Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng gay gắt, yêu cầu đặt ra với Doanh nghiệp là làm thế nào với một lượng tiền vốn nhất định có thể tạo ra được sản phẩm có chất lượng cao nhất, hiệu quả nhất.
Có thể nói, Công ty xây dựng Miền Tây là một Doanh nghiệp Nhà nước hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Công ty đã từng bước khẳng định uy tín của mình bằng chất lượng, trình độ kỹ thuật, mỹ thuật của các công trình và cung cách làm ăn đúng đắn, có hiệu quả.
Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong Công ty, em đã nhận thức được các vấn đề cơ bản trong quá trình kinh doanh của Công ty. Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế nên không thể đi sâu vào các vấn đề liên quan, đến cả hệ thống kế toán của Công ty mà chỉ giới hạn một số vấn đề chủ yếu bổ sung thực tiễn cho phần lý thuyết đã học.
88 trang |
Chia sẻ: linhlinh11 | Lượt xem: 938 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty xây dựng Miền Tây, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
kho tàng như thời bao cấp mà chỉ có những bãi dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu của từng công trình được tổ chức ngay dưới chân của từng công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó.
Bộ phận quản lý vật tư là phòng kinh tế kế hoạch có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của Giám đốc. Tiến hành nhập - xuất vật tư trong tháng. Định kỳ, tiến hành kiểm kê để tham mưu cho Giám đốc những chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng... để Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của phòng kế hoạch, thống kê đội, thủ kho (có trách nhiệm nhập - xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục do Công ty quy định hàng tháng, hàng quý) kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu (là người luôn theo dõi để tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu), kết hợp với phòng kế hoạch và thủ kho để tiến hành hạch toán đối chiếu, ghi sổ NVL của Công ty.
4- Tổ chức chứng từ.
Sơ đồ 9: Sơ đồ quy trình kế toán vật liệu tại công ty
chứng từ gốc
báo cáo
luân chuyển kho
phiếu xuất
kho
phiếu nhập
kho
sổ chi tiết
tài khoản
bảng tổng hợp số ps các tài khoản
bảng kê tổng hợp nhập xuất vật liệu
phiếu phân tích tài
khoản kế toán
sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
chứng từ
ghi sổ
sổ cái các tài khoản
bảng cân đối tài khoản
báo cáo tài chính
ghi hàng ngày
ghi cuối tháng
đối chiếu kiểm tra
v- kế toán tổng hợp vật liệu.
Hạch toán chi tiết NVL ở Công ty thực chất là theo dõi mọi vấn đề về quy cách, chủng loại, số lượng, giá trị và tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL. Để tiện cho việc quản lý và xác định trị giá nguyên vật liệu xuất dùng, công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước.( FIFO)
Chứng từ kế toán: Căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, bảng kê phiếu nhập kho, phiếu chi, báo cáo thanh toán tiền tạm ứng, giấy báo nợ của Ngân hàng..
Tài khoản sử dụng : Do đặc điểm ngành nghề và địa bàn hoạt động rộng khắp, không cố định mà di chuyển theo đội, theo công trình nên Công ty xây dựng Miền Tây chỉ có hệ thống nhà kho tạm thời do các đội tổ chức và quản lý, vì vậy phòng kế toán của Công ty sử dụng tài khoản 621 để hạch toán NVL (ở văn phòng Công ty kế toán chỉ hạch toán trên tài khoản 621 quá trình xuất NVL do kế toán đội chuyển lên), tài khoản 152 – Nguyên vật liệu chỉ được sử dụng ở dưới các đội.
1- Khi thu mua và nhập kho vật liệu.
Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản vật liệu phải được cung cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Số lượng và đơn giá NVL để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán. Giá này được Công ty khảo sát trước tại các Công ty gần công trình và được thoả thuận trước. Tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế dự toán cũng cao hơn đôi chút so với giá thực tế để tránh tình trạng có sự biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị lỗ. Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất. Đối với hầu hết các loại NVL, thì thường do đội tự mua. Những hợp đồng vật tư do đội ký trực tiếp đối với người cung cấp thì phải có xác nhận của Giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về mua bán. Nghiệp vụ thu mua NVL do kế toán đội kết hợp với phòng kế hoạch của Công ty thực hiện. Giá của vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế trên hoá đơn hoặc trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển), trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó.
Kế toán hạch toán quá trình thu mua NVL được kế toán đội theo dõi chi tiết, kế toán văn phòng Công ty không theo dõi mà chỉ ghi sổ khi xuất vật liệu.
Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được tiến hành như sau :
a- Đối với vật liệu chính sử dụng thi công
Khi vật liệu về đến chân công trình, căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, kế toán đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu, ghi số lượng thực nhập và lập “Biên bản đối chiếu thanh toán” có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của hai bên, thông thường là một tháng, kế toán đội cùng người cung cấp lập “Bảng kê đối chiếu vật liệu thanh toán” có xác nhận của hai bên cung cấp và bên nhận vật liệu. Nếu phát hiện thừa thiếu không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ, kế toán đội sẽ báo cho cấp trên biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp.
Bảng số 1:
Hoá đơn (gtgt)
(Liên 2: giao khách hàng)
Ngày 5 tháng 10 năm 2001
Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL
No: 507445
Đơn vị bán hàng: Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành
Địa chỉ: Hoa Lư - Ninh Bình Số tài khoản: ..
Điện thoại: . Mã số: 27 0022671-1
Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Đức
Đơn vị: Công ty xây dựng Miền Tây
Địa chỉ: 18 Hồ Đắc Di- Đống Đa- HN Số tài khoản: ..
