Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hưng Gia

gười mua 2. Kế toán xác định kết quả 2.1. Kế toán chi phí bán hàng * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ và kết chuyển chi phí bán hàng vào giá vốn kỳ bán, kế toán sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng, để tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Kết cấu cơ bản của TK này như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm CPBH; cuối kỳ phân bổ và kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh hoặc chuyển thành chi phí chờ kết chuyển. TK này không có số dư. TK 641 được mở 7 TK cấp hai lần lượt phản ánh từng nội dung được đề cập ở trên: TK 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6417, 6418. * Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 8 : Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng TK334,338 TK641 TK111,112,138… TK911 TK1422 TK152,153 TK214 TK331,111,112… TK133 CP lương và các khoản trích theo lương của nhiệm vụ bán hàng CP vật liệu, dụng cụ CP khấu hao TSCĐ Các CP liên quan khác K/c chi phí bán hàng Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí 2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. * TK sử dụng: TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết cấu cơ bản của TK này như sau: Bên Nợ: Phản ánh các khoản chi phí QLDN thực tế phát sinh trong kỳ, trích lập và trích lập thêm các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Bên Có: Phản ánh các khoản ghi giảm CP QLDN; cuối niên độ kế toán hoàn nhập số chênh lệch dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập lớn hơn số phải trích lập cho năm tiếp theo; kết chuyển CP QLDN để xác định kết quả kinh doanh hay chờ kết chuyển. Sau khi kết chuyển, TK 642 không có số dư cuối kỳ. * Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (thể hiện ở sơ đồ sau) Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí QLDN CP dịch vụ mua ngoài và CP bằng tiền khác Kết chuyển chi phí QLDN TK334,338 TK642 TK111,152,1388 CP nhân viên quản lý Giá trị ghi giảm CP QLDN TK152,153 CP vật liệu, dụng cụ TK214 CP khấu hao TSCĐ TK1421 Phân bổ dần CP trả trước TK335 Trích trước CP phải trả theo kế hoạch TK333 Thuế, phí, lệ phí phải trả TK139 Trích trước lập dư phòng phải thu khó đòi TK331.111,112 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK1331 TK911 TK1422 Trừ vào kết quả kinh doanh trong kỳ Chờ k/c Kết chuyển 2.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Đây là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp. Lãi, lỗ từ hoạt động KD thông thường = DTT về bán hàng và CCDV - GVHB + DT của hoạt động TC - CP tài chính - CP BH, CP QLDN Sơ đồ 10 : Hạch toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh TK632 TK911 TK511,512 TK635 TK641,642 TK142 TK515 TK421 Kết chuyển GVHB K/c CP hoạt động tài chính K/c CPBH, CP QLDN K/c CP chờ kết chuyển K/c lỗ K/c DT hoạt động TC K/c DTT về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá III. CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ, TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá được phản ánh trên các sổ kế toán tổng hợp. - Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Nhật ký chứng từ" thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá được phản ánh trên các Nhật ký chứng từ như: NKCT số 1, NKCT số 2,...; các bảng phân bổ như: Bảng phân bổ tiền lương, vật liệu, khấu hao, ...; Các bảng kê như: Bảng kê số 8, Bảng kê số 9, ... và các sổ chi tiết liên quan. - Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Nhật ký chung" thì các nghiệp vụ kế toán trên được phản ánh vào Nhật ký chung, các sổ cái TK 156, TK 632, TK 511, TK 911, ... và các sổ chi tiết liên quan. - Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Nhật ký-sổ cái" thì các nghiệp vụ kế toán trên được phản ánh trên sổ Nhật ký-Sổ cái, phần sổ cái được thể hiện trên các TK 156, 632, 157, 511, 911, ...và các sổ chi tiết liên quan. - Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ", căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán sẽ lập các Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết liên quan. Toàn bộ những vấn đề trình bày trên đây chỉ là lý luận chung theo quy định. Trong thực tế mỗi doanh nghiệp cần phải xem xét điều kiện cụ thể của mình mà lựa chọn các hình thức, phương pháp kế toán thích hợp để đảm bảo cho tài sản, tiền vốn được phản ánh một cách trung thực nhất trên cơ sở đó để kế toán phát huy được vai trò của mình trong sản xuất, kinh doanh. PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ, TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV HƯNG GIA I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM & DV HƯNG GIA 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Tên đơn vị thực tập: Công ty TNHH TM & DV Hưng Gia Trụ sở: Ngõ 7/17 Huỳnh Thúc Kháng - Đống Đa - Hà Nội Ngành nghề kinh doanh của là buôn bán: Dầu, dầu xe, vật liệu xây dựng, và một số mặt hàng kinh doanh khác. Là một doanh nghiệp còn non trẻ nhưng từ khi đi vào hoạt động cho đến nay, công ty không ngừng phát triển. Mạng lưới phân phối tới khách hàng ngày càng mở rộng, các mặt hàng của Công ty cũng đa dạng hơn bên cạnh một số mặt hàng chủ lực. Tình hình kinh doanh của Công ty được thể hiện qua các chỉ tiêu sau: Bảng 1: Quá trình phát triển của Công ty Đơn vị tính: Đồng TT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Doanh thu 9 623 864 587 10 456 424 752 13 766 405 886 2 Lợi nhuận trước thuế 1 022 394 562 1 208 925 096 1580 676 205 3 Tiền lương b/q/tháng/người lđ 1 540 000 1 642 000 1 860 000 (Nguồn: Bảng CĐKT, BC KQHĐKD của Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia) Tính đến tháng 12/2005, tổng nguồn vốn bằng tổng tài sản của đơn vị đạt được 35.801.989.577 đ. Trong đó: - Tài sản: + TSLĐ: 34 806 553 218 + TSCĐ: 995 436 359 Nguồn vốn: + Nợ phải trả: 26 289 684 120 + Nguồn vốn chủ sở hữu: 9 512 305 457 Tổng số lao động trong công ty là 53 người, đều có bằng Đại học, Cao đẳng và đã được qua đào tạo. 2. Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý Mô hình cơ cấu tổ chức hoạt động quản lý kinh doanh của Chi nhánh theo hình thức tập trung. Các phòng ban của Công ty được bố trí gần nhau cho tiện việc trao đổi, quản lý. Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốc Công ty với nhiệm vụ quản lý vĩ mô, tiếp theo là các phòng ban chức năng. Sơ đồ 12: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Bộ phận giao hàng Thủ kho Đứng đầu là Giám đốc công ty. Các phòng ban, bộ phận trong công ty được chia làm 4 bộ phận: Phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, bộ phận giao hàng, Thủ kho. Tất cả các phòng ban, bộ phận trong tổ chức bộ máy của đơn vị đều dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty và có mối quan hệ, hỗ trợ nhau. Phòng kinh doanh lập và triển khai các phương án kinh doanh, lập các đơn đặt hàng. Phòng Kế toán trên cơ sở các đơn đặt hàng để lập hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán công nợ với khách hàng. Thủ kho trên cơ sở các hoá đơn để xuất hàng. Bộ phận giao hàng tiếp nhận hàng từ Thủ kho và chuyển tới từng khách hàng, đồng thời kết hợp với bộ phận Kế toán trong việc thực hiện thanh toán với khách hàng. * Giám đốc công ty: Có nhiệm vụ lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về hoạt động của công ty. * Phòng Kế toán: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc thực hiện tốt các chế độ hạch toán kinh tế, thống kê, tài chính, thông tin kinh tế cho công ty. Lập các báo cáo tài chính, lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính. * Phòng kinh doanh: - Có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc và trực tiếp xây dựng các kế hoạch kinh doanh trong từng tháng, quý và tổ chức thực hiện các kế hoạch đó trên địa bàn được phân công. - Xây dựng, thuyết trình trước Giám đốc và thực hiện các hoạt động Marketting nhằm mở rộng địa bàn, xây dựng uy tín cho công ty và thương hiệu sản phẩm. - Tiến hành các hoạt động giao dịch với khách hàng lẻ, các đơn vị giao ban giới thiệu sản phẩm, gặp gỡ các cộng tác viên - Phối hợp với Phòng Kế toán để thực hiện công tác thanh toán, phối hợp với kho và bộ phận giao hàng để đảm bảo hàng hoá đúng yêu cầu, giao nhận đúng thời gian và hợp lệ. * Thủ kho: Tổ chức nhập hàng, xuất hàng và bảo quản hàng hoá theo đúng quy định của Nhà nước, nội quy của Công ty. - Khi nhập hàng thực hiện 3 kiểm tra: + Kiểm tra hàng + Kiểm tra số lượng + Kiểm tra chất lượng, số kiểm soát, hạn dùng. và 3 đối chiếu khi xuất hàng: + Tên hàng trên hoá đơn với hàng xuất. + Số lượng trên hóa đơn, trên phiếu với số lượng bán. - Mở và cập nhật các loại sổ sách chứng từ theo quy định, chịu trách nhiệm về số liệu tồn kho, xuất nhập và các hư hao mất mát do tự gây ra. - Thường xuyên theo dõi chất lượng hàng trong kho đảm bảo số lượng, chất lượng của hàng hoá trước khi xuất hàng - Đảm bảo an toàn tuyệt đối về hàng hoá, kho tàng. Thực hiện tốt phòng chống cháy nổ, hoả hoạn. * Bộ phận giao hàng: Thay mặt Công ty thực hiện các giao dịch trực tiếp Hàng- Tiền với các khách hàng. - Đảm bảo giao hàng kịp thời, đầy đủ và chính xác, đúng địa điểm. - Thực hiện tốt 3 tra- 3 đối khi nhận hàng ở kho và khi giao hàng cho khách hàng. Tuyệt đối không tự ý thay đổi chủng loại, số lượng hàng hoá. - Thực hiện tốt công tác thanh toán. Đối với các khách hàng không phải là khách hàng có dư nợ thường xuyên hoặc không có sự đồng ý của Giám đốc Công ty tuyệt đối không cho khách hàng nợ. - Tiền thu về phải nộp cho Thủ quỹ Công ty. - Đảm bảo an toàn về hàng hoá, tiền trong quá trình lưu thông trên đường. 3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty - Các mặt hàng kinh doanh của Công ty được chia thành 2 nhóm chính + Nhóm I: Bao gồm các loại vật liệu: sắt, thép, xi măng…. + Nhóm II : Bao gồm các loại nhiên liệu: dầu, dầu xe…. - Hoạt động bán hàng của Công ty chủ yếu qua giao dịch của các đại lý - Hoạt động kinh doanh chủ yếu trên địa bàn Hà Nội. Hiện nay, Công ty đang mở rộng đội ngũ Đại lý trên các địa bàn khác như : Quảng Bình, Quảng Trị, Quảng Nam... Tuy nhiên, ở các địa bàn này hoạt động kinh doanh chỉ dừng lại ở hàng nhóm I. 4. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: Để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh, công ty tổ chức kế toán theo hình thức tập trung. Phòng Kế toán phụ trách toàn bộ công tác kế toán, được tổ chức gọn nhẹ để phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty nhưng vẫn đảm bảo công tác kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của Cty TNHH TM&DV Hưng Gia Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán kho hàng Kế toán công nợ Trong đó, Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán của công ty. Dưới Kế toán trưởng có 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán kho hàng, 1 kế toán công nợ và 1 thủ quỹ. * Kế toán trưởng:Tổ chức điều hành chung công việc kế toán tại Công ty, đảm bảo cho bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. * Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty , thực hiện công việc thu, chi tiền mặt theo lệnh; tính toán, cân đối tồn quỹ để đảm bảo phục vụ công tác kinh doanh. * Kế toán kho hàng: Chịu trách nhiệm số liệu kế toán về hàng hoá nhập- xuất- tồn kho, thực hiện việc đối chiếu số liệu sổ sách với số liệu thực tế của thủ kho. Đồng thời, kế toán kho hàng có trách nhiệm lập bảng kê thuế VAT đầu vào, VAT đầu ra theo định kỳ hàng tháng. * Kế toán công nợ: - Thực hiện việc quản lý tình hình công nợ của Công ty, lên kế hoạch thu hồi nợ, đảm bảo thu hồi công nợ đúng thời hạn. - Theo dõi các khoản phải trả đến hạn và tình hình quỹ tiền mặt hiện có để kịp thời thanh toán tiền cho nhà cung cấp. * Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu do kế toán viên cung cấp, lưu trữ toàn bộ chứng từ kế toán, lập báo cáo phục vụ công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị của Công ty. 4.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TM & DV Hưng Gia 4.2.1 Chính sách kế toán Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia áp dụng hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp theo quy định của Bộ Tài chính như sau: Niên độ kế toán: 01/01 -31/12 năm dương lịch. Kỳ kế toán: tháng Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo trị giá vốn của hàng hoá nhập kho. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân sau mỗi lần nhập . + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: theo giá thực tế khi mua sắm. Phương pháp khấu hao theo đường thẳng, tỉ lệ khấu hao cơ bản trích theo QĐ 206/2003/QĐ- BTC (12/12/2003). 4.2.2.Hình thức sổ kế toán áp dụng Tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia trên thực tế đang áp dụng hình thức Nhật ký chung . Hệ thống tài khoản áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính và đơn vị không mở sổ "Nhật ký đặc biệt" chỉ mở sổ "Nhật ký chung", "Sổ, thẻ kế toán chi tiết", "Sổ cái". - Sổ cái: Công ty mở sổ cái cho tất cả các tài khoản sử dụng. - Sổ, thẻ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần chi tiết như: Sổ chi tiết tài khoản TGNH, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, v.v... Trình tự hạch toán như sơ đồ sau: Sơ đồ 14 : Trình tự hạch toán tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết Nhật ký chung Sổ cái Bảng CĐKT Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Hệ thống tài khoản tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia được xây dựng trên cơ sở những quy định về hệ thống tài khoản chung cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành. Hiện nay những tài khoản cấp I được áp dụng ở Chi nhánh bao gồm: TK 111, 112, 131, 133, 138, 142, 156, 211, 214, 311, 331, 333, 334, 335, 338, 411, 421, 511, 515, 531, 632, 635, 641, 642, 711, 721, 811, 911. Ngoài ra trong từng tài khoản cấp I còn được chi tiết thành các tài khoản cấp II và các tiểu khoản chi tiết khác tuỳ theo đối tượng. II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HƯNG GIA 1. Đặc điểm về hàng hoá và đánh giá hàng hoá tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Hàng hoá của Công ty đa dạng về chủng loại, nhiều mặt hàng khác nhau. Trong đó các loại hàng hoá chủ yếu bao gồm: Xi măng, sắt thép, sơn, dầu, dầu xe máy là các mặt hàng chủ lực của Công ty. Ngoài ra còn có các hàng khác như: các mặt hàng khác như tôn, đồ dùng cá nhân, ... nhưng số lượng tiêu thụ không nhiều. Trong số những mặt hàng Công ty tiêu thụ thì Vật liệu xây dựng chiếm tỉ trọng lớn về doanh thu (khoảng 40%). Do đặc điểm hàng hoá của Công ty rất đa dạng, để quản lý hàng hoá và thuận tiện trong công tác hạch toán, hàng hoá được phân loại, phân nhóm. Hiện tại ở Công ty, các loại hàng hoá trên lại chia ra thành hai nhóm chính là: Hàng nhóm I và hàng nhóm II. Hàng hoá được quản lý và hạch toán chặt chẽ đầy đủ về số lượng, chất lượng và giá trị để tránh mọi tổn thất. Thủ kho quản lý chặt chẽ việc xuất, nhập, tồn kho hàng. Phòng Kế toán (bộ phận kế toán tiêu thụ) ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá; giám đốc kiểm tra tình hình thực hiện công tác, nhiệm vụ kế toán hàng hoá. Hàng hoá nhập, xuất, tồn kho được xác định theo giá thành thực tế. Công việc này được thực hiện hàng tháng và vào cuối mỗi tháng cho từng mặt hàng. Giá thực tế hàng hóa nhập kho được xác định bằng giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ: Số tồn đầu tháng 03/2006 mặt hàng dầu Esco là17173 hộp, đơn giá 11 250 đ/hộp và tình hình nhập xuất trong tháng 03/2006 như sau: Ngày 06/03 nhập kho 2 000 hộp, đơn giá 11 350 đ/hộp. Ngày 07/03xuất kho 620 hộp. Ngày 14/03 nhập kho 10 000 hộp, đơn giá 11 300 đ/hộp. Ngày 16/03 xuất kho 1200 hộp. Đơn giá bq ngày 06/03/2006 = (17 173 * 11 250)+ (2 000* 11 350) = 11 260 17 173+ 2 000 Đơn giá bq ngày 14/03/2006 = (18 553 * 11 260)+ (10 000* 11 300) = 11 274 18 553+ 10 000 Và trị giá hàng Esco xuất kho sẽ là: (620* 11 260) + (1200 * 11 274) = 20 510 000 đ 2. Kế toán tiêu thụ hang hoá và xác định kết quả tại Công ty TNHH TM & DV Hưng Gia 2.1.Quy trình nhập kho hàng hoá Khi hàng hoá nhập vào kho Công ty, Thủ kho lập Phiếu nhập kho. Thủ kho của đơn vị có trách nhiệm đối chiếu giữa số liệu ghi trên Phiếu nhập kho và số lượng hàng hoá thực nhập. Sau đó Thủ kho ký nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho ghi theo chỉ tiêu số lượng, lưu lại để làm căn cứ ghi thẻ kho tại kho. Hàng ngày chuyển Phiếu nhập kho cho phòng Kế toán. 2.2.Quy trình xuất kho hàng hóa Tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia, xuất kho hàng hóa chủ yếu là xuất kho bán trực tiếp nhưng giao dịch chủ yếu qua điện thoại hoặc đặt hàng qua giao dịch viên tại các địa bàn. Giao dịch viên sẽ viết đơn đặt hàng cho từng khách hàng. Trên đơn đặt hàng nêu rõ yêu cầu về loại mặt hàng, số lượng hàng. Trưởng phòng Kinh doanh sẽ ký duyệt từng đơn hàng. Sau đó đơn đặt hàng được chuyển sang cho Kế toán bán hàng để làm căn cứ lập Hoá đơn giá trị gia tăng. Tại phòng Kế toán, kế toán bán hàng sẽ phân loại các trường hợp xuất hàng mà lập Hoá đơn giá trị gia tăng. Sau đó, liên 2 và 3 của hoá đơn GTGT được chuyển cho Thủ kho để làm căn cứ xuất hàng. 2.3.Kế toán chi tiết hàng hoá Việc hạch toán chi tiết hàng hoá được thực hiện đồng thời ở kho và phòng Kế toán theo phương pháp thẻ song song. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, các hoá đơn GTGT thủ kho sẽ ghi số hiệu của chứng từ, cuối ngày căn cứ vào số tồn đầu ngày, tổng hợp nhập-xuất trong ngày, thủ kho tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi vào Thẻ kho. Từ thẻ kho, thủ kho vào tiếp chi tiết Sổ vật liệu. Thủ kho chỉ căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi vào phần xuất trên Thẻ kho và xuất cho khách hàng. Số tồn cuối tháng được xác định bằng cách lấy tồn đầu tháng cộng tổng nhập trong tháng trừ tổng xuất trong tháng. VD: Mặt hàng Dầu Esco có số lượng tồn đầu ngày 06/03/2006 là 17073 hộp. Trong ngày 06/03/2006 Công ty có các nghiệp vụ nhập, xuất như sau: Nhập 2000 hộp dầu Esco từ Công ty Xăng dầu Quân đội theo hoá đơn số 26241 ngày 06/03/06. Xuất 50 hộp bán cho Đại lý Phú Bài theo HĐ 55228. Xuất 100 hộp bán cho Đại lý Thuỷ Lương theo HĐ 55235. Xuất 20 hộp bán cho Đại lý Thuỷ Phù theo HĐ 55250. Như vậy, tồn kho cuối ngày 06/03/06 mặt hàng Dầu Esco là: 17 073+ 2 000- (50+ 100+ 20) = 18 903 (hộp) Khi nhập kho 2 000 hộp dầu Esco, căn cứ vào hoá đơn đầu vào kế toán sẽ lập phiếu nhập kho trên phần mềm vi tính và in ra. Phiếu nhập kho được lập có dạng như sau: Biểu 1: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Số 2 TK Nợ: 156 TK Có: 331 Ngày 06/03/2006 Người giao hàng: Công ty Xăng dầu Quân Đội Địa chỉ: đường Giải Phóng - Hà Nội Theo số : 26241 Ngày 06 tháng 03 năm 2006 Nhập vào kho: Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia STT Tên hàng- hàm lượng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dầu Esco 0,8 Hộp 2 000 11 350 22 700 000 Tổng cộng tiền hàng : 22 700 000 Thuế suất 5% Tiền thuế GTGT: 1135 000 Tổng cộng tiền thanh toán : 23 835 000 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Sau đó phiếu nhập kho được chuyển xuống cho Thủ kho làm căn cứ để vào Thẻ kho. Với những nghiệp vụ xuất kho, Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT để xuất hàng và vào Thẻ kho . VD: Ngày 07/03/0, Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia xuất bán cho Đại lý Phú Bài 50 hộp Dầu Esco, đơn giá 15200 đ/hộp. Hoá đơn GTGT được lập tại phòng Kế toán và chuyển cho Thủ kho như sau: Biểu 2: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày..07..tháng ..03. năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BD/2006B 0055290 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Địa chỉ: Huỳnh Thúc Kháng - Hà Nội Mã số thuế: 03 01018498-001 Họ tên người mua hàng: Chị Mai Tên đơn vị: Đại lý Phú Bài Địa chỉ: Phú Bài- Giải Phóng - Hà Nội Điện thoại: Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế:… ………………… … ……… … STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dầu Esco 0,8 Hộp 50 14 476,2 723 810 Cộng tiền hàng 723 810 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 36 190 Tổng cộng tiền thanh toán 760 000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi đó, Thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập hàng và hoá đơn GTGT để vào Thẻ kho như sau: Biểu 3: Trích Thẻ kho tháng 03/2006 Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Huỳnh Thúc Kháng - Hà Nội THẺ KHO Tên hàng: Dầu Esco 0,8 Đơn vị tính: hộp Tồn đầu tháng: 17 173 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn vị Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 55201 Đại lý Phú Bài Hộp 100 17 073 06/03/06 26241 Công ty Xăng dầu Quân Đội Hộp 2 000 19 073 06/03/06 55228 Đại lý Phú Bài 50 19 023 06/03/06 55235 Đại lý Thuỷ Lương 100 18 923 06/03/06 55250 Đại lý Thuỷ Phù 20 18 903 07/03/06 55290 Đại lý Thuỷ Châu Hộp 50 18 853 ... ... ... ... ... Cộng tháng 12 000 16 277 12 896 Tồn cuối tháng: 12 896 Trong đó, số lượng tồn cuối tháng được tính như sau: Số tồn cuối tháng = 17 173+ 12 000- 16 277 = 12 896 (hộp) Tại phòng Kế toán, khi nhập hoá đơn đầu vào và hoá đơn GTGT, phần mềm sẽ tự động tính giá thực tế của hàng xuất kho và cập nhật số liệu sang các sổ Nhật ký chung và các sổ liên quan. Ví dụ : Đơn giá bình quân ngày 06/03/2006 của hàng Dầu Esco là 11260 đ/hộp. Hoá đơn 55290 ngày 07/03/2006 xuất kho 50 hộp dầu Esco thì giá trị xuất kho của lô hàng trên là: 11260 x 50 = 563 000đ. Nghiệp vụ trên được phản ánh trên các sổ như sau: Biểu 4: Trích Nhật ký chung tháng 03/2006 Đơn vị tính : VNĐ Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh SH NT Nợ Có HD55201 01/02/06 "Bán hàng chưa thu tiền" Phải thu của KH nhóm II Doanh thu bán hàng Thuế GTGT đầu ra 1312 511 33311 1 520 000 1 447 619 72 381 PXK01 01/03/06 Giá vốn hàng bán Hàng hoá 632 156 1 125 000 1 125 000 PN01 06/03/06 "Nhập hàng Cty DP Tín Đức- HCM" Thuế GTGT được khấu trừ Hàng hoá Phải trả nhà cung cấp 1331 156 331 1 135 000 22 700 000 23 835 000 HD55228 06/03/06 "Bán hàng chưa thu tiền" Phải thu của KH nhóm II Doanh thu bán hàng Thuế GTGT đầu ra 1312 511 33311 760 000 723 810 36 190 PXK02 06/03/06 Giá vốn hàng bán Hàng hoá 632 156 563 000 563 000 ... ... HD55290 07/03/06 "Bán hàng chưa thu tiền" Phải thu của KH nhóm II Doanh thu bán hàng Thuế GTGT đầu ra 1312 511 33311 760 000 723 810 36 190 PXK... 07/03/06 Giá vốn hàng bán Hàng hoá 632 156 563 000 563 000 ... ... ... Các nghiệp vụ phát sinh đồng thời được phản ánh trên các sổ chi tiết như sau: Biểu 5: Trích sổ chi tiết vật liệu (sản phẩm, hàng hoá) Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Huỳnh Thúc Kháng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Tháng 03 năm 2006 Mã: 156 Tài khoản: Hàng hoá Mã VTHH: 2ESC , Tên VTHH: Dầu Esco 0,8 Đơn vị tính: Hộp Chứng từ Diễn giải TK đ.ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày SL GT SL GT SL GT Tồn đầu kỳ 17 173 193 196 250 01/03/06 Xuất kho theo HĐ 55201 632 11 250 100 1 125 000 17 073 192 071 250 06/03/06 Nhập kho theo HĐ 26241 331 2 000 22 700 000 19 073 214 771 250 06/03/06 Xuất kho theo HĐ 55228 632 11 260 50 563 000 19 023 214 208 250 ... ... ... ... ... ... ... 07/03/06 Xuất kho theo HĐ 55290 632 11 260 50 563 000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 12 000 135 700 000 16 277 183 370 316 12 896 145 389 504 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Người lập Biểu 6: Trích Sổ chi tiết tài khoản hàng hoá Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Huỳnh Thúc Kháng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN HÀNG HOÁ Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 Tài khoản: 156- Hàng hoá Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 827 582 423 01/03/06 Bán hàng theo HĐ 55201 632 1 125 000 06/03/06 Nhập hàng từ Cty Xăng dầu Quân đội 331 22 700 000 06/03/06 Bán hàng theo HĐ 55228 632 563 000 ... ... 07/03/06 Bán hàng theo HĐ 55290 632 563 000 ... ... ... ... Cộng phát sinh trong kỳ 976 364 911 823 043 460 Số dư cuối kỳ 980 903 874 Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) Ngày 31/03/2006 Kế toán trưởng (ký, họ tên) 2.4 Kế toán tổng hợp hàng hoá tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Nếu việc ghi chép, tổng hợp số liệu liên quan tới nhập, xuất tồn kho hàng hóa về mặt hiện vật được thực hiện chủ yếu ở kho thì việc quản lý toàn bộ số hiện có và tình hình biến động của hàng hoá cả về hiện vật và giá trị là nhiệm vụ của Phòng Kế toán. Kế toán sử dụng TK 156- Hàng hoá để phản ánh số thực có và tình hình tăng giảm của hàng hoá trong kho của Công ty. Trong tháng, kế toán kho hàng sau khi nhập hoá đơn đầu vào và hoá đơn GTGT, phần mềm sẽ tự kết xuất ra Bảng kê nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Biểu 7: Trích Bảng kê nhập, xuất tồn hàng hoá Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Huỳnh Thúc Kháng - Hà Nội TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 Mã hàng Tên hàng Đvt Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK Đơn giá SL GT SL GT SL GT SL GT NI Hàng nhóm I CT 3f6 Thép f 6 Kg 4.300 32.422.000 2.530 19.076.200 3.850 29.029.000 104 19 256 930 185 163 X - HT Xi măng Hoàng Thạch Tấn 45 30.681.810 30 20.454.540 25 17.045.450 337 45 762 281 135 793 SLVA Sơn lót Levis Kg 1.320 97.020.000 950 69.825.000 865 63.577.500 1 617 136 007 619 84 111 ... ... ... NII Hàng nhóm II DE 0,8 Dầu Esco 0,8 Hộp 17.173 193.196.250 12.000 135.700.000 16.277 183.370.316 12 896 145 389 504 11 274 DCP1 Dầu Castrol Power 1 Hộp 9.250 212.750.000 5.350 123.050.000 4.453 102.419.000 2 385 118 057 498 49 500 ... ... ... ... Tổng cộng 827.825.623 976.364.911 823.043.460 981 147 074 Kế toán Thủ kho Ngày 31/03/2006 Giám đốc 2.5. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia a. Kế toán doanh thu bán hàng Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, sử dụng hoá đơn GTGT do Bộ Tài chính phát hành. Nội dung hoá đơn GTGT được lập trên máy rồi in ra 3 liên theo quy định. * Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 511- Doanh thu bán hàng. TK 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này được mở chi tiết 2 tài khoản cấp 2: TK 1311: Phải thu của khách hàng nhóm I TK 1312: Phải thu của khách hàng nhóm II * Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng: Hàng ngày, căn cứ vào Đơn đặt hàng đã được Trưởng phòng kinh doanh ký duyệt, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT trên máy, rồi in thành 3 liên theo đúng mẫu và quy định của Bộ Tài chính. Ví dụ: Ngày 07/02/2006, Công ty xuất bán 50 hộp dầu Esco cho đại lý Phú Bài. Kế toán sẽ lập hoá đơn GTGT vào phần mềm kế toán trên máy tính với số hiệu hoá đơn là HD55290 như sau: Sau khi nhập số liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu tới các sổ có liên quan như sổ Nhật ký chung, các sổ chi tiết TK 511, TK131(1,2), TK 33311,... Như vậy khi nhập hoá đơn số 55290 ngày 07/03/2006, doanh thu của số hàng trên được phản ánh trên Nhật ký chung như sau: Biểu 8a: Trích Nhật ký chung tháng 03/2006 Đơn vị tính : VNĐ Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... HD55290 07/03/06 "Bán hàng chưa thu tiền" Phải thu của KH nhóm II Doanh thu bán hàng Thuế GTGT đầu ra 1312 511 33311 760 000 723 810 36 190 PXK01 01/03/06 Giá vốn hàng bán Hàng hoá 632 156 563 000 563 000 ... ... ... Biểu 8b: Trích sổ chi tiết tài khoản 511 Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Huỳnh Thúc Kháng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 511- Doanh thu bán hàng Tháng 03 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có 01/03/06 Bán hàng chưa thu tiền 1312 1 447 619 07/03/06 Bán hàng chưa thu tiền 1312 723 810 ... ... ... 31/03/06 K/c Doanh thu hàng bán bị trả lại 531 1 447 619 31/03/06 Kết chuyển DTT tháng 02/2006 911 1 048 409 501 Tổng cộng 1 048 409 501 1 048 409 501 Người lập Kế toán trưởng Ngày 31/03/2006 Giám đốc Biểu 8c: Trích Sổ chi tiết TK 1312 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Mã TK 1312- Phải thu của khách hàng nhóm II Tháng 03 năm 2006 Đơn vị tính : VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có ... ... ... HD55290 07/03/06 Doanh thu bán hàng Thuế GTGT đầu ra 511 33311 723 810 36 190 ... ... ... Biểu 8d: Trích sổ chi tiết TK 33311 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Mã TK 33311- Thuế GTGT đầu ra Tháng 03 năm 2006 Đơn vị tính : VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có ... ... ... HD55290 07/03/06 Thuế GTGT đâu ra 1312 36 190 ... ... ... b. Kế toán giá vốn hàng bán Với số lượng chủng loại hàng hoá đa dạng, phong phú, việc xác định được giá vốn hàng xuất bán không đơn giản. Tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia, giá thực tế của hàng hoá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập và đó được coi là giá vốn của hàng xuất bán. Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632- Giá vốn hàng bán và TK 156- Hàng hóa,... Cuối tháng, kế toán tiêu thụ kết xuất ra Bảng kê nhập-xuất-tồn kho hàng hoá là đã tính giá vốn hàng xuất bán. Như vậy, căn cứ vào Bảng kê nhập-xuất-tồn kho tháng 03/2006 (Biểu số 7) cho thấy giá vốn hàng xuất bán trong kỳ của Chi nhánh là 823 043 460 đồng. Tiếp tục ví dụ xuất bán 50 hộp Dầu Esco ngày 07/03/06 theo HD55290, giá vốn của lô hàng này được phản ánh trên Nhật ký chung như sau: Biểu 9a: Trích Nhật ký chung tháng 03/2006 NHẬT KÝ CHUNG Tháng 03 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... HD55290 07/02/06 ... PXK... 07/02/06 Giá vốn hàng bán Hàng hoá 632 156 563 000 563 000 ... ... ... Đồng thời, số liệu này được phản ánh trên sổ cái tài khoản 632 và sổ chi tiết TK 632. Biểu 9b: Trích sổ chi tiết tài khoản 632 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Mã TK 632- Giá vốn hàng bán Tháng 03 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có 01/03/06 Xuất kho theo HĐ số 55201 156 1 125 000 07/03/06 Xuất kho theo HĐ số 55290 156 563 000 ... ... ... 31/03/06 K/c giá vốn hàng bán T3/06 911 823 043 460 Tổng cộng 823 043 460 823 043 460 Số dư đầu kỳ: 0 Số dư cuối kỳ: 0 3.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 3.3.1.Kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại Trong công ty có tình trạng hàng hoá của công ty giao cho khách hàng nhưng khi hàng có hạn ngắn nên khách hàng trả lại cho công ty. Khi khách hàng có yêu cầu trả lại hàng thì phải viết "Đơn xin trả lại hàng" kèm theo hoá đơn GTGT của đơn vị trả hàng gửi đến Giám đốc công ty. Sau đó, kế toán lập Phiếu nhập kho cho chỗ hàng trả lại. Kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho hàng trả lại để nhập số liệu vào phần mềm máy tính phản ánh khoản giảm giá vốn hàng bán theo định khoản: Nợ TK 156 Có TK 632 Ví dụ: Ngày 20/03/2006 nhập lại kho hàng trả lại 100 hộp dầu Esco đã xuất bán ngày 16/03/2006, biết đơn giá thực tế xuất kho của lô hàng trên là 11.274 đ/hộp, trị giá hoá đơn là 1 520 000 đ. Kế toán hạch toán như sau: a. Nợ TK 156(1): 1 127 400 Có TK 632 : 1 127 400 b. Nợ TK 531 : 1 447 619 Nợ TK 3331 : 72 381 Có TK 131 : 1 520 000 Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại: c. Nợ TK 511: 1 447 619 Có TK 531: 1 447 619 Biểu 10: Trích sổ cái tài khoản 531 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có 20/03/06 Nhập lại kho 100h dầu Esco đã xuất ngày 16/03/06 bị trả lại 1312 1 447 619 ... ... ... 31/03/06 K/c DT hàng bán bị trả lại 511 1 447 619 Tổng cộng ... ... 3.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 3.4.1. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 3.4.1.1. Kế toán chi phí bán hàng * Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng TK 641-Chi phí bán hàng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng. Thực tế tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia không chi tiết TK 641 theo các nội dung của chi phí bán hàng. * Quy trình kế toán chi phí bán hàng Hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan tới chi phí bán hàng, các bộ phận kế toán có liên quan tới nghiệp vụ sẽ thực hiện nhập số liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 641 Có TK liên quan Cuối tháng, kế toán kết xuất từ phần mềm ra Sổ chi tiết Chi phí bán hàng. Đồng thời tiến hành nhập bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh theo định khoản: Nợ TK 911 Có TK 641 Hạch toán Chi phí bán hàng được phản ánh trên sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết như sau: Biểu 11a: Trích Nhật ký chung tháng 03/2006 NHẬT KÝ CHUNG Tháng 03 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... KC6/3 31/03/06 “Hạch toán chi phí lương bộ phận bán hàng” Chi phí bán hàng Phải trả CNV 641 334 50 649 000 50 649 000 KC7/3 31/03/06 “HT BHXH phải nộp bộ phận bán hàng” Phải trả CNV Chi phí bán hàng BHXH 334 641 3383 460 000 1 380 000 1 840 000 KC8/3 31/03/06 “HT BHYT phải nộp bộ phận bán hàng” Phải trả CNV Chi phí bán hàng BHYT 334 641 3384 92 000 184 000 276 000 ... ... ... Biểu 11b: Trích Sổ chi tiết Chi phí bán hàng SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 641-Chi phí bán hàng Tháng 03 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có KC7 31/03/06 Hạch toán chi phí lương bộ phận bán hàng 334 50 649 000 KC8 31/03/06 BHXH bộ phận bán hàng phải nộp 3383 1 380 000 KC9 31/03/06 BHYT bộ phận bán hàng phải nộp 3384 184 000 KC13 31/03/06 K/c CPBH tháng 03/2006 911 52 213 000 Tổng cộng 52 213 000 52 213 000 3.4.1.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp * Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này được chi tiết theo nội dung của chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm: TK 6421: Văn phòng phẩm TK 6422: Điện, nước, điện thoại TK 6423: Thuê nhà TK 6424: Quảng cáo, khuyến mại, biếu tặng TK 6425: Chi phí tiếp khách TK 6426: Đồ dùng văn phòng TK 6427: Khấu hao TSCĐ TK 6428: CP nhân viên bộ phận quản lý TK 642T: Thuế môn bài TK 642K: CP bằng tiền khác. * Quy trình kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tương tự như kế toán chi phí bán hàng. Hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan tới CP QLDN, các bộ phận kế toán có liên quan tới nghiệp vụ sẽ thực hiện nhập số liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 642 (chi tiết) Có TK liên quan Cuối tháng, kế toán kết xuất từ phần mềm ra Sổ chi tiết Chi phí QLDN. Đồng thời tiến hành nhập bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh theo định khoản: Nợ TK 911 Có TK 642 (chi tiết) Hạch toán Chi phí quản lý doanh nghiệp được phản ánh trên sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết như sau: Biểu 12a: Trích Nhật ký chung tháng 03/2006 NHẬT KÝ CHUNG Tháng 03 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... PC05 07/03/06 “Chi tiền điện tháng 01/2006” Thuế GTGT được khấu trừ Chi phí điện, nước, điện thoại Tiền mặt 1331 6422 1111 175 953 1 759 533 1 935 486 KC7/2 31/03/06 “Chi mua thẻ điện thoại T2/06” Thuế GTGT được khấu trừ Chi phí điện, nước, điện thoại Tiền mặt 1331 6422 1111 663 640 6 636 360 7 300 000 KC8/2 31/03/06 “Chi tiền nước” Chi phí điện, nước, điện thoại Tiền mặt 6422 1111 105 500 105 500 ... ... ... Từ Nhật ký chung, phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu sang các sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Biểu12b: Trích Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 6422- Chi phí điện, nước, điện thoại Tháng 03 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có PC5 07/03/06 Chi tiền điện tháng 2/06 1111 1 759 533 PC15 16/03/06 Chi mua thẻ điện thoại tháng 02/06 1111 6 636 360 PC25 20/03/06 Chi tiền nước 1111 105 500 KC14 28/03/06 K/c CPQL tháng 2/06 911 5 501 393 Tổng cộng 5 501 393 5 501 393 Số dư đầu kỳ: 0 Số dư cuối kỳ: 0 Như vậy, chi phí điện, nước, điện thoại trong tháng 03/2006 của Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia là 5 501 393 đồng. Các sổ chi tiết khác của chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có kết cấu tương tự. Tổng số phát sinh trên các sổ chi tiết của tài khoản 642 chính là tổng chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Ví dụ: Tháng 03/2006, Công ty có phát sinh về chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: Chi phí văn phòng phẩm (TK 6421): 2 038 682 đ Chi phí điện, nước, điện thoại (TK 6422): 5 501 393 đ Chi phí thuê nhà (TK 6423): 8 394 000 đ Chi phí giao dịch, tiếp khách (TK 6425): 2 019 728 đ Chi phí khấu hao TSCĐ (TK 6427): 708 076 đ Chi phí BHXH, BHYT (TK 6428): 935 000 đ Chi phí lương bộ phận quản lý (TK 6429): 29 595 000 đ Chi phí bằng tiền khác (TK 642K): 3 341 158 đ Tổng cộng: 52 533 037 đ Như vậy, tổng chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 03/06 của Công ty là: 52 533 037 đ. 3.4.2. Kế toán xác định kết quả kinh doanh * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh để phản ánh việc xác định kết quả tiêu thụ lãi, lỗ trong kỳ kinh doanh của Công ty. Công thức xác định kết quả tiêu thụ như sau: Kết quả tiêu thụ = DTT từ tiêu thụ hàng hoá - Giá vốn hàng bán - CP BH - CP QLDN Trong đó: DTT từ tiêu thụ hàng hoá = DT bán hàng - Các khoản giảm trừ Cuối tháng, sau khi lên được các sổ tổng hợp, kế toán xác định kết quả lỗ, lãi trong kỳ và nhập bút toán phản ánh lãi lỗ theo định khoản: Nợ TK 911 Số lãi Có TK 421 Hoặc : Nợ TK 421 Số lỗ Có TK 911 Kết quả tiêu thụ của Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia tháng 03/2006 xác định được như sau: KQ tiêu thụ = 1 048 409 501- 823 043 460- 52 213 000- 52 533 037 = 120 620 004 (đồng) ---> Lãi Như vậy, tháng 03/2006 Công ty lãi về tiêu thụ hàng hoá là 120.620.004 đồng. Ví dụ: Doanh thu hoạt động tài chính trong kỳ là 399 642 đồng Chi phí hoạt động tài chính không phát sinh trong kỳ Khi đó, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty tháng 02/2006 như sau: KQ hđ kinh doanh = KQ về tiêu thụ + (DT hđ TC – CP hđ TC) = 120 620 004 + (399 642 – 0) = 121 019 646 > 0 ---> Lãi Kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 911: 121 019 646 Có TK 421: 121 019 646 Các bút toán hạch toán xác định kết quả kinh doanh được phản ánh trên Nhật ký chung như sau: Biểu 13a : Trích Nhật ký chung tháng 03/2006 NHẬT KÝ CHUNG Tháng 03 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... KC3/3 31/03/06 “KC DT thuần tháng 02/2006” DT thuần Xác định KQKD 511 911 1 048 409 501 1 048 409 501 KC5/3 31/03/06 “KC DT hđ TC tháng 02/2006” DT hoạt động tài chính Xác định KQKD 515 911 399 642 399 642 KC12/3 31/03/06 “KC Giá vốn hàng bán 02/2006” Xác định KQKD Giá vốn hàng bán 911 632 832 043 460 832 043 460 KC13/3 31/03/06 “KC CP bán hàng tháng 02/2006” Xác định KQKD CP bán hàng 911 641 52 213 000 52 213 000 KC14/3 31/03/06 “KC CP QLDN tháng 02/2006” Xác định KQKD Chi phí VPP CP Điện, nước, điện thoại ... 911 6421 6422 52 533 037 2 038 682 5 501 393 KC15/3 31/03/06 “KC lãi hoạt động KD 02/2006” Xác định KQKD Thu nhập năm nay 911 4212 121 019 646 121 019 646 Đồng thời, các số liệu được phần mềm tự động sang sổ chi tiết tài khoản xác định kết quả kinh doanh như sau: Biểu 13b: Trích sổ chi tiết tài khoản xác định kết quả KD SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 911-Xác định kết quả KD Tháng 03 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có 31/03/06 Kết chuyển DTT 511 1 048 409 501 31/03/06 Kết chuyển DT hoạt động TC 515 399 642 31/03/06 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 823 043 460 31/03/06 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 52 213 000 31/03/06 K/c Chi phí quản lý 6421 2 038 682 31/03/06 K/c Chi phí quản lý 6422 5 501 393 ... ... ... Tổng cộng 1 048 809 143 1 048 809 143 Số dư đầu kỳ: 0 Số dư cuối kỳ: 0 PHẦN THỨ BA MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ, TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV HƯNG GIA I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ, TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HƯNG GIA 1. Đánh giá chung về công tác kế toán - Phòng Kế toán của công ty tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc và phù hợp với chuyên môn của mỗi người. Bên cạnh cán bộ chủ chốt có trình độ đại học lâu năm, các nhân viên của phòng cũng đã qua các lớp bồi dưỡng tương đương với trình độ đại học. - Các chứng từ kế toán được lập đầy đủ, rõ ràng, chính xác, đúng quy định. Các chứng từ được lập đều có căn cứ thực tế và có giá trị pháp lý. Bên cạnh những chứng từ mang tính chất bắt buộc, căn cứ vào nhu cầu quản lý của đơn vị theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, kế toán còn sử dụng những chứng từ bảo đảm thuận lợi cho việc ghi chép sổ sách, giám đốc tình hình hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá của công ty. Với đặc điểm kinh doanh gồm nhiều chủng loại mặt hàng bao gồm cả nhiên liệu, vật liệu xây dựng và các mặt hàng tạp hoá khác nên việc theo dõi từng loại mặt hàng là khá phức tạp. - Hệ thống tài khoản kế toán được mở cho các phần hành nói chung là hợp lý, đúng chế độ kế toán ban hành. - Về phần mềm kế toán sử dụng: Chương trình phần mềm kế toán của công ty vẫn còn những bất cập trong việc kết xuất dữ liệu. Vì vậy, mặc dù áp dụng kế toán máy nhưng các nhân viên trong phòng vẫn phải tính toán bên ngoài rất nhiều. Điều này ảnh hưởng tới yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời của kế toán. 2. Về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả 2.1 Ưu điểm + Công ty áp dụng chính sách xuất hoá đơn GTGT cho tất cả các khách hàng kể cả các đại lý bán lẻ. Do đó, công ty có thể kiểm soát chặt chẽ tình hình tiêu thụ từng mặt hàng của mỗi đối tượng khách hàng trong từng tháng, quý. Từ đó có biện pháp chăm sóc khách hàng tốt hơn và thúc đẩy doanh thu tiêu thụ. 2.2 Nhược điểm - Về việc quản lý và sử dụng hoá đơn: Việc sử dụng hoá đơn GTGT còn để xảy ra tình trạng huỷ hoá đơn nhiều. - Công tác theo dõi công nợ chưa kịp thời. - Về việc áp dụng kế toán quản trị tại Công ty: Kế toán quản trị là một công cụ rất hữu hiệu trong việc cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời phân tích các thông tin đó để giúp nhà quản lý thực hiện chức năng: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định . Vì vậy cung cấp thông tin một cách đầy đủ là chức năng của kế toán quản trị. Trong nền kinh tế thị trường, vai trò của kế toán quản trị ngày càng được khẳng định. Tuy nhiên hiện nay công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị. Đây là vấn đề công ty nên xem xét. - Công tác hạch toán kế toán còn sai sót: + Theo quy định của Bộ Tài chính về hệ thống kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng để phản ánh tình hình vật tư, hàng hoá mua về nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng đang làm thủ tục nhập kho. Do vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 151- Hàng mua đi đường.Nhưng công ty không sử dụng TK 151, do đó không đảm bảo tính chính xác của công tác kế toán. + Việc xuất kho hàng hoá của công ty mặc dù có lập phiếu xuất kho từ phần mềm vi tính (khi lập hoá đơn bán hàng trên máy thì phần mềm tự động lập phiếu xuất kho) nhưng không lấy phiếu xuất kho làm căn cứ để vào Thẻ kho mà lại lấy hoá đơn GTGT để ghi sổ như vậy là chưa hợp lý. + Trường hợp hàng bán ký gửi chỉ ký nợ ở sổ kho, không lập phiếu xuất kho do đó nếu quản lý không cẩn thận rất dễ bị sai sót khi kiểm kê. Đồng thời, kế toán Công ty không sử dụng TK 157- Hàng gửi bán để hạch toán như vậy là không chính xác. Nhìn chung với bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có sự bất cập giữa thực tế và chế độ kế toán quy định . Vấn đề đặt ra là trong quá trình vận dụng chế độ kế toán vào thực tế kế toán phải biết kết hợp giữa những ưu và nhược điểm nhằm giúp cho công tác kế toán được tiến hành thuận lợi. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HƯNG GIA Qua một thời gian thực tập ngắn tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến, giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tại công ty như sau: 1. Về hạch toán chi tiết hàng hoá xuất kho: Theo em, cần in ra đồng thời phiếu xuất kho khi kế toán nhập hoá đơn GTGT trên máy. Sau đó chuyển phiếu xuất kho cho Thủ kho. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT để xuất hàng, căn cứ phiếu xuất kho để vào Thẻ kho. Như vậy sẽ tránh được tình trạng người giao hàng nhận hàng và cầm theo cả liên3 của hoá đơn đi để khách hàng ký nhận nợ trong khi Thủ kho chưa kịp vào Thẻ kho từng mặt hàng. 2. Sử dụng tài khoản kế toán 151 đối với hàng mua đi đường Trong thực tế tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia trường hợp này xảy ra rất ít và nếu có xảy ra thì việc sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” được coi là không cần thiết và cuối tháng chuyển cả về tài khoản 156. Tuy vậy theo em nếu có xảy ra trường hợp này kế toán phải lưu các chứng từ về trước vào một tập hồ sơ “Hàng đang đi đường” và hạch toán số hàng đang đi đường đó vào tài khoản 151, đến khi hàng về thì mới hạch toán thẳng vào TK 156. Làm như vậy là phù hợp và đúng với chế độ kế toán quy định. Trong trường hợp này kế toán sẽ hạch toán như sau: - Cuối tháng hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 151-hàng mua đang đi đường Nợ TK 133- Thuế VAT Có TK 331- Phải trả người bán - Sang tháng sau khi hàng về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 156- chi tiết hàng hoá Có TK 151- hàng mua đi đường 3. Sử dụng tài khoản kế toán 157 đối với hàng gửi bán Trên thực tế, hàng gửi bán của chi Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia không nhiều. Tuy nhiên, công ty cần mở tài khoản này để theo dõi hàng gửi bán trong kỳ vì thực tế việc theo dõi hàng gửi bán ở chi nhánh còn nhiều bất cập, chủ yếu là do Thủ kho theo dõi về mặt số lượng còn ở phòng Kế toán do chưa mở sổ TK 157 nên không theo dõi tình hình biến động của tài khoản này cả về mặt số lượng và giá trị. Trong trường hợp có hàng gửi bán, kế toán hạch toán như sau: - Khi xuất kho hàng gửi bán, kế toán ghi: Nợ TK 157 : Theo giá vốn Có TK 156: Theo giá vốn - Khi hàng gửi bán đã bán được, khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 131: Tổng tiền thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra tương ứng Đồng thời, phản ánh giá vốn của số hàng đã gửi bán: Nợ TK 632 Có TK 157 4. Đối với việc xây dựng bộ phận kế toán quản trị: Bộ phận kế toán quản trị của công ty phải được xây dựng dựa trên những nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, có kiến thức về quản trị doanh nghiệp. Công ty nên quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của bộ phận này: là một bộ phận độc lập tương đối với phòng Kế toán, phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty dựa trên các chỉ tiêu kinh tế. Từ đó đưa ra các nhận xét, kiến nghị, tìm nguyên nhân ảnh hưởng, tham mưu cho Giám đốc. Như vậy, vấn đề quan trọng là phải xây dựng được hệ thống các chỉ tiêu kinh tế phù hợp. Đối với phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả, công ty có thể sử dụng các chỉ tiêu sau: - Tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch tiêu thụ: Tỉ lệ % Hoàn thành kế hoạch tiêu thụ = å Số lượng hàng hoá (i) tiêu thụ thực tế x Giá bán đơn vị kế hoạch hàng hoá (i) x 100% å Số lượng hàng hóa (i) tiêu thụ kế hoạch x Giá bán đơn vị kế hoạch hàng hoá (i) Chỉ tiêu này được tính riêng cho từng mặt hàng và tính chung cho các mặt hàng tiêu thụ. Chỉ tiêu cho biết công ty có hoàn thành kế hoạch tiêu thụ hàng hoá nói chung hay không, mặt hàng nào hoàn thành kế hoạch, mặt hàng nào không hoàn thành kế hoạch. * Phân tích điểm hoà vốn: Sản lượng hoà vốn = Tổng định phí Giá bán đơn vị thuần- Biến phí đơn vị Doanh thu hoà vốn = Tổng định phí 1 - Biến phí đơn vị Giá bán đơn vị thuần Hai chỉ tiêu này cho biết tại điểm bán với sản lượng và doanh thu nào thì công ty có thể bù đắp chi phí mà không lãi, không lỗ. * Tỷ suất lợi nhuận: Để đánh giá toàn diện hiệu quả kinh doanh của công ty có thể dùng chỉ tiêu này. Tỉ suất lợi nhuận = Lợi nhuận Doanh thu tiêu thụ Chỉ tiêu này cho biết một đồng doanh thu cho bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả kinh doanh của công ty càng lớn. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường, dưới tác động khách quan của quy luật kinh tế cũng như quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu, để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, có lợi là vấn đề khó khăn, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả không còn phụ thuộc vào trình độ quản lý và mức độ hoàn thiện khâu sản xuất- phân phối- tiêu dùng. Do vậy tổ chức quá trình tiêu thụ sản phẩm hợp lý là vấn đề hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH TM & DV Hưng Gia được sự giúp đỡ tận tình của các thành viên trong phòng Kế toán, em đã đi sâu tìm hiểu về phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả. Qua đó giúp em tiếp cận thực tiễn, củng cố thêm những kiến thức đã được các thầy cô dạy ở trường, qua đó rút ra được nhiều kinh nghiệm học tập cho bản thân. Đi sâu tìm hiểu về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả ở Công ty TNHH TM & DV Hưng Gia em thấy có nhiều ưu điểm công ty cần tiếp tục phát huy, đồng thời khắc phục những tồn tại. Do thời gian nghiên cứu có hạn nên em chỉ đi sâu nghiên cứu một số vấn đề nhất định và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tại công ty, rất mong có sự tham khảo của các cán bộ phòng Kế toán của công ty giúp cho việc kế toán tiêu thụ và xác định kết quả được tốt hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn và mong có sự góp ý của cô giáo Nguyễn Thị Vân và tập thể cán bộ phòng Kế toán của Công ty TNHH TM & DV Hưng Gia để bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn. Hà Nội, tháng 6 năm 2007 Sinh viên Nguyễn Thu Trang MỤC LỤC TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ QUẢN TRỊ ĐÔNG ĐÔ KHOA KẾ TOÁN _________________________ NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Hà Nội, ngày tháng năm 2007