Chuyên đề Tổ chức kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu ở công ty cổ phần OLYMPIA

Phòng kế toán thống kê Quản lý toàn bộ vốn của công ty chịu trách nhiệm trước giám đốc vè việc thực hiện các chế độ hạch toán kinh tế của nhà nước, kiểm tra thường xuyên việc chi tiêu của công ty, tăng cường công tác quản lý vốn có hiệu quả để bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, thông qua việc giám định bằng tiền để giúp giám đốc phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trong việc sản xuất kinh doanh Phòng kế hoach kinh doanh: quản lý và lập kế hoạch trong mọi lĩnh vực trong sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức nghiêm thu, quyết toán các hợp đồng kinh tế. Phòng kỹ thuật tổng hợp: Thiết kế về mạt kỹ thuật các sản phẩm, công trình xây lắp, lập kế hoach sản xuất kinh doanh phụ trách hợp đồng giữa sản xuất công ty với đơn vị khác. Xí nghiệp địa vật lý: Chuyên lắp đặt sửa chữa sản xuất bảo dưỡng các thiêt bị điện tử chuyên dùng, ghép nối với các thiết bị điện tử máy tính, kiểm định các thiết bị đo lường địa vật lý. Xí nghiệp thăm dò khai thác khoáng sản: Nhiệm vụ chủ yếu là khai thác khoáng sản phục vụ dân sinh tận thu khai thác chế biến khoáng sản. Xí nghiệp xây lắp và cung ứng vật tư: chuyên xây lắp các đường dây tải điện và trạm biến thế có điện áp dưới 35 KV Phân xưởng cơ khí: chuyên gia công cơ khí phục vụ lắp đặt thiết bị máy móc. 2.2. Hệ thống bộ máy kế toán công ty Bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Bộ máy kế toán vật tư hàng hoá kiểm kê TSCĐ Bộ máy kế toán lao động tiền lương Bộ máy kế toán thanh toán Nhân viên kế toán Bộ phận kế toán tổng chi phí kiêm giá thành Thủ quỹ kiêm thủ quỹ kho Do đặc điểm tổ chức quản lý và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty không lớn. Đồng thời căn cứ vào khối lượng, tính chất mức độ phức tạp của các nhiệm vụ kinh tế phát sinh cũng như trình độ nghiệp vụ quản lý của kế toán trong công ty từ đó bộ máy kế toán của công ty áp dụng theo hình thức kế toán công tác tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công việc kế toán của công ty được thực hiện tập trung tại phòng kế toán thống kê của công ty, ở các đơn vị trực thuộc của công ty không có bộ phận kế toán riêng mà tại đó chỉ bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện kế hoach ban đầu thu nhập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch hoạch định gửi chứng từ về phòng kế toán của công ty. Tại kho (kho nguyên vật liệu , thành phẩm) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho cuối tháng lên báo cáo nhập – xuất – tồn và hàng tháng chuyển vào báo cáo lên kế toán. Nên nhân viên kinh tế (phân xưởng) ngoài nhiệm vụ nêu trên còn phải tiến hành theo dõi từ khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất cho đến khi giao thành phẩm đồng thời thực hiện chấm công của phân xưởng để làm căn cứ cho phòng tổ chức tính lương. Cuối tháng, các bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phụ cấp được chuyển về phòng kế toán để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nhân viên quản lý, lập bảng phân bổ quý đó. ở phòng kế toán: sau khi nhận được các chứng từ ban đầu theo sự phân công các nhân viên kế toán thực hiện các công việc kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, lập bảng thống kê, bảng phân bổ, ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp hệ thống hoá số liệu cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập, tiến hành các hoạt động kinh tế giúp lãnh đạo công ty trong công việc quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh phòng kế toán công ty gồm 7 người: + Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các công việc do các kế toán viên thành phần thực hiện kế toán tài chính, bán hàng thu nhập và phân phối. Kế toán phải chịu trách nhiệm trước giám đốc các thông tin kế toán cung cấp. Thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, kế toán trưởng chịu trách nhiêm chính về công việc liên quan đến kế toán tài chính của công ty trước cán bộ công nhân viên chức, trước cơ quan quản lý nhà nước và pháp luật về tính chính xác, trung thực của số liệu báo cáo. + Thủ quỹ kiêm thủ kho: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật tư ở kho và đồng thời căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để xuất nhập quỹ và ghi sổ quỹ. + 5 nhân viên kế toán: kế toán vật tư hàng hoá kiêm kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu và theo dõi tình hình tăng giảm trích khấu hao TSCĐ Kế toán lao động tiền lương và BHXH: có trách nhiệm tổng hợp phân bổ và tiến hành trả lương, BHXH cho nhân viên toàn công ty. Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ quản lý theo dõi thực hiện kế hoạch vốn bằng tiền các khoản thanh toán trong nội bộ công ty và thanh toán với người cung cấp và theo dõi các khoản thanh toán tiền mặt và tăng giảm ngân hàng. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tiêu thụ: tiến hành tập hợp toàn bộ chương trình sản xuất và theo dõi sự tiêu thụ sản phẩm Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với ngân hàng, theo dõi các khoản nợ, các khoản tiền gửi vào, tiền rút ra trên tài khoản tiền gửi. * Tổ chức ghi chép sổ kế toán ở công ty Từ những đặc điểm mang tính đặc thù của công ty ban lãnh đạo công ty lựa chon tổ chức công tác kế toán áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Sơ đồ trình tự sổ kế toán của công ty Chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ chi tiêt Sổ quỹ Đăng ký chứng từ ghi sổ Mỗi bộ phận của bộ máy kế toán tại công ty đều được thực hiện chức năng và nhiệm vụ riêng đã được quy định. Trong khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình các bộ phận cơ cấu của công ty tổ chức kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau và có mối liên hệ cả với bộ phận khác trong công ty việc cung cấp hay nhận tài liệu thông tin kinh tế nhằm mục đích cho công tác lãnh đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này: Hình thức kế toán thực chất là hệ thống sổ kế toán, căn cứ vào hệ thống tài khoản áp dụng các chế độ, thể lệ của nhà nước, quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, điều kiện trong thiết bị kỹ thuật kế toán cũng như trình độ nghiệp vụ của kế toán, chứng từ ghi sổ đảm bảo tính thống nhất đối với ngàng địa chất căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Các loại sổ chủ yếu + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản + Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết vật liệu Sổ kế toán chi tiết TSCĐ Sổ kế toán chi tiết tổng hợp thành phẩm Sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng Sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh Sổ kế toán chi tiết tiền tam ứng Sổ kế toán chi tiết phải trả cho người bán Sổ kế toán chi tiết phải thu khác II. Thực trạng công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPIA 1. Đặc điểm phân loại nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPIA 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất đơn chiếc và sản xuất theo đơn đặt hàng nên công ty phải chịu áp lực cạnh tranh rất lớn về các loại sản phẩm của mình, một trong vấn đề sống còn của công ty là hạ giá thành sản phẩm sao cho phù hợp với thi trường. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, quản lý chặt chẽ vật liệu đồng thời hạch toán một cách đầy đủ chính xác là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho công ty thực hiện việc giảm giá thành nâng cao chất lượng sản phẩm. đồng thời số lượng và chủng loại các sản phẩm mà công ty xuất nhập phong phú đa dạng sản phẩm của công ty sản xuất chủ yếu phục vụ cho công trình xây lắp xây dựng các công trình khoan, khai thác. Chính vì vậy nguyên vật liệu dùng để sản xuất cũng rất đa dạng vế chủng loại với công dụng, tính năng lý hoá học cũng rất khac nhau điều này đặt ra những yêu cầu cấp thiết trong việc quản lý vật liệu hạch toán vật liệu đảm bảo hiệu quả các quá trình nhập – xuất thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ vật liệu một cách hiệu quả. Dựa vào kế hoạch kinh doanh do phòng kế hoạch xây dựng để tính toán khối lượng cần dùng trong tháng, quý. Sau đó tổ chức nhập nguyên vật liệu và cung cấp cho các nhà sản phẩm nhanh chóng và liên tục đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về số lượng, chất lượng vật liệu phục vụ cho công tác quản lý, xuất nguyên vật liệu theo công trình theo đơn đặt hàng thì công tác kế toán vật liệu là điều kiện không thể thiếu được và từ đó giúp công ty phấn đấu hạ giá thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Để phù hợp với đặc điểm yêu cầu trong quá trình sản xuất phù hợp với đặc điểm tác dụng của từng loại nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm giúp hạch toán chính xác một khối lượng nguyên vật liệu tương đối lớn , đa dạng về chủng loại thì việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty là một việc hết sức cần thiết. Vì đối với mỗi loại sản phẩm cần biết nguyên vật liệu nào là chính, nguyên vật liệu nào là phụ để cuối cùng sắp xếp phân loại cho hợp lý. Công ty đã căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất mà công ty đã chia nguyên vật liệu thành các loại sau: Xí nghiệp máy địa vật lý nguyên vật liệu chính gồm: IC, ổn áp, cầu chì, dây đồng, pin 1.5V- AG 10, đèn nhân quang điện BĐ 7678, giắc nhựa, đèn báo sáng, đồng hồ vạn năng hiện số. Xí nghiệp thăn dò khai thác khoáng sản nguyên vật liệu gồm: các mạch nước ngầm, các mỏ than và khoáng sản khác mà công ty đã khảo sát được đang từng bước đi vào khai thác để hoàn thành các khoáng sản đã khai thác được đưa vào chế biến tạo thành sản phẩm. Xí nghiệp xây lắp cung ứng vật tư + Nguyên vật liệu chính gòm: sắt thép, xi măng, cầu chì vôi, cột điện, dầu làm mát máy... + Vật liệu phụ: sơn nâu, sơn ghi tổng hợp... chúng rất quan trọng có tác dụng giúp cho vật liệu chính hoàn chỉnh hơn + Nhiên liệu gồm: dầu nhớt, dầu máy, dầu Diezel + Phụ tùng thay thế gồm có: Dây xích, ốc vít + Thiết bị xây dựng cơ bản gồm có: Dàn giáo, gạch xây, cát sỏi, dùng cho công trình xây lắp và xây dựngTrên đây chỉ là một vài vật liệu điển hình đại diện cho rất nhiều những nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ khác nhau trong các xí nghiệp trực thuộc công ty. 2. Đánh giá nguyên vật liệu 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, từ trong nước và nước ngoài. Do vậy chi phí vận chuyển cũng khác nhau nên việc tính giá thực tế cũng khác nhau. Việc ghi sổ kế toán hàng ngày kế toán sử dụng giá mua ghi trên hoá đơn (giá thực tế) Đối với vật liệu mua ngoài Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên với hợp đồng thuế GTGT ghi hợp đồng thực tế của vật liệu phần thuế được khấu trừ Giá thực Giá mua ghi Thuế nhập khẩu các chi các khoản Tế = trên hoá đơn + (nếu có) + phí + giảm giá trả lại Đối với vật liệu trong nước Hiện nay có một số đơn vị bán nguyên vật liệu cho công ty, công ty có trách nhiệm chuyên trở đến tận nơi và chi phí vận chuyển tính luôn và giá trên hoá đơn nên giá vốn thực tế nguyên vật liệu là giá ghi trên hoá đơn. Hoá đơn số 0012 nhập ngày 19/07/2005 nhập kho 110m3 đá 1*2 của anh dũng Bắc Ninh. Thực nhập 110 m3 đá 1x2 là 4400000 bao gồm cả phí vận chuyển như vạy giá vốn thực tế của 110m3 đá 1x2 là 4400000 đ. Đối với một số loại vật liệu doanh nghiệp tự vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu mua ngoài bằng giá mua gi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ. Ngày 12/8 mua 10 tấn xi măng của công ty Thương Mại với giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế là 670000 đ (VAT 10%) và phiếu chi ngày 12/8 thanh toán tiền vận chuyển cho người mua là: 22000đ. Như vậy giá vốn thực tế của 10 tấn Xi măng là 670000 + 22000 = 692000 đ Đối với vật liệu nhập ngoài giá vốn nhập liệu bao gồm cả giá vốn nhập khẩu. Hoá đơn số 0013 ngày 2/08/2005: Mua sứ hạ thế A03.576 quả của công ty liên doanh giá vốn vật liệu bao gồm cả thuế nhập khẩu (5%), giá ghi trên hợp đồng là 5555 chi phí vận chuyển bốc dỡ theo hoá đơn số 21 ngay 4/8 là 30000 đ vậy giá vốn thực tế của 575 quả sứ nhập kho là 5555 + (5555 x 5%) + 30000= 3573275 đ. 2.2. Hạch toán ban đầu a, Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Quy trình nhập kho nguyên vật liệu Nhập kho Phòng kế toán Phòng kế hoạch BB Kiểm nghiệm Vật liệu về Hoá HĐBB Hoá BB Đơn kiểm nghiệm Đơn kiểm nghiệm Những loại vật tư mua về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp đúng kho quy định đảm bảo yêu cầu bảo quản vật liệu và thuận tiện cho việc theo dõi xuất dùng vật liệu đối với vật liệu có giá trị nhỏ mua về nhập kho, thủ tục nhập kho không theo trình tự mà chỉ thực hiện đơn giản là khi vật liệu mua về bộ phận tiếp liệu đưa hoá đơn lên phòng kế toán, kế toán căn cứ vào hoá đơn nhập phiếu nhập kho. Trường hợp bản kiểm nghiệm hiện một số nguyên vật liệu mua về không đúng chủng loại, chất lượng thì ghi vào biên bản kiểm nghiệm số nguyên vật liệu này và thủ kho không nhập kho mà chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo công ty. NV20: mua nguyên vật liệu công ty điện tử Bắc Ninh số 00234 ngày 20/8/2005 đã nhập kho đủ, phiếu nhập kho số 05 Dây A50: 87.31kg x 30850 = 2693514 đ Dây A35: 184.22kg x 31070 = 723715 đ Dây A25: 70.45kg x 30070 = 2188882 đ Tổng giá thanh toán là 10606111 đ chưa VAT (VAT 5%) đã thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 04 Hoá đơn từ bên bán như sau Hoá đơn (GTGT) Liên 2: giao cho khách hàng Mã Số GTGT - 311 Ngày 20/07/2005 Ký Hiệu: 4/98 No:0034 Đơn vị bán hàng: Điện tử Bắc Ninh Địa chỉ: Từ sơn – Bắc ninh Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Công ty cổ phần OLYMPIA Địa chỉ: Thanh xuân – Hà nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Stt Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV Tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dây A05 Kg 87,31 30,850 2.694.514 2 Dây A35 Kg 184,22 31,070 5.723.715 3 Dây A25 Kg 70,45 31,070 2.188.882 Cộng 10.606.111 Cộng tiền hàng hoá dịch vụ: 10.606.11 Tiền thuế GTGT: 5% 530.306 Tổng cộng tiền thanh toán: 11.136.471 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu một trăm ba mươi sáu nghìn bốn trăm mười bẩy đồng. Người mua hang Kế toán chưởng Thủ kho đơn vị (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Nguồn: Phòng kế toán công ty Biên bản Kiêm nhận vật tư đã mang về theo hoá đơn ngày 14/8 hoá đơn số 003254 của công ty TNHH Phú Huy kết quả kiểm nghiệm như sau: Công ty cổ phần OLYMPIA Mẫu số 05- VT Địa chỉ thanh xuân – Hà Nội Ban hành theo quyết định số 186TC/KĐKT 14/3/1995 BIÊN Bản kiểm nghiệm (Vật Tư, Sản Xuất, Hang Hoá) Căn cứ vào hoá đơn số 00234 Ngày 20/7/2005 Của công ty ĐTBN ban kiểm nghiệm gồm: 1: Ông Nguyễn Văn Trung - ĐD Phòng cung – Tiêu – Trưởng ban 2: Ông Nguyễn Ngọc Dũng - ĐD phong kỹ thuật – Trưởng ban 3: Bà Lê Thị Hoà - Nhân viên Kinh Tế Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã Số ĐVT SL theo công thức Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách SL không đúng quy cách 1 Dây A50 01 Bộ 87,31 87,31 0 2 Dây A35 O5 Bộ 184,22 184,22 0 3 Dây A25 03 Bộ 70,45 70,45 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đủ điề kiện nhập kho Đại diện bên kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguồn: Phòng kế toán công ty Công ty cổ phần OLYMPIA Mẫu số:01-VT Phòng kế toán BH theo QĐ số186TC/CĐKT Ngày 13/3/1998 của BTC Phiếu nhập kho Nợ TK 152,153 Có TK 112 Họ và tên người giao hàng: Điện tử Bắc Ninh Theo hoá đơn số 002345 ngày 14/8/2005 Nhập tại kho: XNXL Nguồn nhập kho: mua ngoài STT Tên hiệu quy cách phẩm chất vật tư hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Nhập theo chứng từ Thực tập 1 Dây A50 kg 87,31 87,31 30,850 2.639.514 2 Dây A35 kg 184,22 184,22 31,070 5.723.715 3 Dây A25 kg 70,45 70,45 31,070 2.188.882 Cộng 10.606.111 Nguồn vốn: Phòng kế toán công ty Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười triệu tám trăm linh sáu nghìn một trăm mười một đồng. Thủ trưởng đơn vị Người viết phiếu Thủ kho Người giao (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm tiến hành nhập kho. Người giao hàng ký đầy đủ hai liên. Thủ kho giữ một liên để vào thẻ kho sau đó định kỳ gửi len phòng kế toàn kèm theo hoá đơn để lam căn cứ thanh toán với người bán thủ tục xuất kho b) thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Công ty cổ phần OLYMPIA chủ yếu xuất vật liệu cho doanh nghiệp sản xuất. Dựa vào kế hoạch sản xuất thực tế của doanh nghiệp. Căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư hàng hoá và căn cứ vào yêu cầu sản xuất thực tế của xí nghiệp do phòng kỷ thuật cung cấp và đơn vị lĩnh vật tư chính... Nên đã liệt kê các loại vật liệu xin được lĩnh theo danh mục cần dùng số lượng quy cách, phẩm chất chủng loại. Phòng kế hoạch căn cứ vào đó sẽ lập kế hoạch vật tư vá ký vào phiếu xuất cấp vật tư và căn cứ vào đó kế toán vật liệu lập phiếu xuất kho. Còn nếu trong kho không có vật tư thì phòng kế hoạch phải cử cán bộ tiếp liệu đi mua về khi nào có vật liệu thì kế toán lập phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên ở phiếu xuất kho gốc, 1 liên giao cho thủ kho giữ để làm căn cứ xuất kho và ghi vào thẻ kho sau đó định kỳ chuyển lên phòng kế toán ghi sổ, một liên giao cho người nhận vật liệu giữ để ghi sổ tình hình sử dụng vâtj liệu ở bộ phận sử dụng. Ơ kho: Thủ kho sau khi nhận đươc phiếu xuất kho do giám đốc phân xưởng đem xuống xin lãnh vậy tư thẻ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xút kho sau đó xuất vật liệu theo đúng số liệu yêu cầu ghi phiếu xuất kho. Sau khi xuất trả số lượng yêu cầu thủ kho ghi sổ thực xuất vào cột thực xuất phiếu xuất kho và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho ăn cứ vào đơn và biên bản kiểm nghiệm đối với các loại hàng hoá đủ điều kiện nhập kho, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập với hai hoá đơn trên như sau: thẻ kho Ngày lập thẻ kho 20/7/2005 Chứng từ Nội dung Số lượng Ký nhận NT SH 14178 Nhập xuất Tồn DâyA50 87,31 5 DâyA35 184,22 3 DâyA25 70,45 5 Nguồn: Phòng kế toán công ty Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tên kho: Xí nghiệp xây lắp Tên hàng: Dây các loại Chứng từ Nôị Dung Nhập Xuất Tồn Số NT sl đg tt sl đg tt sl đg tt DâyA50 87,31 30,850 2.693.514 DâyA35 184,22 31,070 5.723.715 DâyA25 70,45 31,070 2,166,882 Nguồn: Phòng kế toán công ty NV47: 15/8 xuất các loại và phục vụ cho sản xuất vật liệu giá trị là 1.372.589đ theo phiếu xuất kho kế toán ghi. Công ty cổ phần OLYMPIA Mẫu số 02 - VT Địa chỉ: Thanh xuân - HN BH theo QĐ số 186 TC/CĐKT ngày ngày14/3/1998 phiếu xuất kho Ngày 28/7/2005 Nợ TK 621 CóTK152 Họ và tên ngườ nhận hàng: Địa chỉ: Lý do xuất kho: Xuất kho cho sản xuất sản phẩm Xuất kho tại xí nghiệp xây lắp STT Tên hiệu quy cách phẩm chất vật tư hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Nhập theo chứng từ Thực tập 1 Dây A50 kg 87,31 87,31 30,850 2.639.514 2 Dây A35 kg 184,22 184,22 31,070 5.723.715 3 Dây A25 kg 70,45 70,45 31,070 2.188.882 Cộng 10.606.111 Xuất ngày 28 tháng 7 năm 2005 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung, tiêu Người nhận Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguồn: Phòng kế toán công ty Thẻ kho Ngày lập thẻ 28/7/2005 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư sản phẩm hàng hoá: và các loại Chứng từ Nội dung Số lượng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn Dây A50 87,31 Dây A35 184,22 Dây A25 70,45 Cộng 386,52 Nguồn : Phòng kế toán công ty Công ty cổ phần OLYMPIA Địa chỉ: Thanh xuân – HN Chứng từ ghi sổ Số 08 ngày 28/7/2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ có Xuất dây các loại 621 152 10.606.111 Cộng 10.606.111 Nguồn : Phòng kế toán công ty 3. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu Nội dung công tác kế toán chi tiết Nguyên vật liệu ở công ty cổ phần OLYMPIA theo trình tự sau: Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty cổ phần OLYMPIA Theo trình tự sau: Chứng từ nhập Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp N – X - T Số kế toán tổng hợp Chứng từ xuất Bảng kê xuất Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Công ty OLYMPIA Địa chỉ: Thanh xuân – HN sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày 31/7/2005 Chứng từ Số tiền Ghi chú Số Ngày 20/7 10.606.111 28/7 10.606.111 21.212.222 Nguồn: Phòng kế toán công ty ở kho : Thủ kho sử dụng theo mẫu quy định để thực hiện ghi chép tình hình N_X_T kho Nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ được mở cho từng loại số liệu và được sắp sếp theo loại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho và ghi chép đối chiếu , kiểm tra, xử lý. Khi nhận được chứng từ kế toán về nhập xuất kho nguyên vật liệu phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Sau đó đối chiếu với số liệu thực tế nhập, xuất kho ghi số thực nhập, số thực xuất vào phiếu nhập kho và ghi vào thẻ kho. Cuối ngày căn cứ vào thẻ kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho, định kỳ 15 ngày thủ kho chuyển toàn bộ phiếu xuất kho cho kế toán Nguyên vật liệu tại phòng kế toán để hàng tháng đối chiếu vật liệu thực tồn owr kho và số tồn ở thể kho. ở phòng kế toán: định kỳ kiểm tra nguyên vật liệu nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho gủi lên (15 ngày một lần). Kiểm tra nguyên vật liệu tiến hành phân loại các chứng từ đó, sau khi phân loại theo nguyên vật liệu thì tiếp tục phân loại theo đối tượng sử dụng(nếu là chứng từ xuất) và phân loại theo hình thức thanh toán(nếu là chứng từ nhập) đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đối chiếu theo thẻ kho. Nếu chính xác và hợp lý thì ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho và xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết được đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng loại, nhóm nguyên vật liệu, sổ chi tiết nguyên vật liệu gồm 5 quyển. Quyển 1: Theo dõi thẻ kho 1521 – Nguyên vật liệu chính Quyển 2: theo dõi thẻ kho 1522 – Nguyên vật liệu phụ Quyển 3: Theo dõi thẻ kho 1523 – Văn phòng phẩm Quyển 4: Theo dõi thẻ kho 1524 – phụ tùng thay thế Quyển 5: Theo dõi thẻ kho 1528 – NVL khác và thiết bị xây dụng cơ bản Trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo dõi cả hai chỉ tiêu số lượng và số tiền. Tuỳ thuộc vào tính chất của NVL(khối lượng cộng việc nhập – xuất nhiều hay ít) mà mỗi thứ vật liệu được mở một hay vài tờ. Từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cùng các chứng từ nhập xuất khác kế toán sẽ vào sổ chi tiết đúng loại vật tư như sau: Cách ghi: Tồn đầu kỳ. Chính là tồn cuối kỳ trước Tồn đầu quý 3 năm 2005 chính là tồn cuối quý 2 năm 2005 Cột nhập xuất: căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho kế toán ghi số cột và số tiền vào từng cột tương ứng. Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ – xuất trong Cuối kỳ kế toán và thủ kho tiến hành đối chiều giữa thẻ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu phải khớp nhau vể số liệu nếu không khớp thì chắc chắn xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn, tìm biện pháp sử lý kịp thời Công ty cổ phần OLYMPIA Thanh xuân – HN Thẻ kh0 Ngày lập thẻ 6/7/2005 Tên , nhãn hiệu , quy cách vật tư: CAP. AP50, AP35 Mã số: 01 STT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký xác nhận của kế toán NT SH A B C D E 1 2 3 4 1 6/7 01 Số dư đầu kỳ mua NVL: CAP. AP50 6/7 1788 1788 2 CAP. AP35 1057 1057 3 7/7 Xuất CAP AP50, AP35 1788 0 4 CAP AP35 7/7 1057 0 Cộng 2845 2845 0 Dư cuối kỳ 0 Nguồn : Phòng kế toán công ty 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty 4.1. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu tại công ty Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, đồng thời phải sử dụng các tái khoản thích hợp để phản ánh kiểm tra giám sát sự biến động của NVL đang tổng quát. Từ đó cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp làm cơ sở để lập báo cáo kế toán do đặc điểm vật liệu của công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại để thuận tiện cho việc hạch toán nhập , xuất NVL công ty được sử dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là chứng từ ghi sổ. Kế toán tổng hợp nhập khẩu NVL và từ nguồn mua bên ngoài cùng với sự phát triển của nền kinh tế nên chất lượng hàng hoá NVL nói riêng, việc tìm nguồn cung ứng vật tư cũng không phải là khó, việc thanh toán cũng có nhiều hình thức khac nhau: Có thể trả nhanh, trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toàn tổng hợp nhập vật tư ở công ty sử dụng các tái khoản sau: TK 152 - Nguyên vật liệu TK 331 – Phải trả người bán TK 141 – Tạm ứng TK 111 – tiền mặt TK 112 – Tiền gửi ngân hàng TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Việc hạch toán các nghệp vụ liên quan đến NVL được thực hiện như sau: Khi nhận được chứng từ vật liệu(hoá đơn, phiếu xuất kho) kế toán định khoản ngay trên phiếu nhập . Đối với vật liệu công ty mua chịu của đơn vị tính thuế theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi: Nợ TK 152 – Giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào Có TK 331 – Tổng số tiền thanh toán NV 59: Phiếu nhập kho số 18 ngày 27/8 mua Cát đen: 300 m * 30.000 = 9.000.000 Cát vàng: 500 m * 60.000 = 30.000.000 Đá 1*2 : 350 m * 114.286 = 40.000.000 Với giá cả thuế 10% chưa thanh toán là 82.950.000 kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 79.000.000 Nợ TK 133: 3.950.000 Có TK 331: 82.950.000 Khi công ty thanh toán cho người cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 331 Trường hợp nếu khi mua NVL công ty trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để hạch toán . NV 53: mua vật liệu theo hoá đơn ngày 21/8 Sứ hạ thế 330 576 quả * 5555 = 3.119.759 đ Đầu cột M 70 (loại F) 10 C * 7,140 = 71.400 đ Đầu cột M59 (loại F) 20C * 5.100 = 102.000 đ Hàng đã nhập kho đủ theo phiếu nhập kho với giá chưa thuế (VAT 5%) đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng theo giấy báo nợ kế toán định khoản như sau: Nợ 152 3.373.179 Nợ 133 168.659 Có 112 3.541.838 NV 93: Thanh toán tiền mua NVL theo phiếu nhập số 31 ngày 31/9 Bulông xàM16 – 200 20 Bộ * 3500 = 70.000 đ Bulông xa M16 – 210 30 bộ * 3.500= 105.000 đ Sơn báo hiệu cột điện 5,4 lít * 4.520 = 24.490 đ Đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu chi số 31 với giá chưa thuế (VAT 5%) kế toán đinh khoản như sau: Nợ Tk 152: 199. 490 Nợ Tk 133: 9.975 Có 111: 209.465 Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng: ở công ty không tiến hành mở sổ chi tiết tạm ứng mà chỉ theo dõi các khoản tạm ứng qua sơ đồ chữ T mở cho từng nhân viên nhận tiền tạm ứng thu mua NVL, kế toán thanh toán vẫn phản ánh trường hợp mua vật tư trả chậm và khoản này cũng được theo dõi chi tiết với người bán Trong trường hợp khi mua vật tư NVL tạm ứng cho phòng, kế toán sẽ xét duyệt mua và gửi đề nghị lên phòng kế toán. Sau khi được kế toán chưởng ký nhận, kế toán thanh toàn tiến hành lập phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán cho người bán, khoản ứng này được kế toán thanh toán ghi. Nợ 331 Có 111 Đồng thời phản ánh vào sơ đồ chữ T của TK 1411 vào bên Nợ người nhận tạm ứng mua NVl về nhập kho ghi: Nợ 152: Nguyên vật liệu Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có 331: Phải trả người bán Đồng thời cũng ghi vào bên có sơ đồ chữ T của Tk 141 áp dụng hình thức kế toán “ chứng từ ghi sổ” thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc nhập NVL trong kỳ được kế toán ghi vào các sổ sau: Bảng kê nhập vật liệu: được lập vào cuối kỳ, được lập cho từng tập chứng từ đã phận loại. Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng người cung cấp nếu cơ sở người cung cấp cũng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ được lập riêng. Đối với những chứng từ này lại tiếp tục phân loại theo hình thức tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hoặc mua NVL chưa thanh toán. Chứng từ ghi sổ: được lập dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối kỳ Sổ chi tiết thanh toán vơis người bán: được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với người bán mỗi đơn vị bán đi được mở trên một trang sổ(hoặc vài trang) tuỳ theo nhiệm vụ phát sinh nhiều hay ít. Sổ chi tiết đầu quý 3 năm 2005 là số dư cuối quý 2 năm 2005 chuyển sang. Trong kỳ các nghiệp vụ mua NVL liên quan đến công nợ phải trả người bán sẽ ghi vào bên có TK 331. Khi thanh toán sẽ ghi vào bên Nợ Tk 331 cuối kỳ tính cộng số phát sinh có tính ra số dư cuối kỳ. Sổ chi tiết tiền mặt: được dùng để theo dõi nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh trong kỳ. Các nghệp vụ liên quan đến chi tiền mua NVl được ghi vào cột ghi Nợ Tk 152 và ghi có Tk 111 cuối kỳ tổng hợp số liệu tính ra số dư cuối kỳ đồng thời lập chứng từ ghi sổ có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế tình hình nhập NVl trong quý 3 năm 2005 như sau: Vật tư mua về chưa thanh toán được kế toán lập bảng kê riêng Bảng kê nhập vật tư quý III năm 2005 No TK 152 Ngay 31 thang 9 nam 2005 Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK Ghi có TK 331 NT SH TK 152 TK133 8/7 02 Nhập cột bê tông H8 14.237.250 711.863 14.949.113 31/7 08 Nhập xi măng nghi sơn-TH 2.010.000 201.000 2.211.00 12/8 10 Nhập xi măng công ty TM 6.700.000 670.000 7.370.000 15/8 11 Nhập vật liệu xà của công ty TNHH Phú Huy 1.372.589 68.630 1.441.219 24/8 12 Nhập vật liệu móng cột 20.138.434 2.013.843 22.152.770 27/8 16 Nhập xi măng Bút Sơn 79.000.000 3.950.000 82.950.000 29/8 18 Nhập vật liệu, cát đá 5.510.000 275.500 5.785.500 30/8 19 Nhập kho vật liệu thép 1.993.900 99.695 2.093.595 2/9 20 Mua vật liệu ghép ép 28.170.600 1.408.530 29.579.130 21 Nhập vật liệu dây A70 28.170.600 1.408.530 29.579.130 Cộng 192.787.773 10.869.961 203.657.734 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 9 năm 2005 Kèm theo 01 bảng kê...chứng từ gốc Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Mua vật tư quý III năm 2005 152 331 192.787.773 133 331 10.869.961 Cộng 203.657.743 Người lập sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nhập kho vật liệu thanh toán bằng tiền mặt Bảng kê nhập vật tư kỳ III năm 2005 Nợ TK 152 Ngày 31 tháng 9 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK Ghi có TK 111 NT SH TK152 TK133 2/7 01 Chi tiền mua NVL Autmat 2.250.552 112.527 2.363.079 5/7 03 Nhập xi măng, sỏi 405.605 20.280 425.885 11/7 06 Nhập NVL trả bằng tiền mặt 143.550 143.550 19/7 09 Nhập NVL của anh Tường Từ Sơn – Bắc Ninh 69.000.000 69.000.000 75.900.000 23/7 11 Nhập xi măng PC30 chinfon – Hải PHòng 7.080.350 354.017 7.343.367 27/7 13 Nhập kho NVL ghíp ép 1.990.000 995.000 2.089.500 2/8 15 Nhập kho NVL xuất thẳng cho công trình 5.552.800 555.280 6.108.000 9/8 18 Nhập kho NVL đá của anh Hùng - HN 4.089.800 204.490 4.294.290 22/8 21 Dùng tiền mặt thanh toán mua VL cap XT 3M70+M50 2.500.000 125.000 2.625.000 3/9 26 Nhập kho VL thép 1.215.000 60.750 1.275.750 5/9 27 Nhập kho VL xà 3.059.667 125.983 3.212.650 6/9 28 Nhập kho VL A50 5.955.000 297.750 6.252.750 14/9 29 Nhập kho VL xi măng PC40 13.400.000 1.340.000 14.740.000 18/9 33 Nhập kho VL xà XL 32 1.817.691 90.885 1.908.576 19/9 34 Nhập kho xi măng, cát, đá 500.000 25.000 725.000 21/9 31 Nhập kho VL Bu lông, xà, sơn báo hiệu cột điện 199.490 9.975 209.465 Cộng 117.159.505 11.243.937 128.403.442 Nguồn: Phòng kế toán công ty Đối với vật liệu nhập thanh toán ngay bằng tiền mặt. Khi hàng về nhập kho bộ phận cung tiêu mang háo đơn lên phòng kế toán. Kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn và phiếu chi hoặc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Cuối kỳ kế toán lập chứng từ ghi sổ Mẫu số: 01-SKT Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 9 năm 2005 Kèm theo 1 bảng kê...chứng từ gốc Trích yếu Số hiệu Số tiền Nợ Có Mua vật tư quý III/2005 152 111 117.159.505 133 111 11.243.937 Cộng 128.403.142 Nhập kho Nguyên vật liệuthanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Bảng kê nhập vật tư quý III năm 2005 Nợ TK 152 Ngày 31 tháng 9 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Ghi nợ Ghi có TK 112 NT SH 152 133 6/7 Mua NVL về nhập kho 14.865.045 782.371 15.647.416 19/8 Mua vật liệu nhập kho của công ty ĐTBN 10.006.111 530.306 11.136.417 Dùng tiền vay ngắn hạn mua xi măng nghi sơn 32.500.000 3.250.000 35.750.000 21/8 Mua vật liệu nhập kho 3.373.179 168.659 3.541.838 25/8 Nhập kho vật liệu 55.000.000 2.750.000 57.750.000 8/9 Mua VL NK thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn 47.700.000 2.385.000 50.085.000 13/9 Nhập kho NVL 1.116.000 55.800 1.171.800 23/9 Nhập kho NVL xà 2.787.936 139.397 2.927.333 24/9 kho vật liệu xi măng 30.772.700 3.077.270 33.849.970 4.2. kế toán tổng hợp xuất NVL công ty cổ phần OLYMPIA chủ yếu là xuất các sản phẩm cho công trình đang thi công bởi vậy kế toán tổng hợp xuất NVL phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác đúng đỗi tượng sử dụng. Đối với những phiếu xuất kho, tuỳ trường hợp xuất kho cho bộ phận nào mà hạch toán cho đối tượng đó. Kế toán sử dụng tái khoản sau: Tk152 – Nguyên vật liệu Tk 627 – chi phí sản xuất chung Tk 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp NV6: Ngày mùng 7/7/2005 xuất cap AP50 cap AP35 theo phiếu xuất kho số 01 với tổng số tiền là 14.865.045 kế toán định khoản như sau: Nợ 621 CóTk 152 14.865.045 NV8: theo phiếu xuất kho số 02 Ngày 9/7/2005 xuất toàn bộ số xi măng chinfon Hải phòng cho công trình kế toán định khoản như sau: Nợ 621 CóTk 152 69.000 NV18:Phiếu xuất kho ngày 20/7/2005 Xuất đá 1 * 2 Sắt 6 cho thi công máng cột với trị giá 7.080.350 kế toán định khoản như sau: Nợ 621 CóTk 152 7.080.350 NV28: Ngày 28/7/2005 phiếu xuất kho dây A50,A35,A25 trị giá 10.606.111 kế toán định khoản như sau: Nợ 621 CóTk 152 10.606.111 NV47: Ngày 15/8/2005 xuất các loại xà phục vụ cho sản xuất với trị giá là 1.372.589 kế toán định khoản như sau: Nợ 621 CóTk 152 1.372.589 Cuối kỳ kế toán tổng hợp xuất kho theo từng tập để làm căn cứ lập bảng kê xuất vật liệu. Bảng kế xuất vật liệu đựơc thành lập nhiều bảng, mỗi bảng tương ứng với từng bộ phận vật tư mà kế toán đã xắp xếp theo từng tập, ở công ty lập các bảng kê sau: Bảng kê xuất vật liệu Ngày 31 tháng 9 năm 2005 Ghi có TK 152 Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền ghi có TK 152 Ghi nợ TK 621 NT SH 7/7 01 Xuất vật liệu cap AP50, AP35 14.865.045 14.865.045 9/7 02 Xuất VL PTH cho công trình 14.273.250 14.273.250 14/7 03 Xuất vật liệu phụ 143.550 143.550 20/7 04 Xuất vật liệu đá 1*2, sắt 6 cho thi công móng cột 7.080.350 7.080.350 26/7 05 Xuất vật liệu chìnon Hải phòng 69.000.000 69.000.000 28/7 06 Xuất vật liệu A50,A35,A25 10.606.111 10.606.111 29/7 07 Xuất vật liệu cho SXSP 1.990.000 1.990.000 3/8 08 Xuất VL xi măng , đá 1*2 cho công trình 1.372.589 1.372.589 15/8 10 Xuất vật liệu xà cho sản xuất 26.838.434 26.838.434 18/8 11 Xuất vật liệu cho công trình 1.000.000 1.000.000 23/8 11 Xuất vật liệu cho công trình 141.355.000 141.355.000 26/8 12 Xuất xi măng gạch xây cho sản xuất 57.800.000 57.800.000 29/8 13 Xuất vật liệu cho công trình thi công 1.493.900 1.493.900 30/8 14 Xuất VL ghipep cho sản xuất 28.170.600 28.170.600 4/9 15 Xuất VL A07 1.215.750 1.215.750 4/9 15 Xuất VL thép 1 li, 1.5 li cho SX 12.387.846 12.387.846 7/9 17 Xuất VL phục vụ cho SX 55.000.000 55.000.000 10/9 18 Xuất thép bulông cho công trình 1.116.000 1.116.000 16/9 19 Xuất xi măng PC-40 cho SX 13.400.000 13.400.000 17/9 20 Xuất vật liệu 1.817.691 1.817.691 20/9 21 XK NVL xi măng , cát đá công trình 699.408 699.408 22/9 22 XK NVL xi măng 2.787.938 2.787.938 25/9 23 XK Nguyên vật liệu 459.476.510 459.476.510 Cộng 510459.476. 459.476.510 Sau khi lập bàng kê kế toán lập chứng từ ghi sổ cho mỗi bảng kê Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 9 năm 2005 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Xuất Nguyên vật liệu trực tiếp 621 152 443.467.530 Cộng 443.467.530 Kèm theo 1 bảng chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) (ký, họ tên ) sổ đăng ký chứng từ ghi Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền 133 Mua vật liệu chưa thanh toán 203.657.734 111 Mua vật liệu thanh toán bằng tiền mặt 128.403.442 112 Xuất vật tư cho sản xuất 221.859.774 Cộng 1.004.803.842 Nguồn : phòng kế toán công ty Hạch toán kiểm kê NVL ở công ty ở công ty cổ phần OLYMPI A mỗi năm đều tiến hành NVL vào cuối năm nhằm mục đích xác định số lượng và chất lượng và giá trị của từng vật liệu hiện có, kiểm tra tình hình bảo quản nhập xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời xử lý các trường hợp hư hỏng, mất mát , ứ đọng, kém phẩm chất. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và các bộ phận sử dụng, từng bứơc chấn chỉnh và dựa vào nề nếp công tác hạch toán và quản lý vật tư ở công ty Khi kiểm tra phải dùng phương pháp thích hợp như cân ,đong, đo, đếm... việc kiểm kê không những chú trọng về mặt số lượng mà còn xét về mặt chất lượng. Công tác kiểm kê được tiến hành trươc khi lập quyết toán năm, mọi kết quả kiểm kê đều được phản ánh vao văn bản kiểm kê do kế toán vật liệu lập đêtkịp thời vào sổ sách trước khi lập quyết toán. Biên bản này được lập cho từng nhóm vật tư có tính chất tương đối giống nhau Khi kiểm kê phat hiện thiếu kế toán phải ghi chi phí cho công ty giống nhau Khi kiểm kê phát hiện thừa kế toán phải ghi giảm chi phí cho công ty Nợ 152 Có 138 - Khi kiểm kê phát hiện thiếu + Xác định nguyên nhân chịu trách nhiệm bồi thường Nợ 138 Có 152 + Nếu không phát hiện được nguyên nhân thì hạch toán vào chi phí bất thường Nợ 8811 Có 152 TT Tên nhãn hiệu quy cách phí VT Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tổng cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 Đầu quý 47.822.623 2 Aptomat 250.552 3 Xi măng kg 405.605 4 Xà 44 Bộ 5 625.445 5 525.445 5 Xà 54 Bộ 3 327.186 3 327.186 6 Xà 24 Bộ 10 1.187.410 10 1.187.410 7 Xà 34 Bộ 5 519.958 5 519.958 8 Cát đen M 300 9.000.000 300 9.000.000 9 Cát vàng M 500 3.000.000 500 3.000.000 10 Đá 1x2 M 350 40.000.000 350 40.000.000 11 Thép fi 10 kg 100 22.000.000 100 22.000.000 12 Thép fi 8 kg 100 36.000.000 Cộng 47.822.623 503.405.449 459.476.510 Báo cáo nhập – xuất – tồn kho vật liệu Tháng 9 năm 2005 Người lập sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Công ty cổ phần OLYMPIA sổ chi tiết vật liệu Phòng kế toán mở sổ ngày 1 tháng 7 năm 2005 Tên vật liệu(dụng cụ, sản phẩm Tờ số: hàng hoá các loại và quy cách phẩm chất) Đơn vị tính: bộ Mã số: Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn N X T Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Số dư đầu kỳ 14/8 11 Mua VL tồn kho của công ty TNHH Phú Hưng gồm Xà 44 Xà 54 Xà 34 105.089 109.062 103.992 5 3 5 525.445 327.186 519.908 5 3 5 525.445 327.186 519.908 5/9 23 17 Nhập VL xà các loại Xà X34 Xà XL34 XãL 24 118.841 163.162 118.841 13 2 10 2.974.933 1.957.9944 1.187.410 Cộng 718.987 38 7.492.876 13 1.372.589 Số dư cuối kỳ Người lập sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Công ty cổ phần OLYMPIA Thanh xuân - HN Sổ cái tài khoản 152 Năm 2005 Tên TK : Nguyên liệu - vật liệu Số hiệu TK 152 - “ Nguyên vật liệu chính “ Tháng 9 năm 2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số NT Nợ có 01VT Dư đầu kỳ 47.822.623 05VT 31/9 Mua VT chưa thanh toán 331 192.787.773 20VT 31/9 31/9 Mua VT thanh toán bằng tiền mặt Tiền gửi ngân hàng 111 112 198.720.971 117.159.505 11SX 31/9 Xuất VT sản xuất 621 459.476.510 Cộng 508.668.249 459.476.510 Dư đầu kỳ 97.014.362 Nguồn: Phòng kế toán công ty Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán của công ty cổ phần OLYMPIA I. Đánh giá chung về công tác kế toán quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của công ty cổ phần OLYMPIA Trong cơ chế thị trường các doanh nghiệp đã có quyền tự chủ nhiều hơn trong sản xuất kinh doanh vì vậy mà các doanh nghiệp đã được phép tự tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt nhất các điều kiện của doanh nghiệp mà vẫn tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước. Công ty cổ phần OLYMPIA là một đơn vị trực thuộc bởi 4 xí nghiệp hạch toán độc lập, cho đến nay công ty đã đi vào hoạt động được 7 năm. công ty đã gặp không ít khó khăn trong việc sắp xếp tổ chức sản xuất, đầu tư trang thiết bị thiết bị cũng như mở rộng quy mô sản xuất . Tuy nhiên công ty ra đời với mong muốn góp phần vào công cuộc đổi mới đất nước và tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên thị trường nhằm tạo ra nguồn hàng phân phối và đáp ứng cho khách hàng về giá cả hợp lý về vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường. Vì vậy mà nỗ lực cố gắng của các cán bộ lãnh đạo công ty góp phần hết sức quan trọng. Công ty cổ phần OLYMPIA là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất kinh doanh các loại nguyên vật liệu phục vụ cho các công trình xây lắp, khai thác khoáng sản, các công trình đường dây tải điện dưới 35KV. Xuất phát từ lý do đó, cùng với sự phát triển của công ty công tác kế toán nói chung và kế toán xuất, nhập và bảo quản nguyên vật liệu nói riêng cũng được chú trọng quan tâm góp phần đáng kể vào việc quản lý, hạch toán mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Về cơ bản trong công tác kế toán tại doanh nghiệp được áp dung chế độ kế toán nguyên vật liệu, được tiến hành triệt để đúng với yêu cầu và chế độ kế toán của kế toán nhà nước và bộ tài chính, phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty. Tuy nhiên, em nhận thấy quá trình hạch toán không cứng nhắc, giập khuôn và được cải tiến phù hợp với điều kiện hoặc đặc điểmkinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy nó không ngừng đổi mới và nâng cao và đáp ứng thông tin của nhà quản lý. Nhưng dù sao trong việc cải tiến đơn vị cũng chỉ đượcthực hiện trong một chừng mực mà chế độ cho phép, nâng cao kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải hướng tới việc hiện đại hoá công tác kế toán đưa ra nhưng thành tựu khoa học kỹ thuật áp dụng công tác kế toán và tiến tới tiếp cận hệ thống kế toán Quốc Tế II. Một số giải pháp nhằm nâng cao hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPIA Để công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu được nâng cao hơn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, qua quá trình tìm hiểu thực hiện công tác quản lý, công tác hạch toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu nói riêng ở công ty cổ phần OLYMPIA em nhận thấy rằng. Công ty cổ phần OLYMPIA là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập từ năm 1998 đến nay đánh giá 7 năm hoạt động của công ty, để có quy mô sản xuất va bộ máy quản lý đi vào ổn định như hiện nay là một quá trình phấn đấu không ngừng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty và ban giám đốc công ty. Bằng mọi cách công ty đã tìm mọi biện pháp hoà nhập bước đi của mình cùng nhịp điệu phát triển kinh tế chung của đất nước. Đặc biệt như nền kinh tế thị trường như ở nước ta hiện nay, sự linh hoạt nhạy bén trong công tác quản lý kinh tế đã thực sự trở thành đòn bẩy tích cực cua công ty. Cùng việc vận dụng sáng tạo các quy luật kinh tế thị trường đổi mới dây truyền công nghệ đổi mới cơ cấu quản lý gọn nhẹ, hiệu quả đã đề ra phương hướng phát triển sản xuất ở công ty. Phù hợp với điều kiện hoàn cảnh hiện tại, đáp ứng được nhu cầu thị trường, thực hiện thị trường đổi mới, cải cách kinh tế của Đảng va Nhà nước. Công ty cổ phần OLYMPIA đã đạt được những thành tính đáng kể trong sản xuất kinh doanh, hoàn thành các nhiệm vụ cấp trên giao phó và không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Tại phòng kế toán của công ty bộ máy kế toán của công ty được bố trí phân theo từng phần cụ thể, rõ ràng với đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ, có năng lực và nhiệt tình trung thực, đã góp phần tích cực vào công tác kế toán và quản lý của công ty, trong quá trình áp dụng chế độ kế toán mới tuy có gặp nhiều khó khăn do phải tiếp cận với nhiều khái niệm mới. Nhưng đội ngũ kế toán của công ty đã nhanh chóng vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hậu quả chế độ kế toán mới vào điều kiện hoàn cảch cụ thể của công ty mình. Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để ghi chép hạch toán chi phí nguyên vât liệu nói riêng và hạch toán kế toán nói chung là rất phù hợp, nhiệm vụ sản xuất được giao với quy mô sản xuất vừa phải, có phải nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản như hiện nay của công ty. Hệ thống sổ kế toán của công ty tương đối hoàn chỉnh đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, các thông tin hữu dụng đến từng yêu cầu quản lý của công ty và các bên liên quan khác. Công ty chưa thực hiện việc thanh toán nguyên vật liệu trực tiếp theo phương pháp kiểm kê định kỳ, tuy có đánh giá thực tế tồn đầu kỳ, giá thực tế tồn cuối kỳ bằng cách đánh giá dựa vào kết quả kiểm kê cuối kỳ và có lập bảng kiểm kê lập vật tư trong kỳ theo giá thực tế, xác định giá thực tế nguyên vật liệu dùng trong kỳ. Nhưng trong quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu kế toán đã không theo dõi toàn bộ giá trị thực tế nguyên vật liệu vào và xuất ra trong kỳ trên TK 611 “mua hàng” mà vẫn sứ dụng được TK 152 “nguyên vật liệu” để hạch toán giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho và xuất ra trong kỳ. Do vậy việc hạch toán nguyên vật liệu ở công ty không có bút toán giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ vào tài khoản 611 và tồn cuối kỳ vào tài khoản 152. mặc dù áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Kế toán công ty đã tuân theo đúng phương pháp kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên. III. Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tai công ty cổ phần OLYMPIA Công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán nhưng trong quá trình hạch toán kế toán vật tư cần sử dụng TK 152 để theo dõi vật tư nhập, xuất kho từ đó dẫn tới việc lập bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu cũng thay đổi tuy nhiên việc hạch toán như vậy cũng không ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và không gây khó khăn cho việc tập hợp chi phí sản xuất, nhưng đã ảnh hưởng đến việc theo dõi, đánh giá phân tích nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ thêm phức tạp. Theo em công ty nên sử dụng một TK(611) để hạch toán vật tư nhập trong kỳ đồng thời phải mở sổ chi tiết để hạch toán giá trị thực tế của từng nguyên vật liệu mua vào. cuối kỳ kế toán chỉ ghi một lần toàn bộ giá trị thực tế vật tư xuất trong kho trên cơ sở căn cứ kết quả kiểm kê vật tư hàng hoá tồn kho cuối kỳ, mua vào trong kỳ bằng cách lập chứng từ ghi sổ kèm theo các phiếu xuất kho và bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. ơ công ty vì áp dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ nên không nhất thiết phải bóc tách ra từng loại vật tư xuất nhập ngay hay vật tư xuất trong kho mà chỉ xác định chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trên TK tổng hợp. Do đó công ty nên kết chuyển gia thực tế nguyên vật liệu vào TK 611 theo định khoản sau: Kết chuyển Nợ 611 Có 152 Cuối kỳ kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu vào tài khoản 152 theo định khoản sau: Nợ 152 Có 611 Trên bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu chỉ theo dõi phân bổ theo giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được hạch toán trên TK 621 và lập chứng từ ghi sổ theo định khoản sau: Nợ 621, 622, 627 Có 611 Kết luận Kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp , vì kế toán có khả năng thu nhập tổng hợp số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh để cung cấp cho lãnh đạo những thông tin kinh tế cần thiết để định ra các phương hướng, các biện pháp quan trọng để thúc đẩy sản xuất phát triển. Kế toán cần kiểm tra, giám sát tình hình lao động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra tình hình sử dụng các vật tư tiền vốn trong doanh nghiệp. Có thể nói vấn đề tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất là một công việc hết sức quan trọng trong công tác quản lý nói chung và công tác hạch toán nói riêng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc trưng riêng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu do những đặc thù về ngành hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý. Vì vậy việc vận dụng lý thuyết kế toán vào thực tế của mỗi đơn vị phải thực sự linh hoạt và nhạy bén trong việc tuân thủ các quy định của Nhà Nước. Thông qua kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo công ty nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất cũng như việc lập kế hoach thu mua, sử dụng, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu nhằm giảm tối đa cho chi phí sản xuất, tăng tích luỹ vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập, được tìm hiểu công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần OLYMPIA đã giúp cho em hiểu sâu hơn kiến thức của mình với công tác thực tế và có điều kiệm học hỏi kinh nghiệm của cán bộ, nhân viên trong môi trường thực sự nghiêm túc của công ty. Qua đó em cũng thấy được những nét nổi bật và một số điểm cần hoàn thiện trong công tác kế toán nguyên vật liệu để từ đó không ngừng khắc phục những hạn chế và phát huy những thế mạnh sẵn có trong công tác kế toán nhâp, xuất và bảo quản nguyên vật liệu của công ty. Khi đi thực tập em còn là học sinh, còn ngồi trên ghế nhà trường, nên em chỉ được làm quen với sách vở và lý thuyết qua những bài giảng của thầy cô giáo. vì thời gian thực tập không dài và trình độ hiểu biết còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, em biết từ lý thuyết đến thực hành là cả một quá trình dài và khó khăn. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo và cán bộ phòng kế toán của công ty cổ phần OLYMPIA để chuyên đề báo cáo thực tập tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thu Hà, các thầy cô giáo bộ môn kế toán trường CĐ-KT-KTTM cùng toàn thể ban lãnh đạo, cán bộ phòng kế toán công ty cổ phần OLYMPIA đã chỉ bảo và hướng dẫn tận tình những chỗ mà em chưa được học trên lý thuyết hoặc chỉ được làm quen trên lý thuyết mà thực tế chưa được làm và đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này... Mục lục Trang Bộ Thương Mại Trường CĐ Kinh Tế - Kỹ thuật Thương Mại Khoa Kế Toán ChUYÊN Đề tốt nghiệp Đề Tài “Tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu” Công ty cổ phần OLYMPIA Người hướng dẫn : Cô Nguyễn Thu Hà Người thực hiện: Hoàng Mỹ Lâm Lớp : 4TCKT2 Khoá 2003 - 2006