Chuyên đề Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I

hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối hoàn chỉnh đáp ứng khá tốt về yêu cầu sản xuất kinh doanh của mình. Cơ sở kinh doanh chính và trụ sở đặt tại 46 Ngô Quyền, Hà Nội, ngay trung tâm thành phố thuận lợi cho việc giao dịch và đi lại. Công ty trang bị gần như đầy đủ các phương tiện phục vụ cho sản xuất kinh doanh và trang thiết bị văn phòng, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hệ thống thông tin bao gồm các máy điện thoại, máy fax, máy vi tính đến tất cả các phòng ban trong công ty. Trong cả quá trình phát triển của mình, công ty đã xây dựng và đưa vào sử dụng 20.000 m² kho và 1.500m² nhà xưởng để đầu tư sản xuất hàng may mặc xuất khẩu tại Đoạn Xá – Hải Phòng. Cải tạo kho Tương Mai thành kho mới khang trang an toàn, đủ điều kiện bảo quản các mặt hàng có giá trị cao. Mua khu vực 53 Quang Trung, số 7 Triệu Việt Vương với mục đích tạo cơ sở vật chất liên doanh khai thác bất động sản, xây dựng khu tập thể và khu đất có hạ tầng cơ sở tại Lạc Trung – Hà Nội và Đoạn Xá – Hải Phòng với phương châm Nhà nước và nhân dân cùng làm để giải quyết nhu cầu nhà ở cho hầu hết cán bộ công nhân viên. Năm 1998 công ty đã đầu tư gần 4 tỷ đồng để xây dựng xí nghiệp chế biến quế và lâm sản xuất khẩu tại Gia Lâm – Hà Nội và cả mở thêm một phân xưởng tại Xí nghiệp may Đoạn Xá – Hải Phòng. Cả hai công trình đã đi vào hoạt động từ cuối năm 1998 đầu năm 1999. Cũng từ cuối năm 1998 đến năm 2003, công ty đã đầu tư gần 2 tỷ đồng chuyển hướng lắp ráp xe máy. 1.2.3.5. Đặc điểm về nhân công lao động: Tại thời điểm mới thành lập, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty còn nhỏ khoảng 50 cán bộ công nhân viên. Họ còn chưa có kinh nghiệm về ủy thác, trình độ chuyên môn còn yếu kém, chưa năng động. Công ty đã tìm ra nhiều phương hướng mới cho việc phát triển nguồn lao động trong công ty. Hiện nay tổng số nhân viên của công ty là hơn 500 người. Công ty đã tổ chức bồi dưỡng đào tạo trong và ngoài nước khi có đủ tiêu chuẩn, chỉnh lại những tư tưởng ỷ lại của kinh tế bao cấp, đặt ra những yêu cầu cao hơn, chuyên môn cao hơn theo nghiệp vụ, theo mặt hàng, theo xuất nhập khẩu. Đặc biệt công ty đã chú trọng trẻ hóa đội ngũ cán bộ công nhân viên. Tỷ lệ lao động trong độ tuổi từ 18 – 35 tăng và tỷ lệ lao động trên 50 giảm qua các năm. Tuy vậy độ tuổi người lao động từ 36 – 50 vẫn chiếm tỷ lệ cao nhất. Thời gian qua công ty dã không ngừng nỗ lực nâng cao trình độ đội ngũ công nhân viên cụ thể là số người tốt nghiệp Đại học tăng mạnh, đặc biệt là số người có trình độ sau Đại học tuy không nhiều nhưng cũng tăng qua các năm. Báo cáo thực hiện lao động năm 2006 Chỉ tiêu Tổng lao động Nam Nữ Đầu kỳ Tổng lao động Đại học THCN Lao động khác 502 161 67 264 185 83 39 69 317 78 28 195 Tăng trong kỳ 6 6 0 Giảm trong kỳ Tổng Nghỉ hưu Giảm lao động thời vụ Giảm khác 141 5 135 1 122 2 115 0 24 3 20 1 Cuối kỳ Tổng Đại học THCN Khác 367 168 42 157 140 79 29 32 227 89 13 125 Số người đi học 0 0 0 0 1.2.4. Công tác tổ chức cán bộ: Với nhận thức con người là yếu tố quyết định tất cả, công ty đã đưa ra những chính sách về nhân sự hữu hiệu nhằm giúp cán bộ, công nhân viên yên tâm công tác và tranh thủ các chỉ tiêu đào tạo tập trung ở trong và ngoài nước. Trọng tâm đào tạo tập trung vào các công tác chuyên môn nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hạch toán kinh tế, thanh toán quốc tế, lập hợp đồng, lập chứng từ thanh toán sau khi giao hàng…. Công ty tiến hành xây dựng chương trình quy hoạch, đào tạo và đào tạo lại cán bộ, dành chi phí cho công tác đào tạo khoảng 150 triệu đồng/năm. Kết quả trong 4 năm, đã có 80 lượt người được đào tạo tập trung về chuyên môn, chính trị, ngoại ngữ, phổ cập tin học sơ cấp cho hầu hết cán bộ công nhân viên văn phòng. Đề bạt: đề bạt tại chỗ là chính. Các cán bộ làm tốt công việc, đủ tiêu chuẩn để được đề bạt. Việc để bạt tại chỗ để cán bộ đã quen với tổ chức, không gặp nhiều vấp váp trong công việc. Thực hiện chính sách đối với cán bộ: Ký thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, áp dụng quy định của Nhà nước về tăng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Giải quyết việc làm cho đông đảo cán bộ công nhân viên, phân phối thu nhập theo quan niệm mới, gắn thu nhập với kết quả sản xuất nhưng vẫn có chế độ giải quyết chính sách cán bộ do lịch sử và xã hội để lại. Trong năm 2006, công ty đã có những các hoạt động: Tiếp tục củng cố sắp xếp bộ máy phù hợp, gọn nhẹ, hiệu quả Quy hoạch, bổ xung, hoàn thiện bộ khung cán bộ quản lý cấp phòng, ban, chi nhánh, xí nghiệp. Thu hút, đào tạo lại cán bộ nhằm nâng cao khả năng nghiệp vụ. Tuyển dụng có chọn lọc và đào tạo lại những cán bộ hiện có. 1.