Chuyên đề Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty ứng dụng công nghệ cao (hitaco)

Chương I Tổng quan về Công ty ứng dụng công nghệ cao ( HITACO ) I/ Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty HITACO Công ty HITACO được thành lập theo quyết định số 1611/QĐ- QP ngày 20/11/1997 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng. Tên đầy đủ : Công ty ứng dụng công nghệ cao. Tên giao dịch : HIgh Technology Application COmpany. Viết tắt : HITACO Trụ sở : 108 Trường Chinh- Đống Đa- Hà Nội. Tiền thân của Công ty HITACO là Xí nghiệp Z45, được thành lập theo quyết định số 2233/QĐ- QP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng. Z45 là một đơn vị trong ngành đảm bảo kỹ thuật quân đội trực thuộc Tổng Cục Kỹ Thuật- Bộ Quốc phòng. Được thành lập trên cơ sở Xí nghiệp Z45, Công ty HITACO kế thừa mối quan hệ sẵn có của Xí nghiệp với các đơn vị trong quân đội và một số khách hàng quen thuộc khác vì vậy ngay từ khi thành lập HITACO đã có lượng khách hàng nhất định. Không những thế Công ty còn nhận được sự ưu đãi giúp đỡ của Bộ Quốc phòng về mọi mặt tạo điều kiện cho Công ty vượt qua những khó khăn ban đầu. Như đã biết hiện nay nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại của các doanh nghiệp trong và ngoài quân đội là rất lớn vì vậy với chức năng xuất nhập khẩu máy móc , nguyên vật liệu ... Công ty có một thị trường rộng lớn để khai thác . Công ty HITACO có một đội ngũ cán bộ có trình độ nhiệt tình và có trách nhiệm. Bên cạnh đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật giàu kinh nghiệm (được đào tạo ở Liên Xô cũ) là những cán bộ kinh doanh trẻ , năng động, nhiệt tình . Sự kết hợp đó đã tạo cho Công ty một thuận lợi lớn trong sản xuất, kinh doanh đặc biệt là trong hoạt động XNK máy móc thiết bị và chuyển giao công nghệ. Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành. Công ty ứng dụng công nghệ cao đã không ngừng phấn đấu vươn lên về mọi mặt. Đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường đang ngày càng phát triển ở nước ta, trên con đường phát triển của mình Công ty đã gặp không ít những khó khăn trở ngại. Nhưng giờ đây bằng những kinh nghiệm lao động sáng tạo và sự quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong những năm gần đây Công ty đã giải quyết được khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Sản phẩm của Công ty ngày càng đa dạng và phong phú. Điều này được thể hiện qua một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đạt được trong 2 năm 2000-2001. ĐVT :1000đ Các chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 1. Tổng doanh thu 20.380.840 30.645.720 2. Tổng chi phí 19.118.500 28.348.650 3. Tổng lợi nhuận trước thuế 1.262.340 2.297.070 4. Nộp ngân sách Nhà nước 209.440 639.030 5. Thu nhập bình quân của lao động 850 900 II/Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Công ty đã từng bước hoàn thiện bộ máy quản lý về nhân sự, quản lý sản xuất , kinh doanh.Cơ cấu tổ chức gồm: Phòng Giám Đốc & Phó Giám Đốc : 3 người Phòng Tổ chức hành chính : 9 người Phòng kinh doanh tổng hợp : 12 người Phòng kế toán tài chính : 4 người Phòng Kỹ thuật công nghệ : 7 người Xưởng chế thử : 5 người Xưởng Điện - Điện tử : 11 người Xưởng cơ khí : 10 người Cửa hàng : 4 người Có thể khái quát cơ cấu tổ chức theo sơ đồ sau: Giám Đốc Phó giám đốc nội chính Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng kinh doanh tổng hợp Phòng Kế toán TàI chính Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng tổ chức hành chính Xưởng chế thử Xưởng đIện - đIện tử Xưởng cơ khí Cửa hàng Sơ đồ:Cơ cấu tổ chức Công ty HITACO A.