Chuyên đề Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông

oanh và công nợ với người mua hàng. Một kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội. Một kế toán theo dõi tình hình xuất vật tư. Một thủ quỹ có trách nhiệm thu chi trên cơ sở các phiếu thu chi của kế toán tiềm mặt chuyển sang, bảo quản tiền. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Phó phòng phụ trách tin học Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán xuất vật liệu Kế toán tiền lương Kế toán chi phí và tính G T KH TSCĐ Kế toán nhập vật liệu và công nợ Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả K D 2. Hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ cách kế toán. *Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ. Hệ thống gồm: NK-CT 1, 2, 4, 5, 7, 9, 10. Bảng kê: 1, 2, 3, 4, 5, 6. Bảng phân bổ: 1, 2, 3. Và các sổ cái tài khoản khác. *Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, vì vậy hệ thống tài khoản được sử dụng ở đây gồm hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp trừ các tài khoản:631,611. Quy trình hạch toán nguyên vật liệu . Sổ cái TK152 NKCT số 7 Bảng kê 4, 5, 6 Bảng phân bổ vật liệu NKCT số 5 Sổ chi tiết TK331 NKCT liên quan Báo cáo tài chính Chứng từ nhập xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ iii. tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty bóng đèn phích nước Rạng đông 1. Đặc điểm và công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty bóng đèn phích nước Rạng đông. Đặc điểm nguyên vật liệu. Mặc dù sản phẩm chủ yếu của công ty chỉ có 3 mặt hàng: Bóng đèn tròn, bóng đèn huỳnh quang và sản phẩm phích nước nhưng mỗi loại sản phẩm lại có chủng loại, qui cách hết sức phong phú, đa dạng và số lượng sản phẩm sản xuất ra rất lớn. Hơn nữa, để sản xuất ra 1 nhóm sản phẩm, công ty cần rất nhiều chủng loại vật tư. Từ những đặc điểm đó dẫn đến vật tư của công ty bao gồm rất nhiều chủng loại, quy cách và số lượng vật luân chuyển là rất lớn. Một số vật tư trong nước chưa sản xuất được, công ty phải nhập từ nước ngoài. Để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán, vật liệu của Công ty được phân thành 6 loại: Nguyên vật liệu chính: Đây là những vật liệu quan trọng nhất cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm như cát Vân Hải, hộp phích nhựa, nhôm cục, bạch vân, phụ tùng nhựa phích, thân phích, dây tóc, dây dẫn.... Nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm rất nhiều loại (khoảng 140 quy cách chủng loại) và chiếm khoảng 85% tổng số chi phí về nguyên vật liệu Vật liệu phụ: Những vật liệu này kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm và đảm bảo cho máy móc thiết bị hoạt động bình thường. Vật liệu phụ cũng gồm rất nhiều loại (trên 180 quy cách chủng loại). Những vật liệu phụ chủ yếu là Cacbonic, magne, thiếc hàn, vải thô, bột amiang, băng dính điện... Nhiên liệu: Với quy mô lớn, sản phẩm nhiều nên công ty có nhu cầu rất lớn về năng lượng. Công ty có phân xưởng cơ động chuyên cung cấp điện năng cho toàn công ty. Hiện nay công ty đang sử dụng các loại nhiên liệu chủ yếu là than cục, gas, gas hoá lỏng, dầu đốt lò pho. Chi phí nhiên liệu chiếm 1 tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí về nguyên vật liệu (khoảng 9%). Phụ tùng thay thế: Với số lượng máy móc thiết bị tương đối lớn, công ty cần rất nhiều loại phụ tùng thay thế để đảm bảo máy móc thiêt bị hoạt động bình thường, kịp thời thay thế những bộ phận hỏng, tránh gián đoạn trong sản xuất. Những phụ tùng quan trọng là băng tải, dây curoa, cầu dao, van bi... Bao bì ngoài: Là những vật liệu để đóng gói sản phẩm, nó không bao gồm những bao bì trong (chẳng hạn vỏ hộp bóng đèn) mà chỉ gồm những vật liệu tạo nên những hộp lớn, kiện sản phẩm như hộp ngoài bóng đèn, hộp gỗ... Những bao bì trong được xếp vào nhóm vật liệu chính. Phế liệu thu hồi: Những vật liệu này chủ yếu được thu hồi từ hoạt động sản xuất như bã nhôm phế liệu, xỉ thô, mảnh bóng, mảnh phích... Công tác quản lý vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty bóng đèn phíc nước Rạng Đông có đặc điểm phong phú đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí và giá thành tương đối lớn, khoảng 70%. Bên cạnh đó, công ty rất coi trọng việc nâng cao chất lượng sản phẩm.Vì vậy công ty rất quan tâm đến công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Hiện nay công ty có 3 kho để quản lý nguyên vật liệu, các kho được trang bị các phương tiện đo lường đầy đủ và điều kiện bảo quản nguyên vật liệu cũng rất tốt. Tương ứng với 3 kho có 3 thủ kho với trình độ chuyên môn sâu. Việc bảo vệ tài sản nói chung và nguyên vật liệu nói riêng được thực hiện một cách chặt chẽ. Thực hiện chức năng quản lý vật liệu có các phòng ban chức năng: Phòng tổ chức điều hành sản xuất: phụ trách việc cung cấp vật tư, lên kết hoạch vật tư, thanh toán nhu cầu vật tư sản xuất. Phòng quản lý kho: Quản lý luân chuyển vật tư, sắp xếp, bảo quản vật tư, thông báo tình hình luân chuyển vật tư lên các phòng ban chức năng lập các chứng từ vật tư như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Phòng KCS: Thực hiện kiểm tra số lượng chất lượng, chủng loại quy cách vật tư nhập kho. Kế toán vật tư gồm 2 người: Một người theo dõi tình hình nhập vật tư và công nợ với người bán. Người này nhận các Phiếu nhập kho, ghi sổ chi tiết tài khoản 331, 141 và lập bảng kê nhập vật tư. Một người theo dõi tình hình xuất vật tư, nhận các phiếu xuất kho, lập bảng kê xuất vật tư, bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu. Ngoài ra việc hạch toán vật tư còn liên quan đến kế toán chi phí giá thành trong việc kết chuyển chi phí nguyên vật liệu từ bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu sang các bảng kê sô 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7 và kế toán tổng hợp trong việc ghi sổ cái tài khoản 152. Kế toán vật liệu không sử dụng sổ danh điểm vật liệu. 2. Tính giá nguyên vật liệu. 2.1 Giá vật liệu nhập kho. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài gồm cả mua trong nước và nhập khẩu. Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó giá thực tế vật liệu không bao gồm thuế GTGT đầu vào. - Đối với vật liệu mua trong nước thì giá nhập kho là giá ghi trên hoá đơn và các chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ vào kho của công ty. - Đối với vật liệu nhập khẩu: Vật liệu được nhập kho là giá ghi trên hoá đơn của đơn vị nhận uỷ thác, thuế nhập khẩu và các chi phí khác như chi phí lưu kho, chi phí mở L/C, chi phí hải quan, chi phí lưu bãi, thù lao của đơn vị nhận uỷ thác... - Đối với vật liệu thuê ngoài chế biến: giá nhập kho là giá thực tế vật liệu xuất kho cho chế biến và chi phí thuê ngoài. - Đối với phế liệu thu hồi: giá nhập kho tính theo giá bán. 2.2 Giá vật liệu xuất kho . Từ năm 1998 trở về trước, công ty tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán nhưng từ tháng 1/1999 đến nay công ty sử dụng giá bình quân gia quyền. Kỳ tính giá là 1 tháng. Đơn giá bình quân gia quyền = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Ví dụ : cuối tháng 1/2000, Công ty có tình hình nhập kho cát Vân Hải như sau: Chỉ tiêu Đơn giá (đ) Số lượng (tấn) Số tiền (đ) Tồn đầu tháng 381725 415 158415875 Phiếu nhập 375 381818 227 86672686 Chi phí thu mua 1500000 Cộng nhập 227 88172686 Đơn giá bình quân 1 tấn cát Cam Ranh = 158.415.875 + 88172686 415 + 227 = 383866,54 IV. Tổ chức chứng từ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 1. Nghiệp vụ nhập vật liệu. - Khi vật tư về tới doanh nghiệp, người vận chuyển xuất trình hóa đơn, phòng bảo vệ xác nhận vào sau hoá đơn. Hoá đơn có mẫu như sau: Trường hợp mua hàng nhập khẩu: Hoá đơn (GTGT) Liên 2:Giao cho khách hàng Ngày 10/1/2000 Số 06952 Đơn vị bán hàng: Công ty điện máy xe đạp xe máy. Địa chỉ: 215 Phố Vọng, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện thoại Mã số:01 0010887 1 1 Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Địa chỉ: 15- Hạ Đình- Thanh Xuân- Hà Nội. Hình thức thanh toán: Mã số:01 0010115 3 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 3 4 5 Dây tóc bóng đèn 230V/25W 230V/40W 230V/60W 230V/75W 240V/1000W (1000 sợi) nt nt nt nt 1500 4500 300 400 1500 182546 185354 203309 217651 252750 273819000 278031600 61082700 87060400 379134000 Cộng 1079127700 Thuế NK 53972000 Cộng tiền hàng 1133099700 Thuế (GTGT) 113309970 Tổng cộng tiền thanh toán 1246409670 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ hai trăm bốn mươi sáu triệu bốn trăm lẻ chín nghìn sáu trăm bảy mươi đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trường hợp mua hàng trong nước: Hoá đơn (GTGT) Liên 2:Giao cho khách hàng Ngày 31/1/2000 Số 01705 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại Nam Hải. Địa chỉ: Điện thoại Mã số:01 0051113 5 1 Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Địa chỉ: 15- Hạ Đình- Thanh Xuân- Hà Nội. Hình thức thanh toán: Mã số:01 0010115 3 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 3 Hộp xốp 220V-40W Hộp phích nhựa 198 Hộp carton H12-697 Cái Nt nt 11750 4860 330 72,7 1349,1 6181,8 854225 6556626 2039994 Cộng tiền hàng 9450845 Thuế (GTGT) 945085 Tổng cộng tiền thanh toán 10395930 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu ba trăm chín mươi lăm nghìn chín trăm ba mươi đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị - Căn cứ vào hoá đơn, phòng quản lý kho lập phiếu nhập kho: Ví dụ: Hoá đơn số 01705 ngày 31/1/2000. Công ty BĐPNRĐ PHIếU NHậP KHO Nhập của: Công ty TNHH Nam Hải Tại kho Anh Thắng SttTT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Thực nhập Đơn giá Ghi chú A B C 1 2 3 D 1 Hộp xốp 220V- 40W cái 11.750 11.750 72,7 2 Hộp phích nhựa 198 cái 4.860 4.860 1.349,1 3 Hộp Carton H12-697 cái 330 330 6181,8 Cộng 3 mục vật tư Phòng quản lý kho Người giao Thủ kho Phiếu nhập kho được lập trên máy vi tính và in thành 4 liên. Liên 1: Lưu tại phòng quản lý kho. Liên 2, 3, 4 người nhập vật tư mang xuống kho làm thủ tục giao hàng. Phòng quản lý kho ghi các mục STT, tên vật tư, đơn vị, số lượng và đơn giá. Việc phòng quản lý kho ghi đơn giá vào Phiếu nhập kho là sai nguyên tắc hạch toán. Theo quy định, kế toán vật liệu ghi đơn giá và tính thành tiền vào phiếu nhập kho sau khi thủ kho đã làm thủ tục nhập kho và ghi thẻ kho. Hơn nữa, mẫu Phiếu Nhập kho của công ty chưa đúng với mẫu do bộ tài chính phát hành. Em sẽ có kiến nghị ở phần sau. Sau khi giao nhận hàng, thủ kho ghi số thực nhập vào 3 liên phiếu nhập kho: 1 liên lưu tại để thủ kho ghi thẻ kho, 1 liên giao cho người nhập vật tư để làm thủ tục thanh toán và 1 liên chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Trong trường hợp vật liệu có tính chất quan trọng, phòng KCS thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, quy cách, chủng loại và chất lượng vật liệu trước khi nhập kho. Sau đó ban kiểm nghiệm lập phiếu kiểm nhận nhập kho hoặc biên bản kiểm nghiệp. Phiếu kiểm nhận nhập kho được lập cho từng loại vật tư trong từng lần nhập. phiếu kiểm nhận nhập kho Tên hàng: Hộp Carton H12-697 Quy cách: Loại B Số lượng: 700 cái (bảy trăm cái) Ngày 31/1/2000 Người viết phiếu Biên bản kiểm nghiệm được lập trong trường hợp vật liệu có tính chất phức tạp hơn. Nó được lập cho tất cả các loại vật tư trong 1 lần nhập nhập kho. Công ty BĐPNRĐ biên bản kiểm nghiệm Phòng KCS (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 10/1/2000 Số 90 Căn cứ hoá đơn số 06952 ngày 10/1/2000 của Công ty điện máy xe đạp xe máy. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà Trưởng ban Ông, bà Uỷ viên Ông, bà Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi Chú Số lượng đúng qui cách Số lượng không đúng qui cách A B C 1 2 3 Dây tóc bóng đèn 1000 sợi 1 230V/25W 1000 sợi 1500 1500 0 2 230V/45W 1000 sợi 1500 1500 0 3 230V/60W 1000 sợi 300 300 0 4 230V/75W 1000 sợi 400 400 0 5 240V/1000W 1000 sợi 1500 1500 0 Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban - Sau khi giao nhận Phiếu nhập kho với thủ kho, kế toán nhập vật liệu và công nợ sẽ định khoản vào Phiếu nhập kho, vào sổ chi tiết tài khoản 331 nếu chưa thanh toán, sổ chi tiết tài khoản 141 nếu đã thanh toán bằng tạm ứng, nhập Phiếu nhập kho vào máy vi tính để cuối tháng in ra bảng kê nhập vật liệu. Việc ghi vào các sổ chi tiết trên được thực hiện căn cứ vào đơn giá ghi trên hoá đơn của người bán. Chi phí thu mua được tập hợp riêng, cuối tháng cộng vào giá thực tế vật liệu nhập kho trong từng tháng cho từng loại vật liệu. Kế toán vật liệu không mở sổ chi tiết vật liệu mà nhập từng phiếu nhập kho vào máy cuối tháng máy tính tự cộng từng loại vật tư lại và in ra bảng kê nhập vật tư. Mỗi loại vật tư sẽ được in ra một dòng, vì vậy bảng kê nhập vật tư thể hiện số tổng cộng của từng loại vật tư trong tháng mà không phản ánh từng nghiệp vụ nhập vật tư. Bảng kê nhập vật tư được in cho từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì ngoài và phế liệu. Công ty không mở sổ chi tiết vật liệu sẽ hạn chế sự đối chiếu giữa kế toán vật liệu với thủ kho vể mặt hiện vật và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Hơn nữa, công ty không theo dõi được một cách chi tiết những biến động của Nguyên vật liệu. Nếu công ty tiếp tục sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán Nguyên vật liệu thì cần thiết phải mở sổ chi tiết nguyên vật liệu. Ví dụ bảng kê nhập nguyên vật liệu chính: Bảng ngang1 2.Nghiệp vụ xuất vật liệu. Hàng ngày, căn cứ vào yêu cầu sản xuất, định mức sản xuất sản phẩm và mục đích sử dụng của từng phân xưởng, phòng tổ chức điều hành sản xuất lập định mức vật tư chuyển sang phòng quản lý kho. Phòng quản lý kho lập Phiếu xuất kho theo mẫu sau: Cty BĐPNRĐ Phiếu xuất kho Số 347 Xuất cho phân xưởng Huỳnh Quang. Lĩnh tại kho Chị Vân Dùng để sản xuất đèn huỳnh quang tháng 1/2000. STT Tên vật tư Đ.vị Số lượng Thực xuất Ghi chú A B C 1 2 D 1 2 Dây tóc 40W Dây dẫn huỳnh quang Sợi Đôi 600000 600000 600000 600000 Tổng cộng 2 mục vật tư Ngày 15/1/2000 Người nhận Thủ kho Phòng quản lý kho Thủ trưởng đơn vị Phòng quản lý kho ghi rõ các mục: Phân xưởng nhận, kho xuất, mục đích xuất, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng. Mẫu Phiếu xuất kho này cũng chưa đúng với mẫu của bộ tài chính. Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên lưu tại phòng quản lý kho. 1 liên chuyển cho kế toán xuất vật tư. 1 liên chuyển cho kho xuất. 1 liên do người nhận vật tư giữ. Người nhận vật tư mang Phiếu xuất kho xuống kho lĩnh vật tư. Thủ kho căn cứ vào lượng xuất để ghi vào cột thực xuất. Sau đó thủ kho ghi vào thẻ kho cho từng loại vật tư. Kế toán vật tư nhập Phiếu xuất kho vào máy. Định kỳ 10 ngày, kế toán xuất vật tư xuống kho lấy Phiếu xuất kho, kiểm tra việc ghi thẻ kho sau đó mang Phiếu xuất kho về đối chiếu và điều chỉnh sao cho số nhập vào máy phù hợp với số thực xuất. Cuối tháng, kế toán vật liệu lập bảng kê xuất vật tư cho từng loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì ngoài và phế liệu thu hồi trong đó những vật liệu cùng tên sẽ được cộng lại và được thể hiện 1 dòng trên bảng kê xuất vật tư. Việc ghi thẻ kho được tiến hành như sau: Mỗi thẻ kho được mở cho từng loại vật tư. Hàng ngày, căn cứ vào số thực nhập, thực xuất của từng loại vật tư, thủ kho vào thẻ kho cho các cột nhập, xuất và tính ra số tồn cuối ngày. Khi xuống kho lấy chứng từ nhập, xuất, kế toán vật tư kiểm tra thẻ kho và yêu cầu thủ kho điều chỉnh trên thẻ kho nếu có sai sót, nhầm lẫn. Cty BĐPNRĐ Thẻ kho Kho chị Vân Ngày lập thẻ kho 1/1/2000 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dây tóc Huỳnh quang 40W Đơn vị tính: sợi Stt Chứng từ Diễn giải Ngày N.X Số lượng Xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 F 1 2 3 305 374 … 10/1 15/1 … Tồn đầu kỳ Mua của cty T.Nam Xuất cho PX H.Q … 12/1 15/1 … 750000 … 600000 … 500000 1250000 650000 … Cộng 925000 815000 610000 Bảng ngang2 V. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1.Tài khoản sử dụng. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nguyên vật liệu liên quan tới rất nhiều hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh, do đó bên cạnh các tài khoản phản ánh vật liệu, kế toán vật liệu sử dụng rất nhiều tài khoản của các phần hành kế toán khác. Các tài khoản được sử dụng chủ yếu là: Tài khoản 152: Nguyên vật liệu. Tài khoản chi tiết: -1521: Nguyên vật liệu chính. -1522: Vật liệu phụ . -1523: Nhiên liệu. -1524: Phụ tùng thay thế. -1526: Bao bì ngoài. -1527: Phế liệu thu hồi. Tài khoản 141: Tạm ứng. Tài khoản 111: Tiền mặt. Tài khoản 331: Phải trả người bán . Tài khoản 133 : Thuế GTGT đầu vào. Tài khoản 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp . Tài khoản chi tiết được mở theo phân xưởng: 6211: Phân xưởng thuỷ tinh. 6212: Phân xưởng đột dập. 6213: Phân xưởng bóng đèn. 6214: Phân xưởng phích nước. 6215: Phân xưởng cơ động. 6216: Phân xưởng huỳnh quang . Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung. Tài khoản này được chi tiết tượng tự như tài khoản 621. Tài khoản 641: Chi phí bán hàng. Tài khoản 642: Chi phí quản lý Doanh nghiệp. Công ty không sử dụng tài khoản 151 do phần lớn vật liệu mua ngoài được cung cấp tại kho của Công ty. Vì vậy công ty không mở NK-CT số 6 2. Hạch toán nghiệp vụ nhập vật liệu. 2.1. Nguồn nhập vật liệu. Vật liệu của Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông được nhập chủ yếu từ các nguồn sau: + Vật liệu mua ngoài gồm cả mua trong nước và nhập khẩu. Vật liệu được nhập khẩu qua hình thức uỷ thác. Do vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú nên Công ty có quan hệ với rất nhiều nhà cung cấp. Vật liệu mua ngoài chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng trị giá nguyên vật liệu nhập kho. + Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Có những vật liệu để sử dụng cho sản xuất phải trải qua giai đoạn chế biến. Nhằm tập trung cho sản xuất những sản phẩm chính, Công ty không tự chế biến mà thuê ngoài. + Phế liệu thu hồi. Quá trình sản xuất của Công ty tạo ra khá nhiều phế liệu còn giá trị sử dụng. Công ty thu hồi chúng và bán cho các Doanh nghiệp khác có nhu cầu. 2.2. Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập vật liệu. -Trường hợp mua bằng tiền mặt: Nghiệp vụ này ít phát sinh. Phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi công ty mua của các nhà cung cấp mới. Định kỳ 10 ngày, kế toán tiền mặt tập hợp các chứng từ để ghi vào NK-CT số 1. Cuối tháng, kế toán tính ra số tổng cộng để ghi sổ cái TK152. Trên NK-CT số 1, TK152 được chi tiết theo cách phân loại vật liệu của kế toán. Định khoản: Ví dụ: Theo Hoá đơn số 713 ngày 9/1/2000 mua vật liệu phụ của Công ty Nam Hải: Giá chưa thuế: 124000 Thuế GTGT: 12400 Tổng giá thanh toán:136400 Công ty đã thanh toán ngay bằng tiền mặt. Nợ TK 1522: 124000 Nợ TK133: 12400 Có TK 111: 136400 Bảng ngang3 Do kế toán tiền mặt ghi NK-CT số 1 theo định kỳ nên thông tin cung cấp không kịp thời và trên NK-CT số 1 chỉ phản ánh số tổng cộng chứ không phải theo từng nghiệp vụ phát sinh do đó rất khó phát hiện sai sót, nhầm lẫn. -Trường hợp mua ngoài chưa thanh toán: Đây là nghiệp vụ diễn ra thường xuyên nhất trong giai đoạn cung cấp của Công ty. Để hạch toán nghiệp vụ này, Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 và NK-CT Số 5. + Sổ chi tiết tài khoản 331. Sổ chi tiết tài khoản 331 được mở chi tiết cho cả năm và mỗi khách hàng được mở một trang. Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ thanh toán do người nhập vật liệu chuyển đến gồm hoá đơn (GTGT), Phiếu nhập kho, phiếu kiểm nhận nhập kho (hoặc biên bản kiểm nghiệm), kế toán nhập vật tư và công nợ vào sổ chi tiết tài khoản 331. Khi có Chứng từ trả tiền, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 331 tương ứng với nghiệp vụ nhập đã được thanh toán. Cuối tháng, kế toán vật liệu tính ra số tổng cộng trên sổ chi tiết tài khoản 331 làm cơ sở ghi vào NK-CT số 5. Mẫu sổ chi tiết TK331 của công ty khá phức tạp. Mặt khác, kế toán không phản ánh số dư đầu kỳ trong sổ chi tiết nên việc xác định số nợ đối với một nhà cung cấp tại một thời điểm bất kỳ là rất khó khăn. Cuối tháng, kế toán tính số tổng cộng ngoài giấy nháp để ghi vào NK-CT số 5 nên rất dễ nhầm lẫn và không thể đối chiếu giữa Sổ chi tiết TK331 và NK-CT số 5. Để khắc phục tồn tại này, em sẽ kiến nghị ở phần sau. + NK-CT số 5. Trong NK-CT số 5 mỗi nhà cung cấp được phản ánh trên một dòng. Kế toán lấy số dư cuối tháng trước làm số dư đầu tháng. Căn cứ vào số tổng cộng trên sổ chi tiết TK 331 để ghi vào các phần “ Ghi có TK331, Nợ các TK…” và “ Theo dõi thanh toán” từ đó tính ra số dư cuối tháng. Định khoản: ví dụ: Hoá đơn số 715 của Công ty Bao bì dược ngày 8/1/2000 ghi Giá mua chưa có thuế GTGT (Nguyên vật liệu chính) là 22.241.440 đồng, thuế GTGT: 2.224.144 đồng, Tổng giá thanh toán: 24.465.584 Nợ TK1521: 22.241.440 Nợ TK133: 2.224.144 Có TK331: 24.465.584 Bảng ngang4 Bảng ngang 5 - Trường hợp mua ngoài, thanh toán bằng tạm ứng. Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK141 và NK-CT số 10 để hạch toán nghiệp vụ này. +Sổ chi tiết TK141. Sổ này được mở để theo dõi việc tạm ứng trong công ty. Nó được mở cho từng năm và mỗi đối tượng tạm ứng được mở một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng được mở trên 1 dòng. Người tạm ứng mua nguyên vật liệu sau khi làm thủ tục nhập kho với thủ kho chuyển chứng từ thanh toán đến kế toán nhập vật tư và công nợ. Chứng từ thanh toán gồm Hoá đơn(GTGT), Phiếu nhập kho, Phiếu kiểm nhận nhập kho (hoặc biên bản kiểm nghiệm) và chứng từ tạm ứng. Căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán vật liệu ghi sổ chi tiết TK141. Cũng như Sổ chi tiết TK331, Sổ chi tiết TK141 cũng không phản ánh số dư đầu tháng và số dư cuối tháng do đó rất khó khăn trong việc xác định số tiền mà người tạm ứng còn giữ của công ty. Nhật ký chứng từ số 10: Nhật ký này được mở cho từng tài khoản. ở phần ghi có TK141, kế toán ghi các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng. Căn cứ vào sổ chi tiết TK141, kế toán ghi vào NK-CT số 10. Việc ghi chép này tương tự như trường hợp ghi sổ chi tiết TK331 và NK-CT số 5. Tuy nhiên, NK-CT số 10 được ghi cho từng nghiệp vụ phát sinh. Cuối tháng, kế toán khoá sổ, tính số tổng cộng và ghi sổ cái. Ví dụ: Ngày 15/1/2000 có nghiệp vụ mua vật tư bằng tiền tạm ứng (vật liệu chính) theo Hoá đơn số 329 của Công ty vật tư Thành Lợi: Giá mua chưa có thuế là:1579587 đồng, thuế GTGT:157959 đồng, tổng giá thanh toán: 1737546 đồng. Nợ TK1521: 1579587 Nợ TK133: 157959 Có TK141: 1737546 -Trường hợp nhập vật liệu thuê ngoài gia công chế biến và phế liệu thu hồi: Căn cứ vào bảng kê nhập, kế toán ghi vào NK-CT số 7 ở phần: Nợ TK 152 Có TK 154 Bảng ngang Bảng ngang6 3. Nghiệp vụ xuất vật liệu Vật liệu của công ty được xuất cho sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý Doanh nghiệp và xuất bán. Để hạch toán nhiệp vụ xuất, kế toán vật liệu căn cứ vào bảng kê xuất để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Từ bảng phân bổ này, đối với vật liệu xuất cho sản xuất, phục vụ bán hàng và quản lý Doanh nghiệp, kế toán chi phí và tính giá thành ghi các bảng kê số 4 và số 5. Kế toán dùng bảng kê số 4, 5 để lập NK-CT số 7. Với vật liệu xuất bán, căn cứ vào bảng kê xuất vật liệu, kế toán ghi vào NK-CT số 8: (Trích) NHật ký chứng từ số 8 Ghi có các TK: 152, 155… Tháng 1 năm 2000 (Trích) Có TK Nợ TK 152 … Cộng … 5115 … … 40239479 … … … … 40239479 … Cộng 40239479 Đã ghi sổ cái ngày 15 tháng 2 năm 2000 Ngày 20 tháng 2 năm 2000 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Công ty hạch toán nghiệp vụ bán vật liệu theo định khoản Nợ TK5115 Có TK152 Là sai nguyên tắc hạch toán. Em sẽ có kiến nghị ở phần sau. Với vật liệu xuất cho xây dựng các công trình mới, căn cứ vào bảng kê xuất vật liệu kế toán ghi vào NK-CT số 10 của tài khoản 138. Việc ghi sổ này được tiến hành tương tự như ghi cho TK141. Sau đó, khi công trình hoàn thành, kế toán sẽ kết chuyển sang Tài khoản tài sản. Theo nguyên tắc kế toán, khi xây dựng các công trình thì các chi phí phát sinh được tập hợp vào TK241 (2412) do đó việc sử dụng TK138 là sai nguyên tắc hạch toán. Bảng ngang8 Bảng ngang9 Bảng ngang10 4.Ghi sổ cái tài khoản 152. Tài khoản 152 được ghi theo tài khoản chi tiết. Căn cứ vào các NK-CT số 1, số 5 và số 10, kế toán ghi vào phần phát sinh nợ của TK152. Từ bảng phân bổ nguyên vật liệu, kế toán ghi vào tổng số phát sinh có của TK152. Quy trình ghi sổ như sau: Quy trình hạch toán nguyên vật liệu . Chứng từ nhập xuất NKCT liên quan Sổ chi tiết TK331 NKCT số 5 Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ cái TK152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu để ghi sổ cái TK152 chứ không phải căn cứ vào NK-CT số 7. Mặt khác công ty chỉ mở Sổ cái cho tài khoản chi tiết chứ không mở cho TK152. Như vậy, Công ty không có được những thông tin tổng hợp. bảng ngang12 Phần thứ ba Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. I. phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu. Cùng với sự đổi mới toàn diện cơ chế quản lý kinh tế, với chức năng là một công cụ phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ngày càng phát triển và hoàn thiện. Qua sự nghiên cứu ở phần thứ nhất: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và phần thứ hai: Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông, ta càng thấy rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong việc quản lý doanh nghiệp. Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông nói riêng cần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận…Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là một yếu tố đáp ứng cho yêu cầu đó. Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với kinh tế khu vực và quốc tế thì đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu ở Việt Nam phải ngày càng hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Như vậy, hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đang đặt ra không chỉ cho công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông mà với tất cả các doanh nghiệp sản xuất. 2. Đánh giá khái quát về bộ máy kế toán, công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. 2.1Về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông đã gặp rất nhiều khó khăn trước sự chuyển đổi của nền kinh tế nước ta từ cơ chế quản lý tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa nhưng công ty đã thích ứng được với cơ chế mới, phục hồi sản xuất, tạo được chữ tín với khách hàng, chiếm lĩnh thị trường trong nước và vươn ra thị trường quốc tế. Chính sự cải tiến, hoàn thiện trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là một nhân tố quan trọng góp phần vào sự thành công đó của công ty. Hiện nay, bộ máy của công ty khá gọn nhẹ và được tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất - kinh doanh của công ty. Tại công ty, kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Mô hình này hoàn toàn phù hợp với một doanh nghiệp có quy mô vừa, hoạt động sản xuất - kinh doanh tập trung. Phân công lao động kế toán khá khoa học. Bộ máy kế toán được tổ chức căn cứ vào khối lượng công việc (các phần hành kế toán) và lực lượng lao động kế toán hiện có của công ty. Điều đó đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá trong lao động kế toán. Công ty sử dụng hình thức sổ NK-CT. Đây là một hình thức sổ khoa học chặt chẽ, hạn chế sự ghi chép trùng lặp. Các sổ sách, biểu bảng kế toán được công ty thực hiện tương đối đầy đủ, ghi chép có hệ thống, hạch toán tương đối chính xác, tuân thủ chế độ kế toán do bộ tài chính và nhà nước quy định. Các tài khoản được sử dụng một cách phù hợp với đặc điểm của công ty. Hệ thống chứng từ của công ty hiện nay khá đầy đủ và theo đúng mẫu do bộ tài chính phát hành. Quy trình lập, kiểm tra, luân chuyển chứng từ tương đối chặt chẽ, khoa học. Công ty đã cơ giới hoá lao động kế toán bằng cách trang bị đầy đủ máy vi tính. Điều này giúp giảm nhẹ khối lượng công việc cho lao động kế toán trong việc ghi chép, tính toán, tổng hợp số liệu, nâng cao năng suất lao động. 2.2Về công tác hạch toán nguyên vật liệu. -Tổ chức chứng từ. Các thủ tục nhập, xuất kho tương đối chặt chẽ. Nguyên vật liệu về đến kho được kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại. Nguyên vật liệu xuất kho theo kế hoạch mà phòng tổ chức điều hành và phòng quản lý kho xây dựng. Nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ, kịp thời với giá cả và chất lượng ổn định đảm bảo kế hoạch và tiến độ sản xuất. Các chứng từ được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ, thuận tiện cho việc xuất kho cũng như việc ghi chép kế toán. Tuy nhiên, khi lập phiếu nhập kho, phòng quản lý kho ghi ngay đơn giá chứ không phải kế toán vật liệu ghi đơn giá và tính thành tiền sau khi thủ kho đã làm thủ tục nhập kho và ghi thẻ kho. Điều này có thể tạo ra kẽ hở trong quản lý vật liệu. Phân loại. Các loại vật liệu được phân loại tương đối khoa học và hợp lý nhưng công ty mới chỉ dừng lại ở việc phân loại vật liệu thành các nhóm mà chưa lập sổ danh điểm vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách phẩm chất, đơn vị tính và mã số của vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết dẫn đến việc quủan lý nguyên vật liệu phức tạp, khó kiểm tra, đối chiếu. Tính giá vật liệu. Giá nhập kho vật liệu được xác định theo giá thực tế, đã tuân thủ những nguyên tắc mà chế độ kế toán ban hành. Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác, phù hợp với điều kiện lao động bằng máy nhưng có hạn chế là cuối tháng kế toán mới xác định được giá xuất vì vậy công việc thường dồn vào cuối tháng và thông tin không kịp thời. Bảo quản vật liệu. Hệ thống kho tàng của Công ty đảm bảo điều kiện về bảo quản được trang bị đầy đủ các phương tiện đo lường. Những vật liệu có tính chất khác nhau được bảo quản tại các kho khác nhau. Vật liệu trong kho được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc nhập, xuất kho, kiểm tra. Việc kế toán nguyên vật liệu tại kho được thực hiện nghiêm túc và thường xuyên được kiểm tra, đối chiếu với kế toán vật tư. Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty hach toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là có giá trị lớn. Nhưng mặt khác do vật liệu rất phông phú đa dạng, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên nên khối lượng công việc ghi chép khá lớn. Các sổ tổng hợp hạch toán nguyên vật liệu bao gồm các bảng kê, các NK-CT và sổ cái TK152 được mở chi tiết theo cách phân loại nguyên vật liệu của kế toán. Hạch toán chi tiết. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Do nguyên vật liệu của Công ty gồm rất nhiều chủng loại nên phương pháp này không thích hợp. Công ty không mở sổ chi tiết nguyên vật liệu mà chỉ nhập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vào máy, cuối tháng in ra bảng kê nhập, bảng kê xuất dẫn đến việc theo dõi chi tiết sự biến động tăng giảm nguyên vật liệu không đầy đủ. Qua những phân tích trên ta thấy công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty nhìn chung đã được tổ chức một cách chặt chẽ, có hệ thống, lao động kế toán có nề nếp, tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh những mặt đã đạt được, phần hành kế toán này vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại. 3. Một số kiến nghị để hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Qua việc tìm hiểu thực tế trong quá trình thực tập tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông, kết hợp với những kiến thức đã được trang bị, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị sau: Thứ nhất: Xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông, nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú, biến động liên tục, thường xuyên dẫn đến những khó khăn trong quản lý và hạch toán. Trong điều kiện đã được trang bị máy vi tính, công ty nên xây dựng sổ danh điểm vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách, ký hiệu và đơn vị tính. Sổ danh điểm vật liệu tạo điều kiện thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quản lý, ghi sổ kế toán về giá trị và số lượng từng loại nguyên vật liệu, dễ dàng trong đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán, tìm kiếm thông tin về một loại nguyên vật liệu nào đó. Theo cách phân loại nguyên vật liệu của công ty, sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng như sau: Ký hiệu Tên Nguyên vật liệu Đơn vị tính Ghi chú Nhóm N.V.L Danh điểm 1521 1522 1521.01 1521.01.01 1521.01.02… 1522.01 1522.01.01 1522.01.02 … Nguyên vật liệu chính Cát Cát Vân Hải Cát Cam Ranh Vật liệu phụ A xít A xít chanh A xít sunfuaric Tấn Nt Nt Lít Nt Nt Thứ hai: Chứng từ vật tư. Khi phòng quản lý kho lập Phiếu nhập kho thì không nên ghi ngay đơn giá mà để cho kế toán vật liệu ghi đơn giá sau khi giao nhận chứng từ với thủ kho. Công ty nên bổ sung cột thành tiền vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để phản ánh cả về hiện vật và giá trị. Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho nên thiết kế theo mẫu sau: Công ty BĐPNRĐ PHIếU NHậP KHO Nhập của: Công ty TNHH Nam Hải Tại kho An Thắng SttTT Tên vật tư Đ.vị Số lượng Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 4 1 Hộp xốp 220V- 40W cái 11.750 11.750 72,7 854.225 2 Hộp phích nhựa 198 cái 4.860 4.860 1.349,1 6.556.626 3 Hộp Carton H12-697 cái 330 330 6181,8 2.039.994 Cộng 3 mục vật tư 9.450.849 Phòng quản lý kho Người giao Thủ kho Cty BĐPNRĐ Phiếu xuất kho Số 347 Xuất cho phân xưởng Huỳnh Quang. Lĩnh tại kho Chị Vân Dùng để sản xuất đèn huỳnh quang tháng 1/2000. Stt Tên vật tư Đvị Số lượng Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 4 1 2 Dây tóc 40W Dây dẫn huỳnh quang Sợi Đôi 600000 600000 600000 600000 Tổng cộng 2 mục vật tư Ngày 15/1/2000 Người nhận Thủ kho Phòng quản lý kho Thủ trưởng đơn vị Thứ ba: Về tổ chức bộ máy kế toán. Công ty không nên phân công việc hạch toán nguyên vật liệu cho hai người: Một người hạch toán nhập vật liệu và công nợ, một người hạch toán xuất vật liệu mà chỉ nên giao việc hạch toán nguyên vật liệu cho một người đảm trách vì như thế sẽ phối hợp chặt chẽ hơn giữa các phần hành nhập, xuất và tồn kho. Việc theo dõi tình hình hiện có, biến động của nguyên vật liệu được thực hiện một cách thống nhất, đầy đủ và có hệ thống. Sự đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán được giảm bớt nhưng chặt chẽ hơn. Thứ tư: Tính giá nguyên vật liệu: -Giá nhập kho: Tính theo giá thực tế như hiện nay. -Giá xuất kho: Do giá mua nguyên vật liệu của công ty tương đối ổn định và vật liệu rất phong phú, đa dạng vì vậy công ty có thể sử dụng giá bình quân cuối kỳ trước để tình giá vật liệu xuất kho. Phương pháp này sẽ thể hiện được những ưu điểm của giá bình quân và việc hạch toán được cập nhật hơn. Thứ năm: Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Vật liệu của công ty phong phú, đa dạng, biến động liên tục, thường xuyên nên việc sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết là không phù hợp do việc ghi chép của thủ kho và phòng kế toán có sự trùng lặp. Hơn nữa công ty chưa mở sổ chi tiết vật liệu dẫn đến việc hạch toán chi tiết chưa hệ thống. Theo em Công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư để hạn chế việc ghi chép trùng lặp và công việc kế toán không dồn vào cuối tháng. Mặc dù phương pháp này có hạn chế là khó phát hiện sai sót nhưng Công ty có đội ngũ kế toán có trình đội chuyên môn cao, thủ kho có nghiệp vụ tốt và nắm vững nguyên tắc hạch toán thì phương pháp này hoàn toàn phù hợp. Sử dụng phương pháp này, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành như sau: + Tại kho: Thủ kho ghi thẻ kho bình thường như hiện nay. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm vật liệu. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ ghi rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Phiếu này được đính kèm với tập phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho để chuyển cho kế toán. VD. Phiếu giao nhận Phiếu nhập kho: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày 1 đến 10 tháng 1 năm 2000 Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Vật liệu chính ………… 4 ……… P N K 15, 97, 103, 111 …………. 1970249150 …………… Ngày 10 tháng 1 năm 2000 Người nhận Người giao Phiếu giao nhận Phiếu xuất kho được lập tương tự. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư, các danh điểm vật liệu được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm vật liệu. Ghi xong sổ số dư, thủ kho chuyển cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. + Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán vật liệu xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và nhận Chứng từ. Khi nhận được Chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng Chứng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận Chứng từ, đồng thời ghi số tiền vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất vật liệu. Bảng này được lập cho từng kho, được ghi chép trên cơ sở phiếu giao nhận Chứng từ. Cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê nhập, xuất, kế toán vật liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu. Bảng này được lập cho từng kho, được ghi trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ. Bảng luỹ kế nhập vật liệu Kho anh Thăng Số danh điểm Tên vật tư Từ 1-10 Từ 11- 21 Từ 2- 31 Cộng Bảng luỹ kế xuất được lập theo mẫu tương tự. Cuối tháng căn cứ vào các bảng luỹ kế nhập, xuất, kế toán vật liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu. Tháng 1 năm 2000 Danh điểm Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Ngày 31 tháng 1 năm 2000 Sổ số dư: (Trang sau) Thứ sáu: Về sổ chi tiết TK331. Phần lớn các khoản phải trả người bán bắt nguồn từ việc mua vật liệu. Nhìn chung, sổ chi tiết TK331 của công ty đã theo dõi được sự phát sinh của các khoản phải trả người bán và tình hình thanh toán. Nhưng với mẫu sổ hiện nay, kế toán rất khó xác định số phải trả một người bán cụ thể nào đó tại một thời điểm bất kỳ. Kế toán nên thiết kế lại sổ chi tiết TK331 theo mẫu ở trang sau. Thứ bảy: Về quy trình hạch toán tổng hợp. Hiện nay, để ghi số tổng phát sinh bên có đối với sổ cái TK152, kế toán lấy số liệu từ bảng phân bổ vật liệu chứ không phải từ NK-CT số 7 theo chế độ kế toán. Như vậy, nếu có sai sót trong việc tập hợp số liệu sang bảng kê số 4, số 5 và từ các bảng kê này sang NK-CT số 7 thì sẽ khó phát hiện. Công ty nên hạch toán tổng hợp theo quy trình: Chứng từ nhập xuất NKCT liên quan Sổ chi tiết TK331 NKCT số 5 Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ cái TK152 Báo cáo tài chính Bảng ngang12 Bảng ngang13 Thứ tám: Về tài khoản sử dụng. Khi hạch toán nghiệp vụ xuất bán vật liệu, Công ty hạch toán từ tài khoản 152 sang tài khoản 511 theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 152 điều này không đúng với nguyên tắc hạch toán, Công ty nên định khoản như sau: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 152: Giá vật liệu xuất kho để bán. Và chỉ sử dụng tài khoản 511 để hạch toán doanh thu Khi xuất vật liệu cho các công trình xây dựng, công ty không nên tập hợp chi phí Nguyên vật liệu vào TK138 mà phải sử dụng TK241 theo định khoản: Nợ TK241(2412) Có TK152 II.phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 1.Đánh giá chung về tình hình sử dụng vốn lưu động Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Chỉ tiêu 1998 1999 99 so với 98 ± % 1. Doanh thu. (Tr.đồng) Thuế d.thu hoặc GTGT. (Tr.đồng) 2. Doanh thu thần. (Tr.đồng) 3. Lợi nhuận thuần. (Tr.đồng) 4. Giá trị tổng sản lượng. (Tr.đồng) 5. Vốn lưu động bình quân. (Tr.đồng) Dự trữ vật liệu. (Tr.đồng) Sức sản xuất (4:5). (lần) Mức sinh lời (3:5). (lần) Số vòng chu chuyển (2:5). (vòng) Số ngày một vòng chu chuyển. (ngày) Hệ số đảm nhiệm (5:2) 108674 8050 100624 9763 112374 54982 23542 2,04 0,18 1,83 197 0,55 154011 14010 140100 10665 167077 65087 30153 2,57 0,16 2,15 167 0,46 +45337 +5960 +39476 +902 +54703 +10105 +6611 +0,53 -0,02 +0,32 -30 -0,09 142 174 139 109 149 118 128 125 91 117 85 84 Qua bảng trên ta thấy: Doanh thu thuần và lợi nhuận thuần của Công ty năm 99 cao hơn so với năm 98. Kết quả này có được là do Công ty mở rộng quy mô sản xuất, đẩy mạnh các biện pháp tiêu thụ sản phẩm. Dự trữ vật liệu tăng thêm 6611 triệu đồng. Điều này phù hợp với mục tiêu mở rộng sản xuất, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục nhưng nó có hạn chế là làm tăng lượng vốn trong khâu dự trữ. Đây chính là một trong những nguyên nhân làm tăng nhu cầu về vốn ở Công ty. Sức sản xuất của Công ty tăng thêm 0,53 lần tức là 1 đồng vốn lưu động mang lại cho Công ty nhiều doanh thu hơn. Tuy nhiên mức sinh lợi của Công ty giảm đi cho thấy tốc độ tăng của lợi nhuận thấp hơn tốc độ tăng của doanh thu. Sở dĩ có điều này là do các chi phí trong năm 99 phát sinh nhiều hơn so với năm 98. Công ty cần có các biện pháp giảm chi phí nhằm tăng lợi nhuận. Số vòng chu chuyển vốn lưu động tăng thêm 0,32 vòng và số ngày 1 vòng chu chuyển giảm đi 30 ngày cho thấy tình hình sử dụng vốn lưu động của Công ty đang diễn ra theo chiều hướng tốt. Nó giúp Công ty tiết kiệm được vốn lưu động trong sản xuất kinh doanh. Hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động giảm 0,09 tức là để có 1 đồng doanh thu Công ty cần ít đi số vốn lưu động. 2. Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Xây dựng kế hoạch huy động và sử dụng vốn. Trong cơ chế thị trường, Doanh nghiệp muốn hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trôi chảy thì điều kiện đầu tiên là không thể thiếu vốn. Việc chủ động xây dựng kế hoạch huy động và sử dụng vốn là một trong những biện pháp tài chính hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay Công ty đang áp dụng biện pháp huy động vốn từ người lao động. Điều này có ý nghĩa rất lớn vì ngoài việc đáp ứng được nhu cầu về vốn, nó còn giúp cho người lao động gắn bó và có trách nhiệm hơn đối với Công ty. Tuy nhiên, để chủ động hơn về vốn, Công ty cần có những biện pháp huy động phong phú hơn. Để xây dựng được một kế hoạch về huy động và sử dụng vốn một cách hữu ích, Công ty cần chú trọng đến các điểm sau: -Xác định một cách chính xác nhu cầu vốn tối thiểu cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt nhu cầu vốn cho việc thu mua nguyên vật liệu dáp ứng cho quá trình sản xuất thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn. Có biện pháp tổ chức huy động nhằm cung ứng một các kịp thời, đầy đủ, tránh lãng phí vốn hoặc thiếu vốn sẽ ảnh hưởng xấu tới quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. -Trên cơ sở xác định nhu cầu vốn đã lập theo kế hoạch, Công ty cần xây dựng kế hoạch bao gồm việc lựa chọn nguồn tài trợ tích cực nhất, xác định khả năng vốn hiện có, số thiếu cần tài trợ đảm bảo đủ vốn với chi phí thấp nhất và tạo cho Công ty một cơ cấu vốn linh hoạt. -Có kế hoạch cụ thể trong việc sử dụng vốn. b) Quản lý tốt nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. ở Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông, chi phí nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% trong giá thành sản phẩm. Do đó việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu tác động rất lớn đến giá thành sản phẩm và hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Công