Chuyên đề Ứng dụng tin học trong việc tính toán quỹ thu nhập của NHNO và phát triển Nông thôn Quận Hoàn Kiếm Hà Nội

ng chiên thuật Nhân lực chiến thuật Sản xuất và chế tạo chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketting tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Sản xuất và chế tạo tác nghiệp 2.3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm người mô tả. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin là: Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì và trả lời câu hỏi cái gì và để làm gì ?. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, chú ý đến thời gian và địa điểm. Nó trả lời câu hỏi Cái gì? ở đâu? Khi nào?. Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là cái nhìn của các kỹ thuật viên. 2.4. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn: Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực. Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho người nhận, lời văn phải sáng sủa. Tính bảo vệ được: chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thông tin Tính kịp thời: Đảm bảo yêu cầu về thời gian của việc xử lý các nghiệp vụ. 3. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 3.1. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin 3.1.1. Giá trị của một thông tin quản lý Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin đó tạo ra. Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vào thông tin đó để lựa chọn được phương án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phương án quyết định 3.1.2. Tính giá trị của hệ thống thông tin Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội mà tổ chức có được nhờ hệ thống thông tin. Nếu gọi A1,A1,...,An là thiệt hại của các rủi ro. P1,P2,...,Pn là xác suất xảy ra các rủi ro. R1,R2,...,Rn là tỉ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có hệ thống thông tin thì lợi tránh rủi ro là: PR tổng các tích Ai*Pi*Ri. Tương tự, Ci, Pi, Ri là lợi ích tận dụng được cơ hội i, lợi ích tận dụng được cơ hội là: CR tổng các tích Ci*Pi*Ri. 3.2. Chi phí cho hệ thống thông tin Chi phí phí cố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây dựng, chi phí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chi phí cố định khác. Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản đột xuất trong thời kỳ khai thác. Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm, chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa chữa và chi phí biến động khác. 3.3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 3.3.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó với hoạt động của tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị 3.3.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích là có được một sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng mà nó được hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹ thuật, tuân thủ về mặt tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn dựa vào ba nguyên tắc: Sử dụng các mô hình. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phát triển và từ mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. 3.4. Các giai đoạn phát triển hệ thống Phát triển hệ thống là một quá trình lặp, tùy theo kết quả của từng giai đoạn có thể phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Số lượng các thành viên tham gia vào dự án phát triển hệ thống thay đổi tùy theo quy mô và độ phức tạp của dự án. Cấu hình tương đối phổ biến của nguồn nhân lực phát triển hệ thống là những người ra quyết định, những nhà quản lý, phát triển viên và thiết kế viên, người sử dụng cuối, người sử dụng thao tác viên, những người sử dụng gián tiếp, các lập trình viên và các hướng dẫn viên. 4. Phân tích thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin Các giai đoạn của quá trình phát triển thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin : Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 4.1. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn đầu của quá trình phát triển hệ thống nên rất quan trọng cho việc thành công của một dự án. ở giai đoạn cần phải nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, tính khả thi của dự án. Giai đoạn này thường giao cho các phân tích viên giàu kinh nghiệm. Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu: Lập kế hoạch Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu 4.2. Phân tích chi tiết 4.2.1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết: Mục tiêu của giai đoạn này là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính, xác định mục tiêu cần đạt của hệ thống mới và đề xuất một số yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. 4.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin. Phỏng vấn: Cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản mà khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Nghiên cứu tài liệu:Cho phép nghiên cứu kỹ và tỷ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức, phản ánh trên giấy tờ quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Sử dụng phiếu điều tra: Lấy được thông tin từ số lượng lớn các đối tượng và trên phạm vi địa lý rộng thì dùng tái phiếu điều tra. Quan sát: Khi quan sát viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn. 4.2.3. Mã hóa dữ liệu Định nghĩa: Mã hóa dữ liệu được xem như là biểu diễn theo quy ước, thông thường là gắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau: Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng Mô tả nhanh chóng các đối tượng Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Các phương pháp mã hóa cơ bản là: Phương pháp mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo bộ mã này rất đơn giản. Người ta phân chia cấp đối tượng từ trên xuống dưới và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện sự chi tiết phân cấp sâu hơn. Phương pháp mã liên tiếp: Được tạo ra bởi quy tắc tạo dãy nhất định Phương pháp mã tổng hợp: Là sự kết hợp của mã hóa phân cấp và mã hóa liên tiếp Phương pháp mã hóa theo Xeri: Sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là Xeri để mã hóa. Phương pháp mã hóa gợi nhớ: phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp mã hóa ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính Khi mã hóa dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu như bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỉ lệ sâu sắc, có tính uyển chuyển và lâu bền, tiện lợi khi sử dụng. Mã hóa và sử dụng mã xảy ra trong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin Các thức tiến hành mã hóa: Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa Xác định các xử lý cần thực hiện Lựa chọn giải pháp mã hóa Triển khai mã hóa 4.2.4. Công cụ mô hình hóa 4.2.4.1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD): Được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý Thủ công Giao tác người ,máy Tin học hóa hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Có ba loại phích là phích kho chứa dữ liệu, phích luồng thông tin, phích xử lý. 4.2.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Nguồn hoặc đích Luồng dữ liệu Xử lý Kho dữ liệu Tên xử lý Tên người hay tổ phát tin hoặc nhận tin Tên dữ liệu Tên dữ liệu được lưu trữ Các mức của DFD: Sơ đồ khung cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ khung cảnh có thể bỏ qua các kho dữ liệu. Sơ đồ phân rã: Để mô tả chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã từ sơ đồ khung cảnh và gọi đây là sơ đồ mức 1 Phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic mô tả luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu , các tệp dữ liệu và các phân tử thông tin. Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD: Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu Mỗi dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra của một DFD con phải là ra của những DFD mức lớn hơn. Xử lý phải luôn được đánh mã số Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra của xử lý Thông thường một xử lý được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc trong một trang giấy thi không phân rã tiếp. Có gắng tối đa chỉ có 7 xử lý trên một trang DFD Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một phân rã. Xử lý không phân rã thêm gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý trong từ điển hệ thống 4.2.5. Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết: Có 7 công đoạn: Lập kế hoạch: Bao gồm việc thành lập đội ngũ, lưa chọn phương pháp và công cụ, xác định thời hạn. Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại: Gồm việc nghiên cứu môi trường ngoài, môi trường tổ chức, môi trường vật lý, môi trường kỹ thuật. Nghiên cứu hệ thống thực tại: Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại: Là việc nghiên cứu hệ thống như hoạt động chung của hệ thống, dữ liệu vào, thông tin ra, xử lý, cơ sở dữ liệu và nghiên cứu các vấn đề của hệ thống Xây dựng mô hình vật lý ngoài Xây dựng mô hình logíc Chuẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp Đưa ra chuẩn đoán: là hoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ. Xác định mục tiêu của hệ thống mới: Phải đo được và phải có giá trị bằng số cần đạt được. Xác định các yếu tố của giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi Sửa đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 4.3. Thiết kế logíc. 4.3.1. Mục đích của giai đoạn thiết kế logíc. Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logíc là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logíc của từ điển hệ thống. Mô hình này phải được những người sử dụng xem xét. Các khái niệm cơ bản khi thiết kế logíc: Thuộc tính: là các phần tử thông tin trên mỗi thông tin đầu ra Thực thể: là phương pháp được sử dụng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết (hay quan hệ): được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức đặc biệt và được lưu trữ trên các thiết bị nhớ của máy tính nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng khác nhau. Kho dữ liệu là nơi cất giữ dữ liệu có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần mềm máy tính cho phép người sử dụng có thể truy cập tới những dữ liệu cơ sở. 4.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Có bốn cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin là: Hỏi người sử dụng cần thông tin gì ? Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại. Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp. Phương pháp thực nghiệm. 4.3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logíc đi từ các thông tin đầu ra. (a) Xác định các đầu ra. (b) Xác định các tệp cần thiết Thực hiện chuẩn hóa mức 1 Chuẩn hóa mức 2 Chuẩn hóa mức 3 Mô tả các tệp Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu Những danh sách mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riên của danh sách đó. Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp Xác định khối lượng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài cho một thuộc tính Liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp. Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều. Nếu có quan hệ một- nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. 