Chuyên đề Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường

hàng là một khâu rất quan trọng, nó giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nắm được thông tin một cách chi tiết cụ thể và doanh thu, chi phí và kết quả của từng loại hoạt động, từng loại hàng hoá bán ra để đáp ứng yêu cầu quản lý, để có những quyết định đúng đắn cho sự phát triển của doanh nghiệp không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả trong tương lai lâu dài. Trước vai trò đó, đặt ra một yêu cầu doanh nghiệp là phải tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thế nào cho hợp lý, phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp mình. Chương II: thực trạng công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng ở công ty cổ phần vật tư xuân trường 2.1/ Đặc điểm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty vật tư Xuân Trường 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tiền thân của công ty Xuân Thuỷ là “Trạm cung ứng vật tư “ được thành lập ngày 20/ 4/ 1979 với chức năng là cung ứng vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp trên địa bàn huyện Xuân Thuỷ trước đây. Với chính sách đổi mới của Đảng và nhà nước là đổi mới nền kinh tế đất nước trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội với cơ chế thị trường có sự quản lý tập chung của nhà nước, đơn vị được đổi tên thành công ty vật tư Xuân Thuỷ theo quuyết định số 662/ QĐUB ngày 24/ 12/ 1992. Trụ sở chính đặt tại xã Hoành Sơn huyện Xuân Thuỷ với số vốn kinh doanh là 2.616.000.000đ trong đó vốn cố định là 100.000.000 đ vốn lưu động là 2.516.000.000 đ ngân sách nhà nước cấp là 423.523.332 đ với ngành nghề kinh doanh là vật tư nông nghiệp phục vụ sản xuất nông nghiệp, giống cây trồng các loại, phân đạm, và một số mặt hàng khác Đến tháng 4 năm 1997, thực hiện quyết định số: 09/ QĐ - CP ngày 09 tháng 12 năm 1996 của Thủ Tướng Chính phủ về việc chia tách huyện Xuân Thuỷ thành 2 huyện: Giao Thuỷ và Xuân Trường. Huyện Xuân Trường được tái lập và chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày 01 tháng 4 năm 1999. Thực hiện quyết định trên, Công ty vật tư Xuân Thuỷ chuyển trụ sở về phố Bùi Chu xã Xuân Ngọc – huyện Xuân Trường Tỉnh Nam Định. Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt quyết liệt nhưng với tài năng lãnh đạo của Ban giám đốc công ty cộng với sự đoàn kết của toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty luôn hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao và đóng góp một phần đáng kể vào việc đưa huyện nhà luôn là một huyện có tiềm năng trong sản xuất nông nghiệp, đóng góp không nhỏ vào việc nộp ngân sách nhà nước. 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Ngành nghề mà công ty kinh doanh bao gồm: Cung cấp các loại dịch vụ kỹ thuật và kinh doanh vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp, như phân đạm, thuốc trừ sâu, thóc giống... 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Công tycổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc UBND huyện Xuân Trường thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ một thủ trưởng trong điều hành tổ chức quản lý SXKD. Nhận thấy việc phát huy nhân tố con người là cấp thiết, do đó kể từ khi thành lập đến nay qua nhiều giai đoạn thăng trầm Công ty luôn đổi mới và từng bước cải thiện bộ máy, phong cách làm việc. Nhờ đó mà đến nay bộ máy quản lý của công ty đã được tinh lọc gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, SXKD đảm bảo nhu cầu của thị trường trong giai đoạn mới. Mô hình tổ chức quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc điều hành kinh doanh Phó giám đốc tài chính Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật 2.1.2.2. Nhiệm vụ của các phòng ban chức năng * Các phòng ban chức năng bao gồm - Phòng kế toán - tài chính - Phòng tổ chức hành chính - Phòng kinh doanh - Phòng kỹ thuật * Mô hình tổ chức quản lý của công ty - Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân cho công ty, là chủ tài khoản công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động quản lý và kết quả kinh doanh của công ty và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của tông ty theo chế độ một thủ trưởng. - Phó giám đốc kinh doanh: thay mặt giám điều hành công việc kinh doanh như giải quyết vấn đề đầu vào, đầu ra lập kế hoạch kinh doanh , tiêu thụ sản phẩm. - Phó giám đốc tài chính: Phụ trách tài chính của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc. - Trưởng phòng tổ chức hành chính: là tham mưu giúp việc cho giám đốc, xắp sếp bố trí lao động hợp lý đúng khả năng của từng người, quản lý hồ sơ, giải quyết các vấn đề tuyển dụng, chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên. - Phòng kế toán tài chính : Nhiệm vụ chính là điều hoà phân phối, tổ chức sử dụng vốn và nguồn vốn để kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Ngân sách nhà nước, phân phối thu nhập tích luỹ tính toán và theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty dưới hình thức vốn tiền tệ để phản ánh cụ thể các chi phí bỏ ra, tính toán kết quả lãi lỗ + Thu nhập tổng hợp phân loại xử lý những thông tin về hoạt động kinh doanh để cung cấp một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ phục vụ cho công tác quản lý. + Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình sử dụng nguồn vốn, lập kế hoạch tài chính, phân phối các nguồn vốn bằng tiền, tình hình sử dụng vật tư, lao động và các chi phí cho hoạt động kinh doanh của công ty. + Giúp giám đốc đưa ra quyết đinh, các đường lối mục tiêu kế hoạch phát triển đúng đắn, phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh tại công ty nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản lý. - Trưởng phòng kinh doanh là người giúp việc cho giám đốc trong hoạt động kinh doanh như khai thác các nguồn vật tư, ký kết các hợp đồng thực hiện kế hoạch tiêu thụ vật tư và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kế hoạch tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh cho công ty. - Trưởng phòng kỹ thuật có nhiệm vụ hướng dẫn quy trình thâm canh cho các hộ xã viên theo dõi chặt chẽ sự phất triển của con nuôi cây trồng, phát hiện dịch bệnh và có biện pháp tham mưu với Giám đốc có kế hoạch ngăn chặn kịp thời. 2.1.2.3. Tình hình phân công và sử dụng lao động. Theo số liệu của phòng tổ chức hành chính đến thời điểm 30/ 9/ 2000 cơ cấu lao động của công ty phân theo trình độ như sau: Tổng số lao động sử dụng 23 người - Trình độ đại học 9 người chiếm 39% trên tổng số - Trình độ trung cấp 9 người chiếm 39% trên tổng số - Trình độ sơ cấp 5 người chiếm 22% trên tổng số. Đội ngũ lao động của công ty nhìn chung đã được đào tạo cơ bản. Việc phân công và sử dụng lao động như thế nào? ảnh hưởng trực tiết đến hiệu quả sử dụng lao động kéo theo ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh . * Thực tế về việc bố trí lao động của công ty: Tất cả lao động được bố trí vào các phòng ban phù hợp theo trình độ chuyên môn. Ngoài ra để đáp ứng khả năng cạnh tranh và củng cố uy tín của Công ty ngoài yếu tố về giá cả chất lượng, căn cứ vào thực tế thị trường trong huyện là cung ứng vật tư xuống các hộ xã viên qua cửa hàng dịch vụ của hợp tác xã và các quầy bán lẻ tư nhân. Ban giám đốc công ty có sáng kiến là phân công theo nhóm phụ trách theo khu vực hành chính nhất định. Cơ cấu một nhóm bao gồm cán bộ kinh doanh, cán bộ kế toán , cán bộ kỹ thuật luôn luôn theo sát cơ sở làm việc theo chuyên môn, nắm bắt chặt chẽ tình hình và báo cáo với các trưởng phòng, giám đốc từ đó có kế hoạch cụ thể nhờ thế mà hiệu quả nâng lên rõ rệt. 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán ở công ty. 2.1.3.1. Cơ cấu bộ máy: Khi chế độ kế toán mới ra đời, phòng tài chính kế toán Công ty đã sớm áp dụng in thực hiện tốt. Công ty đã trang bị hệ thống máy tính giúp giảm bớt khối lượng công việc tính toán, tiết kiệm nhân lực trong phòng. Công ty áp dụng tổ chức kế toán theo hình thức tập trung. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Kế toán thành phần hàng hoá Thủ quỹ Kế toán thanh toán * Chức năng nhiệm vụ: - Kế toán trưởng: Điều hành bộ phận kế toán của công ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung cho mọi công việc của phòng kế toán như: Kiểm tra mọi chế độ tài chính và chế độ hạch toán kế toán, kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo chế độ báo cáo của nhà nước và của công ty quy định. Ngoài ra kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốcvề tình hình tài chính kế toán tại Công ty. - Kế toán tổng hợp: Hàng tháng hàng quý chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo theo quy định của nhà nước và của công ty. Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu và lập các báo cáo kế toán gửi lên cấp trên, đồng thời thực hiện các phần hành kế toán còn lại. - Kế toán vật tư hàng hoá TSCĐ: Quản lý tình hình xuất – nhập và tồn kho vật tư hàng hoá và biến động tăng, giảm của tài sản công cụ lao động sử dụng trong công ty, lên kế hoạch sử dụng tài sản công cụ lao động đó một cách phù hợp, thêm vào đó là phải tính khấu haoTài sản cố định, theo dõi và phân bổ công cụ, dụng cụ. - Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, thu chi tiền mặt của công ty. - Kế toán thanh toán: Lập phiếu thu, chi, lập bảng kê số1, bảng kê số 2 và nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Tất cả mọi cán bộ công nhân viên của công ty phải tuân thủ tuyệt đối sự phân công của Giám đốc và thực hiện đúng các nội quy, quy chế hộp đồng của công ty. 2.1.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Công ty Hiện nay Công ty vận dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ kế toán chi tiết và căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái . Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiểt trong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập Báo cáo tài chính. Sơ đồ 9: sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết * Các chứng từ kế toán sử dụng - Hoá đơn (GTGT) - Hoá đơn về chi phí - Phiếu thu - Phiếu chi - Hợp đồng và thanh lý hợp đồng * Sổ kế toán: Sổ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng, là cơ sở để lập các chỉ tiêu trong Báo cáo tài chính, cung cấp thông tin cho lãnh đạo để ra quyết định quản lý kịp thời chính xác nhằm tổ chức tốt quá trình kinh doanh. Sổ kế toán phải thể hiện toàn bộ các phần hành kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể: Sổ kế toán chi tiết, Sổ cái Ngoài ra còn sử dụng tờ kê chi tiết, bảng tổng hợp thanh toán hàng bán ra, bảng tổng hợp nhập hàng hoá, bảng kê (Bảng kê số 1, số 2, số 8, số11), Nhật kú chứng từ (NKCT số 1, số 2, 5, 8). 2.2/ Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng ở công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường . 2.2.1. Công tác quản lý bán hàng hoá tại Công ty Mục đích của Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường là đơn vị kinh doanh do vậy lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu. Muốn kinh doanh có hiệu quả, lợi nhuận cao thì hàng hoá phải được tiêu thụ tạo điều kiện thu hồi vốn nhanh, đẩy nhanh vòng quay sử dụng vốn. Chính vì thế mà công ty rất coi trọng việc quản lý hàng hoá. Về quy cách phẩm chất hàng hoá, trước khi nhập kho hàng hoá phải được kiểm tra nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không nhập hàng hoá không đạt yêu cầu. Công ty đặc biệt quan tâm tới nhu cầu thị hiếu của khách hàng bởi lẽ Công ty không thể đứng vững trong cạnh tranh nếu hàng hoá của công ty không được thị trường chấp nhận. Khi xuất kho giao hàng cho khách, Công ty luôn kiểm tra kỹ lưỡng giữa quy cách chất lượng hàng xuất bán cho khách hàng từ kho với chất lượng trên chứng từ nhằm đảm bảo chất lượng cho khách hàng, mặt khác tạo uy tín cho Công ty. 2.2.2. Các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán và thủ tục chứng từ. 2.2.2.1. Phương thức bán hàng. Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản mà kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá, đồng thời có tính quyết định tới việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng, để tăng lợi nhuận. Hiện nay Công ty cổ phần vật tư topỏng hợp Xuân Trường bán hàng theo phương thức trực tiếp. Theo phương thức này, khi nhận hàng người mua ký vào hoá đơn bán hàngthì khi đó được xác định là doanh thu tiêu thụ. Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toá thông qua ngân hàng, hoặc cũng có thể thanh toán trả chậm nếu được doanh nghiệp đồng ý. 2.2.2.2. Phương thức thanh toán tiền. * Đối với bán hàng thu tiền ngay: Trong phương thức thanh toán này thì thời điểm thu tiền trùng với thời điểm xuất giao hàng, doanh thu tiêu thụ được xác định ngay. Khi khách hàng mua và đồng ý thanh toán thì căn cứ vào hoá đơn thuế GTGT kế toán lập phiếu thu tiền mặt đồng thời ghi vào Sổ kế toán liên quan. * Bán hàng trả chậm: Theo phương thức bán hàng này thì thời điểm thu tiền không trùng với thời điểm xuất giao hàng, Công ty chỉ bán cho những khách hàng lớn, khách hàng quen có ký hợp đồng lâu dài và có uy tín. Để khuyến khích mua sản phẩm của mình thì công ty cho họ trả chậm trong một khoảng thời gian với một số lượng tiền nhất định. Để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng kế toán mở Sổ chi tiết TK 131- Chi tiết cho từng khách hàng. 2.2.2.3. Thủ tục chứng từ Chứng từ Công ty sử dụng trong quá trình bán hàng là hoá đơn (TGTG) do Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hoá đơn nàydo mậu dịch viên lập và có đầy đủ chữ ký của người lập và kế toán trưởng, là căn cứ để hạch toán chi tiết, tổng hợp quá trình bán hàng. Biểu số 1 Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTGT-3LL Liên 2: ( Liên giao cho khách hàng ) HP/01-B Ngày 03 tháng 5 năm 2005 N0 093479 Đơn vị bán: Công ty vật tư tổng hợp Xuân Trường Địa chỉ: Xuân Ngọc - Xuân Trường - Nam Định Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0100173962 Họ tên người mua hàng: Lê Huỳnh Tráng Đơn vị: HTX NN Xuân Đài Địa chỉ: Xã Xuân Đài – huyện Xuân Trường – Tỉnh NĐ Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 1 Đạm U Rê Mỹ khách hàng 1.000 2.185 2.185.000 Cộng 2.185.000 Thuế suất tiền thuế GTGT 5% 109.250 Tổng cộng tiền thanh toán 2.294.250 Số tiền bằng chữ (Hai triệu, hai trăm chín mươi tư ngàn, hai trăm năm mươi đồng chẵn) Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hoá đơn (GTGT) được thành 3 liên. - Liên: Lưu tại cuống - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Dùng để thanh toán. * Ví dụ: Ngày 05 tháng 3 năm 2005 khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán 1.000 Kg đạm URê Mỹ, đơn giá là 2.185 đ/ Kg, thuế suất GTGT là 5% là 109.250 đ kế toán bán hàng lập hoá đơn (GTGT) 2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng: * Nội dung: Doanh thu bán hàng là số tiền cung cấp hàng hoá, dịch vụ mà Công ty thu được không bao gồm thuế GTGT đầu ra. * Chứng từ sử dụng: Để xác định doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT), phiếu thu, giấy báo có... * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán Công ty sử dụng tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng. Trong trường hợp phát sinh các khoản bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 152 - Doanh thu bán hàng nội bộ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 131, TK 531, TK 532... * Quy trình hạch toán. - Đối với trường hợp doanh nghiệp bán hàng thu tiền ngay: Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn (GTGT), phiếu thu để ghi vào bảng kê số 1, bảng kê số 2 và phản ánh doanh thu vào sổ chi tiết TK 511 theo định khoản: Nợ TK 111,112 (Theo tổng giá thanh toán) Có TK 511 (Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTTT) Có 3331 (Thuế GTGT phải nộp Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết TK 511, bảng kê số 1, bảng kê số 2 để ghi vào nhật ký chứng từ số 8, sau đó ghi vào sổ cái TK 511. * Ví dụ: Với nghiệp vụ bán hàng ngày 04 tháng 5 năm 2005, khi bán 1.500 Kg thóc giống tạp giao thu ngay bằng tiền mặt với giá chưa có thuế là 27.500 đ/kg, thuế suất 5%, căn cứ vào hoá đơn (GTGT), kế toán ghi sổ chi tiết TK 511, bảng kê số 1 theo định khoản: Nợ TK 111: 43.312.500 đ Có TK 511: 41.250.000 đ Có TK 3331: 2.062.500 đ Đến cuối tháng, kế toán tiêu thụ sẽ tổng hợp doanh thu tiêu thụ trên sổ chi tiết TK 511 để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8, đối chiếu với bảng kê số 1, bảng kê số 2 sau đó ghi vào sổ cái TK 511. Biểu số 2 Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTGT-3LL Liên 2: ( Liên giao cho khách hàng ) HP/01-B Ngày 03 tháng 03 năm 2005 N0 093489 Đơn vị bán: Công ty cổ phần vật tư tổng hơp Xuân Trường Địa chỉ: Xuân Ngọc - Xuân Trường - Nam Định Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0100173962 Họ tên người mua hàng: Vũ Thị Ngà Đơn vị: HTX nông nghiệp Xuân Lạc Địa chỉ: Xã Xuân Ninh – huyện Xuân Trường – Tỉnh NĐ Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng ) Thành tiền (đồng) 1 Thóc giống tạp giao kg 1.500 27.500 41.250.000 Cộng 41.250.000 Thuế suất tiền thuế GTGT 5% 2.062.500 Tổng cộng tiền thanh toán 43.312.500 Số tiền bằng chữ (Bốn mươi ba triệu ba trăm mười hai ngàn năm trăm đồng) Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 3 Số 794 Số:.............. Ngày 04 tháng 03 năm 2005 Nợ: Có: Họ tên người nộp tiền: Vũ Thanh Ngà Địa chỉ: HTX nông nghiệp Xuân Lạc Lý do nộp: Trả tiền mua thóc giống tạp giao Số tiền: 43.312.500 đ Viết bằng chữ:( Bốn mươi ba triệu ba trăm mười hai ngàn năm trăm đồng ) Kèm theo 01 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Đã nhận đủ số tiền: (Bốn mươi ba triệu ba trăm mười hai ngàn năm trăm đồng chẵn) Ngày 04 tháng 03 năm 2005 Thủ quỹ ( Ký, họ tên ) Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý):............................................... Số tiền quy đổi:............................................................................... Biểu số 4: bảng kê số 1 Ghi nợ TK 111 - Tiền mặt Tháng 03 năm 2005 Số dư đầu tháng...................... Số TT Ngày Ghi nợ 111, ghi có các TK Số dư cuối ngày ... 131 ... 333(3331) 511 ... công nợ TK 511 03/03 109.250 2.185.000 04/03 2.062.500 41.250.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 22/03 5.217.800 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 73.857.800 2.542.500 50.850.000 Biểu số 5 trích sổ chi tiết TK 511 Tháng 03 năm 2005 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Doanh thu Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền 794 04/03 Đạm U Rê Mỹ 111 1000 2.185 2.185.000 796 04/03 Bán thóc giống tạp giao 111 1.500 27.500 41.250.000 ... ... ... ... ... ... ... Tổng 314.236.000 Ngày......tháng........năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Biểu số 6: Sổ cái Tài khoản 511 Ghi có TK đối ứng với bên nợ TK này ... Tháng 03 ... Cộng cả năm TK 911 ... 314.236.000 ... ... Cộng phát sinh Nợ ... 314.236.000 ... ... Cộng phát sinh Có ... 314.236.000 ... ... - Trường hợp Công ty đồng ý cho người mua thanh toán trả chậm: Trong quá trình bán hàng, nếu phát sinh các khoản thanh toán trả chậm (người mua chịu), căn cứ vào hóa đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT), giấy chấp nhận thanh toán, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 131, sổ chi tiết TK 131 được mở đối với từng khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán công nợ đối với công ty. Trong tháng 03 năm 2005 để theo dõi tình hình công nợ với HTX nông nghiệp Xuân Kiên, kế toán mở sổ chi tiết TK 131 như sau Biểu số 7: sổ chi tiết TK 131 Tên đơn vị: HTX nông nghiệp Xuân Kiên Tháng 03 năm 2005 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số dư ĐK Số PS trong kỳ Số dư CK Số Ngày Nợ Có Nợ Có Nợ Có 813 15/03 Bán đạm U Rê ả Rập 511 67.500.000 Thuế GTGT 3331 3.375.000 Cộng 70.875.000 Tồn 31/3 70.875.000 Biểu số 8: bảng kê số 11 - phải thu của khách hàng TK 131 Tháng 03 năm 2005 Stt Tên khách hàng Số dư nợ đầu tháng Ghi nợ TK 131, ghi có các TK Ghi có TK 131, ghi nợ các TK Số dư nợ cuối tháng 511 3331 ... Công nợ TK 131 111 112 ... Công nợ TK 131 1 HTX NN Xuân Tân 16.689.400 16.689.400 2 HTX NN Xuân Kiên 67.500.000 3.375.000 70.875.000 70.875.000 3 HTX NN Xuân Phú 21.850.000 1.092.500 22.942.500 22.942.500 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 16.689.400 263.386.000 13.169.300 276.555.300 64.257.800 89.879.073 154.136.873 139.107.827 Đối với những khách hàng khác kế toán cũng mở sổ chi tiết để theo dõi tương tự. Khi nào nhận được tiền mặt, giấy báo của ngân hàng kế toán mới ghi giảm các khoản phải thu bằng bút toán: Nợ TK 111,112 Có TK 131 Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết TK 131 của từng khách hàng để ghi vào bảng kê số 11 - Phải thu của khách hàng. Riêng số liệu tổng cộng trên bảng kê chi tiết phần ghi Có TK 131 còn là cơ sở để ghi Nhật ký chứng từ số 8. 2.2.4/ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: Trong quá trình bàn hàng, tuỳ theo khối lượng tiền mua, tiến độ thanh toán của khách hàng mà Công ty cho bên mua hưởng giảm giá. Nếu trường hợp hàng hóa cung cấp không đúng hợp đồng thì có thể bị người mua trả lại. Khi phát sinh các trường hợp đó, kế toán hạch toán như sau: 2.2.4.1. Đối với trường hợp giảm giá: Căn cứ vào hợp đồng thoả thuận giữa 2 bên (Công ty với khách hàng) thương lượng với nhau về khoản giảm giá cho hàng xuất bán, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 532 theo định khoản sau: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp Có TK 111,112 Cuối kỳ kế toán ghi giảm doanh thu theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 Còn số thuế GTGT giảm tương ứng với số tiền giảm giá được ghi vào sổ chi tiết TK 331/ 2.2.4.2. Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại: Nếu trong quá trình bán hàng xảy ra việc hàng hoá cung cấp không đúng yêu cầu của khách hàng, khách hàng trả lại, Công ty sẽ lập biên bản và bản kê khai khối lượng hàng hoá bị khách hàng trả lại. Việc tính toán giá trị hàng bán bị trả lại được tiến hành ngoài hệ thống sổ kế toán và do kế toán tiêu thụ thực hiện. Kế toán tiêu thụ tính gía trị hàng bán bị trả lại bằng công thức. Giá trị hàng bị trả lại = Số lượng x Giá bán ghi trên hóa đơn. ( Trong đó: Số lượng hàng bán bị trả lại được lấy từ dòng cộng của bảng kê khai hàng bán bị trả lại ), để ghi vào sổ chi tiết TK 531 và các sổ kế toán có liên quan theo định khoản: Nợ TK 531 - Trị giá hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 - Thuế GTGT tương ứng Có TK 111, 112... Khi nhận được hàng bán bị trả lại, kế toán căn cứ vào số lượng hàng bán bị trả lại và đơn giá vốn hàng bán bị trả lại tương ứng tính ra trị giá vốn hàng bán bị trả lại và ghi giảm giá vốn hàng bán theo định khoản. Nợ TK 156 - Trị giá hàng bán bị trả lại Có TK 632 Căn cứ vào số liệu ở định khoản trên, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 và lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Trong tháng 5 năm 2005 ở Công ty không có các nghiệp vụ giảm giá, hàng bán bị trả lại phát sinh. 2.2.5. Kế toán giá vốn hàng bán: * Nội dung: Giá vốn hàng bán bao gồm trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho và chi phí thu mua phân bổ cho số hàng hoá đó. * Chứng từ sử dụng: Hoá đơn bán hàng của người bán, hoá đơn (GTGT), phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán giá vốn hàng bán ra, Công ty sử dụng TK 632 - Giá vốn hàng bán. Tài khoản này cuối kỳ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác: TK 156, 911... * Trình tự hạch toán: Hàng ngày sau khi nhận được các chứng từ xác định là hàng đã được bán cùng với việc phản ánh doanh thu bán hàng vào sổ chi tiết TK 511 thì kế toán phải xác định giá vốn hàng bán để ghi vào sổ chi tiết TK 632, bảng kê số 8 (Giá vốn của hàng bán ra trong kỳ ở Công ty được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước). Số liệu trên sổ chi tiết TK 632, bảng kê số 8 sẽ là căn cứ để cuối kỳ kế toán ghi vào sổ cái TK 156, sổ cái TK 632. Trong tháng 5 năm 2005 giá vốn hàng bán được theo dõi tại Công ty như sau: Biểu 9 trích sổ chi tiết TK 632 Tháng 03năm 2005 Chứng từ Diễn giải Phát sinh Ghi chú Số Ngày Nợ Có 093479 03/03 Đạm U Rê Mỹ 2.000.000 ... ... ... ... ... ... 093489 04/03 Thóc giống tạp giao 38.100.000 ... ... ... ... ... ... Cộng 279.155.000 Biểu số 10 Bảng kê số 8 Nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, hàng hoá Tháng 03 năm 2005 Số TT Chứng từ Ghi nợ TK 156, ghi có các TK... Ghi có TK 156, ghi nợ các TK... SH NT Diễn giải 112 ... Cộng nợ TK 156 632 ... Cộng có TK 156 SL TT SL TT SL TT SL TT 03 97 01/3 Mua đạm U Rê Mỹ nhập kho 176.000 352.000.000 176.000 352.000.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 07 093479 03/3 Xuất kho bán đạm U Rê Mỹ cho HTX NN Xuân Đài 1000 2.000.000 1000 2.000.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... 16 093489 04/3 Xuất kho bán thóc giống tạp giao cho HTX NN Xuân Lạc 1.500 38.100.000 1.500 38.100.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 176.000 352.000.000 176.000 352.000.000 279.155.000 279.155.000 Biểu số 11 Sổ cái Tài khoản: 632 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này ... Tháng 03 ... Cộng cả năm 156 ... 279.155.000 ... ... Cộng ... 279.155.000 ... ... 2.2.6. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: 2.2.6.1. Kế toán chi phí bán hàng: * Nội dung: Chi phí bán hàng là khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ hàng hoá trong kỳ của công ty. * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 331... * Trình tự hạch toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào Nhật ký chứng từ có liên quan, như Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2, ... Các chứng từ như hoá đơn (GTGT), phiếu chi, bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, bảng khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ tiền lương và trích theo lương ... để tập hợp khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng lên bảng tập hợp chi phí (bán hàng) sau đó ghi vào bảng kê số 5 (phần tập hợp chi phí bán hàng), cuối tháng căn cứ vào dòng cộng trên bảng kê số 5 để kế toán ghi vào sổ cái TK 641. Biểu số 12: bảng tập hợp chi phí bán hàng Tháng 03 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Phát sinh Ghi chú Số Ngày 02/3 Chi vận chuyển, bốc xếp hàng hoá 532.000 04/3 Chi tiếp khách 250.000 ... ... ... ... ... 28/3 Chi lương 4.000.000 28/3 Chi khấu hao TSCĐ 1.376.642 Cộng 8.097.895 Biểu số 13: Trích bảng kê số 5 tập hợp chi phí bán hàng (TK 641) Tháng 03 năm 2005 Số TT TK ghi Có TK ghi nợ ... 214 ... 334 338 ... Các TK phản ánh ở các TK khác Cộng chi phí thực tế phát sinh trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT ... TK 641 - Chi phí bán hàng 4.000.000 760.000 4.760.000 - Chi phí nhân viên bán hàng - Chi phí vật liệu, bao bì - Chi phí đồ dùng, dụng cụ 1.376.642 1.376.642 - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí bảo hành 981.200 981.200 - Chi phí dịch vụ mua ngoài 980.053 980.053 - Chi phí bằng tiền khác Cộng 8.097.895 Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK 641 ở các chứng từ liên quan, bảng tập hợp chi phí bán hàng sổ chi tiết TK 641, bảng kê số 5, sổ cái TK 641, sua đó ghi vào Nhật ký chứng từ số 8 để xác định kết quả kinh doanh. 2.2.6.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: * Nội dung: Chi phí quản lý doanh nghiệ là khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động của toàn Công ty, không thể tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào. * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642- Chi phí QLDN và một số tài khoản khác có liên quan như TK 111,112,131,142... * Trình tự hạch toán: Hàng ngày căn cứ vào số liệu trên các Nhật ký chứng từ số 1,2,3 và các chứng từ kế toán như phiếu chi, hoá đơn (GTGT), bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, bảng khấu hao TSCĐ... kế toán phản ánh các khoản liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp vào bảng tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, sau đó ghi vào bảng kê số 5 (phần tập hợp cho chi phí quản lý doanh nghiệp). Số liệu trên bảng tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, bảng kê số 5 được sử dụng để ghi vào sổ cái TK 642. Biểu số 14 bảng tập hợp chi phí doanh nghiệp Tháng 03 năm 2005 Chứng từ Tên khách hàng Số phát sinh Ghi chú Số Ngày 02/03 Thanh toán quét vôi, sơn 350.000 13/03 Thanh toán phí đi đường 150.000 15/03 Chi tuần tra, canh gác 1.500.000 ... ... ... 28/03 Chi nhân viên quản lý 6.240.000 28/03 Chi phí khấu hao TSCĐ 1.558.400 Cộng 13.686.412 Biểu số 15 Bảng kê số 5 tập hợp chi phí quản lý doanh nghi (TK 642) Tháng 03 năm 2005 Số TT TK ghi có TK ghi nợ ... 214 334 338 Các TK phản ánh ở các TK khác Cộng chi phí thực tế NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT ... phát sinh trong tháng TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp - Chi phí nhân viên quản lý 6.240.000 1.185.600 - Chi phí vật liệu quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng 878.800 - Chi phí khấu hao TSCĐ 1.558.400 - Thuế, phí và lệ phí 250.000 - Chi phí dự phòng - Chi phí dịch vụ mua ngoài 949.700 - Chi phí bằng tiền khác 2.280.500 Cộng 1.558.400 6.240.000 1.185.600 4.899.000 13.686.412 Biểu số 16 Sổ cái TK 642 Tháng 03 năm 2005 Ghi có các TK, đối ứng nợ với TK này ... Tháng 03 ... Cộng cả năm 111 4.899.000 334 6.240.000 3383 936.000 3384 124.800 3382 124.800 214 1.558.400 Cộng 13.686.412 Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK 642 ở bảng kê số 5, sổ cái TK 641 để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8. 2.2.7/ Kế toán xác định kết quả bán hàng: * Nội dung: Kết quả bán hàng là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần trừ đi các khoản giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Kết quả Doanh thu Giá vốn Chi Phí bán Chi phí QLDN bán = thuần hoạt - của hàng - hàng tính cho - tính cho hàng hàng động bán hàng xuất đã bán hàng đã bán đã bán Trong đó doanh thu thuần bằng tổng doanh thu trừ đi các khoản giảm doanh thu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu (nếu có). * Trình tự hạch toán: Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên bảng kê số 1, số 2, số 5, số 8, số 11...kế toán tiến hành tổng hợp số liệu ghi vào Nhật ký chứng từ số 8 để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản sau: Nợ TK 911: 314.236.000 Có TK 911: 314.236.000 Nợ TK 911: 300.939.307 Có TK 632: 279.155.000 Có TK 641: 8.097.895 Có TK 642: 13.686.412 Theo số liệu tháng 03 năm 2005 ta tính được lãi từ hoạt động kinh doanh của công ty là 13.296.693, kế toán căn cứ vào kết quả này để ghi vào sổ cài TK 911 theo định khoản: Nợ TK 911: 13.296.693 Có TK 421: 12.296.693 Biểu số 17 nhật ký chứng từ số Ghi có các tài khoản 115, 156, 157, 159, 131, 511, 512,531, 532, 632, 641, 642, 711, 721, 811, 821, 911 Tháng 03 năm 2005 Số TT Số hiệu TK Các TK ghi có Các TK ghi nợ 156 ... 131 511 ... 632 641 642 ... 911 1 111 Tiền mặt 64.257.800 50.850.000 2 112 Tiền gửi ngân hàng 89.879.703 3 131 Phải thu của khách hàng 263.386.000 4 511 Doanh thu bán hàng 314236000 5 632 Giá vốn hàng bán 279.155.000 6 911 Xác định KQKD 279.155.000 8.097.895 13.686.412 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... cộng 279.155.000 154.136.873 314.236.000 279.155.000 8.097.895 13.686.412 314.236.000 Biểu số 18: sổ cái Tài khoản 911 Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này ... Tháng 03 ... Cộng cả năm 421 ... 13.296.693 ... ... Cộng ... 13.296.693 ... ... Chương III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán ở công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường 3.1. Các nguyên tắc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Trong đơn vị kinh doanh thương mại, nghiệp vụ mua hàng, bán hàng là những nghiệp vụ diễn ra thường xuyên liên tục. trong quá trình phát sinh nghiệp vụ các doanh nghiệp có rất nhiều mối quan hệ với khách hàng, ngân hàng. Vì vậy đòi hỏi kế toán cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho chủ doanh nghiệp và các bên liên quan. Trong kinh doanh thương mại, kế toán đóng vai trò vô cùng quan trong, nó là một công để điều hành quản lý các hoạt động kinh tế bằng việc cung cấp và phân tích các số liệu kế toán để các nhà quản lý ra quyết định kinh doanh căn cứ các số liệu kế toán mà các nhà quản trị có thể quyết định xem mua hàng ở đâu, mặt hàng nào, tổ chức vận chuyển, dự trữ bảo quản thế nào cho phù hợp, và cũng từ các số liệu đó mà Công ty có thể quyết định sử dụng các phương thức bán hàng sao cho đem lại hiệu quả cao nhất. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá làm cho việc hạch toán kế toán trong đơn vị được rõ ràng, thuận tiện hơn, cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác đầy đủ và có hiệu quả cho nhà quản lý. Dựa vào số liệu đó họ ra các quyết định kinh doanh đúng đắn có hiệu lực, mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay. 3.1.2. Các công tác cơ bản hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng hợp lý với khoa học là một trong những yêu cầu cơ bản trong công tác quản lý kinh tế . ở đơn vị kinh doanh thương mại cần phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Đảm bảo nguyên tắc thống nhất tập trung, dân chủ vì tính độc lập tương đối. Tính thống nhất sẽ đảm bảo việc thu thập tài liệu, số liệu đồng bộ, kịp thời trên cơ sở thống nhất. Về chuyên môn sự thống nhất được biểu hiện dưới hình thức tập trung dân chủ, nhằm tạo điều kiện chỉ đạo thực hiện tốt mọi công tác kế toán. Đối với những đơn vị phụ thuộc cần phải đảm bảo tính độc lập tương đối để phát huy tính sáng tạo, và quyền bình đẳng trong kinh doanh. - Đảm bảo tổ chức kế toán đơn giản, rõ ràng, phân công nhiệm vụ hợp lý khoa học, áp dụng phương pháp và công cụ hạch toán hiện đại nhằm nâng cao năng xuất lao động kế toán. Đảm bảo sự đoàn kết chặt chẽ giữa ba loại kế toán: Hạch toán kế toán, thống kê và nhiệm vụ. Xây dựng và thực hiện tốt ngay từ đầu hạch toán nghiệp vụ là cơ sở quan trọng giúp cho hạch toán kế toán thực hiện tốt chức năng quản lý vật tư tiền vốn... trong quá trình kinh doanh. 3.2. Đánh giá tình hình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường 3.2.1. Ưu điểm. - Nói chung, kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty đã cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị. - Chính sách giá cả linh hoạt phù hợp với sự đa dạng của thị trường của khách hàng, đồng thời với chính sách giảm giá hay hỗ trợ vận chuyển để khuyến khích người tiêu dùng. - Công ty luôn chấp hành việc thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ với NSNN và đúng thời hạn. - Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ, tổ chức bộ máy kế toán ở công ty theo loại hình tập chung là phù hợp với các đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty. - Công tác đào tạo cán bộ kế toán được chú trọng, hiện nay công ty không ngừng tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên trong công ty đi học thêm nhăm nâng cao trình độ chuyên môn đáp ứng nhu cầu theo từng giai đoạn. 3.2.2. Nhược điểm Về hạch toán chứng từ ban đầu: ở phòng kinh doanh của công ty khi phát sinh nghiệm vụ tiêu thụ hàng hoá thì chứng từ ban đầu đã được lập đầy đủ theo đúng yêu cầu của kế toán. Tuy nhiên quá trình lưu chuyển của hoá đơn chứng từ lúc phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho đến khi hoá đơn về phòng kế toán còn chậm làm cho kế toán không phản ánh được kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty. Một khoản chi như: thanh toán cước vận chuyển đường ngắn, giao nhận bốc xếp... tuy nhiên giá trị không lớn, nhưng thiếu hoá đơn tài chính hoặc chứng từ gốc chưa đầy đủ nội dung làm cho chứng từ kế toán thiếu căn cứ pháp lý. Mặt khác cuối năm Công ty có tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm kê tài sản phục vụ lập báo cáo tài chính, nhưng việc đối chiếu xác nhận công nợ phải thu, phải trả phần lớn chưa có biên bản nhận nợ đối với khách hàng. Công ty nên khắc phục tình trạng này. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không được thực hiện theo tiêu thức phân bổ mà phát sinh bao nhiêu kết chuyển hết sang TK 911 để xác định kết quả, vì vậy không xác định chính xác trị giá vốn hàng bán và không xác định đúng đắn kết quả kinh doanh. - Hiện nay công ty không mở sổ chi tiết tiêu thụ để theo dõi tiêu thụ hàng hoá vì vậy. Kế toán không nắm được một cách chi tiết số lượng, giá vốn, doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu các khoản thu nhập chi phí phát sinh, liên quan và cuối kỳ không xác định kết quả lãi, lỗ đến từng khách hàng, từng hợp đồng, từng loại hàng hoá. - Đội ngũ kế toán của công ty còn trẻ mặc dù có trình độ và năng lực nhưng kinh nghiệm nghề nghiệp còn hạn chế, chưa qua nhiều thực tế. - Hiện nay Công ty áp dụng phương pháp bán hàng trực tiếp như vậy số lượng hàng bán ra không đạt được mức độ tối đa vì mạng lưới bán hàng còn hạn chế. Do đó công tác bán hàng của công ty chưa đạt đựơc hiệu quả cao nhất. Sau thời gian ngắn thực tập, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường như sau: 3.3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân trường ý kiến 1: Về hạch toán chứng từ ban đầu: Để phản ánh kịp thời nghiệp vụ bán hàng Công ty, công việc lưu chuyển chứng từ gốc nên được đẩy mạnh hơn. Sau khi phòng kinh doanh lập chứng từ xong cần chuyển ngay sang phòng kế toán làm thủ tục vào sổ sách. Các khoản chi phí mua ngoài phát sinh, kế toán chi phí nên yêu cầu có đầy đủ chứng từ, hoá đơn xác nhận của người thực hiện dịch vụ(người bán) như vậy việc ghi chép vào sổ sách kế toán sẽ có căn cứ hợp lý . ý kiến 2: Về phân bổ chi phí thu mua, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hàng hoá tiêu thụ. Hiện nay ở Công ty kế toán chỉ tiến hành tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ mà không tiến hành phân bổ chi phí cho từng khách hàng, từng hợp đồng. Điều này không ảnh hưởng lớn đến việc xác định kết quả doanh nghiệp nhưng rất bất lợi cho Công ty khi cần theo dõi và xác định kết quả kinh doanh chi tiết đến từng hàng hoá. Điều này gây khó khăn cho Công ty trong công tác quản lý tình hình tiêu thụ. Để phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán Công ty có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau. Xuất phát từ tình hình thực tế tại Công ty, theo em Công ty nên cho tiêu thức phân bổ là giá vốn hàng bán. Hệ số phân bổ được tính như sau: Hệ số = phân bổ Tổng chi phí bán hàng (chi phí QLDN) Giá vốn toàn bộ hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Chi phí bán hàng của hàng = hoá A (chi phí QLDN) Hệ số x phân bổ Giá vốn của hàng hoá A Có thể theo số liệu tháng 03 năm 2005 chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho Phân Urê Mỹ bán ra như sau: - Tổng giá trị vốn hàng tiêu thụ trong kỳ : 279.155.000 - Giá vốn của phân urê Mỹ : 16.000.000 - Tổngchi phí bán hàng tổng hợp trong tháng : 8.097.895 Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp tổng hợp trong tháng: 13.686.412 Chi phí bán hàng = cho đạm urê Mỹ 8.097.895 297.155.000 x 16.000.000 Chi phí quản lý doanh nghiệp = phân bổ cho đạm urê Mỹ = 784.448 13.686.412 279.155.000 x 16.000.000 = 464.138 = 464.138 ý kiến 3: Vấn đề ghi chép sổ sách: Hiện nay ở Công ty kế toán không mở sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết tiêu thụ – kết quả tiêu thụ để theo dõi tình hình tiêu thụ, kết quả của từng loại hàng hoá do cuối kỳ kế toán không xác định được kết quả lỗ, lãi đến từng loại hàng hoá mà chỉ xác đinh được kết quả lãi ( lỗ )chung. Đây là yếu tố mà Công ty nên xem xét để khắc phục. Em thiết nghĩ Công ty nên mở sổ chi tiết bán hàng để theo dõi chi tiết doanh thu, các khoản tính trừ doanh thu của từng loại hàng hoá. Trong tháng 03 năm 2005, em xin lấy mặt hàng phân đạm Urê Mỹ để phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng Tên hàng hoá đạm URÊ Mỹ Biểu đồ 19: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ DT Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng SL ĐG TT Thuế Các khoản khác (531, 532) 037753 05/03 Bán cho HTXNN Xuân Đài 111 1000 2.185 2.185.000 ....... ...... ................ .... ...... .......... ............ ........ .................. Cộng 17.480.000 Bên cạnh đó để tiện theo dõi giá trị vốn của từng loại hàng hoá xuất bán trong kế toán Công ty cũng nên mở sổ chi tiết giá vốn hàng bán (chi tiết cho từng loại hàng hoá). Mẫu số chi tiết giá vốn hàng bán có thể thể được mở bao gồm các cột ngày tháng ghi sổ của chứng từ , cột diễn dải, cột số phát sinh. Như vậy trong tháng 3 năm 2005, giá vốn của đạm URÊ Mỹ được phản ánh vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán như sau. Biểu 20: sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tên hàng hoá: Đạm urê Mỹ Tháng 03/2005 STT Chứng từ Diễn giải Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 093479 03/03 Xuất bán cho Lê Huỳnh Tráng HTXNN Xuân Đài 2.000.000 HTXNN Xuân Lạc 4.000.000 ..... ..... ..... .............................. ................. ....... Cộng 16.000.000 Cuối kỳ để xác định kết quả tiêu thụ chi tiết tới từng mặt hàng em suy nghĩ Công ty nên mở sổ để xác định kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng. Để mở sổ kế toán Công ty có thể nghiên cứu và đưa ra áp dụng mẫu biểu nào đó phù hợp với tình hình của Công ty. Trong thời gian thực tập ngắn ngủi dựa trên tình hình tiêu thụ thực tế của Công ty tháng 03 năm 2003 em mạnh dạn đưa ra một mẫu mà Công ty có thể nghiên cứu và áp dụng (mẫu này được xây dựng trên giả định là kế toán Công ty có tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và phân bổ theo tiêu thức trị giá vốn hàng xuất bán ). Và nếu Công ty có mở sổ theo dõi chi tiết bán hàng, sổ theo dõi giá vốn hàng bán chi tiết cho từng loại hàng hoá thì việc vào sổ (sổ chi tiết tiêu thụ – kết quả tiêu thụ) càng thuận tiện hơn.Theo số liệu tháng 03 năm 2005 ta có thể mở sổ chi tiết tiêu thụ kết quả tiêu thụ như sau: Biểu số: 21 Sổ chi tiết tiêu thụ, kết quả tiêu thụ Tháng 03 năm 2005 STT Mặt hàng Hàng bán trong kỳ Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần Chi phí bán hàng Chi phí QLDN Lãi (Lỗ) Giá vốn Doanh thu Hàng bị trả lại Giảm giá Giá vốn Doanh thu 1 Đạm Mỹ 16.000.000 17.480.000 17.480.000 464.138 784.448 231.414 2 Thóc giống 93.980.000 107.750.000 101.750.000 2.726.228 4.607.652 6.436.120 ..... ........ ........... ...... ....... ...... .................. ............. .............. ................ Cộng 279.155.000 314.236.000 314.236.000 8.097.895 13.686.412 13.296.693 ý kiến 4: Trong cơ chế thị trường về sự cạnh tranh rất mạnh mẽ, vì vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải năng động trong việc nắm bắt thị trường tiêu thụ, kinh doanh các mặt hàng có hiệu quả để có kế hoạch chi tiết và quyết định kinh doanh phù hợp. Về lĩnh vực thương mại công ty nên mua hàng khi có cơ hội để tránh tình trạng lưu kho tốn nhiều chi phí. Công ty đã và đang kinh doanh theo cơ chế "bán được mới mua" nên đã bỏ ra nhiều cơ hội. Nếu công ty biết chớp thời cơ thì có thể tăng lợi nhuận rất cao. ý kiến 5: Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện sử dụng chương trình kế toán trên máy vi tính. áp dụng các chương trình phần mềm về công tác kế toán, sẽ tạo điều kiện cho công tác kế toán tai Công ty tránh được tình trạng thủ công, giảm đáng kể công việc cho nhân viên kế toán, tạo điều kiện để kế toán chú trọng vào công tác xử lý thông tin quản trị doanh nghiệp, tham mưu đề xuất mang tính chiến lược cho sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty. Quá trình hạch toán khi áp dụng máy vi tính, nhân viên kế toán chỉ việc chuẩn bị các điều kiện về máy và nhập dữ liệu ( các chứng từ và bút toán về các chứng từ gốc đó ) vào máy và tự xử lý cho thông tin đầu ra (các sổ kế toán, báo cáo kế toán ). Trình tự kế toán trên máy vi tính về nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng như sau: Việc tổ chức ghi chép, hạch toán vào sổ kế toán tài chính, kế toán quản trị do máy tính nhận dữ liệu do nhân viên kế toán nhập từ chứng từ liên quan vào. Cuối kỳ lập các bút toán kết chuyển ( bút toán khoá sổ )và nhập vào máy, tự máy xử lý và hạch toán vào sổ kế toán. Căn cứ vào yêu cầu của chủ doanh nghiệp, giám đốc, kế toán trưởng... người sử dụng sẽ khai báo với những yêu cầu cần thiết (sổ cài TK, nhật ký chứng từ hoặc báo cáo doanh thu, kết quả bán hàng...) Máy sẽ tự xử lý và in ra những thông tin yêu cầu đã khai báo với máy. Trình tự như sau: Dữ liệu đầu vào - Nhập các chứng từ liên quan đến bán hàng, CPBH, CPQLDN - Thuế, các khoản giảm trừ DT - Các bút toán kết chuyển CP, doanh thu bán hàng. - Các tiêu thức phân bổ, CPBH, Chi phí QLDL Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy tính Máy xử lý thông tin Thông tin đầu ra - Các sổ kế toán liên quan - Báo cáo doanh thu và kết quả theo từng đối tượng chi tiết - Báo cáo kết quả kinh doanh (báo cáo tài chính) Kết luận Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp nước ta phải nỗ lực phấn đấu bằng chính năng lực của mình. Muốn đạt được điều đó thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng càng ngày được củng cố và hoàn thiện để thực sự trở thành công cụ quản lý tài chính kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được điều đó Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân trưòng đã rất chủ động, quan tâm đến khâu quản lý kinh doanh và xác định kết quả bán hàng. Trong thời gian tới với quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng, hy vọng công tác tổ chức kế toán của Công ty sẽ được hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của giảng viên , Thạc sỹ Phạm Bích Chi cùng cán bộ, nhân viên phòng kế toán Công ty Vật tư Xuân Thuỷ đã giúp em hoàn thành đề tài này. Nam Định, tháng 6 năm 2005 Sinh viên: Nguyễn Bảo Long Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán Chủ biên: PGS - TS Nguyễn Thị Đông Nhà xuất bản Thống Kê - 2004 2.Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên: PGS - TS Đặng Thị Loan Nhà xuất bản Thống Kê - 2004 3. Kế toán trong doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH và công ty cổ phần Chủ biên: TS - Nghiêm Văn Lợi. Nhà xuất bản tài chính - 2005 4.Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính Chủ biên: PGS -TS Nguyễn Văn Công Nhà xuất bản tài chính - 2005 5. Hạch toán kế toán doanh nghiệp thương mại, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội 2004. 6. Các luận văn khoá trước, các thông tư, sách báo tạp chí Mục lục Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kế quả bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại. Sự cần thiết của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại. Bán hàng, kết quả bán hàng và yêu cầu quản lý quá trình bán hàng. Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Nội dung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Kế toán doanh thu bán hàng. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Kế toán giá vốn bán hàng. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán xác định kết quả bán hàng. Tổ chức sổ và báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Chương II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng ở công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường . 2.1 Đặc điểm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển. 2.1.2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của công ty. 2.1.3 Tổ chức công tác kế toán ở công ty. 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường . 2.2.1 Công tác quản lý hàng hoá tại công ty. 2.2.2 Các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán và thủ tục. 2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng. 2.2.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. 2.2.5 Kế toán giá vốn hàng bán. 2.2.6 Khoản kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.2.7 Kế toán xác định kết quả bán hàng. Trang 3 3 3 4 5 6 7 7 10 13 20 26 27 29 29 29 29 32 35 35 36 38 47 48 51 58 Mục lục Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuan Trường 3.1 Các nguyên tắc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 3.1.2 Các công tác cơ bản hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 3.2 Đánh giá tình hình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trưòng . 3.2.1 Ưu điểm. 3.2.2 Nhược điểm. 3.3 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường . Kết luận Trang 62 62 62 62 63 63 63 64 72