Chuyên đề Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu khai thác số liệu chấp hành ngân sách nhà nước

ính các ngấn hàng và tổ chức TC Vụ Bảo hiểm Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán Vụ Tài chính đối ngoại Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Pháp chế Văn phòng Bộ Vụ Tổ chức cán bộ Vụ Tài vụ và quản trị Tổng cục hải quan Kho bạc nhà nứoc Cục hải quan (Tại tỉnh, thành phố TT trung ưong) Kho bạc NN (Tại tỉnh, thành phố TT trung ưong) Cửa khẩu Kho bạc nhà nước ( Tại quận, huyện) Cục Tài chính doanh nghiệp Cục Quản lý công sản Cục dự trữ quốc gia Cục Quản lý giá Cục tin học và thống kê tài chính Các tổ chức sự nghiệp trực thuộc Tạp chí tài chính Học viện tài chính Cục thuế (Tại tỉnh, thành phố TT trung ưong) Vụ ngân sách nhà nước Tổng cục thuế Chi cục thuế ( Tại quận, huyện) Đội thuế phường, xã hoặc liên phường xã II. CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI CHÍNH: Cục Tin học và Thống kê tài chính là tổ chức thuộc bộ máy quản lý Nhà nước của Bộ Tài chính, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt động, phát triển và ứng dụng công nghệ tin học; quản lý công tác thống kê trong toàn ngành; thực hiện công tác thống kê tài chính và xây dựng, vận hành Cơ sở dữ liệu tài chính Quốc gia; Nhiệm vụ và quyền hạn: Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển ứng dụng công nghệ tin học: Trình Bộ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển hệ thống tin học trong toàn ngành Tài chính và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt; Xây dựng kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ tin học của cơ quan Bộ Tài chính; thẩm định kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ tin học của các đơn vị và tổ chức thuộc Bộ; tổng hợp xây dựng kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ tin học trong toàn ngành trình Bộ phê duyệt; Hướng dẫn các đơn vị và tổ chức thuộc Bộ xây dựng kế hoạch và triển khai hoạt động ứng dụng công nghệ theo kế hoạch đã được duyệt; Tổ chức nghiên cứu, phân tích dự báo các vấn đề có liên quan đến phát triển ứng dụng công nghệ tin học phục vụ cho yêu cầu quản lý của Bộ. Quản lý thông nhất các hoạt động ứng dụng công nghệ tin học: Trình Bộ ban hành các chế độ, chính sách liên quan đến việc quản lý phát triển và ứng dụng công nghệ tin học trong toàn ngành; Trình Bộ ban hành các quy định ứng dụng công nghệ tin học để áp dụng thống nhất trong toàn ngành, bao gồm chuẩn bị tin học, chế độ bảo mật và an toàn thông tin, trình tự xây dựng, triển khai, quản lý và nghiệm thu các dự án ứng dụng công nghệ tin học…; Trình Bộ ban hành hoặc ban hành theo ủy quyền của Bộ các văn bản hướng dẫn các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ trong việc triển khai thực hiện kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ tin học và thực hiện các quy định của Bộ Tài chính trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ tin học, trong việc quản lý và cung cấp thông tin quản lý chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ; Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng và trình Bộ ban hành các định mức chi phí cho các hoạt động triển khai ứng dụng công nghệ tin học để áp dụng trong toàn ngành. Tham gia ý kiến, đề xuất việc phân bổ các nguồn vốn sử dụng cho hoạt động phát triển và ứng dụng công nghệ tin học được duyệt. Kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin: Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin của các đơn vị và tổ chức thuộc Bộ. Phối hợp với Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Kho bạc Nhà nước và Cục Dự trữ quốc gia kiểm tra việc thực hiện các quy định của Bộ trong hoạt động phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị thuộc hệ thống. Trình Bộ xử lý những trường hợp sai phạm của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin. Quản lý công tác thống kê cà tổ chức thực hiện thống kê tài chính: Trình Bộ ban hành các văn bản quy định chi tiết về công tác thống kê theo quy định của Luật Thống kê để áp dụng thống nhất trong toàn ngành. Chủ trì phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ nghiên cứu trình Bộ ban hành hệ thống các chỉ tiêu thống kê thuộc các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ, các biểu mẫu, chế độ thông tin, báo cáo phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo của Bộ; Chủ trì phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ xây dựng và trình Bộ ban hành hệ thống bảng phân loại thống kê (mã số) sử dụng thống nhất trong ngành tài chính; Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ triển khai thực hiện các quy định của Bộ và của Nhà nước về công tác thống kê, báo cáo; Tổ chức công tác thống kê tài chính và phân tích dự báo theo quy định của Bộ. Biên soạn, xuất bản Niên giám thống kê tài chính và các ấn phẩm thống kê tài chính theo đúng quy định của Nhà nước. Xây dựng và quản lý vận hành Cơ sở dữ liệu tài chính Quốc gia: Xây dựng, triển khai và vận hành Cơ sở dữ liệu tài chính Quốc gia đảm bảo thu nhận, xử lý và kết xuất thông tin một cách đầy đủ, tin cậy, nhanh chóng, chính xác và an toàn theo yêu cầu quản lý của Bộ; Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin dữ liệu về tài chính theo quy định của pháp luật và của Bộ; phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ triển khai việc cung cấp và trao đổi thông tin với các Cơ sở dữ liệu thông tin chuyên ngành; Quản lý kỹ thuật và biên tập tin cho trang điện tử nội bộ và Website Bộ tài chính; Trực tiếp xây dựng, triển khai, vận hành các ứng dụng công nghệ thông tin: Xây dựng, triển khai, quản trị vận hành và hỗ trợ kỹ thuật cho: Hệ thống hạ tầng kỹ thuật và chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan Bộ; Hệ thống hạ tầng truyền thông thống nhất của ngành Tài chính; Hệ thống hạ tần kỹ thuật và chương trình ứng dụng công nghệ tin học phục vụ Cơ sở dữ liệu tài chính quốc gia. Tổ chức xây dựng và triển khai các chương trình ứng dụng công nghệ tin học dùng chung và tích hợp giữa các hệ thống trong toàn ngành. Tổ chức tập huấn nghiệp vụ tin học, thống kê tài chính, cập nhật kiến thức mới và chuyển giao các ứng dụng công nghệ tin học chuyên ngành cho các đối tượng sử dụng theo kế hoạch và chương trình được duyệt. Biên tập và xuất bản Tạp chí Tài chính. Đề xuất ý kiến và thực hiện các nội dung hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển, ứng dụng công nghệ tin học và thống kê tài chính theo phân công của Bộ. Tổ chức nghiên cứu khoa học hoặc hợp tác nghiên cứu khoa học với các đơn vị trong và ngoài ngành theo kế hoạch và nội dung đề tài được duyệt. Ký các văn bản giải thích, hướng dẫn, trả lời các đơn vị, tổ chức, cá nhân về những vướng mắc trong quá trình thực hiện các văn bản thuộc phạm vi quản lý của Cục; các văn ban trả lời đề nghị của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân theo uỷ quyền của Bộ; Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của Bộ Yêu cầu các cơ quan, đơn vị có liên quan cung cấp các thông tin tài liệu, văn bản cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Cơ cấu tổ chức: Phòng Quản lý hệ thống Phòng Quản trị mạng Phòng Phát triển ứng dụng công nghệ tin học Phòng Thống kê và phân tích dự báo Phòng Hành chính tổng hợp Trung tâm cơ sở dữ liệu Trung tâm Chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật Trung tâm CSDL dự phòng và hỗ trợ triển khai Tin Học tại TP Hồ Chí Minh Tạp chí Tài chính Phòng Quản lý hệ thống: Công tác nghiên cứu xây dựng chiến lược phát triển: Nghiên cứu chiến lược phát triển ứng dụng CNTT, mô hình tổng thể hệ thống thông tin ngành Tài chính và các phân hệ. Tham gia xây dựng, thấm định các đề án phát triển CNTT trong toàn ngành tài chính theo định hướng phát triển chung của Bộ. Nghiên cứu, phân tích và dự báo các nội dung có liên quan đến lĩnh vực ứng dụng tin học phục vụ việc phát triển ứng dụng tin học trong toàn ngành. Công tác xây dựng chế độ chính sách: Nghiên cứu xây dựng các chế độ, chính sách liên quan đến việc phát triển và ứng dụng tin học của toàn ngành trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học. Công tác kế hoạch: Chủ trì phối hợp với các phòng trong Cục lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn các hoạt động triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn ngành. Tham gia ý kiến với các cơ quan chức năng và đề xuất để Bộ ra quyết định việc phân bổ nguồn vốn sử dụng cho các hoạt động ứng dụng tin học trong ngành Tài chính phù hợp với kế hoạch phát triển ứng dụng tin học. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch chi tiết về hoạt động của đơn vị theo kế hoạch chung đã được Bộ duyệt, Xây dựng và triển khai kế hoạch chi tiết về hoạt động của đơn vị theo kế hoạch chung đã được Bộ duyệt. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo tin học cho cán bộ chuyên tin học của Cục và ngành Tài chính. Giám sát tiến độ và kết quả thực hiện kế hoạch của Cục và các hệ thống 2.1.4. Công tác kiểm tra giám sát: Chủ trì phối hợp với các tổ chức chuyên ngành thuộc Bộ, tiến hành kiểm tra định kỳ và đột xuất trong phạm vi toàn ngành tình hình thực hiện chế độ, chính sách, các quy định mà Bộ và Nhà nước đã ban hành trong hoạt động ứng dụng tin học, cá kế hoạch chiến lược của ngành. Kiểm tra thẩm định chất lượng các sản phẩm, dự án, hợp đồng tin học được sử dụng và thực hiện trong ngành Tổng hợp tình hình chấp hành, cũng như các vi phạm và phát sinh về hoạt động tin học trong toàn ngành, trình lãnh đạo Cục quyết định các biện pháp xử lý. Phòng Quản trị mạng: Chủ trì xây dựng và trực tiếp quản trị hệ thống hạ tầng truyền thông ngành Tài chính. Quản trị kỹ thuật CSDL Quốc gia tài chính ngân sách Chủ trì xây dựng hệ thống an toàn bảo mật cho toàn bộ hệ thống hạ tầng truyền thông ngành Tài chính, CSDL quốc gia tài chính ngân sách và mạng máy tính cơ quan Bộ. Quản trị mạng máy tính cơ quan Bộ Tài chính. Phòng Thống kê và Phân tích dự báo: Nghiên cứu và trình Bộ ban hành các văn bản pháp quy về công tác thống kê theo quy định của Luật Thống kê để áp dụng thống nhất trong toàn ngành; Chủ trì phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ nghiên cứu trình Bộ ban hành hệ thống các chỉ tiêu thống kê thuộc các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ, các biểu mẫu, chế độ thông tin, báo cáo phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo của Bộ; Chủ trì phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ xây dựng và trình Bộ ban hành hệ thống bảng phân loại thống kê (mã số ) sử dụng thống nhất trong ngành tài chính và quản lý thống nhất các bảng mã ; đầu mối tham gia với bộ, ngành khác trong việc nghiên cứư xây dựng các bộ mã chung trong cả nước. Chịu trách nhiệm về biên soạn, xuất bản Niên giám thống kê tài chính và cung cấp các số liệu, phân tích dự báo tổng hợp Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ triển khai thực hiện quy định của Nhà nước và của Bộ về hoạt động thống kê Tài chính. Chủ trì tổ chức và phối hợp với các đơn vị trong Bộ thực hiện các hoạt động thống kê tài chính (điều tra, báo cáo, tổng hợp, phân tích, dự báo và công bố thông tin…) theo luật định và yêu cầu của Bộ. Chủ trì phối hợp với Trung tâm CSDL tổ chức công tác báo cáo thống kê tài chính định kỳ theo yêu cầu của Bộ. Chủ trì đề xuất và hợp tác với các đơn vị, cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về trao đổi thông tin, kinh nghiệm và đào tạo về công tác thống kê, phân tích dự báo. Phòng Phát triển ứng dụng công nghệ tin học: Chủ trì hoặc hợp tác phát triển các ứng dụng tin học phụ vụ cho các đơn vị trong khu vực Bộ, các Sở Tài chính; các ứng dụng tin học: Tin học dung chung và tích hợp giữa các hệ thống trong toàn ngành; các ứng dụng phục vụ CSDL Quốc gia tài chính ngân sách; ứng dụng phục vụ công tác thống kê tài chính, Trang điện tử và Website tài chính. Chủ trì việc cập nhật nâng cấp các ứng dụng trên. Chủ trì việc tích hợp, chuyển đổi, thống nhất toàn bộ các ứng dụng tin học dung chung và các ứng dụng tích hợp giữa các hệ thống trong toàn ngành. Phòng hành chính tổng hợp: 2.5.1. Công tác tổ chức, hành chính: Giúp lãnh đạo Cục trong công tác tổ chức cán bộ và quản lý nội bộ Quản lý văn thư, lưu trữ. 2.5.2. Công tác tổng hợp: Tổng hợp báo cáo hoạt động định kỳ của Cục. Giúp Lãnh đạo Cục điều phối hoạt động chính của Cục theo kế hoạch và đôn đốc thực hiện. 2.5.3. Công tác tài vụ quản trị: Thực hiện công tác kế toán, tài vụ, thu quỹ tập trung cho toàn bộ các hoạt động hành chính, sự nghiệp của Cục đảm bảo quản lý thu, chi theo đúng chế độ nhà nước quy định. Trực tiếp làm việc với các đơn vị quản lý cấp trên đảm bảo việc cấp phát kinh phí trên cơ sở kế hoạch ngân sách được duyệt, kịp thời phục vụ cho hoạt động cuả toàn Cục, làm báo cáo quyết toàn tháng, quý, năm. Quản lý mọi tài sản của Cục, bao gồm các trang thiết bị, vập tư và tài liệu nghiệp vụ chuyên ngành cũng như các tài liệu tạp chí thông tin khoa học kỹ thuật. Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của Cục và đảm bảo mọi công việc có liên quan đến công tác hậu cần. 2.5.4. Công tác đối ngoại: Tổ chức các đoàn ra Thu xếp và theo dõi các buổi tiếp khách nước ngoài của Cục 2.6. Trung tâm Cơ sở dữ liệu: 2.6.1. Xây dựng và vận hành CSDL quốc gia tài chính ngân sách: Chủ trì đưa ra các yêu cầu về nội dung đưa ra các yêu cầu về nội dung dữ liệu và quy trình xử lý khai thác để từ đó phối hợp với các bộ phận trong Cục và các đơn vị liên quan tổ chức xây dựng CSDL quốc gia tài chính ngân sách. Vận hành và quản lý khai thác CSDL quốc gia tài chính ngân sách 2.6.2. Tổ chức thu thập và cập nhật dữ liệu cho CSDL: Tổ chức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin, báo cáo theo yêu cầu quản lý của Bộ. Cung cấp dữ liệu phục vụ công tác Thống kê tài chính.  2.6.3. Quản lý nội dung và biên tập tin cho Trang điện tử nội bộ và Website Bộ tài chính: 2.6.4. Quản lý sử dụng và cung cấp hệ thống bảng phân loại thống kê ( mã số) thống nhất đối với các chương trình ứng dụng và CSDL trong ngành tài chính. Thực hiện cấp mã số trong ngành theo sự phân công của Bộ. 2.6.5. Tổ chức dịch vụ thông tin về tài chính ngân sách: 2.7. Trung tâm Chuyển giao Công nghệ và Hỗ trợ Kỹ thuật: 2.7.1. Triển khai, đào tạo ứng dụng tin học: Tổ chức, thực hiện đào tạo, tập huấn và triển khai các ứng dụng tin học trong ngành tài chính Đề xuất kỹ thuật trong việc triển khai tin học cho các đơn vị địa phương trong hệ thống tài chính. 2.7.2. Hỗ trợ kỹ thuật: Hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì các ứng dụng tin học đã triển khai cho các đơn vị. Bảo hành, bảo trì, sửa chữa các thiết bị máy tính trong cơ quan Bộ và các thiết bị do Bộ Tài chính cung cấp cho các đơn vị trong ngành tài chính. Phối hợp với Vụ Tài vụ quản trị trong hoạt động thu hồi, điều chuyển và thanh lý thiết bị. 2.7.3. Dịch vụ cung cấp các ứng dụng tin học: Cung cấp, đào tạo, chuyển giao và hỗ trợ các ứng dụng tin học cho các đơn vị trong và toàn ngành tài chính có nhu cầu. 2.8. Trung tâm Cơ sở dữ liệu dự phòng: Vận hành cơ sở dữ liệu dự phòng: đảm bảo an toàn dữ liệu và chức năng dự phòng của bản sao CSDL quốc gia tài chính ngan sách. Quản trị, vận hành Trung tâm miền nam của Hạ tầng truyền thông ngành Tài chính. Hỗ trợ vận hành các Trung tâm tỉnh của Hạ tầng truyền thông ngành Tài chính tại địa bàn các tỉnh phía nam. Quản trị vận hành mạng nội bộ của Cơ quan đại diện Bộ Tài chính tại TP Hồ Chí Minh. Hỗ trợ các đơn vị Tài chính các tỉnh phia nam (các Sở Tài chính trong việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý tại địa phương. Triển khai, chuyển giao các chương trình ứng dụng của ngành tại địa bàn các tỉnh phía Nam Hỗ trợ sau triển khai các chương trình ứng dụng của ngành tại địa bàn các tỉnh phía nam Tổ chức đào tạo chuyển giao và tham gia các chương trình đào tạo do Cục tổ chức cho các đơn vị thuộc địa bàn tỉnh, thành phố phía nam. Quản lý phòng máy tính “Huấn luyện chuyển giao”. Lập kế hoạch khai thác, đề xuất lãnh đạo Cục phê duyệt để tạo nguồn thu cho Trung tâm. Phối hợp với các phòng chức năng, các đơn vị của Cục tại Hà Nội để thực hiện, tham gia thực hiện các công tác có liên quan đến các đơn vị thuộc địa bàn các tỉnh phía nam. Đầu mối thường trực các mặt công tác của Cục Tin học và Thống kê tài chính đối với các tỉnh thành phố phía nam. 2.9. Tạp chí Tin học Tài chính Chịu trách nhiệm biên tập, xuất bản và phát hành tạp chí Tin học Tài chính với mục đích: + Chuyển tải các thông tin chỉ đạo hướng dẫn điều hành thực hiện các nhiệm vụ trong hệ thống tin học của ngành Tài chính. + Tạo diễn đàn trao đổi nghiệp vụ, kinh nghiệm qua thực tế hoạt động của lĩnh vực tin học trong và ngoài hệ thống; cung cấp thông tin trong và ngoài nước có liên quan tới tiến bộ trong việc ứng dụng tin học vào việc phục vụ trong ngành tài chính, từ đó tư vấn cho các nhà lãnh đạo trong việc hoạch định cơ chế chính sách, cũng như vận dụng vào quá trình quản lý, điều hành thông qua hệ thống tin học tài chính của Việt Nam. + Là cầu nối giữa tin học tài chính với các doanh nghiệp, các nhà đầu tư và tới bộ phận quần chúng có quan hệ trực tiếp và gián tiếp tới hệ thống tin học tài chính (cần thông tin về các lĩnh vực như đầu tư, thuế, doanh nghiệp, bảo hiểm và các dịch vụ tài chính khác). Tuyên truyền, giới thiệu khả năng và mức độ cần thiết ứng dụng tin học tài chính đến với lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội, đồng thời cũng cho thấy những bất cập cần hoàn thiện của hệ thống tin học tài chính. Đối tượng phục vụ của Tạp chí là: + Các cán bộ nghiệp vụ ngành Tài chính. + Các cán bộ lãnh đạo các cấp, ngành Tài chính. + Những đối tượng ngoài ngành bao gồm các doanh nghiệp, các đối tượng nộp thuế, các đơn vị thụ hưởng ngân sách nhà nước, những người quan tâm đến tin học tài chính CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT I. HỆ THỐNG THÔNG TIN: 1. Hệ thống thông tin (HTTT ) và các bộ phận cấu thành HTTT: *Hệ thống thông tin (HTTT ): là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs ) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs ) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). Nguồn Thu thập Xử lý và lưu giữ Kho dữ liệu Đích Phân phát Mô hình hệ thống thông tin 2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức: 2.1. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Mặc dù các hệ thống thông tin thường sử dụng các công nghệ khác nhau, nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này, có 5 loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS(Trasaction Processing System ): Các hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hang, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện các giao dịch đó: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hang, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng… Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System ): Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược, chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu… Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần ra, thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Hệ thống chuyên gia ES(Expert System ): Là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage ): Là những hệ thống thông tin được sử dụng như một sự trợ giúp chiến lược 2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp: Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. 3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin: Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có 3 mô hình được đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong: Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mô hình vật lý trong: Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật: đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dung để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là góc nhìn kỹ thuật… 4. Tầm quan trọng của HTTT hoạt động tốt: Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau: Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cấu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế, thậm chí làm hại cho doanh nghiệp. Tính thích hợp và dễ hiểu: HTTT phải thích hợp và dễ hiểu, thông tin phải thích ứng với người nhận, phải được bố trí hợp lý của các phần tử thông tin. Nếu không sẽ dẫn đến việc tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết. Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng nhu vốn và nguyên vật liệu. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. II. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT: Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển HTTT: Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị Phương pháp phát triển HTTT: Mục đích chính xác của dự án phát triển một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng, nó hoà hợp được vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung: Sử dụng các mô hình Chuyển từ cái chung sang cái riêng Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang vật lý khi thiết kế Các công đọan của phát triển hệ thống: Phương pháp này có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm các công đoạn được liệt kê kèm theo: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu: Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của hệ thống thông tin đó, xác định những đòi hỏi và những rang buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Gồm những công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình này bao gồm: Thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của CSDL (các tệp, quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý ) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs ). Mô hình logic sẽ được người sử dụng xem xét và chuẩn y. Gồm các công đoạn sau: Thiết kế CSDL Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của giai đoạn này gồm: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện (Vào/ ra) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về phần này cung cấp các tài liệu như: các bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển tử hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá Các thành viên của dự án: - Những người ra quyết định Những nhà quản lý Phân tích viên và thiết kế viên Người sử dụng cuối Người sử dụng – thao tác viên Những người sử dụng gián tiếp Các lập trình viên Các hướng dẫn viên 3. Các công cụ mô hình hoá: Sơ đồ chức năng( BFD: Business Function Diagram ): Sơ đồ này nhằm xác định một cách chính xác các chức năng của hệ thống thông tin nghiên cứu, nó được bàn tới và làm rõ trong giai đoạn phân tích chức năng: đó là tất cả những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện, mà chưa cần quan tâm đến phương pháp thực hiện các chức năng đó. Sơ đồ này cho chúng ta cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện. Sơ đồ này có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý. Sơ đồ luồng thông tin(IFD: Information Flow Diagram ) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thống tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý: Thủ công Giao tác người- máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu: Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin: Tài liệu - Điều khiển: Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các dạng thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của các thong tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý…sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Sơ đồ luống dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram ) Sơ đồ luồng dữ liệu dung để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin như trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Tên người / bộ phận phát / nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của DFD: Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thong tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0…Để mô tả hệ thống chi tiết hơn, người ta dung kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, sơ đồ mức 1… 4. Phương pháp thiết kế hệ thống thông tin: Mục đích: Sau khi sử dụng các công cụ phân tích chi tiết hệ thống thông tin hiện tại và đưa ra được câu trả lời cho câu hỏi có tiếp tục phát triển hệ thông thông tin này không? Chúng ta phải tiến hành thiết kế nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống thống tin này cần làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ những giai đoạn trước mà vẫn đảm bảo được những ràng buộc của môi trường. Xây dựng mô hình logic cho hệ thống thong tin mới là một quá trình tương đối phức tạp, cần phải có hiểu biết một cách sâu sắc về hệ thống thông tin đang nghiên cứu, cần phải biết làm chủ các công cụ tạo ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệ thống mức logic và cần am hiểu một cách tinh tế những khái niệm của cơ sở dữ liệu. Cần phải có một phương pháp thực hiện các công việc thiết kế logic một cách có cấu trúc. Việc thiết kế nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin đang thiết kế, nhằm đảm bảo tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý yêu cầu sẽ được thực hiện. Như vậy, việc phát triển hệ thống thông tin được xác định rõ ràng. Sau đây là các bước của giai đoạn này: 2.0. Thiết kế các giao diện và hội thoại 3.0. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic Hồ sơ dự án Lựa chọn vật mang cho đầu vào / ra, khuôn dạng các biểu mẫu và báo cáo 1.0. Thiết kế biểu mẫu và báo cáo Đầu vào/ ra, các mô hình dữ liệu, mô hình tiến trình Các thực đơn, biểu tượng,…, giao diện và đặc tả hội thoại Các dòng dữ liệu, các mô hình E-R, các mẫu Các dòng dữ liệu, kho dữ liệu, sơ đồ E-R, các đầu vào/ra Các quan hệ đa chủân hoá Các bước của giai đoạn thiết kế HTTT Phương pháp sẽ thiết kế các bộ phận của hệ thống thông tin theo trật tự sau: Thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào (Inputs). Với mỗi nhiệm vụ trên cần phải bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hoá mô hình logic. Thiết kế CSDL Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin ra Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Bao gồm các bước chi tiết sau: Bước 1: Xác định các đầu ra: Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra: Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: + Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính, liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành danh sách, đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. + Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác, những thuộc tính không phải là thứ sinh thì được gọi là thuộc tính cơ sở. + Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. + Loại bỏ các phần tử thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở + Ký hiệu (R) là đánh dấu thuộc tính lặp (Repeatable) + Ký hiệu (S) là đánh dấu thuộc tính thứ sinh (Secondary) Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1(1.NF): + Chuẩn hoá mức 1(1NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý . + Gán thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 (2.NF): + Chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. + Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Thực hiện việc chuẩn hoá mức 3 (3.NF): + Chuẩn hoá mức 3 (3NF) quy định rằng, trong một danh sách không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm và thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. + Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Mô tả các tệp: + Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp CSDL. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của CSDL về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá * Khái niệm cơ bản: - Thực thể (Entity): Thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diến những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong. - Liên kết (Association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác, chúng có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau, cũng có thể gọi là có quan hệ qua lại với nhau. Khái niệm này được dung để trình bày, thể hiện nhứng mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. * Số mức độ của liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của HTTT, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại - Liên kết loại Một - Một: Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại - Liên kết loại Một - Nhiều: Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. - Liên kết loại Nhiều - Nhiều: Mỗi lần xuất của thực thể A liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A * Khả năng tuỳ chọn của liên kết: Trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Trong trường hợp này người ta gọi là liên kết tuỳ chọn * Chiều của một liên kết: Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người ta chia các quan hệ ra làm 3 loại: - Quan hệ một chiều: Là quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. - Quan hệ hai chiều: Là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. - Quan hệ nhiều chiều: Là quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. * Thuộc tính: Dùng để mô tả đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ. 4.3. Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý: * Một số khái niệm cơ sở: - Sự kiện: Là việc mà khi thực thi đến nó là khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác. - Đồng bộ: Một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc. - Công việc: Là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh. - Quy tắc ra: Điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết quả của một công việc. - Kết quả: Sản phẩm của việc thực hiện một công việc. Kết quả có chung một bản chất như sự kiện, nó có thể là cái phát sinh thực hiện một công việc khác. 4.3.1. Phân tích tra cứu: Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem, bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế CSDL Phân tích tra cứu, một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế CSDL đã hoàn tất chưa, nghĩa là CSDL đã đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triển một phần logic xử lý để tạo ra các thông tin ra. Kết quả của việc phân tích này sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích trong từ điển hệ thống. 4.3.2. Phân tích cập nhật: Thông tin trong CSDL phải được cập nhật một cách thường xuyên đảm bảo CSDL phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. Mỗi khi xảy ra sự kiện buộc ta phải tiến hành them, bớt một hoặc nhiều bản ghi, buộc ta phải thay đổi giá trị của một hoặc nhiều thuộc tính của một hoặc nhiều bản ghi. Tuy nhiên, việc cập nhật đòi hỏi một sự trung thực, chính xác bởi chỉ một sai sót dữ liệu có thể gây ra những hậu quả quan trọng và tổn phí lớn cho tổ chức. CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU KHAI THÁC SỐ LIỆU CHẤP HÀNH NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC I. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1. Mô tả hệ thống: - Một trong những chức năng quan trọng nhất của Bộ tài chính là chức năng quản lý ngân sách nhà nước, công việc này có thể hiểu một cách đơn giản là việc duyệt dự toán cho các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước , cấp ngân sách nhà nước và theo dõi chi ngân sách hàng năm của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Hiện nay, việc theo dõi chi ngân sách mới chỉ được thống kê theo năm, chưa có một hệ cơ sở dữ liệu thống nhất nào phục vụ cho việc tra cứu theo năm, lên báo cáo theo thời kỳ và theo mã.. - Có thể hình dung được quy trình đầu vào của hệ này là từ 2 nguồn: Một là từ Kho bạc – đây là quá trình cập nhật tự động từ file do việc sử dụng ngân sách nhà nước của các đơn vị đều phải thông qua kho bạc; và một là từ các chứng từ chi ngân sách - đầy là khâu cập nhật thủ công qua form, tại Trung tâm cơ sở dữ liệu, quá trình xử lý chứng từ và quá trình làm sạch dữ liệu để đưa ra báo cáo được diễn ra. 2. Mục đích: Xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ toàn bộ dữ liệu khai thác số liệu chấp hành ngân sách nhà nước. Ứng dụng tin học vào việc thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau về số chi của các đơn vị sử dụng ngân sách để tổng hợp và đưa ra báo cáo, lưu trữ số liệu phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm số liệu theo mã, theo thời gian… từ đó đưa ra sự điều chỉnh phù hợp cho việc chi ngân sách. 3. Chức năng của hệ cơ sở dữ liệu: - Quản lý số liệu chi ngân sách theo mã, theo thời gian.Cập nhật số liệu chi ngân sách: cập nhật tự động từ file từ Kho bạc, cập nhật thủ công từ các chứng từ liên quan. - Cho phép tra cứu, tìm kiếm số liệu chi ngân sách theo mã, theo thời gian. - Lên báo cáo theo mẫu. 4. Nguồn thông tin đầu vào: Để thuận tiện cho việc tìm kiểm, lên báo cáo, dữ liệu đầu vào phải được cập nhật một cách chính xác: cập nhật tự động từ file, cập nhật thủ công qua hệ thống danh mục từ điển, cập nhật số chi… 5. Ngôn ngữ sử dụng: Microsoft visual foxpro là một hệ quản trị CSDL có nhiều công cụ giúp tổng hợp. truy xuất thông tin một cách nhánh chóng, thuận tiện và có bộ lệnh lập trình rất phong phú. II. THIẾT KẾ HỆ THỐNG: 1 . Sơ đồ Luồng thông tin ( IFD ) thực hiện toàn bộ hệ thống: 1.1. Các ký pháp sử dụng: - Xử lý: Xử lý Giao tác người – máy - Kho dữ liệu: Thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin: Chứng từ Danh sách 1.2. IFD tổng thể: Thời gian ĐVSDNSNN Kho bạc TTâm CSDL Máy tính Báo cáo - Khi có thu / chi ngân sách Chứng từ thu, chi Ghi thêm thông tin DL thu chi Cập nhật thủ công DL thu chi Cập nhật thủ công Xử lý dữ liệu DL chấp hành BC vụ CS Thuế BC vụ NS BC lãnh đạo Thời gian Kho bạc/ ĐVSDNS TTCSDL Lãnh đạo - Khi có phát sinh thu hoặc chi NS Chứng từ thu chi Cập nhật DL thu chi Thông tin thu chi Xử lý Tệp DL chấp hành BC vụ chính sách Thuế BC vụ Ngân sách BC lãnh đạo 1.3. IFD chi tiết Sơ đồ IFD chi tiết của hệ thống 2. Sơ đồ chức năng của hệ thống: Dựa vào các chức năng chính của hệ thống, có thể chia chức năng hệ thống ra làm 3 nhóm chính: Quản lý số liệu chi ngân sách, tra cứu – tìm kiếm số liệu, báo cáo theo mẫu HỆ CSDL KHAI THÁC SỐ LIỆU CHẤP HÀNH NSNN Tra cứu tìm kiếm số liệu chi ngân sách Quản lý số liệu chi ngân sách Lên báo cáo theo mẫu Sơ đồ chức năng của hệ thống 3. Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD): 3.1. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Tên người / bộ phận phát / nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu 3.2. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống: D: chứng từ Kho bạc Hệ CSDL về số liệu chấp hành NSNN Lãnh đạo TTin cập nhật thủ công TTin cập nhật tự động TTin yêu cầu dữ liệu BCáo về SL chấp hành NSNN Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống 3.3. Sơ đồ phân rã mức 0: D: chứng từ TTin cập nhật thủ công TTin cập nhật tự động 1.0. Cập nhật số liệu 2.0. Làm sạch dữ liệu DL đã qua xử lý D1: Kho DL chung 3.0. Xử lý DL chi NS DL đã được làm sạch 4.0. Lên báo cáo DL chi đã XLý Lãnh đạo Bộ BC theo yêu cầu DL đã được làm sạch Kho bạc 3.4. Sơ đồ phân rã mức 1: - Cập nhật số liệu: Kho bạc D: Chứng từ 1.1. Cập nhật danh mục từ điển D1: DM từ điển 1.2. Cập nhật SL chi ngân sách D2: DL chi NS TT cập nhật TC TT cập nhật TĐ DM TĐiển đã CNhật TT cập nhật TĐ TT cập nhật tự động SL chi ngân sách - Làm sạch dữ liệu: Trung tâm CSDL D2: DL chi NS D1: DM từ điển 2.1. Kiểm tra dữ liệu 2.2. Đối chiếu dữ liệu 2.3. Làm sạch dữ liệu D3: Kho DL chung DL đã qua tổng hợp DL chi ngân sách HT DMục từ điển DL đã qua kiểm tra DL đã qua đối chiếu DL sạch - Xử lý dữ liệu chi và lên báo cáo: D3: Kho DL chung 3.1. Lọc số liệu chi theo yêu cầu 3.2. Kiểm tra và đối chiếu dự toán 3.3. Xử lý số liệu chi Báo cáo DL chi theo yêu cầu DL chi đã được kiểm tra và đối chiếu 4.0. Lên báo cáo theo yêu cầu DL chi đã qua xử lý Lãnh đạo 4 . Sơ đồ phân rã chức năng của chương trình: 2.0. Cập nhật 2.1. CN ĐBàn 2.2. CN ĐVSDNS 2.3. CN chương 2.4. CN Cấp NS 2.5. CN L, km... 2.6. CN File 2.7. CN Form 3.0. Tìm kiếm 3.1. Tìm theo mã 3.2. Tìm theo tg 4.0. Lên báo cáo 4.1. BC vụ CS thuế 4.2. BC vụ NS 4.3. BC LĐạo 5.0. DM từ điển 5.1. DM địa bàn 5.2. DM ĐVSDNS 5.3. DM Chương 5.4. DM cấp NS 5.5. DM loại, km 6.0. Trợ giúp NSD Chương trình xây dựng hệ CSDL chấp hành NSNN 1.0. Hệ thống 1.1. Login 1.6. Thay đổi MK 1.7. Exit 5. Thiết kế CSDL logic từ thông tin ra: Báo cáo tổng hợp chi ngân sách theo đơn vị tổng hợp số chi của đơn vị và các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc chi tiết theo chương, loại, khoản, số chi… Thông tin 1.NF 2.NF 3.NF Mã địa bàn (PK) Tên địa bàn Mã cấp Mã chương (PK) Cấp chương (RK) Tên chương Mã ĐVDSNS (PK) Tên đơn vị Mã địa bàn (RK) Tên cấp Chương (RK) Loại (RK) Ngày Số chi Mã ĐVSDNS Tên đơn vị Mã địa bàn Tên địa bàn Mã chương Mã cấp Tên chương Tên cấp Mã loại Tên loại Ngày Mã ĐVSDNS Tên đơn vị Số chi Mã ĐVSDNS Tên đơn vị Mã địa bàn Tên địa bàn Mã chương Tên chương Mã cấp Tên cấp Mã loại Tên loại Ngày Mã ĐVSDNS Tên đơn vị Số chi Danh mục ĐVSDNS - Mã ĐVSDNS - Tên đơn vị - Mã địa bàn - Cấp ngân sách - Chương ngân sách - Mã loại - Mã khoản Danh mục Địa bàn - Mã địa bàn - Tên địa bàn - Cấp ngân sách Danh mục Cấp NS - Mã cấp - Tên cấp Danh mục Chương - Mã chương - Cấp chương - Tên chương Danh mục Loại khoản mục - Mã loại - Mã khoản - Tên gọi Danh mục chi NS theo Đơn vị - Ngày - Mã địa bàn - Tên địa bàn - Mã chương - Tên chương - Mã ĐVSDNS - Tên đơn vị - Mã cấp - Tên cấp - Mã loại - Tên loại - Số chi Theo lý thuyết đã trình bày ở chương trước, sau khi chuẩn hóa đến bước 3NF, các tệp danh mục không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Cho nên việc chuẩn hoá dừng lại ở đây. Từ các bước chuẩn hoá ở trên, chúng ta thu được các tệp danh mục trong cơ sở dữ liệu : CSDL_chấphành.dbc vơí mối quan hệ như sau: Cơ sở dữ liệu của hệ thống 6. Một số giải thuật sử dụng trong chương trình: 6.1. Thuật toán khai thác hệ thống: B Đăng nhập hệ thống Cho phép khởi tạo và thiết lập môi trường làm việc Đăng nhập thành công ? Cập nhật danh mục? Cập nhật hệ thống danh mục Cập nhật dữ liệu? Cập nhật dữ liệu Khai thác báo cáo Không Có Có Không Có Không Khai thác báo cáo Có E 6.2. Thuật toán cập nhật dữ liệu: Tiếp tục nhập? B Thiết lập môi trường và mở các tệp Khởi tạo giaodiện cập nhật danh mục Thêm bản ghi mới Kiểm tra tính duy nhất Ghi dữ liệu vào bảng ghi trống Thông báo lỗi Nhập khoá chính F Nhập các thông tin khác T T F E 6.2.1. Thuật toán cập nhật các tệp danh mục từ điển:: 6.2.2. Thuật toán cập nhật số chi của các đơn vị chi ngân sách B Khởi tạo giao diện cập nhật số chi của ĐVSDNS Thêm bản ghi trắng Nhập mã ĐVSDNS Kiểm tra tính duy nhất Nhập các thông tin khác Tiếp tục nhập không? Ghi vào bản ghi trống F T T F E 6.3. Thuật toán tra cứu – tìm kiếm: B Tạo lập môi trường và mở tệp dữ liệu Mở giao diện Form tìm kiếm Nhập khoá tìm kiếm Thực hiện tìm kiếm Có tìm thấy không? View bản ghi tìm thấy Thông báo Có tìm tiếp không? Không Có Có Không Đóng giao diện Form E 6.4. Thuật toán lên báo cáo: B Khai báo thời gian lên báo cáo Chọn loại báo cáo Mở Form tạo báo cáo Kiểm tra tính hợp lệ của ĐK Truy vấn CSDL lấy thông tin lên báo cáo Có in báo cáo không? Hiện báo cáo In báo cáo Lập báo cáo tiếp? F T Không Có Có Không E 7. Một số Form chính: 7.1. Login hệ thống: 7.1.1. Login 7.1.2. Đăng ký người dung: 7.2. Một số Form cập nhật: 7.2.1. Cập nhật danh mục cấp ngân sách: 7.2.2. Cập nhật danh mục chương 7.2.3. Cập nhật danh mục địa bàn: 7.2.4. Cập nhật danh mục loại, khoản 7.2.4. Cập nhật danh mục chi ngân sách theo đơn vị 7.3. Form lên báo cáo: 7.4. Form tra cứu: 7.4.1.Tìm kiếm theo mã: 7.4.2.Tìm kiếm theo thời gian: CHƯƠNG IV ĐÁNH GIÁ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH I. YÊU CẦU CHƯƠNG TRÌNH: *. Yêu cầu chung: - Về phần cứng: + Có ít nhất một máy vi tính + Cấu hình: Đảm bảo việc thực hiện cài đặt được Hệ điều hành Windows9x trở lên và Visual Foxpro 7.0 + Ram tối thiểu 64Megabytes - Về phần mềm: + Phần mềm hệ thống: HĐH Win9x trở lên, VisualFox 6.0 hay 7.0 + Phần mềm ứng dụng: Hệ CSDL khai thác số liệu chấp hành ngân sách nhà nước II. ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH 1. Về mặt kỹ thuật: - Chương trình còn nhiều thiếu xót, chỉ mới xử lý được một mặt của công việc chính là khai thác số liệu chi ngân sách là việc lên báo cáo chi. - Về thao tác lập trình chưa nhuần nhuyễn, nên còn nhiều lỗi. 2. Về mặt pháp lý và kinh tê: - Về mặt pháp lý: Chương trình có quan tâm đến vấn đề bảo mật CSDL - Về mặt kinh tế: chương trình tốn ít chi phí, tiết kiệm được khâu lưu trữ giữ liệu thủ công. KẾT LUẬN Việc phản ánh trung thực tình hình chi từ đó có sự đối chiếu và quản lý đối với ngân sách nhà nước trở thành một việc hết sức quan trong và cần thiết, để từ đó có một kế hoạch hợp lý cho việc sử dụng ngân sách Ngân sách nhà nước cần có một hệ thống quản lý thống nhất việc sử dụng ngân sách thay thế việc thủ công thường làm. Đề tài này đã đạt được phần nào yêu cầu của Bộ Tài chính trong việc quản lý ngân sách Trung ương, nó có khả năng lưu trữ và quản lý số chi tài chính trong một thời gian dài. Để hoàn thành chuyên đề này, ngoài sự nỗ lực của bản thân là sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS. Hàn Viết Thuận. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất đối với thầy. MỤC LỤC Trang