Chuyên đề Tổ chức kế toán tài sản cố định với vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại bưu điện Hà Nội

và phục vụ trong lĩnh vực bưu chính viễn thông; có tư cách pháp nhân; hạch toán kinh tế nội bộ trong Tổng Công ty; được Tổng Công ty giao quyền quản lý vốn và tài sản tương ứng với nhiệm vụ kinh doanh và phục vụ của BĐHN; có trách nhiệm sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn được giao. Đối với BĐHN, kinh doanh và phục vụ là hai mặt của quá trình sản xuất kinh doanh. Mục tiêu của kinh doanh là lợi nhuận để tái đầu tư phát triển còn mục tiêu phục vụ là mức độ đáp ứng yêu cầu của cộng đồng, thực hiện các nhiệm vụ an ninh quốc phòng theo chính sách của Đảng và Nhà nước trên địa bàn Thủ đô. BĐHN có chức năng, nhiệm vụ chính như sau: Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng lưới bưu chính viễn thông để kinh doanh và phục vụ theo quy hoạch, kế hoạch và phương hướng phát triển của Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam. Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của các cơ quan Đảng, chính quyền các cấp; phục vụ các yêu cầu thông tin liên lạc trong đời sống kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Thủ đô Hà Nội và các nơi khác theo quy định của Tổng Công ty nhằm hoàn thành kế hoạch hàng năm được giao. - Tư vấn, khảo sát, thiết kế, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc. Sản xuất, xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành bưu chính viễn thông và các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép. - Kinh doanh vận chuyển hàng hoá, kho vận. Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng thiết bị khoa học công nghệ, bồi dưỡng cán bộ và công nhân trong Bưu điện. Tổ chức bộ máy quản lý của BĐHN Bộ máy quản lý của BĐHN gồm: Giám đốc, 04 Phó Giám đốc, 15 phòng ban chức năng chuyên môn, Văn phòng Đảng uỷ và Văn phòng Đoàn thể, trong đó: Giám đốc BĐHN do Hội đồng quản trị Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng Giám đốc. Giám đốc là đại diện pháp nhân của BĐHN, là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất BĐHN. Các Phó Giám đốc và Kế toán trưởng BĐHN do Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. - Các Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và các phòng ban chuyên môn có chức năng giúp việc Giám đốc trong quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của BĐHN. BĐHN có 14 đơn vị sản xuất trực thuộc hạch toán phụ thuộc và 02 đơn vị sự nghiệp gồm các Công ty, Trung tâm, Bưu điện Huyện, Trường Bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ Bưu điện Hà Nội, Trạm y tế, trong đó: Các đơn vị sản xuất trực thuộc BĐHN thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc, có tư cách pháp nhân, hoạt động theo phân cấp của BĐHN, được Giám đốc BĐHN giao quyền quản lý vốn và tài sản phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các đơn vị sự nghiệp được Giám đốc BĐHN giao nhiệm vụ và cấp kinh phí hoạt động trên các lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Mô hình bộ máy tổ chức của bưu điện Hà Nội (xem trang sau) BAN GIÁM ĐỐC CÁC ĐƠN VỊ CHỨC NĂNG CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Phòng tổng hợp Công ty điện thoại Hà Nội Phòng TCCB – LĐTL Công ty Bưu chính và PHBC HN Phòng Tài chính – Kế toán thống kê Công ty Viễn thông Hà Nội Phòng đầu tư xây dựng cơ bản Công ty xâylắp BĐHN Phòng kế hoạch kinh doanh Công ty thiết kế BĐHN Phòng quản lý viễn thông Công ty dịch vụ vật tư BĐHN Phòng quản lý bưu chính Trung tâm dịch vụ khách hàng Phòng Hàng chính quản trị Trung tâm tin học Ban điều hành thông tin Trung tâm CPN Ban thanh tra Trung tâm NGĐT – Những trang vàng Ban bảo vệ Bưu điện huyện Gia Lâm Bản quản lý các dự án Bưu điện huyện Đông Anh Ban quản lý dự án BCC Bưu điện huyện Từ Liêm Ban QLDA các công trình kiến trúc Bưu điện hệ 1 Ban kiểm toán nội bộ Trạm Y tế BĐHN Trường bồi dưỡng KTNV BĐHN Đặc điểm tổ chức kế toán của BĐHN Do đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của BĐHN gồm các phòng ban chức năng chuyên môn giúp việc cho Giám đốc BĐHN và hệ thống 14 đơn vị sản xuất trực thuộc, 02 đơn vị sự nghiệp nằm dưới sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc BĐHN; mặt khác, do đặc thù của quá trình tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm dịch vụ bưu chính viễn thông mà bộ máy kế toán của BĐHN được tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán. - Phòng TC-KTTK BĐHN có chức năng nhiệm vụ giúp Giám đốc BĐHN quản lý điều hành lĩnh vực tài chính kế toán thống kê. Phòng TC-KTTK có 24 người, trong đó trình độ đại học là 23 người - Phân công lao động như sau: + 01 Trưởng phòng phụ trách kinh doanh; các vấn đề về tài chính liên quan đến hợp đồng hợp tác kinh doanh BCC và điều hành chung, + 01 Phó phòng phụ trách chế độ - tổng hợp; các vấn đề về tài chính liên quan đến đối tác là các doanh nghiệp ngoài BĐHN, + 01 Phó phòng phụ trách XDCB, + 01 thủ quỹ tiền mặt, tem, + 01 người làm kế toán theo dõi thu chi tiền mặt VNĐ, + 04 kế toán tổng hợp - chế độ, đồng thời quản lý và theo dõi công tác tài chính kế toán của Công ty Bưu chính - PHBC; Bưu điện Huyện Thanh Trì, Trung tâm NGĐT&NTV (mỗi người theo dõi một đơn vị), + 01 người làm kế toán thu chi ngoại tệ; Dịch vụ tiết kiệm Bưu điện; theo dõi công tác tài chính kế toán của Công ty Dịch vụ vật tư, + 01 người làm kế toán tiền lương, BHXH, KPCĐ; theo dõi tình hình xuất nhập kho tem; theo dõi công tác tài chính kế toán của Công ty Viễn thông, + 01 người làm kế toán theo dõi thu chi qua ngân hàng; giải quyết các vấn đề liên quan đến các khoản nợ phải thu khó đòi; theo dõi công tác tài chính kế toán của Trung tâm Dịch vụ khách hàng, + 02 người làm các vấn đề về tài chính liên quan đến Hợp đồng hợp tác kinh doanh BCC, đồng thời quản lý và theo dõi công tác tài chính kế toán của Ban BCC; Trung tâm Chuyển phát nhanh, + 02 Kế toán TSCĐ và công cụ lao động, đồng thời quản lý và theo dõi công tác tài chính kế toán của Bưu điện Huyện Sóc Sơn, + 01 kế toán thuế và thống kê sản lượng doanh thu; quản lý và theo dõi công tác tài chính kế toán của Bưu điện Huyện Từ Liêm, + 06 kế toán XDCB, đồng thời quản lý và theo dõi công tác tài chính kế toán của Công ty Điện thoại; Bưu điện Huyện Đông Anh; Bưu điện Huyện Gia Lâm; Công ty Thiết kế; Trung tâm Tin học; 02 Ban quản lý (mỗi người theo dõi một đơn vị), + 01 kỹ sư tin học quản trị mạng máy tính phục vụ công