Chuyên đề Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần thương mại công nghệ Hoàng Hoa

ng. + Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng trong kế toán chi phí bán hàng tại Công ty: TK 641 “Chi phí bán hàng” Chi phí bán hàng ở Công ty cổ phần thương mại công nghệ Hoàng Hoa được mở chi tiết theo các tài khoản cấp II sau: - TK 6411 “Chi phí nhân viên”: phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp có tính chất tiền lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT. - TK 6413 “Chi phí đồ dùng”: phản ánh chi phí dụng cụ, công cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa. Ví dụ như găng tay, áo bảo hộ lao động.... - TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ”: phản ánh chi phí khấu hao nhà cửa, cửa hàng, thiết bị phục vụ bán hàng. - TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh các khoản chi phí phát sinh trong kỳ như: tiền điện, nước, xăng dầu... - TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: dùng để phản ánh các khan chi phí như: chi tiếp khách, chi quảng cáo... + Chứng từ sử dụng: Chứng từ kế toán được sử dụng để kế toán chi phí bán hàng bao gồm: - Đối với chi phí nhân viên: căn cứ vào bảng thanh toán tiên lương. - Chi phí đồ dùng: căn cứ vào phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT). - Chi phí khấu hao TSCĐ: căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ ( Bảng phân bổ số 3). - Chi phí dịch vụ mua ngoài: căn cứ vào hoá đơn GTGT hay hoá đơn đặc thù. - Chi phí băng tiền khác: căn cứ vào phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng... + Sổ sách sử dụng: Công ty Cổ phần thương mại công nghệ Hoàng hoa sử dụng sổ sách kế toán sau khi phát sinh các nghiệp vụ chi phí quản lý doanh nghiệp: - Sổ chi tiết TK 641. - Sổ Cái TK 641. + Trình tự hạch toán: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới chi phí bán hàng căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi theo định khoản. Nợ TK 641 Có TK liên quan Trường hợp giảm chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK liên quan (Tk 111, 112 ...) Có TK 641 Cuối năm, chi phí bán hàng được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 641 II.3.3.4.2. Tổ chức kế toán Chi phí quản lý doanh nghiệp + Tài khoản sử dụng: Để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, Công ty Cổ phần thương mại Công nghệ Hoang Hoa sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doan nghiệp” . Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần thương mại công nghệ Hoàng Hoa được mở chi tiết theo các tài khoản cấp II sau: - TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý”: gồm tiền lương, tiền công và các khoản trích theo tiền lương, các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương phải trả cho việc quản lý. - TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý”: phản ánh các khoản chi phí về vật liệu sử dụng cho công tác quản lý như vật liệu dùng cho việc sửa chữa TSCĐ. - TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng”: phản ánh giá trị dụng cụ đồ dùng văn phòng như bàn ghế, tủ làm việc, máy vi tính. - TK 6425 “Thuế, phí và lệ phí”: gồm những khoản thuế như thuế môn bài, thuế nhà đất, phí và lệ phí khác. + Chứng từ sử dụng: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: - Bảng thanh toán tiền lương. (Mẫu 02- LĐTL) - Bảng trích khấu hao TSCĐ (Bản phân bổ số 3) - Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02- VT). - Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT- 3LL). - Phiếu chi (Mẫu số 02- TT). - Giấy báo của ngân hàng... + Sổ sách sử dụng: Công ty Cổ phần thương mại công nghệ Hoàng hoa sử dụng sổ sách kế toán sau khi phát sinh các nghiệp vụ chi phí quản lý doanh nghiệp: - Sổ chi tiết TK 642 - Sổ Cái TK 642. + Trình tự hạch toán: Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới chi phí quản lý doanh nghiệp, sẽ được tập hợp vào TK 642 theo định khoản. Nợ TK 642 Có TK liên quan Trường hợp giảm CPQLDN, kế toán ghi Nợ TK liên quan Có TK 642 Cuối năm, CPQLDN được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 642 II.4. Kế toán kết quả bán hàng. Kết quả bán hàng ở Công ty Cổ phần thương mại Công Nghệ Hoàng Hoa là chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần (doanh thu thuần là tổng doanh thu sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu) với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Được xác định theo công thức sau: Thuếu XK, TTĐB, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp phải nộp (nếu có) Tổng doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ _ _ Tổng số các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần = Sau khi xác định được doanh thu thuần, kế toán sẽ xác định được kết quả bán hàng: Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp _ Giá vốn hàng bán Kết quả bán hàng Doanh thu thuần _ = + Tài khoản sử dụng: Để xác định kết quả bán hàng, kế toán công ty sử dụng hai tài khoản sau: TK911 “Xác định kết quả kinh doanh”. TK 421 “ Lơi nhuận chưa phân phối”. + Sổ sách sử dụng: - Sổ Chi tiết TK 911 - Sổ Chi tiết TK 421. + Trình tự hạch toán như sau: * Bút toán 1: Kết chuyển giá vốn hàng bán: Như đã trình bày ở phần kế toán trị giá vốn hàng bán, cuối năm, sau khi tính được trị giá thực tế hàng hóa xuất kho, kế toán thực hiện việc kết chuyển giá vốn hàng xuất bán và ghi theo bút toán: Nợ TK 911 Có TK632 * Bút toán 2: Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu. Cuối năm, kế toán tổng hợp xác định các khoản giảm trừ doanh thu theo định khoản sau: Nợ TK 511 Có TK 521, 531, 532 * Bút toán 3: Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần: Cuối năm, kế toán tính toán để xác định doanh thu bán hàng và định khoản. Nợ TK 511 Có TK 911 * Bút toán 4: Kết chuyển chi phí bán hàng. Kế toán ghi: Nợ TK 911 Có TK 641 * Bút toán 5: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán ghi: Nợ TK 911 Có TK 642 * Bút toán 6: Kế toán tính toán để xác định kết quả bán hàng trong kỳ. - Nếu hoạt kết quả bán hàng là lãi, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 911 Có TK 421 - Nếu kết quả bán hàng là lỗ, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 421 Có TK 911. * Khái quát trình từ luân chuyển chứng từ về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa được thể hiện qua sơ đồ 21: Sơ đồ 21: Sơ đồ luân chuyển chứng từ tại Hoàng Hoa JSC: Sổ chi tiết Nhật ký bán hàng Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ Cái Xác định kết quả bán hàng Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối năm: Ví dụ cụ thể quá trình hạch toán nghiệp vụ bán qua kho theo hình thức giao hàng trực tiệp (phương thức bán hàng chủ yếu tạo lên doanh thu bán hàng của Công ty). Sau khi mua hàng, hàng hoá sẽ được chuyển về Công ty và được bảo quản tại kho của Công ty. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hay trên cơ sở hợp đồng kinh tế, tại phòng kế toán, kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, gửi lên thủ trưởng duyệt ký và đi lấy hàng hóa giao cho khách hàng. Kế toán bán hàng sử dụng hoá đơn GTGT làm chứng từ gốc. Biểu số 3: Trích mẫu hoá đơn GTGT  Hoá Đơn Mẫu số: 01 GTKT- 3 LL Giá Trị Gia Tăng HE/ 2005B Ngày 27 tháng 12 năm 2005 0038675 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 VFS9-2007PM Bộ 4 2 200 000 8 800 000 2 VFS9-4007PL Bộ 4 3 080 000 12 320 000 3 VFS9-4015PL Bộ 4 3 980 000 15 920 000 4 VFS9-4022PL Bộ 2 4 450 000 8 900 000 5 VFS9-4037PL Bộ 8 5 900 000 47 200 000 6 VFS9-4055PL Bộ 2 7 750 000 15 500 000 7 VFS9-4075PL Bộ 1 9 200 000 9 200 000 8 VFNC1S-2007P Bộ 5 2000 000 10 000 000 9 VFP7-4220P Bộ 1 19 000 000 19 000 000 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghệ Hoàng Hoa. Địa chỉ: 527- Hoàng Hoa Thám- Ba Đình- Hà Nội. Số tài khoản Điện thoại: 04. 761. 0637 MS: 0100979596 Họ và tên người mua hàng: Đàm Phương Giang. Tên đơn vị: Trung tâm điện tử công suất tin học. Địa chỉ: 109- Hoàng Hoa Thám- Ba Đình- Hà Nội. Số tài khoản Hình thức thanh toán: TM, Sec, CK MS: 01002836651 Cộng tiền hàng: 146.840.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 14.684.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 161.524.000 Cộng tiền: 146.840.000 (đ) Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 14.684.000 (đ) Tổng cộng tiền thanh toán: 161.524.000 (đ) Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu mốt triệu năm trăm hai tư nghìn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) đã ký đã ký đã ký Căn cứ vào các chứng từ gốc: hóa đơn GTGT, phiếu thu... kế toán vào sổ Nhật Ký Chung, sổ Nhật ký Bán Hàng. Sổ Nhật Ký Chung được mở cho một năm dùng để theo dõi mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một năm. Sổ Nhật Ký Bán Hàng được mở để phản ánh mọi nghiệp vụ bán phát sinh trong một tháng(mang tính chất nhật ký). Biểu số 4: Trích mẫu Sổ Nhật Ký Chung Sổ nhật ký chung Năm 2005 Trang số 35 Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có ... ... ... ... ... ... 25 10/2 Thanh toán tiền mua lịch tết năm 2006 641 111 1.000.000 1.000.000 ... ... ... ... ... ... 45 27/12 BH cho Trung tâm điện tử công suất và tin học HĐ 38675-27/12/05 111 511 3331 161.524.000 146.840.000 14.684.000 4874 31/12 Kết chuyển 632đ 911 911 632 7.294.411.926 7.294.411.926 4876 31/12 Kết chuyển 641đ 911 911 641 137.507.531 137.507.531 4877 31/12 Kết chuyển 642đ 911 911 642 601.093.486 601.093.486 4879 31/12 Kết chuyển 511đ 911 511 911 8.197.425.131 8.197.425.131 4880 31/12 Kết chuyển 911đ 421 911 421 ... ... .... ... ..... .... ... 31/12 Tổng cộng 23.544.916.146 23.544.916.146 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Biểu số 5 : Trích mẫu sổ Nhật Ký Bán Hàng Nhật ký bán hàng Tháng 12/2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi Số phát sinh Số Ngày Nợ Có ... ... ... ... ... ... 07/12 38562 07/12 Bán hàng Công ty công nghệ tự động ERTHOM 131 511 3331 104.955.966 10.495.600 08/12 38655 08/12 Bán hàng cho Công ty nhựa Đông á 131 511 3331 24.454.000 2.445.400 ..... ..... ...... ..... ..... ..... .... 24/12 38666 24/12 Bán hàng cho Công ty thép SSE HĐ37561 trả ngay bằng chuyển khoản 112 511 3331 83.836.500 8.383.650 ....... ....... ....... ................ ...... ...... ............ 27/12 38675 27/12 BH cho Trung tâm điện tử công suất và tin học HĐ 38675-27/12/05 111 511 3331 146.840.000 14.684.000 Tổng cộng 549.815.450 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đã ký đã ký đã ký Để theo dõi doanh thu bán hàng, sau khi vào sổ Nhật Ký Chung những nghiệp vụ nào liên quan đến doanh thu, kế toán sẽ phản ánh ngay vào Sổ Cái TK 511. Sổ Cái TK 511 được mở trong một tháng, cuối tháng tổng hợp và tính số dư Có và chuyển sang làm Số dư Có đầu tháng sau. Biểu số 6: Trích mẫu sổ Sổ Cái Tài khoản 511 Sổ cái TK 511 Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12/2005 Tên TK: 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Dư có đầu kỳ: 7.056.592.816 Ngày Số Diễn giải TK Đ.Ư Phát sinh Nợ Phát sinh Có 2/12 29800 BHàng cho CT-TNHH Cao su INoue- OM 2/12/04 1311 594.400 ....... .............. ........ .......... .......... 25/12 38672 Bán hàng cho Công ty CP bao bì Thanh Hóa- OM 25/12/04 1311 18.353.303 ........ ............ ........ ......... ............ 27/12 38675 BH cho Trung tâm điện tử công suất và tin học-27/12-TSB 111 146.840.000 31/12 Kết chuyển 511đ 911 911 8.197.425.131 Tổng phát sinh nợ Tổng phát sinh có Dư nợ cuối kỳ 8.197.425.131 1.140.832.315 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Đồng thời căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán vào Sổ Chi Tiết TK 3331- Thuế GTGT đầu ra. Cuối tháng Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa tính thuế GTGT đầu ra nộp cho NSNN. Biểu số 7: Trích mẫu Sổ Chi Tiết TK 3331 Sổ chi tiết Tk 3331 Tài khoản: 3331 Thuế GTGT đầu ra Từ ngày 01/12/ 2005 đến ngày 31/ 12/2005 Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số Ngày 2/12 29800 Thuế GTGT đầu ra khi bán hàng cho CT- TNHH Cao su INoue 131 59. 440 ..... .... ..... ..... ..... ..... 25/12 38672 Thuế GTGT đầu ra khi bán hàng cho Công ty CP bao bì Thanh Hóa 131 1.835.330 ..... ..... ...... ..... ..... ..... 27/12 38675 Thuế GTGT đầu ra khi bán hàng cho Trung tâm điện tử và công suất tin học 111 14.684.000 Cộng phát sinh 819.742.513,1 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Ngoài hoá đơn GTGT làm chứng từ gốc, kế toán bán hàng còn sử dụng chứng từ: + Phiếu thu: Dùng trong trường hợp khách hàng thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt + Giấy báo có của ngân hàng: Dùng trong trường hợp khách hàng trả tiền cho công ty qua ngân hàng. Nếu khác hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT lập phiếu thu tiền mặt và vào Sổ Chi Tiết Tiền Mặt Biểu số 8: Trích mẫu Phiếu thu. Đơn vị: Công ty CPTM công nghệ Hoàng hoa. Mẫu số 01- TT Địa chỉ: 527, Hoàng hoa thám, Ba đình, Hà nội Ban hành theo QĐ số:1141/TC/QĐ- CĐKT ngày 01- 11- 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu Thu Ngày 27 tháng 12 năm 2005 Quyển số: 01 Số 45 Nợ: TK 111 Có: TK 511, 3331 Họ tên người nộp tiền: Đàm Phương Giang Địa chỉ: Trung tâm điện tử công suất và tin học Lý do nộp tiền: Thanh toán tiền hàng (Hóa đơn số 38675) Số tiền: 161. 524. 000 (Viết bằng chữ): Một trăm sáu mốt triệu năm trăm hai mươi bốn nghìn đồng. Kèm theo 01 chứng từ gốc: HĐ 044537 Đã chứng nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Một trăm năm sáu triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng. Ngày 27 tháng 12 năm 2005 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã ký Người nộp (Ký, họ tên) Đã ký Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã ký Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đã ký Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Đã ký + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc đá quý).... + Số tiền quy đổi. Biểu số 9: Trích mẫu sổ Chi tiết Tài khoản 111 Sổ Chi tiết TK 111 Từ ngày 01/12/ 2005 đến ngày 31/ 12/2005 Tài khoản :111 Tiền mặt Dư Nợ đầu kỳ: 22.904.000 Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số Ngày 1 03/12 TT tiền mua HĐ-GTGT theo HĐ số 18113 642 15.200 ..... .... ...... ..... ....... ....... 5 07/12 TT tiền mua MT cầm tay theo HĐ 59014 1331 211 1.121.090 22.642.860 .... .... ........ ..... ..... ..... 17 10/12 CT-TNHH-Anh hoàng tạm ứng-HĐ số 12/04/hh-62 1311 18.000.000 9 10/12 Nộp phí BH hàng NEW- theo HĐ số 1332 335 62.000 142.000 ... .... ..... .... ..... ...... 45 27/12 BH trung tâm điện tử và công suất tin học. 511 3331 146.840.000 14.684.000 31/12 Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ 650.586.001 9.831.814 663.658.904 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Trường hợp khách hàng trả chậm thì kế toán theo dõi công nợ trên sổ chi tiết công nợ, sổ này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Biểu số 10: Trích mẫu sổ chi tiết TK 131 Sổ Chi tiết TK 131 Năm 2005 Khách hàng: Trung tâm điện tử công suất và tin học Địa chỉ: 109 Hoàng Hoa Thám- Ba Đình- Hà Nôi Điện thoại: 04 8346914 Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư Nợ Có Số Ngày 01/1 Số dư đầu kỳ: 12.530.000 2.860.000 ..... ..... ..... ..... ..... ..... 20/12 T.Ư tiền lần 1Hợp đồng số :05-HĐKT (14/12/05) 112 10.000.000 25/12 Bán hàng HĐ 32455, VAT 10%. 511 3331 2.600.000 260.000 26/12 Bán HĐ 32458 chưa thanh toán tiền, VAT 10%. 511 3331 720.000 72.000 ..... ..... ..... ..... ..... ..... Cộng phát sinh 458.640.780 456.235.851 Số dư cuối kỳ 14.934.929 10.000.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Căn cứ vào hoá đơn GTGT ( hoá đơn bán hàng), kế toán lập Phiếu xuất kho. Biểu số 11: Trích mẫu phiếu xuất kho. Đơn vị: Công ty CPTM công nghệ Hoàng hoa Mẫu số 02:- VT Địa chỉ: 527, Hoàng hoa thám, Ba Đình, Hà Nội. Ban hành theo 1121/TC/ QĐ- CĐKT Phiếu Xuất Kho Số: 831 Ngày 27 tháng 12 năm 2005 Nợ: 632 Có: 156 ngày 01- 11- 1995 của Bộ Tài Chính. Họ và tên người nhận hàng: Đàm Phương Giang Địa chỉ: Trung tâm điện tử công suất và tin học.109 Hoàng Hoa Thám- Ba Đình - Hà Nội. Lý do xuất kho: Bán hàng. Xuất tại kho: Công ty CPTM công nghệ Hoàng Hoa. STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 VFS9-2007PM Bộ 4 4 2.015.076 8.060.304 2 VFS9-4007PL Bộ 4 4 2.808.362 11.233.448 3 VFS9-4015PL Bộ 4 4 2.123.000 8.492.000 4 VFS9-4022PL Bộ 2 2 3.661.617 7.323.234 5 VFS9-4037PL Bộ 8 8 4.932.965 39.463.720 6 VFS9-4055PL Bộ 2 2 6.790.000 13.580.000 7 VFS9-4075PL Bộ 1 1 7.664.174 7.664.174 8 VFNC1S-2007P Bộ 5 5 1.769.000 8.845.000 9 VFP7-4220P Bộ 1 1 17.381.892 17.381.892 Cộng 31 31 122.043.772 Xuất, ngày 27 tháng 12 năm 2005 Phụ trách bộ sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đã ký đã ký đã ký đã ký Căn cứ vào Phiếu xuất kho của hàng bán trong kỳ, kế toán sẽ sử dụng Phiếu xuất kho làm chứng từ vào Sổ Nhật Ký Chung. Sau khi vào Sổ Nhật Ký Chung kế toán sẽ phản ánh ngay vào Sổ Cái TK 6321- Giá vốn hàng bán. Sổ Cái TK 6321 được mở cho từng tháng cuối tháng tính ra số dư Nợ và chuyển sang làm Số dư Nợ đầu tháng sau. Biểu số 12: Trích mẫu Sổ Cái TK 6321 Sổ cái Tk 6321 Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12/2005 Tên TK: 6321 Giá vốn hàng bán Dư nợ đầu kỳ: 6.208.748.870 Ngày Số Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có 2/12 29800 BH cho CT-TNHH INOUE-OM-2/12/04 156 340.000 …… …… ... ... ... …… 25/12 38672 Bán hàng cho Cty CP bao bì Thanh Hóa-Om29/12/04 156 14.861.352 .... ......... ...... ......... .......... 27/12 38675 BH cho TT điện tử công suất và tin học-31/12-TSB 156 122.043.772 31/12 Kết chuyển 6322đ 6321 66.638.840 31/12 Kết chuyển 632đ 911 911 7.294.411.926 Tổng phát sinh nợ Tổng phát sinh có 1.085.663.056 7.294.411.926 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Tại Công ty CPTM Công Nghệ Hoàng Hoa khi phát sinh các chi phí mua hàng thì kế toán bán hàng sẽ hạch toán toàn bộ chi phí phát sinh vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán, hay hoá đơn GTGT kế toán phản ánh chi phí mua hàng vào Sổ Cái TK 632(2)- Chi phí mua hàng. Biểu số 13: Trích mẫu Sổ Cái TK 632 (2) Sổ Cái TK 6322 Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Tên tài khoản: 6322 Chi phí thu mua Dư Nợ đầu kỳ: 53. 351. 841 Ngày Số Diễn giải TK Đ.Ư Phát sinh Nợ Phát sinh Có ... .. ... ... ... ... 07/12 3 TT tiền V/C mua TĐK (Nguyễn Văn Sang- CT-Hoàng Hoa) 111 66.000 ... .. ... ... ... ... 