Chuyên đề Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt

MỤC LỤC Danh mục sơ đồ, hình vẽ Sơ đồ, hình vẽ Nội dung Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức Hình 2.1 Sơ đồ hệ thống thông tin Hình 2.2 Sơ đồ cấu trúc công nghệ phần mềm Hình 2.3 Các giai đoạn của quy trình phát triển phần mềm Hình 2.4 Các ký pháp của IFD Hình 2.5 Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Hình 3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh Hình 3.2 Sơ đồ ngữ cảnh Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 Hình 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – Quản lý hồ sơ khách hàng Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – Quản lý hợp đồng Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – Báo cáo Hình 3.7 Sơ đồ quan hệ thực thể Hình 3.8 Sơ đồ quan hệ giữa các bảng cơ sở dữ liệu Hình 3.9 Thuật toán đăng nhập hệ thống Hình 3.10 Thuật toán thêm mới bản ghi Hình 3.11 Thuật toán tìm kiếm bản ghi Hình 3.12 Thuật toán sửa một bản ghi Hình 3.13 Thuật toán xóa một bản ghi Hình 3.14 Thuật toán lên báo cáo Lời nói đầu Trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật, lĩnh vực công nghệ thông tin ngày càng có những tiến bộ vượt bậc. Công nghệ thông tin được áp dụng trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội và đặc biệt hơn nữa là công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ đắc lực trợ giúp cho các nhà quản lý. Ở Việt Nam, việc áp dụng hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp, nhà máy ngày càng trở nên phổ biến và đã đem lại hiệu quả kinh tế rõ rệt như tăng năng suất lao động, tăng doanh thu, tăng hiệu quả quản lý, tăng độ chính xác, nhanh chóng và thuận tiện. Đối với một doanh nghiệp, vấn đề được các nhà quản lý đặt lên hàng đầu đó là làm thế nào để đạt được mức doanh thu lớn nhất. Để tăng doanh thu, doanh nghiệp luôn phải tiến hành cải tiến kỹ thuật sản xuất và đặc biệt là cải thiện được quá trình quản lý. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, các doanh nghiệp đang đứng trước rất nhiều những cơ hội cũng như thách thức to lớn. Vì vậy nếu không có được một hệ thống thông tin quản lý tốt thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Nhận thức được điều đó, ngay từ khi mới thành lập, Công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt đã từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý. Với một môi trường kinh doanh rộng mở như hiện nay, thì việc quản lý khách hàng tại công ty đang được xem là một vấn đề rất quan trọng khi số lượng khách hàng ngày một lớn và các thông tin cần lưu trữ và xử lý ngày một nhiều. Bên cạnh đó, việc quản lý các hợp đồng và các giao dịch phát sinh cũng gặp nhiều khó khăn khi số lượng của chúng là rất lớn. Qua thời gian học tập nghiên cứu lý luận tại trường và thời gian thực tập tìm hiểu trong thực tế, được sự giúp đỡ của các chuyên viên kinh doanh của Công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt và đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Trần Bích Hạnh, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt”. Mục đích của đề tài là áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn tại công ty, nhằm giảm công sức, tiền bạc và thời gian khi quản lý khách hàng. Chuyên đề được chia làm ba chương: Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt. Chương 2: Cơ sở phương pháp luận xây dựng phần mềm ứng dụng. Chương 3: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt. CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP MỸ VIỆT. 1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH Thương mại và Công nghiệp Mỹ Việt Tên công ty : Công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt Tên giao dịch : Myviet Trading and Industrical Company Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất và kinh doanh tấm lợp,kết cấu thép địa hình,khung nhà thép tiền chế,bình nước nóng thiết bị vệ sinh nhà tắm. Trụ sở chính: Xã Lạc Đạo – Huyện Văn Lâm – Tỉnh Hưng Yên VP giao dịch: 19/29 Láng Hạ - Ba Đình – Hà Nội Điện thoại: 04.35148270 Fax: 04.35148271 Website: 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Năm 1994: Nhập khẩu và bán buôn các sản phẩm thiết bị vệ sinh phòng tắm, nhà bếp: Bình nước nóng, bồn tắm, sen vòi, chậu inox, khử mùi…. Năm 1997: Xây dựng thành công thương hiệu tấm lợp OLYMPIC chất lượng cao, nhập khẩu nguyên liệu trực tiếp từ Đài Loan. Năm 1999-2005: Là nhà phân phối độc quyền bình nước nóng ARISTON – Ý trên toàn Việt Nam. Năm 2000: Xây dựng thành công thương hiệu xà gồ OLYMPIC. Nhập khẩu trực tiếp và bán buôn sản phẩm điện lạnh: Tủ lạnh, điều hoà, máy giặt, bếp gas âm ARISTON. Năm 2006: Xây dựng nhà máy sản xuất trên diện tích 15 ha tại Lạc Đạo, Văn lâm, Hưng Yên. Triển khai sản xuất bình nước nóng thương hiệu OLYMPIC. Tháng 6/2007: Tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 cho toàn bộ hệ thống quản lý và sản phẩm của Công ty. Tháng 8/2007: Sản phẩm bình nước nóng OLYMPIC chính thức đưa vào thị trường Việt nam. 1.1.2. Sản phẩm của công ty: Tấm lợp và kết cấu bao che Thép đen cuộn,tấm,xà gỗ thép Tấm nhựa thông minh OLYMPIC Bình nước nóng OLYMPIC Chậu inox OLYMPIC Khử mùi OLYMPIC Sen vòi tắm JODEN,GIAGNI Bồn tắm đứng JODEN Máy giặt ARISTON 1.1.3. Hệ thống chức năng,nhiệm vụ của công ty Sơ đồ tổ chức công ty Giám đốc Phó Giám đốc Đại diện QMR Phòng kế toán XNK Phòng HC-NS GĐĐH nhà máy Phòng KD TBVS Phòng KD Tôn Kế toán thủ kho Hành chính quản trị P.Xưởng SX Tấm lợp-xà gỗ QC Phòng kỹ thuật cơ điện Phân xưởng SX bình nước nóng,chậu inox Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức 1.2. Thực trạng hoạt động của công ty : 1.2.1. Báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn không ngừng tăng trưởng, doanh thu tấm lợp OLYMPIC tăng 20 % so với doanh thu năm 2007, doanh thu thép cuộn và xà gồ thép đen OLYMPIC tăng gấp đôi. Bên cạnh đó, năm 2008 sản phẩm Bình nước nóng OLYMPIC của Công ty đã được người tiêu dùng yêu thích và được bình chọn là sản phẩm dịch vụ xuất sắc năm 2008. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được thông qua hội nghị khách hàng 2008 của Công ty Thương mại Mỹ Việt đã diễn ra với quy mô hoành tráng tại khách sạn Sheraton ngày 11/1/ 2009 với sự tham dự của Ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên trong Công ty và góp mặt của hơn 400 đại lý thân thiết đã đồng hành cùng Công ty trong suốt những năm qua…. 1.2.2. Năng lực kỹ thuật: 1.2.2.1. Đội ngũ nhân viên: Công ty có đội ngũ nhân viên có trình độ cao đẳng và đại học,đã tham gia nhiều khóa học đào tạo của công ty . Nhiệm vụ của nhân viên: Ngiên cứu các sản phẩm của công ty. Tư vấn và cung cấp các thông tin sản phẩm cho khách hàng. Bảo hành Tham gia các khóa học đào tạo của công ty về sản phẩm và tư vấn khách hàng 1.2.2.2. Bảo hành,bảo trì Bảo hành theo từng dòng sản phẩm. Chi tiết tại các cửa hàng vật liệu xây dựng trên toàn quốc. Sau đây là 1 số quy định bảo hành của công ty: Khi cần bảo hành, người dùng trực tiếp liên hệ với Trung tâm bảo hành gần nhất, xuất trình Phiếu bảo hành hợp lệ và còn hiệu lực. Mọi trường hợp không xuất trình được Phiếu bảo hành hoặc Phiếu bảo hành không hợp lệ sẽ không được hưởng chế độ bảo hành do nhà sản xuất quy định. Phiếu bảo hành hợp lệ phải là bản chính và đã được người bán điền đầy đủ thông tin trên phiếu. Các trung tâm bảo hành có quyền từ chối bảo hành khi thông tin trên phiếu không phù hợp với các thông tin nhà sản xuất ghi trên nhãn máy. Bình chứa tráng Hitech được bảo hành 7 năm với điều kiện bình phải được các trung tâm dịch vụ Olympic bảo trì định kỳ 1 năm một lần. Người sử dụng phải trả chi phí bảo trì. Các linh kiện điện và điện tử được bảo hành 18 tháng. Thanh Magie trong bình chứa không được bảo hành vì là loại vật liệu hao mòn tự nhiên. Cần thay thế ít nhất 1 năm một lần. Các chi tiết nhựa và vỏ bọc ngoài không được bảo hành. Thời gian bảo hành bắt đầu từ ngày sản xuất (không qua 86 tháng cho bình chứa và 20 tháng cho linh kiện điện tử) hoặc từ ngày người tiêu dùng mua hàng (không quá 84 tháng cho bình chứa và 18 tháng cho linh kiện điện tử) tuỳ theo điều kiện nào đến trước. Việc bảo hành có nghĩa thay thế hay sửa chữa miễn phí những bộ phận hư hỏng nêu ở mục 3 và 4 do lỗi trong quá trình sản xuất. Trung tâm bảo hành có quyền từ chối không bảo hành cho các trường hợp hư hỏng do chuyên chở, lắp đặt, sửa chữa hoặc sử dụng sai. Nhà sản xuất không chịu trách nhiệm về những thiệt hại gây ra cho người, đồ dùng hoặc vật nuôi trong nhà do không tuân thủ những hướng dẫn trong quyển hướng dẫn kèm theo mỗi máy. Đối với sản phẩm Sen vòi JODEN và máy Khử mùi OLYMPIC,bảo hành theo đúng quy định ghi trên phiếu. 1.2.2.3. Vận chuyển hàng Công ty vận chuyển hàng miễn phí đến tận chân công trình(điểm gần nơi giao hàng nhất mà ôtô có thể vào được theo quy định của nhà nước) Với hệ thống Đại lý ở khu vực tỉnh, hàng sẽ được chuyển đến Đại lý bằng xe Công ty với số lượng hàng đủ xe ( Trong trường hợp không đủ xe, Công ty sẽ chuyển hàng qua bến và hỗ trợ cho Đại lý tiền vận chuyển ). Với hệ thống Đại lý ở khu vực Hà Nội, hàng sẽ được chuyển đến Đại lý bằng xe Công ty trong thời gian xe được phép chạy. 1.2.3. Quan hệ với các đại lý phân phối sản phẩm: Từ ngày thành lập công ty đến thời điểm hiện tại đã có hơn 400 đại lý phân phối sản phẩm đồng hành cùng công ty. Quan hệ của công ty và các đại lý phân phối sản phẩm: Hợp tác,giúp đỡ và cùng phát triển. 1.2.4. Danh sách các đại lý trong nước: Hà Nội,Vĩnh Phúc,Thái Nguyên,Lạng Sơn,Bắc Giang,Hưng Yên,Hải Dương,Thanh Hóa,Hà Nam,Nam Định.Thái Bình,Hòa Bình,Ninh Bình,Hải Phòng,Quảng Ninh,Vinh,… 1.2.5. Các hoạt động chính của công ty: Với phương châm:”Chất lượng là vàng,khách hàng là yếu tố thành công”,công ty đã ngày càng hoàn thiện và phát triển mạnh mẽ hơn. 1.2.5.1. Cung cấp các sản phẩm,thiết bị công nghiệp Tấm lợp và kết cấu bao che Thép đen cuộn,tấm,xà gỗ thép Tấm nhựa thông minh OLYMPIC Bình nước nóng OLYMPIC Chậu inox OLYMPIC Khử mùi OLYMPIC Sen vòi tắm JODEN & GIAGNI Bồn tắm đứng JODEN Máy giặt ARISTON 1.2.5.2. Cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu khách hàng Dịch vụ tư vấn sản phẩm cho khách hàng theo yêu cầu: Khách hàng mua sản phẩm sẽ được tư vấn các thông tin về sản phẩm của công ty. Khách hàng có thể nhận được những lời khuyên từ các chuyên viên kinh doanh để có thể mua và sử dụng những sản phẩm ưu việt của công ty sao cho phù hợp với ngôi nhà và công trình xây dựng của mình. Dịch vụ vận chuyển: Khách hàng mua sản phẩm tại công ty sẽ được công ty cử nhân viên kỹ thuật vận chuyển miễn phí đến tận nhà và lắp đặt hoàn chỉnh sản phẩm. Dịch vụ bảo hành,bảo trì: Công ty đã có những quy định về bảo hành,bảo trì.Khách hàng mua sản phẩm tại công ty sẽ được công ty bảo hành,bảp trì miễn phí tận nhà. Các dich vụ của công ty luôn đảm bảo quyền lợi cho các khách hàng mua sản phẩm tại công ty bởi vì:”Khách hàng là yếu tố thành công”. 1.2.5.3. Nghiên cứu và phát triển Công ty luôn cập nhật những công nghệ tiên tiến nhất để có thể tạo ra các sản phẩm ngày càng hoàn thiện hơn,đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 1.3. Thực trạng ứng dụng tin học hỗ trợ quản lý và nghiệp vụ tại công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt: Hiện nay công ty đã và đang ứng dụng các chương trình phần mềm vào công tác quản lý của mình tuy nhiên những ứng dụng đó còn rời rạc và chưa đầy đủ. Ví dụ: Một số khâu trong công đoạn sản xuất hay việc phân phối sản phẩm tới khách hàng,việc tin học hóa vẫn còn chậm,chưa thống nhất và đôi khi vẫn còn những thiếu xót ko đáng có.Thông tin chưa chính xác,dẫn đến những vấn đề bất cập trong quản lý.Việc quản lý nảy sinh các vấn đề khó khăn,thậm chí mắc những sai lầm nghiêm trọng,ảnh hưởng đến tất cả các công đoạn trong quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm. Do đó cần phải đẩy mạnh việc tin học hóa như 1 vấn đề cấp thiết nhất,đảm bảo cho việc hoạt động sản xuất,phân phối sản phẩm được chính xác và đạt hiệu quả cao nhất. Không chỉ riêng sản xuất và phân phối sản phẩm,việc tin học hóa cần phải được hoàn tất để toàn bộ hệ thống của công ty làm việc 1 cách thống nhất,nhanh gọn,chính xác. 1.4. Xác định đề tài: Trong thời gian thực tập tại công ty,em thấy việc quản lý khách hàng tại công ty vẫn còn những thiếu xót.Hiện nay,việc quản lý khách vẫn dựa trên những hóa đơn khi khách hàng mua sản phẩm tại công ty.Chưa có một phần mềm hoàn chỉnh nào giúp việc quản lý này.Việc quản lý như vậy dễ dẫn đến những thiếu xót trong việc bảo hành,bảo trì sau này và cảm ơn khách hàng thông qua các hội nghị khách hàng hàng năm.Nhận được lời đề nghị của công ty về việc xây dựng phần mềm quản lý khách hàng cho nên em quyết định lựa chọn đề tài:”Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt”. 1.5. Giải pháp thực hiện: Cơ sở dữ liệu: Microsoft Access 2003. Ngôn ngữ lập trình: Visual Basic 6.0. Lập báo cáo: Crystal Report. CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG Một số khái niệm về hệ thống thông tin và công nghệ phần mềm Khái niệm về hệ thống thông tin Định nghĩa về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liêu… thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo nguyên tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tinhọc.Đầu vào (inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc được cập nhật và các kho dữ liệu. Nguồn Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát Đích Kho dữ liệu Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau: Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý Tính thích hợp và dễ hiểu Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức do vậy nó phải được bảo vệ, những người có quyền mới được tiếp cận Tính kịp thời: thông tin nhanh nhạy, gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Khái niêm công nghệ phần mềm (CNPN) Công nghệ phần mềm: CNPN là một tổ hợp các công cụ, phương pháp, thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển phần mềm và giúp cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm. Công nghệ phần mềm Thành phần Công cụ Phương pháp Thủ tục Chức năng Quản trị viên dự án Kỹ sư phần mềm Hình 2.2 Sơ đồ cấu trúc công nghệ phần mềm Quá trình phát triển của một dự án phần mềm đều trải qua 3 giai đoạn Giai đoạn 1: Trả lời cho câu hỏi “Cái gì ?”. Tức là nhóm sản xuất phần mềm phải xác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mình cần tạo ra. Đây là công đoạn cực kỳ quan trọng trong sản xuất phần mềm ở quy mô công nghiệp, vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các ràng buộc liên quan ta mới có thể xác định được kết quả của các công đoạn sau. Giai đoạn 1 phải giải quyết 3 vấn đề mấu chốt là tiến hành phân tích hệ thống một cách toàn diện theo quan điểm một phần mềm là một thành phần của hệ thống quản lý do đó nó phải được đặt trong tổng thể hệ thống đó và xem xét mối quan hệ ràng buộc các yếu tố quản lý khác. Giai đoạn 2: Trả lời cho câu hỏi “Thế nào ?”. Tức là định hướng phần mềm sẽ phát triển thế nào trong đó có 3 công việc cơ bản cần làm: thiết kế, mã hóa, kiểm thử. Mã hóa trong công nghệ phần mềm là viết mã chương trình: biên dịch chương trình từ ngôn ngữ thiết kế sang một ngôn ngữ mà máy tính có thể hiểu. Giai đoạn 3 : Trả lời cho câu hỏi “Thay đổi ra sao ?”. Có ba loại hình bảo trì là : bảo trì sửa đổi, bảo trì thích nghi và bảo trì hoàn thiện hay bảo trì nâng cao. Bảo trì sửa đổi là sửa lỗi phần mềm, thông thường là lỗi chi tiết, đơn giản, không phải là lỗi hệ thống. Bảo trì thích nghi là làm cho phần mềm hoàn thiện trong môi trường của người sử dụng. Bảo trì hoàn thiện: làm cho phần mềm có thể hoạt động tốt trong các môi trường khác nhau. Xác định Phát triển Bảo trì Phân tích hệ thống Kế hoạch Phân tích yêu cầu Thiết kế Mã hóa Kiểm thử Bảo trì sửa đổi Bảo trì thích nghi Bảo trì hoàn thiện Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Hình 2.3 Các giai đoạn của quy trình phát triển phần mềm Khái niệm phần mềm (PM): Theo Roger Pressman PM là một tập hợp gồm 3 yếu tố là: các chương trình máy tính, cấu trúc dữ liệu và hệ thống tài liệu hướng dẫn. Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là việc mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu Hình 2.4 Các ký pháp của IFD Lưu ý + Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. + Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. Sơ đồ luồng dữ liệu ( Sơ đồ DFD) Sơ đồ luồng dữ liệu được dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích chứ không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì? Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Tên người/ bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Hình 2.5 Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi sâu vào chi tiết, mà chỉ mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là thấy được nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2… Một số quy ước và quy tắc liên quan đến DFD Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên, trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối với việc phân rã DFD Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc thì chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. Cố gắng chỉ để tối đa bảy xử lý trên một trang DFD. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. 10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối. 11. Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một xử lý logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường được sử dụng nhiều nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Thiết kế cơ sở dữ liệu Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Trên mỗi thông tin đầu bao gồm các phần tử thông tin như Số hoá đơn, Tên hàng, Đơn vị tính… được gọi là các thuộc tính. Phân tích viên liệt kê danh sách thuộc tính và đánh dấu những thuộc tính lặp. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh. Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, để lại các thuộc tính cơ sở. Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp. Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi Đối với mỗi tệp CSDL (gọi là R) ta sử dụng những số đo kinh điển cho việc tính toán khối lượng dữ liệu: L(R) Là độ dài của một bản ghi tính theo số lượng ký tự. N(R) Là số lượng trung bình các bản ghi của R. NP(R) Là số lượng trang logic dùng bởi R. TP Là kích thước của trang logic. Khi đó: NP(R) = E1[N(R) / E(TP/L(R)) ] trong đó E1(x) là số nguyên được làm tròn lên của x và E(x) là phần nguyên của x Khối lượng dữ liệu của một sơ đồ sẽ được tính theo công thức sau: Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có mối quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. Thiết kế cơ sở dữ kiệu bằng phương pháp mô hình hóa Phương pháp này dựa vào các khái niệm thực thể, thuộc tính, liên kết, quan hệ để xây dựng nên những mối ràng buộc chặt chẽ giữa các thực thể với nhau. Từ đó sẽ tiến hành chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Theo phương pháp này, ta không đi mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽ dùng các mô hình để biểu diễn các thông tin, biểu diễn sự liên kết giữa các thực thể thông tin với nhau. Các thực thể không tồn tại độc lập mà có quan hệ với nhau, các quan hệ này gồm có: liên kết một – một, liên kết một – nhiều, liên kết nhiều – nhiều. Cụ thể các mối liên kết đó là: 1@1 Liên kết Một – Một: Một lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại. 1@N Liên kết Một – Nhiều: Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B nhưng mỗi lần xuất hiện của B chỉ liên kết với một lần xuất hiện của A. N@M Liên kết Nhiều – Nhiều: Mối lần xuất hiện của A ứng với một hay nhiều lần xuất hiện của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B. Để biểu diễn quan hệ nhiều – nhiều giữa các thực thể, người ta dùng thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ nhiều – nhiều. Cơ sở lý luận về công cụ phát triển hệ thống thông tin Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 Microsoft Access 2003 là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ. Microsoft Access 2003 cũng là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nó trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể xử lý dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ. Microsoft Access 2003 là hệ quản trị Cơ sở dữ liệu được sử dụng phổ biến trong các chương trình máy tính liên quan đến dữ liệu. Hệ quản trị này lưu trữ các thông tin cần thiết để xử lý, thay đổi được thực hiện bởi các phần mềm ứng dụng. Nó đảm bảo tính trung thực và dễ sử dụng, thân thiện với người sử dụng, dễ thiết kế và một đặc điểm nổi trội của Access có khả năng đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cần thiết của một hệ quản trị Cơ sở dữ liệu. Microsoft Access 2003 có các đặc điểm nổi bật sau: Hỗ trợ cơ chế tự kiểm tra khoá chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị của cơ sở dữ liệu bên trong các bảng cơ sở dữ liệu một cách chặt chẽ. Công cụ Wizard cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đối tượng một cách dễ dàng. Ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng máy tính nhiều người sử dụng, cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt. Có khả năng trao đổi với các ứng dụng khác và chuyển đổi dữ liệu. Dữ liệu được gói trong một tập tin. Đây là những tính chất rất thuận lợi cho việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu của một hệ thống thông tin. Vì thế em đã sử dụng Microsoft Access 2003 để làm công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu cho Hệ thống thông tin Quản lý khách hàng tại công ty Bảo hiểm Dầu khí Thăng Long. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic (viết tắt là VB) là cách dễ dàng nhất và nhanh nhất để xây dựng một chương trình ứng dụng chạy trên nền Microsoft Windows. VB cung cấp sẵn một tập đầy đủ các công cụ để làm nhanh, đơn giản quá trình phát triển ứng dụng. VB là sản phẩm nằm trong bộ Visual Studio của hãng Microsoft, nó là ngôn ngữ lập trình đa năng được sử dụng phổ biến để xây dựng và phát triển phần mềm quản lý. VB được bán ở ba bản khác nhau, phù hợp cho những yêu cầu phát triển khác nhau. Đó là bản Visual Basic Learning, bản Professional, bản Enterprise. Do một số đặc điểm sau mà nó thường được sử dụng trong việc xây dựng và phát triển phần mềm: Kế thừa mọi đặc điểm của ngôn ngữ lập trình Visual Basic nên rất quen thuộc với lập trình viên trong quá trình lập trình. Tạo ra các ứng dụng độc lập và tương thích hoàn toàn trong môi trường Window. Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng hoàn toàn cho phép tạo ra các ứng dụng có tính kế thừa. Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn để hỗ trợ lập trình viên và nhất là trong lập trình ứng dụng cơ sở dữ liệu. Có tính trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặt chẽ rất dễ học tập và thành thạo. Đây là những tính năng rất ưu việt của Visual Basic so với những ngôn ngữ lập trình khác. Vì thế, em quyết định chọn Visual Basic làm ngôn ngữ để viết phần mềm quản lý khách hàng của công ty TNHH Thương mại và Công nghiệp Mỹ Việt. CHƯƠNG 3 : XÂY DỰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) Phần mềm quản lý khách hàng Quản lý hố sơ khách hàng Quản lý hợp đồng Báo cáo nhân viên Báo cáo hàng hóa Báo cáo khách hàng Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng Cập nhật hợp đồng Cập nhật yêu cầu khách hàng Tìm kiếm Cập nhật thông tin về khách hàng Thống kê, Báo cáo Báo cáo yêu cầu khách hàng Báo cáo hợp đồng Hình 3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ mức ngữ cảnh: Khách hàng Lãnh đạo Phần mềm quản lý khách hàng Hồ sơ khách hàng Báo cáo Thông tin hợp đồng Yêu cầu báo cáo Yêu cầu khách hàng Hình 3.2 Sơ đồ ngữ cảnh Sơ đồ mức 0: Khách hàng 1.0 Quản lý hồ sơ khách hàng 2.0 Quản lý hợp đồng 3.0 Báo cáo Lãnh đạo Khách hàng Thông tin về khách hàng Thông tin kí kết hợp đồng từ khách hàng Báo cáo Yêu cầu báo cáo Hồ sơ khách hàng Hợp đồng cung cấp hàng hóa Yêu cầu của khách hàng Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0. 1.1 Cập nhật thông tin về khách hàng 1.2 Phân loại khách hàng 1.3 Lưu trữ thông tin về khách hàng Thông tin được phân loại Khách hàng Thông tin về khách hàng Hồ sơ khách hàng Thông tin về khách hàng Hình 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – Quản lý hồ sơ khách hàng 2.1 Xác định yêu cầu hợp đồng 2.2 Cập nhật hợp đồng 2.3 Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng Hợp đồng Khách hàng Thông tin về hợp đồng Hồ sơ hợp đồng Yêu cầu hợp đồng với công ty Thông tin quá trình thực hiện hợp đồng Yêu cầu của khách hàng Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – Quản lý hợp đồng Nhà quản lý 3.1 Truy xuất dữ liệu 3.2 Tổng hợp dữ liệu 3.3 Lập báo cáo Yêu cầu báo cáo Hợp đồng cung ứng bảo hiểm Nhà quản lý Báo cáo Dữ liệu đã tính toán Dữ liệu lọc được Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – Báo cáo Sơ đồ quan hệ thực thể Theo các phân tích ở trên và nghiên cứu thực tế yêu cầu xác định được các thực thể có mối quan hệ như sau: Nhân viên Hàng hóa Yêu cầu n n Hợp đồng Mua 1 1 Đại diện Khách hàng Đại diện bởi Yêu cầu Ký HĐ n 1 n 1 1 Hình 3.7 Sơ đồ quan hệ thực thể Thiết kế cơ sở dữ liệu Từ sơ đồ quan hệ thực thể ở trên ta xác định được các bảng dữ liệu cần thiết cho phần mềm và mối quan hệ giữa các bảng. Danh sách các bảng cơ sở dữ liệu Người đại diện Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả MaNDD Text 6 Mã người đại diện TenNDD Text 30 Tên người đại diện DiaChi Text 40 Địa chỉ DienThoai Text 24 Điện thoại Mail Text 40 Email Loại khách hàng Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả MaLoaiKH Text 10 Mã loại khách hàng TenLoaiKH Text 40 Tên loại khách hàng GhiChu Text 40 Ghi chú Khách hàng Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả MaKH Text 6 Mã khách hàng MaNDD Text 6 Mã người đại diện MaLoaiKH Text 10 Mã loại khách hàng TenKH Text 100 Tên khách hàng DiaChi Text 100 Địa chỉ DienThoai Text 40 Điện thoại Mail Text 100 Email Hợp đồng Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả SoHD Text 10 Số hợp đồng MaKH Text 6 Mã khách hàng MaNV Text 30 Mã nhân viên ký TenHD Text 40 Tên hợp đồng NDungHD Text 100 Nội dung hợp đồng NgayKi Date/Time Ngày ký hợp đồng Nhân viên Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả MaNV Text 40 Mã nhân viên TenNV Text 40 Tên nhân viên NgaySinh Date/Time Ngày sinh GioiTinh Text 6 Giới tính PhongBan Text 36 Phòng ban ChucVu Text 30 Chức vụ DiaChi Text 60 Địa chỉ DienThoai Text 24 Điện thoại Mail Text 40 Email Hóa đơn hợp đồng Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả SoHD Text 10 Số hợp đồng MaHH Text 10 Mã hàng hóa DonGia Number Đơn giá SoLuong Number Số lượng Loại hàng hóa Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả MaLoaiHH Text 10 Mã loại hàng hóa TenLoaiHH Text 40 Tên loại hàng hóa Hàng hóa Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả MaHH Text 10 Mã hàng hóa MaLoaiHH Text 10 Mã loại hàng hóa TenHH Text 40 Tên hàng hóa DonViTinh Text 10 Đơn vị tính Yêu cầu khách hàng Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả MaYC Text 30 Mã yêu cầu MaLoaiYC Text 6 Mã loại yêu cầu MaKH Text 6 Mã khách hàng NoiDungYC Text 100 Nội dung yêu cầu NgayYC Date/Time Ngày yêu cầu NgayKT Date/Time Ngày kết thúc Yêu cầu Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả MaLoaiYC Text 6 Mã loại yêu cầu TenLoaiYC Text 30 Tên loại yêu cầu GhiChu Text 40 Ghi chú Tài khoản Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả MaNV Text 40 Mã nhân viên TenDN Text 40 Tên đăng nhập MatKhau Text 40 Mật khẩu MaVaiTro Text 20 Mã vai trò Vai trò Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả MaVaiTro Text 20 Mã vai trò VaiTro Text 40 Vai trò Sơ đồ mối quan hệ giữa các bảng Hình 3.8 Sơ đồ quan hệ giữa các bảng cơ sở dữ liệu Thiết kế một số giải thuật 3.5.1. Thuật toán đăng nhập hệ thống Bắt đầu I=0 Nhập tên và mật khẩu Kiểm tra mật khẩu Thông báo sai mật khẩu I=I+1 I<3 Thoát khỏi chương trình Kết thúc Vào form chính S Đ Đ S Hình 3.9 Thuật toán đăng nhập hệ thống 3.5.2. Thuật toán thêm mới bản ghi Bắt đầu Mở trang thêm mới Nhập mã Mã trùng Cập nhật thông tin Tiếp tục Đóng trang Kết thúc Thông báo mã đã tồn tại Nhập lại Đ S Đ S S Đ Hình 3.10 Thuật toán thêm mới bản ghi 3.5.3. Thuật toán tìm kiếm bản ghi Bắt đầu Vào trang tìm kiếm Nhập thông tin tìm kiếm Có tìm thấy Hiển thị thông tin Thực hiện các thao tác với thông tin tìm được Tiếp tục Đóng trang Kết thúc Thông báo không tìm thấy S Đ Đ S Hình 3.11 Thuật toán tìm kiếm bản ghi 3.5.4. Thuật toán sửa một bản ghi Bắt đầu Mở form cần sửa Chọn đối tượng cần sửa Có chấp nhận sửa không? Xử lý và ghi thông tin vào CSDL Kết thúc S Đ Hình 3.12 Thuật toán sửa một bản ghi 3.5.5. Thuật toán xóa một bản ghi Bắt đầu Mở form cần xóa Chọn đối tượng cần xóa Có chấp nhận xóa không? Xử lý và ghi thông tin vào CSDL Kết thúc S Đ Hình 3.13 Thuật toán xóa một bản ghi 3.5.6. Thuật toán lên báo cáo Bắt đầu Chọn loại báo cáo Nhập thông tin cần lên báo cáo Thông tin hợp lệ Tìm và lọc theo thông tin Đưa ra báo cáo Đóng form Kết thúc S Đd Hình 3.14 Thuật toán lên báo cáo Thiết kế giao diện Đăng nhập Giao diện chính Loại khách hàng Khách hàng Danh mục đại diện Tìm kiếm Danh mục loại yêu cầu Cập nhật yêu cầu Danh mục loại hàng hóa Danh mục hàng hóa Báo cáo khách hàng Báo cáo hàng hóa Báo cáo nhân viên Báo cáo yêu cầu KẾT LuẬN Việc xây dựng phần mềm ứng dụng quản lý khách hàng của Công ty TNHH Thương mại và Công nghiệp Mỹ Việt đã đáp ứng được một cách căn bản các yêu cầu đặt ra, các vấn đề đặt ra từ khâu giải quyết vấn đề, giải quyết bài toán, thiết kế bài toán cho đến việc đóng gói sản phẩm đưa ra thử nghiệm là một vấn đề đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, trong bản báo cáo thực tập này em đã xây dựng phần mềm ứng dụng quản lý khách hàng theo phương pháp phân tích thiết kế hệ thống dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0. Đây là một trong những bộ công cụ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu tiên tiến nhằm tiêu chuẩn hoá hệ thống phân tích hoạt động quản lý. Hi vọng phần mềm này được các cán bộ kỹ thuật ở Công ty đánh giá cao và có thể đưa vào vận hành thực tế. Do thời gian và kinh nghiệm có hạn nên em không thể bao quát hết được những tình huống xảy ra trong quá trình quản lý khách hàng. Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để phần mềm có thể hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cảm ơn đến các phòng ban của công ty, đặc biệt là chị Trần Thị Thu Hà, người đã trực tiếp hướng dẫn em trong quá trình thực tập tại công ty. Em cũng xin chân thành cám ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của cô Trần Bích Hạnh, người đã cung cấp cho em kiến thức, nhiều bài học và kinh nghiệm trong công tác và cuộc sống để hoàn thành đề tài này. Tài liỆu tham khẢo “Bài giảng môn Công nghệ phần mềm”, PGS.TS. Hàn Viết Thuận, Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2008. “Hệ thống thông tin quản lý”, Trương Văn Tú – Trần Thị Song Minh, Đại học Kinh tế Quốc dân, NXB Thống Kê, 2000. Trang bách khoa toàn thư tiếng Việt: Trang web tra cứu thư viện của Microsoft: Trang web của Công ty TNHH Thương mại và Công nghiệp Mỹ Việt Trang diễn đàn tin học: