Chuyên đề Việc áp dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại công ty chứng khoán Thăng Long

g được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 giờ. + Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số liệu nghiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện sử lý, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý. + Tổng hợp các thông tin thu được. Kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để điều bất hợp lý, cần làm rõ… Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức : lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau: Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác. Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức. Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra. Sử dụng phiếu điều tra Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Có gửi trọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau: Chọn nhóm những đối tượng thiện chí, tích cực trả lời Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ có những đối tượng thoả mãn một điều kiện nào đó. Ví dụ đối tượng phải có từ hai năm công tác trở lên. Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phục vụ…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động… Phiếu điều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở. Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gửi phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhận phiếu. Quan sát Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá... Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vẫn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lưu ý đến vai trò của người sử dụngvà lợi thế khi có họ tham gia vào đội ngũ phân tích. Thiết kế cơ sở dữ liệu Chuẩn hoá dữ liệu Sau khi xác định được các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra (có nghĩa là đã liệt kê xong các phần tử thông tin đầu ra) thì tiến hành chuẩn hoá dữ liệu. Việc chuẩn hoá cơ sở dữ liệu được tiến hành theo mức trong đó: Thực hiện việc chuẩn hoá bước 1(1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộctính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Và phải gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và gắn thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện việc chuẩn hoá mức + Đó là trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. + Lấy bộ phận khoá đó làm cho danh sách mới. Đặ cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Với chuẩn hoá mức 3 thì trong một danh sách không được phépcó sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Sau đó xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. 2. Công cụ mô hình hóa Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả việc di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin: Kho lưu trữ dữ liệu Xử lý thủ công Giao tác giữa người _máy Xử lý tự động Dòng thông tin tài liệu Điều khiển Sơ đồ luồng dữ liệu: Sơ đồ luồng dữ liệu cũng mô tả cũng chính hệ thống thông tin như ơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trìu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và đề làm gì. Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu Tên người bộ phận phát/ nhận tin Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Tiến trình xử lý Dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích Sơ đồ quan hệ: Để tiến hành thiết kế CSDL thì không thể không sử dụng sơ đồ mối quan hệ. Mà sơ đồ mối quan hệ được dùng để mô tả mối liên kết giữa các thực thể thuộc các tệp cơ sở dữ liệu có quan hệ với nhau. + Thực thể: Trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trìu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là nhân sự (nhân viên, khách hàng, sinh viên); tổ chức (nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh); nguồn lực hữu hình (tiền bạc, xe cộ, thiết bị máy móc). Vấn đề quan trọng là cần phải hiểu rằng, khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng đặc trưng, chứ không phải một đối tượng riêng biệt. Khách hàng Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong. + Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Sinh viên Môn học Giảng viên Theo Giảng Ví dụ : + Số mức độ liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý hệ thống thông tin, ngoài việc biết thực thể này liên kết với các thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B va ngược lại. Ví dụ: Mỗi sinh viên theo học nhiều môn học Mỗi môn học có nhiều sinh viên theo học Mỗi phòng công tác được lãnh đạo bởi một trưởng phòng Một phòng công tác có nhiều nhân viên. + Những cặp số lượng: Một - Một, Một - Nhiều như vậy gọi là số mức độ liên kết. + Liên kết kiểu Một - Một: Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Trưởng phòng Phòng công tác Lãnh đạo 1 Thu thập + Liên kết kiểu Một – Nhiều: Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Phòng công tác Nhân viên Có 1 N + Liên kết Nhiều - Nhiều : Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Liên kết sau thể hiện liên kết nhiều nhiều. Sinh viên Môn học Theo học N N Trong thực tế nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Trong trường hợp như vậy ta gọi là liên kết tuỳ chọn. Lúc đó người ta dùng ô van nhỏ để chỉ quan hệ tuỳ chọn. Ví dụ Khách hàng Đơn hàng Đặt 1 N + Chiều của một liên kết: Chiều của quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Có thể chia các quan hệ ra thành 3 loại: Một chiều: Là quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. Nó được thể hiện như sau: ( quan hệ “là anh em “ ) N Là anh em Nhân viên 1 Hai chiều: Là trong đó hai thực thể liên kết với nhau. Nó được thể hiện theo sơ đồ sau: ( quan hệ “ làm việc ở ” ) Nhân viên Công ty Làm việc N N Nhiều chiều: Là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia Nhân viên Đóng gói Dự án Hàng hoá Vì những mối quan hệ nhiều chiều thường phức tạp và mập mờ, nên chỉ hạn chế trong quan hệ hai chiều. Sự hạn chế này cũng không làm cho vấn đề đang xét mất