Chuyên đề Tổ chức công tác thanh toán với khách hàng và các phương hướng hoàn thiện công tác thanh toán , nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty thiết bị hà nội

iết , của bảng kê và bảng phân bổ. Nhật ký Chứng Từ phải mở từng tháng một , hết mỗi tháng phải khóa sổ Nhật ký Chứng Từ cũ và mở Nhật ký Chứng Từ mới cho tháng sau . Mỗi lần khoá sổ cũ , mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ Nhật ký Chứng Từ cũ sang Nhật ký Chứng Từ mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản. Hình thức kế toán Nhật ký Chứng Từ có 10 Nhật ký Chứng Từ , được đánh số từ Nhật ký Chứng Từ số 1 đến Nhật ký Chứng Từ số 10. - Bảng Kê: Trong hình thức kế toán Nhật ký Chứng Từ có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11 ( không có bảng kê số 7) . Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký Chứng Từ được. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của bảng chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê . Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các Nhật ký Chứng Từ có liên quan . Bảng kê có thể mở theo vế có hoặc vế Nợ của các tài khoản , có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng , số phát sinh nợ, số phát sinh có trong tháng và số dư cuối tháng .. Phục vụ cho việc kiểm tra , đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng . Số liệu của bảng kê không sử dụng để ghi Sổ Cái. -Sổ cái Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm , mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh nợ , số phát sinh có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh có của mã tài khoản được phản ánh Trên Sổ cái theo tổng số, lấy từ Nhật ký Chứng Từ ghi có tài khoản đó; số phát sinh Nợ , được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có, lấy từ các Nhật ký Chứng Từ có liên quan. Sổ Cái chi ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý . Sau khi đã khoá sổ và kiểm tra , đối chiếu số liệu trên các Nhật ký Chứng Từ . -sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Các sổ , thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. Kết cấu của từng loại sổ , thẻ kế toán chi tiết được thiết lập phụ thuộc vào tính chất của đối tượng hạch toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và lập Báo Cáo Tài Chính . Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý khác nhau , do đó nội dung , kết cấu các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết quy định mang tính hướng dẫn . Tuỳ theo yêu cầu quản lý các doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các ,mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết phù hợp. Hằng ngày , căn cứ vào chứng từ kết toán , để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan ở các cột phù hợp . Cuối tháng hoặc cuối quý ,phải tổng hợp số liệu và khoá sổ , thẻ kế toán chi tiết , lập bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên các bảng tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra đối chiếu với số phát sinh nợ. Số phát sinh có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái . Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu và chỉnh lý số liệu dùng để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ 2: trình tự sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán: Hàng ngày căn cứ vào các khoản chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký Chứng Từ hoặc bảng kê , Sổ chi tiết có liên quan . Đối chiếu với các Nhật ký Chứng Từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán , vào bảng kê sổ chi tiết , cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê , sổ chi tiết và Nhật ký Chứng Từ . Đối với các chi phí sản xuất , kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc ,mang tính chất phân bố , các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bố , sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bố ghi vào các bảng kê và Nhật ký Chứng Từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật Ký Chứng Từ , kiểm tra , đối chiếu số liệu trên các Nhật Ký Chứng Từ với các sổ kế toán chi tiết , Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật Ký Chứng Từ ghi trực tiếp vào sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ , thẻ có liên quan . Cuối tháng, cộng số hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tàI khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cáI và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật Ký Chứng Từ , Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo Tài Chính . 6.2. Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán: Xuất phát từ những yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh , Công Ty Thiết Bị có bộ máy kế toán như sau:  Sơ đồ 3: tổ chức bộ máy kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán hàng mua, công nợ hàng mua, kế toán thuế Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp) Kế toán hàng bán, công nợ hàng bán Kế toán chi phí lưu thông và công nợ phải thu , trả Kế toán tiền mặt Bảo Hiểm Xã Hội Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ và tính kết quả KD của các bộ phận Kế toán kho hàng và công tác thông kê Thủ quỹ * * * * * * Chức trách , nhiệm vụ của các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán ở phòng kế toán của Công Ty như sau: 6.2.1: Trưởng Phòng Tài Chính-Kế Toán: - Được Giám Đốc Tổng Công Ty quyết định bổ nhiệm , miễn nhiệm theo đề nghị của Giám Đốc Doanh nghiệp - Kế toán trưởng giúp Giám Đốc , chỉ đạo , tổ chức thực hiện công tác kế toán , thống kê của doanh ngiệp và có nhiệm quyền hạn theo quy định của pháp luật kế toán thống kê và điều lệ Kế Toán trưởng trong xí nghiệp Quốc Doanh . 