Hình thức thanh toán:. Mã số: 01 0010908 9 -1
STT
Tên hàng hoá dịch vụ
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3 = 1x2
1
2
Đá hộc
Đá 1 x 2
Vận chuyển đến chân công trình
m3
m3
69
30
34.285,7
42.857
2.365.714
1.285.714
Cộng tiền hàng:
3.651.428
Thuế suất GTGT: 5%
Tiền thuế GTGT:
182.572
Tổng cộng tiền thanh toán:
3.834.000
Viết bằng chữ:
Người mua hàng
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
Bảng số 2:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---
biên bản đối chiếu thanh toán
Hôm nay, ngày 5 tháng 10 năm 2001. Tại Cát Đằng Y Yên, Nam Định
Chúng tôi gồm có:
I - đại diện bên a (đội xdct 9 - công ty xd miền tây)
1. Ông Vũ Đình Đức - Đội trưởng Đội XDCT 9
2. Ông Vũ Hữu Hợp - Kế toán đội
Ii - đại diện bên b (tổ hợp khai thác đá hợp thành)
1. Ông Vũ Hữu Hợp - Chủ nhiệm
Cùng nhau thống nhất đối chiếu các khối lượng đá hộc và đá 1´ 2 cung cấp tới chân công trình Đường 10 - Nam Định trong tháng 10 như sau:
1. Khối lượng đá hộc Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành cung cấp tới chân công trình:
69 m3 ´ 36.000 đ/m3 = 2.484.000 đồng
2. Khối lượng đá 1´ 2 Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành cung cấp tới chân công trình:
30 m3 ´ 45.000 đ/3 = 1.350.000 đồng
3. Giá trị đội XDCT 9 - Công ty XD Miền Tây phải trả cho Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành là:
2.484.000 + 1.350.000 = 3.834.000 đồng
đại diện bên nhận vật liệu
tổ hợp khai thác đá Hợp thành
Kế toán
Vật tư
Đội trưởng
Bảng số 3:
Bảng kê đối chiếu thanh toán
Tên vật liệu: Đá hộc giao tại chân công trình
Tháng 10 năm 2001
I - đại diện bên cung cấp
1. Ông Vũ Hữu Hợp - Chủ nhiệm
Địa chỉ: Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành - Thị xã Ninh Bình - Tỉnh NB
Ii - đại diện bên nhận vật liệu
1. Ông Vũ Đình Đức - Đội trưởng Đội XDCT 9 - Công ty XD Miền Tây
STT
Ngày tháng
Số tickê
Đơn vị
Số lượng
Luỹ kế
Đơn giá
Thành tiền
1
2
3
4
5
6
3/10/2001
4/10/2001
13/10/2001
14/10/2001
15/10/2001
16/10/2001
3 tickê
6 tickê
2 tickê
5 tickê
2 tickê
2 tickê
m3
m3
m3
m3
m3
m3
30
14
10
5
5
5
44
54
59
64
69
36.000
36.000
36.000
36.000
36.000
36.000
1.080.000
504.000
360.000
180.000
180.000
180.000
Cộng
69
2.484.000
đại diện bên cung cấp
đại diện bên nhận vật liệu
Đội trưởng
Kế toán
Vật tư
Bảng số 4:
Bảng kê đối chiếu thanh toán
Tên vật liệu: Đá 1´ 2 giao tại chân công trình
Tháng 10 năm 2001
I - đại diện bên cung cấp
1. Ông Vũ Hữu Hợp - Chủ nhiệm
Địa chỉ: Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành - Thị xã Ninh Bình - Tỉnh Ninh Bình
Ii - đại diện bên nhận vật liệu
1. Ông Vũ Đình Đức - Đội trưởng Đội XDCT 9 - Công ty XD Miền Tây
STT
Ngày tháng
Số tickê
Đơn vị
Số lượng
Luỹ kế
Đơn giá
Thành tiền
1
2
3
15/10/2001
16/10/2001
21/10/2001
1 tickê
1 tickê
4 tickê
m3
m3
m3
5
5
20
10
30
45.000
45.000
45.000
225.000
225.000
900.000
Cộng
30
1.350.000
đại diện bên cung cấp
đại diện bên nhận vật liệu
Đội trưởng
Kế toán
Vật tư
Kế toán đội căn cứ vào “Biên bản đối chiếu thanh toán” và “Bảng kê đối chiếu vật liệu thanh toán” đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào “Hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vật tư (Phiếu nhập kho).
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch
- Liên 2: Chuyển cho văn phòng kế toán Công ty để theo dõi.
- Liên 3: Đơn vị giữ.
Bảng số 5:
Đơn vị: Đội XDCT 9
Công ty XD Miền Tây
Phiếu nhập kho
Ngày 3 tháng 10 năm 2001
Mẫu số 03 - VT
QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính
Quyển số: 4
Số : 13
Họ tên người giao hàng: Vũ Hữu Hợp
Theo: ................ Số: .............. Ngày 3 tháng 10 năm 2001
Của: Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành
Nhập tại kho: Đội 9
Đơn vị: Việt Nam đồng
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá)
Mã số
Đơn vị
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Theo CT
Thực nhập
A
B
C
D
1
2
3
4
1
Đá hộc
VAT 5%
m3
30
34.285,7
1.028.571
51.429
1.080.000
Viết bằng chữ:
Nhập ngày 3 tháng 10 năm 2001
Phụ trách cung tiêu
Ké toán trưởng
Người giao hàng
Thủ kho
Thủ trưởng đơn vị
b- Đối với câc loại vật tư khác.
Đối với các loại vật tư này thì chỉ cần căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, kế toán đội làm thủ tục nhập kho.
Bảng số 6:
Hoá đơn bán hàng
(Liên 2: giao khách hàng)
Ngày 5 tháng 10 năm 2001
Mẫu số: 02 - GTTT - 3LL
No: 0700096
Đơn vị bán hàng: Đinh Thị Mai
Địa chỉ: 226 phường Nam Bình - Ninh Bình Số tài khoản:
Điện thoại: .. Mã số: 27 00123515-1
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Cường
Đơn vị: Công ty xây dựng Miền Tây
Địa chỉ: 18 Hồ Đắc Di- Đống Đa- HN Số tài khoản:.
Hình thức thanh toán: tiền mặt Mã số: 01 0010908 9 –1
STT
Tên hàng hoá dịch vụ
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3 = 1x2
1
2
3
4
5
Dây cáp j3
Tăng đơ
Khoá cáp
Nhựa đường
Cọc ga sắt
m
c
c
kg
c
400
6
8
210
20
2.425
24.250
3.880
2.910
9.700
970.000
145.500
31.040
611.100
194.000
Cộng tiền hàng:
1.951.640
Thuế suất GTGT: 3%
Tiền thuế GTGT:
60.360
Tổng cộng tiền thanh toán:
2.012.000
Viết bằng chữ: Hai triệu không trăm mười hai ngàn đồng
Người mua hàng
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
Bảng số 7:
Đơn vị: Đội XDCT 9
Công ty XD Miền Tây
Phiếu nhập kho
Ngày 5 tháng 10 năm 2001
Mẫu số 03 - VT
QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính
Quyển số: 7
Số : 21
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Mạnh Cường
Theo: HĐBH Số: 070096 Ngày 5 tháng 10 năm 2001
Của: Đinh Thị Mai - 226 phường Nam Bình - Ninh Bình
Nhập tại kho: Đội 9
Đơn vị: Việt Nam đồng
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá)
Mã số
Đơn vị
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Theo CT
Thực nhập
A
B
C
D
1
2
3
4
1
2
3
4
5
Dây cáp j3
Tăng đơ
Khoá cáp
Nhựa đường
Cọc ga sắt
VAT 3%
m
c
c
kg
c
400
6
8
210
20
3.425
24.250
3.880
2.910
9.700
970.000
145.500
31.040
611.100
194.000
60.360
Cộng
2.012.000
Viết bằng chữ:
Nhập ngày 5 tháng 10 năm 2001
Phụ trách cung tiêu
Kế toán trưởng
Người giao hàng
Thủ kho
Thủ trưởng đơn vị
2- Khi xuất kho vật liệu
Công ty xây dựng Miền Tây là đơn vị xây dựng với các đội XDCT đóng trên nhiều địa bàn ngay tại chân công trình nên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây dựng các công trình theo những hợp đồng mà Công ty đã ký kết. Để tiện cho việc tính toán giá vật liệu xuất dùng được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Nhận mặt bằng thi công công trình nào mới mua vật liệu dự trữ cho công trình đó ngay tại chân công trình nên việc xác định giá thực tế xuất kho là tương đối hợp lý và dễ làm. Việc xuất kho vật liệu được tiến hành theo trình tự sau.
Căn cứ vào nhu cầu vật tư của công trình, kế toán đội có trách nhiệm cung cấp cho các đội đúng yêu cầu của tiến độ thi công. Kế toán đội sẽ viết “Phiếu xuất kho” cho công trình theo yêu cầu. Vật tư được định sẵn cho từng công trình tuy nhiên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất kho vật tư thông thường. Kế toán đội căn cứ vào bản khoán của từng tổ để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật tư cho công trình. Các trường hợp xuất vật tư để điều động nội bộ cũng được sử dụng phiếu xuất vật tư. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng kho và sử dụng cho một công trình. Nếu vật liệu xin lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được cấp trên ký duyệt.
