Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức - Vai trò của từng cơ cấu và mối quan hệ giữa chúng - Thực tiễn vận dụng trong các doanh nghiệp

Lêi nãi ®Çu Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh gay g¾t, mét doanh nghiÖp muèn tån t¹i vµ ph¸t triÓn th× ngoµi c¸c ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt nh­: Vèn kinh doanh, chiÕn l­îc kinh doanh... ®ßi hái mçi doanh nghiÖp ph¶i cã mét c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ phï hîp víi quy m« vµ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp ®ã. Nã lµ ®iÒu kiÖn ®ñ quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng cña mçi doanh nghiÖp trªn th­¬ng tr­êng. Do c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ cã vai trß vµ ¶nh h­ëng lín tíi sù tån t¹i cña mçi doanh nghiÖp, nªn sau thêi gian häc tËp m«n Tæ chøc qu¶n lý em ®· chän ®Ò tµi: "C¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc - Vai trß cña tõng c¬ cÊu vµ mèi quan hÖ gi÷a chóng. Thùc tiÔn vËn dông trong c¸c doanh nghiÖp" cho bµi tiÓu luËn cña m×nh. §©y lµ mét ®Ò tµi khã, ®ßi hái sù hiÓu biÕt s©u réng c¶ vÒ lý thuyÕt còng nh­ kinh nghiÖm thùc tÕ. V× vËy, dï ®· cè g¾ng nh­ng ch¾c ch¾n tiÓu luËn cña em cßn nhiÒu thiÕu sãt, rÊt mong ®­îc ý kiÕn ®ãng gãp cña thÇy c«, c¸c b¹n ®Ó bµi tiÓu luËn cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n! B - Néi dung I. Kh¸i niÖm vµ vai trß cña c¬ cÊu tæ chøc trong doanh nghiÖp 1. Kh¸i niÖm vÒ c¬ cÊu tæ chøc C¬ cÊu tæ chøc lµ sù ph©n chia tæng thÓ cña mét tæ chøc thµnh nh÷ng bé phËn nhá theo nh÷ng tiªu thøc chÊt l­îng kh¸c nhau, nh÷ng bé phËn ®ã thùc hiÖn nh÷ng chøc n¨ng riªng biÖt nh­ng cã quan hÖ chÆt chÏ víi nhau nh»m thùc hiÖn môc tiªu chung cña tæ chøc. C¬ cÊu tæ chøc còng cã thÓ hiÓu r»ng nã lµ tæng hîp c¸c bé phËn, ®¬n vÞ vÇ c¸ nh©n kh¸c nhau, cã mèi liªn hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®­îc chuyªn m«n ho¸ vÇ cã nh÷ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh, ®­îc bè trÝ theo nh÷ng cÊp, nh÷ng kh©u kh¸c nhau nh»m b¶o ®¶m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ vµ phôc vô môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp. 2. Vai trß cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý trong doanh nghiÖp . Mét tæ chøc muèn tån t¹i vµ ph¸t triÓn th× mçi con ng­êi kh«ng thÓ hµnh ®éng riªng lÎ mµ cÇn phèi hîp nh÷ng nç lùc c¸ nh©n ®Ó h­íng tíi nh÷ng môc tiªu chung. Qu¸ tr×nh t¹o ra cña c¶i vËt chÊt vµ tinh thÇn còng nh­ ®¶m b¶o cuéc sèng an toµn cho x· héi ngµy cµng ®­îc thùc hiÖn trªn quy m« lín víi tÝnh phøc t¹p ngµy cµng cao ®ßi hái ph¶i cã sù ph©n c«ng hîp t¸c cña nh÷ng con ng­êi trong tæ chøc. Trong s¶n xuÊt kinh doanh còng vËy, mçi doanh nghiÖp ®Òu thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu nhÊt ®Þnh, mµ ®Ó thùc hiÖn ®­îc c¸c môc tiªu ®ã ®ßi hái ph¶i cã lùc l­îng ®iÒu hµnh toµn bé qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. §ã chÝnh lµ lùc l­îng lao ®éng qu¶n lý trong doanh nghiÖp vµ h×nh thµnh lªn bé m¸y qu¶n lý. §Ó ®¶m b¶o sù thèng nhÊt trong ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh th× mçi doanh nghiÖp Ýt nhÊt ph¶i cã mét thñ tr­ëng trùc tiÕp chØ ®¹o lùc l­îng qu¶n lý ®Ó thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô: bè trÝ, s¾p xÕp nh©n viªn qu¶n cho phï hîp víi tõng nhiÖm vô cô thÓ nh»m ®¶m b¶o sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc, nh»m khai th¸c kh¶ n¨ng chuyªn m«n s¸ng t¹o cña mçi thµnh viªn trong viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu ®Ò ra nh­ t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, h¹ gi¸ thµnh.... Nh­ vËy, Trong mçi doanh nghiÖp nÕu kh«ng cã c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý th× kh«ng cã mét lùc l­îng nµo cã thÓ tiÕn hµnh nhiÖm vô qu¶n lý, vµ kh«ng cã qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nµo ®­îc thùc hiÖn nÕu kh«ng cã c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Tõ nh÷ng lËp luËn trªn cho ta thÊy râ vai trß quan träng cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y, nã quyÕt ®Þnh toµn bé qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña tæ chøc. C¬ cÊu tæ chøc gän nhÑ, linh ho¹t, phï hîp víi yªu cÇu cña tæ chøc sÏ gióp cho viÖc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô mét c¸ch nhanh chãng vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. Ng­îc l¹i nÕu mét tæ chøc kh«ng phï hîp víi ®Òu kiÖn míi, nhiÒu bé m¸y chång chÐo nhau sÏ dÉn ®Õn sù tr× trÖ, m©u thuÉn vµ kÐm hiÖu qu¶. ChÝnh v× thÕ cÇn ph¶i ®¸nh gi¸ møc ®é hîp lý cña mét tæ chøc, mét c¬ cÊu tæ chøc ®­îc coi lµ hîp lý kh«ng chØ ®ñ c¸c bé phËn cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng cña tæ chøc mµ ph¶i cã mét tËp thÓ m¹nh víi nh÷ng con ng­êi ®ñ phÈm chÊt, n¨ng lùc ®Ó thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc giao. Trong doanh nghiÖp cã rÊt nhiÒu chøc n¨ng qu¶n lý ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn trän vÑn vµ kh«ng bá sãt. §Ó ®¶m nhiÖm hÕt c¸c chøc n¨ng qu¶n lý ®ã cÇn cã sù ph©n c«ng lao ®éng qu¶n lý, thùc hiÖn chuyªn m«n ho¸. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp tËp hîp nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é cao trong doanh nghiÖp. ViÖc sö dông hîp lý c¸c kÕ ho¹ch lao ®éng cña c¸c c¸n bé vµ nh©n viªn qu¶n lý, sù ph©n chia c«ng viÖc cho nh©n viªn qu¶n lý phï hîp vµ cã tr×nh ®é thùc sù sÏ gãp phÇn hoµn thµnh nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. 3. Yªu cÇu ®èi víi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Môc ®Ých cña c¬ cÊu tæ chøc lµ nh»m lËp ra mét hÖ thèng chÝnh thøc gåm c¸c vai trß nhiÖm vô mµ con ng­êi cã thÓ thùc hiÖn, sao cho hä cã thÓ céng t¸c mét c¸ch tèt nhÊt víi nhau ®Ó ®¹t ®ùoc c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu tæ chøc cho phÐp chóng ta tæ chøc vµ sö dông hîp lý c¸c nguån lùc. Nã còng cho phÐp chóng ta x¸c ®Þnh râ mèi t­¬ng quan gi÷a c¸c ho¹t ®éng cô thÓ vµ nh÷ng tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n g¾n liÒn víi nh÷ng c¸ nh©n, ph©n hÖ c¬ cÊu. Nã trî gióp cho viÖc ra quyÕt ®Þnh bëi c¸c luång th«ng tin râ rµng. Nã gióp x¸c ®Þnh c¬ cÊu quyÒn lùc cho tæ chøc. Qu¸ tr×nh x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cÇn ph¶i ®¶m b¶o thùc hiÖn nh÷ng yªu cÇu sau: - TÝnh tèi ­u: Ph¶i ®¶m b¶o gi÷a c¸c kh©u vµ c¸c cÊp qu¶n lý ®Òu ®­îc thiÕt lËp c¸c mèi quan hÖ hîp lý, mang tÝnh n¨ng ®éng cao, lu«n ®i s¸t vµ phôc vô cho môc ®Ých ®Ò ra cña doanh nghiÖp. - TÝnh linh ho¹t: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o kh¶ n¨ng thÝch øng linh ho¹t víi bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra trong hÖ thèng còng nh­ ngoµi hÖ thèng. - TÝnh tin cËy: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña th«ng tin ®­îc xö lý trong hÖ thèng, nhê ®ã ®¶m b¶o ®­îc sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp. - TÝnh kinh tÕ: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®­îc tæ chøc sao cho chi phÝ bá ra trong qu¸ tr×nh x©y dùng vµ sö dông lµ thÊp nhÊt nh­ng ph¶i ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. - TÝnh bÝ mËt: ViÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o kiÓm so¸t ®­îc hÖ thèng th«ng tin, th«ng tin kh«ng ®­îc rß rØ ra ngoµi d­íi bÊt kú h×nh thøc nµo. §iÒu ®ã sÏ quyÕt ®Þnh sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña mçi doanh nghiÖp. II. C¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc - Vai trß vµ mèi quan hÖ cña c¬ cÊu chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc. Thùc tiÔn ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp Mçi hÖ thèng tæ chøc dï ®­îc x©y dùng theo lo¹i h×nh nµo ®i ch¨ng n÷a còng bao gåm c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc, bëi lÏ chØ riªng c¬ cÊu chÝnh thøc kh«ng thÓ hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng vµ c¸c mèi quan hÖ ®a d¹ng trong qu¶n lý. Trong ®ã, c¬ cÊu chÝnh thøc lµ bé khung cña tæ chøc, lµm nÒn mãng cho ho¹t ®éng qu¶n lý, ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å tæ chøc. 1. C¬ cÊu chÝnh thøc a. Kh¸i niÖm: C¬ cÊu chÝnh thøc cña tæ chøc lµ c¬ cÊu ®­îc ghi nhËn chÝnh thøc trong c¸c v¨n b¶n ph¸p lý, ®iÒu lÖ tæ chøc cña doanh nghiÖp, còng cã tr­êng hîp kh«ng ®­îc ghi thµnh v¨n b¶n song ®­îc hîp thøc hãa theo truyÒn thèng, ®­îc moÞ ng­êi ghi nhËn nh­ lµ thÓ chÕ. b. §Æc ®iÓm: - C¬ cÊu chÝnh thøc nµy ®­îc thÓ hiÖn ngay trªn s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña mét doanh nghiÖp. Nã chØ ra c¸c vÞ trÝ kh¸c nhau, nh÷ng ng­êi n¾m gi÷ c¸c vÞ trÝ ®ã vµ c¸c mèi quan hÖ liªn quan quyÒn lùc gi÷a ng­êi nµy víi ng­êi kh¸c. - C¬ cÊu chÝnh thøc x¸c ®Þnh râ vai trß, vÞ trÝ cña mçi bé phËn vµ mçi ng­êi trong tæ chøc, víi c¸c mèi quan hÖ quyÒn lùc trong n«Þ bé tæ chøc( bao gåm quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm, chÕ ®é lµm viÖc) ®Ó thùc hiÖn sù ph©n c«ng, ph©n cÊp vµ liªn kÕt trong tæ chøc, ®¶m b¶o kû c­¬ng vµ hiÖu lùc cña tæ chøc, phôc vô môc tiªu cña c¶ trong doanh nghiÖp. - Trong tæ chøc chÝnh thøc g¾n liÒn víi c¬ cÊu vai trß nhiÖm vô h­íng ®Ých trong mét doanh nghiÖp ®­îc tæ chøc mét c¸ch chÝnh thøc. Khi nãi r»ng mét tæ chøc lµ “chÝnh thøc”, hoµn toµn ch¼ng cã ®iÒu g× lµ cøng nh¾c hay qu¸ h¹n chÕ trong c¸ch diÔn ®¹t nµy. NÕu mét ng­êi qu¶n lý cã ý ®Þnh tæ chøc thËt tèt, c¬ cÊu ®ã ph¶i t¹o ra mét m«i tr­ßng ë ®ã viÖc thùc hiÖn cña tõng c¸ nh©n, c¶ trong hiÖn t¹i vµ t­¬ng lai, ph¶i cã ®ãng gãp cã hiÖu qu¶ nhÊt vµo môc tiªu cña tËp thÓ. C«ng ty liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng Hµ Néi (CEC Hanoi Ltd) ®­îc thµnh lËp vµo n¨m 1996 theo giÊy phÐp ®Çu t­ sè 1368/GP cÊp ngµy 13 th¸ng 5 n¨m 1996 vµ b¾t ®Çu ®i vµo ho¹t ®éng t¹i ViÖt Nam tõ n¨m 1997 víi c¸c s¶n phÈm kÕt cÊu thÐp chÊt l­îng cao. Víi môc ®Ých trë thµnh C«ng ty hµng ®Çu vÒ chÊt l­îng trong lÜnh vùc kÕt cÊu thÐp vµ thiÕt bÞ n©ng h¹, vµ nhËn ®­îc sù hç trî vÒ kü thuËt cña c¸c h·ng thiÕt bÞ hµng ®Çu thÕ giíi, cïng víi ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o - nghiªn cøu - ph¸t triÓn liªn tôc cña ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n n¨ng ®éng, s¸ng t¹o, tõng b­íc CEC Hanoi Ltd ®· trë thµnh C«ng ty cã nh·n hiÖu hµng ®Çu trong lÜnh vùc kÕt cÊu vµ thiÕt bÞ n©ng h¹. C«ng ty cung cÊp c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô kh¸c nhau tõ thiÕt kÕ chi tiÕt ®Õn gia c«ng kÕt cÊu thÐp th«ng dông vµ kÕt cÊu thÐp ®Æc biÖt, lµm s¹ch bÒ mÆt vµ s¬n phñ theo quy tr×nh quèc tÕ hoÆc m¹ nhóng kÏm, ®ãng gãi vµ vËn chuyÓn. Qu¶n lý chÊt l­îng cña c«ng ty ho¹t ®éng trªn c¬ së tiªu chuÈn ISO 9002. Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ®­îc tæ chøc theo m« h×nh trùc tuyÕn - chøc n¨ng. C¬ cÊu chÝnh thøc cña c«ng ty thÓ hiÖn b»ng tr¸ch nhiÖm vµ nhiÖm vô cña tõng phßng ban trong c«ng ty. D­íi ®©y lµ mét phÇn c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty Liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng. Gi¸m ®èc Phßng s¶n xuÊt Phßng KÕ to¸n Phßng Kü thuËt §éi I §éi II Phßng Marketing Phßng Qu¶n lý chÊt l­îng Qu¶n trÞ ®êi sèng Phßng Tµi vô Phßng Qu¶n lý vËt t­ Qua hÖ thèng s¬ ®å trªn, mçi nh©n viªn cña c¸c phßng ban biÕt râ vÞ trÝ cña m×nh trong c¬ cÊu vµ x¸c ®Þnh mèi quan hÖ vÒ quyÒn lùc gi÷a hä víi ng­êi kh¸c trong tæ chøc. VÝ dô t¹i phßng Kinh doanh cña C«ng ty tr­ëng phßng cã nhiÖm vô lªn kÕ ho¹ch kinh doanh cña phßng tr×nh Tæng gi¸m ®èc phª duyÖt: LËp kÕ ho¹ch hµng n¨m vµ quý vÒ ph¸t triÓn kinh doanh cña CEC tr×nh TG§ phª duyÖt, kÕ ho¹ch kinh doanh ph¶i x¸c ®Þnh râ c¸c môc tiªu vÒ doanh sè, thÞ phÇn, lîi nhuËn, møc ®é t¨ng tr­ëng, c¸c môc tiªu kinh tÕ x· héi phï hîp kh¸c; LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn chi tiÕt hµng th¸ng vµ quý cho tõng bé phËn kinh doanh víi chØ tiªu c«ng t¸c vµ ®Çu c«ng viÖc cô thÓ cho t­êng ng­êi nh»m lµm c¨n cø cho c«ng t¸c ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ thùc hiÖn c«ng viÖc cña tõng ng­êi. Còng qua s¬ ®å thÓ hiÖn mèi quan hÖ ®iÒu khiÓn phôc tïng. Cã nghÜa lµ quan hÖ chñ yÕu trong mét tæ chøc víi t¸c ®éng qua l¹i gi÷a cÊp trªn vµ cÊp d­íi, gi÷a ng­êi phô tr¸ch vµ ng­êi thõa hµnh. c. Vai trß Nh×n chung, tæ chøc chÝnh thøc g¾n liÒn víi c¬ cÊu, vai trß nhiÖm vô h­íng ®Ých trong mét doanh nghiÖp ®­îc tæ chøc mét c¸ch chÝnh thøc. C¬ cÊu chÝnh thøc t¹o ra nÒn mãng cho ho¹t ®éng qu¶n lý. Nã v¹ch ra c«ng viÖc cÇn lµm, ai ph¶i tiÕn hµnh nh÷ng ho¹t ®éng cô thÓ vµ toµn bé nhiÖm vô cña tæ chøc ®­îc hoµn thµnh ra sao. §ã chÝnh lµ bé khung cña tæ chøc. Tæ chøc chÝnh thøc t¹o ra ®­îc nh÷ng mong muèn vµ n¨ng lùc c¸ nh©n trong nh÷ng tæ chøc chÝnh thøc nhÊt. 2. C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc a) Kh¸i niÖm: C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc lµ h×nh thøc tæ chøc “ phi h×nh thÓ” nh»m thùc hiÖn nh÷ng mèi liªn hÖ “ mÒm” trong néi bé tæ chøc gi÷a c¸c c¸ nh©n vµ gi÷a c¸c nhãm ng­êi cã ®Æc ®iÓm lîi Ých riªng cÇn ®­îc ®iÒu hoµ ®Ó phôc vô môc tiªu chung. Nã bæ sung cho c¬ cÊu chÝnh thøc ®Ó thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ cã hiÖu qu¶ cao chøc n¨ng cña tæ chøc mµ kh«ng sö dông quyÒn lùc hµnh chÝnh. b) §Æc ®iÓm: C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc kh«ng ®­îc thÓ hiÖn trªn s¬ ®å tæ chøc, còng cã tr­êng hîp ghi nhËn nh­ mét ph©n hÖ bæ sung th­êng ®ã lµ c¸c héi ®ång t­ vÊn vÒ tõng lÜnh vùc, c¸c tiÓu ban, c¸c nhãm chuyªn gia, c¸c uû ban liªn tÞch... C¸c tæ chøc ®ã kh«ng cÇn biªn chÕ chuyªn tr¸ch, mµ sö dông nh÷ng ng­êi trong bé m¸y lµm kiªm nhiÖm, ho¹t ®éng th­êng xuyªn theo ®Þnh kú hoÆc tån t¹i cã thêi h¹n, kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc ®­îc ng­êi ®iÒu hµnh tæ chøc qu¶n lý tham kh¶o, tiÕp nhËn ®Ó bæ sung, hoµn thiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. NÕu nh­ trong c¬ cÊu chÝnh thøc x¸c ®Þnh râ nh÷ng quan hÖ chÝnh x¸c gi÷a c¸c c«ng viÖc kh¸c nhau trong c«ng ty ®­îc ghi ra trªn giÊy, trong mét s¬ ®å tæ chøc. Ai còng thÊy râ sù cÇn thiÕt ph¶i lµm nh­ vËy. Tuy nhiªn chóng ta cÇn quay trë l¹i nh÷ng thùc tÕ cña ®êi sèng tæ chøc vµ nhËn râ r»ng nh÷ng c«ng viÖc ®ã do con ng­ßi xö lý chø kh«ng ph¶i nh÷ng robot. Cuèi cïng sÏ thÊy râ nh÷ng quan hÖ kh«ng chÝnh thøc tån t¹i nh­ng kh«ng ®­îc thÓ hiÖn trong mét s¬ ®å nµo c¶. ViÖc t×m c©u tr¶ lêi cho c¸c tæ chøc kh«ng chÝnh thøc tån t¹i v× lý do g× vµ nh­ thÕ nµo lµ lÜnh vùc nghiªn cøu riªng cña m«n t©m lý x· héi häc. Ng­êi qu¶n lý chØ cÇn biÕt r»ng c¸c mèi quan hÖ t­¬ng hç gi÷a c¸c c¸ nh©n lµ rÊt quan träng ®èi víi viÖc qu¶n lý. C¸c mèi liªn hÖ t­¬ng hç gi÷a c¸c c¸ nh©n n¨ng ®éng nµy chÞu ¶nh h­ëng bëi sè l­îng ng­êi trong nhãm, bëi sè ng­êi thùc tÕ cã liªn quan, bëi nh÷ng vÊn ®Ò mµ tËp thÓ dÝnh lÝu tíi bëi sù thay ®æi ban l·nh ®¹o cña nhãm, vµ bëi sù tiÕp tôc qu¸ tr×nh ®æi míi. Trong c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc cña C«ng ty Liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng, mÆc dï mét sè c¸c phßng ban kh«ng n»m trong hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng cña c«ng ty nh­ng l¹i cã vai trß cùc kú quan träng: VÝ dô Phßng Qu¶n trÞ ®êi sèng: Lµ phßng nghiÖp vô cã chøc n¨ng tham m­u gióp viÖc Gi¸m ®èc qu¶n lý lÜnh vùc: Qu¶n trÞ ®êi sèng, vÖ sinh c«ng nghiÖp vµ y tÕ cña c«ng ty. c) Vai trß: Trong c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc th­êng ®­îc t¹o ra nh÷ng th«ng tin ngang vµ nhê ®ã mµ ®· c¶i thiÖn ®­îc sù céng t¸c vµ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn. NÕu nh­ tÊt c¶ th«ng tin truyÒn theo tuyÕn däc vµ thùc hiÖn theo s¬ ®å tæ chøc hiÖu qu¶ cã thÓ chØ cßn lµ con sè kh«ng. NÕu nh­ trong c¬ cÊu chÝnh thøc, mèi quan hÖ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn cïng cÊp ®­îc quy ®Þnh râ rµng, kh«ng tuú tiÖn theo c¶m tÝnh vµ ph¶i cïng chÞu tr¸ch nhiÖm khi thiÕu phèi hîp dÉn ®Õn hËu qu¶ xÊu. Cßn trong c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc th× ho¹t ®éng cña nã gióp Ých nhiÒu cho viÖc gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò phøc t¹p, tÕ nhÞ trong qu¶n lý nh­ vÒ khoa häc- c«ng nghÖ, vÒ quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña ng­êi lao ®éng... 3. Mèi quan hÖ gi÷a c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc trong tæ chøc. Qua s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty bÊt kú nµo ®i ch¨ng n÷a th× thÊy sù ®an chÐo vµo nhau cña c¸c quan hÖ chÝnh thøc vµ c¸c quan hÖ kh«ng chÝnh thøc t¹o thµnh mét c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý gåm hai hÖ gióp cho c¸c nhiÖm vô qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch toµn diÖn vµ cã kÕt qu¶. Trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, cã thÓ hai c«ng nh©n lµm ë nh÷ng bé phËn kh¸c nhau nh­ng hä cã thÓ hîp t¸c víi nhau trong mét c«ng viÖc chung