10/12 4 TT tiền V/C hàng cho CT TNHH-VT Nhuệ Giàng. 111 8.100.000 ... ... ... ... ... ... 25/12 9 TT chi phí lấy hàng EROTHOM4 ( Phạm Quang Khánh- CT Hoàng Hoa). 111 648.850 ... .. ... ... ... ... 31/12 Kết chuyển chi phí lấy hàng trong kỳ 6321 66.638.840 Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có Dư Nợ cuối kỳ 13.286.999 66.638.840 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kế toán phát sinh, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung. Những nghiệp vụ nào liên quan đến Chi phí bán hàng sau khi vào Sổ Nhật ký chung kế toán phản ánh ngay vào Sổ Cái TK 641. Sổ này được mở cho từng tháng cuối tháng tính ra số dư Nợ và chuyển sang làm Số dư Nợ đầu tháng sau. Đồng thời căn cứ vào các chứng từ kế toán gốc: phiếu chi... kế toán ghi sổ Chi tiết chi phí bán hàng. Sổ này được mở để phản ánh các chi phí bán hàng trong một tháng. Biểu số 14: Trích mẫu Sổ Chi tiết chi phí bán hàng Đơn vị:Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa Địa chỉ: 527 Hoàng Hoa Thám- Ba Đình - Hà Nội. Sổ chi tiết chi phí bán hàng Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư Số phát sinh Số dư Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có PC 25 10/12 T.Ư tiền mua lịch tết 2006 111 1.000.000 .... .... ....... .... ..... ... .... ... ... PC 29 30/12 TT tiền mua hồ sơ thầu XM Bút sơn 111 851.000 .... ..... .... .... ..... ... .... ... ... PC 31 31/12 Chi tiền lương NVBH 334 6.000.000 .... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 11.784.393 Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Biểu số 15: Trích mẫu Sổ Cái Tài khoản 641 Đơn vị:Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa Địa chỉ: 527 Hoàng Hoa Thám- Ba Đình - Hà Nội. Sổ cái Tk - 641 Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Tên TK: 641- Chi phí bán hàng Dư nợ đầu kỳ: 125.759.138 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ghi chú Số Ngày PC 25 10/12 T.Ư tiền mua lịch tết 2006 111 1.000.000 ..... .... .... .... ..... .... ... PC 29 30/12 TT tiền mua hồ sơ thầu XM Bút sơn 111 851.000 .... .... .... .... .... .... .... PC 31 31/12 Chi tiền lương NVBH 334 6.000.000 31/12 Kết chuyển CPBH tính kết quả kinh doanh 137.507.531 Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có Dư cuối kỳ 11.748.393 137.507.531 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Cũng giống như Chi phí bán hàng, căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh và chứng từ liên quan như phiếu chi , giấy báo nợ ngân hàng, bảng thanh toán tiền lương.... Kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Chi tiết quản lý doanh nghiệp. Sau khi phản ánh vào sổ Nhật ký chung, kế toán phản ánh ngay vào Sổ Cái TK 642 những nghiệp vụ liên quan đên chi phí quản lý doanh nghiệp.(Sổ sách được phản ánh giống như các sổ liên quan đến Chi phí bán hàng). Biểu số 16: Trích mẫu Sổ Chi tiết Chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị:Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa Địa chỉ: 527 Hoàng Hoa Thám- Ba Đình - Hà Nội Sổ chi tiết quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có PC 15 03/12 Nộp tiền Tel HĐ55267 - Giang T11-2004 111 59.061 ... ..... ...... ..... ...... ..... ...... ...... ...... CT 31 28/12 Khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý 214 2.000.000 31/12 Chi phí nhân viên quản lý 334 32.058.400 ..... ...... ...... ...... ...... ...... ..... ...... ..... Tổng cộng 126.563.660 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Biểu số 17: Trích mẫu Sổ Cái Tài khoản - 642 Đơn vị:Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa Địa chỉ: 527 Hoàng Hoa Thám- Ba Đình - Hà Nội sổ Cái Tk - 642 Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12/2004 Tên TK: 642 Chi phí quản lý Dư nợ đầu kỳ: 474.529.826 Ngày Diễn giải TK Đ.Ư Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ghi Chú 03/12 Nộp tiền Tel HĐ 55267 - Giang T11-2004 111 59. 061 28/12 Khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý 214 2.000.000 31/12 Chi phí nhân viên quản lý 334 32 058 400 ..... ..... ..... ...... ...... 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính KQKD 911 601.093.486 ...... ...... .... ..... ..... Tổng phát sinh nợ Tổng phát sinh có Dư nợ cuối kỳ 126.563.660 601.093.486 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký Công việc của một kế toán bán hàng chưa kết thúc ở việc giao hàng và thu tiền của khách hàng mà chỉ kết thúc khi kế toán hoàn thành việc tính toán và xác định kết quả bán hàng. Cụ thể công việc xác định kết quả bán hàng của Công ty CPTM Công Nghệ Hoàng Hoa năm 2005 như sau: * Bút toán 1: Kết chuyển giá vốn hàng bán: Như đã trình bày ở phần kế toán trị giá vốn hàng bán, cuối năm, sau khi tính được trị giá thực tế hàng hóa xuất kho, kế toán thực hiện việc kết chuyển giá vốn hàng xuất bán và ghi theo bút toán: Nợ TK 911: 7.294.411.926 Có TK632: 7.294.411.926 * Bút toán 2: Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu. Cuối năm, kế toán tổng hợp xác định các khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 521, 531, 532 Trong kỳ kinh doanh 2005 Công ty Cổ phần thương mại công nghệ Hoàng Hoa không có khoản làm giảm trừ doanh thu. * Bút toán 3: Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần: Cuối năm, kế toán xác định doanh thu bán hàng và ghi theo định khoản. Nợ TK 511 8.197.425.131 Có TK 911 8.197 425.131 * Bút toán 4: Kết chuyển chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 911: 137.507.531 Có TK 641: 137.507.531 * Bút toán 5: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 911: 601.093.486 Có TK 642: 601.093.486 Sau đó kế toán tính toán để xác định kết quả bán hàng trong kỳ. Kết quả bán hàng (năm 2005) = 8.197.425.131 - 7294411926 - 137507531 - 601093486 = 164. 412. 188 Kế toán ghi bút toán xác định kết quả kinh doanh trên vào sổ nhật ký chung, các Sổ Cái tài khoản liên quan. Căn cứ vào số liệu trên sổ Cái của các tài khoản, làm số liệu để vào Sổ Cái TK 911 và Sổ Cái TK 421. Hai Sổ Cái này chỉ được phản ánh vào cuối năm. Biểu số 18: Trích mẫu Sổ CáTài khoản 911 Đơn vị:Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa Địa chỉ: 527 Hoàng Hoa Thám- Ba Đình - Hà Nội Sổ Cái Tk 911 Năm 2005 Ngày Số Diễn giải TK Đ.Ư Phát sinh Nợ Phát sinh Có 31/12 4874 K/C 632đ 911 632 7.294.411.926 31/12 4876 K/C 641đ 911 641 137.507.531 31/12 4877 K/C 642đ 911 642 601.093.486 31/12 4879 K/C 511 đ 911 511 8.197.425.131 31/12 4880 K/C lãi 911 đ421 421 164.412. 188 Tổng phát sinh nợ Tổng phát sinh có Dư nợ cuối kỳ 8.197.425.131 8.197.425.131 Tên tài khoản: 911 Xác định kết quả kinh doanh Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đã ký đã ký đã ký Biểu số 19: Trích mẫu Sổ Cái Tài khoản 421 Đơn vị:Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa Địa chỉ: 527 Hoàng Hoa Thám- Ba Đình - Hà Nội Sổ Cái TK 421 Năm 2005 Tên tài khoản: 421 Lợi nhuận chưa phân phối Dư Có đầu kỳ: 66.135.391Đ Ngày Số Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có 31/12 4880 KC lãi HĐKD 911đ 421 Trong đó: - LN từ hoạt động BH - LN từ hoạt động TC - LN từ hoạt động khác 911 146 .077. 393 164.412.188 (19.768.486) 1.433.691 31/12 4881 Tạm nộp thuế TNDN 3334 40.901.670 31/12 4882 Tạm trích quỹ ĐTPT 414 21.035.144 31/12 4883 Tạm trích quỹ KTPL 431 31.552.717 Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có Dư nợ cuối kỳ 93.489.532 146.077.393 118.723.252 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Kýtên, đóng dấu) đã ký đã ký đã ký chương III Những phương hướng, biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng ở Công ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghệ Hoàng Hoa. III.1. đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng và kết quả bánh hàng ở Công ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghệ Hoàng Hoa. III.1.1. Nhận xét chung. Hoàng Hoa JSC tuy là một doanh nghiệp trẻ lại được thành lập trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, song qua hoạt động và các báo cáo của Công ty ta thấy Công ty không những đứng vững trong thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt mà còn không ngừng phát triển. Lợi nhuận của Công ty cũng như doanh thu không ngừng tăng lên theo từng năm, kéo theo đó là việc nâng cao đời sống cũng như thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Công ty và thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ đối với Nhà nước theo đúng quy định. Để đạt được như ngày hôm nay là do Công ty đã nhanh chóng, kịp thời nắm bắt được tình hình mới, đã tổ chức sắp xếp đội ngũ cán bộ quản lý gọn nhẹ, lựa chọn những người có tinh thần trách nhiệm, trình độ nghiệp vụ vững vàng.Trong sự thành công đó có một phần không nhỏ của các cán bộ kế toán trong công ty đã cung cấp những thông tin cần thiết để ra quyết định quản lý tối ưu, đạt được hiệu quả nhất đem lại lợi ích thiết thực cho Công ty. Sở dĩ Công ty đạt được những kết quả đó là do: - Ngay từ khi thành lập, Công ty đã xác định rõ nhiệm vụ chủ yếu của mình là kinh doanh các thiết bị điện, điện tử, tự động hóa. Trong điều kiện hiện nay khi mà Việt Nam đang dần tham gia ngày một rộng rãi vào các tổ chức kinh tế thế giới và khu vực thì việc hiện đại hóa dây truyền sản xuất là một đòi hỏi cấp thiết để các doanh nghiệp trong nước nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Chính vì vậy mà lĩnh vực kinh doanh của Hoàng Hoa JSC đã nhắm đến một trong những nhu cầu cấp thiết nhất của nền kinh tế quốc dân hiện nay. - Ban giám đốc luôn đổi mới và nắm bắt nhanh nhạy sự biến động của thị trường cũng như nhu cầu cấp thiết của thị trường khi mà Việt Nam đang cố gắng hoà vào cuộc sống số toàn cầu. - Sự nỗ lực của tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty trên mỗi việc được giao đã góp phần vào sự thành công của Công ty. III.1.2. Nhận xét cụ thể. Nói chung, kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty đã cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. Trên cơ sở đặc điểm của mình, Công ty đã chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện, kiểm tra cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho hoạt động kinh doanh cũng như cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc ra quyết định quản trị của mình, đồng thời phát huy được tính chủ động sáng tạo trong kinh doanh. Công ty xây dựng cho bộ máy kế toán gọn nhẹ, tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, được phân công phân nhiệm rõ ràng. Mỗi nhân viên trong phòng kế toán tại Công ty được phân công công việc rõ ràng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, tránh chồng chéo công việc từ đó nâng cao hiệu quả của công tác kế toán cũng như công tác quản lý tài chính của Công ty. Hiện nay trong phòng kế toán, mỗi nhân viên kế toán đều sử dụng một máy vi tính. Việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong phòng kết toán làm giảm bớt được khối lượng sổ sách và cũng giảm nhẹ công việc vào cuối kỳ. Hơn nữa nó cũng tạo điều kiện cho việc kiểm tra, giám sát đối chiếu giữa các bộ phận được dễ dàng. Về chế độ hạch toán ban đầu: Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh, đúng theo mẫu Bộ tài chính ban hành. Tất cả các thông tin về kinh tế về nghiệp vụ đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ, sau đó đều được giám sát, kiểm tra đối chiếu giữa thực tế và sổ sách kế toán. Chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng lô hàng, từng hợp đồng, vì vậy thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên tạo điều kiện cho việc phản ánh ghi chép và theo dõi thường xuyên liên tục sự biến động của hàng tồn kho tại mọi thời điểm. Đối việc xuất kho hàng hóa (hàng tồn kho) Công ty áp dụng phương pháp giá đích danh xác định giá vốn hàng bán đối với những đơn đặt hàng nhập theo lô xuất theo lô (không có hàng tồn kho) cách áp dụng này giúp cho kế toán có thể phản ánh đúng giá vốn hàng bán. Đối với mặt hàng có tính lưu trữ hàng hóa(có hàng tồn kho) thì doanh nghiệp áp dụng tính giá bình quân khi xuất và tồn. Nhưng hầu như rất ít xảy ra trường hợp này vì Công ty nhập hàng hoá và sẽ được bán ngay (nhu cầu nhập hàng hoá của Công ty thường dựa trên các hợp đồng đã ký sẵn). Công ty luôn chấp hành việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước đúng thời hạn. Hình thức bán hàng và phương thức thanh toán áp dụng tại Công ty khá phù hợp. Bên cạnh những thành tích mà Công ty đã đạt được trong công tác hạch toán bán hàng và kết quả bán hàng, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế nhất định. III.1.3. Những hạn chế cần hoàn thiện. Thứ nhất: Những tồn tại trong hoạt động kinh doanh Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa hoạt động trên thị trường gần sáu năm, là khoảng thời gian không nhiều để một công ty có thể thực hiện tốt mọi mặt trong hoạt động kinh doanh của mình. Đặc biệt trong mối quan hệ với khách hàng của Công ty còn tồn động những nhược điểm sau: phong cách phục vụ khách hàng chưa tốt, việc chăm sóc khách hàng còn chưa chu đáo. Vì vậy công ty cần phải thực hiện những nhược điểm này để mang lại lòng tin cho khách hàng và tạo cơ hội để mở rộng thị trường hơn nữa. Thứ hai: Về hệ thống sổ sách, tài khoản: Tài khoản sử dụng: Trong phần kế toán giá vốn các chi phí mua hàng của công ty khi phát sinh được hạch toán vào TK 6322- Chi phí mua hàng. Nhưng theo quy định trong hệ thống tài khoản kế toán, TK 632- “Giá vốn hàng bán” dùng để phản ánh giá vốn của hàng xuất bán không phản ánh chi phí mua hàng hoá. Là một doanh nghiệp thương mại, hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chung là rất phù hợp. Đây là hình thức sổ tiện dụng, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Qua nghiên cứu tình hình thực tế về việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại Công ty là chưa đúng với hình thức Nhật ký chung. Cụ thể, các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay của Công ty kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng và cũng được ghi vào sổ Nhật ký chung trong khi Công ty có sử dụng cả sổ Nhật ký đặc biệt. Công tay Cổ phần thương mại công nghệ Hoàng Hoa tự in các mẫu sổ kế toán. Qua tìm hiểu thực tế về một số mẫu biểu sổ sách của Công ty hiện nay đang sử dụng là chưa đúng với quy định của Bộ tài chính: mẫu sổ sách còn thiếu nhiều chỉ tiêu kinh tế. Thứ ba: Về việc quản lý và hạch toán các khoản phải thu của khách hàng: Trong điều kiện hiện nay, thiếu vốn kinh doanh luôn là vấn đề nhức nhối đối với mỗi doanh nghiệp mà nguyên nhân quan trọng là sự chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các chủ thể kinh doanh. ở Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa hiện nay có 2 dạng khách hàng, thứ nhất là những khách hàng mua lẻ với số lượng ít, những khách hàng này thường thanh toán ngay sau mỗi lần mua hàng. Dạng khách hàng thứ hai là những khách hàng mua với khối lượng nhiều, những khách hàng này được ưu đãi trong thanh toán tức là có thể thanh toán nửa tháng một lần hoặc một tháng một lần. Trong hoạt động kinh doanh của công ty dạng khách hàng thứ hai này chiếm một vị trí rất quan trọng nhưng cũng là khách hàng luôn chiếm dụng nhiều vốn của công ty, điều này sẽ làm cho công ty bị hạn chế vốn dẫn đến kinh doanh kém hiệu quả. Vì vậy Công ty cần có những biện pháp tích cực khuyến khích dạng khách hàng này thanh toán tiền hàng nhanh cho mình. Thứ tư: Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi. Hiện nay Công ty có quy định thời hạn thanh toán đối với từng loại khách hàng nhưng cũng như các doanh nghiệp khác, công ty cũng không thể tránh khỏi việc có những khách hàng làm ăn không tốt hoặc bị thị trường đào thải không thể thanh toán tiền hàng cho Công ty. Tuy nhiên hiện nay công ty vẫn chưa có biện pháp xử lý nào để xử lý những khoản nợ đó mà công ty vẫn giữ nguyên công nợ của những khách hàng đó trên TK 131 như vậy là không hợp lý. Thứ năm: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mặc dù hàng hoá của Công ty được mua về và bán ngay hơn nữa hàng hoá được nhập theo nhu cầu của hợp đồng đã ký giữa Công ty với khách hàng. Nhưng để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được tiến hành bình thường, công ty luôn luôn có một lượng hàng dự trữ nhất định trong kho. Theo nguyên tắc thận trọng trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối mỗi nên độ kế toán. Tuy nhiên hiện nay công ty vẫn chưa thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, vì vậy sang niên độ kế toán sau nếu có cả của mặt hàng công ty giảm xuống thì kế toán công ty sẽ hạch toán phần chênh lệch giữa giá trị ghi sổ và giá trị thực tế trên thị trường vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ. Việc hạch toán như vậy là chưa hợp lý và chưa đúng với quy định hiện hành của Nhà nước về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. III.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP TM Công nghệ Hoàng Hoa. III.2.1. yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Sau quá trình thực tập tại Công ty CP TM Công nghệ Hoàng Hoa, kết hợp với những kiến thức đã học được ở trường, dưới góc độ là một sinh viên em mạnh dạn đề xuất một số giải pháp với mong muốn được góp một phần nhỏ công sức của mình vào việc hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để từ đó làm cho kế toán không ngừng nâng cao tầm quan trọng của mình trong quản lý kinh doanh và thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế có hiệu lực nhất. Để hoàn thiện một cách khả thi trước hết phải đáp ứng những yêu cầu sau: * Hoàn thiện phải tuân thủ hệ thống kế toán, chế độ kế toán của Nhà nước. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý kinh tế của Nhà nước. Mỗi quốc gia đều có một cơ chế tài chính nhất định và xây dựng một chế độ kế toán thông nhất phù hợp với cơ chế tài chính. Các doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt nhưng phải tôn trọng cơ chế, chế độ nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quá trình kiểm tra giám sát. * Hoàn thiện phải trên cơ sở phù hợp với đặc điểm cua doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Hệ thống kế toán được ban hành dù là rất cặn kẽ song vẫn là một bản thiết kế tổng thể. Các doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng hệ thống kế toán song không phỉa áp dụng một cứng nhắc mà có thể linh hoạt trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của Doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. * Hoàn thiện phải trên cơ sở đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời phù hợp với yêu cầu quan lý. Thông tin là một trong các yếu tố giúp Doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và phù hợp cho quản trị Công ty. * Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí. Vì mục đích của doanh nghiệp là kinh doanh nên không thể tách rời hoạt động của công ty với mục đích của hạch toán kinh tế. III.2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CPTM Công Nghệ Hoàng Hoa. Xuất phát từ thực tế công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng cùng với nhứng tồn tại trong công tác này, em xin đề ra một số giải phát nhằm hoàn thiện công tác trên. Em rất mong rằng những giải phát trình bày sau đây của em sẽ đóng góp, phát huy tác dụng dù rất nhỏ vào sự phát triển của Công ty. Thứ nhất: Về hoạt động kinh doanh của Công ty Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa là một công ty đã có bề dày kinh nghiệm trên lĩnh vực cung cấp các thiết bị công nghệ tự động hóa cho các nhà máy công nghiệp. Tuy nhiên trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay Công ty cần nâng cao uy tín của mình để tạo lòng tin ở khách hàng. Theo em, Công ty nên thường xuyên mở những lớp đào tạo cho đội ngũ nhân viên bán hàng của mình đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, nên có những khoản ưu đãi khách hàng để tạo cho khách hàng sự thoải mái, yên tâm khi mua hàng và hài lòng với phong cách phục vụ khách hàng chu đáo của Công ty. Việc chăm sót tốt khách hàng là một tác động không nhỏ để nâng cao uy tín của công ty, nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị phần của Công ty. Thứ hai: Về tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán đang áp dụng tại Công ty. Trong phần kế toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 6322- Chi phí mua hàng thay vì sử dụng TK 1562. Việc hạch toán như vậy không đúng với nội dung tài khoản kế toán gây lên sự nhầm lẫn giữa giá vốn hàng xuất bán trong kỳ với chi phí mua hàng. Kế toán cần phải hạch toán lại khi phát sinh chi phí mua hàng theo định khoản sau: Nợ TK 1562 Có TK 111, 112... Cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển chi phí thu mua theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1562 Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng: + Trường hợp khách hàng thanh toán ngay: kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung không phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng (Nhật ký đặc biệt). + Trường hợp khách hàng thanh toán chậm: kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng. Nghiệp vụ kinh tế nào đã phản ánh vào các sổ Nhật ký đặc biệt thì không được phản ánh vào sổ Nhật ký chung. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ thuộc khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng), lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái. Để giảm bớt công việc ghi chép, hiện nay Công ty sử dụng máy vi tính để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế với mẫu sổ tự in nhưng mẫu Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung tự in của Công ty là chưa đúng với mẫu sổ theo quy định hiện hành. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung, quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cụ thể mẫu sổ Nhật ký chung và Sổ Cái như sau: Sổ Nhật Ký Chung Năm.................... Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ Cái SH TK Số phát sinh Số Ngày, tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày ......... tháng............ năm........... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Sổ Cái Năm.................. Tên tài khoản.................... Số hiệu:................. Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày, tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày ......... tháng............ năm........... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt thì nhu cầu sản xuất và tiêu dùng xã hội ngày càng được mở rộng vì vậy vai trò và phạm vi của công tác kế toán ngày càng được nâng cao, do đó đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải khoa học, hợp lý và không ngừng được hoàn thiện, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Với việc tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng sẽ cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo và giúp cho bộ máy kế toán hoạt động thông suốt từ khâu hạch toán ban đầu cho đến khâu xác định kết quả hoạt động của Công ty. Hiện nay kỳ hạch toán của Công ty CPTM Công Nghệ Hoàng Hoa là một năm nên mọi công việc kế toán sẽ được xử lý vào cuối năm chưa kể đến các thủ tục khác như lập Báo cáo Tài chính, tính và nộp các khoản thuế cho Nhà Nước... cần làm vào cuối năm. Theo em kỳ hạch toán như vậy chưa hợp lý hơn nữa là một doanh nghiệp thương mại với hoạt động chủ yếu là bán hàng mà hàng hoá của công ty luôn được bán ra liên tục. Vì vậy thay vì kỳ hạch toán là năm Công ty nên hạch toán theo tháng (có thể là hạch toán theo quý), hàng ngày khi các nghiệp vụ phát sinh kế toán phản ánh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK liên quan. Cuối tháng cộng phát sinh, số chuyển sang trang sau sẽ là số phát sinh của tháng trước, cứ thế tổng cộng số phát sinh theo tháng và đến tháng 12 thì số tổng cộng sẽ là số phát sinh của cả năm và là số liệu cuối cùng để tính toán và xác định kết quả bán hàng trong kỳ. Như vậy, trên Sổ Cái TK 511, 632, 641, 642 sẽ không có số dư đầu kỳ đồng thời công việc hạch toán sẽ được trang trải đều không dồn đọng vào cuối năm, tránh xảy ra sai sót do số lượng nghiệp vụ quá nhiều. Với việc lựa chọn này cùng với việc áp dụng mẫu Sổ Cái trên việc hạch toán của Công ty sẽ thích hợp hơn hiện nay. Thứ Ba: Về việc quản lý và hạch toán các khoản phải thu của khách hàng. Mặc dù Công ty có những quy định về thời hạn thanh toán đối với từng loại khách hàng, tuy nhiên để thu hồi vốn được nhanh nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình công ty cũng nên áp dụng một