Phiếu xuất vật tư được lập thành ba liên:
- Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch
- Liên 2: Chuyển cho văn phòng kế toán Công ty để ghi sổ
- Liên 3: Kế toán đội giữ để ghi sổ theo dõi từng bộ phận
Bảng số 8
Đơn vị: Đội XDCT 9
Công ty XD Miền Tây
Phiếu xuất kho
Ngày 3 tháng 10 năm 2001
Mẫu số: 02 - VT
QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính
Quyển số: 4
Số : 2
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Duẩn
Lý do xuất kho: Kè đá km 127 - 128
Xuất tại kho: Đội 9
Đơn vị: Việt Nam đồng
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá)
Mã số
Đơn vị
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Yêu cầu
Thực xuất
A
B
C
D
1
2
3
4
1
Đá hộc
m3
30
34.285,7
1.028.571
1.028.571
Viết bằng chữ:
Xuất ngày 3 tháng 10 năm 2001
Thủ trưởng đơn vị
Kế toán trưởng
Phụ trách cung tiêu
Người nhận hàng
Thủ kho
Vi – kế toán chi tiết quá trình nhập - xuất - tồn kho vật liệu tạI công ty xây dựng miền tây
Hạch toán chi tiết NVL ở Công ty xây dựng Miền Tây thực chất là theo dõi mọi vấn đề về quy cách, chủng loại, số lượng, giá trị và tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL. Việc hạch toán chi tiết NVL tại Công ty xây dựng Miền Tây được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Tại văn phòng kế toán Công ty khi nhận được “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho” do phòng kế hoạch chuyển lên, kế toán sẽ lập “Báo cáo luân chuyển kho” cho từng loại vật liệu, từng đội, từng công trình để theo dõi biến động của NVL cả về mặt giá trị và hiện vật.
Bảng số 9:
Báo cáo luân chuyển kho đá hộc
Dùng cho công trình R4 - Quốc lộ 10
Tháng 10 năm 2001
STT
Chủng loại vật tư
Đơn vị
Đơn giá
Tồn đầu kỳ
Nhập trong kỳ
Xuất trong kỳ
Tồn cuối kỳ
Phụ ghi
SL
TT
SL
TT
SL
TT
SL
TT
1
2
3
4
5
6
Đá hộc
Đá hộc
Đá hộc
Đá hộc
Đá hộc
Đá hộc
m3
m3
m3
m3
m3
m3
34.286
34.286
34.286
34.286
34.286
34.286
30
14
10
5
5
5
1.028.571
480.000
342.857
171.429
171.429
171.429
30
14
10
5
5
5
1.028.571
480.000
342.857
171.429
171.429
171.429
Cộng
69
2.365.714
69
2.365.714
Ngày 1 tháng 11 năm 2001
Đội trưởng
Kế toán
Người lập
Cuối tháng, căn cứ vào các bảng “Báo cáo luân chuyển kho” của từng loại vật tư, kế toán tổng hợp lại để lập “Báo cáo luân chuyển kho vật tư” cho toàn bộ công trình
Báo cáo luân chuyển kho vật lIệu
Dùng cho công trình R4 – Quốc lộ 10
Tháng 10 năm 2001
STT
Chủng loại vật tư
Đơn vị
Đơn giá
Tồn đầu kỳ
Nhập trong kỳ
Xuất trong kỳ
Tồn cuối kỳ
Phụ ghi
SL
TT
SL
TT
SL
TT
SL
TT
1
đá hộc
m3
34.286
69
2.365.714
69
2.365.714
2
đá 1´2
m3
42.857
30
1.285.714
30
1.285.714
3
đá 2´4
m3
42.857
85,6
3.668.571
85,6
3.668.571
4
Subbase
m3
38.095,2
33.333,3
479,3
1.701,5
18.259.048
57.016.666
479,3
1.701,5
18.259.048
57.016.666
5
Xi măng
tấn
tấn
668.182
709.091
3
2.004.546
10
10
6.681.818
7.090.909
13
0
8.686.364
10
7.090.909
6
Cát bêtông
m3
15.714,3
50
785.715
50
785.715
7
Cọc tre
m
1.000
2.700
2.619.000
2.700
2.619.000
8
Phên nứa
tấm
6.790
200
1.358.000
200
1.358.000
9
Cột gỗ
cột
14.550
20
291.000
20
291.000
10
ống cống
m
483.920
44
21.292.480
44
21.292.480
11
Vải địa
m2
5.509
3.545
8.400
46.275.600
30.000
106.350.000
5.342
19.249
29.427.078
68.236.559
3.058
10.751
16.848.522
38.113.441
Cộng
48.275.600
229.064.635
215.291.909
62.052.872
Ngày 1 tháng 11 năm 2001
Kế toán
Người lập
Trong nền kinh tế thị trường việc mua bán hàng hoá được diễn ra nhanh gọn trên cơ sở thuận mua vừa bán. Vật tư của Doanh nghiệp thông thường được mua chịu với thời hạn trả khoảng một hoặc hai tháng. Khi giao hàng bên cung cấp đồng thời lập hoá đơn (thường là hoá đơn phụ còn hoá đơn đỏ - hoá đơn GTGT thì khoảng một hoặc hai tháng mới tổng hợp một lần) do vậy không có trường hợp hàng về mà không có hoá đơn chưa về và ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng về và hoá đơn cùng về. Để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán Công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trong tháng, dựa vào các “Phiếu nhập kho” và các chứng từ thanh toán như: Giấy báo nợ của Ngân hàng, Phiếu chi, kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được mở cả năm cho người bán hay đơn vị bán và được mở riêng cho từng đội công trình và chi tiết đối với từng người bán. Mỗi người cung cấp được mở một hoặc một vài trang sổ tuỳ theo mức độ phát sinh nhiều hay ít. Việc theo dõi ghi chép chi tiết trên sổ chi tiết thanh toán phải trả người bán (Tài khoản 331) được thực hiện theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong.
Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ;
- Số dư đầu năm: căn cứ vào số dư đầu năm trên sổ này năm trước để ghi số dư Nợ hoặc Có.
- Cột tài khoản đối ứng được ghi các Tài khoản có liên quan đến tài khoản 331- Phải trả người bán
- Cột số phát sinh:
+ Bên Nợ: căn cứ vào các chứng từ thanh toán (phiếu chi tiền mặt, giấy uỷ nhiệm chi tiền vay, tiền gửi Ngân hàng.) kế toán ghi sổ chi tiết Tài khoản 331 (số hiệu, ngày tháng của chứng từ) số tiền thanh toán được ghi vào cột phát sinh Nợ theo từng chứng từ.
+ Bên Có: căn cứ vào các hoá đơn ghi vào sổ chi tiết các nội dung: số hóa đơn, ngày tháng trên hoá đơn và ghi giá trị vật liệu nhập và phần thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ vào cột phát sinh Có theo chứng từ.
Bảng số 10: sổ chi tiết thanh toán với người bán
tàI khoản 331
đối tượng: tổ hợp kinh doanh vlxd thi nga
tháng 10 năm 2001
Đơn vị: Việt Nam đồng
Ngày ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
TKĐƯ
Thời hạn được triết khấu
Số phát sinh
Số dư
Ngày tháng đã thanh toán
SH
Ngày
Nợ
Có
Nợ
Có
Số dư đầu tháng
31/10
004124
15/10
Mua cát bêttông
Thuế GTGT (5%)
621
133
785.715
39.285
004125
15/10
Mua đá Subbase
Thuế GTGT (5%)
Ông Đức trả tiền mua VL
621
133
141
30.000.000
18.259.048
912.952
004159
30/10
Mua đá Subbase
Thuế GTGT (5%)
621
133
57.016.666
2.850.834
Cộng phát sinh
30.000.000
79.864.500
Số dư cuối tháng
49.864.500
Người lập Kế toán trưởng
Hoá đơn (gtgt)
(Liên 2: giao khách hàng)
Ngày 15 tháng 10 năm 2001
Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL
No: 004124
Đơn vị bán hàng: Tổ hợp kinh doanh vật liệu xây dựng Sơn Nga
Địa chỉ: Nam Định Số tài khoản:
Điện thoại: . Mã số: 0700168262
Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Đức
Đơn vị: Công ty xây dựng Miền Tây
Địa chỉ: 18 Hồ Đắc Di- Đống Đa- HN Số tài khoản: ..
Hình thức thanh toán:. Mã số: 01 0010908 9 -1
STT
Tên hàng hoá dịch vụ
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3 = 1x2
Cát bêtông
Vận chuyển đến chân công trình
m3
50
15.714,3
785.715
Cộng tiền hàng:
785.715
Thuế suất GTGT: 5%
Tiền thuế GTGT:
39.285
Tổng cộng tiền thanh toán:
825.000
Viết bằng chữ:
Người mua hàng
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
Hoá đơn (gtgt)
(Liên 2: giao khách hàng)
Ngày 15 tháng 10 năm 2001
Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL
No: 004125
Đơn vị bán hàng: Tổ hợp kinh doanh vật liệu xây dựng Sơn Nga
Địa chỉ: Nam Định Số tài khoản:
Điện thoại: . Mã số: 0700168262
Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Đức
Đơn vị: Công ty xây dựng Miền Tây
Địa chỉ: 18 Hồ Đắc Di- Đống Đa- HN Số tài khoản: ..
Hình thức thanh toán:. Mã số: 01 0010908 9 -1
STT
Tên hàng hoá dịch vụ
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3 = 1x2
1
Đá Subbase
Vận chuyển đến chân công trình
m3
479,3
38.095,2
18.259.048
Cộng tiền hàng:
18.259.048
Thuế suất GTGT: 5%
Tiền thuế GTGT:
912.952
Tổng cộng tiền thanh toán:
19.172.000
Viết bằng chữ:
Người mua hàng
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
Hoá đơn (gtgt)
(Liên 2: giao khách hàng)
Ngày 30 tháng 10 năm 2001
Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL
No: 004159
Đơn vị bán hàng: Tổ hợp kinh doanh vật liệu xây dựng Sơn Nga
Địa chỉ: Nam Định Số tài khoản:
Điện thoại: . Mã số: 0700168262
Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Đức
Đơn vị: Công ty xây dựng Miền Tây
Địa chỉ: 18 Hồ Đắc Di- Đống Đa- HN Số tài khoản: ..
Hình thức thanh toán:. Mã số: 01 0010908 9 -1
STT
Tên hàng hoá dịch vụ
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3 = 1x2
Đá Subbase
Vận chuyển đến chân công trình
m3
1.710,5
33.333,3
57.016.666
Cộng tiền hàng:
57.016.666
Thuế suất GTGT: 5%
Tiền thuế GTGT:
2.850.834
Tổng cộng tiền thanh toán:
59.867.500
Viết bằng chữ:
Người mua hàng
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
Đồng thời, căn cứ vào “Sổ chi tiết thanh toán với người bán”, kế toán lập “Phiếu phân tích tài khoản kế toán” chi tiết Tài khoản 331 để theo dõi tổng số tiền phát sinh khi mua chịu vật liệu.
Bảng số 11:
Phiếu phân tích tàI khoản kế toán
Tài khoản 331- Phải trả người bán
Tháng 10 năm 2001
Số phiếu ĐK
Nội dung
Tổng số tiền
Phân khai các tài khoản
TK ghi Nợ
TK 621
TK 133
TK ghi Có
1
2
Phải trả tổ hợp KDVLXD Sơn Nga
Phải trả người bán tiền mua VL
49.864.500
74.314.551
47.371.275
71.552.191
2.493.225
2.762.360
Tổng cộng
124.179.051
118.923.466
5.255.585
Số tiền bằng chữ:
Ngày 1 tháng 11 năm 2001
Người lập bảng
Kế toán trưởng
Từ phiếu phân tích tài khoản kế toán Tài khoản 331, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được lập định kỳ mỗi tháng một lần, các số liệu trên bảng tổng hợp được tổng hợp theo từng tài khoản, mỗi tài khoản được ghi trên một dòng trong chứng từ ghi sổ. Kế toán định khoản lên chứng từ ghi sổ như sau:
Bảng số 12:
Tổng Công ty XDCTGT 8 Mẫu KT - 1
Công ty XD Miền tây Số CT: 219
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 10 năm 2001
SHTK
Trích yếu
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
621
133
331
Chi phí về VL tháng 10/2001
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Phải trả nhà cung cấp
118.923.466
5.255.585
124.179.051
Cộng
124.179.051
124.179.051
Người lập biểu
Kế toán trưởng
1- Kế toán tổng hợp quá trình nhập vật liệu.
Vật liệu nhập kho của các đội chủ yếu từ nguồn mua ngoài là chính, còn lại là do Công ty cung cấp. Đối với các loại vật tư mua ngoài thì các đội tự tìm nguồn và ký hợp đồng mua, có ý kiến của Giám đốc. Các đội sau khi thu mua nhập kho vật liệu có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ làm giấy vay hoặc giấy đề nghị thanh toán gửi lên văn phòng kế toán Công ty, căn cứ vào Hợp đồng kinh tế đã ký kết về thời hạn nợ và phương thức thanh toán, phòng kế toán Công ty sẽ chuyển trả theo giấy vay hoặc viết phiếu chi cho đội.
Hạch toán kế toán vật liệu ở Công ty chia làm hai phần:
- Hạch toán kế toán vật liệu chính sử dụng thi công.
- Hạch toán kế toán công cụ dụng cụ và vật tư khác.
Đối với vật liệu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng mà phòng kế hoạch và kế toán các đội chuyển đến, phòng kế toán lập phiếu định khoản kế toán (ở Công ty xây dựng Miền tây phiếu định khoản kế toán không được lập chi tiết mà được lập chung kết hợp với chứng từ ghi sổ). Căn cứ vào “phiếu nhập kho” kế toán đội gửi lên kế toán Công ty tiến hành lập “Bảng kê nhập kho vật liệu” để theo dõi vật liệu nhập trong tháng.
Bảng sổ 13:
Bảng kê nhập đá hộc
Dùng cho công trình R4 - Quốc lộ 10
Tháng 10 năm 2001
STT
Ngày tháng
Số P.N
Nội dung
Tổng tiền (đồng)
Hàng nhập ngoài
Hàng công ty
Phụ ghi
Giá gốc
VAT
Giá gốc
VAT
1
2
3
4
5
6
3/10/01
4/10/01
13/9/01
14/9/01
15/9/01
16/9/01
Vũ Hữu Hợp
Vũ Đình Hồng
Vũ Đình Hồng
Vũ Đình Hồng
Vũ Hữu Hợp
Vũ Hữu Hợp
1.080.000
504.000
360.000
180.000
180.000
180.000
1.028.571
480.000
342.857
171.429
171.429
171.429
51.429
24.000
17.143
8.571
8.571
8.571
Cộng
2.484.000
2.365.714
118.286
Ngày 1 tháng 11 năm 2001
Đội trưởng
Kế toán
Người lập
Phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ hàng tháng kế toán căn cứ vào các hoá đơn đầu vào để kê khai thuế, hàng tháng báo cáo cho cơ quan thuế chủ quản theo “Bảng kê thuế GTGT đầu vào được khấu trừ”
Bảng số 14:
Công ty XD Miền tây
Đội XDCT số 9 BảnG thuế gtgt đầu vào được khấu trừ
Công trình quốc lộ 10 - r4
Tháng 10 năm 2001
Đơn vị: Việt Nam đồng
STT
Ngày tháng
Số Ph
Tên người bán
Số HĐ
Mã số thuế
Doanh số chưa thuế
Thuế VAT
Tổng tiền
Thuế suất
5/10
5/10
15/10
15/10
24/10
27/10
30/10
Doanh nghiệp tư nhân Hợp Thịnh
Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành
Tổ hợp kinh doanh VLXD Sơn Nga
Tổ hợp kinh doanh VLXD Sơn Nga
Chi nhánh TB - PT cơ điện Ninh Bình
Công ty bêtông và XD Thịnh Liệt
Tổ hợp kinh doanh VLXD Sơn Nga ..
070096
057445
004124
004125
074357
010787
004139
1.951.640
3.651.428
785.714
18.259.048
1.453.060
21.292.480
57.016.666
.
60.360
182.752
39.286
912.952
44.940
1.940.664
2.850.834
.
2.012.000
3.834.000
825.000
19.172.000
1.498.000
23.233.144
59.867.500
3%
5%
5%
5%
3%
10%
5%
Tổng cộng
230.139.409
7.638.592
237.778.001
Ngày1 tháng11 năm 2001
Người lập
Kế toán trưởng
Số liệu trên “Bảng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ” được lấy từ “Bảng tổng hợp vật liệu sử dụng thi công” (Bảng số 16)
2- Kế toán tổng hợp quá trình xuất vật liệu.
Vật liệu của Công ty được xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán văn phòng Công ty phải theo dõi chi tiết Tài khoản 621 - “Chi phí NVL trực tiếp” cho từng công trình, nếu xuất vật liệu cho bộ phận quản lý đơn vị thì hạch toán vào Tài khoản 627 - “Chi phí sản xuất chung”, nếu xuất cho bộ phận quản lý Doanh nghiệp thì được hạch toán vào tài khoản 642 - “Chi phí quản lý Doanh nghiệp”.
Khi xuất dùng vật liệu kế toán ghi:
Nợ TK 621 – (Chi tiết cho từng công trình)
Nợ TK 627 – (Chi tiết cho từng công trình)
Nợ TK 642 – (Chi phí vật liệu phục vụ văn phòng công ty)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 336 – Phải trả nội bộ
Căn cứ vào phiếu xuất kho do kế toán đội chuyển xuống, phòng kế toán lập “Bảng kê xuất vật liệu”
Bảng số 15:
Công ty XD Miền Tây
Đội XDCT Số 9
Bảng kê xuất đá hộc
Dùng cho công trình R4 - Quốc lộ 10
Tháng 10 năm 2001
STT
Chứng từ
Nội dung
Tổng tiền (đồng)
Phân loại theo các hạng mục
Phụ ghi
Ngày
Số
1
2
3
4
5
6
3/10/01
4/10/01
13/10/01
14/10/01
15/10/01
16/10/01
Nguyễn Văn Duẩn
Vũ Đình Hồng
Phạm Văn Phú
Phạm Văn Phú
Phạm Văn Phú
Nguyễn Văn Ngôn
1.028.571
480.000
342.85
171.429
171.429
171.429
Cộng
2.365.714
Ngày 1 tháng 11 năm 2001
Đội trưởng
Kế toán
Người lập
Cuối tháng, căn cứ vào số vật liệu thực xuất kế toán văn phòng Công ty tổng hợp lập bảng “Tổng hợp vật liệu sử dụng thi công” trong thi công công trình để lập “Báo cáo sử dụng vật tư kinh tế” lên cấp trên, đồng thời theo dõi vật liệu xuất dùng cho công trình cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Bảng “Tổng hợp vật liệu sử dụng thi công” được lập riêng cho từng tháng theo từng công trình, từng đội XDCT.
Công ty XD Miền Tây Bảng số 16:
Đội XDCT Số 9 Tổng hợp vật liệu sử dụng thi công
Dùng cho công trình R4 - Quốc lộ 10. Tháng 10 năm 2001
TT
Vật liệu
Đơn giá
Nhập
Xuất
VAT
Ghi chú
SL
TT
SL
TT
1
Đá hộc
36.000
69
69
2.365.714
2.365.714
69
69
2.365.714
2.365.714
118.286
118.286
2
Đá 1x2
45.000
30
30
1.285.714
1.285.714
30
30
1.285.714
1.285.714
64.286
64.286
3
Đá 2x4
45.000
85,6
85.6
3.668.571
3.668.571
85,6
85.6
3.668.571
3.668.571
183.429
183.429
4
Subbase
40.000
35.000
2.189,8
479,3
1.710,5
75.275.714
18.259.048
57.016.667
2.189,8
479,3
1.710,5
75.275.714
18.259.048
57.016.667
3.763.786
912.852
2.850.833
5
Xi măng
735.000
0
0
0
0
13
13
8.686.364
8.686.364
868.636
868.636
6
Cát bê tông
16.500
50
50
785.714
785.714
50
50
785.714
785.714
39.286
39.286
7
Cọc tre
1.000
2.700
2.700
2.619.000
2.619.000
2.700
2.700
2.619.000
2.619.000
81.000
81.000
8
Phên nứa
7.000
200
200
1.358.000
1.358.000
200
200
1.358.000
1.358.000
42.000
42.000
9
Cột gỗ
15.000
20
20
291.000
291.000
20
20
291.000
291.000
9.000
9.000
10
ống cống
520.000
44
44
21.292.480
21.292.480
44
44
21.292.480
21.292.480
1.940.664
1.940.664
11
Vải địa
5.509
3.545
30.000
0
30.000
106.350.000
0
106.350.000
24.591
5.342
19.249
97.663.637
29.427.078
68.236.559
Cộng VL
215.291.909
215.291.909
7.110.372
12
Vật tư khác
14.319.280
14.319.280
528.220
Tổng cộng
229.611.189
229.611.189
7.638.592
Ngày 1 tháng 11 năm 2001
Đội trưởng
Người tổng hợp
Vii – tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp.
Cuối mỗi tháng sau khi lên chứng từ ghi sổ ở các phần hành, chứng từ ghi sổ được chuyển đến cho kế toán tổng hợp để đánh số chứng từ ghi sổ và vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được theo dõi liên tục và đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn. “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” được mở cho cả năm và mỗi tháng được bố trí trên một trang sổ. Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp cộng dòng tổng cộng để lấy số liệu đối chiếu với “Sổ cái”
Bảng số 18:
Tổng Công ty XDCTGT 8 Mẫu KT - 1
Công ty XD Miền Tây Số CT: 218
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 10 năm 2001
SHTK
Trích yếu
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
621
133
336
Chi phí về VL tháng 10/2001
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2001
Công trình R4-QL 10. Đội XDCT9
96.368.443
5.507.057
101.875.500
Cộng
101.875.500
101.875.500
Người lập biểu
Kế toán trưởng
Bảng số 20:
Tổng Công ty XDCTGT 8 Mẫu KT - 1
Công ty XD Miền tây Số CT: 220
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 10 năm 2001
SHTK
Trích yếu
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
621
133
336
Chi phí về CCDC, vật tư khác
Thuế GTGT đầu vào được khấu tr
Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2001
Công trình R4-QL10. Đội XDCT 9
14.319.280
528.220
14.847.500
Cộng
14.847.500
14.847.500
Người lập biểu
Kế toán trưởng
Bảng sổ 21:
Tổng Công ty XDCTGT 8 Mẫu KT - 1
Công ty XD Miền tây Số CT: 221
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 10 năm 2001
SHTK
Trích yếu
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
623
627
334
336
Chi phí máy
Chi phí quản lý đội
Xác định lương phảI trả
Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2001
Công trình R4-QL10. Đội XDCT 9
548.575
8.077.650
148.567.329
157.193.554
Cộng
157.193.554
157.193.554
Người lập biểu
Kế toán trưởng
Bảng số 22:
Tổng Công ty XDCTGT 8 Mẫu KT - 1
Công ty XD Miền tây Số CT: 222
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 10 năm 2001
SHTK
Trích yếu
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
331
141
Thanh toán tiền với người cung cấp
Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2001
Công trình R4-Ql10. Đội XDCT 9
30.000.000
30.000.000
Cộng
30.000.000
30.000.000
Người lập biểu
Kế toán trưởng
Bảng số 23:
Tổng Công ty XDCTGT 8 Mẫu KT - 1
Công ty XD Miền tây Số CT: 223
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 10 năm 2001
SHTK
Trích yếu
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
623
336
Chi phí máy thuê ngoàI
Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2001
Công trình R4-QL 10. Đội XDCT9
37.500.000
37.500.000
Cộng
37.500.000
37.500.000
Người lập biểu
Kế toán trưởng
Bảng số 24:
Tổng Công ty XDCTGT 8 Mẫu KT - 1
Công ty XD Miền tây Số CT: 224
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 10 năm 2001
SHTK
Trích yếu
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
154
621
Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp sang chi phí SXKD dở dang
229.611.189
229.611.189
Cộng
229.611.189
229.611.189
Người lập biểu
Kế toán trưởng
Bảng số 17
Tổng Công ty XDCTGT 8 Công trình R4 – QL 10
Công ty XD Miền Tây Đội XDCT Số 9
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Tháng 10 năm 2001
CTGS
Số tiền
CTGS
Số tiền
Số hiệu
Ngày tháng
Số hiệu
Ngày tháng
218
219
220
221
222
223
224
.
31/10/2001
31/10/2001
31/10/2001
31/10/2001
31/10/2001
31/10/2001
31/10/2001
98.223.230
124.179.051
14.847.500
157.187.554
30.000000
37.500000
229.611.189
...
Cộng
7.691.548.524
Các số liệu trên “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” được lấy từ các chứng từ ghi sổ sau đây. (Xem các bảng số:
Chứng từ ghi sổ sau khi đã đăng ký số hiệu ở “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” được sử dụng để ghi vào “Sổ cái” các tài khoản
Bảng số 25:
Công ty XD Miền Tây
Đội XDCT Số 9 sổ cáI Năm 2001
Tên tài khoản: Phải trả người bán
Số hiệu: 331
Ngày ghi sổ
CTGS
Trích yếu
TK
ĐƯ
Số tiền
Ngày
Số
Nợ
Có
Số dư đầu tháng
55.234.000
31/10
219
- Mua VL trong tháng
- Thuế GTGT
- Thanh toán tiền mua VL
621
133
141
30.000.000
118.923.466
5.255.585
Cộng phát sinh
30.000.000
124.179.051
Số dư cuối tháng
149.413.051
Người lập biểu
Kế toán trưởng
Bảng số 26:
Công ty XD Miền Tây
Đội XDCT Số 9 sổ cáI Năm 2001
Tên tài khoản: Chi phí NVL trực tiếp
Số hiệu: 621
Ngày ghi sổ
CTGS
Trích yếu
TKĐƯ
Số tiền
Ngày
Số
Nợ
Có
31/10
218
219
223
224
Xuất VL cho công trình thi công
Xuất VL cho công trình thi công
Xuất CCDC, vật tư khác
Kết chuyển CPNVLTT sang CP SXKD dở dang
336
331
336
154
96.368.443
118.923.466
14.319.280
229.611.189
Cộng phát sinh
229.611.189
229.611.189
Người lập bảng Kế toán trưởng
Bảng số 27:
Công ty XD Miền Tây
Đội XDCT Số 9 Năm 2001
sổ cáI
Tên tài khoản: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Số hiệu: 133
Ngày ghi sổ
CTGS
Trích yếu
TK
ĐƯ
Số tiền
Ngày
Số
Nợ
Có
Số dư đầu tháng
259.383.596
31/10
218
219
223
Thuế GTGT của h2 mua vào
Thuế GTGT của h2 mua vào
Thuế GTGT của CCDC, vật tư
336
331
336
1.854.787
5.255.585
528.220
Cộng phát sinh
7.638.592
Số dư cuối tháng
267.022.180
Người lập biểu
Kế toán trưởng
Từ “Sổ cái” các tài khoản, kế toán tổng hợp đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết các phần hành kế toán và lên “Bảng cân đối phát sinh”. Từ đó cuối kỳ lên “Báo cáo tài chính”
Viii – kiểm kê, đánh giá vật tư tồn kho
Tại Công ty xây dựng Miền Tây công tác kiểm kê đánh giá vật tư tồn kho được tiến hành định kỳ 6 tháng một lần. Các nhân viên kế toán của văn phòng Công ty cùng với các nhân viên ở phòng kế hoạch xuống hướng dẫn các đội các kho kiểm kê vật tư và ghi kết quả vào biên bản kiểm kê. Do đặc điểm ngành nghề không có kho dự trữ vật tư mà chỉ có các bễn bãi công trình và hệ thống nhà kho lưu động nên khi kiêm kê chỉ có thể áp dụng đối với các công trình đanh thi công dở dang. Công trình đang thi công dở dang đến kỳ kiểm kê định kỳ hoặc Ban kiểm tra của Công ty kiểm tra đột xuất việc sử dụng vật tư vào công trình đó.
Nếu trong thời điểm kiểm kê, vật tư đã viết phiếu xuất kho trên phòng kế hoạch nhưng chưa dùng hết mà công trình còn đang thi công tiếp thì Ban kiểm kê chỉ xác định số vật tư chưa dùng hết có ứng với khối lượng công việc còn lại để theo dõi việc sử dụng vật tư cho công trình đó có đúng hạn mức không. Nếu không quá hạn mức thì thông báo cho đội tiếp tục sử dụng số vật tư đã xuất vào công trình mà không làm thủ tục nhập lại kho theo dạng vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê. Biên bản kiêm kê của Công ty được lập theo bảng sau:
Bảng số 28:
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá
Thời điểm kiểm kê 8 giờ ngày 01 tháng 06 năm 2001
Thành phần trong Ban kiểm kê gồm có:
1 - Ông: Nguyễn Quang Trung - Phòng kế hoạch - Trưởng ban.
2 - Bà: Trương Thu Nguyệt - Phòng TCKT - Uỷ viên.
3 - Ông: Vũ Đình Đức - Đội trưởng - Uỷ viên.
4 - Bà: Vũ Thu Trang - Thủ kho đội - Uỷ viên.
Đã tiến hành kiểm kê lượng vật tư tồn kho tạI Đội XDCT Số 9- Công ty xây dựng Miền Tây- đang thi công công trình R4 – Quốc lộ 10. Cụ thể được ghi ở biểu dưới đây:
STT
Tên vật tư
ĐVT
Số lượng tồn kho theo sổ sách
Số lượng tồn kho thực tế
Đơn giá
Thành tiền
Chất lượng tốt
Kém phẩm chất
1
2
3
Đá hộc
Đá 2´4
Cát bê tông
..
m3
m3
m3
79
36
50
79
110
50
36.000
45.000
16.500
2.844.000
4.950.000
825.000
Cộng
16.248.400
Ngày 01 tháng 06 năm 2001
Thành phần Ban kiểm kê
Thủ kho
Đội trưởng
Phòng TCKT
Phòng vật tư thiết bị
Phần thứ ba
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện côngtác
Kế toán vật liệu ở công ty xây dựng miền tây
I – những nhận xét và đánh giá về công tác kế toán NVL ở công ty XD miền tây
1 – Nhận xét đánh giá chung.
Trải qua 10 năm thành lập và phát triển, Công ty xây dựng Miền Tây đã và vẫn luôn khẳng định vị trí của mình trong nền Kinh tế quốc dân. Nhất là trong nền kinh tế thị trường mở cửa như hiện nay, Công ty đã nhanh chóng tổ chức lại sản xuất và tham gia vào các hoạt động đấu thầu, không ngừng phấn đấu, tăng cường liên doanh, liên kết với các Công ty trong nước và các Công ty liên doanh với nước ngoài nhằm tạo sức mạnh trong việc tham gia đấu thầu xây lắp các công trình và đã góp phần rất lớn vào ngành xây dựng trong nước.
Để đứng vững trên thị trường và tạo lập được uy tín của mình như hiện nay không thể không nói đến sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty và sự vươn lên của các thành viên trong Công ty. Tập thể lãnh đạo của Công ty đã nhận ra những mặt yếu kém không phù hợp với cơ chế mới nên đã có nhiều biện pháp kinh tế hiệu quả, mọi sáng kiến luôn được phát huy nhằm từng bước khắc phục những khó khăn để hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Bản thân Công ty luôn phải tự tìm ra các nguồn vốn để sản xuất, tự mình tìm ra các nguồn NVL để đáp ứng nhu cầu sản xuất, đồng thời là một Công ty nhạy bén với sự thay đổi và sự cạnh tranh trên thị trường, Công ty luôn chú trọng tới việc nâng cao chất lượng công trình và công tác quản lý nói chung và công tác NVL nói riêng. Một trong những yêu cầu quan trọng mà Công ty đề ra là phải tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
2 – Nhận xét đánh giá cụ thể về công tác kế toán NVL ở Công ty XD Miền Tây.
Công tác kế toán NVL ở Công ty được tiến hành dựa trên căn cứ khoa học và đặc điểm tình hình thực tế của Công ty và có sự vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Do đặc điểm kế toán NVL ở Công ty rất đa dạng phong phú về chủng loại, các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, do đó Công ty đã sử dụng cách tính giá vật liệu rất hợp lý và đơn giản (Đối với vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế xuất kho theo phương pháp khấu trừ thuế; Đối với vật liệu xuất kho được tính theo giá nhập trước xuất trước).
Như đã biết, vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do đó công tác quản lý và sử dụng vật liệu tốt sẽ góp phần thực hiện và đóng góp tốt mục tiêu hạ giá thành sản phẩm mà Công ty đã đề ra. Điều này thể hiện ở sự chú trọng từ khâu thu mua, bảo quản cho đến khâu sử dụng vật liệu.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác NVL ở Công ty XD Miền Tây, tôi nhận thấy công tác quản lý và hạch toán ở Công ty có nhiều ưu đIểm cần phát huy, cụ thể như sau:
a- Ưu đIểm.
- Về bộ máy quản lý: cùng với sự lớn mạnh và phát triển của Công ty (sự lớn mạnh không chỉ thể hiện qua cơ sở vật chất, kỹ thuật mà còn thể hiện ở khâu quản lý có trình độ), đó là công tác kế toán nói chung và công tác NVL nói riêng, không ngừng được hoàn thiện và nâng cao. Kế toán NVL ở Công ty đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ về tài sản cũng như nguồn cung ứng vốn của Công ty, đồng thời cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho Giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập - xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng.
Với đội ngũ kế toán được đào tạo khá vững và am hiểu như hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đã được phân công.
- Về tình hình hạch toán NVL ở Công ty: Đây là khâu đặc biệt được Công ty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu dữ khá hợp lý, không chồng chéo. Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thông qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, hoá đơn (GTGT) và các loại sổ sách đã phản ánh đúng thực trạng biến động NVL ở Công ty. Hạch toán vật liệu tổng hợp cũng được chia làm 2 phần: hạch toán vật liệu nhập và hạch toán vật liệu xuất.
Bên cạnh đó, việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song là phù hợp với Công ty, phù hợp với trình độ của kế toán viên cũng như thủ kho, giúp cho việc theo dõi, đối chiếu giữa thủ kho với phòng kết toán được nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi. Đồng thời đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất đúng tiến độ, đúng kế hoạch.
- Về khâu dự trữ bảo quản: Công ty luôn đảm bảo NVL dự trữ ở mức hợp lý nhằm đáp ứng cho việc xây dựng được liên tục mà không gây ứ đọng vốn, Công ty thường nhập vật liệu và xuất kho theo phương pháp xuất thẳng vì thế mà NVL tồn kho là không nhiều, đặc biệt Công ty có hệ thống bến bãi dự trữ rộng, thuận tiện cho việc nhập xuất NVL
- Về khâu sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được đưa qua phòng vật tư để đánh giá và xem xét tình hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nhu cầu trước khi cung ứng nhằm sử dụng NVL
- Về việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống Chứng từ ghi sổ theo hệ thống tài khoản thống nhất, mới ban hành. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, tất cả các sổ sách sử dụng đều được lập theo mẫu sổ quy định.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu đIểm cần phát huy ở trên thì công tác NVL ở Công ty còn có những hạn chế.
b- Hạn chế.
Công ty XD Miền Tây là đơn vị xây dựng các công trình giao thông trên toàn quốc, do đó mà NVL dùng vào xây dựng là rất phong phú và đa dạng, thường được Công ty mua với khối Iượng lớn, các đơn vị bán thường xuyên, một số đơn vị bán lại ở rất xa các công trường thi công. Bởi vậy việc vận chuyển NVL từ người bán đến chân công trình thường chiếm một thời gian dài, quá trình vận chuyển phức tạp, do đó không tránh khỏi mất mát hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Bên cạnh đó việc bảo quản vật liệu không phải là dễ, một số NVL không để được ở ngoài trời, có những loại vật liệu mua về phải dùng ngay, bảo quản tốt, không được để quá thời hạn cho phép, nếu không sẽ kém chất lượng hư hỏng.
Tất cả các trường hợp hư hỏng vật liệu trong quá trình vận chuyển vừa gây mất mát ứ đọng vốn, vừa gây thiệt hại về khoản chi phí bảo quản làm giảm lợi nhuận của Công ty.
Trong công tác kế toán NVL ở Công ty XD Miền Tây sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán lại trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác do việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán.
Ii – một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nvl ở công ty XD miền tây
Qua phần nhận xét đánh giá chung và phần nhận xét cụ thể trên ta có thể nhận thấy việc quản lý vật liệu ở Công ty bên cạnh những việc tích cực trong quá trình hạch toán kế toán NVL còn có một số vấn đề chưa hợp lý. Do đó để hoàn thiện những vấn đề thưa hợp lý này, tôi xin đưa ra một số ý kiến để việc hạch toán quản lý NVL được tốt hơn và phù hợp hơn với tình hình thực tế tại Công ty nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ kế toán áp dụng.
Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính kế toàn và tôn trọng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của Nhà nước. Việc thực hiện chế độ công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng và cải biến sao cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, không bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính.
- Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của Doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế toán ban hành buộc các Doanh nghiệp phải áp dụng, nhưng được quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của Doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao. Công tác kế toán luôn phải đáp ứng các thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí về mục đích kinh doanh của Doanh nghiệp là phải mang lại lợi nhuận cao.
Trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và tình trạng của việc quản lý NVL ở Công ty, tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong công việc quản lý vật liệu ở Công ty: thông thường chi phí NVL thường chiếm tỉ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của Doanh nghiệp, do vậy việc phấn đầu giảm thấp chi phí NVL có ý nghĩa lớn đối với việc hạ thấp giá thành sản phẩm. Mà chi phí NVL trong giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào hai yếu tố, đó là: lượng NVL tiêu thụ và giá NVL. Tuy nhiên chi phí về NVL không chỉ phụ thuộc vào khâu sản xuất mà còn liên quan đến các khâu khác như: khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản.
Để giảm thấp chi phí NVL trong điều kiện cho phép, Công ty còn phải quản lý tốt các khâu sau:
1- ý kiến thứ nhất: Về quản lý NVL:
- Về tình hình cung cấp vật tư: Công ty nên lựa chọn và tìm đến những khách hàng gần và có đủ khả năng cung cấp vật liệu, tài chính lành mạnh và những khách hàng cung cấp thường xuyên tín nhiệm.
Vì vậy NVL của Công ty sẽ rất nhiều chủng loại, do đó Công ty cần phải xây dựng “Sổ danh điểm vật tư”, như vậy lúc cần đến loại vật liệu gì thì sẽ đáp ứng được nhanh chóng và việc quản lý sẽ chặt chẽ, dễ hiểu dễ tìm.
Sổ danh đIểm vật tư
Ký hiệu
Tên, nhãn hiệu quy cách
nguyên liệu, vật liệu
Đơn vị
Đơn giá
Ghi chú
Nhóm
Danh điểm
1521
1521-01
1521-02
1521-03
1521-01-01
1521-01-02
1521-01-03
1521-02-01
11521-02-02
1521-03-01
1521-03-02
..
Nguyên vật liệu chính
Đá các loại
Đá hộc
Đá 1´2
Đá 2´4
.
Xi măng
Xi măng PC 30
Xi măng PC 40
..
Cát
Cát vàng
Cát bê tông
m3
m3
m3
kg
kg
m3
m3
1522
1522-01
1522-02
1522-01-01
1522-01-02
Vật liệu phụ
Phụ gia bê tông
Nhựa đường
..
Kg
Kg
1523
1523-01
1523-01-01
1523-01-02
Nhiên liệu
Xăng
Xăng Mogas 83
Xang Mogas 92
.
Lít
Lít
2 – ý kiến 2: Về việc hạch toán chi tiết NVL
Kế toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Qua nghiên cứu tình hình thực tế của Công ty xét trên các mặt quản lý nói chung về trình độ của kế toán và thủ kho, tôi nhận thấy là phù hợp, tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này dẫn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn đến cuối tháng. Do đó, để lãnh đạo Công ty nắm được tình hình tăng, giảm NVL, vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhập hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho để kế toán vào sổ chi tiết song còn nên bảng tình hình nhập xuất NVL. Nếu để đến cuối tháng mới hạch toán như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán sẽ bị chậm.
3 – ý kiến 3: Về việc lập báo cáo vật tư cuối kỳ.
ở Công ty trong kỳ số liệu vật liệu xuất dùng phục vụ cho quá trình sản xuất là theo kế hoạch, do vậy trong quá trình sản xuất tại đơn vị thi công vẫn còn tình trạng lượng tiêu hao vật liệu thực tế ít hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vần còn vật liệu ở đơn vị thi công chưa sử dụng. Các đơn vị còn tồn vật liệu lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ gửi cho phòng kế toán để theo dõi vật tư tồn cuối kỳ đồng thời làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật liệu.
Sau mỗi hạng mục công trình, các đơn vị thi công phát hiện thấy số vật liệu còn tồn lại, căn cứ vào từng loại vật liệu và khả năng sử dụng vật liệu để xuất dùng ở các kỳ tiếp theo.
4 – ý kiến 4: Về việc áp dụng kế toán máy vào hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng.
Công ty xây dựng Miền Tây là đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, hình thức ghi sổ này có nhiều thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Tuy nhiên, hiện nay Công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công để theo dõi, hạch toán. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế toán thủ công đã gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng công tác kế toán. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Công ty nên áp dụng kế toán máy vào hạch toán giúp cho việc tính toán, ghi chép được chính xác và nhanh hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý.
Nội dung kế toán máy theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” bao gồm:
* Cập nhập số liệu
Vào chứng từ
Xem, hiệu chỉnh chứng từ
Hệ thống danh mục tài khoản
Hệ thống danh mục khách hàng, danh mục người bán
Kết chuyển, phân bổ
Khoá sổ, chuyển số dư sang năm sau
* Tổng hợp số liệu
In, xem các loại sổ sách: sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản
Xem số liệu phát sinh, số dư tài khoản
In bảng cân đối tài khoản
Tổng hợp các số liệu
*Các nhu cầu khác
Đặt lại hệ thống
Lưu trữ số liệu
Sơ đồ kế toán bằng máy vi tính
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Xử lý nghiệp vụ
Nhập dữ liệu
Tên các loại sổ sách
Sổ cái và các sổ chi tiết
Bảng cân đối kế toán
Các báo cáo kế toán
Khoá sổ sang kỳ sau
Với việc sử dụng kế toán máy công việc của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ. Nhân viên kế toán vật liệu cũng như các nhân viên kế toán khác chỉ việc đưa số liệu vào máy theo các chứng từ gốc hợp lệ theo chương trình đã cài đặt rồi máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ có liên quan và tập hợp số liệu cân đối một cách nhanh chóng và chính xác, ở đây ngoài việc in ra sổ sách lưu giữ theo tháng, quý, năm người ta có thể xem xét chi tiết vào số dư của các tài khoản bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên để có được những thông tin chính xác đòi hỏi đối với các nhân viên kế toán trong xử lý các chứng từ ban đầu phải thật chính xác và phản ánh đúng các nghiệp cụ phát sinh.
Phần kết luận
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng gay gắt, yêu cầu đặt ra với Doanh nghiệp là làm thế nào với một lượng tiền vốn nhất định có thể tạo ra được sản phẩm có chất lượng cao nhất, hiệu quả nhất.
Có thể nói, Công ty xây dựng Miền Tây là một Doanh nghiệp Nhà nước hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Công ty đã từng bước khẳng định uy tín của mình bằng chất lượng, trình độ kỹ thuật, mỹ thuật của các công trình và cung cách làm ăn đúng đắn, có hiệu quả.
Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong Công ty, em đã nhận thức được các vấn đề cơ bản trong quá trình kinh doanh của Công ty. Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế nên không thể đi sâu vào các vấn đề liên quan, đến cả hệ thống kế toán của Công ty mà chỉ giới hạn một số vấn đề chủ yếu bổ sung thực tiễn cho phần lý thuyết đã học.
Kính mong các thầy cô giáo góp ý, bổ xung thêm, giúp em nắm vững hơn nữa lý thuyết cũng như thực tiễn để phuc vụ tốt hơn cho công tác quản lý tài chính trong cơ chế thị trường hiện nay.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà nội, ngày 8 tháng 8 năm 2001
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Thu Phương
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- KT685.doc