đi tính tổng quát nhiều lắm, vì luôn luôn tồn tại khả năng chuyển đổi một quan hệ nhiều chiều thành dãy các quan hệ hai chiều. Chẳng hạn, có thể thay quan hệ nhiều chiều trên thành một thực thể và quan hệ tất cả các thực thể đã có với thực thể mới này. Nhà cung cấp Thực hiện Gửi hàng Hàng hoá Gửi cho Dự án Chứa N N N 1 N N + Thuộc tính: Dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính ( thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ ). Người ta có thể đặt thuộc tính ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc tính định danh trong bảng các biều diễn về thực thể và quan hệ. Khách hàng Số hiệu khách hàng Họ và tên Địa chỉ Số tài khoản Tóm lại tuỳ vào từng thực thể cụ thể mà ta có kiều quan hệ thực thể cho phù hợp. Ngoài ra có thể chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. (tức là có thể chuyển đổi quan hệ một chiều, hai chiều, ). V. Phân tích hệ thống thông tin quản lý Các bước xây dựng một hệ hệ thống thông tin Phân tích hệ thống có cấu trúc là tiếp cận hiện đại các giai đoạn phân tích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận đẻ khắc phục phân tích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận để khắc phục từng yếu điểm của nhiều cách tiếp cận hệ thống. Để xây dựng một hệ thống có cấu trúc phải trải qua bốn giai đoạn: - Đặt vấn đề và xác định tính khả thi : chiếm 10% - Phân tích hệ thống: chiếm 25% - Thiết kế xây dựng hệ thống : chiếm 50% - Cài đặt hệ thống mới: chiếm 15% Đặt vấn đề và xác định khả thi Tiến hành khảo sát hệ thống tìm ra những nhược điểm của nó để đưa ra biên pháp khắc phục. Xác định tính khả thi của dự án từ đó định hướng phát triển cho giai đoạn sau. Phân tích hệ thống Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại. Trên cơ sở các công cụ xây dựng lược đồ khái niệm tiến hành xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. Thiết kế xây dựng hệ thống Thiết kế tổng thể. Xác định vai trò của máy tính trong hệ thống mới Xác định rõ các khâu xử lý bằng máy tính và các khâu xử lý thủ công. Thiết kế chi tiết Thết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy. Xác định và phân phối các thông tin đầu ra. Thiết kế các phương pháp thu thập, xử lý thông tin cho máy. Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện cho người sử dụn. Cài đặt hệ thống Xác định các yêu cầu đối với hệ thống: về phần cứng, phần mềm, con người. Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống. Hướng dẫn đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới ứng dụng tin học vào xây dựng hệ thống thông tin trong tổ chức Thường có hai phương pháp cơ bản để tiến hành tin học hóa các hệ thống thông tin trong tổ chức. 2.1 Phương pháp tin học hóa từng phần Đó là quá trình tin học hóa từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được tiến hành một cách độc lập với những giải pháp riêng so với phân hệ khác. Các phân hệ này được ứng dụng trong hoạt động của phân hệ phân tán. Với phương pháp tin học hoá từng phần sẽ làm cho việc thiết kế các phân hệ quản lý có được tính đơn giản khi thục hiện bởi vì các công việc được phát triển tương đối độc lập. Song nó vẫn có nhược điểm là do tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống dẫn đến sự trùng lặp hoặc dư thừa thông tin ở một số bộ phận như một số bộ phận khác lại thiếu thông tin. 2.2. Phương pháp tin học hóa toàn bộ Là phương pháp dùng hệ thống máy tính cùng với các phần mềm thích hợp để quản lý hoạt động một cách toàn diện. Còn đối với phương pháp này điểm mạnh của nó là các chức năng quản lý được tin học hóa một cách trtiệt để, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống tránh được sự dư thừa thông tin. Song nó vẫn tồn tại một số khuyết tật đó là thực hiện lâu và khó khăn, đầu tư ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác khi thay đổi hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm trong hệ thống. VI. Thiết kế hệ thống thông tin Các bước tiến hành cho việc phân tích và thiết kế hệ thống Trong một doanh nghiệp, một tổ chức tồn tại ba hệ thống có quan hệ mật thiết với nhau: Hệ thống ra quyết định là một bộ phận đầu não của tổ chức các doanh nghiệp nơi ban hành các quyết định quản lý cũng như là nơi thực hiện các công việc quản lý khác. Hệ thống doanh nghiệp Có nhiệm vụ biến yếu đầu vào thành yếu tố đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh. Hệ thống này tách, nghiên cứu dữ liệu và phần xử riêng biệt. Hệ thống này chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo từng mức. Có ba mức: Mức quan niệm Mức tổ chức Mức kỹ thuật Việc phân chia theo ba mức sẽ cho ta giải pháp giải quyết mâu thuẫn giữa khối lượng xử lý và tốc độ xử lý. Hệ thống thông tin Đảm bảo mối liên hệ giữa hai hệ thống nói trên. Nó cung cấp thông tin sau khi đã phân tích các dữ liệu được thu thập từ hệ thống tác nghiệp cho hệ thống ra quyết định. Nó chuyển các chỉ thị từ hệ thống ra quyết định tới hệ thống tác nghiệp sau khi đã diễn dịch các chỉ thị đó. Việc thiết kế và phân tích được tiến hành qua các bước sau: + Nghiên cứu thực tế. + Xây dựng các mô hình quan niệm dữ liệu, mô hình xử lý quan niệm dữ liệu, mô hình tổ chức xử lý. + Hợp thức hóa. + Xây dựng mô hình dữ liệu lô gíc + Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu Nghiên cứu thực tế Việc nghiên cứu thực tế nhằm giúp ta hiểu được chi tiết, xem hệ thống cần cải tiến những gì trong hoạt động. Đặt ra những mục tiêu cần thiết. Và thu thập thông tin nhằm phân tích, tìm hiểu về các thông tin hệ thống: + Mục đích của hệ thống + Các vị trí công tác trong hệ thống và tầm quan trọng của các vị trí trong hệ thống. + Các con số lượng hóa chung. + Cần tìm hiểu thêm tình hình nhân sự, tài chính của tổ chức, phương tiện khoa học kỹ thuật hiện có cho hoạt động của hệ thống. Liệt kê và mô tả chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện Có bao nhiêu nhiệm vụ cần thực hiện? Điều kiện khởi sinh nhiệm vụ cụ thể là gì? Thời gian khởi sinh nhiệm vụ? Những loại dữ liệu, khối lượng của chúng và nguyên tắc quản lý Làm quen với các ngôn ngữ dùng trong hệ thống Xây dựng các mô hình 2.1. Xây dựng các mô hình khái niệm Là xây dựng các dữ liệu để trả lời cho các câu hỏi: vì sao hệ thống đó tồn tại? Nhằm mục đích : Xây dựng các mô hình dữ liệu. Thu thập các thông tin từ thực tế để quản lý. 2.2. Mức khái niệm xử lý ý nghĩa của mức khái niệm xử lý là giúp ta trả lời câu hỏi: Hệ thống đó làm gì? Rồi đưa ra sự biểu hiện bằng sơ đồ các khái niệm, sự kiện, công việc, kết quả. - Sự kiện: là một sự việc thực khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hay nhiều sự việc khác. - Công việc: là tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh. - Kết quả: là báo cáo được thực hiện như báo cáo danh sách cán bộ công nhân viên đến tuổi về hưu, báo cáo tiền bảo hiểm xã hội… 2.3. Mức tổ chức Nhằm mục đích là nói về : ai? Làm chỗ nào? làm cái gì? Thể hiện những cái mới như sự kiện, nhiệm vị, quy tắc tổ chức của hệ thống. Quy tắc tổ chức là sự thể hiện tổ chức theo nghĩa: bản chất của xử lý và thời điểm tiến hành. Nhiệm vụ là những công việc xác định theo quy tắc tổ chức. 2.4. Mô hình ngoài Mục đích của mô hình ngoài là để xác định các mô hình về dữ liệu và mô hình xử lý đối với những người không thuộc hệ thống. Hợp thức hóa Với việc hợp thức hoá sẽ đảm bảo cho mô hình ngoài thực sự được xây dựng từ mô hình khái niệm. Và bảo đảm cho các dữ liệu do mô hình dữ liệu xây dựng có thể dùng được cho các xử lý do mô hình đề ra. Các bước hợp thức hóa đó là : Hợp thức hóa các thuộc tính : tức là mỗi thuộc tính có nhiệm vụ loại bỏ những thuộc tính không phải là định danh (thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần suất của thực thể ). Hợp thức hóa đối tượng. Hợp thức hóa quan hệ. Hợp thức hóa các lực lượng quan hệ. Mức logic Với mức logic nó sẽ giúp ta xác định cách tổ chức logic của dữ liệu để thể hiện mô hình khái niệm đã được hợp thức hóa. Tối ưu hóa tổ chức này với các yêu cầu xử lý. Có thể dùng công cụ mô hình quan hệ để chuyển sang mức logic. Quy tắc chuyển mô hình cá thể mức logic Một thuộc tính của mô hình cá thể chuyển thành một trường ở mức logic. Một trường của mô hình cá thể chuyển thành một bản ghi. Một quan hệ trong mô hình cá thể chuyển thành một đối tượng. Xây dựng mức vật lý của dữ liệu Việc xây dựng mức vật lý của dữ liệu nhằm để chia thành các module xử lý logic. Và có thể lập thành các module chương trình khi xem xét đến điều kiện vật lý cụ thể. Các công cụ và kỹ thuật dùng trong phân tích thiết kế Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD Khái niệm: Là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD có tác dụng: + Là một trong những bước đầu tiên của quá trình phân tích nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích đồng thời tăng cường cách tiếp cận logic. + Phân rã chức năng tổng quan của vấn đề một cách có cấu sao cho tránh được việc trùng lặp và dư thừa công việc trong hệ thống. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Là việc dùng một kỹ thuật mô hình hóa để miêu tả hệ thống dưới góc độ cân bằng cả chức năng và dữ liệu. Đó là một phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống. Các ký pháp của sơ đồ DFD: Tiến trình : mỗi tiến trình có chức năng biến đổi thông tin vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin hoặc tạo thông tin mới. Trong sơ đồ DFD hình tròn dùng để biểu diễn tiến trình Tên tiến trình Dòng dữ liệu: Là việc chuyển thông tin vòa hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó được chỉ ra sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ hướng của dòng thông tin. Tên dòng dữ liệu Kho dữ liệu: Các kho dữ liệu trong DFD biểu diễn cho thông tin cần phải giữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều tác nhân truy nhập vào và nó được biểu diễn như sau: Tệp dữ liệu Tác nhân bên ngoài: Là mộtờ người hoặc một nhóm người hoặc một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Tác nhân bên trong: Là một chức năng hay một tiến trình bên trong hệ thống được miêu tả ở trạng thái khác của mô hình. chương III Phân tích thiết kế hệ thống cho bài toán quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty Chứng khoán Thăng Long Qua một thời gian thực tập tại Công ty, tiếp cận với tình hình thực tế về vấn đề quản lý nhân sự ở đó, để có được nguồn thông tin nhân sự chính xác em đã tiến hành thu thập thông tin bằng phương pháp phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn diễn ra hai ngày thời gian mỗi ngày là 2 giờ. Người được phỏng vấn là ông Nguyễn Văn Trung - Phó phòng nhân sự. Qua hai buổi phỏng vấn ông Nguyễn Văn Trung đã cung cấp cho em danh sách các nhân sự đang làm việc tại Công ty thông qua tệp hồ sơ nhân sự căn bản, cùng với việc cung cấp các tệp hồ sơ nhân sự ra ông có yêu cầu là phải tính lương và chấm công cho CBCNV theo biểu mẫu tính lương đang áp dụng tại đó. Việc phỏng vấn đã diễn ra theo đúng một trình tự của một cuộc phỏng vấn chuẩn (chuẩn bị phỏng vấn, sau tiến hành phỏng vấn và kết quả là ghi lại các yếu tố chủ chốt để đưa ra các báo cáo hoàn thiện.) Ngoài ra các mẫu biểu báo cáo có thể là tự đặt nhưng trong khuôn khổ hoạt động của Công ty.. I. Phân tích các luồng thông tin Hệ thống thông tin quản lý chia làm 3 quá trình: Quá trình cập nhật thông tin (thông tin đầu vào ) Quá trình xử lý thông tin Quá trình tổ chức in các báo cáo (thông tin đầu ra ) 1.Các thông tin đầu vào Đối với hệ thống thông tin việc thu thập các thông tin đầu vào là một công việc rất cần thiết để phục vụ cho công tác phân tích, xử lý dữ liệu sau đây. Các thông tin đầu vào đối với bài toán quản lý nhân sự và tiền lương cho CBCNV bao gồm các thông tin về nhân viên, hồ sơ nhân sự và các hợp đồng làm việc tại Công ty. 2. Thông tin đầu ra. Thông tin đầu ra là các thông tin đã được xử lý và tổng hợp từ những thông tin đầu vào. Do đó, thông tin đầu ra