ty cần xây dựng chế độ trách nhiệm thưởng phạt về vật chất trong các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. Công ty cần xây dựng một cách chính xác hơn các định mức dự trữ, tiêu hao và giám sát chặt chẽ việc thực hiện các định mức đó nhằm đảm bảo rằng nguyên vật liệu được dự trữ đầy đủ cho sản xuất nhưng không dư thừa gây ứ đọng vốn. Hơn nữa Công ty cần chủ động trong việc đặt hàng, ký kết các hợp đồng, tăng cường quan hệ với các nhà cung cấp thường xuyên để việc cung cấp được thường xuyên, hạn chế dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu. c) Tăng tốc độ lưu chuyển vốn lưu động. Nhìn chung, tốc độ lưu chuyển vốn lưu động của Công ty đang chyển biến theo hướng tích cực. Tuy nhiên, Công ty cần tăng cao hơn nữa số vòng chu chuyển và giảm bớt số ngày của một vòng chu chuyển. Để thực hiện được điều này, ngoài việc sử dụng hợp lý nhất nguyên vật liệu, Công ty cần có các biện pháp đồng bộ như: Tăng cường công tác tiêu thụ sản phẩm, giảm bớt sản phẩm tồn kho. Đẩy mạnh việc thu nợ từ khách hàng, nhanh chóng thu hồi vốn đáp ứng cho yêu cầu sản xuất. Hạn chế vốn tồn đọng trong các khâu sản xuất, dự trữ. Nhằm tăng tốc độ lưu chuyển vốn lưu động, công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu cần: Tìm kiếm nguồn cung cấp ổn định với giá cả thấp và chất lượng tốt. Dự báo sự biến động về nhu cầu vật tư trên thị trường và chủ động đối phó với những biến động đó. Quản lý chặt chẽ hơn nữa các quá trình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu. Kết luận Qua các phần trình bày ở trên có thể khẳng định kế toán vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp. Thực tế tại Công ty Bóng đèn phích nước Rạng Đông cho thấy công tác tổ chức hạch toán vật liệu giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt tình hình sản xuất, nó phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ vật liệu, từ đó Công ty mới có biện pháp chỉ đạo đùng đắn. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Bóng đèn phích nước Rạng Đông em thấy rằng với tư cách là một trong những doanh nghiệp sản xuất lớn của ngành công nghiệp Hà Nội, Công ty đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Cùng với sự đổi mới và cải thiện hệ thống công tác tổ chức kế toán chung của Nhà nước ta, hiện nay công tác tổ chức kế toán của Công ty đang được hoàn thiện từng bước. Với mục đích đó em đã đi sâu nghiên cứu và qua đó đưa ra một số ý kiến nhằm góp một phần nhỏ hoàn thiện hơn công tác tổ chức hạch toán vật liệu. Tuy nhiên, do thời gian tìm hiểu thực tế và trình độ có hạn nên những vấn đề đưa ra chắc không tránh khỏi những thiếu sót, em mong rằng sẽ nhận được các ý kiến đóng góp của các thày cô giáo để cho chuyên đề của em được hoàn thiện về mặt lý luận và có tính thực tiễn cao. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Phượng, cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị Phòng kế toán Công ty Bóng đèn phích nước Rạng Đông đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. “Kế toán tài chính trong các Doanh nghiệp” – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân PTS Đặng Thi Loan chủ biên. 2. “Tổ chức hạch toán kinh tế” – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân PTS Nguyễn Thị Đông chủ biên. 3. “Hệ thống kế toán Doanh nghiệp” – Vụ chế độ kế toán. 4. “Phân tích hoạt động kinh doanh” - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân PGS.PTS Phạm Thị Gái chủ biên. Mục lục Trang Lời nói đầu Phần I: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất. 2 I. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 2 1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu. 2 Vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. 2 3. Nhiệm vụ hạch toán vật liệu. 4 II. Phân loại, tính giá và tổ chức chứng từ nguyên vật liệu. 4 1. Phân loại nguyên vật liệu. 4 2. Các phương pháp tính giá nguyên vật liệu. 6 3. Tổ chức chứng từ hạch toán nguyên vật liệu. 11 III. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 13 1. Phương pháp thẻ song song. 14 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 15 3. Phương pháp sổ số dư. 16 IV. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. .18 1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 18 2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 19 3. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 25 4. Sổ sách kế toán 28 V. Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất. 31 1. Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 31 2. Mối liên hệ giữa tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 33 Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông 35 I.Đặc điểm chung của Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. 35 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty 35 2. Tổ chức quản lý tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. 37 3. Cơ cấu tổ chức sản xuất. 39 II. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. 42 1. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. 42 2. Hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ cách kế toán. 43 iii. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông 44 1. Đặc điểm và công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. 44 2. Tính giá nguyên vật liệu. 46 IV. Tổ chức chứng từ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 47 1. Nghiệp vụ nhập vật liệu. 47 2. Nghiệp vụ xuất vật liệu. 54 V. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 57 1. Tài khoản sử dụng. 57 2. Hạch toán nghiệp vụ nhập vật liệu. 58 3. Hạch toán nghiệp vụ xuất vật liệu. 66 4. Ghi sổ cái tài khoản 152. 71 Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. 73 I. Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. 73 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu. 73 2. Đánh giá khái quát về bộ máy kế toán, công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. 73 3. Một số kiến nghị để hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu.76 II. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 83 1. Đánh giá chung về tình hình sử dụng vốn lưu động 83 2. Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 84 kết luận