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tổng doanh thu 370.830 438.335 503.209 Chi phí 365.880 432.720 495.897 Lợi nhuận 4.950 5.615 6.373 Nộp ngân sách 21.295 31.256 35.976 Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng lợi nhuận thuần và các khoản nộp ngân sách tăng dần hàng năm. Tuy tốc độ có khác nhau do điều kiện kinh doanh khác nhau. Như vậy, trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đạt được những kết quả đáng mừng. Tuy phải hoạt động trong môi trường kinh doanh cạnh tranh quyết liệt, công ty đã đoàn kết, nỗ lực phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức chỉ tiêu kinh tế - tài chính, có lãi, bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo việc làm và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Công ty cũng luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách, đồng thời công ty còn đảm bảo nộp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và trích phí công đoàn. Hiện nay, Công ty XNK Tổng hợp I vẫn tiếp tục được đánh giá là công ty xuất nhập khẩu hàng đầu của Bộ thương mại. 1.2.6. Thực trạng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty: Trong những năm gần đây tình hình an ninh, chính trị thế giới diễn biến rất phức tạp. Nạn khủng bố, xung đột sắc tộc, tôn giáo, chạy đua vũ trang và vũ khí hạt nhân đang đe dọa nền hòa bình thế giới. Thất nghiệp, lạm phát, ô nhiễm môi trường trở nên khó kiểm soát đã ảnh hưởng đến tình hình kinh tế, hoạt động thương mại giữa các quốc gia. Một số nước do đến kỳ bầu cữ có nhiều thay đổi trong chính sách đối ngoại và kinh tế. Các chính sách khuyến khích hay hạn chế của mỗi quốc gia như chính sách tài khóa, chính sách tiền tệ, các rào cản thuế quan và phi thuế quan để bảo hộ nền sản xuất trong nước có ảnh hưởng rất lớn. tuy vậy, tình hình phát triển kinh tế - thị trường đang ở thời kỳ phục hồi mạnh mẽ, nhu cầu tiêu dùng và phục vụ sản xuất đều gia tăng, giao dịch sôi động đã tác động đến hầu hết các mặt hàng. Năm 2005 cũng là năm hợp tác kinh tế đối ngoại diễn ra sôi nổi trên phạm vi toàn thế giới, bên cạnh xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế cũng hình thành và phát triển ngày càng nhiều các thỏa thuận tự do hóa thương mại khu vực và tay đôi giữa các quốc gia không phụ thuộc vào vị trí địa lý. Trong khi đó tình hình chính trị, xã hội trong nước lại tương đối ổn định, An ninh trật tự được giữ vững. Các nhà phân tích trên thế giới coi Việt Nam là điểm đến an toàn của các nhà đầu tư. Kinh tế Việt Nam không ngừng tăng trưởng cao, đầu tư nước ngoài tăng, tạo ra nhiều công ăn việc làm, tăng thu nhập, cuộc sống nhân dân được cải thiện. Tuy vậy, nước ta những năm trở lại đây cũng gặp phải những khó khăn như nạn khô hạn và dịch cúm gà diễn ra trên diện rộng đồng thời phải chịu sự tác động từ sự gia tăng giá cả các loại nguyên vật liệu có nguồn gốc nhập khẩu đã làm tăng chi phí đầu vào của các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ và là nguyên nhân đẩy chỉ số giá hàng hóa tiêu dùng trong nước tăng lên 9,5% mức cao nhất trong nhiều năm gần đây. Nhưng các chỉ tiêu cơ bản về phát triển kinh tế - xã hội vẫn đạt và vượt các mục tiêu đề ra. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại, hoạt động xuất khẩu đã đạt kết quả cao vượt trội hơn tất cả các ngành và lĩnh vực, và cũng lần đầu tiên tăng trưởng xuất khẩu đã vượt tăng trưởng nhập khẩu và cao hơn gấp 3 lần tăng trưởng GDP. Đó là những thuận lợi chính hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy vậy, năm 2006 công ty cũng phải vượt qua nhiều khó khăn do cơ chế quản lý đã và đang khuyến khích các doanh nghiệp tham gia ngày càng nhiều vào thị trường, các ưu đãi về vốn trước đây dành cho doanh nghiệp Nhà nước không còn được áp dụng. Đồng thời chính sách mở cửa hội nhập kinh tế và thị trường, nhất là việc tham gia chương trình tự do hóa thương mại trong khu vực (ASEAN và Trung Quốc) của chúng ta đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có vốn nước ngoài tham gia kinh doanh trên thị trường trong nước. Do vậy, cạnh tranh trên thị trường diễn ra rất quyết liệt và gay gắt, thuận lợi có xu thế giảm. Nhiều mặt hàng của công ty có kinh nghiệm kinh doanh nhưng cũng phải thu hẹp do môi trường có nhiều khó khăn, rủi ro. Bước sang năm 2007, với tình hình nước ta gia nhập WTO, lúc đó hàng hóa nước ngoài sẽ tràn ngập thị trường với giá cả cạnh tranh thì cơ hội và thách thức của công ty sẽ càng lớn. Cơ hội là ta sẽ xuất hàng hóa sang các nước khác với mức thuế giảm xuống, còn thách thức là tình hình trong nước với hàng hóa nước ngoài cũng không phải chịu mức thuế cao như hiện nay. 1.2.7. Tình hình ứng dụng CNTT: Công ty đã trang bị máy tính cho tất cả các phòng ban trong công ty cũng như văn phòng các chi nhánh. Tất cả các máy đều được nối mạng Internet để phục vụ công việc. Nhưng hệ thống mạng riêng trong công ty thì chưa có. Các máy tính được trang bị phần lớn là máy móc cũ. Phần cứng được trang bị từ những năm cuối thập kỷ 90 của thế kỷ trước. Sau này đã trang bị thêm cho các văn phòng những máy móc hiện đại hơn. Phần lớn là Pentium III, bộ nhớ 20 GB, tốc độ tương đối nhanh vì những công việc sử dụng máy tính đều là các công việc văn phòng, cài đặt window2000. Việc ứng dụng CNTT chủ yếu dùng trong việc tính lương, thưởng, bảo hiểm…dùng công cụ hỗ trợ là Exel