Chuyên đề Tổ chức kế toán bán hàng và kết quẳ bán hàng ở công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Cát Thành

n. - Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01-GTKT-LN) dùng cho các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ bán lẻ hàng hoá với số lượng nhỏ. Cách ghi tương tự như mẫu ở trên - Hoá đơn bán hàng (mẫu 02-GTTT-2LL) dùng trong các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc nộp thuế tiêu thụ đặc biệt bán hàng hoá với số lượng lớn. Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố như giá bán, các khoản phụ thu và tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT. 2. Các phương pháp kế toán chi tiết Kế toán chi tiết là sự ghi chép số liệu luân chuyển chứng từ giữa thủ kho và kế toán trên các chỉ tiêu số lượng và giá trị theo từng sản phẩm, các chỉ tiêu số lượng và giá trị theo từng loại sản phẩm, từng kho. Mỗi doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất, đặc điểm thành phẩm, quy mô doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm cho phù hợp. Hiện nay, doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết thành phẩm theo 1 trong 3 phương pháp sau: Phương pháp ghi thẻ song song Phiếu Phiếu xuất Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp X-N-T Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển vật tư Kế toán tổng hợp Bảng kê nhập vật tư Bảng hệ xuất Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ số dư Phòng giao nhận CT nhập Bảng kê luỹ kế X-N-T Phòng giao nhận CT xuất Sổ tổng hợp Phương pháp ghi sổ số dư VII. KẾ TOÁN TỔNG HỢP THÀNH PHẨM 7.1. Tài khoản sử dụng: tài khoản 155 - thành phẩm Phản ánh giá trị thành phẩm hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm trong doanh nghiệp - Bên nợ + Trị giá thực tế thành phẩm nhập kho + Trị giá thành phẩm thừa phát hiện khi kiểm kê + Trị giá thành phẩm xuất kho + Trị giá thành phẩm thiếu phát hiện khi kiểm kê 7.2. Trình tự kế toán các nghiệp vụ kế toán chủ yếu Trong tháng khi nhận được chứng từ nhập kho thành phẩm do các phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp sản xuất hay thuê ngoài gia công hoàn thành, kế toán sẽ phân loại chứng từ từng loại, nhóm, thứ và ghi nhận sổ chi tiết theo giá hạch toán. (1) Trường hợp cuối tháng khi tính được giá thực tế thành phẩm nhập kho, kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp: Nợ TK 155- thành phẩm Có TK 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (2) Trường hợp thành phẩm gửi bán bị khách hàng từ chối trả về và được nhập lại kho Nợ TK 155- thành phẩm Có TK 157 - hàng gửi đi bán Khi nhận được các chứng từ xuất kho thành phẩm, kế toán cũng tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại, nhóm, thứ, mục đích xuất kho và ghi sổ kế toán chi tiết theo giá hạch toán. Cuối tháng khi tính được giá thực tế thàh phẩm xuất kho, kế toán sẽ ghi sổ tổng hợp. (3) Phản ánh giá thực tế xuất kho thành phẩm để tiêu thụ theo phương thức bán hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán Có TK 155 - thành phẩm (4) Phản ánh thực tế thành phẩm xuất kho để tiêu thụ để tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng, hoặc xuất ký gửi cho đại lý, cho đơn vị nhận bán hàng ký gửi. (5) Phản ánh giá thực tế xuất kho của số thành phẩm xuất trao đổi, biếu tặng dùng để thanh toán lương hoặc thưởng cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp (các trường hợp này đều xác định là tiêu thụ, vì vậy kế toán phản ánh giá vốn hàng bán). (6) Mọi trường hợp phát hiện thừa thiếu, thành phẩm khi kiểm kê: Mọi trường hợp phát hiện thừa thiếu, thành phẩm đều phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xử lý và hạch toán. Nếu do sai sót trong ghi chép hoặc do cân đo đếm, kế toán sẽ điều chỉnh sổ kế toán theo phương pháp sửa số phù hợp. Trường hợp chưa xác định được nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi: - Nếu thiếu chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 138.1 - giá trị tài sản thiếu chờ Giá trị thực tế xuất kho Có TK 155 - thành phẩm - Nếu thừa chưa xác định nguyên nhân Nợ TK 155 - thành phẩm Có TK 338.1 - giá trị tài sản thừa chờ xử lý VIII - KẾ TOÁN TỔNG HỢP QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG THEO CÁC PHƯƠNG THỨC BÁN 8.1. Tài khoản sử dụng: TK 157, TK 1632, TK 511, TK 521, TK 331, TK 532 8.2. Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp Là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp. Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua doanh nghiệp đã thu được tiền hoặc có quyền thu nợ theo phương thức này, khi xuất thành phẩm giao cho khách hàng, thì số thành phẩm đó được xác định là tiêu thụ kế toán ghi sổ theo trình tự sau: (1) Xuất kho thành phẩm giao cho khách hàng Nợ TK 632- giá vốn hàng hoá được tiêu thụ Có TK 155, 156 - giá trị thành phẩm xuất kho Có TK 154 - giá thành sản phẩm tiêu thụ không qua kho (2) Phản ánh doanh thu của số hàng hoá được tiêu thụ - Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 111, 1123 - thu bằng tiền Nợ TK 131 - bán hàng cho khách hàng Có TK 333 - thuế GTGT đầu vào phải nộp Có TK 511 - doanh thu chưa có thuế - Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu hay không phải nộp thuế GTGT Phản ánh doanh thu bán hàng là giá đã có thuế GTGT Nợ TK 111, 112, 113 - số tiền bán hàng đã thu Có TK 511 - doanh thu bán hàng (3) Trường hợp khách hàng được hưởng chiết khấu bán hàng sẽ chiết khấu đã chấp nhận cho khách hàng ghi Nợ TK 521 - số chiết khấu khách hàng được hưởng Nợ TK 333.1 - thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112, 113 (4) Trường hợp giảm giá bán đã thoả thuận do hàng bán kém phẩm chất, sai quy cách Nợ TK 532 Có TK 111, 112 Có TK 131 - trừ bớt số phải thu ở khách hàng (5) Trường hợp khách hàng bị trả lại do nguyên nhân khác nhau - Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại Nợ TK 155 Nợ TK 157' Nợ TK 911 Có TK 632 - Phản ánh giá trị của hàng bán bị trả lại Nợ TK 531 Nợ TK 33.1 Có TK 111, 112, 113 (6) Cuối kỳ kế toán kết chuyển các khoản giảm trừ Nợ TK 511 Có TK 521 Có TK 531 Có TK 532 (7) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần sang 911 Nợ TK 511 Có TK 911 (8) Cuối kỳ kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán sang 911 Nợ TK 911 Có TK 932 Sơ đồ bán hàng trực tiếp TK 154,TK 155 TK 632 trị giá vốn Thực tế của thành TK 511,512 TK 111 TK 911 TK 521, TK 531, TK532 Doanh thu đã TK 131,TK138 Trực tiếp = tiền Khách hàng Thanh toán chịu DT bán K/c trị giá K/c doanh thu thuần Vốn hàng hoá TK 111, TK 112, TK338 Các khoản giảm trừ vào Dt tiêu thụ K/c các khoản giảm Trừ trong kỳ Thuế GTGT đầu ra TK33311 Số thuế GTGT được giảm trừ 8.2.2. Kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng đi bán, gửi đại lý, ký gửi. Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá do bên giao địa lý qui định và phần hoa hồng hưởng tính theo tỷ lệ thoả thuận trên phân doanh thu chưa có thuế GTGT thì toàn bộ thuế GTGT sẽ cho chủ hàng chịu, bên đại lý không nộp thuế GTGT trên phần hoa hồng được hưởng. - Tại đơn vị có hàng gửi: nhận chung các bút toán của phương thức bán hàng ký gửi giống như phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận, nhưng đặc điểm riêng của phương thức này là đơn vị có hàng đại lý sẽ phải trả cho bên nhận đại lý 1 khoản tiền hoa hồng đại lý số tiền hoa hồng có thể tính riêng hoặc khấu trừ trực tiếp vào số tiền mà đơn vị nhận đại lý phải thanh toán khi tra tiền hàng. Đối với đơn vị nhận đại lý đây coi là một khoản nhập kho chi phí bán hàng. khi đó bút toán hoa hồng đại lý được ghi theo 1 trong 2 cách sau: + Tách riêng số hoa hồng đại lý. Nợ TK 641- số tiền hoa hồng phải thanh toán Có TK 111,112,131. + Khấu trừ trực tiếp vào trên hàng khi đơn vị thực tế. Nợ TK 641 Nợ TK 111,112,131. Có Tk 511 Có TK 333.1 - Tại đơn vị nhận hàng đại lý + Khi nhận hàng do đơn vị chủ hàng giao Nợ TK 003- giá trị của số hàng đơn vị giao hàng đại lý. + Khi đại lý bán được hàng ghi bút toán. Có TK 003- giá trị số hàng đã bút toán. Sơ đồ kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng đi bán, gửi đại lý, ký gửi TK 155 TK 157 TK 632 TK 191 TK 511, TK 512 TK 111, TK131 Trị giá Hàng gửi bán Hàng K/c trị Giá vốn Hàng gửi bán K/c trị d thu ThuầnGiá vốn TIêU THễ K/c trị Số tiêu thụGiá vốn TK 191133 TK 191614 TK 191Hoa hồng TK 191đại lý TK thuế GTGT191 TK 191phải nộp 8.2.3. Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng chậm. Trong nền kinh tế tiêu thụ, muốn bán được nhiều hàng hoá doanh nghiệp phải áp dụng nhiều phương thức bán hàng. Bán hàng trả chậm, trả góp là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần người mua thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu trả lãi cho số tiền trả chậm doanh thu hạch toán trong trường hợp này doanh nghiệp vẫn theo giá thu tiền ngay. Nhận lợi tức thu được do khách hàng trả chậm được hạch toán là khoản thu nhập tài chính. Trình tự kế toán bán hàng trả góp như sau: 1. Khi xuất hàng giao người mua, kế toán ghi Nợ TK 632 - giá vốn Có triển khai 154, 155, 156 2. Nếu bán hàng, phải chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi doanh thu là giá bán thu tiền ngay gồm thuế GTGT được tính theo giá bán thu tiền một lần. Nợ TK 11, 112 - số tiền thu lần đầu Nợ TK131- tổng tiền phải thu Có TK 333 - số thuế GTGT Có TK 511 Có TK338.7 - lãi từ số tiền trả chậm. 3. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán phải phản ánh doanh thu bán hàng là giá thanh toán một lần đã co thuế. Nợ TK111, 112 Nợ TK 131 Có TK511 Có TK338 4. Định kỳ, thi kế toán trả tiền thì xác định và hạch toán doanh thu thực hiện trong kỳ. Nợ TK 338 Có TK511 Sơ đồ doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng Tổng số tiêu thụ Phải thu của khách hàng TK131 TK511 TK 111,TK112 TK 333.1 TK 338.7 Lãi trả chậm trả góp Phải thu của khách hàng TK 515 Định kỳ khách hàng/c Tiền lãi phải thu Số tiền đã thu của khách hàng Thuế đầu ra IX . KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG. 9.1. Kế toán chi phí bán hàng. 9.1.1. Khái niệm: Chi phí bán hàng là chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ như chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, chi phí bảo hành sản phẩm. 91.2. Nội dung: Chi phí bảo hành bao gồm những nội dung sau; - Chi phí nhân viên bán hàng - Chi phí vật liệu, bao bì - Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Chi phí bảo hành sản phẩm - Chi phí dịch vụ mua ngoài. * TK sử dụng: TK641 - chi phí bán hàng * Kết chuyển: + Bên nợ: Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ + Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng sang TK911 Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ và có 8 tài khoản tương ứng với các nội dung trên bắt đầu từ TK641.1 sang TK641.2. 9.2. Kết toán chi phí quản lý doanh nghiệp. 9.2.1. Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp, quản lý chung của toàn doanh nghiệp. 9.2.2. Nội dung: Chi phí bảo hành bao gồm những nội dung sau: - Chi phí nhân viên bảo hành - Chi phí vật liệu, bao bì - Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bảo hành - Chi phí bằng tiền khác * TK sử dụng: TK642 - chi phí quản lý doanh nghiệp * Kết chuyển: + Bên nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ + Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK911 Trình tự hạch toán chi phí bảo hành của doanh nghiệp sang chi phí quản lý doanh nghiệp TK335, TK338 Tiền lương và các khoản trích theo lương TK214 Trích khấu hoa TSCĐ TK111, TK 112 Chi phí các dịch vụ Mua ngoài TK333 Các khoản thuế phải nộp nhà nước TK 641, TK 642 Ghi giảm chí phí TK111, TK112 TK 911 Cuối kỳ k/c Chi phí 9.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 9.3.1. Khái niệm: Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện số lãi hay lỗ từ các hoạt động của doanh nghiệp trong 1 thời kỳ nhất định. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp được xác định bởi công thức. = - - Trong đó: = - 9.2. Nội dung. * TK sử dụng. Để xác định kết quả kinh doanh, kế toán sử dụng TK 911. Phản ánh kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cùng các hoạt động khác và TK 421 lợi nhuận chưa phân phối. TK 911- XĐ kết quả kinh doanh Nợ Có - Trị giá vốn hàng hoá thành phẩm đã bán - Doanh thu thuần trong kinh doanh - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phí bất thường - Kết chuyển thực lỗ - Kết chuyển thực lãi * TK 911 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết theo từng nhóm hàng hoá, sản phẩm, từng cửa hàng cụ thể. * TK 421- lãi chưa phân phối. TK này dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) và tình hình phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp. TK 421- lãi chưa phân phối Nợ Có - Phản ánh số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ - Phán ánh số thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ của nhân dân - Phân phối các khoản lãi - Số tiền lãi cấp dưới nộp, số lỗ được bù lỗ - Xử lý các khoản về kinh doanh Dck: Số lỗ chưa xử lý Dck: lãi chưa phân phối hoặc chưa sử dụng TK này có 2 tài khoản cấp dưới - TK 421.1- lợi nhuận năm trước: phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh , tình hình phân phối. kết quả và lãi chưa phân phối thuộc về năm trước. - TK 421.2- lợi nhuận năm nay: phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân phối lãi và lỗ chưa phân phối của năm nay. Sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh TK 632 K/c giá vốn hàng bán TK641 k/c chi phí bán hàng TK 642 K/c chi phí QL doanh nghiệp TK142.2 K/c chi phí bán hàng và chi phí QLDN còn lại của kỳ trước vào kq này TK911 k/c doanh thu thuần TK 511 K/c lãi TK 421 CHƯƠNG II: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG CỦA ĐƠN VỊ. I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH. Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Cát Thành được thành lập ngày 09/12/2002 căn cứ vào: luật doanh nghiệp số 13/1999/QH10 được quốc hội nước CHXKCN Việt Nam thông qua ngày 12/06/1999. Bước đầu thành lập Công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồn vốn, cơ sở vật chất kĩ thuật cũng như kinh nghiệm nhưng cho đến nay Công ty đã từng bước đi lên có tương đối đầy đủ cơ sở vật chất kĩ thuật và nguồn vốn kinh doanh đồng thời có khả năng cạnh tranh với các Công ty khác và đứng vững trên thị trường. Công ty có tư cách pháp nhân và có trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước. Công ty được thành lập bởi 4 thành viên số vốn ban đầu thành lập là 600.000.000dd. Trong những năm gần đây, việc kinh doanh hàng hoá của nước ta ngày càng phát triển và mở rộng nên nhu cầu tiêu thụ hàng hoá của các nhà sản xuất ngày càng cao. Bên cạnh đó, đời sống nhân dân cũng trở nên phong phú và đa dạng. Đứng trước tình hình trên Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Cát Thành đã được thành lập làm khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Công ty TNHH Thương mại và phát triển công nghệ Cát Thành là Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, tự chủ trong kinh doanh và hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng, có trụ sở riêng. Tên Công ty : Công ty TNHH Thương mại Và phát triển công nghệ Cát Thành Tên giao dịch quốc tế: CAT THANH DEVELOPMENT TECHNOLOGY AND TRADINH COPANY LIMITED Tên giao dịch viết tắt: CAT LINH TRADING CO., LTD Trụ sở Công ty: 125, phố Trương Định, Phường Trương Định, quận Hai Bà Trưng- Hà Nội. Điện thoại: 04.6331482 Fax: 04.63314182 Email: caatthanh@fpt.vn 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công ty TNHH Thương mại phát triển công nghệ Cát Thành với quy mô vừa, bộ máy quản lý theo mô hình tập trung, số lượng nhân viên không nhiều nên bộ máy lãnh đạo của Công ty tương đối gọn nhẹ đơn giản phù hợp với mô hình của Công ty. 2.1. Sơ đồ bộ máy của Công ty. Giám đốc Phó Giám đốc I Phoá Giám đốcII Phòng kĩ thuật Phòng kế toán Phòng bảo hành Phòng vận chuyển Kho 2.2. Chức năng và nghiệp vụ của bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý. Để phục vụ hiệu quả kinh doanh, Công ty đã có cấu bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh trực tiếp thống nhất đồng thời có ý kiến tham gia của mọi thành viên trong Công ty. Mỗi bộ phận, phòng ban đều có chức năng riêng. - Giám đốc: là người đứng đầu và điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, chịu trách nhiệm sát duyệt các chứng từ các thủ tục giấy tờ của Công ty có liên quan đến Công ty đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật. Chỉ đạo mọi kế hoạch và tổ chức nhân sự lãnh đạo trực tiếp các hoạt động trong Công ty thông qua các bộ phận để nắm được tình hình qua đó lắm được những thông tin chính xác và biết kết quả đã đạt đồng thời đề ra các biện pháp khắc phục những mặt còn yếu kém trong Công ty. - Phó giám đốc I: Phụ trách điều hành việc kinh doanh trong Công ty. - Phó giám đốc II: Phụ trách điều hành kĩ thuật. - Phòng kinh doanh : có trách nhiệm trong việc xuất nhập hàng hoá thành phẩm theo đúng thời gian, chủng loại, đúng kích cỡ mẫu mã, số lượng cũng như chất lượng của từng mặt hàng. Đảm bảo cho công tác tiêu thụ được diễn ra thông suốt, quản lý về công tác tổ chức kinh doanh, giao dịch, marketing... - Phòng kế toán : Có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực tài chính kinh tế. Có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện các kế hoạch tài chính và tình hình chấp hành các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Đây là phòng có chức năng vô cùng quan trọng của Công ty trong quá trình kinh doanh. Có trách nhiệm hạch toán các khoản chi phí giá thành, tình hình biến động vốn, tài sản của Công ty, theo dõi các khoản thu chi tài chính để phản ánh vào các tài khoản liên quan định kỳ lập báo cáo tài chính gửi cho Giám đốc, giúp cho ban giám đốc đề ra các biện pháp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. - Phòng kĩ thuật : có nhiệm vụ lắp đặt sửa chữa, triển khai thiết kế, tạo dựng hệ thống mạng cho khách hàng, có nhiệm vụ bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị máy móc của Công ty, của khách hàng... - Phòng vận chuyển: chịu trách nhiệm về việc nhận và giao hàng cho khách hàng đảm bảo không để hàng bị thất thoát, hỏng hóc phải đảm bảo đúng thời gian hàng cho khách hàng. VD: giao nhận hàng cho các bạn hàng các tỉnh khác phải thông qua các nhà xe cụ thể là biết giờ xe chạy để giao hàng đúng giờ. - Phòng bảo hành: có trách nhiệm về những mặt hàng bị lỗi của Công ty mònh trong thời hạn hàng vẫn còn bảo hành và phải bảo hành nhanh chóng cho khách hàng khi đã nhận được khách hàng trả lại, kết hợp với bộ phận kĩ thuật để giải quyết triệt để hàng bảo hành. - Kho: là nơi để hàng va chứa hàng của Công ty. 2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối quan hệ chặt chẽ trong công tác kế toán nhằm đảm bảo thực hiện công tác kinh tế với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của Công ty trên cơ sở các phương tiện tính toán. 2.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, trình độ của từng nhân viên kế toán và nhiệm vụ được giao, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung gọn nhẹ nhưng khoa học và hợp lý, có sự phân công phân nhiệm vụ rõ ràng đối với từng bộ phận kế toán giữa các bộ phận kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và với các bộ phận khác trong Công ty. Phòng kế toán của Công ty đã tích cực tổ chức công tác kế toán với tư cách là công cụ quản lý, hoạt động kế toán luôn cố gắng đầy đủ, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác quản lý của hoạt động kinh doanh của Công ty. Nhờ vậy, công tác kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ cùng sự tập trung chỉ đạo nghiệp vụ cùng sự tập trung thống nhất của kế toán đối với công tác kế toán luôn đảm bảo. 2.3.2. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty. Kế toán Thủ quỹ Kế toán hàng công nợ Thủ kho 2.3.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phần hoạt động kế toán Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung về nghiệp vụ kế toán của Công ty giúp giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch thu chi tài chính hàng, ngày hoặc năm, theo dõi về tài sản cố định tiêu thụ sản phẩm, xác định lợi nhuận. Kế toán trưởng là tham mưu số một trong Công ty, tham gia kí kết hợp đồng kinh tế, giao dịch với ngân hàng có trách nhiệm quản lý vốn, theo dõi đồng vốn trong sản xuất kinh doanh sao cho đúng hướng. Kế toán chi tiết: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản chi phí, các khoản tiền lương, việc mua bán hàng xuất kho, nhập kho tồn kho hàng hoá. Sau khi các bộ phận kế toán đã làm phần việc của mình thì chuyển sang cho kế toán trưởng tổng hợp và đồng thời đối chiếu ghi trên báo cáo sau đó tổng hợp lại. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tài chính hàng ngày theo đúng nguyên tắc tài chính và báo cáo nhập kho, xuất kho tồn quỹ hàng ngày, theo dõi nguồn quỹ một cách chính xác thường xuyên được nâng cao về chất lượng thanh toán. Thủ kho: Có nhiệm vụ theo dõi và đảm nhiệm hàng hoá và ra khỏi kho đảm bảo chất lượng và số lượng của hàng hoá, thông báo kịp thời cho giám đốc và phòng kinh doanh khi hàng đã tồn kho quá lâu, hàng mới vào kho không được thiếu các thiết bị kèm theo, có thao tác nhập kho, xuất kho linh hoạt thường xuyên báo cáo về nhập xuất tồn. Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm về các khoản thu nợ và thanh toán công nợ với khách hàng, hàng ngày phải lên kế hoạch đòi công nợ và trả nợ sao cho đúng hạn, các bên có công nợ quá hạn báo cáo ngay cho bộ phận kinh doanh, phải báo cáo thường xuyên về tình hình công nợ cho ban lãnh đạo và bộ phận kinh doanh để thông qua đó ban lãnh đạo điều tiết kinh doanh cho chuẩn xác. 2.3.3. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán của Công ty . Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về trạng thái và sự biến động của tài sản cụ thể, phục vụ cho công tác quản lý làm căn cứ để ghi sổ kế toán, công ty TNHH thương mại phát triển và công nghệ Cát Thành đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 cụ bộ tài chính gồm: - Hoa đơn thuế GTGT ( mẫu số 01/QT/KTB - Phiếu xuất kho (mẫu số 02/VT/BB) - Phiếu nhập kho (mẫu 01/VT/BB) - Thẻ kho (mẫu số 06/VT/BB). Uỷ nhiệm thu, chi, giấy báo nợ, giấy báo cáo của ngân hàng. * Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số loại chứng từ riêng như: - Phiếu báo giá - Phiếu nhân bảo hành, dịch vụ - Phiếu bảo hành. * Quá trình luân chuyển chứng từ: trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và được kế toán trưởng ký duyệt, kế toán ghi sổ và số chứng từ này sẽ được lưu trữ trong kho. * Để tiện cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp số liệu được kịp thời cho công tác quản lý, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. II. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CÁT THÀNH. Là một dịch vụ cung cấp các mặt hàng và dịch vụ về công nghệ tin học, Công ty có mục tiêu là phát triển mạng lưới cung cấp sản phẩm rộng khắp cả nước để phục vụ tối đa hoá nhu cầu của khách hàng trên thị trường hiện đại cũng như tiềm năng. Các hướng chính trong hoạt động kinh doanh của Công ty là: Cung cấp chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewleet- Packard (HP), Sam sung, LG như: Máy tính ( PC, máy chủ Net Sever, máy chủ Unix), máy in, máy quét ảnh, máy tính Notebook, máy IBM, các thiết bị nối mạng cục bộ như: Switch, Hub, card, mạng... và mạng diện rộng Router, Remote, Access Server... các thiết bị ngoại vi khác. Nghiên cứu áp dụng các giải pháp mạng máy tính ( Lan Wen) trên các môi trường khác nhau ( DOS, Windows...) dựa trên các công nghệ hệ thống mở. Tư vấn và cùng khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách - chủ (Client/Server) dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm. Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ Lan), mạng thông tin toàn cầu (Internet) các giải pháp thương mại điện tử Email- Cammerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng lưới Internet như thư điện tử World Wide web, Volp, Catalog, điện tử... 1. Các vấn đề chủ yếu có liên quan đến quá trình bán hàng của doanh nghiệp. 1.1. Thị trường và bán hàng chủ yếu của doanh nghiệp. * Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng máy tính và thiết bị tin học do vậy mục đích đặt ra cho Công ty là đẩy mạnh công cuộc tin học hoá trong cả nước, phổ cập tin học cho các tầng lớp dân chúng ưu tiên đặc biệt cho ngành giáo dục, tham gia phát triển các ứng dụng tin học phục vụ cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước và phục vụ nhu cầu tin học trong nhân dân. * Vì Công ty kinh doanh theo hình thức bán buôn, bán lẻ nên thị trường tiêu thụ của Công ty rất rộng rãi. Các bạn hàng thường là các Công ty, các doanh nghiệp và các cá nhân đoàn thể có nhu cầu đa số là các đối tác các ngoài tỉnh. 1.2. Phương pháp tính thuế GTGT áp dụng tại doanh nghiệp Là theo phương pháp khấu trừ. 1.3. Các phương pháp bán hàng và phương thức thanh toán thanh toán doanh nghiệp đang áp dụng. * Đối với các Công ty, doanh nghiệp có nhu cầu về số lượng lớn thì Công ty cung cấp và bán theo hình thức bán buôn. * Đối với các cá nhân, người tiêu dùng có nhu cầu về số lượng công ty bán theo hình thức bán lẻ. * Công ty sử dụng hình thức thanh toán là tiền mặt và chuyển khoản. Với các Công ty, doanh nghiệp ở xa thì thường là thanh toán theo phương thức chuyển khoản. 2. Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng theo phương thức bán hàng. + Tài khoản kế toán chủ yếu sử dụng : TK 111, TK 112,TK 156, TK 334, TK 511, TK 333.1, TK 133, TK 421,TK 911 + Các nghiệp vụ kinh tế cho từng trường hợp. + TK 111 Ngày 30/3 công ty xây dựng Lũng Lô mua 2 bộ máy tính cho bộ phận kế toán của công ty trị giá 14 triệu. Và công ty đã trả ngay bằng tiền mặt. Nợ TK 111 14.000.000 Có TK 156 14.000.000 + TK 112 Ngày 27/3 ban tác chiến - Bộ tư lệnh công binh mua 5 thanh Ram với đơn giá 290.000đ/thanh. Và 5 lọ mực in, đơn giá là 100.000 đ/lọ. Tổng trị giá là 950.000 đ chưa có thuế (thuế GTGT là 5%). Và đã trả bằng chuyển khoản. Nợ TK 112 950.000 Nợ TK 133 47.500 Có TK 156 997.500 + TK 511 Nợ TK 511 950.000 Nợ TK 331 47.500 Có TK 131 997.000 + TK 333.8 Ngày 28/2/2003 doanh nghiệp nộp thuế môn bài cho Nhà nước là 3.000.000 đ bằng tiền mặt. Nợ TK 333.8 3.000.000 Có TK 111 3.000.000 + TK 156 Ngày 6/1/2004 Chi tiền mua Keyboard của công ty Thiện Ý HĐ9079 trả tiền theo giá thanh toán là 12.600.000 đ (cả thuế GTGT 10%). Nợ TK 156.1 11.340.000 Nợ TK 133 1.260.000 Có TK 111 3.000.000 + TK 334 Trả lương cho công nhân viên ngày 28/2/2003 là 26.708.000 đ bằng tiền mặt. Nợ TK 334 26.708.000 Có TK 111 26.708.000 Tạm ứng bằng tiền mặt cho nhân viên của công ty đi mua hàng 1.000.000đ Nợ TK 141 1.000.000 Có TK 111 1.000.000 + TK 642 Ngày 31/1/2003 phân bổ cho bộ phận quản lý là 9.090.917đ Nợ TK 642 9.090.917 Có TK 111 9.090.917 + TK 154 Phân bổ cho bộ lái xe ngày 31/1/2003 là 2,5 triệu đồng Nợ TK 154 2.500.000 Có TK 111 2.500.000 2.1. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. 2.1.1. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Để xác định kết quả bán hàng, cuối tháng kế toán chi phí phát sinh trong kỳ gồm chi phí quản lý doanh nghiệp vào sổ chi tiết TK 641 và TK 642 Ví dụ: ngày 2/3/04, công ty chi tiền vận chuyển lô hàng mua của công ty TNHH Việt Huy, số tiền 100.000đ. Trình tự hạch toán chi phí như sau: TK 641, TK 642 TK 111 TK 911 570.000 570.000 2.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Khâu cuối cùng của hoạt động bán hàng là xác định kết quả kinh doanh sau mỗi kỳ kế toán. kết quả hoạt động kinh doanh sẽ giúp bộ máy công ty có thể biết được tình hình kinh doanh trong tháng. Căn cứ vào doanh thu thuần, giá vốn, chi phí bán hàng trong tháng, kế toán tiến hành vào sổ kế toán TK 911 Trình tự hạch toán như sau: TK 641, TK 642 TK 632 TK 911 k/c chi phí bán hàng chi phí quản lý k/c giá vốn hàng bán TK 511 k/c doanh thu thuần HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL LIÊN 2: GIAO CHO KHÁCH HÀNG Ngày... tháng ... năm 2006 BQ/2006B 0091788 Đơn vị bán hàng: ... công ty TNHH thương mại và công nghệ Cát Thành Địa chỉ: 125 phường Trương Định -Hai Bà Trưng - Hà Nội MST: 0101326953 Số tài khoản: 7566729 tại Ngân hàng Á Châu Số ĐT: 04.6331428 Họ tên người mua hàng: anh Lê Xuân Thủy Tên đơn vị: Công ty VPP Cửu Long Địa chỉ: ... Minh Khai - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: ............MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Máy in 66200L Cái 4 2.585.000 10.340.000 Cộng tiền hàng: 10.340.000 Thuế suất GTGT: % 5% Tiền thuế GTGT: 517.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 10.857.000 Số tiền viết bằng chữ: ........................................................................................ Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) - Mục đích: Là loại hoá đơn sử dụng cho các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bán hàng hoá, dịch vụ với số lượng lớn để xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá, số tiền bán hàng hoá, dịch vụ cho người mua và số thuế GTGT tính cho số hàng hoá, dịch vụ. GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày ... tháng ... năm ... Kính gửi: .............................................................................................. Tôi tên là: ............................................................................................. Địa chỉ: ................................................................................................. Đề nghị tạm ứng số tiền: .................. (viết bằng chữ)........................... Lý do tạm ứng: ...................................................................................... Thời hạn thanh toán: ............................................................................. Thủ trưởng đơn vị lập phiếu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Mục đích: giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. - Phương pháp và trách nhiệm ghi: - Giấy đề nghị tạm ứng cho người xin tạm ứng viết 1 liên và ghi rõ gửi thủ trưởng đơn vị (người xét duyệt tạm ứng). - Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền xin tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ) - Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng: tiền công tác phí, mua văn phòng phẩm, tiếp khách... - Thời hạn thanh toán: ghi rõ ngày, tháng hoàn lại số tiền tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trưởng đơn vị duyệt chi. Căn cứ vào quyết định của thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Đơn vị:................... Địa chỉ:.................. Số đăng ký doanh nghiệp (môn bài) Telefax:................. Mẫu số: 01-thị trường Mẫu số: 01 - TT Ban hành theo QĐ số: 186-tài chính/CĐK Ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính Quyển số:.......... Số:..................... PHIẾU THU Ngày... tháng... năm.... Nợ: 111 Có: 511, 333.1 Họ và tên người nộp tiền: A.Hùng Địa chỉ: Trung tâm bom mìn Lý do nộp: Thanh toán tiền sửa chữa + Speaker 2.1 Số tiền (*): 578.000 (viết bằng chữ): ........................................................ Kèm theo: 01 HĐ Chứng từ gốc: Số 65433 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): .......................................................... Ngày ... tháng... năm .... Thủ quỹ (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)........................................................ + Số tiền quy đổi: ..................................................................................... Mục đích: xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý...thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán trưởng ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý nhập quỹ, trước khi nhập quỹ phải kiểm nghiệm và lập "Bảng kê ngoại tệ và vàng bạc đá quý" đính kèm với phiếu thu. - Phương pháp và trách nhiệm ghi - Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi sổ từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu , ngày, tháng, năm thu tiền. - Ghi rõ họ tên và địa chỉ người nộp tiền. - Dòng "về khoản" ghi rõ nội dung nộp tiền như: thu tiền bán sản phẩm hàng hoá, thu tiền tạm ứng còn thừa. - Dòng " số tiền": Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam hoặc USD. - Dòng tiếp theo: Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi vào sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu ở nơi nhập phiếu, cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. Chú ý: Nếu là thu ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm nhập quỹ để tính tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền để ghi vào sổ. Đơn vị:........... Địa chỉ:........... Số đăng ký doanh nghiệp (môn bài) Telefax:........... Mẫu số: 01-TT Ban hành theo QĐ số: 186-TC/CĐK Ngày 14-3-1995 của Bộ tài chính. Quyển số:.......... Số:..................... PHIẾU CHI Ngày ... tháng ... năm... Nợ: 156133............. Có: 111................. Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Anh Công Địa chỉ:...................................................................................................... Lý do nộp: Mua Monitor 17'' Số tiền (*): 14.208.000 (viết bằng chữ):.................................................... Kèm theo: HĐ Chứng từ gốc: Số 15031 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)............................................................ Ngày ... tháng ... năm .... Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)........................................................ + Số tiền quy đổi: ..................................................................................... - Mục đích: xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý thực tế xuất quỹ để làm căn cứ xuất quỹ và để thủ quỹ xuất quỹ, ghi quỹ và kế toán ghi sổ kế toán. - Phương pháp và trách nhiệm ghi: - Nội dung và cách lập phiếu chi tương ứng như phiếu thu, chỉ khác là phiếu chi phải được kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị xem xét và ký duyệt trước khi xuất quỹ. - Phiếu chi được lập thành 2 liên (hoặc 3 liên trong trường hợp các Tổng công ty, công ty chi tiền cho đơn vị cấp dưới) (đặt giấy than viết 1 lần) và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Sau khi xuất quỹ, thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Liên thứ nhất lưu ở nơi lập phiếu. Liên thứ hai, thủ quỹ dùng để ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. Liên thứ 3 (nếu có) giao cho người nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền. Chú ý: Nếu là chi ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải ghi rõ tỉ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ. Đơn vị: ..........MS........ PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 5 năm 2006 Số:........... Nợ:.......... Có:$........ Mẫu số: 02-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 1996 của Bộ tài chính Họ và tên người nhận hàng: A.Sinh Địa chỉ (bộ phận) Cục đường bộ Việt Nam Lý do xuất kho: xuất bán Xuất tại kho: Cát Thành Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Switch 16 port C 01 55$ 55$ 2 Walplate 1 port C 10 5,5$ 55$ Cộng 110$ Xuất, ngày ... tháng... năm 200... Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung ứng tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) - Mục đích: Theo dõi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến đơn vị nhận hàng ký gửi, hàng đại lý, gia công chế biến... là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. - Phương pháp và trách nhiệm ghi Khi lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải ghi rõ: + Tên địa chỉ của đơn vị có vật tư, sản phẩm, hàng hoá chuyển đi vào góc trên bên trái. + Số, ngày, tháng, năm lập phiếu + Họ tên người vận chuyển (nếu là người ngoài đơn vị thì phải ghi thêm địa chỉ của người vận chuyển) và hợp đồng vận chuyển số... ngày... tháng... năm 200... +Tên ký hiệu của phương tiện vận chuyển. + Tên, địa chỉ kho xuất hàng và kho nhận hàng - Cột A,B,C,D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách, đơn tính và mã số của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá, chuyển đi. Cột 1: Thủ kho xuất hàng ghi số thực xuất của từng thứ hàng Cột 2: Thủ kho nhập ghi số thực nhập của từng thứ hàng Cột 3,4: kế toán đơn vị có vật tư, sản phẩm, hàng hoá chuyển đi ghi đơn giá và tính thành tiền. Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho chuyển đi theo số liệu tính toán của kế toán. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) do phòng cung ứng lập thành 2 liên (đối với trường hợp di chuyển vật tư trong nội bộ các kho của đơn vị) hoặc 3 liên (đối với trường hợp di chuyển vật tư, sản phẩm, hàng hoá đến đơn vị nhận gia công chế biến). Sau khi xuất kho, thủ quỹ ghi ngày , tháng, năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu (ghi rõ họ tên) giao cho người vận chuyển và mang theo cùng hàng vận chuyển trên đường. Thủ kho nhập, sau khi nhập xong ghi số thực nhập vào cột 2, ngày, tháng, năm nhập và cùng người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Thủ kho nhập giữ liên 2 (đối với kho của nội bộ đơn vị) để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng cung tiêu hoặc liên 3 (đối với kho ngoài đơn vị) để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ. Liên 1 và liên 2 (đối với trường hợp lập 3 liên) chuyển cho thủ kho xuất để ghi thẻ kho và liên 1 chuyển cho phòng cung tiêu. Trường hợp di chuyển vật tư, sản phẩm, hàng hoá giữa các kho của đơn vị trong phạm vi rộng (trong, ngoài tỉnh) hoặc đến đơn vị nhập kho gia công chế biến thì phiếu này có chữ kí của thủ trưởng đơn vị, đóng dấu đơn vị và đính kèm theo quyết định chuyển kho. Phiếu xuất vật tư theo hạn mục - Mục đích: Theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất 1 lần theo định mức. Làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng vật tư theo định mức. - Phương pháp và trách nhiệm ghi Phiếu này dùng cho một loại vật tư hay nhiều loại vật tư Phiếu này áp dụng với xí nghiệp sản xuất ổn định đã lập được định mức sử dụng vật tư. Hạn mức được duyệt trong tháng (cột 1) là số lượng vật tư được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm. = x Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. Phụ trách bộ phận quản lý vật tư căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm (hoặc khối lượng công việc) để xác định hạn mức được duyệt trong tháng cho từng bộ phận sử dụng. Phiếu được lập thành 2 liên giao cả 2 liên cho bộ phận dân số. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho, người nhận vật tư giữ 1 liên giao cho thủ kho 1 liên. Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất (cột 2,3,4) người nhận vật tư ký vào 2 liên( ngày cuối cùng và lĩnh tương ứng). Lần lĩnh tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho không phải qua ký duyệt. Cuối cùng dù hạn mức còn hay hết thủ kho thu cả 2 phiếu, cộng số thực xuất trong tháng (cột 5) để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu (ghi rõ họ tên), sau khi ghi thẻ kho chuyển về phòng kế hoạch 1 liên, phòng ban kế toán thống kê 1 liên. Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng vật tư) đơn vị sử dụng vật tư muốn lĩnh thêm phải lập phiếu xuất vật tư hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mục mới, có kế hoạch xác nhận hoặc kỹ thuật xác nhận, thủ trưởng đơn vị duyệt làm căn cứ thống kê 1 liên. III. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG. Việc chuyển đổi cơ chế thị trường là 1 xu thế khách quan. Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng trở lên gay gắt, doanh nghiệp thương mại sẽ phải phát triển mạnh hơn để mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ tốt hơn nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thực sự là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Để đạt điều đó thì cần phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi là một công cụ đắc lực nhất. Là cơ quan quản lý, Nhà nước đóng vai trò điều tiết vĩ mô nền kinh tế, sự thành bại của doanh nghiệp cũng phải dựa rất nhiều vào công tác kế toán. Thường nghiệp vụ kế toán phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp khoa học của kế toán, chứng từ, TK, tính giá và tổng hợp, cân đối có thể biết được thông tin một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có được những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, hoàn thiện và không ngừng đổi mới công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu bức thiết trong hoạt động kinh doanh thương mại. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng thì hệ thống các chứng từ ban đầu được hoàn thiện sẽ nâng cao tính chính xác tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán. Việc luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ tạo điều kiện kịp thời tình hình nhập kho-xuất kho hàng hoá tại kho. Việc hoàn thiện còn góp phần vào việc sử dụng đúng tài khoản, và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán, đồng thời giúp cổ đông, bạn hàng, những người quan tâm đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp có thể hiểu rõ về doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình kế toán này còn giúp cho việc hoàn thiện sổ sách kế toán sử dụng nó. Việc ghi chép, phản ánh tổng hợp được chi tiết cho từng tháng, quý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra xác định chính xác thời điểm tăng giảm hàng hoá tồn kho và tình hình thanh toán các khoản công nợ, đảm bảo kết cấu số gọn nhẹ, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép ma vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng thông tin này. IV. YÊU CẦU HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được tốt hơn thì phải dựa vào các yêu cầu sau: - Bảo đảm phù hợp với chế độ quản lý tài chính và các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán của Nhà nước do Bộ tài chính ban hành. - Bảo đảm công tác kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng những hệ thống kế toán khác nhau. Do vậy việc vận dụng hệ thống kế toán trong doanh nghiệp phải phù hợp và đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc đưa ra quyết định đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho toàn doanh nghiệp. - Bảo đảm nguyên tắc hiệu quả, tức là việc hạch toán phải đảm bảo đáp ứng thông tin phục vụ đối tượng quan tâm tới chi phí hạch toán ít nhất. Tóm lại, trong bối cảnh nền kinh tế đất nước ta đang chuyển đổi sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, thị trường hiện nay là 1 thị trường mở, hệ thống kế toán cũ phải được chuyển sang kế toán mới. CHƯƠNG III. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN Trong tình hình nền kinh tế thị trường không ít doanh nghiệp tỏ ra lúng túng, làm ăn thua lỗ thậm chí đi đến phá sản tự chủ về tài chính, độc lập về kinh doanh, tự tiêu thụ sản phẩm. Nhìn nhận được vấn đề trên, lãnh đạo công ty đã đưa ra được nhiều giải pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn, hoà nhập nền kinh tế thị trường. Với đặc trưng là 1 doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đán ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hàng đầu nên công ty TNHH đã có 1 thị phần tương đối ổn định và ngày càng phát triển hơn được các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm. Bản thân công ty đã rất năng động trong việc tự huy động vốn trong kinh doanh, chủ động tìm bạn hàng cho đến nay công ty có thị trường tiêu thụ tương đối rộng. Để có được những thành quả kinh tế trên nhất là trong điều kiện cạnh tranh gay gắt với các đơn vị cùng ngành không thể không nói đến sự kết hợp, phối hợp chặt chẽ trong các khâu sản xuất hàng hoá, giữa các phòng ban trong công ty. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của Phòng Tài chính-Kinh tế. Với các bố trí hiện nay, công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng xác định kết quả kinh doanh nói riêng ở công ty là có kết quả. Kế toán bán hàng xác định kết quả kinh doanh ở công ty ... và giám sát chặt chẽ toàn tổng số tiền vốn, cung cấp thông tin chính xác kịp thời phục vụ tốt công tác lãnh đạo. Tuy nhiên, thực tế công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty cũng còn một số hạn chế cần xem xét và hoàn thiện hơn. 1. ƯU ĐIỂM CỦA CÔNG TY - Công ty đã không ngừng củng cố, hoàn thiện bộ máy kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý kinh doanh của công ty. Mỗi kế toán viên đều được phân công những phần kế toán riêng, đều có kinh nghiệm, thực hiện chế độ kế toán đúng quy định. Hiện nay, công ty đang từng bước nghiên cứu và thử nghiệm áp dụng tin học vào trong công tác kế toán nhằm làm giảm bớt khối lượng công việc, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. - Về tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán: việc lựa chọn hình thức tổ chức kế toán là hình thức nhật ký chung với hệ thống sổ VLT tổng hợp, sổ kế toán chi tiết là hợp lý, đảm bảo đúng yêu cầu hạch toán tổng hợp chi tiết và phù hợp với khối lượng công việc kế toán hiện nay tại công ty, tổ chức công tác kế toán như vậy đã giúp các nhà quản lý công ty có cái nhìn sâu sắc và toàn diện về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Hệ thống kế toán luôn luôn ghi chép đầy đủ, rõ ràng chính xác và hợp lý, phương pháp k thị trường chi tiết thẻ song song, đã mang lại hiệu quả cao trong hạch toán hàng hoá. Công ty sử dụng tài khoản kế toán về bán hàng là tương đối phù hợp với chế độ kế toán. Tuy vậy, công ty chưa mở chi tiết cho TK 632 cho từng mặt hàng nên không thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý giá vốn từng mặt hàng. Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, do nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan công ty cũng không tránh khỏi những mặt chưa hoàn thiện trong thời gian tới cần phải tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra các giải pháp khắc phục. 2. NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TY. - về việc theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng: quy mô các khoản phải thu của kế toán là rất lớn mà việc thanh toán của khách hàng là theo đòi, phải thường xuyên theo dõi 1 phần tài sản đang trong quá trình thanh toán. Điều đó làm cho vốn kinh doanh của công ty sẽ quay vòng chậm và ngày càng bị chiếm dụng, ứ đọng vốn. Mặt khác vì hoạt động của công ty là hoạt động thương mại, nên một phần là theo phương thức trả chậm. Do vậy các khoản phải thu của khách hàng tại công ty là cao theo báo cáo công nợ của công ty. Thời điểm 31/12/2004 có tới hơn 10% số nợ đã quá hạn thanh toán. Do vậy, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng, đảm bảo ổn định và chủ động về tình hình tài chính thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi là rất cần thiết và thiết thực. - Cần có chính sách khuyến khích, ưu đãi, động viên khâu thương mại với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn hay thực hiện triết khấu thanh toán cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn hay thực hiện triết khấu thanh toán cho khách hàng trả nợ nhanh nhất. Đây là những biện pháp được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp nhằm tăng doanh thu cũng như làm tăng lợi nhuận cho công ty. Trên đây là một số điều mà em rút ra được trong quá trình thực tập ở công ty, hi vọng rằng những điều đó sẽ giúp được phần nào cho công ty hoàn thiện hơn. KẾT LUẬN Kế toán có một vai trò quan trọng đối với công tác quản lý kế toán. Đặc biệt trong điều kiện phát triển không ngừng của nền kinh tế hiện nay thông tin kế toán giữ một vai trò quan trọng vì vậy, để đảm bảo có thể thường xuyên nắm bắt được thông tin kế toán nội bộ doanh nghiệp thì công tác quản lý, nâng cao chất lượng của công tác kế toán, thì một điều quan trọng trước tiên là phải tổ chức tốt công tác kế toán. Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Cát Thành em nhận thấy công tác tổ chức bộ máy kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty thực hiện khá đầy đủ, đúng chế độ tài chính do Nhà nước quy định. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại những hạn chế, để kế toán thực sự của công ty không thể thiếu thì công ty nên tiếp tục hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đặc biệt tổ chức bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Một lần nữa em xin cám ơn thầy giáo chủ nhiệm Phạm Đức Long và cô giáo Tô Thiên Hương cùng các cô chú của công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Cát Thành đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành bài viết của mình. Tổ chức kế toán bán hàng và kết quẳ bán hàng ở công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Cát Thành (61 trang) MỤC LỤC