4.3.2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa Số mức độ của liên kết Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông tin, việc chỉ biết được thực thể này liên kết với thực thể khác thì chưa đủ. Cần phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. Những cặp số lượng: Một-một, một- nhiều, nhiều nhiều được gọi là số mức độ liên kết. Liên kết một- một (1@1) là một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Liên kết một- nhiều (1@N) là một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Liên kết nhiều- nhiều (N@M) là một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và một lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Chiều của một liên kết: Chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết. Có 3 loại: Một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Quan hệ nhiều- nhiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Người ta thường chuyển đổi các quan hệ nhiều-nhiều thành quan hệ một nhiều. Thuộc tính Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ . có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính định danh: là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi thực thể Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể. Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ Chuyển đổi các quan hệ một chiều Các quan hệ một-một và quan hệ một nhiều khi chuyển đổi thì thành một tệp cơ sở dữ liệu duy nhất. Còn quan hệ nhiều nhiều thì ta chuyển đổi thành hai tệp cơ sở dữ liệu. Chuyển đổi quan hệ hai chiều Đối với quan hệ một-một phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể. Thuộc tính định danh của thực thể này là thuộc tính phi khóa của tệp kia. Đối với quan hệ hai chiều loại một- nhiều cũng phải tạo ra hai tệp khóa của tệp ứng với thực thể có số mức N. Đối với quan hệ hai chiều loại nhiều nhiều ta phải tạo ra ba tệp: hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khóa của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khóa của các thực thể tham gia vào quan hệ. 4.3.3. Thiết kế logíc xử lý và tính khối lượng xử lý Về mặt logíc thì một hệ thống thông tin bao gồm các xử lý liên quan tới ba loại hoạt động: Thực hiện các tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu vào các tệp vào hợp lệ hóa dữ liệu. Phân tích tra cứu là tìm xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế. Kết quả của việc phân tích tra cứu sẽ được thể hiện bằng sơ đồ và đưa vào phích xử lý trong từ điển hệ thống. Phân tích cập nhật đảm bảo những thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên, phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. Xác định cách thức hợp lệ hóa dữ liệu đảm bảo phản ánh trung thực các dữ liệu trong thực tế. 4.3.4. Tính khối lượng dữ liệu và khối lượng xử lý tra cứu cập nhật Xử lý trên sơ đồ con logíc được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu cập nhật. Để tính khối lượng chúng ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý cơ sở đó theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị. 4.4. Đề xuất các phương án của giải pháp. 4.4.1. Mục đích Mục đích chủ yếu của giai đoạn này là thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác họa, xác định khả năng đạt mục tiêu cũng như sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức và nhân sự đang làm việc tại hệ thống và đưa ra những khuyến nghị cho lãnh đạo những phương án hứa hẹn nhất. 4.4.2. Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức Các ràng buộc liên quan đến tổ chức: tài chính dự trù cho việc phát triển hệ thống mới, ngân sách dự chi cho việc khai thác, phân bố người sử dụng, phân bố trang thiết bị đang sử dụng, những quy định về thời gian phải có những báo cáo, thiên hướng, ý thích lãnh đạo, nhân lực... Các ràng buộc về tin học như loại phần cứng tin học hoặc thiết bị khác đang dùng, những phần mềm nào đã được cài đặt, hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào đang dùng, ngôn ngữ lập trình gì đã có, lực lượng nhân sự sẵn sàng cho sự phát triển hệ thống,... 4.4.3. Xây dựng các phương án giải pháp Mặc dù đại đa số các trường hợp một giải pháp tin học sẽ được xác định là phù hợp nhất cho việc giải quyết các vấn đề đặt ra của hệ thống nhưng có thể tồn tại những tình huống thay đổi sự phân công trách nhiệm, thay đổi phương thức làm việc, do đó cần phải xây dựng một số phương án cho giải pháp, xác định phần tin học hóa và phần thủ công, xác định cách thức xử lý. 4.4.4. Đánh giá các phương án của giải pháp Phân tích chi phí-lợi ích: Một chi phí-lợi ích có thể là trực tiếp và gián tiếp, chi phi biến động, chi phí cố định, chi phí hữu hình và vô hình, chi phí nguồn nhân lực, chi phí phần cứng và phần mềm, chi phí mua thông tin đầu vào và các loại chi phí khác. Từ đó, sự so sánh giữa chi phí và lợi ích sẽ giúp các nhà quản lý nên chọn phương án nào. Phân tích đa tiêu chuẩn: Đây là là việc xem xét tổng hợp nhiều tiêu thức để đi đến quyết định. 4.5. Thiết kế vật lý ngoài. 4.5.1. Lập kế hoạch giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Những mô tả chính xác của giai đoạn có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Giai đoạn này cần sử dụng tốt những khái niệm của môn tổ chức hợp lý lao động nhận thức, đặc biệt là thiết kế các giao tác người-máy. Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài phải dựa vào 7 nguyên tắc: Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Có nghĩa là anh ta luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc phải thực hiện. Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. Che khuất những bộ phận bên trong của phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống Dựa vào những nguyên tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy 4.5.2. Thiết kế chi tiết vào/ra 4.5.2.1. Thiết kế vật lý đầu ra Trong giai đoạn phân tích, cán bộ thiết kế đã xác định các phần tử thông tin trên các đầu ra, nơi đến, tần suất và khối lượng của chúng. Thiết kế đầu ra có hai nhiệm vụ phải làm là lựa chọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin trên đầu ra. 4.5.2.2. Thiết kế vào Mục đích của thiết kế vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót. Thiết kế vào bao gồm: lựa chọn phương tiện , thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập. 4.5.3. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hóa Bằng cách thông qua hội thoại người-máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết cần phải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thông tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầu ra. Hội thoại người máy có cách thức là hội thoại bằng tập hợp lệnh, hội thoại sử dụng các phím trên bàn phím và hội thoại nhờ thực đơn. 4.6. Thực hiện kỹ thuật. 4.6.1. Mục đích và các công đoạn Giai đoạn thực hiện kỹ thuật hệ thống có nhiêm vụ đưa các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống. 4.6.2. Lập kế hoạch thực hiện Nhiệm vụ quan trọng nhất của lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật là lựa chọn các công cụ thực hiện. Sự lựa chọn này quy định tới những hoạt động thiết kế vật lý trong cũng như hoạt động lập trình sau này Sau việc lựa chọn công cụ là việc phân phối công việc cho các thành viên, xây dựng tiến trình công việc thực hiện và chi phí cũng như các yêu cầu về vật tư kỹ thuật cho giai đoạn thực hiện kỹ thuật. 4.6.3. Thiết kế vật lý trong Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Thiết kế viên phải đảm bảo cho cơ sở dữ liệu chứa tất cả những dữ liệu chính nhưng không có dữ liệu thừa, nhằm mục đích tiếp cận cơ sở dữ liệu nhanh và hiệu quả. Có hai phương pháp quan trọng để đạt mục đích trên là chỉ số hóa các tệp và thêm các dữ liệu hỗ trợ cho các tệp. Thiết kế vật lý trong các xử lý: dựa vào phương pháp kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp theo Vào-Xử lý- ra. 4.6.4. Lập các chương trình máy tính: Là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của các nhà phát triển thành phần mềm máy tính do lập trình viên đảm nhận. 4.6.5. Thử nghiệm phần mềm: Có nhiều kiểu thử chương trình khác nhau, tùy thuộc kỹ thuật nào được áp dụng. Kỹ thuật tĩnh không tiến hành thực hiện chương trình, kết quả thực hiện chương trình không phải là mục tiêu chính trong kiểu thử này. Ngược lại kỹ thuật động sẽ tiến hành thực hiện chương trình. 4.6.6. Hoàn thiện tài liệu hệ thống Đây là bước cần thiết để tập hợp những thông tin quan trọng cho hai nhóm người: Các quản trị viên hệ thống, những người bảo trì hệ thống trong suốt thời gian hoạt động của nó và những người sử dụng hệ thống phục vụ công việc hàng ngày. Kết quả của công việc này là các tài liệu về hệ thống và tài liệu cho người sử dụng, kế hoạch đào tạo người sử dụng, các môđun đào tạo và kế hoạch hỗ trợ người sử dụng. 4.7. Cài đặt, bảo trì và khai thác. Quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được gọi là quá trình cài đặt. Mục tiêu là hệ thống được xây dựng ra tích hợp vào hoạt động trong tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng được những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Giai đoạn này có hai khối công việc đó là chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt con người. Thay đổi là mang lai cách làm mới cho tổ chức. Có thể thấy rằng, nhiều khi người sử dụng sau khi ý thức được sự bất ổn định lại tỏ ra sốt ruột mong chờ hệ thống mới. Và lúc đó việc phải chờ nhiều hàng tháng là khó chấp nhận. Việc tham gia của người sử dụng vào tiến trình của dự án là rất quý báu không chỉ đảm bảo cho hệ thống mới đáp ứng yêu cầu của họ mà còn góp phần thành công sự chuyển đổi. Có 4 phương pháp cài đặt là cài đặt trực tiếp, cài đặt song song, cài đặt cục bộ từng phần và phân giai đoạn. Việc lựa chọn phương pháp cài đặt tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của những thay đổi liên quan đến hệ thống mới. Các công đoạn cơ bản của giai đoạn này là: Lập kế hoạch chuyển đổi Chuyển đổi các tệp Khai thác và bảo trì hệ thống Đánh giá sau cài đặt Qua quá trình phát triển một hệ thống thông tin, ta thấy 7 giai đoạn có liên quan mật thiết với nhau. Đây là một quá trình lặp. Các giai đoạn trước làm tiền đề để đi tiếp tới giai đoạn sau và các giai đoạn sau là kết quả của giai đoạn trước và đôi khi phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót . Kết quả của quá trình bao gồm hai phần lớn là hệ thống thông tin và tài liệu hệ thống. Chương III chi tiết về quy trình phân tích hệ thống thu-chi nội bảng, ngoại bảng và tính toán quỹ thu nhập 1. Mô hình lôgíc của hệ thống 1.1. Bảng tính quỹ thu nhập Nằm trong bộ phận kế toán, hệ thống thu- chi nội bảng, ngoại bảng đặc biệt quan trọng trong NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm. Nó cung cấp những thông tin về tình hình chi phí, thu nhập của ngân hàng và tình hình sử dụng vốn, nguồn vốn mà ngân hàng huy động. 1.1.1. Tính tổng thu-chi trên hạch toán nội bảng Các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 115/QĐ-NHNO-04 ngày 15 tháng 3 năm 1999 của Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam quy định loại tài khoản phản ánh các khoản thu nhập là tài khoản loại 7 và được phản ánh bên có, các tài khoản phản ánh chi phí loại 8 và được phản ánh bên nợ. Trong hạch toán nội bảng, khi các chứng từ gốc liên quan đến các tài khoản kể trên được được kế toán nhập dữ liệu, chương trình máy tính sẽ tạo ra bảng cân đối tài khoản chi tiết ( dữ liệu được lưu trữ trong HSB3.DBF) về thu nhập (loại 7) và chi phí (loại 8,trừ các khoản chi lương và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên TK841). Kế toán sẽ tính tổng thu, tổng chi và đưa và mục AI và BI trong bảng tính quỹ thu nhập. 1.1.2.Tính vốn huy động và sử dụng trên hạch toán ngoại bảng Trong hạch toán ngoại bảng, kế toán xác định vốn mà ngân hàng sử dụng và hạch toán theo các tài khoản loại 2 gồm các tài khoản dư nợ, tiền gửi các tổ chức tín dụng, sử dụng vốn, tạm ứng, tạm chi, xác định nguồn vốn tự lực tại địa phương theo các tài khoản loại 4 gồm các loại tiền gửi, vay Ngân hàng Nông nghiệp, tiền gửi tiền vay các tổ chức tín dụng , vốn UTĐT tại địa phương và các nguồn vốn khác. Đối với các loại tiền gửi không kỳ hạn và tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng phải nhân với tỷ lệ nguồn vốn được sử dụng theo quy định của Tổng giám đốc trong từng thời kỳ. Sau đó, kế toán sẽ đưa vào mục AII hoặc BII trong bảng tính quỹ thu nhập tùy theo hiệu số bình quân của các các tài khoản loại 2 và loại 4 kể trên. Các tài khoản loại trừ khỏi thu 946A và chi 946A là các tài khoản thu hộ, chi hộ TTTĐH và cộng với các khoản loại trừ khác được đưa vào mục AIII và BIII trong bảng tính quỹ thu nhập. 1.1.3. Các chỉ tiêu khác cần đánh giá. Quỹ thu nhập 946A: C=A-B Quỹ tiền lương xác lập theo đơn giá= (Tổng hệ lương+Tổng phụ cấp) Số người Lao động bình quân( Lương bình quân) Lương cơ bản hệ số 1= =Lương cơ bản* lương bình quân* Số người *(1+k) Hiện nay, 1+k=2,3, lương cơ bản là 210 000 Hệ số lương đạt được= =Quỹ tiền lương xác lập theo đơn giá/ Lương cơ bản hệ số 1 Lương đã chi: Xác định theo bảng diễn giải quỹ tiền lương Quỹ tiền lương còn lại: Là hiệu số giữa quỹ thu nhập và lương đã chi Kế toán lập bảng diễn giải quỹ tiền lương dựa vào chỉ tiêu lao động bình quân và chỉ tiêu lương cơ bản hệ số 1 1.1.4.Cách tính bảng diễn giải quỹ tiền lương Chỉ tiêu Đơn giá Quỹ tiền lương xác lập theo đơn giá Quỹ thu nhập tương ứng quỹ tiền lương Lương hệ số 1,199 30/100 A=Quỹ tiền lương hệ số 1*1,199 C=A/30% 9,9% lương hệ số 1 24/100 D=A*9.9% E=D/24% Lương hệ số 1,4 trở lên 15/100 G=F*15% F=X-(C+E) Cộng A+D+G X Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logíc là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logíc của từ điển hệ thống. Mô hình này được thiết lập dựa vào sự mô tả các hoạt động thường ngày của các cán bộ công nhân viên trong cơ quan, bao gồm các xử lý liên quan tới ba loại hoạt động: Thực hiện các tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu vào các tệp vào hợp lệ hóa dữ liệu. Phân tích tra cứu là tìm xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế. Kết quả của việc phân tích tra cứu sẽ được thể hiện bằng sơ đồ và đưa vào phích xử lý trong từ điển hệ thống. Phân tích cập nhật đảm bảo những thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên, phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý.Xác định cách thức hợp lệ hóa dữ liệu đảm bảo phản ánh trung thực các dữ liệu trong thực tế. 2. Mô hình IFD Thời điểm Phòng kinh doanh Phòng kế toán Lãnh đạo Báo cáo những giao dịch bất thường Nhập DL Các tài khoản nhập Chứng từ gốc CSDL Đầu ngày mở sổ làm việc Chứng từ gốc đã nhập Cuối ngày khóa sổ In báo cáo Quỹ TN Thông tin mới CSDL Cập nhật thay đổi Các quyết định Báo cáo Các chỉ tiêu đã tính Quỹ t.lương Tổng thu,chi Cuối tháng 3. Mô hình DFD 3.1. Sơ đồ khung cảnh ( DFD mức 0) Nhập dữ liệu Kế toán Chứng từ DL đã nhập Hồ sơ các tài khoản Nhân viên Giám đốc Tính chỉ tiêu Bc 3.2. Sơ đồ phân rã (DFD mức 1) Nhập dữ liệu Kế toán Chứng từ DL đã nhập Hồ sơ các tài khoản Các bên nợ, có các tài khoản Tính tổng thu chi, vốn huy động và sử dụng Nhân viên Giám đốc Tính quỹ thu nhập và tiền lương Hồ sơ nhân viên Quyết định Xử lý các quyết định Nhân viên 4. Thiết kế dữ liệu 4.1. Quá trình chuẩn hóa dữ liệu Chuẩn hóa dữ liệu là công việc biểu diễn theo quy ước, thông thường là gắn gọn về mặt thuộc tính của các tệp giúp nhận diện không nhầm lẫn đối tượng, mô tả nhanh chóng các đối tượng, nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Trong hệ thống các tài khoản, phương pháp mã hóa được sử dụng là phương pháp mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo bộ mã này rất đơn giản. Người ta phân chia cấp đối tượng từ trên xuống dưới và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện sự chi tiết phân cấp sâu hơn. Ví dụ, Tài khoản cấp 1 là 70- Thu về hoạt động tín dụng có các tài khoản cấp 2 là: 701- Thu lãi cho vay và tài khoản cấp 5 là 701002- Thu lãi cho vay từ các dự án UTĐT. Khi mã hóa dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu như bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỉ lệ sâu sắc, có tính uyển chuyển và lâu bền, tiện lợi khi sử dụng. Mã hóa và sử dụng mã xảy ra trong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin Cách thức tiến hành mã hóa: Tập hợp các đối tượng cần mã hóa: Các tài khoản loại 7, loại 8, loại 2 và loại 4... Xác định các xử lý cần thực hiện: Tính tổng thu, chi, vốn huy động và sử dụng, tính các chỉ tiêu và lập bảng diễn giải quỹ tiền lương Lựa chọn giải pháp mã hóavà triển khai mã hóa: phương pháp phân cấp 4.2. Thiết kế CSDL lôgíc đi từ thông tin đầu ra 4.2.1. Xác định các đầu ra. Các thông tin đầu ra bao gồm: Bảng tính quỹ thu nhập, bảng diễn giải quỹ tiền lương và bảng tính phí đơn vị nhận khoán và ngược lại nhằm xác định tổng thu, tổng chi, các khoản cộng thêm vào thu hoặc chi 946A, quỹ tiền lương Trước hết ta cần xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Các câu hỏi thường được sử dụng để xác định yêu cầu thông tin là: Hỏi người sử dụng cần thông tin gì ? Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại. Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp. Phương pháp thực nghiệm. Trong thiết kế cơ sở dữ liệu, phải đảm bảo giảm lượng dư thừa thông tin khi lưu trữ, có thể dùng chung một cơ sở dữ liệu cho nhiều bộ phận trong một hệ thống với nhiều mục đích khác nhau, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và dữ liệu phải có những cấu trúc, quy định phù hợp với yêu cầu chung để có thể trao đổi với hệ thống khác. 4.2.2. Các tệp cần thiết Liệt kê các thuộc tính và đánh dấu các thuộc tính lặp R(những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu). Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh S là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra và loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách. Từ bảng tính quỹ thu nhập ta có các thuộc tính sau: Ngày tháng Đơn vị tính Tài khoản tổng thu Các khoản cộng thêm vào thu 946A Các khoản loại trừ khỏi thu 946A Tài khoản tổng chi (chưa có lương) Các khoản cộng thêm vào chi 946A Các khoản loại trừ khỏi chi 946A Quỹ thu nhập (S) Quỹ tiền lương xác lập theo đơn giá (S) Lao động bình quân (S) Lương cơ bản hệ số 1 Hệ số lương đạt được (S) Lương đã chi (S) Quỹ tiền lương còn lại (S) Từ bảng tính phí đơn vị nhận khoán ta có các thuộc tính sau: Ngày tháng Đơn vị tính Tài khoản loại 2 Dư nợ ngắn hạn Dư nợ trung hạn Dư nợ dài hạn Dư nợ dự án sử dụng một phần vốn thông thường TD, tiền gửi tại các TCTD Sử dụng vốn khác Tạm ứng, tạm chi Sử dụng vốn UTĐT tại địa phương Tài khoản loại 4 Tiền gửi không kỳ hạn Tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng Tiền gửi có kỳ hạn từ 12 tháng trở nên Vay Ngân hàng Nông nghiệp Tiền gửi, tiền vay các TCTD Vốn UTĐT tại địa phương Nguồn vốn khác Từ bảng diễn giải quỹ tiền lương ta có các thuộc tính: Ngày tháng Đơn vị tính Số người Hệ số lương bình quân Quỹ tiền lương hệ số 1 Chỉ tiêu Đơn giá Quỹ tiền lương (S) Quỹ thu nhập tương ứng quỹ tiền lương Thực hiện chuẩn hóa mức 1: Quy định trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. 4.2.2.2. Thực hiện chuẩn hóa mức 2: Quy định trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Chuẩn hóa mức 3: Quy định trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Mô tả và tích hợp các tệp Sau khi đã chuẩn hóa ở mức 3, mỗi danh sách sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu, biểu diễn bằng cách tên tệp viết bằng chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô. Thuộc tính khóa có gạch chân. Những danh sách mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là phải tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó. Những danh sách mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là phải tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó. Từ các chuẩn hóa ở trên, ta có thể đưa ra các tệp với các trường, kiểu trường và độ rộng như sau: Tệp Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả ThuNhap_VSD TK Text 20 Tên tài khoản NGAY Date/time Ngày diễn ra các giao dịch TMCO Number Double Số phát sinh tăng được ghi vào bên có CF_VTL TK Text 20 Tên tài khoản NGAY Date/time Ngày diễn ra các giao dịch TMNO Number Double Số phát sinh tăng được ghi vào bên nợ Chi_tieu Chi_tieu Text 20 Các chỉ tiêu dùng để phân phối quỹ thu nhập Đon_gia Number Single Tỉ lệ phần nghìn của quỹ tiền lương và quỹ thu nhập SohieuTK TK Text 20 Tài khoản ShieuTK Text 50 Tên gọi của một loại tài khoản TiLeVon TK Text 20 Tài khoản Tile Number Single Tỷ lệ được phép sử dụng CBCNV Ma_so Text 10 Mã số, họ,tên của cán bộ, công nhân viên Ho Text 10 Ten Text 20 He_so_luong Number Single Hệ số lương HSB3 TK Text 20 Tên tài khoản NGAY Date/time Ngày diễn ra các giao dịch TMCO Number Double Số phát sinh tăng được ghi vào bên có TMNO Number Double Số phát sinh tăng được ghi vào bên nợ 5.4. Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp Trong mỗi tệp, xác định số lượng các bản ghi: Dựa vào ý nghĩa kinh tế, nội dung mà các tệp thể hiện, ta có thể dự đoán và ấn định được số bản ghi cho các tệp: HSB3 1000 bản ghi, ThuNhap_VSD: 800 bản ghi, CF_VTL: 800 bản ghi, Chi_tieu 10 bản ghi, SohieuTK 500 bản ghi, TiLeVon 10, bản ghi, CBCNV 100 bản ghi Xác định độ dài cho một thuộc tính: dựa vào độ rộng của trường. Ta có thể sử dụng những số đo kinh điển cho việc tính toán khối lượng dữ liệu như NP(R) = E[N(R)/E(TP/L(R))] Trong đó, L(R) là độ dài của một bản ghi tính theo số lượng ký tự. Ví dụ như tệp ShieuTK có L(R) = 90. Trong thực tế, người ta thường cộng thêm L(R)=L(R)+20. (Tính thêm độ dài của khoá D với một số chức năng phục vụ co số lượng ký tự là S) N(R) là số lượng trung bình của các bản ghi của tệp R. NP(R) là số lượng trang logíc dùng bởi R. TP là kích thước của trang logíc. Từ công thức tính trên ta tính được tổng dung lượng chiếm chỗ theo trang logíc của các tệp và tính thêm dung lượng chiếm chỗ của các bảng chỉ số 5.5. Liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp và biểu diễn chúng theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên, các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khoá có gạch chân. Các mối quan hệ được biểu diễn bằng các mũi tên hai chiều. Nếu có quan hệ một- nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. Từ các tệp đã xác lập ở trên, ta có sơ đồ liên kết giữa các tệp như sau: Số hiệu tài khoản TK ShieuTK Hồ sơ B3 TK NGAY TMCO TMNO Chi phí và vốn tự lực TK NGAY TMNO DGiai Tile Thu nhập và vốn sử dụng TK NGAY TMCO DGiai Tỷ lệ vốn được sử dụng TK Tile 6. Thiết kế giải thuật BD Bắt đầu thuật toán KT Kết thúc thuật toán Trình tự xử lý Các xử lý Khối điều kiện rẽ nhánh Chương trình có sử dụng những thuật toán đơn giản. Sau đây là thuật toán dùng để lập bảng quỹ tiền lương: Nhập quỹ thu nhập X, quỹ tiền lương theo đơn giá A*1,199 B := A*1,199 B/30%<X ? S Q:=B; B:=A*9,9% Đ F:=X-(Q +B) Q:=B+F B/24%<X ? S Quỹ lương:= Q KT 7. Thiết kế màn hình giao diện 7.1. Thiết kế màn hình Chương trình đảm bảo người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống và được thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng, giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống và dựa vào những nguyên tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. Một số đầu ra quan trong được thể hiện theo mẫu như các bản báo cáo sau: 7.2. Một số mẫu báo cáo Ngân hàng NHNo&PTNT Hà nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh Quận Hoàn Kiếm Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -------------- ------------- Bảng diễn giải quỹ tiền lương Ngày ...Tháng...Năm... Số người: Hệ số lương bình quân: Quỹ tiền lương hệ số 1: Đơn vị tính: 1000 đồng Chỉ tiêu Đơn giá Quỹ tiền lương xác lập theo đơn giá Quỹ thu nhập tương ứng quỹ tiền lương Lương hệ số 1,199 30/100 9,9% lương hệ số 1 24/100 Lương hệ số 1,4 trở lên 15/100 Cộng Hà Nội, ngày...tháng...năm Lập bảng TP kế toán Giám đốc Ngân hàng NHNo&PTNT Hà nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh Quận Hoàn Kiếm Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -------------- ------------- Bảng tính quỹ thu nhập Tháng...năm... Đơn vị: 1000 đồng TT Chỉ tiêu Tháng Số lũy kế A Tổng thu 946 A(I+II-III) I Tổng thu ( loại 7) II Các khoản cộng thêm vào thu 946A 1 Phí thừa vốn 2 Giảm lãi 15%, 30% 3 Cấp bù chênh lệch lãi suất 4 Cộng thêm khác III Các khoản loại trừ khỏi thu 946 1 Thu hộ TTĐH 2 Loại trừ khác B Tổng chi 946A( I+II-III) I Tổng chi chưa có lương (Loại 8- TK841) II Các khoản cộng thêm vào chi 946A 1 Phí sử dụng vốn TTĐH chưa hạch toán đủ 2 Các khoản cộng khác (ghi rõ nội dung) III Các khoản loại trừ khỏi chi 946A 1 Chi hộ TTĐH 2 Các khoản loại trừ khác C Quỹ thu nhập 946A (A-B) D Quỹ tiền lương xác lập theo đơn giá E Chỉ tiêu khác 1 Lao động bình quân 2 Lương cơ bản hệ số I 3 Hệ số lương đạt được 4 Lương đã chi 5 Quỹ tiền lương còn lại Ngày ... tháng...năm... Lập bảng Trưởng phòng kế toán Giám đốc Ngân hàng NHNo&PTNT Hà nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh Quận Hoàn Kiếm Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -------------- ------------- Bảng tính phí đơn vị nhận khoán và ngược lại Ngày...tháng...năm... Vốn địa phương sử dụng TT Chỉ tiêu Bình quân tích số 1 Dư nợ ngắn hạn 2 Dư nợ trung hạn 3 Dư nợ dài hạn 4 Dư nợ dự án sử dụng một phần vốn thông thường 5 TD, tiền gửi tại các TCTD 6 Sử dụng vốn khác 7 Tạm ứng, tạm chi 8 Sử dụng vốn UTĐT tại địa phương Cộng Nguồn vốn tự lực tại địa phương TT Chỉ tiêu Bình quân tích số Tỷ lệ Được sử dụng 1 Tiền gửi không kỳ hạn 87% 2 Tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng 87% 3 Tiền gửi có kỳ hạn từ 12 tháng trở nên 100% 4 Vay NHNN 100% 5 Tiền gửi, tiền vay các TCTD 100% 6 Vốn UTĐT tại địa phương 100% 7 Nguồn vốn khác 100% Cộng C Sử dụng vốn TTĐH:........ Phí thiếu vốn:......... Hà Nội, ngày... tháng... năm... Lập bảng Trưởng phòng kế toán Giám đốc 8. Một số giao diện màn hình tiêu biểu Hệ thống gồm có menu danh mục tài khoản dùng để quản lý các tài khoản và xử lý chúng như thêm, xóa,...Menu Tìm kiếm có tác dụng tìm kiếm các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản loại 7, 8, 4 và 2 theo các tiêu thức tìm kiếm là theo tên tài khoản, hoặc ngày phát sinh nghiệp vụ. Menu tính toán các chỉ tiêu dùng để tính một số hệ số có thể bị thay đổi bởi các cơ chế chính sách. Báo cáo gồm có các menu Báo cáo thu nhập chi phí theo tháng, quý và các mẫu báo cáo tính quỹ thu nhập, diễn giải quỹ tiền lương, tính phí đơn vị nhận khoán. Thông tin thêm giới thiệu thêm về chương trình và cách hạch toán các tài khoản liên quan. Sau đây là một số giao diện tiêu biểu: 9. Giải pháp kỹ thuật cho hệ thống Giải pháp về phần mềm: Chương trình được cài đặt tại phòng kế toán và máy tính có nối mạng để cập nhật dữ liệu của các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu nhập, chi phí, vốn địa phương sử dụng và nguồn vốn tự lực tại địa phương. Chương trình chạy trong môi trường Windows 9X Công cụ thiết kế và lập trình là -Visual Basic 6.0 -Cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97 Giải pháp về phần cứng: Cấu hình tối thiểu: Máy tính có tốc độ 133MHZ, 16 MB RAM, 1.7 GB HDD chạy trên hệ điều hành Windows 95. Kết luận: NHNO và phát triển nông thôn Quận Hoàn Kiếm là một tổ chức tín dụng hoạt động kinh doanh trên địa bàn phân cấp của ngân hàng Nông nghiệp. Trong quá trình kinh doanh, ngân hàng luôn phát triển không ngừng về mọi mặt như thoả mãn một cách tối ưu các nhu cầu khách hàng bằng nhiều loại hình đa dạng, nâng cao năng lực của cán bộ công nhân viên trong cơ quan, chú ý cải tiến máy móc trang thiết bị nhằm thích nghi với những điều kiện cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường. Ngân hàng cũng luôn chú ý đến hiệu quả làm việc của các cán bộ công nhân viên đặc biệt là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu, các chương trình nhằm tăng năng suất lao động, đưa ra những báo biểu để nhận xét về tình hình hoạt động của Ngân hàng. Những báo cáo như bảng tính quỹ thu nhập, bảng tính phí đơn vị nhận khoán, bảng diễn giải quỹ tiền lương cũng cung cấp những thông tin hết sức cần thiết. Trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp này được phát triển chủ yếu dựa trên việc phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý theo 7 giai đoạn phát triển. Từ thực tế của ngân hàng và sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo, các cô các chú trong cơ quan, chuyên đề được thực hiện góp một phần nhỏ vào công tác kế toán, nhằm ứng dụng tin học vào việc: Tính toán quỹ thu nhập và lập ra các bảng báo cáo cho ngân hàng với những giao diện đồ hoạ thân thiện và in ấn trong môi trường Windows, các bản in được Việt hoá nhằm tiết kiệm được tối đa công sức cho việc tạo các biểu báo mà trước đó được tạo bằng ngôn ngữ thế hệ 4 (EXCEL). Mặt khác chương trình cũng nhằm khắc phục những lỗi do phải sao chép dữ liệu một cách thủ công. Tài liệu tham Khảo Hệ thống thông tin quản lý-Tác giả: TS Trương Văn Tú-Nhà Xuất Bản khoa học và kỹ thuật Các văn bản pháp quy về hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam-lưu hành nội bộ Kỹ năng lập trình Visual Basic- Tác giả: PTS Nguyễn Tiến Dũng-Nhà xuất bản thống kê-1999 Văn bản 946A quy định về tính phí của đơn vị nhận khoán của các tổ chức tín dụng- lưu hành nội bộ Cơ sở dữ liệu- Tác giả: Thầy Trần Công Uẩn- lưu hành nội bộ Phụ lục Chương trình FrmMain Private Sub mnusosanhQTN_Click() frmSS.Show End Sub Private Sub MnuThayDoiChiTieu_Click() frmThaydoi.Show End Sub Private Sub mnuThoat_Click() End End Sub Private Sub mnuTim_Click() frmTim.Show End Sub Private Sub mnutk_Click() frmDMTK.Show End Sub Tìm kiếm Option Explicit Dim St As String Private Sub cmdTimkiem_Click() BuildSQL DatTK.RecordSource = St txtTK.DataField = "TK" DatTK.Refresh lblLietKe.Caption = "Các nghiệp vụ của tài khoản" _ + txtTK.Text + ":" End Sub Private Sub CmEXIT_Click() End End Sub Private Sub Form_Load() txtTK.Text = "" txtSHTK.Text = "" lblLietKe.Caption = "" txtNgay1.Text = "" txtNgay2.Text = "" End Sub Public Sub BuildSQL() St = "SELECT [CN],[TK],[NGAY],PHIEN,NAMNO,NAMCO,[TMNO],TMCO" St = St + " FROM HSB3" St = St + " Where HSB3.TK = " + " '" & txtTK.Text & "'" End Sub FrmDMTK Option Explicit Dim TKn As DanhMucType Dim FileName As String Dim FileNum As Integer Dim Recordlen As Long Dim Current As Long Dim Last As Long Private Sub cmdAdd_Click() txtTK.SetFocus CmdSave.Enabled = True cmdDelete.Enabled = True cmdAdd.Enabled = False cmdBack.Enabled = True Last = Last + 1 TKn.TK = "" TKn.ShieuTK = "" TKn.DGiai = "" Put #FileNum, Last, TKn Current = Last Showcurrent End Sub Private Sub cmdBack_Click() cmdForward.Enabled = True If Current > 1 Then Current = Current - 1 GetRecord (Current) Else cmdBack.Enabled = False End If End Sub Private Sub cmdDelete_Click() Dim DirResult Dim TmpFileNum Dim RecNum As Long, TmpRecNum As Long Dim TmpTK As DanhMucType If MsgBox("Co muon xoa tai khoan nay khong ?", _ 4, "Thong bao") 6 Then Exit Sub End If FileName = App.Path & "\Data.txt" If Dir("Data.tmp") = "Data.tmp" Then Kill "data.tmp" End If TmpFileNum = FreeFile Open "Data.tmp" For Random As TmpFileNum _ Len = Recordlen RecNum = 1 TmpRecNum = 1 Do While RecNum < Last + 1 If RecNum Current Then Get #FileNum, RecNum, TmpTK Put #TmpFileNum, TmpRecNum, TmpTK TmpRecNum = TmpRecNum + 1 End If RecNum = RecNum + 1 Loop Close FileNum Kill FileName Close TmpFileNum Name "data.tmp" As FileName FileNum = FreeFile Open FileName For Random As FileNum _ Len = Recordlen Last = Last - 1 If Last = 0 Then Last = 1 End If If Current > Last Then Current = Last End If Showcurrent End Sub Private Sub cmdDong_Click() Unload frmDMTK End Sub Private Sub cmdForward_Click() cmdBack.Enabled = True If Current Last Then Current = Current + 1 GetRecord (Current) Else cmdForward.Enabled = False End If End Sub Private Sub cmdSave_Click() Save CmdSave.Enabled = False cmdAdd.Enabled = True txtTK.SetFocus Showcurrent End Sub Private Sub cmdStop_Click() Close FileNum End End Sub Private Sub Command1_Click() frmDMTK.Hide frmXem.Show End Sub Private Sub Form_Load() Recordlen = Len(TKn) FileName = App.Path & "\Data.txt" FileNum = FreeFile Open FileName For Random As FileNum _ Len = Recordlen Last = FileLen(FileName) / Recordlen If Last = 0 Then Last = 1 Current = Last CmdSave.Enabled = False Showcurrent End Sub Public Sub Showcurrent() Dim HP As Long Dim recnumF As Long Get #FileNum, Current, TKn txtTK.Text = Trim(TKn.TK) txtShieuTK.Text = Trim(TKn.ShieuTK) TxtDGiai.Text = Trim(TKn.DGiai) End Sub Public Sub Save() TKn.TK = txtTK.Text TKn.ShieuTK = txtShieuTK.Text TKn.DGiai = TxtDGiai.Text Put #FileNum, Current, TKn End Sub Public Sub GetRecord(RecNum As Integer) Dim RecBuf As DanhMucType Get #1, RecNum, RecBuf txtTK = RecBuf.TK txtShieuTK = RecBuf.ShieuTK TxtDGiai = RecBuf.DGiai End Sub FrmThayDoi Option Explicit Dim HeSo As HeSoType Dim FileName As String Dim FileNum As Integer Dim Recordlen As Long Dim Current As Long Dim Last As Long Private Sub cmdAdd_Click() txtK.SetFocus CmdSave.Enabled = True cmdAdd.Enabled = False Last = Last + 1 Put #FileNum, Last, HeSo Current = Last Showcurrent End Sub Private Sub cmdDong_Click() Unload frmThaydoi End Sub Private Sub cmdSave_Click() Save CmdSave.Enabled = False cmdAdd.Enabled = True txtK.SetFocus Showcurrent End Sub Private Sub cmdStop_Click() Close FileNum End End Sub Private Sub Command1_Click() frmDMK.Hide frmXem.Show End Sub Private Sub Form_Load() Recordlen = Len(HeSo) FileName = App.Path & "\Data2.txt" FileNum = FreeFile Open FileName For Random As FileNum _ Len = Recordlen Last = FileLen(FileName) / Recordlen If Last = 0 Then Last = 1 Current = Last CmdSave.Enabled = False Showcurrent End Sub Public Sub Showcurrent() Dim HP As Long Dim recnumF As Long Get #FileNum, Current, HeSo txtK.Text = Trim(HeSo.K) TxtluongCB.Text = Trim(HeSo.LuongCB) txtTongHSL.Text = Trim(HeSo.TongHSL) End Sub Public Sub Save() HeSo.K = txtK.Text HeSo.LuongCB = TxtluongCB.Text HeSo.TongHSL = txtTongHSL.Text Put #FileNum, Current, HeSo End Sub Public Sub GetRecord(RecNum As Integer) Dim RecBuf As HeSoType Get #1, RecNum, RecBuf txtK = RecBuf.K TxtluongCB = RecBuf.LuongCB txtTongHSL = RecBuf.TongHSL End Sub