Chuyên đề Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật tư tại Xí nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an

à : Mô hình thực thể liên kết Mô hình quan hệ Sơ đồ dòng dữ liệu Sơ đồ phân cấp chức năng Từ điển dữ liệu . Ngôn ngữ có cấu trúc . Phân tích có cấu trúc có những khuôn khổ chung chỉ ra những công cụ sẽ được dùng ở từng giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống và quan hệ giữa chúng. Mỗi khuôn khổ gồm một loạt các bước và giai đoạn được hỗ trợ bởi các khuôn mẫu và bảng kiểm tra sẽ áp dụng cách tiếp cận chuẩn hoá cho tiến trình phát triển. Giữa các bước có sự phụ thuộc lẫn nhau. Sản phẩm của bước này là đầu vào của bước sau. Phân tích hệ thống có cấu trúc cũng được chia thành các giai đoạn nhưng có thể tiến hành các giai đoạn gần như song song với nhau. Mỗi giai đoạn có thể cung cấp những sửa đổi, phù hợp cho một hoặc nhiều giai đoạn trước đó . Phân tích hệ thống có cấu trúc được kết hợp với "làm bản mẫu” (prototying ) tiến hoá để cho người dùng và nhà phân tích sớm hình dung được hệ thống mới cũng như tận dụng được ưu điểm của cả hai phương pháp này. *>Ưu điểm của phương pháp này Các công cụ và các mô hình hỗ trợ và kiểm tra chéo nhau làm cho hệ thống đáng tin cậy hơn. ĐIều đó còn có nghĩa là ta có thể dễ dàng đánh giá được các bước của quá trình phát triển thông qua các sản phẩm và do đó kiểm soát được sự phát triển.NgoàI ra phương pháp này còn có tính dễ hiểu, mang tính thống nhất. + Theo phương pháp này sẽ đem lại sự tách bạch chính thức cái nhìn “vật lý” và “lôgic” của hệ thống. + Phân tích hệ thống có cấu trúc ghi nhận vai trò chủ chốt của người sử dụng trong phát triển hệ thống. Trong một số trường hợp đặc biệt, nhà phân tích có thể chọn một trong các mô hình . Vòng đời cổ điển (Mô hình thác đổ) : là nền tảng cho phần lớn các phương pháp phân tích có cấu trúc từ những năm 70. Nó bao gồm một số giai đoạn được tiến hành một cách tuần tự hết giai đoạn này đến giai đoạn khác, bắt đầu ở mức hệ thống và tiến dần xuống phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm thử và bảo trì. Kĩ nghệ hệ thống Phân tích Thiết kế Mã hoá Kiểm thử Bảo trì Hình : Vòng đời cổ điển Vòng đời cổ điển là khuôn cảnh cũ nhất và được sử dụng rộng rãi nhất cho công nghệ phần mềm. Trong thực tế nó đã gặp phải một số khó khăn sau: + Các dự án hiếm khi tuân theo dòng chảy tuần tự mà mô hình đề nghị. Bao giờ việc lặp lại cũng xuất hiện và tạo ra các vấn đề khi áp dụng khuôn cảnh này. + Khách hàng thường khó phát biểu mọi yêu cầu một cách tường minh. Vòng đời cổ điển đòi hỏi điều này và thường khó thích hợp với sự bất trắc tự nhiên tồn tại vào lúc đầu của nhiều dự án. + Khách hàng phải kiên nhẫn. Bản làm việc được của chương trình chỉ có được vào lúc cuối của thời gian dự án. Một sai lầm ngớ ngẩn, nếu đến khi có chương trình làm việc mới phát hiện ra, có thể sẽ là một thảm hoạ. Làm bản mẫu: Làm bản mẫu là một tiến trình làm cho người phát triển có khả năng tạo ra một mô hình cho phần mềm cần phải xây dựng. Mô hình có thể lấy một trong ba dạng: Bản mẫu trên giấy hay mô hình dựa trên máy PC mô tả giao diện người - máy dưới dạng làm cho người dùng hiểu được cách tương tác xuất hiện. Bản mẫu làm việc cài đặt một tập con các chức năng của phần mềm mong muốn hay. Tập hợp các y/c và làm mịn Thiết kế nhanh Xây dựng bản mẫu Đánh giá của KH Làm mịn bản mẫu Sản phẩm Bắt đầu Kết thúc Tập trung vào việc biểu diễn các khía cạnh của phần mềm thấy được đối với người dùng ( đưa vào, đưa ra) Một chương trình đã có thực hiện một phần hay tất cả các chức năng mong muốn nhưng cần cải tiến thêm các tính năng khác tuỳ theo nỗ lực phát triển mới. Hình : Làm bản mẫu Một cách lý tưởng bản mẫu phục vụ như một cơ chế để xác định các yêu cầu phần mềm. Nếu một bản mẫu làm việc được xây dựng thì người phát triển có thể dùng được các đoạn chương trình đã có hay áp dụng các công cụ( Bộ sinh báo cáo, quản lý của sổ ...) để nhanh chóng sinh ra chương trình làm việc. Mô hình xoắn ốc : Do Barry Boehm đề xướng đang trở nên thông dụng và là nền tảng cho phát triển hệ thống lặp tiến hoá, nó bao gồm các tính năng tốt nhất của cả vòng đời cổ điển lẫn bản là mẫu, trong khi đồng thời vẫn bổ xung thêm các yếu tố mới - phân tích rủi ro - cái bị thiếu trong những khuôn cảnh này. Mô hình này được biểu thị theo hình xoắn ốc như hình vẽ, cách tiếp cận này cũng bao gồm các giai đoạn nối tiếp nhau giống như thác đồ . Tuy nhiên quá trình phát triển hệ thống được chia nhỏ thành nhiều bước và được lặp hoàn chỉnh dần cứ mỗi lần lặp hệ thống lại được hoàn chỉnh thêm một bước . Với cách tiếp cận này, ta có thể nhanh chóng cung cấp ứng dụng cho người dùng mà không phải đợi đến cuối giai đoạn phát triển hệ thống như vậy luôn giữ được mối liên hệ với người dùng để đảm bảo hệ thống cuối cùng sẽ đáp ứng chính xác các yêu cầu của họ . Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, giải pháp và ràng buộc. Phân tích rủi ro: Phân tích các phương án và xác định giải quyết rủi ro. Kĩ nghệ: Phát triển sản phẩm “ mức tiếp”. Đánh giá của khách hàng: Khẳng định kết quả của kĩ nghệ. Kế hoạch dựa trên ý kiến của khách hàng Tập hợp y/c ban đầu và kế hoạch dự án Kế hoạch Phân tích rủi ro Phân tích rủi ro dựa trên y/c ban đầu Phân tích rủi ro dựa trên p/ư của khách hàng Quyết định tiếp hay không? Bản mẫu Đánh giá của khách hàng Phân tích rủi ro chỉ ra rằng có sự không chắc chắn trong các yêu cầu thì việc làm bản mẫu có thể được sử dụng trong góc phần tư kĩ nghệ để trợ giúp cả người phát triển và khách hàng. Các mô phỏng cũng có thể được dùng. Mọi mạch đi xung quanh xoắn ốc đều đòi hỏi kĩ nghệ có thể thực hiện bằng cách dùng hoặc tiếp cận vòng đời cổ điển hoặc cách tiếp cận làm bản mẫu. Kỹ thuật thế hệ thứ tư: Thuật ngữ “ kỹ thuật thế hệ thứ tư ”(4GT) bao gồm một phạm vi rộng các công cụ phần mềm có một đặc điểm chung: mỗi công cụ đều cho phép người phát triển phần mềm xác định một số đặc trưng của phần mềm ở mức cao. Rồi công cụ đó tự động sinh ra mã chương chình gốc theo nhu cầu của người phát triển. Hiện tại, môi trường phát triển phần mềm hỗ trợ cho khuôn cảnh 4GT bao gồm một số hay tất cả bốn công cụ sau: Ngôn ngữ phi thủ tục để hỏi CSDL, bộ sinh báo cáo, bộ thao tác dữ liệu, bộ tương tác và xác định màn hình, bộ sinh chương trình, khả năng đồ hoạ ở mức cao, khả năng làm trang tính. Khuôn cảnh 4GT được thể hiện như hình vẽ: Tập hợp yêu cầu Chiến lược thiết kế Cài đặt sử dụng 4GT Kiểm thử Hình : Các kĩ thuật thế hệ thứ tư. Một số trạng thái của cách tiếp cận 4GT như sau. + Với rất ít ngoại lệ, lĩnh vực ứng dụng hiện tại cho 4GT mới chỉ giới hạn vào các ứng dụng hệ thông tin nghiệp vụ, đặc biệt việc phân tích thông tin và làm báo cáo là nhân tố chủ chốt cho các cơ sở dữ liệu lớn. Tuy nhiên các công cụ CASE mới bây giờ hỗ trợ cho việc dùng 4GT để tự động sinh ra “ khung chương trình” cho các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực. + Dữ liệu sơ bộ được thu thập từ các công ty có dung 4GT dường như chỉ ra rằng thời gian cần cho việc tạo ra phần mềm được giảm đáng kể đối với các ứng dụng vừa và nhỏ và rằng khối lượng thiết kế và phân tích cho các ứng dụng nhỏ cũng được rút bớt. + Tuy nhiên, việc dùng 4GT cho các nỗ lực phát triển phần mềm lớn tập trung nhiều cho phân tích, thiết kế, kiểm thử để đạt tới việc tiết kiệm thời gian hơn là có thể đạt được thông qua việc loại bỏ chương trình. Tóm lại, các kĩ thuật thế hệ thứ tư đã trở thành một phần quan trọng trong việc phát triển phần mềm trong lĩnh vực ứng dụng hệ thông tin và rất có thể sẽ được sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực trong nửa cuối những năm 1990. 2. Các giai đoạn của phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc. Gồm 6 giai đoạn: Khảo sát hệ thống Phân tích. Thiết kế Xây dựng. Cài đặt Bảo trì và phát triển. Trong 6 giai đoạn trên ta thấy đối với bất kỳ một chương trình nào thì việc đầu tiên cũng là khảo sát. Công việc này hết sức quan trọng đòi hỏi sự suy xét kĩ lưỡng một cách toàn diện trong việc quyết đinh chính xác cần dùng những kĩ thuật nào, mức độ áp dụng ra sao, để từ đó ta đi tới các giai đoạn tiếp theo mà được trình bày dưới đây. 3. Giai đoạn phân tích và thiết kế. Đây là giai đoạn quan trọng dẫn tới sự thành công nhiều của việc. Chính vì vậy cần phải làm rõ từng phần chi tiết của giai đoạn này. 3.1.Phân tích chức năng nghiệp vụ. Cần phải phân tích chức năng nhiệm vụ khi triển khai một ứng dụng tin học vì: Chức năng nghiệp vụ mô tả đIũu cần thực hiện để nghiệp vụ được thực hiện chứ không phải là nghiệp vụ được thực hiện ở đâu, như thế nào hoặc do ai làm. Quan điểm chức năng này chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xét hệ thống trong giai đoạn phân tích nhưng nó là một quan điểm đặc bệt có ích vào lúc tiến trình phát triển. Nó biểu thị cho cách mà người chủ nhìn nhận hệ thống và là thân thiện với người sử dụng nhất trong tất cả các mô hình, chứa đựng một trong những kĩ thuật lập mô hình đơn giản nhất được sử dụng trong bất kì phương pháp luận nạo. 3.1.1. Sơ đồ chức năng nhiệm vụ_BFD (Business Function Diagram) a. Định nghĩa: Sơ đồ chức năng nhiệm vụ_BFD (Business Function Diagram) là việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần thì sẽ được bẻ ra thành các chức năng con, số mức bẻ ra này phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. b. Mục đích của biểu đồ chức năng nghiệp vụ Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích. Để giúp tăng cường cách tiếp cận logic tới việc phân tích hệ thống. Các chức năng ở đây sẽ được sử dụng trong nhiều biểu đồ sau này như những tiến trình tiềm năng và các tiến trình ngày càng thuần tuý chức năng thì chúng lại càng mềm dẻo sẵn sàng cho giai đoạn thiết kế. Chỉ ra vị trí của miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức 3.1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu_DFD ( Data Flow Diagram). a. Định nghĩa: Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích : Phân tích DFD, Thiết kế, liên lạc, tài liệu. b. Mục đích: Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu lẫn tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin chuyển vận từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc một chức năng khác. ĐIũu quan trọng là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có sẵn trước khi thực hiện một hành động hay tiến trình. ĐIũu này nhấn mạnh vào việc định danh các yêu cầu dữ liệu và sắp xếp DFD vào một tiến trình phân tích chứ không phải của tiến trình đIũu tra, và phân biệt rõ rệt với “ lưu đồ khối ” có tính truyền thống hơn, vốn chỉ nêu được các thủ tục dãy của tiến trình. c. Một số khái niệm dùng trong DFD c.1 Tiến trình ( Xử lý hay chức năng): Ký pháp: Tiến trình được thể hiện dưới dạng hình tròn hay hình Ovan, trong đó có ghi tên tiến trình( xử lý) được gọi là nhãn. Nhãn được thể hiện dưới dạng: Động từ + Bổ ngữ . VD: Giám sát kho Cung cấp HH Đây là kí pháp dùng để mô tả chức năng c.2.Dòng dữ liệu. Khái niệm: Dòng dữ liệu là dòng thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình. Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng mũi tên có hướng, mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin. Mỗi dòng đều phải có tên gắn với nó. Tên được biểu diễn dưới dạng la một cụm danh từ. Nhập vật tư VD: Phiếu giao vật tư Phiếu TT vật tư Nhập vật tư c.3. Kho dữ liệu Kho là nơi dùng để chứa các thông tin cần được dữ lại trong một khoảng thời gian để sau đó một hay một vài chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sử dụng. NVT Hoá đơn mua Kí pháp được dùng để biểu diễn cho kho dữ liệu là cặp đường thẳng song song, chứa tên của thông tin cất giữ . Khi kho dữ liệu được thâm nhập thì có các dòng sự kiện để chỉ ra các sự kiện ấy. VD: Kho bao giờ cũng phải có thông tin đi vào và thông tin đi ra. Các kho thì không bao giờ trực tiếp dẫn tới với tác nhân ngoài. c.4.Tác nhân c.4.1.Tác nhân ngoài: là một người, một nhóm hay một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhung có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống. Kí pháp: Nhà cung cấp Tác nhân ngoài biểu diễn dưới dạng là một hình chữ nhật, có tên ghi bên trong và tên được quy định là một danh từ, cụm danh từ. c.4.2. Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả ở trong sơ đồ. Kí pháp: Là một hình hộp chữ thiếu một cạnh chiều rộng và bên trong cũng có tên của tác nhân như tác nhân ngoài. VD: biểu diễn Kế toán d. Phương pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu d.1. Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ Sơ đồ chức năng được sử dụng để nêu ra chức năng và tiến trình trong sơ đồ dòng dữ liệu. Việc phân rã chức năng được được thực hiện tron BFD. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ cũng được dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình con phải được xuất hiện trong sơ đồ dòng dữ liệu. Quản lý vật tư Chuẩn bị vật tư Nhập vật tư về công ty Xuất vật tư xuống PXSX Tạo các báo cáo VD: d.2. Sơ đồ ngữ cảnh Khái niệm: Sơ đồ ngữ cảnh là một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầu tiến trình xây dựng một DFD. Nó bao gồm một vòng tròn quá trình trung tâm( biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu ), được bao quanh bởi và nối với các tác nhân ngoài của hệ thống. Các mối nối được chỉ ra thông tin được truyền vào và ra khỏi hệ thống. Tác nhân ngoài Tác nhân ngoài Hệ Thống Mục đích: Sơ đồ ngữ cảnh được xây dựng ở giai đoạn đầu của tiến trình phân tích và được dùng để vạch ra biên giới hệ thống cũng như buộc nhà phân tích phải xem xét mọi tham trỏ bên ngoài của hệ thống. 3.2.Phân tích các yêu cầu thông tin nghiệp vụ. 3.2.1.Mô hình dữ liệu kiểu quan hệ. *. Khái niệm: Mô hình dữ liệu (MHDL) kiểu quan hệ của một cơ sở dữ liệu là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể và những mối quan hệ giữa chúng. MHDL giúp ta hiểu được cấu trúc quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu chính vì vậy khi bắt tay vào tạo lập một cơ sở dữ liệu thì cần phải tạo lập một MHDL. Có 3 kiểu mô hình dữ liệu: + MHDL kiểu phân cấp. + MHDL kiểu mạng lưới. + MHDL kiểu quan hệ. 3.2.2. Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu kiểu quan hệ. ăTable(Bảng): Mỗi bảng như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh sách vật tư…ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó được gọi là thực thể ( Enlity). VD: Họ và tên Ngày sinh Quê quán Đỗ Thị Lương 20/10/1982 Tuyên Quang … … … ă Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm bất kì với các đặc điểm và tính chất cần được ghi chép lại. Có hai loại thực thể Thực thể cụ thể: Vật tư, máy móc…. Thực thể trìu tượng: tài khoản, khái niệm ă Thuộc tính: Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất gọi là thuộc tính VD: Thực thể hoá đơn được đặc trưng bởi các thông tin: Mã HĐ, ngày HĐ, Tên hàng, số lượng, ĐVT…..Được gọi là thuộc tính. ă Bản ghi ( Record): Trong mỗi bảng( thực thể ) có các dòng, mỗi dòng là một bản ghi. VD: Trong thực thể sinh viên có các bản ghi: SST Họ và tên ngày sinh QQ lớp Khoa …. ……. …….. …. …. …. 50 Đỗ Thị Lương 20/10/1982 Tuyên Quang K33B Tin KT ă Trường: Mỗi cột của một bảng được gọi là một trường. ă Cơ sở dữ liệu( Database): Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu về một xí nghiệp được lưu giữ trên máy tính, được người sử dụng, có cách quản lí bằng dữ liệu có cấu trúc. ă Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management Systems): Là tập hợp có thứ tự các phần mền cho phép mô tả lưu giữ thao tác các dữ liệu trên một CSDL, đảm bảo tính an toàn, bí mật trong môi trường có nhiều người sử dụng. ă Ngân hàng dữ liệu: Tất cả các CSDL cùng thuộc về một cơ quan( hay một bộ phận của cơ quan) được coi là ngân hàng dữ liệu của cơ quan ấy. ă Mối quan hệ của các thực thể. Có 3 kiểu quan hệ giữa hai thực thể: Quan hệ 1-1(một- môt): là kiểu liên kết giữa hai thực thể mà ứng với mỗi thực thể ở kiểu thực thể này chỉ tồn tại một thực thể duy nhất ở thực thể kia. Đặc tả sản phẩm Hàng tồn kho Quan hệ 1-n( một– nhiều): Là kiểu liên kết mà ứng với mỗi thực thể trong kiểu thực thể nàythì tồn tại nhiều thực thể ở kiêủ thực thể kia và ngược lại. SINH VIÊN Mã sv Tên sv . ĐIÊM THI Mã sv Điểm thi Quan hệ n-n( nhiều-nhiều): Là quan hệ mà ứng với mỗi dòng ở quan hệ này tồn tại nhiều dòng ở quan hệ kia và ngược lại. Nhà cung cấp Khoản mục kho 3.2.3.Các bước tạo một mô hình dữ liệu. â Xác định các thuộc tính của thực thể. VD: Hoá đơn: SốHĐ, Ngày, Tên hàng…. Phiếu xuất kho vật tư: Mã VT, Tên vật tư… âLựa chọn các thuộc tính trong mỗi thực thể có trong quản lý dựa vào nguyên tắc lựa chọn: + Tránh trùng lặp + Tránh dư thừa + Tránh dị thường + Đầy đủ thông tin +Tính độc lập + Dữ liệu nguyên tố â Xác định những mối quan hệ giữa các thực thể Bước này giúp ta sau này có thể trích rút, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau nhằm đáp ứng một cách nhanh chóng và đầy đủ nhu cầu của người dùng. Trong các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu thì giai đoạn chuẩn hoá là quan trọng, bước này là tiêu chuẩn để đánh giá một cơ sở dữ liệu Chuẩn hoá dữ liệu là một quá trình biến đổi một kiểu thực thể thành các kiểu thực thể khác nhau sao cho mỗi kiểu thực thể thì dữ liệu đảm bảo: + Không dư thừa +Không mát thông tin +Không dị thường( Nhất quán) Có 3 dạng chuẩn cơ bản: Dạng chuẩn 1 NF Quan hệ chưa ở dạng chuẩn 1NF là quan hệ còn chứa các nhóm lặp lại. Ta đưa về dạng 1NF bằng cách như sau: + bỏ nhóm lặp lại ra khỏi quan hệ, chuyển nhóm đó thành một quan hệ mới + cộng thêm vào khoá của nó khoá của quan hệ ban đầu để tạo ra khoá phức hợp VD: xét quan hệ : R (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lượng yêu cầu) Nhóm (Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lượng yêu cầu ) là nhóm lặp lại, ta có thể tách R thành R1 và R2 như sau : + R1 (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản phẩm) + R2 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lương yêu cầu) Dạng chuẩn 2NF Quan hệ đã ở dạng 1NF nhưng chưa ở dạng 2NF là có tồn tại phụ thuộc hàm có nguồn là tập con của khoá. Ta đưa về dạng 2NF bằng cách như sau: + nhóm vào một quan hệ các thuộc tính phụ thuộc hoàn toàn vào khoá và giữ lại khoá của quan hệ đó + nhóm vào một quan hệ khác các thuộc tính phụ thuộc vào một phần của khoá, lấy phần đó làm khoá chính cho quan hệ . VD : trong quan hệ R2 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lượng yêu cầu) có phụ thuộc hàm : Số sản phẩm --> Tên sản phẩm Trong đó Số sản phẩm là một phần của khoá, ta tách R2 thành R3 và R4 như sau : + R3 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Lượng yêu cầu) + R4 (Số sản phẩm, Tên sản phẩm) Dạng chuẩn 3NF Quan hệ đã ở dạng 2NF nhưng chưa ở dạng 3NF là có tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp. Đưa về dạng 3NF ta làm như sau : + giữ lại trong quan hệ ban đầu các thuộc tính phụ thuộc trực tiếp vào khoá + nhóm vào một quan hệ khác các thuộc tính bắc cầu, lấy thuộc tính bắc cầu làm khoá VD : trong quan hệ R1 (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản phẩm) Có các phụ thuộc hàm bắc cầu : Số hoá đơn --> Số khách hàng --> Tên khách hàng Ta có thể tách R1 thành R5 và R6 như sau : + R5 (Số hoá đơn,Ngày bán, Số khách hàng, Số sản phẩm) + R6 (Số khách hàng ,Tên khách hàng) Phần III: Hoạt động quản lý vật tư tại xí nghiệp Chiến Thắng Sau một thời gian khảo sát thực tế tại xí nghiệp Chiến Thắng_công ty May 19/5_ Bộ công an trong công tác quán lý vật tư, em thấy công việc này có nhiều hoạt động tác động trực tiếp đến sản xuất kinh doanh. Kế toán quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của xí nghiệp. Công ty May 19/5 là một Doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích làm nhiệm vụ sản xuất cung cấp trang phục và nhu yếu phẩm trực tiếp phục vụ ngành công an. Chính vì vậy sản phẩm của công ty không mang tính cạnh tranh nên doanh thu của công ty tăng trưởng của công ty phụ thuộc vào nhu cầu của cán bộ chiến sĩ công an trong ngành. Và chính vì vậy mà kế toán quản lý vật tư cũng phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất sản phẩm. Quá trình chung của quá trình luân chuyển vật tư tại Xí nghiệp: Bước 1: Có kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kì. VD: Trong quý I năm 2002 có kế hoạch sản xuất sản phẩm là 1000 áo xuân hè cung cấp cho cán bộ chiến sĩ tỉnh Thanh Hoá. Từ kế hoạch trên kế toán có kế hoạch vật tư (bước 2). Bước 2: Đưa ra kế hoạch chuẩn bị vật tư. Với mỗi sản phẩm ( cụ thể là áo xuân hè) thì cần nhũng loại vật tư nào để có thể hoàn thành sản phẩm ấy: vải, khuy chỉ… Bước 3: Kế toán nhận được kế hoạch sản xuất hàng hoá cùng với kế hoạch vật tư sẽ có công tác kiểm tra tồn kho nhắm lắm bắt những vật tư tồn kho để đối chiếu với những vật tư trong kế hoạch. Trong kế hoạch những vật tư nào thiêu thì sẽ có đơn xin cấp hoặc mua vật tư. Bước 4: Cấp dưới (cụ thể là phòng kế toán ) theo kế hoạch sẽ lập đơn xin cấp hoặc mua vật tư gửi lên cấp trên. Bước 5: Sau khi cấp trên đã duyệt đơn mua vật tư thì cấp thi hành sẽ gửi đơn mua hàng tới nhà cung cấp để đặt mua vật tư. Bước 6: Nhận( Nhập) vật tư về kho cùng với hoá đơn thanh toán tới nhà cung cấp. Bước 7: Sau khi vật tư đã trong kho thì theo kế hoạch sản xuất sẽ có công tác xuất kho vật tư tới từng phân xưởng theo yêu cầu sản xuất. Bước 8: Sau mỗi một bước các chứng từ được ghi sổ, cập nhật và được xử lý theo định kỳ mỗi quý một lần. Bước 9: Lập báo cáo và lưu vào sổ chứng từ. Trong mỗi một quá trình diễn ra đều được kế toán thống kê và xử lý trong hệ thống để theo dõi lập báo cáo cuối kì sản xuất. Đối với Xí nghiệp Chiến Thắng công tác lập báo cáo theo quý. Sau mỗi quý sẽ lưu những chứng từ ghi sổ, cân đối các tài khoản. Khái quát sơ đồ đầu vào, đầu ra của quá trình quản lý: Đầu vào Xử lý Đầu ra 1 Chứng nhập kho 2.chứng từ xuất kho vật tư 3.Hoá đơn Quản lý vật tư 1.Báo cáo cuối quý( chung) 2.Báo cáo tình hình nhập xuất ( chi tiết) Các mẫu chứng từ liên quan đến quản lý vật tư: Phiếu nhập kho vật tư Phiếu nhập kho vật tư Số:……… ngày:…… Định khoản: Họ tên người giao hàng:…………. TK nợ:… Lý do nhập:…………… TK có:… Nhập tại kho:…………….. Mã hàng Tên hàng đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập Cộng: ? khoản Tổng:……………. Cộng: Thành tiền Giám đốc Kế toán trưởng Người viết phiếu Người giao Thủ kho nhập (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) 2. Phiếu Xuất kho vật tư Phiếu Xuất kho vật tư Số:……… ngày:…… Định khoản: Họ tên người nhận hàng:…………. TK nợ:… Lý do xuất:…………… TK có:… Xuất tại kho:…………….. Mã hàng Tên hàng đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực Xuất Cộng: ? khoản Tổng:……………. Cộng: Thành tiền Giám đốc Kế toán trưởng Người viết phiếu Người giao Thủ kho nhập (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) 3. Bảng kê chứng từ ghi sổ ( chứng từ nhập) Bảng kê chứng từ ghi sổ Số :… ngày:…….. Nội dung: Nhập vật tư quý…. Số CT Ngày Diễn giải TK nợ Tk có Số tiền Tổng cộng:…………… Ngày…/…/… Người ghi sổ KT trưởng (Kí tên) (Kí tên) Bảng kê chứng từ ghi sổ( chứng từ xuất) Bảng kê chứng từ ghi sổ Số :… ngày:…….. Nội dung: Nhập vật tư quý…. Số CT Ngày Diễn giải TK nợ Tk có Số tiền Tổng cộng:…………… Ngày…/…/… Người ghi sổ KT trưởng (Kí tên) (Kí tên) 4. Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số:……. ngày:…………. Nội dung: Nhập/Xuất vật tư quý….. TK ghi nợ TK ghi có Số tiền Tổng cộng:………………………….. Ngày…/…/…. Người ghi sổ KT trưởng ( Kí tên) ( Kí tên) 5. Hoá đơn Hoá đơn(gtgt) Liên…(Giao khách hàng) Ngày…tháng …năm Đơn vị bán hàng:……………. Địa chỉ:………………. ĐIện thoại:…………… Họ tên người mua hàng………………….. Đơn vị ………………….. Địa chỉ……………………..Số tàI khoản………………….. Hình thức thanh toán………MS STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Cộng tiền hàng ………….. Thuế suất GTGT:……% Tiền thuế GTGT:………………… Tổng cộng tiền thanh toán: …………………… Viết bằng chữ:………………………………………. Người mua hàng KT trưởng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ,tên) (Kí, ghi rõ họ,tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ,tên) 6. Mẫu kế hoạch sản xuất sản phẩm Công ty May 19/5 Kế hoạch sản xuất sản phẩm Xí nghiệp Chiến Thắng Số:………. Ngày……….. Nội dung kế hoạch:…………… Bộ phận nhận vật tư chính………….. Theo định mức Bộ phận nhận vật tư phụ……………. Theo định mức STT Mã Tên ĐVT Số lương yêu cầu Sản phẩm giao sản xuất Vật tư chính cần sử dụng Vật tư phụ cần sử dụng Hà nội, ngày…/../.. Người viết Người nhận kế hoạch Trưởng ban KH Giám đốc (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) Cùng một số mầu khác như: mẫu Giấy kiểm tra chất lượng vật tư, Giấy kiểm tra kho…. Những hoạt động trong kế toán quản lý vật tư tại Xí nghiệp Chiến Thắng đã được các nhân viên nhập số liệu vào máy và tại xí nghiệp có phần mềm riêng để quản lý vật tư nên các báo cáo đầu ra luôn chính xác , nhanh gọn, và chi tiếtvào cuối mỗi quý. Đối với các chứng từ liên quan đến vật tư nêu trên đều được lưu vào tệp lưu chứng từ theo từng quý nhất định nghĩa là với hoá đơn, chứng từ nhập, xuất …nào thì lưu ở quý đó. Phần IV : Phân tích và thiết kế hệ thống A_Phân tích hệ thống. 1. Phân tích chức năng nghiệp vụ. Sơ đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn tổng quan về hệ thống. Quá trình phân tích chức năng được thực hiện thông qua việc nghiên cứu nghiệp vụ của hệ thống và tiếp xúc với người dùng, ta có thể phân tích chức năng theo phương pháp phân rã chức năng hay theo cách tiếp cận bằng biểu đồ luồng dữ liệu. Hãy nghiên cứu những sơ đồ sau ta sẽ thấy rõ được các nghiệp vụ của kế toán quản lý vật tư. 1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ_BFD( Business Function Diagram) Quản lý vật tư Chuẩn bị vật tư Nhập vật tư Xuất vật tư Tạo các báo cáo TB lên KH sản xuất Lên KH chuẩn bị vật tư Đề xuất cấp, mua vật tư Duyệt đơn đề xuất Đặt mua vật tư Nhập vật tư vào kho Thanh toán vật tư Kiểm tra vật tư trong kho Xuất vật tư tới PXSX Báo cáo theo định kì (Quý) Báo cáo tổng hợp cuối năm 1.2.Sơ đồ ngữ cảnh Ban giám đốc Phân xưởng sản xuất Nhà cung cấp Kế toán Quản lý vật tư Quản lý vật tư Hình. Sơ đồ ngữ cảnh _ Khi chúng ta triển khai thêm một mức thì ta thu được sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh. Bốn chức năng trong sơ đồ tương ứng với bốn khối chức năng nghiệp vụ trong sơ đồ phân rã chức năng: Chuẩn bị vật tư, nhập vật tư, xuất vật tư, Tạo báo cáo. Khi ta nghiên cứu sơ đồ dòng dữ liệu dưới đây ta có thể thấy rõ được quá trình luân chuyển vật tư cũng như chức năng, nhiệm vụ của từng khối chức năng trong quản lý vật tư tại Xí nghiệp Chiến Thắng. Báo cáo cuối kỳ HĐ Thanh toán Ban giám đốc Kho vật tư Phân xưởng SX Nhà cung cấp Chuẩn bị vật tư Xuất kho vật tư Tạo báo cáo Kế hoạch sản xuất Kế hoach vật tư Giấy yêu cầu kiểm tra VT Phiếu đã KT Giấy yêu cầu nhập vật tư Đơn đặt mua VT Giấy báo có VT Đơn xin cấp, mua vật tư Phiếu xuất VT Phiếu nhập VT Phiếu đã nhận đủ VT Nhập kho vật tư Hình. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh Ta tiếp tục phân rã tiếp, ta có sơ đồ mức dưới đỉnh của mỗi khối chức năng. Nhìn vào sơ đồ mức này ta thấy từng chi tiết của từng khối chức năng. Sơ đồ mức này gọi là sơ đồ mức dưới đỉnh Ban giám đốc Lên KH VT KT kho VT Lập Đ đề xuất Duyệt Đ đề xuất Kho vật tư Xuất kho VT Nhập kho VT Đơn đề xuất cấp VT Đơn đề xuất mua VT Đơn ĐX cấp đã duyệt Đơn ĐX mua đã duyệt Phiếu kiểm tra Kế hoạch sản xuất H. Sơ đồ mức dưới đỉnh ( Chức năng chuẩn bị vật tư) Chuẩn bị vật tư Kiểm tra VT Xuất vật tư Kho Vật tư Phân xưởng SX Phiếu xuất VT Kế toán P.Xuất VT P.Nhận VT Y.C K. Tra P.Đã K.Tra P.Đã K.Tra Đơn đã duyệt H.Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh ( Chức năng xuất vật tư) Nhà cung cấp Đặt mua VT Nhập VT Thanh toán VT Đơn đặt hàng Trả lời đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập Kế toán tiền mặt HĐ thanh toán Hoá đơn thanh toán H. Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh( Chức năng nhập vật tư) 2. Phân tích dữ liệu Phân tích dữ liệu được tiến hành riêng rẽ với phân cấp chức năng mặc dù chúng có liên quan với nhau vì các chức năng lấy đối tượng là dữ liệu để xử lý. Một hệ thống thông tin cần phát biểu rõ ràng các thông tin cần lưu trữ giúp cho việc tổng hợp và xử lý, các thông tin đó phản ánh cấu trúc của cơ quan, hoạt động kinh doanh của cơ quan. Mô hình thực thể - liên kết, là kỹ thuật chủ chốt trong gần như tất cả các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống, mục đích của việc phân tích dữ liệu là phát hiện các dữ liệu cần có( các thực thể), phát hiện cấu trúc nội bộ của dữ liệu( các thuộc tính) và mối quan hệ giữa các thực thể, yêu cầu đặt ra là các dữ liệu phải đầy đủ, tránh trùng lặp (cũng có lúc để tiện cho chương trình thì ta vẫn phải chấp nhận việc trùng lặp thông tin), các thực thể thường đưa về dạng chuẩn 3. Trước tiên ta đề cập đến một số khái niệm liên quan đến việc thể hiện mô hình thực thể liên kết: Thực thể: là một đối tượng (cụ thể hay trừu tượng), một phạm vi hoạt động, một nhiệm vụ, một sự kiện, một chủ điểm ... được quan tâm trong việc quản lý của cơ quan. Thuộc tính: là một giá trị (số, tên gọi,...) nào đó thể hiện một đặc điểm của thực thể hay của một liên kết. Liên kết: là một sự kết nối nào đó giữa hai hay nhiều thực thể nhằm phản ánh một thực tế khách quan. Khoá của thực thể: Để xác định duy nhất các hàng trong thực thể. Khoá có thể gồm một thuộc tính (khoá đơn ) hay nhiều thuộc tính (khoá kép). Trong quá trình phân tích ta căn cứ vào các nguồn thông tin mà hệ thống cần lưu giữ và xử lí để mô hình hoá nó thành các thực thể và các thuộc tính. Đây chính là bước mô hình hoá thông tin từ thế giới thực cho hệ thống. Trong quá trình tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán về quản lý vật tư của Xí nghiệp Chiến Thắng- Công ty May 19/5- Bộ công an ta thấy cần phải tổ chức các thực thể và tiến hành chuẩn hoá chúng về dạng chuẩn 3 ta được các thực thể sau: 1. Thực thể nhập kho vật tư _ Lưu các thông tin của các vật tư nhập bao gồm các thuộc tính: Ma_VT: mã vật tư Ten_ VT: Tên vật tư Ngày: ngày nhập vật tư về kho So_HD: Số hoá đơn DVT: Đơn vị tính So_luong_nhập: Số lượng nhập vật tư Đon_giá: Đơn giá một sản phẩm vật tư Thanh_tien: Thành tiền 2. Thực thể xuất vật tư Ma_VT: mã vật tư Ten_ VT: Tên vật tư Ngày: ngày xuất vật tư xuống phân xưởng sản xuất So_HD: Số hoá đơn DVT: Đơn vị tính So_luong_nhập: Số lượng xuất Đon_giá: Đơn giá một sản phẩm vật tư + Thanh_tien: Thành tiền 3. Thực thể danh mục vật tư gồm các thuộc tính sau: Ma_VT: mã vật tư Ten_VT: tên vật tư DVT: đơn vị tính 4. Thực thể Danh mục vật tư tồn gồm các thuộc tính sau: Ma_VT So_luong: số lượng tồn cuối kỳ trước So_tiền: Số tiền còn đọng ở số VT đó Thực thể báo cáo tổng hợp dùng để lưu các thông tin về vật tư nhập, xuất sau mỗi kỳ. Bao gồm các thực thể STT: số thứ tự Ma_VT Ten_VT DVT: đơn vị tính Ton_dau_ky: Vật tư tồn từ kỳ trước chuyển sang So_luong_nhap: Số lượng nhập trong kỳ So_luong_xuất: Số lượng xuất trong kỳ Ton_cuoi_ky: Tồn cuối kỳ Thực thể phương thức thanh toán; +Ma_PTTT: Mã phương thức thanh toán + Tên phương thức thanh toán. Bảng giao dịch. + Ma_GD: Mã giao dich + Ngay_giao_dich: Ngày giao dịch +Ma_VT: Mã vật tư +So_HD: số hoá đơn + Dien_giai: Diển giải cho hình thức giao dịch Thực thể nhân viên: dùng để lưu các thông tin về nhân viên( cụ thể là những người trực tiếp nhận, giao vật tư). + Ma_NV: Mã nhân viên. + Tên_ NV: Tên nhân viên. + Ho_Dem: Họ đệm của nhân viên. + Ten_Tg: Tên thường gọi( Tên giao nhận). +Đia_chi: Địa chỉ của nhân viên. + So_DT: Số điện thoại. Thực thể nhà cung cấp vật tư: dùng để lưu những thông tin của nhà cung cấp. + Ma_NCC: Mã nhà cung cấp. + Ten_NCC: Tên nhà cung cấp. +Ten_ giao_dich: Tên giao dịch. + Dia_chi: Địa chỉ nhà cung cấp. + So_DT: Số điện thoại. + Fax: Thực thể hoá đơn: + So_HD: Số hoá đơn. + Dien_giai: Diễn giải. + Ma_NCC: Mã Nhà cung cấp vật tư. + Ma_NV: mã nhân viên. + Ngay_HD: Ngày lập hoá đơn. + Ngay_TT: Ngày thanh toán. + Ma_ PTTT: Mã phương thức thanh toán. + CVC: Cước vận chuyển + Thue_GTGT: Thuế giá trị gia tăng. Kết thúc quá trình phân tích dữ liệu ta được mô hình thực thể liên kết được trình bày là các bảng liên kết với nhau theo các kiểu quan hệ: B. Thiết kế Sau quá trình phân tích chúng ta mới chỉ có sự mô tả logic của hệ thống bao gồm: Các xử lý (biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, mô tả các chức năng ). Các dữ liệu (từ điển dữ liệu, mô hình thực thể liên kết). Mô tả này chưa xác định cụ thể, chính xác hệ thống lưu trữ và xử lý như thế nào. Giai đoạn thiết kế ta phải biến các mô tả logic trên thành các mô tả vật lý, đầu vào của giai đoạn này là các biểu đồ của quá trình phân tích. 1. Thiết kế dữ liệu. Xuất phát từ mô hình dữ liệu đã được chuẩn hoá trong giai đoạn phân tích, ánh xạ các thông tin trong sơ đồ thực thể liên kết thành các bảng Các thực thể biến thành các bảng. Các thuộc tính trở thành các cột. Tên bảng Tên cột Kiểu dữ liệu Độ lớn 1. Nhập vật tư Ma_VT Text 10 Ten_VT Text 40 Ngày Date/time So_HD Number Long Integer DVT Text 20 So_luong Number Long Integer Don_gia Number Long Integer Thanh_tien Number Long Integer 2. Xuất vật tư Ma_VT Text 10 Ten_VT Text 40 Ngày Date/time So_HD Number Long Integer DVT Text 20 So_luong Number Long Integer Don_gia Number Long Integer Thanh_tien Number Long Integer 3. Danh mục vật tư Ma_VT Text 10 Ten_VT Text 40 DVT Text 20 4. Danh mục vật tư tồn Ma_VT Text 10 So_luong Number Long Integer So_tien Number Long Integer 5.Báo cáo tổng hợp cuối kỳ STT Ma_VT Text 10 Ten_VT Text 40 DVT Text 20 Ton_dau_ky Number Long Integer So_luong_nhap Number Long Integer So_luong_xuat Number Long Integer Ton_cuoi_ky Number Long Integer 6. Phương thức thanh toán Ma_PTTT Text 10 Ten_PTTT Text 40 7. Giao dịch Ma_GD Text 10 Ngay_GD Date/time Long Integer Ma_VT Text 10 So_HD Number Long Integer Dien_giai memo Gia_VT Number Long Integer 8.Nhân viên Ma_NV Text 10 Ten_NV Text 40 Ho_dem Text 40 Dia_chi Memo SDT Number Long Integer 9. Nhà cung cấp Ma_NCC Text 10 Ten_NCC Text 40 Ten_GD Text 40 Dia_chi Memo SDT Number Long Integer 10. Hoá đơn So_HD Number Long Integer Dien_Giai Memo Ma_NCC Text 10 Ma_NV Text 10 Ngay_HD Date/time Ngay_TT Date/time Ma_PTTT Text 10 Gia_VT Number Long Integer CVC Number Long Integer 2. Thiết kế chức năng. Phần đề mô được xây dựng bởi phần mền Access và được thiết kế có dạng như sau: Bao gồm: Một Form chính và từ form chính đi tới từng form phụ trong các form phụ có từng chức năng riêng: Sơ đồ chức năng của hệ thống: Quản lý vật tư Giới thiệu về Xí nghiệp Vật tư Các thông tin khác Các báo cáo Ca nhạc Giải trí Trong mỗi form con có các chức năng nhất định: Vật tư: + Nhập vật tư (Thông tin về vật tư nhập). +Xuất vật tư (Thông tin về vật tư xuất). +Danh mục vật tư (Thông tin về vật tư). Giới thiệu về công ty:+ Giới thiều về tên, địa chỉ… của xí nghiệp. Các thông tin khác: + Các nhà cung cấp (Thông tin về nhà cung cấp vật tư cho xí nghiệp). +Thông tin về phương thức thanh toán. + Công nhân viên (Thông tin về các công nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình luân chuyển vật tư). +Giao dịch vật tư. Các báo cáo: + Báo cáo chi tiết. +Báo cáo tổng hợp. Ca Nhạc: Giải trí: Và một số các nút lệnh có chức năng khác nhau. Trên đây là qúa trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại xí nghiệp Chiến Thắng, được mô tả ở dạng khái quát nhất và tổng quát nhất (phần lý thuyết) Phần đêmô được lưu tại đĩa CD. Phần V: Cài đặt chương trình Kết thúc của quá trình phân tích và thiết kế ta đã có được các dữ liệu, các chức năng thao tác trên các đối tượng dữ liệu, và các thủ tục cần thiết cho việc xử lí dữ liệu. Việc cài đặt chương trình đó chỉ còn là việc thể hiện và ghép nối các Form nhập liệu, Report, các thủ tục thao tác dữ liệu để cuối cùng ra được một chương trình tạo ra các báo cáo kế toán theo yêu cầu. Đây là công việc cuối cùng của đồ án. Nó được xây dựng và chạy thử tại đĩa CD đã kèm theo Công cụ thực hiện đề tài (Microsoft Access) 1. Giới thiệu về access Phần này sẽ cho bạn những chỉ dẫn cơ bản và đơn giản nhất nhằm giúp bạn tiếp cận với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. Muốn làm việc với Access ngời dùng cần có kiến thức về lập trình, về các câu lệnh Visual Basis. Database: cơ sở dữ liệu. Mỗi ứng dụng của Access là một Database, gồm tên (nh tên tệp) và phần mở rộng là .MDB. Trong một Database bao gồm: Tables, Queries, Forms, Reports, Macros, Modules. 1.1. Khởi động Access Nháy đúp chuột lên hình tợng Microsoft Access nếu hình tợng có trên cửa sổ của màn hình, hoặc nhắp chuột vào Start trên thanh Taskbar, chọn Program và tiếp tục chọn Microsoft Access trong Microsoft Office, sau đó sẽ là màn hình Access 97. 1.2. Giới thiệu màn hình Access Màn hình chính Sau khi khởi động là những, chính giữa màn hình xuất hiện cửa sổ để ngời dùng chọn công việc tiếp theo. : Sau đó chọn một trong ba khả năng (nhấn chuột vào nút tròn - Radio Button): Blank Database: Tạo một cơ sở dữ liệu hoàn toàn mới và cha chứa dữ liệu gì. Database Wizard: Tạo một cơ sở dữ liệu mới giống như một cơ sở dữ liệu mẫu. Open an Existing Database: Mở một cơ sở dữ liệu đã có sẵn. Màn hình mới xuất hiện có hai phần: - Phía trên là thanh menu chính, thanh tiêu đề, thanh công cụ...giống như Microsoft Word. - ở giữa là màn hình chính của Access: Nhìn trên cửa sổ Database, ta thấy có 6 mục là: Tables: là những tệp dữ liệu Queries: là những câu lệnh SQL Forms: là giao diện với ngời dùng Reports: là những mẫu báo cáo Macros: định nghĩa một số chức năng Modules: là những hàm, thủ tục sử dụng thường xuyên trong các Forms và Reports. 2. Làm việc với access 2.1. Tables Chọn vào mục “Tables”, danh sách các tables đã tạo của database được liệt kê đầy đủ: Một table chứa nhiều trường (Fields), mỗi trường là một loại dữ liệu. Tạo mới một Table: Nhấn nút “New” để tạo một table mới., trên cửa sổ mới hãy chọn dòng thứ hai: Design View Sau đó khai báo báo tên trường (Field Name) và kiểu dữ liệu của trường đó (Data Type), có thể mô tả tỷ mỉ chức năng của trường trong cột mô tả (Description). Phía dưới là các thuộc tính (Field Properties) của từng trường. + Tên trường: là xâu các ký tự + Kiểu: chọn từ danh sách, có thể là: Text (ký tự), Number (số), Date (ngày tháng năm), Currency (loại tiền), Memo (chứa một đoạn văn bản dài)... + Thuộc tính: Field Size (độ lớn của trường) tính theo số ký tự hoặc chữ số. Format (định dạng), Default Value (giá trị chuẩn) là giá trị đợc tự động gán khi thêm một bản ghi mới... Nhấn vào ô dấu X ở góc phải phía trên cửa sổ để kết thúc việc tạo Table và trở về cửa sổ chính của Access. Thay đổi cấu trúc Table: Khi cần thêm, sửa hoặc xoá một trường nào đó của một Table đã tạo, hãy dịch chuyển con trỏ đến tên Table đó rồi nhấn nút “Design”. Xem dữ liệu của Table: Muốn xem dữ liệu của một Table hãy nhấn nút “Open”. Dữ liệu của tất cả các trường xuất hiện, nhưng không hiện theo định dạng hoặc font chữ như mong muốn. Có thể nhập mới hoặc sửa dữ liệu của một Table tại đây. 2.2 Queries Một Query là một câu lệnh SQL, dùng để chọn lọc các dữ liệu từ một hay nhiều tables hoặc từ các queries khác theo những điều kiện nào đó. Chọn mục “Queries” để xem ứng dụng này đã có những Queries gì. Tương tự như ở mục “Tables”, muốn tạo một Query mới thì nhấn nút “New”, sửa Query thì chọn nút “Design”, xem dữ liệu của Query thì sử dụng nút “Open”. Tạo mới một Query: Khi nhấn nút “New”, chọn dòng “Design View” (dòng thứ nhất) trên cửa sổ sau: Công việc tiếp theo đợc tiến hành trình tự nh sau: +Đánh dấu (bôi xanh) những Tables hoặc Queries liên quan rồi nhấn nút “Add”. Bấm nút “Close” để đóng cửa sổ này lại. Những Tables và Queries được chọn sẽ hiện trên màn hình mới. Chọn các trường từ những Tables và Queries trên sao cho tên trường nằm ở dòng Field, tên Table hoặc Query nằm ở dòng Table, sắp xếp (nếu muốn) ở dòng Sort, nhập điều kiện ở dòng Criteria... như hình sau: + Khi đã đồng ý với những lựa chọn trên, cần chuyển thành câu lệnh SQL bằng cách vào menu “View” và chọn chức năng “SQL View”. +Sửa một Query: Có thể nhấn nút “Design” để sửa lại câu lệnh SQL. +Xem dữ liệu của Query: Muốn xem dữ liệu của một Query hãy nhấn nút “Open”. Dữ liệu của tất cả các trờng xuất hiện, nhng không thể thay đổi hoặc nhập mới đợc. (Dù có nhập nhng sau đó Open lại thì những dữ liệu đó không đợc chấp nhận) 2.3. Forms Một ứng dụng không thể để người dùng mở trực tiếp các Tables hay Queries để nhập hoặc sửa dữ liệu. Giao diện với người sử dụng phải thông qua các Forms. Chọn mục “Forms”, toàn bộ các Forms của ứng dụng xuất hiện. Các nút tạo mới, sửa hoặc thực hiện cũng giống như ở hai mục trên. Tạo Form mới: Khi nhấn nút “New” hãy chọn dòng thứ hai “Form Wizard” trên cửa sổ mới và chọn một table hoặc query mà Form sử dụng đến (nằm ở ô phía dước) như sau: Bước tiếp theo là chọn những trường cần hiện dữ liệu trên Form: Access sẽ tự động tạo form với các trường ta vừa chọn. *> Thiết kế cơ sở dữ liệu: Khi bạn làm viêc trong một cơ sở dữ liệu quan hệ như Access bạn tạo ra những bảng mô tả sự việc đơn giản sự việc này thường được liên quan tới như một thực thể .Một thực thể có thể đươc mô tả như việc kết hợp với các thuộc tính .Trong một cơ sở dữ liệu một thực thể có thể là một người và tất cả những thuật ngữ mô tả một người sẽ là các thuộc tính của nó hoặc nó có thể là một tập con của tất cả những gì tồn tại trong không gian .Một thực thể cũng có thể là một sự kiện ,một tập các thuộc tính ,một hành động hoặc một cái gì đó liên quan đến thực thể khác tới thực thể khác .Một nhân tố quan trọng trong việc quyết định những gì nên gọi là một thực thể là bạn yêu cầu để sưu tầm thông tin hoặc thuộc tính về nó. Và bạn hi vọng lưu trữ chúng trong cơ sở dữ liệu của bạn. Lý thuyết về cơ sở dữ liệu quan hệ là lấy những thực thể và trả lại chúng vào những bảng và bạn lưu trữ dữ liệu trong những bảng này.Sau đó mỗi bảng này được liên kết tới một bảng khác và vì thế những bảng ghi trong một bảng có thể được xem với dữ liệu được liên kết và được lưu trữ trong bảng khác. Vì thế tên gọi mô hình quan hệ thực thể (Entity-relationship) của việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu được dùng phổ biến và rộng rãi nhất trong việc thiết kế cơ sở dữ liêu quan hệ. Trong Access có 3 loại quan hệ mà bạn có thể định nghĩa: -One-to-One(1:1):Quan hệ này xem một bản ghi đơn trong một bảng ghi cha tới một bảng ghi đơn trong một bảng ghi con .Loại quan hệ này hiếm khi được dùng trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu. -One-to-Many(1:M):Trong loại này,một bản ghi đơn trong một bảng cha hợp với không,một hoặc nhiều bản ghi trong bảng con.Quan hệ này định nghĩa có khả năng cho việc kết hợp. -Many-to-Many(M:M):Quan hệ này hầu hết bao gồm hai quan hệ (1:M) liên quan tới ba bảng với một bảng làm trung gian .Một bảng gia nhập có thể chỉ gồm hai trường khoá cần thiết để phối hợp với những trường trong hai bảng khác . Thuộc tính Field và table Trong Access thì Field , Table và Relationships là những đối tượng có thể lấy thuộc tính . Thuộc tính mà bạn ấn định những đối tượng này thêm vào các thuộc tính đặc biệt có thể giúp đỡ bạn trong việc tiếp nhận giữ liệu , cung cấp cho việc chuẩn dữ liệu , gửi bạn hoình ảnh đặc biệt về tập dữ liệu của bạn có thể thực hiện được. FIELD TYPE Bạn có thể tạo ra những trưòng bàng việc đưa vào tên trường . Tên trường có thể dài tới 64 kí tự và có thể gồm những kí tự , những chữ số , những dấu cách , những kí hiệu và những kí tự đặc biệt. Kiểu trường và việc sử dụng chúng: Field Type Purpose /Tips Limits Text (Default ) Dùng trường text cho những dữ liệu dạng văn bản hoặc kết hợp văn bản và những con số thậm chí ngay cả số điện thoại không nằm trong văn bản chúng ta nên định vị như trường văn bản. 255 ký tự trừ số lượng nhỏ được đặc tả Memo ý tưởng cho những văn bản dài hoặc phối hợp những văn bản với những con số 65,535 ký tự Number Chứa đựng dữ liệu kiểu số cái mà có thể được sử dụng trong tính toán 1.2.4,hoặc 8 bytes Currency Dữ liệu trong trường này liên quan tới giá trị Currency hoặc dữ liệu số với từ một đến bốn số sau phần thập phân và được dùng trong tính toán. 8 bytes Date/ Time DXác định giá trị ngày và thời gian trong vòng từ năm 100 đến 9999 8bytes Yes/No Kiểu trường này chỉ có thể có một trong hai giá trị như yes/no,true/false,on/off... 1 bit Hyper link Văn bản hoặc sự phối hợp văn bản với những con số được lưu trữ như văn bản và được dùng như địa chỉ liên hyperlink.Có ba phần của địa chỉ:hiển thị,đường dẫn và URL Mỗi phần của hyperlink có thể dùng lên tới 2048 ký tự Autonumber Đánh số ngẫu nhiên theo trật tự duy nhất tới các bản ghi mới .Bạn không thể thay đổi nội dung của trường AutoNumber 4 bytes Ole object Một đối tượng được liên kết hoặc được ấn định trong một bảng Access. lên tới 1gigabyte Lookup Wizard Dùng kiểu này để tạo ra một trường nơi mà bạn có thể tạo ra một trường lookup và chọn lựa dữ liệu từ bảng khác 4 bytes Tổng kết các kiểu dữ liệu DATA TYPE Storage size RANGE Byte 1 byte 0 to 255 Boolean 2 bytes True or false Integer 2 bytes -32,768 to 32,767 Long (long integer) 4 bytes -2,147,483,648 to 2,147,483,647 Single(single-precision float-ing point) 4 bytes -3.402823E38 to –1.401298E-45 for negative values:1.401298E-45 to 3.402823E38 for positive values Double(double-precision float-ing point) 8 bytes -1.79769313486232E308 to 4.9406564584124E7-324 for negative values 4.94065645841247E-324 to 1.797693313486232E308 for positive values Currency Scaled integer) 8 bytes -922,337,203,685,477,5808 to 922,337,203,685,477,5807 Decimal 14 bytes +/- Date 8 byte January 1,100 to December 31,1999 Object 4 bytes Any Object reference String(variable Length) 10bytes +string length 0 to approximately 2 billion String(fixed-length) Length of string 1 to approximately 65.400 Variant(with characters) 22bytes +string length Same range as for variable-leng String User-defined( Using type Number Required By elememt The range of each element is the same as the range of its data type Variant(ewith numbers) 16 bytes Any number value up to the range of double FIELD PROPERTIES Một vài đặc tính trường là quan trọng và thông thường là được thiết lập trong việc định nghĩa bảng . Trong số đó những cái quan trọng nhất là ; Filed length : Mô tả số các kí tự được ghép có thể được đưa vào một trường . Format : Thuộc tính format điều khiển làm sao mà dữ liệu bạn nđưa vào được hiển thị .Các kiểu dữ liệu khác nhau cho phép có thể định vị khác nhau. Input Mask: Thuộc tính này điều khiển các kí tự mà Bạn có thể đưa vào một trường. Capiton:Là tên được trình diễn cho trường trong một Datasheet hoặc như một nhãn ngầm định trên một form Default value:Khi bạn tạo ra một bản ghi mới đây là giá trị được Access đưa vào bản ghi .Bạn có thể tự do sửa giá trị này tại bất kỳ lúc nào .Lưu ý rằng giá trị ngầm định sẽ không được đưa vào những bản ghi mà bạn thêm vào trong một bảng. Validation Rule:Đây là luật được tuân chỉ trước khi giá trị của một trường có thể được đưa vào Validation Text:Đây là văn bản được hiện thị trong hộp lưu phòng khi một giá trị không hợp lý. Required:Nếu bạn thiết đặt điều này là đúng ,Access sẽ yêu cầu bạn vào một giá trị trong trường này và trường này trở nên lệnh. Indexed:Thuộc tính này biểu thị một trường và cho phép giá trị kép cũng như giá trị duy nhất. Indexes Indexes là một đặc tính quan trọng trong việc thiết kế bảng .Một index là một danh sách các giá trị trong một trường hoặc tập các trường. Nó cho xem nơi nào trong bảng các phần tử được liệt kê có thể được phát hiện. Bằng cách định nghĩa một index ,bạn có thể cung cấp một phương pháp cho việc sắp xếp nhanh bảng của bạn . Lời kết Sau qúa trình đi thực tế tại Xí nghiệp Chiến Thắng_Công ty May 19/5 Bộ Công An, với sự hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Thu Hương_GV trường CĐ quản trị kinh doanh, cô Đoàn Thị Triều_Kế toán trưởng cùng toàn thể các cô, các chị trong phòng kế toán của xí nghiệp đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn. Với đề tài đã chọn đòi hỏi phải có nhiều thời gian, có kiến thức sâu rộng nghiệp vụ kế toán và đặc biệt phải có kiến thức vững chắc về phần mềm Microsoft Access cùng với các ngôn ngữ như ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Vì thời gian có hạn, trình độ kế toán và kiến thức môm học chưa sâu rộng nên đề tài chưa thực sự mang lại hiệu quả rất mong sư bổ sung và góp ý của các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ban giám hiệu trường CĐ quản trị kinh doanh, các thầy cô giáo trong khoa Tin_kinh tế, Cô giáo Nguyễn Thu Hương cùng toàn thể các cô, các chị trong phòng kế toán đã giúp em hoàn thanh đề tài “ Xây dựng ứng dụng kế toán vật tư tại Xí nghiệp Chiến Thắng_Công ty May 19/5_Bộ công an”. Em xin chân thành cảm ơn Tài liệu tham khảo Quyển: Phân tích và thiết kế tin học hệ thống quản lý kinh doanh_ Nhà xuất bản giao thông vận tải Giáo trình Cơ sở dữ liệu-SQL-ACCESS_ Nhà xuất bản thống kê-2000 Giáo trình MICROSOFT ACCESS_ học viện kỹ thuật quân sự_1999 Và một số các tài liệu khác có liên quan đến đề tài Nhận xét của nơi thực tập Mục lụC Đề mục Trang Lời nói đầu 1 Phần I Tổng quan về nơi thực tập 3 1.Quá trình hình thành và phát triển của Xí Nghiệp Chiến Thắng 3 1.1 Giới thiệu về công ty May 19/5 3 1.2. Tổ chức bộ máy Xí Nghiệp Chiến Thắng 5 2. Lý do đặt ra và lựa chọn đề tài 8 2.1. Lý do đặt ra đề tài 8 2.2. Lý do lựa chọn đề tài 9 Phần II. Cơ sở lý luận áp dụng cho phân tích và thiết hệ thống 9 1. Phương pháp luận và công cụ 9 1.1.Tại sao lại lựa chọn phân tích hệ thống có cấu trúc 10 2. Các giai đoạn của phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống 17 3. Giai đoạn phân tích và thiết kế 18 3.1.Phân tích chức năng 18 3.2. Phân tích các yêu cầu thông tin nghiệp vụ 22 Phần III. Hoạt động quản lý vật tư tại Xí Nghiệp Chiến Thắng 29 Phần IV. Phân tích và thiết kế hệ thống 38 A. Phân tích hệ thống 38 1. Phân tích chức năng nghiệp vụ 38 1.1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD 38 1.2 Sơ đồ ngữ cảnh 39 1.3. Sơ đồ dòng dữ liệu 40 2. Phân tích dữ liệu 45 B. Thiết kế 49 1. Thiết kế dữ liệu 50 2. Thiết kế chức năng 53 Phần V. Cài đặt chương trình 55 Công cụ thực hiện đề tài (Microsoft Access) 55 1. Giới thiệu về Access 55 2. Làm việc với Access 56 2.1. Table(bảng) 56 2.2. Query 58 2.3.Form 59 * Thiết kế cơ sở dữ liệu 59 Lời kết 66 Tài liệu 67 Nhận xét 68