6.2.2 : Phó Phòng Tài Chính- Kế Toán: - Giúp kế toán trưởng theo sự phân công và uỷ quyền của kế toán trưởng : chịu trách nhiệm trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền . Trực tiếp làm công tác kế toán tổng hợp , lập báo cáo tài chính (quyết toán , 6 tháng , 9 tháng , năm ) chỉ đạo công tác hạch toán kế toán. 6.2.3 : Bộ Phận Kế Toán hàng mua , công nợ hàng mua ; kế toán thuế. - Ghi chép kế toán tổng hợp , kế toán chi tiết tình hình mua hàng và tình hình thanh toán nợ phải trả nhà cung cấp. 6.2.4 : Kế toán hàng bán , công nợ hàng bán. -Ghi chép kế toán tổng hợp , kế toán chi tiết về doanh thu bán hàng theo hoá đơn , doanh thu thuần , thuế giá trị gia tăng phải nộp. - Tính toán và ghi chép kế toán tổng hợp , kế toán chi tiết giá trị vốn hàng xuất bán. 6.2.5 : Kế toán chi phí lưu thông và công nợ phải thu , phải trả - Ghi chép kế toán phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt - Tính tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên toàn doanh nghiệp , các khoản trích BHXH , BHYT , kinh phí công đoàn mà doanh nghiệp phải trả , tinh BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên được hưởng BHXH. - Ghi chép kế toán tổng hợp , kế toán chi tiết tiền lương , khoản trích BHXH, BHYT , kinh phí công đoàn. - Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 6.2.7 : Kế toán ngân hàng . - Thực hiện công tác giao dịch theo dõi các hợp đồng mua-bán và ghi chép kế toán về tiền gửi , tiền vay. 6.2.8 : Kế toán tài sản cố định và tính kết quả kinh doanh ở các bộ phận. - Ghi chép kế toán tổng hợp , kế toán chi tiết về tài sản cố định - Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tài sản cố định , kết quả kinh doanh - Theo dõi tài sản cố định đang sử dụng ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp . - Tính toán phân bổ lại các chi phí bán hàng, chi phí quản lý và chi phí sản xuất – kinh doanh trong ký để xác định kết quả của sản xuất , kinh doanh . 6.2.9 ; Kế toán kho hàng và công tác thống kê: - Ghi chép kế toán tổng hợp , ké toán chi tiết về hàng tồn kho ( công cụ , dụng cụ , vật liệ , thành phẩm ) - Theo dõi công cụ , dụng cụ đang sử dụng ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp . - Lập các báo cáo kế toán nội bọ về hàng tồn kho . - Thống kê các chỉ tiêu về các khoản nợ phải thu ; về lao động , tiền lương, chi phí sản xuất . 6.2.10 : Thủ Quỹ : - Ghi chép kế toán về các khoản thu ,chi Các công việc kế toán phân công cho các bộ phận , song toàn bộ công việc đề nằm trong quy trình kế toán thống nhất , vì vậy các bộ phận kế toán đều có quan hệ mật thiết với nhau , không thể tách biệt được , mà phải do kế toán trưởng chi phối , điều hành trong một thể thống nhất để cùng tiến hành công việc thu nhận , hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động , kinh tế , tài chính ở doanh nghiệp . II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với khách hàng ở Công Ty Thiết Bị- Hà Nội 1: Những vấn đề chung về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: : Nội dung các nghiệp vụ thanh toán: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , luôn luôn phát sinh các nghiệp vụ thanh toán , phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua , người bán với Nhà Nước , với cán bộ công nhân viên và với các tổ chức kinh tế khác . Thông qua quan hệ thanh toán , có thể đánh giá được tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp . Nếu hoạt động tài chính tốt , doanh nghiệp sẽ ít bị chiếm dụng và ít đi chiếm dụng vốn của người khác .Ngược lại , nếu hoạt động tài chính tồi , sẽ xuất hiện và tồn tại tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau dẫn đến công nợ dây dưa kéo dài. Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong doanh nghiệp một cách thường xuyên liên tục bao gồm nhiều loại , có nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý khác nhau. 1.1.1. Căn cứ vào nội dung kinh tế , các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp được chia thành : Các khoản phải thu và các khoản phải trả. - Các khoản phải thu : Là một bộ phận thuộc tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị và cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi, bao gồm: + Các khoản phải thu của khách hàng + Các khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. + Các khoản phải thu nội bộ – các khoản tạm ứng cho công nhân viên. + Các khoản thế chấp ký cược , ký quỹ. + Các khoản phải thu khác. - Các khoản phải trả : Là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp được tài trợ từ các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế khác mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả , bao gồm : + Các khoản tiền vay của ngân hàng , của các tổ chức kinh tế và các cá nhân để bổ sung cho nhu cầu nguồn vốn của doanh nghiệp + Các khoản phải trả cho người bán vật tư hàng hoá hay cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp + Các khoản phải nộp cho Nhà Nước bao gồm các loại thuế , phí , lệ phí + Các khoản phải trả cho công nhân viên : tiền lương , tiền thưởng , trợ cấp BHXH + Các khoản được phép tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh . + Các khoản phải trả trong nội bộ doanh nghiệp + Các khoản phải trả , phải nộp khác : Tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân , các khoản phải nộp về BHXH , BHYT , kinh phí công đoàn... + Các khoản tiền , tài sản nhận ký quỹ , ký cược dài hạn . 1.1.2. Căn cứ vào thời hạn thanh toán , các nghiệp vụ thanh toán được phân thành các khoản phải thu hoặc phải trả trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp - Các khoản phải thu hoặc phải trả ngắn hạn : Là các khoản thanh toán có thời hạn phải thu hoặc phải trả trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp - Các khoản phải thu hoặc phải trả dài hạn : Là các khoản thanh toán có thời hanh phải thu hoặc phải trả từ một năm trở lên hoặc một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp . 1.1.3. Căn cứ vào yêu cầu quản lý , các nghiệp vụ thanh toản trong doanh nghiệp được phân tán thành các nhóm sau: -Thanh toán với các nhà cung cấp : là khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán với người bán vật tư , tài sản, hang hoá ; thanh toán với người cung cấp lao vụ , dịch vụ ; thanh toán với người nhân thầu xây dựng cơ bản , nhận thầu sửa chữa lớn... -Thanh toán với khách hàng : là khoản công nợ mà doanh nghiệp phải thu của người mua vật tư , hàng hoá , lao vụ , dịch vụ của doanh nghiệp -Thanh toán với Ngân sách Nhà nước : Đó là mối quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nước về các khoản phải nộp ,m phải trả theo quy định hiện hành và quan hệ với Ngân sách còn thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp với Ngân sách Nhà Nước , với Nhà Nước . Thanh toán với ngân sách bao gồm : + Thanh toán về thuế tiêu thụ : Thuế GTGT , thuế TTĐB , thuế XK’ + Thanh toán về thu trên vốn: với các doanh nghiệp sử dụng vốn do Ngân sách cấp. + Thanh toán về thuế nhập khẩu : nếu nhập khẩu vật tư , hàng hoá. + Thanh toán về thuế lợi tức : nếu doanh nghiệp kinh doanh có lãi. + Thanh toán về các loại thuế khác : thuế thu nhập , thuế môn bài ... + Thanh toán về các khoản phí , lệ phí ... -Thanh toán khoản tạm ứng : Là một khoản thanh toán biểu hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên về một khoản tiền để thực hiện nhiệm vụ nào đó của doanh nghiệp như tạm ứng đi mua hàng , tạm ứng chi phí ... -Thanh toán nội bộ : Là quan hệ thanh toán phát sinh giữa đơn vị cùng cấp trong cùng một cơ quan chủ quản. -Thanh toán về các khoản thế chấp , ký quỹ , ký cược. + Thế chấp : Tài sản thế chấp là tài sản của doanh nghiệp đem đi thế chấp để vay vốn phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh . + Ký quỹ , ký cược : Là khoản tiền doanh nghiệp đem đi để ký cược , ký quỹ với đơn vị khác nhằm thực hiện mục đích nào đó. -Các khoản thanh toán khác : bao gồm các khoản thanh toán phải thu hoặc phải trả ngoài những nội dung trê như : Tài sản thừa thiếu chờ xử lý , vi phạm hợp đồng , BHXH , BHYT , kinh phí công đoàn , tiền phạt phải bồi thường. . Nhiệm Vụ Kế Toán : Kế toán các khoản thanh toán có nhiệm vụ cơ bản sau: 1.2.1: Theo dõi , ghi chép , phản ánh một cách kịp thời , đầy đủ và chính xác các khoản nợ phải thu , phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ đó . Đồng thời thực hiện nguyên tắc trong thanh toán : “Theo dõi tận gốc và thanh toán đến cùng “. Qua đó kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng tài sản của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh , phát hiện và ngăn chặn tình hình chiếm dụng hoặc bị chiếm dụng vốn , tình hình vi phạm kỷ luật thanh toán . 1.2.2 : Tổ chức kế toán chi tiết và các khoản thanh toán theo từng đối tượng có quan hệ thanh toán , từng khoản nợ theo các chỉ tiêu tổng số nợ phải thu , phải trả , số đã thu , đã trả , số còn phải thu phải trả , thời hạn phải thu phải trả . 1.2.3 : Cung cấp kịp thời ( thường xuyên hoặc định kỳ ) những thông tin về tình hình công nợ phải thu , phải trả và tình hình thanh toán công nợ cho chủ doanh nghiệp và các cán bộ quản lý doanh nghiệp làm cơ sở , căn cứ cho việc ra những quyết định hợp lý trong việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản của doanh nghiệp . 1.3: Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Để theo dõi chính xác kịp thời các nghiệp vụ thanh toán , kế toán cần phải triệt các nguyên tắc sau : 1.3.1: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu , phải trả theo từng đối tượng , thường xuyên tiến hành đối chiếu , kiểm tra , đôn đốc việc thanh toán được kịp thời 1.3.2: Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch , mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra , đối chiếu từng khoản nợ phát sinh , số đã thanh toán và số còn phải thanh toán , có xác nhận bằng văn bản . 1.3.3: Đối với các khoản nợ phải trả , phải thu có gốc ngoại tệ , cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo “ đồng ngân hàng Nhà Nước Việt nam “ . Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. 1.3.4: Đối với các khoản nợ phải trả , phải thu bằng vàng bạc , đá quý , cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật . Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế. 1.3.5: Cần phải loại các khoản nợ phải trả , phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng , nhất là những đối tượng có vấn đề để thanh toán và có biện pháp thanh toán phù hợp. 1.3.6 : Tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa 2 bên nợ , Có của tài khoản thanh toán như tài khoản 131 , 331 mà phải căn cứ vào sổ dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi các chỉ tiêu trên bảng Cân Đối Kế Toán. 1.4: Các Phương thức thanh toán 1.4.1. Thanh toán bằng tiền mặt : Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai đơn vị mua và đơn vị bán . Người mua sau khi nhận được hàng hoá , vật tư , lao vụ , dịch vụ đã hoàn thành thì xuất quỹ tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán , người cung cấp dịch vụ .Trong thực tế , hình thức này dùng khi các hợp đồng có số lượng nhỏ. 1.4.2. Thanh toán không dùng tiền mặt ( Thanh toán qua ngân hàng). Thanh toán không dùng tiền mặt hay thanh toán qua Ngân Hàng là việc trích tiền từ tài khoản của đơn vị phải trả ,chuyển vào tài khoả của người thụ hưởng thông qua trung gian là Ngân Hàng. Tham gia vào việc thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm các bên sau đây ; Bên mua và ngân hàng phục vụ bên mua ; bên bán và ngân hàng phục vụ bên bán. Các cá nhân và đơn vị muốn thực hiện thanh toán qua ngân hàng cần phải có các điều kiện sau đây: + Có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng: + Tài khoản có đủ số dư để chi trả . + Chấp hành thể lệ thanh toán không dùng tiền mặt do Ngân Hàng Nhà Nước ban hành. Thanh toán qua ngân hàng gồm các phương thức sau: - Thanh toán bằng séc Séc là một tờ mệnh lệnh vô điều kiện của người chủ tài khoản , ra lệnh cho Ngân Hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho người có tiền trong séc hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm séc 1 số tiền nhất định bằng chuyển khoản , hoặc bằng tiền mặt . Bên bán Bên mua Ngân hàng 1 2 3 5 4 Sơ đồ 4 Giải thích : (1) : Bên bán giao hàng cho bên mua (2) : Bên mua phát hành séc thanh toán trực tiếp cho bên bán (3) : Bên bán nộp séc vào ngân hàng để được thanh toán (4) : Ngân hàng ghi nợ và báo nợ bên mua (5) : Ngân hàng ghi có và báo có bên bán - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của ngân hàng để yêu cầu ngân hàng chích tiền từ tài khoản của mình trả cho ngưởi thụ hưởng Sơ đồ 5 : Bên mua Bên bán 1 3 2 4 Ngân hàng Ngân hàng 5 Gải thích: (1) Bên bán giao hàng cho bên mua (2) Bên mua lập uỷ nhiệm chi yêu cầu ngân hàng trích tiền trả cho bên bán. (3) Ngân hàng bên bán chuyển tiền sang ngân hàng bên mua để ghi có cho bên bán (4) Ngân hàn bên bán ghi có và báo có cho bên bán (5) Ngân hàn bên mua ghi nợ và báo nợ cho bên bán - thanh toán bằng uỷ nhiệm thu Uỷ nhiệm thu là giấy đòi tiền do người thụ hưởng lập gửi cho ngân hàng để uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ tiền hàng hoá , dịch vụ đã cung ứng . Uỷ nhiệm thu được dùng trong thanh toán giữa các khách hàng có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khách hàng trong cùng hay khác hệ thống ngân hàng : Sơ đồ 6: Bên bán Bên mua 1 3 2 4 Ngân hàng Ngân hàng 6 5 Giải thích : (1) Bên bán giao hàng cho bên mua (2) Bên bán lập uỷ nhiệm thu nộp vào ngân hàng để nhờ thu hộ tiền (3) Ngân hàng bên bán chuyển uỷ nhiệm thu sang ngân hàng bên mua (4) Ngân hang bên mua ghi nợ và báo nợ cho bên mua (5) Ngân hàn bên mua chuyển tiền sang ngân hàng bên bán (6) Ngân hàng bên bán ghi có và báo có cho bên bán -Thanh toá bằng thư tín dụng Thư tín dụng là sự thoả thuận trong đó một ngân hàng ( Ngân hàng mở thư tín dụng ) theo yêu cầu của một khách hàng ( người xin mở thư tín dụng ) sẽ trả tiền cho người thứ 3 hoặc trả cho bất cứ người nào theo lệnh của người thứ 3 đó hoặc sẽ trả , chấp nhận mua hối phiếu do người hưởng lợi phát hành hoặc cho phép một Ngân Hàng khác trả tiền , chấp nhận trả tiền hay mua hối phiếu khi xuất trình đầy đủ các chứng từ đã quy định và mọi điều kiện đặt ra đều được thực hiện đầy đủ . Sơ đồ 7: Bên mua Bên bán 4 7 1 6 Ngân hàng Ngân hàng 8 2 5 3 Giải thích: (1) Bên mua lập giấy xin mở thư tín dụng gửi Ngân Hàng để xin mở thư tín dụng thanh toán cho bên bán. (2) Ngân Hàng bên mua mở thư tín dụng và chuyển thư tín dụng sang Ngân Hàng bên bán để thông báo cho đơn vị bán (3) Ngân hàng bên bán thông báo cho bên bán biết thư tín dụng đã mở (4) Bên bán giao hàng cho bên mua (5) Bên bán lập và nộp chứng từ vào Ngân Hàng để được thanh toán (6) Ngân Hàng ghi có và báo có cho bên bán (7) Ngân Hàng bên bán chuyển nợ sang Ngân Hàng bên mua (8) Ngân Hàng bên mua ghi nợ tài khoản tiền gửi thư tín dụng và báo nợ cho bên mua - thanh toán bằng ngân phiếu : Ngân phiếu thanh toán do Ngân Hàng Nhà Nước phát hành có mệnh giá ( do thống đốc Ngân Hàng Nhà Nước quy định trong từng thời kỳ ) , có thời hạn thanh toán in sẵn và không ghi tên do đó có thể chuyển nhượng bằng cách trao tay. - Thẻ thanh toán : Thẻ thanh toán do Ngân Hàng phát hành và bán cho khách hành sử dụng để trả tiền hàng hoá , dịch vụ , các khoản thanh toán khác và rút tiền mặt tại các Ngân Hàng đại lý hay các quẩy trả tiền mặt tự động . Gồm : Thẻ ghi nợ , thẻ ký quỹ thanh toán , thẻ tín dụng . Ngoài ra trong thanh toán quốc tế còn sử dụng : - hối phiếu : Hối phiếu là một tờ mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do một người ký phát cho người khác , yêu cầu người này khi nhìn thấy hối phiếu , hoặc đến một ngày cụ thể nhất định hoặc đến một ngày cụ thể xác định trong tương lai phải trả một số tiền nhất định cho một người nào đó hoặc theo mệnh lệnh của người này trả cho người khác hoặc trả cho người cầm phiếu . - Kỳ phiếu: Kỳ phiếu là một tờ giấy cam kết trả tiền vô điều kiện do người lập phiếu phát ra hứa trả một số tiền nhất định cho người hưởng lợi hoặc theo lệnh của người này trả cho người khác quy định trong kỳ phiếu đó . 1.5 . Một số khái niệm cơ bản 1.5.1: Doanh thu bán hàng : Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá cho khách hàng . Theo chuẩn mực kế toán quốc tế thì :” Doanh thu được ghi nhận khi doanh nghiệp có khả năng tương đối chắc chắn sẽ thu được các lợi ích kinh tế trong tương lai và các lợi ích kinh tế đó có thể tính được một cách đáng tin cậy” . Theo chế độ kế toán hiện hành ở Việt nam thì quá trình tiêu thụ được coi là hoàn thành và ghi nhận doanh thu là lúc người mua trả tiền hàng hay chấp nhận thanh toán . 1.5.2 : Doanh thu thuần: Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại và thuế tiêu thụ đặc biệt ( nếu có) 1.5.3 : Chiết khấu bán hàng: Chiết khấu bán hàng là số tiền thưởng cho khách hàng tính trên tổng số doanh thu bán hàng . Triết khấu bán hàng co hai loại : + Chiết khấu thanh toán: Là số tiền thưởng cho khách hàng do đã thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định trên hoá đơn bán hàng hay hợp đồng kinh tế . + Chiết khấu thương maị : Là khoản giảm trừ cho khách hàng trên giá bán hàng thông thường vì lý do mua một lần với khối lượng lớn hoặc khoản ưu đãi do đã mua trong một thời gian nhất định một khối lượng hàng hoá lớn. 1.5.4 : Giảm giá hàng hóa: Giảm giá hàng hoá là số tiền giảm trừ khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đông cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như : Hàng kém phẩm chất , không đúng quy cách , giao hàng không đúng thời gian và địa điểm trong hợp đồng đã ký kết ... 1.5.5 : Hàng bán bị trả lại : Hàng bán bị trả lại là số hàng đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối, trả lại do người bán hàng không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết như hàng không phù hợp yêu cầu , tiêu chuẩn quy cách kỹ thuật . 1.5.6. Hoa hồng đại lý Số tiền bên giao đại lý dành cho bên nhận đại lý sau khi số hàng đã được chấp nhận. Hoa hồng đại lý = (Doanh thu không thuế + Thuế) x % hoa hồng 2. Kế toán thanh toán với người mua 2.1. Khái niệm, đối tượng và phương thức thanh toán với người mua 2.1.1 . Khái niệm : Các khoản phải thu của khách hàng ( thanh toán với người mua ) là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá , thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ . 2.1.2 . Đối tượng khách hàng : Doanh nghiệp làm nhiệm vụ chuyển hàng hoá phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng vì vậy đối tượng bán hàng của các doanh nghiệp gồm: -Bán cho sản xuất : Doanh nghiệp bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất thuộc các ngành công nghiệp , lâm nghiệp và ngư nghiệp dưới dạng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất loại hàng hoá khác. -Bán trực tiếp cho người tiêu dùng . Bán hàng cho các tầng lớp dân cư , cơ quan đoàn thể để phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày. -Bán hàng hệ thống thương mại : nghĩa là doanh nghiệp này bán hàng cho doanh nghiệp khác để tiếp tục chuyển bán. -Bán xuất khẩu : doanh nghiệp bán hàng hoá đủ tiêu chuẩn xuất khẩu cho doanh nghiệp hoặc chờ các đơn vị xuất nhập khẩu , xuất khẩu hộ mình hàng hoá đủ tiêu chuẩn . 2.1.3.Phương thức thanh toán với người mua Doanh nghiệp bán hàng tuỳ theo đối tượng mua mà chọn phương thức thanh toán cho phù hợp . Gồm: -Bán hàng thu tiền ngay : Theo phương thức này , doanh nghiệp trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. -Bán hàng thu tiền sau ( bán chịu ) : là việc doanh nghiệp sau khi giao hàng cho khách hàng được khách hàng chấp nhận số hàng đã được giao nhưng tiền hàng chưa thanh toán . Theo thoả thuận doanh nghiệp chấp nhận cho người mua thanh toán chậm tiền hàng . Về thực chất , bán hàng thu tiền sau là việc bán chịu hàng hoá , sản phẩm , lao vụ , dịch vụ cho người mua. -Người mua đặt trước tiền hàng : Căn cứ vào hợp đồng ký kết , doanh nghiệp yêu cầu người mua phải đặt trước tiền hàng rồi mới cung cấp hàng hoá . Số tiền này không phảo là tiền ký quỹ . Khi giao hàng cho người mua , số tiền đặt trước này sẽ được trừ vào số tiền hàng mà người mua phải trả . Trường hợp số tiền ứng trước ( đặt trước ) của người mua nhỏ hơn số tiền hàng đã giao , người mua phải thanh toán bổ xung số thiếu. Ngược lại , nếu số tiền hàng giao không đủ , doanh nghiệp phải trả lại tiền thừa cho người mua. 2.2.Kế toán thanh toán với người mua: 2.2.1. Chứng từ ban đầu ( chứng từ gốc): dùng để phản ánh thông tin hạch toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế , tài chính , tác động đến tài sản của đơn vị . Hệ thống chứng từ ban đầu mang tính pháp lý cao và mẫu chứng từ được quy định nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Trong thực tế tại Công Ty Thiết Bị –Hà Nội , kế toán thanh toán với người mua sử dụng các chứng từ sau: Hoá đơn GTGT: Là chứng từ của đơn vị bán xác nhận số lượng , chất lượng đơn giá và số tiền bán sản phẩm , hàng hoá cho người mua. Hoá đơn là căn cứ để người bán ghi số doanh thu và các sổ kế toán liên quan , là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng trên đường , lập phiếu nhập kho , thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GTGT – 3LL Liên 3: Dùng để thanh toán CP/01 - B Ngày 29 tháng 3 năm 2002 0 5 0 0 2 3 3 5 4 9 1 Đơn vị bán hàng : Công Ty Thiết Bị – Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng. Địa chỉ : Km 9 Nguyễn Trãi Thanh Xuân – Hà Nội .Số tài khoản :710A.00247 Điện Thoại :04.8542433 MS: 0 1 11 0 0 9 1 2 2 5 5 7 1 Họ tên người mua hàng: ........................ Đơn vị: Công Ty TNHN Thương Mại SANA – Cn Thành Phố Hồ Chí Minh Địa Chỉ: ... 118/2 Đường Thành Công Q.Tân Bình Hình thức thanh toán:... MS STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Bán theo HĐ 02-2002/KD1-Tb-SANA ngày 4/2/2002 Thép không gỉ Tấn 17,927 21.780.773đ 390.463.918đ Cộng tiền hàng: 390.463.918 Thuế suất GTGT :5% Tiền thuế GTGT 19.523.196 Tổng cộng tiền thanh toán 409.987.114đ Số viết bằng chữ: Bốn trăm linh chín triệu , chính trăm tám bảy ngàn , một trăm mười bốn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký ghi rõ họ ,tên) (ký ghi rõ họ, tên) (ký , đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Bản sao kê chứng từ xuất : dùng để liệt kê các chứng từ về bán hàng , về số lượng , chất lượng và giá trị hàng hoá là cơ sở để ghi vào sổ kế toán : Bảng sao kê chứng từ xuất Số : 9 Tờ thứ:… Tổng Công Ty : Công Ty : Thiết Bị Cửa hàng: Phòng KD1 Kho : Ngày 29 tháng 3 năm 2002.. Số chứng từ Danh điểm hoặc ký hiệu qui cách Số lượng thực Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 059191 26/3/2002 Xe tự đổ MAZ 55514c 5% VAT SK:10000311 SM:10115864 01 xe 280.000.000đ 14.000.000đ 294.000.000đ Kế toán Thủ kho Ngày .. Tháng …năm 200 ( ký , ghi rõ họ tên) (ký , ghi rõ họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký , ghi rõ họ tên) phiếu thu: Xác định số tiền mặt , ngoại tệ , vàng bạc , đá quý , kim khí quý ,… thực tế nộp quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ , kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan . Mọi khoản tiền Việt nam , ngoại tệ , vàng bạc , đá quý , kim khí quý nhập quỹ , trước khi nhập quỹ phải được kiểm nghiệm và lập “ Bảng kê ngoại tệ vàng bạc , đá quý , “ đính kèm với phiếu thu . Mẫu số: 01-TT Đơn vị :... phiếu thu Quyển số:... QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Số 28 Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính Địa chỉ:... Telefax:... Ngày ..4..tháng 3 năm 2002 Nợ :511 = 108.640.000 Có:3331= 5.432.000 Họ tên người nộp tiền: ..... Địa chỉ : Trung tâm KTVT TBị Kim Khí Tổng Hợp – Cty Thương Mại dịch vụ Lý do nộp: ... Trả tiền mua mũi khoan đá. .... HĐ 017921 Số tiền 114.072.000 ( viết bằng chữ ) một trăm mười bốn triệu không trăm bảy mươi hai ngàn đồng. kèm theo... Chứng từ gốc ..... Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ )... ...... Ngày... tháng... năm 200... Thủ trưởng đơn vị : kế toán trưởng người lập phiếu người nộp Thủ quỹ ( ký họ tên , đóng dấu) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) +Tỷ giá ngoại tệ(vàng bạc đá quý.).. + Số tiền quy đổi:... uỷ nhiệm thu : Phần do NH ghi Tài khoản nợ Tài khoản có uỷ nhiệm thu Số :AK00135A Ngày 12 tháng 3 năm 2002 Đơn vị mua hàng: Cửa hàng KD THiết Bị Phụ Tùng số 2 Số tài khoản: 431101-000006 Ngân hàng: Nông Nghiệp Đông Anh Tỉnh . TP Hà Nội Hợp đồng số( hay đơn đặt hàng) ...94BD ngày 01 tháng 12 năm 94 Số lượng tứng loại chứng từ kèm theo : ...2/2002 Số tiền chuyển ( bằng chữ)... Bảy mươi hai nghìn bốn trăm bốn mươi sáu đồng Bằng số : 72446 Số ngày chậm trả ( bằng chữ )... Tổng số tiền chuyển ( bằng chữ) : Bảy mươi hai nghìn bốn trăm bốn mươi sáu đồng Đơn vị bán ( Ký tên, đóng dấu) Ngân hàng bên bán Nhận chứng từ ngày:.. Đã kiểm soát và gửi đi ngày: Trưởng phòng kế toán ( Ký tên , đóng dấu ) Ngân hàng bên bán thanh toán Ngày... tháng ... năm ... Kế toán Trưởng Phòng Kế toán Ngân hàng bên mua nhận ngày : Thanh toán ngày 18/3 Kế toán trưởng Phòng Kế toán giấy báo có Số 23 VietComBank Sổ hạch toán chi tiết Ngày 11/03/2002 Chi nhánh 2 Mattv 062 Socif:0002314 Ma NHNN: 4672 Tài khoản: 002.0.37.007.802.5D Ngày HDT : 28/02/2002 KQMACHINCO NO1 30629.10 NGGĐ Ma GĐ Ng. Lập /SCT Phg SoReference Doanh số nợ Doanh số có 110302 1130 0158.0002 Z01 USD00225020101001 11.981.20 Doanh số ngày 11.981.20 Doanh số tháng 1.981.20 Doanh số năm 2.355.587.97 2.336.083.82 Số dư cuối ngày 42.610.30 Ngày giờ in 12/03/2002 08:23:31 2.2.2 Tài khoản sử dụng : Kế toán thanh toán với người mua sư dụng tài khoan 131 để theo dõi , ghi chép. Tài khoản 113:"Phair thu mua của khách hàng " Công dụng : Tài khoản 131 dùng đẻ phản ánh: - Các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp viới khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. - Các khoản phải thu của người nhận thầu XCDB với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành. QUY ĐINH: Hạch toán tài khoản 131 cần tôn trọng một số quy định sau: 1. Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu ,theo từng nội dung phaỉ thu và ghi chép theo từng lần thanh toán đồi tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm ,hàng hoá ,nhận cung cấp, dịch vụ . 2. Không phản ánh vào tài khoản 131 các nghiệp vụ bán sản phẩm ,hàng hoá ,cung cấp dịch vụ thu tiền ngay. 3.Trong hạch toán chi tiết tài khoản 131 ,kề toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ có thể trả đúng hạn , khoản khó đòi hoặc không cò khả năng thu hồi, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp sử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được . 4.Trong quan hệ bán san phẩm hàng hoá cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng ,nếu hàng hoá đã giao , dich vụ dã cung cấp không đúng theo thoả thuận ttrong hợp đòng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán , nếu hàng hoá đã giao. Nội dung và kết cấu: - Nội dung ghi chép của tài khoản 131 như sau: BÊN nợ: số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là tiêu thụ ; Số tiền thừa trả lại cho khách hàng . BÊN Có: số tiền khách hàng đã trả nợ : Số tiền đã nhận ứng trước , trả trước của khách hàng ; Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi giao hàng và khách hàng có khiếu nại ; Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế gtgt hoặc không có thuế gtgt); Số tiền chiết khấu thanh toán cho người mua . Số dư bên nợ:số tiền còn phải thu của khách hàng Ghi chú : tài khoản 131 có thể có số dư bên có : Số dư bên có: phản ánh số tiền nhận trườc hoặc đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể . khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng của tài khoản này để ghi cả 2 chỉ tiêu bên "tài sản" và bên"nguồn vốn" -Kết cấu Nợ TK131 Có SDĐK: SPS: SPS SDCK: 2.2.3 Các trường hợp kế toán chủ yếu: (Doanh nghiệp hạch toán thuế gtgt theo phương pháp khấu trừ ) 1. Doanh thu của khối lượng sản phẩm , hàng hoá xuất bán , dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ , số tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu, kế toán ghi : a.Nợ 131 phải thu của khách hàng (tổng số phải thu) Có 511(1) doanh thu bán hàng (doanh thu không thuế ) Có 3331 thuế gtgt phải nộp b.Kết chuyển giá vốn bán hàng Nợ 632 giá vốn bán hàng (giá xuất kho ) Có 156(1) hàng hoá (giá xuất kho) 2.Hàng bán bị trả lại : Hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ bị bên mua từ trối trả lại vì hàng hoá không đúng hợp đồng , không đúng cam kết mà chưa thu tiền . kế toán điều chỉnh sổ và nhận lại hàng hoá : a.Nợ 531 hàng hoá bị trả lại (doanh thu không thuế bị trả lại ) Nợ 3331 thuế gtgt phải nộp ( số thuế gtgt của hàng bị trả lại) Có 131phải thu của khách hàng b.Mang hàng về nhập kho hoặc nhờ người mua giữ hộ Nợ 156(1) hàng hoá Nợ 157 hàng gửi đi bán Có 632 giá vốn hàng hoá c. Cuối kỳ kết chuyển về 511 ghi giảm doanh thu bán hàng Nợ 511(1) doanh thu bán hàng (doanh thu không thuế ) Có 531 hàng bán bị trả lại 3. Kế toán bán hàng có phát sinh giảm giá Căn cứ vào văn bản xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với qui cách , chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng , nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng , ghi giảm số phải thu của khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán kế toán ghi : a.Ghi giảm doanh thu bán hàng vào khoản 532 Nợ 532 hàng bán bị giảm giá (doanh thu có giảm giá chưa thuế) Nợ 3331 giảm thuế vat phải nộp Có 131 phải thu của khách hàng ( tổng số tiền giảm giá ) b.Cuối kỳ kết chuyển về551 ghi giảm doanh thu bán hàng : Nợ 511(1) doanh thu bán hàng (doanh thu không thuế) Có 532 hàng bán bị giảm giá 4.Kế toán tiền Nhận được tiền do khách hàng trả (không kể tiền lãi của số nợ nếu có ) liên quan đến sản phẩm hàng hoá , dịch vụ đã tiêu dùng , kế toán ghi : Nợ 111 tiền mặt Nợ 112 tiền gửi ngân hàng Có 131 phải thu của khách hàng Có 711 thu nhập hoạt động tài chính (phần tiền lãi) 5.Kế toán bán hàng có phát sinh triết khấu Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trưóc thời hạn quy dịnh , trừ vào khoản nợ phải thu của khách , kế toán ghi: Nợ 112,111 tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng(tổng số tiền sau khi chiết khấu) Nợ 811 chi phí hoạt động tài chính (số tiền chiết khấu thanh toán ) Có 131 phải thu của khach hàng (tổng số tiền thanh toán ) 6.Kế toán (người mua trả tiền trước : nhận tiền ứng trước , trả trước của khach hàng theo từng hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ , kế toán ghi : Nợ 111,112 tiền mặt hoặctiền gửi ngaan hàng Có 131 phải thu của khach hàng 7.Kế toán hàng đổi hàng trương hợp khách hàng không thanh toán bàng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thưc hàng đổi hàng ) căn cứ vào giá trị vật tư ,hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá ghi trong hoá đơn(gtgt)hoặc hoá đơn bán hàng của khách ) trư vao số nợ phải thu cua khach hàng , kế toán ghi : Nợ 152 nguyên liệu ,vật liệu Nợ 153 công cụ , dụng cụ Nợ 156 hàng hoá Nợ 133 thuế gtgt được khấu trừ Có 131 phải thu của khách hàng . 8. kế toán bán hàng đại lý ký gửi: -Trường hợp doanh nghiệp là đơn vị giao hàng bán đại lý : a. khi giao hàng Nợ 157 hàng gửi đi bán (giá suất kho) Có 156 hàng hoá b. Nhận được giáy báo đã bán được hàng Nợ 131 phải thu của khach hàng ((giá bán +thuế )-hoa hồng ) Nợ 641 chi phí bán hàng ( hoa hồng) Có 151 doanh thu bán hàng Có 3331 thuế vat phải nộp c. Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ 632 giá vốn hàng bán (giá xuất kho) Có 157 hàng gửi đi bán -Trường hợp doanh nghiệp là đơn vị nhận bán hàng đại lý . a.Nhận hàng Nợ 003 hàng hoá nhận bán hộ ,gia công (giá bán không thuế ) b. Khi bán được hàng : Nợ 131 phải thu cua khach hàng (số tiền phải thu ) Có 511 doanh thu bán hàng (hoa hồng được hưởng ) Có 331 nợ phải trả người bán (số tiền phải trả ) c.Trả tiền cho bên giao hàng : Nợ 331 nợ phải trả người bán Có 111,112 tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng d. Xoá sổ hàng nhận bán Có 003 hàng hoá nhận bán hộ gia công (tài khoản ngoài bảng ) 9. Bán hàng có bao bì đi kèm theo tính tiền riêng : Bao bì đi kèm theo hàng hoá tính tiền riêng là bao bì dung để chứa đựng và luân chuyển qua nhiều lần kinh doanh nhưng luôn luôn đi kèm theo hàng hoá, tính tiền riêng . kế toán cưn cứ vào hoá đơn mua bao bì và các chứng từ có liên quan để ghi Nợ 131 phải thu của khách hàng Có 153(2) công cụ dụng cụ (giá xuất kho bao bì ) Có 3331 thuế vat phải nộp 10.Kế toán bán hàng có phát sinh chi phi vận chuyển : theo hợp đồng người mua phải chịu chi phí vận chuyển nhưng doanh nghiệp trả nợ kế toán ghi : Nợ 131 phải thu của khach hàng Có 111,112 tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng . 11.Kế toán hàng hoá xuất khẩu : a/hh : Nợ 157 hàng gửi đi bán (giá xuất kho ) Có 156 (1) hàng hoá b/Bao bì : Nợ 157 hàng gửi đi bán (trị giá bao bì) Có 153(2) công cụ dụng cụ (bao bì luân chuyển ) - Hàng được xác định là đã tiêu thụ : +/ doanh thu hàng xuất khẩu : TH1 : Tỷ giá thực tế >tỷ giá hạch toán Nợ 131 phải thu của khách hàng (tỷ giá hạch toán )_TGHT Nợ 413 chênh lệch tỷ giá Có 541 doanh thu bán hàng (tỷ giá thưc tế)_TGTT TH2: Tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán Nợ 131 phải thu của khách hàng (tỷ giá hạch toán ) Có 413 trênh lệch tỷ giá Có 511 doanh thu bán hàng (tỷ giá thự tế ) +/Phản ánh thu tiền bao bì đi kèm theo hàng hoá TH1: tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán TH2: Tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán Nợ 131 phải thu của khách hàng(TGHT)Nợ 131Phải thu của khách hàng(TGHT) Nợ 413 chênh lệch tỷ giá Có 413 Chênh lệch tỷ giá Có 157 hàng gửi đi bán (TGTT) Có 157 Hàng gửi đi bán (TGTT) Xuất khẩu uỷ thác: Giao hàng cho bên nhận uỷ thác Nợ 157 Hàng gửi đi bán ( giá xuất kho ) Có 156 ( 1) Hàng hoá Khi hàng đã xuất khẩu , nhưng chưa thu tiền TH1: Tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán TH2 : Tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán a. Nợ 131Phải thu của khách hàng (TGHT) a. Nợ 641 Chi phí bán hàng(TGTT) Nợ 413 Chênh lệch tỷ giá Nợ 413 Chênh lệch tỷ giá Có 511 Doanh thu bán hàng(TGTT) Có 131 Phải thu của khách hàng (TGHT) b. Nợ 007 ngoại tệ các loại Hoa hồng xuất khẩu uỷ thác TH1: Tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán TH2: Tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán a. Nợ 641 CHi phí bán hàng(TGTT) a. Nợ 641Chi phí bán hàng(TGTT) Có 131 Phải thu của khách hàng (TGHT) Nợ 413 Chênh lệch tỷ giá Có 413 Chênh lệch tỷ giá Có 131 Phải thu của khách hàng (TGHT) b. Nợ 007 Ngoại tệ các loại ( Số lượng + tên nguyên tệ) - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ 632 Giá vốn hàng bán ( Giá xuất kho ) Có 157 Hàng gửi đi bán Nếu có khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được , phải xử lý xoá sổ , căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ , kế toán ghi : Nợ 139 Dự phòng phải thu khó đòi Có 131 Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi vào bên nợ TK004 –“ Nợ khó đòi đã xử lý “( Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán ) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người mắc nợ số tiền đó Sơ đồ 8: hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng 511,3331 131 111,112,311 (1) (4) (2) (5) 531,532,811,3331 111,112 111,112 139 152,153,156,133 (6) (7) (3) Trong đó: (1) Doanh thu , thuế GTGT bán sản phẩm hàng hoá , cung cấp dịch vụ Chi hộ cho người mua về chi phí vận chuyển , bốc dỡ Thu nhượng bán tài sản cố định Người mua trả tiền Hàng bán bị trả lại , giảm giá hàng bán cho người mua , chiết khấu bán hàng Xử lý các khoản nợ khó đòi vào dự phòng Hàng đổi hàng  Thực tế trong tháng 3 năm 2002 , Công Ty Thiết Bị –Hà Nội phát sinh nghiệp vụ sau: 1. Ngày 08/3/2002 , hợp đồng số 16 phòng kinh doanh 1 của Công Ty Thiết Bị bán cho Công Ty TNHH SANA 1 lô hàng trị giá 78.762.740 đồng ( số lượng : 3,048 tấn , đơn giá 25.840.794 đồng) thuế VAT 5%, chưa thu tiền . Kế toán căn cứ vào Bản Sao Kê chứng Từ Xuất , hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan ghi : Nợ 131 82.700.877 đồng Có 511(1) 78.762.740 đồng Có 3331 3.938.137 đồng 2. Công Ty TNHH SANA thanh toán tiền hàng cho Công Ty Thiết Bị trả bằng tiền mặt : 3.801.069 đồng , tiền gửi ngân hàng 568.738.179 đông . Kế toán căn cứ vào phiếu thu , giấy báo Có kế toán ghi : Nợ 111 : 3.801.069 đồng Nợ 112 : 568.738.179 đồng Có 131 : 572.539.248 đồng 3 . Căn cứ vào phiếu kế toán hợp đồng 01/2001 ngày 09/02/2001 Công Ty Thiết Bị mua hàng của Công Ty Thương Mại Sông Lô. Hợp đồng 01/2001 ngày 10/2/2001 Công Ty Thiết Bị bán hàng cho Công Ty vật tư Vĩnh Phúc . Biên bản thoả thuận của ba bên ngày 06/9/2001 Công Ty vật tư Vĩnh Phúc trả cho Công Ty TM Sông Lô số tiền 122.997.224 đồng ( bù trừ cùng nợ ) kế toán ghi : Nợ 331 122.997.224 đồng Có 131 122.997.224 đồng Kế toán dự phòng phải thu khó đòi: Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản phải thu mà con nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ . Các khoản nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng rủi ro , hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán , cuối mỗi niên độ , kế toán phải tính toán số nợ phải thu khó đòi do con nợ không còn khả năng thanh toán có thể xảy ra trong năm kế hoạch để tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh .Gọi là lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. 2.3.1: Điều kiện lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi Phải có tên , địa chỉ , nội dung từng khoản nợ , số tiền phải thu của từng con nợ . Trong đó có ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm : Hợp Đồng Kinh tế , khế ước vay nợ , bản thanh lý hợp đồng , cam kết nợ , đối chiếu công nợ ... Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi : + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở nên kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế , các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ , doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng chưa vẫn chưa thu được nợ . + Trường hợp đặc biệt tuy thời gian quá hạnh chưa tới 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể , phá sản hoặc có các dấu hiệu khác như bỏ trốn hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ , xem xét ...thì cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi . 2.3.2: Phương pháp lập dự phòng Theo quy đinh của chế độ kế toán tài chính hiện hành việc lập dự phòng được tiến hành vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm : Doanh nghiệp phải lập dự phòng cho từng khoả nợ phải thu khó đòi , dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên . Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm và đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ. Việc tính toán số dự phòng cần phải lập theo một trong các cách sau : Cách 1: Có thể ước tính một tỷ lệ nhất định ( theo kinh nghiệm) trên tổng doanh số thực hiện bán chịu : Số dự phòng phải lập = doanh số phải thu tỷ lệ ước tính . Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng , phân loại theo thời hạn thu nợ , các khách hàng quá hạn được xếp loại khách hàng nghi ngờ . Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng kể cả bằng phương pháp xác minh , để xác định số dự phòng cần lập theo số phần trăm khó thu . Dự phòng phải thu = số % mất x nợ phải thu Khó đòi cần lập nợ có thể khó đòi Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm doanh nghiệp đã cố gắng làm hết mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được và khách nợ thực sự không còn khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán và chuyển ra theo dõi chi tiết ở tài khoản 004- Nợ khó đòi đã xử lý ( TK ngoài Bảng Cân Đối Kế Toán ) việc xoác các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của hội đồng quản lý doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính . Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính , chờ khả năng khách hàng có điều kiện thanh toán số tiền thu được về nợ khó đòi đã xử lý. Trường hợp thu được nợ sẽ hạch toán vào khoản 721 – các khoản thu nhập bất thường . 2.3.3 :Phương pháp kế toán : - Tài khoản sử dụng: Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi sử dụng tài khoản 139- Dự phòng phải thu khó đòi . Công dụng: Dùng để phản ánh việc lập dự phòng và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xoá nợ Kết chuyển số chênh lệch về dự phòng phải thu khó đòi đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số phải trích lập dự phòng cho niên độ sau. Bên Có: Số trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp . Số Dư Bên Có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn cuối kỳ. Nợ 139 Có SDĐK: x x x SFS: SFS: SDCK: x x x Các trường hợp kế toán chủ yếu : Căn cứ quy định của cơ chế tài chính , cuối niên độ kế toán tính dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi , kế toán ghi : Nợ 642(6) Chi phí quản lý doanh nghiệp Có 139 Dự phòng phải thu khó đòi Trong kỳ hạch toán nếu có khoản nợ phải thu khó đòi đã thực sự không thể thu nợ được căn cứ những văn bản xác nhận có chứng cứ pháp lý , doanh nghiệp làm thủ tục xoá nợ theo quy định . Khi được phép xoá nợ , kế toán ghi : Nợ 139 Dự phòng phải thu khó đòi Có 131 Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi vào bên nợ 004- Nợ khó đòi đã xử lý( Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán ) Khi tính số dự phòng phải thu khó đòi cho niên độ sau , số dự phòng đã trích lập không dùng hết của niên độ trước ( do các khoản phải thu khó đòi đã lập dự phòng nhưng chưa xử lý xoá nợ ) được tính vào số dự phòng cần trích lập cho niên độ sau: -Trường hợp số dự phòng cần lập cho niên độ sau ít hơn số dự phòng đã lập còn lại của niên độ trước thì số chênh lệch được hoàn nhập vào thu nhập bất thường , kế toàn ghi : Nợ 139 Dự phòng phải thu khó đòi. Có 721 Các khoản thu nhập bất thường Trường hợp số dự phòng cần lập cho niên độ sau nhiều hơn số dự phòng đã lập còn lại của niên độ trước thì phải lập dự phòng bổ xung , kế toán ghi : Nợ 642 (6) CHi phí quản lý doanh nghiệp Có 139 Dự phòng phải thu khó đòi . Đối với những khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ , nếu khách hàng lại trả lại , khi thu tiền kế toán ghi : Nợ 111 Tiền mặt Nợ 112 Tiền gửi Ngân Hàng Có 721 Các khoản thu nhập bình thường Đồng thời ghi vào bên có TK 004 –Nợ khó đòi đã xử lý ( tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán ) Cuối niên độ kế toán : Hoàn nhập các khoản dự phòng về phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước Nợ 139 Dự phòng phải thu khó đòi Có 721 Các khoản thu nhập bất thường lập dự phòng phải thu khó đòi năm sau. Nợ 642(6) Chi phí quản lý doanh nghiệp Có 139 Dự phòng phải thu khó đòi 721 139 642(6) 131 2 3 1 Sơ đồ 9: Giải thích :(1) Trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho niên độ tới Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi đã trích vào cuối niên độ Xử lý các khoản thu khó đòi không thu được vào dự phòng 2.4. Sổ kế toán: Sổ kế toán là các tờ sổ có kết cấu mẫu số phù hợp với hình thức kế toán sử dụng, dùng để ghi chép hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị trên cơ sở các chứng từ kế toán nhằm lập được các báo cáo kế toán để cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính . Kế toán thanh toán với người mua ở Công Ty Thiết Bị –Hà Nội sử dụng sổ kế toán sau: Bảng kê số 11 Bảng kê số 11 dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng ( TK 131- Phải thu của khách hàng) Kết cấu của bảng kê số 11 gồm có các cột số thứ tự ,ngày , tên người mua , số dư , các cột phản ánh số phát sinh bên nợ , bên có của TK 131 đối ứng có hoặc nợ với các tài khoản liên quan . Số tổng cộng của bảng kê số 11 ghi vào nhật Ký chứng Từ Số 8 ( ghi Có TK 131 , Nợ các tài khoản liên quan ) Nhật ký chứng từ số 8 Nhật Ký chứng từ số 8 dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 156 , 131, 511.1, 512 , 521 , 632 , 155 , 157 , 159 , 531 , 641 , 642 , 711 ,721 ,811, 821 , 911 Kết cấu của NKCT số 8 gồm : Các cột số thứ tự , số hiệu tài khoản ghi nợ và các cột phản ánh số phát sinh bên có của các TK 155 , 156 , 157 , 159 ,131 , 511 , 512 , 521 , 632 , 641 , 642 , 711 , 721 , 811 , 821 , 911 . Bảng kê bán hàng Bảng kê bán hàng dùng để theo dõi trị giá hàng xuất bản và doanh thu Bảng kê bán hàng gồm cột số , ngày , nội dung , tên hàng , ... , ghi Nợ TK 632 Có TK 156 Thuế GTGT , chênh lệch các cột phản ánh số phát sinh bên Có cuả 511 đối ứng nợ các TK liên quan.