Chuyên đề Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở công ty Cổ phần XNK Tổng hợp I

t nhiều thị trường khác nhau. Các mặt hàng khác như tơ tằm, sản phẩm gỗ, thiếc, đồ chơi,… Đặc biệt trong các mặt hàng cơng ty cĩ thế mạnh về: gia cơng may mặc, gạo, cà phê, lạc nhân… Mặt hàng nhập khẩu của cơng ty gồm cĩ: Ơ tơ, xe máy từ Nhật, Hàn Quốc, Đài Loan, Ý, Trung Quốc,… Máy mĩc, thiết bị phụ tùng, hàng vật liệu xây dựng, nhập khẩu nguyên liệu gia cơng, tơ sợi các loại về tiêu thụ tại thị trường trong nước. Mặt hàng kim loại bao gồm: sắt, kẽm, nhơm, đồng, thiếc cũng được cơng ty nhập khẩu. Bên cạnh đĩ cơng ty cũng nhập các mặt hàng về nguyên liệu và hĩa chất. Cơng ty cũng nhập khẩu các bộ linh kiện phụ tùng lắp ráp xe máy dạng IKD những năm về trước. Đến năm 2002, do sự phát triển quá nhanh chĩng thị trường xe máy, Nhà nước điều chỉnh chính sách nhập khẩu, khống chế nguồn hàng đưa vào sử dụng, hiện nay cũng ngừng nhập. Thay vào đĩ là lắp ráp và kinh doanh mặt hàng điện lạnh. 1.2.3.2. Thị trường của cơng ty: Với đặc điểm về mặt hàng ở trên ta cĩ thể thấy hiện cơng ty XNK Tổng hợp I là một doanh nghiệp kinh doanh XNK tổng hợp với chủng loại hàng hĩa đa dạng, phong phú cũng như số lượng mặt hàng tham gia giao dịch là rất lớn. chính vì vậy mà cơng ty cĩ quan hệ với rất nhiều bạn hàng cũng như nhiều thị trường trên thế giới. Thị trường xuất khẩu: hiện nay, cơng ty đã xuất khẩu sang 23 thị trường trong đĩ thị trường xuất khẩu chính của cơng ty là Hồng Kơng, Singapore, Đài Loan, Anh, Mỹ,…Ngồi ra, cơng ty cịn xuất khẩu sang các thị trường khác như Malaysia, Indonêxia, Hà Lan, Bỉ,… Thị trường nhập khẩu của cơng ty bao gồm 24 thị trường, cơng ty chủ yếu nhập khẩu từ các thị trường chủ yếu sau: châu Á, ASEAN, ngồi ra cơng ty cịn cĩ quan hệ với một số thị trường như Trung Đơng, Mỹ, Nga và một số nước EU. 1.2.3.3. Đặc điểm về nguồn vốn: Trong giai đoạn đầu mới thành lập, với số vốn ít ỏi là 139.000 đồng gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động kinh doanh, cơng ty đã nỗ lực tìm ra được hướng đi đúng nhằm phát triển thêm vốn của mình. Cơng ty XNK Tổng hợp I đã sử dụng các biện pháp như tiết kiệm, huy động vốn nhàn rỗi từ cán bộ cơng nhân viên, vay thêm vốn ở ngân hàng và các tổ chức tín dụng, liên doanh với nước ngồi để cĩ thêm nguồn vốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời cơng ty cũng luơn ý thức đến việc bảo tồn vốn và hết sức chú ý để tránh bị lạm dụng, thất thốt vốn trong kinh doanh. Sau hơn 20 năm hoạt động, hiện nay cơng ty đã tăng được số vốn pháp định của mình lên hơn 50 tỷ đồng. 1.2.3.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơng ty XNK Tổng hợp I cĩ hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối hồn chỉnh đáp ứng khá tốt về yêu cầu sản xuất kinh doanh của mình. Cơ sở kinh doanh chính và trụ sở đặt tại 46 Ngơ Quyền, Hà Nội, ngay trung tâm thành phố thuận lợi cho việc giao dịch và đi lại. Cơng ty trang bị gần như đầy đủ các phương tiện phục vụ cho sản xuất kinh doanh và trang thiết bị văn phịng, tạo điều kiện cho cán bộ cơng nhân viên hồn thành tốt nhiệm vụ. Hệ thống thơng tin bao gồm các máy điện thoại, máy fax, máy vi tính đến tất cả các phịng ban trong cơng ty. Trong cả quá trình phát triển của mình, cơng ty đã xây dựng và đưa vào sử dụng 20.000 m² kho và 1.500m² nhà xưởng để đầu tư sản xuất hàng may mặc xuất khẩu tại Đoạn Xá – Hải Phịng. Cải tạo kho Tương Mai thành kho mới khang trang an tồn, đủ điều kiện bảo quản các mặt hàng cĩ giá trị cao. Mua khu vực 53 Quang Trung, số 7 Triệu Việt Vương với mục đích tạo cơ sở vật chất liên doanh khai thác bất động sản, xây dựng khu tập thể và khu đất cĩ hạ tầng cơ sở tại Lạc Trung – Hà Nội và Đoạn Xá – Hải Phịng với phương châm Nhà nước và nhân dân cùng làm để giải quyết nhu cầu nhà ở cho hầu hết cán bộ cơng nhân viên. Năm 1998 cơng ty đã đầu tư gần 4 tỷ đồng để xây dựng xí nghiệp chế biến quế và lâm sản xuất khẩu tại Gia Lâm – Hà Nội và cả mở thêm một phân xưởng tại Xí nghiệp may Đoạn Xá – Hải Phịng. Cả hai cơng trình đã đi vào hoạt động từ cuối năm 1998 đầu năm 1999. Cũng từ cuối năm 1998 đến năm 2003, cơng ty đã đầu tư gần 2 tỷ đồng chuyển hướng lắp ráp xe máy. 1.2.3.5. Đặc điểm về nhân cơng lao động: Tại thời điểm mới thành lập, đội ngũ cán bộ cơng nhân viên của cơng ty cịn nhỏ khoảng 50 cán bộ cơng nhân viên. Họ cịn chưa cĩ kinh nghiệm về ủy thác, trình độ chuyên mơn cịn yếu kém, chưa năng động. Cơng ty đã tìm ra nhiều phương hướng mới cho việc phát triển nguồn lao động trong cơng ty. Hiện nay tổng số nhân viên của cơng ty là hơn 500 người. Cơng ty đã tổ chức bồi dưỡng đào tạo trong và ngồi nước khi cĩ đủ tiêu chuẩn, chỉnh lại những tư tưởng ỷ lại của kinh tế bao cấp, đặt ra những yêu cầu cao hơn, chuyên mơn cao hơn theo nghiệp vụ, theo mặt hàng, theo xuất nhập khẩu. Đặc biệt cơng ty đã chú trọng trẻ hĩa đội ngũ cán bộ cơng nhân viên. Tỷ lệ lao động trong độ tuổi từ 18 – 35 tăng và tỷ lệ lao động trên 50 giảm qua các năm. Tuy vậy độ tuổi người lao động từ 36 – 50 vẫn chiếm tỷ lệ cao nhất. Thời gian qua cơng ty dã khơng ngừng nỗ lực nâng cao trình độ đội ngũ cơng nhân viên cụ thể là số người tốt nghiệp Đại học tăng mạnh, đặc biệt là số người cĩ trình độ sau Đại học tuy khơng nhiều nhưng cũng tăng qua các năm. Cơ cấu lao động trong cơng ty năm 2006: Báo cáo thực hiện lao động năm 2006 Chỉ tiêu Tổng lao động Nam Nữ Đầu kỳ Tổng lao động Đại học THCN Lao động khác 502 161 67 264 185 83 39 69 317 78 28 195 Tăng trong kỳ 6 6 0 Giảm trong kỳ Tổng Nghỉ hưu Giảm lao động thời vụ Giảm khác 141 5 135 1 122 2 115 0 24 3 20 1 Cuối kỳ Tổng Đại học THCN Khác 367 168 42 157 140 79 29 32 227 89 13 125 Số người đi học 0 0 0 0 1.2.4. Cơng tác tổ chức cán bộ: Với nhận thức con người là yếu tố quyết định tất cả, cơng ty đã đưa ra những chính sách về nhân sự hữu hiệu nhằm giúp cán bộ, cơng nhân viên yên tâm cơng tác và tranh thủ các chỉ tiêu đào tạo tập trung ở trong và ngồi nước. Trọng tâm đào tạo tập trung vào các cơng tác chuyên mơn nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hạch tốn kinh tế, thanh tốn quốc tế, lập hợp đồng, lập chứng từ thanh tốn sau khi giao hàng…. Cơng ty tiến hành xây dựng chương trình quy hoạch, đào tạo và đào tạo lại cán bộ, dành chi phí cho cơng tác đào tạo khoảng 150 triệu đồng/năm. Kết quả trong 4 năm, đã cĩ 80 lượt người được đào tạo tập trung về chuyên mơn, chính trị, ngoại ngữ, phổ cập tin học sơ cấp cho hầu hết cán bộ cơng nhân viên văn phịng. Đề bạt: đề bạt tại chỗ là chính. Các cán bộ làm tốt cơng việc, đủ tiêu chuẩn để được đề bạt. Việc để bạt tại chỗ để cán bộ đã quen với tổ chức, khơng gặp nhiều vấp váp trong cơng việc. Thực hiện chính sách đối với cán bộ: Ký thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, áp dụng quy định của Nhà nước về tăng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Giải quyết việc làm cho đơng đảo cán bộ cơng nhân viên, phân phối thu nhập theo quan niệm mới, gắn thu nhập với kết quả sản xuất nhưng vẫn cĩ chế độ giải quyết chính sách cán bộ do lịch sử và xã hội để lại. Trong năm 2006, cơng ty đã cĩ những các hoạt động: Tiếp tục củng cố sắp xếp bộ máy phù hợp, gọn nhẹ, hiệu quả Quy hoạch, bổ xung, hồn thiện bộ khung cán bộ quản lý cấp phịng, ban, chi nhánh, xí nghiệp. Thu hút, đào tạo lại cán bộ nhằm nâng cao khả năng nghiệp vụ. Tuyển dụng cĩ chọn lọc và đào tạo lại những cán bộ hiện cĩ. 1.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tổng doanh thu 370.830 438.335 503.209 Chi phí 365.880 432.720 495.897 Lợi nhuận 4.950 5.615 6.373 Nộp ngân sách 21.295 31.256 35.976 Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng lợi nhuận thuần và các khoản nộp ngân sách tăng dần hàng năm. Tuy tốc độ cĩ khác nhau do điều kiện kinh doanh khác nhau. Như vậy, trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty đã đạt được những kết quả đáng mừng. Tuy phải hoạt động trong mơi trường kinh doanh cạnh tranh quyết liệt, cơng ty đã đồn kết, nỗ lực phấn đấu hồn thành tồn diện và vượt mức chỉ tiêu kinh tế - tài chính, cĩ lãi, bảo tồn và phát triển vốn, đảm bảo việc làm và cải thiện đời sống cho cán bộ cơng nhân viên. Cơng ty cũng luơn hồn thành nghĩa vụ nộp ngân sách, đồng thời cơng ty cịn đảm bảo nộp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và trích phí cơng đồn. Hiện nay, Cơng ty XNK Tổng hợp I vẫn tiếp tục được đánh giá là cơng ty xuất nhập khẩu hàng đầu của Bộ thương mại. 1.2.6. Thực trạng kinh doanh xuất nhập khẩu của cơng ty: Trong những năm gần đây tình hình an ninh, chính trị thế giới diễn biến rất phức tạp. Nạn khủng bố, xung đột sắc tộc, tơn giáo, chạy đua vũ trang và vũ khí hạt nhân đang đe dọa nền hịa bình thế giới. Thất nghiệp, lạm phát, ơ nhiễm mơi trường trở nên khĩ kiểm sốt đã ảnh hưởng đến tình hình kinh tế, hoạt động thương mại giữa các quốc gia. Một số nước do đến kỳ bầu cữ cĩ nhiều thay đổi trong chính sách đối ngoại và kinh tế. Các chính sách khuyến khích hay hạn chế của mỗi quốc gia như chính sách tài khĩa, chính sách tiền tệ, các rào cản thuế quan và phi thuế quan để bảo hộ nền sản xuất trong nước cĩ ảnh hưởng rất lớn. tuy vậy, tình hình phát triển kinh tế - thị trường đang ở thời kỳ phục hồi mạnh mẽ, nhu cầu tiêu dùng và phục vụ sản xuất đều gia tăng, giao dịch sơi động đã tác động đến hầu hết các mặt hàng. Năm 2005 cũng là năm hợp tác kinh tế đối ngoại diễn ra sơi nổi trên phạm vi tồn thế giới, bên cạnh xu hướng tồn cầu hĩa và hội nhập kinh tế quốc tế cũng hình thành và phát triển ngày càng nhiều các thỏa thuận tự do hĩa thương mại khu vực và tay đơi giữa các quốc gia khơng phụ thuộc vào vị trí địa lý. Trong khi đĩ tình hình chính trị, xã hội trong nước lại tương đối ổn định, An ninh trật tự được giữ vững. Các nhà phân tích trên thế giới coi Việt Nam là điểm đến an tồn của các nhà đầu tư. Kinh tế Việt Nam khơng ngừng tăng trưởng cao, đầu tư nước ngồi tăng, tạo ra nhiều cơng ăn việc làm, tăng thu nhập, cuộc sống nhân dân được cải thiện. Tuy vậy, nước ta những năm trở lại đây cũng gặp phải những khĩ khăn như nạn khơ hạn và dịch cúm gà diễn ra trên diện rộng đồng thời phải chịu sự tác động từ sự gia tăng giá cả các loại nguyên vật liệu cĩ nguồn gốc nhập khẩu đã làm tăng chi phí đầu vào của các sản phẩm hàng hĩa và dịch vụ và là nguyên nhân đẩy chỉ số giá hàng hĩa tiêu dùng trong nước tăng lên 9,5% mức cao nhất trong nhiều năm gần đây. Nhưng các chỉ tiêu cơ bản về phát triển kinh tế - xã hội vẫn đạt và vượt các mục tiêu đề ra. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại, hoạt động xuất khẩu đã đạt kết quả cao vượt trội hơn tất cả các ngành và lĩnh vực, và cũng lần đầu tiên tăng trưởng xuất khẩu đã vượt tăng trưởng nhập khẩu và cao hơn gấp 3 lần tăng trưởng GDP. Đĩ là những thuận lợi chính hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của cơng ty. Tuy vậy, năm 2006 cơng ty cũng phải vượt qua nhiều khĩ khăn do cơ chế quản lý đã và đang khuyến khích các doanh nghiệp tham gia ngày càng nhiều vào thị trường, các ưu đãi về vốn trước đây dành cho doanh nghiệp Nhà nước khơng cịn được áp dụng. Đồng thời chính sách mở cửa hội nhập kinh tế và thị trường, nhất là việc tham gia chương trình tự do hĩa thương mại trong khu vực (ASEAN và Trung Quốc) của chúng ta đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp cĩ vốn nước ngồi tham gia kinh doanh trên thị trường trong nước. Do vậy, cạnh tranh trên thị trường diễn ra rất quyết liệt và gay gắt, thuận lợi cĩ xu thế giảm. Nhiều mặt hàng của cơng ty cĩ kinh nghiệm kinh doanh nhưng cũng phải thu hẹp do mơi trường cĩ nhiều khĩ khăn, rủi ro. Bước sang năm 2007, với tình hình nước ta gia nhập WTO, lúc đĩ hàng hĩa nước ngồi sẽ tràn ngập thị trường với giá cả cạnh tranh thì cơ hội và thách thức của cơng ty sẽ càng lớn. Cơ hội là ta sẽ xuất hàng hĩa sang các nước khác với mức thuế giảm xuống, cịn thách thức là tình hình trong nước với hàng hĩa nước ngồi cũng khơng phải chịu mức thuế cao như hiện nay. 1.2.7. Tình hình ứng dụng CNTT: Cơng ty đã trang bị máy tính cho tất cả các phịng ban trong cơng ty cũng như văn phịng các chi nhánh. Tất cả các máy đều được nối mạng Internet để phục vụ cơng việc. Nhưng hệ thống mạng riêng trong cơng ty thì chưa cĩ. Các máy tính được trang bị phần lớn là máy mĩc cũ. Phần cứng được trang bị từ những năm cuối thập kỷ 90 của thế kỷ trước. Sau này đã trang bị thêm cho các văn phịng những máy mĩc hiện đại hơn. Phần lớn là Pentium III, bộ nhớ 20 GB, tốc độ tương đối nhanh vì những cơng việc sử dụng máy tính đều là các cơng việc văn phịng, cài đặt window2000. Việc ứng dụng CNTT chủ yếu dùng trong việc tính lương, thưởng, bảo hiểm…dùng cơng cụ hỗ trợ là Exel và việc soạn thảo văn bản với cơng cụ Word. Chỉ cĩ bộ phận kế tốn được trang bị phần mềm chuyên dụng cịn các bộ phận khác đều phải làm trên giấy bằng tay. 1.3. Định hướng đề tài: 1.3.1. Vấn đề áp dụng tin học trong quản trị nhân lực hiện nay: Nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh ngiệp là một trong những nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém. Vấn đề quản trị nhân lực ngày càng trở nên phức tạp vì sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng của những điều luật và các quy định lao động. Trong một doanh nghiệp, phịng quản trị nhân lực đảm đương nhiều chức năng khác nhau: tuyển chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực, đề bạt, thuyên chuyển hay buộc thơi việc người lao động. Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động. Giúp các nhà quản trị nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực. Cung cấp thơng tin cho mức quản lý cao nhất nhằm hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định sách lược. Để cĩ thể quản trị được một nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém như vậy, phịng quản trị nhân lực phải dựa vào các hệ thống thơng tin tự động hĩa. Các hệ thống này sẽ trợ giúp cho phịng quản trị nhân lực lưu giữ các thơng tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ, giúp các nhân viên phịng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp cho họ cơng cụ để mơ phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác. Để triển khai các hoạt động quản trị nhân lực, các nhà quản lý dựa trên hàng loạt các hệ thống thơng tin kế hoạch hĩa tác nghiệp, sách lược và chiến lược. Hệ thống thơng tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và tồn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nĩ bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai. Hệ thống này sẽ gắn liền hợp nhất với các phân hệ thơng tin khác của doanh nghiệp như hệ thống tài chính kế tốn, hệ thống thơng tin sản xuất, hệ thống thơng tin Marketing, tạo thành một hệ thống thơng tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp. 1.3.2. Lý do chọn đề tài: Sau một thời gian tiến hành tìm hiểu về cơng ty XNK Tổng hợp I, em thấy rằng tình hình quản lý nhân sự vẫn cịn nhiều bất cập. Phần lớn việc quản lý cịn trên giấy tờ, các báo cáo trong cơng ty phải in ra giấy để nộp cho người quản lý cao hơn, làm chi phí tốn kém, lại mất cơng tìm kiếm. Các vấn đề trong tìm kiếm thơng tin về người lao động và việc thay đổi thường xuyên của những người lao động hợp đồng và lao động thời vụ làm cho việc quản lý nhân sự là rất khĩ khăn trong cơng ty. Với chuyên ngành về ứng dụng tin học trong các vấn đề về quản lý và kinh tế, và nhận thấy những vấn đề cịn nhiều bất cập trong quản lý con người, em quyết định chọn đề tài “Ứng dụng tin học trong việc quản lý nhân sự ở cơng ty XNK Tổng hợp I” nhằm từng bước thực hiện việc tin học hĩa trong cơng ty. 1.3.3. Mục tiêu của đề tài: Để việc quản lý nhân viên, tính tốn tiền lương hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng thì việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự là rất phù hợp. Với tình hình hiện nay là quản lý trên giấy tờ thì việc tính tiền lương trong những đợt nghỉ hưu, nhiều lúc bị người quản lý quên đi một chế độ chính sách nào đĩ mà lẽ ra người đĩ được hưởng theo quy định thì việc quản lý bằng máy tính sẽ giúp lưu giữ tất cả các thơng tin của nhân viên mà khơng bị bỏ sĩt hay bị quên. Ngồi ra, các báo cáo gửi đi các phịng khơng phải in ra giấy mà trực tiếp gửi lên cho cấp trên qua các mạng máy tính nội bộ trong cơng ty, giảm chi phí đi lại và giấy tờ. Các thơng tin về các cá nhân trong cơng ty sẽ được đưa vào máy tính để theo dõi và quản lý. Khi cần tìm bất cứ thơng tin gì về cá nhân ta cĩ thể tìm thấy ngay mà khơng phải tìm kiếm trong sổ sách giấy tờ. Các báo cáo hàng năm cũng cĩ thể đưa vào máy tính và khi cần người ta cĩ thể xem xét ngay được. Bên cạnh đĩ là việc quản lý các lao động thời vụ, lao động hợp đồng với thời gian làm việc và chế độ lương bổng khác nhau. Vì vậy, em sẽ tiến hành xây dựng và thiết kế một phần mềm đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Việc xem xét các thơng tin trên máy cũng phải được phân quyền. Tùy vào vị trí cơng tác, chức vụ trong cơng ty mà đối tượng người dùng được phép truy cập vào thơng tin đến đâu. 1.3.4. Phương pháp nghiên cứu để giải quyết đề tài: 1.3.4.1. Phương pháp thu thập: Phỏng vấn: Phỏng vấn là cơng cụ thu thập thơng tin đắc lực dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mơ tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này cĩ thể khơng được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đĩ khĩ cĩ thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Quan sát: Được dùng khi khơng muốn nhìn thấy những gì khơng thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn . Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thơng tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. 1.3.4.2. Cơng cụ sử dụng: Ngơn ngữ lập trình VB CSDL Access Chương II: Phương pháp luận xây dựng HTTT quản lý 2.1. Tổng quan về phát triển HTTT quản lý: 2.1.1. Khái niệm HTTT quản lý: Hệ thống thơng tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thơng tin trong một tập các ràng buộc được gọi là mơi trường. Nĩ được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc hoặc khơng tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thơng tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nĩ cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Một hệ thống thơng tin bao gồm 4 bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào Bộ phận xử lý dữ liệu Bộ phận lưu trữ Bộ phận đưa dữ liệu ra 2.1.2. Phân loại hệ thống thơng tin trong tổ chức: 2.1.2.1. Theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra: Cĩ 5 loại: Hệ thống thơng tin xử lý giao dịch TPS: Hệ thống xử lý các giao dịch với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hay với nhân viên của nĩ. Hệ thống xử lý giao dịch cĩ nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức, trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. các hệ thống loại này như hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hĩa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, … Hệ thống thơng tin quản lý MIS Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngồi tổ chức. Từ đĩ chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo tĩm lược tình hình về một mặt nào đĩ của tổ chức. Các báo cáo thường cĩ tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã dự kiến trước, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành cơng nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Hệ thống thơng tin quản lý dựa vào dữ liệu sản sinh từ hệ xử lý giao dịch do đĩ chất lượng thơng tin mà chúng sinh ra phụ thuộc nhiều vào hệ xử lý giao dịch. Hệ thống thơng tin quản lý như hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hay sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị trường… Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS Là hệ thống trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thơng tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Nĩ cịn phải cĩ khả năng mơ hình hĩa để cĩ thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Đây là hệ thống đối thoại cĩ khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mơ hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Hệ thống chuyến gia ES Là hệ thống cơ sở trí tuệ, cĩ nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đĩ cĩ sự biểu diễn bằng các cơng cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đĩ. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Hệ thống thơng tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Hệ thống này được thiết kế cho người sử dụng là những người ngồi tổ chức, cĩ thể là khách hàng hay nhà cung cấp… Trong các hệ thống trên thì hệ thống thơng tin quản lý là quan trọng nhất. hệ thống thơng tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngồi tổ chức. 2.1.2.2. Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp: Các thơng tin trong tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thơng tin văn phịng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 2.1.3. Phương pháp phát triển một hệ thống thơng tin : 2.1.3.1. Nguyên nhân phát triển: Mục tiêu của việc phát triển hệ thống thơng tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những cơng cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thơng tin bao gồm: phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nĩ. Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thơng tin? Các nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thơng tin cĩ thể được tĩm lược như sau: Những vấn đề về quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của cơng nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. 2.1.3.2. Phương pháp phát triển hệ thống thơng tin: Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thơng tin là cĩ được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, và nĩ được hịa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các cơng cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại cĩ cấu trúc để phát triển hệ thống thơng tin: Người tắc 1: sử dụng các mơ hình. Người tắc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng. Người tắc 3: chuyển từ mơ hình vật lý sang mơ hình lơ gíc khi phân tích và từ mơ hình lơ gíc sang mơ hình vật lý khi thiết kế. 2.1.3.3. Các giai đoạn phát triển của hệ thống: Cĩ 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm một dãy các cơng đoạn kèm theo. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu cĩ mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. giai đoạn này bao gồm các cơng đoạn Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bầy báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi cĩ sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đĩ, xác định những địi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thơng tin mới phải đạt được. Giai đoạn phát triển chi tiết bao gồm các cơng đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu mơi trường của hệ thống đang tồn tại. Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đốn và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế lơ gíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lơ gíc của một hệ thống thơng tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mơ hình lơ gíc của hệ thống mới bao hàm thơng tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, quan hệ các tệp), các xử lý và hợp thức hĩa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Inputs). Các cơng đoạn của thiết kế lơ gíc: Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức lơ gíc Hợp thức hĩa mơ hình lơ gíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mơ hình lơ gíc của hệ thống mới mơ tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mơ hình này được xác định thì phân tích viên hoặc nhĩm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đĩ là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hĩa mơ hình lơ gíc. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra từ trước, nhĩm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vơ hình) của mỗi phương án và phải cĩ những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo được trình lên người sử dụng, người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tơn trọng các ràng buộc của tổ chức. Các cơng đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp bao gồm: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5: thiết kế vật lý ngồi Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý gồm hai tài liệu cần cĩ: tài liệu hệ thống và tài liệu dành cho người sử dụng. Các cơng đoạn của thiết kế vật lý ngồi : Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngồi Thiét kế chi tiết các giao diện (vào/ra) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hĩa Thiết kế các thủ tục thủ cơng Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngồi Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả của giai đoạn này là phần tin học hĩa của hệ thống thơng tin, tức là phần mềm. Các hoạt động của triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống bao gồm: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Để việc chuyển đổi được thực hiện với ít va chạm nhất, cần lập kế hoạch một cách cẩn thân. Các cơng đoạn của giai đoạn này gồm: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá 2.2. Phân tích HTTT : 2.2.1. Các phương pháp thu thập thơng tin: Phỏng vấn: Phỏng vấn là cơng cụ thu thập thơng tin đắc lực dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mơ tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này cĩ thể khơng được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đĩ khĩ cĩ thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Quan sát: Được dùng khi khơng muốn nhìn thấy những gì khơng thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn . Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thơng tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. 2.1.2. Các cơng cụ mơ hình hĩa: 2.1.2.1. Sơ đồ luồng thơng tin IFD: Sơ đồ luồng thơng tin được dùng để mơ tả hệ thống thơng tin theo cách thức động, tức là mơ tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thơng tin: Xử lý: Kho lưu trữ dữ liệu: Dịng thơng tin: Điều khiển : 2.2.2.2. Sơ đồ chức năng BFD: Sơ đồ phân rã chức năng là sơ đồ mo tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đĩ cũng như các mối quan hệ của chúng với mơi trường bên ngồi. Sơ đồ cho phép xác định phạm vi các chức năng cần nghiên cứu của tổ chức, cho thấy vị trí của mỗi cơng việc trong tồn hệ thống, chính sự trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng cịn thiếu, nĩ là cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trình sau này. Tên chức năng Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3 Chức năng 1.1 Chức năng 1.2 Chức năng 2.1 Chức năng 2.2 2.2.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD dùng để mơ tả hệ thống thơng tin trên gĩc độ trừu tượng. Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng khơng quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mơ tả đơn thuần hệ thống thơng tin làm gì và để làm gì. Một số quy tắc và quy ước liên quan tới sơ đồ DFD: Mỗi luồng dữ liệu phải cĩ một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luơn luơn đi cùng nhau thì cĩ thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luơn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu khơng cắt nhau Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối với việc phân rã DFD Thơng thường một xử lý mà lơ gíc xử lý của nĩ được trình bày bằng ngơn ngữ cĩ cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì khơng phân rã tiếp Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đĩ. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đĩ. Đây gọi là nguyên tắc cân đối của DFD Xử lý khơng phân rã tiếp được thì gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải cĩ một phích xử lý lơ gíc trong từ điển hệ thống. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Nguồn hoặc đích: Dịng dữ liệu: Tiến trình xử lý: Kho dữ liệu: TƯp d÷ liƯu 2.2.4. Mã hĩa dữ liệu: 2.2.4.1. Lợi ích: Nhận diện khơng nhầm lẫn các đối tượng Mơ tả nhanh chĩng các đối tượng Nhận diện nhĩm đối tượng nhanh hơn 2.2.4.2. Định nghĩa mã hĩa dữ liệu: Mã hĩa là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. 2.2.4.3. Các phương pháp mã hĩa cơ bản Phương pháp mã hĩa phân cấp: Đối tượng được phân cấp từ trên xuống, mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Để thiết lập mã phân cấp cần xác định cĩ bao nhiêu câp và mỗi cấp cần bao nhiêu mã. Phương pháp mã liên tiếp Được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Ưu điểm: khơng nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng. Nhược điểm: khơng gợi nhớ và khơng cho phép chèn them mã vào giữa hai mã cũ. Phương pháp mã hĩa theo xeri Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Phương pháp mã hĩa gợi nhớ. Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ cĩ thể cĩ giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. Ưu điểm: nhận diện khơng nhầm lẫn, cĩ khả năng phân tích cao, cĩ nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính. Nhược điểm: khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự; phải chọn những đặc tính ổn định nếu khơng bộ mã mất ý nghĩa. 2.2.4.4. Yêu cầu đối với bộ mã: Cĩ tính uyển chuyển lâu bền Một bộ mã phải tiên lượng được khả năng thay đổi của đối tượng quản lý để cĩ thể thích ứng với những thay đổi đĩ. Một bộ mã cĩ tính chất này khi nĩ cho phép nới rộng và bổ sung mã mới. Tiện lợi khi sử dụng Bộ mã ngắn gọn giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm sai lầm khi sử dụng. Kiểm tra dễ dàng bằng thủ cơng hoặc tự động theo yêu cầu Khai thác dễ dàng cho những xử lý về sau. Giải mã dễ dàng tức là bộ mã phải xây dựng sao cho cĩ thể diễn dịch dễ và rõ ràng. 2.2.4.5. Cách thức tiến hành mã hĩa: Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hĩa. Xác định các xử lý cần thực hiện Lựa chọn giải pháp mã hĩa. Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành Tham khảo ý kiến của người sử dụng Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng Triển khai mã hĩa: Bao gồm các cơng việc: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thơng tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời 2.3. Thiết kế CSDL: 2.3.1. Các khái niệm cơ bản: Bảng (table) : ghi chép dữ liệu về một nhĩm phần tử nào đĩ gọi là thực thể như bảng danh sách cán bộ, bảng thống kê… Thực thể (entity): là một nhĩm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ. Cĩ thực thể hữu hình như máy mĩc, khách hàng, sinh viên….và cĩ thực thể vơ hình như tài khoản, nhiệm vụ, … Thuộc tính( attribute ): là những đặc điểm hoặc tính chất của thực thể. Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu tách biệt, khơng chia nhỏ được nữa. Dịng (row) : mỗi bảng cĩ các dịng. Mỗi dịng được gọi là một bản ghi (record) vì nĩ ghi chép dữ liệu về một cá thể. Cột (column): mỗi bảng cĩ các cột. Mỗi cột cịn gọi là trường(field). Giao giữa một dịng và một cột là một ơ chứa dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dịng đĩ. CSDL (database): là một nhĩm gồm một hay nhiều bảng cĩ liên quan với nhau. Hệ CSDL (database system): một tập hợp các CSDL cĩ liên quan với nhau. Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thơng tin của người sử dụng HTTT mới. 2.3.2. Thiết kế CSDL từ các thơng tin ra: Thiết kế CSDL từ các thơng tin ra gồm các bước: Bước 1: Xác định các đầu ra Liệt kê tồn bộ các thơng tin đầu ra Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung câp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thơng tin trên đầu ra: Trên mỗi thơng tin đầu ra bao gồm các phần tử thơng tin được gọi là các thuộc tính. Liệt kê tồn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộc tính lặp, là những thuộc tính cĩ thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh, là những thuộc tính được tính tốn ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khĩa cho thơng tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Loại bỏ những thuộc tính khơng cĩ ý nghĩa trong quản lý. Thực hiện chuẩn hĩa mức 1 (1.NF): Chuẩn hĩa mức 1 quy định rằng trong mỗi danh sách khơng được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu cĩ các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đĩ ra thành các danh sách con, cĩ 1 ý nghĩa dưới gĩc độ quản lý. Gắn cho nĩ một tên, tìm cho nĩ một thuộc tính định danh riêng và them thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hĩa mức 2 (2.NF): Chuẩn hĩa mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào tồn bộ khĩa chứ khơng chỉ phụ thuộc vào một phần của khĩa. Nếu cĩ sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khĩa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khĩa đĩ làm khĩa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Thực hiện chuẩn hĩa mức 3 (3.NF): Chuẩn hĩa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách khơng được phép cĩ sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào Z thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khĩa và tên cho mỗi danh sách mới. Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hĩa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Bước 3: tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL Từ mỗi đầu ra ở bước 2 tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, cĩ sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Tích hợp lại những danh sách cùng mơ tả về một thực thể. Bước 4: xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và tồn bộ sơ đồ Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: xác định liên hệ lơ gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên. 2.3.3. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mơ hình hĩa: 2.3.3.1. Các khái niệm cơ bản: Thực thể (Entity): thực thể trong mơ hình lơ gíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thơng tin về chúng. Một thực thể cĩ thể là nhân sự (nhân viên, khách hàng, sinh viên) hay tổ chức ( nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh); nguồn lực hữu hình ( tiền bạc, xe cộ, thiết bị, máy mĩc). Khái niệm thực thể cho ta sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng cĩ cùng đặc trưng. Thuộc tính: dùng để mơ tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ Thuộc tính định danh (identifier): là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. Thuộc tính mơ tả (description): dùng để mơ tả về thực thể Thuộc tính quan hệ: dùng để chỉ đến một lần xuất nào đĩ trong thực thể cĩ quan hệ. Liên kết (association): một thực thể khơng tồn tại độc lập mà cĩ quan hệ qua lại với các thực thể khác. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. 2.3.3.2. Số mức độ của liên kết: Liên kết loại Một – Một (1@1): Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Liên kết loại Một – Nhiều (1@N): Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Liên kết loại Nhiều – Nhiều (N@M): Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. 2.3.3.3. Chiều của một liên kết: Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đĩ. Các quan hệ được chia làm 3 loại: một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đĩ. Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đĩ cĩ hai thực thể liên kết với nhau. Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ cĩ nhiều hơn hai thực thể tham gia. 2.3.3.4. Giới thiệu về Visual Basic và Access: 2.3.3.4.1 Giới thiệu về Visual Basic: Visual Basic là một trong những ngơn ngữ lập trình thuộc dịng Visual Studio của Microsoft. Đây là một ngơn ngữ lập trình đa năng, được dùng để phát triển phần mềm giải nhiều loại bài tốn khác nhau. Visual Basic rất mạnh trong lập trình cơ sở dữ liệu. Visual Basic cĩ rất nhiều tính năng mới, các chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của Microsoft Office. Khơng nhất thiết phải cĩ một điều khiển minh họa điều khiển trên biểu mẫu, Visual Basic 6 cho phép lập trình để thêm điều khiển vào đề án tự động và cĩ thể tạo ra các điều khiển ActiveX hiệu chỉnh. Ngơn ngữ lập trình được sử dụng để lập trình trong Access và Excel chính là Visual Basic. 2.3.3.4.2 Giới thiệu về hệ quản trị dữ liệu Microsoft Access 2003: Ngày nay, trong các cơ quan lớn với một khối lượng dữ liệu đồ sộ thì việc quản lý là vơ cùng nan giải. Mối quan tâm của họ là phải làm sao thu thập thơng tin kịp thời, chính xác và xử lý chúng cĩ hiệu quả để từ đĩ cĩ phương hướng hành động trong tương lai. Khối dữ liệu thu thập được của mỗi cơ quan thường vượt quá khả năng quản lý của họ. Vấn đề đặt ra là phải cĩ một “ngân hàng dữ liệu “ hay “ hệ cơ sở dữ liệu “ dựa vào máy tính để quản lý dữ liệu một cách cĩ hiệu quả. Một tập hợp các cơ sở dữ liệu cĩ liên quan với nhau được gọi là một “hệ cơ sở dữ liệu” hay “ngân hàng dữ liệu”. Hệ cơ sở dữ liệu được tạo ra nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản lý khác nhau. Việc thiết kế hệ cơ sở dữ liệu phải làm sao giảm thiểu được sự trùng lặp, dư thừa; tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cường khả năng chia sẻ vời nhiều người đồng thời cĩ thể bảo mật dữ liệu. Để tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu cần cĩ hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 là phiên bản tương đối mới của hãng Microsoft. Hệ quản trị này cĩ nhiều tính năng mới, khả năng xử lý nhanh, đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều cơ quan, trường học,…Vì vậy việc sử dụng hệ quản trị này trong việc xây dựng hệ thống thơng tin mới trong cơ quan sẽ giảm bớt thay đổi đối với hệ thống cũ. Chương III: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân lực 3.1.Thu thập dữ liệu và phân tích thơng tin: 3.1.1. Tình hình thực tế: Cơng ty XNK Tổng hợp I được trang bị máy tính nhưng chủ yếu dùng trong việc tính tốn lương, thưởng, bảo hiểm… với cơng cụ là Excel. Cịn về quản lý nhân sự thì vẫn cịn rất thủ cơng. Thơng tin về nhân viên từ lúc vào cơng ty cho đến lúc nghỉ việc hoặc chuyển cơng tác khác đều phải lưu giữ trên giấy tờ trong phần hồ sơ nhân viên. Nếu nhân viên đã từng làm việc ở cơng ty muốn xin giấy hay xác nhận nào đĩ ở cơng ty thì việc tìm lại hồ sơ nhân viên đĩ và thơng tin cần tìm bằng cách thủ cơng rất mất thời gian, khĩ chính xác khi cĩ những thơng tin gần giống nhau. Với việc áp dụng tin học hĩa vào vấn đề quản lý nhân sự trong cơng ty sẽ giúp cho cán bộ quản lý nhân sự cĩ thể cĩ các thơng tin nhân sự một cách nhanh chĩng, chính xác, giảm bớt sai sĩt; giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời trong việc phân cơng cơng tác. 3.1.2. Yêu cầu đối với sản phẩm: Người sử dụng cĩ thể cập nhật thơng tin nhanh chĩng, chính xác Cĩ khả năng tìm kiếm thơng tin nhanh chĩng Đưa ra các báo cáo tổng hợp khi cần Phân quyền theo vị trí cơng tác 3.2. Các sơ đồ phân tích hệ thống: 3.2.1. Sơ đồ luồng thơng tin IFD: Theo dõi quá trình cơng tác Thời điểm Nhân viên Phịng tổ chức Ban lãnh đạo Bắt đầu vào cơng ty Nhập thơng tin Hàng tháng, hàng năm Khen thưởng, kỷ luật trong tháng, năm Theo dõi khen thưởng, kỷ luật Báo cáo Lúc nghỉ việc Quyết định nghỉ việc Vi phạm thơi việc, cơng việc khơng phù hợp, đến tuổi về hưu xĩa khỏi danh sách Ra quyết định thơi việc. Sơ đồ luồng thơng tin trong việc tính lương: Thời điểm Nhân viên Phịng tổ chức Ban giám đốc Đầu tháng Trong tháng Cuối tháng Thực lĩnh Theo dõi thưởng, phạt, tạm ứng Nhập liệu Tổng hợp các khoản được cộng trừ trong tháng Sơ đồ chức năng BFD: Quản lý nhân sự Cập nhật Tính lương Lập báo cáo Danh sách nhân viên Danh sách phịng ban Báo cáo tình hình lương các quy định về khen thưởng,kỷ luật Danh sách phụ cấp Báo cáo tình hình nhân sự Tính tiền thực lĩnh Theo dõi hệ số lương 3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Sơ đồ ngữ cảnh: P.TCCB Ban giám đốc Quản lý nhân sự Quản lý nhân sự Nhân viên Sơ đồ mức 0: Nhân viên Ban giám đốc 2.0 Quản lý lương P.TCCB 1.0 Quản lý hồ sơ tệp hồ sơ 3.0 Điều chỉnh trong cơng ty Giám đốc Sơ đồ quản lý hồ sơ mức 1: Nhân viên 1.0 Nộp hồ sơ Nơi nhận hồ sơ P.TCCB 2.0 Tìm kiếm Kho hồ sơ Giải thích : Nhân viên mới được tuyển vào nộp hồ sơ cho P.tccb. Tại đây sẽ cĩ người thực hiện việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân viên. Trong quá trình làm việc, P.TCCB theo dõi tình hình, khả năng làm việc mà cĩ kiến nghị, báo cáo với ban lãnh đạo để cĩ thể tiến hành điều chỉnh trong cơng ty. Nếu cĩ sự điều chỉnh của ban lãnh đạo trong cơng ty, P.TCCB sẽ tiến hành xử lý và lưu thơng tin sau điều chỉnh. Khi cĩ yêu cầu tìm kiếm thơng tin theo tiêu chuẩn nào đĩ ( theo tên, theo phịng ban, theo chức vụ…) thì yêu cầu này được gửi đến bộ phận tìm kiếm (một bộ phận của tổ bảo vệ thuộc phịng tổ chức). Bộ phận này sẽ tiến hành tìm kiếm trong kho dữ liệu. Khi cĩ sự thay đổi giảm về tình hình nhân sự như nghỉ hưu, chết do tai nạn, thơi việc vì lý do nào đĩ…thì phịng ban trực tiếp của nhân viên đĩ sẽ báo cho phịng tổ chức để xĩa hồ sơ nhân viên đĩ. Cuối tháng nếu ban giám đốc cĩ yêu cầu báo cáo về vấn đề gì về nhân sự thì phịng tổ chức sẽ lập báo cáo và gửi lại ban lãnh đạo. Sơ đồ mức 1 quản lý lương: P.Tccb P.kế tốn Ban lãnh đạo Nhân viên 1.0 Tính lương Giải thích: Nhân viên mới được tuyển dụng sẽ được cập nhật về trình độ, thâm niên cơng tác (phản ánh kinh nghiệm) và lưu vào kho dữ liệu lương. Trong quá trình làm việc phát sinh các cơng việc địi hỏi phụ cấp trách nhiệm, cơng tác xa, làm thêm,… các phịng ban trực tiếp báo lại với phịng tổ chức, phịng tổ chức lưu lại thơng tin và cập nhật lại vào bảng tính lương. Khi làm việc, nhân viên cĩ thể mắc sai sĩt, sơ suất dẫn đến hỏng hĩc, mất mát tùy mức độ sẽ xét vào các khoản giảm trừ trong tháng. Sau khi cĩ đầy đủ các khoản cần tính trong tháng về các khỏan cộng, giảm trừ, bảo hiểm… phịng tổ chức sẽ tiến hành tính lương của mỗi nhân viên rồi gửi cho phịng kế tốn. Phịng kế tốn sẽ thanh tốn lương cho mỗi nhân viên theo dữ liệu từ phịng tổ chức. Phịng tổ chức nộp báo cáo lên ban lãnh đạo về theo dõi tình hình làm việc của nhân viên. Phịng kế tốn báo cáo tình hình tiền lương đã thanh tốn. Qua hai phịng này ban giám đốc cĩ thể nắm được tình hình chung trong cơng ty. 3.3. Xây dựng chương trình: 3.3.1.Thiết kế CSDL Dựa trên thơng tin đầu ra Liệt kê các phần tử thơng tin trên đầu ra Hồ sơ nhân viên Số hồ sơ Mã nhân viên Họ tên Số CMT Ngày sinh Ngoại ngữ Trình độ chính trị Địa chỉ Quê quán Điện thoại Mã phịng ban Tên phịng ban Dân tộc Mã dân tộc Tơn giáo Mã tơn giáo Thành phần gia đình Đảng viên Ngày vào Đảng Ngày vào cơng ty Chức vụ Hệ số (R) Trình độ Chuyên mơn Lương cơ bản(R) Bậc lương(R) Trợ cấp Tổng lĩnh (S) Bảo hiểm(S) Cơng đồn(S) Thuế thu nhập(S) Thực lĩnh(S) Các bước chuẩn hĩa: Chuẩn hĩa mức 1 Chuẩn hĩa mức 2 Chuẩn hĩa mức 3 Hồ sơ nhân viên: Mã nhân viên Số hồ sơ Họ tên Số CMT Ngày sinh Ngoại ngữ Trình độ chính trị Địa chỉ Quê quán Điện thoại Mã phịng ban Phịng ban Dân tộc Tơn giáo Thành phần gia đình Đảng viên Ngày vào Đảng Ngày vào cơng ty Chức vụ Mã chức vụ Trình độ Chuyên mơn Trợ cấp Bảng lương Mã nhân viên Bậc lương Hệ số Lương cơ bản Hồ sơ nhân viên: Mã nhân viên Số hồ sơ Họ tên Số CMT Ngày sinh Ngoại ngữ Trình độ chính trị Địa chỉ Quê quán Điện thoại Phịng ban Dân tộc Tơn giáo Thành phần gia đình Đảng viên Ngày vào Đảng Ngày vào cơng ty Chức vụ Trình độ Chuyên mơn Trợ cấp Dân tộc Dân tộc Mã dân tộc Tơn giáo Tơn giáo Mã tơn giáo Phịng ban: Mã phịng ban Phịng ban Chức vụ Mã chức vụ Chức vụ Bảng lương Mã nhân viên Bậc lương Hệ số Lương cơ bản Hồ sơ nhân viên: Mã nhân viên Họ tên Ngày sinh Số CMT Địa chỉ Ngoại ngữ Trình độ chính trị Quê quán Điện thoại Đảng viên Ngày vào Đảng Ngày vào cơng ty Phịng ban Dân tộc Tơn giáo Thành phần gia đình Đảng viên Chức vụ Trình độ Chuyên mơn Trợ cấp Dân tộc Dân tộc Mã dân tộc Tơn giáo Tơn giáo Mã tơn giáo Phịng ban Mã phịng ban Phịng ban Chức vụ Mã chức vụ Chức vụ Bảng lương Mã nhân viên Hệ số Bậc lương Lương cơ bản Xác định liên hệ lơ gíc giữa các tệp: Danh sách dân tộc Mã dân tộc Dân tộc Danh sách tơn giáo Mã tơn giáo Tơn giáo Hồ sơ nhân viên Mã nhân viên Họ tên Chức vụ Thầm niên cơng tác Trình độ Phịng ban… Danh sách phịng ban Mã phịng ban Tên phịng ban Chức vụ Mã chức vụ Chức vụ Trình độ chuyên mơn Mã trình độ Hệ số trình độ Bảng tính lương Mã nhân viên Hệ số thời gian Hệ số chức vụ Hệ số trình độ Bảo hiểm …. Biểu diễn các tệp chương trình: Tệp chức vụ: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã chức vụ Text 5 Hệ số chức vụ Number Tệp nhân viên: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã nhân viên Text 10 Họ tên Text 30 Ngày sinh date Địa chỉ Text 50 Quê quán Text 30 Điện thoại Number Đảng viên Yes/no Ngày vào Đảng date Phịng ban Text 30 Dân tộc Text 20 Tơn giáo Text 20 Chức vụ Text 30 Thầm niên Number Trình độ Text 10 Tệp phịng ban: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã phịng ban Text 10 Tên phịng ban Text 30 Tệp trình độ : Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã trình độ Text 5 Hệ số trình độ Number Tệp thời gian: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã thời gian Text 10 Hệ số thời gian Number Tệp lương: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã nhân viên Text 10 Hệ số trình độ Number 5 Hệ số chức vụ Number 5 Hệ số thời gian Number 5 Trợ cấp Number 15 Tệp dân tộc: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã dân tộc Text 5 Dân tộc Text 20 Tệp tơn giáo: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã tơn giáo Text 5 Tơn giáo Text 20 Tệp người dùng: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Người dùng Text 30 Từ khĩa Text 50 Các thuật tốn dùng trong chương trình : Thuật tốn đăng nhập Nhập người dùng và từ khĩa Kiểm tra đúng người dùng Sai: thơng báo sai người dùng Đúng: kiểm tra từ khĩa Sai: thơng báo Đúng; cho phép đăng nhập end Thuật tốn thêm hồ sơ nhân viên vào bảng dữ liệu thêm dữ liệu mới kiểm tra dữ liệu hợp lệ sai: thơng báo dữ liệu khơng hợp lệ đúng: lưu kết thúc Thuật tốn sửa hồ sơ nhân viên Nhập thơng tin cần sửa (b2)Nhập dữ liệu mới Kiểm tra dữ liệu hợp lệ? Đúng: lưu vào bảng dữ liệu Sai: về b2 Kết thúc Thuật tốn xĩa hồ sơ nhân viên Vào danh mục chọn thơng tin cần xĩa cĩ chắc chắn xĩa khơng? Sai: trở về danh mục ban đầu Đúng: thực hiện xĩa end Thuật tốn tìm kiếm (b1)Nhập thơng tin cần tìm Thơng tin hợp lệ? Sai: thơng báo Đúng: thực hiện việc tìm kiếm Tìm được ? Sai: thơng báo khơng tìm thấy Đúng: hiện kết quả trên form Cĩ tìm tiếp khơng? Đúng: b1 Sai: kết thúc Giao diện chương trình: MỤC LỤC Trang