Chuyên đề Tổ chức hạch toán tài sản cố định tại xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật

. Nhận xét về cơ cấu tổ chức của xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật. Mô hình cơ cấu tổ chức của xí nghiệp bao gồm 12 đơn vị trong đó có: 4 đơn vị quản lý 8 đơn vị sản xuất Do đó trong quá trình tổ chức còn có những ưu và nhược điểm sau. * Ưu điểm: Các đơn vị chia nhỏ tạo điều kiện cho việc tìm kiếm việc làm. Từ đó làm cho hiệu quả doanh thu của xí nghiệp tăng và đời sống của cán bộ công nhân viên ổn định. - Việc chia nhỏ các đơn vị tạo điều kiện cho việc quản lý nhân viên chặt chẽ và có sự quan tâm của thủ trưởng đến từng cá nhân. * Nhược điểm: Mô hình sản xuất chia nhỏ, khi có công trình lớn thì việc huy động công nhân trong đơn vị mất thời gian dài. Công tác quản lý kiểm tra và công tác tiền lương gặp nhiều khó khăn với mô hình sản xuất như trên nếu xí nghiệp có việc làm ổn định thì không những sử dụng triệt để sức lao động trong nội bộ mà còn có thể sử dụng rất nhiều người lao động bên ngoài và ngược lại. 5. Cơ cấu sản xuất. Các đơn vị sản xuất đánh trong xí nghiệp là các đội xây lắp và xưởng cơ khí hoạt động căn cứ vào tình hình thực tế của xí nghiệp và khả năng của mỗi đơn vị. Các đơn vị đều có quy mô, tính hình thức tổ chức giống nhau. Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất (trang sau) * Đối tượng: có quyền thay mặt lãnh đạo xí nghiệp điều hành phân tích, hạch toán và chủ động tiến độ sản xuất. Đội trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc xí nghiệp về hoạt động của đội và thực hiện các điều khoản hợp đồng kinh tế mà các bên đã ký. Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất Đội trưởng Các giám sát kỹ thuật Kế toán Các tổ thi công * Giám đốc kỹ thuật: Là các cán bộ kỹ thuật chuyên ngành có trình độ chuyên môn tốt. Nhiệm vụ chính là theo dõi và xử lý kỹ thuật. Ngoài ra các kỹ thuật viên có thể khảo sát thiết kế một số công trình và điều chỉnh thiết kế trong quá trình thi công xây lắp cho phù hợp với thực tế khi đội trưởng và giám đốc đồng ý. - Kế toán đội: tập hợp chứng từ gốc, theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thi công. Lập các bảng phân tích chứng từ gốc bảng chi phí sản xuất và giá thành theo định kỳ tập hợp và nộp nên phòng tài chính- kế toán xí nghiệp. *Tổ thi công: thực hiện các nhiệm vụ được giao, mỗ tổ thi công có một tổ trưởng làm nhiệm vụ đôn đốc, quản lý và chấm công các nhân viên trong tổ, thường xuyên báo cáo tiến độ sản xuất với đội trưởng. 4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 4.1. Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp dịch vụ khoa học – kỹ thuật. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán TSCĐ vật tư, DCDC kiêm kế toán thanh toán Kế toán hàng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán giá thành và theo dõi nội bộ Thủ quỹ Kế toán các độ sản xuất 4.2. Chức năng nhiệm vụ: 4.2.1. Kế toán trưởng: có nhiệm vụ chấp hành các chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành về kỷ luận chế đọ lao động về sử dụng quỹ tiền lương, quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỷ luật tài chính tín dụng thanh toán, tập hợp các số iệu về kinh tế thúc đẩy thực hiện các chế độ hạch toán đảm bảo cho hoạt động của xí nghiệp thu được hiệu quả cao. 4.2.2. Phó phòng kế toán: có nhiệm vụ đôn đốc các nhân viên và sử lý các công việc. Khác của kế toán trưởng. Lập các kế hoạch tài chính, huy động nguồn vốn nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn được hợp lý và tiết kiệm. Phó phòng còn theo dõi mảng TSCĐ và việc trích khấu hao TSCĐ. 4.2.3. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ và thanh toán. * Về vật liệu, công cụ dụng cụ: căn cứ vào hoá đơn các chứng từ cần htiết khi đã thấy đầy đủ chữ ký hợp lý, hợp lệ, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán, lập bảng kê chi tiết để báo cáo. * Về thanh toán: thanh toán mọi khoản chi phí của khối quản lý thanh toán lương, bảo hiểm khi phòng lao động tiền lương xác định số liệu. Các khoản mục như thanh toán với A, với nhà cung cấp, kế toán phải phản ánh đầy đủ, chính xác. Việc thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi, ngân hàng, ngoại tệ kế toán phải giám sát chặt chẽ, sổ tài khoản liên quan cũng phải được cập nhật thường xuyên. Định kỳ kế toán tập hợp bảng kê chi tiết để báo cáo, đồng thời có nhiệm vụ ghi chép hợp tình hình phát sinh của các phần hành kế toán và lập báo cáo định kỳ, bảo vệ báo cáo trước cơ quan có thẩm quyền. 4.2.4. Kế toán tập hợp chi phí và tính gía thành (kiêm theo dõi nội bộ) Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí quản lý xí nghiệp. Có thể đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất. Định kỳ báo cáo sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ và thời hạn, tổ chức kiểm tra đánh giá sản phẩm dở dang và tính gía thành sản phẩm. 4.2.5. Thủ quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền mặt, ngoại tệ của xí nghiệp, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi kèm theo các chứng từ gốc có chữ kỹ đầy đủ để nhập hoặc suất tiền và vào sổ quý một cách kịp thời. 4.2.6. Kế toán tại các đội sản xuất: mỗi đội sản xuất đều có các cán bộ kế toán chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đội trong quá trình thi công. Định kỳ lập bảng kê chứng từ gốc, bảng kê chi phí sản xuất và giá thành gửi về phòng kế toán của xí nghiệp. 5. Tổ chức hạch toán kế toán 5.1. Chứng từ kế toán Xí nghiệp dịch vụ khoa học – kỹ thuật là xí nghiệp xây lắp cho nên chứng từ tương đối lớn, để hạch toán đầy đủ và chính xác việc luân chuyển chứng từ phải được quan tâm chú ý. - Phần mua hàng: có các hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT... - Phần hàng tồn kho: có phiếu nhập xuất thẳng, thẻ kho. - Phần lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, hợp đồng thuê ngoài và hợp đồng thời vụ.... - Phần tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng,... - Phần TSCĐ: Hoá đơn bán hàng, biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ. 5.2. Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản sử dụng của xí nghiệp ban hành theo quyết định số 1864/ 1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính và các chế độ kế toán hiện hành. 5.3. Hệ thống kế toán và trình tự ghi sổ. Xí nghiệp sử dụng hình thức nhật ký chung để ghi sổ kế toán bao gồm các loại sổ sau. - Sổ nhật ký chung mở cho từng năm - Sổ nhật ký đặc biệt mở và hạch toán riêng cho tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. - Sổ cái các tài khoản. - Sổ chi tiết, các bảng phân bổ, tờ kê chi tiết. Việc áp dụng hình thức này phù hợp với quy mô sản xuất của xí nghiệp và phù hợp với trình độ tay nghề của cán bộ kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ và các bảng kê chứng từ Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 5.4. Hệ thống báo cáo kế toán Bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này được lập hàng quý gửi lên Công ty tư vấn xây dựng Điện I, cục thuế cơ quan kiểm toán và ngân hàng. Ngoài ra Xí nghiệp còn lập các báo cáo khác như báo cáo công nợ, báo cáp chi phí sản xuất và giá thành... II. Đặc điểm về TSCĐ và quản lý TSCĐ ở xí nghiệp dịch vụ KHKT. 1. Đặc điểm chung về TSCĐ. TSCĐ ở xí nghiệp có nhiều loại, mỗi loại có những đặc điểm, tính chất kiểu dáng, công dụng khác nhau, ví dụ như: - Xưởng nhà: nhà làm việc, văn phòng.... - Máy móc thiết bị: chủ yếu là máy thi công - Thiết bị văn phòng: máy in, máy vi tính... Tất cả các TSCĐ của xí nghiệp đang dùng trong sản xuất, kinh doanh không có tài sản nào dùng ngoài sản xuất kinh doanh Tỷ trọng giữa các loại TSCĐ không đồng đều và thay đổi theo mỗi giai đoạn để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất của xí nghiệp. Hiện nay, các máy móc thiết bị không được chú trọng đầu tư vì xí nghiệp chỉ thicông các đường dây 35 KV trở xuống nên thiết bị sử dụng không cần phải có công suất lớn, chỉ là dụng cụ mà không phải là TSCĐ. Do việc thiết kế tăng lên, nên các loại thiết bị văn phòng (máy tính, máy photocopi, máy quýet hình ảnh) được chú trọng đầu tư để đáp ứng yêu cầu thiết kế. Việc quản lý sử dụng vào đầu tư TSCĐ luôn luôn được ban giám đốc và phòng kế toán theo dõi, phản ánh đầy đủ đúng hiện trạng theo mỗi giai đoạn sản xuất. - Hàng kỳ, kế toán TSCĐ tính khấu hao, báo nợ cho các đơn vị sử dụng. Hàng năm kiểm kê định kỳ toàn bộ vật tư TSCĐ trong xí nghiệp. Qua đó để theo dõi, đánh giá hiện trạng của từng TSCĐ. Chưa bao giờ xí nghiệp có hiện tượng mất mát, thiếu hụt, chưa có trường hợp nào phải thanh lý TSCĐ trước thời hạn sử dụng định mức. Khi đơn vị báo hỏng, xí nghiệp thành lập hội đồng kiểm tra, đánh giá lập biên bản trình lên công ty cùng với biện pháp xử lý. 2. Phân loại TSCĐ. TSCĐ trong xí nghiệp được phân loại theo quy định của Nhà nước bao gồm các nhóm TSCĐ hữu hình và vô hình. 3. Đánh giá TSCĐ. Việc đánh giá TSCĐ được thực hiện đúng theo quy định của chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, được ban hành theo quyết định số 166/1999/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 30 tháng 12 năm 1999. Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ (đánh giá lại) doanh nghiệp lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế toán, sổ khấu hao luỹ kế của TSCĐ và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành. III. Hạch toán tăng, giảm TSCĐ. 1. Hạch toán tăng TSCĐ. Khi TSCĐ được mua sắm hay được điều động từ nơi khác đến thì phòng kỹ thuật, phòng tài vụ, phòng hành chính cùng tiến hành mở cửa, lập biên bản ghi chép về hiện trạng của TSCĐ và các chỉ tiêu cần thiết về theo dõi TSCĐ cũng như kiểm kê lại các loại phụ tùng kèm theo. Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản mở kiện để hạch toán tăng TSCĐ. Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Đồng thời ghi bút toán kết chuyển nguồn Nợ TK 441, 414 Có KT 411 Nếu TSCĐ này hình thành bằng nguồn vốn khấu hao, kế toán ghi: Có TK 009: Nguyên giá TSCĐ. Từ nhật ký chung đưa vào sổ cái TK 211, 212, 213. Cụ thể: lấy ví dụ về hạch toán bằng TSCĐ. Quý II năm 2002 xí nghiệp mua 02 máy vi tính và 01 máy in. Chứng từ tăng TSCĐ là: - Đơn đề nghị giám đốc xin mua - Hoá đơn GTGT - Biên bản bàn giao máy vi tính Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -----o0o----- Kính gửi: - Ông giám đốc Công ty TVXD Điện I - Hội đồng lãnh đạo Công ty TVXD điện i Xí nghiệp dịch vụ KH – KT kính trình ông một việc như sau - Để đáp ứng nhu cầu công việc hiện nay của Xí nghiệp dịch vụ KH – KT. Chúng tôi đề nghị ông xem xét trang bị thêm cho xí nghiệp 02 máy vi tính và 01 máy in. Giám đốc duyệt Ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị Nguyễn Hồng Tuấn Công ty TNHH đại la thành Đ/C: 38 Đê La Thành – Phường Ô Chợ Dừa – Quận Đống Đa ĐT: (84.4) 8511464 Fax: (84.4) 5113920 Biên bản giao nhận hàng Bên hán hàng: Công ty TNHH Đại La Thành Đ/C: 38 Đê La Thành – Phường Ô Chợ Dừa – Quận Đống Đa ĐT: (84.4) 8511464 Fax: (84.4) 5113920 Đại diện là: Cán bộ kinh doanh Bên mua là: Xí nghiệp DVKHKT Đ/c: Km 9 Nguyễn Trãi – Thanu Xuân – Hà Nội ĐT: 8765213 Mã số thuế: 0100100953 Đại diện là: Ông Vũ Hải Hà Chức vụ: Trưởng phòng kế hoạch. Số TT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng 1 Máy vi tính Bộ 02 2 Máy in Bộ 01 Chất lượng hàng: hàng bảo đảm các thông số kỹ thuật 100% phương thức hạch toán: tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản. Thời hạn thanh toán: bên mua hàng – ông Hà - xí nghiệp dịch vụ khoa học – kỹ thuật cam kết trả 100% tổng giá trị tiền, ngay sau khi nhận đủ hàng và đầy đủ giấy tờ để thanh toán. Biên bản giao nhận và thanh toán này chia thành 2 bản, mỗi bản giữ một bản có giá trị như nhau: Đại diện bên bán hàng Đại diện bên mua hàng (Ký tên và đóng dấu) (Ký tên và đóng dấu) Hoá đơn (GTGT) Mã số: 11 GTKT – 3EE Liên 2: (giao khách hàng) No: 786401 Ngày 17 tháng 06 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đại La Thành Đ/C: 38 Đê La Thành – Phường Ô Chợ Dừa – Quận Đống Đa ĐT: (84.4) 8511464 Fax: (84.4) 5113920 Mã số: 0100047488 Họ và tên người mua hàng Đơn vị: Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật Địa chỉ: Km9 - đường Nguyễn Trãi Hình thức thanh toán: Tiền GNH TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy vi tính LG Đồng 01 5950857 5950857 2 Máy vi tính pentium Đồng 01 15.970.500 Cộng tiền hàng 21921357 Thuế suất GTGT 5% Tiền thu GTGT 1096068 Số tiền công thanh toán 23017425 Số tiến bằng chữ: Hai mươi ba triệu không trăm mười bảy nghìn bốn trăm hai mươi năm đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) Hoá đơn (GTGT) Mã số: 11 GTKT – 3EE Liên 2: (giao khách hàng) No: 786401 Ngày 17 tháng 06 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đại La Thành Đ/C: 38 Đê La Thành – Phường Ô Chợ Dừa – Quận Đống Đa ĐT: (84.4) 8511464 Fax: (84.4) 5113920 Mã số: 0100047488 Họ và tên người mua hàng Đơn vị: Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật Địa chỉ: Km9 - đường Nguyễn Trãi Hình thức thanh toán: Tiền GNH TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy in HP 1200 Đồng 01 9119300 9119300 Cộng tiền hàng 9119300 Thuế suất GTGT 5% Tiền thu GTGT 455965 Số tiền công thanh toán 9575265 Số tiến bằng chữ: Chín triệu năm trăm bảy mươi năm nghìn hai trăm sáu mươi năm đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) Uỷ nhiệm chi Số: Phần do NH ghi Tên: Xí nghiệp dịch vụ KHKT Nợ Số TK: 710A00065 Số hiệu NHA Tại NH: Công thương Hà Tây Có Đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH Đại La Thành Số hiệu NHB Số TK: 641100030026 Loại nghiệp vụ Mua hàng tại: Công ty TNHH Đại La Thành Hiệu thống kê: Hàng thanh toán: mua 02 máy vi tính + 01 máy in Viết tiền bằng chữ: Ba mươi hai triệu năm trăm chín mươi hai nghìn sáu trăm chín mươi đồng Số tiền: Đơn vị trả tiền NHA ghi sổ ngày 32.592.690 Người thanh toán chủ tài khoản Số phụ Kiểm soát trưởng NH Kiểm soát trưởng NH Thẻ TSCĐ này sau khi lập xong phải được đăng ký vào sổ TSCĐ. Sỏo này lập chung cho toàn xí nghiệp một quyển và cho từng đơn vị sử dụng TSCĐ mỗi nơi một quyển để theo dõi. VD: Thẻ tài sản cố định Ngày 18 tháng 06 năm 2002 Lập thẻ Kế toán trưởng (ký họ tên) Nguyễn Quốc Đạt Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và biên bản mở kiện nhập TSCĐ. Tên TSCĐ: 02 máy vi tính + 01 máy in Ký hiệu, quy cách Số hiệu TSCĐ Tài khoản: 211 Nước sản xuất (xây dựng): Đông Nam á Năm sản xuất: 2002 Bộ phận quản lý sử dụng P4 + PTQ Năm đưa vào sử dụng:2002 Công suất thiết kế (diện tích) Chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Giá trị Số Tháng năm Diễn giải Nguồn vốn đầu tư TK đối ứng Lượng Tấn Tỷ lệ khấu hao quý TK đối ứng Thời gian sử dụng TSCĐ (năm) Luỹ kế từ khi sử dụng Còn lại 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 6/2002 Tăng TSCĐ căn cứ vào hoá đơn mua hàng và biên bản mở kiện nhận TSCĐ 03 31.040.657 2002 Trích khấu hao năm 2001 3880082 12,5% 3880082 27160375 Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm Lý do đình chỉ Ghi giảm TSCĐ, chứng từ ngày tháng năm Lý do giảm Căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hoá đơn thuế GTGT) và biên bản mở kiện, kế toán đã hạch toán tăng TSCĐ như sau: Nợ TK 211: 31.040.657 Nợ TK 133: 1.552.033 Có TK 112: 32.592.690 TSCĐ này được đầu tư bằng nguồn vốn khấu hao Có TK 009: 32.592.690 2. Hạch toán giảm TSCĐ. TSCĐ của xí nghiệp giảm do nguyên nhân khác nhau, trong đó chủ yếu do nhượng bán. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp. Thủ tục thanh lý TSCĐ. Đơn vị sử dụng hoá hỏng TSCĐ, hội đồng kiểm kê tài sản của xí nghiệp kiểm tra hiện trạng và đánh giá lại TSCĐ. Sau đó, lập bảng trình công ty xin thanh lý. Sau khi Công ty đã kiểm tra hiện trạng của TSCĐ thấy đúng như giấy đề nghị xin thanh lý thì hội đồng thanh lý TSCĐ đề ra quyết định thanh lý. Ví dụ: Ngày 10 tháng 06 năm 2002 Xí nghiệp dịch vụ KHKT đề nghị Công ty TVXD điện I duyệt thanh lý TSCĐ. Biểu mẫu 01: QT 28: KSTB. 01.11 Tổng Công ty điện lực Việt Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty tư vấn xây dựng điện i Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Kính gửi: - Ông Giám đốc Công ty TVXD điện I - Hội đồng thanh lý Công ty TVXD điện I - Đơn vị đề nghị thanh lý thiết bị: Xí nghiệp dịch vụ KH – KT - Thiết bị đề nghị thanh lý: máy vi tính & máy in A3 COMPAQ + Mác nhãn hiệu. + Số máy + Nước sản xuất: Mỹ - Thời gian thiết bị đã hoạt động: 6 năm - Tình trạng thiết bị kỹ thuật Máy đã dùng lâu, thường xuyên bị hỏng, bị nỗi, không đủ điều kiện sử dụng. - Kiến nghị của đơn vị sử dụng thiết bị: đề nghị cho thanh lý TSCĐ trên Ngày 15 tháng 4 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Biểu mẫu 01: QT 28.KSTB 01.08 Tổng Công ty điện lực Việt Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty tư vấn xây dựng điện I Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Danh mục thiết bị đề nghị thanh lý Tháng 4 năm 2002 Đơn vị: Xí nghiệp dịch vụ KHKT TT Tên và quy cách TSCĐ Đặc trưng kỹ thuật Thời gian sử dụng Thời gian người sử dụng Nguyên giá Vốn CĐ phải bảo toàn Đánh igá % chất lượng còn lại Giá trị đề nghị thu hồi Nguồn vốn hình thành Biện pháp thanh sử lý Chú ý 1 Máy vi tính & máy in A3 COMPAQ 6 năm 45.100.000 45.100.000 10% 500.000 Công ty cấp Bán phế liệu Cộng 45.100.000 45.100.000 500.000 Thủ trưởng đơn vị Người lập biểu Nguyễn Hồng Tuấn Vương Thị Dung Biểu mẫu 01: QT 28: KSTB.01.11 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 25 tháng 6 năm 2002 Biên bản họp hội đồng thanh lý Căn cứ vào kết quả kiểm kê ngày 20 tháng 4 năm 2002 và qua thẩm tra hiện vật TSCĐ xin thanh lý tại xí nghiệp dịch vụ KHKT. Ngày 25 tháng 6 năm 2002 Hội đồng thanh ý xí nghiệpDNKHKT họp gồm các thành phần như sau: 1. Ông Trần Văn Ngọt Chủ tịch hội đồng thanh lý – chủ trì 2. Ông Nguyễn Quốc Đạt Kế toán trưởng – uỷ viên thường trực 3. Ông Lương Xuân Chỉnh Trưởng phòng HCTH – uỷ viên 4. Ông Vũ Hải Hà Trưởng phòng KHKT – uỷ viên 5. Ông Nguyễn Hữu Mùi Chủ tịch công đoàn Xí nghiệp – uỷ viên Nội dung Sau khi nghe Ông Nguyễn Quốc Đạt uỷ viên thường trực hội đồng thanh lý báo cáo kết quả sử lý sau kiểm tra ngày 20 tháng 4 năm 2002, tại xí nghiệp và kiểm tra hiện vật TSCĐ xin thanh lý. Các uỷ viên hội đồng xem xét và tham gia ý kiến cuối cùng, ông Trần Văn Ngọt chủ tịch Hội đồng thanh lý của Xí nghiệp kết luận. 1. Số lượng TSCD và VTTB thanh sử lý: 01 máy vi tính & 01 máy in A3.COAPAQ. 2. Giá trị TSCĐ và VTTB thanh sử lý tính theo giá bảo toàn vốn. - Nguyên giá: 45.100.000 - Vốn cố định: 45.100.000 - Gía trị thu hồi: 500.000 3. Biện pháp xử lý. Máy vi tính và máy in A3 COMPAQ hiện đang được xí nghiệp dịch vụ KHKT quản lý. Theo đề nghị của Xí nghiệp, TSCĐ này giao cho xí nghiệp tận dụng một số chi tiết máy để thay thế cho các máy móc khác. Phòng Phòng Phòng Chủ tịch Chủ tịch hội đồng HCTC KHKT KCKT Công đoàn XH Thanh lý XN Kế toán căn cứ vào thời điểm ngày tháng giảm TSCĐ xoá tên tài sản trên bảng kê TSCĐ của xí nghiệp bằng một gạch chéo (vẫn nhìn rõ giá trị trên bảng) để theo dõi lập báo cáo và ghi vào cột ghi chú tương ứng với chứng từ đó là đã thanh lý vào ngày tháng năm nào. Năm sau khi lập bảng kê TSCĐ thì không còn TSCĐ này nữa. Cụ thể quý II năm 2002 của xí nghiệp thanh lý 01 máy vi tính & máy in A3 COMPAQ, kế toán căn cứ vào thời điểm giảm TSCĐ là tháng 6 năm 2002 để ghi sổ và hạch toán như sau: BT1: Nợ TK 214: 45.100.000 Có TK 211: 45.000.000 BT2: Nợ TK 138: 500.000 Có TK 721: 500.000 Các bút toán trên được vào các bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc, chương trình kế toán máy tự động nhập các bút toán từ bảng phân tích chứng từ gốc vào nhật ký chung. Trích: Nhật ký chung Năm 2002 Chứng từ Diễn giải TK Đ ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số trang trước chuyển sang .. ... ... ... ... ... BK25.5 Máy vi tính & máy in A3 COMPAQ 214 211 45.100.000 45.100.000 BK 25.5 Thu thanh lý máy vi tính & máy in A3 COMPAQ 138 721 500.000 500.000 Cộng chuyển sang trang Trích: Sổ cái Tài khoản 211: “Tài sản cố định hữu hình” Quý II năm 2002 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư ngày 31/3/2002 3014730461 17 17/6 Mua máy vi tính & máy in 112 31.040.657 25 25/6 Thanh lý máy tính A3 COMPAQ 214 45.100.000 Cộng phát sinh quý II/2002 Số dư ngày 30/6/2002 39242057 2981922518 72050000 Trích: Sổ chi tiết TK 211 “Tài sản cố định hữu hình” Quý II/2002 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng ... ... .. 25 14/4 Mua máy vi tính LG 112 5.950.857 17/6 Mua máy vi tính Pentium 25/6 Thanh láy máy tính A3 COMPAQ 214 45.100.000 Thanh lý máy FOTOCOPY PPC1650 214 26.950.000 Cộng phát sinh quý II Số dư cuối kỳ 31040.657 72.050.000 IV. Hạch toán khấu hao TSCĐ 1. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ. Xí nghiệp đã áp dụng phương pháp tính khấu hao theo quyết định của Bộ trưởng bộ tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành ngày 30 tháng 12 năm 1999. Theo đó TSCĐ trong xí nghiệp được trích khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng: = = x Mức tính khấu hao tháng = Để phù hợp cho việc theo dõi hay điều chỉnh mức khấu hao hợp lý, kế toán sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể của từng quý, năm của TSCĐ. Số tiền trích của từng quý, năm có thể lấy nhích lên hoặc giảm đi, làm tròn số trích, nên số tiền trích khấu hao của TSCĐ có thể gần bằng, có thể hơn hoặc kém số phần% (trăm) trích khấu hao của TSCĐ để sổ sách dễ nhìn và tính toán nhanh. Theo ví dụ trong quý II năm 2001: tăng 02 máy vi tính và 01 máy in Nguyên giá của TSCĐ nay là 31.040.657 (đồng) Thời gian sửdụng là 4 năm Như vậy trung bình mỗi năm trích số % là: = 25% Mức trích khấu hao trung bình năm của TSCĐ này là = 7760164,25 (đồng) Mức trích khấu hao trung bình tháng của TSCĐ này là = 646680,55 (đồng) Trung bình mỗi quý trích 646680,35 x 3 = 1940041,06 (đồng) Như vậy, kế toán lấy tròn số trích để ghi lên sổ chi tiết TSCĐ là: 1940041 2. Hạch toán khấu hao Khấu hao TSCĐ trong xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật thường phân bỏo cho hai khối: khối quản lý và các đôi sản xuất Những TSCĐ dùng cho khối quản lý khi trích khấu hao phân bổ cho chi phí quản lý doanh nghiệp. Những TSCĐ dùng cho các đội khi trích khấu hao phân bổ vào chi phí sản xuất. Kế toán hạch toán như sau: a. Nợ TK 642: Phần trích KH những TSCĐ dùng cho khối quản lý Nợ TK 627 phần trích KH những TSCĐ dùng cho các đội Có TK 214: Hao mòn TSCĐ b. Nợ TK 009: giá trị trích khấu hao VD: Quý II/ 2002 trích khấu hao TSCĐ dùng cho khối quản lý. Mức trích khấu hao theo chứng từ khấu hao TSCĐ là: 43.499.030 Kế toán ghi: Nợ TK 627: 43.499.030 Có TK: 214: 43.499.030 Đồng thời ghi Nợ TK 009: 43.499.030 Từ định khoản tren kế toán vào bảng liệt kê chứng từ gốc từ đó kế toán vào sổ Nhật ký chung và từ nhật ký chung vào sổ cái 214 và sổ cái các TK khác có liên quan. Trích sổ cái (trang bên) Để phân biệt các tài khoản công nợ nội bọ của xí nghiệp đối với đơn vị cấp trên là tổng Công ty, cấp dưới là các đội, hạch toán như sau: - Xí nghiệp hạch toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ đối với Tổng Công ty là đơn vị cấp trên, sử dụng TK 136, TK 336 + Xí nghiệp nộp vốn khấu hao cho cấp trên, kế toán ghi Nợ TK 136 Có TK 111, 112, 131: số khấu hao phải nộp b. Ghi đơn có TK 009 - Xí nghiệp hạch toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ đối với các đội là đơn vị cấp dưới, sử dụng KINH Tế 138, TK 338 Sổ cái TK 214 “hao mòn TSCĐ” Quý II/ 2002 Số hiệu BK Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Nợ Có Số dư đầu tháng .. ... ... ... ... BK 32.6 Trích khấu hao quý II 642 43.499.030 BK 32.6 Trích KH quýII 141 32.365.090 BK 17.6 Thanh lý 01 máy vi tính COMPAQ & 01 máy FOTOCOPY TOSHIBA PBC 1650 211 72.050.000 ... ... ... ... ... Cộng phát sinh Dư quý II 72.050.000 75.864.069 + Tại các đội, khi đưa chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất chung kế toán ghi: Nợ TK 627 Có TK 338: Phần trích khấu hao TSCĐ phải nộp xí nghiệp. Trích: Sổ chi tiết TK 627 (Quý II/ 2002 - đội xây lắp điện 3) Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Chi tiết Số NT Nợ Có 6271 ... 627.4 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... BK303 Lương quản lý đội 334 8.621.367 8.621.367 BK34.3 Xí nghiệp báo nợ KHTSCĐ 338 300.000 300.000 ... ... ... ... ... ... .. .. .. .. Định kỳ hàng quý kế toán tính khấu hao TSCĐ phải trích và ghi vào sổ chi tiết TK 214 của xí nghiệp. Sổ chi tiết TK 214 quý II năm 2001 Chứng từ Diễn giải Trang HBC TKĐƯ Số phát sinh Nợ Có D1 Dư đầu tháng BK32.6 Trích KH quý II/2002 642 43.499.030 BK32.6 Trích KH quý II/2002 141 32.365.039 BK17.6 Thanh lý 01 máy vi tính COMPAQ &01 máy FOTOCOPY TOSHIBA PPC 1650 211 72.050.000 Cộng phát sinh Dư quý II 72.050.000 75.864.069 Khi có chứng từ TSCĐ thì mức trích khấu hao ở tháng tiếp theo cũng tăng lên. Kế toán căn cứ vào mức trích khấu hao lúc chưa có TSCĐ mới để cộng thêm mức tríchkhấu hao của TSCĐ mới, để ghi sổ chi tiết TK 214 và Sổ cái TK 214 Cuối quý căn cứ vào bộ chứng từ do kế toán đơn vị gửi lên, kế toán tập hợp vào TK 627 và ghi: Nợ TK 627: 32.365.039 Có TK 141 (chi tiế đơn vị) V. Hạch toán sửa chữa TSCĐ. Sửa chữa TSCĐ tại xí nghiệp gồm: sửa chữa thường xuyên sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ. Tuy nhiên sửa chữa nâng cấp rất ít sảy ra. 1. Sửa chữa thường xuyên. Đây là công việc nhỏ mang tính bảo dưỡng, do đó thường được tập hợp và hạch toán ngay vào các TK chi phí sản xuất chung (tại các đội xây lắp) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (tại văn phòng xí nghiệp) Tại các đội chi phí sản xuất sửa chữa thường xuyên được tập hợp trực tiếp vào TK 627, kế toán đội nghi: Nợ TK 627 Nợ TK 133L: Thuế VAT được khấu trừ Có các TK 111, 112, 152.. +Tại xí nghiệp, chi phí sản xuất bảo dưỡng các thiết bị văn phòng hoặc phương tiện vận tải... kế toán ghi: Nợ TK 642 Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ Có các TK: 111, 112, 152, 331... tổng số tiền chi cho sửa chữa. Ví dụ: trường hợp sửa chữa máy in tại phòng tổ chức hành chính các hạng mục sửa chữa bao gồm: Thay thế bộ kim máy in Sửa chữa vi mạch Các chứng từ ban đầu gồm: + Đơn đề nghị của bộ phận sử dụng + Hoá đơn GTGT + Phiếu chi Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 322 Liên 2: (giao khách hàng) BH/00 –B Ngày 13 tháng 3 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân Mai Địa chỉ: 52 Lý Nam Đế – Hà Nội Điện thoại: 8.561.762 Họ và tên khách hàng: Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật Địa chỉ: km9 – Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Hình thức thanh toán: tiền mặt Số TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thay bộ phận kim 900.000 2 Sửa chữa vi mạch 1.100.000 Cộng tiền hàng 2.000.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền phải thanh toán Bằng chữ: hai triệu hai trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phiếu chi Mẫu sổ 02 – T Ngày 13 tháng 3 năm 2002 QĐ 1141- TC/CĐKT Nợ: 627,133 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Cường Đơn vị: Phòng tổ chức hành chính Lý do chi: thanh toán tiền sửa chữa máy in Số tiền: 2.200.000 (Viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ): hai triệu hai trăm nghìn đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ người nhận tiền Ngày 13 tháng 3 năm 2002 2. Sửa chữa lớn TSCĐ Tại xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật do cơ cấu TSCĐ chủ yếu là nhà xưởng, phương tiện vận tải và thiết bị văn phòng chiếm tỷ trọng lớn (nhà xưởng mới được xây dựng và nâng cấp, chi phí sửa chữa các thiết bị văn phòng rất nhỏ), trong khi các máy móc tham gia trực tiếp vào qúa trình sản xuất và thi công chiếm tỷ trọng thấp và có gía trị không cao (chủ yếu chỉ có ở xưởng cơ khí). Nêu việc sửa chữa lớn TSCĐ chỉ xảy ra với các phương tiện vận tải và một số thiết bị máy móc tại xưởng cơ khí. Ví dụ: Về sửa chữa lớn TSCĐ tại xí nghiệp: khi xe NISAN 29K - 7669 bị hỏng, lái xe viết giấy đề nghị xin sửa xe. Giấy đề nghị xin sửa xe Kính gửi: Lãnh đạo phòng thiết kế. Tên tôi là: Nguyễn Mạnh Tiến Lái xe: NISAN 29K - 7669, vì xe đã hoạt động được trên 200.000km và từ khi được xí nghiệp quan tâm điều xe về phòng quản lý đã chạy được trên 30.000km trên môi trường đường quá xấu nên một số thiết bị về phần gầm và phần phanh đã bị hao mòn và rão. Vì thế tôi làm giấy đề nghị này mong ông cho được sửa chữa để phục vụ sản xuất được tốt hơn và đảm bảo an toàn trên đường đi công tác: cụ thể như sau: - Phay gioăng, phốt. - Phay lọc gió. - Phay cao su thước lái. - Phay cao su lót - Phay cao su càng và liền càng - Phay cao su cân bằng trước. - Phay bugi. - Phay cúp ben bánh sau, trước. - Phay cúp ben tổng phanh. - Phay má phanh trước, sau. - Phay lò so giảm sóc. Trên đây là các thiết bị cần phải sửa chữa và thay thế, kính mong ông xét duyệt cho. Hà Nội, ngày 21 tháng 3 năm 2002 Trưởng phòng thiết kế Kính chuyển phòng kế hoạch cho kiểm Người đề nghị Tra sửa chữa xe NISAN 29K 7669. Phạm Anh Tuấn Nguyễn Mạnh Tiến Sau khi nhận được đơn đề nghị sửa xe của lái xe. Phòng kế hoạch, xưởng cơ khí và lái xe tiến hành kiểm tra xe và lập biên bản kiểm tra. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản kiểm tu Xe: 29K. 7669. Hôm nay, ngày 31 tháng 3 năm 2002. Thành phần gồm: - Ông Vũ Hải Hà. Chức vụ: Trưởng phòng kế hoạch. - Ông Nguyễn Tiến Văn. Chức vụ: Xưởng trưởng XCK - Ông Nguyễn Mạnh Tiến. Chức vụ: Lái xe Sau khi kiểm tra những bộ phận thực tế hỏng hóc chính tại Gara và đưa lên cầu kích bổng kiểm tra gầm, kết quả như sau: - Má phanh trước + sau mòn - Cúp ben tổng + bánh xe có hiện tượng rỉ dầu. - Phước lái chảy dầu + đánh lái nặng. - Hệ thống cao su liền càng mòn. - Cao su cân bằng trước giơ + sau mòn. - Do tuyn cân bằng sau giơ. - Cao su láp rách. Hội đồng kiểm tra thống nhất có ý kiến như sau: Cần sửa chữa và thay thế những hạng mục để kiểm tra và những chi tiết phụ khác mà lái xe yêu cầu. Đại diện KH Đại diện CK Lái xe Vũ Hải Hà Nguyễn Tiến Văn Nguyễn Mạnh Tiến Sau khi tham khảo báo giá của các trạm bảo dưỡng xe, xí nghiệp quyết định ký hợp đồng sửa chữa xe với công ty liên doanh Toyota - TC Hà Nội. Trích: Công ty liên doanh Toyota - TC Hà Nội. 103 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội - Việt nam Tel: 84.8562141 fax: 84.48561649 Hợp đồng sửa chữa xe số 140213 Hà Nội, ngày 02 tháng 4 năm 2002. Bên sửa chữa: Công ty liên doanh Toyota - TC Hà Nội Đại diện: Ông Hoàng Văn Hiếu - Trạm trưởng Địa chỉ: 103 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội. Điện thoại: 8562141 fax: 8561694 TK tiền việt : 001.0027566 Tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam Khách hàng: Xí nghiệp dịch vụ KH - KINH Tế Đại diện: Ông Nguyễn Hồng Tuấn - Giám đốc Địa chỉ: Km9 Thanh Xuân Hà Nội. Loại xe: NISAN biển số 29k.75669 Nội dung sửa chữa. I. Phụ tùng Số lượng Thành tiền 1. Máphanh trước 01 bộ 825.000 ……………… ……. ………. 20. Pô tuyn cân bằng sau 02 1.252.000 Cộng 18.975.500 5% VAT 948.775 Tổng cộng tiền phụ tùng 19.924.275 II. Cộng 1. Bảo dưỡng gầm: 400.000 ……….. ……… 10. Phay cao su cân bằng trước và sau 110.000 Cộng 2.510.000 Tổng cộng tiền công 2.635.500 III. Phụ liệu 1. Dầu trợ lực 01 lít 70.000 2. Dầu phanh 01 lít 110.000 Cộng 180.000 10% VAT 18.000 Tổng cộng tiền phụ liệu 198.000 Tổng cộng tiền thanh toán 22.757.775 Viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu bảy trăm năm mươi bảy nghìn bảy trăm bảy năm đồng. Ghi chú: - Khi xe vào bảo dưỡng sửa chữa, khách hàng tạm ứng 50% tiền hợp đồng. - Khi sửa chữa nếu có phát sinh hai bên sẽ cùng nhau bàn bạc giải quyết. - Bảo hành 03 tháng kể từ ngày xe ra xưởng hoặc 5000km. Khách hàng Trạm trưởng Nguyễn Hồng Tuấn Hoàng Văn Hiếu Khi xe đã sửa chữa xong, tiến hành lập biên bản kiểm tra kỹ thuật ra và thanh lý hợp đồng sửa xe. Thanh lý hợp đồng sửa xe số 140213 Hà Nội ngày 15 tháng 4 năm 2002 Bên sửa chữa: Công ty liên doanh Toyota - TC Hà nội Đại diện: Ông Hoàng Văn Hiếu - Trạm trưởng Địa chỉ: 103 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội Điện thoại: 8562141 fax: 8561694 Tài khoản tiền mặt: 001.100.027566. tại Ngân hàngg ngoại thương Việt Nam. Khách hàng: Xí nghiệp dịch vụ KH - KT. Đại diện: Ông Nguyễn Hồng Tuấn - Giám đốc. Địa chỉ: Km9 Thanh Xuân Hà Nội. Loại xe: NISAN biển số 29K 75669 Nội dung thanh lý. I. Thực hiện hợp đồng Thực hiện nội dung hợp đồng số 140213 ngày 02/4/2002. Tổng giá trị hợp đồng (bao gồm cả VAT) là: 22.757775 II. Phát sinh hợp đồng Phát sinh tăng: trong thực tế đã phát sinh thêm một số nội dung công việc sau: 1. Dầu cầu số (051) 140.000 2. Dầu máy (42) 110.000 Cộng 250.000 10% VAT 25.000 Tổng cộng tiền phát sinh tăng 275.000 Phát sinh giảm: Trong quá trình sửa chữa,thực tế đã không thay một số phụ tùng sau: 1. Ruột tổng phanh (01 bộ) 541.000 2. Cupen phanh bánh xe trước (01 bộ) 119.000 Cộng 33.000 Tổng cộng tiền phát sinh giảm 693.000 III. Quyết toán hợp đồng Tổng giá trị quyết toán bao gồm cả VAT: (I) + (II) - (III): 22.339.775 Thành tiền: Hai mươi hai triệu ba trăm ba mươi chín nghìn bảy trăm bảy mươi năm đồng chẵn. Khách hàng Trạm trưởng Nguyễn Hồng Tuấn Hoàng Văn Hiếu Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTGT – 32L Liên 2 (giao khách hàng) DB01 – B Ngày 15 tháng 4 năm 2002 N 044527 Đơn vị bán hàng: Công ty liên doanh Toyota – TC Hà Nội Địa chỉ: 105 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Số TK. Điện thoại: 8562141 Msố: 0100114459 – 1 Địa chỉ Số TK Hình thức thanh toán: MS. 01001009530031 Số TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E F Thanh toán theo hợp đồng và thanh lý hợp đồng số140213 Tiền công: 2.510.000 Phụ tùng: 18.315.500 Cộng tiền hàng: 20.825.500 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.041.275 Tổng cộng tiền thanh toán 21.866.775 Bằng chữ: Hai mươi một triệu tám trăm sáu mươi sáu nghìn bảy trăm bảy trăm mười năm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT – 3LL Liên 2: (giao khách hàng) DB01 – B Ngày 15 tháng 4 năm 2002 N0 044528 Đơn vị bán hàng: Công ty liên doanh Toyota – TC Hà Nội Địa chỉ: 103 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội. Điện thoại: 8562141 MS: 0100114459 – 1 Đơn vị: NISAN 29K 75669 Địa chỉ: Số TK Hình thức thanh toán : N MS: 01001009530031 Số TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E F Thanh toán theo hợp đồng và thanh lý hợp đồng số 140123 Phụ liệu 430.000đ Cộng tiền hàng 430.000đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 43.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 4.730.000đ Bằng chữ: Bốn trăm bảy mươi ba nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nhận các hóa đơn chứng từ sửa chữa, kế toán vào sổ nhật ký chung năm 2002. Căn cứ vào hình thức thanh toán (trong trường hợp này thanh toán bằng tiền mặt) Kế toán vào bảng kê chi tiết TK 111. Trường hợp sửa chữa này có giá trị thanh toán lớn nên chi phí sửa chữa không chuyển thẳng vào TK 627- PTK mà được phân bổ dần vào chi phí thông qua TK 142 Kế toán TSSCĐ tại PTK ghi: Nợ TK 142: 12.720.000 Nợ TK 627: 4.240.000 Có TK 338: 16.960.000 Trích Nhật ký chung Quý III năm 2002 TT Số CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có … … … … … … BK 8/III Chi phí sửa chữa xe 138 – PKT 111 16.960.000 BQ 9/III Thuế GTGT đã khấu trừ 133 111 848.000 … … … … … … Trích Sổ cái TK 627 “chi phí sản xuất chung” – PTK Số hiệu CT Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có … … … … … BK 15/III Chi phí sửa chữa xe NISAN (trích quý III) 338 4.240.000 … … … … … VI. Kiểm kê TSCĐ Định kỳ hàng năm kế toán xí nghiệp tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản của xí nghiệp vào ngày 01/01 và lập báo cáo kiểm kê TSCĐ theo mẫu báo cáo của Bộ tài chính. Sau đây là báo cáo kiểm kê TSCĐ của xí nghiệp dịch vụ KHKT có đến 0h ngày01/01 năm 2002 (trang sau). Để có được báo cáo tổng hợp trên, đoàn kiểm kê phải thực hiện kiểm kê và lập bảng của từng nhóm tài sản hiện có tại xí nghiệp theo mẫu biểu của Bộ Tài chính. Trích Tên đơn vị báo cáo Báo cáo kiểm kê TSCĐ DNNN Biểu số 1c BCKK/DN Xí nghiệp dịch vụ KHKT Có đến thời điểm 0h ngày 01/01/2002 Đơn vị tính: đồng Số TT Nhóm tài sản Mã số Theo sổ kế toán Ghi chú Nguyên giá GT còn lại Nguyên giá GT còn lại Nguyên giá GT còn lại I TSCĐ đang dùng trong SXKD 1 Nhà cửa 1083734697 903722048 Xưởng sản xuất Nhà kho Nhà làm việc 1083734697 903722048 2 Vật kiến trúc 3 Máy móc thiết bị động lực 4 Máy móc thiết bị công tác 154219067 60653000 5 Máy móc thiết bị truyền dẫn 6 Công cụ, dụng cụ quản lý 610246517 401766197 7 Thiết bị và phương tiện vận tải 1.891286721 539439000 8 Súc vật làm việc 9 Cây lâu năm 10 TSCĐ khác đang dùng trong SXKD II TSCĐ vô hình III TSCĐ chưa cần dùng IV TSCĐ không cần dùng V TSCĐ hư hỏng chờ thanh lý VI TSCĐ không khấu hao Tổng cộng 3745.487.002 1.908.930.245 Bảng kê (Trang bên) Phần III Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ và một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ của xí nghiệp. I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán TSCĐ tại xí nghiệp dịch vụ Khoa học kỹ thuật. Sau một thời gian ngắn thực tập tại xí nghiệp dịch vụ KHKT, tuy chưa được trực tiếp làm công tác kế toán, nhưng em đã được tìm hiểu và đi sâu nghiên cứu về hạch toán TSCĐ tại xí nghiệp. Mặc dù những hiểu biết thực tế chưa nhiều, việc vận dụng lý thuyết vào thực tế còn hạn chế. Song em vẫn xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét như sau: Ưu điểm. Quá trình nghiên cứu cụ thể công tác hạch toán TSCĐ tại xí nghiệp, em nhận thấy xí nghiệp là một đơn vị kinh doanh có hiệu quả, luôn chấp hành các quy định của nhà nước nói chung và chế độ kế toán Việt Nam nói riêng. Xí nghiệp đã xây dựng một mô hình quản lý và hạch toán khoa học, hợp lý thích ứng với nhu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh có uy tín trong lĩnh vực xây lắp điện, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh và phát triển trong điều kiện hiện nay. Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp được tổ chức gọn nhẹ, các phòng ban giúp việc rất có hiệu quả cho ban lãnh đạo của xí nghiệp. - Bộ máy kế toán được tổ chức chặt chẽ, mọi người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao. - Việc sử dụng phần mềm kế toán tự viết của xí nghiệp đã giúp cho công việc thực hiện trên một số phần hành được nhanh chóng, việc xử lýcác thông tin chính xác, thuận lợi cho việc tra cứu thông tin kế toán bất cứ khi nào cần thiết, giúp nhân viên kế toán được giảm nhẹ, giảm bớt công việc kế toán. - Hình thức nhật ký chung: Việc áp dụng hình thức nhật ký chung là phù hợp với loại hình của xí nghiệp, đồng thời phù hợp với mặt bằng chuyên môn của nhân viên kế toán cũng như việc áp dụng làm kế toán bằng máy vi tính. Hạch toán TSCĐ việc hạch toán TSCĐ được phó phòng kế toán trực tiếp theo dõi, kiểm tra. Công tác ghi sổ rõ ràng, chính xác, thực hiện đúng nguyên tắc hạch toán. Tài liệu lưu trữ được bảo quản khoa học, dễ tìm kiếm, tra cứu, phục vụ tốt cho công tác quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Nhược điểm. Mặc dù, trong thời gian qua công tác kế toán TSCĐ của xí nghiệp không ngừng được củng cố nhưng vẫn còn những thiếu sót và tồn tại. Việc phân bổ khấu hao thực hiện còn đơn giản (chỉ phân bổ cho 2 TK đối ứng là: chi phí quản lý doanh nghiệp và phải thu nội bộ) nên kế toán của xí nghiệp không tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao, việc này chỉ thực hiện ghi trong sổ chi tiết TK 214 với các TK đối ứng. - Việc tính khấu hao thực hiện theo từng quý nên việc tính khấu hao cho tài sản mua sắm, đưa vào sử dụng thường không xác định rõ đưa vào sử dụng tháng nào và trích khấu hao vào tháng nào, thường trích khấu hao ngày trong tháng có TSCĐ nhập về. Hiện nay công tác sửa chữa lớn TSCĐ vẫn chưa được chú trọng đúng mức nên khi có việc phải giải quyết bị động theo kiểu chữa cháy. II. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán TSCĐ của xí nghiệp. Hạch toán TSCĐ không chỉ dừng lại ở việc thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành mà còn phải áp dụng linh hoạt, phù hợp với đặc trưng kinh doanh riêng của đơn vị. Trước những tồn tại kể trên, em xin mạnh dạn đưa ra một số biện pháp như sau: 1. Hoàn thiện điều kiện ghi nhận TSCĐ. Theo quy định hiện hành thì tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ phải thoả mãn đồng thời hai điều kiện về thời gian sử dụng từ một năm trở lên và giá trị từ 5.000.000đồng trở lên. Như vậy một tài sản thoả mãn tiêu chuẩn TSCĐ có giá trị 5.000.000 đồng được coi là TSCĐ trong xí nghiệp sản xuất nhỏ, nhưng với một công ty lớn, tài sản đó chỉ được coi như công cụ dụng cụ. Như vậy, với các mô hình và quy mô doanh nghiệp ngày càng đa dạng, cũng như sự biến động thường xuyên của giá cả thị trường, việc đặt ra giá trị giới hạn quá cụ thể như vậy lại trở lên không phù hợp. Bởi vậy tiêu chuẩn nhận biết về mặt giá trị TSCĐ cần nghiên cứu để sớm điều chỉnh tăng lên cho phù hợp hoặc đặt ra quy định về giá trị TSCĐ theo một tỷ lệ cố định trên tổng nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Sự điều chỉnh này sẽ giúp cho công tác kiểm tra, kiểm soát đạt hiệu quả,đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc hội nhập kinh tế với các nước trên thế giới. 2. Hoàn thiện sửa chữa lớn TSCĐ Hiện nay, công tác sửa chữa lớn TSCĐ tại xí nghiệp vẫn chưa được chú ý đúng mức, nên khi có thực tế phát sinh phải giải quyết bị động. Điều này gây khó khăn cho công tác hạch toán chi phí, nhất là khi TSCĐ bị hư hỏng nặng, chi phí sửa chữa sẽ rất lớn làm tăng chi phí sản xuất trong kỳ tiếp theo. Ngoài ra, việc kiểm tra hiện trạng TSCĐ để tiến hành sửa chữa TSCĐ còn sơ sài, chưa sát với thực tế. Để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, xí nghiệp vẫn phải có sự quan tâm thích đáng đến công tác sửa chữa TSCĐ. Cụ thể việc hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ trong kế hoạch được tiến hành như sau: + Trước hết theo kế hoạch, định kỳ hàng quý kế toán trích trước chi phí sửa chữa lớn như sau: Nợ TK 136: TSCĐ tại các đơn vị Nợ TK 642: TSCĐ dùng cho khối quản lý tại văn phòng xí nghiệp. Có TK 335: Số dự kiến phải chi cho sửa chữa lớn TSCĐ phân bổ trong kỳ này. + Khi công việc sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa lớn chi tiết theo công việc sửa chữa. - Nếu thuê ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 241 (2413): Chi phí sửa chữa thực tế. Nợ TK 113: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng - Nếu do xí nghiệp tự làm, kế toán ghi: Nợ TK 241 (2413): Chi phí sửa chữa thực tế Có TK 111, 152, 334, 338… + Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kết chuyển công việc chi phí như sau: Nợ TK 335 Có TK 241(2413): Chi phí sửa chữa thực tế. + Trong trường hợp chi phí sửa chữa thực tế lớn hơn chi phí tích trước, kế toán ghi: Nợ TK136: TSCĐ tại các đơn vị Nợ TK 642: TSCĐ dùng cho khối quản lý Có TK 335: Phần chênh lệch Hoặc chi phí sửa chữa nhỏ hơn chi phí trích trước, kế toán ghi: Phần chênh lệch Nợ TK 335 Có TK 721 3. Hoàn thiện hạch toán khấu hao TSCĐ * Về phương pháp trích khấu hao. Theo quyết định số 166TC/QĐ ngày 30/9/1999, các doanh nghiệp phải trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Xí nghiệp đã áp dụng trích khấu hao theo phương pháp này. Tuy nhiên, nếu tất cả các TSCĐ, ở xí nghiệp đều áp dụng phương pháp khấu hao này thì đối với một số TSCĐ hao mòn nhanh trong thời gian đầu chi phí thực tế lớn hơn chi phí sổ và ngược lại để đảm bảo số liệu sổ kế toán phản ánh đúng hơn thực tế hoạt động kinh doanh của xí nghiệp, cũng như tình hình sử dụng tài sản, xí nghiệp nên thay đổi cách tính khấu hao theo hướng sau: + Nhà cửa vật kiến trúc vẫn áp dụng phương pháp khấu hao đầu. + Máy móc, thiết bị gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh tính năng công suất sử dụng bị giảm dần trong quá trình sử dụng, cho phép áp dụng phương pháp khấu hao nhanh hoặc khấu hao theo sản lượng. + Thiết bị dụng cụ quản lý chịu tác động của hao mòn vô hình nên áp dụng phương pháp khấu hao nhanh. Ta biết trong thời đại khoa học phát triển như hiện nay, chỉ sau một thời gian ngắn giá của các loại máy móc thiết bị đã bị giảm đi một nửa và công dụng của nó đã tăng lên nhiều lần. * Lập bảng tínhvà phân bổ khấu hao. Tại xí nghiệp, hàng quý kế toán không lập bảng tính và phân bổ khấu hao, mà chỉ lập chứng từ khấu hao. Để phản ánh chính xác mức khấu hao hiện có, mức khấu hao tăng trong quýđồng thời phản ánh được mức khấu hao của quý trước nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, xí nghiệp nên lập bảng tính và phân bổ khấu hao trên mẫu sau. (trang sau). III. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại xí nghiệp dịch vụ KHKT. Điều chỉnh cơ cấu TSCĐ. Kết cấu TSCĐ là tỷ trọng từng loại, từng bộ phận TSCĐ trong toàn bộ TSCĐ xét về mặt giá trị. Trên cơ sở bảng danh sách TSCĐ tính đến Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Chỉ tiêu Tỷ lệ KH Toàn DN TK 136 TK 642 NG Số KH PTK XCK Đội 1 …. Đội 6 1. Số khấu hao trích quý trước 2. Số khấu hao tăng trong quý 3. Số khấu hao giảm trong quý 4. Số khấu hao phải trích trong quý Thời điểm 31/12/2001 và 31/12/2002 ta có thể lập bảng phân tích sau: Bảng phân tích cơ cấu TSCĐ tại xí nghiệp dịch vụ KHKT. Loại TSCĐ Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch NG % NG % NG % I Nhà cửa 768.096.649 25,4 1.083.734.697 32,4 315.638.048 +7 II. Máy móc thiết bị 127.649.067 4,23 154.219.067 5,14 26.570.000 +0,91 III. Phương tiện vận tải 1.488.721.915 49,3 1091.286.720 55,3 402.564805 +6 IV. Thiết bị quản lý 616.512.830 20,4 610.246.517 6,58 -6266.313 -13,82 V. TSCĐ khác 20.150.000 0,66 20.150.000 0,57 0 -0,09 Tổng 3.021.130.461 3.7.59.637.001 738.506.540 2. Nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. * Quản lý TSCĐ đã khấu hao hết. Hiện nay số lượng cũng như tỷ trọng các TSCĐ đã khấu hao hết nguyên giá mà vẫn sử dụng được hoặc sử dụng được ngày càng cao. Những tài sản này không phải tính khấu hao, thì đương nhiên mức khấu hao sẽ nhỏ, điều không hợp lý này dẫn tới cơ cấu chi phí và giá thành sẽ thay đổi, lợi nhuận thay đổi. Mặt khác, các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sản xuất có liên quan đến TSCĐ sẽ không được chính xác. Để quản lý những TSCĐ đã khấu hao hết nguyên giá mà vẫn còn đang sử dụng, xí nghiệp cần thực hiện tốt các biện pháp sau: + Tổ chức kiểm kê đánh giá lại hiện trạng của những TSCĐ đã khấu hao hết, nếu tài sản nào còn tốt thì tăng cường chế độ bảo quản và quản lý, sửa chữa bảo dưỡng va sớm có kế hoạch thay thế. + Mạnh dạn nhượng bán thay lý những tài sản lạc hậu hoặc hiệu quả sử dụng kém. Để đảm bảo chất lượng và đầu tư trang bị những TSCĐ mới có công nghệ hiện đại, kỹ Kết luận Tài sản cóo định là cơ sở vật chất chủ yếu, giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về hoạt động và tài chính trong qúa trình sản xuất – kinh doanh. Nhiệm vụ đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là phải tăng cường công tác quản lý tài sản cố định nhằm đạt hiệu quả cao. Qua đó, việc quản lý tốt tài sản cố định giúp doanh nghiệp phát triển sản xuất, tạo ra nhiều sản phẩm, hạ giá thành, tăng vòng quay của vốn và đổi mới trang thiết bị, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường. Do đó, việc hoàn thiện không ngừng công tác hạch toán tài sản cố định cũng như các vấn đề quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định luôn được các doanh nghiệp chú trọng và quan tâm. Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật, với những hiểu biết về thực tế chưa nhiều, việc áp dụng lýluận vào tưực tế còn hạn chế, song với lòng nhiệt tính em đã đề ra những biện pháp chủ yếu về công tác hạch toán tài sản cố định của xí nghiệp, với đề tài “tổ chức hạch toán tài sản cố định với những vấn đề về quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật. Để hoàn thành được chuyên đề tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn Đào Thúy Hà. Cảm ơn Ban giám đốc, các phòng ban chức năng đặc biệt là các cô chú trong phòng kế toán của xí nghiệp đã quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong thời gian em thực tập tốt nghiệp. Tuy vậy, nhưng thời gian và trình độ có hạn, chuyên đề này không sao tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em kính mong các thầy, cô giáo và các cô, chú ở xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật góp ý bổ sung cho chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 02 tháng 06 năm 2003 Sinh viên thực hiện Phạm Văn Hiếu Mục lục Lời nói đầu 1 Phần I: Cơ sở lý luận về hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp 2 I. Khái quát chung về TSCĐ 2 1. Khái niệm và yêu cầu quản lý sử dụng TSCĐ 2 II. Phân loại và đánh giá TSCĐ 3 1. Phân loại TSCĐ 3 2. Đánh giá TSCĐ 4 III. Kế toán chi tiết TSCĐ 7 IV. Hạch toán tăng, giảm TSCĐ 9 1. Hạch toán biến động tăng TSCĐ 10 2. Hạch toán tình hình biến động giảm TSCĐ 17 V. Hạch toán khấu hao TSCĐ 21 1. Khái niệm và ý nghĩa khấu hao TSCĐ 21 1. Phương pháp tính khấu hao 22 3. Tài sản và phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐ 23 VI. Hạch toán sửa chữa TSCĐ 24 1. Sửa chữa thường xuyên TSCĐ 24 2. Sửa chữa lớn TSCĐ 24 VII. Hạch toán TSCĐ đi thuê và cho thuê 26 1. Hạch toán TSCĐ thuê hoạt động 26 2. Hạch toán TSCĐ cho thuê tài chính 27 Phần II: Những vấn đề cơ bản về công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán ở xí nghiệp dịch vụ – khoa học kỹ thuật 29 I. Khái quát chung về xí nghiệp dịch vụ khoa học – kỹ thuật 29 1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật 29 2. Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của xí nghiệp 30 3. Tổ chức bộ máy quản lý 30 4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 35 5. Tổ chức hạch toán kế toán 37 II. Đặc điểm về TSCĐ và quản lý TSCĐ ở xí nghiệp dịch vụ KHKT 39 1. Đặc điểm chung về TSCĐ 39 2. Phân loại TSCĐ 40 III. Hạch toán tăng, giảm TSCĐ 40 1. Hạch toán tăng TSCĐ 40 2. Hạch toán giảm TSCĐ 45 IV. Hạch toán khấu hao TSCĐ 50 1. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ 50 2. Hạch toán khấu hao 51 V. Hạch toán sửa chữa TSCĐ 54 1. Sửa chữa thường xuyên 54 2. Sửa chữa lớn TSCĐ 55 IV. Kiểm kê TSCĐ 63 Phân III: Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ và một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ của xí nghiệp 66 I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán TSCĐ tại xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật 66 1. Ưu điểm 66 2. Nhược điểm 67 II. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán TSCĐ của xí nghiệp 67 1. Hoàn thiện điều kiện ghi nhận TSCĐ 67 2. Hoàn thiện sừa chữa lớn TSCĐ 68 3. Hoàn thiện hạch toán khấu hao TSCĐ 69 III. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại xí nghiệp dịch vụ KHKT 70 1. Điều chỉnh cơ cấu TSCĐ 70 2. Nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ 71 Kết luận 72