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Giám đốc : 1- Giám đốc Công ty : Giám đốc Công ty là người đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cấp trên, trước Pháp luật của Nhà nước về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty. * Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc: 1. Nhận vốn, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước, Quân đội để sử dụng theo nhiệm vụ của BQP. Giám đốc quản lý, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty. 2. Tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty. Trực tiếp chỉ huy phòng kế toán - tài chính và bộ phận kế hoạch. 3. Giám đốc uỷ quyền, phân công cho các Phó giám đốc giúp các mặt hoạt động khác của Công ty. 4. Chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan cấp trên, của BQP và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Có trách nhiệm báo cáo định kỳ, thường xuyên và đột xuất với cấp trên về kết quả hoạt động của Công ty. 5. Giám đốc có quyền quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức trưởng phó Phòng, Ban, Xưởng sau đó báo cáo cấp trên theo quy định. Có quyền quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, CNV trong toàn Công ty. 6. Giám đốc có quyền triệu tập các Phó giám đốc, các trưởng, phó Phòng, Ban, Xưởng tường trình báo cáo một vấn đề nào đó khi thấy cần thiết. 2- PGĐ KD-XNK, nội chính: Phó giám đốc kinh doanh XNK là người giúp Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nhiệm vụ được phân công, uỷ quyền. * Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó giám đốc KDXNK, nội chính: 1. Là người phụ trách điều hành trực tiếp về công tác kinh doanh nội địa, XNK của toàn Công ty; về các vấn đề về công tác nội chính của Công ty. Trực tiếp nắm và điều hành các phòng: KDTH, KH-TC-HC. 2. Xét, duyệt và ký các vấn đề về nội chính và KDXNK trước khi báo cáo Giám đốc quyết định. 3. Báo cáo với Giám đốc về kết quả KD-XNK từng hợp đồng và các vấn đề về nội chính của Công ty. 4. Phó giám đốc có quyền triệu tập các Trưởng, Phó Phòng, Ban, Xưởng tường trình báo cáo một vấn đề nào đó khi thấy cần thiết. 5. Là người thay thế điều hành Công ty khi Giám đốc đi vắng. 3- PGĐ Kỹ thuật -Công nghệ và SX : Phó giám đốc KT-CN và SX là người giúp Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nhiệm vụ được phân công, uỷ quyền. * Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó giám đốc KTCN và SX: 1. Là người phụ trách điều hành trực tiếp tất cả các vấn đề về công tác khoa học, kỹ thuật công nghệ và sản xuất của toàn Công ty. Trực tiếp nắm và điều hành các phòng: KTCN, Ban điện tử tin học và các Xưởng sản xuất. 2. Là người xét, duyệt và ký các thiết kế kỹ thuật, các dự án, đề án nghiên cứu KHKT-CN và kế hoạch SX. 3. Báo cáo với Giám đốc về kết quả hoạt động KTCN và SX. 4. Phó giám đốc có quyền triệu tập các trưởng, phó Phòng, Ban, Xưởng tường trình báo cáo một vấn đề nào đó khi thấy cần thiết. 5. Là người thay thế điều hành Công ty khi Giám đốc, Phó giám đốc KD, nội chính đi vắng. Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình công ty đã từng bước hoàn thiện bộ máy quản lý về nhân sự, quản lý sản xuất , kinh doanh. Hiện nay cơ cấu tổ chức, chức năng của các phòng ban trong công ty được biểu thị trong sơ đồ sau: B. Chức năng nhiệm vụ của các Phòng, Ban, Xưởng 1- Phòng Tổ chức - Hành chính : Là Phòng chức năng giúp Giám đốc và PGĐ kinh doanh, nội chính quản lý và điều hành các công tác về KH, CTĐ, CTCT, lao động tiền lương và công tác hành chính của Công ty. * Nhiệm vụ : 1.Tham mưu, tư vấn giúp việc cho Giám đốc, PGĐ kinh doanh, nội chính theo chức năng đảm nhận. 2.Tổ chức triển khai các hoạt động phúc lợi xã hội, VH, TT 3. Tổng hợp các kế hoạch 4. Trực tiếp quản lý điều tiết các bộ phận như : tổ chức lao động tiền lương, VTBM, lái xe, bảo vệ, tạp vụ. 5.Tiến hành chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các Phòng, Ban khác thực hiện các kế hoạch đã được thông qua Ban Giám đốc. 2- Phòng Kinh doanh tổng hợp : Là Phòng chức năng giúp Giám đốc quản lý, triển khai, thực hiện toàn bộ các công tác sản xuất, kinh doanh XNK của Công ty. * Nhiệm vụ : 1. Tham mưu tư vấn cho BGĐ về các KH hợp đồng sản xuất về xây dựng và phát triển sản xuất kinh doanh nội địa, XNK có hiệu quả theo đúng ngành nghề đăng ký kinh doanh của Công ty đã được trên phê duyệt. 2. Tìm đối tác sản xuất kinh doanh, khai thác các HĐ, mở rộng thị trường kinh doanh nội địa và XNK. 3. Trực tiếp tiến hành soạn thảo các hợp đồng, văn bản thanh lý hợp đồng. 3- Phòng kỹ thuật công nghệ : Là phòng chức năng giúp BGĐ triển khai thực hiện các công tác thuộc lĩnh vực KT, KHCN, sản xuất, nghiên cứu, chế thử sản phẩm, quản lý chất lượng sản phẩm và các thiết bị công nghệ của Công ty. * Nhiệm vụ : 1. Tham mưu tư vấn cho BGĐ về ứng dụng và phát triển công nghệ mới có trình độ cao thuộc các lĩnh vực liên quan đến sản xuất của Công ty. 2. Tổ chức thiết kế lập qui trình công nghệ, chuẩn bị kỹ thuật, xây dựng khối lượng, đơn giá sản phẩm và theo dõi kỹ thuật, chất lượng vật tư, sản phẩm hàng hoá của Công ty. 4- Phòng Kế toán tài chính : Là Phòng chức năng giúp Ban Giám đốc trực tiếp quản lý và triển khai hoạt động tài chính của Công ty. Cung cấp đầy đủ và kịp thời các báo cáo về tài chính cho Ban Giám đốc. * Nhiệm vụ: 1. Tư vấn, tham mưu cho BGĐ về các nghiệp vụ tài chính kế toán. 2. Chịu trách nhiệm trước BGĐ và các cơ quan quản lý cấp trên về các hoạt động tài chính của Công ty. 3. Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán theo đúng các nguyên tắc quản lý tài chính về chế độ quản lý tài chính của các doanh nghiệp Nhà nước trong quân đội. 4.Tổ chức kiểm tra, thẩm định giúp BGĐ trong ký kết các hợp đồng, thanh quyết toán công nợ theo các hợp đồng, quản lý chứng từ tài liệu có liên quan đến việc xuất nhập sản phẩm hàng hoá ra vào Công ty. 5- Xưởng chế thử * Nhiệm vụ 1.Tổ chức triển khai chế thử công nghệ sản phẩm là các trang thiết bị đặc biệt phục vụ Quốc phòng (theo thiết kế và hướng dẫn công nghệ của phòng kỹ thuật - công nghệ) 2. Nghiên cứu ứng dụng và phát triển công nghệ mới có trình độ cao thuộc các lĩnh vực liên quan mà tập trung chủ yếu vào công nghệ gia công cơ khí chính xác và siêu chính xác, công nghệ điện tử - tin học, vào sử dụng vật liệu mới vào thiết kế quang học để phục vụ cho chế thử. 3. Phối hợp với các Xưởng trong công ty và các đơn vị khác để chế thử các chi tiết và cụm chi tiết ngoài năng lực của Xưởng. 4.Tổng lắp sản phẩm và kiểm tra thẩm định, đánh giá chất lượng thiết bị và các sản phẩm khác theo điều kiện nghiệm thu. 5.Tham gia sản xuất số lượng nhỏ các chi tiết, các cụm chi tiết, các khối đìêu khiển, thực hiện công nghệ đặc biệt,.. .mà các Xưởng khác không giải quyết được. 6.Triển khai công nghệ gia công chế tác đá quí. 7.Tham gia tiếp thu, khai thác, lắp đặt các trang thiết bị đặc biệt, các dây truyền công nghệ và tham gia thực hiện chuyển giao công nghệ. 8.Thông tin, tư vấn, tham gia đào tạo, huấn luỵên cán bộ, công nhân theo ngành nghề của Xưởng. 