Chuyên đề Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty dệt Minh Khai

nh của công ty ngày càng mở rộng và phát triển. Điều đáng mừng là công ty đã thích nghi với thị trường cạnh tranh gay gắt đứng vững trên thị trường và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, kinh doanh có hiệu quả, bảo tồn và phát triển được nguồn vốn, tạo việc làm ổn định cho hàng trăm người lao động. Bên cạnh đó, trong hoạt động kinh doanh của mình công ty luôn lấy mục tiêu là phục vụ nhu cầu xã hội làm trọng tâm, lấy chữ tín làm hàng đầu gắn liền với hiệu quả kinh tế. Một số thành quả kinh tế được thể hiện qua bảng số liệu sau: Đơn vị tính: 1000 đồng STT Chỉ tiêu 2001 2002 So sánh Chênh lệch Tỉ lệ 1 Tổng doanh thu 64.000.000 65.000.000 1.000.000 1,54 Doanh thu hoạt động xuất khẩu 56.700.000 55.400.000 -1.300.000 -2,29 Doanh thu tiêu thụ nội địa 7.300.000 9.600.000 2.300.000 31,5 2 Lợi nhuận 1.500.000 1.550.000 55.000 3,3 3 Các khoản phải nộp NSNN 653.300 656.400 3.100 0,48 Thuế doanh thu I08.700 90.700 18.000 16,56 Thuế lợi tức 544.600 565.700 21.100 3,87 4 Tỉ suất lợi nhuận sau thuế 1,54% 1,81% 0,27% 5 Thu nhập bình quân đầu người 650 680 30 4,6 Đối với Công ty dệt Minh Khai, hoạt động xuất khẩu được coi là hoạt động quan trọng nhất của Công ty. Doanh thu xuất khẩu luôn chiếm tỷ trọng lớn, từ 80-85% tổng doanh thu hàng năm trong khi doanh thu tiêu thụ sản phẩm trong nước chỉ chiếm 15-20%. Để có thấy rõ tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty chúng ta phải đi vào thực trạng hoạt động xuất khẩu của Công ty trong những năm qua. Để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu thì thị trường là vấn đề quan tâm hàng đầu của Công ty. Thị trường có ý nghĩa quyết định tới sự sống còn của Công ty vì thị trường liên quan tới các hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng chiến lược kinh doanh xuất khẩu cũng như các hoạt động khác. Vì vậy, Công ty phải biết lựa chọn, đánh giá và phân tích những thị trường có triển vọng nhất để xây dựng chiến lược cạnh tranh phù hợp. Giá trị kim ngạch xuất khẩu theo thị trường của công ty giai đoạn 1998-2002 Đơn vị: 1000 USD TTXK Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 GT % GT % GT % GT % GT % Nhật Bản 3.010 91,74 3.587 88,6 3.373,2 90 4.240 91,38 4.038 93,58 EU 118 3,61 302,1 7,46 206,14 5,5 250 5,39 220 5 Châu á 152 4,65 160,9 3,94 168,66 4,5 150 3,23 57 1,42 Tổng KN 3.280 100 4.050 100 3.748 100 4.640 100 4.315 100 2.4. Phương hướng phát triển của Công ty dệt Minh Khai thời gian tới Là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công ty may Việt Nam, Công ty dệt Minh Khai cũng đang từng bước thực hiện chiến lược tăng tốc của dệt may đặt ra với mục tiêu là hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, không ngừng khẳng định vai trò của Công ty trong hàng chục các doanh nghiệp trực thuộc tổng Công ty. Căn cứ vào xu hướng phát triển chung của toàn ngành dệt, trên cơ sở nhiệm vụ được giao, dựa vào nội lực và ngoại lực, Công ty đã đề ra cho mình một hướng đi đúng đắn để mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng thị trường xuất khẩu, nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong tương lai nhằm đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu của Công ty. Trên cơ sở chiến lược kinh doanh chung, Công ty dệt Minh Khai đã đặt ra những kế hoạch để phát triển hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty nhằm thích ứng hơn nữa với cơ chế thị trường và phát triển đúng hướng. Công ty đặt ra phương châm cho hoạt động xuất khẩu là hoàn thành đúng thời hạn của các hợp đồng xuất khẩu, phấn đấu hạ giá thành sản xuất tới mức tối đa có thể. Công ty cũng đề ra mục tiêu quyết tâm giữ vững và củng cố hơn nữa thị phần của mình trên thị trường Nhật Bản. Trên cơ sở đó, Công ty đề ra phương hướng phát triển sản xuất - xuất khẩu trong những năm tới như sau: - Tăng vốn kinh doanh, mở rộng quy mô sản xuất phù hợp với tiềm năng cũng như yêu cầu của Công ty. - Đầu tư chiều sâu cho máy móc thiết bị, nhập các dây chuyền công nghệ sản xuất hiện đại, bổ sung cho các thiết bị cũ, đáp ứng các yêu cầu sản xuất mới. - Dần chuyển sang dùng nguyên vật liệu trong nước hoàn toàn thay cho việc phải nhập khẩu nguyên liệu sản xuất như hiện nay. - Tiếp tục nâng cao chất lượng sản phẩm áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9002 để có thể đáp ứng được yêu cầu của các khách hàng khó tính nước ngoài. - Mở rộng thị trường xuất khẩu sang các thị trường khác như EU, Châu á, Mỹ ... bên cạnh đó tiếp tục củng cố và mở rộng xuất khẩu sang thị trường Nhật. - Xúc tiến quảng cáo, bán hàng rộng rãi, tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước để giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm các bạn hàng. - Xây dựng một hệ thống kênh phân phối hoàn chỉnh bao gồm các cửa hàng và đại lý ở trong nước và ngoài nước. - Tiếp tục bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ kỹ thuật để nâng cao khả năng tiếp thu và ứng dụng nhanh các công nghệ sản xuất hiện đại để đưa vào vận hành sản xuất. Căn cứ vào xu hướng phát triển chung của toàn ngành, căn cứ vào nhiệm vụ được giao, dựa vào nội lực và ngoại lực công ty dệt Minh Khai đã xác định cho mình một phương hướng sản xuất kinh doanh cho thời gian tới bao gồm các mục tiêu tổng thể, mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn: Về chiến lược kinh doanh: trên cơ sở chiến lược kinh doanh chung đã vạch ra những kế hoạch để phát triển hoạt động của công ty nhằm thích ứng hơn nữa với cơ chế thị trường và phát triển đúng hướng. Về kế hoạch sản xuất: Trong xu thế phát triển chung, để sản phẩm của công ty đáp ứng được yêu cầu và thị hiếu cao của những thị trường khó tính trên thế giới thì chất lượng sản phẩm là rất quan trọng nhưng hình thức mẫu mã sản phẩm cũng phải được quan tâm. Công ty trong tương lai sẽ đầu tư thêm một số dây chuyền thiết bị hiện đại của Đức, ý cho phân xưởng dệt thoi và phân xưởng dệt kim nhằm tăng năng suất và chất lượng. Với mục tiêu trên, công ty cũng có kế hoạch cho sản xuất trong những năm tới như sau: Sản phẩm chính 2003 2004 2005 1, Khăn bông (chiếc) -Tổng khăn 31.860.000 35.084.800 36.840.000 -Xuất khẩu 26.735.000 29.413.000 32.354.300 2, Màn tuyn (m) 2.240.000 2.468.000 2.585.000 Về kế hoạch kinh doanh chung: Công ty sẽ luôn đảm bảo về chất lượng hàng hóa cũng như thời hạn giao hàng theo hợp đồng nhằm giữ chữ tín trên thị trường. Cùng với việc đầu tư trang thiết bị mới, công ty sẽ tiếp tục đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ công nhân nhằm sử dụng có hiệu quả hơn các máy móc thiết bị mới được trang bị lại. Về công tác nghiên cứu thị trường: công ty cũng đã chú trọng hơn nữa đến việc phát triển mạng lưới tiêu thụ sản phẩm ở các cửa hàng kinh doanh bán lẻ và các đại lý của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nước kịp thời và mở rộng thị trường tiềm năng đồng thời đẩy mạnh xuất khẩu sang các thị trường Nhật Bản, EU, ấn Độ . . . tìm kiếm và mở rộng thị trường xuất khẩu mới. Về công tác tổ chức xuất khẩu: ở công ty dệt Minh Khai trên 90% sản phẩm sản xuất ra phục vụ cho hoạt động xuất khẩu. Công ty đang có kế hoạch chuyển từ hình thức gia công xuất khẩu sang buôn bán thương mại, cố gắng thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại cho các sản phẩm của mình nhằm thu hút được nhiều khách hàng để tăng kim ngạch xuất khẩu. Về đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức: Công ty sẽ có kế hoạch tổ chức nhân sự tinh giảm, gọn nhẹ, hiệu quả, sắp xếp đúng người đúng việc. Phát triển năng lực của cán bộ công nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, từng bước đổi mới được lực lượng lao động nhằm đáp ứng tốt yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất mới. Trên cơ sở các chiến lược đã đề ra, công ty dệt Minh Khai dã có một bản kế hoạch phát triển của công ty giai đoạn từ nay đến năm 2005, như sau: Chỉ tiêu 2003 2004 2005 1- Tổng số nộp NS (tr.đ) 1.725 1.810 1.906 - Thuế thu nhập 785 823 866 - Thu về sử dụng vốn NS 940 987 1.035 -Nộp khác 0,9 0,98 1 2- Giá trị sản xuất CN 69.000 72.450 76.800 3- Tổng doanh thu(tr.đ) 78.800 80.000 84.000 4- Kim ngạch xuất khẩu (USD) 4.450 4.800 5.000 5-Thu nhập DN (tr.đ) 1.850 2.000 2.115 6- sản phẩm mới (loại) 20 23 25 7- Thu nhập bình quân đầu người (nđ) 720 750 780 2.5. Cơ cấu tổ chức hoạt động của Công ty dệt Minh Khai Là một doanh nghiệp nhà nước, Công ty dệt Minh Khai tổ chức bộ máy quản lý theo một cấp, đứng đầu là Ban giám đốc chỉ đạo trực tiếp đến từng đơn vị thành viên, giúp vịêc cho giám đốc có các phòng ban nghiệp vụ. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: - Ban giám đốc: gồm có giám đốc và hai phó giám đốc (PGĐ sản xuất và PGĐ kỹ thuật). Đây là cơ quan đầu não của Công ty chịu trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, là nơi đưa ra những định hướng phát triển sự tồn tại của Công ty. - Giám đốc: là người đứng đầu Công ty, bảo vệ quyền lợi cho nhân viên, phụ trách chung những vấn đề đối nội, đối ngoại. - Phòng tài vụ: giúp giám đốc thống kê kế toán tài chính, kiểm tra giám sát tình hình thu chi tài chính, và hướng dẫn chế độ chi tiêu và hạch toán kinh tế nhằm giảm chi phí, nâng cao việc sử dụng tốt vật tư, đề xuất với giám đốc các biện pháp tài chính để đạt hiệu quả kinh tế cao. - Phòng kế hoạch thị trường: là phòng nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc trong công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, tổ chức thực hiện tốt công tác tiêu thụ sản phẩm của Công ty sản xuất ra và đảm bảo quay vòng vốn nhanh. - Phòng tổ chức: giúp giám đốc xây dựng mô hình tổ chức sản xuất và quản lý Công ty. Phòng tổ chức có nhiệm vụ quản lý số lượng và chất lượng CBCNV, sắp xếp đào tạo đội ngũ CBCNV trong Công ty nhằm đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động … - Phòng kỹ thuật: nghiên cứu tham mưu giúp đỡ giám đốc về công tác quản lí sử dụng kế hoạch và biện pháp về dài hạn, ngắn hạn, áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến trong thiết kế chế tạo sản phẩm và đưa công nghệ mới vào sản xuất. - Phòng hành chính y tế: giúp giám đốc trong việc quản lý điều chỉnh mọi công việc thuộc phạm vi hành chính, tổng hợp các giao dịch, văn thư và truyền đạt chỉ thị của giám đốc đến các phòng ban phân xưởng, thực hiện công tác khám chữa bệnh tại chỗ cho CBCNV trong Công ty. Hàng năm, Công ty đều tiến hành các hoạt động rà soát lại các chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban để sửa chữa, điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu thay đổi của công việc, tránh sự chồng chéo trong hoạt động của các phòng ban. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty dệt Minh Khai Giám đốc Phòng Kế hoạch Phòng Kỹ thuật Phòng Tổ chức Phòng Tài vụ Phòng Hành chính PGĐ sản xuất PGĐ kỹ thuật Phân xưởng Tẩy nhuộm Ph.xưởng Dệt thoi Ph.xưởng Dệt kim Phân xưởng Hoàn thành Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuât tại Công ty dệt Minh Khai Công ty dệt Minh Khai là một doanh nghiệp công nghiệp chuyên sản xuất vải nổi vòng (các loại khăn mặt, khăn tắm, áo choàng tắm …) và màn tuyn các loại. Tính chất sản xuất các mặt hàng trong công ty là sản phẩm sản xuất kiểu liên tục, sản xuất trải qua nhiều giai đoạn kế tiếp nhau. Các mặt hàng của công ty có nhiều chủng loại, chu kỳ sản xuất ngắn. Các sản phẩm của công ty phải trải qua các quy trình công nghệ sau: Quy trình công nghệ sản xuất vải nổi vòng: NVL Dệt Tẩy Nhuộm Cắt Thành phẩm nhập kho In hoa May Quy trình công nghệ sản xuất màn tuyn: NVL Văng Dệt Nhuộm Cắt May Thành phẩm nhập kho Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty dệt Minh Khai 4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty Bộ máy kế toán của công ty hiện nay được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý chung thống nhất, kịp thời đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Toàn bộ bộ máy kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng KT phải thu, phải trả nội bộ, phải thu khác KT ngân hàng, công nợ KT TSCĐ, thành phẩm và tính giá thành KT NVL kiêm thủ quỹ KT tổng hợp, nguồn vốn, thanh toán lương Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung công việc của phòng tài vụ (phòng kế toán), tổ chức bộ máy kế toán của công ty để đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Kế toán trưởng tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép kế toán, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ, rút kinh nghiệm, vận dụng sáng tạo và cải tiến phương pháp kế toán cho phù hợp với tình hình công ty và điều kiện kinh tế hiện nay. Kế toán trưởng là người trực tiếp chịu trách nhiệm về công tác quản lý hạch toán của phòng tài vụ của phòng Tài vụ với giám đốc công ty. Kế toán khoản phải thu, phải trả nội bộ và các khoản thu khác: theo dõi các khoản phải thu, phải trả trong nội bộ công ty và các khoản phải thu khác của khách hàng. Kế toán tổng hợp, nguồn vốn và thanh toán lương: tập hợp tài liệu của các thành phần kế toán khác, theo dõi và vào sổ kế toán các khoản thu chi tiền mặt, thanh toán với người mua, theo dõi kế toán các nguồn vốn. Kế toán tài sản cố định, thành phẩm và tính giá thành: hạch toán chi tiết và tổng hợp cũng như ghi chép về tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao và phân bổ kế hoạch trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, hạch toán chi tiết và tổng hợp thành phẩm, giám sát việc chấp hành quy định nhập, xuất thành phẩm, tập hợp chi phí và tính giá thành. Kế toán ngân hàng, công nợ: ghi chép, phản ánh tình hình biến động của TGNH và theo dõi các khoản công nợ với người bán, với nhà nước và cơ quan chủ quản. 4.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty Công ty dệt Minh Khai là đơn vị kinh doanh có quy mô, khối lượng và nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Do đó doanh nghiệp đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chứng từ”. Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ kế toán phân loại để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ có liên quan. Một số nghiệp vụ cần theo dõi riêng hoặc theo dõi chi tiết thì phải vào sổ chi tiết các nghiệp vụ cần phân bổ được phản ánh trong các bảng phân bổ cuối tháng. Số liệu tổng hợp ở các bảng phân bổ được chuyển sang bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Số liệu ở bảng nhật ký chứng từ được đối chiếu với nhau. Sau đó ghi vào sổ cái. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chứng Từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra II. thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt minh khai Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty dệt Minh Khai Sản phẩm của công ty là các loại khăn mặt, khăn tắm, áo choàng tắm, … và màn tuyn các loại. Do vậy công ty phải sử dụng nhiều các chủng loại nguyên vật liệu để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau. Trong tổng chi phí để sản xuất ra các sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất. Do vậy sự biến động về chi phí nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm của công ty. Đặc thù về nguyên vật liệu của công ty không gây khó khăn cho quá trình vận chuyển và bảo quản nhưng nếu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật trong việc vận chuyển và bảo quản sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của sản phẩm. Do đó công ty cần có biện pháp bảo quản, vận chuyển và dự trữ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu tránh mất mát, hư hỏng làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất. Ví dụ: sợi chỉ nên để trong kho một thời gian nhất định và phải có chế độ bảo quản phù hợp tránh bị mốc, bị ố, bục . . . Bên cạnh đó công ty cũng rất coi trọng việc cung ứng vật tư nhằm đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu cho sản xuất tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất đồng thời tránh tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu trong kho gây thiệt hại đến giá trị của sản phẩm sản xuất và làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh kém hiệu quả do ứ đọng vốn lưu động. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của công ty có những nét riêng biệt và khó khăn riêng. Việc hạ thấp chi phí vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất một cách tiết kiệm là biện pháp tích cực góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất, đó cũng chính là mục đích không chỉ của riêng công ty dệt Minh Khai. Phân loại nguyên vật liệu Do đặc điểm nguyên liệu, vật liệu của công ty, mỗi loại nguyên vật liệu có chức năng, công dụng, tính chất khác nhau nên công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định nhằm phân biệt được từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, tạo điều kiện cho việc sử dụng và quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả. Căn cứ có công dụng kinh tế và vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu của công ty được phân thành các loại sau: Vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bao gồm: sợi bông (gồm Ne Cotton 20/1, 20/2, 20/4, 31/1, 31/2, 16/5), sợi petex, chỉ may các loại, hoá chất tẩy, màu nhuộm …. Vật liệu phụ: có tác dụng làm tăng chất lượng của sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất như phục vụ nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý như: dầu máy, bao gói … Nhiên liệu: cung cấp nhiệt lượng cho quá trính sản xuất kinh doanh như dầu, xăng, than … Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc để thay thế sửa chữa các máy móc thiết bị như thoi, vít, dao cắt, và các phụ tùng máy dệt… Thiết bị XDCB: là những thiết bị và vật liệu được sử dụng cho công việc XDCB như: cót ép, gạch, bóng đèn các loại, đui đèn … Đánh giá nguyên vật liệu Tại Công ty dệt Minh Khai, do chủng loại nguyên vật liệu nhiều, số lượng nhập kho của mỗi chủng loại nguyên vật liệu trong mỗi lần thu mua nhập kho là tương đối lớn. Trên thực tế Công ty đang sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua trên hoá đơn (trừ thuế VAT nếu có) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (đối với vật liệu nhập khẩu) Ví dụ: Nhập kho nguyên liệu 800 kg sợi mua của Công ty B, giá trên hoá đơn trừ thuế VAT là: 19,217 triệu đồng. Chi phí vận chuyển là 0,4 triệu, sợi mua trong nước không có thuế nhập khẩu. GTT VL mua ngoài nhập kho = 19,217 triệu + 0,4 triệu = 19,617 triệu đồng Đối với nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất, hàng ngày, khi xuất kho vật liệu, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, không xác định giá trị vật liệu xuất kho. Cuối kỳ tổng hợp giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ, tính đơn giá trị thực tế bình quân của loại vật liệu theo công thức: Đơn giá = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ bình quân Lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ + Lượng thực tế NVL nhập trong kỳ Gtt NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất kho trong kỳ x đơn giá bình quân Ví dụ: Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ là 55.900 kg sợi bông Tồn đầu kỳ 15.400 kg = 292.600.000 đồng Nhập trong kỳ 30.500 kg = 589.016.000 đồng và 20.970 kg = 403.332.130 đồng Đơn giá bình quân = (292.600.000 + 589.016.000 + 403.332.130 ) / (14.500 + 30.500 + 20.970) = 19.478đ Giá thực tế vật liệu xuất dùng = 55.900 x 19.478 = 1.088.820.000 đồng Việc tính toán đơn giá bình quân và giá trị thực tế vật liệu xuất kho được thực hiện ngoài hệ thống sổ sách. Kế toán nguyên vật liệu tại công ty 4.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Khi có nhu cầu về vật liệu để tiến hành sản xuất, phòng kế hoạch lên nhu cầu vật tư và tổ chức cho cán bộ cung tiêu mua số vật liệu đó. Tất cả vật liệu khi mua về đầu tiên phải được tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho. Đối với loại vật liệu này, căn cứ vào bản nhu cầu vật liệu và hợp đồng mua bán giữa Công ty với khách hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho. Mọi trường hợp phiếu nhập kho đều được làm thành 3 liên: Một liên lưu tại kho Một liên gửi phòng kế toán Một liên dùng để thanh toán Ví dụ minh hoạ về quá trình nhập nguyên vật liệu tại công ty: Mua sợi bông Ne Cotton của công ty Dệt 19/5, hoá đơn nhận được từ bên bán như sau: Mẫu số 01 GTKT-3LL CV/01-B No: 009317 Hoá đơn ( gtgt) Liên2 : Giao cho khách hàng Ngày 14 tháng 2 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt 19/5 Địa chỉ : 203 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội Mã số thuế : Họ tên người mua : Công ty dệt Minh Khai Địa chỉ : 243 Minh Khai - Hà nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 01 00100350-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Sợi bông Ne Cotton 20/1 kg 20.970 19.229 403.232.130 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT : 10 % Tổng tiền thanh toán 403.232.130 40.323.213 443.555.343 Số tiền bằng chữ: Bốn trăm bốn mươi ba triệu năm trăm năm mươi nhăm nghìn ba trăm bốn mươi ba đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký , họ tên ) ( Ký , họ tên ) ( Ký , họ tên ) Công ty dệt Minh Khai Biên bản kiểm nghiệm Biểu thí nghiệm độ bền và độ co dãn với chiều dài sợi 500mm Loại sợi : Ne Cotton 20/1 Màu sắc : Mộc Xuất xứ : Công ty dệt 19/5 Số mẫu Lần đo 1 2 3 4 5 Pd (kg) % Pd (kg) % Pd (kg) % Pd (Kg) % Pd (kg) % 1 360 65 360 65 320 65 340 70 360 70 2 290 60 350 70 350 70 320 65 370 75 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Cộng 5970 5690 6270 5920 6380 Độ bền bình quân : 3629 + 40 = 3429 Độ dãn bình quân : 6,8% Hồi ẩm bình quân : Tỷ lệ không đều độ bền : 13,9% Đạt yêu cầu : Đạt Phòng kế toán Thí nghiệm viên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Mẫu số 01-VT Địa chỉ : 243 Minh khai - HN Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 2001 Của bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Ngày 6 tháng 2 năm 2003 Số: ……. Nợ: TK152 Có: TK331 Họ tên người giao hàng : Phòng Thị trường Theo hoá đơn số 009317 ngày 14/2/2003 của Công ty dệt 19/5 Nhập tại kho : Nguyên liệu STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ Thực nhập 1 Sợi bông Ne 20/1 kg 20.970 20.970 19.229 403.232.130 Cộng 403.232.130 Nhập ngày 14 tháng 2 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.2. Thủ tục xuất kho vật liệu: Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu, căn cứ lệnh xuất vật liệu của phòng kế hoạch lập, thủ kho viết phiếu xuất kho vật liệu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu tại kho Một liên gửi phòng kế toán Một liên giao cho đơn vị nhận. Hàng tháng, thủ kho mang chứng từ của mình lên phòng Tài vụ để đối chiếu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho và ký nhận vào thẻ kho Ta có thể lấy ví dụ thực tế của Công ty quý I/2003 để minh hoạ cho thủ tục xuất kho. Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Phiếu lĩnh nguyên vật liệu Tên phân xưởng: Dệt thoi Phiếu số: ………. Ngày … tháng 02 năm 2003 Định mức cấp phát Sợi để dệt khăn mộc Chủng loại Quy cách Số lượng Sợi bông Ne Cotton 20/1 56.000 kg Phòng kế hoạch thị trường (Ký, đóng dấu) Phần giao nhận Chủng loại Quy cách Số lượng Sợi bông Ne Cotton 20/1 30.500 kg Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Mẫu số 02-VT Địa chỉ : 243 Minh khai – HN Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính Số: …. Phiếu xuất kho Ngày 17 tháng 2 năm 2003 Nợ: TK627 Có: TK152 Họ tên người nhận hàng : Thuỷ Đơn vị : Bộ phận chuẩn bị phân xưởng dệt thoi Lý do xuất kho : Sản xuất Xuất tại kho : Nguyên liệu Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Y/cầu Thực xuất 1 Sợi bông Ne Cotton 20/1 Kg 30.500 Cộng Nhập ngày 17 tháng 2 năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán, nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu về cả số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, phòng tài vụ của công ty hiện nay đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này giúp dễ dàng thực hiện công việc kiểm tra, đối chiếu cũng như phát hiện sai sót trong quá trình ghi chép, giám sát chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị. Tại Công ty, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Bảng kê nhập Bảng kê xuất Nội dung kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty được tiến hành theo trình tự: Bảng kê nhập Chứng từ nhập Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T Sổ chi tiết vật tư Chứng từ xuất Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu ở kho, thủ kho sử dụng mẫu thẻ kho theo quy định để ghi chép tình hình nhập - xuất – tồn của nguyên vật liệu.Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại nguyên vật liệu để thuận tiện trong công việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu và xử lý. Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập xuất kho nguyên vật liệu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho cần thực hiện kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ rồi đối chiếu số vật liệu thực nhập hay thực xuất, sau đó ghi số thực nhập, thực xuất vào phiếu nhập, phiếu xuất và thẻ kho. Thủ kho sắp xếp riêng các chứng từ này cho từng loại vật liệu, cứ khoảng 5-10 ngày, thủ kho chuyển những chứng từ này lên phòng kế toán. Lấy ví dụ thực tế tình hình nhập xuất kho vật liệu của công ty: Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Mẫu số 06 -VT Tên kho: Thẻ kho (Trích) Ngày lập thẻ : ……………… Tờ số : 10 Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư: Sợi bông NE Cotton 20/1 Đơn vị tính : kg Mã số : 20 STT Chứng từ Diễn giải Ngày X - N Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 2 15.400 ……. 14/2 Nhập kho 10 20.970 … …. …… ….. ..... … 17/2 Xuất PX dệt thoi 17/2 30.500 ….. … …. ……… ….. …. … …. …… …. ….. Cộng cuối tháng 50.970 55.900 Tồn cuối tháng 2 10.470 Tại phòng kế toán: định kỳ kế toán nguyên vật liệu nhận được chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên và tiến hành phân loại các chứng từ, sau đó tiến hành phân loại theo đối tượng sử dụng (đối với chứng từ xuất) và theo hình thức thanh toán (đối với chứng từ nhập). Kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi ký vào thẻ kho nếu chính xác và hợp lý. Kế toán căn cứ vào chứng từ nhận được để ghi vào sổ chi tiết Nguyên vật liệu. Mỗi một sổ chi tiết theo dõi từng nhóm, loại vật liệu bao gồm: Sổ chi tiết nguyên vật liệu chính: theo dõi TK1521 Sổ chi tiết nguyên vật liệu phụ: theo dõi TK1522 Sổ chi tiết nhiên liệu: theo dõi TK1523 Sổ chi tiết phụ tùng thay thế: theo dõi TK1524 Sổ chi tiết nguyên vật liệu khác và thiết bị XDCB: theo dõi TK1525 Trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, mỗi một thứ vật liệu được mở trên một sổ hay một vài trang sổ tuỳ thuộc vào khối lượng và số lần nhập xuất nguyên vật liệu trong kỳ nhiều hay ít. Ta hãy theo dõi số liệu của công ty quý I năm 2003 như sau: Tồn đầu kỳ = tồn cuối kỳ trước. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán ghi số lượng và số tiền vào cột nhập, xuất. Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ – xuất trong kỳ Doanh nghiệp: Công ty dệt Minh Khai Bảng kê nhập nguyên vật liệu Tháng 2 năm 2003 STT Chứng từ Diễn giải Giá thực tế Số lượng Số tiền SH NT Nguyên VL chính -- 483.361,6 5.235.796.337 10/2 Sợi bông Ne 20/2 – NM 19/5 30.045 3.400 102.153.000 14/2 Sợi bông Ne Cotton 20/1 – Cty 8/3 19.229 20.970 403.232.130 …. ….. …. …. ….. Cacbonat 5.000 10.000 50.000.000 …. ….. …. …. ….. Nhiên liệu 208.195,4 789.259.190 7/2 Than 2.350 5.900 13.865.000 12/2 Dầu máy 15.150 348 5.272.200 …. ….. …. …. ….. Phụ tùng thay thế 10.750 139.937.500 17/2 Thoi 5.590 450 2.515.500 …. …. …. ….. Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Bảng kê xuất nguyên vật liệu Tháng 2 năm 2003 TK Có TK Nợ TK 1521 TK 1522 TK1523 TK 1524 TK 1525 TK621 6.468.619.515 545.329.715 446.528.040 294.694.892 ….. ….. ….. …… ….. TK 627 61.096.120 619.800 9.066 …. ….. ….. ….. TK 642 10.902.945 …. ….. Cộng 6.468.619.515 617.328.780 446.528.040 259.315.692 9.066 Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tháng 2 năm 2003 Tên vật liệu (dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá): Sợi bông Ne Cotton 20/1 Đơn vị tính: kg Quy cách phẩm chất: Mã số: 20 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đ.giá Nhập Xuất Tồn NT SH Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền N X Tồn đầu quý 15.400 6/2 Nhập NVL 30.500 10/2 Xuất PX dệt thoi 15.400 14/2 Nhập NVL 20.970 17/2 Xuất PX dệt thoi 30.500 …. ……. …. … Cộng 50.970 55.900 20.970 Người lập sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối quý kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết phải khớp. 4.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Hàng ngày, cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán đồng thời phải sử dụng các tài khoản thích hợp để phản ánh, kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên vật liệu. Từ đó góp phần cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp làm cơ sở để lập các báo cáo kế toán. Để thuận tiện cho việc hạch toán nhập – xuất nguyên vật liệu, Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán và hình thức kế toán Công ty đang áp dụng hiện nay là nhật ký chứng từ Các TK sử dụng trong công tác hạch toán tại công ty: TK152: Nguyên vật liệu TK331: Phải trả người bán TK141: Tạm ứng TK111: Tiền mặt TK112: Tiền gửi TK133: Thuế GTGT được khấu trừ *Hạch toán các nghiệp vụ nhập vật liệu: Khi nhận được chứng từ nhập nguyên vật liệu, kế toán thực hiện ngay trên phiếu nhập. Đối với nguyên vật liệu Công ty mua chịu của đơn vị tính thuế theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi Nợ TK152: giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK133: thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK331: tổng số tiền thanh toán Ví dụ: Ngày 14/1/03 phiếu nhập kho số 08 nhập chỉ của Công ty Coats Toatal Phong Phú theo hoá đơn số 000334 với số lượng 200, số tiền 3.106. 800, thuế GTGT 310.680, tổng số tiền thanh toán 3.417.480. Kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK152: 3.106.800 Nợ TK133: 310.680 Có TK331: 3.417.480 Khi Công ty thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hay TGNH, kế toán ghi Nợ TK111 (112) Có TK331 Đối với nguyên vật liệu mua trả ngay bằng tiền mặt hay TGNH, kế toán căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để hạch toán Ví dụ: phiếu chi số 17 ngày 15/1/03 mua chỉ màu của Nhà máy chỉ khâu Hà Nội số lượng 400, số tiền 3.018.400, thuế GTGT 301.840, tổng số tiền thanh toán 3.320.240 đã trả bằng tiền mặt. Nợ TK152: 3.018.400 Nợ TK133: 301.840 Có TK111: 3.320.240 Giấy báo nợ của ngân hàng, dùng TGNH để mua nguyên vật liệu, mua 3400 kg sợi bông Ne Cotton số tiền 102.153.000, thuế GTGT 10.215.300, tổng số tiền thanh toán 112.368.300, kế toán ghi Nợ TK152: 102.153.000 Nợ TK133: 10.215.300 Có TK112: 112.368.300 Đối với mua nguyên vật liệu dùng tiền tạm ứng Theo hoá đơn số 03345 nhập vật tư tại kho hoá chất, nhập Cacbonat số lượng 2200 kg, số tiền 11.000.000, thuế GTGT 1.100.000, tổng số tiền thanh toán 12.100.000, kế toán ghi Nợ TK152: 11.000.000 Nợ TK133: 1.100.000 Có TK141: 12.100.000 Khi thanh toán với người bán, nếu được hưởng triết khấu, giảm giá thì Công ty trừ luôn vào số phải thanh toán với khách hàng, hay nếu đã thanh toán rồi mới được hưởng thì kế toán hạch toán Nợ TK111 Có TK152 Nếu Công ty được hưởng triết khấu do thanh toán trước tiền, kế toán ghi Nợ TK331 Có TK152 Nếu trong trường hợp Công ty ứng trước tiền hàng cho đơn vị bán, kế toán ghi Nợ TK331 Có TK111, 112 *Hạch toán các nghiệp vụ xuất vật liệu Tại Công ty dệt Minh Khai, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ sản xuất quá trình sản xuất. Do đó kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng. Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, kế toán sẽ căn cứ vào việc xuất cho bộ phận nào để hạch toán cho đúng đối tượng đó. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK152: Nguyên vật liệu TK621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK627: Chi phí sản xuất chung TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Ví dụ về tình hình thực tế tại công ty: Ngày 9/1 xuất sợi cho phân xưởng dệt thoi phiếu xuất kho số 12 trị giá 81.290.600, kế toán ghi: Nợ TK621: 81.290.600 Có TK152: 81.290.600 Ngày 5/2 xuất thoi cho phân xưởng dệt thoi trị giá 370.000, kế toán ghi: Nợ TK627: 370.000 Có TK152 (1524): 370.000 Ngày 17/3 xuất sổ sách và một số văn phòng phẩm phục vụ công tác quản lý trị giá 300.000, kế toán ghi: Nợ TK642: 300.000 Có TK152 (1523): 300.000 Từ các sổ chi tiết cho từng loại vật liệu, kế toán lập sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn. Mỗi một dòng sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn theo dõi một loại nguyên vật liệu. Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu Tháng 2 năm 2003 Diễn giải Tồn kho đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất kho trong kỳ Tồn kho cuối kỳ SL ST SL ST SL ST SL ST TK 152 4.011.419.829 7.047.718.026 7.827.791.027 3.231.346.828 TK1521 183.053,4 3.502.177.637 483.361,6 5.253796.337 216.178,5 6.468.619.515 120.556,5 2.287.354.459 …. …. ….. …. ….. …. ….. …. ….. TK1522 175.040,4 434.100.192 356.500 944.725.000 424.678,4 617.328.780 106.862 761.496.412 …. …. ….. …. ….. …. ….. …. ….. TK1523 19.570 45.989.500 208.195,4 489.259.189 190.011,9 446.528.040 37.753,5 88.720.649 …. …. ….. …. ….. …. ….. …. ….. TK1524 8.970 29.152.500 110.750 359.937.500 90.875 295.314.692 28.845 93.775.308 …. …. ….. …. ….. …. ….. …. ….. Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu (TK152) Tháng 2 năm 2003 TT Chỉ tiêu TK152 Cộng TK152 TK1521 TK1522 TK1523 TK1524 1 I. Số dư đầu tháng 3.502.177.637 434.100.192 45.989.500 29.152.500 4.011.419.829 2 II. Số phát sinh trong tháng 5.253.796.337 944.725.000 489.529.189 359.937.500 7.047.718.026 3 Từ NKCT số 1 (ghi Có TK111) 420.390.000 289.568.400 98.058.000 20.536.500 839.662.900 4 Từ NKCT số 2 (ghi Có TK112) 2.170.908.789 320.649.720 245.658.900 131.578.900 3.056.783.970 5 Từ NKCT số 5 (ghi Có TK331) 1.178.458.200 278.467.190 49.937.570 121.765.150 1.700.859.460 6 Từ NKCT số 7 (ghi Có TK154) 300.701.500 20.027.980 43.513.540 69.920.810 583.493.717 7 Từ NKCT khác 8 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I + II) 8.579.608.067 1.378.825.192 535.248.689 389.090.000 11.059.137.855 9 IV. Hệ số chênh lệch 10 V. Xuất dùng trong tháng 6.486.619.515 617.328.780 446.528.040 295.314.692 7.827.791.027 11 VI. Tồn kho cuối tháng (III - V) 2.287.354.459 761.496.412 88.720.649 93.775.308 3.231.346.828 Ngày … tháng 2 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty dệt 19/5 Tháng 2/2003 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đâu kỳ 237.540.650 … ….. … ….. … ….. … ….. 14/2 Nhập NVL 152 403.332.130 133 40.332.130 … ….. 27/2 Thanh toán tiền 112 343.320.843 … ….. … ….. … ….. … ….. Cộng 1.325.785.900 1.512.879.635 Số dư cuối kỳ 424.634.358 Ngày … tháng ….năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK331 – Phải trả người bán Tháng 2/2003 TT Tên đơn vị bán hàng Số dư đầu kỳ Ghi Có TK331-Nợ các TK Ghi Nợ TK331-Thanh toán Số dư cuối kỳ Nợ Có 152 Cộng Có 331 111 112 Cộng nợ 331 Nợ Có 1 Cty dệt 8/3 370.456.054 907.242.900 907.242.900 285.758.800 470.567.821 756.326.621 521.372.333 2 Cty dệt 19/5 237.540.650 1.512.879.635 1.512.879.635 40.802.760 1.325.785.900 1.366.588.660 383.831.265 3 Cty BTM 000 71.620.000 71.620.000 11.120.000 60.500.000 71.620.000 000 … … …. ….. …… …… …… ….. …… Cộng 959.579.690 2.700.859.460 1.700.859.460 956.841.500 1.790.147.390 2.748.988.890 911.450.260 Đã ghi sổ Cái ngày … tháng 2 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký, họ và tên) (ký, họ và tên) (ký, họ và tên) Đơn vị: Công ty dệt Minh Khai Nhật ký - chứng từ số 2 Tháng 2 năm 2003 Ghi có TK112 “Tiền gửi ngân hàng” TT NT Ghi Có TK112, Ghi Nợ các TK Cộng Có TK112 TK111 TK152 TK153 TK211 TK331 ….. TK627 TK642 1 4 2.059.589.670 511.459.610 …. 2.764.939.783 2 7 894.790.000 894.790.000 3 13 213.490.750 40.358.450 …. 507.962 2.654.793.812 4 17 110.500 110.500 5 20 …. 256.897.350 6 25 310.086.862 …. 1.062.162 1.270.606.074 7 27 783.703.550 590991.104 554.200 2.453.835.104 8 28 1.755.210.000 30.240.388 …. 3.149.967.683 Cộng 2.650.000.000 3.056.783.970 110.500 70.598.838 503.977.365 …. 1.062.162 1.062.162 10.445.937.306 Đã ghi sổ Cái ngày … tháng … năm 2003 Ngày … tháng 02 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ cáI TK 152 Năm 2003 Số dư đầu kỳ Nợ Có 450.839.517 Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ….. Tháng 12 - TK 111 – NKCT số 1 839.662.900 - TK 112 – NKCT số 2 3.056.783.970 - TK 331 – NKCT số 5 1.700.859.460 - ….. ……. Cộng số phát sinh Nợ 6.047.718.126 Cộng số phát sinh Có 7.827.791.027 Số dư cuối tháng Nợ Có 4.011.419.729 3.231.346.828 Sổ cáI TK 331 Năm 2003 Số dư đầu kỳ Nợ Có 254.637.500 Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ….. Tháng 12 - TK 111 – NKCT số 1 1.159.841.500 - TK 112 – NKCT số 2 1.590.147.390 Cộng số phát sinh Nợ 2.749.988.890 Cộng số phát sinh Có 1.701.355.350 Số dư cuối tháng Nợ Có 959.579.690 910.946.150 IIi. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt minh Khai Nhận xét về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt Minh Khai Với bề dày hơn 30 năm xây dựng và phát triển có thể nói Công ty dệt Minh Khai là một trong những đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực dệt phục vụ trong nước và xuất khẩu và sản phẩm của Công ty đã tạo được uy tín với khách hàng trong nước và quốc tế. Trong điều kiện nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế hạch toán tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước. Công ty đã gặp không ít khó khăn thử thách trong khi đó lại phải cạnh tranh với nhiều đơn vị kinh doanh khác. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét đến cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp từ tổ chức, kỹ thuật, quản lý… Song, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất dệt, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những vấn đề trọng tâm hàng đầu cần được các doanh nghiệp sản xuất quan tâm lưu ý và có biện pháp thích hợp để đẩy mạnh. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đạt được những thành tựu đáng kể. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty, em nhận thấy công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu có một số ưu điểm nổi bật sau: Công ty đang áp dụng việc hạch toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ” rất phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất của Công ty. Công tác hạch toán từ khâu thành lập chứng từ đến ghi sổ đã đi vào nề nếp, đảm bảo được tính chính xác, rõ ràng và đúng với chế độ kế toán hiện hành. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, việc này vừa thuận tiện cho công tác hạch toán vật liệu tại phòng kế toán, vừa giảm nhẹ công việc cho thủ kho (vì chỉ cần theo dõi mặt số lượng). Do vậy, việc áp dụng phương pháp thẻ song song tại Công ty là rất hợp lý. Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu hiện nay do bộ phận cung tiêu thuộc phòng kế hoạch thị trường đảm nhiệm, với đội ngũ cán bộ tiếp liệu hoạt bát, nhanh nhẹn trong việc nắm bắt giá cả nguyên vật liệu trên thị trường và trong công tác tìm nguồn cũng như thu mua vật liệu, đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh cuả Công ty. Khâu tổ chức bảo quản nguyên vật liệu luôn được Công ty quan tâm. Nguyên vật liệu nhập kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho việc cung cấp sử dụng. Hệ thống nhà kho được bố trí khá hợp lý và có phương án bảo bệ cũng như bảo quản nguyên vật liệu thích hợp. Khâu sử dụng nguyên vật liệu của Công ty cũng tương đối hợp lý. Công ty đã xây dựng được định mức sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ và là cơ sở để phấn đấu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Trên đây là một số ưu điểm nổi bật trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty dệt Minh Khai. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên còn tồn tại một số mặt hạn chế mà qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty em nhận thấy cần phải khắc phục như sau: Việc phân công cán bộ kế toán như của Công ty hiện nay là tương đối phù hợp với khả năng chuyên môn của từng người. Tuy vậy, việc phân công kế toán nguyên vật liệu kiêm thủ quỹ là chưa hợp lý vì sẽ làm giảm tính chặt chẽ trong công tác kế toán và hạn chế công tác kiểm tra kế toán.. Thực tế tại Công ty, vật liệu được đánh giá theo giá thực tế, cách đánh giá này có ưu điểm là giảm bớt khối lượng công việc cho phòng kế toán nhưng lại có nhược điểm là không đáp ứng được yêu cầu thường xuyên kịp thời của kế toán. Đối với vật liệu xuất kho, kế toán sử dụng đơn giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Công việc này chỉ được thực hiện vào cuối tháng, sau khi tổng hợp được giá vật liệu nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ, còn hàng ngày khi xuất kho vật liệu, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, không xác định giá vật liệu xuất kho. Do đặc điểm vật liệu của Công ty là nhiều chủng loại, vật liệu nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, vậy mà kế toán lại không theo dõi về mặt giá trị. Như vậy, chức năng kế toán là giám đốc bằng đồng tiền chưa được thực hiện. Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty có nhiều loại nên Công ty đã căn cứ vào vai trò của nguyên vật liệu để phân chia thành: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ …. Việc phân chia như vậy là rất hợp lý xong chưa thật chi tiết và khoa học. Hiện nay phòng kế toán chỉ có một chiếc máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán. Đây là nhược điểm của hầu hết các doanh nghiệp nhà nước cần sớm được khắc phục. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty dệt Minh Khai. Bên cạnh những ưu điểm, công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty còn những mặt hạn chế nhất định. Qua thời gian thực tập tại Công ty em đã học hỏi được nhiều điều và thấy rằng năng lực của mình còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn còn ít. Tuy nhiên em cũng mạnh dạn đưa ra một số ý kiến mang tính tham khảo góp phần nhỏ bé đưa ra phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty dệt Minh Khai. Hiện nay kế toán nguyên vật liệu đang kiêm công tác thủ quỹ, như vậy là không chặt chẽ trong công tác kế toán. Do vậy để đảm bảo tổ chức công tác kế toán phù hợp với chính sách, chế độ, các văn bản pháp quy của Nhà nước, đảm bảo hệ thống kế toán hiệu quả, đảm bảo nguyên tắc tự kiểm soát trong nội bộ hệ thống kế toán và từ bên ngoài, Công ty cần bố trí lại cán bộ thủ quỹ. Cán bộ thủ quỹ chỉ nên đảm nhận việc theo dõi tình hình biến động quỹ tiền mặt trong Công ty mà không nên đảm nhận thêm các nhiệm vụ kế toán khác. Công ty cần hoàn thiện phương pháp tính giá nguyên vật liệu. Do đó, đối với kế toán vật liệu xuất kho, theo em nên sử dụng giá trị thực tế bình quân nhập và tồn đến thời điểm xuất kho vật liệu. Sử dụng công thức: Đơn giá = Gtt NVL tồn đầu kỳ + Gtt NVL nhập đến ngày xuất bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập đến ngày xuất Gtt NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân Công thức này được tính ngay vào thời điểm xuất vật liệu trong tháng không phải chờ đến cuối tháng. Việc vận dụng cách đánh giá này sẽ làm tăng khối lượng công việc cho kế toán. Nhưng do Công ty có máy vi tính trợ giúp trong công việc ghi chép, lưu trữ, tính toán nên áp dụng phương pháp trên là cần thiết, phù hợp với đặc điểm hạch toán vật liệu của Công ty. Việc phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cần hoàn thiện hơn nữa nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi và quản lý nguyên vật liệu. Công ty hiện nay chưa có sổ danh điểm cho các loại nguyên vật liệu. Để công tác quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, dễ đối chiếu và kiểm tra, tránh nhầm lẫn các loại vật liệu, giúp cơ giới hoá công tác tính toán vào máy vi tính. Sổ danh điểm có thể được lập như sau: Sổ danh điểm nguyên vật liệu TK1521: Nguyên vật liệu chính Nhóm Danh điểm Tên vật liệu Quy cách Đơn vị tính 1521.1 Sợi bông Kg 1521.1.1 Sợi bông Ne Cotton 20/1 Kg 1521.1.2 Sợi bông Ne Cotton 20/2 Kg ….. …… …. 1521.2 Chỉ Cuộn 1521.2.1 Chỉ mộc 5000 m Cuộn 1521.2.2 Chỉ trắng 5000 m Cuộn 1524.2.3 Chi mầu 2500 m Cuộn ….. ….. …. …. ….. ….. ….. Công ty cần nâng cao trình độ vi tính cho các cán bộ kế toán để có hiệu quả kinh tế cao. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các chương trình phần mềm vi tính phục vụ cho công tác kế toán. Công ty cần áp dụng kế toán máy tạo điều kiện cho việc tính toán, đáp ứng nhu cầu về thông tin nhanh, chính xác và đa dạng của doanh nghiệp. Kết luận Qua thời gian thực tập tại Công ty dệt Minh Khai, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu có tác dụng to lớn góp phần to lớn trong công tác quản lý kinh tế. Quản lý tốt nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả sẽ góp phần quan trọng trong việc giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Công ty. Hạch toán nguyên vật liệu tốt sẽ giúp cho cho lãnh đạo Công ty nắm bắt được được tình hình thực tế, chỉ đạo sản xuất có hiệu quả, từ đó có kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu. Sau thời gian thực tập tại Công ty, em đã nhận thức được lý luận gắn liền với thực tế, cần phải biết vận dụng linh hoạt những lý thuyết đã học cho phù hợp với thực tế để nâng cao năng suất lao động. Để một số doanh nghiệp sản xuất đứng vững và hoạt động hiệu quả trên thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay có sự góp phần không nhỏ của công tác hạch toán nguyên vật liệu. Những ý kiến, kiến nghị dưới góc nhìn của một sinh viên kế toán còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên không thể tránh khỏi những thiết sót. Do vậy em rất mong muốn và xin tiếp thu ý kiến đóng góp bổ sung của các thầy cô trong trường để hoàn thiện hơn những kiến thức kế toán em đã được học. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô Phạm Thị Thuỷ cũng như các cô chú phòng Kế hoạch – Thị trường, phòng Tài vụ và các phòng ban khác đã tận tình hướng dẫn giúp em hoàn thành đề án môn học của mình. Mục lục Lời Mở Đầu 1 Phần Thứ Nhất- Cơ sở lý luận về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2 I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL tại các doanh nghiệp sản xuất 2 1. Vị trí, đặc điểm của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất 2 1.1. Khái niệm 2 1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu 2 1.3. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 2 2. Phân loại nguyên vật liệu 3 3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 4 4. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán trong công tác quản lý NVL 5 4.1. Vai trò của kế toán 5 4.2. Nhiệm vụ của kế toán 6 II. Đánh giá NVL trong doanh nghiệp sản xuất 7 1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho 8 2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho 8 2.1. Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ 8 2.2. Tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân 9 2.3. Tính theo phương pháp nhập trước – xuất trước 10 2.4. Tính theo phương pháp nhập sau – xuất trước 10 2.5. Tính theo phương pháp trực tiếp 10 2.6. Tính theo phương pháp giá hạch toán 10 III. Phương pháp hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất 11 1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 11 1.1. Phương pháp thẻ song song 12 1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 12 1.3. Phương pháp sổ số dư 13 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 14 2.1. Hạch toán theo NVL phương pháp kê khai thường xuyên 14 2.1.1. Hạch toán tăng nguyên vật liệu 14 2.1.2. Hạch toán giảm nguyên vật liệu 19 2.2. Hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 20 3. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán NVL 22 Phần Thứ Hai – Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty dệt Minh Khai 24 I. Khái quát chung về Công ty dệt Minh Khai 24 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty dệt Minh Khai 24 2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý tại Công ty 25 2.1. Đặc điểm sản phẩm dịch vụ của Công ty dệt Minh Khai 25 2.2. Phương thức sản xuất kinh doanh của Công ty dệt Minh Khai 26 2.3. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua 27 2.4. Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 29 2.5. Cơ cấu tổ chức hoạt động của Công ty dệt Minh Khai 32 3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty 33 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty dệt Minh Khai 34 4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán 34 4.2. Đăc điểm hệ thống sổ kế toán 36 II. Thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty dệt Minh Khai 36 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty dệt Minh Khai 36 2. Phân loại nguyên vật liệu 37 3. Đánh giá nguyên vật liệu 38 4. Kế toán nguyên vật liệu 39 4.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 39 4.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 43 4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 45 4.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 52 III. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty dệt minh khai 61 1. Nhận xét về công tác quản lý và hạch toán NVL tại Công ty 61 2. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty dệt Minh Khai 63 Kết luận 65