số biện pháp nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền mua hàng một cách nhanh chóng. Một biện pháp rất đơn giản đã có từ lâu đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay tác dụng của nó không hề suy giảm đó là “tỷ lệ chiết khấu bán hàng theo phương pháp luỹ tiến”, tức là Công ty đưa ra hạn mức thanh toán cho khách hàng: nếu khách hàng thanh toán trước 15 năm ngày kể từ ngày mua hàng thì khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu bán hàng là 1%, trước 1 tuần thì hưởng 2%... thời hạn thanh toán tiền hàng càng ngắn càng được hưởng chiết khấu lớn. Đây là biện pháp rất đơn giản, dễ thực hiện song nó lại có một tác động không nhỏ đến tâm lý khách hàng, khuyến khích họ tăng nhanh vòng quay vốn của Công ty. Thứ tư: Đối với việc lập dự phòng phải thu khó đòi. Đối với việc hạch toán các khoản phải thu khó đòi, công ty vẫn giữ nguyên trên TK 131 mà không lập dự phòng như vậy là không hợp lý. Theo quy định hiện nay, đối với những khoản nợ được xác định là không chắc chắn thu được, cuối kỳ kế toán năm kế toán phải tính toán và lập dự phòng đối với những khoản nợ này, cụ thể như sau: Khi xác định được những khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán sẽ trích lập dự phòng theo bút toán sau: Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi + Năm sau nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng đã trích lập ở cuối niên độ kế toán trước khi chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí ghi bút toán: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp + Các khoản nợ phải thu khó đòi nếu xác định thực sự là không đòi được và được phép xoá nợ. Căn cứ vào các quyết định xoá nợ, kế toán ghi: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi Nợ TK 004 “Nợ khói đòi đã xử lý” + Đối với những khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ thu hồi được, ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 711 - Thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” Thứ 4: Đối với việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hiện nay Công ty vẫn chưa thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, vì vậy sang niên độ kế toán sau nếu có giá cả của mặt hàng công ty giảm xuống thì kế toán công ty sẽ hạch toán phần chênh lệch giữa giá trị ghi sổ và giá trị thực tế trên thị trường vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ. Việc hạch toán như vậy là sai với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho. Theo chuẩn mực hàng tồn kho, cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng cần trích lập như sau: Số lượng hàng tồn kho ngày 31/12/N Đơn giá ước tính có thể bán Đơn giá gốc hàng tồn kho x _ = Số dự phòng cần trích lập cho năm N+1 Việc lập dự phòng giảm giá vật tư, hàng hóa được tính riêng cho từng mặt hàng (từng thứ) được thực hiện vào cuối niên độ kế toán (ngày 31/12/N) trước khi lập Báo cáo tài chính năm. - Cuối niên độ, kế toán căn cứ vào số lượng, hàng hóa tồn kho và khả năng giảm giá của từng hàng hóa để xác định mức lập dự phòng, số trích lập dự phòng được kế toán của công ty tính vào chi phí: Nợ TK 632 Có TK159 - Cuối niên độ kế toán sau, tính toán mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo. Sau đó sẽ so sánh với số dự phòng đã lập cuối kỳ kế toán của năm trươc: + Nếu số dự phòng phải lập năm nay > số dự phòng đã lập năm trước thì số chệnh lệch lớn hơn được trích lập bổ sung như sau: Nợ TK 632 Có TK159 + Nếu số dự phòng phải lập năm nay < số dự phòng năm trước thì số chệnh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập như sau: Nợ TK 159 Có TK 632 ý kiến nhận xét Họ tên người nhận xét: Chức vụ: Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ Hoàng Hoa (Hoàng Hoa JSC) Nhận xét sinh viên Mai Thị Thuỳ Anh trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thương mại Công nghệ Hoàng Hoa: Hà Nội, ngày.....tháng ......năm Người nhận xét (Ký, ghi rõ họ tên) Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Họ và tên của giáo viên hướng dẫn: Phạm Minh Hoa Danh mục tài liệu tham khảo Kế toán doanh nghiệp (theo luật kế toán mới) – PGS. TS Ngô Thế Chi, TS. Trương Thị Thuỷ – NXB Thống kê, Hà Nội 2003. Giáo trình Kế toán thương mại và dịch vụ – Ths. Nguyễn Thị Việt Hà - 2004 Các tài liệu, báo cáo tài chính, sổ sách và chứng từ kết toán của Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ Hoàng Hoa, năm 2005 Hệ thống chuẩn mực kế toán doanh nghiệp – Bộ tài chính Hệ thống kế toán doanh nghiệp Kết luận Bán hàng là một vấn đề hết sức quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại, phát triển hay phá sản của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ Hoàng Hoa nói riêng. Kinh doanh trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt, Hoàng Hoa JSC luôn luôn nỗ lực giữ vững và củng cố vị trí của mình trong thị trường Điện, Điện tử-Tin học, Tự động hoá. Một trong những nỗ lực đó là của Công ty là làm tốt công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những vướng mắc trong công tác này. Sau một thời gian thực tập tại Công, dưới góc nhìn của kế toán thông qua luận văn này, em đã cố gắng trình bày, đánh giá tình hình này và mạnh dạn đề xuất một số ý kiến chủ quan của mình nhằm đẩy hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty với mong muốn Công ty sẽ ngày một phát triển vững mạnh hơn. Với những hạn chế về thời gian nghiên cứu và kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế nên luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cô chú trong Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ Hoàng Hoa và sự góp ý của các bạn sinh viên. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đã truyền cho em những kiến thức quý báu trong suốt ba năm học tại trường, để em có cơ sở ứng dụng vào thực tiễn nghiên cứu ở Công ty. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ Hoàng Hoa và các cô chú trong phòng kế toán trong thời gian thực tập và hoàn thành đề tài này. Đặc biệt em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến cô giáo Phạm Minh Hoa đã hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình.