Chuyên đề Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Lời mở đầu Bước sang nền kinh tế thị trường với nhiều sự đổi mới ,nền kinh tế Việt nam đã có những biến đổi cơ bản, không chỉ tạo ra nhiều cơ hội phát triển mà còn đặt ra rất nhiều khó khăn thách thức cho các doanh nghiệp. Một trong những khó khăn đó là sự yếu kém trong việc sử dụng các yếu tố đầu vào nói chung và yếu tố nguyên vật liệu nói riêng ở các doanh nghiệp. Yếu tố nguyên vật liệu không chỉ chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất mà còn là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng của sản phẩm. Vì vậy, để thành công, doanh nghiệp không thể không chú trọng đến quá trình hạch toán nguyên vật liệu. Nhận thức từ vấn đề trên , bài viết muốn cung cấp một cái nhìn cụ thể hơn về thực trạng hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp. Được sự giúp đỡ tận tình của các thầy, cô giáo lớp kế toán trưởng, em đã nghiên cứu đề tài “Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp “ Đề tài gồm có các phần sau : Phần I: Lí luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Phần II: Thực trạng và những ý kiến đề xuất về công tác kế toán. Do thời gian nghiên cứu có hạn và mới được làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, bài viết này còn nhiều sai sót, rất mong sự cảm thông, giứp đỡ của các thầy, cô. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I : Lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.Một số khái quát về kế toán NVL 1.1.Khái niệm. Nguyên liệu,vật liệu là yếu tố cơ bản thuộc nguồn vốn dự trữ của doanh nghiệp. Nó là một trong những yếu tố đầu vào cần thiết cho mọi quá trình sản xuất kinh doanh. Trên phương diện kế toán, khái niệm này được hiểu như sau : NVL là những đối tượng lao động được biểu hiện dưới dạng lao động vật hoá, như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo; bông trong trong doanh nghiệp dệt; da trong doanh nghiệp đóng giày; vải trong doanh nghiệp may mặc. Đặc điểm: NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào sản xuất, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, NVL chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy, tốc độ chu chuyển của chúng thường rất nhanh. 1.2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Theo những tiêu thức khác nhau VNL được phân thành những loại khác nhau. Theo vị trí tác dụng của NVL đối với quá trình sản xuất_ kinh doanh có thể phân thành các loại như sau: Nguyên vật liệu chính: là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với NVL chính làm thay đổi mầu sắc, hình dáng bên ngoài sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi. Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất- kinh doanh nó toả ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất- kinh doanh như than củi, xăng dầu. Phụ tùng thay thế: là các bộ phận chi tiết máy móc thiết bị doanh nghiệp mua vào phục vụ cho sửa chữa tài sản cố định. Phế liệu: là những vật liệu thu hồi được do sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất, do thanh lý tài sản cố định và các nguyên nhân khác trong quá trình sản xuất- kinh doanh. Các loại vật liệu khác : là những loại vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số ngành sản xuất- kinh doanh. Theo nguồn nhập nguyên vật liệu. NVL mua vào NVL tự sản xuất, gia công chế biến. NVL nhận vốn góp liên doanh. NVL được cấp. NVL được biếu tặng, viện trợ không hoàn lại. NVL dôi thừa tự nhiên. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành trị giá NVL phải được phản ánh theo giá thực tế và nhập giá nào xuất ra theo giá đó. Trị giá thực tế của NVL được tính theo từng nguồn nhập và mục đích sử dụng * Trường hợp NVL mua vào sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế. Giá thực tế của NVL Giá mua NVL chưa có thuế VAT Chi phí khâu mua chưa có thuế VAT = + Trường hợp NVL mua vào sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế VAT. Giá thực tế của NVL Chi phí khâu mua theo giá thanh toán + = Giá mua NVL theo giá thanh toán Trường hợp NVL được cấp : Giá thực tế của NVL Giá ghi trên hoá đơn của bên cấp = Trường hợp NVL tự sản xuất, gia công: Giá thực tế của NVL Giá thành thực tế = NVL nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế của NVL Kết quả đánh giá của HĐQT và sự thoả thuận giữa các bên liên doanh = NVL được viện trợ không hoàn lại, được biếu tặng : Giá thực tế của NVL Giá mua trên thị trường của NVL cùng loại = 2. Nội dung tổ chức hạch toán NVL. 2.1.Tổ chức chứng từ ban đầu Quá trình hạch toán NVL phản ánh các nghiệp vụ Nhập-Xuất-Tồn. Do vậy, để tránh nhầm lẫn, sai sót phải thực hiện tổ chức chứng từ một cách có hệ thống. Có nghĩa là thiết lập mối quan hệ giữa lập chứng từ và luân chuyển chứng từ theo các bước thủ tục quy định nhằm đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ Hàng ngày căn cứ vào giấy báo nhận hàng khi hàng về đến nơi có thể lập ban kiểm tra để kiểm nghiệm vật tư nhập kho cả về số lượng và chất lượng. Trong trường hợp hàng nhập kho thừa thiếu so với hoá đơn, thủ kho phải báo cáo ngay cho bộ phận cung ứng và người giao hàng để lập “ Biên bản kiểm nghiệm “, bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho “ trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng. Thủ kho sẽ kiểm tra số lượng thực nhập và phiếu nhập kho. Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. Ngoài các chứng từ bắt buộc các doanh nghiệp phải lựa chọn hoặc nếu cần bổ sung hoàn chỉnh cho phù hợp với các chứng từ hướng dẫn của nhà nước. Đồng thời phải xây dựng và đưa vào áp dụng hệ thống các chứng từ phục vụ cho việc hạch toán nội bộ. Các chứng từ thường được sử dụng để hạch toán NVL tại doanh nghiệp, bao gồm : Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Hoá đơn ( GTGT ) Hoá đơn cước vận chuyển Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (phiếu xuất kho mẫu 02-VT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mẫu 03-VT, phiếu xuất kho theo hạn mức mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT) Thẻ kho ( mẫu 06-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) 2.2. Hạch toán chi toán chi tiết Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật sau đây: 2.2.1 Phương pháp thẻ song song Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ 2.2.1 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng Ghi chú: 2.2.2. phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng Ghi chú: Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sơ đồ 2.2.2 2.2.3. Phương pháp số dư Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng Ghi chú: Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sơ đồ 2.2.3 2.3. Hạch toán tổng hợp NVL Hiện nay có hai phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX); phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Tuỳ theo đặc điểm quy mô cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn một trong hai phương pháp trên. 2.3.1 Hạch toán NVL theo phương pháp KKTX Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có tính chất hệ thống tình hình Nhập-Xuất-Tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp này thì tài khoản tài khoản NVL (TK 152) được dùng để phản ánh số hiện có của tình hình tăng giảm vật tư. Vì vậy NVL trên sổ kế toán có thể xác định bất kỳ thời điểm nào trong kỳ. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu thực tế vật tư so sánh, đối chiếu với vật tư trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, tồn kho thực tế luôn bằng tồn kho trên sổ sách kế toán nếu, có chênh lệch thì phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Tài khoản sử dụng -TK 152-Nguyên vật liệu : Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại NVL theo giá thực tế. Tài khoản này có thể mở chi tiết theo từng nhóm, từng loại, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. -TK 151- Hàng mua đi đường : Tài khoản này được dùng để theo dõi các loại NVL ... mà doanh nghiệp đã mua hoặc chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho . Ngoài các tài khoản trên thì kế toán còn sử dụng một số TK khác như : TK331,TK 311, TK 111, TK 112, TK 133, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642 ,... Sơ đồ 2.3.1 TK 111,112, 331 TK 152 TK 621,627,... (1.1) (1) (9) TK 133(1331) (2) (1.2) (2.2) (2.1) TK 151 TK 241 (3) (10) TK 411 TK 128, 222 (4) (11) TK 333 TK 412 (5) (12) (13) TK 338, 721 TK 138, 821 (6) (14) TK 154 (7) (8) Trình tự hạch toán tổng hợp tình hình Nhập-Xuất NVL theo phương pháp KKTX (1) Tổng giá thanh toán NVL mua ngoài nhập kho Giá trị NVL nhập kho Thuế GTGT đầu vào ( nếu có ) (2) Tổng chiết khấu giảm giá, hàng bán trả lại được nhà cung cấp chấp nhận (2.1) Giá trị NVL được chiết khấu, giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp (2.2) Thuế GTGT của phần NVL giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp (nếu có ) (3) Nhập kho NVL đi đường kỳ trước (4) Nhận cấp phát tặng thưởng, góp vốn liên doanh bằng NVL (5) Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập kho (6) Vật tư thừa khi kiểm kê (7) NVL thuê ngoài ra công chế biến nhập kho (8) NVL xuất kho thuê ngoài ra công (9) Xuất kho NVL dùng cho sản xuất kinh doanh (10) Xuất kho NVL dùng cho xây dựng cơ bản (11) Xuất NVL góp vốn liên doanh (12) Đánh giá giảm NVL (13) Đánh giá tăng NVL (14) Kiểm kê phát hiện thừa 2.3.2 Hạch toán tổng hợp NLV theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư hàng hoá trên sổ sách kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ. Công tác kiểm kê vật tư hàng hoá được tiến hành để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế để ghi sổ kế toán của các tài khoản tồn kho. Như vậy theo phương pháp này, kế toán tổng hợp chỉ sử dụng TK 152 vào đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Thực tế tình hình thu mua trong kỳ được hạch toán vào một tài khoản chuyên dùng là TK 611- Mua hàng. Giá trị hàng xuất kho trong kỳ được xác định theo công thức sau: Trị giá xuất Tồn đầu kỳ qua kiểm kê Trị giá nhập Tồn cuối kỳ qua kiểm kê = + - Tài khoản sử dụng : -TK 611- Mua hàng : TK này được sử dụng để phản ánh toàn bộ NVL tồn đầu kỳ, tăng trong kỳ cùng với số lượng NVL xuất dùng. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng một số tài khoản như phương pháp KKTX : TK 151, TK 111, TK112, TK331... Sơ đồ 2.3.2 Trình tự hạch toán tổng hợp nhập xuất NLV (theo phương pháp KKĐK) TK 151, 152 TK 611(6111) (1) TK 241, 627, 641, 642 (2) TK 111, 112, 331 (6) (3.1) (3) TK133(1331) (3.2) (4.1) (4) (4.2) TK 411, 412, 338, 336 TK 138, 334,412 (5) (7) Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ. Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ. Tổng giá thanh toán NVL mua ngoài nhập kho. (3.1) Giá trị NVL nhập kho. (3.2) Thuế GTGT đầu vào. (4) Tổng chiết khấu giảm giá, hàng bán trả lại được nhà cung cấp chấp nhận. (4.1) Giá trị NVL được chiết khấu, giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp. (4.2) Thuế GTGT của NVL được chiết khấu, giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp. (5) Các nghiệp vụ khác làm tăng NVL trong kỳ. (6) Xuất dùng cho các mục đích khác nhau. Các nghiệp vụ làm giảm NVL trong kỳ. 2.4.Tổ chức ghi sổ hạch toán tổng hợp NVL Việc ghi sổ kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng có 4 hình thức khác nhau : Nhật ký-Sổ cái; Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức sổ có những ưu, nhược điểm riêng. Do vậy, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình mỗi đơn vị có thể lựa chọn cho mình một hình thức sổ hợp lý. 2.4.1 Hình thức sổ Nhật ký sổ cái (NK-SC) Điều kiện áp dụng : Đối với loại hình kinh doanh đơn giản, chỉ thực hiện 1 loại dịch hoạt động và phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ có số lượng tài khoản ít, trình độ kế toán thấp, lao động kế toán chủ yếu là thủ công (bằng tay), không có nhu cầu phân công lao động kế toán Đặc điểm tổ chức sổ : Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống để vào sổ NK-SC Hệ thống sổ : Sổ kế toán tổng hợp NK-SC, sổ kế toán chi tiết vật liệu 2.4.2 Hình thức sổ Nhật ký chung (NKC) Điều kiện áp dụng :Thường sử dụng cho các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh nhỏ, có tính chất kinh doanh đơn giản, quy mô tài khoản sử dụng ít, trình dộ quản lý chưa cao, ít lao động kế toán và không có nhu cầu chuyên môn hoá giữa các phần hành. Hình thức này có thể áp dụng cho các doanh nghiệp trong điều kiện lao động thủ công hoặc trong điều kiện có sử dụng kế toán máy Đặc điểm tổ chức sổ : Các nghiệp vụ kế toán phát sinh được căn cứ voà chứng từ gốc để ghi sổ NKC theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản ) rồi ghi vào sổ cái . Hệ thống sổ : Sổ kế toán tổng hợp NKC, sổ cái TK 152, TK153, TK 151, TK611 và sổ kế toán chi tiết NVL. 2.4.3.Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ (CT-GS) Điều kiện áp dụng : Được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, trình độ quản lý và kế toán chưa cao, doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán. Đặc điểm tổ chức sổ : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào bảng tổng hợp chứng từ Nhập-Xuất kho theo thứ tự thời gian. Căn cứ vào các bảng tổng hợp để lập chứng từ ghi sổ. Sau đó, chứng từ ghi sổ lại được dùng để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các TK tương ứng. Hệ thống sổ : Sổ cái các TK 151, TK 152, TK153, Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ kế toán chi tiết NVL 2.4.4. Hình thức sổ Nhật ký-Chứng từ Điều kiện áp dụng : Các doanh nghiệp sử dụng hình thức tổ chức sổ này thường có quy mô lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao. Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhu cầu phân công chuyên môn hoá cao trong lao động kế toán giữa các phần hành. Đặc điểm tổ chức sổ : Kết hợp việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành vào các sổ chi tiết , bảng kê và các sổ NKCT . Cuối tháng dựa trên số liệu phát sinh trên các sổ NKCT kế toán tiến hành vào các sổ cái tương ứng. Hệ thống sổ : NKCT số 2, NKCT số 5, NKCT số 6, NKCT số 7, NKCT số 10, bảng kê số 3 và sổ cái các TK 151, 152 ,331... Sơ đồ 2.4.1 Quy trình hạch toánNVL theo hình sổ NK-SC, CT-GS, NKC Chứng từ Nhập-Xuất Hạch toán chi tiết Nhật ký sổ cái TK 152 Nhật ký mua hàng Lập CT-GS Sổ đăng ký CT-GS Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 152 Báo cáo (1) (2) (2) (4) (1) (1) (3) (1) (1) (4) (5) (2) (3) (6) (2) Sơ đồ 2.4.2 Quy trình hạch toánNVL theo hình sổ NK-CT Chứng từ Nhập-Xuất Sổ chi tiết TK 331 NK-CT liên quan 1,2,4,10 NK-CT số 5 Bảng kê số 3: TK 152 Bảng phân bổ NVL,CCDC số 2 Bảng kê số 4,5,6 NK-CT số 7 Ghi có TK152,153 Sổ cái TK 152 Báo cáo (1) (2) (2) (3) (7) (4) (5) (3) (4) (6) (7) (7) (8) Phần II:Thực trạng và những ý kiến đề xuất công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Đặc điểm chung của nhà máy sản xuất 1.1. Đặc điểm hệ thống tổ chức quản lý và bộ máy sản xuất của nhà máy: Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất của Công ty : Phòng vật tư Phòng marketing Phòng kế toán GIáM ĐốC Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức tiền lương Phòng đầu tư & phát triển Phòng văn thư Phân xưởng lắp ráp PHó GIáM ĐốC 1.2.Tổ chức công tác kế toán tại nhà máy Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng) Kế toán tổng hợp Kế toán Tscđ Kế Toán nvl Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế ToáN NGÂN HàNG KIÊM THủ QUỹ Kế toán tiền lương Hiện nay nhà máy đang sử dụng hình thức ghi sổ “Nhật ký chung” 2. Tổ chức kế toán vật liệu tại nhà máy 2.1. Đặc điểm kế toán vật liệu của nhà máy. Để thuận lợi cho việc quản lý ,kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho ,theo dõi và phản ánh một cách liên tục về giá trị và số lượng nhập -tồn -xuất của từng loại vật liệu trên các tài khoản phản ánh giá trị vật liệu có ở đầu kỳ , nhập xuất trong kỳ và tồn lại cuối kỳ. Nguyên vật liệu sử dụng chủ yếu của nhà máy là mua ngoài từ nhiều nguồn với phương thức khác nhau. Đối với việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho,nhà máy hiện nay đang sử dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ . Gía thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá do bên bán đưa ra hoặc do hai bên thoả thuận. Đối với việc tính giá vật liệu xuất kho ,để thuận tiện cho việc hạch toán một khối lượng lớn nguyên liệu được xuất thường xuyên cho nhiều mục đích phục vụ sản xuất khác nhau nhà máy sử dụng giá hạch toán. 2.2.Phân loại, đánh giá vật liệu : 2.2.1. Phân loại vật liệu ở Công ty : Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu được sử dụng công ty đã phân ra thành các loại sau: -Nguyên vật liệu chính: Thép & các loại từ thép & 15 đến & 32...thép tấm lá, thép lá băng, thép gan 1,8 ly (làm nan hoa xe) -Vật liệu phụ : như Niken, đồng hàn để hàn xe, các loại hoá chất như thuốc bóng xanh ... dùng để mạ vàng ghi đông... -Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng khí rắn như: mỡ công nghiệp ... -Phụ tùng lắp xe: Đây là những phụ tùng chi tiết để lắp xe mà Công ty không sản xuất được, mua ngoài nhập kho sau đó xuất cho phân xưởng lắp ráp để lắp xe hoàn chỉnh. -Phụ tùng thay thế như: vòng bi các loại, khuôn cối dùng cho các phân xưởng để đúc ra linh kiện. 2.2.2. Đánh giá vật liệu ở Công ty: Về nguyên tắc đánh giá vật liệu là phải đánh giá theo đúng giá mua thực tế của vật