Chuyên đề Xây dựng công tác đánh giá thực hiện công việc ở công ty cổ phần THAC

iện công việc, phương pháp thực hiện công việc Xem xét lại tiến độ thực hiện công việc và tính khả thi của các mục tiêu đã đặt ra Điều chỉnh nếu cần thiết Kết quả là cơ sở của việc đánh giá ĐGTHCV Để thực hiện được phương pháp này, người lãnh đạo và nhân viên phải cùng thảo luận để thống nhất với nhau về: Các yếu tố chính trong công việc của nhân viên Các mục tiêu cụ thể cần đạt được cho từng yếu tố của công việc trong chu kỳ đánh giá đã định trước Xây dựng chương trình kế hoạch hành động để thực hiện các mục tiêu đó Người lãnh đạo dựa vào các mục tiêu đề ra để đánh giá nỗ lực thực hiện công việc của người lao động và cung cấp thông tin phản hồi cho họ. Ưu điểm: Nếu được thực hiện tốt, quản lý bằng mục tiêu góp phần quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động ở mọi cấp quản lý. Các mục tiêu công việc cũng giúp cho người lãnh đạo trực tiếp và nhân viên thấy rõ nhu cầu đào tạo và phát triển nghề nghiêp của từng người. Nó còn tạo động lực cho người lao động vì họ thấy mình là người quan trọng Nhược điểm: Việc xác định mục tiêu công việc không phải là dễ. Người lãnh đạo luôn có xu hướng đưa ra kết quả cao trong khi người lao động lại có xu hướng đưa ra mục tiêu thấp nên khó đi đến thống nhất cuối cùng. Điểm khác của phương pháp này so với các phương pháp khác thể hiện ở điểm: Có sự thay đổi về vai trò của người lãnh đạo cũng như người lao động trong quá trình đánh giá: Người lãnh đạo từ vị trí người phán xét trở thành người tư vấn, họ sẽ đưa ra những lời khuyên về cách thức thực hiện công việc cho nhân viên Người lao động từ việc là người thụ động trở nên tích cực hơn trong quá trình đánh giá Các phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc trên đều có những ưu nhược điểm riêng và thích hợp trong từng tình huống cụ thể. Vì vậy để kết quả đánh giá chính xác hơn người ta thường sử dụng kết hợp các phương pháp. PHẦN II : Phân tích đánh giá thực hiện công việc ở Công ty Cổ phần “THAC” I – Những đặc điểm của Công ty Cổ phần “THAC” có ảnh hưởng đến phân tích đánh giá thực hiện công việc Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần “THAC” Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần “THAC” Cơ cấu Công ty tuân theo hình thức của một công ty cổ phần, bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, ban giám đốc và giám đốc điều hành – đại diện trước hội đồng quản trị và được quy định trách nhiệm, quyền hạn đã ghi rõ trong điều lệ Công ty Cổ phần “THAC”. Công ty cổ phần THAC đã áp dụng hình thức cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng nhằm cho phép sự chuyên môn hoá sâu sắc hơn và tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng. Trong điều kiện quy mô còn hạn chế, cơ cấu chức năng được thể hiện dưới hình thức cơ cấu tiền chức năng, tức là một người có thể đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau. Kiểu tổ chức này vừa phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo hệ thống chỉ huy tăng cường trách nhiệm cá nhân. Cơ cấu trực tuyến thể hiện: Phòng tài chính kế toán và hành chính nhân sự trực tiếp dưới quyền điều hành của giám đốc. Do đặc thù công việc của hai phòng này khá nhạy cảm, và hay phát sinh nhiều vấn đề, do vậy thông tin hai chiều giữa các phòng và Giám đốc điều hành chung cần phải nhanh và kịp thời, đặc biệt là quyền hạn xử lý, ra quyết định. Cơ cấu trực tuyến thích hợp để được áp dụng. Chức năng phòng tài chính kế toán: Tổ chức, hướng dẫn thực hiện công tác hạch toán kế toán của Công ty. Kế toán tài chính: Phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính (tháng,quý, năm). Kế toán quản trị: Phục vụ cho yêu cầu quản trị, điều hành, quyết định về kinh tế, tài chính. Kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu tài chính, tham mưu cho Tổng giám đốc các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị, điều hành, các quyết định về kinh tế, tài chính. Thực hiện hạch toán kế toán tổng hợp. Lưu trữ, báo cáo, cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định. Chức năng phòng hành chính nhân sự: Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo. Tổ chưc việc quản lý nhân sự toàn công ty. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt. Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chính-Nhân sự. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Cơ cấu chức năng thể hiện: Giám đốc điều hành không trực tiếp quản lý chi tiết các công việc thực hiện mà thông qua Giám đốc kinh doanh và giám đốc công nghệ thông tin đối với phòng kinh doanh và phòng công nghệ thông tin do đặc tính chất phát triển và mở rộng của công việc phòng kinh doanh và công nghệ thông tin (kỹ thuật). Ở đây, Giám đốc Công nghệ và Giám đốc kinh doanh thể hiện quyền lãnh đạo trực tiếp đối với các cấp dưới, đi sâu vào chức năng chuyên môn. Chức năng phòng kinh doanh: Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, tham mưu cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh, tổng hợp, giao dịch, tiếp thị, phát triển thị trường, tiêu thụ sản phẩm, quản lý hệ thống đại lý, cửa hàng tiêu thụ sản phẩm của công ty.- Phát hiện nhu cầu thị trường.- Lập kế hoạch kinh doanh.- Xúc tiến thương mại.- Xuất khẩu các sản phẩm của công ty.- Xây dựng hợp đồng kinh tế, quản lý hệ thống đại lý, phát triển thị trường nội địa. Chức năng phòng công nghệ thông tin: Tổ chức quản lý và điều hành các chiến lược, kế hoạch, chính sách, chương trình công nghệ thông tin đối với hệ thống quản trị tài chính, khách hàng, mạng thông tin, máy tính...phù hợp với mục tiêu chiến lược kinh doanh của Công ty. Quản lý hệ thống, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và dữ liệu của công ty và các phòng, thành viên trong công ty. Nhìn chung, cơ cấu của Công ty Cổ phần “THAC” đơn giản, gọn nhẹ. Hướng phát triển mở rộng của “THAC”: thành lập showroom, mở siêu thị phân phối … sẽ trực tiếp được quản lý của Giám đốc kinh doanh, chịu sự giám sát của phòng kinh doanh. Cơ cấu này sẽ là nền tảng cơ bản cho Công ty trong việc phát triển, thành lập thêm các phòng, các vị trí và mối quan hệ ngang, dọc giữa các phòng cũng như quy định chịu trách nhiệm chính của từng mảng công việc đặc thù. Cần phát huy vai trò của các phòng chức năng, làm việc độc lập theo mục tiêu đề ra. Đặc biệt trong việc truyền thông tin hai chiều giữa người lãnh đạo và nhân viên phải được thông suốt, sao cho mọi thắc mắc, khiếu nại, được giải quyết thoả đáng, hài lòng nhân viên cấp dưới. Tránh tình trạng trốn tránh không giải quyết vấn đề cho nhân viên của cấp lãnh đạo, vì các nhân viên là người trực tiếp thực hiện công việc, là cầu nối giữa khách hàng và Công ty. Có như vậy, hiệu quả cơ cấu tổ chức mới có được phát huy. Kết quả hoạt động sản xuát kinh doanh trong những năm gần đây. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của 2 năm 2006 và 2007 được thể hiện: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu Mã số Năm 2007 Năm 2006 1. Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 2.805.473.000 2.550.430.000 2. Giá vốn hàng bán 11 1.009.970.280 969.163.400 3. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 1.795.502.720 1,581,266,600 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 3416000 5,430,000 5. Chi phí tài chính 22 112218920 76,512,900 6. Chi phí bán hàng 24 550892880 510,086,000 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 160.677.090 153.025.800 8. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 30 747,275,990 688,616,100 10. Chi phí khác 32 224437840 153,025,800 12. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 750,691,990 694,046,100 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 210,193,757 194,332,908 14. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 60 540,498,233 499,713,192 Biểu diễn dưới dạng biểu đồ: (nguồn: bộ phận kế toán) Tổng doanh thu năm 2007 tăng 255.043.000 đồng tương đương 10% so với năm 2006. Lợi nhuận năm 2007 tăng 58.659.800 đồng tương đương 8,5 % so với năm 2006. Để đạt được kết quả như vậy là do những nguyên nhân sau: - Công ty tạo được mối quan hệ tốt với các đối tác bên ngoài, đặc biệt đàm phán tốt với nhà cung cấp và các đối tác khác của Công ty để có được mức giá có lợi: đặt hàng với số lượng lớn được chiết khấu, đưa ra những điều kiện, cam kết có lợi cho việc phát triển thương hiệu, tránh được nhiều chi phí phát sinh trong qúa trình vận chuyển, giao nhận hàng từ bên Mỹ về Việt Nam… - Hoạt động tryền thông có chiều sâu tại các hội chợ, các doanh nghiệp đối tác tiềm năng nên số lượng người biết đến sản phẩm của Công ty ngày càng tăng. Và phần lớn trong số người biết đến đã trở thành khách hàng thân thiết của công ty. Đối tượng khách hàng mà Công ty muốn nhắm tới là tầng lớp trí thức, có hiểu biết, có khả năng về tài chính và có nhu cầu chăm sóc làm đẹp cao. Rất tự tin vào chất lượng của sản phẩm thì việc mở rộng thị trường chỉ còn là vấn đề về thời gian. - Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên 7651290 đồng tương đương tăng khoảng 5 % qua 1 năm, cho thấy quy mô của Công ty đang được mở rộng. Do vậy nhu cầu và chi phí cho nhân sự cũng tăng thêm. Trong quá trình vừa mở rộng về quy mô, Công ty rất chú trọng đến chất lượng của nhân viên được tuyển thêm, đặc biệt là hiệu quả công việc.Đó cũng là 1 trong những lí do có sự biến động lớn của nhân sự. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và thị trường - Sản phẩm: THAC là công ty phân phối độc quyền dòng mỹ phẩm sạch, an toàn - Organic Nature’s Gate hàng đầu của Hoa Kỳ tại Việt Nam, phân phối độc quyền dòng dược mỹ phẩm Atorrege AD+ của Nhật Bản tại Việt Nam. - Thị trường Miền Bắc: Hà Nội và các chuỗi đại lý siêu thị: Hapro, Intimex, Fivimart, Unimart….dưới hình thức ký gửi hàng hóa và ký hợp đồng đại lý. - Thời gian sau tiến tới chiếm lĩnh thị trường miền Nam bởi có ưu thế về đặc điểm đối tượng khách hàng: -> Là những phụ nữ trẻ năng động và thành đạt: 45% là những phụ nữ ở độ tuổi 18 đến 25 41% là những phụ nữ ở độ tuổi 26 đến 45 -> Là những phụ nữ có trình độ học thức cao: Phần lớn họ là những người tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên, 49% trong số đó tốt nghiệp đại học trở lên. -> Có nhu cầu làm đẹp và có thu nhập cao. Vì thế, trong ngành kinh doanh mỹ phẩm có những đặc điểm riêng: Mục đích phục vụ việc chăm sóc sắc đẹp nên yêu cầu của dịch vụ chăm sóc khách hàng chất lượng là rất quan trọng, chiếm 69% trong quyết định thay đổi nhãn hàng của khách hàng do dịch vụ tồi. Thứ nữa là chất lượng sản phẩm: về điều này khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm với chất lượng sản phẩm của “THAC” bởi những chứng nhận của Cục quản lý dược bang California thuộc Bộ Y tế Mỹ và giành được các giải thưởng cao trong các cuộc kiểm tra chất lượng sản phẩm. Thu thập đầy đủ mọi thông tin của khách hàng, và có chính sách chăm sóc khách hàng thường xuyên. Do vậy, việc quản lý dữ liệu khách hàng là xương sống trong sự phát triển của Công ty. Đặc điểm về nhân lực của Công ty Cổ phần “THAC” Bảng đội ngũ lao động giai đoạn 2006- 03/2008 Đơn vị: Người Năm 2006 2007 03/2008 Số lao động 18 49 62 -Làm việc tại công ty -Làm việc tại các đại lý, siêu thị 9 9 21 28 25 37 Trình độ lao động -ĐH & trên ĐH -Cao đẳng -Trung cấp -Công nhân kỹ thuật -Lao động phổ thông 10 6 2 0 0 29 17 3 0 0 40 18 3 0 1 Cơ cấu theo độ tuổi Từ 20 – 25: Từ 26 – 30 Từ 31 – 35 Từ 36 – 40 Từ 41 – 45 7 3 6 1 1 24 11 10 2 2 31 12 14 2 3 Cơ cấu theo giới Nữ Nam 11 7 34 15 40 22 ( Nguồn: tài liệu công ty) Biểu diễn dưới dạng đồ thị: Cơ cấu đội ngũ lao động giai đoạn 2006 – 2008 Về số lượng, qua bảng trên ta có thể nhận thấy số lao động qua các năm tăng dần lên ( từ 2006 đến 03/2008 ). Sau khi chuyển đổi loại hình hoạt động, Công ty mở rộng quy mô hoạt động nên nhu cầu về nhân sự tiếp tục tăng lên qua các năm. Điều này là dễ hiểu đối với Công ty mới chuyển đổi loại hình hoạt động. Mặt khác hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, đặc biệt cần phải chớp nhanh cơ hội thuận lợi để triển khai chiến lược, không đánh mất đi lợi thế của mình, nên yêu cầu về chất lượng dịch vụ, cụ thể là chất lượng lao động đầu vào rất quan trọng, bởi mỗi nhân viên hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ là đại diện cho bộ mặt của Công ty đó. Trình độ lao động giai đoạn 2006 – 2008 Về chất lượng, lao động có trình độ đại học và trên đại học chiếm số lượng lớn: năm 2006 là 55,5%, năm 2007 là 59,18 %, đầu năm 2008 là 64,5%. Tỷ lệ lao động này mỗi năng tăng chậm là do việc tuyển lao động vào những vị trí quan trọng của Công ty rất khó khăn. Tỷ lệ cao đẳng và trung cấp chiếm tỷ lệ thấp hơn tỷ lệ đại học và trên đại học. Họ là những nhân viên tư vấn bán hàng, làm việc theo ca, hoặc cả ngày đã được bộ phận marketing tuyển dụng dựa trên kỹ năng thuyết phục, ứng xử linh hoạt được đánh giá cao. Ngoài ra, tỷ lệ lao động phổ thông là ít nhất, có 1 người – là 1 trong những người làm ở vị trí an ninh, bảo vệ tại văn phòng của công ty. Trong tình hình hiện tại, số lượng lao động có trình độ đại học, trên đại học làm việc ngay tại công ty, cùng phối hợp định hướng các hoạt động của công ty, để kịp tiến độ triển khai theo kế hoạch, chiến lược đã đề ra. Lượng lao động trình độ cao đẳng một phần nằm trong đội ngũ an ninh, phần lớn nằm trong đội ngũ PG (Promotion Girl: nhân viên xúc tiến bán hàng) và BA ( Beauty Advisor: nhân viên tư vấn chăm sóc khách hàng) có hiểu biết và được trang bị các kỹ năng cần thiết. Cơ cấu lao động theo độ tuổi Về cơ cấu theo độ tuổi từ 20 – 25 qua các năm chiếm lần lượt: 38,9 %; 48,9 %; 50%. Qua biểu đồ ta thấy độ tuổi 20-25 chiếm tỉ lệ lớn. Điều này chứng tỏ đội ngũ làm việc trẻ tuổi, năng động, nhiệt tình, ưu điểm là dễ thích nghi và làm quen với những khoa học công nghệ và những phương pháp mới của công việc. Cơ cấu lao động theo giới. Về cơ cấu theo nữ giới qua các năm chiếm lần lượt: 61,1%; 69,38%; 64,5%. Vì đây là ngành dịch vụ làm đẹp nên số lượng nữ giới nhiều hơn nam giới, và độ tuổi từ 20-25 chiếm phần lớn. Có thể thấy cơ cấu tuổi của Công ty là trẻ và nữ giới chiếm tỷ lệ lớn hơn, tuy vậy có giảm ở năm 2007 là do Công ty tuyển thêm lượng đầu vào các vị trí kĩ thuật và một số vị trí khác mang tính chiến lược của công ty. Đặc điểm về tổ chức tiền lương của Công ty Cổ phần “THAC” ( Nguồn: quy chế tiền lương của Công ty Cổ phần "THAC" ) Mục đích của Tổ chức tiền lương ở Công ty Cổ phần “THAC” Cơ chế trả lương luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động trong doanh nghiệp bên cạnh các yếu tố quan trọng khác như ngành nghề, uy tín của doanh nghiệp, môi trường làm việc hay cơ hội thăng tiến… Một cơ chế trả lương phù hợp có tác dụng nâng cao năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được những cán bộ, nhân viên giỏi. Để đảm bảo cơ chế trả lương và phát huy tính hiệu quả trong thực tiễn. Việc trả lương, trả thưởng cho từng cá nhân, từng bộ phận, nhằm khuyến khích nhân viên làm việc, hoàn thành tốt công việc theo chức danh và đóng góp quan trọng vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, Đảm bảo đời sống cho nhân viên Công ty yên tâm công tác, đáp ứng được mức sống cơ bản của nhân viên Công ty. Thực hiện theo đúng quy định của pháp luật lao động về lương thưởng và các chế độ cho người lao động. Hình thức trả lương trong Công ty Lương tháng sẽ được tính từ ngày 01 của tháng đến ngày cuối cùng của tháng làm việc. Ngày công làm việc được xác định qua bảng chấm công. Mức lương: dựa chủ yếu vào các yếu tố bao gồm độ lớn vị trí công việc, kiến thức và kỹ năng công việc đòi hỏi, mức độ cạnh tranh trên thị trường lao động và mức độ hoàn thành công việc của mỗi nhân viên. Hình thức trả lương theo thời gian cho nhân viên: áp dụng cho toàn bộ nhân viên trong Công ty bao gồm lương cố định và các phụ cấp. Hình thức trả lương khoán áp dụng cho các vị trí tạo ra doanh thu cho Công ty, được trả theo khối lượng và chất lượng công việc phải hoàn thành. Lương thử việc: (thời gian thử việc với mỗi nhân viên thử việc không quá 60 ngày), được hưởng mức lương tương ứng là 80% lương cơ bản của Công ty với các phụ cấp (nếu có), bắt buộc với mỗi nhân viên trong thời gian thử việc. Cách tính lương của các hình thức trả lương Tính lương thời gian: Lương thời gian được tính bằng mức lương cơ bản chia cho số ngày hành chính trong tháng nhân với số ngày làm việc thực tế trong tháng. Tăng ca bình thường * 1.5 (lần), tăng ca chủ nhật * 2.0 (lần). (mỗi tháng có một ngày phép không trừ vào lương) * Mức lương tối thiểu mà công ty áp dụng cho toàn nhân viên Công ty là mức lương 1,000,000(VND). * Công ty chia làm 02 ngạch là ngạch quản lý và ngạch nhân viên, ngạch quản lý gồm Ban giám đốc, trưởng các phòng. Ngạch nhân viên bao gồm các thành phần khác ngoài ngạch quản lý. Bao gồm 12 bậc lương. Bảng Hệ số lương quy định với mỗi nhân viên đã qua thời gian thử việc được bắt đầu với hệ số như sau. Cấp bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Giám đốc điều hành 4.40 4.74 5.08 5.42 5.76 6.10 6.44 6.78 GĐ kinh doanh, GĐ công nghệ 2.34 2.67 3.00 3.33 3.66 3.99 4.32 4.65 4.98 Trưởng các Phòng 1.86 2.06 2.26 2.46 2.66 2.86 3.06 3.26 3.46 3.66 3.86 4.06 Nhân viên 1.65 1.83 2.01 2.19 2.37 2.55 2.73 2.91 3.09 3.27 3.45 3.63 * Đối với nhân viên kinh doanh, trong trường hợp hưởng theo % doanh thu thì chỉ áp dụng mức 50 % lương theo bậc. Gồm 12 bậc lương. Công ty chia bậc lương làm 12 loại. Đối với Ban Giám đốc: thời gian nâng bậc lương là 3 năm (đủ 36 tháng). Đối với trưởng các phòng và nhân viên còn lại thời gian nâng bậc lương là 2 năm (đủ 24 tháng) - định kỳ tăng lương của công ty mỗi năm 2 lần. Việc tăng lương ngoài khung do Ban giám đốc quyết định theo từng trường hợp cụ thể. - Tính lương khoán: là số tiền mỗi nhân viên được hưởng trên khối lượng, số lượng và chất lượng công việc hoàn thành, doanh thu trong tháng (doanh thu được tính bằng số tiền thu về trong tháng) và thời gian phải hoàn thành. Mức lương khoán được phân hạng cụ thể như sau: Lợi nhuận trong tháng đạt mức 60.000.000 VNĐ thì đạt mức lương khoán là 100.000 (VNĐ) Và cứ 10 triệu tiếp theo thì mức khoán sẽ được tăng thêm 5% mức lương cơ bản trong tháng. Các tiêu chí để hưởng nguyên lương khoán được dựa trên: - Thực hiện các Nội quy, Quy định của Công ty - Ý thức tác phong trong công việc, sự hợp tác... - Mức độ hoàn thành công việc trong tháng dựa trên khối lượng, số lượng, chất lượng công việc và doanh thu đạt được trong tháng. Các khoản tiền phụ cấp và trợ cấp và điều kiện được hưởng: Phụ cấp trách nhiệm: Cấp quản lý được thưởng tiền trách nhiệm hàng tháng, mức phụ cấp là 18% lương cơ bản tương ứng 180.000 (VNĐ) Các khoản phụ cấp khác: Phụ cấp về phân loại lao động (hạnh kiểm hàng tháng), được phân ra các loại A, B, C, D cụ thể như sau. + Loại A: Thực hiện triệt để, đầy đủ các Nội quy, Quy định của Công ty – được xét phụ cấp. Thời gian nghỉ làm việc hàng tháng (kể cả có lý do hoặc không lý do) không vượt quá 1.5 ngày / tháng làm việc. Số buổi đi làm muộn hoặc về sớm không quá 3 lần/tháng. Số ngày nghỉ trong tháng không quá 1.5 ngày làm việc. Ý thức, tác phong trong công việc và tinh thần hợp tác... + Loại B: Vi pham nội quy quy định của công ty – không xét phụ cấp. Số buổi đi làm muộn huặc về sớm so với thời gian quy định không từ 4- 6 lần, Số ngày nghỉ trong tháng từ 2 – 2.5 ngày làm việc. + Loại C: Vi pham nội quy quy định của công ty - áp dụng hình thức phạt theo nội quy Công ty. Số buổi đi làm muộn huặc về sớm so với thời gian quy định là từ 6- 8 lần, Số ngày ngỉ trong tháng từ 3- 4 ngày/tháng làm việc. + Loại D: Vi phạm vượt mức các loại trên – áp dụng hình thức kỷ luật. Các hình thức vi phạm khác không thuộc những loại được quy định trên thì tuỳ vào mức độ vi phạm mà Công ty đưa ra những hình thức kỷ luật khác nhau Ngoài ra có phụ cấp tiền ăn trưa 7 nghìn đồng/bữa, phụ cấp tiền điện thoại, xăng xe, phụ cấp đào tạo. Chế độ thưởng cuối năm: Hàng năm nếu Công ty kinh doanh có lãi Công ty sẽ trích từ lợi nhuận đễ thưởng cho nhân viên mức thưởng tùy thuộc vào lợi nhuận mỗi năm. Mức thưởng cụ thể từng nhân viên tùy thuộc vào sự đóng góp công sức, chất lượng công tác, chấp hành đầy đủ nội quy, các quy định của Công ty. TL 13 = tỷ lệ % * [tổng lương thực tế trong năm / 12 tháng] (Tỉ lệ % sẽ được đưa ra tùy vào lợi nhuận của công ty trong từng năm) Với những trường hợp không làm đủ 12 tháng thì mức lương tháng 13 được tính bằng số tháng làm việc thực tế. Ngoài ra còn thưởng các ngày lễ, ngày thành lập Công ty từ 50.000 đến 500.000 đồng tuỳ vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Cơ sở vật chất trang thiết bị -Tại văn phòng làm việc, thiết kế thông thoáng, hệ thống thông gió, cửa sổ và bàn làm việc, làm bớt cảm giác bức bí, khó chịu. Các kệ tủ, bàn làm việc và trang thiết bị lưu giữ hồ sơ được thiết kế theo tiêu chuẩn của nước ngoài một cách khoa học. Điều đó góp phần giảm bớt thời gian hao phí do đi lại, tìm kiếm, giảm bớt được các thao tác thừa -Trang thiết bị máy móc: về mặt giá trị, giá trị của trang thiết bị chiếm 31% tổng số vốn cố định của Công ty: bao gồm: 22 máy tính cá nhân với cấu hình cao dành cho mỗi nhân viên của công ty nhằm hỗ trợ tốt nhất khả năng công việc văn phòng của mỗi nhân viên từ đó tạo ra năng suất lao động cao. Một máy chủ vận hành web nhằm chủ động trong việc bảo mật bảo trì website của công ty, lưu trữ cập nhật dữ liệu trên website của công ty. Hệ thống mạng nội bộ cùng một máy chủ cho hệ thống mạng LAN dùng để nối các máy tính khác của công ty lại với nhau nhằm tối ưu hóa việc trao đổi dữ liệu giữa các máy khác của công ty hơn thế nữa còn nâng cao hiệu quả quản lý công việc của mỗi thành viên trong công ty. 1 máy in Canon LP 1900 để in công văn giấy tờ, tài liệu hướng dẫn dành cho nhân viên một máy scan ảnh dùng để scan hình ảnh sản phẩm đưa lên trang web của công ty. Một máy photocopy dùng để photo tài liệu cho những buổi hội thảo, đào tạo nhân viên, một máy chiếu hiệu Brother dùng cho những buổi hội nghị, hội thảo ,cuộc họp hay những buổi đào tạo nhân viên mới. , -Đầu tư công nghệ phần mềm quản trị: phần mềm quản lý kho Dolphin, phần mềm kế toán Peachtree; phần mềm Zoho quản lý nhân sự, phần mềm quản lý bán hàng Zoho… Đầu tư phần mềm chiếm 10% do đặc điểm: một trong mấu chốt thành công của lĩnh vực hoạt động dịch vụ là quản lý dữ liệu khách hàng. -Tại Showroom: Trang thiết bị cho showroom để bán hàng và chăm sóc khách hàng: bao gồm máy soi da soi những vùng da chết, máy masssage da làm thư giãn làn da, máy xông hơi, máy khủ độc tố trên da, máy hấp tóc, máy sục nước….,máy xông nong xông lạnh hỗ trợ quá trình massage Phòng xông hơi khô bằng tia hồng ngoại (Sauna), phòng xông hơi ướt ( Steam), Bồn tắm (Zacuzzi) có tác dụng lưu thông và tuần hoàn máu, giảm đau cứng cơ và đặc biệt giảm stress do làm việc quá mệt mỏi, làm đep da. II – Phân tích và đánh giá công tác tổ chức đánh giá thực hiện công việc ở Công ty Cổ phần “THAC” Công tác phân tích và đánh giá thực hiện công việc còn gặp phải những hạn chế: Mục đích đánh giá: Hiện tại, Công ty Cổ phần "THAC" đang trong quá trình xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc, do yêu cầu thực tế nảy sinh yêu cầu. Trong quy trình đánh giá, mục tiêu đầu tiên xác định rõ mục đích của việc tiến hành ĐGTHCV, các mục đích đó là: Đánh giá hiệu quả làm việc, năng lực tiềm tàng và triển vọng thăng tiến của nhân viên. Công ty thiết kế ra các phiếu để đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động, trong đó bao gồm nhiều tiêu chí phản ánh các khía cạnh khác nhau ảnh hưởng đến kết quả thực hiện công việc: khối lượng, chất lượng công việc và cả những yếu tố, phẩm chất thuộc về người lao động. Trên cơ sở đánh giá theo từng tiêu chí, người đánh giá sẽ tổng hợp kết quả đánh giá cuối cùng và xếp loại người lao động thành loại A, B, C, D tương ứng với hiệu quả làm việc là xuất sắc, đạt yêu cầu, cần cố gắng hay kém – đánh giá này phục vụ xét duyệt phụ cấp, thưởng. Từ đó sắp xếp, phân bố lại nhân viên đúng với vị trí công việc theo khả năng. Ngoài ra ĐGTHCV còn nhằm xác định nhu cầu tuyển mộ, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hiện có của Công ty. Ví dụ: Mục tiêu và nội dung đào tạo Hình thức và cơ quan đào tạo Đối tượng được đào tạo Số lượng Kinh phí đào tạo - Kế toán - Quản lý chung doanh nghiệp - Chăm sóc khách hàng - Các lớp ngắn hạn - Hội thảo và tập huấn - Tại cơ quan - Kế toán - Bam giám đốc - Nhân viên tư vấn bán hàng 1 4 10 Tự túc Tự túc 1.600.000/ người Đánh giá còn giúp mỗi nhân viên hoàn thiện khả năng làm việc, nâng cao hiệu quả công việc và có động lực làm việc. Ngoài ra, kết quả đánh giá còn là cơ sở cho việc trả thưởng công bằng, chính xác; đào tạo hợp lý và hiệu quả. Tuy nhiên việc xác định mục đích đánh giá của Công ty còn một số hạn chế: - Mới chỉ dừng lại ở đánh giá, xếp loại nhân viên các phòng , chưa có sự đánh giá xếp loại giữa các phòng với nhau nhằm có sự phấn đấu giữa các phòng, sẽ thúc đẩy đổi mới phương thức làm việc sao cho tăng hiệu quả công việc. Mặt khác, nếu sự cạnh tranh nội bộ quá gay gắt, sẽ dẫn đến nhiều tình trạng tiêu cực, gây cản trở cho việc trao đổi thông tin xuyên suốt trong Công ty, ảnh hưởng đến định hướng phát triển, dễ đi trệch mục tiêu đã đề ra. Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc Chưa xây dựng chu kỳ đánh giá cho toàn thể Công ty. Thường nhắc nhở bằng lời trong các cuộc họp cũng như trong việc đốc thúc nhân viên của người quản lý. Công ty hiện đang tiến hành đánh giá theo vụ việc. Nhân viên kinh doanh được đánh giá qua các sự kiện tham gia hội chợ, chào hàng ở các công sở qua các phiếu đánh giá. Đồng thời sau mỗi chiến dịch chào hàng sẽ tổng kết số liệu dựa trên các chỉ sổ đánh giá thực hiện công việc sau: Tỷ lệ phản hồi / tổng số gửi đi: Công thức = tổng số phản hồi khách hàng / tổng số thông tin gửi tới khách hàng. Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của kinh doanh,marketing trực tiếp của các nhân viên kinh doanh. Các chương trình markeing trực tiếp: gửi thư, gửi email… Tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lầu đầu: Công thức = bằng tổng số khách hàng mua hàng lần đầu bỏ đi/tổng số khách hàng mua hàng lần đầu. Mức độ biết đến sản phẩm: được đo lường trước và truyền thông (chào hàng trực tiếp) Tỷ lệ = số người nhận ra sản phẩm /tổng số người thu thập. Tỷ lệ này được đo lường trước và sau truyền thông. Thông tin phản hồi và phỏng vấn đánh giá - Công tác phản hồi thông tin và phỏng vấn đánh giá còn hạn chế do chưa thiết lập kênh thông tin chính thức giữa nhân viên và người lãnh đạo. Người lãnh đạo không biết những khó khăn, thắc mắc của nhân viên để có biện pháp hỗ trợ kịp thời. - Nhân viên không được biết rõ ràng và cụ thể về lý do mình được xếp loại như vậy, ngại tìm hiểu nên không dám đưa ra ý kiến thắc mắc. - ĐGTHCV là một hoạt động quản trị nhân sự có ý nghĩa quan trọng, kết quả đánh giá là cơ sở cho nhiều hoạt động nhân sự khác. Tuy nhiên, công tác phản hồi thông tin và phỏng vấn đánh giá của Công ty làm chưa tốt. Công ty chưa thiết lập được kênh thông tin giữa các phòng ban và giữa nhà lãnh đạo với người lao động cho nên mọi vướng mắc và khó khăn của người lao động không được đồng nghiệp và lãnh đạo biết, họ không nhận được sự chia sẻ và hỗ trợ kịp thời. Điều này làm mất đi ý nghĩa của ĐGTHCV, do vậy mà chất lượng đánh giá cũng chưa cao. Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc Các tiêu chí đánh giá chưa hoàn toàn phù hợp với các loại vị trí ở các phòng. Mặt khác nó lại không được gắn trọng số nên không thấy được tầm quan trọng của từng yếu tố và ảnh hưởng của nó đến kết quả thực hiện công việc của nhân viên Bản mô tả công việc Chưa đánh giá chính xác và đầy đủ tất cả những công việc mà một nhân viên đảm nhiệm. Do cơ cấu tiền trực tuyến chức năng của công ty: một người có thể đảm nhiệm thêm hoặc làm thay một phần công việc của vị trí khác dẫn đến tình trạng trách nhiệm không rõ ràng, gây khó khăn trong đánh giá hiệu quả công việc cũng như trách nhiệm và kết quả không thuộc về riêng ai. Điều đó góp phần tạo sự không an tâm và tin tưởng cho nhân viên tập trung vào công việc của mình và hỗ trợ thêm cho các bộ phận khác một cách nhiệt tình. Nguyên nhân là do: Nguyên nhân từ phía lãnh đạo Công ty: Trong thời gian đầu năm 2008 đến nay Công ty đang chuyển đổi loại hình hoạt động và Công ty TNHH thương mại dịch vụ Liên Chính tách ra khỏi Công ty Cổ phần “THAC”, nên hệ thống đánh giá thực hiện đang được xây dựng lại toàn bộ cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Công ty Cổ phần “THAC” đang chú trọng vào việc xây dựng cơ sở vật chất, thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu lại mới. Mục tiêu của công ty Chiến lược kinh doanh Chiến lược phát triển Tổ chức Hoạt động kinh doanh Cơ cấu nhân sự (Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và chiến lược kinh doanh) Trên đây là mô hình giản đơn nhất trong thời kỳ đầu hoạt động của mọi công ty. Thường thấy ở thời kỳ này, các hoạt động kinh doanh, sản xuất thúc đẩy bán hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận được chú trọng, còn cơ cấu nhân sự chưa được đầy đủ ở một số vị trí, và việc tổ chức, đánh giá đang bị xem nhẹ. Mặt khác, chưa kể đến hiệu quả công việc, nhưng sự đóng góp và gắn bó với công ty trong những giai đoạn khó khăn của một số nhân viên cũ đã hạn chế phần nào trong công tác đánh giá hiệu quả thực hiện công việc một cách nghiêm túc, theo chuẩn mực. Nguyên nhân từ phía người quản lý trực tiếp và nhân viên: Người quản lý trực tiếp và các nhân viên đều chưa nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác đánh giá. Mặt khác, người quản lý trực tiếp không có kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ ĐGTHCV nên mắc phải nhiều lỗi trong quá trình đánh giá. Nguyên nhân từ phía phòng hành chính nhân sự: Trong công tác ĐGTHCV, phòng tổ chức tiền lương có một vai trò quan trọng. Trước hết, đây là nơi soạn thảo và thông qua quy trình đánh giá hiệu quả công việc: Thiết kế chương trình, phân loại lao động, xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá, cách thức đánh giá, các biểu mẫu đánh giá, và các quy định thủ tục có liên quan. Hướng dẫn các bộ phận nhận xét phân loại lao động dựa trên quy chế đã xây dựng từ trên. Thiết lập chu kỳ đánh giá và tập hợp kết quả phân loại nhân viên của các phòng trong Công ty theo chu kỳ đó. Giải quyết những thắc mắc và khiếu nại của nhân viên về kết quả ĐGTHCV, là cầu nối giữa nhân viên và cấp lãnh đạo Công ty. Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố vốn con người và đã biết chú trọng vào công tác quản lý, song Công ty vẫn chưa được xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc một cách khoa học và đạt hiệu quả: Chưa làm tốt công tác phân tích công việc. Một trong những sản phẩm của phân tích công việc là bản tiêu chuẩn thực hiện công việc – cơ sở đánh giá thực hiện công việc. Chưa xây dựng đủ bản mô tả công việc cho các vị trí ở các phòng. Thu thập thông tin chưa đầy đủ bởi trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc, đã không thu thập ý kiến, lấy thông tin từ phía các nhân viên, nên bản mô tả công việc đã có vẫn còn những thiếu sót. Từ đó sẽ gây khó khăn để xây dựng các tiêu chí khi đánh giá. Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá còn chung chung, chưa cụ thể và chưa mang tính đặc thù của các phòng. Khi đánh giá dễ mắc lỗi đánh giá chủ quan. Việc hướng dẫn các phòng khác về cách thức đánh giá chưa cặn kẽ và chi tiết: chưa giải thích đầy đủ cơ sở, căn cứ để xây dựng nên các chỉ tiêu, mô tả thực hiện công việc. Sự tham gia của các nhân viên khác trong việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc còn hạn chế gây nên những hạn chế trong việc nhận thức về tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc này. Đồng thời ảnh hưởng đến tâm lý của các nhân viên lo sợ kết quả thực hiện công việc của mình sẽ không được đánh giá chính xác, do đó khiến họ làm việc không hết sức, gây tình trạng bị động trong công việc. Người quản lý trực tiếp luôn phải thúc giục, kiểm tra nhân viên liên tục. Dẫn đến sự thụ động, chây ì, và thiếu tự tin, động lực cho chính các nhân viên. Chưa làm tốt công tác phản hồi kết quả đánh giá cho các nhân viên. Mới chỉ là những nhận xét và đánh giá, song chưa phân tích cho họ được nguyên nhân yếu kém để đưa ra hướng giải pháp khắc phục. Việc hướng dẫn các phòng ban khác về cách thức đánh giá không tận tình và chu đáo. III – Các phương pháp phân tích đánh giá thực hiện công việc ở Công ty Cổ phần “THAC” hiện nay Công tác đánh giá thực hiện công việc ở Công ty Cổ phần "THAC" đang trong quá trình xây dựng và thử nghiệm. Một số phương pháp đang được áp dụng như: phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ; Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ: - Việc lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá này áp dụng cho tất cả các chức danh nhằm đánh giá kỹ năng làm việc chung, cần thiết mà mỗi nhân viên cần phải có. Mẫu đánh giá này dựa trên cơ sở Nội quy của Công ty: “Để trở thành một nhân viên năng động, chuyên nghiệp trong thời đại mới thì nhân viên đó trước hết phải biết thể hiện bản thân, sống có văn hóa, tôn trọng người khác. Mỗi nhân viên của Công ty đều góp phần hình thành, hòan thiện và củng cổ Văn hóa Công ty, sao cho mỗi nhân viên của Công ty biết đòan kết, chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, hoàn thành xuất sắc nhất, hiệu quả nhất mục tiêu của Công ty đề ra…” Những tiêu chí đánh giá trong bảng dưới đây là những nhận xét chung nhất về công việc, kỹ năng ứng xử đối nội, đối ngoại nhằm xây dựng hình ảnh của Công ty ngày một chuyên nghiệp, gắn được lợi ích của nhân viên với lợi ích của Công ty. Không những mỗi nhân viên tự trau dồi thêm bản thân sẽ khẳng định được vị thế mà họ còn góp phần xây dựng văn hoá công sở cho Công ty - một môi trường làm việc nghiêm túc và thân thiện, cạnh tranh lành mạnh. Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: Tiêu chí đánh giá Mức độ tối thiểu Dưới mức yêu cầu Đạt yêu cầu Khá Xuất sắc 1. KIẾN THỨC CHUYÊN MÔN 1 2 3 4 5 2. CHẤT LƯỢNG CÔNG VIỆC 1 2 3 4 5 3. HIỆU SUẤT LÀM VIỆC: 1 2 3 4 5 4. MỨC ĐỘ TIN CẬY 1 2 3 4 5 5. KHẢ NĂNG THÍCH ỨNG 1 2 3 4 5 6. KHẢ NĂNG GIAO TIẾP 1 2 3 4 5 7. KHẢ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 1 2 3 4 5 8. KHẢ NĂNG GIAO TIẾP 1 2 3 4 5 9. ĐI LÀM ĐÚNG GIỜ 1 2 3 4 5 Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi Là sự kết hợp ưu điểm của phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng Phương pháp này chủ yếu dùng bản mô tả công việc và công tác kiểm tra danh mục những công việc đã hoàn thành. Kết hợp với tần số xảy ra của các hành vi, các công việc đó với các mức độ lần lượt là: Không hoàn thành, mức hoàn thành 1 (mức yếu); mức hoàn thành 2 (mức trung bình), mức hoàn thành 3 (mức đạt); mức hoàn thành 4 (mức khá), mức hoàn thành 5 ( xuất sắc), Mức thường xuyên hoàn thành xuất sắc. Ví dụ: bản mô tả công việc của kế toán viên như sau và những trách nhiệm công việc cụ thể cần phải hoàn thành: Chức danh Kế toán viên Mục Kế toán/tài chính Mỹ phẩm Mã công việc THAC/CACT/82006 Mô tả công việc - Thu chi tiền xuất nhập hàng ngày đồng thời ghi phiếu thu chi và ghi vào sổ quỹ.- Lưu giữ các chứng từ để theo dõi và đối chiếu. - Đảm bảo sự cân bằng giữa sổ chi tiết tiền mặt, ngoại tệ và sổ quỹ. - Kiểm tra tiền mặt nhập quỹ để tránh phải tiền giả. - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và lập phiếu chi, hoạch toán các loại chi phí, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập phiếu thu - Tính và hạch toán lương- Tổng hợp chi phí điện thoại tính ra số tiền phụ trội trừ vào lương của từng người.- Nộp tiền điện thoại hàng tháng - Hạch toán bảo hiểm xã hội. - Theo dõi công nợ phải thu của nhân viên công ty tính và trừ vào lương hàng tháng. - Theo dõi tài sản cố định tại công ty, tính khấu hao hàng tháng- Theo dõi tiền vay và hạch toán lãi vay cá nhân- Nhập hàng trong nước, hạch toán chi phí nhận hàng và chuyển phiếu nhập cho kho- Kiểm tra đối chiếu giữa hàng nhập thực tế theo biên bản của kho với phiếu nhập, và tờ khai hàng nhập khẩu nếu có sự chênh lệch thiếu thì điều chỉnh, nếu chênh lệch thừa thì nhập thêm.- Hạch toán thuế XNK và thuế GTGT hàng nhập, theo dõi thời hạn nộp- Viết giấy nộp thuế, trình ký và chịu trách nhiệm chuyển giấy tờ nộp thuế ra ngân hàng.- Tập hợp các chi phí SXKD dở dang và định kỳ kết chuyển sang chi phí từng nhân viên kinh doanh theo từng hợp đồng- Hạch toán phiếu kế toán- Tính giá hàng nhập khẩu, tính điểm hoà vốn và tính giá hàng bán. - Kiểm soát chặt chẽ hệ thống kế toán quản trị và thuế của Công ty - Làm báo cáo tài chính, kế toán quản trị và kế toán thuế hàng tháng - Tham gia lập ra các quy định về quản lý kho hàng, kiểm kê kho hàng tháng - Tuân thủ chặt chẽ quy trình bán hàng, mua hàng, tồn kho - Lập và phân tích báo cáo doanh số bán hàng - Đưa ra chính sách giảm giá đối với hàng tồn kho - Giám sát việc thanh toán chiết khấu với các nhà cung cấp theo hợp đồng đã ký. - Lập và phân tích báo cáo chi phí hàng tháng của các bộ phận trong Công ty để kiểm soát chặt chẽ chi phí - Quản lý tài khoản thu và tài khoản trả, kiểm tra, đối chiếu số liệu hàng tháng với khách hàng, nhà cung cấp. - Cùng tham gia phát triển các quy trình mới nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh. - Đảm bảo sao lưu dữ liệu kế