Chuyên đề Tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm

131 882.725.216 GS2 1 31/12/2006 Phải thu nội bộ khác 1368 400.912.409 GS1 1 31/12/2006 1368 3.585.035.756 GS1 1 31/12/2006 1368 4.246.579.841 GS1 1 31/12/2006 1368 1.027.672.865 GS2 1 31/12/2006 Phải thu nội bộ khác 1368 8.300.417.200 GS2 1 31/12/2006 Xưởng nội thất học đường – SX bảng Bỉ 15403 56.960.659 GS2 1 31/12/2006 Xưởng nhựa 15407 56.269.000 GS2 1 31/12/2006 Xưởng mô hình sinh vật 15408 1.389.975.400 … … …. …. …. … … GS2 1 31/12/2006 Chi phí đồ dùng văn phòng 6423 3.326.114 Cộng phát sinh trong kỳ 58.268.016.387 38.103.056.484 Dư cuối kỳ 29.508.110.516 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Do nghành nghề của Công ty có đặc thù riêng: Thành phẩm đều là các thiết bị phục vụ cho việc dạy và học trong các nhà trường .Nền giáo dục của chúng ta cũng đang trong giai đoạn cải cách liên tục thay đổi để đưa ra một chương trình giáo dục tốt nhất, tiến bộ nhất . Vì vậy, không tránh khỏi việc các thiết bị dạy và học trở nên lạc hậu, lỗi thời hoặc nhiều khi không còn gía trị gì khi chương trình giáo dục thay đổi. Cuối mỗi năm, Công ty thành lập một hội đồng kiểm kê thành phẩm bao gồm các thành viên thuộc ban lãnh đạo Công ty, phòng kế toán, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng chỉ đạo, các phân xưởng sản xuất để xác định xem những thành phẩm nào có thể bị giảm giá. Sau khi kiểm kê, hội đồng này lập ra biên bản kiểm kê kho thành phẩm và bảng kê hàng chậm luân chuyển . Hàng chậm luân chuyển sẽ được phân loại và chuyển đến một kho riêng ( Kho KH06 – Hàng chậm luân chuyển). Dựa trên bảng kê này kế toán lập thêm dự phòng giảm giá thành phẩm. Mức lập dự phòng giảm giá thành phẩm bằng mức độ giảm giá trị còn lại của thành phẩm. Ví dụ: Tại kho KH02 – Giáp Bát có một số mặt hàng đã bị cũ , lạc hậu . Hội đồng kiểm kê thành phẩm đã có biên bản kiểm kê và lập ra Bảng kê hàng chậm luân chuyển cụ thể như sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Mẫu số 15K - BQ CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I BẢNG KÊ HÀNG CHẬM LUÂN CHUYỂN Kho KH02-Giáp Bát Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2006 Tên hàng ĐVT ĐG ban đầu Số lượng TT ban đầu Mức độ giảm GT còn lại Tình trạng Lô 1A 1.Bộ chữ dạy tập viết Bộ 42.000 93 3.906.000 2.500.000 Cũ,lạc hậu Bản đồ phong trào nông dân Tờ 300 1580 474.000 474.000 Cũ, lạc hậu Tranh mẫu chữ số Tờ 400 736 294.400 294.400 Cũ, lạc hậu … .. … … … … … … … … … … … … Cộng 23.800.000 19.500.000 Nhìn vào bảng kê ta thấy mức giảm giá dự kiến là :19.500.000 đồng, như vậy sẽ phải lập thêm mức dự phòng là :18.500.000 đồng . Những mặt hàng nào mà đã lập dự phòng thì không cần phải lập lại nữa mà chỉ cần lập số chênh lệch.Khi hàng chậm luân chuyển được thanh lý thì Công ty tiến hành hoà nhập dự phòng. Bút toán lập dự phòng được kế toán lập chứng từ ghi sổ bằng tay và sau đó cập nhật vào phiếu kế toán trong phần hành tổng hợp. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 03 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Nội Dung Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Lâp dự phòng cho thành phẩm kho Giáp Bát. 159 6426 19.500.000 Kèm theo 23 chứng từ gốc . Người Lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Hiện tại Công ty vẫn tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( TK 6426 ) chứ không đưa vào giá vốn hàng bán . Sổ chi tiết tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. (Biểu số 05 – Trang sau ) Biểu số 05 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Tài khoản: 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dư có đầu kỳ: 192.500.000 Ngày Số Diễn giải Tài Khoản đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 31/12 03 D ự ph òng giảm giá hàng chậm luân chuyển 6426 19.500.000 … … … … … … 31/12 06 Hoà nhập dự phòng 6426 33.800.000 Phát sinh Nợ: 103.922.040 Phát sinh Có: 311.090.000 Dư có cuối kỳ : 399.667.960 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I: 2.3.1 Tổ chức kế toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm: Hạch toán doanh thu bán hàng: Công tác tiêu thụ ở Công ty thiết bị giáo dục I diễn ra quanh năm. Tuy nhiên vào khoảng đầu năm học của các trường học , tức là vào quý cuối cùng của năm thì thường lượng tiêu thụ là nhiều nhất. Một nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì được minh chứng bởi hoá đơn giá trị gia tăng, và chứng từ này là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu bán hàng. Công ty sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng : để hạch toán doanh thu Tài khoản này được chi tiết như sau: TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm Tài khoản này được chi tiết như sau: TK511100: Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm không chịu thuế GTGT TK 511105: Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm 5% TK 511110: Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm 10% TK 5112 : Doanh thu cho thuê nhà,cửa hàng TK 5113 : Doanh thu uỷ thác nhập khẩu TK 5114 : Doanh thu cho thuê dây chuyền TK 5115 : Doanh thu khác Như vậy, doanh thu từ việc bán hàng được theo dõi trên tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm . Và tài khoản này được chi tiết theo thuế suất thuế GTGT mà hàng hoá , sản phẩm bán ra phải chịu. Tuy nhiên, Công ty không theo dõi phân biệt doanh thu từ bán hàng hoá và từ bán thành phẩm. Quá trình hạch toán doanh thu diễn ra như sau: Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng , phòng kinh doanh sẽ tiến hành xác định số tồn kho để lập hoá đơn GTGT. Tuỳ thuộc vào từng khách hàng cụ thể mà phòng kinh doanh có thể cho khách hàng hưởng một khoản chiết khấu khác nhau Ví dụ : Các khách hàng ở các tỉnh vùng cao, vùng sâu như Yên Bái, Lai Châu… thì phòng kinh doanh để mức chiết khấu là 24%. Những khách hàng quen, thường xuyên mua hàng của Công ty nhưng không thuộc diện trên thì cho hưởng mức chiết khấu là 16% … Hoá đơn giá trị gia tăng được lập làm 03 liên: Liên 1( màu tím ) : Lưu Liên 2 ( màu đỏ) : Giao khách hàng Liên 3 ( màu xanh) : Chuyển thủ kho ghi sổ, sau đó chuyển lên phòng kế toán Mẫu hoá đơn GTGT Ví dụ: Ngày 05/11/2006 Công ty bán bộ nhạc cụ gõ (mã số TM2013) cho Công ty sách và thiết bị trường học Thái Bình , Hoá đơn giá trị gia tăng được lập như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 1: Lưu MC/2006b Ngày 05 tháng 11 năm 2006 0017630 Họ và tên người mua hàng: Trần Thanh Hương. Đơn vị: Công ty sách thiết bị trường học Thái Bình Địa chỉ: TX Thái Bình - Tỉnh Thái Bình - Hình thức thanh toán :Tiền mặt. Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 3 4 1 Bộ nhạc cụ gõ Bộ 80 35.000 2.800.000 Cộng tiền hàng : 2.800.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 140.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.940.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai triệu chín trăm bốn mươi ngàn đồng chẳn . Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ,ghi rõ họtên) ( Ký,ghi rõ họtên) (Ký ,đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi nhận được hoá đơn, kế toán cập nhật vào phần hành bán hàng của phần mềm Fast. Những thông tin được cập nhật bao gồm: Ngày, Chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng và các thông tin khác liên quan đến khách hàng, hình thức thanh toán, chủng loại, số lượng hàng bán , đơn giá, thành tiền , chiết khấu, tiền thuế GTGT, tài khoản Nợ, tài khoản Có. Những thông tin được cập nhật vào phần hành này sẽ được chuyển sang các phần hành khác như phải thu khách hàng, vật tư, tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng ( Nếu thanh toán ngay) Do Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên kế toán lúc này không cập nhật đơn giá vốn mà đến lúc tính đơn giá bình quân cả kỳ thì máy sẽ tự động cập nhật giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ. Khi sử dụng phần mềm kế toán tại Công ty để khai báo thẻ kho kế toán phải khai báo cụ thể cho từng mặt hàng, mặt hàng nào chịu thuế GTGT 5%, mặt hàng nào phải chịu 10%...Vì vậy khi kế toán cập nhật các số liệu theo chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh thì sẽ định khoản luôn trên máy và máy sẽ tự động in ra các sổ theo yêu cầu.. Trong kỳ, kế toán định khoản các nghiệp vụ tiêu thụ trên máy như sau: Nợ TK 111,112,131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511100(511105,511110) : Doanh thu thuần Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Ví dụ: Kế toán định khoản nghiệp vụ bán hàng ở hoá đơn trên như sau: Nợ TK 111: 2.940.000 Có TK 511105 : 2.800.000 Có TK 33311 : 140.000 Cuối kỳ, sau khi tính đơn giá trung bình tháng, thì máy tự động ghi giá vốn cho tất cả hàng hoá bán ra. Ngoài ra, Công ty còn có bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra. Bảng kê này kê khai tất cả các chứng từ theo số hiệu của chúng, theo thuế suất thuế GTGT mà hàng bán ra phải chịu. Cuối mỗi kỳ hạch toán, kế toán đối chiếu bảng kê này với các chứng từ phát sinh để kiểm tra tính có thật của các chứng từ đã được cập nhật và tính chính xác của các số liệu. Bảng kê chứng từ này còn dùng để đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản doanh thu hàng bán ra (TK 511100,511105,511110), sổ chi tiết tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra ( chi tiết cho từng loại thuế suất ) khi cần thiết. Mẫu Bảng kê chứng từ cho hàng hoá bán ra chịu thuế suất 5% ( Biểu số 06 – Trang sau) Mẫu Sổ chi tiết tài khoản 511105 ( Biểu số 07 – Trang sau) Biểu số 06 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 01/12/2006 Ngày Số CT Diễn giải TK Nợ TK Có Phát sinh 01/12 17337 Bán hàng học cụ 632 1561 4.187.216 01/12 17338 Bán học cụ 632 1561 690.659 01/12 17339 Bán học cụ 632 1561 255.043 01/12 17340 Bán học cụ 632 1561 16.621.851 01/12 17341 Bán học cụ 632 1561 2.199.968 01/12 17342 Bán học cụ 632 1561 397.058 01/12 17343 Bán học cụ 632 1561 392.308 01/12 17344 Bán học cụ 632 1561 29.040.000 01/12 119 Nhập 1794 máy tính CASIO - Dự án L12 mở rộng 1561 331 314.766.270 01/12 120 Nhập 390 lố cầu lông - Dự án L12 mở rộng 2006 1561 19.500.331000 19.500.000 Tổng cộng: 388.050.373 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Biểu số 07 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 01/12/2006 Tài khoản 511105 – Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm 5% Dư có đầu kỳ: 30.538.386.672 Ngày Số CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 01/12 17338 Bán học cụ 131 728.605 01/12 17339 Bán học cụ 131 271.600 01/12 17340 Bán học cụ 131 15.9990224 01/12 17341 Bán học cụ 131 3.078.134 01/12 17343 Bán học cụ 131 414.110 01/12 17344 Bán học cụ 131 31.009.524 Tổng phát sinh nợ: Tổng phát sinh có: 51.501.197 Dư cuối kỳ : 30.589.887.869 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ của doanh thu của Công ty chỉ có hai khoản đó là: Hàng bán bị trả lại Chiết khấu thương mại ( Công ty không có giảm giá hàng bán ) Hàng bán bị trả lại là hàng mà Công ty xuất bán cho khách hàng do sai quy cách, hỏng hóc không đạt yêu cầu như thoả thuận nên khách hàng không chấp nhận và gửi trả lại Công ty. Về Chiết khấu thương mại, Công ty cho một số đối tượng khách hàng được hưởng theo sự chỉ đạo của Bộ Giáo dục và đào tạo . Ví dụ như các tỉnh như Yên Bái, Lai Châu… thì cho hưởng chiết khấu 24% các khách hàng lâu năm của công ty thì cho hưởng chiết khấu là 16%. Khi Công ty bán hàng chấp nhận cho khách hàng hưởng chiết khấu thì trong hoá đơn giá trị gia tăng có ghi dòng chiết khấu ( Xem Mẫu hoá đơn ở phần trên ). Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán là số tiền đã trừ chiết khấu . Khi cập nhật vào máy thì kế toán chỉ cập nhật doanh thu thuần ( doanh thu bán hàng đã trừ chiết khấu ) chứ không sử dụng tài khoản 521 – Chiết khấu hàng bán . Về hàng bán bị trả lại, khi khách hàng gửi trả lại hàng cho Công ty thì Công ty phải cử người kiểm tra lại chất lượng lô hàng bị trả lại, Nếu đúng là số hàng đó không đạt yêu cầu đã thoả thuận với khách hàng và Công ty đồng ý nhận lại lô hàng trả này thì kế toán sẽ tiến hành lập hoá đơn giá trị gia tăng để ghi nhận số hàng bị trả lại và thanh toán tiền cho khách hàng (Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng hàng bán bị trả lại đã có ở phần trên). Khi cập nhật hoá đơn này vào máy cũng tương tự như khi cập nhật hoá đơn giá trị gia tăng hàng bán , nhưng chỉ có điều số liệu phải ghi số âm . Theo như ví dụ ở mẫu hoá đơn đã nêu trên thì máy sẽ cập nhật số liệu vào các tài khoản liên quan như sau: Nợ TK 111(131,112): -6.568.800 Có TK 5111 : -6.256.000 Có TK 33311 : - 312.800 Còn việc ghi giảm giá vốn thì được máy tự hạch toán vào cuối kỳ khi tính đơn giá bình quân thành phẩm xuất kho và cũng được ghi âm tương tự như đã ghi âm doanh thu: Nợ TK 632 Có TK 156: ( Ghi số âm giá vốn hàng đã bị trả lại ) Hạch toán giá vốn hàng bán : Công ty sử dụng tài khoản 632 để hạch toán giá vốn hàng bán. Tài khoản này không được chi tiết thành các tiểu khoản. Giá vốn hàng bán ra được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, kỳ tính đơn giá bình quân lại là một năm. Do đó, cuối kỳ người ta mới tính được giá vốn hàng bán ra, trong kỳ chỉ theo dõi hàng bán ra về mặt số lượng. Vì thế, thời điểm quyết toán năm là thời điểm vô cùng bận rộn của phòng kế toán Công ty, và công việc chiếm mất rất nhiều thời gian của các cán bộ kế toán đó là đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết thành phẩm với sổ chi tiết tài khoản thành phẩm và tài khoản giá vốn . Trong kỳ, gía vốn hàng bán được ghi nhận khi khách hàng đồng ý mua hàng của Công ty và chấp nhận thanh toán hoặc khách hàng và Công ty đã ký hợp đồng dù hàng đã được xuất khỏi kho hay chưa, dù khách hàng đã nhận được hàng hoặc chưa nhận được hàng ( Công ty không sử dụng tài khoản 157 – Hàng gửi bán - khi đang chuyển hàng theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên ) . Những thành phẩm xuất kho dùng để biếu tặng, giới thiệu sản phẩm không được Công ty phản ánh vào giá vốn hàng bán mà phản ánh thẳng luôn vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( TK 642) và chi phí bán hàng (TK 641). Khi chạy xong đơn gía bình quân thì sổ chi tiết tài khoản 632 cũng được máy hoàn tất . Để theo dõi giá vốn hàng bán Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 632 Mẫu sổ chi tiết tài khoản 632 như sau: ( Biểu số 08 – trang sau) Biểu số 08 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 01/12/2006 Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Dư nợ đầu kỳ: 9.484.447.881 Ngày Số CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 01/12 17337 Bán hàng học cụ 1561 4.187.216 01/12 17338 Bán học cụ 1561 690.659 01/12 17339 Bán học cụ 1561 255.043 01/12 17340 Bán học cụ 1561 16.621.850 01/12 17341 Bán học cụ 1561 2.199.968 01/12 17342 Bán học cụ 1561 397.058 01/12 17343 Bán học cụ 1561 392.308 01/12 17344 Bán học cụ 1561 29.040.000 Tổng phát sinh nợ: 53.784.103 Tổng phát sinh có: Dư nợ cuối kỳ : 9.538.231.984 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Hạch toán thanh toán với khách hàng : Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được giao cho kế toán thanh toán phụ trách . Tại Công ty Thiết bị Giáo dục I đang hiện đang áp dụng hai hình thức thanh toán là : Bán hàng thanh toán ngay và hình thức bán hàng trả chậm. Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay: Sau khi phòng kinh doanh làm việc với khách hàng và thoả thuận phương án là nhận hàng và thanh toán ngay tiền hàng , phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT, giao cho khách hàng 01 liên để khách hàng đến làm việc với kế toán thanh toán . Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán phải lập chứng từ ban đầu là Phiếu thu. Phiếu thu được kế toán lập thành hai liên : Một liên giao cho khách hàng Một liên kế toán lưu tại phòng kế toán để ghi sổ và quản lý . Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì kế toán lập chứng từ ban đầu là bảng kê nộp séc. Khi Công ty thu được séc, phải nộp vào ngân hàng mà Công ty đang mở tài khoản ( Ngân hàng công thương Đống Đa ), chậm nhất là 10 ngày sau khi nhận được séc. Bảng kê nộp séc được lập làm 2 liên, một liên lưu tại công ty, một liên do ngân hàng giữ. Khi ngân hàng nhận tiền chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về công ty . Phiếu thu và giấy báo có được kế toán thanh toán cập nhật vào máy tính ở phân hệ Tiền mặt – Ngân hàng . Nếu khách hàng thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, ngân hàng mà công ty mở tài khoản khi đã nhận được tiền của ngân hàng bên mua chuyển đến sẽ gửi uỷ nhiệm chi về công ty. Công ty nhận được uỷ nhiệm chi chứng tỏ ngân hàng đã nhận được tiền . Đối với khách hàng mua theo phương thức trả chậm : Công ty sử dụng tài khoản 131 để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Những khách hàng lớn và thường xuyên của Công ty sẽ được mở một sổ chi tiết để theo dõi riêng và mỗi khách hàng có một mã riêng , còn khách hàng không thường xuyên mua hay mua với số lượng nhỏ thì sẽ được mở chung một sổ theo dõi mã khách hàng lẻ. Khi kế toán thành phẩm và tiêu thụ cập nhật hoá đơn GTGT thì đồng thời cập nhật các thông tin về khách hàng và khoản nợ của họ, những thông tin này sẽ được chuyển sang phân hệ phải thu, và máy sẽ ghi sổ chi tiết, tổng hợp của tài khoản phải thu khách hàng. Khi khách hàng thanh toán, phát sinh phiếu thu hoặc giấy báo có của Ngân hàng ( hoặc các chứng từ liên quan ), kế toán thanh toán sẽ cập nhật những chứng từ này , trong phân hệ Tiền mặt – Ngân hàng , số liệu sẽ được chuyển sang phân hệ phải thu và máy sẽ tự ghi vào bên có tài khoản 131 và các sổ chi tiết. Mặc dù Công ty có những khoản nợ của khách hàng đã quá hai năm không đòi được và có khoản có khả năng không đòi được nhưng Công ty Thiết bị Giáo dục không lập dự phòng phải thu khó đòi . Mẫu sổ chi tiết tài khoản 131 ( Bịểu số 09 – Trang sau ) Biểu số 09 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT CÔNG N Ợ Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 01/12/2006 Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng Dưcó đầu kỳ: 8.314.086.391 Ngày Số CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 01/12 Trường TH An Đông Quảng Ngãi trả tiền mua TB 11211 15.189.525 01/12 Trường TH Tịnh Bình 2 Quảng Ngãi trả tiền 11211 12.923.060 01/12 Trả tiền mua mẫu lớp 5, 10 11211 13.540.760 01/12 17338 Bán học cụ 33311 36.430 01/12 17338 Bán học cụ 511105 728.605 01/12 17339 Bán học cụ 33311 13.580 01/12 17339 Bán học cụ 511105 271.600 … …. … … … … 01/12 17344 Bán học cụ 33311 1.550.476 01/12 17344 Bán học cụ 511105 31.009.524 Tổng phát sinh nợ: 55.336.256 Tổng phát sinh có: 103.723.825 Dư cuối kỳ 8.362.473.960 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Hạch toán thuế giá trị gia tăng đầu ra : Công ty Thiết bị Giáo dục I tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hàng hoá, thành phẩm của Công ty bán ra chịu thuế suất GTGT là 5%, 10% và không chịu thuế GTGT. Để theo dõi thuế GTGT đầu ra. Công ty sử dụng tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp. Tài khoản này được Công ty chi tiết như sau: TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp: 5% TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp TK 33314 - Thuế GTGT đâu ra phải nộp – 10% Khi kế toán thành phẩm và tiêu thụ cập nhật hoá đơn GTGT thì các số liệu về thuế sẽ được máy ghi vào các tài khoản chi tiết tương ứng. Tuy kết quả kinh doanh thì mỗi năm tính một lần nhưng thuế thì phải tính hàng tháng và phải nộp đúng hạn cho mỗi tháng. Công ty không xuất khẩu nên không có hàng hoá bán ra chịu thuế suất thuế GTGT 0%, nhưng lại có hàng không chịu thuế GTGT ( hàng của phòng dự án ). Thuế GTGT đầu ra của thành phẩm bán ra được theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 33311,33314 tương ứng với từng mức thuế suất 5%, 10%. Sau đó, sẽ được tổng hợp vào tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp. Tài khoản thuế GTGT được tính số dư hàng tháng dựa vào những thông tin thuế GTGT đầu ra trên sổ chi tiết tài khoản 33311,33314 và chi tiết tài khoản 511100,511105,511110 kế toán điền vào tờ khai thuế GTGT. Tờ khai thuế GTGT được lập mỗi tháng một lần . Mẫu tờ khai thuế giá trị gia tăng như sau:  CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Mẫu số: 01/GTGT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG Theo phương pháp khấu trừ) Kỳ kê khai: Tháng 2 năm 2006 Ngày nộp tờ khai (Do cơ quan thuế ghi) …/…./……… [02] Mã số thuế : 0100108293 [03] Tên đơn vị kinh doanh: Công ty Thiết bị Giáo dục I [04] Địa chỉ trụ sở: 49- ĐạiCồ Việt – Hà Nội [05] Huyện/thị: Hai Bà Trưng [06] Tỉnh: Hà Nội [07] Điện thoại: 04.8694758 [08]Fax:04.8683236 [09] Email: Ih.hao@moet.edu.vn STT Chỉ tiêu kê khai Giá trị HHDV( Chưacóthuế GTGT) Thuế GTGT 1 Thuế GTGT được khấu trừ kỳ trước chuyển sang 403.260.568 2 Hàng hoá dịch vụ mua vào trong kỳ 8 679 240 198 667 660 626 a Hàng hoá, dịch vụ mua vào trong nước 8 679 240 198 667 660 626 b Hàng hoá, dịch vụ nhập khẩu - - 3 Tổng số thuế GTGT của DVHH mua vào 667 660 626 4 Thuế GTGT được khấu trừ kỳ này 667 660 626 5 Hàng hoá, dịch vụ bán ra trong kỳ 4 380 809 938 272 624 112 6 HH,DV bán ra không chịu thuế GTGT 896 000 7 HH, DV bán ra chịu thuế GTGT 4 379 913 938 272 624 112 a Hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu: 0% - - b Hàng hoá, dịch vụ bán ra thuế suất: 5% 2 228 730 314 111 436 515 c Hàng hoá, dịch vụ bán ra thuế suất : 10% 2 151 183 624 161 187 597 8 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra kỳ trước - - 9 Tổng DT và thuế GTGT của HHDV bán ra 4 380 809 938 272 624 112 10 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ - - 11 Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này 798 297 082 a Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này - - b Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau 798 297 082 Tôi xin cam đoan số liệu kê khai là đúng và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã kê khai Ngày 28 tháng 02 năm 2006 Ký tên, đóng dấu (Ghi rõ họ tên và chức vụ) Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí bán hàng là toàn bộ những chi phí liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm của Công ty. Bao gồm: Chi phí vận chuyển hàng đi tiêu thụ ( gồm : chi phí đi giao hàng, tiền xăng dầu chở hàng đi tiêu thụ ), chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trả cho nhân viên bán hàng. Hao hụt hàng do quá trình bốc xếp, vận chuyển bị vỡ và số lượng này nằm trong định mức … Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp, như chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế , kinh phí công đoàn, chi phí khấu hao TSCĐ, các chi phí bằng tiền khác như công tác phí …Những chi phí này được phản ánh trên chứng từ gốc như phiếu chi, phiếu xuất kho vật liệu, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế …Từ những chứng từ gốc này, kế toán lập bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế , bảng phân bổ nguyên liệu… phân bổ chi phí cho bộ phận bán hàng , bộ phận quản lý doanh nghiệp. Những chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp nếu là phiếu chi tiền mặt hay chứng từ ngân hàng thì do kế toán thanh toán cập nhật vào maý tính , liên quan đến thành phẩm, hàng hoá thì do kế toán thành phẩm và tiêu thụ cập nhật, còn các chứng từ khác thì do kế toán tổng hợp phụ trách . Kế toán tổng hợp cũng chịu trách nhiệm hạch toán hai loại chi phí này để tính kết quả sản xuất kinh doanh. * Để tiện theo dõi và phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết của tài khoản 641 như sau: TK 6411 – Chi phí bán hàng TBGD. TK 6412 – Chi phí bảo hành, vận chuyển, lắp đặt . TK 6413 – Chi phí bán hàng khác Mẫu sổ chi tiết tài khoản 6411,6412,6413. ( Biểu số 10– Trang sau ) Biểu số 10 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 31/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Tài khoản 6412 – Chi phí bảo hành. VC. lắp đặt Dư nợ đầu kỳ: 4.552.701.504 Ngày Số CT Diễn giải TK DU Phát sinh nợ Phát sinh có 31/12 MG Kết chuyển chi phí vận chuyển 1368 1.116.614.096 31/12 NT Kết chuyển lương bộ phận quản lý 1368 972.255.603 31/12 PN Kết chuyển chi phí v/c bốc xếpPN 1368 27.675.714 31/12 PKT77 TT tiền v/c bảng hàn gói thầu Bộ GD&ĐT cho Cty nội thất 1368 777.543.333 31/12 PKT81 Cước v/c TBGDQP – CT vận tải ô tô số 4 1368 33.644.143 31/12 PKT81 TT cước phí v/c TB lớp 5 – CT vận tải ô tô số 4 1368 3.000.000 31/12 219 KC 6412→911 911 7.730.932.532 31/12 1610 Chi tiền mua túi nilon 1111 1.020.000 … … … … … … Tổng phát sinh nợ: 13.760.305.000 Tổng phát sinh có: 11.526.695.582 Dư cuối kỳ : 6.786.310.992 Ngày31 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) * Để tiện cho việc theo dõi và tập hợp các khoản chi phí phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp trong kỳ Công ty đã chi tiết TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp thành các tài khoản chi tiết như sau: TK 6421 – Chi phí nhân công gián tiếp . TK 6422 – Chi phí vật liệu TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng . TK 6424– Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí TK 6426 – Chi phí dự phòng TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài . TK 6429– Chi phí khác bằng tiền Mẫu sổ chi tiết tài khoản 6421, …, 6429 như sau: ( Biểu số 11 – Trang sau ). Biểu số 11 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 31/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Tài khoản 6429 – Chi phí khác bằng tiền Dư nợ đầu kỳ: 3.027.054.790 Ngày Số CT Diễn giải TK DU Phát sinh nợ Phát sinh có 31/12 Hạch toán lại do sai lầm TK của sở Huế 11211 91.587.600 31/12 Phân bổ lại chi phí quản lý cho VP phía nam 1368 50.072.723 31/12 Phải thu tiền điện T12/06 1368 11.743.925 31/12 K/C chi phí điện thoại TT in 1368 33.593.933 31/12 K/C chi phí quảng cáo TT in 1368 10.905.200 31/12 K/C chi phí khác TT MG 1368 68.349.886 31/12 K/C chi phí dịch vụ mua ngoài 1368 469.975.542 31/12 K/C chi phí đồ dùng VP 1368 33.522.189 31/12 … … … … Tổng phát sinh nợ: 5.420.603.230 Tổng phát sinh có: 6.212.390.500 Dư cuối kỳ : 2.235.267.520 Ngày31 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 2.3.2 Tổ chức kế toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm: Vịêc xác định kết quả tiêu thụ do kế toán tổng hợp phụ trách. Do công ty vừa tiêu thụ hàng hoá vừa tiêu thụ thành phẩm và chủng loại hàng hoá, thành phẩm rất đa dạng nên Công ty không tính kết quả tiêu thụ cho từng loại mà tính chung cho cả thành phẩm và hàng hoá . Để xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Để tính kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán chỉ cần liệt kê bút toán kết chuyển trong phần hành tổng hợp, máy sẽ tự tổng hợp các phát sinh của tài khoản 511 và kết chuyển doanh thu sang tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh. Công ty không theo dõi chi tiết doanh thu mà chỉ theo dõi trên sổ tổng hợp doanh thu bán hàng là sổ chi tiết tài khoản 511100,511105,511110. Cuối năm, sau khi đã xác định được doanh thu, giá vốn hàng bán và những chi phí liên quan tới việc tiêu thụ thành phẩm, kế toán xác định kết quả tiêu thụ theo công thức: - - - = +++++ Kết quả tiêu Doanh thu Giá vốn Chi phí Chi phí quản thụ thành phẩm thuần hàng bán bán hàng lý doanh nghiệp = -= - Lợi nhuận gộp Doanh thu Giá vốn từ bán hàng và thuần hàng bán cung cấp dịch vụ Chỉ tiêu này thể hiện ở báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc hạch toán kết quả tiêu thụ hoàn toàn được thực hiện bằng máy. Kế toán chỉ cần liệt kê các bút toán kết chuyển, máy sẽ tự động các chi phí doanh thu để tính kết quả tiêu thụ. Thông tin về các khoản doanh thu, chi phí sẽ được lấy từ các sổ chi tiết tài khoản doanh thu, chi phí ở các phần hành liên quan. Một số bút toán kết chuyển được hạch toán như sau: (+) Kết chuyển doanh thu thuần bán thành phẩm, hàng hoá: Nợ TK 511100 Nợ TK 511105 Nợ TK 511110 Có TK 911 (+) Kết chuyển doanh thu cho thuê cửa hàng: Nợ TK 5112 Có TK 911 (+) Kết chuyển doanh thu khác : Nợ TK 511505 Có TK 911 (+) Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 (+) Kết chuyển các chi phí khác : Chi phí bán hàng TBGD: Nợ TK 911 Có TK 6411 …… (+) Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối: Nợ TK 911 Có TK 4212 Các thông tin trên sẽ được chuyển vào sổ tổng hợp tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh. PHẦN III: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I. 3.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I 3.1.1. Ưu điểm: Cũng như mọi doanh nghiệp Nhà nước, Công ty Thiết bị Giáo dục I cũng bước vào nền kinh tế thị trường với nhiều khó khăn, thách thức. Từ chỗ được Nhà nước bảo trợ gần như hoàn toàn đến chỗ phải tự hạch toán riêng, tự mình cạnh tranh trên thương trường là một việc mà không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Tuy nhiên, Công ty Thiết bị Giáo dục I đã biết phát huy những thế mạnh sẵn có của mình và đã tìm được chỗ đứng của mình trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, trở thành một địa chỉ cung cấp thiết bị giáo dục tin cậy của hầu hết các đơn vị của nghành giáo dục trong cả nước. Phòng kế toán, là một bộ phận quan trọng của Công ty, cũng đang từng bước đổi mới phát triển, hoàn thiện, cố gắng học hỏi cập nhật những thay đổi của chương trình kế toán mới sao cho có thể làm đúng làm đủ những yêu cầu của cấp trên. Và luôn luôn học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn cũng như nâng cao khả năng sử dụng máy vi tính để có thể sử dụng thành thạo phần mềm kế toán đã lắp đặt tại công ty. Trong những năm vừa qua, phòng kế toán về cơ bản đã hoàn thành tốt nhiệm vụ phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Công ty Thiết bị Giáo dục I đã tổ chức được công tác hạch toán kế toán phù hợp với năng lực hiện có cũng như trình độ của nhân viên kế toán của công ty dựa trên chế độ tài chính kế toán do Bộ Tài Chính ban hành cũng như quy mô, tình hình sản xuất kinh doanh thực tế. Hoạt động của Công ty đa dạng , vừa có cả bộ phận hạch toán độc lập, vừa có cả các phân xưởng sản xuất hạch toán phụ thuộc nên việc ghi chép, phản ánh được đủ các hoạt động của Công ty rất vất vả và mất rất nhiều thời gian . Với khối lượng công việc này, 9 người đảm nhiệm là rất vất vả. Nhưng do có sự phối hợp hoạt động hợp lý, thường xuyên liên tục và có sự trợ giúp của hệ thống máy tính đã cài đặt phần mềm kế toán nên công việc của phòng nói chung là hoàn thành tốt . Một thành công của phòng kế toán trong những năm gần đây là ứng dụng tốt phần mềm kế toán Fast Accouting vào công việc của mình, giảm khối lượng công việc đáng kể và tăng độ chính xác trong tính toán . Nó còn giúp cho việc nhập số liệu kế toán , các khâu cộng sổ, chuyển sổ, được giảm bớt . Số liệu kế toán ở sổ chi tiết và sổ tổng hợp luôn đảm bảo được đối chiếu khớp đúng ,sổ sách kế toán rõ ràng , sạch sẽ. Thêm vào đó các máy tính trong kế toán đều được nối mạng với nhau làm tăng thêm hiệu quả của công tác kế toán tránh được việc nhập dữ liệu trùng lặp giữa các phần hành kế toán . Có được điêù này một phần lớn là nhờ đội ngũ kế toán của công ty được đào tạo tốt ( các kế toán viên đều có trình độ đại học) và có khả năng tiếp nhận cái mới. Công ty đã lựa chọn hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ là phù hợp với quy mô vừa của công ty và việc áp dụng kế toán máy.Các chứng từ ban đầu được ghi chép một cách chặt chẽ, và được bảo quản đúng quy định. Hệ thống tài khoản nói chung là được sử dụng khá hợplý, mặc dù còn có những tài khoản dùng không đúng với chế độ. Việc hạch toán ở các phần hành nhìn chung là đúng chế độ, phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty. Các báo cáo tài chính được lập và gửi lên lãnh đạo và các cấp có thẩm quyền đầy đủ. Qua một thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty Thíêt bị Giáo dục I em đã có những nhận xét sơ qua về ưu điểm chung của công tác kế toán tại Công ty như vậy. Còn đi sâu vào nghiên cứu hạch toán phần hành kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm em thấy Công ty đã đạt được một số thành tựu sau: Về hạch toán thành phẩm: Công ty đã tổ chức tốt cả việc hạch toán cả ở phòng kế toán và kho. Thành phẩm được bảo quản tốt , các nghiệp vụ nhập - xuất được ghi sổ đầy đủ cuối mỗi kỳ thủ kho đều lên phòng kế toán để theo đối chiếu số liệu đảm bảo số liệu giữa phòng kế toán và kho phải khớp nhau và phản ánh đúng tình hình nhập - xuất - tồn. Việc sắp xếp, phân loại thành phẩm ở kho rõ ràng, tạo thuận lợi cho việc ghi sổ và nhập xuất thành phẩm. Mỗi loại thành phẩm đều được lập một mã riêng biệt do vậy rất dễ dàng cho việc quản lý và ghi sổ cũng như theo dõi được sát sao số lượng. Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh: Mặc dù chủng loại thành phẩm tiêu thụ của Công ty rất đa dạng và phong phú, Công ty còn tiêu thụ cả hàng hóa nhưng kế toán đã tổ chức được quá trình cập nhật chứng từ và tính kết quả sản xuất kinh doanh kịp thời, chính xác nhờ sự trợ giúp của hệ thống máy vi tính và phần mềm kế toán Fast Accouting. Việc hạch toán thuế GTGT của hàng hoá thành phẩm bán ra được hạch toán rất rõ ràng mặc dù các loại hàng hoá, thành phẩm của Công ty bán ra chịu các mức thuế khác nhau là 5% , 10% và không chịu thuế GTGT. Công ty đã hạch toán tách bạch theo từng loại thuế suất do đó tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiêú thuế GTGT đầu ra. Các báo cáo tài chính được lập đúng quy định và gửi lên các cơ quan Nhà nước , ban lãnh đạo Công ty đúng hạn , đầy đủ. 3.1.2 Nhược điểm: Mặc dù hệ thống kế toán của Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình nhưng cũng không thể tránh khỏi những sai sót . Thứ nhất, về hình thức sổ, Công ty đã sử dụng hình thức sổ là: Chứng từ ghi sổ nhưng lại không lập chứng từ ghi sổ cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh mà chỉ lập cho một số nghiệp vụ nhất định. Như thế thì Công ty sẽ không kiểm soát được các nghiệp vụ đã phát sinh ra thông qua các chứng từ ghi sổ. Môt thiếu sót nữa của Công ty đó là không lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Như vậy kế toán sẽ không theo dõi được các nghiệp vụ theo trình tự thời gian phát sinh Thứ hai, việc sử dụng hệ thống tài khoản còn một số điểm chưa đúng với quy định của chế độ kế toán. Ví dụ như Công ty sử dụng tài khoản 6111 để ghi nhận chi phí mua hàng hoá phát sinh trong kỳ, trong khi đó thì chế độ quy định là tài khoản 1562, Một số tài khoản được chi tiết không đúng quy định của Bộ Tài Chính như tài khoản thuế GTGT phải nộp, tài khoản doanh thu… Thứ ba, Công ty chưa có hệ thống thông tin tài chính và phân tích tình hình tài chính phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cũng chỉ nhận được bảng tổng hợp theo dõi tình hình công nợ hàng tháng và các báo cáo về tình hình tài chính như các cơ quan bên ngoài.Việc lập các báo cáo kế toán quản trị là thực sự cần thiết cho việc quản lý của Công ty. Các báo cáo quản trị sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo nắm rõ hơn tình hình Công ty và có những kế hoạch sản xuất phù hợp với tình hình thực tế mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. Đối với phần hành kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm có những hạn chế cụ thể như sau: Về đánh giá thành phẩm xuất kho: Công ty sử dụng giá bình quân cả kỳ dự trữ là chưa phù hợp đặc biệt là kỳ tính đơn giá bình quân của Công ty là một năm. Do áp dụng phương pháp tính giá này nên trong suốt thời gian một năm Công ty không thể theo dõi được giá trị hàng xuất bán mà chỉ theo dõi được về mặt số lượng, công việc đối chiếu số liệu của phòng kế toán chỉ thực hiện được sau khi tính được đơn giá xuất. Mặt khác Công ty chưa khai thác hết khả năng xử lý nhanh dữ liệu của hệ thống máy tính của phòng . Công ty đã xuất hàng ( hàng phục vụ cho việc dạy thí điểm - theo chương trình dự án thí điểm của Bộ Giáo dục ) cho các trường nhưng không viết hoá đơn giá trị gia tăng vì Công ty sản xuất xong lên đơn giá trình Bộ Giaó dục duyệt trước sau đó phải chuyển lên Bộ Tài Chính thẩm định giá – Vì bộ thiết bị giáo dục rất nhiều chi tiết nên quá trình thẩm định giá thường kéo dài. Trong quá trình chờ có giá chính thức Công ty vẫn tiến hành xuất kho lô hàng đó để phục vụ kịp theo nhu cầu của khách hàng. Và vì vậy đến cuối kỳ số lượng hàng đó vẫn còn nằm trên sổ sách nhưng trên thực tế thì kho không còn lượng hàng này và trường hợp này tuy hàng đã xuất bán nhưng cho đến cuối kỳ vẫn chưa có doanh thu và thông thường thì đến các kỳ sau khi có mức giá chính thức Bộ Giáo dục mới dùng tiền dự án để thanh toán và lúc đó Công ty mới được tính doanh thu . Đây cũng là một cách làm sai nguyên tắc kế toán nhưng do điều kiện thực tế yêu cầu nên vẫn đang sử dụng tại Công ty. Một hạn chế nữa trong việc hạch toán chi tiết thành phẩm là việc đối chiếu giữa phòng kế toán và kho chỉ được thực hiện mỗi năm một lần vào cuối kỳ. Về sử dụng tài khoản, Công ty sử dụng một số tài khoản không đúng như quy định. Thứ nhất, công ty sử dụng một số tài khoản không đúng chế độ quy định. Như đối với tài khoản 156 Công ty lại sử dụng để phản ánh cả thành phẩm nhập kho, Trong hạch toán thuế GTGT thì tài khoản thuế GTGT đầu ra 3331 Công ty cũng đã không chi tiết đúng chế độ: TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp 5% TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp TK 33314: Thuế GTGT đầu ra phải nộp 10% Về hạch toán chi tiết doanh thu, Công ty đã không hạch toán chi tiết doanh thu bán thành phẩm. Về hạch toán các khoản phải thu, Công ty đã không lập dự phòng phải thu khó đòi trong khi trên thực tế vẫn có những khoản nợ không có khả năng đòi được. Các khoản giảm trừ doanh thu, (chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại), Công ty đã không theo dõi các khoản này trên hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán, mà đã giảm trừ doanh thu ngay khi phát sinh nghiệp vụ. Theo chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành thì chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại phải được theo dõi bởi hai tài khoản: Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại , Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại. Về hạch toán một số nghiệp vụ trong quá trình hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: + Nghiệp vụ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán Công ty đã định khoản như sau: Nợ TK 642 Có TK 159: ( số dự phòng cần lập) Định khoản như vậy là không đúng với chuẩn mực kế toán về lập dự phòng hàng tồn kho. Vì theo chuẩn mực quy định thì chi phí dự phòng cho vào giá vốn hàng bán . + Nghiệp vụ xuất thành phẩm phục vụ cho quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, biếu tặng cho khách hàng. Khoản này Công ty tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, và định khoản như sau: Nợ TK 642: (giá vốn hàng bán ) Có TK 156 Ngoài ra còn có một tồn tại nữa trong tiêu thụ thành phẩm đó là việc tổ chức tiêu thụ của Công ty chưa thực sự linh hoạt. Công ty chỉ mới tổ chức phương thức tiêu thụ theo hợp đồng và tiêu thụ trực tiếp. Điều này làm giảm sự tiếp xúc giữa sản phẩm của Công ty với khách hàng và không tạo được sự hấp dẫn đối với khách hàng. Hiện nay, do Công ty có một lượng lớn khách hàng quen trong nghành giáo dục và thị trường vẫn chưa thực sự mở cho các thành phần tư nhân vào cạnh tranh nên việc chỉ duy trì hai phương thức bán hàng này nhưng vẫn tiêu thụ được hàng Nhưng khi thị trường thiết bị giáo dục được thực sự mở cửa thì việc chỉ áp dụng những phương thức tiêu thụ như hiện nay sẽ làm giảm sức cạnh tranh của Công ty, Công ty khó lòng có thể duy trì được tình hình tiêu thụ hàng hoá tốt như hiện nay nếu như không có những phương thức tiêu thụ hấp dẫn khách hàng hơn. 3.2 SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I: Việc hoàn thiện công tác tổ chức thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Thiết bị Giáo dục I là thực sự cần thiết bởi vì Công ty Thiết bị Giáo dục I hiện tại cũng đang ở trong giai đoạn cổ phần hoá, chuyển đổi mô hình hoạt động và vì vậy đòi hỏi công tác tổ chức kế toán nói chung và tổ chức thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng để đáp ứng yêu cầu quản lý hội nhập và đi sâu vào phân tích những tồn tại cần khắc phục ta sẽ thấy nếu không hoàn thiện công tác tổ chức thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm thì sẽ dẫn đến những sai sót gây thất thoát tài sản của Công ty và còn đem lại những hậu quả không tốt khác. Cụ thể: Việc sử dụng sai tài khoản: Công ty đã sử dụng tài khoản 156 để phản ánh thành phẩm tồn kho. Như vậy, cả hàng hoá mua về và thành phẩm nhập kho đều phản ánh trong cùng một tài khoản. Trước hết, việc sử dụng tài khoản thế này là rất sai chế độ kế toán đã ban hành. Và việc này cũng gây khó khăn trong việc quản lý thành phẩm và hàng hoá, khó có thể theo dõi phân biệt được tình hình nhập - xuất - tồn của hàng hoá và thành phẩm trên sổ tổng hợp . Công ty đã không hạch toán doanh thu thành phẩm, việc hạch toán chi tiết doanh thu theo từng loại hàng hoá giúp cho ta biết được rõ ràng tình hình tiêu thụ từng loại hàng hoá như thế nào, doanh thu bao nhiêu, giá vốn bao nhiêu, từ đó có các chính sách tiêu thụ cho phù hợp. Về việc Công ty không lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi là đã vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán . Ngoài ra việc lập dự phòng phải thu khó đòi còn có tác dụng giúp cho bảng cân đối kế toán của Công ty phản ánh chính xác hơn giá trị thực của tài sản, đồng thời nó cũng làm giảm lợi nhuận chịu thuế của Công ty. Nguyên tắc của việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Công ty là: - Phải bám sát tình hình thực tế của Công ty, phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ kế toán công ty cũng như hệ thống máy móc trang thiết bị mà công ty đang sử dụng nhưng quan trọng nhất là phải thay đổi các tài khoản đang sử dụng sai quy định và thực hiện hạch toán, trích lập theo đúng chế độ quy định . - Đem lại hiệu quả cao, góp phần đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ các phần hành kế toán trong công tác quản lý kế toán của Công ty đáp ứng yêu cầu của quá trình hội nhập. 3.3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I: Để hoàn thiện hơn công tác thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, em xin được nêu một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại nêu trên. 3.3.1 Về sử dụng phương pháp đánh giá thành phẩm xuất kho: Với sự trợ giúp của máy vi tính công ty có thể sử dụng phương pháp tính giá xuất kho là giá bình quân sau mỗi lần nhập. Theo phương pháp này thì công ty sẽ tính được đơn giá xuất ngay sau mỗi lần nhập thành phẩm vào kho. Công ty có thể theo dõi được giá trị hàng hoá xuất bất cứ lúc nào. Việc đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp có thể là hàng tháng để giảm bớt khối lượng công việc dồn vào cuối năm. Cũng để giảm bớt khối lượng công việc dồn vào cuối năm và tăng độ chính xác cho việc ghi sổ thành phẩm, Công ty nên hàng tháng đối chiếu giữa kho và kế toán, giữa bảng kê chứng từ và các chứng từ phát sinh trong tháng, nếu có sự sai lệch thì sữa chữa kịp thời và việc phát hiện sai sót sẽ dễ dàng hơn. 3.3.2 Về việc sử dụng tài khoản: Trước hết công ty phải sử dụng tài khoản 155 để hạch toán thành phẩm chứ không được dùng tài khoản 156 như hiện nay. Do thành phẩm của công ty rất nhiều chủng loại và được nhập từ nhiều phân xưởng khác nhau, nên để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thành phẩm công ty nên chi tiết tài khoản 155 theo các phân xưởng sản xuất, cụ thể như sau: TK 1551 – Thành phẩm phân xưởng mô hình TK 1552 – Thành phẩm phân xưởng nhựa TK 1553 – Thành phẩm phân xưởng thuỷ tinh TK 1554 – Thành phẩm phân xưởng mộc TK 1555 – Thành phẩm phân xưởng cơ khí Với tài khoản 3331 không được chi tiết thành các tiểu khoản như trên, nếu công ty muốn phản ánh thuế GTGT đầu ra chi tiết theo các mức thuế suất thì phải chi tiết tài khoản 33311 - Thuế GTGT đầu ra như sau ( không sử dụng tài khoản 33314) TK 333111 - Thuế GTGT 5% TK 333112 - Thuế GTGT 10% 3.3.3 Về hạch toán quá trình tiêu thụ ở phương thức tiêu thụ theo hợp đồng : Kế toán phải hạch toán theo trình tự sau: Khi xuất hàng ra khỏi kho, vận chuyển đến khách hàng ghi: Nợ TK 157 Có TK 155 Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì mới ghi nhập giá vốn và doanh thu. Ghi giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 157 ( Bút toán ghi nhận doanh thu giống như phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho) 3.3.4. Về hạch toán chi tiết doanh thu: Như trên đã nói hạch toán chi tiết doanh thu là thực sự cần thiết nhưng việc hạch toán chi tiết theo từng mặt hàng là không thể được vì công ty có quá nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau và với số lượng lớn. Tuy nhiên công ty có thể chi tiết theo nhóm hàng hoá thành phẩm, ví dụ như phân nhóm theo các đối tượng sử dụng như thiết bị giáo dục cho lớp 1,2,3… 3.3.5. Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Công ty nên theo dõi riêng các khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng hưởng và hàng bán trả lại, không nên trừ thẳng vào doanh thu như từ trước đến nay đã từng làm. Khi bán hàng cho khách hàng hưởng chiết khấu, định khoản như sau: Nợ TK 521:( Số chiết khấu cho khách hàng hưởng ) Có TK 111,112,131 Khi khách hàng trả lại hàng đã mua: Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại ( giá chưa có thuế ) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 111,112,131 (Tổng giá thanh toán) Cuối kỳ, kết chuyển hai khoản này vào bên Nợ của tài khoản 5111 Nợ TK 5111 Có TK521 Có TK 531 Theo em, công ty nên chi tiết TK 521 và TK 531 giống như TK 5111 để tiện theo dõi tình hình tiêu thụ của từng loại hàng một cách chi tiết hơn. 3.3.6. Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Theo chuẩn mực về hàng tồn kho mới ban hành thì khoản dự phòng này phải cho vào giá vốn hàng bán trong kỳ chứ không cho vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Tức là , khi lập dự phòng hoặc số dự phòng cần lập năm này lớn hơn năm trước, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 632 Có TK 159 Khi số dự phòng cần lập năm nay nhỏ hơn năm trước thì hoà nhập dự phòng, hoặc khi đưa số hàng tồn kho giảm giá ra sử dụng thì cũng hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159 Có TK 632 3.3.7. Về các khoản phải thu khó đòi: Nếu công ty có những khoản nợ quá lâu mà không đòi được ( quá hạn 2 năm) hoặc thấy khách hàng không có khả năng trả nợ thì công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi. Tài khoản sử dụng là TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Khi xác định khoản nợ khó có khả năng thu hồi được, kế toán lập dự phòng, nếu số dự phòng của năm nay lớn hơn năm trước : Nợ TK 6426 Có TK 1389 ( Phần nợ - không có khả năng đòi được ) Nếu số dự phòng cần lập năm nay nhỏ hơn năm trước ,kế toán hoàn nhập bớt dự phòng: Nợ TK 139 Có TK 6426 Nếu quyết định xoá nợ: Nợ TK 139 (Nếu đã lập dự phòng ) Nợ TK 642(Phần chưa lập dự phòng ) Có TK 131,138 Đồng thời ghi Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý Nếu khách hàng trả số nợ này thì cho vào thu nhập khác Nợ TK 111,112 Có TK 711 Đồng thời ghi: Có TK 004 3.3.8. Về hạch toán thành phẩm xuất để quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hay biếu tặng khách hàng: Theo chế độ kế toán hiện hành thì nghiệp vụ này được xem như là tiêu thụ nội bộ và cho vào chi phí bán hàng, nó vẫn được hạch toán giá vốn bình thường: Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 155,156 Phản ánh doanh thu: Nợ TK 641 Có TK 512: ( giá không thuế) KẾT LUẬN Sau một thời gian thực tập nghiên cứu tìm hiểu về thực tế hoạt động của Công ty Thiết bị Giáo dục I, em đã đi sâu vào tìm hiểu quá trình hạch toán kế toán tại đơn vị nhất là về phần hành kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, được sự giúp đỡ chỉ bảo cặn kẽ của các Cô chú , anh chị trong phòng kế toán Công Ty và đặc biệt nhờ sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS: Đặng Thị Loan đã giúp em hiểu rõ bản chất của công việc kế toán trên thực tế và nhất là đối với phần hành kế toán mà em đang thực tập, được tiếp xúc với các chữ số có hồn từng ngày từng giờ đang tạo ra sự lớn mạnh của Công ty. Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán Công ty, đi sâu vào tìm hiểu nghiên cứu phần hành kế toán tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, em nhận thấy phòng kế toán Công ty đã gần như hoàn thành rất tốt công việc kế toán của mình nhờ sự trợ giúp đắc lực của hệ thống phần mềm kế toán FastAccounting Trong thời đại đất nước mở cửa với sự bùng nổ của thông tin, công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Công ty chắc chắn sẽ còn nhiều đổi mới và sáng tạo cải tiến, được cập nhật thường xuyên liên tục và chính xác đáp ứng với yêu cầu hoà nhập với thế giới thúc đẩy Công ty tham gia cạnh tranh mang lại hiệu quả kinh doanh cao và ngày càng lớn mạnh hơn nữa. Qua quá trình thực tập nghiên cứu phương pháp tổ chức hạch toán cụ thể của Công ty đối với phần hành kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, đối chiếu với giáo trình giảng dạy của trường và với quyết định mới của Bộ Tài Chính mới ban hành về chế độ kế toán em mạnh dạn đưa ra những góp ý nhằm mong muốn góp phần giúp cho công tác kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện hơn. Vì thời gian thực tập và trình độ nhất là kinh nghiệm thực tế của sinh viên chuẩn bị ra trường còn có hạn nên chắc chắn chuyên đề thực tập sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được cán bộ kế toán Công ty TBGDI đặc biệt là cô giáo hướng dẫn PGS.TS Đặng Thị Loan góp ý chỉ bảo. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Cô giáo hướng dẫn: PGS.TS Đặng Thị Loan ban lãnh đạo Công ty Thiết bị Giáo dục I, Các cô chú, anh chị trong phòng kế toán Công ty đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Trường ĐHKTQ Khoa kế toán – NXB Thống kê, Năm 2005. Chủ biên: PGS.TS Đặng Thị Loan 1. Quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14 tháng 5 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa . 2. Sách: chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa - Vụ chế độ kế toán và kiểm toán – NXB Thống kê , Năm 2006 3. Sách: Hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa của TS. Nguyễn Phương Liên – NXB Tài chính, năm 2006. 4. Sách : Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam - NXB Tài chính, năm 2006. 5. Và một số tài liệu tham khảo khác MỤC LỤC Trang Nhận xét của đơn vị thực tập: