Chuyên đề Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động tư vấn xây dựng tại Công ty tư vấn xây dựng thuỷ lợi Hà Tây

g QLCL ISO9001:2000 tuy nhiên trước mắt Công ty phải khắc phục những khó khăn của mình. CHƯƠNG III: CÁC BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG ISO 9001:2000 TRONG HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY 3.1 Lên kế hoạch để tiến hành các bước thực hiện ISO9001:2000 Với 15 bước trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2000 có thể chia làm 4 giai đoạn và thời gian thực hiện như sau: Dự kiến thời gian thực hiện từ 1/9/2007 đến 8/2008: -Giai đoạn chuẩn bị:Từ bước 1 đến bước 3(thời gian 2 tuần) - Giai đoạn lập kế hoạch: Từ bước 4 đến bước 8 ( thời gian 6 tuần) - Giai đoạn áp dụng : Từ bước 9 đến bước 12( thời gian 32 tuần) - Giai đoạn chứng nhận: Từ bước 13 đến bước 15( thời gian 4 tuần) Sơ đồ 3: KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH ÁP DỤNG HTQLCL ISO 9001:2000 bước Năm 2007 Năm 2008 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Các bước để thực hiện ISO 9001:2000 là: *Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị: 3.1.1. Bước 1: Cam kết của lãnh đạo Lãnh đạo cao nhất của Công ty phải cung cấp bằng chứng( bằng văn bản cụ thể) về sự lãnh đạo của mình đối với việc xây dựng và quản lý hệ thống chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống đó bằng cách + Truyền đạt cho Công ty về tầm quan trọng của của việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu của pháp luật và chế định. + Giám đốc Công ty phải tổ chức một cuộc họp để cho mọi người trong Công ty thấy được tầm quan trọng của việc áp dụng ISO và Công ty sẽ quyết tâm xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng đó. Và tất cả nhân viên của Công ty đều có tác động đến chất lượng, đến việc thực hiện dự án này, mọi người đều phải hiểu, thực thi và duy trì qui trình này. + Lãnh đạo Công ty phải xác định và thành lập văn bản về: Chính sách chất lượng. các mục tiêu và thể hiện sự cam kết của của lãnh đạo đối với quá trình chất lượng(phải xác định Công ty phải làm gì để đáp ứng khách hàng, trong đó thu thập những ý kiến phản hồi của khách hàng). + Chuẩn bị các nguồn lực sẵn sàng cho dự án này. Để thực hiện được thì Công ty cần có sự phân tích tình hình quản lý hiện tại và đưa ra định hướng phát triển tương lai trong hoạt động tư vấn xây dựng của Công ty. Dự kiến hoạt động cam kết của lãnh đạo sẽ được thực hiện trong tuần đầu tiên của kế hoạch xây dựng ISO 9001:2000 trong hoạt động tư vấn. 3.1.2. Bước 2: Thành lập ban chỉ đạovà chỉ định người đại diện lãnh đạo Công ty phải thành lập ban chỉ đạo ISO và phải cử ra người lãnh đạo phụ trách vấn đề chất lượng. Người này có trách nhiệm roc ràng để duy trì và phát triển không ngừng hệ thống chất lượng để đáp ứng các yêu cầu của ISO 900. Người này cũng có trách nhiệm định kì báo cáo với lãnh đạo về tình trạng chất lượng và phải giới thiệu để mọi người biết để tìm gặp các vấn đề liên quan đến chất lượng.Cụ thể tại Công ty là Giám đốc Công ty. Dự kiến ban ISO của Công ty gồm: Giám đốc Công ty (ông Phùng Minh Lượng)- trưởng ban ISO, Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp(ông Nguyễn Viết Sản), Trưởng phòng kĩ thuật(ông ), Trưởng phòng kinh doanh(ông), trưởng phòng công trình (ông ). Ban ISO có nhiệm vụ: -Lập chính sách chất lượng - Lập kế hoạch tổng thể dự án ISO - Lựa chọn nhà tư vấn -Phân công công việc thực hiện dự án cho các bộ phận -Theo dõi kiểm tra dự án Với người đứng đầu phụ trách vấn đề có các nhiệm vụ: - Thường trực việc triển khai dự án -Xác định, phân phối nguồn lực triển khai cho dự án -Tổ chức các hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ -Làm công tác đôi ngoại về các vấn đề chất lượng: liên hệ các tổ chức tư vấn ISO, các cơ quan quản lý Nhà nước về chất lượng, liên hệ học hỏi kinh nghiệm với các công ty đã xây dựng thành công ISO9001,... - Là cầu nối giữa lãnh đạo với ban chỉ đạo ISO và toàn thể nhân viên liên quan đến hoạt động tư vấn xây dựng trong Công ty. Hoạt động này được thực hiện song song với bước 1 của dự án ISO9001,ngay trong tuần đầu tiên của dự án. 3.1.3. Bước 3 :Lựa chọn nhà tư vấn Ở Việt Nam,Các tổ chức áp dụng ISO hầu hết phải thuê tư vấn. Tư vấn. Tư vấn sẽ cho công ty biết phải làm những gì để đạt được những yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO9001:2000.Vì vậy Công ty phải lựa chọn nhà tư vấn thích hợp với Công ty mình. Tư vấn là người lên kế hoạch những việc mà Công ty cần làm, hướng dẫn cách thức làm và Công ty phải thực hiện những công việc cụ thể đó. -Ban chỉ đạo cần tìm nhà tư vấn phù hợp với Công ty của mình. Hiện nay có rất nhiều tổ chức tư vấn trong nước và quốc tế. Công ty có thể tham khảo trên mạng, báo chí, các cơ quan Nhà nước về QLCL hoặc theo lời giới thiệu của các doanh nghiệp đã áp dụng ISO9001. -Khi tổ chức tư vấn được mời về Công ty, dựa trên tình hình thực tế của Công ty thì họ sẽ đưa ra cách thức làm thế nào để đạt được những yêu cầu của hệ thống QLCL ISO 9001:2000 sao cho tiết kiệm được thời gian, chi phí, nguồn lực cho Công ty, và những lợi ích, hiệu quả mà hệ thống này đem lại. Thời gian dự kiến thực hiện bước 3 sẽ trong vòng 2 tuần. * Giai đoạn 2:Giai đoạn lập kế hoạch 3.1.4. Bước 4:Lên kế hoạch sơ bộ Công ty cần lên kế hoạch tổng quát quá trình áp dụng : thời điểm bắt đầu áp dụng, những công việc tiến hành thứ tự như thế nào, thời gian tiến hành trong bao lâu - Dự định sẽ tiến hành xây dựng hệ thống QLCL ISO9001:2000 vào ngày 1/9/2007 và quá trình xây dựng đến khi dành được chứng chỉ là 11 tháng. -Các công việc chia làm 15 bước : Bước 1 đến bước 3 : chuẩn bị(2tuần) Buớc 4 đến 8 : Lập kế hoạch(6 tuần) Bước 9 đến 12: Áp dụng(6 tháng) Bước 13 đến 15: Chứng nhận(1 tháng) Bước 4 này được thực hiện ngay trong tuần đầu tiên của giai đoạn 2 3.1.5. Bước 5: Đào tạo nhận thức Đào tạo nhận thức là một bước hết sức quan trọng, nó quyết định đến việc thành bại của dự án cũng như tiến độ thực hiện dự án. Khi công nhân viên trong Công ty hiểu được cái hay, cái đúng và tầm quan trọng của việc xây dựng ISO9001:2000 đối với sự phát triển của Công ty và của chính bản thân họ trong đó như thế nào thì việc thực hiện mới có thể thành công được. -Công ty cần phải đánh giá nhu cầu đào tạo: mọi người trong Công ty hiện nay rất cần hiểu rõ về hệ thống QLCL ISO9001:2000 này như thế nào, trình tự thực hiện công việc để đạt được điều đó và họ đóng vai trò, trách nhiệm gì trong việc thực hiện mục tiêu chung đó.Do qui mô công ty nhỏ, lượng nhân viên không nhiều do đó Công ty có thể tổ chức đào tạo tập trung do chuyên gia đến trực tiếp đến giảng dạy. Hoặc có thể lựa chọn hình thức đào tạo theo hình cây: ban chỉ đạo được đào tạo sau đó họ sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn trực tiếp những người cấp dưới mình. - Đánh giá đào tạo:Các tiêu thức đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo dựa trên cơ sở: + Phản ứng của người được đào tạo với nội dung đào tạo, qui trình đào tạo. + Kiến thức thu lượm được qua chương trình đào tạo. + Những thay đổi hành vi nhờ chương trình đào tạo Bước đào tạo nhận thức sẽ được thực hiện trong vòng 2 tuần đầu tiên của giai đoạn 2. 3.1.6.Bước 6: Khảo sát hệ thống hiện có Công ty sẽ phải thực hiện một cuộc khảo sát đánh giá thực tế đối với tất cả các công việc hiện có của Công ty liien quan đến hoạt động tư vấn xây dựng. Công việc này được giao cho trưởng mỗi bộ phận, sau đó sẽ được báo cáo lên giám đốc. Những báo cáo này đòi hỏi phải trung thực thì hoạt động đánh giá mới thực sự hiệu quả. Mục đích của cuộc khảo sát là xác định xem Công ty đang làm gì, đã làm được gì,... để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo của việc áp dụng hệ thống QLCL. -Công ty cần tổ chức một cuộc họp để lên kế hoạch khảo sát hệ thống tại Công ty -Giám đốc Công ty yêu cầu trưởng các phòng ban liên quan đến hoạt động tư vấn xây dựng đưa ra các báo cáo kết quả, thông tin liên quan đến hoạt động đó phân tích so sánh với các tiêu chuẩn, yêu cầu trong ISO9001:2000 để tìm ra những gì cần bổ sung.Dựa vào đó ban chỉ đạo sẽ lập kế hoạch cụ thể để xây dựng ISO Bước 6 sẽ được thực hiện trong vòng 2uần, và được thực hiện song song cùng bước 4 3.1.7.Bước 7: Lên kế hoạch chi tiết Trong mỗi giai đoan cụ thể thì lại phải đưa ra một kế hoạch chi tiết hơn để thực hiện. Ở bước này Công ty sẽ phải lên kế hoạch chi tiết xem những công việc phải thực hiện. thời gian thực hiện, do ai chịu trách nhiệm, nguồn lực dự kiến sẽ là những gì, khối lượng bao nhiêu,... Kế hoạch này chính là các bước cụ thể trong mỗi giai đoan đã đề ra. Việc lên kế hoạch được tiến hành trong vòng 3 tuần tiếp theo của giai đoạn 2. 3.1.8.Bước 8:. Đào tạo và viết tài liệu Đây là một việc hết sức quan trọng vì việc viết tài liệu theo yêu cầu của ISO9001:2000 đòi hỏi rất khắt khe, tỉ mỉ và không hề đơn giản. Lãnh đạo Công ty cũng cần phải thuê chuyên gia đến dạy viết tài liệu. Nếu có một hệ thống tài liệu tốt thì sẽ là cơ sở để xây dựng thành công hệ thống QLCL. Tài liệu theo yêu cầu của hệ thống thì bao gồm nhiều nấc thang khác nhau xác định các mức độ chi tiết khác nhau. Thông thường hrrj thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2000 gồm có 4 nấc thang lớn: Sổ tay chất lượng; các thủ tục, qui trình; các hướng dẫn công việc; các dạng biểu mẫu, biên bản,... Những người được đào tạo viết tài liệu: trưởng các bộ phận phòng ban liên quan đến hoạt động tư vấn xây dựng trong Công ty. Phương pháp đào tạo: thuê chuyên gia tư vấn từ bên ngoài sau khi hoàn thành khoá đào tạo viết tài liệu thì cán bộ của Công ty sẽ thực hiện việc viết tài liệutheo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO9001:2000. Công ty sẽ phân công từng người viết từng tài liệu cụ thể, và đặc biệt là những công việc gần với chuyên môn của họ nhất.Người giữ trọng trách viết sổ tay chất lượng là trưởng ban ISO. Giám đốc là người phê duyệt và đưa ra các mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng.Còn một số tài liệu khác sẽ được đưa cho các vị trí công việc từng người. Bước 8 sẽ được thực hiện trong vòng 2 tuần cuối của giai đoạn 2. *Giai đoạn 3: Giai đoạn áp dụng 3.1.9.Bước 9: Áp dụng Sau khi hệ thống văn bản được hoàn tất theo yêu cầu của ISO9001:2000 thì Công ty sẽ công bố quyết định ngày tháng áp dụng hệ thống mới. Trong quá trình áp dụng thì qui trình sẽ được xemxét lại xem đã thực sự tối ưu chưa, còn phải sửa chữa sai sót gì không. Công ty sẽ phải nhờ chuyên gia tư vấn thực hiện từng bước các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn.Khoảng thời gian đó thì Công ty sẽ thấy mình cần phải bổ sung gì, thay đổi những thói quen làm việc trước kia như thế nào cho phù hợp. Một số yêu cầu có thể thực hiện đồng thời, một số yêu cầu phải thực hiện theo trình tự rồi mới thực hiện được các yêu cầu tiếp theo. Việc áp dụng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn sẽ thực hiện trong vòng 24 tuần(6 tháng) ở giai đoan 3, bắt đầu ngay từ tuần đầu tiên. 3.1.10. Bước 10 Đào tạo đánh giá hệ thống Sau khi áp dụng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn, công ty sẽ cử nhân viên của mình đi học một khoá học đánh giá hệ thống để họ có thể về đánh giá được hệ thống của mình. Cử người đí học khoá học về đánh giá hệ thống cụ thể là ban ISO và trưởng các phòng ban. - Phương pháp đào tạo: Công ty nên sử dụng phương pháp đào tạo từ bên ngoài sẽ giảm được chi phí, và việc đào tạo này sẽ không cũng không nhất thiết phải mời chuyên gia đến giảng dạy tại Công ty. Bước đào tạo đánh giá hệ thống sẽ được tiến hành trong vòng 2 tuần kế tiếp của giai đoạn 3 3.1.11. Bước 11 : Đánh giá nội bộ hệ thống Những người được cử đí học đánh giá về đánh giá hệ thống, sau khoá học sẽ trở về công ty tiến hành đánh giá nội bộ hệ thống chất lượng của công ty mình để xác định tính phù hợpvà hiệu quả của hệ thống nhằm mục đích đánh giá hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, từ đó duy trì và cải tiến những điểm phù hợp và nếu có sai sót thì tìm biện pháp khắc phục. Sau đây là tóm tắt các công việc cần phải thực hiện trong quá trình đánh giá nội bộ hệ thống: -Lập kế hoạch đánh giá: Thời gian đánh giá, nội dung đánh giá, thành viên của ban đánh giá Thực hiện việc đánh giá: + Phỏng vấn, điều tra bảng hỏi các thành viên trong Công ty để thu thập chứng cứ khách quan xem hệ thống quản lý chất lượng có được thực hiện đúng theo kế hoạch và theo đúng các tiêu chuẩn mà bộ tiêu chuẩn yêu cầu không, + Xem xét tài liệu: sổ tay chất lượng, qui trình hướng dẫn công việc, tài liệu hướng dẫn bên ngoài, hồ sơ ghi nhận và các quá trình hoạt động tỏng thực tế như thế nào. -Ghi nhận hồ sơ về về cuộc đánh giá: Trong suốt quá trình đánh giá thì đánh giá viên phải ghi lại những vấn đề phát sinh và phải có sự xác nhận, ký nhận thống nhất của cả bên đánh giá và bên được đánh giá, họ cũng cùng nhau xác nhận thời hạn để hoàn thiện hành động khắc phục. -Bộ phận được đánh giá tiến hành hành động khắc phục một cách kịp thời. - Kiểm tra việc thực hiện và hiệu quả của hành động khắc phục Quá trình đánh giá nội bộ sẽ được thực hiện trong vong 3 tuần kế tiếp của giai đoạn 3 3.1.12. Bước 12: Điều chỉnh cải tiến Thông qua kết quả của quá trình đánh giá nội bộ đem lại, Công ty sẽ tìm ra những điểm không phù hợp, phân loại các điểm không phù hợp đó để xác định mức độ trọng số ưu tiên. Từ đó tìm ra các phương pháp điều chỉnh, cải tiến đến khi phù hợp thì thôi.Việc điều chỉnh này sẽ do ban chất lượng chịu trách nhiệm thực hiện. Bước 12 sẽ được tiến hành trong vòng 3 tuần cuối của giai đoạn 3 3.1.13. Bước 13: Đánh giá chứng nhận Sau khi thưcj hiện áp dụng hệ thống và nhận thấy hệ thống quản chất lượng không còn thiếu sót gì nữa thì Công ty nên tiến hành chọn tổ chức chứng nhận và đăng kí chứng nhận. -Tổ chức đánh giá sẽ khảo sát hệ thống, toàn bộ các qui trình, kiểm tra hệ thống tài liệu để xem xét đã hợp lý chưa. Tổ chức đánh giá sẽ phải xem xét các hoạt động thực tế diễn ra trên thực tế để xem liệu có sự không tương thích nào giữa hệ thống được mô tả và và hệ thống thực tế hay không.Công ty đã đáp ứng được các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn đến đâu, Công ty có những điểm nào không phù hợp không, có phải điều chình hay không. Nếu nhận thấy cần phải điều chỉnh những gì thì tổ chức đánh giá sẽ thông báo cho Công ty những điểm cần lưu ý, những điểm không phù hợp.Khi đó Công ty phải phải tiến hành các hoạt động khắc phục, đồng thời thiết lập các biện pháp phòng ngừa sai sót, Công ty phải điều chỉnh cho đến khi nào phù hợp thì thôi. Lúc đó, Tổ chức đánh giá sẽ sẽ công nhận hệ thống quản lý chất lượng của Công ty là phù hợp với yêu cầu hệ thống QLCL ISO 9001:2000. Bước này sẽdự kiến thực hiện trong vòng 4 tuần. Nhưng nếu doanh nghiệp vẫn còn những điểm không phù hợp thì hoạt động khắc phục vẫn tiếp tục cho đến khi nào phù hợp thì thôi. Do đó thời gian thực hiện của giai đoạn này có thể kéo dài hơn nữa là 2 đến 3 tháng hoặc có thể lâu hơn nữa. 3.1.14.Bước 14: Nhận chứng chỉ Sau khi nhận thấy Công ty đã chứng tỏ được mình đã thực hiện được những yêu cầu mà ISO9001:2000 đã qui định, tổ chức chứng nhận sẽ ra quyết định chứng nhận chứng chỉ cho Công ty. Chứng chỉ này à bằng chứng công nhận hệ thống quản lý chất lượng của Công ty là ophù hợp với với hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2000. Giấy chứng nhận chỉ có hiêu lực đối với một phạm vi nhất định ghi trong chứng chỉ đó.Và chứng chỉ chỉ có giá trị trọng vòng 3 năm, nếu muốn tiếp tục được công nhận thf Công ty lại phải mời tổ chức đánh giá đánh giá lại hệ thốngvà cấp lại chứng chỉ. 3.1.15. Bước 15 Duy trì Công ty được chứng chỉ không có nghĩa là kết thúc việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng mà Công ty luôn luôn phải duy trì thực hiện và ngày càng hoàn thiện nó hơn.Trong thời gian chứng chỉ còn hiệu lực, tổ chức đánh giá sẽ tiến hành đánh giá giám sát theo định kì 6 tháng 1 lần hoặc có thể đánh giá đột xuất xem Công ty có đảm bảo được việc hệ thống QLCL này vẫn hoạt động hiệu quả, phù hợp yêu cầu không.Vì vậy Công ty phải tích cực duy trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý của Công ty. 3.2 Dự kiến hệ thống văn bản 3.2.1 Quá trình lập văn bản của hệ thống quản lý chất lượng Bước 1: -Chỉ định người chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng hệ thông tài liệu. -Nghiên cứu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Bước 2: -Xác định và phân tích khái quát các giai đoạn hoạt động hay quá trình kinh doanh cần thiết để đảm bảo công việc được thưcj hiện trôi chảy và có hiệu quả từ khi nhận hợp đồng đến khi giao sản phẩm cho khách hàng. -Xem xét từng yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 để thấy yêu cầu nào có thể áp dụng tương thích vơí hoạt động tư vấn xây dựng của Cổng ty, nhận ra những quá trình mới nào cần phải tiến hành để thoả mãn yêu cầu của tiêu chuẩn. Bước 3: Phân tích chi tiết từng quá trình, xác định những điểm cần thay đổi cho phù hợp với tiêu chuẩn. Xem xét việc cách thức tiến hành các của quá trình: mục đích, phạm vi, trách nhiệm các công việc cấu tạo nên quá trình, trình tự và các kết quả đầu ra của chúng. So sánh với các yêu cầu để tìm ra lỗ hổng, trên cơ sở đó lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Bước 4 : Viết hệ thống tài liệu Danh mục các tài liệu càn viết: chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, các qui trình thủ tục, hướng dẫn thực hiện công việc. Phân công người viết: + Chính sách chất lượng và mucj tiêu chất lượng do giám đốc viết +Sổ tay chất lượng do trưởng phòng kĩ thuật viết + Các qui trình thủ tục và hồ sơ được phân công cho các nhân viên các phòng ban viếtvà được trình duyệt bởi đại diện của ban chất lượng. Bước 5: Công bố việc phổ biến tài liệu trong toàn Công ty. Giám đốc Công ty sẽ tổ chức cuộc họp trong toàn Công ty để công bố về việc này. Bước 6: Sau khi viết và công bố các tài liệu này Công ty cần phải duy trì sự tuân thủ các tài liệu mà tổ chức ban hành. 3.2.2.Dự kiến về hệ thống văn bản tại Công ty CP tư vấn xây dựng thuỷ lợi Hà tây 3.2.2.1. Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng * Chính sách chất lượng Công ty CP TVXDTL Hà tây Sổ tay chất lượng CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG Công ty CP Tư vấn xây dựng thuỷ lợi Hà tây là một Công ty tư vấn đa ngành, cung cấp các dịch vụ tư vấn về hoạch định, thiết kế quản lý các dự án đầu tư xây dựng trên toàn thế giới. Mục tiêu chủ yếu của chúng tôi là phát huy thế mạnh của mình trong từng lĩnh vực công việc. Chúng tôi luôn giữ gìn uy tín và tôn trọng lẫn nhau về chuyên môn trong quan hệ với khách hàng cũng như giữa các thành viên trong công ty và những đơn vị cộng tác với mình. Để thực hiện mục tiêu này, chúng tôi cố gắng đưa ra được một phương cách phù hợp với những yêu cầu của khách hàng và xã hội. Chúng tôi cố gắng tạo điều kiện để thu hút vào cùng làm việc với chúng tôi những người có năng lực và có cùng suy nghĩ về mục đích và mục tiêu. Chúng tôi khuyến khích sáng tạo, tinh thần làm việc tập thể cùng trao đổi kinh nghiệm,phát triển kĩ năng. Cơ cấu tổ chức của chúng tôi cho phép mọi người tự do, năng động phát triển hết năng lực của mình. Chúng tôi tiếp tục tìm cách nâng cao năng lực. Chính sách của chúng tôi là đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng cần để dễ dàng lập kế hoạch và thực hiện dự án theo chất lượng đã yêu cầu và đáp ứng yêu cầu của ISO9001:2000 3.2.2.2 Sổ tay chất lượng Một cuốn sổ tay chất lượng gồm 2 phần Phần 1 Phần đầu của cuốn sổ tay chất lượng *Trang kiểm soát của sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng Mã: STCL Trang kiểm soát Ngày ban hành: Trang số: Lần sửa đổi: Nội dung phân phôi: TT Bộ phận được phân phối Ngày phân phối Sửa đổi Người viết Người xem xét Người phê duyệt (Kí tên) (Kí tên) ( kí tên) *Trang mục lục của cuốn sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng Mã: STCL Mục lục Ngày ban hành: Trang số: Lần sửa đổi: Đề mục Trang số Lần sửa đổi Phần 2: 3.2.2.2. Phần nội dung của cuốn sổ tay chất lượng *Giới thiệu chung về Công ty: -Giới thiệu về hệ thống chất lượng của tổ chức - Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng - Cơ cấu tổ chức - Trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ chủ chốt trong công ty * Các chính sách chung đối với với các yêu cầu của tiêu chuẩn Công ty sẽ diễn giải chi tiết đối với từng yêu cầu trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tổ chức đã làm được gì để đáp ứng được yêu cầu đó. 3.2.2.3 Thiết lập các qui trình, thủ tục được lập thành văn bản theo yêu cầu của ISO9001:2000Tất cả các qui trình đều bao gồm: *Trang kiểm soát: Quy trình Mã: Tên quy trình Ngày ban hành: Trang : Lần sửa đổi: Nội dung phân phôi: TT Bộ phận được phân phối Ngày phân phối Sửa đổi stt Lần sửa đổi Phần sửa đổi Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Người viết Người xem xét Người phê duyệt (Kí tên) (Kí tên) ( kí tên) * Trang mục lục Quy trình Mã: Tên quy trình Ngày ban hành: Trang số: Lần sửa đổi: Đề mục Trang số Lần sửa đổi Dự đinh sẽ có khoảng 20 qui trình lập thành văn bản trong đó thì có 8 qui trình chính. Danh sách các qui trình Yếu tố trong ISO9001 Qui trình Q Mẫu biều M và chỉ dẫn C 4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo Q.1.1. Giao nhiệm vụ Q.1.2. Xem xét của lãnh đạo đối với hệ CL 4.2.Hệ thống chất lượng Q.2.1 Lập qui trình chất lượng mới Q.2.2. Lập kế hoạch chất lượng của dự án 4.3.Xem xét hợp đồng Q.3 Xem xét hợp đồng M.3.1 Mẫu biên bản xem xét hợp đồng 4.4 Kiểm soát thiết kế Q.4.1 Yêu cầu đầu vào của hệ thống Q.4.2 Xem xét dự án Q.4.3 Thẩm tra dự án Q.4.4 Kiểm soát những thay đổi của dự án 4.5 Kiểm soát tài liệu 4.16 Kiểm soát hồ sơ chất lượng Q.5.1 Kiểm soát văn thư và tài liệu của DA Q.5.2 Hệ thống thông tin/ hoạt động thư viện/ tài liệu được kiểm soát 4.6 Mua sản phẩm Q.6 Mua sản phẩm và dịch vụ(Tư vấn phụ) 4.9 Kiểm soát quá trình Q.9 Các bước kiểm tra việc thi công xây lắp Kiểm soát thiết bị kiểm tra đo lườngvà thử nghiệm Q.11 Kiểm soát thiết bị thử nghiệm và đo lường 4.13 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Q.13. phát hành sản phẩm dưới hình thức nhượng bộ/ thoả thuận 4.14 Hành động khắc phục Q.14 Qui trình hành động phòng ngừa Q.15 Qui trình hoạt động khắc phục 4.15 Xem xét đánh giá chất lượng nội bộ Q.17 Đánh giá nội bộ đối với hêj chất lượng của công ty 4.18 Đào tạo Q.18 Đào tạo và kết quả đào tạo 3.2.2.3.1 Qui trình Q1.2:Qui trình xem xét của lãnh đạo *Tên qui trình: Qui trình xem xét của lãnh đạo STT: Q.1.2 *Mục đích -Nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng hoạt động phù hợp và hiệu quả cao, đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2000, đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và các chính sách,mục tiêu chất lượng. -Nhằm duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của công ty -Có thể diễn giải như sau: -Trình báo cáo hàng năm cho GĐ ĐBCL -Bố trí cuộc hàng năm của lãnh đạo để xem xét công tác chất lượng với thành phần gồm: GĐ ĐBCL, các trưởng phong, bộ quản lý chất lượng - Chuẩn bị chương trình họp bao gôm những vấn đề sau: + soát xét bản tuyên cáo, chính sách chất lượn, sổ tay chất lượng, các qui trình chất lượng, các bảng mẫu + xem xét ý kiến khiếu nại của khách hàng *Nội dung Thu thập thông tin, ptích,t/hợp Trình các thông tin Nhận xét kiểm tra hiệu quảcủa hthống Đề ra mục tiêu mới Phê duyệt Phân phối Thực hiện mục tiêu mới Lưu hồ sơ Sơ đồ 4:Quy trình xem xét của lãnh đạo + Xem xét báo cáo đánh giá chất lượng, chú trọng tới nguyên nhân đã gây ra những điều không phù hợp và hành động khắc phục, phòng ngừa + Đề xuất những cải tiến về quản lý chất lượng - Ghi biên bản các cuộc họp xẻm xét thực hiện các dự án và lưu hồ sơ - Soạn thảo,trình duyệt bản đề xuất những cải tiến - Đề xuất với ban quản lý chất lượng của công ty về những sửa đổi xủa sổ tay chất lượng và những qui trình chất lượng của công ty - Xem xét và phê duyệt bản sửa đổi - Phổ biến các bản đã được bổ sung, sửa đổi của sổ tay chất lượng và các qui trình chất lượng 3.2.2.3.2 Qui trình kiểm soát thiết kế *Định nghĩa: -Kiểm soát thiết kế: là kiểm soát quá trình thiết kế ( không phải kiểm soát nội dung bản thiết kế) -Cần kiểm soát toàn bộ dịch vụ tư vấn chứ không riêng chỉ quá trình thiết kế *Qui trình Q.4.1Xem xét đầu vào của dự án Tên qui trình:Xem xét đầu vào của dự án STT: Q.4.1 Nội dung - Tìm những số liệu đầu vào quan trọng và đưa vào kế hoạch chất lượng dự án hoặc bản chỉ dẫn và thông tin chi tiết công việc -Xem xét đầu vào đã có đầy đủ và phù hợp chưa -Lập hồ sơ ghi chép lại việc xem xét -Chỉ ra trong hồ sơ những việc cần làmvà người thực hiện để giải quyết những số liệu đầu vào còn thiếu - Chuyển yêu cầu tới các bộ phận để thực hiện các công việc đã đề ra *Qui trình 4.2:Qui trình xem xét dự án Tên qui trình: Qui trình xem xét dự án Stt:Q.4.2 Nội dung: -Xác định lịch xem xét dự án trong kế hoạch chất lượng -Phê duyệt danh sách những người tham gia xem xét và lưu vào hồ sơ dự án -triển khai việc xem xét -Lập biên bản về việc xem xét và nêu rõ những công việc phải làm để hiệu chỉnh -Thực hiện những việc hiệu chỉnh đã đề ra -Thẩm tra việc hoàn thành các hiệu chỉnh và ký xác nhận *Qui trình 4.3 Thẩm tra sản phẩm ( bản vẽ, báo cáo, bản tính) Tên qui trình:Thẩm tra sản phẩm STT: Q.4.3 Nội dụng: Hoạch định việc kiểm tra +Những sản phẩm chính của dự án +Các thể loại kiểm tra cho dự án +Danh sách những người được giao trách nhiệm kiểm tra phe duyệt, có nêu rõ thẩm quyền của từng người theo sản phẩm Duyệt các đề xuất trong kế hoạch chất lượng Tự kiểm tra: tự kiểm tra công việc của mình trong tất cả các hoạt động của dự án Kiểm tra sản phẩm của dự án trước khi phát hành và ghi lại những sai sót trong sản phẩm được kiểm tra Sửa lại những sai sót đã được chỉ ra Xác nhnj việc hoàn thành sửa chữa sai sót Xác nhận đã kiểm tra bằng cách kí tên vào bản chính của sản phẩm Xác nhận giá trị sử dụng của thiêt kế và phê duyệt để ban hành bằng cách kí tên vào bản chính của sản phẩm Lập hồ sơ bàn giao tài liệu Đưa bản chính của tài liệu vào hồ sơ lưu trữ *Qui trình 4.4 kiểm soát những thay đổi của dự án Tên qui trình :kiểm soát những thay đổi của dự án Stt Q .4.4 Nội dung: -Gửi những đề nghị về thay đổi tới Giám đốc dự án trước khi tiến hành - Xem xét đề nghị thay đổi - Nếu phần thay đổi được giám đốc dự án đồng ý thì chuyển đề nghị thay tới khách hàng hoặc đơn vị có liên quan để cho ý kiến, phê duyệt hoặc để biết - Hướng dẫn thực hiện công việc cần thiết cho sự thay đổi - Vào sổ thay dõi những thay đổi 3.2.2.3.3 Qui trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ chất lượng Để cung cấp cho mọi người những thông tin cần thiết cho công việc của họ những tài liệu , dữ liệu liên quan đến chất lượng * Định nghĩa: Tài liệu: là các văn bản khác với hồ sơ, tài liệu có thể sửa đổi, do côngty ban hành hoặc đơn vị khác ban hành. -Các tài liệu của Tư vấn gồm: +Tài liệu nội bộ: bản vẽ , báo cáo, quy trình,... + Tài liệu bên ngoài: văn bản pháp qui, quy chuẩn, tiêu chuẩn, quy định kĩ thuật Tài liệu có thể ở dưới dạng: trang giấy, điện tử( đĩa mềm, đĩa cứng. đĩa CD ROm) hoặc băng video, bản vẽ, tranh ảnh. Công ty phải thiết lập duy trì một hệ thống kiểm soát tài liệu bao gồm các qui trình cho việc lHồ sơ chất lượng: bao gồm tất cả những hồ sơ có thể được dùng để chứng tỏ các sản phẩm hoặc những gì cần bàn giao của dự án đã đáp ứng yêu cầu của hợp đồng và hệ thống chất lượng đang vận hành có hiệu quả không Hồ sơ chất lượng bao gồm: + Những hồ sơ quan trọng đối với chất lượng dịch vụ/ dự án +Những hồ sơ thể hiện kết quả của dịch vụ và sự phù hợp với các điều khoản hợp đồng + Những tài liệu chứng minh cho việc đã thực hiện các hoạt động kiểm tra : Sổ tay, các qui trình các báo cáo kiểm tra +Những hồ sơ xác nhận giá trị sử dụng của phần mềm +Những hồ sơ về việc hiệu chuẩn các thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm + Các báo cáo kết quả các cuộc hõpem xét của lãnh đạo Hồ sơ cấp dự án phải: + Những hồ sơ quan trọng đối với chất lượng dự án +Các bảng tính toán, các bản vẽ, các bản qui định kỹ thuật, danh mục bản vẽ, tài liệu + Các báo cáo, bao gồm các báo cáo về sự tiến triển của công việc +Biên bản các cuộc họp xem xét +Biên bản các công tác thẩm tra đã được tiến hành +Các báo về đánh giá nhà thầu phụ +Các báo cáo về hành động khắc phục + Những tài liệu khácập, kiểm soát, xem xét, phê duyệt và phát hành tài liệu *Qui trình 5.1 Qui trình kiểm soát văn thư và tài liệu của dự án Tên qui trình: Quy trình kiểm soát văn thư và tài liệu của dự án Số thứ tự: Q.5.1 Nội dung của qui trình cần: Ghi mã số các dự án vào mọi thư từ, tài liệu của dự án( mã số dự án là mã số công việc của công ty dành cho dự án) -Kiểm soát văn thư đến và đi: +Lập hệ thống danh mục ( khung phân loại ) tài liệu và đưa vào trong kế hoạch chất lượng +Ghi ngày nhận được tài liệu đến hoặc ngày chuyển tài liệu đivào mã số hồ sơ + Xem văn thư đến và xác định người có trách nhiệm giải quyết + Gửi các bản sao văn thư đi ra ngoài + Đưa văn thư vào lưu trong hồ sơ dự án - Quản lý biên bản ghhi chép nội dung trao đổi, kết quả họp, thảo luận +Ghi lại thông tin đã được xác nhận Các cuộc nói chuyện bằng điện thoại Các chuyến đi thăm, làm việc tại hiện trường Các cuộc họp, thảo luận + phân phối chuyển các thông tin đến người cần có +Đưa vào lưu trong hệ thống -Kiểm soát tài liệu đến + Lập sổ tài liệu những tài liệu đến +Vào sổ đăng kí tất cả những tài liệu đến, ghi lại ngày nhận, mã số tài liệu, nới gửi, loại tài liệu +Phân phối cho đơn vị theo yêu cầu + Lưu vào hồ sơ dự án +phát hiện những tài liệu đã bị thay thế, huỷ bỏ -Kiểm soát tài liệu đi +Lập hồ sơ đăng kí chuyển đi + Vào sổ đăng kí các tài liệu chuyển đi, ghi lại ngày chuyển đi, mã số tài liệu, nơi nhận +Lưu bản sao vào trong hồ sơ dự án +Phát hiện những tài liệu bị thay thế, huỷ bỏ -Kiểm soát chương trình phần mềm mới cho máy tính +Đăng kí các chương trình phần mềm mới và thông báo cho mọi người biết sử dụng khi cần -Lưu trữ +Lưu trữ các thông tin được lưu +Xác định những tài liệu cần được lưu trữ; Thư từ Báo cáo thuyết minh, bản tính, các tài liệu gốc khác Các giả thiết và các số liệu thiết kếcơ bản Bản tính thiết kế cơ bản kế hoạch hệ chất lượng của dự án Các kết quả đảm bảo chất lượng + Lưu trữ các tài liệu có ghi rõ stt, tên , mã số công việc, mục lục +Lưu giữ trong thời gian qui định + lưu giữ danh mục các thông tin đươcj lưu giữ + Lưu giữ hồ sơ về đảm bảo chất lượng của đơn vị trong thời gian qui định + Xin ý kiến lãnh đạo đơn vị cho huỷ tài liệu đã lưu trữ đã quá thời hạn Các tài liệu đảm bảo chất lượng + Định ra các chỉ số và khu vực lưu trữ các kết quả của hệ thống đảm bảo chất lượng *Qui trình Q.5.2 Phân phối và quản lý các tài liệu thuộc diên được kiểm soát Tên qui trình: Qui trình Phân phối và quản lý các tài liệu thuộc diên được kiểm soát Số thứ tự: Q.5.2 Nội dung: - Quản lý tài liệu thuộc diện được kiểm soát + Tài liệu bên ngoài: quy chuẩn, tiêu chuẩn +Tài liệu nội bộ -Lưu giữ và cập nhật các tài liệu tham khảo thuộc diện được kiểm soát và duy trì danh mục các bản soát xét sau cùng của tài liệu trên -Quản lý các tài liệu để đảm bảo chất lượng được kiểm soát -Lưu và cập nhật danh mục các tài liệu tham khảo về ĐBCL được kiểm soát mà đơn vị sử dụng -Duy trì việc vào sổ đăng kí các bản soát xét mới nhất của các tài liệu này -Duy trì các tài liệu về đảm bảo chất lượng của đơn vị - Phê duyệt các tài liệu về đảm bảo chất lượng -Phổ biến các tài liệu về đảm bảo chất lượng - Phân phối các tài liệu được kiểm soát 3.2.2.3.4 Qui trình 11:Qui trình kiểm soát thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm Tên qui trình: Qui trình kiểm soát thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm STT : Q.11 Nôị dung: - Chỉ định cán bộ kỹ thuât chịu trách nhiệm hiệu chuẩn thiết bị -Xác định những thiết bị chỉ dùng để tham khảo -Định ra yêu cầu về độ chính xác của đo lường trong KHCL của dự án: định độ chính xác cần có đối với các dụng cụ đo ( không qui định đối với các dụng cụ đã được đánh dấu chỉ để tham khảo) - Bảo quản thiết bị: + Lưu trữ và cập nhật các hướng dẫn sử dụng và chứng nhận hiệu chuẩn, kiểm định cho các thiết bị + Duy trì sổ theo dõi thiết bị, ghi lại tần số hiệu chuẩn và trạng thái hiệu chuẩn của thiết bị +Duy trì sổ theo dõi số lượng thiết bị, việc sử dụng, người điều khiển +Bảo trìm hiệu chuẩn và kiểm định thiết bị - Xử lý những thiết bị không sử dụng được + Những thiết bị không dùng được hợac chờ thay thế hoặc chờ hiệu chuân lại cho đạt yêu cầu thì chỉ được dùng và mục đích chỉ đêt tham khảo + Kiểm tra độ chính xác của những kết quả đo trước đó, nếu không đạt yêu cầu thì phải làm lại 3.2.2.3.5.Qui trình 13:Qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp Tên qui trình: Qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp STT: Q.13 *Để xem xét những vấn đề (nhứng gì không phù hợp )có ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm được bàn giao của dự án *Nội dung: -Phát hiện những sản phẩm không phù hợp với yêu cầu tại thời điểm ban hành( ví dụ :tài liệu chưa được kiểm tra, phe duyệt) -Xem xét sử lý các sản phẩm không phù hợp +Trả lại để sửa chữa và thẩm tra +Dùng vào việc khác ( ví dụ: chỉ dùng để thông tin) +Chấp nhận cho phát hành bàn giao sản phẩm bằng cách thương lượng hoặc thoả thuận - Phân rõ xem tài liệu nào được ban hành theo nhượng bộ - Nhận biết rõ những tài liệu kiểm soát nào, - Yêu cầu khách hàng chấp nhận cho phát hành sản phẩm theo nhượng bộ - Ghi chép lại bản chất của sự không phù hợp và sự nhượng bộ 3.2.2.3.6 Qui trình Qui trình hành động phòng ngừa Sơ đồ5:Quy trình hành động phòng ngừa Thu thập thông tin Xác định ngnhân tiềm tàng Đề ra biện pháp phòng ngừa Chỉ định thực hiện Phê duyệt Thực hiện hđộng phòng ngừa Kiểm tra thực hiện Kiểm tra hquả hđ Đóng báo cáo Lưu hồ sơ Chuyển đến các cuộc họp xem xét của lãnh đạo * Tên quy trình: Quy trình hành động phòng ngừa Số TT: Q.14 *Định nghĩa: Hành động phòng ngừa: là hành động được tiến hành để loại bỏ các nguyên nhân tiềm tàn, để tránh sự xuất hiện của sự không phù hợp *Nội dung :3.2.2.3.7.Quy trình hành động khắc phục Tên qui trình: qui trình hành động khắc phục STT: Q.15 Định nghĩa: Hành động khắc phục:là hành động được thực hiện để loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện hay các tình trạng không mong muốn khác. Đồng thời nó được tiến hành để ngăn ngừa sự tái diễn của sự không phù hợp * Có thể diễn giải qui trình như sau: -Nhận biết và báo cáo những thiếu sót được phát hiện từ bên trong cũng như bên ngoài công ty. Công ty cần có cơ chế báo cáo nội bộ sao cho tất cả mọi người trong công ty đều có thể tiếp cận với cán bộ quản lý chất lượng để báo cáo -Triển khai hành động khắc phục, thẩm tra và báo cáo trở lại cho những người đề xuất về những hành động đã được thực hiện -Thông báo cho tất cả mọi người trong công ty về những thay đổi do những hành động khắc phục mang lại, do nó ảnh hưởng đến công việc của họ - Lập hồ sơ ghi lại việc đề xuất khắc phục và thanh toán các thiếu sót Phát hiện ra sự ko phù hợp Mở báo cáo hđộng khắc phục Tìm ngnhân, xđịnh bpháp khphục Chỉ định thực hiện Phê duyệt Thực hiện hđộng khắc phục Kiểm tra thực hiện Ktra hquả việc thhiện Đóng báo cáo Lưu hồ sơ Sơ đồ 6: Quy trình hành động khắc phục 3.2..2.3.8Qui trình Q.17: đánh giá chất lượng nội bộ * Tên qui trình: Qui trình đánh giá nội bộ STT: Q.17 *Mục đích : - Để chứng tỏ hệ thống đang được vận hành một cách có hiệu quả - Để xem có thực thi theo đúng kế hoạch chất lượng không -Để xác định xem quá trình quản lý của công được thực thi và hiệu quả không. * Nội dung: -Lựa chọn cán bộ trong đơn vị để để đào tạo đánh giá viên nội bộ -Bố trí cho cán bộ được lựa chọn tham gia các khoá đào tạo đánh giá viên nội bộ -Chỉ định những đánh giá viên đã qua đào tạo tiến hành công tác đánh giá, đảm bảo yêu cầu độc lập của công tác đánh giá - Duy trì sổ theo dõi các đánh giá viên -Xác định chu kì đánh giá thường xuyên theo yêu cầu -Chuẩn bị và cập nhật kế hoạch đánh giá bao gồm : đánh giá chất lượng dự án và hwj chất lượng đơn vị, lịch đánh giá - Đề xuất và thông nhất với chủ nhiệm dự án về: Chỉ định cán bộ kiểm tra việc ĐBCL, phạm vi công tác đánh giá -Tiến hành đánh giá + Đinhj ngày đánh giá và thống nhất lịch với CNDA +chuẩn bị danh sách đánh giá +Tiến hành đánh giá +Ghi lại mọi việc thực hiện không đạt yêu cầu và các quan sát - Khắc phục và ngăn ngừa + xem xét nguyên nhân của những sai hỏng +Đề xuất các hành động khắc phục ngăn ngừa - Xem xét và nếu nhất trí thì đề xuất - Viết báo cáo kết quả đánh giá + Báo cáo về những điều không tuân thủ, có ghi ngày nhất trí đề xuất những công việc khắc phục, ngăn ngừa và kí tên + Báo cáo quan sát, có ghi ngày nhất trí đề xuất và những công việc khắc phục +Báo cáo kí tên và gửi GĐ DA và CB QLHCL - Chỉ dẫn công việc khắc phục theo báo cáo về những điều không tuân thủ -Ghi lại việc hoàn thành các hành động khắc phục trong báo cáo - Ký xác nhận việc hoàn thành hành động khắc phục -GĐ DA gửi một bản sao báo cáo đã xong cho CN DA và CB QLHCL - Lưu các báo cáo vào hồ sơ - Xem xét nguyên nhân không đạt yêu cầu và đề xuất công việc khắc phục, ngăn ngừa 3.3 Một số giải pháp để thực hiện ISO9001:2000 trong hoạt động tư vấn xây dựng tại Công ty 3.3.1. Đối với lãnh đạo Người lãnh đạo có vai trò hết sức quan trọng quyết định đến định hướng phát triển và chiến lược của Công ty. Công tác quản lý chất lượng theo hệ thống QLCL có thành công được hay không phụ thuộc rất nhiều vào người lãnh đạo trong công ty. Người lãnh đạo là người cầm lái, định hướng cách thức đi đúng hướng của cả con thuyền. Người lãnh đạo là người có uy tín, lời nói của họ rất có trọng lượng và mọi người nghe theo. Vì vậy chỉ khi ban chỉ đạo của Công ty thực sự hiểu được và nhận thức đầy đủ vai trò, ý nghĩa và lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng đối với Công ty mình và cam kết quyết tâm đến quyết tâm tập trung nỗ lực để thực hiện thì hệ thống mới có thể thành công được. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 luôn đòi hỏi sự theo dõi chỉ đạo sát sao của lãnh đạo về vấn đề chất lượng. Đặc biệt là người lãnh đạo cấp cao nhất phải có trách nhiệm và vai trò rất lớn trong việc thực hiện các yêu cầu của ISO9001:2000. Người lãnh đạo là người truyền bầu nhiệt huyết, ngọn lửa quyết tâm đến toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty, là người tạo sự tin tưởng của mọi người vào sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng, đem lại sự phát triển cho công ty. Điều đó đặt ra yêu cầu đối với người lãnh đạo trong Công ty là phải đầu tư chất xám, tâm huyết, sự nhiệt tình và trách nhiệm lớn lao của mình. Người lãnh đạo phải đưa ra những quyết định sáng suốt mang tính chiến lược và định hướng, đặc biệt là những quyết định liên quan đến việc thực hiện chính sách, mục tiêu chất lượng phải phù hợp với tình hình của công ty mình. Do đó người lãnh đạo phải thực hiện được những điều sau: Thiết lập một tầm nhìn, chính sách và mục tiêu chiến lược nhất quán với mục tiêu của Công ty Lãnh đạo phải tạo được lòng tin với nhân viên. Họ phải là người nêu gương, Người lãnh đạo tham gia vào việc cải tiến, tìm kiếm các giải pháp, phát triẻn sản phẩm mới Người lãnh đạo là người phải tạo ta được một môi trường làm việc làm việc sao cho khuyến khích sự tham gia của nhân viên, đồng thời qua đó họ thấy được sự phát triển tương lai của cả họ và công ty. Người lãnh đạo phải phân tích tình hình và chuẩn bị nguồn lực cần thiết, sãn sàng cho việc triển khai xây dựng chương trình áp fụng ISO 9001:2000. Truyền đạt cho nhân viên phương hướng và mục tiêu thực hiện chương trình chất lượng của Công ty. Người lãnh đạo là người thường xuyên tiếp xúc với đối tác. Vì vậy lãnh đạo trong công ty phải cho đối tác, khách hàng của mình thấy được Công ty hoạt động luôn theo triết lý “ hướng vào khách hàng”. 3.3.2 Đào tạo con người Để có thể thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2000 thì một điều hết sức quan trọng là cần thiết phải có một đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn tốt và luôn ý thức được vai trò trách nhiệm của mình đối với Công ty. Với một Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng thì nguồn nhân lực chính là nguồn lực quan trọng nhất. Năng lực của Công ty trong lĩnh vực tư vấn xây dựng được đánh giá qua trình độ chuyên môn của các thành viên trong công ty. Không những thế, công tác quản lý chất lượng chỉ có thể thành công khi có sự tham gia của tất cả mọi người, vì vậy tinh thần tập thể cũng quan trọng không kém trong việc thành bại trong việc xây dựng hệ thông QLCL. Một doanh nghiệp phải chuẩn bị cho mình một lực lượng lao động một hành trang đầy đủ trước khi bước vào một công việc mới. một thử thách mới phải vượt qua. Trong bối cảnh áp lực cạnh tranh ngày càng lớn thì một trong những vũ khí có uy lực lớn là con người. Với chiến dịch đào tạo để trang bị thêm nhiều kĩ năng mới cho người lao động trước tình hình khoa học công nghệ phát triển nhiư vũ bão lại càng quan trọng hơn. Thực hiện tốt công tác đào tạo không những mang lại lợi ích cho cả người lao động và doanh nghiệp. Người lao động sẽ hoàn thiện kĩ năng làm việc, tự tin vào khả năng của mình, tạo động lực làm việc, giảm chi phí sai hỏng,... Còn đối với Công ty thì sẽ khuyến khích được lòng trung thành, tăng nưng suất lao động, giúp con người xử lý được mâu thuẫn, giải toả được sự căng thẳng và thât vọng, tăng sự thoả mãn nghề nghiệp cho nhân công và qua đó tạo được sự gắn kết, tin tưởng của người lao động vào công ty. Như vậy đào tạo là một biện pháp hay để nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thịo trường. Với hệ thống quản lý chất lượng thì công tác đào tạo lại càng quan trọng. 3.3.2.1 Đào tạo cấp lãnh đạo cao nhất và cán bộ quản lý trong tổ chức. Đào tạo huấn luyện làm làm cho người lãnh đạo nhận thức rõ nội dung, ý nghĩa của chương trình chất lượng. Những cán bộ trong ban chất lượng có vai trò rất lớn đến chương trình thực hiệnISO, họ sẽ là người hướng dẫn cấp dưới trong phòng ban của mình và là những người thiết kế, vận hành hệ thống nên cũng cần đào tạo họ một cách khá sâu các kiến thức về chất lượng. Có nhiều hình thức đào tạo khác nhau nhưng hình thức đào tạo phù hợp nhất hiện nay đối với doanh nghiệp là thuê chuyên gia về chất lương về Công ty để đào tạo. Vì hiện tại Công ty đang rất cần hiểu sâu về hệ thống quản lý chất lượng, nếu bằng cách đào tạo ở các trung tâm, các trương thì sẽ mất khá nhiều thời gian, hơn nữa thuê chuyên gia đào tạo thì nhân viên trong công ty không phải mất đi lai, kiến thức về ISo sẽ được áp dụng thực tế vào tình hình của Công ty. 3.3.2.2 Đào tạo cho mọi nhân viên Nếu chương trình quản lý chất lượng không đến được với mọi nhân viên thì không thể thành công được. Những lao động cấp cơ sở lại chính là người trực tiếp ra sản phẩm, là người trực tiếp và thương xuyên tiếp xúc với khách hàng. Do đó mà việc đào tạo cho toàn thể nhân viên là rất quan trọng. Nội dung đào tạo nên có nhiều ví fụ minh hoạ gần gũi với cuộc sống và những công việc họ trực tiếp làm. Mỗi nhân viên cần hiểu được tinh thần của hệ thống quản lý chất lượng, các qui trình chất lượng liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ của mình. Điều quan trongj nhất là chương trình đào tạo phải có mối quan hệ khăng khít tới nhiệm vụ của họ. Hiện nay , Công ty nên chọn hình thức đào tạo hình cây. Trưởng các phòng ban sẽ trực tiếp được đào tạo bởi chuyên gia chất lượng, sau đó họ sẽ hướng dẫn cấp dưới mình, cứ như thế đến khi toàn bộ nhân viên trong Công ty được đào tạo. Qua khoá đào tạo này ban lãnh đạo trong công ty cũng nên tạo môi trường hoà đồng, hợp tác giữa mọi người, tạo mối quan hệ thân mật, giúp đỡ lẫn nhau. 3.3.3 Thành lập nhóm chất lượng Nhóm chất lượng là hình thức thành lập lên một nhóm những người có công việc gần giống nhau. Trong đó có một nhóm trưởng và các thành viên. Nhóm chất lượng sẽ được giúp đỡ bởi ban ISO. Khi nhóm chất lượng thấy xuất hiện thid họ sẽ tham khảo, lời khuyên của cố vấn,... Hình thức nhóm chất lượng sẽ khuyến khích được tinh thần hợp tác giữa mọi người trong công ty, một vấn đề mà được một nhóm đưa ra mổ sẻ thì sẽ nhanh chóng có được giải pháp, khi có một nhóm người thì có cái nhìn được nhìn ở nhiều góc độ khác nhau, do đó tránh được cái nhìn một vấn đề một cách phiến diện, một chiều. Điều này làm giảm tính rủi ro trong quá trình ra quyết định . Ngoài ra, nhóm chất lượng còn có thể thực hiện một số mục tiêu sau: Nhóm chất lượng giúp cho việc cải thiện hành vi giao tiếp: nhóm chất lượng giúp cải thiện được sự giao tiếp thông qua các hoạt động trao đổ diễn ra thường xuyên, nhờ đó mọi người có được sự hiểu nhau và mở mang kiến thức. Nhóm chất lượng còn giúp cho các thành viên trong nhóm xây dựng được tinh thần trợ giúp, bổ sung cho nhau để công việc được hoàn thành một cách nhanh nhất. Qua hoạt động của nhóm chất lượng mọi người sẽ học được cách đương đầu với những khác biệt về cá tính, nhưng cuối cùng họ cùng phải tìm ra những điểm chung và điểm chung nhất giữa họ là mục tiêu hoàn thành công việc được giao, mục tiêu chung của công ty. Việc duy trì hoạt động của nhóm chất lượng còn tạo được sự hợp tácm liên kết tất cả các cấp trong tổ chức.Nhóm chất lượng là một cách liên kết tất cả mọi người trong toàn công ty, không phân biệt chức vụ, cấp bậc.Một trong những hoạt động không thể thiếu của nhóm chất lượng đó là mời sự tham dự của mọi người vào buổi họp nhóm để cùng giải quyết một số vấn đề đưa ra thảo luận.. Như vậy các bộ phận phòng ban có thể bày tỏ quan điểm, ý kiến của mình. Như thế các bộ phận khác có thể hiểu rõ hơn bộ phận khác, từ đó tạo sự xích lại gần nhau giưax các bộ phận trông công ty, sự phối hợp với nhau giữa các phòng ban. Một sự hoà nhập vững chắc trong công ty. Nhóm chất lượng giúp nâng trình độ của nhân viên: Việc thảo luận nhóm kích thích sự sáng tạo của mọi người. Đây cũng là cơ sở để hình thành lên những ý tưởng cải tiến chất lượng. Người ta cũng đã có sự phân tích rằng : khi tham gia vào nhóm chất lượng sẽ tạo sự hưng thú trong công việc, họ quan tâm và thấy bị thu hút bởi công việc. Như vậy việc hoạt động của nhóm chất lượng sẽ giúp nhân viên làm việc có hiệu quả hơn, năng suất lao động. Những lợi ích to lớn của nhóm chất lượng sẽ giúp cho công ty CP Tư vấn xây dựng thuỷ lợi Hà Tây có thể thực hiện nhanh chóng việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. 3.3.4 Xây dựng nền văn hoá doanh nghiệp Văn hoá doanh nghiệp là tập hợp các giá trị niềm tin, thái độ,tập quán ,qui định, cá tính.Văn hoá danh nghiệp hình thành nên sự đoàn kếtvà sự hợp tác để thực hiện mục đích doanh nghiệp đề ra. Để có một nền văn hoá chất lượng trước hết phải do người lãnh đạo càm trịch, khơi mào thực hiện. Người lãnh đạo cần xây dựng một nền van hoá doanh nghiệp lành mạnh, một nề nếp tốt và hướng được nhân viên của mình tiếp thu những giá trị văn hóa tốt đẹp, thái độ tích cực Môi trường văn hoá có có vai trò rất quan trọng trong việc tạo động lực, phát huy tính sáng tạo của con người. Nó mang giá trị niềm tin, nó gắn kết con người lại với nhau. Sự ảnh hưởng của văn hoá doanh nghiệp có tác động mật thiết tới các yêu cầu của ISO9001:2000. Điều đó thể hiện ở một số những nguyên tắc sau: Định hướng vào khách hàng: Sự sản xuất ra một sản phẩm dịch vụ đều có sự tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp của mọi người trong công ty. Nếu một người nào đó coi thường khách hàng thì doanh nghiệp không thể nào tồn tại. Không có sự tin tưởng của khách hàng thì công ty không thể tồn tại. Do vậy cần vận dụng chức năng văn hoá vào để cho họ nhận thấy rằng họ cần phải tôn trọng khách hàng của mình. Vai trò của lãnh đạo: Lãnh đạo là người định hướng chiến lược cho sự phát triển của công ty. Người lãnh đạo có ảnh hưởng rất nhiều đến cách nhìn nhận của nhân viên không chỉ với thị trường mà với cả cuộc sống.Người lãnh đạo có lối sống lành mạnh, đạo đức tốt thì không thể nào có thể chỉ đạo mọi người làm theo. Một người lãnh đạo cần cù, sáng tạo, công bằng thì lãnh đạo được mọi người không chỉ bằng năng lực mà điều quan trọng hơn là cái tâm lực, cái thu phục lòng người nhất. Do đó người lãnh đạo cóvai trò rất quan trọng trong sự hướng theo của mọi người trong công ty. -Sự tham gia của mọi thành viên: Một doanh nghiệp sẽ có sức mạnh to lớn nếu lôi kéo được sự tham gia của tất cả mọi người.Doanh nghiệp sẽ làm được nhiều thứ nếu sử dụng các chức năng văn hoá để gắn kết mọi người lại với nhau.Có thể là buổi tiệc cho toàn công ty, buổi trình diễn, hay đơn giản chỉ là màu sắc của đồng phục cũng tạo cho mọi người ý thức được niềm tự hào, răng mình là nhân viên của cổng ty. Họ ý thức được rằng họ là một phần của Công ty. Họ thấy mình có gì đó cống hiến cho bó công ty. Như vậy, Vai trò của văn hoá doanh nghiệp cũng có chức năng thúc đẩy áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Xây dựng văn hoá doanh nghiệp cũng chính là xây dựng đời sống tinh thần cho doanh nghiệp. Thiếu đi nền tảng tinh thần thì rất khó thực hiện thành công bất kì việc gì. KẾT LUẬN Bản báo cáo là một bản hướng dẫn sự thực hiện chương trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động tư vấn xây dựng. Dựa trên sự phân tích tình hình thực tế tại Công ty CP tư vấn xây dựng thuỷ lợi Hà Tây, tôi đã đưa ra kế hoạch cho từng giai đoạn thực hiện chương trình từ khâu chuẩn bị đến khâu nhận chứng chỉ và duy trì chứng chỉ đó.Hy vọng đây là một tài liệu tham khảo giúp cho Công ty thực hiện thành công các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động tư vấn xây dựng, giúp cho quá trình quản lý chất lượng tại Công ty đạt hiệu quả cao, Công ty sẽ nhận được những hợp đồng với sự tin tưởng tuyệt đối của khách hàng vào chất lượng các sản phẩm mà Công ty cung cấp.Đây là cơ sở giúp Công ty nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, giúp Công ty có sự phát triển một cách bền vững. Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế còn ít. Bản báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, những suy nghĩ chủ quan. Rất mong sự góp ý nhiệt thành của quí vị để bản báo cáo thêm sâu sắc, thiết thực hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quản lý chất lượng trong các tổ chức,Nguyễn Đình Phan,NXB ĐH KTQD, 2004 2.Quản trị kinh doanh tổng hợp, Trương Đoàn Thể, NXB Khoa học-kĩ thuật, 1994 3. TCVN ISO9001:2000,TCTCĐLCL, NXB Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng,2000 4. Bài giảng môn Thiết kế hệ thống chất lượng, Đỗ thị Đông 5. Tài liệu nội bộ của Công ty Cổ phần Tư vấn xây dựng thuỷ lợi Hà tây 6. ISO9000 Giải thích & hướng dẫn áp dụng trong xây dựng, Đinh Sỹ Chương,NXB Xây dựng, 1999 7. Quy chuẩn xây dựng Việt Nam, Bộ xây dựng, 1997 8. Nghị định 209/204/NĐCP, ngày 16/12/2004 9. Thông tư hướng dẫn: Một số nội dung về QLCL công trình xây dựng và điều kiện năng lực của tổ chức cá nhân trong hoạt động xây dựng, Bộ xây dựng, 12/2005 10. Trang www.google.com.vn MỤC LỤC