Chuyên đề Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xe máy- Xe đạp thống nhất

ĩa vụ thuế đối với Ngân sách Nhà nước. --Kế toán tiền mặt, thanh toán với người bán : theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, thanh toán công nợ đối với nhà cung cấp. --Kế toán tiền lương, TGNH : theo dõi các khoản giao dịch với Ngân hàng; tổng hợp số liệu từ các phân xưởng, các phòng ban để tính và thanh toán lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương phù hợp với chế độ. -- Thủ quĩ : cùng với kế toán thanh toán theo dõi các khoản thu, chi, tồn quĩ tiền mặt tại đơn vị. -- Nhân viên kinh tế tại các phân xưởng : theo dõi vấn đề sử dụng vật tư, thanh quyết toán vật tư giữa phân xưởng với Công ty; tính và thanh toán lương cho công nhân viên ở phân xưởng. 2.1.4.2 Hình thức kế toán. Công ty áp dụng hình thức NKCT. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán NKCT : Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái NKCT Bảng kê Thẻ, SKT chi tiết Sổ quĩ Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối quí : Quan hệ đối chiếu 2.1.4.3 Hệ thống Sổ kế toán. * Một số nguyên tắc, qui định : Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá, trích khấu hao theo nhóm. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kỳ kế toán là một quí. Đơn vị tiền tệ là VNĐ. Với ngoại tệ sẽ chuyển đổi theo tỷ giá công bố tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. * Công ty hiện đang sử dụng: NKCT số 1,2,4,5,9,10 Bảng kê số 1,2,3,11 Bảng phân bổ số 1,2,3 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết số 2 ( theo dõi thanh toán với người bán), và một số chi tiết khác Sổ quĩ * Hệ thống Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán ( Mẫu B01- DN) Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu B02- DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu B03- DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09- DN) * Hệ thống báo cáo quản trị; Bảng kê khai nộp Ngân sách Báo cáo tình hình sản xuất, doanh thu * Các chứng từ : Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho NVL, thành phẩm Biên bản kiểm kê nhận hàng, NVL Biên bản kiểm kê tài sản Phiếu thu, chi tiền.... 2.2 Thực tế công tác kế toán NVL ở Công ty xe máy- xe đạp thống nhất 2.2.1 Đặc diểm NVL, tình hình cung ứng và yêu cầu quản lý. Tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất, để lắp ráp thành một chiếc xe đạp hoàn chỉnh cần rất nhiều loại NVL, phụ tùng...Chủng loại, qui cách, phẩm chất của NVL rất đa dạng. VL nhập, xuất kho thường xuyên với khối lượng, giá trị tương đối lớn. Hơn nữa VL nhập kho lại từ nhiều nguồn khác nhau : mua ngoài, tự gia công, mua ngoài bán thành phẩm; VL được xuất dùng cho các mục đích khác nhau. Vì vậy đặt ra yêu cầu quản lý VL chặt chẽ ở tất cả các khâu : thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng. Hiện nay, NVL mua ngoài chủ yếu từ các bạn hàng như : Công ty Xuân Hoà, Công ty xe đạp- xe máy Đống Đa, Công ty cao su Sao Vàng... Các nguồn cung cấp này thường rất ổn định và có quan hệ tốt với Công ty. Phòng kinh doanh tổng hợp là bộ phận chịu trách nhiệm thu mua NVL theo hợp đồng hoặc mua tự do, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. 2.2.2 Phân loại và đánh giá NVL. 2.2.2.1 Phân loại. Do NVL có nhiều loại với tính năng, công dụng khác nhau nên Công ty đã tiến hành phân loại NVL dựa trên đặc điểm của quá trình sản xuất cũng như công dụng kinh tế của VL. Cụ thể NVL được chia thành : NVL chính ( TK 152.1): là đối tượng lao động chủ yếu, bộ phận cấu thành nên thực thể sản phẩm, gồm : thép các loại, tuýp, càng phuốc ,ván phanh...Ví dụ sản xuất vành thì NVL chính là tuýp F 23, tuýp F 2, thép lá 3 ly; sản xuất khung thì NVL chính là tuýp các loại, thép lá các loại.... VL phụ ( TK 152.2) : gồm các loại như vécni, keo, sơn, hàn the... Nhiên liệu ( TK 152.3) : cung cấp nhiệt lượng cho máy móc thiết bị, phục vụ sản xuất, như ôxi, gas, mỡ, dầu hoả, xăng... * Công ty quản lý các loại NVL, phụ tùng .... theo từng kho. --Kho Kim khí : là kho chứa các loại NVL chính, tham gia vào qui trình công nghệ đầu tiên của Công ty. Mỗi loại VL được phân chia sắp xếp tại một khu vực thuận lợi cho việc nhập, xuất, kiểm kê. Kho Linh kiện : là kho chứa các loại linh kiện phục vụ cho lắp ráp một số bộ phận của xe đạp ( như chân sau, càng phuốc, ổ giữa... ) Kho này có nhiệm vụ cung cấp linh kiện cho các phân xưởng. Kho phụ tùng : chứa các bán thành phẩm của phân xưởng cơ dụng, và bán thành phẩm mua ngoài ( như phanh, chắn bùn, yên, nan hoa, mayơ...) Kho tạp phẩm : là kho chứa các loại hoá chất, dầu mỡ, giẻ lau... Kho thành phẩm : chứa các thành phẩm đã hoàn thành, được bộ phận KCS kiểm tra và chấp nhận Ngoài ra còn có kho mộc và kho kinh doanh. Nhìn chung hệ thống kho tàng cất trữ ở Công ty được bố trí khoa học; có niêm phong, bàn giao, thông gió, vệ sinh, bảo vệ, kiểm tra... 2.2.2.2 Đánh giá NVL 2.2.2.2.1 Nguyên tắc Công ty đánh giá NVL theo nguyên tắc giá thực tế. Đây là nguyên tắc cơ bản song do khối lượng, chủng loại vật tư đa dạng nên Công ty còn sử dụng giá hạch toán trong công tác kế toán NVL. Cuối kỳ sẽ tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. 2.2.2.2.2 VL nhập kho. VL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau: -- Đối với VL nhập kho do mua ngoài thì :TGTT gồm giá mua ( không kể VAT), các loại thuế không được hoàn lại; chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng, chi phí liên quan khác; trừ các khoản giảm giá (nếu có). --VL tự gia công ( là bán thành phẩm của phân xưởng này song là NVL của phân xưởng khác) : TGVTT = TGTT VL xuất kho + Chi phí chế biến (lương công nhân sản xuất, khấu hao máy móc, thiết bị,..) Do có nhiều loại NVL, hoạt động nhập, xuất diễn ra thường xuyên nên Công ty sử dụng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn VL. Khi nhận được Phiếu nhập kho từ thủ kho , kế toán sẽ tính cột thành tiền bằng cách lấy số lượng thực nhập nhân đơn giá hạch toán. Ví dụ : Phiếu nhập kho ngày 13/09/2005, số 70, nhập ống thép : Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 01- VT 198B Tây Sơn Phiếu nhập kho Số 70 Ngày 13 tháng 9 năm 2005 Họ tên người giao hàng : Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Theo Hoá đơn số 27264 ngày 12/ 09/ 2005 Nhập tại kho : Kim khí STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Tuýp F22,2 x 1,4 ly m 10.080 10.080 4.900 49.392.000 2 Tuýp F28,5 x 1,2 ly m 4.218 4.218 5.445 22.967.010 Cộng 72.359.010 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký ) 2.2.2.2.3 VL xuất kho : Công ty áp dụng phương pháp hệ số giá : TGTT NVL tồn đầu kỳ + TGTT NVL nhập trong kỳ Hệ số giá = TGHT NVL tồn đầu kỳ + TGHT NVL nhập trong kỳ TGTT VL xuất dùng = TGHT VL xuất dùng x H Ví dụ : Trong quí III/2005, đối với NVL chính : - TGTT NVL chính tồn đầu quí : 632.907.962 - TGTT NVL chính nhập trong quí : 2.771.291.701 - TGHT NVL chính tồn đầu quí : 656.090.293 - TGHT NVL chính nhập trong quí : 2.402.088.938 Căn cứ vào các Phiếu xuất kho trong quí mà kế toán tập hợp được trị giá hạch toán của NVL chính xuất dùng : 2.257.672.134 TGTT VL xuất dùng = 2.257.672.134 x 1,11 = 2.506.016.069 Những kết quả đó được thể hiện trên Bảng kê số 3. ( Biểu 9 ) * Giá hạch toán do Phòng Tài vụ lập cho cả năm, phục vụ cho công tác hạch toán VL. ( Biểu 1 ) Biểu 1: Bảng giá hạch toán năm 2005 STT Tên, qui cách vật tư Đvt Giá hạch toán Ghi chú 1 Tuýp F 13,8 x 1,2 m 2619 2 Tuýp F 22,2 x 1,4 m 4900 3 Tuýp F 28,5 x 1,2 m 5445 ... ... ... ... ... 15 Thép 4 ly kg 4000 16 Thép CT3 24 kg 5000 ... ... ... ... ... 32 Càng phuốc TN cái 1450 33 Ván phanh TN cái 30 ... ... ... ... ... 40 Khung nữ thống nhất cái 78000 41 Chuông Cái 2700 ... ... ... ... ... 52 Vécni AM kg 24000 53 Ôxi chai 24818 54 Dầu hoả lít 3454 ... ... ... ... ... 2.2.3 Kế toán chi tiết NVL. Hạch toán chi tiết VL đòi hỏi có sự phối hợp chặt chẽ giữa Kho và Phòng kế toán để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn VL. Công ty hạch toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ song song. Tuy nhiên, kế toán VL không sử dụng sổ chi tiết VL mà chỉ căn cứ vào số liệu trên Thẻ kho để nhập vào Bảng kê N--X-- T, được lập trên máy vi tính. Sở dĩ có sự khác biệt như vậy không phải do Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ( thực chất vẫn là kế toán thủ công), mà do kế toán VL tận dụng ưu việt của máy vi tính để lập một số Sổ sách, Bảng biểu. 2.2.3.1 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ. 2.2.3.1.1 VL nhập kho. * VL nhập kho do mua ngoài : Khi xuất hiện nhu cầu về VL, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu gửi tới phòng kinh doanh tổng hợp (nơi quản lý việc thu mua, cung ứng VL), được phụ trách phòng ký nhận. Căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch thu mua NVL, phòng kinh doanh làm các thủ tục để mua, trưởng phòng xác nhận và quyết định mua. Phòng sẽ lập hợp đồng để Giám đốc ký với người bán. Phòng kinh doanh thông báo số lượng và thời hạn nhận VL cho thủ kho. VL được người bán hoặc nhân viên của phòng kinh doanh đưa về kho. Cán bộ kỹ thuật cùng thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại VL nhập kho. Phòng kinh doanh căn cứ vào Hoá đơn bên bán lập và thông báo của thủ kho để lập Phiếu nhập kho VL (2 liên) đồng thời ký vào Phiếu nhập kho, 1 liên lưu tại phòng kinh doanh còn 1 liên chuyển cho thủ kho. Thủ kho khi nhập VL sẽ ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho và ký, sau đó ghi vào Thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, kế toán VL xuống kho đối chiếu số liệu ghi trên Phiếu nhập kho với Thẻ kho, nếu khớp đúng thì xác nhận vào Thẻ kho rồi nhận Phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho; Tổng số lượng nhập, xuất và số tồn cuối tháng của từng loại VL theo các Thẻ kho để nhập số đó vào cột " Số lượng" trên Bảng kê N--X--T NVL . ở cột " Thành tiền " , kế toán VL nhập công thức : số lượng x đơn giá , máy sẽ tự tính ra kết quả. Kế toán VL chuyển bộ chứng từ (Hoá đơn do Phòng kinh doanh chuyển đến và Phiếu nhập kho) cho kế toán thanh toán và các bộ phận kế toán liên quan khác để ghi sổ. Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 01- VT 198B Tây Sơn Phiếu nhập kho Số 70 Ngày 13 tháng 9 năm 2005 Họ tên người giao hàng : Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Theo Hoá đơn số 27264 ngày 12/ 09/ 2005 Nhập tại kho : Kim khí STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Tuýp F22,2 x 1,4 ly m 10.080 10.080 4.900 49.392000 2 Tuýp F28,5 x 1,2 ly m 4.218 4.218 5.445 22967010 Cộng 72359010 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký ) Ví dụ : Hoá đơn GTGT ( Biểu 2 ) Biểu 2 Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu 01 GTKT- 3LL Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 12 tháng 9 năm 2005 Số 27264 Đơn vị bán hàng : Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Địa chỉ : Khu CN Như Quỳnh- Văn Lâm- Hưng Yên. Mã số thuế : 0 1 0 0 5 9 8 8 7 3 Đơn vị mua : Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Địa chỉ : 198B Tây Sơn- Đống Đa- Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế : 0 1 0 0 1 0 0 4 2 4 STT Tên vật tư , hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Tuýp F 22,2 x 1,4 ly Tuýp F 28,5 x 1,2 ly m m 10.080 4.218 4.841,2 5.476,1 48.800.000 23.098.500 Cộng tiền hàng 71.898.500 Thuế suất thuế GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT 3.594.900 Tổng cộng tiền thanh toán 75.493.400 Số tiền viết bằng chữ : Bảy lăm triệu bốn trăm chín ba nghìn bốn trăm đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký ) * VL nhập kho do tự chế Khi có bán thành phẩm hoàn thành, nhân viên tài chính ở phân xưởng thông báo với Phòng kinh doanh Sau khi bán thành phẩm được kiểm nghiệm, thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng thực tế bán thành phẩm nhập kho của từng loại. Phòng kinh doanh viết Phiếu nhập kho ( 3 liên ) : + Liên 1 : lưu tại Phòng kinh doanh. + Liên 2 : nhân viên kinh tế ở phân xưởng giữ. + Liên 3 : chuyển cho thủ kho. Thủ kho ghi số lượng NVL nhập kho vào Phiếu nhập kho và Thẻ kho Cuối tháng kế toán VL xuống kho, đối chiếu số liệu giữa Phiếu nhập kho và Thẻ kho, nếu đúng thì ký xác nhận vào Thẻ kho, nhận Phiếu nhập kho. Kế toán VL nhập số lượng trên Thẻ kho vào Bảng kê N--X--T NVL cột " Số lượng ". ở cột " Thành tiền " , kế toán VL nhập công thức : số lượng x đơn giá , máy sẽ tự tính ra kết quả. Kế toán VL chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán liên quan ( kế toán chi phí và giá thành). Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 01- VT 198B Tây Sơn Phiếu nhập kho Số 80 Ngày 24 tháng 9 năm 2005 Họ tên người giao hàng : Phân xưởng khung Nhập tại kho : Linh kiện STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Khung nữ thống nhất nhất cái 100 100 78.000 7.800.000 Cộng 7.800.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký ) 2.2.3.1.2 NVL xuất kho. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ xuất NVL. Trong quá trình sản xuất, phân xưởng nào có nhu cầu sử dụng NVL sẽ báo với nhân viên kinh tế phân xưởng, lập giấy xin lĩnh vật tư ( ghi danh mục VL, số lượng, chủng loại...) chuyển cho Phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư, kế hoạch sản xuất, tình hình sử dụng VL, định mức tiêu hao,... để duyệt số lượng. Sau đó sẽ lập Phiếu xuất kho ( 3 liên ): + Liên 1 : lưu tại Phòng kinh doanh. + Liên 2 : nhân viên kinh tế phân xưởng giữ. + Liên 3 : chuyển cho thủ kho. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, thủ kho xuất VL theo đúng số lượng, chủng loại, rồi ghi vào Phiếu xuất kho theo chỉ tiêu số lượng phần thực xuất và ghi vào Thẻ kho. Cuối tháng, kế toán VL xuống kho đối chiếu số liệu giữa Phiếu xuất kho với Thẻ kho, nếu đúng thì xác nhận vào Thẻ kho và nhận Phiếu xuất kho, căn cứ vào số liệu trên Thẻ kho để ghi vào Bảng kê N--X--T NVL cột " Số lượng ". Bằng cách nhập công thức ở cột " Thành tiền" là số lượng x đơn giá , máy sẽ tự tính ra kết quả. Kế toán VL chuyển chứng từ cho kế toán chi phí sản xuất và bộ phận có liên quan để ghi Sổ kế toán. Ví dụ : Phiếu xuất kho ( Biểu 3 ) Biểu 3 Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 02- VT 198 B Tây Sơn- Đống Đa- Hà Nội Phiếu xuất kho Số 73 Ngày 16 tháng 9 năm 2005 Nợ TK 621 Có TK 152 (152.1) Họ tên người nhận : Phân xưởng linh kiện Lý do xuất : Để sản xuất thành phụ tùng Xuất tại kho : Kim khí STT Tên, qui cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Tuýp F 22,2 x 1,4 ly m 1.300 1.300 4.900 6.370.000 Cộng 6.370.000 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Kế toán trưởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) 2.2.3.2 Phương pháp kế toán chi tiết NVL. Thủ kho và kế toán có sự phối hợp chặt chẽ trong việc theo dõi, quản lý tình hình nhập- xuất- tồn VL. Kế toán VL sử dụng phương pháp ghi sổ song song để hạch toán VL song lại không sử dụng sổ chi tiết NVL. * ở kho : Khi thủ kho nhận được Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho do Phòng kinh doanh chuyển tới, sẽ tiến hành nhập, xuất VL , ghi số lượng vào chứng từ, rồi ghi vào Thẻ kho của thứ VL liên quan. Thẻ kho được mở cho từng thứ VL, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên Thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn để ghi vào cột " Tồn " của Thẻ kho. Ví dụ : trong tháng 9 ( quí III ) năm 2005, tại kho Kim khí, Thủ kho đã lập Thẻ kho cho loại VL Tuýp F 22,2 x 1,4 ly như sau : Đơn vị : Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 06- VT Tên kho : Kim khí Thẻ kho Ngày lập thẻ : 3/9/2005 Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư : Tuýp F 22,2 x 1,4 ly Đơn vị tính : m Mã số: STT Chứng từ Trích yếu Ngày X- N Số lượng Ký xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Dư đầu tháng - 1 70 13/9 Nhập 13/9 10.080 10.080 2 74 16/9 Xuất 17/9 1.300 8.780 3 79 23/9 Xuất 23/9 2.600 6.180 4 85 30/9 Xuất 30/9 1.380 4.800 Cộng SPS 10.080 5.280 Tồn cuối tháng 4.800 * ở Phòng kế toán : Cuối tháng, kế toán VL xuống kho đối chiếu số liệu giữa chứng từ và Thẻ kho, nếu đúng thì xác nhận vào thẻ kho, nhận chứng từ. Mặc dù chưa áp dụng phần mềm kế toán song để tiện lợi cho công việc hạch toán VL, kế toán lập một số Danh điểm VL trên máy tính. Căn cứ vào chứng từ nhận được kế toán hoàn chỉnh chứng từ . Căn cứ vào số lượng tổng cộng nhập, xuất, tồn của từng thứ VL, kế toán sẽ nhập số đó vào cột số liệu của tháng tương ứng trên Bảng kê nhập - xuất - tồn NVL, kết hợp với máy tính cột "Số tiền". Cuối quí, kế toán lấy số tổng cộng ( Tổng trị giá hạch toán được tổng hợp từ Bảng kê N --X--T NVL lập cho từng kho ) để ghi vào Bảng kê số 3. Bảng kê nhập - xuất - tồn NVL được lập cho từng kho, dùng cho cả năm. ( Biểu 4 ) 2.2.4 Kế toán tổng hợp VL. Kế toán tổng hợp VL phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác giá trị thực tế của từng thứ NVL nhập kho. Kế toán VL sử dụng các TK để phản ánh, giám sát tình hình hiện có và sự vận động của NVL. TK 152 " Nguyên liệu vật liệu " : phản ánh số hiện có; tình hình tăng, giảm VL. TK này được mở chi tiết 3 TK cấp 2: + TK 152.1 " NVL chính " ( như Tuýp, thép,...) + TK 152.2 " VL phụ " ( sơn, hàn the, keo, vécni,...) + TK 152.3 " Nhiên liệu " ( xăng, dầu hoả, gas, ôxi....) TK 133 " Thuế GTGT được khấu trừ " : phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. TK 331 " Phải trả cho người bán " : phản ánh tình hình công nợ và thanh toán với nhà cung cấp theo Hợp đồng đã ký kết. TK 111, TK 112,... * Kế toán VAT trong Công ty được thực hiện theo nguyên tắc chung : -- Tổ chức kế toán VAT theo chế độ hiện hành. -- Thực hiện luật VAT về giá trị vật tư, hàng hoá, là giá thực tế không có VAT đầu vào vì Công ty thuộc đối tượng chịu VAT theo phương pháp khấu trừ. * Do đặc thù về ngành nghề sản xuất kinh doanh, với khối lượng VL lớn, đa dạng, nhiều chủng loại; nghiệp vụ nhập- xuất VL diễn ra thường xuyên nên Công ty tiến hành kế toán tổng hợp VL theo phương pháp Kê khai thường xuyên, sử dụng các Sổ kế toán theo hình thức NKCT. 2.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập VL. 2.2.4.1.1 Kế toán nhập VL mua ngoài. Thực tế cho thấy, để lắp ráp hoàn chỉnh một chiếc xe đạp cần hơn 30 chi tiết, phụ tùng. VL nhập kho chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Quan hệ với người bán của Công ty chủ yếu là quan hệ với các nhà cung cấp- những bạn hàng trong Liên hiệp cũng như trên thị trường. Nói chung mối quan hệ gắn bó lâu dài, thân thiết giữa Công ty với các nhà cung cấp như : Công ty Xuân Hoà, Công ty xe đạp- xe máy Đống Đa, Công ty cơ khí giải phóng... đã giúp Công ty có một nguồn NVL nhập ngoài tương đối ổn định, đảm bảo liên tục cho quá trình sản xuất kinh doanh. Kế hoạch thu mua được lập và hoàn thành hàng tháng. Công ty ký Hợp đồng với các nhà cung cấp theo thời gian nhất định nếu VL được thu mua với khối lượng lớn. Trong Hợp đồng mua bán được ký kết, thường qui định chi phí vận chuyển do bên bán chịu. Trường hợp Công ty chịu khoản chi phí này, nếu thuê ngoài vận chuyển sẽ có Hoá đơn cước phí vận chuyển. Hoá đơn này cùng với Hoá đơn do bên bán lập sẽ là cơ sở để kế toán thanh toán ghi sổ. Toàn bộ chi phí vận chuyển , bốc dỡ, kế toán sẽ tính vào trị giá thực tế VL nhập kho. Trong điều kiện hiện nay, việc mua bán NVL thường diễn ra nhanh chóng thuận tiện nên ở Công ty ít phát sinh trường hợp hàng và hoá đơn không cùng về. Vì vậy Công ty không sử dụng NKCT số 6 và TK 151. Ngoài ra Công ty cũng không sử dụng TK 141 để phản ánh việc dùng tiền tạm ứng mua vật tư, mà cán bộ thu mua cũng được xem như " người bán ". Khi Công ty có nhu cầu thu mua vật tư và báo cho nhà cung cấp thì nhà cung cấp sẽ gửi Phiếu báo giá đến. Công ty căn cứ vào đó để chuẩn bị tiền thanh toán khi giao hàng hoặc sau đó. Khi thanh toán sẽ căn cứ vào Hoá đơn do bên bán lập. Đối với vật liệu mua tự do trên thị trường, cán bộ thu mua ( thường là cán bộ của Phòng kinh doanh) sẽ tiến hành mua và mang Hoá đơn về quyết toán. 2.2.4.1.1.1 VL mua ngoài chưa thanh toán. Kế toán thanh toán với người bán ở Công ty có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ tình hình công nợ, việc thanh toán với nhà cung cấp NVL. * Qui trình ghi sổ : Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ rồi ghi Sổ chi tiết số 2. Cuối quí, kế toán tổng hợp lại rồi ghi vào NKCT số 5. -- Sổ chi tiết số 2 : Mở cho cả quí, theo dõi chi tiết hàng ngày tình hình nhập VL và thanh toán với nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp hay cán bộ thu mua được ghi trên những dòng sổ nhất định. Sổ này theo dõi giá thực tế VL mua về, nhưng chỉ theo dõi số phát sinh, còn số dư đầu và cuối quí được theo dõi trên NKCT số 5. + Căn cứ vào số tiền ghi trên Hoá đơn và chứng từ liên quan ( như chứng từ vận chuyển) , kế toán ghi số liệu theo đối ứng TK là Có TK 331, Nợ các TK liên quan như TK 152.1, 152.3, 152.3 , 153, 156, 133... Cộng Có TK 331 là tổng số tiền phải thanh toán cho người bán. + Phần theo dõi thanh toán : ghi số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp theo quan hệ đối ứng Nợ TK 331, Có TK liên quan như TK 111,112,... Kế toán thanh toán cộng số liệu trên Sổ chi tiết số 2 để ghi lên NKCT số 5 vào cuối quí. Sổ chi tiết số 2 , Quí III/ 2005 (Biểu 5 ) -- NKCT số 5 Sau khi hoàn thành việc ghi Sổ chi tiết số 2, kế toán thanh toán mở NKCT số 5 theo dõi tổng quát tình hình thu mua vật tư và thanh toán công nợ trong quí. Mỗi đơn vị bán hay cán bộ thu mua được ghi trên một dòng. Căn cứ vào số Cộng Nợ TK 331, Cộng Có TK 331 và Số dư đầu quí để tính Số dư cuối quí. Cuối quí khoá Sổ NKCT số 5, sử dụng số liệu Tổng cộng để ghi vào Sổ cái TK 152, Bảng kê số 3... NKCT số 5 quí III / 2005. ( Biểu 6 ) 2.2.4.1.1.2 Mua VL trả tiền ngay. Khi mua NVL thanh toán ngay bằng Tiền mặt, TGNH. Căn cứ vào Hoá đơn, kế toán thanh toán với người bán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi viết giấy đề nghị chi tiền hoặc giấy đề nghị viết séc. Kế toán tiền mặt viết Phiếu chi. Cuối quí, kế toán tiền mặt lập NKCT số 1, NKCT số 2. * NKCT số 1 : phản ánh SPS bên Có TK 111, đối ứng Nợ các TK liên quan. NKCT số1 được mở cho cả quí, theo dõi tình hình sử dụng quĩ tiền mặt cho các nhu cầu của Công ty. - Căn cứ để ghi NKCT số 1 là số liệu tổng hợp được, kế toán cộng vào thời điểm cuối quí từ các chứng từ gốc như Phiếu chi, Hoá đơn hoặc từ Sổ quĩ. - Cuối quí, khoá Sổ NKCT 1, xác định tổng SPS bên Có TK 111 đối ứng Nợ các TK liên quan, để ghi Sổ cái TK 152, Bảng kê số 3.. Ví dụ : NKCT số 1 Quí III / 2005 ( Biểu 7 ) * NKCT số 2 Phản ánh SPS bên Có TK 112 , đối ứng Nợ TK liên quan.Cơ sở để ghi là Giấy báo Nợ của Ngân hàng và chứng từ gốc liên quan. Tương tự NKCT số 1, cuối quí khoá Sổ NKCT số 2, xác định tổng SPS bên Có TK 112 để ghi Sổ cái TK 152,... Ví dụ : NKCT Số 2 Quí III / 2005 ( Biểu 8 ) 2.2.4.1.2 Kế toán nhập VL từ các nguồn khác. Tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất , ngoài phụ tùng mua ngoài còn có các linh kiện, phụ tùng do Công ty tự chế từ VL mua ngoài., đó là các bán thành phẩm- đồng thời là NVL chính cho công đoạn sau. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sử dụng TK 154.1 để hạch toán bán thành phẩm nhập kho. Kế toán VL không mở Sổ chi tiết hay Sổ tổng hợp để theo dõi việc nhập kho bán thành phẩm mà chỉ tổng hợp từ các Phiếu nhập kho ,nhất là số liệu từ Thẻ kho , nhân với đơn giá hạch toán để lên Bảng kê số 3 ( Ghi Có TK 154.1). Công ty sử dụng chính giá hạch toán để làm giá thực tế -- Nhập kho linh kiện tự chế Nợ TK 152 (152.1) 428.403.252 Có TK 154 ( 154.1) 428.403.252 -- Nhập kho phụ tùng tự chế Nợ TK 156 1.174.298.539 Có TK 154 (154.1) 1.174.298.539 -- VL xuất dùng không hết nhập lại kho + Nợ TK 152 ( 152.1) 77.815.047 Có TK 621 77.815.047 + Nợ TK 152 ( 152.2 ) 1.134.984 Có TK 621 1.134.984 Kế toán lập Bảng kê số 3 để tính giá thành thực tế VL và công cụ lao động nhỏ - Căn cứ để ghi vào Cột Giá thực tế: NKCT số 5 phần ghi Có TK 331, Nợ các TK 152.1, 152.2, 152.3, 153, 156 ; NKCT số 1 phần ghi Có TK 111, Nợ các TK 152.1 ; NKCT số 2 phần ghi Có TK 112, Nợ các TK 152.1 và các định khoản trên. - Kế toán tính ra Hệ số chênh lệch rồi nhân với Giá trị VL xuất kho theo giá hạch toán ( ở Bảng phân bổ số 2 ) để tính Giá trị thực tế của VL xuất dùng trong quí. - Số liệu của Bảng kê được sử dụng để lên Bảng cân đối SPS Ví dụ : Bảng kê số 3 Quí III / 2005 ( Biểu 9) 2.2.4.2 Kế toán tổng hợp xuất VL. Đồng thời với việc hạch toán nhập VL, kế toán còn phải quan tâm tình hình sử dụng VL ( xuất dùng cho các mục đích khác nhau). 2.2.4.2.1 Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tập hợp chi phí NVL cho đối tượng sử dụng. Chi phí sản xuất của doanh nghiệp khi phát sinh luôn gắn liền với nơi diễn ra hoạt động sản xuất và sản phẩm được sản xuất. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí là toàn bộ qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm, đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành nhập kho Thành phẩm. Kế toán tập hợp chi phí được tính trực tiếp trên Bảng cân đối SPS, căn cứ vào Bảng phân bổ số 1,2,3 ; NKCT liên quan ( không có NKCT số 7 ) Công ty sử dụng phương pháp trực tiếp để hạch toán chi phí NVL. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản phẩm. Vì vậy việc tiết kiệm chi phí NVL có tác động lớn đến việc giảm chi phí, hạ giá thành. 2.2.4.2.2 Qui trình ghi Sổ kế toán. Công ty xe máy- xe đạp thống nhất xuất NVL sử dụng cho các mục đích khác nhau : sản xuất sản phẩm, bán, quản lý phân xưởng... TGVTT của VL xuất kho được tính theo phương pháp Hệ số giá.Các TK được sử dụng để hạch toán NVL xuất kho : TK 152, 154.1,621, 627,... * Bảng phân bổ số 2 : phản ánh giá trị VL công cụ lao động nhỏ xuất kho trong quí theo giá thực tế, giá hạch toán và phân bổ cho các đối tượng sử dụng. - Cột giá hạch toán căn cứ vào số liệu tổng hợp được của 3 tháng trong quí từ Bảng kê N- X - T VL. - Kế toán căn cứ vào hệ số chênh lệch từ Bảng kê số 3 để tính TGVTT của VL xuất dùng. - Số liệu trên Bảng phân bổ số 2 được sử dụng để lên Bảng cân đối SPS. Quí III /2005, Bảng phân bổ số 2 được lập như sau ( Biểu 10 ) * Cuối quí, trên cơ sở các Sổ kế toán được lập, kế toán tổng hợp lên Bảng cân đối SPS các TK. Quí III / 2005 có Bảng cân đối SPS như sau ( Biểu 11) * Trên cơ sở Bảng cân đối SPS, kế toán tổng hợp lập Sổ cái các TK. Liên quan đến VL có các Sổ cái TK 152, 621,... Các Sổ cái được mở cho cả năm, phản ánh Số dư đầu năm, SPS Nợ, SPS Có, Số dư cuối năm của từng TK. Quí III / 2005, Sổ cái một số TK liên quan đến NVL được mở như sau (Biểu 12 ) * Vào đầu năm 2006, Công ty cũng tiến hành kiểm kê vật tư ở từng kho ở các phân xưởng, với Biên bản kiểm kê như sau ( Biểu 13 ) Qua thực tế công tác kế toán VL tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất có thể khái quát trình tự ghi Sổ kế toán theo Sơ đồ sau: Chứng từ gốc Thẻ kho Bảng kê N -X-T Sổ quĩ SCT số 2 NKCT số 5 NKCT số 1, 2 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính Sổ cái TK 152, 621 Ghi chú : : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : ghi cuối quí : đối chiếu Chương 3 Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán NVL tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất . Với những nỗ lực hết mình, trong những năm vừa qua, Công ty xe máy- xe đạp thống nhất đã tiến những bước vững chắc, khẳng dịnh được vị trí của mình trên thị trường- cũng là thương trường có biết bao thách thức. Công ty đã đạt được ISO 9002, các giải thưởng chất lượng tại các Hội chợ hàng công nghiệp. Sản phẩm của Công ty với mẫu mã đổi mới, chất lượng tốt, giá cả linh hoạt đã đứng vững được trước sự cạnh tranh gay gắt của hàng Trung Quốc, hàng nhập lậu, hàng giả... Trong thành tích chung của Công ty , không thể không kể đến sự phấn đấu và hiệu quả đạt được của công tác kế toán. Đó là một công cụ hữu hiệu trong quản lý và hạch toán kinh doanh của Công ty. Được thực tập ở Công ty và đi sâu nghiên cứu phần hành kế toán NVL, dưới góc độ một sinh viên em đã thực sự trưởng thành hơn về mặt nhận thức, hiểu sâu hơn về những kiến thức lý thuyết được học tại trường và biết được thực tế công tác kế toán ở một doanh nghiệp sản xuất. 3.1.1 ý kiến đánh giá về ưu điểm trong tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán NVL nói riêng. -- Về bộ máy kế toán : được Công ty tổ chức theo mô hình tập trung, hoàn chỉnh và gọn nhẹ phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh trên cùng một địa bàn; thực tế mô hình này hoạt động khá hiệu quả. Nhìn chung mỗi nhân viên kế toán đều có trình độ và tinh thần trách nhiệm cao, được phân công phân nhiệm rõ ràng ( chuyên môn hoá cao) song vẫn có sự phối hợp chặt chẽ trong công việc. Do vậy mà các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh đầy đủ, kịp thời, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý và phân tích kinh tế. Cùng với sự hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán VL nói riêng đã tương đối phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh ở Công ty. Kế toán VL và các bộ phận kế toán liên quan có sự thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế. Chẳng hạn giữa kế toán VL và kế toán thanh toán với người bán có sự phối hợp trong việc lập Bảng kê số 3. Kế toán VL chịu trách nhiệm tính tổng trị giá hạch toán, còn kế toán thanh toán chịu trách nhiệm về tổng trị giá thực tế. Hai bên có sự phối hợp để tính Hệ số giá, từ đó kế toán VL sẽ tính được những chỉ tiêu cần thiết. -- Về tổ chức công tác kế toán : Công ty áp dụng chế độ kế toán và những chứng từ ghi chép ban đầu phù hợp với đặc điểm của Công ty và yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Việc ghi chép trên số sách nhìn chung là đúng chế độ. Việc lập và luân chuyển chứng từ hợp lý, không gây chồng chéo, giúp cho việc cung cấp thông tin và kiểm tra, đối chiếu số liệu được thuận lợi. Đối với kế toán VL , áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp và phương pháp ghi thẻ song song cho kế toán chi tiết phù hợp với đặc điểm VL của Công ty và điều kiện cụ thể của đơn vị có qui mô vừa. -- Về công tác phân loại, đánh giá VL ; Việc phân chia NVL thành NVL chính, VL phụ và Nhiên liệu là phù hợp và có tính khoa học, giúp các đối tượng liên quan có thể dễ dàng nắm bắt tổng hợp cũng như chi tiết các loại VL ở từng kho , phân xưởng. Phân loại chi tiết VL phù hợp đặc điểm VL, đặc điểm sản xuất và trình độ quản lý. Hơn nữa Công ty đã xây dựng Danh điểm VL trong điều kiện có rất nhiều loại VL đa dạng về qui cách, chủng loại.. làm cho công tác quản lý VL được dễ dàng hơn. Đánh giá VL theo giá thực tế là phù hợp với chế độ hiện hành. Việc sử dụng giá hạch toán trong việc ghi chép hàng ngày là phù hợp thực tế khối lượng VL lớn, chủng loại VL đa dạng và hình thức tổ chức công tác kế toán là NKCT. Hệ thống giá hạch toán được xây dựng tương đối đồng bộ và sát với thực tế. -- Về tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng NVL. Khối lượng VL nhiều, đa dạng về chủng loại song các khâu đều được quản lý chặt chẽ.Công tác thu mua, quản lý VL do Phòng kinh doanh tổng hợp đảm nhiệm tỏ ra khá hiệu quả, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ. Hệ thống kho tàng được tổ chức phù hợp với phương pháp phân loại VL đảm bảo an toàn và phẩm chất của vật tư. Phòng kinh doanh phân tích tình hình dự trữ VL dựa trên việc nghiên cứu nhu cầu thị trường, từ đó cung cấp thông tin cho quản trị doanh nghiệp nắm bắt số lượng VL dự trữ cần thiết cho sản xuất, điều chỉnh mức dự trữ phù hợp kế hoạch sản xuất để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng. Do Công ty có quan hệ tốt với các nhà cung cấp nên chỉ dự trữ ở mức độ vừa phải nhưng vẫn đảm bảo tiến độ sản xuất và không bị ứ đọng vốn. VL xuất dùng theo định mức tiêu hao do Phòng công nghệ xây dựng, giúp tiết kiệm vật tư, giảm chi phí. Định kỳ Công ty có tổ chức kiểm kê vật tư, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý. Ngoài ra Công ty đã tiến hành phân tích khoản chi VL trong giá thành giúp đưa ra những thông tin cần thiết và có những điều chỉnh kịp thời vì mục tiêu giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận. -- Kế toán chi tiết và tổng hợp VL : đã có sự linh hoạt trong việc kết hợp giữa kế toán thủ công và sử dụng máy vi tính để giảm bớt công việc ghi chép, tính toán. 3.1.2 Một số tồn tại trong tổ chức công tác kế toán NVL. -- Giữa thủ kho và kế toán chưa có sự phân nhiệm rõ ràng, chẳng hạn kế toán VL phải ghi sổ dựa trên chứng từ gốc và Sổ chi tiết VL song thực tế kế toán VL lại căn cứ vào Thẻ kho. Hơn nữa trong khi giao nhận chứng từ, kế toán và thủ kho không lập Phiếu giao nhận chứng từ. -- Công tác kế toán chi tiết VL : mặc dù sử dụng phương pháp ghi thẻ song song nhưng kế toán VL không lập Sổ chi tiết VL mà chỉ tổng hợp từ chứng từ gốc và số liệu trên Thẻ kho. Như vậy việc theo dõi chi tiết NVL không được chặt chẽ. Ngoài ra, cuối tháng kế toán mới xuống kho để đối chiếu số liệu giữa chứng từ và Thẻ kho dẫn đến tình trạng công việc dồn vào cuối tháng và việc theo dõi thường xuyên, liên tục hoạt động nhập, xuất, tồn kho VL của kế toán VL chưa được đảm bảo. -- Việc sử dụng Sổ kế toán có một số vướng mắc : + Sổ chi tiết số 2 theo dõi thanh toán với nhà cung cấp chưa hoàn chỉnh trong ghi chép, cụ thể là không phản ánh Số dư đầu và cuối quí, sau mỗi tháng cũng không cộng SPS. Thêm vào đó kế toán thanh toán ghi chép nhiều người bán trên cùng một trang sổ, gồm cả nhà cung cấp thường xuyên và không thường xuyên, cán bộ thu mua của Công ty cũng được xem như nhà cung cấp. Những vấn đề đó khiến sổ này thiếu tính khoa học và hợp lý, gây khó khăn cho quá trình theo dõi thanh toán. + Trên một số Sổ liên quan đến NVL như Bảng kê nhập, xuất, tồn vẫn còn tình trạng xuất âm, tồn âm; đây có thể là do việc hạch toán trường hợp VL và Hoá đơn không cùng về. 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL tại Công ty. Qua quá trình tìm hiểu về công tác kế toán VL, em xin phép được đưa ra một số ý kiến đề xuất, mặc dù những ý kiến này còn mang tính phiến diện và lý thuyết song nó xuất phát từ mục đích mong muốn công tác kế toán VL ở Công ty ngày càng hoàn thiện. -- ý kiến 1 : Đánh giá VL Đối với VL nhập kho do tự chế , kế toán VL lấy chính giá hạch toán làm giá thực tế VL nhập kho sẽ làm việc tính giá thành không chính xác, phản ánh không đúng kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Vì vậy kế toán VL nên phản ánh đúng TGTT VL nhập kho do tự chế theo qui định bằng công thức : TGTT VL nhập kho = TGTT VL xuất dùng + Chi phí chế biến -- ý kiến 2 : Việc xây dựng giá hạch toán nói chung là đồng bộ và sát thực tế song do Công ty có quá nhiều loại VL trong đó có những loại VL về qui cách, phẩm chất,tương đối giống nhau ( như các loại Tuýp, thép) nên Phòng Tài vụ có thể lập chung giá hạch toán cho những nhóm VL đó. -- ý kiến 3 : Kế toán chi tiết + ở kho : thủ kho nên lập Phiếu giao nhận chứng từ . Chẳng hạn khi giao Phiếu xuất kho số 73 ngày 16 /9/ 2005 cho kế toán VL( đã trích ở chương 2) vào cuối tháng khi kế toán VL xuống kho, thủ kho có thể lập : Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ngày 30 tháng 9 năm 2005 Tại kho : Kim khí Tên, mã số VL Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số lượng (m) Số tiền (đ) Tuýp F 22,2 x 1,4 ly 1 73 1300 ... Người nhận Thủ kho ( Đã ký) ( Đã ký) + ở Phòng kế toán : Kế toán VL phải theo dõi thường xuyên hơn tình hình nhập, xuất, tồn kho VL, cụ thể : thay vì một tháng mới xuống kho một lần, kế toán nên rút ngắn thời gian ( khoảng 10 ngày ) vì hoạt động nhập, xuất kho VL ở Công ty diễn ra thường xuyên. Kế toán VL cần lập Sổ chi tiết VL làm căn cứ ghi Bảng kê nhập, xuất, tồn NVL thay vì căn cứ vào Thẻ kho. Chẳng hạn đối với một loại VL như Tuýp F 22,2 x 1,4 ly ta có thể lập Sổ chi tiết như sau :( Biểu 14 ) -- ý kiến 4 : Hoàn thiện việc sử dụng Sổ chi tiết số 2 +Với Sổ chi tiết số 2 như kế toán thanh toán đã lập cho Quí III /2005, kế toán thanh toán nên lập thêm cột Số dư đầu quí, Số dư cuối quí và lập riêng cho nhà cung cấp thường xuyên, nhà cung cấp không thường xuyên trên những trang sổ khác nhau ( các nhà cung cấp thường xuyên nên lập trên một hoặc một số trang sổ nhất định, còn các nhà cung cấp không thường xuyên có thể được theo dõi trên cùng một trang sổ ). + Một vấn đề nữa không chỉ liên quan đến việc hạch toán của kế toán VL và kế toán thanh toán mà còn liên quan đến việc quản lý, bố trí hoạt động thu mua NVL đó là cán bộ thu mua ( cán bộ tiếp liệu) của Công ty khi được giao nhiệm vụ thu mua tự do ( Công ty không ký Hợp đồng ) được xem như "người bán", cũng được theo dõi trên Sổ chi tiết số 2 và NKCT số 5. Việc hạch toán sẽ gặp khó khăn, hơn nữa dễ gây nhầm lẫn, rắc rối trong quản lý. Hơn nữa cán bộ thu mua thường là cán bộ của Phòng kinh doanh tổng hợp (Phòng có nhiệm vụ thu mua, quản lý VL ), nhưng trên Sổ chi tiết số 2 chúng ta thấy có cả nhân viên của Phòng Tài vụ, chứng tỏ đã có sự chồng chéo và kiêm nhiệm. Chính vì vậy Công ty không nên để tình trạng này tiếp diễn. Đối với việc hạch toán, Công ty nên mở thêm TK 141 " Tạm ứng", cán bộ thu mua có thể dùng tiền tạm ứng để mua NVL sau đó sẽ quyết toán...Sổ chi tiết số 2 và NKCT số 5 chỉ nên được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với những nhà cung cấp "thực sự". -- ý kiến thứ 5 : về việc áp dụng phần mềm kế toán. Hiện nay Phòng Tài vụ đã được trang bị 2 máy vi tính, kế toán VL và một số phần hành kế toán khác đã có sự kết hợp giữa việc ghi chép thủ công với việc sử dụng máy để nhập một số bảng biểu. Tuy nhiên nhiều công việc ghi chép phản ánh hàng ngày phải làm thủ công khiến mất nhiều thời gian và công sức, nhất là cuối quí và quyết toán năm công việc rất bận rộn. Vì vậy, với điều kiện vật chất sẵn có và việc các cán bộ kế toán có trình độ và khả năng sử dụng máy vi tính, Công ty nên đầu tư để kế toán VL nói riêng, công tác kế toán của toàn Công ty nói chung có thể áp dụng phần mềm kế toán. Nếu làm được như vậy, khối lượng công việc được giảm bớt, việc cung cấp thông tin luôn kịp thời và công tác kế toán sẽ đạt hiệu quả cao hơn. -- ý kiến 6 : Tổ chức kiểm toán nội bộ Công ty xe máy- xe đạp thống nhất là một doanh nghiệp Nhà nước song lại chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ. Do đó để tăng cường kiểm tra, giám sát công tác kế toán nói chung, kế toán VL nói riêng, Công ty nên lập ra bộ phận kiểm toán nội bộ. Thông qua hoạt dộng kiểm toán nội bộ sẽ giúp giảm bớt những sai sót, nhầm lẫn; thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn. Hy vọng rằng trong tương lai với những tiềm lực và khả năng vốn có, Công ty xe máy- xe đạp thống nhất sẽ ngày càng vững mạnh, nắm bắt được những cơ hội kinh doanh, vượt qua thách thức khó khăn và uy tín trên thị trường ngày càng được nâng cao. Thành công đó chắc chắn sẽ có sự đóng góp không nhỏ của Bộ máy kế toán trong Công ty. Kết luận Qua quá trình học tập và thời gian thực tập em đã thực sự trưởng thành hơn rất nhiều về mặt nhận thức và càng thấm thía câu nói : "Học phải đi đôi với hành". Thực tế công tác kế toán ở Công ty cho thấy, kế toán là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị doanh nghiệp nhưng tổ chức kế toán không phải là dập khuôn lý thuyết mà đã có sự vận dụng kinh hoạt, phù hợp với đặc điểm của Công ty. Chính vì vậy qua chuyên đề này em đã cố gắng thể hiện những gì bản thân đã tiếp thu được trên ghế nhà trường cũng như những gì mà em đã nhận thức được trong khi đi sâu tìm hiểu về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Những ý kiến đề xuất với Công ty đều xuất phát từ lòng nhiệt tình mong muốn công tác kế toán vật liệu của Công ty ngày càng hoàn thiện Với những gì đạt được trong những năm vừa qua, hy vọng rằng Công ty xe máy- xe đạp thống nhất sẽ ngày càng vững bước phát triển trong thế kỷ XXI này. Một lần nữa em xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của Cô giáo Trần Thị Biết, cũng như sự tận tình quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện của Công ty xe máy- xe đạp thống nhất trong thời gian thực tập. Hà Nội, tháng 9 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Thị Hương danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán Tài chính- Trường Đại học Tài chính- Kế toán Hà Nội, NXB Tài chính- 2002. Chủ biên : PGS, PTS. Ngô Thế Chi TS. Nguyễn Đình Đỗ 2. Giáo trình Kế toán Quản trị- Học viện Tài chính, NXB Tài chính- Năm 2005 Đồng chủ biên : PGS, TS. Vương Đình Huệ TS. Đoàn Xuân Tiên 3. Hệ thống chuẩn mực kế toán , BTC ban hành ngày 31/12/2002 4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Vụ chế độ kế toán, NXB Tài chính-Năm 1995. 5. Lý thuyết và thực hành Kế toán tài chính, NXB Tài chính- Năm 2002 Chủ biên : TS. Nguyễn Văn Công 6. Kế toán doanh nghiệp "Hỏi và đáp", Chủ biên : Dương Nhạc 7. Thông tư 89/2005/TT- BTC, ban hành ngày 9/10/2005 8. 162 Sơ đồ Kế toán doanh nghiệp , NXB Thống kê- Năm 2002 9. Các tài liệu khác. Bảng các ký hiệu, chữ viết tắt NKCT : Nhật ký chứng từ NVL : Nguyên vật liệu N - X - T : Nhập, xuất, tồn TGVTT : Trị giá vốn thực tế TK : Tài khoản Mục lục Trang Lời nói đầu Chương 1:Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp 1 1.1.1 Vị trí, vai trò của NVL trong sản xuất 1 1.1.2 Đặc điểm của NVL 1 1.1.3 Yêu cầu quản lý 1 1.1.4 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán NVL 2 1.2 Tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất 3 1.2.1 Phân loại, đánh giá NVL 3 1.2.1.1 Phân loại 3 1.2.1.2 Đánh giá NVL 4 1.2.1.2.1 Đánh giá NVL theo giá vốn thực tế 5 1.2.1.2.2 Đánh giá NVL theo giá hạch toán 6 1.2.2 Kế toán chi tiết NVL 7 1.2.2.1 Lý do phải hạch toán chi tiết NVL 7 1.2.2.2 Yêu cầu 7 1.2.2.3 Chứng từ sử dụng 8 1.2.2.4 Sổ kế toán chi tiết 8 1.2.2.5 Phương pháp kế toán chi tiết 9 1.2.3 Kế toán tổng hợp VL 11 1.2.3.1 TK sử dụng 11 1.2.3.2 Trình tự kế toán 11 1.2.3.3 Hệ thống sổ kế toán 12 Chương 2: Tình hình thực tế kế toán NVL tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất 13 2.1 Quá trình hình thành và phát triển, đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty 13 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 13 2.1.1.1 Sự hình thành 13 2.1.1.2 Thuận lợi, khó khăn và chiến lược phát triển của Công ty 14 2.1.1.2.1 Thuận lợi 14 2.1.1.2.2 Khó khăn 14 2.1.1.2.3 Chiến lược phát triển 14 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 15 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý ở Công ty 17 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty 18 2.1.4.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán, Bộ máy kế toán 18 2.1.4.2 Hình thức kế toán 19 2.1.4.3 Hệ thống sổ kế toán 20 2.2 Thực tế công tác kế toán NVL ở Công ty xe máy- xe đạp thống nhất 21 2.2.1 Đặc điểm NVL, tình hình cung ứng và yêu cầu quản lý 21 2.2.2 Phân loại và đánh giá NVL 22 2.2.2.1 Phân loại 22 2.2.2.2 Đánh giá NVL 23 2.2.2.2.1 Nguyên tắc 23 2.2.2.2.2 VL nhập kho 23 2.2.2.2.3 VL xuất kho 25 2.2.3 Kế toán chi tiết NVL 25 2.2.3.1 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ 26 2.2.3.1.1 VL nhập kho 26 2.2.3.1.2 VL xuất kho 28 2.2.3.2 Phương pháp kế toán chi tiết 29 2.2.4 Kế toán tổng hợp VL 31 2.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập VL 32 2.2.4.1.1 Kế toán nhập VL mua ngoài 32 2.2.4.1.1.1 VL mua ngoài chưa thanh toán 33 2.2.4.1.1.2 Mua VL trả tiền ngay 34 2.2.4.1.2 Kế toán nhập VL từ các nguồn khác 35 2.2.4.2 Kế toán tổng hợp xuất VL 36 2.2.4.2.1 Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tập hợp chi phí NVL cho đối tượng sử dụng 36 2.2.4.2.2 Qui trình ghi sổ kế toán 37 Chương 3:Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất 39 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán NVL tại Công ty 39 3.1.1 ý kiến đánh giá về ưu điểm trong tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán NVL nói riêng 39 3.1.2 Một số tồn tại trong tổ chức công tác kế toán NVL 42 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL tại Công ty 42 Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo Nhận xét của đơn vị thực tập Họ và tên người nhận xét : Chức vụ : Nhận xét chuyên đề thực tập Sinh viên : Đỗ Thị Thanh Mai Lớp : 21/ 07 Khoá : 37 Đề tài : Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xe máy xe đạp thống nhất Nhận xét của người hướng dẫn khoa học Họ và tên người hướng dẫn khoa học : Thạc sĩ Trần Thị Biết. Nhận xét chuyên đề thực tập. Sinh viên : Đỗ Thị Thanh Mai Lớp : 21/ 07 Khoá : 37 Tên đề tài : Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất . Biểu 1: Bảng giá hạch toán năm 2005 STT Tên, qui cách vật tư Đvt Giá hạch toán Ghi chú 1 Tuýp F 13,8 x 1,2 m 2619 2 Tuýp F 22,2 x 1,4 m 4900 3 Tuýp F 28,5 x 1,2 m 5445 ... ... ... ... ... 15 Thép 4 ly kg 4000 16 Thép CT3 24 kg 5000 ... ... ... ... ... 32 Càng phuốc TN cái 1450 33 Ván phanh TN cái 30 ... ... ... ... ... 40 Khung nữ thống nhất cái 78000 41 Chuông Cái 2700 ... ... ... ... ... 52 Vécni AM kg 24000 53 Ôxi chai 24818 54 Dầu hoả lít 3454 ... ... ... ... ...  Biểu 2 Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu 01 GTKT- 3LL Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 12 tháng 9 năm 2005 Số 27264 Đơn vị bán hàng : Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Địa chỉ : Khu CN Như Quỳnh- Văn Lâm- Hưng Yên. Mã số thuế : 0 1 0 0 5 9 8 8 7 3 Đơn vị mua : Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Địa chỉ : 198B Tây Sơn- Đống Đa- Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế : 0 1 0 0 1 0 0 4 2 4 STT Tên vật tư , hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Tuýp F 22,2 x 1,4 ly Tuýp F 28,5 x 1,2 ly m m 10.080 4.218 4.841,2 5.476,1 48.800.000 23.098.500 Cộng tiền hàng 71.898.500 Thuế suất thuế GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT 3.594.900 Tổng cộng tiền thanh toán 75.493.400 Số tiền viết bằng chữ : Bảy lăm triệu bốn trăm chín ba nghìn bốn trăm đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký ) Biểu 3 Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 02- VT 198 B Tây Sơn- Đống Đa- Hà Nội Phiếu xuất kho Số 73 Ngày 16 tháng 9 năm 2005 Nợ TK 621 Có TK 152 (152.1) Họ tên người nhận : Phân xưởng linh kiện Lý do xuất : Để sản xuất thành phụ tùng Xuất tại kho : Kim khí STT Tên, qui cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Tuýp F 22,2 x 1,4 ly m 1.300 1.300 4.900 6.370.000 Cộng 6.370.000 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Kế toán trưởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) Biểu 1 (1) Kế toán tổng hợp VL theo phương pháp KKTX TK 111,112, ,331... TK 152 TK 631,627,641,642,241 Nhập kho VL mua ngoài Xuất kho dùng cho sản xuất TK 133 kinh doanh và XDCB TK 154 TK 154 NVL do tự chế hoặc thuê ngoài Xuất kho thuê ngoài gia công hoàn thành nhập kho gia công chế biến TK 411 TK 111,112, 331 Nhận vốn góp liên doanh bằng TK 133 VL hoặc được cấp, biếu tặng Giảm giá hàng mua Trả lại NVL cho người bán TK 338 TK 138 Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 621,627... TK 412 Xuất dùng không hết Chênh lệch giảm do nhập lại kho đánh giá lại TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại (2) Kế toán tổng hợp VL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Trị giá NVL tồn cuối kỳ TK 152 TK 611 TK 621,627,641,642,241 Trị giá NVL tồn đầu kỳ Xuất cho sản xuất kinh doanh, XDCB TK 133 TK 133 TK 111,112,331 TK 111,112,331 Trị giá NVL Giảm giá hàng mua mua vào trong kỳ Trả lại cho người bán TK 411 TK 138 Nhận vốn góp liên doanh là Phát hiện thiếu khi kiểm kê VL TK 631 TK 631 NVL thuê ngoài gia công Xuất kho thuê ngoài gia công hoàn thành TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do Chênh lệch giảm do đánh giá lại đánh giá lại (2) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập (3) Phương pháp sổ số dư. Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Bảng kê xuất Bảng kê nhập Chứng từ xuất Chứng từ nhập Ghi chú . : ghi hàng ngày : ghi cuối kỳ : đối chiếu Sổ cái TK 152.1 "NVL chính" Số dư đầu năm Nợ : 688704359 Có Đvt : đồng Ghi Có các TK đối ứng Nợ TK này Quý I Quý II Quý III Quý IV TK 154.1 801084302 ... 428403252 ... TK 331 904981333 ... 2264773402 ... TK 621 86304370 ... 77815047 ... TK 111 ... 300000 ... Cộng SPS Nợ 1792370005 ... 2771291701 ... Có 1689505326 ... 2506016069 ... Dư cuối quý Nợ 791569038 ... 898183594 ... Có Sổ cái TK 152.2 "NVL phụ" Số dư đầu năm Nợ : 41.401.000 Có Đvt : đồng Ghi Có các TK đối ứng Nợ TK này Quý I Quý II Quý III Quý IV TK 331 133.777.682 ... 190.028.540 ... TK 621 10.165.685 ... 1.134.984 ... Cộng SPS Nợ 143.943.367 ... 191.163.524 ... Có 170.062.860 ... 200.310.383 ... Dư cuối quý Nợ 15.281.507 ... 4.056.557 ... Có Sổ cái TK 152.3 "Nhiên liệu" Số dư đầu năm Nợ: 20.235.700 Có Đvt : đồng Ghi Có các TK đối ứng Nợ TK này Quý I Quý II Quý III Quý IV TK 111 849.000 ... 999.000 ... TK 331 141.383.175 ... 152.758.746 ... Cộng SPS Nợ 142.232.175 ... 153.757.746 ... Có 124.690.906 ... 152.985.080 ... Dư cuối quý Nợ 37.776.969 ... 48.118.456 ... Có Sổ cái TK 621 Đvt: đồng Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Quý I ... Quý III Quý IV TK 152.1 1689455802 ... 2474343412 ... TK 152.2 163493660 ... 199477442 ... TK 152.3 97023477 ... 107183178 ... TK 153 80637724 ... 37003425 ... TK 156 3932660228 ... 6486363287 ... Cộng phát sinh Nợ Có 5963270891 5963270891 ... ... 9664370744 9664370744 ... ... Biểu 7 Nhật kí chứng từ số 1 Ghi Có TK 111 Quý III- 2005 Đvt : đồng STT Tháng Ghi Có TK 111 , Nợ các TK Cộng Có TK 111 112 ... 1521 1523 331 .... 1 Tháng 7 1.000.000.000 .... 1.538.902.287 432.000. ... 2.833.486492 2 Tháng 8 2.000.000.000 .... 2.268.885.042 256.000 .... 4.798.6898.97 3 Tháng 9 1.200.000.000 .... 2.211.307.634 300.000 311.000 ... 3.972.557.681 Cộng 4.200.000.000 .... 6.019.094.963 300.000 999.000 ... 11.604.734.070 Biểu 8 Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 Quí III - 2005 Đvt : đồng STT Tháng Ghi Có TK 112, Nợ các TK Cộng Có TK 112 133 152 331 ... 1 Tháng 7 4767714 1122183941 ... 1666951031 2 Tháng 8 5416046 1489362875 ... 2501001290 3 Tháng 9 6461204 642039741 ... 1214926573 Cộng 16644964 3253586557 ... 5382878894