Công nhân PX công nghệ Tổng số công nhân Tiền lương một công Tổng tiền lương Nấu Lên men Đóng chai 1 2 0 0 2 4 50000 4.400.000 2 3 2 0 4 9 55000 10.890.000 3 10 3 3 8 24 60000 31.680.000 4 2 0 3 5 10 70000 15.400.000 5 2 1 0 1 4 80000 7.040.000 6 1 0 0 0 1 90000 1.980.000 Tổng 20 6 6 20 52 71.390.000 Bảng trên được tính trên cơ sở coi rằng tất cả các công nhân đều làm đủ số công của mình trong tháng. Sau đó, kế toán tiền lương sẽ đối chiếu với thống kê số công mà mỗi công nhân đã làm trong tháng để tính ra số tiền lương thực tế phải trả. Nếu như công nhân nào không làm đủ số công trong tháng sẽ bị khấu trừ trực tiếp vào tiền lương tháng đó, ngược lại, nếu công nhân nào làm thêm công sẽ được kế toán tiền lương tính thêm vào phần công đã thực hiện được. Bảng tính tổng quỹ tiền lương thực tế được tính như sau: Bậc thợ Số công nhân Số công phải làm trong tháng Số công làm thêm Số công bị trừ Số công thực tế Đơn giá một công Tiền lương thực tế (1) (2) (3)=22x(2) (4) (5) (6) = (3)+(4)-(5) (7) 1 4 88 0 2 86 50000 4.300.000 2 9 198 0 12 186 55000 10.230.000 3 24 528 5 0 533 60000 31.980.000 4 10 220 10 0 230 70000 16.100.000 5 4 88 0 0 88 80000 7.040.000 6 1 22 0 0 22 90000 1.980.000 Tổng 52 1144 15 14 1145 71.630.000 Ngoài ra, trong phân xưởng công nghệ có 3 nhân viên quản lý, mỗi nhân viên quản lý một giai đoạn của quá trình sản xuất. Trong phân xưởng cơ điện có một nhân viên quản lý. Nhân viên quản lý hưởng mức lương 1.500.000/tháng. Lương cho nhân viên quản lý phân xưởng tính vào chi phí sản xuất chung. Theo bảng trên ta có lương của công nhân sản xuất trực tiếp là 71.630.000 đồng Lương của nhân viên quản lý phân xưởng là : 1.500.000 x 4 = 6.000.000 đồng Như vậy tổng quỹ lương của toàn phân xưởng sản xuất là: 71.630.000 + (1.500.000 x 4) = 77.630.000 (đồng) Kế toán tiền lương sau đó sẽ trừ đi vào phần lương này 6% các khoản trích theo lương ( gồm BHXH: 5% va BHYT:1%): 77.630.000 x 6% = 4.657.800 (đồng) Tổng các khoản phải trích nộp BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn tính vào chi phí nhân công trực tiếp là : 71.630.000 x 19% = 13.609.700 ( đồng ) Tổng các khoản phải trích nộp BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn tính vào chi phí sản xuất chung là: 6.000.000 x 19% = 1.140.000 (đồng) Sau khi kế toán tiền lương tính ra tiền lương thực tế tháng 9 cho từng công nhân sẽ chuyển sang cho kế toán tổng hợp để trình lên cho kế toán trưởng duyệt. Sau đó, công nhân sẽ trực tiếp lên phòng tài vụ để lĩnh tiền lương tháng Kế toán ghi * Nợ TK 622: 71.630.000 Nợ TK 627(6271) : 6.000.000 Có TK 334 : 77.630.000 * Nợ TK 334 : 4.657.800 Nợ TK 622 : 13.609.700 Nợ TK 627(6271) : 1.140.000 Có TK 338 : 19.407.500 Có TK 3382: 1.552.600 Có TK 3383: 15.526.000 Có TK 3384: 2.328.900 Kế toán tiền lương tính lương người được hưởng Bảo hiểm xã hội và tính ra số tiền được lĩnh của từng người đó ( thực tế) Cuối cùng lập bảng quyết toán lương với : Số tiền bảo hiểm được lĩnh (nếu có) Tổng số tiền lương đã trừ 6% Số tiền thực lĩnh cuối tháng + = Kế toán tiền lương chuyển bảng quyết toán lương cho kế toán tổng hợp để trình lên kế toán trưởng. Sau đó trình lên giám đốc xét duyệt và cuối cùng quay về phòng tài vụ và qua thủ quỹ nhận tiền về phát lương cho công nhân. Ví dụ cụ thể Anh Đào Hoàng Hải là công nhân bậc 2 ở phân xưởng công nghệ, giai đoạn lên men. Trong tháng 9, anh xin nghỉ về quê 3 ngày. Như vậy số công thực tế tháng 9 mà anh Hải làm được là: 22 – 3 = 19 ( công ) Tiền lương thời gian của anh Hải là : 19 x 55000 = 1.045.000( đồng) Trừ 6% BHXH và BHYT, như vậy tiền lương thực tế của anh Hải là: 1.045.000 x 94% = 9.823.000( đồng) Việc tính toán tiền lương thực tế cho các công nhân khác cũng được tiến hành tương tự. PHẦN III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT NHÀ MÁY BIA ĐÔNG NAM Á Qua nghiên cứu quá trình tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở phân xưởng cơ điện va phân xưởng công nghệ thuộc nhà máy bia Đông Nam Á cố thể thấy phân xưởng đã cố gắng tổ chức tốt hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, việc trả lương theo bậc thợ đã khuyến khích công nhân làm việc, mức lương nhìn chung là phù hợp , góp phần đảm bảo đời sống của người lao động. Tuy nhiên vẫn còn một số điểm chưa thật hợp lý . Nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương này, đảm bảo công bằng, hợp lý, khuyến khích được người lao động em xin có một số ý kiến đề xuất như sau : - Về hình thức trả lương thời gian: Hình thức trả lương theo thời gian nhìn chung là chưa gắn chặt tiền lương với kết quả và chất lượng lao động. Mỗi công nhân trong tháng chỉ cần làm đủ số công của mình là đã được nhận đầy đủ tiền lương. Vì vậy, để nâng cao hơn nữa chất lượng lao động, nhà máy nên đưa ra hình thức trả lương theo sản phẩm, trong đó quy định rõ tiền lương sản phẩm ở từng giai đoạn khác nhau tương ứng với mỗi bậc thợ. - Cùng với việc đưa ra các khoản thưởng , trợ cấp việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ phức tạp hơn nhiều. Vậy nên chăng phân chia tài khoản 334 "Phải trả công nhân viên " thành hai tiểu khoản: TK 3341 " Tiền lương " : để hạch toán các khoản tiền lương , tiền công và các khoản phụ cấp (con nhỏ, khu vực, chức vụ, đắt đỏ), tiền thưởng trong sản xuất cùng các khoản khác có tính chất lương. TK3342 " Các khoản khác " : để hạch toán các khoản tiền trợ cấp, tiền thưởng có nguồn bù đắp riêng như trợ cấp BHXH , trợ cấp khó khăn từ quỹ phúc lợi, tiền thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Việc phân chia như trên sẽ làm cho các khoản thu nhập của người lao động mà doanh nghiệp phải trả được phân tách rõ ràng, từ đó xác định được quỹ lương cũng như việc xây dựng các quỹ khác làm nguồn bù đắp cho các khoản trợ cấp, thưởng cho thích hợp. Việc phân chia này có lẽ không chỉ có lợi cho phân xưởng may mà còn có lợi cho các doanh nghiệp khác , đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lao động lớn. KẾT LUẬN Kế toán là một công cụ phục vụ đắc lực cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ,thể hiện ở việc phản ánh số thực có tình hình biến động của các loại tài sản, vật tư , tiền vốn , lao động, giám đốc việc thực hiện sản xuất kinh doanh, phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp . Qua đó , kế toán cung cấp các thông tin kinh tế cho việc định hướng điều chỉnh , chỉ đạo sản xuất kinh doanh và thúc đẩy sản xuất . Trong đó kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là khía cạnh quan trọng và cần được ngày càng hoàn thiện hơn . Áp dụng hình thức trả lương ở mỗi doanh nghiệp là vấn đề đáng quan tâm của các nhà quản lý sao cho tiền lương thực sự là đòn bẩy kinh tế, là động lực để phát triển sản xuất, kích thích người lao động làm việc có năng suất , hiệu quả. Các doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp điều kiện riêng sao cho việc trả lương luôn gắn liền với sản xuất , kế toán tiền lương phải phát huy đúng chức năng nhiệm vụ của mình: Tính đúng , tính đủ , chính xác kịp thời để tiền lương trở thành phương tiện quan trọng thúc đẩy sản xuất, với mục tiêu cuối cùng là nâng cao đời sống người lao động. Với những nghiên cứu về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở phân xưởng cơ điện và phân xưởng công nghệ ở nhà máy bia Đông Nam Á, chuyên đề cuối khoá “ Hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương ở nhà may bia Đông Nam á “ mong muốn góp phần vào thực hiện tốt mục tiêu trên. Hà Nội, ngày tháng năm 2003 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - Nguyễn Văn Công – Nhà xuất bản tài chính – Hầ Nội 2000 2. Kế toán tài chính – Trường đại học tài chính kế toán Hà Nội. 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ - Đào Đình Bình – Nhà xuất bản Tài Chính – Hà Nội. 4. Tạp chí kế toán, các số. 5. Giáo trình kinh tế lao động – nhà xuất bản giáo dục 1998. MỤC LỤC Lời nói đầu 1 Phần I: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3 I. Các khái niệm cơ bản về tiền lương và các hình thức trả lương 3 1. Khái niệm tiền lương và bản chất của tiền lương 3 2. Các hình thức tiền lương 4 3. Hình thức lương khoán 7 II. Các khoản trích theo lương 8 1. Bảo hiểm xã hội 8 2. Bảo hiểm y tế 9 3. Kinh phí công đoàn 10 III. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 10 1.Tài khoản sử dụng 10 2. Phương pháp hạch toán 12 Phần II: Thực trạng về công tác tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở phân xưởng sản xuất của nhà máy bia Đông Nam Á 16 I. Tổng quan về tình hình sản xuất kinh doanh và tổ chức của nhà máy bia Đông Nam Á 16 1. Lịch sử ra đời và phát triển của nhà máy 16 2. Tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy 16 3. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán của nhà máy 19 II. Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở phân xưởng 20 Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở phân xưởng sản xuất nhà máy bia Đông Nam Á 27 Kết luận 29 Tài liệu tham khảo 30