6- Xưởng Điện -Điện tử *Nhiệm vụ: 1.Tổ chức triển khai chế tạo, sửa chữa các cụm, khối điều khiển các trang thiết bị đặc biệt và các thiết bị điện-điện tử theo qui trình công nghệ ( đã qua chế thử công nghệ) 2.Tham gia chế thử công nghệ các cụm, khối điều khiển của thiết bị, các sản phẩm điện tử mà Xưởng nghiên cứu và chế thử không có điều kiện thực hiện được. 3.Tổng lắp cụm, khối điều khiển của thiết bị. 4. Triển khai nâng cấp thiết bị, lắp ráp thiết bị điện, điện tử và sản xuất một số mặt hàng có liên quan đến hàng điện và điện tử. 5.Tham gia đào tạo, huấn luyện công nhân theo ngành nghề của Xưởng. 7- Xưởng cơ khí : Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sản xuất của Công ty * Nhiệm vụ : Mua vật tư, dụng cụ bảo đảm cho sản xuất và tổ chức triển khai sản xuất, chế tạo các sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu của Công ty, bảo đảm chất lượng, đúng thời hạn của hợp đồng. Quản lý máy móc trang bị dụng cụ và định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng thiết bị theo định kỳ. Khai thác các công việc đơn lẻ tạo việc làm cho công nhân, có trách nhiệm hoàn thành đầy đủ các thủ tục về giao nhận sản phẩm, hàng hoá. Tham gia đào tạo, huấn luyện công nhân theo ngành nghề của Xưởng 8-Cửa hàng *Nhiệm vụ Tổ chức tiêu thụ sản phẩm kinh tế, một số sản phẩm công nghệ cao của Xí nghiệp sản xuất được phép giới thiệu ra thị trường theo đúng qui định của Bộ Quốc phòngvà pháp luật của Nhà nước. Tổ chức tiếp thị, quảng cáo giới thiệu các sản phẩm kinh tế, và một số sản phẩm công nghệ cao của Xí nghiệp sản xuất được phép giới thiệu ra thị trường theo đúng qui định của Bộ Quốc phòng và pháp luật của Nhà nước. Chương II Tổ chức hạch toán kế toán tạI Công ty ứng dụng công nghệ cao (HITACO) I/ Tổ chức bộ máy kế toán Do qui mô hoạt động sản xuất của Công ty là theo một cấp, không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính nên hiện nay bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung. Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc của bộ máy trở nên đơn giản. Phòng kế toán của Công ty thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp. Trong đó kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không qua khâu trung gian nhận lệnh. 1.Kế toán trưởng -Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê trong công ty, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và công tác kế toán thống kê theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý của Bộ Quốc phòng cũng như của Nhà nước. -Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời mọi hoạt động kinh tế tài chính trong công ty. -Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ thể lệ tài chính,kế toán và các qui định của cấp trên cho các bộ phận, cá nhân có liên quan. -Tổ chức kiểm tra kế toán trong phòng kế toán. -Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán theo chế độ của nhà nước. - Tính toán và đôn đốc việc nộp đủ, đúng hạn các khoản phải nộp cho ngân sách. - Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản, vật tư,chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao hụt, hư hỏng. Đồng thời đề xuất các biên pháp giải quyết, xử lý. - Lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê theo chế độ qui định. 2. Kế toán thanh toán -Thẩm tra mọi khoản thu, chi phát sinh tại đơn vị, qua đó xác định và có ý kiến về sự cần thiết thực hiện nhiệm vụ thu chi của đơn vị. Nếu đồng ý cho thanh toán thì lập phiếu thu (hoặc phiếu chi) kèm theo các chứng từ gốc trình kế toán trưởng và thủ trưởng duyệt đẻ làm căn cứ thực hiện thu hoặc chi. -Theo dõi và thanh tóan các khoản tiền tạm ứng phải thu phải trả, các khoản tiền nợ với người bán và người mua.. . -Giữ các sổ chi tiết thanh toán. 3.Kế toán tổng hợp Tập hợp các chứng từ đã thực hiện, tiến hành kiểm tra phân loại, chỉnh lý, lập chứng từ ghi sổ, sau đó trình kế toán trưởng duyệt. Giữ sổ tổng hợp và sổ chi tiết chi hoạt động. Đôn đốc kế toán phần hành thực hiện công việc khoá sổ vào cuối kỳ và thực hiện việc khoá sổ tổng hợp. Lập các báo cáo kế toán theo chế độ qui định. Tổ chức và thực hiện lưu trữ chứng từ tại đơn vị. 4.Kế toán kho Theo dõi tình hình tài sản vật tư nhập, xuất và bảo quản ở kho. Lập các thủ tục nhập, xuất và chuyển kho. Kiểm tra việc mua sắm, sử dụng, bảo quản tài sản vật tư ở đơn vị nhằm đảm bảo công tác và tiết kiệm. Thường xuyên đối chiếu sổ sách với thủ kho. Giữ các sổ chi tiết về tài sản vật tư, như : sổ tài sản cố định, sổ tài sản theo đơn vị sử dụng, sổ chi tiết vật liệu. 5.Thủ quĩ -Kiểm tra các chứng từ thu chi tiền mặt của công ty và các quĩ khác. -Thực hiện việc kiểm quĩ và lập báo cáo tồn quĩ theo đúng chế độ qui định. -Giữ các sổ quĩ của công ty. Mỗi loại quĩ được theo dõi trên một sổ riêng. Các nhân viên kế toán trong Công ty mặc dù mỗi người đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng, một phần hành riêng, song giữa họ vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để bộ máy kế toán của Công ty hoạt động có hiệu quả. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán thanh toán Kế toán kho Thủ quĩ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty HITACO. II/ Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tai Công ty HITACO Chứng từ kế toán là vật mang tin, vừa là bằng chứng về các nghiệp vụ phát sinh và thực sự hoàn thành. Chứng từ có vai trò quan trọng trong việc thông tin số liệu. Vì vậy, kế toán trưởng phân công kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của từng kế toán viên và kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán. Đối với kế toánh thanh toán, sau khi thẩm tra mọi hoạt động thu, chi của Công ty,sẽ lập phiếu thu hoặc phiếu chi nếu như đồng ý cho thanh toán. Đối với kế toán tổng hợp, lưu trữ toàn bộ chứng từ tại Công ty, đồng thời cũng làm nhiệm vụ kiểm tra, phân loại, lập chứng từ ghi sổ. Danh mục chứng từ kế toán được áp dụng theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Có thể nêu ra một số chứng từ được sử dụng thường xuyên như: -Bảng chấm công -Bảng thanh toán lương,BHXH.. . - Bảng thanh toán tiền thưởng -Phiếu nhập vật tư - Phiếu xuất kho vật tư - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm tra vật tư - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - Hoá đơn cước phí vận chuyển. - Hoá đơn giá trị gia tăng (bên bán lập) - Biên bản kiểm kê vật liệu, sản phẩm hàng hoá - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn mua hàng Phiếu thu Phiếu chi Bảng kiểm kê quĩ Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ.. . III/ Tổ chức vận dụng hệ thống tàI khoản kế toán tai công ty HITACO - Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống kế toán (chế độ kế toán). Để đảm bảo sự thống nhất về công tác kế toán Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Ngoài những tài khoản tổng hợp (TK Cấp 1), Công ty còn áp dụng một số tài khoản chi tiết(TK Cấp 2),không có tài khoản Cấp 3,Cấp 4.. . Lấy ví dụ như TK 152 có thể được mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại vật liệu, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, bao gồm : - TK 1521 : Nguyên vật liệu chính - TK 1522 : Vật liệu phụ - TK 1523 : Nhiên liệu - TK 1524 : Phụ tùng thay thế - TK 1525 : Thiết bị xây dựng cơ bản. TK 1528 : Vật liệu khác IV/ Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tai công ty HITACO - Niên độ kế toán : Từ ngày 01/01/N đến 31/12/N - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách kế toán : VNĐ - Hình thức sổ kế toán được áp dụng: Nhật ký chung Hình thức Nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tụ thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung(NKC).Riêng đối với những chứng từ liên quan đến quĩ ( tiền mặt , TGNH) thì trước khi ghi vào NKC kế toán ghi vào sổ quĩ và sổ chi tiết. Trình tự tiến hành như sau: Sổ cái Nhật ký chung Báo cáo tàI chính Chứng từ từtừ Sổ quĩ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chuyên dùng Bảng cân đối tàI khoản Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ: Hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung Nhật ký chung Năm N Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giảI Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 3/1 15 16 24 3/1 3/1 3/1 Số kỳ trước chuyển sang Chi tiền tạm ứng Thu tiền khách hàng A Hàng mua chịu nhập kho v.v... . . * * * 141 111 111 131 155 331 200 1800 600 200 1800 600 Cộng chuyển sang kỳ sau 44000 44000 Mẫu biểu: Trang sổ Nhật ký chung Căn cứ vào các định khoản trong NKC để ghi vào sổ cái (Sổ cái tài khoản 111,TK 112, 131,.. .) ; sau khi ghi xong vào sổ cái sẽ đánh dấu vào cột đã ghi sổ cái. - Đôí với các chứng từ liên quan đến thu, chi tiền mặt,TGNH; các hoá đơn mua chịu, bán chịu thì trước khi ghi vào NKC được tổng hợp lên nhật ký chuyên dùng. -Cuối kỳ cộng các nhật ký chuyên dùng.(Nhật ký thu, Nhật ký chi, Nhật ký mua, Nhật ký bán) - Sau đó căn cứ vaò các định khoản này để ghi vào sổ cái - Cuối kỳ, căn cứ vào các tài khoản chi tiết của các tài khoản tổng hợp để lập các bảng tổng hợp chi tiết. - Đối chiếu số tổng cộng của các bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tổng hợp liên quan trong sổ cái.Đồng thời đối chiếu số dư trên các sổ quĩ với các TK 111, TK 112 trong sổ cái. - Cuối kỳ khoá các tài khoản tổng hợp trong sổ cái sau đó căn cứ vào tài khoản tổng hợp trong sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản. - Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản để lập các báo cáo tài chính. V/ Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán taị công ty HITACO Báo cáo tài chính là hình thức thể hiện và chuyền tải thông tin kế toán đến những người có tránh nhiệm ra quyết định quản lý về kinh tế.Từ quan điểm của kế toán thì các báo cáo tài chính là phương pháp tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế phản ánh có hệ thống tình hình tài sản của doanh nghiệp,tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình vận động và sử dụng vốn của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Tại Công ty HITACO, báo cáo tài chính được chia làm hai loại: * Báo cáo kế toán tài chính định kỳ, gồm 4 mẫu biểu: BO1 DN - Bảng cân đối kế toán BO2 DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh BO3 DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ BO9 DN - Thuyết minh báo cáo tài chính Định kỳ phòng kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo và gửi cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê và Bộ chủ quản. * Báo cáo kế toán quản trị : phản ánh cụ thể tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của Công ty theo yêu cầu quản lý nội bộ của Công ty.Kế toán trướng chịu trách nhiệm trực tiếp lập báp cáo này và gửi lên thủ trưởng. Chương III Đánh giá tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HITACO I/ Những thành tựu đạt được Tuy còn là một Công ty non trẻ, song HITACO đã dần một lớn mạnh và phát triển trong nền kinh tế thị trường ( sản phẩm của Công ty không chỉ đáp ứng nhu cầu cho Quốc phòng mà còn phục vụ cho nhu cầu của thị trường). Chính những mặt hàng này (chủ yếu là các mặt hàng INOX) lại là những sản phẩm có doanh thu cao, giúp doanh nghiệp tự nuôi sống mình. Đó là nhờ Công ty đã mạnh dạn đầu tư vào sản xuất những sản phẩm có công nghệ cao. Đóng góp không nhỏ cho sự thành công đó còn phải nói đến bộ máy quản lý hoạt động rất có hiệu quả và việc tổ chức hạch toán kế toán tốt tại Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung .Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc của bộ máy trở nên đơn giản. Một phần nhờ sử dụng máy tính trong công tác kế toán nên cơ cấu bộ máy kế toán gọn nhẹ, đảm baỏ cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị doanh nghiệp (thông qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị) cũng như các đối tượng bên ngoài (thông qua hệ thống báo cáo kế toán tài chính). Phòng kế toán của Công ty thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp. Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán,yêu cầu việc hạch toán kế toán một cách trung thực, chính xác. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xử lý thông qua chu trình kế toán : Chứng từ Sổ kế toán Báo cáo kế toán Nhờ áp dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán nên các kế toán viên chỉ cần thu nhận và xử lý chứng từ một cách chính xác, rồi vào sổ kế toán một lần, máy sẽ tự động xử lý ở các khâu tiếp theo. Kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra, đôn đốc kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính ( báo cáo quí) đầy đủ và đúng hạn. Nhìn chung việc hạch toán đã được xử lý tốt ngay từ khâu thu nhận và xử lý chứng từ nên các phần hành tiếp theo cũng được thực hiện tốt. II/ Những tồn tại, hạn chế Mặc dù đạt được nhiều thành tựu như đã nêu trên, nhưng HITACO vẫn còn tồn tại những nhược điểm không thể tránh khỏi. -Tất cả công việc còn dồn nặng lên kế toán trưởng, trong khi đó kế toán phần hành chỉ phải xử lý các chứng từ thuộc phần hành của mình.Tiêu biểu như kế toán kho chỉ theo doĩ các chứng từ và sổ chi tiết tài sản vật tư, nhưng tình hình thu mua vật liệu rất ít qua kho nên khối lượng công việc của kế toán kho là không đáng kể . - Bộ máy kế toán vẫn có thể tinh giản được hơn nữa bởi đây là doanh nghiệp nhỏ, khối lượng công việc ít; cùng với sự trợ giúp đắc lực của máy tính ,mọi việc cũng được giải quyết nhanh gọn. - Các tài khoản chi tiết không được mở đến Cấp 3, Cấp 4.. . nên khó theo dõi chi tiết trên một số phần hành. Ví dụ như chi tiết của tài khoản 131 không chi tiết được rõ hơn khách hàng này thuộc đơn vị nào, thuộc đối tượng nào. Hy vọng rằng những tồn tại này sẽ được bộ máy quản lý xử lý tốt trong tương lai gần . HITACO sẽ là một Công ty mạnh, bộ máy quản lý gọn nhẹ nhưng thực sự đem lại hiệu quả.