Chuyên đề Xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000:2000 tại Xí Nghiệp cơ khí 79

hiệp đều cử cán bộ công nhân viên tham gia các khoá học trung và dài hạn nhằm nâng cao trình độ cho người lao động để có thể tiếp thu và điều hành được những máy móc hiện đại tiên tiến. Hàng năm Xí Nghiệp đều cử từ 15-30 công nhân đi học lớp đào tạo huấn luyện kỹ thuật dài hạn ở trường đào tạo Kỹ thuật của Bộ Quốc phòng và tổ chức kèm cặp ngay tại Xí Nghiệp đối với công nhân mới vào. Đối với hoạt động tuyển dụng, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu đề xuất của các phòng ban, phân xưởng, Phòng Hành chính- Tổ chức tiến hành tổng hợp và lập đề xuất lên Ban Giám đốc xem xét. Hạn chế của công tác tuyển dụng là Xí Nghiệp vẫn mang đậm chế độ bao cấp, chưa thu hút được các ứng viên có khả năng và trình độ về làm việc do nhiều vấn đề như Xí Nghiệp chú trọng ưu tiên các ứng viên là con em của cán bộ công nhân viên trong Xí Nghiệp,mức lương không hề hấp dẫn các ứng viên có năng lực. Trong việc sử dụng lao động đặc biệt là lao động quản lý, do Xí Nghiệp chưa xây dựng được bộ tiêu chuẩn chức danh, nhiệm vụ nên việc đánh giá kết quả công việc, kết quả đóng góp cho từng người là hạn chế do không có cơ sở khoa học, đánh giá theo cảm tính. Trong các phân xưởng hầu hết lao động có trình độ sơ cấp, thực hiện công việc theo kiểu “chỉ đâu đánh đấy” không chủ động thực hiên trong quá trình sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm. Điều này dẫn đến việc sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng, phải làm lại khá cao. 1.2.4. Quản lý máy móc thiết bị trong Xí nghiệp: Hiện nay Xí nghiệp đã đầu tư thêm máy CNC- việc gia tăng tự động hóa trong quá trình sản xuất đã tạo nên sự phát triển đáng kể về chính xác và chất lượng. Kỹ thuật tự động của CNC giảm thiểu các sai sót và giúp người thao tác có thời gian cho các công việc khác. Ngoài ra còn cho phép linh hoạt trong thao tác các sản phẩm và thời gian cần thiết cho thay đổi máy móc để sản xuất các linh kiện khác. Đây có thể coi là một yếu tố quyết định làm tăng khả năng cạnh tranh của Xí nghiệp trên thị trường chính vì vậy trong năm 2008 ta cũng thấy được số lượng sản phẩm sai hỏng giảm đi đáng kể. Theo đánh giá một cách khách quan thì hiện nay trình độ máy móc tại Xí nghiệp còn lạc hâu, tuy nhiên những máy móc này vẫn hoạt động tốt, độ chính xác khá cao, mặc dù năng suất chưa cao. Vì trực thuộc Bộ Quốc phòng dưới sự kiểm soát của Nhà máy Z111 nên việc mua thêm máy móc phải thông qua sự đồng ý của lãnh đạo cấp trên, thủ tục khá phức tạp nên trong năm nay Xí nghiệp chưa có chủ trương mua thêm máy móc thiết bị nào cả. Ngoài những máy móc mua ngoài hiện có tại Xí nghiệp thì cũng có một số máy móc do chính đội ngũ kỹ sư trong Xi nghiệp chế tạo thông qua các phong trào thi đua, sáng tạo kỹ thuật đã phát động trong Xí nghiệp. Việc quản lý máy móc thiết bị tại Xí nghiệp có khá nhiều hạn chế, Xí nghiệp hoàn toàn không lập lý lịch của từng máy móc thiết bị đang sử dụng do vậy tình trạng hiện thời của máy móc như thế nào thì chỉ công nhân sử dụng máy đó nắm rõ, và khi xảy ra sự cố hỏng hóc mới báo lên cho tổ trưởng và phòng Kỹ thuật để lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa. Việc quản lý theo kiểu cứ sản xuất, vận hành, hỏng thì sửa, điều đó làm cho việc sản xuất đảm bảo các đơn hàng của Xí nghiệp là hạn chế, tốn kém về thời gian, chi phí sửa chữa. Bên cạnh đó, do việc phân công chức năng, nhiệm vụ không rõ ràng trong Xí nghiệp nên việc quản lý hầu hết giao khoán cho các phân xưởng, Phòng Kế toán thì theo dõi quản lý về các chỉ tiêu tài chính như khấu hao, kiểm tra số lượng nên ý thức bảo quản bảo dưỡng , sử dụng vận hành tùy thuộc hầu hết vào người lao động. Các cán bộ kỹ thuật trong Xí nghiệp, có ít người hiểu hết cách vận hành, sử dụng mà phân công cho một vài người nên nhiều khi vận hành có nhiều trục trặc không đáng có. Thật sự là Xí nghiệp vẫn chưa làm chủ được những máy móc hiện đại. Khuyến khích lao động: Nhận thấy nguồn nhân lực đóng vai trò khá lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Xí nghiệp, Ban lãnh đạo đã hết sức cố gắng chú ý đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của Cán bộ công nhân viên. Về vấn đề thu nhập của người lao động, Xí nghiệp đã cố gắng hết sức thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo lợi ích cho toàn Xí nghiệp. Mức lương hện tại tăng đáng kể so với những năm trước. Đối với công nhân, trả lương theo sản phẩm hoặc lương định mức, lương khoán, lương khoán có thưởng. Đối với gián tiếp, Xí nghiệp trả lương thời gian. Ngoài tiền lương theo thời gian thực tế làm việc còn được hưởng lương theo phụ cấp công chức. Về mặt tinh thần, Xí nghiệp đã có những biện pháp giúp cho Cán bộ công nhân viên cảm thấy yên tâm, thoải mái làm việc. Ngay từ những ngày đầu thành lập, Xí nghiệp đã cho xây dựng nhà trẻ Z179 nhận trông giữ trẻ từ 6 tháng đến 5 tuổi với đội ngũ cô giữ trẻ có trình độ, nhiệt tình, cơ sở thoáng mát, đặc biệt được sự quan tâm của Ban lãnh đạo về việc mua sắm trang thiết bị dạy học, tổ chức cho các cháu vào những dịp đặc biệt nên được phụ huynh yên tâm gửi con tại nhà trẻ và toàn tâm toàn ý cho công việc. Đối với những con em của nhân viên trong Xí nghiệp hàng năm đều được tặng quà, khen thưởng khi đạt những thành tích xuất sắc, được tổ chức sinh hoạt hè, vui chơi giải trí. Chính việc làm đó Cán bộ công nhân Xí nghiệp nhận thấy rõ sự quan tâm đã cố gắng làm việc tại Xí nghiệp kể cả trong những lúc gặp khó khăn nhất. Hàng năm, Xí nghiệp cũng tạo điều kiện cho Cán bộ công nhân đi nghỉ mát, tổ chức cuộc thi Sáng tạo Kỹ thuật để nhân viên phát huy tối đa tính sáng tạo, nhiệt tâm làm việc tại Xí nghiệp. Những cuộc thi giọng hát hay toàn Xí nghiệp, cuộc thi bóng chuyền giữa các phân xưởng… giúp nhân viên cảm thấy hứng thú, thoải mái khi đến Xí nghiệp, thu hút khá nhiều con em của nhân viên trong Xí nghiệp quay về làm việc đóng góp vào sự phát triển của Xí nghiệp. Xí nghiệp đều tổ chức thi “Tay nghề sáng tạo” thúc đẩy tinh thần sáng tạo, sáng chế ra những máy móc thiết bị mới phục vụ cho sản xuất. Năm 2006 các kỹ sư của Xí nghiệp đã nghiên cứu thành công “Công nghệ hợp kim hóa Cr-Ni kết hợp biến tính để nấu đúc một số phôi chi tiết thép cơ tính cao thay thế phương pháp tạo phôi bằng rèn dập nóng” đã được tặng giải Ba - Giải thưởng sáng tạo KHCN Việt Nam (VIFOTEX) Đánh giá chung về quản lý chất lượng tại Xí nghiệp cơ khí 79: Từ quá trình phân tích đặc điểm trong hoạt động sản xuất của Xí nghiệp cũng như thực trạng quản lý chất lượng hiện nay tại Xí nghiệp cơ khí 79 cho thấy những thuận lợi cũng như những khó khăn, hạn chế trong hoạt động Quản lý chất lượng hiện tại đã đòi hỏi sự cần thiết phải áp dụng HTQLCLISO 9000 cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.1. Những việc đã làm tốt: Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và thành phẩm được thực hiện tương đối tốt, chặt chẽ đảm bảo được chất lượng sản phẩm đầu ra đúng như những yêu cầu của khách hàng. Đã bắt đầu áp dụng công nghệ sản xuất hiện đại, phù hợp với những yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Xí nghiệp đã đầu tư gần như đầy đủ các loại thiết bị để thực hiện khép kín các quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm từ khâu tạo phôi ban đầu trên các thiết bị rèn, dập, đúc đến khâu gia công cơ khí trên các thiết bị tự động, bán tự động và kết thúc sản phẩm bằng việc xử lý nhiệt trong lò điện và tần số cao trước khi xử lý bề mặt để đảm bảo tính công nghiệp và mỹ thuật của sản phẩm, đồng thời để nâng cao và mở rộng hơn nữa khả năng chế tạo và chất lượng sản phẩm. Năm 2005, Xí nghiệp mạnh dạn đầu tư thêm máy CNC, nhanh chóng thay đổi việc sản xuất. Các đường cong được thực hiện dễ dàng như đường thẳng, các cấu trúc phức tạp 3 chiều cũng dễ dàng thực hiện, và một lượng lớn các thao tác do con người thực hiện được giảm thiểu. Việc gia tăng tự động hóa trong quá trình sản xuất với máy CNC tạo nên sự phát triển đáng kể về chính xác và chất lượng. Kỹ thuật tự động của CNC giảm thiểu các sai sót và giúp người thao tác có thời gian cho các công việc khác. Ngoài ra còn cho phép linh hoạt trong thao tác các sản phẩm và thời gian cần thiết cho thay đổi máy móc để sản xuất các linh kiện khác. Điều này là nguyên nhân chính dẫn đến số lượng sai hỏng trong sản phẩm có dấu hiệu giảm sút. Thực hiện rất tốt công tác đào tạo, tuyển dụng và khuyến khích lao động tại Xí nghiệp, giúp nhân viên yêu Xí nghiệp hơn và sẵn sang gắn bó mấy chục năm tại Xí nghiệp. Với kinh nghiệm lâu năm của công nhân viên đã khiến cho nang suất tăng lên, chất lượng cũng được đảm bảo hơn. Những việc còn hạn chế: Trong một Doanh nghiêp luôn tồn tại những mặt tốt và những mặt còn hạn chế. Xí nghiệp cơ khí 79 cũng như hầu hết những Doanh nghiệp tại Việt Nam gặp khá nhiều khó khăn trong việc triển khai, áp dụng ISO 9000 bởi thói quen làm việc theo kiểu bao cấp. Hoạt động quản lý chất lượng chưa được định hình thành một hệ thống mà chủ yếu theo tính tự phát của mỗi phòng ban, phân xưởng, không có người chủ trì, quản lý, Hệ thống văn bản không mang tính hệ thống, không được cập nhập kịp thời. Việc triển khai hệ thống này xuống người lao động không được quán triệt và chưa hướng dẫn cho họ đầy đủ, dẫn tới tình trạng “ biết nhưng không hiểu, không áp dụng được” Hoạt động quản lý chậm đổi mới so với yêu cầu công nghệ và cạnh tranh thị trường. Những vấn đề như nghiên cứu thị trường, nghiên cứu đối thủ, đánh giá mức độ hài long của khách hầu như không được thực hiện. Sự phối hợp giữa các phòng, ban phân xưởng của Xí nghiệp trong quá trình thực hiện các kế hoạch sản xuất chưa tốt dẫn đến tình trạng khó kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất. Công tác bảo quản vật tư tại Xí nghiệp còn rất nhiều thiếu sót. Mỗi kho được giao cho một đến hai người quản lý, thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về những hao hụt mất mát vật tư trong kho nhưng chế độ thưởng phạt chưa rõ ràng nên những người có liên quan vẫn chưa nhận thức được trách nhiệm của mình. Hệ thống kiểm soát chưa hoàn chỉnh, chưa xây dựng được hệ thống chỉ tiêu chất lượng hoàn chỉnh và áp dụng cho toàn Xí nghiệp dẫn tới hoạt động dánh giá kết quả cuối cùng nhiều khi vẫn mang tính chủ quan, không thống nhất. 2.3. Nguyên nhân: Do dưới sự bảo trợ của Nhà máy Z111, Bộ Quốc phòng nên Xí nghiệp chưa nhận thấy được tầm quan trọng của chất lượng, hoạt động quản lý chất lượng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm còn khá nhiều hạn chế. Nội dung và phương pháp quản lý đã lạc hậu và mang tính thụ động là chính. Lãnh đạo và cán bộ chưa quan tâm đến vấn đề chất lượng. Chưa nhận thấy sự yếu kém của Xí nghiệp so với các đối thủ cùng ngành cơ khí trên thị trường đặc biệt là những doanh nghiệp tư nhân. Khâu dự báo , kế hoạch hóa của Xí nghiệp rất sơ sài, thiếu các thông tin chính xác mà dựa vào thực hiện năm trước đề ra cho năm sau. Công tác đào tạo về chuyên môn nhận thức về chất lượng và quản lý chất lượng không được tiến hành và bị coi nhẹ. Đây là một nguyên nhân quan trọng và ảnh hưởng xấu đến việc nâng cao trình độ và kỹ năng cho người lao động. Các vấn đề cần giải quyết khi áp dụng HTQLCLISO 9000:2000 tại Xí nghiệp cơ khí 79: ISO 9000:2000 là: Hệ thống quản lí chất lượng – Cơ sở và từ vựng. ISO 9000:2000 mô tả cơ sở của các hệ thống quản lí chất lượng và quy định các thuật ngữ dùng trong các hệ thống quản lí chất lượng thuộc nhóm này Để có thể áp dụng thành công ISO 9000:2000 thì Ban Giám đốc cần giải quyết đó là xem xét và ban hành các quyết định về chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng Phòng ban trên cơ sở các quyết định này xây dựng các quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 mới có thể thực hiện được. Căn cứ vào yêu cầu cụ thể, các phòng ban, phân xưởng cần phối hợp với nhau để xây dựng các bản mô tả công việc của từng vị trí cụ thể, đó sẽ giúp cán bộ công nhân viên có cơ sở để thực hiện tốt công việc của mình và cũng sẽ tạo điều kiện cho việc đánh giá, tuyển dụng nhân viên. Xây dựng và ban hành đồng bộ hệ thống tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm làm cơ sở cho việc giám sát đánh giá chất lượng tại Xí nghiệp. Xem xét xây dựng chế độ thưởng phạt nghiêm minh để thúc đẩy việc tuân thủ các quy trình, quy phạm kỹ thuật diễn ra đúng, được cán bộ công nhân viên nghiêm túc thực hiện những quy trình đã ban hành. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯƠNG ISO 9000:2000 TẠI XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ 79 1.Chiến lược và định hướng phát triển của Xí Nghiệp trong thời gian tới 1.1. Chiến lược và định hướng chung Theo Nghị quyết Đại hội IX và Chiến lược phát triển ngành cơ khí Việt Nam, Xí nghiệp cơ khí 79 sẽ từng bước chú trọng đầu tư, đổi mới, nâng cao khả năng thiết kế, năng lực thiết bị và công nghệ, trình độ quản lý và điều hành... Chiến lược phát triển của Xí nghiệp đến năm 2010, tầm nhìn 2020: Trên cơ sở đánh giá đầy đủ những kết quả đạt được và nguyên nhân của những yếu kém trong những năm qua, xây dựng mô hình phát triển cơ khí và kế hoạch phát triển cụ thể nhằm hạn chế sự phụ thuộc vào Nhà máy cơ khí chính xác Z111 và của Bộ Quốc Phòng, tự chủ trong các hoạt động kinh doanh, tài chính. Tăng cường năng lực nghiên cứu, chế tạo, đồng thời đẩy mạnh việc tiếp thu ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến nhằm đạt trình độ công nghệ trung bình tiên tiến của khu vực, tạo thêm nhiều sản phẩm cơ khí có khả năng cạnh tranh cao. Củng cố thị trường, bạn hàng hiện có, khai thác mở rộng thị trường mới, có kế hoạch chi tiết tạo nguồn hàng đảm bảo sản xuất từ khâu xây dựng kế hoạch đảm bảo vật tư đến khâu tổ chức điều hành thực hiện. Đặc biệt tích cực tham gia sản xuất hàng Quốc Phòng dươic mọi hình thức coi đó như một thị trường cần khai thác triệt để. Tăng cường liên doanh liên kết với các đơn vị bạn để mở rộng năng lực công nghệ khai thác các nguồn hàng phù hợp với điều kiện trang thiết bị công nghệ hiện có để đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động đồng thời tăng giá trị sản xuất doanh thu. Tiếp tục tổ chức củng cố lực lượng của Xí Nghiệp, xây dựng bộ máy điều hành gọn nhẹ và linh hoạt để phù hợp với mô hình họat động mới trong cơ chế thị trường. Bố trí lại lực lượng lao động cho hợp lý từng bước xây dựng đội ngũ lao động có năng lực và trình độ cao để sử dụng thành thạo các trang thiết bị công nghệ tiên tiến nhằm thích ứng với xu thế phát triển của thời đại. Tăng cường công tác quản lý lao động đảm bảo ngày giờ công và năng suất lao động chất lượng sản phẩm. Từng bước cải cách hệ thống thống kê ứng dụng công nghệ tin học vào tổ chức quản lý điều hành các mặt của đơn vị. Thực hiện tốt các quy chế dân chủ, công khai công bằng trong Xí Nghiệp theo đùng luật định và các văn bản pháp quy dưới luật. Tăng cường các giải pháp nâng cao chất lượng sản phẩm nhất là các sản phẩm Bánh răng côn xoắn Benlaz và các sản phẩm xuất khẩu không để tình trạng hỏng sản phẩm hàng loạt xảy ra và rút ra các kinh nghiệm chỉ đạo để từng bước tiến tới áp dụng chuẩn ISO. Đẩy mạnh phong trào phát huy sáng kến cải tiến hợp lý hóa sản xuất. Từng bước xây dựng đội ngũ sữa chữa cơ điện đủ mạnh để đáp ứng được các yêu cầu đảm bảo thiết bị cho sản xuất kể cả các thiết bị thế hệ mới. Đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của người lao động trong công việc giữ tốt dùng bền máy móc thiết bị và trang thiết bị công nghệ. Làm tốt công tác chuẩn bị kỹ thuật sản xuất và giải quyết các vướng mắc, phát sinh trong sản xuất nhanh nhất, đảm bảo không để ách tắc sản xuất do vướng mắc kỹ thuật. Từng bước xây dựng đội ngũ kỹ thuật đủ mạnh để xứng đáng là khâu then chốt cho sản xuất. Tuyên truyền giáo dục cho người lao động đặc biệt coi trọng công tác chất lượng sản phẩm, lấy chất lượng sản phẩm làm mục tiêu hàng đầu là điều kiện sống còn cho đơn vị. Tổ chức triển khai và khai thác triệt để các dự án đầu tư để nâng cao năng lực sản xuất, mở rộng khả năng công nghệ cải thiện điều kiện làm việc của người lao động, từng bước xây dựng đơn vi khang trang và văn minh công nghiệp. Triệt để tiết kiệm vật tư năng lượng góp phần giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh và tồn tại trong cơ chế thị trường. Công tác marketing, quảng cáo sản phẩm, phục vụ khách hàng sẽ được Xí Nghiệp đầu tư chú trọng nhiều hơn. Dịch vụ chăm sóc khách hàng được đặt lên hàng đầu. Sẽ tách bộ phận marketing trong phòng kế hoạch ra thành một phòng riêng nhằm đạt được tất cả các kế hoạch cấp trên đề ra. Xí Nghiệp cũng đã có những kíên nghị với Bộ Quốc phòng tạo điều kiện cho Xí Nghiệp được tham gia sản xuất hàng Quốc phòng đối với những sản phẩm phù hợp với năng lực thiết bị của Xí Nghiệp. Tạo điều kiện hỗ trợ về vốn lưu động để có thể chủ động trong việc tìm kiếm nguồn vật tư chuẩn bị cho sản xuất. Với kế hoạch như trên, cùng với những chính sách đúng đắn, phù hợp được đưa ra, và đặc biệt với đội ngũ lãnh đạo có năng lực, giàu kinh nghiệm của công ty, chắc chắn Xí Nghiệp cơ khí 79 sẽ phát triển mạnh mẽ, thu được nhiều thành công và nâng cao uy tín,khắc phục được một số tồn tại mà các Doanh nghiệp nhà nước hay mắc phải. Xí Nghiệp được tặng bằng khen của Bộ Quốc phòng về các sáng kiến, nghiên cứu khoa học, các thành tích khác đã gíp cản bộ công nhân viên trong Xí Nghiệp quyết tâm phấn đáu sản xuất đạt nhiều thành công mới đáng tự hào. 1.2. Một số tiêu chí cụ thể Bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2009, Xí Nghiệp cơ khí 79 đã xác định đây là năm sẽ có nhiều biến động do chịu ảnh hưởng khá mạnh từ cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới. Để thực hiện được những mục tiêu phương hướng nhiệm vụ mới mà Bộ và Tổng Cục giao, hướng tới khả năng chủ động hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế theo chủ trương của Đảng và Nhà nước trong tiến trình hội nhập. Sẽ tiếp tục đẩy mạnh sản xuất kinh doanh trong năm 2009 và trong các năm tiếp theo, nghiên cứu mở rộng thị trường, khai thác tối đa kết quả đạt được. Tính đến ngày 1/4/2009 doanh thu cả quý 1 Xí Nghiệp đã đạt 981.568.000 VNĐ, kế hoạch của năm 2009 toàn Xí Nghiệp đạt được trên 8 tỷ đồng. Năm 2010 doanh thu của Xí Nghiệp được khoảng 12 tỷ đồng.Đến năm 2020 Xí nghiệp sẽ có chỗ đứng trên thị trường, tạo thêm công ăn việc làm cho người lao động, từng bước chuyển sang Cô phần hóa. Áp dụng thành công HTQLCL ISO 9000 vào sản xuất nâng cao uy tín và thương hiệu của Xí nghiệp trong và ngoài nước. Tìm thêm các đối tác nước ngoài, mở rộng thị trường. Đó là bước tăng trưởng vượt bậc của Xí Nghiệp nhưng khả năng thành công là khá lớn . Bảng 8: Một số chỉ tiêu kế hoạch trong năm 2009- 2010: STT Chỉ tiêu Đơn vị KH 2009 KH 2010 1 Tổng giá trị sản lượng hàng hoá 1000 đ 2.275.256 2.616.279 2 Doanh thu 1000đ 8.161.982 12.000.000 3 Các khoản nộp ngân sách nhà nước 1000đ 812.000 1.115.000 4 Lợi nhuận 1000đ 4.500.000 6.145.000 5 Thu nhập bình quân tháng CBCNV 1000đ 1.468 1.881 Riêng về việc áp dụng HTQLCL ISO 9000 vào sản xuất sang năm 2009 sẽ đầu tư nhiều hơn nữa vào việc nghiên cứu và hoàn chỉnh hệ thống văn bản, đưa vào phổ biến rộng rãi toàn Xí Nghiệp. Quản lý chặt chẽ các quá trình nhằm thực hiện phương châm “Làm đúng ngay từ đầu” hạn chế sai hỏng giảm thiểu chi phí sản xuất. Bảng 9: Kế hoạch chi phí sản xuất cho một số loại sản phẩm trong năm 2008 (Đơn vị: đồng ) STT Tên sản phẩm CPSX cho 1 đơn vị sản phẩm năm 2008 CPSX cho 1 đơn vị sản phẩm năm 2009 Chi phí giảm Tỉ lệ giảm chi phí sản xuất 1 Các loại bánh răng côn xoắn 8.633 8.500 133 1,54% 2 Các loại trục 5.628 5.328 300 5,33% 3 Các loại trục bánh vít 938 912 26 2,77% 4 Các loại vành răng 6.123 6.015 108 1,76% 5 Phụ tùng máy nông nghiệp 1.812 1.697 115 6,34% ( Nguồn: Phòng Kế hoạch- vật tư) Một số giải pháp: 2.1. Điều tra đánh giá thực trạng hoạt động quản lý chất lượng tại Xí nghiệp: Để có thể xây dựng được hệ thống Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 phù hợp với Xí nghiệp thì đầu tiên và rất quan trọng là Xí nghiệp phải đánh giá được thực trạng hoạt động quản lý chất lượng tại Xí nghiệp. Mục đích là: Xác định được thực trạng của hệ thống tại Xí nghiệp hiện nay so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000:2000. Bản báo cáo này chính là tài liệu quan trọng phục vụ cho việc tiến hành dự án ISO 9000. Nó là thông tin đầu vào cho việc xây dựng hệ thống chất lượng và các chương cải tiến chất lượng sau này. Kết quả đánh giá hoạt động của Xí Nghiệp dựa vào các tiêu chí của tiêu chuẩn ISO 9000 như sau: Nhóm yêu cầu 1: Hệ thống quản lý chất lượng Các yêu cầu chung và yêu cầu của hệ thống tài liệu để làm nền tảng của hệ thống quản lý chất lượng. Các yêu cầu chung đòi hỏi phải nhìn vào các quá trình của hệ thống quản lý, cách thức chúng tác động lẫn nhau, cần nguồn lực gì để vận hành các quá trình đó và đo lường và theo dõi, phân tích và cải tiến chúng như thế nào. Ấn định các yêu cầu về hệ thống văn bản cần thiết cho việc điều hành có hiệu lực hệ thống và cách kiểm soát tài liệu và hồ sơ. Tại Xí Nghiệp cơ cấu tổ chức của Xí Nghiệp đã rất rõ ràng, các phòng ban đã có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Nhìn chung hệ thống quản lý của Xí Nghiệp đã vận hành khá hiệu quả. Nhưng cần xây dựng một hệ thống văn bản mô tả các hoạt động và trình tự thực hiện các công việc, các tiêu chuẩn yêu cầu để có thể chuẩn hoá được công việc, tạo điều kiện cho người lao động thực hiện đầy đủ các quy trình đồng thời đảm bảo nghiêm kiểm tra chặt các bước công việc. Nhóm yêu cầu 2: Trách nhiệm của lãnh đạo Việc quản lý HTQLCL là trách nhiệm của “lãnh đạo cao nhất” (thủ trưởng cơ quan). Lãnh đạo cao nhất phải nhận biết các yêu cầu của khách hàng khi hoạch định chiến lược và cam kết đáp ứng các yêu cầu này đúng pháp luật và chức trách giải quyết công việc. Lãnh đạo cao nhất phải xác định chính sách chất lượng và để đạt chính sách này phải xác định các mục tiêu chất lượng đồng thời việc hoạch định các biện pháp cần tiến hành để đạt được mục tiêu đó. Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo có sự trao đổi thông tin nội bộ rõ ràng về hiệu lực của HTQLCL và xem xét định kỳ hệ thống này để đảm bảo nó luôn thích hợp và có hiệu lực. Tại Xí Nghiệp Ban giám đốc cần thể hiện cam kết và quyết tâm xây dựng, thực hiện và hoàn thiện HTQLCLbằng các văn bản cụ thể Truyền đạt cho mọi người trong Xí Nghiệp của mình hiểu rõ tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu, mong đợi của khách hàng cũng như các yêu cầu về chế định; Đề ra chính sách và các mục tiêu chất lượng trên cơ sở 08 nguyên tắc của Quản lý chất lượng; Đảm bảo các nguồn lực cần thiết; Thực hiện thường xuyên (định kỳ) xem xét của Lãnh đạo đối với Hệ thống quản lý chất lượng, kịp thời có sự đánh giá và điều chỉnh cần thiết. Nhóm yêu cầu 3: Quản lý nguồn lực Phần này quy định các nguồn nhân lực và cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện quá trình. Nhân viên cần có năng lực để thực hiện các công việc được giao và có cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc cần thiết nhằm tạo khả năng đảm bảo các yêu cầu của khách hàng đều được đáp ứng. Tại Xí Nghiệp trong thời gian tới cần xây dựng rõ quy chế đào tạo, việc đào tạo mang tính chủ động như xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nhân viên dài hạn, ngắn hạn có cách thức đánh giá hiệu quả công việc cách chính xác, tổ chức các cuộc trao đổi kinh nghiệm giữa các phân xưởng. Xây dựng các quy chế khuyến khích cải tiến, nâng cao năng suất, chất lượng trong Xí Nghiệp. Nhóm yêu cầu 4: Tạo sản phẩm Bao gồm các quá trình cần thiết để tạo ra sản phẩm. Đây là hoạt động chuyển hoá đầu vào của quá trình thành đầu ra có giá trị tăng thêm. Các sản phẩm mua vào của Xí Nghiệp bao gồm như mua nguyên vật liệu cho sản xuất, trang thiết bị phục vụ cho khối văn phòng, văn phòng phẩm…. Xí Nghiệp đều chọn lựa và sử dụng của các đơn vị có đủ năng lực hoặc được Bộ Quốc Phòng giao xuống. Việc lựa chọn nhà cung cấp thông qua sự khảo giá do Phòng Kế hoạch đảm nhiệm. Xí Nghiệp càn xây dựng các tiêu chí để lựa chọn cho phù hợp. Thẩm định lại các thông tin cung cấp để đảm bảo độ chính xác của thông tin. Định kỳ đánh giá lại các nhà cung ứng này để đưa ra những lựa chọn nhà cung ứng có chất lượng tốt nhất. Nhóm yêu cầu 5 : Đo lường, phân tích và cải tiến Đây là công việc đo lường, đánh giá để có thể theo dõi và phân tích nhằm cung cấp thông tin về các hệ thống đó được vận hành như thế nào, giải quyết các yêu cầu của tổ chức qua việc đánh giá nội bộ, các quá trình và sản phẩm. Việc phân tích này, kể cả sai sót trong hệ thống, quá trình thực hiện và kết quả giải quyết công việc sẽ cung cấp thông tin có giá trị để làm cơ sở thực hiện các nội dung cải cách khi cần thiết. Xí Nghiệp chưa có các hoạt động như phân tích tổng hợp các ý kiến đẻ có thể đánh giá được chất lượng sản phẩm đã thoả mãn được các yêu cầu của khách hàng chưa. Không có các hoạt động về việc đánh giá chất lượng cũng như mức độ hoàn thành các hợp đồng kinh tế, thống kê những sai sót thường gặp trong quá trình để rút kinh nghiệm. Trước những đánh giá về thực trạng quản lý chất lượng, em đưa ra kế hoạch xây dựng Hệ thống như sau: Hình 1.5: KẾ HOẠCH XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9000:2000 XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ 79 Bắt đầu dự án: 5/2009 Thời gian thực hiện: 6 tháng. Kết thúc dự án: 10/2009 TT Các giai đoạn của Dự án Trách nhiệm Thời gian thực hiện ( tháng 5/2009 đến tháng 10/2009) 5 6 7 8 9 10 1. Giai đoạn chuẩn bị 1.1 Đánh giá thực trạng VPC 1.2 Lập Ban chỉ đạo ISO 9000 và Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về Chất lượng Công ty 1.3 Đào tạo về ISO 9000 và cách thức xây dựng văn bản VPC 1.4 Lập kế hoạch thực hiện và kế hoạch viết văn bản VPC 2 Giai đoạn áp dụng xây dựng và triển khai áp dụng 2.1 xây dựng Hệ thống văn bản VPC+CT 2.2 Phổ biến tài liệu áp dụng CT 2.3 Xem xét và cải tiến HTCL VPC+CT 3 Các giai đoạn đánh giá HTCL 3.1 Đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ 3.2 Đánh giá HTCL 3.3 Khắc phục sau đánh giá 3.4 Xem xét của lãnh đạo 4 Giai đoạn chứng nhận 4.1 Đánh giá trước chứng nhận 4.2 Khắc phục cải tiến 4.3 Chuẩn bị đánh giá chứng nhận 4.4 Đánh giá chứng nhận 4.5 Khắc phục điểm không phù hợp Ghi chú: Kế hoạch này có thể được điều chỉnh tùy theo tình hình thực tế tại Xí nghiệp Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2009 Chuyên gia tư vấn Giám đốc Xí nghiệp Cơ khí 79 2.2. Xây dựng hệ thống tài liệu chuẩn ISO 9000: . Xây dựng chính sách và mục tiêu chất lượng: Việc áp dụng HTQLCLcông tác theo tiêu chuẩn ISO tại Xí nghiệp phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và đặc điểm của đơn vị để xây dựng chính sách và mục tiêu chất lượng. Chính sách chất lượng thể hiện ý đồ và chỉ dẫn chung của toàn Xí nghiệp. Đây là yêu cầu cơ bản, có tính xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động , chính sách chất lượng thể hiện ý chí, quyết tâm của tập thể từ ban lãnh đạo đến cán bộ, công chức, người lao động, nhằm bảo đảm chắc chắn cho thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Lãnh đạo phải luôn luôn thực hiện cam kết hướng vào khách hàng. Chính sách chất lượng của Xí nghiệp được xác định là "Quyết tâm nâng cao chất lượng công tác, luôn luôn cung cấp các sản phẩm dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Xí nghiệp cam kết xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCLtheo tiêu chuẩn ISO 9000:2000; liên tục cải tiến phương pháp làm việc, phương thức lãnh đạo, điều hành, thực hiện tốt nếp sống văn hoá, nhằm không ngừng nâng cao năng suất lao động phục vụ tốt nhất khách hàng". Coi khách hàng là tài sản quý nhất của Xí nghiệp nên quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo hàng hoá và đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Chất lượng sẽ luôn được cải tiến trong từng công đoạn của quá trình sản xuất. Tạo mọi cơ hội để đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn Xí Nghiệp. 2.2.2. Xây dựng sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; chính sách và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của tổ chức; các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng; danh mục các Qui trình, Thủ tục đã ban hành,….để Lãnh đạo và cán bộ chủ chốt của Cơ quan làm cơ sở điều hành HTQLCLcủa mình. Đây là tài liệu mô tả khái quát nhất về HTQLCLtại Xí Nghiệp. Nội dung chính của sổ tay bao gồm: Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng Các thủ tục văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng. Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống. Xây dựng các quy trình thực hiện các công việc: Qui trình (hay Thủ tục) là tài liệu hướng dẫn cách tiến hành một công việc nhất định theo trình tự các bước cần thiết (Ai làm và làm theo cái gì ứng với mỗi bước) theo một quá trình nhất định nhằm đảm bảo cho quá trình đó được kiểm soát. Trong thực tế, Qui trình nhằm thực hiện một Quá trình nhất định nào đó. Nội dung của Quy trình bao gồm các mục sau: Mục đích Nói rõ Qui trình được thiết lập nhằm giải quyết vấn đề gì. Thí dụ: Mục đích của Qui trình kiểm soát tài liệu viết “Mục đích của Qui trình này là hướng dẫn và phân công trách nhiệm để kiểm soát có hệ thống việc ban hành, phân phát, soát xét và hủy bỏ các tài liệu của Hệ thống Quản lý chất lượng”. Phạm vi áp dụng Cho biết Qui trình sẽ được áp dụng ở lĩnh vực nào, bộ phận hay cá nhân nào phải thục hiện (như với Qui trình kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ thì phạm vi áp dụng là toàn bộ Tổ chức; Qui trình xét, đăng ký kinh doanh thì phạm vi áp dụng là các hộ kinh doanh cá thể trên địa bàn Quận và Phòng Kế hoạch Tài chính là cơ quan tổ chức thực hiện). Tài liệu viện dẫn Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội bộ hay bên ngoài được sử dụng để thực hiện Qui trình. Với Dịch vụ Hành chính thì quan trọng nhất là phải sưu tập và liệt kê các Văn bản Pháp qui (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị) và các tài liệu hướng dẫn về nghiệp vụ - kỹ thuật của các cơ quan có thẩm quyền (Tiêu chuẩn, Định mức, Biểu mẫu thống kê…). Tài liệu viện dẫn thường rất nhiều và luôn thay đổi, vì vậy cần chọn lựa những tài liệu trực tiếp chi phối việc thực hiện Qui trình hàng ngày và các tài liệu đó phải được cập nhật khi có sự bổ sung, sửa đổi, thay thế của Cơ quan có thẩm quyền. Các định nghĩa Giải thích các khái niệm hay định nghĩa các từ ngữ được sử dụng thống nhất trong Qui trình để tránh hiểu sai hay hiểu không thống nhất. Nội dung Qui trình Mô tả nội dung, trình tự, địa điểm, thời gian tiến hành công việc; bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện và thực hiện theo những chỉ dẫn nào. Điều quan trọng để xác định được đúng phần này là phải nắm vững yêu cầu và đặc điểm của công việc (các tính chất đặc trưng, độ phức tạp, các yếu tố tạo thành, các mối quan hệ tương tác lẫn nhau,...); các quá trình (chung và riêng); năng lực cán bộ, công chức và các nguồn lực có thể huy động. Đây là phần cốt lõi của Qui trình. Mỗi Tổ chức và mỗi Đơn vị, cá nhân trong Tổ chức cần phân tích, chọn lựa phương án thích hợp cho mình, miễn sao rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, đảm bảo kiểm soát được quá trình và công việc tạo ra. Theo kinh nghiệm ở nhiều nơi, nên kết hợp sử dụng Lưu đồ với mô tả bằng lời thì thuận tiện cho người thực hiện hơn. Hồ sơ Liệt kê những tài liệu cần phải có hợp thành Hồ sơ làm bằng chứng cho việc lập và thực hiện Qui trình. Khi hoàn thành một Công việc nào đó thì Hồ sơ cần lập và lưu giữ sẽ bao gồm những tài liệu liệt kê ở mục này. Phụ lục Chủ yếu gồm các Hướng dẫn, Biểu mẫu áp dụng thống nhất khi thực hiện Qui trình (được mã hóa và kèm theo nguyên bản). Đối với Xí nghiệp, việc xây dựng các quy trình hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ do trưởng phòng KCS viết dưới sự hướng dẫn của chuyên gia tư vấn. Đối với các quy trình tác nghiệp( quy trình có liên quan hoạt động cụ thể các phòng ban, phân xưởng) sẽ được các chuyên gia tư vấn đào tạo cách viết quy trình, Lãnh đạo căn cứ vào hệ thống văn bản đã thiết kế quy trình đánh giá phân công những người có khả năng có trình độ viết các quy trình tác nghiệp tại phòng ban, phân xưởng của mình. Qua quá trình góp ý, tư vấn sẽ hoàn thiện hơn quy trình đã viết. Hướng dẫn công việc Các hướng dẫn công việc là tài liệu chỉ dẫn chi tiết phải làm cho một công việc cụ thể. Hướng dẫn thường để thực hiện một Qui trình nào đó mà nội dung của Hướng dẫn không thể trình bày hết trong Qui trình. Chỉ nên có Hướng dẫn trong các trường hợp: Cần qui định để thống nhất thực hiện nhưng không thể đưa hết vào quy trình Công việc phức tạp hay đòi hỏi chính xác cao; Cán bộ, công chức chưa thành thạo công việc, dễ làm sai hay bỏ sót việc được giao nếu không có Hướng dẫn. Hướng dẫn công việc không nhất thiết phải trình bày theo mẫu thống nhất như Qui trình. Chỉ cần nêu rõ: Tên Hướng dẫn; mục đích là để thực hiện Qui trình nào hay Việc gì; nội dung cụ thể cần phải làm (nếu buộc phải theo trình tự nhất định thì phải nói rõ trình tự đó); ai làm (yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, nếu có);...Nên mã hóa Hướng dẫn theo Qui trình tương ứng và ghi ngày ban hành, chữ ký người duyệt ban hành. Việc ban hành và áp dụng HTQLCLtheo tiêu chuẩn ISO 9000 chỉ là bước đầu để Xí nghiệp có thể đổi mới cách thức quản lý chất lượng của mình Áp dụng công cụ 5S nhằm tạo môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp. 5S là công cụ quản lý nhà xưởng hữu hiệu theo phong cách Nhật Bản, nền tảng cơ bản để thực hiện các HTQLCLmôi trường. Nó xuất phát từ quan niệm là nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch sẽ, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần người lao động sẽ thoải mái, từ đó nâng cao năng suất lao động. 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật Seiri (Sàng lọc). Loại bỏ những cái không cần thiết ra khỏi quy trình sản xuất. Seiton (Sắp xếp). Sắp xếp mọi cái ngăn nắp và có đánh số hiệu để dễ tìm, dễ thấy và dễ tra cứu. Seiso (Sạch sẽ). Vệ sinh nơi làm việc và luôn giữ cho nó sạch sẽ. Seiketsu (Săn sóc). Luôn thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. Shitsuke (Sẵn sàng). Hãy tạo cho những công việc trên thành thói quen, không cần ai phải nhắc nhở hay ra lệnh. Việc áp dụng 5S tạo môi trường làm việc có kỷ luật, trật tự; tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở. Những phát sinh đều được phát hiện sớm và giải quyết triệt để, giúp nâng cao năng suất và nhiều cơ hội trong kinh doanh... Kinh nghiệm cho thấy, tổ chức nào áp dụng tốt 5S sẽ làm giảm thiểu lỗi cho quá trình sản xuất đến 50%. Để áp dụng thành công 5S, lãnh đạo phải cam kết, luôn hỗ trợ và chỉ đạo thực hiện, đào tạo cho mọi người nhận thức ý nghĩa của 5S, từ đó tạo môi trường thích hợp để mọi người tự nguyện tham gia, lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn.. Có thể triển khai công cụ 5S tại Xí Nghiệp theo những bước sau: Bước 1. Thành lập Ban 5S Trước tiên, Xí Nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc triển khai 5S. Sau đó tiến hành thành lập Ban 5S. Nên chọn ra mỗi bộ phận có 2 người để cử vào Ban 5S để nếu một người nghỉ thì công việc vẫn được thực hiện. Thành viên được lựa chọn vào Ban 5S phải là những người có tính kỷ luật cao, sát sao trong công việc, có tầm ảnh hưởng đến người khác, khuyến khích là nữ Xí Nghiệp cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong Ban 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức có uy tín. Đồng thời tham khảo các tổ chức tương tự đã triển khai 5S để học hỏi trước khi triển khai tại đơn vị. Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S  Chức năng chính của Ban 5S là tuyên truyền về 5S, đào tạo 5S và đánh giá 5S. Quyết định Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, Phụ trách ảnh: Một trong các yếu tố để thực hành 5S là sự tham gia của tất cả mọi người đặc biệt là lãnh đạo phải gương mẫu đi đầu, nếu vi phạm cũng xử lý công bằng như các thành viên khác. Vì thế, Trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh, đi đầu trong hoạt động thực hiện 5S. Nhiệm kỳ có thể một năm tùy theo kết quả công việc. Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạt động triển khai. Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị và tổng hợp các ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan. Phụ trách ảnh có vai trò rất lớn vì ảnh là minh chứng rõ nhất và mọi người có thể nhận ra ngay các lỗi của mình. Người phụ trách ảnh phải thường xuyên quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S. Sau một thời gian, xem lại hồ sơ sẽ thấy sự khác biệt giữa trước và sau cải tiến. Nên dán những tấm ảnh 5S lên bảng tin để tất cả mọi người cùng biết và hỗ trợ nhau cải tiến. Còn lại là các ủy viên có trách nhiệm tuyên truyền, đôn đốc các bộ phận trong đơn vị thực hiện tốt hoạt động 5S.  Tất cả các thành viên trong Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhân viên trong đơn vị.  Bước 3: Thông báo và tuyên truyền, đào tạo về 5S trong đơn vị  Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo chính thức đến tất cả mọi cán bộ nhân viên trong Xí Nghiệp. Sau đó tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong toàn công ty thông qua các biểu ngữ, hình ảnh ở khắp mọi nơi. Ban 5S có thể phối hợp với các chuyên gia bên ngoài mở các lớp đào tạo về 5S để tất cả mọi người cùng nhận thức đúng, nắm rõ quy trình và cách thức triển khai. Lưu ý là 100% cán bộ nhân viên phải tham gia.  Bước 4: Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn Xí Nghiệp Lập sơ đồ mặt bằng toàn công ty, kể cả phần bao quanh bên ngoài, quy định khu vực được phân công. Nên chia thành các tổ để dễ theo dõi và quản lý. Mỗi người phụ trách nơi làm việc của mình và có thể kiểm tra chéo lẫn nhau. Các khu vực chung như nhà xe, cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà vệ sinh,… cũng phải phân về các tổ cho công bằng. Ban 5S đề xuất mua các dụng cụ cần thiết để thực hiện 5S như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… và phát cho các tổ. Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả các tổ hăng hái thi đua, đề ra các khẩu hiệu về thực hành 5S. Các tổ nên treo các khẩu hiệu ngay tại tổ mình để chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh. Có thể đưa những tấm gương về 5S như Bác Hồ luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp. Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị. Đây là bước quan trọng vì nó đánh dấu bước đầu trong việc thực hiện 5S. Ngày tổng vệ sinh phải được tổ chức rầm rộ, khí thế, sôi nổi, tạo sự phấn khởi và thi đua cho mọi người. Yêu cầu tất cả các cán bộ công nhân viên kể cả lãnh đạo cấp cao nhất cũng phải tham gia. Cố gắng để mọi người tham gia với tinh thần tự giác, trách nhiệm và kỷ luật cao. Người phụ trách ảnh cần ghi lại những hình ảnh mọi người làm việc trong ngày đầu tiên này để kịp thời rút kinh nghiệm.   Thực hiện bước “Sàng lọc”  Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ. Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thể phân loại các vật dụng thành những loại như sau: Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng. Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng. Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý   Thực hiện bước “Sắp xếp”  Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng. Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết. Lưu ý cần làm cho ai cũng biết, chứ không phải chỉ riêng người phụ trách mới biết.  Thực hiện bước “Sạch sẽ” Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc. Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn. Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ. Làm thế nào để duy trì sạch đẹp khi đang làm việc. Tuyệt đối không được có suy nghĩ như sẽ dọn lại sau, khi xong công việc, có kiểm tra thì mới sạch sẽ… vì như vậy sẽ chỉ theo đuổi sự sạch đẹp trên hình thức, phong trào.   Sạch sẽ không chỉ là làm sạch mà còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn và tìm cơ cấu phòng ngừa bụi bẩn.   Thực hiện bước “Săn sóc”   Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Serri – Seiton – Seiso. Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Để duy trì và nâng cao 5S, nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau: Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật Tiến hành hoạt động đánh giá 5S Tạo sự thi đua giữa các bộ phận/phòng ban  Thực hiện bước “Sẵn sàng” Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hoá của toàn Xí Nghiệp. Khi đó chúng ta đã đạt được bước Shitsuke - Sẵn sàng.   Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức. Bước 5: Tiến hành kiểm tra, chấm điểm  Hàng tháng, Ban 5S tiến hành kiểm tra đồng loạt nơi làm việc, ghi nhận các vấn đề, tổng hợp các góp ý, chấm điểm và đánh giá một cách tổng thể những mặt mạnh, mặt yếu của từng bộ phận, đưa ra những vấn đề cần cải tiến trong tháng tiếp theo. Sau khi cải tiến nên chụp ảnh để so sánh. Việc kiểm tra có thể bố trí vào một ngày nhất định nhưng nên kiểm tra đột xuất vì kết quả sẽ trung thực hơn. Ngoài ra, nên tiến hành trong giờ làm việc thì sẽ thực tế hơn và dễ dàng đưa ra các góp ý ngay lập tức.   Sau khi kiểm tra chấm điểm theo các tiêu chí đã đưa ra, Ban 5S cộng điểm và công bố kết quả. Hàng tháng nên chọn ra các đơn vị xuất sắc làm mô hình điểm. Đồng thời cũng chỉ ra các đơn vị thực hiện chưa tốt để nhắc nhở, theo dõi sát sao hơn.  Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng   Hàng tháng khen thưởng các đơn vị xuất sắc nhất, trao giấy khen và cúp trước toàn đơn vị. Cúp 5S nên luân lưu qua các đơn vị xuất sắc nhất để tạo ra sự thi đua giữa các đơn vị.   Kết thúc năm, khen thưởng đơn vị xuất sắc nhất trong năm, tặng quà và ghi nhận công lao đóng góp của từng cá nhân trong đơn vị đó. Khi Xí Nghiệp áp dụng 5S sẽ giúp cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc ngăn nắp gọn gàng sạch sẽ của mình, mọi người sẽ trở nên kỷ luật hơn, có thái độ tích cực hơn trong việc phát huy các sáng kiến và cải tiến liên tục: các loại lãng phí được loại bỏ. 2.4. Tăng cường hoạt động đào tạo nhằm nâng cao nhận thức của toàn bộ cán bộ công nhân viên Xí Nghiệp về vai trò của chất lượng và quản lý chất lượng: Việc xây dựng và áp dụng HTQLCLtheo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 đã gây không ít khó khăn cho các tổ chức Việt Nam. Mặc dù hiện nay đã có gần 6000 tổ chức Việt Nam đạt chứng chỉ ISO nhưng có thể nói lợi ích mang lại đang là vấn đề gây tranh cãi. Thay vì là công cụ hữu hiệu để tổ chức hiệu quả hơn nhiều HTQLCLISO 9000:2000 ngoài tấm chứng chỉ treo tường nó đang trở thành một gánh nặng cho các tổ chức. Theo thống kê có 7 nguyên nhân dẫn đến sự kém hiệu quả của các HTQLCLnhưng nguyên nhân quan trọng là do nhận thức không đúng bản chất của ISO 9000:2000, họ có tâm lý chống đối làm cho xong việc khi áp dụng Hệ thống này. Trong thực tế mặc dù đã cung cấp các khoá đào tạo nhận thức chung về ISO nhưng thời gian đào tạo ngắn kèm theo việc nhận thức của cán bộ công nhân viên chưa sâu kể cả một số cán bộ chủ chốt. Nhiều khi do không nhận thức được vấn đề các bộ phận sản xuất đẩy hết trách nhiệm về sản phẩm có chất lượng không tốt sang bộ phận KCS điều này dẫn đến tình trạng căng thẳng trong việc phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình. Chính vì vậy phải đổi mới và nâng cao nhận thức về vai trò của chất lượng và quản lý chất lượng phải nhận thức đầy đủ các nội dung sau: Quan niệm về chất lượng và vai trò của chất lượng trong tình hình hội nhập với rất nhiều đối thủ cạnh tranh như hiện nay. Quản lý chất lượng, HTQLCL và vai trò của HTQLCL đối với Xí Nghiệp, với chính cán bộ công nhân viên của Xí Nghiệp và với khách hàng. Nhấn mạnh: Quản lý chất lượng phải huy động được sự tham gia của toàn bộ con người trong các hoạt động QLCL. Vai trò của cán bộ công nhân viên trong việc sản xuất ra các sản phẩm có chất lượng. Các biện pháp chính là: Tổ chức tuyên truyền và trao đổi giữa các cán bộ và công nhân viên trong chi nhánh về kinh nghiệm và kiến thức về chất lượng và quản lý chất lượng. Đặc biệt là nên mời các chuyên gia tư vấn về chất lượng tham gia. Tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức về lĩnh vực chất lượng cho toàn thể cán bộ công nhân viên Kết hợp với phòng Kế toán để tính toán những chi phí phát sinh do chất lượng kém gây ra và việc đã giảm được các chi phí đó như thé nào từ khi áp dụng HTQLCL ISO 9000 để mọi người nhận thấy rõ lợi ích mà hệ thống mang lại. Tiêu chí đánh giá: Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể (đối tượng )tạo cho thực thể đó có khả năng thỏa mãn những yêu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn. (Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng- Thuật ngữ và định nghĩa-TCVN 5814-1994). Như vậy, “khả năng thỏa mãn nhu cầu” là chỉ tiêu cơ bản nhất để đánh giá chất lượng sản phẩm. Thông thường, người ta rất dễ chấp nhận ý tưởng cho rằng cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm là phải tập trung cải tiến và nâng cao đặc tính kỹ thuật, sự hoàn thiện của sản phẩm. Quan niệm này đã dẫn đến xu hướng đồng hóa việc đầu tư vào đổi mới dây chuyền sản xuất, công nghệ sản xuất là nâng cao chất lượng sản phẩm. Trong nhiều trường hợp, quan niệm này tỏ ra đúng đắn, nhất là khi sản phẩm đang được sản xuất ra với công nghệ quá lạc hậu. Tuy nhiên, hiện nay chất lượng đã vượt ra khỏi phạm vi của sản phẩm. Xí Nghiệp sản xuất ra các sản phẩm có chất lượng và nhờ những sản phẩm tốt mà được khách hàng tín nhiệm. Song muốn thật sự được người tiêu dùng tín nhiệm, thì cùng với sản phẩm tốt, Xí Nghiệp còn phải thực hiện một loạt dịch vụ cần thiết khác như: bảo hành, hướng dẫn sử dụng, bảo dưỡng kỹ thuật định kỳ và các dịch vụ phụ trợ khác như chăm sóc khách hàng…Điều đó có nghĩa là Xí Nghiệp không chỉ bán sản phẩm tốt mà còn phải giúp khách hàng giải quyết các vấn đề nẩy sinh trong khi sử dụng. Chất lượng sản phẩm phải thể hiện thông qua các yếu tố sau:- Sự hoàn thiện của sản phẩm: Sản phẩm sản xuất ra phải đúng theo yêu cầu kỹ thuật trong bản vẽ của khách hàng, các mặt hàng đảm bảo đúng thông số đã đề ra( việc này sẽ do phòng Kỹ thuật kiểm tra, giám sát ) .- Giá cả: thể hiện chi phí để sản xuất sản phẩm thấp nhất có thể và đưa ra thị trường những sản phẩm có giá cả cạnh tranh với các đối thủ khác.- Sự kịp thời: thể hiện cả về chất lượng và thời gian sản xuất cũng như quá trình bảo hành sản phẩm cho khách hàng. Kiến nghị: 3.1. Kiến nghị với Bộ Quốc Phòng: Hiện nay Xí Nghiệp cơ khí 79 vẫn sản xuất rất nhiều mặt hàng công nghiệp phục vụ cho công tác quốc phòng nhưng không còn được hưởng những chính sách ưu đãi như trước kia nên trên lĩnh vực sản xuất các sản phẩm này Xí Nghiệp đã gặp rát nhiều khó khăn. Bộ Quốc phòng nên có các chế độ trợ giá cho một số loại sản phẩm Quốc phòng giúp cho Xí Nghiệp có thể tiếp tục sản xuất các sản phẩm này, Ngoài ra Bộ Quốc Phòng cũng cần tạo điều kiện để Xí Nghiệp có thể tham gia sản xuất những sản phẩm phù hợp với năng lực thiết bị của Xí Nghiệp. Tạo điều kiện hỗ trợ về vốn lưu động để Xí Nghiệp có thể chủ động trong việc thực hiện tìm kiếm nguồn vật tư đạt chất lượng tốt cho sản xuất. Đảm bảo an ninh an toàn và thực hiện tốt Công cụ 5S thì Nhà máy Z111 và Tổng cục Công nghệ Quốc phòng đầu tư cho Xí Nghiệp được nâng cấp xây mới tường rào bảo vệ, sửa chữa nâng cấp lại nhà kho thành phẩm. 3.2. Kiến nghị với Nhà nước Nhà nước nên có các chính sách để bảo hộ đối với nền công nghiệp trong thời kỳ khủng hoảng như hiện nay đặc biệt là đối với nền công nghiệp Quốc phòng. Cần có những chính sách cấm hoặc làm hạn chế đối với việc nhập khẩu chi tiết thay thế cho súng pháo ô tô máy kéo mà công nghiệp trong nước sản xuất được. Các mặt hàng phục vụ cho an ninh quốc phòng nên được hưởng những chế độ ưu đãi nhất định. Cần có những chính sách thuế đặc biệt để khuyến khích sản xuất các mặt hàng phục vụ cho quân sự. Với các doanh nghiệp Quốc phòng làm kinh tế nên có chính sách hỗ trợ về vốn, việc làm và có khi là sản phẩm đầu ra để giữ gìn đội ngũ công nhân lành nghề. Khuyến khích các doanh nghiệp ứng dụng HTQTCL ISO 9000 vào sản xuất bằng các hình thức tuyên truyền rộng rãi lợi ích của việc áp dụng ISO. KẾT LUẬN Trong bối cảnh đất nước ta đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu, các Doanh nghiệp Việt Nam đã phần nào ý thức được vai trò của chất lượng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thương trường. Vì vậy, các Doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu đẩy mạnh việc tiếp cận và áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến trên thế giới như ISO 9001: ISO 22000; TQM… Song do đây là vấn đề còn rất mới đối với các Doanh nghiệp, mặc dù đã có gần 6000 tổ chức đạt chứng chỉ ISO nhưng số các đơn vị áp dụng hiệu quả hệ thống này rất ít vì họ chỉ mang tính có để nhằm quảng bá cho hình ảnh của Doanh nghiệp họ và quan trọng là họ chưa nhận nhận thức được đầy đủ về cách thức xây dựng và áp dụng hệ thống. Việc áp dụng HTQLCL tại Xí Nghiệp cơ khí 79 đã được Ban lãnh đạo xem xét vá có dự định áp dụng từ lâu nhưng do điều kiện còn hạn hẹp nên chưa áp dụng được. Hiện nay do nhận thức được tàm quan trọng của việc áp dụng HTQTCL nên bước đầu cũng đã tìm hiểu và triển khai. Xí Nghiệp phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để giải quyết những khó khăn còn đang tồn tại như nguồn vốn eo hẹp, trình độ quản lý còn thấp, việc nhận thức của CBCNV trong toàn Xí Nghiệp về việc áp dụng HTQLCL ISO 9000 còn kém. Tuy thế ta cũng không thể phủ nhận mọi nỗ lực quyết tâm của CBCNV, của Ban Giám đốc. Trong thời gian tới với khả năng và lòng quyết tâm thì họ sẽ thành công, giảm chi phí sản xuất, mở rộng thị trường, lấy được lòng tin của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9000 là một vấn đề phức tạp đòi hỏi trình độ chuyên môn và thực tế lớn, nhưng do trình độ có hạn nên báo cáo của em còn nhiều hạn chế và thiếu sót về cả nội dung và hình thức. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và bạn bè. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo- GS.TS Nguyễn Đình Phan đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị kinh doanh. Chủ biên: GS.TS Nguyễn Thành Độ và PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền. Giáo trình Quản lý chất lượng trong các tổ chức. Chủ biên: GS.TS Nguyễn Đình Phan. Quản lý chất lượng toàn diện – Con đường cải tiến và thành công. Tác giả: Nguyễn Song Bình, Trần Thị Thu Hà, Nxb KHKT. Bộ tiêu chuẩn Quản lý chất lượng ISO 9000. Bộ tiêu chuẩn Hệ thống 5S. Tiêu chuẩn Việt Nam về ISO 9001. Các sách báo tài liệu trên mạng Internet.