cña c«ng ty th× cã thÓ t¹o n¨ng suÊt cao h¬n so víi víi møc vèn cã. Trong qu¶n lý ®iÒu cùc kú quan träng lµ ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc møc ®é tèi ­u ®Ó kÕt hîp ho¹t ®éng cña c¬ cÊu tæ chøc chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc. §ã chÝnh lµ sù kÕt hîp hµi hoµ gi÷a viÖc thÓ chÕ ho¸ vµ viÖc x· héi ho¸ ho¹t ®éng qu¶n lý. C¬ cÊu chÝnh thøc t¹o ra nÒn mãng ho¹t ®éng cho c«ng ty nh­ng c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc t¹o ra nh÷ng th«ng tin ngang vµ nhê ®ã mµ c¶i thiÖn ®­îc viÖc céng t¸c vµ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn. Gi¸m ®èc C«ng ty C¸c phã gi¸m ®èc Phßng KÕ to¸n Phßng Kü thuËt Phßng s¶n xuÊt Phßng Tæ chøc nh©n sù Phßng Nghiªn cøu thÞ tr­êng Phßng Qu¶n trÞ ®êi sèng Phßng Tµi vô Nh­ vËy trong c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty th× nhiÖm vô cña tõng phßng ban ®­îc quy ®Þnh râ rµng vµ hîp lý. C¬ cÊu chÝnh thøc cña c«ng ty Liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng n»m trong hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng ISO 9002, trong ®ã c¸c phßng cã mhiÖm vô riªng nh­ng l¹i hç trî cho c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc cña c«ng ty. Bëi v× khi mét nhµ l·nh ®¹o ®­îc bè trÝ vµo mét phßng ban nµo ®ã trong tæ chøc th× nh÷ng ng­êi kh¸c sÏ ®Õn xin ý kiÕn cña hä, bÊt kÓ ®Õn c¬ cÊu chÝnh thøc ho¹t ®éng x· héi ch¾c ch¾n sÏ lµ nguyªn nh©n lín nhÊt sinh ra quan hÖ kh«ng chÝnh thøc. Do ®ã kÕt hîp c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc trong tæ chøc cña c«ng ty lµ rÊt quan träng, nã t¹o ra hiÖu qu¶ cao trong c«ng viÖc mµ cßn gióp c«ng ty ho¹t ®éng nhÞp nhµng v× gi÷a c¸c phßng ban vµ c¸c nh©n viªn ®· phèi hîp tèt víi nhau. III. ý kiÕn vµ gi¶i ph¸p trong t×nh h×nh hiÖn t¹i Nh­ ph©n tÝch ë trªn theo em muèn hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ ph¶i ®¶m b¶o thùc hiÖn ®­îc mét sè môc tiªu sau: - §¶m b¶o ph¸t huy vai trß cña bé m¸y qu¶n lÝ trong c¸c doanh nghiÖp trong ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh vµ tu©n theo c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt. §ång thêi n©ng cao tÝnh n¨ng ®éng, gän nhÑ cña bé m¸y qu¶n lÝ, ®em l¹i hiÖu qu¶ cao h¬n, lµm cho c¸c chØ tiªu cña doanh nghiÖp t¨ng lªn nh­ chØ tiªu: N¨ng suÊt lao ®éng, tiÕt kiÖm quü l­¬ng, gi¶m chi phÝ trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. - X©y dùng c¬ cÊu gän nhÑ, ph¶n øng linh ho¹t trong bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra, c¸c quyÕt ®Þnh ®­îc thùc hiÖn nhanh chãng h¬n, kh¾c phôc t×nh tr¹ng trïng lÆp hoÆc chia c¾t chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c bé phËn nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, t×m kiÕm ®­îc nhiÒu kh¸ch hµng…, ®¶m b¶o viÖc lµm vµ thu nhËp cho ng­êi lao ®éng. - §¶m b¶o mèi quan hÖ chØ ®¹o gi÷a ban gi¸m ®èc, c¸c phßng ban, v¨n phßng, tæ chøc s¶n xuÊt t¹o nªn mét khèi qu¶n lÝ thèng nhÊt ho¹t ®éng nhÞp nhµng víi nhau. - G¾n viÖc kiÖn toµn tæ chøc víi viÖc s¾p xÕp c¸n bé, tæ chøc, ®µo t¹o thi n©ng bËc, ®µo t¹o l¹i ®éi ngò c¸n bé. ChuÈn bÞ mét ®éi ngò c¸n bé kÕ cËn b»ng c¸ch ®æi míi. - Chøc danh, nhiÖm vô cña tõng bé phËn c«ng nh©n viªn ®­îc x¸c ®Þnh râ rµng, s¾p xÕp lao ®éng ®óng ng­êi ®óng viÖc, ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho ng­êi lao ®éng. Tãm l¹i viÖc hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ còng nh­ x©y dùng ®­îc mét c¬ cÊu chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc hîp lý sÏ gióp c¸c doanh nghiÖp n©ng cao hiÖu lùc qu¶n lÝ, c¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lµm viÖc, kÝch thÝch ho¹t ®éng lao ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, t¹o uy tÝn cña doanh nghiÖp víi c¸c ®èi t¸c liªn doanh vµ víi kh¸ch hµng, thu hót ®­îc nhiÒu nh©n tµi cã kh¶ n¨ng ®¶m nhËn ®­îc mét khèi l­îng c«ng viÖc lín, chÊt l­îng s¶n phÈm ®­îc ®¶m b¶o. KÕt luËn C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ vÊn ®Ò hÕt søc bøc thiÕt hiÖn nay, nã gãp phÇn quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng cña mçi doanh nghiÖp trªn th­¬ng tr­êng. V× vËy x©y dùng c¬ cÊu qu¶n lÝ tèt lµ yÕu tè v« cïng quan träng t¹o nªn søc m¹nh tæng thÓ cña mçi doanh nghiÖp. Theo em hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lÝ bao gåm nhiÒu khÝa c¹nh trong ®ã c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc thÓ hiÖn trong mét doanh nghiÖp chÝnh lµ sù phèi hîp gi÷a c¸c phßng ban, gi÷a c¸c nh©n viªn nµy víi c¸c nh©n viªn kh¸c ®Ó t¹o ra n¨ng suÊt lao ®éng cao h¬n. Cã thÓ hai ng­êi thuéc hai phßng ban kh¸c nhau nh­ng chÝnh sù hîp t¸c ®ã l¹i t¹o ra søc m¹nh cña doanh nghiÖp. C¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i nhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña hai lo¹i c¬ cÊu nµy ®Ó tËn dông vµ ph¸t huy c¸c nguån lùc bªn trong vµ bªn ngoµi cña doanh nghiÖp. Cã nh­ thÕ th× doanh nghiÖp míi tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®­îc. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ mét ®Ò tµi rÊt hÊp dÉn vµ cÇn thiÕt víi mäi lo¹i h×nh doanh nghiÖp. Mét doanh nghiÖp muèn ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ th× viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lÝ trong ®ã phÇn x©y dùng c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc ph¶i ®­îc quan t©m mét c¸ch ®óng møc. §©y lµ mét ®Ò tµi khã, ®ßi hái sù hiÓu biÕt s©u réng c¶ vÒ lý thuyÕt còng nh­ kinh nghiÖm thùc tÕ. V× vËy, dï ®· cè g¾ng nh­ng ch¾c ch¾n tiÓu luËn cña em cßn cã thiÕu sãt, rÊt mong ®­îc ý kiÕn ®ãng gãp cña thÇy c«.