Chuyên đề Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần len Hà Đông

Yêu cầu Thực xuất 1 Sợi gầm ý Kg 1908 1908 4.293.000 4.293.000 - Đối với trường hợp chi Cụng ty đưa vật liệu đến cỏc đơn vị nhận gia cụng chế biến thỡ dựng Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ do phũng xuất nhập khẩu lập thành 2 liờn (đối với di chuyển nội bộ giữa cỏc kho trong Cụng ty, thành ba liờn đối với việc chuyển đến cỏc đơn vị nhận gia cụng chế biến). Khi xuất kho và người vận chuyển ký vào phiếu trong trường hợp lập thành 2 liờn thỡ một liờn giao cho người thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đú gửi lờn cho phũng xuất khẩu, một liờn giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đú chuyển lờn cho phũng kế toỏn để ghi sổ kế toỏn. Trường hợp lập thành liờn thỡ một liờn giao cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và thanh toỏn nội bộ, hai liờn cũn lại tương tự như trường hợp trờn. Biểu số 6 Mẫu số 03 –Vật tư – 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC Phiếu Xuất kho AA – 02 – B Kiêm vận chuyển nội bộ Quyển số 126 Ngày 17 tháng 3 năm 2005 Số 126 Liên 3 dùng thanh toán nội N0 0031778 Căn lệnh điều động số .. ngày .. tháng …năm 2005 của Công ty CP Len Hà Đông về việc mang đi gia công ngoài Họ và tên người vận chuyển : Trần Văn Thảo – hợp đồng số …. Phương tiện vận chuyển : Phòng XNK – Công ty CP Len Hà Đông Xuất tại kho : Công ty CP Len Hà Đông Nhập tại kho : Cơ sở sản xuất cơ điện dệt thuê Nam Định Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hoá MS ĐVT Số lượng Đơn giá bình quân Thành tiền Thực xuất Phục hồi bản kim văng ý Cái 1780 1780 Ngày xuất 17/3/2005 Người lập quỹ Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhận (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Khi xuất hiện nghiệp vụ nhượng bỏn vật tư cho cỏc đơn vị khỏc, Cụng ty sử dụng hoỏ đơn kiờm Phiếu xuất kho, Phiếu này lập thành ba liờn, một liờn giao cho khỏch hàng, một liờn giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đú chuyển cho phũng kế toỏn, liờn cũn lại giao cho phũng vật tư. Biểu số 7 Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Liên dùng để thanh toán N0 0666877 Đơn vị bán hàng : Công ty CP Len Hà Đông Địa chỉ : Vĩnh Trị – Yên Trị Điện thoại : Mã số 0 6 0 0 0 0 1 7 3 5 -1 Họ tên người mua : Đặng Văn Nghĩa Đơn vị : Xí nghiệp chế tạo thiết bị cơ điện Hà Nội. Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán : Mã số STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sợi N 51/1 cotton Kg 50 30.909 1.515.450 Cộng tiền hàng: 1.545.450 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.545.45 Tổng cộng tiền thanh toán : 1.699.995 Số tiền viết bằng chữ : Một triệu sáu trăm chín mươi chín nghìn chín trăm chín năm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 3.2. Hạch toỏn chi tiết vật liệu. Để phự hợp với đặc điểm vật liệu kho tàng của Cụng ty và để cụng tỏc kế toỏn đạt hiệu quả cao cụng ty đó hạch toỏn chi tiết vật liệu theo phương phỏp sổ số dư. Trỡnh tự hạch toỏn cụ thể ở cụng ty như sau: 3.2.1. Quy trỡnh hạch toỏn ở kho. Hạch toỏn chi tiết vật liệu được thực hiện trờn thẻ kho. Thẻ kho do thủ kho lập khi cú chứng từ nhập, xuất, thủ kho sau khi kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ, chớnh xỏc của chứng từ, đối chiếu số vật liệu nhập hoặc xuất ghi trờn chứng từ rồi ghi số thực tế nhập, thực tế xuất trờn chứng từ vào thẻ kho, tớnh ra số vật liệu tồn kho trờn thẻ kho với số liệu cú trong kho. Cỏc chứng từ nhập, xuất vật liệu hàng ngày được thủ kho sắp xếp, phõn loại riờng cho từng thứ, loại và định kỳ gửi lờn phũng kế toỏn để ghi sổ. Biểu số 8: Đơn vị Công ty Len Hà Đông Thẻ kho Mẫu số 03 – vật tư - 3LL Bộ phận kho sợi Ngày lập thẻ Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng háo Bông gầm ý. Đơn vị: Kg Mã số SđsfNgày Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của KTT N N Số phiếu NT Nhập Xuất Tồn x N x Tồn đầu tháng 0 7 10/3 chị Anh 10.333,4 3 15/3 chị Liên 1908 5 21/3 chị Hoa 8426,4 Tồn cuối kỳ 10.333,4 10.333,4 0 3.2.2. Quy trỡnh hạch toỏn ở phũng kế toỏn. Định kỳ kế toỏn vật liệu xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chộp của thủ kho. Hàng ngày khi nhận được cỏc chứng từ nhập xuất, kế toỏn vật liệu kiểm tra cỏc chứng từ rồi nhập số liệu vào mỏy tớnh. Mỏy sẽ in ra để xem tớnh cú đỳng khụng, nếu tớnh đỳng thỡ mỏy sẽ tiếp tục tớnh giỏ cho cỏc Phiếu xuất theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền liờn hoàn cho từng loại vật liệu. Cối thỏng kế toỏn in cỏc " bảng kờ chứng từ nhập, xuất vật liệu", "bỏo cỏo nhập xuất tồn kho vật liệu" và "sổ số dư" cho từng kho. Trong bảng liệt kờ cỏc chứng từ nhập, xuất vật liệu bao gồm hai phần: phần liệt kờ cỏc chứng từ xuất, phần liệt kờ cỏc chứng từ nhập. Bảng này liệt kờ tất cả cỏc chứng từ nhập, xuất trong thỏng theo thứ tự từng chứng từ phỏt sinh, từng danh điểm vật tư, kốm theo số lượng và đơn giỏ của từng chứng từ. Biểu số 9 : Bảng liệt kê các chứng từ nhập - Xuất - tồn kho vật liệu Tháng 11/2003 Kho bông Record # TK nợ Đơn giá Số lượng Thành tiền 01 331 13.908,68 150.000 2.086.302.000 02 331 16.050 199.974 3.209.582.700 03 331 2.250 10.333,4 23.250.150 04 331 15.473,52 195.169 3.012.925.341 ……………. Cộng 263.329 9.159.581.115 Record # TK nợ Đơn giá Số lượng Thành tiền 01 6211 50.368,68 4.999.046 2.513.628.828 02 6211 40.594,6 39.241,7 1.593.011.115 03 6211 2.250 10.333,4 23.250.150 04 6211 7.781,13 27.038,6 108.112.862 ………………. Cộng 573.378 8.737.092.721 Bảng tổng hợp xuất kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng danh điểm, từng loại vật liệu, mỗi danh điểm vật tư được theo dừi trờn một dũng của bảng. nú theo dừi cả về mặt số lượng và giỏ trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn trong thỏng. Biểu số 10: Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Kho bông Năm 2005 Loại bông Số dư đầu tháng Số nhập trong tháng Số xuất trong tháng Số dư cuối tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Bông Việt Nam 722.966,00 5.651.529.976 545.143,0 308.810.041 51.399.980,0 8.115.020.505 754.109,00 