liệu tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi tiết thực tế Công ty bỏ ra để có được vật liệu đó. Khi tổ chức kế toán vật liệu, Công ty sử dụng hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế. -Giá hạch toán là giá doanh nghiệp qui định có tính chất ổn định và nó chỉ dùng để ghi sổ kế toán vật liệu hàng ngày. -Giá thực tế vật liệu nhập kho được tính bằng giá thực tế ghi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển ... Giá hạch toán được qui định thống nhất trong một kì hạch toán theo cách này hàng ngày kế toán ghi sổ kế toán về nhập-xuất-tồn kho vật tư theo giá hạch toán. Trị giá hạch toán vật tư =Số lượng vật tư x Đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán mới tính toán để xác định trị giá vật tư xuất dùng trong kỳ cho các đói tượng theo giá thực tế, việc tính toán đó được thực hiện bằng cách sau: Hệ số giá = Giá trị mua thực tế Trị giá mua thực tế vật liệu tồn đầu kỳ vật liệu nhập trong kỳ Giá trị hạch toán của Trị giá hạch toán của vật liệu tồn đầu kỳ vật liệu nhập trong kỳ Trị giá thực tế của VL Trị giá hạch toán của Hệ số giá xuất dùng trong kỳ = VL xuất dùng x trong kỳ 2.3. Kế toán chi tiết vật liệu : Thủ kho tiến hành ghi số lượng vật liệu theo các chứng từ nhập xuất vào thẻ kho theo các cột phù hợp và tính ra số dư cuối ngày trên thẻ kho. ở kho : Thẻ kho ghi chép cho từng thứ loại vật liệu sau khi đã được phân loại và ghi chép căn cứ vào các chứng từ xuất-nhập. ở phòng kế toán : Định kì 5-10 ngày kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập-xuất vật liệu và kiểm tra nội dung ghi chép trên thẻ kho... Tiến hành ghi đơn giá vật liệu đồng thời tính thành tiền trên các chứng từ đó (giá hạch toán ) . Phòng kế toán theo dõi thứ, nhãn, loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập-xuất tồn vật liệu. Cuối tháng số lượng tồn kho sẽ được đối chiếu với cột số lượng của loại thứ vật liệu tương ứng ở sổ số dư. Sổ số dư mở cho cả năm và được mở cho từng loại vật liệu mỗi loại dành riêng cho một trang sổnhất định theo từng nhóm, từng thứ vật liệu. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu phân loại theo từng nhóm thứ vật liệu và phân theo kho,sổ số dư được lên theo từng tháng nhưng chỉ thể hiện số dư đầu tháng và số dư cuối thángtheo số luượng và giá trị . Việc kiểm tra đói chiếu được tiến hành vào cuối tháng,căn cứ vào cột số tiền tồ kho trên sổ số dư để đói chiếu với cột số tiền ,tồn kho trên bảng kê nhập -xuất-tồn vật liệu của kế tóan tổng hợp. 2.4 .Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.4.1.Kế toán tăng vật liệu do mua ngoài: Vật liệu nhập kho công ty chủ yếu là từ nguồn thu mua bên ngoài nên việc nhập xuất diễn ra thường xuyên,để thuận tiện cho việc theo dõi,công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên ,để kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu. ở công ty không có trường hợp hàng về hoá đơn chưa về trong tháng hoặc ngược lại vì vậy kế toán ghi sổ đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng về và hoá đơn cùng về nên công ty sử dụng nhật ký chứng từ số 6 ghi: có TK 151"hàng mua đang đi đường ".Khi mua vật liệu vận chuyển về kho thì có hai trường hợp xảy ra: Bên bán vận chuyển nguyên vật liệu về tận kho Công ty (bên bán chịu cước phí vận chuyển).Công ty thuê ngoài vận chuyển thì có "hoá đơn cước vận chuyển "làm cơ sở lập chứng từ xin thanh toán. Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 1 ghi có TK 111"tiền mặt" ghi nợ TK 152 ,153 ,156 2.4.2.Kế toán phụ tùng tự chế nhập kho Trên thực tế công ty lắp ráp xe đạp hoàn chỉnh bằng những phụ tùng mua ngoài như săm ,lốp...và những phụ tùng do công ty tự chế như ghi đông, vành, khung xe...khi hạch toán linh kiện và phụ tùng do công ty tự sản xuất nhập kho Công ty sử dụng gía thực tế do kế toán giá thành tính được để ghi sổ. Giá thực tế cũng được ghi vào gía hạch toán để lập bảng kê số 3 hàng quý. -Khi nhập phụ tùng tự chế kế toán ghi : Nợ TK 156 Có TK 154(1541) -Khi nhập kho linh kiện tự chế Nợ TK 152(1521) Có TK 154(1541) Số liệu này được ghi trong bảng kê số 3 Sổ chi tiết TK 311"Phải trả cho người bán" Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ thì việc hạch toán tổng hợp vật liệu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 TK 331và nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 331/ghi theo dõi thanh toán thì sử dụng TK111,112. 2.5.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Để phản ánh tình hình xuất vật liệu công cụ dụng cụ phụ tùng kế toán sử dụng TK 152 ,153,156 bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2. 2.5.1 Bảng kê số 3"Tính gía thành thực tế vật liệu công cụ dụng cụ " Việc nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ diễn ra thường xuyên và nhiên liệu chủng loại Công ty đã dùng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày nếu đến cuối kỳ hạch toán kế toán phải tính toán để xác định trị giá vật tư xuất dùng trong kì cho các đối tượng theo giá thực tế. Chỉ tiêu I:Số dư đầu quý 1/1999 của TK 156 Giá thực tế :107.874.361.600 Giá kế hoạch : 165.725.900 Là số tồn kho của quí 4 /1997 chuyển sang thành số dư đầu quí 1/1998 Chỉ tiêu II:Số phát sinh trong quí căn cứ vào: -Nhật kí chứng từ số 1 dòng tổng cộng phần ghi có TK 111;nợ TK 1521 ,1522. -Nhật kí chứng từ số 5 dòng tổng cộng phần ghi có TK331,nợ TK1521,1522 +Giá hạch toán : 1.741.101.400 +Giá thực tế : 1.833.327.700 -Căn cứ vào nhật kí chứng từ số 5(ghi có TK331) +Giá thực tế : 1.388.809.400 +Giá hạch toán : 1.296.583.100 -Căn cứ vào các chứng từ tự chế nhập kho kế toán tổng hợp được Giá hạch toán =giá thực tế =444.518.300 Chỉ tiêu III: Cộng số dư đầu quí và số phát sinh trong quí Giá hạch toán =165.725.900+1.741.101.400=1.906.827.300 Gía thực tế =170.361.600+1.833.327.700=2.003.689.300 Chỉ tiêu IV:Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán Chỉ tiêu III(Giá thực tế) = Chỉ tiêu III(giá hạch toán) = 1,05 Chỉ tiêu V:Xuất dùng trong quí lấy dòng tổng cộng của bảng phân bổ số 2. Giá hạch toán :1.610.376.900.878 Giá thực tế :1.610.376.878 x 1,05=1.690.895.722 Chỉ tiêu VI:Tồn kho cuối kì =chỉ tiêu III-chỉ tiêu IV Gía hạch toán :1.906.827.300-1.610.376.878=296.450.422 Giá thực tế :2.003.689.300-1.690.895.722=312.793.578 Số liệu trên được thể hiện trên bảng kê số 3 TK1521 "nguyên vật liệu chính" TK1522 "nguyên vật liệu phụ " TK1523 "nhiên liệu" TK156 "hàng hoá" 2.5.2.Bảng phân bổ số 2:"Phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ " Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu,công cụ dụng cụ phát sinh một cách thường xuyêncó khối lượng lớn và được phản ánh trên các phiếu xuất kho theo giá hạch toán.vì vậy không thể căn cứ vào các phiếu xuất kho để ghi vào bên có các tài khoản vật liệutrong nhật kí chứng từ được kế toán phải căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng qua hạch toán chi tiết,đồng tời dựa vào hệ số chênh lệch giữa gía thực tế và gía hạch toán vật liệu trên bảng kê số 3để dễ tính gía tuừng loại vật liệu xuất kho,công việc này được tiến hành trên bảng phân bổ số 2. VD:tính số phân bổ nguyên vật liệu chính cho sản xuất sản phẩm trên bảng kê số 3, hệ số gía vật liệu của TK1521 được tính là 0.95 -Căn cứ vào chứng từ xuất kho trong quí kế toán tập hợp được số vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm theo giá hạch toán là 854.089.228 Giá thực tế vật liệu xuất dùng sẽ được tính là: 854.089.228 x 0.95 =811.384.767 -Tương tự như vậy kế toán ghivà tính số vật liệu của các TK1522,1523...theo gía thực tế và gía hạch toán phân bổ cho các TK627,642,641(đối tượng sử dụng nguyên vật liệu ) -Số liệu tổng cộng của bảng phân bổ 2 được dùng để ghi vào chỉ tiêu xuất dùng (theo gía thực tế )trên bảng kê số 3(phần IV) Kế toán ghi : Nợ TK 621 Có TK1521,1522,1523... Cuối kì kết chuyển vào các đối tượng liên quan Kế toấn ghi : Nợ TK 1541 Có TK 621 Đối với nguyên vật liệu là phụ tùng mua ngoài như xăm ,lốp,xích líp...và những phụ tùng chi tiết do công ty sản xuất như ghi đông ,vành...đều được phản ánh vào TK 156,những phụ tùng này khi đem ra lắp ráp xe đạp hoàn chỉnh thì lại xuất quay trở lại và ghi vào bên nợ TK621"chi phí nguyên vật liệu chính " Nợ TK 621 1.470.423.794 Có TK 156 2.470.423.794 Cuối kì kết chuyển vào TK1541 để tính gía thành . Nợ TK1541 1.470.923.794 Có TK156 1.470.423.794 -Phản ánh trên TK 627là các khoản xuất vật liệu phục vụ thêm cho quá trình sản xuất kế toán định khoản: Nợ TK 627 254.100 Có TK 1522 254.100 -TK 161 thể hiện trên bảng phân bổ số 2là do ngân sách cấp vốn đầu tư cho nghiên cứu khoa học . Kế toán ghi :Nợ TK 161 5.082.000 Có TK 156 5.082.000 Khi công trình nghiên cứu khoa học hoàn thành được cấp duyệt kinh phí đề tài sau đó quyết toán được duyệt chính thứcthì ghi giảm nguồn vốn kinh phí sự nghiệp. Nợ TK 461 5.082.000 Có TK 161 5.082.000 Số liệu trên phần ghi có các TK 152,156 sược phản ánh trên bảng phân bổ số 2,bảng này được xác định tổng gía trị nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ xuất trong kì cho tất cả các đối tượng. 3.Hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty sản xuất xe đạp 3.1.Những hạn chế cần phải tiếp tục hoàn thiện: -Bộ máy kế toán của công ty: Về đội ngũ kế toán phần đông không có trình độ chuyên môn cao về nghiệp vụ kế toán mà chỉ có trình độ sơ và trung cấp, làm việc dựa trên kinh nghiệm lâu năm và trưởng thành trong cơ chế bao cấp. Do vậy trình độ kế toán còn hạn chế, chưa đáp ứng được đầy đủ yêu cầu công tác kế toán và chưa được trang bị máy vi tính hỗ trợ cho công tác kế toán. -Về phân loại vật liệu và lập sổ danh điểm vật liệu: Để sản xuất ra sản phẩm, công ty phải sử dụng một số khối lượng vật liệu gồm nhiều thứ vật liệu khác nhau, chúng có vai trò công dụng và tính năng lý hoá khác nhau ,việc phân loại vật liệu ở công ty chưa được khoa học lắm.Công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu để sắp xếp các loại vật liệu theo thứ tự các nhóm vật liệu nên gây không ít khó khăn cho công tác kế toán và để vận dụng tiến bộ khoa học vào công tác quản lý khi áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán công ty phải lập sổ danh điểm vật liệu. -Về tài khoản sử dụng và hạch toán khâu nhập xuất kho vật liệu :kế toán vận dụng và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn chưa hợp lý chính xác. Chẳng hạn khi mua chi tiết phụ tùng xe đạp về dùng để lắp ráp xe đạp hoàn chỉnh công ty lại hạch toán vào TK 156 "hàng hoá",công ty định khoản nghiệp vụ này như sau : Nợ TK 156 Có TK 111,112,331 Ngoài chi tiết và phụ tùng mua ngoài,công ty còn sản xuất được những phụ tùng lắp ráp xe đạp như :vành,ghi đông,khung xe...khi nhập những phụ tùng tự chế này Công ty cũng hạch toán vào TK 156"hàng hoá",kế toán ghi: Nợ TK 156 Có TK 1541 Lẽ ra những phụ tùng chi tiết mua về và những phụ tùng do Công ty sản xuất ra mục đích là để lắp ráp xe hoàn chỉnh thì cũng phải coi đây là nguyên vật liệu chính ,phải được phản ánh vào TK 152. -Về kế toán thanh toán với nhà cung cấp : Do tính chất đặc thù của nghành xe đạp sử dụng nhiều loại vật tư ,phần lớn cứ mỗi loại vật tư là một nhà cung cấp quen thuộc và có quan hệ thường xuyên với Công ty ,nên phần lớn Công ty mua bằng hình thức trả chậm hoặc lấy vật tư xong rồi có thể trả sau một thời gian bằng sản phẩm của Công ty (hàng đổi hàng) ngoài ra Công ty phải mua vật tư trên thị trường tự do theo phương thức trả tiền ngay nhưng Công ty đều phản ánh những vật tư mua chịu và trả tiền ngay trên cùng một TK 331 "Phải trả người bán". -Về việc hoàn tất thủ tục nhập kho : Khi hàng về nhập kho tiếp liệu kí nhận với thủ kho về số lượng,chủng loại thực tế vật tư đã nhập kho,sâu đó mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán đã được thủ kho xác nhận lên phòng kinh doanh để làm phiếu nhập ,đồng thời mang phiếu nhập sang phòng tài vụ để thanh toán theo dõi việc nhập hàng và kế toán vào sổ chi tiết nhập vật liệu .Nhưng tiếp liệu đã không mang hoá đơn sang phòng tài vụ.Nên ở phòng kinh doanh khi các bộ phận có nhu cầu xin lĩnh vật liệu thì đã làm phiếu xuất kho vật liệu. Vì vậy trên sổ sách ở phòng kế toán thì vật liệu đã hết nhưng thực tế trong kho vật liệu vẫn còn (trên bảng kê số 3 tồn kho cuối quí TK 1523-vật liệu (-). 3.2 Hướng hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty xe đạp Xuất phát từ thực trạng công tác kế toán vật liệu với mục đích hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu, đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành và phù hợp với đặc thù, yêu cầu quản lý Công ty xe máy-xe đạp Trường Thi. Qua thời gian nghiên cứu em mạnh dạn đưa ra các ý kiến sau đây : Một là : Về việc lập sổ danh điểm vật liệu ở Công ty : Muốn thực hiện được công tác hạch toán vật liệu chính xác và thuận tiện cho việc đưa máy vi tính vào sử dụng, sau khi phân vật liệu thành tùng loại từng nhóm thứ vật liệu thì cần phải lập sổ danh điểm vật liệu . Tên các vật liệu được mã hoá đảm bảo tính thống nhất trong lập trình cũng như sử dụng máy vi tính. Việc mã hoá vật liệu là việc gắn cho mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ một mã số. Để dễ nhận biết thì việc mã số bắt đầu từ số hiệu TK phản ánh đối tượng đó tuỳ thuộc vào số lượng trong từng tài khoản để mã số vật tư theo ít hay nhiều chữ số. Có thể sắp xếp vật liệu chính phụ ...theonguyên tắc kích cỡ tăng dần ...Như vậy sẽ thuận tiện cho việc sắp xếp bảo quản tại kho và thuận tiện cho việc lấy số liệu hoặc xem một chủng loại vật liệu nào đó khi cần thiết . Hai là: Về tài khoản sử dụng và hạch toán khâu nhập xuất kho vật liệu : Để phản ánh đúng tính chất và chính xác vật liệu nhập kho và để thuận tiện cho công tác hạch toán thì những chi tiết phụ tùng do Công ty sản xuất ra cần phải đưa vào TK 152-nguyên vật liệu. Những phụ tùng này sau khi đưa vào bộ phận KCS kiểm nghiệm đúng qui cách chất lượng thì được đưa vào kho của Công ty khi có yêu cầu lắp xe cho khách thì lại được xuất kho và đưa sang phân xuưởng F8(lắp ráp ) để tiếp tục quá trình hoàn chỉnh chiếc xe đạp ,ngoài những phụ tùng Công ty sản xuất ra thì thì chiếc xe đạp còn được hoàn thiện bằng cả những chi tiết phụ tùng mua ngoài. Do vậy, để hạch toán được dễ dàng và để dễ theo dõi kế toán nên mở một tài khoản cấp 2 của TK 152 để phản ánh cả 2 loại nguyên vật liệu trên. TK 1521-Nguyên vật liệu chính mua ngoài TK 1522-Phụ tùng mua ngoài và tự sản xuất + Khi nguyên vật liệu mua ngoài để sản xuất phụ tùng thì mở TK 1521 Kế toán ghi : Nợ TK 1521 Có TK 111,112,331 + Nếu nguyên vật liệu là phụ tùng mua ngoài để lắp ráp thì mở sổ TK 1522 Kế toán ghi : Nợ TK 1522 Có TK 111,112,331 + Nếu nguyên vật liệu là phụ tùng do Công ty sản xuất ra thì kế toán cũng ghi vào TK 1522 công việc này được thực hiện sau khi tính được giá thành thực tế phụ tùng sản xuất nhập kho trong quý : Kế toán ghi : Nợ TK 1522 Có TK 154 (1541)chi phí sản xuất phụ tùng Ba là : Về việc lập bảng kê chi tiết nhập-xuất vật liệu Vật liệu là tài sản lưu động của Công ty, nó được nhập xuất kho thường xuyên với rất nhiều chủng loại, kích cỡ, số lượng khác nhau. Việc theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập-xuất vật liệu là việc quan trọng để tránh gây thất thoát nguyên vật liệu và thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán và dễ kiểm tra khi có chênh lệch . Kế toán chi tiết vật liệu của Công ty nên mở thêm bảng kê chi tiết nhập xuất vật liệu để đáp ứng yêu cầu nói trên . Bốn là : Về tổ chức của bộ máy kế toán Do trình độ kế toán chưa đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán và chưa được trang bị máy vi tính hỗ trợ cho công tác kế toán, khi chuyển sang hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường. Công ty cần phải có kế hoặch bồi dưỡng thêm để nâng cao nghiệp vụ kế toán và đặc biệt quan tâm đến cán bộ quản lý tài chính. Đưa tiến bộ khoa học vào khâu quản lý như đưa máy vi tính vào để hỗ trợ cho công tác kế toán . kết luận Qua một số thực trạng đã cho thấy công ty đã không ngừng phát huy năng lực sản xuất, thu hút đầu tư mở rộng sản xuất, nâng cao trình độ kiến thức nhằm phát triển cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Thời gian qua ,công ty đã tự khẳng định mình từng bước đứng vững và đương đầu với sự cạnh tranh gay gắt của thị trường. Cùng với sự phát triển đó thì hệ thống quản lý nói chung và quản lý hạch toán vật liệu nói riêng phải không ngừng hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu của Công ty quản lý và tổ chức hệ thống kế toán của Công ty .Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của việc quản lý tài chính là làm cho sản xuất kinh doanh hoạt động một cách năng động và hiệu quả . Muốn vậy khâu quản lý phải kết hợp hài hoà và chặt chẽ từ khâu đầu đến khâu cuối như việc sử dụng nguồn vốn, nguyên vật liệu, lượng vật tư, hàng hoá tồn kho ... và những khoản đầu tư dư thừa không cần thiết . Khi nghiên cứu đề tài ,do quĩ thời gian học tập và nghiên cứu còn hạn hẹp cho nên khả năng tiếp thu và nhìn nhận bao quát còn yếu kém. Tuy vậy em đã cố gắng vận dụng kiến thức của mình đi sâu vào thực tế và mạnh dạn đề xuất ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu. Song không tránh khỏi những khiếm khuyết trong bản chuyên đề vậy em xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự chỉ bảo quý báu của các thầy cô giáo đã tận tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này.