và việc soạn thảo văn bản với công cụ Word. Chỉ có bộ phận kế toán được trang bị phần mềm chuyên dụng còn các bộ phận khác đều phải làm trên giấy bằng tay. 1.3. Định hướng đề tài: 1.3.1. Vấn đề áp dụng tin học trong quản trị nhân lực hiện nay: Nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh ngiệp là một trong những nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém. Vấn đề quản trị nhân lực ngày càng trở nên phức tạp vì sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng của những điều luật và các quy định lao động. Trong một doanh nghiệp, phòng quản trị nhân lực đảm đương nhiều chức năng khác nhau: Tuyển chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực, đề bạt, thuyên chuyển hay buộc thôi việc người lao động. Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động. Giúp các nhà quản trị nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực. Cung cấp thông tin cho mức quản lý cao nhất nhằm hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định sách lược. Để có thể quản trị được một nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém như vậy, phòng quản trị nhân lực phải dựa vào các hệ thống thông tin tự động hóa. Các hệ thống này sẽ trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ, giúp các nhân viên phòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác. Để triển khai các hoạt động quản trị nhân lực, các nhà quản lý dựa trên hàng loạt các hệ thống thông tin kế hoạch hóa tác nghiệp, sách lược và chiến lược. Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai. Hệ thống này sẽ gắn liền hợp nhất với các phân hệ thông tin khác của doanh nghiệp như hệ thống tài chính kế toán, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp. 1.3.2. Lý do chọn đề tài: Sau một thời gian tiến hành tìm hiểu về công ty XNK Tổng hợp I, em thấy rằng tình hình quản lý nhân sự vẫn còn nhiều bất cập. Phần lớn việc quản lý còn trên giấy tờ, các báo cáo trong công ty phải in ra giấy để nộp cho người quản lý cao hơn, làm chi phí tốn kém, lại mất công tìm kiếm. Các vấn đề trong tìm kiếm thông tin về người lao động và việc thay đổi thường xuyên của những người lao động hợp đồng và lao động thời vụ làm cho việc quản lý nhân sự là rất khó khăn trong công ty. Với chuyên ngành về ứng dụng tin học trong các vấn đề về quản lý và kinh tế, và nhận thấy những vấn đề còn nhiều bất cập trong quản lý con người, em quyết định chọn đề tài “Ứng dụng tin học trong việc quản lý nhân sự ở công ty XNK Tổng hợp I” nhằm từng bước thực hiện việc tin học hóa trong công ty. 1.3.3. Mục tiêu của đề tài: Để việc quản lý nhân viên, tính toán tiền lương hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng thì việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự là rất phù hợp. Với tình hình hiện nay là quản lý trên giấy tờ thì việc tính tiền lương trong những đợt nghỉ hưu, nhiều lúc bị người quản lý quên đi một chế độ chính sách nào đó mà lẽ ra người đó được hưởng theo quy định thì việc quản lý bằng máy tính sẽ giúp lưu giữ tất cả các thông tin của nhân viên mà không bị bỏ sót hay bị quên. Ngoài ra, các báo cáo gửi đi các phòng không phải in ra giấy mà trực tiếp gửi lên cho cấp trên qua các mạng máy tính nội bộ trong công ty, giảm chi phí đi lại và giấy tờ. Các thông tin về các cá nhân trong công ty sẽ được đưa vào máy tính để theo dõi và quản lý. Khi cần tìm bất cứ thông tin gì về cá nhân ta có thể tìm thấy ngay mà không phải tìm kiếm trong sổ sách giấy tờ. Các báo cáo hàng năm cũng có thể đưa vào máy tính và khi cần người ta có thể xem xét ngay được. Bên cạnh đó là việc quản lý các lao động thời vụ, lao động hợp đồng với thời gian làm việc và chế độ lương bổng khác nhau. Vì vậy, em sẽ tiến hành xây dựng và thiết kế một phần mềm đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Việc xem xét các thông tin trên máy cũng phải được phân quyền. Tùy vào vị trí công tác, chức vụ trong công ty mà đối tượng người dùng được phép truy cập vào thông tin đến đâu. 1.3.4. Phương pháp nghiên cứu để giải quyết đề tài: 1.3.4.1. Phương pháp thu thập: Phỏng vấn: Phỏng vấn là công cụ thu thập thông tin đắc lực dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Quan sát: Được dùng khi không muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn . Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. 1.3.4.2. Công cụ sử dụng: Ngôn ngữ lập trình VB CSDL Access Chương II Phương pháp luận xây dựng HTTT quản lý 2.1. Tổng quan về phát triển HTTT quản lý: 2.1.1. Khái niệm HTTT quản lý: Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Một hệ thống thông tin bao gồm 4 bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào Bộ phận xử lý dữ liệu Bộ phận lưu trữ Bộ phận đưa dữ liệu ra 2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức: 2.1.2.1. Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Có 5 loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS: Hệ thống xử lý các giao dịch với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hay với nhân viên của nó. Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức, trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. các hệ thống loại này như hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, … Hệ thống thông tin quản lý MIS Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Từ đó chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức. Các báo cáo thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã dự kiến trước, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Hệ thống thông tin quản lý dựa vào dữ liệu sản sinh từ hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sinh ra phụ thuộc nhiều vào hệ xử lý giao dịch. Hệ thống thông tin quản lý như hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hay sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị trường… Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS Là hệ thống trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Hệ thống chuyến gia ES Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Hệ thống này được thiết kế cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng hay nhà cung cấp… Trong các hệ thống trên thì hệ thống thông tin quản lý là quan trọng nhất. hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. 2.1.2.2. Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp: Các thông tin trong tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 2.1.3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin : 2.1.3.1. Nguyên nhân phát triển: Mục tiêu của việc phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm: phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Các nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin có thể được tóm lược như sau: Những vấn đề về quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. 2.1.3.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin: Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, và nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin: Người tắc 1: sử dụng các mô hình. Người tắc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng. Người tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích và từ mô hình lô gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2.1.3.3. Các giai đoạn phát triển của hệ thống: Có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm một dãy các công đoạn kèm theo. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. giai đoạn này bao gồm các công đoạn Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bầy báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn phát triển chi tiết bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lô gíc của hệ thống mới bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, quan hệ các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Inputs). Các công đoạn của thiết kế lô gíc: Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc Hợp thức hóa mô hình lô gíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lô gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình lô gíc. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra từ trước, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo được trình lên người sử dụng, người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp bao gồm: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5: thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý gồm hai tài liệu cần có: tài liệu hệ thống và tài liệu dành cho người sử dụng. Các công đoạn của thiết kế vật lý ngoài : Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiét kế chi tiết các giao diện (vào/ra) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả của giai đoạn này là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, tức là phần mềm. Các hoạt động của triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống bao gồm: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Để việc chuyển đổi được thực hiện với ít va chạm nhất, cần lập kế hoạch một cách cẩn thân. Các công đoạn của giai đoạn này gồm: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá 2.2. Phân tích HTTT : 2.2.1. Các phương pháp thu thập thông tin: Phỏng vấn: Phỏng vấn là công cụ thu thập thông tin đắc lực dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Quan sát: Được dùng khi không muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn . Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. 2.1.2. Các công cụ mô hình hóa: 2.1.2.1. Sơ đồ luồng thông tin IFD: Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin Xử lý: Kho lưu trữ dữ liệu: Dòng thông tin: Điều khiển : 2.2.2.2. Sơ đồ chức năng BFD: Sơ đồ phân rã chức năng là sơ đồ mo tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài. Sơ đồ cho phép xác định phạm vi các chức năng cần nghiên cứu của tổ chức, cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, chính sự trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu, nó là cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trình sau này. Tên chức năng Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3 Chức năng 1.1 Chức năng 1.2 Chức năng 2.1 Chức năng 2.2 2.2.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Một số quy tắc và quy ước liên quan tới sơ đồ DFD: Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối với việc phân rã DFD Thông thường một xử lý mà lô gíc xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây gọi là nguyên tắc cân đối của DFD 11.Xử lý không phân rã tiếp được thì gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý lô gíc trong từ điển hệ thống. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Nguồn hoặc đích: Dòng dữ liệu: Tiến trình xử lý: Kho dữ liệu: tệp dữ liệu 2.2.4. Mã hóa dữ liệu: 2.2.4.1. Lợi ích: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng Mô tả nhanh chóng các đối tượng Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn 2.2.4.2. Định nghĩa mã hóa dữ liệu: Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. 2.2.4.3. Các phương pháp mã hóa cơ bản Phương pháp mã hóa phân cấp: Đối tượng được phân cấp từ trên xuống, mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Để thiết lập mã phân cấp cần xác định có bao nhiêu câp và mỗi cấp cần bao nhiêu mã. Phương pháp mã liên tiếp Được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Ưu điểm: không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng. Nhược điểm: không gợi nhớ và không cho phép chèn them mã vào giữa hai mã cũ. Phương pháp mã hóa theo xeri Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Phương pháp mã hóa gợi nhớ. Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. Ưu điểm: nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính. Nhược điểm: khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự; phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa. 2.2.4.4. Yêu cầu đối với bộ mã: Có tính uyển chuyển lâu bền Một bộ mã phải tiên lượng được khả năng thay đổi của đối tượng quản lý để có thể thích ứng với những thay đổi đó. Một bộ mã có tính chất này khi nó cho phép nới rộng và bổ sung mã mới. Tiện lợi khi sử dụng Bộ mã ngắn gọn giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm sai lầm khi sử dụng. Kiểm tra dễ dàng bằng thủ công hoặc tự động theo yêu cầu Khai thác dễ dàng cho những xử lý về sau. Giải mã dễ dàng tức là bộ mã phải xây dựng sao cho có thể diễn dịch dễ và rõ ràng. 2.2.4.5. Cách thức tiến hành mã hóa: Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa. Xác định các xử lý cần thực hiện Lựa chọn giải pháp mã hóa. Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành Tham khảo ý kiến của người sử dụng Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng Triển khai mã hóa: Bao gồm các công việc: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời 2.3. Thiết kế CSDL: 2.3.1. Các khái niệm cơ bản: Bảng (table) : ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể như bảng danh sách cán bộ, bảng thống kê… Thực thể (entity): là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ. Có thực thể hữu hình như máy móc, khách hàng, sinh viên….và có thực thể vô hình như tài khoản, nhiệm vụ, … Thuộc tính( attribute ): là những đặc điểm hoặc tính chất của thực thể. Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu tách biệt, không chia nhỏ được nữa. Dòng (row) : mỗi bảng có các dòng. Mỗi dòng được gọi là một bản ghi (record) vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể. Cột (column): mỗi bảng có các cột. Mỗi cột còn gọi là trường(field). Giao giữa một dòng và một cột là một ô chứa dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó. CSDL (database): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. Hệ CSDL (database system): một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau. Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT mới. 2.3.2. Thiết kế CSDL từ các thông tin ra: Thiết kế CSDL từ các thông tin ra gồm các bước: Bước 1: Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung câp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính. Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộc tính lặp, là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh, là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Thực hiện chuẩn hóa mức 1 (1.NF): Chuẩn hóa mức 1 quy định rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có 1 ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và them thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2.NF): Chuẩn hóa mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3.NF): Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào Z thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Bước 3: tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL Từ mỗi đầu ra ở bước 2 tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Tích hợp lại những danh sách cùng mô tả về một thực thể. Bước 4: xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: xác định liên hệ lô gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên. 2.3.3. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa: 2.3.3.1. Các khái niệm cơ bản: Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lô gíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là nhân sự (nhân viên, khách hàng, sinh viên) hay tổ chức ( nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh); nguồn lực hữu hình ( tiền bạc, xe cộ, thiết bị, máy móc). Khái niệm thực thể cho ta sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng đặc trưng. Thuộc tính: dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ Thuộc tính định danh (identifier): là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. Thuộc tính mô tả (description): dùng để mô tả về thực thể Thuộc tính quan hệ: dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Liên kết (association): một thực thể không tồn tại độc lập mà có quan hệ qua lại với các thực thể khác. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. 2.3.3.2. Số mức độ của liên kết: Liên kết loại Một – Một (1@1): Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Lãnh đạo Phòng công tác Trưởng phòng Liên kết loại Một – Nhiều (1@N): Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. có Phòng công tác Các nhân viên Liên kết loại Nhiều – Nhiều (N@M): Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. VD: học Các môn học Sinh viên 2.3.3.3. Chiều của một liên kết: Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Các quan hệ được chia làm 3 loại: một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó: Vd: Nhân viên 1 N Là bạn Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. vd: Làm việc ở Công ty Nhân viên Công ty Nhân viên Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. VD: Nhà cung cấp Đóng gói Hàng hóa Dự án 2.3.3.4. Giới thiệu về Visual Basic và Access: 2.3.3.4.1 Giới thiệu về Visual Basic: Visual Basic là một trong những ngôn ngữ lập trình thuộc dòng Visual Studio của Microsoft. Đây là một ngôn ngữ lập trình đa năng, được dùng để phát triển phần mềm giải nhiều loại bài toán khác nhau. Visual Basic rất mạnh trong lập trình cơ sở dữ liệu. Visual Basic có rất nhiều tính năng mới, các chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của Microsoft Office. Không nhất thiết phải có một điều khiển minh họa điều khiển trên biểu mẫu, Visual Basic 6 cho phép lập trình để thêm điều khiển vào đề án tự động và có thể tạo ra các điều khiển ActiveX hiệu chỉnh. Ngôn ngữ lập trình được sử dụng để lập trình trong Access và Excel chính là Visual Basic. 2.3.3.4.2 Giới thiệu về hệ quản trị dữ liệu Microsoft Access 2003: Ngày nay, trong các cơ quan lớn với một khối lượng dữ liệu đồ sộ thì việc quản lý là vô cùng nan giải. Mối quan tâm của họ là phải làm sao thu thập thông tin kịp thời, chính xác và xử lý chúng có hiệu quả để từ đó có phương hướng hành động trong tương lai. Khối dữ liệu thu thập được của mỗi cơ quan thường vượt quá khả năng quản lý của họ. Vấn đề đặt ra là phải có một “ngân hàng dữ liệu “ hay “ hệ cơ sở dữ liệu “ dựa vào máy tính để quản lý dữ liệu một cách có hiệu quả. Một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là một “hệ cơ sở dữ liệu” hay “ngân hàng dữ liệu”. Hệ cơ sở dữ liệu được tạo ra nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản lý khác nhau. Việc thiết kế hệ cơ sở dữ liệu phải làm sao giảm thiểu được sự trùng lặp, dư thừa; tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cường khả năng chia sẻ vời nhiều người đồng thời có thể bảo mật dữ liệu. Để tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu cần có hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 là phiên bản tương đối mới của hãng Microsoft. Hệ quản trị này có nhiều tính năng mới, khả năng xử lý nhanh, đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều cơ quan, trường học,…Vì vậy việc sử dụng hệ quản trị này trong việc xây dựng hệ thống thông tin mới trong cơ quan sẽ giảm bớt thay đổi đối với hệ thống cũ. Chương III Phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân lực 3.1.Thu thập dữ liệu và phân tích thông tin: 3.1.1. Tình hình thực tế: Công ty XNK Tổng hợp I được trang bị máy tính nhưng chủ yếu dùng trong việc tính toán lương, thưởng, bảo hiểm… với công cụ là Excel. Còn về quản lý nhân sự thì vẫn còn rất thủ công. Thông tin về nhân viên từ lúc vào công ty cho đến lúc nghỉ việc hoặc chuyển công tác khác đều phải lưu giữ trên giấy tờ trong phần hồ sơ nhân viên. Nếu nhân viên đã từng làm việc ở công ty muốn xin giấy hay xác nhận nào đó ở công ty thì việc tìm lại hồ sơ nhân viên đó và thông tin cần tìm bằng cách thủ công rất mất thời gian, khó chính xác khi có những thông tin gần giống nhau. Với việc áp dụng tin học hóa vào vấn đề quản lý nhân sự trong công ty sẽ giúp cho cán bộ quản lý nhân sự có thể có các thông tin nhân sự một cách nhanh chóng, chính xác, giảm bớt sai sót; giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời trong việc phân công công tác. 3.1.2. Phân tích yêu cầu đối với sản phẩm: Các chức năng: Người sử dụng có thể cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác: Nhập hồ sơ nhân viên mới vào chương trình: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán, thường trú, số điện thoại, số chứng minh thư, ngày cấp, nơi cấp… Sửa hồ sơ từng nhân viên: trình độ, ngoại ngữ, khen thưởng, kỷ luật, sai sót khi nhập hồ sơ, … Xóa hồ sơ nhân sự khỏi chương trình: xóa hồ sơ, xóa tên phòng ban, tên chức vụ… Có khả năng tìm kiếm thông tin: Có thể tìm kiếm theo họ tên, theo quê quán, năm sinh, trình độ… Lên báo cáo tổng hợp, lên báo cáo chi tiết theo tháng, quý… Phân quyền theo người dùng. 3.2. Các sơ đồ phân tích hệ thống: 3.2.1. Sơ đồ luồng thông tin IFD: Theo dõi quá trình công tác: Thời điểm Nhân viên Phòng tổ chức Ban lãnh đạo Bắt đầu vào công ty Hàng tháng, hàng năm Lúc nghỉ việc Hồ sơ cá nhân Nhập thông tin Lưu Theo dõi Sơ đồ luồng thông tin trong việc tính lương: Thời điểm Nhân viên Phòng tổ chức Giám đốc Đầu tháng Trong tháng Cuối tháng Tính các khoản liên quan Tính toán Tổng hợp lương Báo cáo 3.2.2 Sơ đồ chức năng BFD: Quản lý nhân sự Cập nhật Tính lương Lập báo cáo Danh sách nhân viên Danh sách phòng ban Báo cáo tình hình lương Các quy định Danh sách phụ cấp Báo cáo tình hình nhân sự Tính tiền thực lĩnh Theo dõi lương 3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Từ sơ đồ chức năng BFD ta có thể phân rã ra theo mức ngữ cảnh, mức 0, mức 1: Sơ đồ DFD của hệ thống thông tin quản lý nhân lực ở công ty XNK Tổng hợp I: Sơ đồ mức ngữ cảnh: P.TCCB Thông tin nhân sự Quản lý tình hình nhân sự Quản lý nhân sự Ban giám đốc Báo cáo quyết định điểu chỉnh Phòng ban khác Thông tin nhân sự Sơ đồ mức 0: 2.0 Quản lý hồ sơ P.TCCB Thông tin nhân viên tệp hồ sơ nhân viên thông tin nhân 3.0 Quản lý lương viên dữ liệu lương chung 1.0 Nộp hồ sơ Ban giám đốc dữ liệu lương cụ thể 4.0 Quản lý nhân viên Các phòng ban khác Nhân viên Giải thích: Nhân viên nộp hồ sơ của mình cho phòng tổ chức là phòng quản lý chính về nhân sự. Nhân viên 3.0 Điều chỉnh Sơ đồ quản lý hồ sơ mức 1: Giám đốc Thông báo 1.0 Nộp hồ sơ 2.0 Tìm kiếm Báo cáo thông thông tin tin nhân sự Kho hồ sơ P.TCCB Giải thích : Nhân viên mới được tuyển vào nộp hồ sơ cho phòng tổ chức cán bộ. Tại đây sẽ có người thực hiện việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân viên. Trong quá trình làm việc, P.TCCB theo dõi tình hình, khả năng làm việc mà có kiến nghị, báo cáo với ban lãnh đạo để có thể tiến hành điều chỉnh trong công ty. Nếu có sự điều chỉnh của ban lãnh đạo trong công ty, P.TCCB sẽ tiến hành xử lý và lưu thông tin sau điều chỉnh. Khi có yêu cầu tìm kiếm thông tin theo tiêu chuẩn nào đó ( theo tên, theo phòng ban, theo chức vụ…) thì yêu cầu này được gửi đến bộ phận tìm kiếm (một bộ phận của tổ bảo vệ thuộc phòng tổ chức). Bộ phận này sẽ tiến hành tìm kiếm trong kho dữ liệu. Khi có sự thay đổi giảm về tình hình nhân sự như nghỉ hưu, chết do tai nạn, thôi việc vì lý do nào đó…thì phòng ban trực tiếp của nhân viên đó sẽ báo cho phòng tổ chức để xóa hồ sơ nhân viên đó. Cuối tháng nếu ban giám đốc có yêu cầu báo cáo về vấn đề gì về nhân sự thì phòng tổ chức sẽ lập báo cáo và gửi lại ban lãnh đạo.  Sơ đồ mức 1 quản lý lương: 1.3 Báo cáo 1.1 Tính lương Ban lãnh đạo P.TCCB đánh giá mức độ hoàn thành công việc dữ liệu lương dữ liệu chung của nhân viên 1.2 Trả lương Nhân viên Phòng kế toán Dữ liệu lương chung Giải thích: Nhân viên mới được tuyển dụng sẽ được cập nhật về trình độ, thâm niên công tác (phản ánh kinh nghiệm) và lưu vào kho dữ liệu lương. Trong quá trình làm việc phát sinh các công việc đòi hỏi phụ cấp trách nhiệm, công tác xa, làm thêm,… các phòng ban trực tiếp báo lại với phòng tổ chức, phòng tổ chức lưu lại thông tin và cập nhật lại vào bảng tính lương. Khi làm việc, nhân viên có thể mắc sai sót, sơ suất dẫn đến hỏng hóc, mất mát tùy mức độ sẽ xét vào các khoản giảm trừ trong tháng. Sau khi có đầy đủ các khoản cần tính trong tháng về các khỏan cộng, giảm trừ, bảo hiểm… phòng tổ chức sẽ tiến hành tính lương của mỗi nhân viên rồi gửi cho phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ thanh toán lương cho mỗi nhân viên theo dữ liệu từ phòng tổ chức. Phòng tổ chức nộp báo cáo lên ban lãnh đạo về theo dõi tình hình làm việc của nhân viên. Phòng kế toán báo cáo tình hình tiền lương đã thanh toán. Qua hai phòng này ban giám đốc có thể nắm được tình hình chung trong công ty. 3.3. Xây dựng chương trình: 3.3.1.Thiết kế CSDL: Dựa trên thông tin đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin của một đầu ra Hồ sơ nhân viên Số hồ sơ Mã nhân viên Họ tên(R) Số CMT(R) Ngày sinh(R) Ngoại ngữ(R) Trình độ chính trị Địa chỉ(R) Quê quán(R) Điện thoại(R) Mã phòng ban(R) Tên phòng ban(R) Dân tộc (R) Tôn giáo(R) Thành phần gia đình(R) Đảng viên Ngày vào Đảng Ngày vào công ty (R) Chức vụ Mã chức vụ Hệ số chức vụ Ngày bắt đầu(R) Ngày kết thúc(R) Thành phần gia đình(R) Trình độ (R) Văn hóa(R) Chuyên môn(R) Ngày trả lương Bậc lương(R) Ngạch lương(R) Lương cơ bản Trợ cấp Tổng lĩnh (S) Bảo hiểm(S) Công đoàn(S) Thuế thu nhập(S) Thực lĩnh(S) Các bước chuẩn hóa: Chuẩn hóa mức 1 Chuẩn hóa mức 2 Chuẩn hóa mức 3 Hồ sơ cán bộ Mã cán bộ Họ tên Số CMT Ngày sinh Ngoại ngữ Địa chỉ Điện thoại Mã phòng ban Tên phòng ban Dân tộc Tôn giáo Thành phần gia đình Ngày vào công ty Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Trình độ Văn hóa Chuyên môn Bậc lương Ngạch lương Công tác Mã cán bộ Trình độ chính trị Đảng viên Ngày vào Đảng Chức vụ Mã chức vụ Hệ số chức vụ Ngày trả lương Trợ cấp Hồ sơ cán bộ Mã cán bộ Họ tên Số CMT Ngày sinh Ngoại ngữ Địa chỉ Điện thoại Dân tộc Tôn giáo Thành phần gia đình Thành phần bản thân Ngày vào công ty Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Trình độ Văn hóa Bậc lương Ngạch lương Trình độ chính trị Đảng viên Ngày vào Đảng Phòng ban Mã phòng ban Tên phòng ban Công tác Mã chức vụ Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Hệ số chức vụ Hồ sơ cán bộ: Mã cán bộ Họ tên Số CMT Ngày sinh ngoại ngữ Địa chỉ Điện thọai Dân tộc Tôn giáo Thành phần gia đình Thành phần bản thân Ngày vào công ty Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Trình độ chính trị Đảng viên Ngày vào Đảng Lương Mã cán bộ Trình độ Bậc lương Ngạch lương Phòng ban Mã phòng ban Tên phòng ban Chức vụ Mã chức vụ Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Hệ số chức vụ Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Tích hợp các tệp chỉ để tạo ra một CSDL.  Xác định liên hệ lô gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu: Lương Mã cán bộ Trình độ Ngạch lương Bậc lương Hồ sơ cán bộ Mã cán bộ Mã phòng ban Số CMT Ngày sinh Địa chỉ … Phòng ban Mã phòng ban Tên phòng ban Địa chỉ Điện thoại Chức vụ Mã chức vụ Chức vụ Ngày bắt đầu Ngày kết thúc  Biểu diễn các tệp chương trình: Tệp Hồ sơ cán bộ: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Họ tên Text 30 Số CMT Number 15 Ngày sinh Date Ngoại ngữ Text 20 Địa chỉ Text 50 Điện thoại Number Dân tộc Text 10 Tôn giáo Yes/No Thành phần gia đình Text 20 Thành phần bản thân Text 20 Ngày vào công ty Date Ngày bắt đầu Date Ngày kết thúc Date Trình độ chính trị Text 15 Đảng viên Yes/No Ngày vào Đảng Date Tệp lương: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã cán bộ Text 10 Trình độ Text 30 Văn hóa Number Bậc lương Number Ngạch lương Number Tệp chức vụ: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã chức vụ Text 5 Ngày bắt đầu Date Ngày kết thúc Date Hệ số chức vụ Number Tệp phòng ban: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mã phòng ban Text 10 Tên phòng ban Text 30 Tệp người dùng: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Người dùng Text 30 Từ khóa Text 50 Sơ đồ quan hệ thực thể: 3.3.2. Các thuật toán dùng trong chương trình : Thuật toán đăng nhập Bắt đầu Nhập người dùng và từ khóa Kiểm tra Thông báo S Đ Kết thúcc Thuật toán thêm hồ sơ nhân viên Bắt đầu Nhập thông tin cần thêm Kiểm tra dữ liệu hợp lệ? Thông báo S Đ Lưu dữ liệu Kết thúc Thuật toán sửa hồ sơ nhân viên Bắt đầu Chọn dữ liệu cần sửa Sửa dữ liệu Kiểm tra Thông báo S Đ Lưu Kết thúc Bắt đầu Chọn dữ liệu cần xóa Thuật toán xóa hồ sơ nhân viên Xóa dữ liệu Có chắc chắn xóa không S Đ Tiến hành xóa Kết thúc Thuật toán tìm kiếm Thông báo Hiện kết quả Thông báo Dữ liệu hợp lệ Bắt đầu Nhập thông tin cần tìm Tìm Tìm thấy Kết thúc Giao diện chương trình: Form đăng nhập: Form main: Danh mục phòng ban: Form tìm kiếm: Form tính lương: Form tạo người dùng: KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển của ngành Công nghệ thông tin hiện nay, nhất là sự phát triển của Công nghệ phần mềm thì việc ứng dụng tin học vào quản lý Doanh nghiệp ở nước ta là rất cần thiết và quan trọng. Nó góp phần giải quyết các vấn đề về thời gian và tiền bạc của các Doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nhân sự ở mỗi Doanh nghiệp đều có sự khác nhau tùy thuộc vào chế độ quản lý của mỗi Doanh nghiệp đó. Việc phát triển phần mềm Quản trị nhân lực được ứng dụng vào Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp I góp phần giải quyết được vấn đề lưu trữ bằng sổ sách với các nhược điểm như: chiếm nhiều thời gian, công sức, không gian lưu trữ. Chương trình này sẽ giải quyết được phần nào công việc quản lý nhân sự cho nhân viên phòng hành chính nhân sự, giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí quản lý cũng như cung cấp những thông tin đúng đắn, kịp thời. Do thời gian có hạn, nên em không thể bao quát được hết tình huống xảy ra trong công tác quản lý nhân sự tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp I. Đề tài này không thể tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót. Em rất mong sự góp ý của các quý thầy cô. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của TS.Trương Văn Tú và các cán bộ phòng tổ chức cán bộ đã giúp em hoàn thành tốt đề tài này. DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình hệ thống thông tin quản lý TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh Trường Đại học Kinh tế quốc dân 2. Lập trình Visual Basic 6.0 cơ bản TS.Đặng Quế Vinh Trường Đại học Kinh tế quốc dân 3. Giáo trình cơ sở dữ liệu 1 Trần Công Uẩn Trường Đại học Kinh tế quốc dân 4. Giáo trình cơ sở dữ liệu 2 Trần Công Uẩn Trường Đại học Kinh tế quốc dân 5. Một số tài liệu tham khảo khác Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I MỤC LỤC Trang