5.845.319.512 Bông sơ N 724.366,00 15.651.529.976 557.351,0 8.340.582.816 52.488.620,0 8.140.784.261 765.831,00 15.851.328.530 Bông gầm ý 10.333,4 232.510.150 10.333,4 232.510.150 Bông Liên Xô 1.875,0 8.522.625 53.300,0 2.513.606 1.322,00 6.009.019 Xơ 240.680,00 3.018.850.510 65.974,0 752.088.500 48.492,0 596.308.460 258.162,00 3.174.630.550 Sợi 13.080,00 486.175.259 13.080,00 486.175.259 Sợi nụ 20/1 2.449,50 92.204.636 2.449.5,0 92.204.636 Chải kỹ 100,00 11.363.600 100,00 11.363.600 Sợi nhún 9.336,70 303.129.509 9.336,70 303.129.509 Ptex D300 66,00 1.848.000 66,00 1.848.000 Ptex D75 85,00 2.402.995 85,00 2.402.995 Ptex D150 149,20 4.882.868 149,20 4.882.868 32/2PVY/65/35 146,32 12.574.740 146,32 12.574.740 Sợi 20Sx70D 17,30 437.223 17,30 437.223 Sợi Ne16/1 + 70D 729,92 57.331.688 729,92 57.331.688 Tổng cộng 1.714.171,94 25.294.260.980 1.180.676,4 9.642.514.132 104.000.725,4 17.087.136.982 1.796.583,94 25.849.638.129 Số liệu tổng cộng trờn bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu cựng với số liệu trờn bảng liệt kờ cỏc chứng từ nhập xuất kho vật liệu được kế toỏn đối chiếu với số liệu trờn thẻ kho của thủ kho. Từ số liệu trờn thẻ kho, kế toỏn vật liệu lập sổ số dư vào cuối thỏng. sổ số dư được lập để theo dừi cho một năm, mỗi danh điểm trờn vật tư được theo dừi trờn một dũng. Khi lập xong sổ số dư ta sẽ đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Biểu số 11 Số dư vật liệu Kho bông Năm 2005 STT Tên vật liệu ĐVT Dư đầu kỳ 1/2003 Dư cuối kỳ 1/2003 Dư cuối kỳ 2/2003 Dư cuối kỳ 11/2003 Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền SL TT Số lượng Thành tiền 1 Bông VN kg 185.540 94.181.289 4.139.909 93.149.686 442.500 77.456.193 754.109 5.845.319.512 2 Bông xơ N Kg 168.455 3.242.302.081 140.532 2.672.640.456 139.708 2.689.000.262 756.831 15.851.328.530 3 Bông gầm ý Kg 108.680 1.648.016.515 187.641 2.526.061.317 317.863 4.015.970.357 - - 4 Bông Liên Xô kg 93.696 1.803.797.829 270.027 5.327.873.263 77.707 1.495.944.011 1.322 6.990.019 Cộng 529.953 17.795.937.066 1.099.610 20.228.189.364 879.510 15.044.477.594 1.028.673 19.579.044.138 4.Tổ chức kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu. Cựng với việc hoạch toỏn chi tiết vật liệu hàng ngày thỡ kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu là việc khụng thể thiếu được trong cụng tỏc kế toỏn vật liệu. 4.1. Tài khoản sử dụng. Xớ nghiệp may Minh Hà là đơn vị kinh doanh cú quy mụ lớn. Do vậy vật liệu cú vị trớ rất quan trọng trong quỏ trỡnh sản xuất và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giỏ thành sản phẩm và tài sản dự trữ. Xớ nghiệp bao gồm cỏc phõn xưởng sản xuất lớn, cỏc nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu tư nhiều, chớnh vỡ vậy muốn theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất vật tư cho từng phõn xưởng và tỡnh hỡnh tồn kho vật tư tại mọi thời điểm, Xớ nghiệp đó sử dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn tổng hợp vật liệu. Phục vụ cho cụng việc hạch toỏn tổng hợp vật liệu xớ nghiệp cú sử dụng cỏc tài khoản sau: - Tài khoản 152: nguyờn vật liệu được chi tiết thành cỏc tiểu tài khoản sau: + 152.1: Nguyờn vật liệu chớnh. +152.2: Nguyờn vật liệu phụ +152.3: Nhiờn liệu +152.4: Phụ tựng thay thế +152.5: Phế liệu. - Tài khoản 154, 621, 6272 được chi tiết như sau: +TK 154.1, 621.1, 6272.1 - phõn xưởng sợi A. +TK 154.2, 621.2, 621.1 - phõn xưởn sợi B. +TK 154.3, 621.3, 627.3 - phõn xưởng sợi ý +TK 154.4, 621.4, 627.4- phõn xưởng sợi dệt. +TK 154.5, 621.5, 627.5- phõn xưởng sợi nhuộm. +TK 154.6, 621.6, 627.6 - phõn xưởng sợi cơ điện. +TK 154.8, 621.8, 627.8 - phõn xưởng sợi may. Ngoài ra cũn cỏc tài khoan khỏc như: 133;3331;331;641;642... 4.2. Kế toỏn tổng hợp vật liệu. Vật liệu của cụng ty hầu hết được nhập trong kho từ nguồn mua ban ngoài do bờn đặt hàng giao ( may giao cụng cho nước ngoài, trong nước, hoặc gia cụng se sợi cho đơn vị khỏc...), vật liệu xuất dựng khụng hết nhập lại nhưng thực tế trường hợp này ớt xảy ra. Cỏc nghiệp vụ làm tăng vật liệu được hạch toỏn sau: 4.2.1. Trường hợp vật liệu do bờn đặt hàng giao. Giỏ trị nguyờn vật liệu của bờn đặt gia cụng khụng thuộc quyền sở hữu của mỡnh, nú khụng thuộc giỏ trị của mỡnh cho nờn khi nhận vật liệu của bờn đặt hàng giao kế toỏn khụng theo dừi chỉ tiờu giỏ mà chỉ theo dừi chỉ thiờu số lượng. Do đú nú khụng phản ỏnh trờn sổ kế toỏn tổng hợp. 4.2.2. Trường hợp vật liệu mua ngoài. Với trường hợp này thỡ kế toỏn phải phản ỏnh đỳng đắn đầy đủ chớnh xỏc cỏc chỉ tiờu liờn quan đến nghiệp vụ phỏt sinh như: giỏ hoỏ đơn, thuế GTGT, chi phớ mua hàng và mọi yờu cầu khỏc của nhà cung cấp như hỡnh thức thanh toỏn , thời hạn..l Trong thực tế điều kiện về vốn cũng như yờu cầu thị trường nờn rất ớt trường hợp hàng về mà húa đơn chưa về, do cụng ty khụng sử dụng tài khoản 151- hàng đang đi đường. * Trường hợp mua vật liệu chưa trả tiền cho người bỏn. Nội dung khỏi quỏt: vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của xớ nghiệp tiến hành mua ngoài về nhập kho. Cụng ty đi và sản xuất ổn định, quan hệ với bạn hàng là truyền thống nờn thường ký hợp đồng thanh toỏn trả chậm. Khi vật liệu mua chưa thanh toỏn với nơi cung cấp thỡ để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn nợ, kế toỏn sử dụng tài khoản 331, số chi tiết tài khoản 331 và nhật ký chứng từ số 5. Giỏ vốn thực tế vật liệu mua = giỏ hoỏ đơn của nhà cung cấp + Chi phớ liờn quan ( hao hụt định mức, chi phớ vận chuyển) - Chứng từ sử dụng bao gồm: Hoỏ đơn bỏn hàng. Hoỏ đơn GTGT. Phiếu nhập kho. Chứng từ thanh toỏn. Biờn bản kiểm nghiệp. - Tài khoản liờn quan: tài khoản 152,331,133... - Quy trỡnh ghi sổ: Căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng của người cung cấp, phiếu nhập kho cũng như hợp đồng thanh toỏn sau khi kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ kế toỏn khi vào sổ chi tiết khoản 331 theo định khoản: Nợ TK 152. Nợ TK 133. Cú TK 331. + Nội dung sổ: Sổ chi tiết tài khoản 331 là một loại sổ kế toỏn chi tiết được mở để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn chi tiết cụng nợ từng đối tượng mà cụng ty cú quan hệ mua bỏn gồm cả số phat sinh cú và phỏt sinh nợ. Sổ chi tiết tài khoản 331 được đúng thành từng quyển trong 1 thỏng. Tất cả cỏc đơn vị bỏn đều được theo dừi trờn một sổ, mỗi người được ghi trờn một phần trang và mỗi hoỏ đơn ghi một dũng và được ghi theo thứ tự thời gian phỏt sinh. + Phương phỏp lập: Cột dư đầu thỏng: căn cứ vào sổ chi tiết cuối thỏng trước chuyển sang tương ứng. Số dư nợ thể hiện mà xớ nghiệp ứng trước, số dư cú thể hiện số tiền mà xớ nghiệp cũn phải thanh toỏn. Phần ghi cú tài khoản 331- Nợ cỏc tài khoản khỏc: căn cứ vào hoỏ đơn mua hàng đó về nhập kho và phiếu nhập tương ứng để ghi vào tài khoản vật liệu phự hợp. Phần ghi nợ tài khoản 331- Cú cỏc tài khoản khỏc: căn cứ vào chứng từ như giấy bỏo chi, giấy bỏo Nợ thể hiện số thanh toỏn với khỏch hàng nào thỡ ghi vào cột tài khoản 111, 112 cựng dũng với lần mua nào đú của cỏc khỏch hàng đú. Cột dư cuối thỏng : căn cứ vào từng hoỏ đơn của từng khỏch hàng để tớnh ra số dư theo dũng: Số dư cuối thỏng : Số dư đầu thỏng + Cú TK 331 - Cột Nợ TK 331. Vớ dụ: Theo hoỏ đơn 07 ngày 10/11/2003 của xớ nghiệp dệt may Chõu Giang Hà Nam. Chưa thanh toỏn tiền.Tổng số tiền ghi trờn hoỏ đơn của nghiệp = 23.150 đồng, thuế GTGT 10% = 2.325.015 đồng. Kế toỏn định khoản: Nợ TK 152:23.250.150 NợTK 3331: 2.352.015 Cú TK 331:25.575.265. Theo hoỏ đơn số 10 ngày 8/11/2003 xớ nghiệp tiếp tục mua với tổng số ghi trờn hoỏ đơn = 82.636.000 đồng. Thuế GTGT 10% = 8.263.6000 đồng. Tổng số tiền thanh toỏn = 90.899.6000 đồng. Nợ TK 152: 82.636.000 Nợ TK 1331: 8.263.600 Cú TK 331: 90.899.600 Cuối thỏng kế toỏn ghi sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng đối tượng. Toàn bộ số liệu ở dũng tổng cộng của người bỏn trờn sổ sẽ được ghi sang nhật ký chứng từ số 5. Biểu số 12 Sổ chi tiết tài khoản 331 – phải trả cho người bán Tháng 3/2005 Chứng từ Diễn giải Dư đầu kỳ Ghi có TK 331,Nợ các tài khoản Ghi nợ TK 331,ghi Có các TK Dư cuối kỳ SH NT Nợ Có Xí nghiệp dệt may Châu Giang HN 1.3231.388 7 Mua bông 23.250.150 23.250.150 25.575.165,0 10 Mua sợi 46/1PE 82.636.000 82.636.000 90.899.600,0 13 Mua sợi 34/1PE 41.416.636 41.416.636 45.558.299,6 17 Trả=UN chi 95.000.000 95.000.000 Cộng 1.3231.388 147.320.786 147.302.786 162.030.064,6 95.000.000 95.000.000 80.264.552 Xí nghiệp may dệt Minh Khai 15.570.000 Mua sợi 20 PE 2.909.000 2.909.000 3.199.900,0 Mua sợi 34+76PC 30.809.450 30.809.450 33.890.395,0 Trả=UN chi 41.256.750 41.256.750 Cộng 15.570.000 33.718.450 3.371.845 37.090.295,0 41.256.750 41.256.750 11.403.545 …….. Tổng cộng 44.393.199.050 9.079.264.630 1.413.563.329 15.822.922.019,0 443.383.886 13.472.695.802 46.743.425.267 Nhật ký chứng từ số 5 được sử dụng để theo dừi tổng hợp quan hệ thanh toỏn với người bỏn xớ nghiệp.Nhật ký chứng từ số 5 được mở theo thỏng cho tất cả cỏc đơn vị bỏn. Mỗi đợn vị cú mối quan hệ thanh toỏn với xớ nghiệp được theo dừi trờn 1 dũng của nhật ký chứng từ số 5. - Căn cứ ghi: Số chi tiết tài khoản 331. Nhật ký chứng từ số 5 thỏng trước. - Kết cấu: nhật ký chứng từ số 5 cũng cú hai phần chớnh tương tự như sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn. - Phương phỏp ghi: + Cột diễn giải: Chi tờn đơn vị người bỏn, mỗi dũng một đơn vị bỏn cú chi tiết cho từng người bỏn. +Cột số dư đầu thỏng: Ghi số dư cú của thỏng trước của tài khoản 331 chi tiết cho từng người bỏn. + Phần ghi cú tài khoản 331, Nợ tài khoản 152, 1331: Căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 331 đó được tổng hợp số tiền hàng nhập kho trong thỏng của từng khỏc hàng bỏn để ghi vào một dũng trờn nhật ký chứng từ số 5. + Phần ghi nợ TK 331, cú TK 111,112... Căn cứ vào sổ ghi chi tiết TK 331 đó được tổng hợp số tiền đó trả cho người bỏn theo những đơn vị bỏn hàng để ghi vào một dũng trờn NKCT số 5. Dư cuối thỏng: Căn cứ vào số dư cú đầu thỏng, tổng số phỏt sinh cú TK 331, tổng số phỏt sinh nợ TK 331 để tớnh ra số dư cú cuối thỏng. Vớ dụ: Trong thỏng 11/2003 cụng ty cú quan hệ thanh toỏn với xớ nghiệp thương mại HP như sau : Số dư cú TK 331 cuối thỏng2 là 31955144 đồng. Trong thỏng xớ nghiệp đó cú quan hệ thanh toỏn mua một số phụ tựng thay thế với xớ nghiệp thương mại HP, tổng cộng số tiền là 15884000 đồng, trong đú giỏ ghi trờn hoỏ đơn la 14440000 đồng, tổng thuế GTGT được khấu trừ là 1444000 đồng. Xớ nghiệp đó dựng tiền gửi ngõn hàng để thanh toỏn cho Xớ nghiệp thương mại HP là 11500000 đồng. Cuối thỏng Xớ nghiệp cũn nợ Xớ nghiệp thương mại HP số tiền là: 31955144+15884000-11500000 =36339144 đồng. Số liệu trờn nhật ký chứng từ số 5 phải trựng khớp với số liệu cỏc số chi tiết TK 331 của từng người bỏn và được dựng để ghi bảng kờ số 3 và số cỏi TK 152 theo từng TK liờn quan. Biểu số 13 Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 3/2005 STT Diễn giải Ghi có tài khoản 331/Nợ các tài khoản khác Ghi Nợ 331/Có tài khoản Dư cuối kỳ Nợ Có 152.1 152.2 152.3 152.4 133.1 Cộng 111 112 Cộng 1 Xí nghiệp dệt HN 13231388 147302276 14440000 14440000 1,62E + 08 95000000 95000000 80264552 2 Xí nghiệp TMDV STĐ 31955144 15884000 1500000 1500000 36339144 3 XN bảo quản nông sản 16184000 1618400 16184000 4 Xí nghiệp dệt Minh Khai 15570000 33718450 33718445 37090295 41256750 41256750 11403545 5 Xí nghiệp TNHH Đức Cường 4756730 392720 39272 431992 1720730 1720730 3467992 6 Tổ hợp tác quyết chiến 6483750 2500000 2500000 2750000 2750000 2750000 3733750 7 Xí nghiệp may Sơn Trinh 14551873 9014578 9014578 24467909 8 Xí nghiệp Nam Định 1833660 20170260 20170260 20170260 Cộng 44393199050 9079264630 13392222669 432004190 405002504 1413563329 443383886 443383886 13472695802 4673425267 Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Trường hợp mua vật liệu bằng tiền mặt: Ngoài trường hợp Xớ nghiệp mua nguyờn vật liệu theo hỡnh thức trả chậm. cú một số trường hợp Xớ nghiệp mua vật liệu thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt. Hàng ngày kế toỏn vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt ghi vào NKCT số 1 theo định khoản. Nợ TK 152 Nợ TK 133 ( nếu cú thuế GTGT được khấu trừ) Cú TK 111. Vớ dụ: Trớch nhật ký chứng từ số 1 thỏng 11 năm 2003 như sau: Ngày 6/11/2003 Xớ nghiệp thanh toỏn khoản mua đầu bằng tiền mặt : 5060000 đồng. Nợ TK 152.3: 4.600.000 đồng. Nợ TK 133: 460.000 đồng Cú TK 111: 5.060.000 đồng. - Nội dung: NKCT số 1 dựng để phản ỏnh số phỏt sinh cú TK 111 " tiền mặt" đối ứng nợ cỏc TK liờn quan. - Kết cấu và phương phỏp ghi số: Nhật ký chứng từ số 1 gồm cỏc cột thứ tự, ngày của chứng từ ghi sổ, cỏc cột phản ỏnh số phỏt sinh bờn cú của TK 111 tiền mặt đối với cỏc TK cú liờn quan và cột cụng TK 111. Cơ sở để ghi NKCT số 1 ( phần I cú TK 111) là bỏo cỏo cỏc quỹ kốm theo cỏc chứng từ gốc ( phiếu ghi hoỏ đơn), mỗi bỏo cỏo quỹ được ghi vào một dũng trờn NKCT số 1, xỏc định tổng số phỏt sinh bờn cú TK 111 đối ứng nợ cỏc dũng TK liờn quan và lấy số tổng cộng của nhật ký chứng từ số 1 để ghi vào bảng kờ số 3 và sổ cài TK 152. Biểu số 14: Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có tài khoản 111- tiền mặt Tháng 3/2005 STT Ngày tháng Ghi có tài khoản 111-ghi Nợ các tài khoản Cộng có TK 110 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 133 ...... 1 3/3 7.200.000 720.000 7.920.000 2 8/3 9.424.800 942.480 10.367.280 3 13/3 4.050.000 405.000 4.455.000 4 16/3 4.600.000 460.000 5.060.000 5 20/3 3.841.500 381.150 4.225.650 6 25/3 4.770.000 477.000 5.247.000 Cộng 11.250.000 9.424.800 4.600.000 3.841.500 4.770.000 3.388.630 37.274.930 Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Trường hợp mua vật liệu bằng tiền gửi ngõn hàng: Khi nhận được giấy bỏo nợ của ngõn hàng, húa đơn, phiếu nhập kho kế toỏn ghi sổ nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Cú TK 112 Vớ dụ: Trớch NKCT số 2 thỏng 3 năn 2003 . Ngày 10 /11/2003 Xớ nghiệp thanh toỏn khoản mua sợi ( nguyờn vật liệu chớnh) bằng tiền gửi Ngõn hàng : 22.491.700 đồng. Nợ TK 152(1): 20.700 đồng Cú TK 112 : 22.491.000 đồng. - Nội dung: NKCT số 2 dựng để phản ỏnh số phỏt sinh bờn cú TK 112" Tiền gửi Ngõn hàng" đối với cỏc TK liờn quan. - Kết cấu và phương phỏp ghi sổ: Nhật ký chứng từ số 2 gồm cú cỏc cột cú số thứ tự, số liệu, ngày thỏng của chứng từ ghi số, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, cỏc cột phản ỏnh số phỏt sinh bờn cú của tài khoản 112 đối với Nợ cỏc tài khoản cú liờn quan và cột cộng cú tài khoản 112. Cơ sở ghi : Căn cứ vào giấy bỏo nợ của ngõn hàng theo cỏc chứng từ gốc cú liờn quan. Cuối thỏng khoỏ sổ nhật ký chứng từ số 2, xỏc định tổng số phỏt sinh bờn cú TK 112 đối ứng nợ của cỏc tài khoản cú liờn quan và lấy số tổng cộng của nhật ký chứng từ số 2 để ghi vào bảng kờ số 3 và sổ cỏi TK152. Biểu số 15 Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có tài khoản 112- tiền gửi ngân hàng Tháng 3/2005 STT Ngày tháng Ghi có tài khoản 112-ghi Nợ các tài khoản Cộng có TK 110 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 133 ........... 1 10/3 20.447.000 20.447.000 22.491.700 2 15/3 35.000.000 35.000.000 38.500.000 3 21/3 35.675.550 35.675.550 39.243.105 4 24/3 12.320.000 12.320.000 13.552.000 5 26/3 20.075.860 20.075.860 22.083.446 6 29/3 8.942.550 894.255 9.9.836.805 Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Trường hợp vật liệu của xớ nghiệp xuất dựng phục vụ sản xuất. Đối với trường hợp này xớ nghiệp sử dụng chứng từ số 7. Nội dung: Dựng để tổng hợp toàn bộ chi phớ sản xuất,kinh doanh của doanh nghiệp và dựng để phản ỏnh số phỏt sinh bờn cú cỏc TK liờn quan đến chi phớ sản xuất, kinh doanh bao gồm: TK152,153,154,621,627... và một số TK đó phản ỏnh ở cỏc nhật ký chứng tử nhưng cú liờn quan chi phớ sản xuất, kinh doanh phỏt sinh trong kỳ và dựng để ghi nợ cỏc TK 154,621,622,627... Biểu số 16 : Nhật ký chứng từ số 7 Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp TK ghi có TK ghi nợ 152.1 152.2 152.3 152.4 152.8 153 154 154 12.776.015.901 621 8.789.515.277 1.074.228.975 435.217.040 622 627 32.015.905 292.061.407 9.976.095 65.314.326 641 642 5.422.309 266.326 17.142.857 523.419 11.220.174 142 121.369.750 335 Cộng A 8.789.515.277 1.111.667.189 435.217.040 292.327.733 138.512.607 10.499.514 12.852.550.401 152.1 23.860.745 152.2 152.3 152.4 2.395.418 152.5 163.178.039 111 211 632 35.462.493 155 20.588.017.065 331 336 46.380 511 911 138.8 Cộng B 20.812.961.140 Tổng A+B 8.789.515.277 1.111.667.189 435.217.040 292.327.733 10.499.514 10.499.514 33.665.510.541 TK ghi có TK ghi nợ 621 622 627 152.5 155 336 111 112 154 621 622 627 26.591 30.570.343 17.574.999 436.969 641 14.103.740 12.722.501 642 339.055 34.370.744 30.562.056 335 58.602.200 99.741.050 1.215.195.864 Cộng A 0 0 0 26.591 45.012.138 58.602.200 164.409.294 1.215.195.864 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 17.693.308 111 211 632 155 331 336 511 911 138.8 Cộng B 0 0 17.693.308 0 0 0 0 0 Tổng A+B 0 0 17.693.308 26.591 45.012.138 58.602.200 164.409.294 1.215.195.864 TK ghi có TK ghi nợ 621 622 627 152.5 155 336 111 112 154 30.000.000 622 1.433.055.709 16.933.617 22.228.164 627 39.112.998 4.339.145 5.855.304 641 9.960.743 123.975 170.646 220.000.000 642 159.545.600 1.830.463 2.778.678 1.450.000.000 142 335 Cộng A 30.000.000 1.641.675.050 23.227.200 232.745.940 31.032.792 220.000.000 0 1.450.000.000 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 111 211 632 155 331 336 511 911 138.8 Cộng B 0 Tổng A+B 30.000.000 1.641.675.050 23.227.200 232.745.940 31.032.792 220.000.000 0 1.450.000.000 TK ghi có TK ghi nợ 214 331 642 311.1 131.3 641 Tổng 154 122.433.768 621 1.456.350.000 622 627 1.388.006.386 9.906.930 641 17.442.394 220.000.000 642 33.523.717 142 335 Cộng A 1.421.530.103 1.606.133.092 0 0 0 0 51.771.899.982 152.1 23.860.745 152.2 153 152.4 152.5 3.509.291 2.395.418 111 184.380.638 112 211 632 35.462.493 155 20.588.017.065 331 336 46.380 511 911 2.040.660.036 138.8 Cộng B 0 0 2.005.807.877 0 0 38.361.450 22.874.822.775 Tổng A+B 1.412.530.103 1.606.133.092 2.005.807.877 0 0 38.361.450 74.646.722.757 Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Số liệu tổng cộng của phần I nhật ký chứng từ số 7 được sử dụng để ghi vào bảng kờ 3, sổ cỏi TK 152, sổ cỏi TK 621... Túm lại toàn bộ giỏ trị nguyờn vật liệu nhập kho trong kỳ được phản ỏnh ở rất nhiều sổ kế toỏn như NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 5, NKCT số 7. Thực tế doanh nghiệp sử dụng hệ thống giỏ hạch toỏn để theo dừi tỡnh hỡnh hoạt động hàng ngày nờn việc tớnh giỏ thực tế nguyờn vật liệu trong thỏng được thực hiện trờn bảng số 3. - Căn cứ để lập bảng kờ 3 chủ yếu là cỏc nhật ký chứng từ số 1,2,5,7... - Phương phỏp lập: + Số dư đầu thỏng: Căn cứ vào số tồn trờn bảng kờ 3 cuối thỏng trước chứng từ số 1,2,5,7 để ghi vào cột tương ứng cỏc tài khoản cụ thể. Căn cứ vào dũng cột của cỏc TK 152( TK 1521, 1522...) Trờn nhật ký chứng từ số 1 để ghi vào cột cỏc giỏ trị thực tế của cỏc tài khoản tương ứng. Tương tự căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5... Biểu số 17 Bảng kê số 3 Tháng 3/2005 Tài khoản Nội dung 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 Thành tiền Thành tiền Thành tiền Thành tiền Thành tiền Dư đầu kỳ 19.307.740.234 8.725.411.897 22.933.762 5.053.828.964 61.624.822 Phát sinh tăng trong kỳ 9.169.822.375 1.384.323.019 449.924.190 431.315.282 198.093.188 NKCT số 1 11.250.000 9.424.800 4.600.000 3.841.500 4.770.000 NKCT số 1 55.447.000 35.675.550 13.320.000 20.075.860 8.942.550 NKCT số 1 9.079.264.630 1.339.222.669 432.004.190 405.002.504 NKCT số 1 23.860.745 2.395.418 184.380.638 Phát sinh giảm trong kỳ 8.789.515.277 1.127.481.653 435.217.040 391.457.633 173.860.219 Xuất vào giá thành 8.789.515.277 1.127.481.653 435.217.040 391.457.633 73.802.020 Cho vay,bán 100.058.199 Trả nợ 12.750.000 Dư cuối kỳ 19.688.047.332 8.982.253.263 37.640.912 5.093.686.613 85.857.791 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.3 . Kế toỏn tổng hợp xuật nguyờn vật liệu. 4.3.1. Đối tượng kế toỏn tập hợp chi phớ. Trong điều kiện thực hiện sản xuất hàng hoỏ theo nguyờn tỏc hạch toỏn kinh doanh, giỏ tri vật liệu xuất dựng cho sản xuất sản phẩm được xỏc định là một trong những yếu tố chớnh cấu thành nờn chi phớ sản xuất và tớnh vào giỏ thành sản phẩm.Bởi vậy kế toỏn tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệp phải phản ỏnh kịp thời, phõn bổ chớnh xỏc giỏ thực tế vật liệu sản xuất dựng cho cỏc đối tượng sử dụng cũng như đối tượng hợp chi phớ. Chứng từ sử dụng: - Bảng kờ xuất. - Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu. -Bảng kờ số 3. - Nhật ký chứng từ số 7. Tài khoản sử dụng: vì Công ty chỉ có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm nên vật liệu của Công ty chủ yếu xuất dùng cho việc sản xuất sản phẩm. Để tiến hành tổng hợp xuất vật liệu, kế toán dùng tài khoản 621 (chi phí NL, VL trực tiếp). Chi phí NVL trực tiếp thường chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm. Chính vì vậy hiện nay ở Công ty đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là theo từng công đoạn sản xuất (Công nghệ kéo sợi – Công nghệ dệt – Công nghệ nhuộm). Khi xuất kho nguyên vật liệu theo nhu cầu của đối tượng sử dụng trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu như: phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho…kế toán tiến hành phân loại từng nhóm vật liệu và đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí, sau đó kế toán lập bảng kê xuất kho vật liệu mở cho từng đối tượng sử dụng. Biểu số 18 Bảng kê xuất kho vật liệu dùng cho 6211 Tháng 3/2005 (Phân xưởng sợi A) Chứng từ Diễn giải 1521 1522 1523 1524 …. Cộng Số Ngày 21670 1/3 Xuất NVL cho SX 30.210.146 967.463 … … …………………… ……… ……. 26978 10/3 Xuất NVL cho SX 15.789.463 621.478 …… ……. …………………… ……… …….. 29076 20/3 Xuất NVL cho SX 78.493.768 1.478.963 ……. ……. Cộng 3.493.231.176 25.597.160  Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật tư của từng kho kế toán tập hợp lại và cuối tháng đưa ra bảng phân bổ vật liệu. * Bảng phân bổ vật liệu (bảng phân bổ số 2). - Nội dung: dùng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi có TK 152, Nợ các tài khoản có liên quan). - Kết cấu: các cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng cho sản xuất trong tháng theo giá cả hạch toán và giá thực tế, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng nguyên vật liệu. - Căn cứ dựa vào các bảng kê xuất NVL để lập bảng phân bổ vật liệu, sử dụng số liệu ở bảng phân bổ để đưa vào bảng kê số 3. Giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bổ số 2 theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên có các TK 152, 153 của các bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ kế toán liên quan. Số liệu của bảng phân bổ số 2 đồng thời được sử dụng để tính giá thành sản phẩm dịch vụ. Biểu số 19 Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 3/2005 TK có TK Nợ 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 Thành tiền Thành tiền Thành tiền Thành tiền 621 8.789.515.277 1.074.228.975 435.217.040 621.1 3.493.231.176 25.597.160 621.2 2.524.362.193 139.001.338 621.3 2.771.921.908 32.757.480 621.4 227.578.660 621.5 715.654.823 18.244.040 621.5 lò hơi 416.973.000 621.6 58.739.514 6272 32.015.905 292.061.407 26.591 6272.1 7.208.682 105.678.835 29.591 6272.1 SC 4.922.123 105.678.835 6272.1 K 2.286.559 6272.2 49.224.873 25.974.954 6272.2 SC 3.664.858 25.974.954 6272.2 K 1.280.015 6272.3 5.846.755 13.194.295 6272.3 SC 5.173.737 13.194.295 6272.3 K 3.373.018 6272.4 9.651.616 135.794.623 6272.4 SC 14.806.767 135.794.623 6272.4 K 24.458.383 6272.5 13.041.450 8.831.779 6272.5 SC 7.124.839 3.073.099 6272.5 K 1.290.090 6272.5 lò hơi 6.426.221 4.601.080 6272.5 trạm nước 1.157.600 6272.6 7.269.248 2.573.161 6272.8 676.813 13.760 6273 6272.1 6272.2 6272.3 6272.4 6272.5 6272.5 trạm nước 6272.6 632 100.058.199 642.2 5.422.309 266.326 642.2 SC 135.426 642.2 K 5.286.883 266.326 642.3 73.775.429 154 55.663.432 154.1 1.811.997 154.2 12.750.000 331 30.000 3361 90.099.000 241.5 Cộng 8.789.515.227 1.127.481.653 435.217.040 391.457.633 173.860.219 Cuối tháng trên cơ sở các nhật ký chứng từ và bảng phân bố vật liệu kế toán lập sổ cái TK 152 . Sổ cái được mở cho từng tiểu tài khoản của TK 152. Cuối tháng trên cơ sở nhật ký chứng từ và bảng phân bổ vật liệu kế toán lap sổ cái TK 152. Sổ cái được mở chi tiết cho từng tiểu TK của 152. Biểu số 20 Sổ cái tài khoản 152.1 Năm 2005 Dư đầu tháng 3/2005 Nợ Có 19.307.740.234 Ghi nợTK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 ……….. Tháng 3 Tháng 4 111.1 11.250.000 112 55.447.000 154 23.860.745 331 9.079.264.630 Phát sinh có 8.789.515.277 Phát sinh nợ 9.169.822.375 Dư nợ 19.688.047.332 Sổ cái tài khoản 152.2 Năm 2005 Dư đầu tháng 3/2005 Nợ Có 8.725.411.897 Ghi nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 ……… Tháng 3 Tháng 4 111.1 94.248.000 112 35.675.550 331 1.339.222.669 Phát sinh có 1.127.481.653 Phát sinh nợ 1.384.323.019 Dư nợ 8.982.253.263 Sổ cái tài khoản 152.3 Năm 2005 Dư đầu tháng 3/2005 Nợ Có 22.933.762 Ghi nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng2 ……….. Tháng 3 Tháng 4 111.1 4.600.000 112 13.320.000 331 432.044.190 Phát sinh có 435.217.040 Phát sinh nợ 449.924.190 Dư nợ 37.640.912 Sổ cái tài khoản 152.4 Năm 2005 Dư đầu tháng 3/2005 Nợ Có 5.053.828.964 Ghi nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 ………… Tháng 3 Tháng 4 111.1 3.841.500 112 20.075.860 331 405.002.504 154 2.395.418 Phát sinh có 391.457.633 Phát sinh nợ 431.315.282 Dư nợ 5.093.686.613 Sổ cái tài khoản 152.5 Năm 2005 Dư đầu tháng 3/2005 Nợ Có 61.624.822 Ghi nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 …………. Tháng 3 Tháng 4 111.1 4.770.000 112 8.942.550 154 163.178.039 627 17.693.308 642 3.509.291 Phát sinh có 173.860.219 Phát sinh nợ 198.093.188 Dư nợ 85.857.791 Sổ cái tài khoản 621 Năm 2005 Ghi nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 ………… Tháng 3 Tháng 4 152.1 8.789.515.277 152.2 1.074.228.975 152.3 435.217.040 331 1.456.350.000 Phát sinh nợ 11.755.311.292 Phát sinh nợ 11.755.311.292 Phần III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty len hà đông. i. một số nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần len hà đông. Công ty cổ phần len Hà Đông là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lap. Trải qua gần 50 năm xây dựng và trưởng thành, qua bao khó khăn đến nay đã từng bước lớn mạnh về mọi mặt. Trưởng thành và phát triển trong nền kinh tế thị trường đã tạo đà cho bước đi của Công ty, đây là hướng đi hoàn toàn đúng đắn, dựa trên nhu cầu của thị trường và nền tảng vật chất của Công ty để ngày càng phát triển và đứng vững trong sự cạnh tranh gay gắt của thị trường. Công ty đã cung cấp cho thị trường những sản phẩm có giá trị kinh tế góp phần khẳng định vị trí của mình. Để đạt được kết quả như vậy, một phần là nhờ Công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và quản lý tốt nguyên liệu nói riêng. Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế công tác kế toán quản lý vật liệu ở Công ty, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán vật liệu có những ưu, nhược điểm sau: 1. Ưu điểm: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được xây dựng trên mô hình tập chung phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của Công ty. Các phòng ban phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán nhất là nguyên vật liệu diễn ra nhịp nhàng đều đặn. - Về tổ chức dự trữ và bảo quản: Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đợn, lãng phí vì giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể cho số dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. Hệ thống kho tàng được tổ chức hợp lý khoa học. Từ đó kế toán có điều kiện thuận lợi trong công tác hạch toán kiểm tra. - Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán: Nhìn chung công tác kế toán của Công ty đã đi vào nề nếp ổn định với hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán mới tương đối phù hợp. Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán NKCT, hình thức này phù hợp với đặc điểm của Công ty, có khắc phục việc ghi chép trùng lặp, cung cấp thông tin kịp thời. Đối với kế toán nguyên vật liệu Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật, tiền vốn… - Về khâu thu mua và sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch mua vật liệu phục vụ cho sản xuất, kiểm nhận vật liệu thu mua chặt chẽ đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại vật liệu. Quan hệ lâu năm với bạn hàng nên giá cả ổn định. Từ đó việc cung cấp nguyên vật liệu đáp ứng đủ cho sản xuất, không gây tình trạng dư thừa vật liệu hay làm gián đoạn sản xuất. Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý, sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Do đó, vật liệu đáp ứng được kịp thời cho yêu cầu sản xuất, tránh lãng phí. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu tại Công ty cổ phần len Hà Đông được thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo theo dõi được tình hình thu mua vật liệu trong quá trình sản xuất và gia công. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần được khắc phục hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu. 2. Những hạn chế trong công tác kế toán vật liệu tại Công ty cổ phần len Hà Đông. 2.1. Về việc phân loại vật liệu: Vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại. Trong mỗi loại lại có nhiều thứ khác nhau nhưng Công ty chưa sử dụng sổ danh điểm vật tư. Như vậy, sẽ không phân biệt được một cách tỉ mỉ từng loại nguyên vật liệu theo yêu cầu riêng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cũng như việc gây khó khăn trong công tác kiểm kê cuối tháng. 2.2. Về số chi tiết TK 331 phải trả cho kế toán Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập vật liệu đồng thời với các công việc khác, kế toán vật liệu đã tiến hành ghi số chi tiết thanh toán với người bán nhưng ở Công ty chưa tách riêng từng khách hàng, vẫn phản ánh chung trên một sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán. Với số lượng đơn vị quan hệ bán cho Công ty nhiều, vì thế nó không tiện cho việc theo dõi với những khách hàng thường xuyên và kế toán mất nhiều thời gian và vất vả cho công tác tập hợp số liệu của từng đơn vị bán để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. 2.3. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vật liệu. Trong quá trình sản xuất sản phẩm có sử dụng nhiều loại hoá chất, nếu để lâu sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Do đó, giảm giá trị gây thiệt hại cho tài chính của Công ty. Mặt khác, sự biến động về giá cả các loại vật liệu trên thị trường cũng ảnh hưởng đến Công ty, tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho vật liệu ở công ty mỗi niên độ kế toán là rất cần thiết. Vì vậy công ty có thể nghiên cứu xem xét để có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định. 2.4. Về việc lập ban kiểm nhận vật tư phân xưởng. Khi nguyên vật liệu về nhận kho đã được kiểm nhận, nhưng do nguyên vật liệu còn nguyên đai, nguyên kiện nên không thể kiểm tra chi tiết. Vì vậy khi đưa xuống sản xuất, gây ra tình trạng công nhân phân xưởng phát hiện thiếu trong quá trình sản xuất, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình sản xuất. 2.5. Về vấn đề hiện đại hoá công tác kế toán. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, công tác quản trị doanh nghiệp đòi hỏi phải có được thông tin một cách đầy đủ và nhanh chóng. Hiện nay, tại phòng kế toán việc hạch toán nói chung và công tác nguyên vật liệu nói riêng vẫn chưa được thực hiện toàn bộ bằng kế toán máy. Do đó, quá trình ghi chép hạch toán có thể dẫn đến sai sót và việc cung cấp thông tin cho quản lý không được kịp thời nhanh chóng. II. những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần len hà đông Trong quá trình thực tập ở Công ty cổ phần len Hà Đông, trên cơ sở lý luận được học và thực tế ở công ty thì bên cạnh những ưu điểm cần phát huy, còn có những hạn chế nhất định cần được cải thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế nói chung và của Công ty nói riêng. Vì vậy em xin đưa ra một số ý kiến với mong muốn đây là những ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu ở Công ty. 1. ý kiến về lập sổ danh điểm vật tư. Để phục vụ cho việc tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho, tiến tới thành lập kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định chính xác, đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán, Công ty cần phải lập sổ danh điểm vật liệu. Mỗi nhóm vật liệu sẽ ghi trên một trang sổ. Trong mỗi nhóm vật liệu sẽ ghi đầy đủ các loại vật liệu nhóm đó. Ví dụ, VLC gồm các loại như sợi NE, sợi cotton, sợi PE, sợi PC…VLP bao gồm: chỉ các loại hoá chất…trong mỗi loại vật liệu lại gồm các chủng loại kích cỡ khác nhau như chỉ may 20/2 có các màu được ký hiệu như 20/2 – 9771 hoặc 20/2 – 1814… Sổ danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu của loại vật liệu, nhóm vật liệu, chủng loại vật liệu. Chúng được chia thành từng phần, mỗi nhóm vật liệu được mã hoá theo số liệu riêng (mã vật tư). Cách mã hoá danh điểm vật tư phổ biến là kết hợp giữa số liệu TK và việc phân chia cho mỗi loại được đánh số liên tục theo quy ước của loại đó. Giữa các nhóm để trống để dự phòng các nhóm vật liệu mới. Sổ danh điểm được mở thống nhất trong phạm vi toàn Công ty nhằm đảm bảo các bộ phận trong Công ty phối hợp chặt chẽ và thống nhất trong công tác quản lý vật liệu. Sổ này sẽ có tác dụng giúp cho công tác hạch toán được dễ dàng thuận lợi và là điều kiện cần thiết để tiến hành cơ giới hoá công tác hạch toán vật liệu. Căn cứ vào loại vật liệu và số lượng vật liệu thực tế ở Công ty, em xin lập sổ danh điểm vật liệu cho công ty với mục đích giúp công tác hạch toán vật liệu được khoa học dễ dàng thuận tiện, tránh nhầm lẫn. Biểu số 21 Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Ghi chú Nhóm vật liệu Sổ danh điểm 152.1 Nguyên vật liệu chính 1521.110 Sợi 20/1 PC Kg 152.1.111 Sợi 34/1 PC Kg 152.1.112 Sợi 76/1 PC Kg ……… 152.1.120 Sợi 20 cotton Kg 152.1.121 Sợi 21 cotton Kg 152.1.122 Sợi 32 cotton Kg …….. 152.1.130 Sợi 20 PE Kg 152.1.131 Sợi 54 PE Kg 152.1.132 Sợi 34 PE Kg …….. 152.2 Nguyên vật liệu phụ 152.2.210 Xút (NaOH) Lít 152.2.211 Amoniac Lít 152.2.212 Axtfoocmic Lít ………. 152.2.220 Chỉ 2000m/c Cuộn 152.2.221 Chỉ 4000m/c Cuộn 152.2.222 Chỉ 5000m/c Cuộn ……… 152.3 Nhiên liệu 152.3.310 Dầu diesel Lít 152.3.311 Dầu máy nắn khí – RC 100 Lít …….. 152.3.320 Mỡ C Kg 152.3.321 Mỡ chịu nhiệt L Kg …….. 152.4 Phụ tùng thay thế 152.4.410 Bánh răng Z38 m 1,75 Cái 152.4.411 Bánh răng Z63 m 1,75 Cái …….. 152.4.420 Tay đập tre Cái 152.4.421 Tay đập gỗ Cái ……. 152.5 Phế liệu 152.5.510 Sợi rối các loại Kg 152.5.511 Sợi đầu dây truyền Kg 2. ý kiến về sổ chi tiết thanh toán với người bán. Việc theo dõi thanh toán với người bán là rất cần thiết. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên, kế toán đều theo dõi chung trên một quyển sổ. Theo cách ghi này tất cả các nhà cung cấp có quan hệ mua bán với công ty đều được chung trên một trang sỏ. Số lượng hoá đơn thì nhiều, việc ghi chép nhiều thiếu dòng, sau đó kế toán lại ghi thêm một phần khác vào trang sau làm cho việc tổng hợp theo dõi rất khó và không hệ thống. Việc ghi sổ NKCT số năm mất thời gian, rất vất vả cho kế toán khi tra tìm, cộng dồn các chứng từ của từng người bán để có số tổng hợp ghi vào NKCT số 5. Các cuộc hạn chế đó theo em nên mở sổ chi tiết thanh toán với người bán trên những trang sổ nhất định, ghi chi tiết mua chủng loại vật liệu gì, theo dõi chi tiết từng lần Công ty thanh toán với người bán. Cuối tháng số phát sinh theo từng một tài khoản có liên quan và tính số dư cho từng người bán cụ thể. Riêng xí nghiệp nào có quan hệ mua bán với Công ty cổ phần len Hà Đông thường xuyên với số lượng nhiều thì nên mở sổ chi tiết thanh toán với người bán riêng cho Công ty đó để tiện việc ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qua đó cũng thấy được tổng số của từng người bán để làm căn cứ ghi NKCT số 5. Với cách mở sổ như vậy, tin rằng kế toán sẽ ghi được kịp thời, rất tiện đối chiếu với khách hàng khi có nhu cầu, đối chiếu với kế toán thanh toán. Nó giúp cho Công ty theo dõi một cách chính xác rõ ràng đối với từng đối tượng một cách chi tiết giúp cho công ty theo dõi được việc phải trả với khách hàng không bị lẫn. Biểu số 22 Sổ chi tiết TK 331 – phải trả người bán đơn vị bán: xí nghiệp dệt may châu giang hà nam Tháng 3/2005 STT Chứng từ Diễn giải Dư đầu tháng Ghi có TK 331,nợ TK … Ghi nợ TK 331, Có TK… Dư cuối tháng Nợ Có 152.1 152.2 1331 Cộng có Tk 331 111 112 Cộng nợ Tk 331 Nợ Có 1 7 10/10 Dư đầu tháng 13.231.388 Mua bông 23.250.150 23.250.150 25.575.165 2 10 8/11 Mua sợi 46/PE 82.636.000 82.636.000 90.899.600 3 13 15/11 Mua sợi 34.1PE 41.416.636 41.416.636 5.588.300 95.000.000 95.000.000 4 17 20/11 Trả bằng UNC Cộng 147.302.786 162.033.065 162.033.065 95.000.000 95.000.000 80.264.552 Biểu số 18 Bảng kê xuất kho vật liệu dùng cho 6211 Tháng 3/2005 (Phân xưởng sợi A) Chứng từ Diễn giải 1521 1522 1523 1524 …. Cộng Số Ngày 21670 1/3 Xuất NVL cho SX 30.210.146 967.463 … … …………………… ……… ……. 26978 10/3 Xuất NVL cho SX 15.789.463 621.478 …… ……. …………………… ……… …….. 29076 20/3 Xuất NVL cho SX 78.493.768 1.478.963 ……. ……. Cộng 3.493.231.176 25.597.160 3. ý kiến về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì khi có các bằng chứng có thể (hoặc chưa chắc chắn) về sự việc có thể phát sinh các khoản lỗ hoặc phí tổn khi giá trị dự tính của vật liệu giảm sút do hư hỏng…thì cần phải lap dự phòng giảm giá cho vật liệu. Công việc lập dự phòng được tiến hành như sau: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vật liệu được ghi vào cuối niên độ kế toán khi lập báo cáo tài chính. - Việc lập dự phòng giảm giá được tính cho từng thứ vật liệu và được thực hiện thống nhất trong toàn công ty. - Đối với vật liệu dự trữ cho sản xuất không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu giá bán các sản phẩm được sản xuất từ các loại vật liệu dự kiến là cao hơn giá gốc. - Theo thông tư 89/2003/TT – BTC ngày 9/10/2003 về việc “lập dự phòng giảm giá của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) - Cuối niên độ kế toán phải hoàn nhập toàn bộ các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ trước và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho đến cuối niên độ tiếp theo. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh ở tài khoản 159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho” 4. ý kiến về việc lập ban kiểm nhận vật tư về phân xưởng. Quá trình quản lý và sử dụng vật liệu của Công ty tương đối chặt chẽ. Tuy nhiên, có tình trạng như đã nêu là vật liệu xuống đến phân xưởng vẫn phát hiện thiếu hụt gây ảnh hưởng lớn đến sản xuất. Để đảm bảo đư a vật liệu vào sản xuất, cần có chất lượng tốt cung cấp đủ cho nhu cầu sản xuất, tránh sự thiếu hụt khi về đến phân xưởng. Công ty nên tiếp tục lập ban kiểm nhận NVL tại phân xưởng và hết sức chú trọng đến khâu này. Trong quá trình kiểm nhận ghi rõ số lượng thực nhập theo chứng từ vào biên bản kiểm nhận, xác định lượng thừa thiếu, ghi rõ nguyên nhân làm căn cứ để quy trách nhiệm. 5. ý kiến về vấn đề hiện đại hoá công tác kế toán. Trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn bùng nổ thông tin. Sự phát triển của khoa học công nghệ đã có những thành tựu đáng kể đang được ứng dụng rất rộng rãi trong đời sống nói chung và trong quản lý kinh tế nói riêng. Do đó để có thể nắm bắt được những thông tin nhạy bén, kịp thời nhằm đưa ra những quyết định chính xác, hợp lý. Công ty cần hiện đại hoá công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu thực tế. Hay nói cách khác, công ty cần nhanh chóng nghiên cứu triển khai ứng dụng đồng bộ việc hạch toán kế toán bằng chương trình kế toán máy phù hợp. Từ đó giảm bớt số lượng sổ sách kế toán, công tác hạch toán kế toán được nhanh hơn, chính xác hơn. Việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo thường xuyên hơn để ban lãnh đạo công ty có thể nhanh chóng đưa ra những quyết định hợp lý nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho công ty. Vừa qua theo quyết định số 149/2001/QĐ - BTC về việc ban hành và công bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt một ). Trong đó, có nêu bốn phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho (phương pháp tính theo giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước – xuất trước, phương pháp nhập sau – xuất trước) thì công ty cần phải nhanh chóng tổ chức triển khai chuẩn mực và tuỳ vào tình hình thực tế của mình để chuyển sang áp dụng phương pháp nào trong các phương pháp vừa nêu cho phù hợp. Kết luận Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định công tác kế toán vật liệu, công cụ – dụng cụ có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Kế toán vật liệu giúp cho các doanh nghiệp sản xuất theo dõi được chặt chẽ vật liệu, công cụ, dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị xuất nhập tồn kho. Thông qua đó công ty có thể sử dụng hợp lý, tiết kiệm được các loại vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, góp phần vào tăng tích luỹ, tái sản xuất xã hội. Sau thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tại công ty cổ phần len Hà Đông, em càng nhận thức được ý nghĩa kế toán vật liệu trong việc tổ chức sản xuất của công ty. Những kết quả nghiên cứu thực tế ở công ty đã giúp em củng cố những kiến thức đã học vào thực tiễn và thực hiện chuyên đề thực tập. Trong điều kiện cho phép, khả năng, trình độ bản thân, chuyên đề thực tập giải quyết được yêu cầu sau: - Về lý luận: Chuyên đề thực tập trình bày khái quát hệ thống vấn đề lý luận, cơ bản về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. - Về thực tế: Chuyên đề thực trình bày thực tế công tác quản lý và quy trình kế toán vật liệu tại công ty cổ phần len Hà Đông trên cơ sở phân tích thực tế, em đề xuất những vấn đề cơ bản và những biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vật liệu nói riêng và quản lý hạch toán kế toán nói chung. Trên đây là toàn bộ chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty cổ phần len Hà Đông”. Do trình độ có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có nên không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo, giúp đỡ của cô giáo Đoàn Ngọc Tâm để em hoàn thành chuyên đề thực tập. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán 2. Giáo trình tổ chức hạch toán kế toán 3. Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp 4. Tạp chí tài chính và các tạp chí tài chính kinh tế khác 5. Hệ thống kế toán của công ty 6. Các tài liệu tham khảo khác Mục lục