Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội

 Trình tự hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được phản ánh qua sơ đồ sau: 1. Mua vật liệu về nhập kho 1a. Thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp 1b. Thuế GTGT được khấu trừ 2a.Tiền mua vật liệu đã thanh toán cuối tháng hàng chưa về 2b. Tháng sang hàng về nhập kho 3. Trị giá vật liệu gia công chế biến hoàn thành nhập kho 4. Vật liệu nhận góp vốn liên doanh cấp phát. 5. Đánh giá tăng vật liệu khi góp vốn 6. Vật liệu thừa trong kiểm kê 7. Nhập vật liệu trong các trường hợp khác 8. Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh quản lý 9. Trị giá vật liệu xuất để gia công chế biến 10. Vật liệu xuất góp vốn lao động 11. Chiết khấu mua hàng được hưởng 12. Vật liệu thiếu khi kiểm kê 13. Vật liệu xuất trong các trường hợp khác. 1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Tài khoản sử dụng: TK 611 - Mua hàng Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu mua vào trong kỳ và nó chỉ được áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kết cấu và nội dung phản ánh như sau: Bên nợ: - Trị giá thực tế hàng hóa, vật tư tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Trị giá thực tế hàng hóa vật tư mua vào trong kỳ. Bên có: - Trị giá thực tế hàng hóa, vật tư tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất trong kỳ - Trị giá hàng hóa gửi bán nhưng chưa được xác định là tiêu thụ trong kỳ - Chiết khấu mua hàng được hưởng. - Trị giá vật tư trả lại người bán hoặc giảm giá. Tài khoản 611 không có sổ số dư cuối kỳ. TK 611 mua hàng có 2 TK cấp 2 TK 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu TK 6112 - Mua hàng hóa Sơ đồ 5: Sơ đồ hoạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 152 TK 611 (3) TK 154 (9) TK 111, 112 331, 141 (1) (2) TK 621,627 641,642 (5) TK 331 1. Kết chuyển trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ 2. Trị giá thực tế vật liệu nhập kho 3. Kết chuyển trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ 4. Trị giá thực tế vật liệu dùng trong kỳ 5. Chiết khấu mua hàng được hưởng. 1.4.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu Tùy theo phương pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị đã chọn để xác định khối lượng công tác kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất. Nếu đơn vị sử dụng hình thức "Nhật ký chung" thì quá trình hạch toán vật liệu sẽ thể hiện trên các sổ chi tiết, sổ nhập ký chung (có thể thêm sổ nhật ký mua hàng, sổ cái TK 152 và được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu Nhật ký mua hàng Chứng từ nhập, xuất Nhật ký mua hàng Sổ chi tiết Sổ cái TK 152 Bảng cân đối TK dòng TK 152 Báo cáo kế toán theo hình thức sổ nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nếu đơn vị sử dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" cần phải xác định hướng mở chứng từ ghi sổ nghiệp vụ, xuất,có thể mở chung hoặc mở riêng cho 2 nghiệp vụ này. Theo hình thức này, quy trình hạch toán tổng hợp vật liệu được phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Lập chứng từ ghi sổ Chứng từ nhập, xuất Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết Sổ cái TK 152 Bảng cân đối TK dòng TK 152 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, Kiểm tra 1.5. Phân tích tình hình đảm bảo cung cấp dự trữ nguyên vật liệu dùng vào sản xuất bao gồm nhiều loại như: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu chúng tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất và cấu thành thực thể sản phẩm. Nó là một trong 3 yếu tố chủ yếu của sản xuất. Vì vậy, nếu thiếu nguyên vật liệu không thể tiến hành được quá trình sản xuất. 1.5.1. Phân tích tình hình dự trữ vật tư Trong thực tế sản xuất, để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất doanh nghiệp phải dự trữ các loại vật tư. Số vật tư dự trữ cho sản xuất nhiều, ít phụ thuộc nhiều nhân tố khác nhau như: lượng vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm, tình hình tài chính của doanh nghiệp, trọng tải và tốc độ các phương tiện vận chuyển, tính chất thời vụ sản xuất của doanh nghiệp. Đại lượng dự trữ vật tư được tính theo 3 chỉ tiêu: dự trữ tuyệt đối, dự trữ tương đối và dự trữ biểu hiện bằng tiền. Như vậy, để phân tích tình hình dự trữ vật tư ở doanh nghiệp, cần so sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ, cao quá hoặc thấp quá đều là không tốt. Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn, vì vậy phải có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức cần thiết. Nhưng nếu dự trữ sẽ không đảm bảo cho quá trình kinh doanh được liên tục, mục đích của dự trữ vật tư phải luôn kết hợp hài hòa vừa đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được thường xuyên, đều đặn, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất. Để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ về đảm bảo cho sản xuất hay không ta có thể tính hệ số đảm bảo. Hệ số đảm bảo = Hệ số đảm bảo này tính cho từng loại nguyên vật liệu 1.52. Phân tích tình hình cung cấp về tồn khối lượng nguyên vật liệu Để hoàn thành nguồn vốn sản xuất, đi đôi với việc đảm bảo các yếu tố lao động, phải thực hiện tốt việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất. Trong điều kiện kinh tế thị trường, nguyên vật liệu nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như:tự nhập khẩu, liên doanh liên kết đối lưu vật tư Mỗi nguồn nhập lại có một giá bán khác nhau. Vì vậy để đánh giá tình hình cung cấp vật tư về tổng khối lượng nguyên vật liệu không thể dựa vào giá thực tế của chúng mà phải biểu hiện khối lượng nguyên vật liệu thực tế cung cấp theo giá kế hoạch. Cung ứng đủ số lượng là rất cần thiết, nếu cung ứng quá lớn dư thừa sẽ gây ứ đọng vốn, nhưng ngược lại nếu cung cấp không đủ sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Khi phân tích vấn đề này cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu theo công thức sau: = Để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu khi cung ứng là rất quan trọng nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Do vậy khi nguyên vật liệu phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định,với các hợp đồng đã ký để xem nguyên vật liệu đã đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng hay chưa. Như vậy, ta phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp.Bởi công việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành thường xuyên định kỳ. 1.5.3. Phân tích tình hình khai thác các nguồn nguyên vật liệu Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp có quyền chủ động trong việc khai thác các nguồn nguyên vật liệu để đảm bảo cho sản xuất. Bên cạnh khối lượng nguyên vật liệu nhập từ cá đơn vị cung ứng vật tư của Nhà nước, doanh nghiệp có thể tự khẩu liên doanh liên kết và nhập từ các nguồn khác. Như vậy, để thấy rõ thành tích hay tồn tại của doanh nghiệp trong việc thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, một trong những nội dung ý nghĩa quan trọng là phải chỉ ra được tình hình khai thác các nguồn cung cấp nguyên vật liệu để đảm bảo nhu cầu sản xuất. Khi phân tích vấn đề này, có thể so sánh trị giá nguyên vật liệu thực tế từng nguồn cung cấp với tổng giá trị nguyên vật liệu kế hoạch, cũng như với tổng giá trị giá nguyên vật liệu thực tế cung cấp. Qua đó sẽ thấy được tỉ trọng của từng nguồn trong tổng giá trị nguyên vật liệu được cung cấp trong kỳ. Khối lượng nguyên vật liệu cung cấp trong kỳ là có liên quan mật thiết với tình hình sản xuất dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Khi phân tích cần đặt nó trong mối quan hệ với các nhân tố trên để kết luận phân tích được đầy đủ và sâu sắc. Trên thực tế, có khi khối lượng nguyên vật liệu cung cấp tăng nhưng phẩm chất quy cách không đảm bảo sẽ dẫn đến tình trạng gây khó khăn cho sản xuất. Ngay cả trong trường hợp chất lượng và quy cách nguyên vật liệu đảm bảo, nếu khối lượng sản xuất không tăng, mà khối lượng sẽ dẫn đến ứ đọng vốn. Vì thế, vấn đề có tính nguyên tắc đặt ra cho công tác cung cấp nguyên vật liệu ở mỗi doanh nghiệp cần quán triệt là: Đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất. Chương 2 Tình hình thực tế về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu xí nghiệp đầu máy Hà Nội 2.1. Đặc điểm chung tình hình của xí nghiệp 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp Xí nghiệp đầu máy Hà Nội là đơn vị trực thuộc liên hợp I đường sắt Việt Nam quản lý và cung cấp sức kéo lớn của ngành đường sắt Việt Nam. Xí nghiệp đầu máy Hà Nội có hai nhiệm vụ cơ bản là vận dụng đầu máy để kéo tàu cho đúng yêu cầu của công tác chạy tàu và sửa chữa thường xuyên các loại đầu máy nhằm bù đắp lại những hư hỏng do vận dụng gây nên. Cho đến nay xí nghiệp đã trải qua 60 năm xây dựng và phát triển, xí nghiệp đầu máy Hà Nội đã trưởng thành qua một chặng đường đầy thử thách. Xí nghiệp đã trải qua hai cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ. Đề pô hỏa xa Hà Nội tiền thân của Xí nghiệp đầu máy Hà Nội bị giặc chiếm đóng để phục vụ chiến tranh. Ngày nay, Việt Nam chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần có sự điều tiết của Nhà nước. Nhận thức sâu sắc và nắm bắt kịp thời những quan điểm, chủ trương đổi mới của Đảng và Nhà nước và biện pháp nhằm xóa bỏ bao cấp, hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường, nâng cao chất lượng vận tải và phát triển mạng lưới giao thông vận tải, xây dựng cơ sở hạ tầng theo đất nước. * Kết quả hoạt động kinh doanh 2005 Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 205 Tổng doanh thu Triệu đồng 7288518238 Thuế doanh thu Triệu đồng 449189370 Doanh thu thuần Triệu đồng 6839328868 Tổng lợi nhuận Triệu đồng 363633360 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Triệu đồng 88315432 Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 275317828 Các khoản nộp ngân sách Nhà nước người 903730874 Tổng số cán bộ CNV đ/tháng 1515 Thu nhập bình quân đ/tháng 1061000 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của xí nghiệp Như vậy, với các đặc điểm vừa vận dụng vừa sửa chữa đầu máy, cơ cấu tổ chức sản xuất của xí nghiệp được phân thành 2 khối, đó là: Khối vận dụng và khối sửa chữa được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 8: Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất của xí nghiệp đầu máy Hà Nội Xí nghiệp dầu máy Hà Nội * Khối vận dụng - Phân đoạn vận dụng đầu máy Hà Nội. - Phân đoạn vận dụng đầu máy Yên Viên * Khối sửa chữa - PX sửa chữa đầu máy hơi nước - PX sửa chữa đầu máy TY7 - PX sửa chữa đầu 12E - PX sửa chữa Yên Viên - PX nhiên liệu - PX Cơ khí phụ tùng - PX cơ điện nước - Đội kiến trúc * Khối vận dụng: - Phân đoạn vận dụng đầu máy Hà Nội phụ trách chạy tàu các chuyến Hà Nội - Hải Phòng, Hà Nội - Vinh, Hà Nội - Đồng Hới, Hà Nội - Quán Triều, Hà Nội - Đồng Đăng, Hà Nội - Đà Nẵng. Phân đoạn gồm có 8 đội lái máy trong đó: 1 đội lái máy hơi nước, 3 đội lái máy tiệp, 3 đội lái máy TY7. Các trạm đầu máy gồm có: Đồng Đăng, Ninh Bình, Hải Phòng Giáp Bát. Ngoài ra, còn có các trạm đại diện ở Thanh Hóa, Đồng Hới để giao ban. Phân đoạn vận dụng đầu máy Yên Viên gồm có: 1 đội lái máy, 1 đội lái máy hơi nước và 1 đội lái máy diezen phụ trách toàn bộ chạy tàu trên khổ đường 1435 và đường vòng. Dưới các trạm đội là các tổ và bạn lái máy. * Khối sửa chữa: - Phân xưởng sửa chữa đầu máy hơi nước 1000 tại Hà Nội, phân xưởng của chữa đầu máy hơi nước 1435 tại Yên Viên. - Phân xưởng sửa chữa đầu máy TY7 tại Hà Nội - Phân xưởng sửa chữa đầu máy Đ12E tại Hà Nội - Phân xưởng cơ khí phụ tùng như gia công, cắt gọt kim loại, hàn, rèn, chế tạo các phụ tùng tại Hà Nội. - Phân xưởng cơ điện nước, sửa chữa các trang bị cấp điện, nước trong toàn xí nghiệp và làm công tác vận hành máy cấp nước kể cả trạm ở dọc đường. - Phân xưởng nhiên liệu mua sắm cấp phát, bảo quản nhiên liệu và áp tải nhiên liệu. Ngoài ra, còn có đội kiến trúc làm nhiệm vụ duy tu nhà xưởng, xây dựng nhà ở mới. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp Hệ thống bộ máy quản lý của xã hội mang tính chất tập trung và thông qua nhiều cấp hệ thống quản lý của xí nghiệp bao gồm 1 Giám đốc, 4 phó giám đốc và hệ thống các phòng ban. Giám đốc: Chịu trách nhiệm chỉ đạo và quản lý chung tất cả mọi việc trong xí nghiệp. Phó giám đốc tổng hợp: phụ trách và quản lý các phòng chức năng Phó giám đốc sửa chữa: phụ trách các phân xưởng sửa chữa đầu máy Phó giám đốc phụ trách vật tư, nhiên liệu: phụ trách việc quản lý vật tư nhiên liệu và các tổ dịch vụ. Phó giám đốc vận tải: Phụ trách công việc tải hành khách, hàng hóa và quản lý hai phân đoạn vận dụng ở Hà Nội và Yên Viên. Phòng thống kê kế hoạch: là phòng có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, phụ trách việc lập và theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính của xí nghiệp. Phòng tổ chức lao động: có nhiệm vụ quản lý toàn bộ lao động của xí nghiệp, các công tác liên quan đến định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng cho công nhân. Phòng tài vụ: Quản lý tiền và hàng của xí nghiệp dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng, tham mưu cho giám đốc về kế hoạch chi tiêu và quản lý vốn, trực tiếp trả lương cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Phòng hành chính tổng hợp: có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về công tác bảo vệ trật tự an ninh xí nghiệp, công tác quân sự, phòng cháy chữa cháy, công tác văn thư, đánh máy, quản lý nhà ở Phòng kỹ thuật: là phòng quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất của xí nghiệp, tham mưu cho giám đốc những đề tài, sáng kiến cải tiến hướng dẫn công nghệ sửa chữa đầu máy ở các xí nghiệp. Phòng KCS: trực tiếp kiểm tra các chi tiết, phụ tùng gia công, công việc lắp ráp các bộ phận của đầu máy được sửa chữa từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối. Phòng hóa nghiệm: Chịu trách nhiệm phân tích mẫu nhiên liệu, dầu, mỡ và các hóa chất của xí nghiệp. Phòng vật tư điều độ: Tham mưu cho giám đốc về kế hoạch và mua sắm vật tư phụ tùng cho công tác sửa chữa đầu máy của xí nghiệp. Ngoài ra, phòng còn quản lý về tiến độ sửa chữa xây dựng và chỉ đạo thực hiện tiến độ sửa chữa đầu máy. Phòng y tế: có nhiệm vụ chăm lo sức khỏe cho cán bộ CNV toàn xí nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý của xí nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: Giám Đốc Phó giám đốc Vận tải Phó giám đốc tổng hợp Phó giám đốc Vật tư - Dịch vụ Phó giám đốc sửa chữa Xí nghiệp Hà Lào Phân xưởng vận dụng Hà Nội Trạm đầu máy Đồng Đăng Trạm đầu máy Hải Phòng Phòng thống kê kế hoạch Phòng tổ chức lao động Phòng tài vụ Phòng kỹ thuật Phòng hoá nghiệm Phòng KCS Phòng Y tế Phòng hành chính tổng hợp Phòng vật tư điều độ Phân xưởng Nhiên liệu Các tổ dịch vụ Phân xưởng sửa chữa đầu máy D12E Phân xưởng sửa chữa đầu máy TY7 Phân xưởng sửa chữa đầu máy Đổi Mới Phân xưởng cơ khí phụ tùng Phân xưởng cơ khí điện nước Sơ đồ bộ máy hoạt động của xí nghiệp đầu máy Hà Nội 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp 2.1.4.1. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của xí nghiệp được hình thành và phát triển cùng với quá trình phát triển của xí nghiệp với hình thức kế toán tập trung, bộ máy kế toán gồm có 11 người đều ở phòng kế toán. Hiện nay, tổ chức như thế là hoàn toàn phù hợp với mô hình tập trung của bộ máy quản lý ở xí nghiệp. Như vậy, tham mưu cho giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính, thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và phân công lao động trong bộ máy kế toán. Mô hình bộ máy kế toán của xí nghiệp đầu máy được biểu diễn theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán nguyên vật liệu Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương Phụ tùng máy vi tính 2.1.4.2. Công tác kế toán Để phát huy chức năng và vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, đòi phải tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời đầy đủ và chính xác đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Là xí nghiệp thành viên của xí nghiệp liên hợp vận tải đường sắt với hai nhiệm vụ chính là vận hành và sửa chữa đầu máy không có kế hoạch thu mà chỉ có kế hoạch chi. Hàng quý, hàng năm xí liên hợp I sẽ giao cho xí nghiệp 1 kế hoạch công việc vận tải bao gồm km và bao nhiêu km tổng trọng và đi kèm với kế hoạch công việc là kế hoach chi như gồm các khoản mục chi phí: vật liệu, nhiên liệu, lương BHXH, dịch vụ mua ngoài, chi phí khác. Hết quý năm sau khi đã thực hiện các kế hoạch này, xí nghiệp sẽ tập hợp các chi phí thực tế phát sinh để quyết toán với liên hợp I theo hình thức thanh toán nội bộ (TK 1368 và TK3368). Ngoài ra xí nghiệp còn có một số hoạt động sản xuất kinh doanh phụ mang lại 1 phần doanh thu cho xí nghiệp trong đó chỉ chiếm 1 tỷ trọng nhỏ. Các phần hạch kế chính ở xí nghiệp gồm. - Hạch toán thù lao lao động - Hạch toán TSCĐ - Hạch toán nguyên vật liệu - Hạch toán chi phí sản xuất - Hạcht oán hoạt động sản xuất phụ - Quyết toán với cấp trên. Như vậy, các phần hành trên đây có một số điểm cần lưu ý mang tính chất đặc thù riêng của xí nghiệp.Thứ nhất là, hạch toán chi phí sản xuất, các TK loại 6 của xí nghiệp được chi tiết theo 52 khoản mục do liên hợp Đường sắt quy định.Thứ hai là khi hạch toán thanh toán các đơn vị cấp trên chi phí sản xuất từ TK154 được đưa thẳng về TK1368 phải thu nội bộ phần chi phí cấp trên đồng ý xét duyệt đưa về TK 1421 chi phí trả trước (với phần chi phí chưa được duyệt). 2.2. Thực trạng về tổ chức công tác kế toán và phân tích vật liệu 2.2.1. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp Cũng như các xí nghiệp thành viên của ngành vận tải đường sắt, xí nghiệp đầu máy Hà Nội là vừa tổ chức vận dụng đầu máy để kéo tàu cho đúng yêu cầu của công tác chạy tàu và sửa chữa các loại đầu máy nên chủng loại vật liệu ở xí nghiệp lên tới hàng nghìn loại, những vật liệu chiếm tỷ trọng lớn,thường xuyên sử dụng như dầu, than. Như vậy riêng dầu đã đến hàng chục loại, dầu để chạy đầu máy các loại dầu bôi trơn, các loại dầu dùng trong sửa chữa. Những loại vật liệu chiếm tỉ trọng nhỏ nhưng đa dạng như: zoăng cao su, lò xo bánh răng động cơ, thép tròn, thép chữ L, ắc quy, gỗ, dây cu loa đơn vị tính cũng rất phức tạp như: cái (lò xo), kg (than), lít (dầu), m3 (gỗ). 2.2.2. Phân loại vật liệu ở xí nghiệp Mỗi loại vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tính chất lý, hóa khác nhau. Để quản lý tốt vật liệu bảo đảm phục vụ cho sản xuất, xí nghiệp thực hiện phân chia vật liệu thành từng loại khác nhau. - Nguyên vật liệu chính ở đây bao gồm vật tư và dầu. Dầu ở đây là các loại dầu để dùng trong sửa chữa đầu máy. - Nhiên liệu bao gồm các loại như dầu và than (dầu này là dầu diezel dùng để chạy đầu máy). - Phụ tùng thay thế: Riêng ở xí nghiệp này chỉ những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa cho đầu máy mới được xếp là phụ tùng còn các vật tư dùng để thay thế và sửa chữa cho các máy móc thiết bị khác thì được xếp là vật tư. - Phế liệu: là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng lại hoặc ra ngoài. Như vậy, nếu xét về tỉ trọng giá tri cũng như đặc điểm hạch toán và quản lý thì vật tư ở xí nghiệp được phân thành 2 loại là: -Vật liệu: nguyên vật liệu chính, phụ tùng, phế liệu và nhiên liệu 2.2.3. Đánh giá vật liệu ở xí nghiệp Tính giá vật liệu là sự xác định giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Tính giá vật liệu ở xí nghiệp là rất phức tạp do đặc điểm vật liệu ở xí nghiệp cũng như đặc điểm của công tác hạch toán. Vì vậy trong việc tính giá đối với vật liệu chính, phụ tùng xí nghiệp tổ chức ghi sổ theo giá hạch toán cuối kỳ sau khi tính hệ số giá sẽ tiến hành điều chỉnh. Nhiên liệu khi nhập kho xí nghiệp ghi sổ kế toán theo giá thực tế. = + Khi xuất kho chỉ ghi số lượng cuối kỳ sau khi tính được đơn giá thực tế bình quân cho các loại nhiên liệu sẽ tính giá thực tế của nhiên liệu dùng trong kỳ theo công thức: = = x Do đặc điểm vật tư của xí nghiệp rất phong phú, mật độ nhập xuất lớn, kho tàng phân tán nên xí nghiệp sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu ở xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán ở xí nghiệp.Theo phương pháp này để theo dõi tình hình biến động vật liệu kế toán sử dụng TK: TK 152: Nhiên liệu, vật liệu Riêng TK 152 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2. -TK 152: nguyên vật liệu chính 1521: Vật tư 1521: Dầu - TK 1523: Nhiên liệu 1523: Than 1523: Dầu - TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1527: Phế liệu Ngoài ra để theo dõi vật liệu kế toán còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán như TK 331 được chi tiết theo từng nhà cung cấp. Bảng kê trích giá vật liệu bảng phân bổ vật liệu. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại xí nghiệp là hình thức sổ nhật ký chung, vì vậy do yêu cầu phân công lao động kế toán theo phần hành và do sử dụng máy vi tính khi đưa dữ liệu vào máy vi tính kế toán sử dụng chứng từ ghi sổ để vào dữ liệu cho từng phần hành kế toán. Khi đã có dữ liệu máy sẽ tự xử lý và đưa dữ liệu vào nhật ký chung cũng như các biểu bảng sổ sách và các báo cáo quyết toán. Sơ đồ tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp. Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp Chứng từ nhập xuất Nhật ký chung Bảng phân bổ vật liệu theo giá HT Bảng phân bổ vật liệu theo giá thực tế Sổ cái TK 152 2.2.5. Trình tự hạch toán vật liệu ở xí nghiệp 2.2.5.1. Chứng từ kế toán sử dụng Cùng quản lý nguyên liệu với phòng tài vụ còn có phòng vật tư và phân xưởng. * Phòng vật tư: có nhiệm vụ quản lý các vật tư bao gồm vật tư chính, phụ tùng và phế liệu là tổ chức mua sắm, sử dụng và bảo quản vật tư. Quá trình nhập: khi có nhu cầu nhập vật liệu, tiếp liệu tại phòng vật tư trình danh sách vật liệu cần mua và báo giá cho giám đốc và trưởng phòng duyệt sau đó xuống phòng tài vụ xin lĩnh tiền tạm ứng để mua vật tư hoặc trả tiền sau. Khi vật tư mua về nhập kho, ban kiểm nghiệm gồm những người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người giao hàng sẽ tiến hành kiểm tra vật tư dưới sự chứng kiến của tiếp liệu và thủ kho rồi phòng vật tư lập biên bản nghiệm thu vật tư. Căn cứ vào hóa đơn biên bản kiểm nghiệm, tiếp liệu phiếu nhập kho gồm 2 liên: 1 liên do tiếp liệu giữ và 1 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. Mẫu số 4: Đơn vị XNĐMHN Phiếu nhập kho Số 970 Ngày 20 tháng 5 năm 2005 Nợ TK 152 Có TK 331 - Họ tên người giao hàng: Ông Bảo - Theo hóa đơn số 44859 ngày 29 tháng 4 năm 2005 của Công ty Da giày Việt Nam. Nhập tại kho: Tiệp STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) phẩm chất mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sơ mi xanh động cơ Cộng 15751 cái 100 100 10% GTGT 11161492 116194200 116194420 122781620 Nhập, ngày 20 tháng 5 năm 2005 Phụ trách cung tiêu (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) - Quá trình sản xuất: khi có nhu cầu cần sử dụng vật tư thì đơn vi có nhu cầu sử dụng rất nhiều loại vật tư gồm 2 liên: 1 liên chuyển lên phòng kế hoạch (lưu) 1 liên chuyển lên phòng vật tư duyệt. Sau đó người lĩnh vật tư đem phiếu lĩnh vật tư đã được duyệt xuống kho để lĩnh vật thủ khu xuống vật tư, ghi sổ thực xuất vào phiếu lĩnh vật tư, ghi thẻ kho rồi chuyển các chứng từ lên phòng kế toán. Mẫu số 5: Đơn vị XNĐMHN Phiếu lĩnh vật tư Số 970 Ngày 4 tháng 4 năm 2005 Nợ TK 152 Có TK 331 -Tên đơn vị lĩnh: tổ động cơ - Lý do lĩnh: sửa chữa máy 646 - Lĩnh tại kho: Tiệp STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Xin lĩnh Thực phát 1 Sơ mi xanh động cơ cái 6 6 11161492 66968952 Cộng thành tiền (viết bằng chữ) Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị * Phân xưởng nhiên liệu: có trách nhiệm mua sắm, bảo quản điều phối nhiên liệu đến các trạm nhiên liệu đảm bảo cho công tác chạy tàu là cung cấp than, dầu diezel và dầu mỡ bôi trơn. Như hiện nay phân xưởng quản lý 8 trạm nhiên liệu thuộc 5 tuyến đường mà xí nghiệp đảm nhận chạy tàu. Than khi mua về, từ 2 trạm đầu nguồn là Quán Triều và Đồng Đăng sẽ được chuyển thẳng đến các trạm hoặc nhập kho nhiên liệu tại Hà Nội sau đó chuyển đến các trạm nhiên liệu tiến hành. Khi nhiên liệu được đưa tới các trạm, sau đó kiểm nghiệm tiếp liệu không tiến hành lập phiếu nhập kho mà phải lập biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoảng sản vật trắng lỏng trên đó ghi số lượng theo phiếu vận chuyển và số thực nhập. Biên bản nghiệm thu này cùng với hóa đơn sẽ là căn cứ để ghi sổ kế toán. Khi xuất nhiên liệu cũng giống như xuất vật tư khác tuy nhiên ở người lĩnh vật tư chính là các tài xế. Than và dầu diezel chạy đầu máy khi xuất dầu bôi trơn thì lập giấy yêu cầu hàng ngày. Các chứng từ này do phần nhiên liệu quản lý định kỳ sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Việc xuất hiện nhiên liệu còn thể hiện trên tờ cơ báo do tài xế giữ, cơ báo này phản ánh các thông tin về đầu máy trong hành trình của nó bao gồm cả việc sử dụng nhiên liệu. Mẫu số 6: Biên bản nghiệm thu Đơn vị: Trạm Thanh Hóa Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn lỏng Ngày: 11/4/205 Số hiệu vật liệu Ga gửi Số toa xe Số phiếu vận chuyển Tên nhiên liệu và nhãn hiệu Trọng lượng Giá tiền Theo phiếu vận chuyển Theo thực tế Theo giá của người cung ứng Theo giá mục lục Giá 1 tấn T.Tiền Giá 1 tấn T.Tiền Vinh 332./20 5143 Than 40000 Người giao (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) 2.2.5.2. Kế toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp áp dụng theo phương pháp sổ số dư: * Đối với nguyên vật liệu chính, phụ tùng ở kho khi phát sinh các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu theo căn cứ vào chứng từ nhập xuất như phiếu nhập kho, phiếu lĩnh vật tư thủ kho tiến hành phản ánh lên thẻ kho theo số thực nhập, thực xuất. Định kỳ 3 đến 5 ngày thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất cho kế toán. Mẫu số 7: Đơn vị XNĐMHN thẻ kho Số thẻ: 15751 Số tờ 1 Ngày lập thẻ: 4/2005 Danh điểm vật tư: 3241736017 Đơn giá hạch toán Tên vật tư Đơn vị tính: ống Nhãn hiệu quy cách vật tư: Định mức dự trữ: Sơ mi xi lanh động cơ. - Tối đa - Tối thiểu Giá cũ: 12.239.000 Ngày tháng Số liệu chứng từ Lý do nhập xuất Số lượng Chữ ký của kế toán khi thu chứng từ Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 4 Tháng 4/1999 11.161.492 21/5 970 Công ty da giầy 100 100 2 274 Đại tu 646 6 94 2 275 Đại tụ 649 6 88 - ở phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép và trừ thẻ kho ký xác nhận số hàng tồn và thu nhập chứng từ nhập xuất vật tư và đối chiếu sổ tồn trên thẻ kho với sổ số dư tại phòng kế toán. Hoàn chỉnh chứng từ kế toán tiến hành tính ra giá trị vật tư xuất kho theo giá hạch toán và phản ánh ngày trên phiếu lĩnh vật tư cuối tháng. Mẫu số 8: Đơn vị XNĐMHN sổ số dư năm 2005 Số danh điểm Tên và quy cách vật tư Đơn vị tính Còn lại ngày 31/3/2005 Đơn giá Số lượng Thành tiền Kho phụ tùng ĐM TY7E+Cơ điện 12001 Trục bánh xe đầu máy Cái 150000 18 2700000 12002 Cusinee Paliê P2 cổ số 1-6 - 65000 29 1885000 12003 Bạc chân đầu bằng nhôm - 1100000 19 20900000 12004 Biên chính + phụ - 3200000 18 57600000 120015 Trục khuỷu đại tu - 165000 168 27720000 12006 Bạc biên cốt 1-P1 - 40000 474 18960000 12007 Chốt côn tay biên cốt 1 - 12008 ắc piston P0 - 12009 Núm dây ắc piston - 12010 Xéc măng hơi P3 - 30000 48 1440000 12011 ắc biên phụ - 85000 109 9265000 Mẫu số 9: liên hiệp đường sắt Việt Nam XN Đầu máy Hà Nội Trạm nhiên liệu Bảng thanh toán xuất than, dầu, mỡ trạm nhiên liệu đồng mỏ Từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 15 tháng 4 năm 2005 Đầu máy/Loại dầu Đ.C HYPOY B140EP HDY50 HLP32 mỡ cát giẻ lau 407 2070 31 67.5 12 14 416 420 6 14 3 2 444 2067 22.5 70 9 1 9 453 886 14 29 4 3 466 377 5 13.5 2.5 2 472 649 10 20 3 2 477 4084 57.5 140.5 22 1 2 479 4712 52 154 20.5 1 22 488 3890 54.5 133,5 19 22 494 1967 33 66,5 11 18 498 585 8 19 3 11 566 605 8 18 3 1 863 107 2 4 0.5 1 Cộng Đơn giá thành tiền 22419 . 303,5 . 749,5 112.5 3 1500 108 Ngày 15 tháng 4 năm 2005 Phụ trách tài vụ Quản Đốc Bộ giao thông vận tải liên hiệp đường sắt Việt Nam xưởng nhiên liệu Bản kê khai nhiên liệu, dầu, mỡ đã nhập xuất Từ 1 tháng 15 thang 4 năm 2005 Trạm nhiên liệu đồng mỏ (Báo cáo 10 ngày) 2 Số TT Loại hàng Tồn kho cuối ngày 31/3/2005 Nhập từ 1/4/2005 đến 15/4/2005 Số có Số lượng đã xuất kho cho từng loại việc Tổng số xuất Còn lại cuối ngày 15/4/2005 Ghi chú Đầu máy TU Đầu máy dồn Máy công dụng Công xưởng Trả phân xưởng 1 Dầu D.C 58684 58684 22494 36190 2 Dầu CS220 167 167 167 3 Dầu CRD40 380 380 380 4 Dầu HYPOYB140EP 525 734,4 1259,4 303,5 303,5 955,9 5 Dầu HYPINAWS32 246 246 246 6 Dầu HOX50 800 756 1556 749,5 7 756,5 799,5 7 Dầu HLP32 170 549 719 112,5 112,5 606,5 8 Dầu DD40 387 387 387 9 Dầu ROLING OIL100 174 174 174 10 Mỡ L2 145 145 3 2 5 140 11 Cát vàng 5m3 4m3 9m3 1,5m3 1,5m3 7,5m3 12 Giẻ lau 300 300 108 108 192 13 Vỏ FI 81 11 92 4 4 88 Ngày 15 tháng 4 năm 2005 Quản lý nhiên liệu Như vậy, riêng đối với nhiên liệu tình hình nhập xuất tồn tại các trạm nhiên liệu được thông báo thực trực tiếp thường xuyên hàng ngày cho phân xưởng nhiên liệu sẽ điều phối kịp thời. Đối với phòng kế toán định kỳ 10 ngày các trạm nhiên liệu sẽ chuyển lên các chứng từ nhập xuất như: - Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoang vật thể rắn lỏng. - Bảng kê khai nhiên liệu dầu mỡ đã nhập xuất Các bảng này thể hiện tình hình nhập xuất tồn kho nhiên liệu tại trạm trong 10 ngày qua. Cuối tháng các trạm nhiên liệu sẽ đưa bảng thanh toán xuất than, dầu mỡ lên phòng kế toán. Trong bảng này phản ánh việc sử dụng nhiên liệu tại trạm trong tháng và đã phân bổ theo từng đầu máy và theo từng công việc. Khi nhận được bảng này kế toán tiến hành đối chiếu các chứng từ liên quan và thực hiện tổng kết việc sử dụng nhiên liệu tại tất cả các trạm theo từng đầu máy và theo từng loại nhiên liệu. Sau đây là bảng thanh toán xuất than, dầu mỡ nhiên liệu Đồng mỏ và bảng kê khai nhiên liệu dầu mỡ đã nhập xuất. 2.6. Kế toán tổng hợp vật liệu 2.6.1. Hạch toán nghiệp vụ nhập và tính giá vật tư: Hạchtoán nghiệp vụ nhập:Vật liệu xí nghiệp nhập kho chủ yếu là do mua ngoài và gia công nội bộ. Ngoài ra còn có vật liệu nhập kho do không sử dụng hết trường hợp hàng ghi giảm chi phí hay vật tư vay mượn của đơn vị bạn. - Vật tư mua ngoài: vật liệu mua ngoài có nhiều hình thức thanh toán như người đia mua vật tư nhận tạm ứng để mua vật tư hoặc xí nghiệp trực tiếp trả lại cho nhà cung cấp hoặc trả tiền sau. Tùy từng trường hợp cụ thể mà kế toán định khoản và lập chứng từ ghi sổ. Vì vậy, phải căn cứ để ghi sổ và hóa đơn mua vật tư và phiếu nhập kho. ở xí nghiệp hàng hóa thuế GTGT cùng về kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 1331: Thuế GTGT của vật tư nhập kho theo hóa đơn Có Tk 331: Số tiền phải trả cho 1 người bán Có TK 111, 112, 141: Số tiền đã trả Khi được hưởng chiết khấu mua hàng về kế toán ghi: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 Vật tư gia công nội bộ nhập kho: căn cứ vào biên bản nghiệm thu và phiếu nhập kho kế toán nhập chứng từ ghi sổ theo định khoản sau: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK154 Vật tư xuất kho không sử dụng hết nhập lại kho: quyết định ghi giảm chi phí, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán nhập chứng từ ghi sổ theo định khoản sau: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK621,6272 Vật tư vay mượn của đơn vị bạn, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản sau: Nợ TK142 Nợ TK133 Có TK3388 Tính giá nhiên liệu: Đối với nhiên liệu trong kỳ khi nhập kho xí nghiệp ghi sổ theo quý khi xuất kho thì ghi số lượng do có cuối kỳ cần tính đến giá bình quân cho từng loại nhiên liệu để từ đó tính giá thực tế của nhiên liệu xuất dùng trong kỳ. = = x VD: Tình hình nhập dầu diezel tại xí nghiệp: 1/3 Tồn kho 374.000 lít x 3101đ/lít = 1197494100 8/3 Nhập 61000 lít x 3170 đ/lít = 193370000 10/3 Nhập 120.000 lít x 3180 đ/lít = 381600000 15/3 Nhập 80.000 lít x 3190 đ/lít = 255200000 25/3 Nhập 130.000 lít x 3190 đ/lít = 414700000 29/3 Nhập 102.000 lít x 3290 đ/lít = 3355780000 Cộng 893100 lít 2777944100 = = 3110 đ/lít Khi có số liệu của từng tháng kế toán lập bảng tính giá cho từng loại nhiên liệu trong quý. Sau đây là bảng tính giá cho dầu diezel. Mẫu số 11: Bảng tính giá dầu diezel Quý II năm 2005 MS Loại nhiên liệu Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Dầu Diezel Lít Tồn kho đầu kỳ ,, 92989 3101 297657789 Nhập tháng 4/2005 ,, 893100 3110 2777541000 Nhập tháng 5/2005 ,, 817690 3190 2608431100 Nhập tháng 6/2005 ,, 838221 3290 2757747090 Cộng 2642000 3195 8771376979 Cuối kỳ dựa vào bảng thanh toán xuất than dầu mỡ của các trạm nhiên liệu kế toán tính ra tỏng số lượng từng loại nhiên liệu đã xuất dùng trong quý trong đó có dầu Diezel. Số lượng dầu diezel xuất dùng trong quý = 2493510 lít Trị giá TT dầu diezel xuất dùng trong quý = 2493510 x 3195 =7966764450 2.6.2. Hạch toán nghiệp vụ xuất và phân bổ vật tư Như vậy, trong kỳ khi xuất NVL chính, phụ tùng kế toán tính giá VL xuất dùng theo giá kế hoạch phản ánh ngày trên phiếu lĩnh vật tư. Còn đối với nhiên liệu định kỳ trạm nhiên liệu sẽ gửi các chứng từ xuất gồm phiếu lĩnh vật tư, giấy yêu cầu hàng ngày và báo cáo về tình hình sử dụng nhiên liệu trong tháng (báo cáo này dư theo dõi về mặt số lượng, để kế toán theo dõi kiểm tra). Cuối kỳ căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư (đối với NVL chính, phụ tùng và căn cứ vào báo cáo về tình hình sử dụng nhiên liệu của ngành (các TK loại 6 của xí nghiệp do chi tiết theo các khoản mục này). VD: Khoản mục Tên khoản mục 06 (a,b,c) Công tác chỉnh bị đầu máy 07 Công tác cấp nhiên liệu, cấp nước 08 (a,b,c) Công tác lái máy 09 (a,b,c) Nhiên liệu chạy tàu 10 Nhiên liệu phụ tùng của đầu máy 11 Công tác sửa chữa bảo dưỡng dưới cấp 3 12 Sửa chữa cấp 3 13 (a,b) Kỳ đầu máy hơi nước 14 Kỳ đầu máy Diezel, TY, Tiệp 25 (a,b,c) Duy tu các thiết bị Sau khi phân bổ theo các khoản mục chi phí (mẫu số 12) bảng phân bổ vật tư, dựa vào bảng kê tính giá vật liệu kế toán tính được giá thực tế VL xuất kho (đối với NL chính, phụ tùng) và dựa vào đơn giá thực tế bình quân của các loại nhiên liệu kế toán tính giá thực tế nhiên liệu xuất dùng. Từ các số liệu trên kế toán lập bảng phân bố vật tư vào giá thành mẫu số 13 "Bảng phân bổ vật tư vào giá thành". Mẫu số 12: Bảng phân bổ vật tư (theo giá hạch toán) TK Có TK Nợ TK 1521 vật tư giá HT TK152 dầu giá HT TK 1524 phụ tùng giá HT TK 621 06 19102653 3479905 3595956 07 8188316 4206150 3879800 08 1190542 347825109 39429568 09 .. .. . Cộng TK621 12666194 1112883206 174381384 TK 6272 25 84228980 2460017 10056770 26 21379200 2546746 1263400 27 . Cộng TK6272 282067956 17428322 16709670 Cộng TK621 và 6272 408729750 1130311528 1765091054 Mẫu số 13: Bảng phân bổ vật tư (theo giá thực tế) vào giá thành TK Có TK Nợ TK 1521 vật tư TK1521 dầu TK1523 Dầu TK1523 Than TK1527 phế liệu TK1524 phụ tùng Giá HT tỉ lệ % Giá TT 102,80 Giá HT tỉ lệ % Giá TT 102,80 Giá HT tỉ lệ % Giá TT 102,80 TK 621 06 19102653 19637527 3479905 3377342 3595956 3570425 07 8188316 8417589 4206150 4323922 36000 3879800 3852253 08 1190542 1223877 347825109 357564212 928053 39429568 39149618 09 4189112700 .. .. .. .. .. Cộng TK621 12666194 130280324 1112883206 1144043936 7026882133 164747719 126000 174381384 1735967876 TK 6272 25 84228980 86587392 2460017 2528897 468000 10056770 9985367 26 21379200 21977818 2546746 2618054 1263400 1254430 27 33714088 8817775 . . . . . . Cộng TK6272 282067956 289965859 17428322 17916315 33714775 8817775 504000 16709670 16591032 Cộng TK621 và 6272 408729750 420174183 1130311528 1161960251 7060596211 173565494 630000 1765091054 1752558908 Dựa vào bảng phân bổ theo giá thực tế kế toán lập chứng từ ghi sổ cho từng nghiệp vụ. Bảng phân bổ mẫu VL xuất dùng cho sản xuất Nợ TK621, 6272 (chi tiết theo khoản mục) Có TK152 VL xuất kho cho đơn vị bạn mượn tạm thời Nợ TK1388 Có TK152 VL xuất bán ra ngoài Nợ TK511 Có TK152 Hình thức kế toán vẫn là nhật ký chung nhưng do chương trình cài đặt vẫn chạy ra chứng từ ghi sổ. Căn cứ lập là chứng từ gốc. Cách lập kế toán là chứng từ gốc vào máy. Mẫu số 14: XNLHVTĐSKVI XNĐMHN Chứng từ ghi sổ Ngày 29 tháng 4 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 360 29/4 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/2005 621 1521 19637527 360 29/4 621 1521 3577342 360 29/4 621 1521 8417589 360 29/4 621 1521 4323922 360 29/4 621 1521 123877 360 29/4 621 1521 357564212 Trích tự hạch toán VL của xí nghiệp như sau: Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự hạch toán VL tại xí nghiệp TK111,141,331 TK152 TK621, 6272 TK154 TK154 TK3338 TK1338 TK621,6272 TK511 1 5 2 6 3 7 4 8 1. Mua VL về nhập kho 2. Trị giá VL gia công chế biến hoàn thành nhập kho 3. Trị giá VL vay mượn tạm thời của đơn vị bạn 4. VL không sử dụng hết nhập lại kho ghi giảm chi phí 5. Xuất VL cho sản xuất kinh doanh 6. Trị giá VL xuất để gia công chế biến 7. Trị giá VL cho đơn vị bạn mượn tạm thời 8. Trị giá VL xuất bán ra ngoài Mẫu số 16: XNLHVTĐS khu vực I XNĐMHN Sổ cái Tháng 3 năm 2005 Tài tài khoản: NVL chính Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Số trang NKC Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số Này Nợ Có Số đếm trang 1548702074 9540210 31/5 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số CTGS:0101 621 05 19837527 31/5 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số CTGS0101 621 06 3577342 31/5 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số CTGS0101 621 07 8417589 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số CTGS0101 621 07 4323922 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số 621 08 1223877 150 31/3/05 Phân bổ vào giá thành quý I/05 số 621 08 357564212 Tổng số phát sinh 1548702074 404284679 Mẫu số 17: XNLHVTĐS khu vực I XNĐMHN Nhật ký chung Tháng 3 năm 2005 Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái SHTK Số phát sinh Số Này Nợ Có 31/5 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số CTGS:0101 x 621/06 1521 19637527 19637527 31/5 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số CTGS0101 x 621/06 1521 3577342 3577342 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số CTGS0101 x 621/07 1521 8417589 8417589 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số CTGS0101 x 621/07 1521 4323922 4323922 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số CTGS0101 x 621/08 1521 1223877 1223877 150 31/3/05 Phân bổ vật tư vào giá thành quý I/05 số CTGS0101 x 621/08 1521 357564212 357564212 Cộng chuyển sang trang sau 394744496 394744496 2.6.3. Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê Như vậy, căn cứ vào kết quả kiểm kê và các quyết định xử lý số VL thừa hay thiếu mà kế toán thực hiện các bút toán cụ thể. Thực tế tại XN đầu máy Hà Nội có một số trường hợp xảy ra như sau: - Vật tư hao hụt phát hiện trong kiểm kê quyết định ghi tăng chi phí, kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK621, 6272 Có TK152 - Sau khi kiểm kê phụ tùng ở các kho phổ biến nhiên liệu vật tư nhập lại kho phụ tùng, kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản. Nợ TK1524 Có TK1521,1523, 1527 Từ chứng từ ghi sổ mọi nghiệp vụ nhập xuất vật liệu sẽ được phản ánh trên NKC, rồi từ đó vào sổ Cái TK152 sau đó phản ánh trên bảng cân đối và các báo cáo kế toán. Phần việc này đều do máy vi tính thực hiện kế toán chỉ làm nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu. 2.7. Phân tích cung cấp dự trữ NVL cho sản xuất Như đã nêu ở phần trên vật tư tại xí nghiệp do phòng vật tư và phân xưởng nhiên liệu quản lý. Phòng vật tư quản lý NVL chính, phụ tùng thuộc 8 kho. - Kho phụ tùng đầu máy Tiệp - Kho phụ tùng đầu máy TY7 - Kho phụ tùng đầu máy hơi nước - Kho kim khí - Kho cơ điện - Kho tạp phẩm và bảo hộ lao động - Kho dụng cụ. Như vậy, phân xưởng nhiên liệu chịu trách nhiệm quản lý và điều phối nhiên liệu với các trạm nhiên liệu nằm rải rác trên 5 tuyến đường mà xí nghiệp phụ trách gồm kho nhiên liệu và 8 trạm nhiên liệu: Hà Nội, Yên Viên, Mạo Khê, Đồng Đăng, Hải Phòng, Giáp Bát, Thanh Hóa, Vinh. Vậy việc quản lý vật tư ở phòng vật tư và phân xưởng nhiên liệu đều rất chặt chẽ và khoa học. Thứ nhất là vấn đề cung ứng vật tư, việc tổ chức cung ứng vật tư tại xí nghiệp luôn đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng cũng như số lượng. Cả phòng vật tư và phân xưởng hàng quý đều có kế hoạch mua sắm vật tư một cách cụ thể dựa vào kế hoạch mua sắm vật tư một cách cụ thể dựa vào kế hoạch sản xuất mà liên hợp giao cho xí nghiệp. Đồng thời dựa vào tình hình tồn kho phân xưởng nhiên liệu tổ chức cung ứng kịp thời phân xưởng nhiên liệu tại các trạm đều có báo cáo tình hình kho nhiên liệu tại các trạm. Việc tổ chức cung ứng đầy đủ và kịp thời đã giúp cho hoạt động sản xuất được liên tục và đảm bảo chất lượng. Dưới đây là bảng tính giá thành VL tại xí nghiệp Mẫu số 18: XNĐMHN Phòng KTTV Bảng kê 4 Quý I/2005 STT Diễn giải TK1521 TK1524 Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 2 3 4 5 6 1 Giá trị vật tư tồn kho đầu tháng 3724030504 3864798857 13429229375 13341608111 2 Nhập vật liệu trong tháng 1641966251 1651338906 609688211 6096889211 3 Tỷ lệ vật tư trong tháng 102,8% 99,29% 4 Giá trị vật tư thực dùng trong tháng 1728339003 1776689063 3167990290 3145418118 5 Giá trị vật tư tồn kho cuối tháng 3037657752 3739439700 16410001280 16293079134 Thông qua bảng trên ta thấy rằng việc cung ứng vật tư tại xí nghiệp luôn đảm bảo cho sản xuất. Tuy nhiên mức tồn kho vật tư là tương đối cao so với nhu cầu sử dụng. Điều này cũng có phần ảnh hưởng tới tốc độ chu chuyển vốn lưu động. Mức tồn kho vật tư cao là do nguyên nhân khách quan lượng vật tư chủ yếu của xí nghiệp là nhập ngoại song doanh nghiệp cần phải có biện pháp khắc phục kịp thời. Mặt khác việc quản lý vật tư tại xí nghiệp cũng rất chặt chẽ và đảm bảo xí nghiệp có xây dựng danh điểm CT. Khi nhập vật tư có sự kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Khi vận chuyển vật tư bộ phận cung ứng đều bố trí trong suốt quá trình vận chuyển vật tư trong kho được bảo quản cẩn thận, sự mất mát hao hụt không xảy ra. Như vậy, có thể khẳng định công tác quản lý vật tư tại xí nghiệp được tổ chức tốt cung ứng đảm bảo cho sản xuất, sử dụng có hiệu quả tuy vật tư tồn kho cuối tháng còn hơi cao. Chương 3 Một số ý kiến đề xuất về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu Xã hội càng phát triển phương pháp hạch toán ngày càng hoàn thiện và phát triển, các phương pháp quản lý vật liệu cũng được hoàn thiện theo. Như vậy sự hoàn thiện luôn luôn cần thiết trong tổ chức công tác kế toán, không một tổ chức kế toán nào là hoàn chỉnh cả mà người quản lý luôn phải nghiên cứu, tìm tòi đổi mới nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán ở xí nghiệp mình để đạt hiệu quả cao nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Có thể khẳng định vật liệu có vai trò to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Vì vậy, tổ chức hạch toán và quản lý vật liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất. Bởi vậy mà hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là không thể thiếu được. ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội là một xí nghiệp vừa vận hành và sửa chữa các loại đầu máy, nhu cầu vật liệu lớn chủng loại đa dạng, quản lý vật tư rất phức tạp, công tác hạch toán phải được nâng cao hơn nữa để đáp ứng yêu cầu quản lý. Bên cạnh đó tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp còn có một số khâu chưa thống nhất do chuyển đổi từ hệ thống kế toán mớ, từ kế toán thủ công sang kế toán máy, từ hệ thống sổ nhật ký chứng từ sang hệ thống sổ NKC theo quy định của ngành. Bởi vậy, do yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán trong đó có kế toán vật liệu là một tất yếu nhằm giúp cho công tác kế toán ngày một mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. 3.2. Đánh giá chung về thực trạng công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp. Cùng với quá trình đổi mới công tác kế toán trong toàn ngành cũng như nhờ áp dụng khoa học công nghệ thông tin công tác kế toán tại xí nghiệp bước sang một giai đoạn mới như sử dụng phần mềm kế toán, hiện nay là sử lý chứng từ và nhập chứng từ, việc cân đối tài khoản, lên bảng biểu là do máy thực hiện dưới sự kiểm soát của kế toán. Ưu điểm lớn nhất trong tổ chức kế toán toàn xí nghiệp là tính hiệu quả và tính chính xác cùng với sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan. Tính hiệu quả thể hiện trước hết trong phân công lao động kế toán với một khối lượng công tác kế toán rất lớn đặc biệt là công tác kế toán vật liệu (hạch toán tình hình biến động của hàng nghìn loại), số lượng lao động kế toán thực hiện thì ít nhưng do sự nỗ lực của kế toán cũng như sự phối hợp chặt chẽ của các phòng ban liên quan trong quá trình kiểm tra đối chiếu, số liệu kế toán luôn được phản ánh kịp thời phản ánh. Việc tổ chức chứng từ ban đầu cùng với hạch toán chi tiết cụ thể giúp cho hoạt động quản lý cũng như hạch toán tổng hợp vật liệu đạt hiệu quả. Chứng từ ban đầu gồm nhiều loại phù hợp với đặc điểm vật liệu, phù hợp với yêu cầu quản lý vật liệu theo kho quản lý vật liệu theo trạm nhiên liệu. Mặt khác tổ chức kế toán tổng hợp VI tại xí nghiệp, rất khoa học, tiết kiệm lao động kế toán, đáp ứng yêu cầu hạch toán của đơn vị cấp trên, đảm bảo hàng quý nộp quyết toán lên đơn vị cấp trên trong đó có chi phí vật liệu được phân bổ theo khoản mục của ngành. Có thể nói việc tổ chức công tác kế toán nguyên liệu tại xí nghiệp cơ bản là tốt, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại, đó là: Hiện nay khi hạch toán nghiệp vụ xuất bán vật tư xí nghiệp hạch toán trực tiếp trên tài khoản 511 mà không qua tài khoản 632 tức khi xuất bán kế toán vật tư kế toán ghi: Nợ TK511 Có TK152 Ghi như vậy chưa đúng với chế độ kế toán và không phản ánh rõ được giá vốn của NVL xuất bán. Hiện nay xí nghiệp thực hiện đồng thời 2 phương pháp tính giá vật liệu như vậy là chưa đảm bảo tính thống nhất. Cụ thể đối với vật liệu chính, phụ tùng, xí nghiệp ghi sổ theo giá hạch toán, cuối kỳ sau khi tính hệ số giá sẽ thực hiện điều chỉnh. Đối với nhiên liệu khi nhập kho kế toán ghi theo giá thực tế, khi xuất tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Hơn nữa khi sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nhiên liệu xuất thì chỉ đến cuối kỳ mới tính được tổng giá trị nhiên liệu. Do vậy không phản ánh được tình hình biến động nhiên liệu về giá trị một cách thường xuyên làm ảnh hưởng tới việc cung cấp thông tin quản lý. Hệ thống sổ kế toán tại xí nghiệp là hệ thống sổ NKC thống nhất trong toàn ngành, nhưng khi nhập dữ liệu vào máy vi tính xí nghiệp sử dụng chứng từ ghi sổ. Với quy mô hoạt động của xí nghiệp là lớn, lao động kế toán được phân công theo phần hành thì việc sử dụng chứng từ ghi sổ để vào dữ liệu là hợp lý, song sự kết hợp giữa chứng từ ghi sổ và NKC trong hệ thống kế toán tại xí nghiệp là chưa đảm bảo tính thống nhất cũng như gây ra sự khó khăn trong việc đối chiếu và kiểm tra. 3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp ý kiến thứ nhất; Để đảm bảo đúng chế độ kế toán và để phản ánh rõ giá vốn của nguyên vật liệu xuất bán cũng như phản ánh đúng đủ chỉ tiêu giá vốn và doanh thu thuần, khi xuất vật tư bán ra ngoài kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 152 (153) ý kiến thứ hai: Kế toán nên xây dựng hệ thống giá hạch toán đối với nhiên liệu, cuối kỳ tính hệ số giá và điều chỉnh. Như vậy sẽ dễ dàng theo dõi sự biến động về giá trị của nhiên liệu cũng như đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp tính giá các loại vật liệu trong xí nghiệp. Đối với NVL chính, phụ tùng do thực hiện ghi sổ theo giá hạch toán cho nên cuối kỳ kế toán phải tính hệ số giá để điều chỉnh. Hệ số giá = Để tính hệ số giá kế toán lập bảng kê tính giá VL ý kiến thứ ba: Hoàn chỉnh sổ kế toán thống nhất theo đặc điểm hạch toán của xí nghiệp, xí nghiệp nên sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Bởi vì nó phù hợp với sự phân công lao động kế toán theo phần hành, dễ dàng cập nhật chứng từ, đảm bảo sự kết hợp có hiệu quả giữa kế toán máy và kế toán thủ công. Kết luận Vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất. Trong xí nghiệp đầu máy Hà Nội, chi phí vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của xí nghiệp. Do đó tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là một nội dung quan trọng của công tác quản lý.Vì vậy nếu quản lý tốt sẽ góp phần tiết kiệm chi phí vật liệu, sử dụng hợp lý và có hiệu quả nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho xí nghiệp. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại xí nghiệp đầu máy Hà Nội em thấy công tác hạch toán vật liệu đóng một vai trò rất quan trọng trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung, quản lý nguyên vật liệu nói riêng. Hạch toán vật liệu đã giúp lãnh đạo xí nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất, nó phản ánh chính xác, đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu từ đó giúp lãnh đạo xí nghiệp đưa ra quyết định quản lý phù hợp, kịp thời. Hơn nữa tổ chức tốt hạch toán và quản lý vật liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất. Chính vì vậy, hoàn thiện công tác tổ chức được hạch toán vật liệu là điều rất cần thiết. Trong thời gian thực tập nghiên cứu viết Chuyên đề Xí nghiệp đầu máy Hà Nội được sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác đặc biệt là các cô, chú và anh chị ở phòng kế toán tài vụ, sự chỉ đạo tận tình của cô giáo, em đã hoàn thành chuyên đề đúng kỳ hạn. Vì thời gian thực tập ngắn trình độ hiểu biết còn có hạn cho nên để hoàn thành được chuyên đề này em không thể tránh được những sai sót. Một lần nữa, em bày tỏ lòng cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các cô chú và các anh chị phòng kế toán tài vụ và các phòng ban của Xí nghiệp đầu máy Hà Nội và cô giáo .Hương đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày 5 tháng 4 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Huyền Trân