thường là những thông tin chính xác, cô đọng đáp ứng nhu cầu quản lý. Thông tin đầu ra là những thông tin kết quả và các thông tin này mang tính định kỳ theo thời gian như danh sách nhân sự, bảng lương nhân viên, danh sách phòng ban. Để có sự chính xác về việc quản lý cùng với những đầu ra (các báo cáo) hoàn chỉnh thì ta phải tiến hành chuẩn hoá dữ liệu trước khi đi vào phân tích chi tiết hệ thống thông tin cần quản lý. * Chuẩn hoá dữ liệu: Với nội dung như đã nêu ở chương II thi việc chuẩn hóa dữ liệu phải được tiến hành chuẩn hoá theo 3 mức và nó được thể hiện theo bảng sau: Hồ sơ phản ánh 1 nhân sự được tiến hành như sau: Các tệp cần thiết cung cấp liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Chuẩn hoá mức 1 ( 1.NF ) Chuẩn hoá mức 2 ( 2.NF ) Chuẩn hoá mức 3 ( 3.NF ) Hồ sơ nhân sự cơ bản Mã nhân viên Tên nhân viên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Địa chỉ Số chứng minh thư Dân tộc Tôn giáo Ngày vào làm Ngày xếp lương Hợp đồng dài hạn Tình trạng Mã phòng ban Tên phòng ban Số ngày công ( R ) Ngày nghỉ có phép Ngày nghỉ kpkép ( R ) Tiền thưởng ( R ) Tiền phạt ( R ) Tổng lương ( S ) Số ngày làm thêm ( R ) Mã chức vụ Tên chức vụ Phụ cấp chức vụ ( R ) Bảo hiểm y tế ( R ) Số ra quyết định NgàyĐĐ đi công tác Chức vụ cũ Hệ số lương ( R ) Phòng ban cũ Chức vụ cũ Mã TĐCM Tên TĐCM Nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Mã phòng ban Tên phòng ban Mã chức vụ Tên chức vụ Mã TĐCM Tên TĐCM Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Địa chỉ Số chứng minh thư Dân tộc Tôn giáo Lương nhân viên Mã nhân viên Ngày vào làm Ngày xếp lương Hợp đồng dài hạn Tình trạng Số ngày công Ngày nghỉ có phép Ngày nghỉ kphép Tiền thưởng Tiền phạt Tổng lương Số ngày làm thêm Bảo hiểm y tế Số ra quyết định Ngày ĐĐ công tác Chức vụ cũ Phòng ban cũ Hệ số lương Lương cơ bản Phòng ban cũ Nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Mã phòng ban Tên phòng ban Mã TĐCM Tên TĐCM Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Địa chỉ Số chứng minh thư Dân tộc Tôn giáo Chức vụ nhân viên Mã chức vụ Mã nhân viên Tên chức vụ Lương nhân viên Mã nhân viên Tiền thưởng Tiền phạt Phụ cấp chức vụ Bảo hiểm y tế Làm thêm Tổng lương Chấm công Nviên Mã nhân viên Ngày công Ngày nghỉ kphép Ngày nghỉ có phép Lương cơ bản Ngày ĐĐ công tác Số ra quyết định Phòng ban cũ Chức vụ cũ Nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Địa chỉ Số chứng minh thư Dân tộc Tôn giáo Ngày vào làm Ngày xếp lương Hợp đồng dài hạn Tình trạng Mã phòng ban Danh mục chức vụ Mã chức vụ Tên chức vụ Chức vụ nhân viên Mã nhân viên Mã chức vụ Phòng ban Mã phòng ban Tên phòng ban Trình độ Cmôn Mã TĐCM Mã nhân viên Tên TĐCM ĐĐ nhân viên Mã nhân viên Sô ra quyết định Ngày điều động Phòng ban cũ Chức vụ cũ Lương cũ Chấm công Nviên Mã nhân viên Ngày công Ngày nghỉ kphép Ngày nghỉ có phép Hệ số lương Lương cơ bản Lương nhân viên Mã nhân viên Tiền thưởng Tiền phạt Phụ cấp chức vụ Bảo hiểm y tế Làm thêm Tổng lương Mục tiêu của hệ thống quản lý Hệ thống quản lý cho phép quản lý và theo dõi tình hình cán bộ công nhân viên làm việc tại công ty và theo dõi mức thu nhập bình quân của CBCNV với các chức năng cơ bản sau: Quản lý về hồ sơ CBCNV Quản lý và tính toán các khoản về lương cơ bản, khen thưởng, phạt. Cung cấp các biểu mẫu và thống kê theo yêu cầu. Từ đó thông tin cho ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan biết đến, để phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành của Công ty. Sau khi thu thập thông tin, nghiên cứu và phân tích tình hình thực tế tại Công ty ta đưa ra được các luồng thông tin : Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự Nhân viên Thông tin ban đầu của nhân sự Những TT liên quan nhân sự Phòng nhân sự Phòng kế toán Giám đốc Nhập hồ sơ nhân sự Kho hồ sơ cá nhân Nhập thông tin liên quan Xử lý dữ liệu Kho hồ sơ nhân viên Thông tin đã xử lý Cập nhật tìm kiếm Yêu cầu Trả lời Tính lương Báo cáo Thời điểm Hằng ngày Cuối tháng Trong quá trình phân tích thì sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho ta dễ dàng xác định được yêu cầu của người sử dụng. Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống thông tin chuyển vận từ một quá trình này sang một quá trình khác. Điều quan trọng là phải xác định được đầy đủ các thông tin vào ra. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Yêu cầu được đáp ứng Phòng nhân sự Giám đốc Quản lý nhân sự Phòng kế toán Lương Lưu trữ hồ sơ nhân sự Nhân viên nhân sự Thông tin Yêu cầu Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống trên chỉ là tổng quát. Khi các vấn đề khác phát sinh được đặt ra thì với sơ đồ ngữ cảnh như trên chưa vạch ra được chi tiết vấn đề. Bởi vậy ta phải phân tích cụ thể các vấn đề này trong sơ đồ dữ liệu mức 1 và dưới mức 1 Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống Giám đốc Nhân viên P. Nhân sự 1.0 Quản lý TT ban đầu nhân sự Thông tin đã xử lý Hồ sơ nhân sự ban đầu 2.0 Quản lý các TT liên quan (lương) Bảng chấm công Giám đốc P. Nhân sự P. Kế toán Lương Yêu cầu Báo cáo Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống Giám đốc Hồ sơ nhân sự ban đầu 1.0 Quản lý thông tin nhân sự ban đầu Bảng chấm công Nhân viên TT đã được xử lý P.Nhân sự 2.0 Quản lý các TT liên quan về nhân sự (về lương) Báo cáo Giám đốc Yêu cầu P. kế toán Lương P. nhân sự Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý thông tin ban đầu về nhân sự 1.0 Cập nhật thông tin ban đầu 2.0 Xử lý thông tin ban đầu P. Nhân sự Nhân viên P. Nhân sự Hồ sơ nhân sự ban đầu TT cập nhật TT cần xử lý 3.0 Tìm kiếm P. Nhân sự Giám đốc Yêu cầu Yêu cầu Các tra cứu Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý các thông tin liên quan nhân sự Phòng giám đốc Cập hồ sơ thông tin nhân viên Điều chỉnh hồ sơ Hồ sơ TT nhân viên Tính lương và báo cáo lương Giám đốc, phòng tổng chức Bảng chấm công 7 ))cầu 2 1 4 5 3 8 6 9 Ghi chú : Thông tin về nhân viên mới được tuyển dụng Lưu thông tin nhân viên mới vào hồ sơ nhân viên (kho dữ liệu) Giám đốc, trưởng phòng tổ chức yêu cầu điều chỉnh thông tin về nhân viên Lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên về điều chỉnh theo nhu cầu Lưu thông tin đã điều chỉnh vào hồ sơ nhân viên Lãnh đạo yêu cầu báo cáo về nhân viên (lý lịch, ngày công) Lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên để báo cáo về lý lịch Lấy thông tin từ bảng chấm công để báo về tình trạng làm việc Gửi thông tin báo cáo theo yêu cầu Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) của quá trình quản lý lương Phòng kế toán Bộ phận chấm công 1.0 Chấm công 2.0 Điều chỉnh chấm công Bảng chấm công 4 Phòng giám đốc 6 5 Hồ sơ nhân sự căn bản 3.0 Tính lương và báo cáo lương 8 9 7 10 1 2 Ghi chú: Bộ phận chấm công ghi nhận ngày công và ngày làm việc Giám đốc quy định mức thưởng và phạt của các nhân viên nếu có Lưu thông tin chấm công vào bảng chấm công (kho dữ liệu) Giám đốc, trưởng phòng tổ chức yêu cầu điều chỉnh thông tin về ngày công mức thưởng phạt Lấy thông tin từ bảng chấm công về điều chỉnh theo yêu cầu Lưu thông tin đã điều chỉnh vào bảng chấm công Phòng kế toán yêu cầu tính lương nhân viên Lấy thông tin từ bảng chấm công để tính lương Lấy thông tin mức lương cơ bản và phụ cấp chức vụ từ hồ sơ nhân viên để tính lương. Gửi bảng tính lương cho phòng kế toán . II. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa 1 Khái niệm cơ bản Thực thể (entity) trong mô hình lô gíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trìu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Trong hệ thống chúng ta đang nghiên cứu các thực thể sau: Nhân viên Danh mục phòng ban Danh mục chức vụ Trình độ chuyên môn Chức vụ nhân viên Tính lương nhân viên Chấm công nhân viên Quá trình điều động nhân viên 2. Mối quan hệ các thực thể và chuyển đổi thực thể khái quát Liên kết Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khá. Có sự liên kết qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ qua lại với nhau. Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý hệ thống thông tin, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần thực thể A tương tác với mỗi lần của thực thể B và ngược lại. Liên kết Một_Một (1-1) Liên kết Một_Nhiều (1-N) Liên kết Nhiều_ Nhiều (N-N) Thuộc tính Thuộc tính dùng để mô tả đặc trưng của một quan hệ. Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất hiện của thực thể. Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể. Thuộc tính quan hệ (Relation) dùng để chỉ đến một xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Ta có các quan hệ giữa các thực thể theo phương pháp mô hình hóa có Nhân viên Chức vụ N N có Nhân viên Lương_NV có Nhân viên Phòng ban N 1 Làm việc Nhân viên NV_ điều động 1 N Làm việc N 1 Chấm công_NV Nhân viên Được N 1 N 1 Tính lương _ NV Nhân viên Được Chức vụ chức vụ Nhân viên N N Sơ đồ quan hệ các thực thể ERD # Mã phòng ban Phòng ban Làm việc Được Điều động # Mã nhân viên Chấm công Nhân viên 1 # Mã chức vụ N Chức vụ có N N # Mã nhân viên 1 N N Tính_lương # Mã NV lương có N 1 # Mã nhân viên Chuyển từ ERD sang DSD Bảng chấm công Danh mục nhân viên Danh mục phòng ban Danh mục chức vụ 1 N N N 1 N 1 N Ký hiệu quan hệ một nhiều là III. Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vào / ra Thiết kế ra Đầu ra của hệ thống gồm các báo cáo về lý lịch nhân sự, về lương của nhân sự. Các đầu ra của hệ thống được in trên khổ giấy A4 Thiết kế vào Mục đích của thiết kế vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót. Thiết kế bao gồm : lựa chọn phương tiện, thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập. Lựa chọn phương tiện nhập: Nhập dữ liệu từ các thông tin liên quan nhân sự thu thập được từ môi trường ngoài đã được xem xét và chọn lọc vào máy qua bàn phím. Thiết kế khuôn dạng màn hình nhập Nguyên tắc thiết kế: Thiết kế khuôn dạng màn hình Tên trường được đặt ở phía trên hoặc trước trường nhập. Một số trường được đặt các giá trị ghi nhớ những thông tin giúp cho con người sử dụng không phải nhớ nhiều. IV. Triển khai hệ thống 1. Lựa chọn công cụ phát triển hệ thống Cùng với sự phát triển và công nghệ thông tin, công nghệ phần mềm ngày nay đã có những bước tiến nhanh chóng, trải qua các giai đoạn từ ngôn ngữ lập trình không có cấu trúc, đến ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng. Từ các mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ đến các cơ sở hướng đối tượng, từ hoạt động trên máy PC riêng lẻ đến hoạt động trên môi trường mạng, từ những ngôn ngữ lập trình tổng quát đến những hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho những ứng dụng chuyên sâu. Tất cả sự phát triển đó giúp cho các ngôn ngữ lập trình ngày càng trở nên gần gũi, để sử dụng đối với những người thiết kế, lập trình, bảo trì chương trình. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của chương trình. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình dựa vào nhiều yếu tố khách quan, chủ quan như: khả năng của người được giao nhiệm vụ, thói quen của người sử dụng, yêu cầu về môi trường phần cứng, khả năng của ngôn ngữ lập trình định lựa chọn… Việt Nam hiện nay sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau. Nhưng điển hình hiện nay la các ngôn ngữ: Visual Fox, Visual Basic, TurboC, C++, Access, Viual Net, Pascal…Dựa trên ơ sở thực tế đó cộng với tình hình thực tế tại cơ quan thực tập để giúp cho việc thực hiện chương trình của mình được hoàn thiện em đã lựa chọn ngôn ngữ lập trình cho hệ chương trình quản lý nhân sự và tiền lương này là Visual Basic 6.0 2 .Thiết kế vật lý trong Liệt kê các chức năng của hệ thống Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương gồm 3 chức chính sau: Chức năng quản lý thông tin căn bản của nhân sự Chức năng quản lý lương nhân sự Chức năng quản lý danh sách hệ thống Trong chức năng quản lý thông tin căn bản của nhân sự có các chức năng con như thêm, sửa, lưu, xóa, tìm kiếm Trong chức năng quản lý lương của hệ thống bao gồm các chức năng con như: thêm, sửa , tìm kiếm, xóa. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong quản lý nhân sự –tiền lương Trong giai đoạn thiết kế lô gíc, cơ sở dữ liệu chứa tất cả những dữ liệu chính nhưng không có dữ liệu dư thừa, để tạo ra các thông tin đầu ra của hệ thống. Thiết kế vật lý trong nhằm mục đích tìm cách tiếp cận tới dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu trong Access được bắt đầu bằng việc xây dựng bảng dữ liệu. Cờu trúc bảng dữ liệu gồm các trường (Field) và các bản ghi (record). Mỗi trường được xây dựng bằng một kiểu dữ liệu nhất định. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access hỗ trợ các kiểu dữ liệu sau: -Text: đây là kiểu dữ liệu rộng nhất trong các kiểu dữ liệu mà Access quản lý. Nó bao gồm các ký tự, các số, và chữ. Kiểu dữ liệu này cũng được sử dụng thường xuyên nhất, nó có dùng để lưu thông tin về tên, địa chỉ, quê quán…Nó có giới hạn là 255 ký tự . Number : là dữ liệu kiểu số, có thể là nguyên hoặc long, double, single, byte. Current: là kiểu tiền tệ Date/time: kiểu dữ liệu ngày tháng Ngoài ra con có các kiểu khác như: yes/no, Memo, AutoNumber, OLE Object. Thiết kế cơ sở dữ liệu giúp người sử dụngquản lý thông tin qua các bản ghi. Các bảng dữ liệu có cấu trúc chặt chẽ, có chức năng quản lý nhân sự với hệ thống chính xác cao. Việc thiết kế các trường dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ về mặt nội dung và thể hiện rõ chức năng của trường. Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu có vai trò quan trọng đảm bảo yêu cầu sau: . Đảm bảo việc thiết kế thông tin không thừa không thiếu . Đảm bảo tính khoa học, phát triển cho hệ thống sau này. Sơ đồ BFD của hệ thống quản lý nhân sự Quản lý nhân sự và tiền lương Quản lý nhân sự Quản lý tiền lương Thêm mới Xem Sửa Lưu Tìm kiếm Chấm công Xóa Báo cáo Tìm kiếm Xem Giải thích các chức năng: Thêm mới nhân viên: Cập nhật thông tin một nhân viên mới. Sửa: Điều chỉnh các thông tin của nhân viên (tăng lương, thay đổi chức vụ…) Xem: Là để thống kê, báo cáo các thông tin về nhân viên theo toàn công ty, theo phòng ban, theo chức vụ… Chấm công: Tiến hành chấm công của từng người theo tháng Lưu: là lưu lại các thông tin về nhân viên và lương sau khi đã điều chỉnh hoặc nhập thêm. Tìm kiếm: có thể tìm kiếm theo ngày sinh của nhân viên, theo lương, theo chức vụ. Xoá: là có chức năng xoá những thông tin không cần thiết sau khi đã nhập.. Báo cáo bảng lương và ngày công của nhân viên: + Về báo cáo bảng lương: Báo cáo chi tiết về lương của từng nhân viên như: tổng lương được lĩnh, bảo hiểm y tế, tiền thưởng, tiền phạt…… + Về báo cáo ngày công: Báo cáo chi tiết về ngày công của nhân viên bao gồm ngỳ làm việc, ngày nghỉ có phép, nghỉ không phép, ngày làm thêm… Quá trình tìm hiểu và phân tích bài toán có thể đưa ra các tệp cơ sở dữ liệu như sau: Các bảng trong chương trình: Dựa vào sơ đồ thực thể ERD và mô tả, chức năng của chương trình, chúng ta xây dựng bộ các bảng như sau: Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải Ma_nv Text 6 Mã số nhân viên Ho_ten text 50 Họ tên nhân viên Gioi_tính Yes/no Giới tính (nam/ nữ) Ngay_sinh Date/time DD/MM/YYYY Ngày sinh Noi_sinh text 50 Nơi sinh Que_quan text 50 Quê quán Dia_chi Text 50 Địa chỉ So_CMT Text 9 Số chứng minh thư Dan-toc text 50 Dân tộc Ton_giao text 50 Tôn giáo Ngay_vao_lam Date/time DD/MM/YYYY Ngày vào làm Ngay_xep_luong Date/time DD/MM/YYYY Ngày xếp luong HDDH Yes/no Hợp đồng dài hạn Tinh_trang text 35 Tình trạng sức khoẻ Ma_pb Text 5 Mã số phòng ban Bảng danh mục chức vụ Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải Ma_cv Text 5 Mã số chức vụ Ten_cv Text 50 Tên chức vụ Bảng chức vụ nhân viên Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải Ma_cv Text 5 Mã số chức vụ Ma_nv Text 5 Mã số nhân viên Bảng danh mục phòng ban Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải Ma_pb Text 5 Mã số phòng ban Ten_pb Text 25 Tên phòng ban Bảng chấm công nhân viên Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải Ma_nv Text 5 Mã nhân viên Ngay_cong Number Byte Số ngày công Ngay_np Number Byte Số ngày nghỉ phép Ngay_kp Number Byte Số ngày không phép Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải Ma_nv TEXT 5 Mã nhân viên Ma_tdcm Text 5 Mã trình độ chuyên môn Ten_tdcm Text 50 Tên trình độ chuyên môn Bảng trình độ chuyên môn của nhân viên Bảng tính lương Bảng được phát sinh trong lúc thiết kế chương rình nhằm mục đích lưu lại thông tin về tính lương của nhân viên theo từng tháng, sau đó dựa vào số liệu này để đưa báo cáo lương Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải Ma_nv Text 5 Mã số nhân viên Tổng lương Number Single Tổng lương He_so_luong number Single Hệ số lương Lam_them Number Single Số ngày làm thêm Tien_thuong Number Single Số tiền thưởng Tien_phat Number Single Số tiền phạt PCCvu Number Single Phụ cấp chức vụ BHYte Number Single Bảo hiểm y tế Bảng điều động: Bảng được phát sinh trong lúc thiết kế chương trình nhằm mục dích lưu lại thông tin về ngày điều động, chức vụ và phòng ban của nhân viên trước và sau khi chuyển sang bộ phận khác và phòng ban của nhân viên trước và sau khi chyển sang bộ phận khác dể khi cần có thể lập báo cáo quá trình công tác của nhân vên Bảng điều động Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải Ma_nv Text 5 Mã số nhân vien So_qd Text 10 Số ra quyết dịnh Ngay_dd Date/time DD/MM/YYYY Ngày điều động Pb_cu Text 5 Phòng ban cũ Cv_cu Text 5 Chức vụ cũ Luong_cu Number Single Lương cũ Qua các bảng cơ sở dữ liệu ta có sơ đồ tạo mối quan hệ giữa các bảng (Relationship) như sau: c) Xác định menu chương trình: Dựa vào sơ đồ chức năng BFD, ta có thể xây dựng bộ menu chương trình như sau: Cập nhật thông tin Quản lý nhân sự Quản lý tiền lương Tìm kiếm Nhân viên Chấm công Phòng ban Chức vụ điều động nhân sự Hồ sơ nghỉ việc Tính lương Xem bảng lương 3. Thiết kế các giải thuật Trong công tác quản lý nhân sự trên máy tính, mỗi cơ quan có hướng quản lý tương đối giống nhau. Tuy nhiên trong các khâu xử lý, lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu lại tùy thuộc vào từng doanh nghiệp hoàn toàn khác nhau. Để tìm kiếm dữ liệu ta có thể mở tập tin CSDL ra rồi nhập hoặc tìm kiếm trực tiếp, làm như thế công việc trên không đảm bảo trực quan và không thể áp dụng các câu lệnh đặc biệt, các phép toán phức tạp theo yêu cầu đặt ra như muốn nhập theo bảng. Vì vậy để khắc phục tình trạng này ta nên viết riêng một chương trình. Để viết chương trình này được khả thi thì đòi hỏi trước tiên phải có thuật toán đúng, đủ và phải là phương pháp giải quyết bài toán nhanh nhất, tối ưu nhất. Dưới đây là các thuật toán cơ bản của chương trình quản lý nhân sự và tiền lương: 3.1. Sơ đồ thuật toán nhập dữ liệu: Kết thúc Mở form nhập Bấm vào nút thêm Cập nhật Bắt đầu Có cập nhật không ? Nhập đầy đủ các thông tin Không Có Không 3.2 Thuật toán tìm kiếm Kết thúc Mở form tìm kiếm Bấm vào nút tìm kiếm Lời thông báo không có dữ liệu thoả mãn Bắt đầu Có tồn tại không ? Nhập điều kiện tìm Không Không Có Điều kiện đầy đủ dữ liệu thoả mãn 3.3 Thuật toán lập báo cáo Mở form báo cáo In báo cáo Bắt đầu Có xem trước khi in không ? Nhập liệu chuẩn báo cáo Không Có báo cáo hay không Mở báo cáo Kết thúc Không Có Có Không 3.4 Thuật toán xoá Kết thúc Mở form cập nhật Bấm vào nút xoá Xoá Bắt đầu Có xoá không ? Nhập thông tin cần xoá Không Có Không một số giao diện của chương trình quản lý nhân sự và tiền lương: Trước khi bắt đầu chương trình màn hình giao diện của chương trình có dạng: Form này đòi hỏi người sử dụng phải có quyền được sử dụng chương trình hay không. Sau khi khai báo đủ thông tin của phần khởi động chương trình thì xuất hiện giao diện chính của chương trình: Lúc này tuỳ theo sự cần thiết của người sử dụng mà cập nhật dữ liệu thông qua các form. Form nhân viên dưới đây là cho phép thêm nhân viên sửa các thông tin cần thiết cho phù hợp với tệp hồ sơ lưu trữ Giao diện form nhân viên: Thông tin về nhân sự được thể hiện qua giao diện sau: Giao diện form phòng ban Giao diện form danh mục chức vụ Với form danh mục chức vụ thì người quản lý hệ thống chỉ có thể biêt được nhân viên nào sẽ có chức vụ tương ứng. Do đó việc thiết kế form chức vụ nhân viên sẽ giúp cho người sử dụng they được nhân viên nào thì có chức vụ tương ứng. Giao diện form chức vụ nhân viên Với form trình độ nhân viên sẽ làm cho người quản lý biết chi tiết về trình độ chuyên môn của từng người trong Công ty. Để việc theo dõi sự thay đổi của nhân viên khi có sự điều động nhân viên đi công. Việc thiết kế form chấm công là giúp cho ngưởi quản lý sẽ theo dõi cụ thể ngày công của nhân viên. Các tính năng sử dụng form này được thông qua các nút lệnh hiện thị trên form Sau khi đã theo dõi ngày công của nhân viên một cách chính xác thông qua form chấm công, thì form tính lương là nơi quyết định tiền lương của nhân viên qua từng tháng Các báo cáo về danh sách nhân viên và bảng lương được thiết kế ding để in ra danh sách nhân viên và bảng lương khi có yêu cầu của phòng nhân sự hay cấp trên. Chương IV Cài đặt và phát triển hệ thống Cài đặt chương trình 1.Yêu cầu chung. Phần mềm này được chạy trên môi trường của hệ điều hành Windows, hệ điều hành được sử dụng phổ biến hiện nay. Các thiết bị nhập dữ liệu chủ yếu là chuột và bàn phím khá thuận tiện. Thiết bị đưa dữ liệu ra màn hình, hiện nay hầu hết là màn hình có độ phân giải cao VGA, SVGA và rất nhiều loại màn hình tốt khác, rất thuận tiện cho người sử dụng trong việc truy xuất thông tin. Hệ thống chương trình quản lý nhân sự và tiền lương được tổ chức hoạt động trên máy tính cá nhân. Để đảm bảo tốc độ làm việc cũng như các thao tác tính toán xử lý, các thiết bị phần cứng cần đảm bảo cấu hình tối thiểu như sau: Máy tính cá nhân pentium II trở lên. CPU 233 MHZ trở lên. Bộ nhớ tối thiều 7 MB trở lên. Màn hình SVGA có độ phân giải thấp nhất 640X 480, 256 màu. Chuột điều khiển, bàn phím bằng tiếng Anh. Đối với phần mềm hệ thống cần có: Hệ điều hành Windows Công cụ thiết kế Visual Basic 6.0 Công cụ lập trình Visual Basic 6.0 Cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 ABC 2.0 Phiên bản 32 bit 2. Cài đặt chương trình Để chương trình làm việc các bước cài đặt cần tiến hành như sau: Font tiếng việt ABC Tạo thư mục với tên Qly_Nsu ở ổ C Tạo thư mục Program và Project với đường dẫn C: \ Qly_Nsu \Program\ Project. Copy file Qly_Nsu. Mdb vào thư mục Project. Copy file Qly_Nsu. exe vào thư mục Project. Khởi động chương trình Tại màn hình thư mục Windows ta bấm chuột phải Chọn mục New/ Shortcut Tại dòng lện Command line đánh lệnh C:\ Qly_Nsu\ Program\Project\qlyns. Kết quả là file chương trình Qly_Nsu.exe được mở tại màn hình Desktop. Từ đó ta bấm chuột thực hiện các yêu cầu cần thiết để vào chương trình. II. Đánh giá sản phẩm Đánh giá kết quả thực hiện chương trình Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương là một chương trình chạy trong môi trường windows với cấu hình đòi hỏi không cao lắm. Nó đảm bảo linh hoạt có thể ứng dụng những thay đổi bên trong hệ thống khi cấu trúc hệ thống có những thay đổi không đáng kể. Hệ thống chương trình này có thể thay thế toàn bộ quá trình tính toán lương mà người quản lý dùng bằng phương pháp thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Với hệ thống chương trình này đã làm giảm việc lưu trữ thông tin bằng sổ sách, tốn không gian lưu trữ, dễ mất dữ liệu. Người sử dụng có thể dễ dàng sử dụng theo các chức năng cho phép nhờ giao diện tiện dùng và hệ thống trực tuyến cho từng nội dung cụ thể. Mỗi module chương trình là một hệ thống hoàn chỉnh bao gồm các chức năng quản trị cơ sở dữ liệu như thêm, sửa, xoá, lưu, lên báo cáo theo quy định và yêu cầu công việc. Với hệ thống các cửa sổ, menu công việc, nút lệnh, công cụ, biện pháp thực hiện giao tiếp giữa người và máy theo cơ chế hỏi đáp thông qua màn hình làm cho người sử dụng dễ dàng làm quen với phương pháp làm việc mới trên máy tính. Khả năng sửa dữ liệu thuận tiện ngay trong quá trình nhập cũng góp phần tạo môi trường giao tiếp thuận lợi giữa người và máy. Hệ thống chương trình quản lý tuy nhỏ nhưng cũng giải quyết được một phần của công tác quản lý nhân sự và tiền lương nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long. Chương trình rất có thể được dùng để tham khảo cho việc hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin nhân sự và tiền lương của Công ty trong thời gian tới. Các tồn tại Tính mở của hệ thống chưa được thực hiện một cách trọn vẹn. Do thời gian thực tập và làm đề tài còn hạn chế nên hệ thống chưa được hoàn thiện mới chỉ dừng lại ở mức làm được phần cốt lõi, còn một số vấn đề trong giao diện, hỗ trợ hướng dẫn trong từng phần chưa được hoàn thiện. III. Hướng phát triển Chương trình viết trong môi trường Windows nên nó là một hệ thống mở có thể kết nối phát triển thành mạng cục bộ LAN, WAN cho phép nhiều người sử dụng với chế độ bảo mật hữu hiệu cho phép kiểm soát quyền sử dụng để từng trạm làm việc. Do đó, rất dễ dàng mở rộng tầm hoạt động, áp dụng một cách có hệ thống cho các Công ty Chứng khoán khác trong thành phố. Kết luận Trong xu thế quốc tế hoá và hội nhập đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, mỗi quốc gia đều trở thành một mắt xích của nền kinh tế thế giới, không có một quốc gia nào dù lớn mạnh đến đâu lại đi ngược với xu thế đó mà vẫn có thể phát triển được. Nếu xét trong phạm vi một doanh nghiệp thì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đòi hỏi bộ máy quản lý phải có đầy đủ kiến thức tổng hợp và chuyên sâu về các lĩnh vực. Trong chiễn lược về quản lý tin học giữ một vai trò hết sức quan trọng, nó cung cấp những thông tin cần thiết một cách nhanh nhất cho việc ra quyết định của người lãnh đạo. Tin học hoá quản lý là quá trình áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, nhằm tự động hoá các bước của quá trình quản lý với tốc độ cao và độ chính xác tối đa. Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận cơ bản về vai trò của tin học trong lĩnh vực quản lý cùng với thời gian tìm hiểu thực tế việc áp dụng tin học vào hoạt động quản lý tại Công ty Chứng khoán Thăng Long em đã hoàn thành bản chuyên đề với đề tài “Hoàn thiện công tác ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty Chứng khoán Thăng Long” Nội dung của bản chuyên đề đề cập đến qúa trình ứng dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 vào quản lý nhân sự và tiền lương. Với khả năng còn non trẻ nên đề tài sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em mong nhận được các ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và những người quan tâm đến đề tài này để chuyên đề được hoàn thiện hơn nữa. Em xin trân thành cảm ơn thầy giáo Trịnh Phú Cường cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Tin học quản lý và các cán bộ phòng tin học tại Công ty Chứng khoán Thăng Long đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trong việc nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề thực tập này. Danh mục tài liệu tham khảo Trương Văn Tú Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý NXB Thống kê, Hà Nội, 1994 2. Trần Công Uẩn Cơ sở dữ liệu Access Đại học Kinh tế Quốc Dân Phân tích thiết kế hệ thông thông tin Thành phố Hồ Chí Minh Những bài thực hành cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 NXB Thống kê, Hồ Chí Minh Lê Tiến Vượng Cơ sở dữ liệu quan hệ Đại học Bách Khoa Hà Nội 1994 Mục lục Trang Lời mở đầu 1 ChươngI: Tổng quan về cơ quan thực tập 4 I. Lịch sử hình thành và phát triển 4 II. Bài toán quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long nêu lên nhiệm vụ của bài toán 11 Nội dung chính của hệ thống thông tin cần quản lý 11 Đánh giá quy mô của đề tài 12 III. Ngôn ngữ lập trình 13 Chưong II: Phương pháp luận vể phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý 15 I.Hệ thống thông tin quản lý 15 1.Khái niệm về thông tin 15 2. Vai trò của thông tin trong doanh nghiệp 15 3. Thông tin là phương tiện để chuyển biến 18 II. Hệ thống thông tin 1.Khái niệm về hệ thống thông tin 19 2.Các bộ phận của hệ thống thông tin 19 3.Mô hình của hệ thống thông tin phục vụ quản lý 20 III. Các phương pháp thu thập thông tin 21 1.Phương pháp phỏng vấn 21 2. Sử dụng phiếu điều tra 23 3. Quan sát 24 IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu 24 F1.Chuẩn hoá dữ liệu 24 2.Công cụ mô hình hoá 25 V. Phân tích hệ thống thông tin quản lý 30 1.Các bước xây dựng một hệ thống thông tin 30 2.ứng dụng tin học vào việc xây dựng hệ thống thông tin trong tổ chức 31 VI. Thiết kế hệ thống thông tin 32 1.Các bước tiến hành cho việc phân tích và thiết kế hệ thống 32 2. Xây dựng các mô hình 33 3.Hợp thức hoá 34 4.Mức logic 35 5.Xây dựng mức vật lý của dữ liệu 35 ChươngIII: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin cho bài toán quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty Chứng khoán Thăng Long 37 1. Phân tích các luồng thông ntin 37 1. Các thông tin đầu vào 37 2. Các thông tin đầu ra 37 II. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá 45 1. Khái niệm cơ bản 45 2. Mối liên hệ các thực thể và chuyển đổi thực thể khái quát 45 III. Thiết kế vật lý ngoài 48 1. Thiết kế vào/ ra 48 2. Thiết kế khuôn dạng màn hình 48 IV. Triển khai hệ thống 49 1. Lựa chọn công cụ để phát triển hệ thống 49 2. Thiết kế vật lý trong 49 3. Các thiết kế giải thuật 55 Một số giao diện của chương trình 61 ChươngIV: Cài đặt và phát triển hệ thống 68 I. Cài đặt chương trình 68 1. Yêu cầu chương trình 68 2. Cài đặt chương trình 68 3. Khởi động chương trình 69 II. Đánh giá sản phẩm 69 1. Đánh giá kết quả thực hiện chương trình 69 2.Các tồn tại 70 III. Hướng phát triển 70 Kết luận 71 Danh mục tài liệu tham khảo 72