tác tài chính kế toán thống kê. - Tại các đơn vị trực thuộc BĐHN đều có phòng tài chính kế toán (hoặc bộ phận kế toán) độc lập với đầy đủ chức năng, thực hiện chế độ quản lý tài chính và hạch toán phụ thuộc BĐHN, cụ thể: + Về quản lý tài chính: căn cứ vào các văn bản quy định của Nhà nước và của Tổng Công ty, BĐHN có hệ thống các văn bản hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định trong lĩnh vực quản lý tài chính. + Về tổ chức hạch toán: các đơn vị thực hiện theo hình thức chứng từ ghi sổ; số liệu thuộc các phần hành kế toán của các đơn vị được cập nhật và vận hành thống nhất trên chương trình bài toán kế toán Bưu điện công nghệ Oracle; hệ thống báo cáo kế toán nội bộ quý, năm của các đơn vị kết suất từ chương trình Bài toán kế toán Bưu điện được gửi về Phòng TC-KTTK BĐHN; đồng thời, cơ sở số liệu để lập báo cáo của các đơn vị cũng được truyền về Phòng TC-KTTK BĐHN để tổng hợp báo cáo tài chính quý, năm của toàn BĐHN; toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh được lưu trữ tại các đơn vị. - Về chứng từ kế toán, tại BĐHN hiện đang sử dụng các loại hoá đơn bán hàng đặc thù đã được Bộ Tài chính chấp thuận như sau: + Hoá đơn GTGT dịch vụ Viễn thông - VT01 loại 02 liên và 03 liên; + Hoá đơn GTGT dịch vụ Bưu chính - BC01 loại 02 liên và 03 liên; + Hoá đơn GTGT dịch vụ Bưu chính - Viễn thông - BĐ01 loại 02 liên và 03 liên; + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - 01/3L và 02/4L. - Về hệ thống tài khoản kế toán, dựa trên các quy định cụ thể áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ở các đơn vị thành viên và Tổng Công ty ban hành kèm theo Quyết định số 87 QĐ/KTTKTC ngày 09/01/1996 của Tổng Công ty; Danh mục tài khoản kế toán bổ sung cho hoạt động dịch vụ tiết kiệm Bưu điện ban hành kèm theo Quyết định số 2283/QĐ-KTTKTC ngày 25/08/1999 của Tổng Công ty, hiện tại hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại BĐHN và các đơn vị trực thuộc BĐHN là hệ thống tài khoản được xây dựng thống nhất cho các đơn vị trực thuộc Bưu điện HN, có quy định rõ nơi sử dụng (BĐHN, các đơn vị hạch toán riêng, các Ban quản lý và các Bưu điện Huyện trực thuộc BĐHN). Cụ thể, các TK cấp 1 được sử dụng theo quy định của Pháp Lệnh thống kê, gồm 79 TK cấp I, được chi tiết thành các TK cấp II , cấp III, cấp IV. TK cấp II là TK gồm 4 chữ số, dùng để phân loại TK chi tiết cho loại I. Tại BĐHN, TK cấp III và cấp IV được sử dụng để phân loại chi tiết đến từng đơn vị, ( nhất là TK cấp IV). Các TK được sử dụng chi tiết nhất là các TK: 154: Chi phí SXKD dở dang Được chi tiết thành 4 TK cấp II, và từ đó chi tiết tiếp thành 28 TK cấp III và 83 TK cấp IV. TK 136: Phải thu nội bộ: Được chi tiết thành 4 TK cấp II và từ đó chi tiết tiếp thành 15 TK cấp III và 72 TK cấp IV. TK 336: Phải trả nội bộ, được chi tiết thành 4 TK cấp II, từ đó tiếp tục được chi tiết thành 13 TK cấp III và 74 TK cấp IV. TK 627: Chi phí sản xuất chung, được chi tiết thành 6 TK cấp II, và từ đó tiếp tục chi tiết thành 21 TK cấp IV. TK 641: Chi phí bán hàng: được chi tiết thành 6 TK cấp II và từ đó tiếp tục được chi tiết thành 18 TK cấp IV. TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp: được chi tiết thành 8 TK cấp II và từ đó tiếp tục được chi tiết thành 18 TK cấp IV THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ TẠI BĐHN Một số vấn đề chung về công tác quản lý và hạch toán TSCĐ tại BĐHN Phân loại TSCĐ tại BĐHN Theo công văn số 2945/KTTKTC của Tổng công ty Bưu chính Viênc thông Việt Nam, TSCĐ của BĐHN được quy dịnh quản lý, sử dụng như sau: Mọi TLLĐ là từng TSHH có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để thực hiện một hợc một số chưcs năng nhất định nếu thiếu bất cứ một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống đó không hoạt động được, nếu thảo mãn đông thời cả 2 tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là TSCĐ: a, Có thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên; b, Có giá trị từ 5.000.000 đ trở lên. Mọi khoản chi phí thực tế mà đơn vị đã chi ra thoả mãn đồng thời 2 điều kiện trên mà không hình thành tài sản cố định hữu hình thì được coi là tài sản cố định vô hình. Thời gian sử dụng TSCĐVH được BĐHN xác định trong khoảng thời gian từ 5 đến 7 năm tuỳ theo tài sản. Tại BĐHN, TSCĐHH gồm có: Máy móc, thiết bị động lực Máy phát động lực Máy phát điện Máy biến áp và thiết bị nguồn điện Máy móc,thiết bị động lực khác Máy móc, thiết bị công tác Máy công cụ Máy bơm nước và xăng dầu Thiết bị luyện kim, gia công bề mặt Máy móc, thiết bị chuyên dùng sản xuất vật liệu xây dựng, đồ sành sứ, thuỷ tinh. Máy móc, thiết bị dùng trong các ngành liên quan Máy móc thiết bị thông tin liênlạc, điện ảnh, y tế 6a. Thiết bị viễn thông Thiết bị chuyển mạch các loại + Tổng đài lớn hơn 500 số + Tổng đài nhỏ hơn 500 số Thiết bị truyền dẫn các loại + Cáp sợi quang + Cáp đồng Thiết bị vệ tinh Máy móc thiết bị phục vụ cho viễn thông + Máy hàn nối cáp quang 6b. Thiết bị bưu chính Máy xoá tem Máy in cước phí Máy móc thiết bị phục vụ cho Bưu chính Máy móc, thiết bị loại điện tử, tin học Cân điện tử dùng cho Bưu chính Máy móc, thiết bị khác Thiết bị chuyên dùng cho lắp ráp, bảo hành thiết bị viễn thông Dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm Thiết bị chuyên ngành đặc biệt Thiết bị chuyên dùng cho viễn thông Các thiết bị đo lường, thí nghiệm khác Thiết bị và phương tiện vận tải 1. Phương tiện vận tải đường bộ Thiết bị và phương tiện vận chuyển thư báo và vận tải truyền dẫn 2. Phương tiện vận tải đường thuỷ Thiết bị và phương tiện vận chuyển thư báo và vận tải truyền dẫn Phương tiện bốc dỡ, nâng hàng Thiết bị và phương tiện vận tải khác Dụng cụ quản lý Thiết bị quản lý Máy móc và thiết bị điện tử phục vụ quản lý Phương tiện và dụng cụ quản lý khác Nhà cửa, vật kiến trúc Nhà cửa loại kiên cố Nhà cửa khác Kho chứa, bể chứa, cầu đường, bãi đỗ, sân phơi... Các vật kiến trúc khác Cột ăngten + Cột ăngten đứng + Cột ăngten dây co Cột điện thoại Cống, bể cáp Nhà trạm phục vụ cho viễn thông Các loại TSCĐ khác chưa quy định trong các nhóm trên Máy vi tính chuyên dùng cho các tổng đài tính cước, truyền báo, truyền số liệu Máy in chuyên dùng cho các tổng đài tính cước, truyền báo, truyền số liệu Máy điều hoà chuyêndùng cho hệ thống tổng đài, tạm vi ba, tạm cáp quang. 1.2. Quản lý TSCĐ tại BĐHN Do đặc thù dơn vị gồm nhiều đơn vị trực thuộc, đồng thời lại là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam, Bưu điện Hà Nội quản lý tài sản theo quy chế tài chính của Tổng công ty,đồng thời, trên cơ sở đó xây dựng quychế tài chính cho các đơn vị thành viên để đảm bảo việc quản lý và sử dụng tài sản có hiệu quả. Cụ thể, vấn đề sử dụng và quản lý TSCĐ tại Bưu Điện Hà Nội được quy định như sau: Đơn vị phải mở sổ theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý tài sản trong quá trình sử dụng về tình hình biến động, tình trạng kỹ thuật, biện pháp quản lý và sử dụng tài sản. Cuối mỗi quý, đơn vị trực thuộc báo cáo tình hình biến động tài sản về Bưu điện Hà Nội để hoàn thành thủ tục taưng, giảm TSCĐ. TSCĐ (mua sắm, đầu tư, xây dựng mới) sau khi hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, đơn vị hoàn tất thủ tục hồ sơ gửi về Bưu điện Hà Nội để làm thủ tục tăng tài sản và trích khấu hao theo quy định hiện hành. Mỗi tài sản cố định có một thẻ tài sản cố định ghi chi tiết các yếu tố của tài sản (tên quy cách, nguồn gốc, nguyên giá, nguồn vốn đầu tư tài sản, thời gian sử dụng, mức khấu hao trung bình, khấu hao luỹ kế, sửa chữa nâng cấp đánh giá lại tài sản). Theo quy định của Tổng Công ty, tổng chi phí Bưu điện Hà Nội chi ra để nâng cấp tài sản cố định được phản ánh tăng nguyên giá cuả TSCĐ đó, không được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Các chi phí sửa chữa TSCĐ được coi như khoản phí tổn và được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi xảy ra tổn thất tài sản (mất, hư hỏng, làm giảm TS) đơn vị trực thuộc lập Hội đồng xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất, lập phương án xử lý báo cáo Giám đốc Bưu điện Hà Nội. Sau đó, Bưu điện Hà Nội thành lập Hội đồng xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất, lập phương án xử lý báo cáo Tỏng giám đốc. Nếu nguyên nhân do chủ quan của tập thể và cá nhân thì người gây ra tổn thất phải bồi thường theo quy định của Pháp luật. Giám đốc Bưu điện Hà Nội quy định mức bồi thường đối với tổn thất tài sản có giá trị đến 50 triêụ đồng, Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị quyết định mức bồi thường đối với tổn thất có giá trị lớn hơn 50 triệu đồng. Tài sản đã mua bảo hiểm nếu bị tổn thất thì xử lý theo hợp đồng bảo hiểm. Giá trị tổn thất sau khi bù đắp bằng tiền bồi thường của cá nhân, tập thể, của tổ chức bảo hiểm, nếu thiếu được bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính của Bưu Điện Hà Nội. Trường hợp quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp thì phần thiếu được hạch toán vào chi phí bất thường trong kỳ. Sau khi sử lý tổn thất, BĐHN phải điều chỉnh lại sổ kế toán theo quyết định xử lý, đồng thời báo cáo Tổng Công ty và cơ quan quản lý tài chính địa phương. Việc kiểm kê, đánh giá lại tài sản thực hiện theo quy định 12 Quy chế tài chính của BĐHN. Định kỳ kết thúc năm tài chính, BĐHN tiến hành kiểm kê toàn bộ vốn, tài sản, vật tư, hàng hoá nhằm xác định chính xác tài sản, tiền vốn hiện có với sổ sách kế toán. Các trường hợp thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất phải rõ nguyên nhân, trách nhiệm để xử lý,đồng thời ó cơ sở lập báo cáo tài chính. BĐHN thực hiện đánh giá lại trong các trường hợp + Kiểm kê đánh giá lại tài sản theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. + Thực hiện cổ phần hoá, đa dạng hoá hình thức sở hữu, chuyển đổi sở hữu. + Tài sản để góp vốn liên doanh, vốn cổ phần (khi đem TS đi góp và khi nhận về) Cáckhoản chênh lệch tăng hoặc giảm của tài sản do đánh giá lại được ghi tăng hoặc giảm vốn theo quy định của cấp có thẩm quyền. Tình hình TSCĐ của BĐHN trong 5 tháng đầu năm 2001 được thể hiện trên bảng sau: TÌNH HÌNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CỦA BĐHN Tính đến hết quý 2 năm 2001 Bảng phân bổ theo kết cấu Chỉ tiêu Nhóm TSCĐ Nguyên giá Hao mòn luỹ kế Giá trị còn lại Nhà cửa 75.427.310.551 33.662.560.332 41.764.750.219 Vật kiến trúc 77.459.397.719 55.270.030.550 22.189.367.169 Máy móc động lực Máy móc thiết bị 889.084.698.314 668.748.868.535 220.335.829.779 Truyền dẫn 612.051.967.386 316.279.319.834 295.772.647.551 Công cụ dụng cụ Tài sản vô hình 1.552.455.520 955.857.171 596.598.349 Phương tiện vận tải 35.022.662.239 26.450.280.955 8.572.381.284 Dụng cụ quản lý 20.574.989.790 15.198.552.926 5.376.436.863 Tài sản khác 1.486.313.143 1.169.527.321 316.785.821 Tổng cộng 1.712.659.794.662 1.117.734.997.625 594.924.797.036 Bảng phân bổ theo nguồn vốn Chỉ tiêu Nhóm TSCĐ Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị luỹ kế Nguồn vốn Vốn Ngân sách 59.545.006.981 51.166.857.541 8.378.149.439 Vốn phát triển thuê bao 412.262.290.224 291.061.767.783 121.200.522.441 Vốn NS khác quà tặng Lơi nhuận NS cho để lãi đầu tư Vốn TCty bổ sung 318.373.624.856 206.629.728.900 111.723.895.956 Vốn BĐHN bổ sung 237.517.459.037 128.700.446.385 108.817.012.652 Vốn của đơn vị (huyện, công ty) 3.925.372.902 3.670.098.340 255.274.561 Quỹ phúc lợi 4.271.453.268 4.271.453.268 Tổng công ty vay trả chậm 576.733.800.384 360.686.988.304 216.046.812.080 Vay địa phương (TCTy bảo lãnh) 100.030.787.010 75.799.110.371 24.231.676.638 Chênh lệch đánh giá lại TS Tổng cộng 1.712.659.794.662 117.734.997.625 594.924.797.036 Thực tế tổ chức hạch toán tại Bưu điện Hà Nội Tại Bưu điện Hà Nội, công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán TSCĐ được thực hiện trên máy tính, với phần mềm kế toán đặc thù của Ngành Bưu điện. Toàn bộ chứng từ kế toán TSCĐ được đưa vào máy theo phần hành kế toán TSCĐ, theo hệ thống kế toán riêng BĐHN dưới dạng mã số đặc trưng. Hạch toán tăng TSCĐ tại Bưu điện Hà Nội TSCĐ của công ty chủ yếu tăng do mua sắm, xây dựng cơ bản hoàn thành và do điều chuyển nội bộ. Hạch toán tăng TSCĐ do xây dựng mới Khi có công trình cần xây dựng, căn cứ vào kế hoạch, đơn vị lập dự toán lên Tổng Công ty. Nếu được duyệt, phòng XDCB chuyển cho phòng kế toán để hạch toán. Đến hết quý II năm 2001, TSCĐ tăng do xây dựng mới là 1.463.319.000đ, trong đó: Nhà cửa: 1.250.000đ Vật kiến trúc: 57.457.000đ TSCĐ khác: 155.862.000đ Ví dụ minh hoạ: Về việc xây dựng mở rộng văn phòng giao dịch của Bưu điện Bờ Hồ: Bưu Điện Hà Nội được sự chỉ đạo của Tổng Công ty, đã tiến hành ký kết hợp đồng xây dựng với Công ty xây dựng số 1 thuộc tổng công ty Vinaconex vào ngày 12/01/2001. Khi hoàn thành, BĐHN làm thủ tục thanh toán (lập biên bản thanh lý hợp đồng) và Biên bản nghiệm thu và bàn giao với giá trị thanh toán là 931.322.961 đồng (trong đó thuế GTGT là 30.491.570 đồng). Nghiệp vụ này có những chứng từ sau: BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO CÔNG TRÌNH Tên công trình: Văn phòng giao dịch Bưu Điện Bờ Hồ Hạng mục: thàu sản xuất Căn cứ hợp đồng xây dựng và dự toán thiết kế số 8/ĐT01 ngày 04/01/2001 do Ban quản lý dự án lập. Được giám đốc Bưu Điện Hà Nội duyệt số 08/ĐT01 ngày 04/01/2001 Hội đồng nghiệm thu gồm: Chủ tịch: ông Nguyễn Văn Thu Giám đốc Bưu điện Hà Nội Đại diện Bưu điện Hà Nội Phó chủ tịch: Ông Lê Văn Hồng Giám đốc Đại diện Công ty xây dựng số 1 Ông Bùi Huy Chính – Trưởng phòng kế toán tài chính thống kê Ông Lê Thanh Tùng – Giám đốc Ban quản lý dự án + Ngày khởi công: 20/01/2001 + Ngày hoàn thành công trình: 20/03/2001 Giá trị dự toán được duyệt: 931.322.961 đồng Giá trị thực tế thanh toán: theo quyết toán Hà Nội ngày 24/03/2001 Đại diện bên nhận Đại diện bên giao (ký, họ tên) (ký, họ tên) BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG Hôm nay, ngày 24/03/2001 Tại Bưu điện Hà Nội – 75 Đinh Tiên Hoàng, Hà nội Bên A: Ông Nguyễn Văn Thu Giám đốc Đại diện Bưu điện Hà Nội Bên B: Ông Lê Văn Hồng Giám đốc Đại diện công ty xâydựng số 1 Căn cứ vào hợp đồng số 8/ĐT01 được ký ngày 04/01/2001 giữa Bưu điện Thành Phố Hà Nội và Công ty xây dựng số 1 về việc xây dựng văn phòng giao dịch Bưu điện Bờ Hồ số 4 Đinh Lễ, Hà Nội. Với giá trị dự toán 931.322.961 đồng Giá trị hợp đồng: 931.322.961 đồng Giá trị thanh toán: 931.322.961 đồng Đến nay chúng tôi lập biên bản này làm cơ sở để bên A thanh toán cho bên B số tiền là 931.322.961 đồng (Chín trăm ba mươi mốt triệu ba trăm hai mươi hai ngàn chín trăm sáu mươi mốt đồng./.) Biên bản này được lập thành 6 bản. Đại diện bên A Đại diện bên B (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ cập nhật vào máy tính định khoản sau: Tăng TSCĐ do xây mới: (có chứng từ kèm theo) Nợ TK 2112: 931.322.961 Có TK 2412: 931.322.961 Kết chuyển nguồn vốn: Nợ TK 441: 931.322.961 Có TK 4112: 931.322.961 Từ những chứng từ trên, trước khi tiến hành lưu trữ, kế toán TSCĐ tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng ... năm ... Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi nợ, có TK Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 26/03/01 Tăng TSCĐ so XDCB 931.322.961 2112 2412 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào chứng từ, hồ sơ... của TSCĐ bàn giao ghi sổ chi tiết TSCĐ (cập nhật bằng máy tính) theo các khoản mục phát sinh. Bưu điện Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Quý I năm 2001 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ STT Số thẻ TSCĐ Mã TS Tên, ký hiệu TS Tên ĐV sử dụng Nước sản xuất Năm trích KH Nguyên giá Số khấu hao năm Giá trị còn lại 1 ... 3671 ... 30 Vp giao dịch số 4 Đinh Lễ BĐHN 2001 900.831,391 36.033,255 864.798,136 Người lập biểu Kế toán trưởng Với mỗi loại tài sản bàn giao, kế toán TSCĐ theo dõi trên thẻ TSCĐ Đơn vị: Bưu điện Hà Nội Mẫu số 02-TSCĐ Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng, HN QĐ 186/TC/CĐKT THẺ TSCĐ Số thẻ TSCĐ: 3671 Ngày 26/03/2001 Kế toán trưởng: Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ: Nhà văn phòng ngày 10/03/2001 Tên , quy cách TSCĐ: Nhà văn phòng giao dịch một tầng Số hiệu TSCĐ: Mã 30 Nước sản xuất (xây dựng): Việt Nam Năm sản xuất: 2001 Bộ phận quản lý sử dụng: Trung tâm khách hàng – Bưu điện Hà Nội Năm đưa vào sử dụng: 2001 Công suất diện tích thiết kế: 52 m2 Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày........ tháng ....... năm ........ Lý do đình chỉ:...................... Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn NTN Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 305/XD 26/03/2001 Xây văn phòng giao dịch 900,831,391 2001 Số TT Tên quy cách dụng cụ đồ dùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 Trên cơ sở chứng từ kế toán, kế toán TSCĐ vào sổ cái TK 211, 214. 2.1.2. Hạch toán tăng TSCĐ do mua sắm Xuất phát từ nhu cầu của đơn vị và các đơn vị thành viên, căn cứ vào kế hoạch đầu tư, triển khai áp dụngcác tiến bộ khoa học kỹ thuật và yêu cầu đổi mới công nghệ tiên tiến vào hoạt động, BĐHN lên kế hoạch mua sắm TSCĐ cho mỗi năm. Khi kế hoạch được Tổng Công ty duyệt, BĐHN tiến hành ký hợp đồng mua sắm với nhà cung cấp. Sau đó, khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và quyết toán, thanh toán tiền, đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ trước khi đưa vả dụng. Trong 6 tháng đầu năm 2001, TSCĐ tăng do mua sắm của BĐHN là: + Mua sắm máy móc thiết bị mới: 264.111.639 đồng + Phương tiện vận tải: 2.134.000.000 đồng + Dụng cụ quản lý: 28.875.000 đồng Ví dụ minh hoạ: BĐHN tiến hành mua mới thêm 3 máy Photocopy Xerox Vivae 340 của Nhật, với tổng giá trị là 28.875.000 đồng. Tại BĐHN, nhân viên phòng Hành chính đi mua TS kèm theo hoá đơn: HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: Dùng giao cho khách hàng Ngày 28/02/2001 Đơn vị bán hàng: Công ty Nam phương Địa chỉ: 13 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hà nội Số TK: 431101.000017 Điện thoại: Họ tên người mua: Bùi Thu Thuỷ Đơn vị: Bưu điện Hà Nội Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng, Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Máy Photo Xerox Vivae 340 Chiếc 03 8.750.000 26.250.000 Cộng tổng tiền hàng: 26.250.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế: 2.625.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 28.875.000 Số tiền bằng chữ: Hai mươi tám triệu tám trăm bảy mươi lăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sau đó, đầu tháng 3, 3 máy photo trên được giao cho phòng Hành chính sử dụng. Cùng với quyết định của Giám đốc BĐHN à biên bản giao nhậnTSCĐ, kế toán TSCĐ lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ chi tiết TSCĐ Bưu điện Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Quý I năm 2001 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ STT Số thẻ TSCĐ Mã TS Tên, ký hiệu TS Tên ĐV sử dụng Nước sản xuất Năm trích KH Nguyên giá Số khấu hao năm Giá trị còn lại 3008 44 ... Máy Photo Xerox Vivae 340 Phòng Hành chính BĐHN Nhật 03/01 26.250.000 Người lập biểu Kế toán trưởng SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng ... năm ... Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi nợ, có TK Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 01/03/01 Tăng TSCĐ so mua sắm 26.250.000 2112 1111 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đông thời kế toán ghi thẻ TSCĐ cho 3 máy Photo Xerox Vivae 340 này. Kế toán tổng hợp căn cứ vào hệ thống TK theo quy định và quyết định của Giám đóc về việc mua mới TS, và hoá đơn GTGT, nhập vào máy định khoản sau: Khi mua Máy Photo: Nợ TK 211 26.250.000 Nợ TK 1331 2.625.000 Có TK 111 28.875.000 Cuối quý, máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết TSCĐ và các định khoản đã được nhập, ghi sổ cái TK 211 BƯU ĐIỆN TP HÀ NỘI PHÒNG TC-KTTK Sổ cái Từ ngày 1/1/2001 đến ngày 31/12/2001 Tài khoản:211 Tài sản cố định Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 Dư đầu kỳ Cộng phát sinh: Luỹ kế: Dư cuối kỳ: Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.1.3. Hạch toán tăng TSCĐ do điều chuyển nội bộ Khi có nhu cầu, BĐHN lập tờ trình lên Tổng Công ty, xác định rõ nguyên nhân và lý do xin điều chuyển thêm TS. Dựa trên nhu cầu thực tế, Tổng Công ty sẽ quyết định đơn vị điều chuyển đến BĐHN, sau đó 2 đơn vị theo quyết định đó để nhận và trao TSCĐ. Trong 6 tháng đầu năm 2001 chưa có nghiệp vụ điều chuyển TSCĐ nào. Khi có nghiệp vụ phát sinh, dựa trên Biên bản đánh giá lại TSCĐ của đon vị bị điều chuyển ( có ý kiến của Tổng công ty), bien bản bàn giao TS giữa 2 đơn vị, kế toán TSCĐ của BĐHN tiến hành lập thẻ TS và ghi sổ chi tiết TSCĐ, chứng từ ghi sổ, từ đó Kế toán tổng hợp vào sổ cái và bắt đầu trích khấu hao theo quy định. Hạch toán giảm TSCĐ tại BĐHN TSCĐ của BĐHN giảm chủ yếu do thanh lý và điều chuyển đến đơn vị khác trong Tổng công ty. TSCĐ của BĐHN rất đa dạng, cả về chủng loại và thời gian sử dụng, tại nhiều thời điểm khác nhau. Vì thế, hiện nay ở BĐHN có nhiều TS vẫn đang được sử dụng dù đã hết thời gian khấu hao. 2.2.1 Hạch toán giảm TSCĐ do thanh lý Những TSCĐ hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được, TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật hoặc không còn phù hợp với yêu cầu kinh doanh sẽ được BĐHN thanh lý. Trong tháng 4, BĐHN có thanh lý một xe ô tô Toyota chỗ ngồi, biẻn kiểm soát 29H – 2649 bao gồm các thủ tục sau: Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam Bưu Điện Hà Nội CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN XIN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Hôm nay, ngày 12 tháng 4 năm 2001. Chúng tôi gồm có: Ông: Bùi Huy Chính Trưởng phòng kế toán Ông: Nguyễn Văn Tùng Giám đốc Ban quản lý dự án Ông: Đoàn Hồng Hà Lái xe – Tổ trưởng tổ xe Bà: Nguyễn Thị Thuỷ Cná bộ quản lý thiết bị Tiến hành kiểm tra xem xét TSCĐ Tên máy: Xe ô tô TOYOTA Ký hiệu náy: Xe 4 chỗ ngồi Biển kiểm soát: 29 H – 2649 Số máy: 5705102 Số khung: 6163506 Thời gian dưa vào sử dụng: 1992 Giá trị Tài sản: Thuộc vốn: tự có Nguyên giá: 55.000.000 đồng Đã khấu hao: 37.321.428 đồng Giá trị còn lại: 17.678.572 đồng Tình trạng thiết bị STT Các bộ phận máy Tỷ trọng (%) Mức hao mòn (1000đ) Tổng hao mòn (1000đồng) 1 2 3 4 5 6 Vỏ xe + sắt xi Hệ thống máy (T/cơ, t/can, bơm đều, bơm nước) Hệthống gầm ( cần số, hộp số, cán trục chuyển động) Hệ thống tay lái (chuyển hướng, hộp...) Hệ thống điện Hệ săm lốp 15 28 22 20 10 05 80 85 90 80 90 95 1.200 2380 1.980 1.600 900 475 Cộng + + 8.448 Kiến nghị: h = 8.448 = 84,48 % 100 Giá trị òcn lại: 15,52 % Xe ô tô đã đưa vào sử dụng nhiều năm, đã đầu tư sửa chữa nhiều không còn khả năng phục hồi để vận chuyển. Đề nghị hội đồng cho bán thanh lý để thu hồi vốn. Giám đốc công ty Phòng Hành chính Căn cứ biên bản này, Giám đốc BĐHN ra quyết định thanh lý số 705 ngày 13/04/2001 đồng ý cho thanh lý. Khi tiến hành thanh lý, hội đồng lập biên bản thanh lý với mẫu sau: (biên bản thanh lý được lập thành 2 bản: 1 bản chuyển cho phòng kế toán để theo dõi và ghi sổ, 1 bản giao cho đơn vị đã quản lý và sử dụng TSCĐ) Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam Bưu Điện Hà Nội CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà nội ngày 13/04/2001 BIÊN BẢN THANH LÝ Căn cứ quyết định số 705 ngày 13/04/2001 của Giám đốc BĐHN về việc thanh lý TSCĐ Ban thanh lý gồm: Ông: Tạ Việt Bằng Chủ tịch hội đồng Bà Hoàng Kim Liên: Uỷ viên ông Nguyễn Văn Tùng Uỷ viên Tiến hành thanh lý xe TOYOTA 4 chỗ BKS 29H – 2649 Nguyên giá: 55.000.000 đồng Hao mòn luỹ kế: 37.321.428 đồng Chi phí thanh lý: 2.000.000 đồng (có chứng từ kèm theo) Tổng thu về thanh lý: 41.800.000 đồng ( có chứng từ kèm theo) Ghi giảm số thẻ TSCĐ Giám đốc công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp căn cứ biên bản thanh lý nhập vào máy tính theo định khoản: Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 2141 37.321.428 Nợ TK 821 17.678.572 Có TK 211 55.000.000 Thu về thanh lý: Nợ TK 111: 41.800.000 Có TK 3331: 3.800.000 Có TK 721: 38.000.000 Chi phí thanh lý: NợTK 821: 2.000.000 Có TK 111: 2.000.000 Cuối quý, kế toán tập hợp số liệu vào máy tính, ghi giảm thẻ TS, ghi sổ chi tiết TSCĐ và ghi vào sổ cái sau khi lập Chứng từ ghi sổ Bưu điện Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Quý I năm 2001 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ STT Số thẻ TSCĐ Mã TS Tên, ký hiệu TS Tên ĐV sử dụng Nước sản xuất Năm trích KH Nguyên giá Số khấu hao năm Giá trị còn lại 3113 40 Xe ô tô Toyota 4 chõ ngồi (29H- 2649) Tổ xe BĐHN Nhật 01/92 55.000.000 37.321.428 17.678.572 Người lập biểu Kế toán trưởng SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng ... năm ... Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi nợ, có TK Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 01/03/01 giảm TSCĐ do thanh lý thu từ thanh lý chi cho thanh lý 37.321.428 17.678.572 3.800.000 38.000.000 2.000.000 2141 821 111 111 821 211 211 3331 721 111 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.3. Hạch toán khấu hao TSCĐ tại BĐHN Kế toán TSCĐ tại BĐHN trích khấu hao dựa trên Chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành theo quyết định 1062 TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chi phí khấu hao TSCĐ trích trong kỳ báo cáo sẽ do BĐHN xác định và thông báo để đơn vị hạch toán. TSCĐ của đơn vị được khấu hao hàng quý. Tại BĐHN, căn cứ theo nguyên giá và tỷ lệ khấu hao của từng TSCĐ ( tuỳ thuộc vào loại TSCĐ để lựa chọn số năm tính khấu hao trong khung thời gian mà quyết định 1062 quy định có hướng dẫn của Ban tài chính Tổng cục Bưu chính viễn thông). Mức khấu hao năm = Nguyên giá x Tỷ lệ khấu hao năm 1 Tỷ lệ khấu hao năm = ------------------------ Số năm sử dụng Mức khấu hao năm Mức khấu hao tháng = -------------------------- 12 Mức khấu = mức khấu hao + mức khấu hao - mức khấu hao