toán và kinh doanh. - Đào tạo hướng dẫn kế toán viên trong công việc Yêu cầu kỹ năng/kinh nghiệm *Yêu cầu: - Tốt nghiệp đại học chuyên ngành liên quan - Có năng lực quản lý, biết làm việc theo nhóm, phối hợp tốt với các bộ phận trong Công ty - Chủ động, sáng tạo, sẵn sàng học hỏi - Có khả năng phân tích tốt - Làm việc độc lập và biết chịu áp lực - Sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng - Có bằng Kế toán trưởng, sử dụng tốt tiếng Anh và có kinh nghiệm dùng phần mềm Quản trị Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) Phần III : GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Ở CÔNG TY CỔ PHẦN “THAC” Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ Để giúp cho người đánh giá cho điểm dễ dàng và chính xác hơn, mẫu phiếu nên được thiết kế chi tiết hơn với những mô tả ngắn gọn từng tiêu thức đánh giá và từng thứ hạng Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: 1. KIẾN THỨC CHUYÊN MÔN: Mức độ hiểu biết về công việc và quy trình làm việc. Xếp loại: Giải thích: 1 2 3 4 5 2. CHẤT LƯỢNG CÔNG VIỆC: Mức độ chính xác, toàn diện khi thực hiện công việc. Xếp loại: Giải thích: 1 2 3 4 5 3. HIỆU SUẤT LÀM VIỆC: Thời gian thực hiện công việc, tính ổn định và khổi lượng công việc được hòan thành. Xếp loại: Giải thích: 1 2 3 4 5 4. MỨC ĐỘ TIN CẬY: Khả năng hòan thành công việc trong thời gian quy định. Xếp loại: Giải thích: 1 2 3 4 5 5. KHẢ NĂNG THÍCH ỨNG: Khả năng thích ứng với các thay đổi về điều kiện làm việc như việc tăng khối lượng công việc hay áp dụng quy trình làm việc mới mà không cần phải thường xuyên giải thích hay nhắc nhở. Xếp loại: Giải thích: 1 2 3 4 5 6. KHẢ NĂNG GIAO TIẾP: Sử dụng thông thạo tiếng Anh và tiếng Việt cả nói và viết. Xếp loại: NÓI VIẾT Giải thích: 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 7. KHẢ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC: Sắp xếp công việc hợp lý, lưu trữ hồ sơ gọn gàng. Xếp loại: Giải thích: 1 2 3 4 5 8. KHẢ NĂNG GIAO TIẾP: Khả năng làm việc một cách hiệu quả với đồng nghiệp và các cấp quản lý. Xếp loại: Giải thích: 1 2 3 4 5 9. ĐI LÀM ĐÚNG GIỜ: Luôn đi làm đúng giờ. Không vắng mặt không lý do, không về sớm. Xếp loại: Giải thích: 1 2 3 4 5 Xếp loại Diễn giải 1 Xuất sắc - Hoàn thành công việc một cách xuất sắc, vượt xa những yêu cầu đề ra. 2 Rất hiệu quả - Vượt hơn những yêu cầu đề ra. 3 Hiệu quả - Đạt những yêu cầu đề ra. 4 Thường - Chỉ đạt một số yêu cầu đề ra, cần phấn đấu nhiều hơn. 5 Kém - Không đạt những yêu cầu đề ra. PHẢN HỒI TỪ NHÂN VIÊN: - - QUYẾT ĐỊNH CUỐI CÙNG / NHẬN XÉT: - - Lựa chọn người đánh giá Thông thường, người lãnh đạo trực tiếp nhân viên đó ( người trưởng phòng) sẽ là người đánh giá chủ yếu, cần thiết và có hiệu quả nhất. Tuy nhiên lựa chọn thêm một số người quản lý có liên quan mà nhân viên đó thường xuyên giao tiếp nhất để cùng đánh giá. Nhân viên - đồng nghiệp khác cũng được lựa chọn bất kỳ và thay đổi sau mỗi lần đánh giá. Ngoài ra, đối với nhân viên kinh doanh, có thể sử dụng ý kiến đánh giá của khách hàng, bạn hàng của nhân viên đó. Trong sự kết hợp cho ý kiến đánh giá, ý kiến của người trực tiếp lãnh đạo sẽ mang tính chất chủ đạo và có tính quyết định, chiếm 40% mức độ quan trọng, các ý kiến đánh giá khác chiếm 60% mức độ quan trọng còn lại. Điều này tránh được sự đánh giá chủ quan của người quản lý trực tiếp. Xác định chu kỳ đánh giá Chu kỳ đánh giá đối với nhân viên kinh doanh, bộ phận tạo ra doanh thu của doanh nghiệp theo chu kỳ 3 tháng/lần dựa trên cơ sở quy chế kinh doanh của Công ty Cổ phần "THAC": Hoàn thành đạt doanh số: hưởng lương bình thường Đạt doanh số từ 20% - 50% vẫn được hưởng lương bình thường nhưng sẽ bị cắt thưởng của doanh số. Trong vòng 03 tháng liên tiếp mà vẫn không đạt doanh số thì công ty sẽ kết thúc hợp đồng. ĐỐi với nhân viên kinh doanh, trong vòng 02 tháng liên tiếp không có doanh số sẽ được 85% lương. Tháng kế tiếp không có doanh số sẽ kết thúc hợp đồng. - Chu kỳ đánh giá với các nhân viên còn lại bao gồm cấp quản lý 6 tháng/ lần. Do tính chất của công việc chưa thể hiện hiệu quả tức thì như đối với nhân viên kinh doanh. Phỏng vấn đánh giá Cuộc nói chuyện chính thức giữa người lãnh đạo trực tiếp và nhân viên nhằm xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiẹn công việc của nhân viên, cung cấp các thông tin về tình hình thực hiện công việc đã qua trong mối quan hệ với các quyết định nhân sự, các tiềm năng trong tương lai của họ, và các biện pháp nhằm hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ. Cụôc nói chuyện này là khâu cuối cùng nhưng rất quan trọng đối với hiệu quả của công tác đánh giá. Nó tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội cởi mở, chia sẻ thông tin, thắc mắc, kiến nghị lên cấp lãnh đạo của mình. Khoảng cách giữa lãnh đạo cấp trên và nhân viên được rút ngắn. Người lãnh đạo có thể cho nhâ viên làm bài khảo sát dưới đây và sau đó cùng trao đổi thông tin kĩ hơn dựa trên các câu hỏi trong bản này. Mục đích khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên Biết được nhu cầu của nhân viên để áp dụng chính sách nhân sự phù hợp. Biết được quan điểm của nhân viên về các hoạt động trong Công ty. Đánh giá các yếu tố quyết định đến sự gắn bó của nhân viên. Cải thiện các vấn đề tồn tại của Công ty trong hoạt động, chính sách nhân sự, quan hệ lao động... Dựa trên cơ sở lý thuyết của Maslow dù rất cổ điển nhưng vẫn không lạc hậu so với thực tế xã hội hiện nay. Nhu cầu phát triển Nhu cầu được coi trọng Nhu cầu được yêu thương và sở hữu Nhu cầu an toàn Nhu cầu sinh học Ý nghĩa của tháp Maslow trong thực tế: Hội nhập và cạnh tranh gay gắt Khuynh hướng lựa chọn nơi làm việc thoả mãn bản thân cao nhất Kinh tế khá giả Đòi hỏi thoả mãn về nhu cầu tinh thần Khi kinh tế còn khó khăn Tiền lương và vật chất quyết định việc đi hay ở lại Những yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên STT Loại yếu tố Yếu tố 1. Vật chất Lương, thưởng 2. Phương tiện làm việc, an toàn trong công việc 3. Tinh thần Cơ hội thăng tiến 4. Công việc thu hút 5. Danh tiếng công ty, văn hóa công ty 6. Quan hệ làm việc tích cực (với cấp trên, với đồng nghiệp) Từ đó làm cơ sở xây dựng nên phiếu thu thập ý kiến nhân viên dưới đây (có tham khảo thêm các mẫu khác) áp dụng cho toàn bộ nhân viên. PHIẾU THU THẬP Ý KIẾN NHÂN VIÊN A Đặc điểm cá nhân Giới tính: • Nam • Nữ Thời gian làm việc tại Cty: • Dưới 1 năm • Từ 1 - 3 năm • Từ 3 - 5 năm • Từ 5 - 10 năm  Từ 10 - 15 năm  Trên 15 năm Vị trí làm việc: (có thể đánh dấu nhiều mục) • Trực tiếp sản xuất • Làm việc tại các phòng ban • Làm việc trong lãnh vực kỹ thuật • Làm việc trong lãnh vực nghiệp vụ, kinh tế • Bán hàng ở các khu vực thị trường • Là CBQL Trình độ chuyên môn: • Lao động phổ thông • Trung cấp • Cao đẳng • Đại học Thu nhập hiện tại: • Dưới 1 triệu đồng/tháng • Từ 1 triệu - 1,5 triệu đồng/tháng • Từ 1,5 triệu - 2,0 triệu đồng/tháng • Từ 2,0 triệu - 2,5 triệu đồng/tháng • Từ 2,5 triệu - 3,5 triệu đồng/tháng • Từ 3,5 triệu - 5,0 triệu đồng/tháng • Trên 5,0 triệu đồng/tháng B Lương, thưởng 1. Đánh giá khối lượng công việc hiện nay so với bản thân của Bạn • Vừa sức • Quá tải • Muốn nhận thêm việc để tăng thu nhập 2. Đánh giá đặc điểm công việc hiện nay so với bản thân của Bạn • Phù hợp với khả năng • Trái nghề 3. Trong ba tháng gần đây Bạn có được xét hệ số thành tích cuối tháng không? • Có • Không 4. Bạn cảm thấy thế nào về chính sách xét thưởng hệ số thành tích đối với bản thân Bạn? • Hài lòng • Cảm thấy không công bằng • Bình thường 5. Bạn đánh giá thế nào về chính sách xét thưởng hệ số thành tích của Công Ty? • Hoàn toàn ủng hộ • Có tính hình thức vì thường xét luân phiên các thành viên trong nhóm mà không chú ý đến thành tích thực. • Không quan tâm 6. Theo Bạn hiện nay Công Ty có bao nhiêu khoản thưởng từ quỹ lương? • 7 khoản • 8 khoản • 9 khoản • 5 khoản 7. Bạn đánh giá thế nào về chính sách thưởng trên của Công Ty • Nên duy trì • Quá lắt nhắt làm cho thu nhập bị chia nhỏ không thuận lợi trong việc chi tiêu • Không quan tâm 8. Theo Bạn Công Ty nên áp dụng biện pháp nào sau đây để nâng thu nhập cho nhần viên • Trả lương theo năng suất lao động • Tăng cường độ làm việc và tăng lương tương ứng C Phương tiện làm việc, an toàn trong công việc 9. Điều kiện làm việc ở phòng (showroom, siêu thị) của Bạn hiện nay? • Bình thường • Thiếu thốn • Không có gì phàn nàn • Không để ý 10. Bạn sẽ làm việc tại Công ty bao lâu? • Hết hạn hợp đồng • Không biết được tùy điều kiện • Ít nhất vài năm nữa • Mong muốn gắn bó lâu dài 11. Không khí làm việc tại phòng (showroom, siêu thị) của Bạn ra sao? • Bình thường • Rất vui • Không đoàn kết • Tẻ nhạt 12. Bạn đang bận tâm điều gì nhất về Công Ty (có thể chọn nhiều mục) • Chưa thấy tăng lương hay thăng chức • Tình hình sản xuất kinh doanh của Công Ty có vẻ chưa ổn nên ảnh hưởng đến công việc bản thân • Mọi người thờ ơ với tình hình Công Ty • Năng lực bản thân hạn chế sợ ảnh hưởng đến tình hình chung • Hiện tượng lãng phí vẫn còn (điện, nước, văn phòng phẩm, điện thoại, thời gian làm việc, năng suất lao động thấp...) • Không có gì phải bận tâm 13. Bạn đang cố gắng làm việc nhằm tránh khỏi: • Bị cấp trên khiển trách và hạ hệ số thành tích • Bị mất uy tín đối với đồng nghiệp • Bị tụt hậu trong công việc so với các đồng nghiệp khác • Không có gì phải quan tâm D Cơ hội thăng tiến 14. Theo Bạn Công ty có nâng cấp, đào tạo và huấn luyện Bạn trong công việc không? • Có vài lần • Thường xuyên • Chưa lần nào • Không để ý 15. Bạn coi việc được tham dự các khóa huấn luyện, đào tạo là: • Trách nhiệm của Công ty phải thực hiện với người lao động • Trách nhiệm phải hoàn thành tốt để làm việc tốt hơn • Đây là cơ hội thăng tiến • Không để ý 16. Bạn có muốn: • Luân chuyển công việc khác để có thêm kinh nghiệm • Thăng chức để gánh vác trách nhiệm • Làm ổn định công việc hiện tại • Đổi hẳn sang công việc chuyên môn khác E Nội dung công việc 17. Bạn có biết trách nhiệm và quyền hạn của mình không • Biết • Không biết • Không được phổ biến • Không để ý, chỉ làm theo chỉ đạo của cấp trên 18. Bạn có thường góp ý, đề xuất với cấp trên để công việc được tốt hơn không? • Không • Thỉnh thoảng • Thường xuyên vì tôi nhận thấy nếu thảo luận được với cấp trên thì công việc có kết quả tốt hơn • Tôi thấy cần tuân thủ chỉ đạo cấp trên hơn là có ý kiến 19. Bạn tự đánh giá khả năng làm việc của mình • Rất tốt • Đạt yêu cầu Công ty • Đạt yêu cầu công ty nhưng vẫn chưa hài lòng vì vẫn còn thua kém đồng nghiệp • Tôi cần phải cố gắng thêm 20. Bạn tự đánh giá khả năng làm việc của mình • Rất tốt • Đạt yêu cầu Công ty • Đạt yêu cầu công ty nhưng vẫn chưa hài lòng vì vẫn còn thua kém đồng nghiệp • Tôi cần phải cố gắng thêm 21. Đánh giá chất lượng công việc hiện nay so với bản thân của Bạn • Nhàm chán • Hứng thú • Không hướng phát triển • Mong muốn được nhận thêm thách thức F Văn hóa Công ty 22. Trong năm vừa qua Bạn có biết mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công Ty không? • Biết • Không biết • Không để ý • Ở vị trí của tôi thông tin này không cần thiết 23. Bạn có mong muốn làm cổ đông của Công ty không? • Muốn • Không muốn • Không để ý • Chưa hiểu lắm nên chưa quyết định 24. Theo Bạn Công ty cần chú ý sửa đổi vấn đề nào sau đây (có thể chọn nhiều ô) • Điều kiện lao động, làm việc • Tình hình tuân thủ nội qui kỷ luật • Quan hệ đồng nghiệp khi làm việc • Quan hệ làm việc giữa cấp trên và cấp dưới • Đời sống vật chất của nhân viên • Đời sống văn hóa tinh thần của nhân viên • Thông tin rộng rãi về mục tiêu và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty • Không có đề xuất gì G Quan hệ làm việc 25. Theo Bạn, cấp trên trực tiếp có hiểu được những khó khăn trong công việc của Bạn không? • Có • Không • Không để ý • Không rõ 26. Để làm việc tốt hơn Bạn cần: • Thêm quyền tự quyết định • Luôn được hướng dẫn cụ thể • Trao đổi thảo luận được với cấp trên và đồng nghiệp • Giữ nguyên cách làm hiện nay 27. Bạn có nhận thấy sự cạnh tranh của các đồng nghiệp không đối với mình không? • Có, nhưng tôi nghĩ đó là điều tốt • Không, việc ai nấy làm • Cấp trên không nên tạo sự cạnh tranh vì sẽ gây mất đoàn kết • Không để ý 28. Những điều Bạn hài lòng về Cấp trên trực tiếp của mình • Không có vấn đề gì • Thể hiện năng lực làm việc cao • Luôn quan tâm đến quyền lợi của nhân viên • Công bằng 29. Những điều Bạn không hài lòng về Cấp trên trực tiếp của mình • Không có vấn đề gì • Không rõ ràng trong giao việc • Không quan tâm đến quyền lợi của nhân viên • Không công bằng