Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức - Vai trò và mối quan hệ giữa chúng - Áp dụng thực tiễn vào doanh nghiệp

A-Lời nói đầu Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đang phát triển hiện nay thì dù là bất cứ hoạt động nào đi chăng nữa cũng cần phải lựa chọn và sắp xếp tổ chức và cơ cấu nào là phù hợp sao cho có thể đạt hiệu quả cao nhất. Mặc dù ta đã nói nhiều về doanh nghiệp sản xuất, nhưng phải công nhận rằng những điểm trình bày dưới tiêu chí của một tổ chức và lập kế hoạch đều có thể áp dụng tót cho công ty không sản xuất, Ngân hàng, bệnh viện, cửa hàng bách hoá và công ty đường sắt là những ví dụ về các kiểu doang nghiệp khác nhau, và mặc dù chức năng ở các doanh nghiệp này có thể khác xa chức năng của nhiều doanhh nghiệp sản xuất, nhưng nhu cầu sắp xếp tổ chức và lựa chọn một mô hình tổ chức là hoàn toàn giống nhau. Xuất phát từ tầm quan trọng của tổ chức và lựa chọn cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Em đã quyết tâm thực hiện đề tài: "Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức. Vai trò và mối quan hệ giữa chúng. áp dụng thực tiễn vào doanh nghiệp.” Trong quá trình thực hiện đề tài này, em xin chân thành cảm ơn giảng viên Phạm Văn Minh đã hướng dẫn và giúp đỡ tận tình để em hoàn thành đề tài này. B- Nội dung I. Khái niệm Tổ chức và Tổ chức quản lý 1.Tổ chức là gì? -Tổ chức (trong từ điển Tiếng việt) là tạo thành một chính thể có cấu tạo và chức năng nhất định hoạt động có trật tự và nề nếp làm những việc cần thiết để tiến hành một hoạt động có hiệu quả tập hợp một số người hoạt động vì quyền lợi chung. -Tổ chức (Chester Borard) là một hệ thống các hoạt động hay những nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì tổ chức sẽ được hình thành. Ví dụ khi chúng ta nói:” Tổ chức một cuộc mít tinh”, “Tổ chức một cuộc vận động”, “Tổ chức một cuộc quân đội”,”Tổ chức chính quyền nhà nước”, thì chúng ta cũng có thể hiểu được rằng dù là tổ chức gì đi chăng nữa thì tổ chức cũng phải có: . Thứ nhất: có một kế hoạch hoặc một lý tưởng nhất định. . Thứ hai: có một tổ chức có đặc tính là đủ khả năng đạt tới và thực hiện được những yêu cầu của lý tưởng. . Thứ ba: có lao động, tiền vốn, vật liệu , máy móc và phương pháp tạo khả năng cho tổ chức đạt được vầ hoàn thành nhiệm vụ. . Thứ tư: có những cán bộ lãnh đạo đủ năng lực buộc tổ chức thực hiện được lý tưởng đề ra với số người và phương tiện cho trước. .Như vậy khi thực hiện một tổ chức, cần phải đặt ra cho mình câu hỏi: thực hiện công tác tổ chức để làm gì? Muốn dùng tổ chức để đạt tới mục đích gì? Đề ra chương trình như thế nào cho các cán bộ? Chỉ có một khái niệm rõ rệt về mục tiêu của tổ chức mới tạo ra khả năng xây dựng một cách đúng đắn bản thân tổ chức và thực hiện mọi công tác về sau. Như vậy chúng ta có thể phân ra 7 yếu tố cơ bản của một tổ chức là: - Mục tiêu. - Loại hình tổ chức: lựa chọn loại hình tổ chức nào là thích hợp nhất. - Phương pháp: vận dụng những phương pháp nào để thực hiện được mục tiêu - Con người: cần một lượng nhân lực như thế nào để thực hiện công tác. - Phương tiện vật chất: lựa chọn loại vật liệu nào có thể hoàn thành công việc. - Thời gian: trong khoảng thời gian bao lâu để hoàn thành công việc. - Kiểm tra: nắm tình hình công tác và tổ chức kiểm tra. 2. Tổ chức quản lý là gì? Trong kinh doanh, cần có sự phân biệt giữa tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức lao động. - Tổ chức quản lý là việc xem xét trong việc xây dựng cơ cấu các mối quan hệ trong một tổ chức và việc bố trí con người vào trong cơ cấu đó. - Tổ chức sản xuất là sự bố trí các công đoạn, các khâu trong cả dây chuyền nhằm thực hiện chu trình kinh doanh từ “đầu vào” đến “đầu ra”. Ví dụ tổ chức các phân xưởng, các bộ phận dịch vụ trong doanh nghiệp và đó là các đối tượng của tổ chức quản lý. - Tổ chức lao động là sự phân công, bố trí, sử dụng lực lượng lao động với cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất. Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu, vầ cơ chế vận hành. Trong chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức đựoc khái quát từ các nhiệm vụ chính phải làm thường xuyên để thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu là phưong tiện( thực thể) để thực hiện chức năng, bao gồm các bộ phận hợp thành tổ chức. Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu thực hiện đúng chức năng. Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản lý phụ thuộc cả ba yếu tố nói trên. Chức năng không rõ sẽ không phụ vụ đúng mục tiêu, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng. Cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu. Nếu xét tổ chức quản lý ở trạng thái tĩnh là nói về phương diện cơ cấu của tổ chức quản ly, thể hiện ở kết cấu bộ máy quản lý- điều hành. Đây là phần “ cứng”, bộ khung của tổ chức dược thể hiện trên sơ đồ hệ thống tổ chức mỗi đơn vị với các vị trí xác định theo nguyên tắc nhất định Nếu xét tổ chức ở trạng thái động là nói về cung cách vận hành của bộ khung đã được tạo dựng; bao gồm chức năng từng bộ phận và cơ chế vận hành của cả guồng máy. Cơ chế vận hành này bao gồm từ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc đến các mối quan hệ hữu cơ trong nội bộ tổ chức và các quan hệ với bên ngoài. Tóm lại, có thể coi mặt tĩnh là” thể xác”( thực thể) các tổ chức và mặt động là “ phần hồn” của tổ chức. II. Cơ cấu và phân loại cơ cấu. 1. Cơ cấu là gì? - Cơ cấu tổ chức là sự bố trí giữa các phòng ban, phân xưởng, các bộ phận, chức danh một cách hợp lý nhằm tạo thành một hệ thống hoạt động ăn khớp nhịp nhàng theo sự điều khiển của một trung tâm( người đứng đầu). - Cơ cấu tổ chức cũng có thể hiểu rằng nó là tổng hợp các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Như vậy, mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện, sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau để đạt đựoc các mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm quyền hạn gắn liền với những cá nhân, phân hệ cơ cấu. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng thông tin rõ ràng. Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức. 2. Phân loại cơ cấu tổ chức. Mỗi hệ thống tổ chức dù được xây dựng theo loại hình nào đi chăng nữa cũng bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức, bởi lẽ chỉ riêng cơ cấu chính thức không thể hiện đầy đủ các chức năng và các mối quan hệ đa dạng trong quản lý. Trong đó, cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức, làm nền móng cho hoạt động quản lý, được thể hiện qua sơ đồ tổ chức. - Cơ cấu chính thức được ghi nhận chính thức trong các văn bản pháp lý, điều lệ của tổ chức của doanh nghiệp, cũng có trường hợp không được ghi thành văn bản song được hợp thức hoá theo truyền thống, được moị người ghi nhận như là thể chế. - Cơ cấu không chính thức là hình thức tổ chức “ phi hình thể” nhằm thực hiện những mối liên hệ “ mềm” trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân và giữa các nhóm người có đặc điểm lợi ích riêng cần được điều hoà để phục vụ mục tiêu chung. Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có hiệu quả cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành chính. III. Phân tích cơ cấu chính thức vầ cơ cấu không chính thức trong tổ chức. 1.Cơ cấu chính thức. a.Khái niệm. - Cơ cấu chính thức là cơ cấu gắn với vai trò và nhiệm vụ hướng đích cho một tổ chức thể hiện mối quan hệ điều khiển- phục tùng. b.Đặc điểm. - Cơ cấu chính thức của tổ chức thể hiện qua sơ đồ tổ chức và khác biệt với các hệ thống phi chính thức cùng tồn tại. Lý do tồn tại của hệ thống phi chính thức này là không thể có một cơ cấu chính thức nào mô tả được đầy đủ các hoạt động trong tổ chức. - Cơ cấu chính thức này được thể hiện ngay trên sơ đồ cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Nó chỉ ra các vị trí khác nhau, những người nắm giữ các vị trí đó và các mối quan hệ liên quan quyền lực giữa người này với người khác. Sơ đồ dưới đây là một phần sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị cho một doanh nghiệp ngành dược phẩm: Tổng giám đốc phó tổng giám đốc phát triển Phó tổng giám đốc sản xuất Phó tổng giám đốc marketing Phó tổng giám đốc tài chính Ngưòi phụ trách sản xuất dược phẩm Người phụ trách dụng cụ an toàn cá nhân Người phụ trách SX các sản phẩm vệ sinh Thông qua hệ thống sơ đồ này,mỗi nhân viên của doanh nghiệp biết rõ vị trí của mình trong cơ cấu và xác định mối liên quan về quyền lực giữa họ với các người khác trong tổ chức. Cũng qua sơ đồ thể hiện mối quan hệ điều khiển phục tùng. Có nghĩa là quan hệ chủ yếu trong một tổ chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dưới, giữa người phụ trách vầ người thừa hành. c.Vai trò Nhìn chung, tổ chức chính thức gắn liền với cơ cấu, vai trò nhệm vụ hướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. Cơ cấu chính thức tạo ra nền móng cho hoạt động quản lý. Nó vạch ra công việc cần làm, ai phải tiến hành những hoạt động cụ thể và toàn bộ nhiệm vụ của tổ chức được hoàn thành ra sao. Đó chính là bộ khung của tổ chức. Tổ chức chính thức tạo ra được những mong muốn và năng lực cá nhân trong những tổ chức chính thức nhất. 2. Cơ cấu không chính thức. a.Khái niệm. - Cơ cấu không chính thức là cơ cấu được thể hiện về những mối quan hệ dựa trên tinh thần tự giác tự nguỵên cùng nhau hợp tác vì quyền lợi chung. - Cơ cấu không chính thức là bất kỳ hành động hợp tác riêng lẻ nào không có những mục đích hợp tác có ý thức tự giác, cho dù có thể mang lại những kết quả hợp tác. b. Đặc điểm. Cơ cấu không chính thức không được thể hiện trên sơ đồ tổ chức, cũng có trường hợp ghi nhận như một phân hệ bổ sung thường đó là các hội đồng tư vấn về từng lĩnh vực, các tiểu ban, các nhóm chuyên gia, các uỷ ban liên tịch... Các tổ chức đó không cần biên chế chuyên trách, mà sử dụng những người trong bộ máy làm kiêm nhiệm, hoạt động thường xuyên theo định kỳ hoặc tồn tại có thời hạn, kết quả hoạt động của cơ cấu không chính thức được người điều hành tổ chức quản lý tham khảo, tiếp nhận để bổ sung, hoàn thiện các quyết định quản lý. Nếu như trong cơ cấu chính thức xác định rõ những quan hệ chính xác giữa các công việc khác nhau trong công ty được ghi ra trên giấy, trong một sơ đồ tổ chức. Ai cũng thấy rõ sự cần thiết phải làm như vậy. Tuy nhiên chúng ta cần quay trở lại những thực tế của đời sống tổ chức và nhận rõ rằng những công việc đó do con ngưòi xử lý chứ không phải những robot. Cuối cùng sẽ thấy rõ những quan hệ không chính thức tồn tại nhưng không được thể hiện trong một sơ đồ nào cả. Trong cơ cấu không chính thức thể hiện mối quan hệ phối hợp –hợp tác, đó là những hành động liên kết, hợp đồng giữa các bộ phận cùng cấp, giữa cơ cấu chính thức với cơ cấu không chính thức, giứa các thành viên trong tổ chức với nhau. c. Vai trò. Trong cơ cấu không chính thức thường được tạo ra những thông tin ngang và nhờ đó mà đã cải thiện được sự cộng tác và phối hợp giữa các bộ phận. Nếu như tất cả thông tin truyền theo tuyến dọc và thực hiện theo sơ đồ tổ chức hiệu quả có thể chỉ còn là con số zezo. Nếu như trong cơ cấu chính thức, mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp được quy định rõ ràng, không tuỳ tiện theo cảm tính và phải cùng chịu trách nhiệm khi thiếu phối hợp dẫn đến hậu quả xấu. Còn trong cơ cấu không chính thức thì hoạt động của nó giúp ích nhiều cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp, tế nhị trong quản lý như về khoa học- công nghệ, về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động... 3. Mối quan hệ giữa cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức trong tổ chức. sơ đồ tổ chức 1 1.1 1.2 2.1 2.2 4.1 4.2 3.1 3.2 Một tổ chức không chính thức đựoc thể hiện bằng những đường đứt quãng còn đường thẳng thể hiện cơ cấu chính thức. Qua sơ đồ trên cho thấy sự đan chéo vào nhau của các quan hệ chính thức và các quan hệ không chính thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý gồm hai hệ giúp cho các nhiệm vụ quản lý dược thực hiện một cách toàn diện và có kết quả. Trong một doanh nghiệp sản xuất, có thể hai công nhân làm ở những bộ phận khác nhau nhưng họ có thể hợp tác với nhau trong một công việc chung của công ty thì có thể tạo năng suất cao hơn so với với mức vốn có. Công nhân 1.2 nếu hoạt động riêng lẻ không có sự phối hợp với các công nhân khác thì chưa chắc công nhân 1.2 có thể hoàn thành công việc, chính sự hợp tác với công nhân 3.1 đã tạo ra sự ăn ý trong công việc, góp phần phát triển trong doanh nghiệp. Trong quản lý điều cực kỳ quan trọng là phải xác định được mức độ tối ưu để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu không chính tức. Đó chính là sự kết hợp hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xã hội hoá hoạt động quản lý. IV. áp dụng thực tiễn tại công ty than Mạo Khê- Quảng Ninh. 1.Một vài nét về công ty than Mạo khê. Công ty than Mạo khê trước đây là là Mỏ than Mạo Khê là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công ty Than Việt nam, có lịch sử khai thác trên 150 năm.So với các mỏ hầm lò hiện nay thi Công ty than Mạo Khê có trữ lượng tương đối lớn, toàn công ty là một dây truyền hoàn chỉnh từ khâu kiến thiết cơ bản đến khâu khai thác, vận tải, sàng tuyển và đến khâu tiêu thụ sản phẩm. 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty than Mạo Khê. Xuất phát từ đặc điểm tổ cức sản xuất, yêu cầu quản lý sản xuất công ty đã lựa chọn các loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung: toàn công ty có một phòng kế toán, các nhân viên trong phòng đã phối thực hiện công việc kế toán một cách nhịp nhàng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán TGNH Kế toán tổng hợp Thống kê sản lượng Kế toán tiền mặt Kế toán TSCĐ Kế toán TT với người bán, mua Kế toán VL CC DC Kế toán công nợ nội bộ Thủ quỹ Kế toán lương BHXH XH Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức nhận thấy rằng:Kế toán trưởng là người chỉ đạo công tác tài chính của công ty, dưới đó là phó phòng Kế toán và các nhân viên kế toán chịu trách nhiệm từng lĩnh vực một.Mỗi nhân viên của phòng kế toán biết rõ vị trí của mình trong cơ cấu và xác định mối liên quan về quyền lực giữa họ với các người khác trong tổ chức. Đây chính là cơ cấu chính thức của công ty than Mạo Khê. Mặc dù mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm từng lĩnh vực một nhưng chính các nhân viên này lại có vai trò cực kỳ quan trọng. Không chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng mà phải thông qua Phó phòng kế toán, nhờ đó mà Kế toán trưởng nắm bắt được tình kế toán của các phòng ban. Cơ cấu không chính thức không xuất hiện trên sơ đồ, tuy không thể hiện trực tiếp trên sơ đồ cơ cấu tổ chức nhưng cũng có thể nhận biết vị trí của từng người. Sự hỗ trợgiữa các phòng ban giúp cho Kế toán trưởng có thể biết được các số liệu tài chính thống kê, kế toán mà phòng kế toán tài chính cung cấp, tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động tài chính của Công ty. C.Kết Luận Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức thể hiện trong một doanh nghiệp chính là sự phối hợp giữa các phòng ban , giữa các nhân viên này với các nhân viên khác để tạo ra năng suất lao động cao hơn. Có thể hai người thuộc hai phòng ban khác nhau nhưng chính sự hợp tác đó lại tạo ra sức mạnh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần phải nhận thức được tầm quan trọng của hai loại cơ cấu này để tận dụng và phát huy các nguồn lực bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Có như thế thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được Tài liệu tham khảo Giáo trình tổ chức quản lý Trường Đại học Quản lý kinh doanh Những nguyên lý của tổ chức quản lý Cơ cấu quản trị học trong doanh nghiệp Mục lục Tài liệu tham khảo