hao tháng i tháng (i-1) tăng trong tháng (i) giảm trong tháng (i) Tại BĐHN tất cả các TSCĐ sử dụng ở các bộ phận được trích khấu hao vào chi phsi quản lý kinh doanh (hạch toán vào TK 641) chi tiết cho bộ phận sử dụng. Tổng mức khấu hao TSCĐ trong tháng được tính theo nguyên tắc trên (máy tính tự động tổng hợp dữ liệu và tính toán), cuối quý in ra bảng kê tài sản cố định và trích khấu hao. Đến hết quý II năm 2001, bảng kê TSCĐ và trích khấu hao như sau: (xem trang sau) Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ kế toán nhập vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 641 Có TK 214 Đồng thời ghi nợ TK 009 Máy tính trên cơ sở các định khoản được nhập vào sổ cái TK 214. Hạch toán TSCĐ với vấn đề quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại BĐHN Trong quá trình hoạt động, từ một đơn vị chỉ có một số ít thành viên trực thuộc, đến nay BĐHN đã ngày càng lớn mạnh với trang thết bị máy móc hiện đại, đây là kết quả của một quá trình hoạt động đổi mới và hoàn thiện. Bên cạnh đó, công tác tổ chức hạch toán và quản lý TSCĐ luôn hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Qua số liệu thống kê trong năm 2001 ta có bảng sau: BẢNG PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH NĂM 2001 CHỈ TIÊU ĐẦU NĂM CUỐI NĂM CHÊNH LỆCH Nguyên giá TSCĐ 1,454,076,238,355.99 1,712,659,794,662.00 258,583,556,306.01 Nhà cửa vật kiến trúc 132,155,402,673.00 152,886,708,270.00 0,731,305,597.00 Tỷ trọng 9% 9% 0% Máy móc thiết bị 627,334,658,501.00 889,084,698,314.00 261,750,039,813.00 Tỷ trọng 43% 52% 9% Phương tiện vận tải 27,514,725,497.00 35,022,662,239.00 7,507,936,742.00 Tỷ trọng 2% 2% 0% Thiết bị dụng cụ quản lý 22,032,297,580.00 20,574,989,790.00 -1,457,307,790.00 Tỷ trọng 2% 1% -1% Truyền dẫn 628,819,501,588.00 612,051,967,386.00 -16,767,534,202.00 Tỷ trọng 43% 36% -8% Tài sản vô hình 1,514,725,497.00 1,552,455,520.00 37,730,023.00 Tỷ trọng 0.1% 0.1% 0% Tài sản khác 14,704,927,019.00 14,863,131,430.00 158,204,411 Tỷ trọng 1.01% 0.09% -0.92% Giá trị hao mòn 5,975,202,216 6,828,819,501 853,617,285 Hệ số hao mòn 0.44 0.5 0.06 Qua bảng phân tích trên ta thấy, xét tổng quát thì nguyêngiá TSCĐ tăng lên 288 583 556 306 đồng. Chỉ trong một năm BĐHN đã đổi mới đầu tư TSCĐ tăng 1,17 lần. Xét từng loại TSCĐ ta thấy: nguyên giá nhà cửa vật kiến trúc đầu năm là 132 155 402 673 đồng chiếm 9 % trong tổng nguyên giá TSCĐ. Đến cuối năm con số này là 152 886 708 270 đồng, vẫn chiếm tỷ lệ là 9 %. Như vậy, về số lượng nhà cửa vật kiến trúc của đơn vị có tăng lên, nhưng về cơ cấu thì không thay đổi. Máy móc thiết bị là tài sản dùng trực tiếp trong quá trình kinh doanh của đơn vị. Đầu năm, máy móc thiết bị có nguyên giá là 627 334 658 501 đồng, chiếm 43 %. Đến cuối năm con số này là 889 084 698 314 đồng, chiếm 52 %. Như vậy về mặt số tuyệt đối, máy móc thiết bị tăng 261 750 039 813 đồng,tức là 9%. Điều này chứng tỏ đơn vị đã chú ý đầu tư nhiều về máy móc thiết bị, nhằm tăng cường sự hiện đại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của BĐHN. Tuy nhiên, cần chú ý để dầu tư có trọng điểm, tránh trường hợp đầu tư tràn lan, tài snả còn mới nhưng vẫn nằm trong kho, không được sử dụnghết công suất. Về phương tiện vận tải, nguyên giá đầu năm là 27,514,725,497 đồng, chiếm 2 % so với tổng giá trị tài sản của BĐHN. Cuối năm, con số này là 35,022,662,239 đồng, tức là tăng 7,507,936,742 đồng. Như vậy về mặt số tuyệt đối thì phương tiện vận tải có tăng, nhưng về mặt số tương đối thì cơ cấu không thay đổi. Về dụng cụ, thiết bị quản lý, nguyên giá tài sản đầu năm là 22 032 297 580 đồng, chiếm 2% trong tổng giá trị TS, trong khi đó, cuối năm nguyên giá của Ts thuộc dụng cụ, thiết bị quản lý là 20 574 989 790, giảm 1 457 307 790 đồng. Như vậy, BĐHN đã thu hẹp đầu tư vào thiết bị quản lý để dành đầu tư cho các loại hình tài sản khác. Về phương tiện truyền dẫn, nguyên giá đầu năm là 628,819,501,588 đồng, chiếm 43 %, nhưng đến cuối năm, con số này đã là 612,051,967,386, tức 36 %, giảm đi đáng kể (8%). Do đặc thù của ngành nên sự đầu tư lớn vào phương tiện truyền dẫn là điều hợp lý, nhưng sự giảm đi của loại tài sản này có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị không thì là đieuè cần phải xét. Về tài sản vô hình và tài sản khác của BĐHN đều có sự biến động không đáng kể, vì đây là các loại tài sản ít có sự thay đổi, và sự thay đổi của nó cũng ít làm thay đổi cơ cấu của TSCĐ tại đơn vị. Xét về giá trị hao mòn của TSCĐ, tại BĐHN đầu năm, giá trị hao mòn của TSCĐ là 5 975 202 216 đồng, với hệ số hao mòn là 0,44. Cuối năm, con số này tăng lên thêm 853 617 285 đồng, thành 6 828 819 501 đồng, với hệ số hao mòn là 0,5. Như vậy, chứng tỏ TSCĐ của BĐHN có nhiều TS đã lạc hậu, lỗi thời, nhiều TS đã hết khấu hao nhưng vẫn còn hoạt động. PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TSCĐ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐ TẠI BĐHN I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TSCĐ VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐ Là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam, BĐHN luôn hoàn thành tốt vai trò của mình như một đơn vị hoạt động mang lại hiệu quả cao trong toàn ngành. Với số vốn của Tổng công ty cấp và vốn tự bổ sung từ kết quả hoạt động kinh doanh, BĐHN đã và đang vươn lên không ngừng, chủ động tổ chức kinh doanh, chủ động và quản lý chặt chẽ về tài chính. Công tác kế toán cũng là một phần trong những công cụ đắc lực để BĐHN quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, sử dụng hiệu quả tài sản, hạch toán chính xác các khoản chi phívà kết quả hoạt động của BĐHN. Việc tổ chức hạch toán TSCĐ đã góp phần đáng kể vào kết quả kinh doanh và hiệu quả quản lý của BĐHN. Với việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời... các nhà quản lý của BĐHN có thể xác định phương hướng, biện pháp kinh doanh và thúc đẩy quản lý đối với các đơn vị trực thuộc, tạo nguòon dữ liệu chính xác để báo cáo lên cấp trên, đồng thời góp phần bảo vệ TSCĐ,sử dụng tiết kiệm hợp lý vào kế hoạch bổ sung, đổi mới TSCĐ, đem lại hiệu quả cho BĐHN nói chung và Tổng công ty nói riêng. Bằng những cải tiến gần đây, công tác kế toán TSCĐ tại BĐHN đã đạt được nhiều kết quả. Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều thiếu sót cần được giải quyết, bổ sung kịp thời. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán TSCĐ tại BĐHN Tại BĐHN, TSCĐ được quản lý tập trung. Tất cả các đơn vị thành viên sau khi mua sắm TSCĐ phải nộp chứng từ và hoá đơn cần thiết lên BĐHN để kế toán hạch toán tăng TSCĐ và kết chuyển nguồn vốn. Mọi nghiệp cuh TS đều được thực hiện trên máy tính, điều này đảm bảo tính chặt chẽ chính xác số học. Tuy nhiên, sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ là phụ thuộc trình độ quản lý của kế toán TSCĐ. Như vậy, việc quản lý tập trung rất thuận lợi cho việc kiểm tra mức độ hợp lý , hợp lệ của chứng từ. Việc hạch toán TSCĐ của công ty nhìn chung thực hiênj theo chế độ hiện hành có hướng dẫn cụ thể của Tổng Công ty (theo quy chế của Tổng Công ty). Do đặc thù ngành và đặc thù của công tác kế toán là hạch toán phụ thuộc, nên tình hình tăng, giảm TSCĐ ở BĐHN được theo dõi khá chặt chẽ, hàng quý phải lập báo cáo nộp Tổng Công ty Bưu Chính Viễn thông Việt Nam. Trong Thuyết Minh báo cáo tài chính của nănm, tình hình tăng, giảm TSCĐ được báo cáo trên một biểu riêng. Đối với các đơn vị trực thuộc BĐHN quản lý tập trung, tuy nhiên chi phí khấu hao được tính vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tại các đơn vị trực thuộc thì hạch toán Chi phí này qua TK 136 và 336. Đây là điều chưa hợp lý vì mục đích của thiết bị ở các đơn vị trực thuộc không chỉ là quản lý doanh nghiệp đơn thuần, mà có thể là phục vụ sản xuất chung, quản lý bán hàng ở các bưu cục... Đồng thời, do quản lý tập trung nên việc xác định thời gian sử dụng không được sâu sát với tình hình ở đơn vị trực thuộc. Về việc mở sổ kế toán, ngoài thẻ TSCĐ, BĐHN lập chứng từ ghi sổ khi có nghiệp vụ phát sinh. Sau khi lập chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, kế toánTSCĐ tại BĐHN lập bảng kê về sự phát sinh TSCĐ trong tháng, quý để theo dõi đơn vị sử dụng TS đó.Rồi lại lập bảng tổng hợp TS và khấu hao. Điều này gây trùng lặp trong việc ghi chép, không thuận lợi khi một nghiệp vụ phát sinh được ghi nhiều lần. Tuy nhiên, vịec theo dõi TS tại các đơn vị là cần thiết vì việc lập bảng kê theo đơn vị là thuận lợi lớn cho kế toán TSCĐ theo dõi tài sản tại đơn vị cũng như theo dõi nguồn hình thành TS đó. Các sổ chi tiết TSCĐ, bảng khấu hao... rành mạch, dễ theo dõi với mã tài sản được quy ước cụ thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, theo dõi và phân chia loại tài sản. Về áp dụng hệ thống TK ở công ty sử dụng đúng các loại TK thuộc tài sản, nguồn vốn khấu hao TSCĐ các loại thu chi, thanh toán. Các tài khoản này được lập đúng thời gian, sổ sách ghi chép rõ ràng. Đối với TK về TSCĐ, tại BĐHN sử dụng các TK sau: TK 211 – Tài sản cố định hữu hình TK này được chi tiét thành 5 tiểu khoản cấp II. TK 2112 – Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2113 - Máy móc thiết bị TK 2114 – Phương tiện vận tải truyền dẫn TK 2115 – Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 2118 – TSCĐ khác. TK này được chi tiết sử dụng đúng theo quy định của Ban Tài chính Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, dựa trên chế độ kế toán đã quy định. TK 212 – TSCĐ thuê tài chính Do tại BĐHN không phát sinh nghiệp vụ thuê tài chính nên TK 212 không được chi tiết, dù trong quy chế tài chính của Tổng Công ty có quy định phải chi tiết TK này giống như TK 211. TK 213 và 214 đều chi tiết theo đúng quy định của Tổng Công ty. Việc tổ chức phân loại đánh giá TSCĐ. Kịp thời phù hợp với sự biến động của thị trường. Việc tính khấu hao được tiến hành kịp thời đầy đủ phục vụ kịp thời cho công tác đánh giá phân bổ khấu hao hợp lý phù hợp với thực tiễn tại đơn vị trực thuộc. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp. Tại BĐHN, nguồn vốn TSCĐ chưa được khai thác, tận dụng mà chủ yếu dựa vào nguồn vốn ngân sách cấp (thông qua Tổng Công ty) và nguồn vốn tự bổ sung (từ hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc), chưa mở rộng nhiều phương thức huy động vốn đầu tư trong điều kiện hiện nay. Vì vậy, TSCĐ của BĐHN chưa được đầu tư phù hợpvới xu thế phát triển của đơn vị và của ngành Bưu Chính, Viễn Thông. Bên cạnh đó, TSCĐ luôn bị giảm năng lực sử dụng, việc bảo toàn và tăng thêm nguồn vốn cố định là một nhu cầu tất yếu trong mỗi doanh nghiệp và là vấn đề then chốt trong uản lý. Sử dụng TSCĐ về mặt lý thuyết, bảo toàn vốn cố định nghĩa là phải thu hồi toàn bộ phần chi phí ban đầu đã ứng ra để mua TSCĐ. Trong nền kinh tế thị trường, giá cả luôn biến động, hao mòn vô hình luôn làm cho số khấu hao TSCĐ không đủ để tái sản xuất giản đơn TSCĐ. Vì vậy việc bảo toàn nguồn vốn cố định và thu hồi lượng giá trị thực TSCĐ sao cho đủ để tái đầu tư năng lực sử dụngban đầu của TSCĐ là cần thiết. Trong điều kiện hạch toán phụ thuộc vào Tổng Công ty, đồn thời quản lý tập trung các đơn vị thành viên, BĐHN càng cần có một công tác kế toán đáp ứng đủ yêu cầu quản lý, sử dụngcó hiệu quả nguồn gốc tài sản, hạch toán chính xác các khoản chi phí thực tế phát sinh và kết quả hoạt động kinh doanh của các đơn vị thành viên. Như vậy, bên cạnh nhiệm vụ không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ thì nhiệm vụ của công tác kế toán và quản lý TSCĐ là cần thiết. Trong thời gian qua, bằng nhiều nỗ lực, công tác hạch toán TSCĐ đã đóng góp đáng kể cho BĐHN, hiện nay nó vẫn không ngừng được củng cố, song không phải đã hết thiếu sót ở khâu này hay khâu khác, cần có hướng sớm giải quyết và có hiệu quả. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ TSCĐ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐ TẠI BĐHN Căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành, có kết hợp với quy chế tài chính của Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, trong thời gian tới để thực hiện công tác kế toán TSCĐ nâng caochất lượng và hiêu jquả sử dụng TSCĐ tại BĐHN cần tập trung vào các hướng sau: Thực hiện hạch toán TSCĐ theo đúng chế độ kế toán quy định Theo Quyết định 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 quy định khi mua TSCĐ kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thông tư số 100 /1998/TT-BTC ngày 15/7/1998) thì: Đối với TSCĐ mua sắm trực tiếp không qua lắp đặt không cần sử dụng TK 2411, kế toán ghi: Nợ TK 211 (nguyên giá TSCĐ) Nợ TK 1332 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ) Có TK 111, 112, 331, 341... Kết chuyển nguồn vốn tương ứng Nợ TK 414, 441, 431 Có TK 411 Đối với TK mua sắm về cần phải qua lắp đặt (theo dõi toàn bộ chi phí và tiền mua sắm trên TK 2411, khi lắp đặt xong chuyển qua TK 211) Khi mua về, kế toán ghi: Nợ TK 2411 (giá chưa thuế): Tập hợp chi phí Nợ TK 133 (1332): thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán Khi lắp đặt xong, đưa vào sử dụng: Nợ TK 211 (nguyên giá) chi tiết từng loại Có TK 2411 Kết chuyển nguồn vốn tương ứng Nợ TK 414, 441, 431 Có TK 411 Như vậy đơnvị không nhất thiết phải hạch toán thông qua TK 2411 mà tuỳ theo đặc điểm của TSCĐ mua vào (mua trực tiếp hay lắp đặt) để sử dụng vào TK 211 hay 2411 cho hợp lý. Khi tính khấu hao vào chi phí, cần tính khấu hao riêng cho từng bộ phận sử dụng TSCĐ đó, hoặc ở đơn vị trực thuộc phải báo cáo cụ thể xem TS đó được dùng vào mục đích gì để hạch toán: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 214 2. Tăng cường quản lý và tổ chức sổ kế toán có hiệu quả Hiện nay BĐHN tổ chức hạch toán TSCĐ theo hình thức Chứng từ ghi sổ và được thực hiện trên máy tính. Theo hình thức này đòi hỏi cần phải có đội ngũ kế toán lớn, có trình độ. Để quản lý, BĐHN đã đưa ra bộ mã thẻ TS và mã quản lý, điều đó giúp cho việc cập nhật thông tin nhanh gọn,chính xác. Tuy nhiên, tại BĐHN, riêng đối với TSCĐ, tại Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cần có thêm cột Đơn vị sử dụng để dễ theo dõi. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng ... năm ... Đơn vị: đồng Chứng từ ĐVSD Diễn giải Số tiền Ghi nợ, có TK Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 26/03/01 Tăng TSCĐ so XDCB 931.322.961 2112 2412 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 3. Cải thiện cơ cấu TSCĐ TSCĐ của BĐHN bao gồm nhiều loại (đã phân tích ở trên). Trong đó máy móc thiết bị chiếm một tỷ trọng lớn. Điều này là hợp lý vì đối với ngành kinh doanh Bưu Chính Viễn Thông thì máy móc là rất quan trọng, thiét bị phức tạp và đồ sộ, vì vậy nó chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu TSCĐ. Tuy nhiên, để đáp ứng ngày càng tốt hơn việc kinh doanh cũng như điều kiện làm việc của nhân viên, BĐHN cần phải chú trọng phát triển TSCĐ thuộc loại nhà cửa, vật kiến trúc. Đồng thời, TSCĐ về loại Phương tiện vận tải cũng cần phải được đầu tư thêm, vì tuy không tham gia vào kinh doanh nhưng đóng vai trò quan trọng trong quản lý đối với các đơn vị thành viên và đối với Tổng Công ty, vì vậy cần tăng thêm phương tiện vận tải. 4. Khẩn trương trong việc đầu tư đổi mới TSCĐ Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc đổi mới TSCĐ trong các doanh nghiệp được đặt ra là thực sự cấp bách. Đối với BĐHN, việc tăng cường đầu tư có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Với đặc trưng của ngành, BĐHN càng tăng cường đổi mới càng có cơ hội phát triển và đứng vững trong ngành. Ngoài ra, BĐHN cần tăng cường phân cấp quản lý, chấp hành nội quy, quy chế sử dụng, bồi dưỡng, sửa chữa TSCĐ tại đơn vị thành viên để nâng cao năng lực sử dụng của TSCĐ tại BĐHN. 5. Tăng cường nguồn vốn đầu tư TSCĐ Hiện nay, vốn tài trợ cho TSCĐ chủ yếu là vốn tự bổ sung từ các đơn vị trực thuộc, và một phần vốn ngân sách (thông qua Tổng Công ty), còn lại là vốn vay của thành phố do Tổng Công ty bảo lãnh. Mặt khác, toàn bộ TSCĐ hiện nay tại BĐHN là TSCĐ tự có không có TSCĐ đi thuê. Nhà xưởng của BĐHN đã khá lạc hậu, cần tăng cường đầu tư song nguồn vốn hạn hẹp, BĐHN cần tìm kiếm các nguồn vốn khác như vốn vay của cán bộ công nhân viên trong đơn vị, vay vốn ngân hàng, mở rộng liên doanh liên kết tranh thủ vốn trong nước và nước ngoài. Tuy nhiên, với mỗi hình thức BĐHN cần phải có kế hoạch rõ ràng, cụ thể để kinh doanh có hiệu quả. 6. Hoàn thiện công tác khấu hao TSCĐ Trong quá trình đầu tư TSCĐ, vốn được thu hồi dưới hình thức khấu hao TSCĐ vì vậy chế độ khấu hao TSCĐ là tất yếu quán triệt nguyên tắc đồng bộ nhất quán, tạo ra các khung áp dụng cho mọi thành phần kinh tế. Hiện nay chúng ta đang áp dụng chế độ khấu hao TSCĐ theo Quyết định 1062 TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996. Tại BĐHN, việc trích khấu hao bêncạnh QĐ trên, còn dựa trên quy định cụ thể của Tổng Công ty ( Công văn số 2945/KTTKTC).Quy định này khá chi tiết,vì vậy việc hạch toán của đơn vị rõ ràng, mạch lạc và thống nhất. Tuy nhiên, về khung thời gian sử dụng tài sản, do được quy đinh chi tiết tại Tổng Công ty nên nhiều tài sản có khung thời gian quá dài trong khi kỹ thuật lại nhanh thay đổi, máy móc thiết bị nhanh bị lạc hậu, lỗi thời... Vì vậy dẫn đến tình trạng máy móc thiết bị chưa hết thời gian khấu hao nhưng đã không còn được sử dụng nữa. Bên cạnh đó, có một số loại tài sản thuộc những loại hình kinh doanh khác như các dự án đầu tư nước ngoài theo hình thức BOT hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh BCC có bên nước ngoài tham gia hợp đồng, thì khi hết hạn, BĐHN nhận tài sản về cần có hình thức hợp lý đối với những tài sản này, chứ không thể tiến hành khấu hao như những tài sản bình thừơng. KẾT LUẬN Kế toán TSCĐ trong các doanh nghiệp hiện nay đang là một trong những công cụ quan trọng nhất phục vụ đắc lực trong công tác quản lý tài chính. Bên cạnh đó việc hạch toán TSCĐ còn có tác dụng quản lý và sử dụng TSCĐ hiệu quả, nâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐ , tránh lãng phí trong đầu tư. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với một doanh nghiệp lớn như BĐHN . Là một trong những đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, trong quá trình đổi mới BĐHN đã có nhiều nỗ lực để hoàn thiện công tác quản lý của mình, đặc biệt là quản lý tài chính, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị nói riêng và của ngành Bưu chính - Viễn thông nói chung. Sau một thời gian thực tập tại phòng Tài chính - Kế toán thống kê của Bưu điện Hà Nội, bằng những kiến thức được học tại trường Kinh Tế Quốc Dân và sự giúp đỡ tận tình của các anh chị, cô chú trong phòng, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo TS. Đặng Thị Loan, em đã đi sâu nghiên cứu phần hành kế toán về TSCĐ và nỗ lực làm chuyên đề “Tổ chức kế toán tài sản cố định với vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định tại Bưu Điện Hà Nội ”. Tuy vậy, do thời gian và kiến thức kế toán còn nhiều hạn chế, do đó Chuyên đề này còn nhiều thiếu sót chưa được khắc phục, vì vậy, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các anh chị, cô chú trong phòng Kế toán - Tài chính thống kê của BĐHN và của cô Đặng Thị Loan nhằm hoàn thiện hơn cho chuyên đề thực tập của em, đồng thời em hy vọng góp một phần nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại BĐHN . Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn!